Anda di halaman 1dari 31

P$ttwPNL/UrP/Nlr--oJ3

UNIT PENJAMINAN MUTU

POLITEKNIK NEGERI LHOKSEUMAWE

,d

5*"",',"r",*

n"n"ntg

KEMENTERIAN RISET. TEXNOI.,OGI DAN PENDIDIKAI\I TINGGI

Tt/\T

.r \r!I

rrFT:! ITLTrL-

l -D,I\l\ lI\

f,.Ir:tr-rnnr

1\ fJ(r-[.,.]lt.l

r rrl\r.(rrirTl

Lnlr_s.Dtl,u lvlA wl,

/f l

rr

rt-'i

Jalan Banda Aceh-Medan Km. 280.3 Buketrata. Lhokseumawe. 24301 PO.BOX 90

Telepon: (0645) 42785 Fax: 42785

Prosedur Mutu

Laman: www.onl.ac.id No. Dok: PM/PNLruPM-03

Tel Dikeluarkan : 17 Maret 2016 Revisi

0l

1

17 Maret2016

BUKU PROSEDUR MUTU

Dirumuskan oleh : Tirn Penyusun Prosedur Mutu Politeknik Neeeri Lhokseumawe

Dikendalikan oleh : Ketua Unit Penjaminan Mutu Politeknik Neeeri Lhokseumawe

Direktur

Politeknik Neceri Lhokseumawe

Tanggal : 17 Maret 2016

Tanda Tangan

Aswandi. S.Kom,. M.Kom

Tanda Tangan

Ir. Herri Mahvar. MT

Disetujui oleh

Ir. Nahar. MT

KATAPENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas limpahan rahmat dan hidayah serta karunia-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan pen)rusuruIn Prosedur Mutu untuk mengimplementasikan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di lingkungan Politeknik

Negeri Lhokseumawe (PNL). Prosedur Mutu berisikan prosedur kerja atau Standar

Operasional Prosedur (SOP) untuk menerapan Good Gavernace dengan

mengimplementasikan SPMI di PNL. Dalam rangka menguraikan kebijakan mutu dan

manual mutu di PNL maka di terbitkanlah Prosedur Mutu atau Standar Operasional

Prosedur guna memudahkan menata, penajaman tugas dan fungsi organisasi.

Prosedur Mutu ini memberikan deskripsi mengenai SOP agar seluruh unit kerja di

lingkungan PNL melakukan penataan organisasi dan ketatalaksanaan untuk memodernisasi organisasi melalui pemisahan, penggabungan, dan penajaman tugas dan fungsi organisasi. Penyusunan SOP ini berguna memudahkan PNL dalam memberikan jaminan kepada para pelmggan (customers), dan para pihak yang berkep entingan Gtakeholders) bahwa PNL akan secara sistematis, konsisten dan berkesinambungan memberikan yang terbaik sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dalam pelaksanaan Tri Dharma Pendidikan Tinggi.

Diharapkan Prosedur Mutu ini dapat diimplementasikan sesuai dengan yang telah disusun menjadi pedoman atau acuan ke{a bagi pejabat dan pelaksana di lingkungan PNL baik itu

di tingkat Politeknik,

fungsi dan

Prodi/Jurusan, pusat,

bagian dan unit lainnya sehingga

pelaksanaan

tugas berjalan dengan lancar, efektii dan efisien, serta dapat

dipertanggungiawabkan dan terhindar dari kesalahan dalam pelaksanaannya.

Penghargaan setinggi-tingginya

dan ucapan terima kasih disampaikan kepada Tim Penyusun

Prosedur Mutu dan semua pihak yang telah membantu atas segala partisipasi yang telah

diberikan selama penyusunan Prosedur Mutu ini.

Lhokseumawe, | 7 Maret 20 16

Direktur,

Ir. Nahar. MT.

LEMBAR PENGESAHAN

KATAPENGAT{TAR

DAFTAR ISI

BAB I PEIIDAHULUAN

DAFTAR ISI

Halaman

i

ii

iii

1.1

Latar Belakang

I

1.2

Tujuan dan Sasaran

J

1.3

Ruang Lingkup

1.4 Definisi

1.5 Dasar Hukum

5

BAB 2 VISI. MISI DAN TUJUAN PNL

2.1 Visi

6

2.2 Misi

6

 

2.3 Tujuan

7

2.4 Sasaran

8

BAB 3 IMPLEMENTASI PROSEDUR MUTU

3.1 Impelementasi Sistem Penjaminan Mutu

3.2 Implementasi Audit Intemal Mutu Akademik

BAB 4 URAIAN DAN PRINSIP PELAKSANAAN SPMI

4.1 Isi Form Prosedur Mutu/Standar Operasional Prosedur

4.2 Diagram Alirfflowchart Standar Operasional Prosedur

4.3 Nomor Dokumen Kodefikasi Standar Operasional Prosedur

4.4 Prinsip Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur

BAB 5 PROSEDUR MUTU DALAM IMPLEMENTASI SPMI

5.1 Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN Dikti)

5.2 Standar LainlPendidikan Tinggi (Standar Dikti)

BAB 6 KONTROL DOKUMEN DALAM IMPLEMENTASI SPMI

6.1 Lembar Koreksi

6.2 CacatanPerubahan

Rf,FERENSI

TIMPEI\MJSUN

l

8

10

ll

t2

l3

13

14

2l

24

25

26

27

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Penjaminan mutu pendidikan tinggi merupakan program yang penting dan wajib

dilaksanakan oleh semua institusi penyelenggara pendidikan tinggi berdasarkan Undang- undang No.20 tahun 2003, tentang Sistem Pendidikan Nasional dan Peraturan pemerintah

No.l9 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Dalam Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 50 Tahun 2014 tentang Sistem penjaminan Mutu

Pendidikan Tinggi dan pelaksanaan penjaminan mutu pendidikan tinggi telah diatur sesuai

Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Perguruan Tinggi No. 44 Tahun 2015 tentang

Standar Nasional Pendidikan Tinggi. Pelaksanaan dan implementasi sistem penjaminan

mutu merupakan aspek yang menentukan untuk meningkatkan kinet'a dan daya saing

perguruan tinggi.

Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPM-PT) bertujuan menjamin pemenuhan Standar Pendidikan Tinggi secara sistemik dan berkelanjutan, sehingga tumbuh dan

berkembang budaya mutu. Dalam meningkatkan mutu secara berkelanjutan, relevansi dan

efisiensi layanan Politeknik Negeri Lhokseumawe di era global, maka pengelolaannya

membutuhkan Sistem Penjaminan Mutu Intemal (SPMD. Unit Penjaminan Mutu Politeknik Negeri Lhokseumawe sebagai perangkat penjaminan mutu dalam mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Intemal (SPMI) yang mengintegrasikan peraturan-peraturan pemerintah, Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPMPT) terdiri atas: S istem Penjaminan Mutu Intemal (SPMI) yang akan, dilaksanakan, dikendalikarl dan dikembangkan oleh perguruan

tinggi. dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) yang akarl dilaksanakarl dikendalikan, dan dikembangkan oleh BAN-PT dar/atau LAM melalui akreditasi sesuai

dengan kewenangan masing-masing.

Kewenangan otonom pada Pendidikan Tinggi menuntut prasyarat penerupan Good

Governance terlebih dahulu, terutama dalam aspek akuntabilitas dan transparansi. Perbaikan

dan penjaminan mutu dapat menjadi titik awal untuk mewujudkan akuntabilitas dan

transparansi dalam penyelenggaraan pendidftan tinggi. Oleh sebab itu, untuk mewujudkan

Good Governance di Politeknik Negeri Lhokseumawe (PNL), penerapan SPMI merupakan suatu keharusan.

Ada l0 (sepuluh) Prinsip dasar Good Govemance adalah sebagai berikut :

l.

2.

3.

AKUNTABILITAS: Meningkatkan akuntabilitas para pengambil keputusan dalam

segala bidang yang menyangkut kepentingan masyarakat.

PENGAWASAN : Meningkatkan upaya pengaw{rsan terhadap penyelenggaraan

pemerintahan dan pembangunan dengan mengusahakan keterlibatan swasta dan

masyarakat luas.

DAYA TANGGAP: Meningkatkan kepekaan para penyelenggaraan pemerintahan

terhadap

aspirasi masyarakat tanpa kecuali

4. PROFESIONALISME:Meningkatkan kemampuan dan moral penyelenggaraan

pemerintahan agar mampu memberi pelayanan yang mudah, cepat, tepat dengan biaya terjangkau

5.

EFISIENSI &

EFEKTIVITAS: Menjamin terselenggaranya pelayanan kepada

masyarakat dengan menggunakan sumber daya yang tersedia secara optimal &

bertanggung

jawab

6. TRANSPARANSI: Menciptakan kepercayaan tirnbal-balik antara pemerintah dan masyarakat melalui penyediaan informasi dan menjamin kemudahan didalam

memperoleh informasi
7.

KESETARAAN: Memberi peluang yang sama bagi setiap anggota masyarakat untuk

meningkatkan kesejahteraannya

8. WAWASAN KE DEPAN: Membangun daerah berdasarkan visi & strategis yang jelas

& mengikuti-sertakan warga dalam seluruh proses pembangunan, sehingga warga

merasa memiliki dan

ikut bertanggungiawab

terhadap kemajuan daerahnya

9. PARTISIPASI: Mendorong setiap

warga untuk mempergunakan hak dalam

menyampaikan pendapat dalam proses pengambilan keputusan, yang menyangkut

kepentingan masyarakat, baik secara langsung mapun tidak langsung

10. PENEGAKAN HUKUM: Mewujudkan penegakan hukum yang adil bagi semua pihak

tanpa pengecualian, menjunjung tinggi HAM dan memperhatikan nilai-nilai yang hidup

dalam masyarakat.

Prinsip dasar implementasi penjaminan mutu adalah sebagai berikut :

1. Bertujuan untuk mencapai kondisi hasil dan proses kerja

yang bermutu secara konsisten

dengan menerapkan prinsip perbaikan mutu secara terus-menerus (CQI ' continuous

quality

improvement).

2. Menjunjung tinggi

norma dan etika akademik.

3. Mengutamakan prinsip kesetaraaq kejujura4 keterbukaan, dan keadilan.
4.

Memberi kebebasan kepada unit kerja pelaksana kegiatan akademik untuk menyusun

standar, prosedur dan persyaratan secara mandiri sesuai dengan kebutuhannya dengan

mengacu pada pedoman/standar

yang berlaku di UPM PNL.

Sementara itu, kondisi pra syarat ini tercermin antara lain dengan adanya hal-hal berikut:

l.

2.

Kejelasan

deskripsi standar mutu kerja yang diharapkan (exp ected work quality)-

untuk melakukan inovasi dan perbaikan terus-menerus.

Komitmen pemimpin

3. Kesempatan yang terbuka dan adil untuk mendapat pelatihan dan peningkatan

kompetensi secara individual.

Umpan balik konstruktif dari mahasiswa dan pemangku kepentingan (stakeholder

4.

lainnya mencakup

minimal dosen, alumni, pengguna lulusan, dan mitra kerjasama.

5. Pemberian p enghargaan (reward) bagi yang berprestasi dan mampu mengangkat nama

baik institusi serta sanksi Qrunishment) bagi yang melanggar ketentuan dan peraturan yang berlaku.

Implementasi SPMI PNL membutuhkan

manajemen mutu yang baik membutuhkan

MANAJEMEN PLINCAK, untuk melakukan dan menjaga proses perbaikan secara

berkesinambungan. Manajemen mutu juga harus tumbuh dan berkembang secara intemal

atas dasar kebutuhan internal. Manajemen mutu merupakan kegiatan terinstitusi dalam

bentuk prosedur standar organisasi dan melibatkan pihak-pihak htar (stakeholders, extemal

Quality

Management yang baik, sedangkan

KOMITMEN semua pihak, termasuk

judgements dll).

Pedoman umum implementasi SPMI PNL adalah sebagai berikut :

1. Membentuk dan memfungsikan unit kerja yang berwenang dan bertanggungiawab

untuk menerapkan SPMI dan memonitor penerapannya sesuai dengan prirsip Good Governance.

2. Menyusun dan menetapkan kebijakan, manual dan standar mutu serta prosedur

penjaminan mutu.
3.

Menerapkan semua prosedur dan mekanisme untuk mencapai standar mutu secara

fleksibel tanpa
4.

mengubah tujuan;

Mendokumentasikan semua kebijakaq manual, prosedur, dan standar mutu dengan baik

dan dapat diakses dengan
5.

mudah oleh semua sivitas akademika dan stakeholders lan

Membangun dan menjaga hubungan koordinasi dan jejaring kerja (networking\ yang efektif dan konstruktif dengan badan/institusi eksternal, terutarna Badan Akreditasi

Nasional dan Lembaga Profesi lainnya

dalam penerapan SPM.

6. Melakukan benchmarking yang efektif untuk meningkatkan mutu PNL.

Dalam proses pengembangan SPMI, ada tiga aktivitas pokok yang dilakukan secara simultan dan berkesinambungan. Ketiga aktivitas pokok pengembangan dan penerapan SPM yang

dimaksud adalah sebagai berikut :

L

Menentukan

tujuan dan standar mutu.

2.

Melakukan evaluasi terhadap praktik-praktik yang mendorong rnaupun menghambat

(good or bad practices) dalan pencapaian standar tersebut.

3.

Memperbaiki pelaksanaan yang telah dilakukan sebelumnya yang menghambat

pencapaian standar.

Standar Operasional Prosedur, berupa dokumen yang menjabarkan pengorganisasian dan

prosedur pelaksanaan pada tingkat PNL, bagian/pusat/unit dan jurusan/program studi,

termasuk di dalamnya adalah pejabat/kepegawaian untuk melaksanakan prosedur tersebut'

Upaya PNL dalam memudahkan pelaksanaan tugas adalah penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP).

1,2

Maksud, Tujuan dan Sasaran

Standar Operasional Prosedur PNL merupakan penjabaran dari Kebijakan, dan Manual Mutu

PNL dimaksudkan sebagai tahapan/langkahJangkah yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja.

Standar Operasional Prosedur PNL merupakan penjabaran dari Kebijakan SPMI PNL.

Manual Mutu Politeknik Negeri Lhokseumawe bertujuan untuk :

t.

2.

3.

Ter*ujudnya pedoman dan standar kerja dalam pelaksanaan program dan kegiatan di

PNL:

Terwujudnya persamaan persepsi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi pengawasan di

dalam lingkungan

Terwujudnya alur tugas, wewenang, dan tanggungiawab dari pelaksanaaan tugas;

PNL;

Sasaran pemanfaatan standar operasional Prosedur adalah peningkatan mutu, efisiensi dan

efektivitas kinerja seluruh unit kerja di lingkungan PNL.

1.3

Ruang Lingkup

SOP ini digunakan untuk seluruh pejabat dan pelaksana termasuk di dalamnya pendidik dan

tenaga kependidikan di lingkungan PNL pada tingkat PNL, jurusan/bagian,program pusat dan unit kerja lainnya.

studi,

1.4 Delinisi

l. Mutu pendidikan tinggi adalah tingkat kesesuaian antara penyelenggaraan pendidikan tinggi dengan Standar Pendidikan Tinggi yang terdiri atas Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan Standar Pendidikan Tinggi yang Ditetapkan oleh Perguruan Tinggi.

z. Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik untuk

meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.

J. Sistem Penjaminan Mutu Internal yang selanjutnya disingkat SPMI, adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom

untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara

berencana dan berkelanjutan.

4. Sistem Penjaminan Mutu Ekstemal yang selanjutnya disingkat SPME, adalah kegiatan penilaian melalui akreditasi untuk menentukan kelayakan dan tingkat pencapaian mutu program studi dan perguruan tinggi

)- Pangkalan Data Pendidikan Tinggi adalah kumpulan data penyelenggaraan pendidikan

tinggi seluruh perguruan tinggi yang terintegrasi secara nasional.

6. Standar Nasional Pendidikan Tinggi adalah satuan standar yang meliputi Standar Nasional Pendidikan ditambah dengan Standar Nasional Penelitian dan Standar

Nasional PengaMian kepada Masyarakat.

7. Standar Pendidikan Tinggi yang Ditetapkan oleh Perguruan Tinggi adalah sejumlah standar pada perguruan tinggi yang melampaui Standar Nasional Pendidikan Tinggi.

8. Perguruan Tinggi yang selanjutnya disingkat PT, adalah satuan pendidikan yang

menyelenggarakan pendidikan tinggi

9. Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, yang selanjutnya disingkat BAN-PT,

adalah badan yang dibentuk oleh Pemerintah untuk melakukan dan mengembangkan akreditasi perguruan tinggi secara mandiri.

10. Kebijakan : pernyataan tertulis yang menjelaskan pemikiran, sikap, pandangan dari institusi tentang sesuatu hal;

Kebijakan SPMI : pemikiraq sikap, pandangan politeknik mengenai SPMI yang berlaku

ll.

t2.

di politek-nik;

Manual SPMI : dokumen tertulis berisi petunjuk praktis tentang bagaimana

menjalankan atau me laksanakan SPMI;

13. Standar SPMI : dokumen tertulis berisi kriteria patoka4 ukuran, spesifikasi, mengenai sesuatu yang harus dicapai / dipenuhi;

14. Standar Operasional Prosedur (SOP) : Uraian tentang urutan atau langkah-langkah untuk

mencapai standar yang telah ditetapkan yang ditulis secara sistematis' kronologis, logis dan koheren.

15. Formulir @orang)

dilaksanakan untuk memenuhi isi standar dan Standar Operasional

: Dokumen tertulis yang berfungsi untuk mencataVmerekam

kegiatan yang harus

Prosedur (SOP).

16. Monitoring : Tindakan mengamati suatu proses atau kegiatan penyelenggaraan

pendidikan untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan penyelenggaraan pendidikan

berjalan sesuai dengan apa yang seharusnya dilaksanakan sesuai isi standar SPMI yang

telah ditetapkan.

17. Evaluasi Diri: kegiatan setiap unit dalam politeknik secara periodik untuk memeriks4

menganalisis, dan menilai kinerjanya sendiri selama kunrn waktu tertentu untuk

mengetahui kelemahan dan kekurangannya;

18. Audit SPMI: kegiatan rutin setiap akhir tahun akademik yang dilakukan oleh auditor internal politeknik untuk memeriksa pelaksanaan SPMI dan mengevaluasi apakah

seluruh standar SPMI telah dicapaildipenuhi oleh setiap unit dalam lingkungan politeknik

19. Benchmarking: Upaya pembandingan standar, baik antar intemal organisasi maupun dengan standar eksternal secara berkelanjutan, dengan tujuan peningkatan mutu.

1.5. Dasar Hukum

Dasar hukum penyusunan SOP adalah sebagai berikut:

l. Undang undang Republik Indonesia Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;

Undang- undang No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar

Nasional Pendidikan:

4. Peraturan Pemerintah RI, Nomor 66 Tahun 2010, tentang Perubahan atas Peraturan Rl,

3.

2.

Nomor l?

Tahun 2010, tentang

Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan;

5. Peraturan Mendikbud No 50 tahun 2014 tentang sistem Penjaminan Mutu Pendidikan

6.

7 .

Tinggi;

Buku Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun 2014; Pedoman Akreditasi BAN-PT Tahun 2013 tentang Penilaian Program Studi;

8. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Politeknik Negeri Lhokseumawe ;

9.

Keputusan Direktur Politeknik Negeri Lhoseumawe, Nomor : 279 Tahun 2016, tentang Organisasi Perguruan Tinggi Pada Politeknik Negeri Lhoseumawe;

I 0 . Statuta Politeknik

Negeri Lhoseumawe;

ll. Rencana Snategis (Renstra) Politeknik

12. Standar Nasional

Indonesia (SNl)

Negeri Lhoseumawe, Periode 2015-2019;

Sistem Manajemen Mutu (SMM) Badan

Standardisasi Nasiona;

13. Dokumen Kebijakan Nasional Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi' 2012

14. Dokumen Kebijakan Mutu, Sistem Penjaminan Mutu Intemal Politeknik Negeri

Lhoseumawel

BAB 2

VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN PNL

Pencapaian visi, misi, tujuan dan sasaran Politeknik Negeri Lhokseumawe, direncanakan

akan terwujud pada tahun 2024, dan pencapaian tersebut dilakukan secara bertahap sesuai

dengan penyusunan Rensha setiap lima tahun.

2.1

Politeknik Negeri Lhokseumawe (PNL) sebagai lembaga pendidikan vokasional dengan

multi disiplin ilmu yang berorientasi pada keahlian dan keilmuan untuk menunjang

perkembangan industri dan masyarakat, melaksanakan firngsi Tri Dharma Perguruan Tinggi,

maka Politeknik Negeri Lhokseumawe menetapkan visi sebagai berikut : "Politeknik

Negeri Lhokseumawe sebagai Institusi Pendidikan Tinggi Vokasi yang mandiri dan

unggul di tingkat global pada Tahul 2024".

Dalam visi PNL mengandung makna "mandiri, unggul dan global" dengan penjelasan

sebagai berikut :

Mandiri

IGta "Mandiri" memilki makna Politeknik Negeri Lhokseumawe mampu secara otonom

menentukan arah dan kebijakan pengembangan institusi serta mengelola Tridarma

perguruan tinggi yang berkualitas secara mandiri sesuai dengan kebijakan pengembangan

perguruan tinggi yang dicanangkan pemerintah untuk mencapai cita-cita pendidikan

nasional. Contoh usaha yang telah dilakukan Politeknik Negeri Lhokseumawe dalam menuju

kemandiriannya adalah kegiatan maintenance peralatan laboratorium yang telah banyak

dilakukan

secara mandiri oleh tenaga teknisi yang berada di setiap laboratorium dan

pemberdayaan pelayanan kepada masyarakat dalam hal pengujian dan pendampingan. Usaha-usaha meningkatkan pendapatan dengan pihak ketiga terus diupayakan. Politeknik Negeri Lhokseumawe juga telah mengsosialisasikan perubahan satker menjadi Badan

Layanan Umum (BLU).

Unggul

Kata "Unggul" memberi makna Politeknik Negeri Lhokseumawe mempunyai keunggulan atau ciri khas dibandingkan perguruan tinggi di Indonesia, khususnya di wilayah Sumatera.

Politeknik Negeri Lhokseumawe memiliki keunggulan dalam bidang vokasi, dengan

memiliki sejumlah laboratorium yang sangat representatif untuk mendukung proses

pembelajaran dan pelayanan kepada masyarakat. Selain itu keunggulan Politeknik Negeri

Lhokseu-a*" ditunjukan dengan karya-karya akademik yang bersifat inovatif dan kreatif yang dapat melayani kebutuhan masyarakat dan industri. Disamping keunggulan yang

dimiliki, Politeknik Negeri Lhokseumawe memilki ciri khas program studi yang melibatkan industri dalam proses pembelajarannya. Program studi Pengolahan Minyak dan Gas Bumi (Migas) merupakan satu-satunya program studi yang ada di Sumatera. Program studi ini

bekerjasama dengan indushi profit (PT. Arun NGL), dan bukti kepercayaan industri terhadap Politeknik Negeri Lhokseumawe.

Global

Global pada kalimat visi Politeknik Negeri Lhokseumawe mempunyai makna, bahwa pada

capaian visi 2024, Politeknik Negeri Lhokseumawe telah mempunyai daya saing tinggi di

tingkat global (intemasional). Usaha-usaha untuk menuju global telah dilakukan seperti

membentuk Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP) dan Tempat Uji Kompetensi (TUK) bagi mahasiswa yang akan lulus, sehingga lulusan memiliki senilkat kompetensi disamping pengakuan secara akademik (ijazah) dan pembukaan Kantor urusan Internasional (KUI)

pada OTK tahun 2016.

Sebagai upaya untuk mewujudkan visi tersebut di atas, maka misi Misi Politeknik Negeri

Lhokseumawe adalah :

l) Menyelenggarakan pendidikan vokasi secara mandiri dengan penguatan soft skill 2) Mengembangkan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat berorientasi teknologi

inovatif

3) Aktif merespon isu global dalam upaya peningkatan kapasitas lembaga dan akses

layanan dengan memperhatikan kearifan lokal

2.3 TUJUAI{

Tujuan dasar penyelenggaraan PNL adalah:

l) Menghasilkan lulusan yang profesional dalam bidang vokasi berstandar kompetensi

nasional dan intemasional. 2) Menghasilkan lulusan yang berdaya saing global dan bertaqwa kepada Allah SWT. 3) Menjadikan sebagai pusat pengembangan kompetensi vokasi yang bersertifikasi nasional dan internasional. 4) Menghasilkan penelitian terapan dan implementasi IPTEKS untuk peningkatan kualitas

masyarakat.

5) Menjadikan sebagai pusat lay ananbagi stakeholders yangbermutu dan efisien.

2.4 SASARAN

Adapun sasaran untuk mencapai tujuan PNL, yaitu:

)

I

2)

Diperolehnya peringkat akreditasi unggul dari lembaga nasional dan internasional Meningkatnya daya saing lulusan dalam persaingan global

3) Lulusan bersertifrkasi kompetensi

4) Meningkatnya penyebarluasan ipteks dan penelitian terapan sesuai dengan kebutuhan

stakeholders 5) Tersedianya pusat layanan sl4 keholders menuju Politeknik yang mandiri. '

yang diakui di tingkat nasional dan intemasional

BAB3

IMPLEMENTASI PROSEDUR MUTU

3.1. Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal

Penunjukkan

Penanggung Jawab

dan Pelaksana SPMI

Perumusan Kebijakan Mutu, Manual Mutu,

Prosedur Mutrq

Standar Mutu,

Formulir Mutu dan

Peraturan Akademik

di tinskat PNL

Pengesahan

Kebijakan Muttl

Standar Muh! dan Peraturan Akademik

dari Direktur yang disetujui oleh Senat

PNL

Pengesahan Manual

Mutu, Prosedur Mutu,

dan Formulir Mutu dari Direktur

1.

3.

4.

Direktur menunjuk dan mengeluarkan SK

pengangkatan penanggung jawab dan pelaksana Unit

Penjaminan Mutu (UPM).

UPM dan Wakil Dtekur I Bidane Akadernik dan

Perencanaan merumuskan:

a. Kebijakan Mutu,

b.

c.

Manual Mutu

Prosedur Mutu

d. Standar Mutu,

e. Formulir Mutu dan f, Peraturan Akademik,

Senat PNL mengesahkan:

a. Kebijakan Mutt4

b. Standar Mutq dan

c. Peraturan Akademik,

Direktur PNL mengesahkan:

a. Manual Mutu,

b. Prosedur Mutu, dan

c. Formulir Mutu,

5. Ketua Jurusan mengusulkan SK pengangkatan

Penunjukan Penanggung Jawab

dan Pelaksana GKM

Penyusunan Kompetensi Lulusan dan Spesifikasi Program Studi

penanggung jawab dan pelaksana Gugus Kendali

Mutu (GKM) ke Direktur

6. Ketua Jurusan/ Program Studi bersama GKM menyusun Kompetensi Lulusan dan Spesifikasi

Program Studi. Termasuk Standar Operating Prosedur

(SOP), Instruksi Kerja, dan dokumen lainnya

7. GKM melakukan pemantauan dan evaluasi program

Evaluasi Program

Pembelajaran

Semester

Penlusunan Laporan Evaluasi Diri

Perencanaan yang

Berorientasi pada

Outcomes

Peningkatan Mutu

Program Pembelaj aran

pembelajaran semester serta membuat evaluasi diri

dan menyusun laporan hasil evaluasi program

oembelaiaran semester.

8. GKM menlusun laporan evaluasi diri atas laporan

monitoring, dan merencanakan tindak lanjut untuk

peningkatan mutu proses pembelajaran dan

melaporkannya kepada Ketua Jurusan.

9. Ketua Jurusan mempelajari

mencantumkan rencana

laporan GKM dan

tindak lanjut untuk

peningkatan mutu proses pembelajaran ke dalam

Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan.

10. Ketua Jurusan dan GKM melaksanakan peningkatan mutu program pembelajaran.

3.2.

Implementasi Audit Internal Mutu Akademik

1. Direktur menunjuk dan mengeluarkan SK

Penunjukan Tim Audit

Intemai Mutu Akademik (AIMA)

Perumusan dan

merencanakan Audit

Intemai Mutu Akademik (AIMA)

Pelaksanaan Audit

Intemai Mutu Akademik (AIMA)

Penyerahan Laporan

Audit Internal Mutu

Akademik (AIMA)

dan Permintaan

Tindakan Koreksi

(PTK)

pengangkatan Tim Audit Intemal yang pelaksananya

Unit Penjaminan Mutu (UPM).

2. Tim AIMA merencanakan, menyusun prosedur dan instrumen Audit Intemal Mutu Akademik

3. Tim AIMA melaksanakan Audit Intemal Mutu Akademik sesuai siklus audil

4. Tim AIMA menyerahkan Laporan Audit Intemal

dan Permintaan Tindakan

Mutu Akademik

(AIMA)

Koreksi (PTK) kepada Ketua Jurusan, dan diteruskan

kepada Ketua UPM PNL,

5. Ketua UPM melakukan tindakan koreksi sesuai

Tindakan Koreksi oleh

Ketua UPM PNL

Penyempumaan

Kebijakan Mutu,

Standar Mutu dan Peraturan Akademik

dengan PTK dan melaporkan hasil tindakan koreksi

kepada Wakil Direktur I

Bidang Akademik dan

Perencanaan ditembuskan ke Direktur PNL

6. Ketua UPM melaporkan hasil evaluasi diri, hasil audit

dan tindak lanjut PTK kepada Senat PNL. Senat PNL

merekomendasikan kebijakan mutu, standar mutu dan peraturan akademik yang baru.

10

BAB 4

URAIAN DAN PRINSIP PELAKSANAAN

4.1. Isi Form Prosedur Mutu/SOP

Dokumen SOP merupakan dokumen yang berisi prosedur yang distandarkan, secara

keseluruhan prosedur-prosedur tersebut membentuk satu kesatuan proses. Adapun

informasi yang dimuat dalam dokumen SOP antara lain sebagai berikut :

1. Logo&KopPNL

2.

Nama dokumen

3.

Judul dokumen

4.

Standar

5 .

Bagian/Unit/Pusat

6.

No. Dokumen

7 .

Revisi

8.

TanggalEff

9.

Jlh Hal

10.

Tujuan

I l.

Ruang Lingkup

12. Definisi

13. Peringatan

14. Bagian/Unit/Pusat

15. Referensi

16. Prosedur

t7.

Pihak yang terlibat

18. Diagram Alir

berisi lambang/logo PNL dan Kop/kata POLITEKNIK NEGERI

LHOKSEUMAWE;

ditulis Standar Operasional Prosedur (SOP); nama prosedur mutu yang di-S0P-kan; Standar mutu PNL yang akan dicapai; nama bagian kerja atau unit kerja yang bertanggungiawab dalam pelaksanaan kegiatan di lingkungan PNL; nomor prosedur mutu yang di-SOP-kan sebagai identifikasi; nomor revisi dokumen; tanggal effektif diberlakukan SOP dibuat; jumlah Halaman SOP yang dibuat tujuan penulisan prosedur pelaksanaan kegiatan tersebut ruang lingkup atau batasan SOP dalam kegiatan tersebut

berisi definisi atau istilah sebagai dasar pemahaman persam.urn

persepsi dan ukuran standar yang digunakan

memberikan penjelasan mengenai kemungkinan-kemungkinan

yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan.

Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika

prosedur dilaksanakan,

serta berbagai dampak lain yang

ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara

mengatasinya.

menjelaskan struktur pengelola yang bertanggung jawab dalam

peraturan maupun perundang-undangan yang mendasari prosedur ini dibuat;

menjelaskan langkahJangkah kegiatan secara terinci dan

sistematis dari prosedur yang distandarkan. Dalam kaitan ini, perlu

rinci pelaksanaan kegiatan oleh setiap pejabat dan pelaksana yang

terlibat dalam proses. Setiap pejabat dan pelaksana yang ikut

berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa

langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah

selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen

yang memberikan informasi penting mengenai "apakah prosedur

telah dijalankan dengan benar". : Pihak yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan

menjelaskan keterkaitan antara prosedur dengan kine{a, agar SOP

ini terkait dengan kinerja, maka setiap

aklivitas hendaknya dapat

mengidentifikasikan prosedur

mutu dari unit-unit yang

melaksanakan kegiatan tersebut, waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan, dan dokumen yang diperlukan standar input dan oulputnya. Prosedur mutu ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses benar-benar memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana

ditetapkan dalam standar pelayanan. Pada proses pembuatan alur prosedur perlu disertakan flow chart.

4.2. Diagram Alir/Flowchart SOP

Diagram Alir/Flowchart menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah

dipahami oleh orang lain. Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam progtam secara

logis. Diagram alir ini dibunrhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi. Diagram alir digambarkan dengan orientasi dari atas ke bawah. Setiap kegiatan dalam diagram alir

dinyatakan secara eksplisit. Setiap diagram alir harus dimulai dari satu Start dan berakhir

pada satu atau lebih TerminaVAkhir. Menggunakan penghubung (Connector) dengan label

untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.

Berikut ini ada beberapa