LAYANAN PERPUSTAKAAN

MAKALAH
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH
Sistem Otomasi Perpustakaan
yang dibina oleh Bapak Taufiq Kurniawan, M.IP

Oleh:

Morena Fia Anggraeni NIM : 150213505612

Rizal Dewantara NIM : 150213502912
Sisca Fariyani NIM : 150213505334

Offering : KP

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS SASTRA
PROGRAM STUDI D3 PERPUSTAKAAN
FEBRUARI 2017
 PEMBAHASAN

A. PENGADAAN BAHAN PUSTAKA

1. Pengertian Pengadaan
Menurut Darmono, (2001: 57) Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkain dari
kebijakan pengembangan koleksi akhirnya akan bermuara pada kegiatan pengadaan bahan
pustaka. Sedangkan,
Menurut Sulistyo-Basuki (2001: 27) pengadaan bahan pustaka merupakan konsep yang
mengacu pada prosedur sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen, yang
digunakan untuk mengembangkan dan membina koleksi atau himpunan dokumen yang
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi serta mencapai sasaran unit informasi.
Dari uraian beberapa pengertian pengadaan bahan pustaka yang dikemukakan oleh para
ahli di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan bahan pustaka adalah rangkain kegiatan
untuk menghimpun dan menyeleksi bahan pustaka yang sekaligus berdasarkan peraturan
kebijakan pengadaan bahan pustaka sehingga dapat memenuhi bahan pustaka yang
diminati penggunanya.
2. Tujuan Pegadaan Bahan Pustaka
Pengadaan bahan pustaka dimaksudkan agar koleksi perpustakaan sesuai dengan
kebutuhan pengguna. Kesesuain diharapkan dapat meningkatkan pemanfaatan koleksi
perpustakaan. Koleksi perpustakaan harus terbina dari suatu seleksi yang sistematis dan
terarah disesuaikan dengan tujuan, rencana, anggaran, yang tersedia. Dengan adanya
pengadaan bahan pustaka maka koleksi perpustakaan dapat dibina sebaik mungkin
sehingga tujuan perpustakaan dapat tercapai.
3. Fungsi Pengadaan Bahan Pustaka
Fungsi pengadaan bahan pustaka adalah menghimpun dan menyediakan bahan pustaka
yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Bagian pengadaan bahan pustaka juga
mengusahakan agar buku-buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi.
4. Jenis Koleksi di Perpustakaan
Menurut Yulia (1995: 3) jenis bahan pustaka yang tercakup dalam koleksi perpustakaan
adalah:
a. Karya Cetak, seperti Buku dan Terbitan Berseri
b. Karya Noncetak, seperti rekaman suara, gambar hidup, bahan grafika, bahan
kartografi
c. Bentuk Mikro, seperti Mikrofilm, Mikrofis, Mikropaque
d. Karya dalam bentuk elektronik, seperti CD-ROM, Player, komputer, dsb.
5. Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka
Menurut Yulia (1995: 30) Ada berbagai jenis alat bantu bahan pustaka yang masing-
masing mempunyai fungsi tertentu. Secara umum alat bantu bahan pustaka dapat
dibedakan menjadi 2 kelompok yaitu :
a. Alat Bantu Seleksi
Menurut Darmono (2001: 55) yang termasuk alat bantu seleksi adalah sebagai berikut :
1) Katalog penerbit dari berbagai penerbit
2) Tinjauan buku
3) Bibliografi Nasional Indonesia
4) Daftar buku IKAPI
5) Resensi
 b. Alat Identifikasi dan Verifikasi
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 38) yang termasuk
alat bantu pemilihan bahan pustaka adalah terdiri dari:
1) Silabus
2) Katalog penerbit
3) Bibliografi
4) Daftar perolehan buku dari perpustakaan
5) Tinjauan dari resensi buku
6) Iklan dan selebaran terbitan berseri
7) Book in print
8) Pangkalan data

6. Pengadaan Bahan Pustaka

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:38) pengadaan bahan
pustaka dilaksanakan melalui:
a. Pembelian dan Pemesanan
Untuk Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian adalah cara yang paling ideal
dalam pembinaan koleksi, sebab ada kebebasan untuk menentukan pilihan bahan
pustaka yang dikehendaki. Pengadaan bahan pustaka hendaknya berorientasi kepada
pengguna sehingga sesuai dengan tujuan dan fungsi perpustakaan. Menurut Bafadal
(2001:37) untuk membeli bahan pustaka dapat ditempuh dengan berbagai cara yaitu:
- Membeli ke penerbit
- Membeli di toko buku
- Memesan
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 54) menyatakan
langkah-langkah pembelian bahan pustaka adalah sebagai berikut:
Memeriksa dan melengkapi data bibliografi pustaka yang diusulkan.
Mencocokkan usul dengan pustaka yang dimiliki melalui katalog perpustakaan
atau pangkalan data perpustakaan.
Memeriksa atau menolak usulan.
Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan.
Mengirim daftar pesanan.
Mengarsipkan satu rangkap daftar pesanan.
Membayar pesanan atau langganan.
Menyusun laporan penelitian pelangganan.

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 54), prosedur

penerimaan bahan pustaka yang dibeli atau dipesan adalah sebagai berikut:
Memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat pengantarnya.
Mencocokan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip pesanan.
Menyisihkan dan mengembalikan bahan pustaka yang tidak sesuai dengan
pesanan, cacat, disertai dengan permintaan penggantian.
Menandai tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepada pengirim.
Menandai kepemilikan bahan pustaka dan mebubuhkan cap perpustakaan.
Membuat berita acara penerimaan.
b. Sumbangan atau Hadiah
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 55) bahan pustaka
melalui hadiah dapat dilakukan dengan cara yaitu sebagai berikut:
1. Hadiah secara langsung
prosedur perolehan hadiah secara langsung yaitu:
a. Meneliti kiriman bahan perpustakaan hadiah dan mencocokkannya dengan surat
pengantarnya.
b. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan.
c. Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang diperlukan.
2. Hadiah atas permintaan
Prosedur perolehan hadiah atas permintaan yaitu:
a. Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.
b. Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan setelah
bahan perpustakaan diterima.
c. Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman perpustakaan hadiah dan surat
pengantarnya
d. Mengirimkan kembali surat pengantarnya.
e. Mengolah bahan pustaka hadiah yang diterima seperti pengolahan bahan
perpustakaan biasa.
c. Tukar Menukar
Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki
sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi, atau memiliki jumlah eksemplar
yang terlalu banyak, sehingga dapat dilakukan tukar menukar bahan pustaka dengan
perpustakaan yang mau diajak bekerjasama dalam kegiatan tukar menukar bahan
pustaka. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 5) tukar
menukar bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Mendaftar bahan perpustakaan yang akan dipertukarkan.
2. Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratan, misalnya biaya pengiriman,
dan pengembalian.
3. Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan.
4. Mencatat alamat pemesan.
5. Menyampaikan bahan perpustakaan yang dipilih oleh perpustakaan atau lembaga
yang memesanya.
d. Penerbitan Sendiri
Pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan perguruan tinggi dapat juga dilakukan
dengan cara penerbitan sendiri. Penerbitan sendiri berasal dari lembaga induk dimana
perpustakaan itu bernaung. Menurut Buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan
Perguruan Tinggi (1999: 19) menyatakan penerbitan sendiri mencakup:
1. Penerbitan dari lembaga induk tempat perpustakaan berada
a.Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpanan(depository)semua
penerbitan lembaga itu.
b. Perpustakaan dapat ditunjukan sebagai penyalur dari semua
penerbitan lembaga yang bersangkutan.
2. Penerbitan oleh perpustakaan sendiri seperti daftar tambahan koleksi bulletin,
manual bibliografi, dan lain-lain.
 Penambahan koleksi perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan sendiri dapat
dilakukan perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan berseri (bulletin), phamplet,
jurnal, indeks, ataupun bibliografi perpustakaan.
e. Titipan
Langkah-langkah penerimaan bahan pustaka dengan cara titipan menurut Soeatminah
(1992: 74) adalah sebagai berikut:
1) Pustaka beserta daftarnya diterima, kemudian dicocokkan dan apabila sudah cocok,
pustaka dapat langsung diinventaris dan diproses sampai dapat dipinjamkan.
2) Perpustakaan dan penitip menandatangani surat serah terima yang dilengkapi
dengan keterangan, seperti:
a. Pustaka sesuai dengan daftar terlampir dititipkan pada perpustakaan selama
jangka waktux tahun.
b. Pustaka boleh dipinjamkan kepada masyarakat pemakai, maka boleh
diperlakukan sama dengan koleksi yang lain.
c. Perpustakaan akan memelihara dan merawat pustaka sebaik-baiknya seperti
koleksi yang sama.
d. Apabila ada pustaka yang rusak, perpustakaan akan memperbaiki, tetapi apabila
hilang, perpustakaan tidak menggantinya.
e. Setelah ketentuan itu di sepakati bersama, maka kedua belah pihak
menandatanganinya dan masing-masing menyimpan satu dokumen serah terima.

7. Penerimaan/Pemeriksaan
Apabila buku yang dipesan tiba di perpustakaan, maka bagian pengaadaan harus
memeriksa buku tersebut. Dalam penerimaan buku yang dipesan harus diperiksa dengan
seksama agar tidak terjadi kekeliruan koleksi. Dalam hal ini buku yang diterima harus
benar-benar sesuai dengan buku yang dipesan. Pada waktu penerimaan buku yang dipesan
harus diperiksa keutuhan bukunya dan faktur dicocokkan dengan buku dan kartu
pemesanan yang ada dalam file perpustakaan. Jika buku tidak cocok dengan yang
tercantum dalam kartu pemesanan maka dilakukan klaim kepada toko buku/agen yang
mengirim buku tersebut. Dalam pemeriksaan tersebut perlu diteliti antara lain: pengarang,
judul, edisi, penerbit, tahun terbit, tempat terbit, ISBN jika dicantumkan dalam kartu
pemesanan, harga dan bentuk fisiknya apakah ada kerusakan atau tidak. Jika ada yang
tidak sesuai dengan hal tersebut di atas, maka diberitahukan kepada si pengirim buku
tersebut untuk diganti.

B. PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA

Setiap perpustakaan memiliki tugas menyediakan bahan pustaka serta mengolahnya agar dapat
disajikan kepada pengguna sehingga bahan pustaka tersebut dapat bermanfaat bagi pengguna
perpustakaan. Sebelum bahan pustaka dilayankan kepada pengguna, terlebih dahulu diolah dan
disusun secara sistematis untuk memudahkan pengguna dalam memperoleh informasi yang
dibutuhkan. Menurut Qalyubi (2007:51) Yang dimaksud dengan kegiatan pemrosesan atau
pengolahan bahan pustaka adalah suatu kegiatan yang meliputi kegiatan-kegiatan:
1. Inventarisasi
2. Klasifikasi
3. Katalogisasi
4. Penyelesaian dan penyusunan buku di rak
Tahap Pengolahan Bahan Pustaka
1. Inventarisasi
Merupakan kegiatan pencatatan data-data fisik buku kedalam sarana pencatatan, yang
berupa lembaran lepas, kartu, maupun buku dan sering disebut buku induk. Setiap
eksemplar bahan pustaka mempunyai satu nomor induk. Adapun informasi lain yang perlu
dicatat dalam buku induk adalah judul, pengarang, asal perolehan, nomor induk, bahasa,
jumlah eksemplar, dan judul.
Adapun langkah-langkah menginventarisasi buku adalah :
a. Pemberian Stempel Buku
Tempat-tempat yang perlu dibubuhi stempel yaitu : dibalik halaman judul, bagian
tengah halaman, bagian yang tidak ada tulisan atau gambar, pada halaman akhir, dan
pada halaman yang dianggap rahasia. Stempel itu ada bermacam-macam. Ada stempel
inventaris dan stempel identitas perpustakaan. Stempel inventaris dibubuhkan dibalik
halaman judul yang memuat nama perpustakaan, kolom tanggal, serta nomor
inventaris. Sedangkan stempel identitas perpustakaan yang bersangkutan diletakkan
dibagian yang dianggap perlu. Misalnya pada halaman judul, ditengah-tengah buku,
dan dibagian akhir buku.
b. Pemberian Nomor Buku
Setiap buku yang akan menjadi koleksi perpustakaan, yang harus disusun dirak buku
harus diberikan nomor. Pemberian nomor tidak hanya nomor induk saja, tetapi juga
pemberian nomor berdasarkan klasifikasi (call number). Nomor induk adalah nomor
urut buku yang sudah ada dari nomor satu sampai nomor terakhir menunjukkan nomor
buku. Adapun hal-hal yang dicatat dalam buku induk adalah :
- Kolom tanggal
- Kolom nomor induk
- Kolom nama pengarang
- Kolom judul buku
- Kolom penerbit
- Kolom tahun terbit
- Kolom harga buku
- Kolom sumber
- Kolom jumlah halaman
- Kolom keterangan
2. Katalogisasi
Katalogisasi merupakan proses pengambilan keputusan yang menuntut kemampuan
menginterpretasikan dan menerapkan berbagai standar sehingga hal-hal penting dari bahan
pustaka terekam menjadi katalog. Ada 3 kegiatan dalam katalogisasi yaitu:
- Penentuan Tajuk Entri Utama
- Deskripsi Bibliografis
- Menentukan Tajuk Subjek
Ada beberapa macam bentuk katalog sesuai dengan perkembangan perpustakaan, diantaranya
adalah :
a. Katalog buku.
b. Katalog berkas; merupakan katalog kumpulan kertas.
 c. Katalog kartu; yaitu kartu katalog berukuran 7,5 cm x 12,5 cm, kemudian kartu katalog
dijajarkan dalam laci katalog.
d. Katalog komputer (OPAC) yaitu katalog terbacakan komputer.

3. Klasifikasi
Ada beberapa macam sistem klasifikasi yang digunakan oleh perpustakaan di dunia,
seperti Dewey Decimal Classification (DDC), Universal Decimal Classification (UDC),
Library of Congress Classification (LCC), Colon Classification (CC), dan lain-lain. Sistem
klasifikasi yang paling banyak digunakan di beberapa negara di dunia termasuk negara
Indonesia yaitu Dewey Decimal Clasification (DDC).
Klasifikasi persepuluhan Dewey adalah hasil karya Melvil Dewey (1851-1931).
Seorang pustakawan di Ambers College, Massachusset Amerika Serikat. Tahun 1876
menerbitkan DDC edisi pertama dengan judul A Classification and Subject index for
cataloging and arranging the book and pamphlet of a library. Pada tahun 2003 telah terbit
edisi ke 22. Di samping edisi lengkap DDC juga tersedia dalam bentuk edisi ringkas. Edisi
ringkas dimaksudkan untuk digunakan pada perpustakaan yang memiliki koleksi kurang dari
20.000 judul.
Minimal setiap sepuluh tahun DDC keluar dengan edisi revisi terbarunya. Untuk
komunikasi dengan warta (newsletter) dengan judul DC & (Decimal Classification Added,
Notes and Decisions).
Secara umum DDC terdiri dari tiga komponen yaitu :
a. Bagan (shcedule)
b. Indeks relatif (index relatives)
c. Tabel-tabel (tables)
4. Pelabelan dan Penyampulan
Pelabelan dilakukan untuk memudahkan pengguna mengenali bahan pustaka.
Dengan kata lain pelabelan merupakan suatu pekerjaan memberi perlengkapan pada buku
yang terutama juga untuk dipergunakan sebagai alat perlengkapan dalam tugas
perpustakaan melayani peminjaman dan pengembalian buku.
Menurut Qalyubi (2007 : 67) bahwa pelabuhan adalah kegiatan pemasangan
kelengkapan bahan pustaka sebagai identitas buku seperti label buku, dan lembaran
tanggal kembali. Dengan demikian sebelum label ditempelkan pada punggun buku,
terlebih dahulu diisi dengan nomor penempatan buku yang memuat keterangan nomor
klas, tiga huruf nama pengarang utama dan satu huruf pertama judul. Label tersebut
kemudian ditempelkan pada punggung buku kira-kira 2,5 cm dari bawah dalam posisi
buku berdiri. Sedangkan lembaran berguna untuk mengetahui tanggal berapa buku
tersebut akan dikembalikan ke perpustakaan. Di samping itu ada kegiatan lain yang harus
dilakukan yakni penyampulan buku. Hal ini dilakukan agar buku terlihat bersih dan rapi.
5. Penyusunan Buku (Shelving)
Penyusunan buku adalah kegiatan menempatkan buku yang sudah selesai diolah
dan telah dilengkapi dengan label di dalam rak buku, disusun sesuai dengan urutan nomor
klas buku. Dengan kata lain penyusunan buku adalah kegiatan menempatkan buku-buku
yang sudah selesai diolah dan telah dilengkapi dengan label di dalam rak/almari. Buku
diatur sesuai dengan sandi buku yang merupakan kode kelompok subjek/isi buku. Dengan
demikian dalam penyusunan buku di rak selalu diperhatikan nomor panggil buku karena
fungsinya sebagai petunjuk tempat dan nomor urut dimana buku harus ditempatkan.
 Penyusunan buku dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu :
a. Buku disusun menurut urutan nomor klas mulai dari yang terkecil sampai dengan yang
terbesar.
b. Disusun menurut alfabetis, 3 huruf pertama nama pengarang dan satu huruf pertama
dari judul
c. Dilanjutkan urutan nomor maupun huruf lain yang kiranya masih tercantum dalam
label nomor pustaka.
Apabila ada kelompok buku yang sama, maka diurutkan 3 huruf dari nama pengarang
utama mulai dari huruf ke-1, ke-2, ke-3, jika huruf ke-1 sama, maka diurutkan adalah huruf ke-
3. Jika satu huruf pertama dari judul semua sama, maka yang diurutkan adalah urutan nomor
lain yang masih ada tercantum dalam label. Penyusunan buku ini merupakan kegiatan yang
terakhir dari pengolahan bahan pustaka.

C. LAYANAN SIRKULASI
1. Pengertian
Darmono (2007:174) Layanan sirkulasi atau layanan peminjaman dan pengembalian
bahan pustaka adalah suatu kegiatan di perpustakaan yang melayani peminjaman dan
pengembalian buku.
2. Tujuan
Menurut Sjahrial-Pamuntjak yang dikutip oleh Sari (2010) tujuan pelayanan sirkulasi
antara lain:
a. Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal
mungkin.
b. Mudah mengetahui siapa yang meminjam koleksi dan kapan
mengembalikannya.
c. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan
pemanfaatan koleksi.
d. Apabila terjadi pelanggaran segera diketahui.

3. Fungsi
Menurut Sulistyo Basuki (1991:257) bagian sirkulasi melakukan tugas sebagai
berikut :
a. Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan
b. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, dan pengunduran diri
sebagai anggota perpustakaan.
c. Meminjamkan serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu
peminjaman.
d. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan
e. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada
waktunya.
f. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku yang hilang
atau rusak.
g. Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman.
h. Membuat statistika peminjaman
i. Peminjaman antar perpustakaan
 j. Mengawasi urusan penitipan tas, jas, mantel, dan sebagainya milik
pengunjung perpustakaan.

Pada perpustakaan tertentu ada menggunakan kedua sistem layanan ini, yaitu
sistem layanan terbuka (open access) untuk koleksi standar dan sistem layanan
tertutup(close access) untuk koleksi pinjam singkat.
1. Sistem Layanan Terbuka
Sistem layanan terbuka merupakan cara yang dapat membantu pengguna perpustakaan
untuk mecari informasi yang dibutuhkan secara langsung ke rak. Pada perpustakaan
tinggi yang melayanai civitas akademika dan koleksi yang banyak biasanaya
menggunakan sistem layanan terbuka. Sistem layanan terbuka memberikan kebebasan
kepada pengguna perpustakaan memilih dan mengambil sendiri pustaka yang
dikehendakinya dari ruang koleksi.
Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan sistem layanan terbuka adalah:
a. Kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakanya.
b. Menghemat tenaga. Sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu
mengembalikan pustakawan hanya mencatat kemudian mengembalikan buku-
buku yang telah dibaca ditempat maupun yang dikembalikan hari itu juga.
c. Judul-judul buku yang diketahui lebih banyak.
d. Akan segera diketahui judul buku yang dipinjam, nama dan alamat peminjam.
e. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari maka saat itu
pula dapat memilih judul buku yang relevan.
f. Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham.
Kerugian atau kelemahan dari sistem layanan terbuka adalah:
a. Frekuensi kerusakan lebih besar.
b. Memerlukan ruangan yang lebih luas. Sebab letak rak satu dengan yang
lain memerlukan jarak yang longgar.
c. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering
menyusun buku.
d. Pengguna yang pertama kali datang keperpustakaan itu sering bingung.
(Perpustakaan Nasional RI; 1999:33)
2. Sistem Layanan Tertutup
Sjahrial-Pamuntjak dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan
(2000:103), Pelayanan pemakai sistem tertutup merupakan pelayanan sirkulasi yang
tidak memungkinkan pemakai memilih dan mengambil sendiri bahan pustaka.
Pada sistem pelayanan tertutup ini setiap penggunjung harus mengetahui dahulu
dengan jelas pengarang atau judul buku subjek yang diinginkan kemudian
meminta petugas perpustakaan mencarikannya keruang koleksi.
Dalam sistem ini, pengguna harus menggunakan katalog yang disediakan untuk
memilih pustaka yang diperlukanya.
Keuntungan menggunakan sistem layanan tertutup adalah:
a. Susunan koleksi akan tetap rapi karena hanya petugas perpustakaan yang dapat
masuk kejajaran koleksi.
b. Terjadinya kehilangan dan kerusakan bahan perpustakaan dapat diperkecil. c.
Ruangan perpustakaan yang disediakan tidak perlu luas.
c. Untuk koleksi yang sangat rentan terhadap kerusakan maka sistem ini sangat sesuai.
 Dari pendapat diatas keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan sistem
layanan tertutup adalah terjaganya kondisi buku dirak dan kehilangan buku dapat
dikendalikan, ruangan yang dibutuhkan untuk koleksi perpustakaan tidak terlalu luas
dan untuk koleksi yang mudah rusak sistem ini sangat baik digunakan.
Kerugian menggunakan sistem layanan tertutup :
a. Dalam menemukan bahan pustaka pengguna hanya dapat mengetahui ciri-ciri
kepengarangan dan ciri-ciri fisik bahan pustaka yaitu judul, pengarang, ukuran
buku dan jumlah halaman.
b. Judul buku yang dipilih melalui katalog kartu maupun online tidak selalu
menggunakan buku yang dimaksud.
c. Pengguna tidak dapat melakukan browsing dijajaran rak.
d. Jika peminjam banyak, dan tugas perpustakaan relativ terbatas hal ini
membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak, sehingga pemakai harus
menunggu lebih lama. ( Perpustakaan Nasionla RI; 1999:33)
Kerugian yang didapat dengan sistem layanan tertutup sangat penting
diperhatikan karena dengan sistem ini biasanya pengguna akan sulit mencari buku yang
dikehendakinya dan tenaga perpustakaan yang kurang memadai akan membuat
pencarian bahan pustaka memerlukan waktu yang lama.
Jenis Sistem Peminjaman
Telah dikembangkan sistem-sistem peminjaman yang bertujuan untuk makin
mempermudah dan memperlancar prosedur peminjaman, ekonomis serta menjamin kerapian
administrasi peminjaman.
1. Sistem Buku Besar
Dalam sistem ini, dipergunakan buku besar untuk melakukan pencatatan peminjaman &
pengembalian, yang memuat kolom: nama peminjam, alamat, tanggal peminjaman,
nomor buku, nomor panggil buku, pengarang, judul, edisi, tanda tangan peminjam,
tanggal harus kembali dan tanggal pengembalian sebenarnya.
2. Sistem Brawne
Setiap anggota memperoleh tiket peminjam berupa kantong, berjumlah sesuai dengan
jumlah bahan pustaka yang menjadi jatahnya. Setiap bahan pustaka dilengkapi dengan
kartu bahan pustaka yang memuat informasi: nomor panggil, nomor induk, pengarang,
judul, edisi dan tahun terbit.
3. Sistem Newark
Masing-masing anggota dilengkapi dengan kartu peminjam/anggota, yang memuat
informasi tentang: nama, alamat, nomor pendaftaran, tanggal berakhir nya keanggotaan,
tanda tangan, kolom tanggal pinjam, dan tanggal harus kembali. Sistem ini juga
menggunakan kartu bahan pusaka yang berisi keterangan mengenai nomor induk,
nomor panggil, pengarang, judul, nama peminjam atau tanda tangan, serta tanggal harus
kembali
4. Sistem Berbasi Komputer
Sistem peminjaman berbasis komputer merupakan alternatif terbaru dalam
pengembangan sistem peminjaman yang dapat memberikan catatan pengontrolan
peminjaman dari segala aspek serta sering dilengkapi "barcode" untuk pengontrolan
secara cepat dan tepat.
Jenis Jenis Kegiatan
Kegiatan petugas peminjam
1. Menerima pandaftaran,perpanjangan dan pemberhentian keanggotaan termasuk pembuatan
kartu anggota/peminjam.
2. Melaksanakan pencatatan peminjaman, perpanjangan dan pengambilan.
 3. Melakukan tagihan bagi keterlambatan termasuk mengenakan sanksi bagi mereka yang
melakukan pelanggaran peraturan
4. Mengatur kembali koleksi yang dikembalikan ke tempat masing-masing
5. Membuat laporan peminjaman
6. Melakukan tugas-tugas tambahan sebagai bagian dari layanan bagi pengguna

Peraturan Peminjaman
- Ketentuan ketentuan yang dibuat berbeda antara satu lembaga dengan lembaga yang lain,
sesuai dengan tujuan, jenis kegiatan serta kondisi lembaga tersebut.
- Ketentuan yang tertuang dalam peraturan tertulis ini merupakan salah satu upaya agar
koleksi bahan pustaka tetap utuh, mudah dilacak bahan pustaka tetap utuh, mudah dilacak
keberadaannya, serta menjaga kekonsistenan dan keadilan dalam layanan.

Keanggotaan
Dalam hal ini, perlu dijelaskan siapa yang berhak menjadi anggota (berhak meminjam) dan
persyaratan persyaratan yang harus dipenuhi, serta masa berlaku keanggotaan. Dalam
keanggotaan juga mempunyai keunggulan mengakses Web/Situs di dalam lembaga/sekolah
tersebut.
Hak dan Kewajiban anggota/peminjam
Hak dan kewajiban disini menyangkut hal-hal yang berkenaan dengan fasilitas layanan yang
boleh diperoleh, jumlah peminjaman serta batas waktu untuk sekali peminjaman, termasuk
kewajiban - kewajiban sebagai anggota.
Contoh:
1. Meminjam di tempat
2. Meminjam dibawa pulang
3. Boleh meminjam paling banyak 4eks untuk sekali pinjam
4. Boleh meminjam paling lama 2 minggu untuk sekali pinjam
5. Mengembalikan tepat waktu
6. Menjaga keutuhan dokumen, dsb.

Sanksi
- Sebagai upaya menjaga kedisiplinan, yang mengarah pada ketaatan pada asas keutuhan
koleksi, serta keadilan bagi seluruh calon peminjam, perlu dipikirkan sanksi jika ada
pelanggaran terhadap kewabina kewajiban yang telah ditentukan.
Contoh:
1. Denda untuk keterlambatan.
2. Tidak boleh meminjam buku, jika dalam jangka waktu tertentu belum mengembalikan
pinjaman.
3. Mengganti pinjaman yang hilang, dst.

D. LAYANAN REFERENSI
Di dalam ilmu perpustakaan istilah referensi berarti menunjuk kepada suatu koleksi
yang dapat menjawab pertanyaan yang diajukan oleh pemakai perpustakaan. Menurut
American Library Association(ALA), pelayanan referensi merupakan sebagian layanan
perpustakaan yang secara langsung berhubungan dengan pembaca dalam memberikan
informasi dan penggunaan sumber-sumber perpustakaan untuk kepentingan studi dan riset.
Adapun tujuan layanan referensi/ rujukan adalah :
(1) memungkinkan pemakai perpustakaan menemukan informasi dengan cepat dan tepat;
(2) memungkinkan pemakai menelusur informasi dengan pilihan yang lebih luas;
(3) memungkinkan pemakai menggunakan koleksi rujukan dengan lebih tepat guna.
 Agar tugas layanan referensi berjalan dengan baik maka petugas referensi perlu
memperhatikan fungsi-fungsi referensi berikut :
1) Fungsi informasi
Petugas referensi dapat memberikan jawaban terhadap pertanyaan singkat maupun
penelusuran informasi yang luas dan mendetail sesuai dengan kebutuhan pemakai
2) Fungsi bimbingan
Memberikan bimbingan kepada pemakai perpustakaan untuk menemukan bahan pustaka
yang dibutuhkan, misalnya melalui katalog perpustakaan, buku-buku referensi, serta
bahan pustaka lainnya dan bagaimana cara menggunakannya untuk menemukan informasi
yang dibutuhkan
3) Fungsi pengarahan dan instruksi
Petugas memperkenalkan kapada pemakai tentang bagaimana menggunakan perpustakaan
secara umum, penggunaan sumber-sumber bibliografi dengan baik 4 dengan maksud
untuk menggairahkan dan meningkatkan penggunaan perpustakaan. Pengarahan ini dapat
dilakukan secara formal maupun informal. Secara formal biasanya melalui program
instruksi yang telah dipersiapkan serta disusun dengan cermat dan matang yang
disesuikan dengan kebutuhan. Biasanya dilakukan oleh perpustakaan perguruan tinggi
yaitu melalui pengenalan kehidupan kampus atau orientasi kepada mahasiswa baru.
Sedangkan untuk informal dilakukan terhadap pengunjung yang datang meminta
penjelasan.
4) Fungsi supervisi
Petugas referensi dapat mengamati pengunjung , baik dalam hal kebutuhan informasi yang
diperlukan maupun latar belakang sosial dan tingkat pendidikan agar dapat menjawab
pertanyaan dengan tepat
5) Fungsi bibliografis
Petugas referensi perlu secara teratur menyusun daftar bacaan atau bibliografi untuk
keperluan penelitian atau mengenal bahan bacaan yang baik dan menarik.

Adapun syarat-syarat petugas yang ditempatkan di referensi sebagai berikut:

1) Mempunyai pengetahuan yang luas
2) Memiliki daya imajinasi yang luas
3) Terampil dalam menjalankan tugasnya
4) Siap melayani dan menolong serta
5) Mengetahui jenis-jenis koleksi referensi dan penggunaannya masing-masing
6) Mengetahui bahan pustaka yang menjadi koleksi perpustakaannya
7) Pandai menempatkan persoalan dan pertanyaan pembaca dengan cepat dan tepat
8) Bersikap ramah serta memahami koleksi perpustakaan
9) Menguasai teknik-teknik bimbingan

Jenis Koleksi Referensi Sumber informasi yang menjadi koleksi referensi dapat
dikatagorikan dalam 3 bentuk yaitu:
1. Sumber primer : monograf, disertasi, manuskrip, laporan hasil seminar/lokakarya dan
sebagainya
2. Sumber sekunder: ensiklopedia, kamus, handbook, direktori, buku tahunan , biografi ,
abstrak, bibliografi, indeks, sumber geografi.
3. Sumber tesier: bahan terapan dari sumber primer yang berbentuk buku teks
Klasifikasi Pertanyaan Referensi
Tata urutan menjawab pertanyaan referensi pada garis besarnya adalah sebagai berikut:
1. Menerima pertanyaan
Ketika menerima pertanyaan, petugas hendaknya memperhatikan:
a) Untuk keperluan apa informasi tersebut dibutuhkan;
b) Mengetahui identitas, kualifikasi dan spesialisasi penanya sehingga petugas referensi dapat
menetapkan jawaban yang akan diberikan Apabila dari pertanyaan tadi petugas referensi
masih belum mendapatkan informasi yang lengkap maka untuk mengetahui dua hal tersebut
diatas petugas harus melakukan tanya jawab dengan pemakai agar nantinya bisa membantu
mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
2. Mencatat dan mengklasifikasikan pertanyaan Pertanyaan yang diajukan oleh pemakai
perpustakaan dianalisis dan diklasifikasikan agar dapat ditentukan sumber referensi yang
sesuai dengan pertanyaan tersebut.
3. Mengerjakan penelusuran
Pertanyaan yang harus dijawab berdasarkan suatu sumber referensi, atau pertanyaan yang
memerlukan beberapa bahan pustaka tertentu, perlu dijawab melalui penelusuran. Hasil
penelusuran dapat berupa sumber-sumber yang menunjuk dimana informasi dapat ditemukan.
4. Mencatat jawaban
Jawaban yang membutuhkan penelusuran hendaknya dicatat dalam formulir pertanyaan dan
jawaban referensi. Hal ini agar dapat digunakan untuk menghadapi pertanyaan-pertanyaan
sejenis yang sering ditanyakan pemakai perpustakaan.
5. Menyampaikan jawaban
Jawaban dapat disampaikan secara langsung secara lisan maupun dalam bentuk tertulis.
Apabila petugas referensi tidak dapat menjawab pertanyaan , hendaknya petugas memberikan
saran-saran yang dapat membantu pemakai perpustakaan untuk menemukan informasi.
Misalnya dengan menunjuk perpustakaan atau jasa informasi lain.
Bimbingan Penelusuran informasi
Pada umumnya bimbingan penelusuran informasi diperpustakaan dilakukan kepada pemakai yang
mengalami kesulitan dalam menemukan informasi tertentu. Untuk perpustakaan yang memiliki
koleksi referensi yang cukup banyak dan ditangani oleh petugas tersendiri, maka tugas untuk
melakukan bimbingan atau penelusuran informasi biasanya dilakukan oleh petugas referensi.
Bimbingan tersebut tergantung dari pertanyaan atau permintaan pemakai perpustakaan. Ada dua
bentuk bimbingan yang diberikan kepada pemakai perpustakaan:
1) Bimbingan langsung
Yaitu bimbingan yang diberikan melalui hubungan langsung antara petugas referensi dan
pemakai perpustakaan, baik yang bersifat individual-formal maupun yang bersifat klasikal-
formal
2) Bimbingan tidak langsung
Yaitu bimbingan yang diberikan melalui media tertentu (brosur, pamflet, petunjuk
penggunaan dan terbitan lainnya).
Promosi Koleksi Referensi
1. Display
2. Ceramah
3. Lomba
4. Publikasi
5. Pameran
E. LAYANAN SERIAL
Dalam Websters Third New International Directory of the English Language
disebutkan bahwa terbitan berseri adalah; suatu terbitan (seperti surat kabar, jurnal, buku
tahunan atau bulletin) yang diterbitkan dengan nomor yang berurutan dan terbit secara berseri
dan terus menerus. waktu yang tidak terbatas. Termasuk di dalamnya adalah terbitan berkala
(periodicals), Koran, buku tahunan, seri monografi yang bernomor. Menurut ALA Glossary
of Library Term, serial atau terbitan berseri adalah suatu publikasi yang diterbitkan secara
berturut turut, bagian demi bagian, biasanya dengan jarak penerbitan yang tetap dan
dimaksudkan untuk terbit terus menerus tanpa batas waktu tertentu.
Ciri-ciri terbitan berseri Berbeda dengan terbitan lainnya, maka terbitan berseri
memiliki beberapa ciri, seperti halnya;
1. Dalam satu kali terbit memuat beberapa artikel atau tulisan yang ditulis oleh
beberapa orang;
2. dikelola oleh sekelompok orang yang biasanya dikenal dengan sebutan redaksi.
3. Terbit terus menerus dengan memiliki kala terbit, seperti hatian, bulanan, tahunan,
dsb.
4. Diupayakan memiliki system control internasional, seperti ISSN (Internationan
Standard Serial Number).

Jenis-jenis terbitan berseri Jenis-jenis terbitan berseri menurut Harrod meliputi;

terbitan berkala, surat kabar, buku tahunan, seri monografi yang bernomor, prosiding,
transaction dan memoar.

F. LAYANAN TELEKOMUNIKASI/INTERNET
Internet saat ini menjadi bintang dalam TI. Orang sudah tidak asing lagi untuk
menggunakan internet dalam kehidupannya. Untuk itu mau tidak mau perpustakaanpun harus
dapat memberikan layanan melalui media ini. Melalui media web perpustakaan memberikan
informasi dan layanan kepada penggunanya. Selain itu perpustakaan juga dapat menyediakan
akses internet baik menggunakan computer station maupun WIFI / Access Point yang dapat
digunakan pengguna sebagai bagian dari layanan yang diberikan oleh perpustakaan.
Pustakawan dan perpustakaan juga bisa menggunakan fasiltas web-conferencing untuk
memberikan layanan secara online kepada pengguna perpustakaan. Web-Conferencing ini
dapat juga dimanfaatkan oleh bagian layanan informasi dan referensi. OPAC atau Online
Catalog merupakan bagian penting dalam sebuah perpustakaan, untuk itu perpustakaan perlu
menyediakan akses yang lebih luas baik itu melalui jaringan lokal, intranet maupun internet.

G. LAYANAN FOTOCOPY
Perpustakaan menyedian layanan foto copy. Hal ini dimaksudkan untuk membatu mahasiswa
yang akan foto copy buku dengan cepat dan mudah. Layanan ini tersedia di dalam
perpustakaan. Untuk efisiensi waktu, mahasiswa tidak perlu keluar jika akan foto copy.

H. LAYANAN KEANGGOTAAN
Dalam hal ini, perlu dijelaskan siapa yang berhak menjadi anggota (berhak meminjam) dan
persyaratan persyaratan yang harus dipenuhi, serta masa berlaku keanggotaan. Dalam
 keanggotaan juga mempunyai keunggulan mengakses Web/Situs di dalam lembaga/sekolah
tersebut.
Langkah langkah yang harus dilakukan, yaitu:
1. Registrasi
Merupakan kegiatan untuk mengisi formulir yang sudah disediakan oleh lembaga atau
instansi terkait dan juga sebagai persyaratan untuk mendaftarkan diri sebagai anggota
perpustakaan
2. Pembuatan Kartu
Setelah melakukan kegiatan registrasi pengguna atau user harus melakukan serangkaian
proses yang sudah ditetapkan oleh lembaga atau instansi terkait guna melanjutkan proses
pembuatan kartu sebagai syarat utama untuk menjadi anggota perpustakaan.
3. Updater
Layanan untuk memperbarui setelah pembuatan kartu selesai. Misalnya, ketika kartu
anggota sudah kedaluwarsa dengan melakukan kegiatan updater kita bisa memperbarui kartu
anggota kita, lalu yang kedua adalah misalnya nama atau tanggal lahir atau nomor identitas
bila ada kesalahan kita bisa memperbaiki melalui layanan ini.
4. Pemblokiran
Kegiatan untuk memblokir user atau pengguna dengan menggunakan sistem yang dimiliki
oleh perpustakaan. Misalnya, ketika user atau pengguna meminjam 1 buku berjumlah 145
halaman dan ketika mengembalikan ternyata buku itu kembali hanya tersisa 100 halaman
saja, dan ketika sistem atau pustakawan bagian administrasi itu menemukan kejadian hal
yang sama dan dengan user yang sama, pustakawan atau sistem yang dikendalikan itu dapat
memblokir user dengan men-nonaktifkan kartu anggota perpustakaan, sehingga ini juga
dapat menimbulkan efek jera bagi pengguna agar dapat lebih menjaga keutuhan koleksi di
perpustakaan.
 RUJUKAN

http://digilib.um.ac.id/images/stories/pustakawan/karsasih/Layanan%20Referensi%20Dan%20Seria
l%20Perpustakaan%20Sekolah.pdf

Darmono.2001. Manajemen Perpustakaan. Jakarta : Grasindo.

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 2004. Buku Pedoman. Perpusakaan Perguruan Tinggi.
Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan

Yulia, Yuyu. 1995. Materi Pokok Pengadaan Bahan Pustaka. Jakarta : Universitas. Terbuka
Depdikbud.

Sulistyo-Basuki. 2001. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia

Basuki, Sulistyo. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Utama.

Bafadal, Ibrahim. 2001. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta : Bumi. Aksara.

Qalyubi, Syihabuddin. 2007. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.Yogyakarta: Kanisius