Anda di halaman 1dari 16

LAYANAN PERPUSTAKAAN

MAKALAH UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH Sistem Otomasi Perpustakaan yang dibina oleh Bapak Taufiq Kurniawan, M.IP

Oleh:

Morena Fia Anggraeni Rizal Dewantara Sisca Fariyani

NIM : 150213505612 NIM : 150213502912 NIM : 150213505334

Offering : KP

NIM : 150213502912 NIM : 150213505334 Offering : KP UNIVERSITAS NEGERI MALANG FAKULTAS SASTRA PROGRAM STUDI

UNIVERSITAS NEGERI MALANG FAKULTAS SASTRA PROGRAM STUDI D3 PERPUSTAKAAN FEBRUARI 2017

PEMBAHASAN

A. PENGADAAN BAHAN PUSTAKA

1. Pengertian Pengadaan Menurut Darmono, (2001: 57) Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkain dari kebijakan pengembangan koleksi akhirnya akan bermuara pada kegiatan pengadaan bahan pustaka. Sedangkan, Menurut Sulistyo-Basuki (2001: 27) pengadaan bahan pustaka merupakan konsep yang mengacu pada prosedur sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen, yang digunakan untuk mengembangkan dan membina koleksi atau himpunan dokumen yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi serta mencapai sasaran unit informasi. Dari uraian beberapa pengertian pengadaan bahan pustaka yang dikemukakan oleh para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan bahan pustaka adalah rangkain kegiatan untuk menghimpun dan menyeleksi bahan pustaka yang sekaligus berdasarkan peraturan kebijakan pengadaan bahan pustaka sehingga dapat memenuhi bahan pustaka yang diminati penggunanya.

2. Tujuan Pegadaan Bahan Pustaka Pengadaan bahan pustaka dimaksudkan agar koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Kesesuain diharapkan dapat meningkatkan pemanfaatan koleksi perpustakaan. Koleksi perpustakaan harus terbina dari suatu seleksi yang sistematis dan terarah disesuaikan dengan tujuan, rencana, anggaran, yang tersedia. Dengan adanya pengadaan bahan pustaka maka koleksi perpustakaan dapat dibina sebaik mungkin sehingga tujuan perpustakaan dapat tercapai.

3. Fungsi Pengadaan Bahan Pustaka Fungsi pengadaan bahan pustaka adalah menghimpun dan menyediakan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Bagian pengadaan bahan pustaka juga

mengusahakan agar buku-buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi.

4. Jenis Koleksi di Perpustakaan Menurut Yulia (1995: 3) jenis bahan pustaka yang tercakup dalam koleksi perpustakaan adalah:

a. Karya Cetak, seperti Buku dan Terbitan Berseri

b. Karya Noncetak, seperti rekaman suara, gambar hidup, bahan grafika, bahan kartografi

c. Bentuk Mikro, seperti Mikrofilm, Mikrofis, Mikropaque

d. Karya dalam bentuk elektronik, seperti CD-ROM, Player, komputer, dsb.

5. Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka Menurut Yulia (1995: 30) Ada berbagai jenis alat bantu bahan pustaka yang masing- masing mempunyai fungsi tertentu. Secara umum alat bantu bahan pustaka dapat

dibedakan menjadi 2 kelompok yaitu :

a. Alat Bantu Seleksi

Menurut Darmono (2001: 55) yang termasuk alat bantu seleksi adalah sebagai berikut :

1)

Katalog penerbit dari berbagai penerbit

2)

Tinjauan buku

3)

Bibliografi Nasional Indonesia

4)

Daftar buku IKAPI

5)

Resensi

b. Alat Identifikasi dan Verifikasi

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 38) yang termasuk alat bantu pemilihan bahan pustaka adalah terdiri dari:

1)

Silabus

2)

Katalog penerbit

3)

Bibliografi

4)

Daftar perolehan buku dari perpustakaan

5)

Tinjauan dari resensi buku

6)

Iklan dan selebaran terbitan berseri

7)

Book in print

8)

Pangkalan data

6. Pengadaan Bahan Pustaka Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:38) pengadaan bahan pustaka dilaksanakan melalui:

a. Pembelian dan Pemesanan Untuk Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian adalah cara yang paling ideal dalam pembinaan koleksi, sebab ada kebebasan untuk menentukan pilihan bahan pustaka yang dikehendaki. Pengadaan bahan pustaka hendaknya berorientasi kepada pengguna sehingga sesuai dengan tujuan dan fungsi perpustakaan. Menurut Bafadal (2001:37) untuk membeli bahan pustaka dapat ditempuh dengan berbagai cara yaitu:

- Membeli ke penerbit

- Membeli di toko buku

- Memesan

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 54) menyatakan langkah-langkah pembelian bahan pustaka adalah sebagai berikut:

Memeriksa dan melengkapi data bibliografi pustaka yang diusulkan.

Mencocokkan usul dengan pustaka yang dimiliki melalui katalog perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan.

Memeriksa atau menolak usulan.

Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan.

Mengirim daftar pesanan.

Mengarsipkan satu rangkap daftar pesanan.

Membayar pesanan atau langganan.

Menyusun laporan penelitian pelangganan.

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 54), prosedur penerimaan bahan pustaka yang dibeli atau dipesan adalah sebagai berikut:

Memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat pengantarnya.

Mencocokan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip pesanan.

Menyisihkan dan mengembalikan bahan pustaka yang tidak sesuai dengan pesanan, cacat, disertai dengan permintaan penggantian.

Menandai tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepada pengirim.

Menandai kepemilikan bahan pustaka dan mebubuhkan cap perpustakaan.

Membuat berita acara penerimaan.

b. Sumbangan atau Hadiah Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 55) bahan pustaka melalui hadiah dapat dilakukan dengan cara yaitu sebagai berikut:

1. Hadiah secara langsung prosedur perolehan hadiah secara langsung yaitu:

a. Meneliti kiriman bahan perpustakaan hadiah dan mencocokkannya dengan surat pengantarnya.

b. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan.

c. Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang diperlukan.

2. Hadiah atas permintaan Prosedur perolehan hadiah atas permintaan yaitu:

a. Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.

b. Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan setelah

bahan perpustakaan diterima.

c. Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman perpustakaan hadiah dan surat pengantarnya

d. Mengirimkan kembali surat pengantarnya.

e. Mengolah bahan pustaka hadiah yang diterima seperti pengolahan bahan

perpustakaan biasa.

c. Tukar Menukar Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi, atau memiliki jumlah eksemplar yang terlalu banyak, sehingga dapat dilakukan tukar menukar bahan pustaka dengan perpustakaan yang mau diajak bekerjasama dalam kegiatan tukar menukar bahan pustaka. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 5) tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1. Mendaftar bahan perpustakaan yang akan dipertukarkan.

2. Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratan, misalnya biaya pengiriman, dan pengembalian.

3. Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan.

4. Mencatat alamat pemesan.

5. Menyampaikan bahan perpustakaan yang dipilih oleh perpustakaan atau lembaga

yang memesanya.

d. Penerbitan Sendiri Pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan perguruan tinggi dapat juga dilakukan dengan cara penerbitan sendiri. Penerbitan sendiri berasal dari lembaga induk dimana perpustakaan itu bernaung. Menurut Buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999: 19) menyatakan penerbitan sendiri mencakup:

1. Penerbitan dari lembaga induk tempat perpustakaan berada a.Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpanan(depository)semua penerbitan lembaga itu.

b. Perpustakaan dapat ditunjukan sebagai penyalur dari semua

penerbitan lembaga yang bersangkutan. 2. Penerbitan oleh perpustakaan sendiri seperti daftar tambahan koleksi bulletin, manual bibliografi, dan lain-lain.

e.

Penambahan koleksi perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan sendiri dapat

dilakukan perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan berseri (bulletin), phamplet, jurnal, indeks, ataupun bibliografi perpustakaan. Titipan Langkah-langkah penerimaan bahan pustaka dengan cara titipan menurut Soeatminah (1992: 74) adalah sebagai berikut:

1) Pustaka beserta daftarnya diterima, kemudian dicocokkan dan apabila sudah cocok, pustaka dapat langsung diinventaris dan diproses sampai dapat dipinjamkan. 2) Perpustakaan dan penitip menandatangani surat serah terima yang dilengkapi dengan keterangan, seperti:

a. Pustaka sesuai dengan daftar terlampir dititipkan pada perpustakaan selama jangka waktu…x… tahun.

b. Pustaka boleh dipinjamkan kepada masyarakat pemakai, maka boleh

diperlakukan sama dengan koleksi yang lain.

c. Perpustakaan akan memelihara dan merawat pustaka sebaik-baiknya seperti koleksi yang sama.

d. Apabila ada pustaka yang rusak, perpustakaan akan memperbaiki, tetapi apabila

hilang, perpustakaan tidak menggantinya.

e. Setelah ketentuan itu di sepakati bersama, maka kedua belah pihak

menandatanganinya dan masing-masing menyimpan satu dokumen serah terima.

7.

Penerimaan/Pemeriksaan Apabila buku yang dipesan tiba di perpustakaan, maka bagian pengaadaan harus memeriksa buku tersebut. Dalam penerimaan buku yang dipesan harus diperiksa dengan seksama agar tidak terjadi kekeliruan koleksi. Dalam hal ini buku yang diterima harus benar-benar sesuai dengan buku yang dipesan. Pada waktu penerimaan buku yang dipesan harus diperiksa keutuhan bukunya dan faktur dicocokkan dengan buku dan kartu pemesanan yang ada dalam file perpustakaan. Jika buku tidak cocok dengan yang tercantum dalam kartu pemesanan maka dilakukan klaim kepada toko buku/agen yang mengirim buku tersebut. Dalam pemeriksaan tersebut perlu diteliti antara lain: pengarang, judul, edisi, penerbit, tahun terbit, tempat terbit, ISBN jika dicantumkan dalam kartu pemesanan, harga dan bentuk fisiknya apakah ada kerusakan atau tidak. Jika ada yang tidak sesuai dengan hal tersebut di atas, maka diberitahukan kepada si pengirim buku tersebut untuk diganti.

B. PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA

Setiap perpustakaan memiliki tugas menyediakan bahan pustaka serta mengolahnya agar dapat disajikan kepada pengguna sehingga bahan pustaka tersebut dapat bermanfaat bagi pengguna perpustakaan. Sebelum bahan pustaka dilayankan kepada pengguna, terlebih dahulu diolah dan disusun secara sistematis untuk memudahkan pengguna dalam memperoleh informasi yang

dibutuhkan. Menurut Qalyubi

pengolahan bahan pustaka adalah suatu kegiatan yang meliputi kegiatan-kegiatan:

Yang dimaksud dengan kegiatan pemrosesan atau

(2007:51)
(2007:51)

1. Inventarisasi

2. Klasifikasi

3. Katalogisasi

Tahap Pengolahan Bahan Pustaka

1. Inventarisasi Merupakan kegiatan pencatatan data-data fisik buku kedalam sarana pencatatan, yang berupa lembaran lepas, kartu, maupun buku dan sering disebut buku induk. Setiap eksemplar bahan pustaka mempunyai satu nomor induk. Adapun informasi lain yang perlu dicatat dalam buku induk adalah judul, pengarang, asal perolehan, nomor induk, bahasa, jumlah eksemplar, dan judul. Adapun langkah-langkah menginventarisasi buku adalah :

a. Pemberian Stempel Buku Tempat-tempat yang perlu dibubuhi stempel yaitu : dibalik halaman judul, bagian tengah halaman, bagian yang tidak ada tulisan atau gambar, pada halaman akhir, dan pada halaman yang dianggap rahasia. Stempel itu ada bermacam-macam. Ada stempel

inventaris dan stempel identitas perpustakaan. Stempel inventaris dibubuhkan dibalik halaman judul yang memuat nama perpustakaan, kolom tanggal, serta nomor inventaris. Sedangkan stempel identitas perpustakaan yang bersangkutan diletakkan dibagian yang dianggap perlu. Misalnya pada halaman judul, ditengah-tengah buku, dan dibagian akhir buku.

b. Pemberian Nomor Buku Setiap buku yang akan menjadi koleksi perpustakaan, yang harus disusun dirak buku harus diberikan nomor. Pemberian nomor tidak hanya nomor induk saja, tetapi juga pemberian nomor berdasarkan klasifikasi (call number). Nomor induk adalah nomor urut buku yang sudah ada dari nomor satu sampai nomor terakhir menunjukkan nomor buku. Adapun hal-hal yang dicatat dalam buku induk adalah :

- Kolom tanggal

- Kolom nomor induk

- Kolom nama pengarang

- Kolom judul buku

- Kolom penerbit

- Kolom tahun terbit

- Kolom harga buku

- Kolom sumber

- Kolom jumlah halaman

- Kolom keterangan

2. Katalogisasi

Katalogisasi merupakan proses pengambilan keputusan yang menuntut kemampuan menginterpretasikan dan menerapkan berbagai standar sehingga hal-hal penting dari bahan pustaka terekam menjadi katalog. Ada 3 kegiatan dalam katalogisasi yaitu:

- Penentuan Tajuk Entri Utama

- Deskripsi Bibliografis

- Menentukan Tajuk Subjek

Ada beberapa macam bentuk katalog sesuai dengan perkembangan perpustakaan, diantaranya

adalah :

a. Katalog buku.

b. Katalog berkas; merupakan katalog kumpulan kertas.

c.

Katalog kartu; yaitu kartu katalog berukuran 7,5 cm x 12,5 cm, kemudian kartu katalog dijajarkan dalam laci katalog.

d. Katalog komputer (OPAC) yaitu katalog terbacakan komputer.

3. Klasifikasi

Ada beberapa macam sistem klasifikasi yang digunakan oleh perpustakaan di dunia, seperti Dewey Decimal Classification (DDC), Universal Decimal Classification (UDC), Library of Congress Classification (LCC), Colon Classification (CC), dan lain-lain. Sistem klasifikasi yang paling banyak digunakan di beberapa negara di dunia termasuk negara Indonesia yaitu Dewey Decimal Clasification (DDC). Klasifikasi persepuluhan Dewey adalah hasil karya Melvil Dewey (1851-1931). Seorang pustakawan di Ambers College, Massachusset Amerika Serikat. Tahun 1876 menerbitkan DDC edisi pertama dengan judul “A Classification and Subject index for cataloging and arranging the book and pamphlet of a library”. Pada tahun 2003 telah terbit edisi ke 22. Di samping edisi lengkap DDC juga tersedia dalam bentuk “edisi ringkas”. Edisi ringkas dimaksudkan untuk digunakan pada perpustakaan yang memiliki koleksi kurang dari 20.000 judul. Minimal setiap sepuluh tahun DDC keluar dengan edisi revisi terbarunya. Untuk komunikasi dengan warta (newsletter) dengan judul DC & (Decimal Classification Added, Notes and Decisions). Secara umum DDC terdiri dari tiga komponen yaitu :

a. Bagan (shcedule)

b. Indeks relatif (index relatives)

c. Tabel-tabel (tables)

4. Pelabelan dan Penyampulan Pelabelan dilakukan untuk memudahkan pengguna mengenali bahan pustaka. Dengan kata lain pelabelan merupakan suatu pekerjaan memberi perlengkapan pada buku yang terutama juga untuk dipergunakan sebagai alat perlengkapan dalam tugas perpustakaan melayani peminjaman dan pengembalian buku. Menurut Qalyubi (2007 : 67) bahwa “pelabuhan adalah kegiatan pemasangan kelengkapan bahan pustaka sebagai identitas buku seperti label buku, dan lembaran tanggal kembali.” Dengan demikian sebelum label ditempelkan pada punggun buku, terlebih dahulu diisi dengan nomor penempatan buku yang memuat keterangan nomor klas, tiga huruf nama pengarang utama dan satu huruf pertama judul. Label tersebut kemudian ditempelkan pada punggung buku kira-kira 2,5 cm dari bawah dalam posisi buku berdiri. Sedangkan lembaran berguna untuk mengetahui tanggal berapa buku tersebut akan dikembalikan ke perpustakaan. Di samping itu ada kegiatan lain yang harus dilakukan yakni penyampulan buku. Hal ini dilakukan agar buku terlihat bersih dan rapi.

5. Penyusunan Buku (Shelving) Penyusunan buku adalah kegiatan menempatkan buku yang sudah selesai diolah dan telah dilengkapi dengan label di dalam rak buku, disusun sesuai dengan urutan nomor klas buku. Dengan kata lain penyusunan buku adalah kegiatan menempatkan buku-buku yang sudah selesai diolah dan telah dilengkapi dengan label di dalam rak/almari. Buku diatur sesuai dengan sandi buku yang merupakan kode kelompok subjek/isi buku. Dengan demikian dalam penyusunan buku di rak selalu diperhatikan nomor panggil buku karena fungsinya sebagai petunjuk tempat dan nomor urut dimana buku harus ditempatkan.

Penyusunan buku dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu :

a. Buku disusun menurut urutan nomor klas mulai dari yang terkecil sampai dengan yang terbesar.

b. Disusun menurut alfabetis, 3 huruf pertama nama pengarang dan satu huruf pertama dari judul

c. Dilanjutkan urutan nomor maupun huruf lain yang kiranya masih tercantum dalam label nomor pustaka.

Apabila ada kelompok buku yang sama, maka diurutkan 3 huruf dari nama pengarang utama mulai dari huruf ke-1, ke-2, ke-3, jika huruf ke-1 sama, maka diurutkan adalah huruf ke- 3. Jika satu huruf pertama dari judul semua sama, maka yang diurutkan adalah urutan nomor lain yang masih ada tercantum dalam label. Penyusunan buku ini merupakan kegiatan yang terakhir dari pengolahan bahan pustaka.

C. LAYANAN SIRKULASI

1. Pengertian

Darmono (2007:174) Layanan sirkulasi atau layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka adalah suatu kegiatan di perpustakaan yang melayani peminjaman dan pengembalian buku.

2. Tujuan Menurut Sjahrial-Pamuntjak yang dikutip oleh Sari (2010) tujuan pelayanan sirkulasi antara lain:

a. Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin.

b. Mudah mengetahui siapa yang meminjam koleksi dan kapan mengembalikannya.

c. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.

d. Apabila terjadi pelanggaran segera diketahui.

3. Fungsi

Menurut Sulistyo Basuki (1991:257) bagian sirkulasi melakukan tugas sebagai berikut :

a. Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan

b. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, dan pengunduran diri sebagai anggota perpustakaan.

c. Meminjamkan serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu peminjaman.

d. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan

e. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.

f. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku yang hilang atau rusak.

g. Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman.

h. Membuat statistika peminjaman

i. Peminjaman antar perpustakaan

j.

Mengawasi

pengunjung perpustakaan.

urusan

penitipan

tas,

jas,

mantel,

dan

sebagainya

milik

Pada perpustakaan tertentu ada menggunakan kedua sistem layanan ini, yaitu sistem layanan terbuka (open access) untuk koleksi standar dan sistem layanan tertutup(close access) untuk koleksi pinjam singkat.

1. Sistem Layanan Terbuka Sistem layanan terbuka merupakan cara yang dapat membantu pengguna perpustakaan untuk mecari informasi yang dibutuhkan secara langsung ke rak. Pada perpustakaan

tinggi yang melayanai civitas akademika dan koleksi yang banyak biasanaya menggunakan sistem layanan terbuka. Sistem layanan terbuka memberikan kebebasan kepada pengguna perpustakaan memilih dan mengambil sendiri pustaka yang dikehendakinya dari ruang koleksi. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan sistem layanan terbuka adalah:

a. Kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakanya.

b. Menghemat tenaga. Sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu mengembalikan pustakawan hanya mencatat kemudian mengembalikan buku-

buku yang telah dibaca ditempat maupun yang dikembalikan hari itu juga.

c. Judul-judul buku yang diketahui lebih banyak.

d. Akan segera diketahui judul buku yang dipinjam, nama dan alamat peminjam.

e. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari maka saat itu pula dapat memilih judul buku yang relevan.

f. Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham.

Kerugian atau kelemahan dari sistem layanan terbuka adalah:

a. Frekuensi kerusakan lebih besar.

b. Memerlukan ruangan

yang lebih luas. Sebab letak rak satu dengan yang

lain memerlukan jarak yang longgar.

c. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering menyusun buku.

d. Pengguna yang pertama kali datang keperpustakaan itu sering bingung.

(Perpustakaan Nasional RI; 1999:33)

2. Sistem Layanan Tertutup Sjahrial-Pamuntjak dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan (2000:103), Pelayanan pemakai sistem tertutup merupakan pelayanan sirkulasi yang tidak memungkinkan pemakai memilih dan mengambil sendiri bahan pustaka.Pada sistem pelayanan tertutup ini setiap penggunjung harus mengetahui dahulu dengan jelas pengarang atau judul buku subjek yang diinginkan kemudian meminta petugas perpustakaan mencarikannya keruang koleksi. Dalam sistem ini, pengguna harus menggunakan katalog yang disediakan untuk memilih pustaka yang diperlukanya. Keuntungan menggunakan sistem layanan tertutup adalah:

a. Susunan koleksi akan tetap rapi karena hanya petugas perpustakaan yang dapat masuk kejajaran koleksi.

b. Terjadinya kehilangan dan kerusakan bahan perpustakaan dapat diperkecil. c. Ruangan perpustakaan yang disediakan tidak perlu luas.

Dari pendapat diatas keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan sistem

layanan tertutup adalah terjaganya kondisi buku dirak dan kehilangan buku dapat dikendalikan, ruangan yang dibutuhkan untuk koleksi perpustakaan tidak terlalu luas dan untuk koleksi yang mudah rusak sistem ini sangat baik digunakan. Kerugian menggunakan sistem layanan tertutup :

a. Dalam menemukan bahan pustaka pengguna hanya dapat mengetahui ciri-ciri kepengarangan dan ciri-ciri fisik bahan pustaka yaitu judul, pengarang, ukuran buku dan jumlah halaman.

b. Judul buku yang dipilih melalui katalog kartu maupun online tidak selalu menggunakan buku yang dimaksud.

c. Pengguna tidak dapat melakukan browsing dijajaran rak.

d. Jika peminjam banyak, dan tugas perpustakaan relativ terbatas hal ini membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak, sehingga pemakai harus

menunggu lebih lama. ( Perpustakaan Nasionla RI; 1999:33) Kerugian yang didapat dengan sistem layanan tertutup sangat penting diperhatikan karena dengan sistem ini biasanya pengguna akan sulit mencari buku yang dikehendakinya dan tenaga perpustakaan yang kurang memadai akan membuat pencarian bahan pustaka memerlukan waktu yang lama.

Jenis Sistem Peminjaman Telah dikembangkan sistem-sistem peminjaman yang bertujuan untuk makin mempermudah dan memperlancar prosedur peminjaman, ekonomis serta menjamin kerapian administrasi peminjaman.

1. Sistem Buku Besar Dalam sistem ini, dipergunakan buku besar untuk melakukan pencatatan peminjaman & pengembalian, yang memuat kolom: nama peminjam, alamat, tanggal peminjaman, nomor buku, nomor panggil buku, pengarang, judul, edisi, tanda tangan peminjam, tanggal harus kembali dan tanggal pengembalian sebenarnya.

2. Sistem Brawne Setiap anggota memperoleh tiket peminjam berupa kantong, berjumlah sesuai dengan jumlah bahan pustaka yang menjadi jatahnya. Setiap bahan pustaka dilengkapi dengan kartu bahan pustaka yang memuat informasi: nomor panggil, nomor induk, pengarang, judul, edisi dan tahun terbit.

3. Sistem Newark Masing-masing anggota dilengkapi dengan kartu peminjam/anggota, yang memuat informasi tentang: nama, alamat, nomor pendaftaran, tanggal berakhir nya keanggotaan, tanda tangan, kolom tanggal pinjam, dan tanggal harus kembali. Sistem ini juga menggunakan kartu bahan pusaka yang berisi keterangan mengenai nomor induk, nomor panggil, pengarang, judul, nama peminjam atau tanda tangan, serta tanggal harus kembali

4. Sistem Berbasi Komputer Sistem peminjaman berbasis komputer merupakan alternatif terbaru dalam

pengembangan sistem peminjaman yang dapat memberikan catatan pengontrolan

peminjaman dari segala aspek serta sering dilengkapi "barcode" untuk pengontrolan secara cepat dan tepat.

Jenis Jenis Kegiatan

Kegiatan petugas peminjam

1. Menerima pandaftaran,perpanjangan dan pemberhentian keanggotaan termasuk pembuatan kartu anggota/peminjam.

3.

Melakukan tagihan bagi keterlambatan termasuk mengenakan sanksi bagi mereka yang melakukan pelanggaran peraturan

4. Mengatur kembali koleksi yang dikembalikan ke tempat masing-masing

5. Membuat laporan peminjaman

6. Melakukan tugas-tugas tambahan sebagai bagian dari layanan bagi pengguna

Peraturan Peminjaman

- Ketentuan ketentuan yang dibuat berbeda antara satu lembaga dengan lembaga yang lain, sesuai dengan tujuan, jenis kegiatan serta kondisi lembaga tersebut.

- Ketentuan yang tertuang dalam peraturan tertulis ini merupakan salah satu upaya agar koleksi bahan pustaka tetap utuh, mudah dilacak bahan pustaka tetap utuh, mudah dilacak keberadaannya, serta menjaga kekonsistenan dan keadilan dalam layanan.

Keanggotaan

Dalam hal ini, perlu dijelaskan siapa yang berhak menjadi anggota (berhak meminjam) dan persyaratan persyaratan yang harus dipenuhi, serta masa berlaku keanggotaan. Dalam

keanggotaan juga mempunyai keunggulan mengakses Web/Situs di dalam lembaga/sekolah tersebut.

Hak dan Kewajiban anggota/peminjam

Hak dan kewajiban disini menyangkut hal-hal yang berkenaan dengan fasilitas layanan yang

peminjaman, termasuk

boleh diperoleh, jumlah peminjaman serta batas waktu untuk sekali kewajiban - kewajiban sebagai anggota. Contoh:

1. Meminjam di tempat

2. Meminjam dibawa pulang

3. Boleh meminjam paling banyak 4eks untuk sekali pinjam

4. Boleh meminjam paling lama 2 minggu untuk sekali pinjam

5. Mengembalikan tepat waktu

6. Menjaga keutuhan dokumen, dsb.

Sanksi

- Sebagai upaya menjaga kedisiplinan, yang mengarah pada ketaatan pada asas keutuhan koleksi, serta keadilan bagi seluruh calon peminjam, perlu dipikirkan sanksi jika ada pelanggaran terhadap kewabina kewajiban yang telah ditentukan. Contoh:

1. Denda untuk keterlambatan.

2. Tidak boleh meminjam buku, jika dalam jangka waktu tertentu belum mengembalikan pinjaman.

3. Mengganti pinjaman yang hilang, dst.

D. LAYANAN REFERENSI Di dalam ilmu perpustakaan istilah referensi berarti menunjuk kepada suatu koleksi yang dapat menjawab pertanyaan yang diajukan oleh pemakai perpustakaan. Menurut American Library Association(ALA), pelayanan referensi merupakan sebagian layanan perpustakaan yang secara langsung berhubungan dengan pembaca dalam memberikan informasi dan penggunaan sumber-sumber perpustakaan untuk kepentingan studi dan riset. Adapun tujuan layanan referensi/ rujukan adalah :

(1) memungkinkan pemakai perpustakaan menemukan informasi dengan cepat dan tepat; (2) memungkinkan pemakai menelusur informasi dengan pilihan yang lebih luas; (3) memungkinkan pemakai menggunakan koleksi rujukan dengan lebih tepat guna.

Agar tugas layanan referensi berjalan dengan baik maka petugas referensi perlu memperhatikan fungsi-fungsi referensi berikut :

1)

Fungsi informasi

2)

Petugas referensi dapat memberikan jawaban terhadap pertanyaan singkat maupun penelusuran informasi yang luas dan mendetail sesuai dengan kebutuhan pemakai Fungsi bimbingan

3)

Memberikan bimbingan kepada pemakai perpustakaan untuk menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan, misalnya melalui katalog perpustakaan, buku-buku referensi, serta bahan pustaka lainnya dan bagaimana cara menggunakannya untuk menemukan informasi yang dibutuhkan Fungsi pengarahan dan instruksi

4)

Petugas memperkenalkan kapada pemakai tentang bagaimana menggunakan perpustakaan secara umum, penggunaan sumber-sumber bibliografi dengan baik 4 dengan maksud untuk menggairahkan dan meningkatkan penggunaan perpustakaan. Pengarahan ini dapat dilakukan secara formal maupun informal. Secara formal biasanya melalui program instruksi yang telah dipersiapkan serta disusun dengan cermat dan matang yang disesuikan dengan kebutuhan. Biasanya dilakukan oleh perpustakaan perguruan tinggi yaitu melalui pengenalan kehidupan kampus atau orientasi kepada mahasiswa baru. Sedangkan untuk informal dilakukan terhadap pengunjung yang datang meminta penjelasan. Fungsi supervisi

5)

Petugas referensi dapat mengamati pengunjung , baik dalam hal kebutuhan informasi yang diperlukan maupun latar belakang sosial dan tingkat pendidikan agar dapat menjawab pertanyaan dengan tepat Fungsi bibliografis Petugas referensi perlu secara teratur menyusun daftar bacaan atau bibliografi untuk

keperluan penelitian atau mengenal bahan bacaan yang baik dan menarik.

Adapun syarat-syarat petugas yang ditempatkan di referensi sebagai berikut:

1) Mempunyai pengetahuan yang luas 2) Memiliki daya imajinasi yang luas 3) Terampil dalam menjalankan tugasnya 4) Siap melayani dan menolong serta 5) Mengetahui jenis-jenis koleksi referensi dan penggunaannya masing-masing 6) Mengetahui bahan pustaka yang menjadi koleksi perpustakaannya 7) Pandai menempatkan persoalan dan pertanyaan pembaca dengan cepat dan tepat 8) Bersikap ramah serta memahami koleksi perpustakaan 9) Menguasai teknik-teknik bimbingan

Jenis Koleksi Referensi Sumber informasi yang menjadi koleksi referensi dapat dikatagorikan dalam 3 bentuk yaitu:

1. Sumber primer : monograf, disertasi, manuskrip, laporan hasil seminar/lokakarya dan

sebagainya

2. Sumber sekunder: ensiklopedia, kamus, handbook, direktori, buku tahunan , biografi ,

abstrak, bibliografi, indeks, sumber geografi. 3. Sumber tesier: bahan terapan dari sumber primer yang berbentuk buku teks

Klasifikasi Pertanyaan Referensi Tata urutan menjawab pertanyaan referensi pada garis besarnya adalah sebagai berikut:

1. Menerima pertanyaan Ketika menerima pertanyaan, petugas hendaknya memperhatikan:

a) Untuk keperluan apa informasi tersebut dibutuhkan; b) Mengetahui identitas, kualifikasi dan spesialisasi penanya sehingga petugas referensi dapat menetapkan jawaban yang akan diberikan Apabila dari pertanyaan tadi petugas referensi masih belum mendapatkan informasi yang lengkap maka untuk mengetahui dua hal tersebut diatas petugas harus melakukan tanya jawab dengan pemakai agar nantinya bisa membantu mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

2. Mencatat dan mengklasifikasikan pertanyaan Pertanyaan yang diajukan oleh pemakai perpustakaan dianalisis dan diklasifikasikan agar dapat ditentukan sumber referensi yang sesuai dengan pertanyaan tersebut.

3. Mengerjakan penelusuran Pertanyaan yang harus dijawab berdasarkan suatu sumber referensi, atau pertanyaan yang memerlukan beberapa bahan pustaka tertentu, perlu dijawab melalui penelusuran. Hasil penelusuran dapat berupa sumber-sumber yang menunjuk dimana informasi dapat ditemukan.

4. Mencatat jawaban Jawaban yang membutuhkan penelusuran hendaknya dicatat dalam formulir pertanyaan dan jawaban referensi. Hal ini agar dapat digunakan untuk menghadapi pertanyaan-pertanyaan sejenis yang sering ditanyakan pemakai perpustakaan.

5. Menyampaikan jawaban

Jawaban dapat disampaikan secara langsung secara lisan maupun dalam bentuk tertulis. Apabila petugas referensi tidak dapat menjawab pertanyaan , hendaknya petugas memberikan saran-saran yang dapat membantu pemakai perpustakaan untuk menemukan informasi. Misalnya dengan menunjuk perpustakaan atau jasa informasi lain. Bimbingan Penelusuran informasi Pada umumnya bimbingan penelusuran informasi diperpustakaan dilakukan kepada pemakai yang mengalami kesulitan dalam menemukan informasi tertentu. Untuk perpustakaan yang memiliki koleksi referensi yang cukup banyak dan ditangani oleh petugas tersendiri, maka tugas untuk

melakukan bimbingan atau penelusuran informasi biasanya dilakukan oleh petugas referensi. Bimbingan tersebut tergantung dari pertanyaan atau permintaan pemakai perpustakaan. Ada dua bentuk bimbingan yang diberikan kepada pemakai perpustakaan:

1)

Bimbingan langsung

2)

Yaitu bimbingan yang diberikan melalui hubungan langsung antara petugas referensi dan pemakai perpustakaan, baik yang bersifat individual-formal maupun yang bersifat klasikal- formal Bimbingan tidak langsung Yaitu bimbingan yang diberikan melalui media tertentu (brosur, pamflet, petunjuk penggunaan dan terbitan lainnya).

Promosi Koleksi Referensi

1. Display

2. Ceramah

3. Lomba

4. Publikasi

E. LAYANAN SERIAL Dalam Webster’s Third New International Directory of the English Language disebutkan bahwa terbitan berseri adalah; suatu terbitan (seperti surat kabar, jurnal, buku tahunan atau bulletin) yang diterbitkan dengan nomor yang berurutan dan terbit secara berseri dan terus menerus. waktu yang tidak terbatas. Termasuk di dalamnya adalah terbitan berkala (periodicals), Koran, buku tahunan, seri monografi yang bernomor. Menurut ALA Glossary of Library Term, serial atau terbitan berseri adalah suatu publikasi yang diterbitkan secara berturut turut, bagian demi bagian, biasanya dengan jarak penerbitan yang tetap dan dimaksudkan untuk terbit terus menerus tanpa batas waktu tertentu. Ciri-ciri terbitan berseri Berbeda dengan terbitan lainnya, maka terbitan berseri memiliki beberapa ciri, seperti halnya;

1. Dalam satu kali terbit memuat beberapa artikel atau tulisan yang ditulis oleh

beberapa orang;

2. dikelola oleh sekelompok orang yang biasanya dikenal dengan sebutan redaksi.

3. Terbit terus menerus dengan memiliki kala terbit, seperti hatian, bulanan, tahunan, dsb.

4. Diupayakan memiliki system control internasional, seperti ISSN (Internationan

Standard Serial Number).

meliputi;

terbitan berkala, surat kabar, buku tahunan, seri monografi yang bernomor, prosiding, transaction dan memoar.

Jenis-jenis terbitan berseri Jenis-jenis terbitan berseri menurut Harrod

F. LAYANAN TELEKOMUNIKASI/INTERNET Internet saat ini menjadi “bintang” dalam TI. Orang sudah tidak asing lagi untuk menggunakan internet dalam kehidupannya. Untuk itu mau tidak mau perpustakaanpun harus dapat memberikan layanan melalui media ini. Melalui media web perpustakaan memberikan informasi dan layanan kepada penggunanya. Selain itu perpustakaan juga dapat menyediakan akses internet baik menggunakan computer station maupun WIFI / Access Point yang dapat digunakan pengguna sebagai bagian dari layanan yang diberikan oleh perpustakaan. Pustakawan dan perpustakaan juga bisa menggunakan fasiltas web-conferencing untuk memberikan layanan secara online kepada pengguna perpustakaan. Web-Conferencing ini dapat juga dimanfaatkan oleh bagian layanan informasi dan referensi. OPAC atau Online Catalog merupakan bagian penting dalam sebuah perpustakaan, untuk itu perpustakaan perlu menyediakan akses yang lebih luas baik itu melalui jaringan lokal, intranet maupun internet.

G. LAYANAN FOTOCOPY Perpustakaan menyedian layanan foto copy. Hal ini dimaksudkan untuk membatu mahasiswa yang akan foto copy buku dengan cepat dan mudah. Layanan ini tersedia di dalam perpustakaan. Untuk efisiensi waktu, mahasiswa tidak perlu keluar jika akan foto copy.

H. LAYANAN KEANGGOTAAN Dalam hal ini, perlu dijelaskan siapa yang berhak menjadi anggota (berhak meminjam) dan persyaratan persyaratan yang harus dipenuhi, serta masa berlaku keanggotaan. Dalam

keanggotaan juga mempunyai keunggulan mengakses Web/Situs di dalam lembaga/sekolah tersebut. Langkah langkah yang harus dilakukan, yaitu:

1. Registrasi Merupakan kegiatan untuk mengisi formulir yang sudah disediakan oleh lembaga atau instansi terkait dan juga sebagai persyaratan untuk mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan

2. Pembuatan Kartu Setelah melakukan kegiatan registrasi pengguna atau user harus melakukan serangkaian proses yang sudah ditetapkan oleh lembaga atau instansi terkait guna melanjutkan proses pembuatan kartu sebagai syarat utama untuk menjadi anggota perpustakaan.

3. Updater Layanan untuk memperbarui setelah pembuatan kartu selesai. Misalnya, ketika kartu anggota sudah kedaluwarsa dengan melakukan kegiatan updater kita bisa memperbarui kartu anggota kita, lalu yang kedua adalah misalnya nama atau tanggal lahir atau nomor identitas bila ada kesalahan kita bisa memperbaiki melalui layanan ini.

4. Pemblokiran Kegiatan untuk memblokir user atau pengguna dengan menggunakan sistem yang dimiliki oleh perpustakaan. Misalnya, ketika user atau pengguna meminjam 1 buku berjumlah 145 halaman dan ketika mengembalikan ternyata buku itu kembali hanya tersisa 100 halaman saja, dan ketika sistem atau pustakawan bagian administrasi itu menemukan kejadian hal yang sama dan dengan user yang sama, pustakawan atau sistem yang dikendalikan itu dapat memblokir user dengan men-nonaktifkan kartu anggota perpustakaan, sehingga ini juga dapat menimbulkan efek jera bagi pengguna agar dapat lebih menjaga keutuhan koleksi di perpustakaan.

RUJUKAN

Darmono.2001. Manajemen Perpustakaan. Jakarta : Grasindo.

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 2004. Buku Pedoman. Perpusakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan

Yulia, Yuyu. 1995. Materi Pokok Pengadaan Bahan Pustaka. Jakarta : Universitas. Terbuka Depdikbud.

Sulistyo-Basuki. 2001. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia

Basuki, Sulistyo. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Utama.

Bafadal, Ibrahim. 2001. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta : Bumi. Aksara.

Qalyubi, Syihabuddin. 2007. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.Yogyakarta: Kanisius