Anda di halaman 1dari 8

A.

PENDAHULUAN
Staff eksekutif dari perusahaan asuransi jiwa yang relatif kecil
sedang mempertimbangkan sebuah proposal untuk memasang
sebuah sistem EDP (pemrosesan data elektronik). Proposal tersebut
dipresentasikan oleh asisten kepada presiden, John Skully. Dia telah
melakukan studi kelayakan dari peralatan tersebut setelah
konsultan manajemen merekomendasikan suatu pembongkaran
menyeluruh atas pekerjaan dalam perusahaan.

Konsultan manajemen telah dipekerjakan oleh perusahaan untuk


mendiagnosis penyebab turnover dan absensi yang tinggi. Setelah
meninjau kembali situasi dan berbicara dengan kelompok karyawan,
konsultan merekomendasikan agar struktur organisasi diganti dari
berbasis fungsional menjadi berbasis klien. Perubahan dari berbasis
departemental akan menyebabkan manajemen mendesain ulang
pekerjaan untuk mengurangi biaya sumber daya insani terkait tugas
berspesialisasi tinggi.

Organisasi saat ini meliputi departemen yang terpisah untuk


menerbitkan polis, menagih premi, perubahan penerima manfaat,
dan mengolah aplikasi pinjaman. Karyawan pada masing-masing
departemen mengeluhkan tentang pekerjaan mereka yang
membosankan, tidak signifikan dan monoton. Mereka menyatakan
alasan satu-satunya mereka tetap tinggal di perusahaan adalah
karena mereka menyukai atmosfir perusahaan kecil. Mereka merasa
manajemen memiliki perhatian tulus dengan kesejahteraan mereka
namun sifat pekerjaan yang tidak penting berkontradiksi dengan
perasaan tersebut. Sebagaimana salah seorang pekerja
mengatakan, Perusahaan ini cukup kecil untuk mengenal hampir
semua orang. Namun pekerjaan yang saya lakukan sangat
membosankan sampai-sampai terpikirkan mengapa mereka perlu
saya mengerjakan ini. Komentar ini dan berbagai komentar yang
hampir sama meyakinkan konsultan bahwa pekerjaan harus diubah
untuk menyediakan motivasi yang lebih besar. Menyadari bahwa
peluang desain ulang pekerjaan yang dibatasi oleh struktur
organisasi, dia pun merekomendasikan agar perusahaan berganti ke
berbasis klien. Dalam struktur tersebut, setiap karyawan akan
menangani setiap transaksi terkait pemegang polis tertentu.

Ketika konsultan mempresentasikan pandangannya kepada anggota


staff eksekutif, mereka sangat tertarik dengan rekomendasinya.
Faktanya, mereka setuju bahwa rekomendasinya sangat beralasan.
Mereka mencatat, bagaimanapun juga, bahwa perusahaan kecil
harus memberikan perhatian khusus terhadap efisiensi dalam
penanganan transaksi. Basis fungsional memampukan organisasi
mencapai tingkatan spesialisasi yang diperlukan untuk efisiensi
operasi. Manager operasi internal mengatakan, Apabila kita
berganti dari spesialisasi, maka tingkat efisiensi akan turun karena
kita akan kehilangan keuntungan dari upaya spesialisasi. Satu-
satunya jalan bagi kami menerima desain ulang pekerjaan
sebagaimana disarankan konsultan adalah untuk mempertahankan
efisiensi kami; dengan kata lain, tidak akan ada pekerjaan yang
didesain ulang karena kami akan kehilangan bisnis.

Manajer operasi internal menjelaskan kepada staff eksekutif bahwa


meskipun absensi yang diluar batas dan turnover, dia mampu
mempertahankan produktivitas yang dapat diterima. Rentang dan
kedalaman yang rendah dari pekerjaan mengurangi jangka waktu
pelatihan hingga minimal. Juga sangat memungkinkan untuk
menyewa bantuan temporer untuk mengatasi kesibukan pekerjaan
dan menggantikan karyawan yang absen. Lebih lanjut, katanya,
mengganti pekerjaan orang-orang kita juga berarti kita harus
mengganti pekerjaan para manajer. Mereka sudah menjadi ahli di
masing-masing wilayah fungsionalnya, namun kita belum pernah
mengupayakan untuk melatih mereka untuk mengawasi lebih dari
dua operasi.

Mayoritas staff eksekutif percaya bahwa rekomendasi konsultan


harus dipertimbangkan dengan matang. Pada titik tersebut, grup
menugaskan John Skully untuk mengevaluasi potensi EDP sebagai
upaya untuk memperoleh operasi yang efisien dalam kombinasi
dengan desain ulang pekerjaan. Dia telah menyelesaikan studinya
dan mempresentasikan laporannya kepada staff eksekutif.

Pada lini bawah, kata Skully, di sanalah EDP akan memampukan


kita untuk mempertahankan efisiensi saat ini, namun dengan desain
ulang pekerjaan kita tidak akan memperoleh keuntungan lebih
besar. Jika analisis saya benar, kita harus menyerap biaya peralatan
dari penghasilan, karena tidak akan ada penghematan biaya. Oleh
karena itu akan tergantung pada harga berapa kita bersedia dan
mampu membayar untuk meningkatkan kepuasan karyawan kita.

B. PERMASALAHAN
Pertanyaan untuk diskusi:
1. Jelaskan karakteristik inti pekerjaan karyawan yang akan
berubah apabila rekomendasi konsultan diterima
2. Alternatif strategi desain ulang yang mana yang seharusnya
dipertimbangkan? Sebagai contoh, rotasi kerja dan perluasan
pekerjaan merupakan alternatif yang mungkin. Apa
pertimbangan yang relevan untuk itu dan desain lainnya
dalam konteks perusahaan tersebut?
3. Apa yang akan jadi keputusan anda dalam kasus ini? Apa yang
seharusnya disediakan manajemen untuk memberikan
kepuasan bagi karyawannya? Pertahankan pendapat anda!

C. TINJAUAN LITERATUR
1. Definisi
- Job design
- Job redesign
2. Job Characteristik (menggunakan Indeks Karakteristik
Pekerjaan atau IKP)
D. PEMBAHASAN
1. Karakteristik Inti Perusahaan yang Dirubah

Untuk mengetahui karakteristik kerja perusahaan yang harus


dirubah terlebih dahulu harus diketahui bagaimana isi kerja yang
dirasakan karyawan. Isi kerja yang dirasakan adalah penilaian
tentang aktifitas pekerjaan secara khusus dan karakteristik
pekerjaan yang berlaku secara umum oleh setiap individu yang
melaksanakan pekerjaan. Ukuran isi kerja yang dirasakan adalah
berupa persepsi yang bisa berbeda pada setiap individu; perbedaan
kondisi sosial juga mempengaruhi persepsi atas pekerjaan. Lebih
dari satu riset menyatakan bagaimana seseorang menilai suatu
pekerjaan sangat dipengaruhi oleh apa yang dikatakan orang lain
terhadap pekerjaan tersebut.

Setelah ditinjau dan dilakukan wawancara pada kelompok karyawan


ditemukan bahwa kondisi perusahaan saat ini berupa departemen-
departemen dengan kerja yang terspesialisasi. Karyawan dalam
departemen ini mengeluh bahwa pekerjaan mereka membosankan,
tidak berarti dan monoton.karyawan juga mengemukakan bahwa
alasan utama mengapa mereka tinggal adalah karena mereka
senang dengan suasana perusahaan kecil.

Untuk merubah isi kerja yang dirasakan karyawan perlu dilakukan


pengukuran terlebih dahulu isi pekerjaan yang ada. Dengan
menggunakan Indeks Karakteristik Pekerjaan (IKP) persepsi
pemegang kerja diukur dalam enam karakteristik yaitu; varietas,
otonomi, identitas tugas, umpan balik, berhubungan dengan pihak
lain dan peluang persahabatan. Untuk itu dengan berdasarkan pada
informasi yang didapat dari peninjauan konsultan kita dapat
mengukur IKP dan menentukan karakteristik mana yang harus
dirubah dan bagaimana perubahannya nanti agar isi kerja yang
dirasakan karyawan menjadi lebih baik.

Karakteristi Keadaan di Perusahaan Tingkat IKP


k
Varietas Perusahaan terpisah dalam Rendah
departemen-departemen yang
spesifik. Manajer operasional
mengatakan bahwa perusahaan
memiliki manajer yang tidak pernah
dilatih untuk menangani lebih dari
dua operasi. Hal ini menyimpulkan
bahwa rentang varietas kerja yang
sempit.
Otonomi Salah seorang karyawan berkata Rendah
pekerjaannya terlalu membosankan
sehingga saya bingung mengapa
mereka meminta saya melakukan hal
tersebut, hal ini menunjukkan bahwa
desain pekerjaan terbentur struktur
organisasi sehingga otonomi
karyawan dalam mendesain
pekerjaannya terbatas atau hampir
tidak ada.
Identitas Karyawan bahkan tidak mengetahui Rendah
Tugas kenapa perusahaan meminta mereka
melakukan pekerjaan tersebut.
Karyawan juga megungkapkan bahwa
pekerjaan mereka tidak berarti Itu
berarti karyawan tidak dapat
mengidentifikasi hasil kerja mereka.
Umpan Karyawan merasa bahwa manajemen Tinggi
Balik mempunyai perhatian serius terhadap
kesejahteraan.
Berhubung Keadaan perusahaan yang terdiri dari Rendah
an dengan departemen yang terspesialisasi
pihak lain membuat departemen-departemen
tertentu akan jauh dari hubungan
dengan pihak lain.
Peluang Karyawan berpendapat bahwa Tinggi
Persahabat perusahaan cukup kecil untuk
an memungkinkan setiap karyawan
saling mengenal.
Dengan merujuk pada Indeks Karakteristik Pekerjaan yang berdasar
atas hasil peninjauan konsultan terhadap karyawan perusahaan
maka dapat diketahui karakteristik-karakteristik perusahaan yang
perlu dirubah untuk meningkatkan isi kerja karyawan yaitu; Varietas,
Otonomi, Identitas Tugas,dan Hubungan dengan Pihak Lain. Bila
rekomendasi dari konsultan untuk mendesain ulang perusahaan
diterima maka semua yang masih mempunyai tingkat IKP yang
rendah akan berubah.

2. Alternatif Strategi yang Digunakan

Dalam mengatasi masalah turn over dan absensi yang tinggi pada
perusahaan perlu diidentifikasikan lebih lanjut masalah-masalah
yang mendasarinya terlebih dahulu sehingga dapat diambil
keputusan perubahan desain pekerjaan yang dapat diambil pihak
perusahaan. Berikut akan dijelaskan beberapa alternatif yang dapat
diterapkan perusahaan dalam mengatasi masalah-masalah
tersebut.

a) Rotasi Pekerjaan
Rotasi pekerjaan merupakan praktik untuk menggerakkan individu
dari pekerjaan ke pekerjaan lain guna mengurangi kebosanan dan
meningkatkan motivasi potensial dan prestasi. Rotasi pekerjaan
meningkatkan rentang pekerjaan dan persepsi atas ragam isi
pekerjaan. Peningkatan keragaman tugas berkaitan dengan studi
terbaru, akan meningkatkan kepuasan karyawan, mengurangi
beban mental, menurunkan jumlah kesalahan karena faktor
kelelahan, meningkatkan produktifitas dan efisiensi.
Rotasi pekerjaan ini sekaligus akan membantu meningkatkan
derajat varietas kerja dengan menambah rentang pekerjaan
karyawan. Rotasi pekerjaan juga akan membuat karyawan memiliki
kesempatan lebih banyak untuk berinteraksi dengan pihak luar.
Ragam jenis pekerjaan dan batasan antar pekerjaan yang dilakukan
karyawan akan memeberi rasa puas dalam setiap penyelesaian
satu pekejaan sehingga identitas tugas masing-masing karyawan
akan semakin jelas. Sedangkan dalam aspek otonomi pekerjaan
juga akan lebih baik dari sebelumnya karena dengan skill dalam
melakukan berbagai pekerjaan yang dimiliki karyawan dan
hubungan baik antar karyawan maka karyawan dapat melakukan
penjadualan kerja mereka sendiri.
Dengan menerapkan rotasi pekerjaan juga akan didapatkan
efisiensi kerja yang mana dikhawatirkan akan hilang akibat
penghapusan sistem spesialisasi pekerjaan. Karena dengan rotasi
pekerjaan karyawan akan memiliki motivasi kerja yang lebih baik.
Selain itu, rentang kerja yang luas membuat karyawan dapat
menggantikan posisi lain yang hilang bilamana ada karyawan
absen. Hal ini tentu membuat produktifitas dan efektifitas
perusahaan dapat tetap terjaga.
b) Perluasan Pekerjaan
Perluasan pekerjaan merupakan praktik peningkatan jumlah tugas
bagi orang yang mempnyai tanggung jawab tertentu. Dengan kata
lain perluasan pekerjaan meningkatkan rentang pekerjaan tapi tidak
menambah kedalamannya. Strategi perluasan pekerjaan
membentuk desepesialisasi atau meningkatkan jumlah tugas yang
harus dilakukan oleh seorang pekerja.
Seperti diketahui pada perusahaan asuransi ini karyawan
mengalami kebosanan akan kerja mereka yang monoton. Dengan
diberlakukannya perluasan pekerjaan maka karyawan akan
memiliki rentang pekerjaan yang lebih luas yang diharapkan akan
meningkatkan kepuasan dan mutu produk serta menurunkan
tingkat absesnsi dan turn over. Dalam penerapan perluasan
pekerjaaan akan diperlukan pelatihan keterampilan lebih lanjut
sehingga karyawan akan memiliki nilai lebih yang membuat
karyawan merasa puas akan kinerjanya yang akan terukur lebih
baik dari sebelumnya dengan rentang kerja yang lebih banyak; hal
ini juga membuat karyawan merasa lebih berarti didalam kerja
perusahaan sehingga tingkat absensi dan turn over dapat ditekan.
Nantinya pelatihan ini juga akan berpenagruh pada peningkatan
mutu produk karena keterampilan karyawan yang meningkat.
c) Pemerkaya Pekerjaan
Pemerkaya pekerjaan adalah praktik peningkatan keleluasaan
individu sehingga bisa menyeleksi aktivitas dan hasil dari setiap
pekerjaannya. Pemerkaya pekerjaan akan menambah kedalaman
kerja yang berarti akan meningkatkan psikologikal (khususnya
tanggung jawab, tantangan pekerjaan dan pencapaian). Secara
langsung dengan menambah tingkat kedalaman pekerjaan akan
meningkatkan derajat otonomi pada karakteristik pekerjaan.
Pemerkaya pekerjaan membuat personil non manajerial memiliki
kewenangan untuk ikut mengatur pekerejaannya sendiri sehingga
dapat mengendalikan dan mengarahkan pekerjaannya sendiri, hal
ini membuat manajeernya memiliki peningkatan kedalaman
pekerjaan berupa peningkatan fungsi pelatihan dan konseling
karyawan diluar fungsi pengendalian dan pengarahan.
Pada perusahaan asuransi ini karyawan mengeluarkan statemen
bahwa pekerjaan merkea tidak berarti. Pemerkaya pekerjaan ini
akan memberikan implikasi langsung terhadap hal tersebut.
Peningkatan kedalaman pekerjaan akan secara langsung mengubah
isi kerja karyawan menjadi lebih bernilai sehigga karyawan menjadi
memiliki pencapaian atas kerjanya dan tidak menyepelekan
fungsinya di perusahaan.

3. Apa keputusan akhir yang harus diambil perusahaan?

Perusahaan asuransi ini memiliki masalah interistik dimana pekerja


merasa kurang memiliki tanggung jawab akan perkejaannya yang
memang berada pada rentang dan kedalaman yang rendah.
Konsultan menyarankan untuk dilakukan desain pekerjaan untuk
mengatasi hal ini. Namun perusahaan ini sebelumnya
mengedepankan efisiensi kerja dengan spesialisasi pekerjaan yang
memungkinkan kerja perusahaan tetap produktif meski turn over
dan absensi diperusahaan tinggi. Dengan kata lain perusahaan tidak
menitik beratkan pada perhatian terhadap lini bawah perusahaan
yaitu individu pekerja itu sendiri. Meskipun terjadi turn over
perusahaan tidak perlu repot karena spesialisasi memungkinkan
pekerja baru tidak perlu menjalani pelatihan intensif terlebih dahulu
dan bahkan membuat perusahaan bisa menggunakan pekerja
temporer untuk mengisi kekosongan disaat kebutuhan pekerja
tinggi. Dalam keadaan ini maka efisiensi kerja akan berkurang jika
dilakukan desain pekerjaan yang menereapkan despesialisasi
pekerjaan. Tetapi, dengan diterapkannya sistem pemrosesan
elektronik yang akan memangkas kerja karyawan, efisiensi itu dapat
tetap dijaga.

Dari data yang terkumpul diatas maka menurut kami keputusan


yang harus diambil oleh perusahaaan adalah melakukan desain
ulang pekerjaan untuk meningkatkan tingkat motivasi interistik
pekerja. Hal ini akan sesuai dengan rekomendasi konsultan dan
pertimbangan eksekutif perusahaan. Desain ulang pekerjaan
membutuhkan biaya dan waktu dalam penerapannya karena
diperlukan pelatihan dan penambahan peralatan untuk membantu
kerja karyawan yang rentang dan kedalaman kerjanya ditingkatkan.
Penerapan desain kerja ini diharapkan akan membantu
meningkatkan pencapaian kerja pada lini bawah perusahaan. Untuk
meningkatkan produktifitas dan kepuasan pada lini bawah melalui
desain ulang pekerjaan akan lebih baik jika menekankan pada
otonomi dan umpan balik. Karena akan lebih mudah memberikan
individu tanggung jawab yang lebih besar untuk total tugas
daripada meningkatkan esensi dari tugas itu sendiri.

Dengan kata lain hal yang harus diperhatikan perusahaan adalah


kepuasan kerja itu sendiri dengan meningkatkan otonomi dan
pencapaian kerja setiap individu bukan justru menambah esensi
pekerjaannya. Karena dengan meningkatkan otonomi dan umpan
balik maka setiap karyawan akan memiliki nilai lebih dan akan lebih
merasakan pencapaian akan setiap hasil kerjanya. Kedalaman
pekerjaan yang ditingkatkan akan mengurangi tingkat utrn over dan
absensi karena karryawan akan merasa bahwa dirinya snagat
berarti terhadap kerja perusahaan.

E. REKOMENDASI KEBIJAKAN
F. TREND MASA YANG AKAN DATANG
G. PEMBELAJARAN DARI KASUS
Perusahaaan asuransi ini mengalami kondisi dimana tingkat turn
over dan absensi karyawan yang tinggi. Hal ini dikarenakan
kurangnya kedalaman dan rentang kerja karyawan sehinggga
motivasi interistik karyawan terhadap pencapaian perusahaan
rendah. Untuk mengatasi hal ini perlu dilakukan desain pekejaan
yang mengedepankan kedalaman akan pekerjaan setiap karyawan
atau dengan strategi pemerkaya pekerjaan. Desain ulang pekerjaan
ini akan melengkapi penerapan sistem data pemrosesan elektronik
yang sedang dikemukakan pada perusahaan tersebut; karena
sistem ini akan membantu memangkas pekerjaan sehingga
karyawan dapat fokus pada pekerjaan yang lebih memiliki tanggung
jawab dan skill kemampuan manusia dalam pengerjaannya. Dengan
penerapan desain ulang dan sistem pemrosesan data ini maka
perusahaan akan mengeluarkan biaya peralatan yang maksimal dan
biaya pelatihan namun dengan hasil bahwa setiap pencapaian kerja
perusahaan akan dirasakan dari lini terbawah hingga eksekutif
perusahaan. Hal ini akan memberikan dampak pada jangka panjang
dimana para karyawan akan bersinergi utuh dengan perusahaan.
Karyawan akan mengetahui pentingnya posisi mereka dalam
perusahaan dan perusahaan mengapresiasikan hal tersebut dengan
memberikan tanggung jawab dan timbal balik langsung atas setiap
pencapaian kerja karyawan. Dengan begitu tanggung jawab akan
pencapaian tujuan-tujuan perusahaan akan dipegang dari lini
terbawah perusahaan yang berarti pencapaian perusahaan akan
didukung semua sektor yang diharapkan akan meningkatkan
produktifitas perusahaan kedepannya.

Anda mungkin juga menyukai