Anda di halaman 1dari 43

Communication

Komunikasi

Komunikasi dapat didefinisikan sebagai proses penyampaian informasi baik


verbal maupun tertulis dari satu pihak tertentu kepada pihak lain; ia melibatkan
pengirim mengirimkan sebuah pesan dan di sebuah data penerima memahami-
ing. Berkomunikasi secara efektif merupakan sebuah proses bahasa dan orang-
orang yang memerlukan kemampuan interpersonal proses. Keterampilan
komunikasi penting untuk melakukan fungsi-fungsi dasar manusia- dilakukan
modifikasi: perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, dan khususnya
memimpin. Kenyataannya, manajer menghabiskan sebagian besar waktu mereka
dalam kegiatan-kegiatan yang melibatkan beberapa bentuk komunikasi.
Untuk berjalan lancar, organisasi harus memiliki informasi yang efisien sistem distribusi yang
memastikan bahwa pesan diterima dalam sikap yang dimaksudkan. Jenis-jenis dissemi- nated
informasi di seluruh organisasi termasuk tujuan dan sasaran-sasaran, mengubah kebijakan, strategi
dan prosedur, perilaku-perilaku dan keprihatinan-keprihatinan, dan masalah dan solusi-solusi. Sangat
penting untuk komunikasi untuk mendapatkan informasi dari pelanggan karena ia memungkinkan
manajer TI untuk meningkatkan service deliv- ery. Lebih jauh lagi, kerukunan, kerjasama, dan
efisiensi dalam sebuah tim kerja bergantung pada komunikasi tive effec- sebagai cara untuk
memastikan bahwa semua anggota memahami tujuan tim dan tugas-tugas untuk dilakukan.
Berkomunikasi dalam organisasi kesehatan mengharuskan manager untuk memenuhi peran
berikut:
Terbuka listener dalam interaksi dengan pelanggan. Golongan atasan, teman teman, dan
karyawan.
Distributor informasi dalam kedua mengirim rencana kerja dan instruksi untuk
karyawan dan kegiatan pelaporan dan untuk rekan rekan dan golongan atasan hasil.
Juru bicara manajer tingkat atas dalam berkomunikasi dengan para karyawan.

Bab ini mengkaji unsur-unsur dan proses komunikasi, yang, faktor-faktor yang
mempengaruhi bagaimana pesan-pesan dikirim dan bagaimana mereka diterima dan
diterjemahkan. Tiga hambatan-hambatan komunikasi tive effec--lingkungan, berdasarkan
Communication
pengalaman, dan itu dilihat-perilaku. Dua alat komunikasi, kata - kata dan kata-kata tertulis,
akan dibahas, serta sebuah medium ketiga dari hubungan nonverbal melalui komunikasi
bahasa tubuh. Dalam membahas metode-metode komunikasi, saya memberikan pointer pada
bagaimana untuk merencanakan dan melaksanakan pertemuan, membuat presentasi lisan,
dan desain komunikasi tertulis yang efektif. Bab ini berakhir dengan keterangan singkat
mengenai peran manager di menengahi dan menyelesaikan konflik.

Proses Komunikasi

Proses komunikasi yang rumit, yang terdiri dari pembentukan, transmisi, dan trans- lation informasi.
Lima elemen-elemen dasar yang terlibat dalam proses komunikasi:
Pengirim pesan yang menciptakan pesan ke orang lain.
Pesan (Informasi)
Media yang digunakan untuk mengirimkan pesan, seperti mencetak, telepon, fax, atau e
mail.
Penerima pesan yang menerima pesan darimpengirim.
Umpan balik yang di pertuikarkan antara pengirim dan penerima (Gambar 7.1)

Pesan yang sebenarnya adalah produk fisik yang mungkin biasanya kata-kata dan hubungan
nonverbal petunjuk. Saluran atau menengah adalah bagaimana pesan berjalan.
Pengirim tidak hanya menentukan pesan yang dikirim tetapi juga bertanggung jawab untuk
menyampaikan pesan dengan cara yang meminimalkan kesempatan pesan yang akan diubah.
Penerima adalah orang-orang yang menerima pesan dan men-decode (deciphers) pesan yang
diterima. Penerima harus juga menterjemah pesan berdasarkan pengalaman pribadi. Umpan
balik yang dipertukarkan antara pengirim dan penerima untuk menentukan apakah pesan diterima
pesan itu dimaksudkan (lihat gambar 7.1).
Setiap unsur mempengaruhi penciptaan, transmisi, dan informasi terjemahan dalam com- proses
melayani komunikasi. Mempengaruhi di luar proses komunikasi, disebut distracters atau barri- ers,
dapat mempengaruhi setiap unsur dalam proses.
Kedua pengirim dan penerima dipengaruhi oleh masing-masing karakteristik pribadi, berbentuk
atas seumur hidup oleh bahasa, pendidikan, agama, pengalaman hidup, budaya, lingkungan,
bekerja, dan ciri-ciri fisik. Karena pengalaman seumur hidup mempengaruhi persepsi dari kedua
pengirim dan penerima, memahami pesan yang dikirim berarti memahami pengirim. Demikian
juga, memastikan bahwa pesan tersebut ditafsirkan sebagai dimaksudkan membayangkan
memahami penerima.
Communication
Media yang dipilih seringkali bergantung pada pesan yang akan diteruskan. Kadang-kadang-
ujian untuk- ple, saat umpan balik segera diinginkan-, ianya sesuai untuk menyampaikan pesan
secara lisan di per- anak daripada oleh sebuah nota kesepahaman tertulis. Umpan balik yang
dipertukarkan antara pengirim dan penerima untuk konfirmasi apakah pesan yang diterima adalah
salah satu rasul dimaksudkan. Proses umpan balik yang terpengaruh oleh media yang digunakan
dan oleh karakteristik pribadi dari pengirim dan penerima. Dengan kata lain, lima elemen-elemen
proses komunikasi ini saling berkait.

Hambatan Hambatan Komunikasi

Kapan saja dalam proses komunikasi dapat terputus atau diganggu oleh distracters.
Distracters adalah keadaan yang mengganggu Penerima atau pengirim perhatian dan menarik dari
pesan yang dikirim atau yang mengubahkan atau jika tidak merusak pesan.

Gambar 7.1. Proses Komunikasi

Distractor
s

Pesan pengirim
Penerima Menengah

Umpan-balik Menyebabkan miskomunikasi fakta-fakta yang paling sederhana sekalipun dalam proses
komunikasi, dan sebagai mes- bijaksana kenaikan kerumitan, potensi miskomunikasi meningkat.
Hambatan-hambatan komunikasi dapat dibagi menjadi empat kategori luas: lingkungan, berdasarkan
pengalaman, perilaku yang, dan budaya.
Communication

Hambatan Hambatan Karena Lingkungan

Distracter yang jelas dalam proses komunikasi merupakan masalah lingkungan interferensi yang
dis- torts atau istirahat arus informasi antara pengirim dan penerima. Dua jenis halangan
lingkungan ada: fisik (atau mekanikal) dan operasional.
Contoh-contoh atau fisik lingkungan mekanis hambatan adalah konektor patah atau statis pada
garis telepon, percakapan terganggu oleh telepon berdering atau mengetuk pada pintu kantor, atau
tertawa keras yang akan mengganggu rapat. Rintangan operasional harus melakukan sistem
dengan mematahkan- surut. Contoh-contoh adalah huruf-huruf yang hilang dalam surat tersebut,
misplacement dari sebuah memo penting karena yang tidak mencukupi mengajukan, sistem atau
kehilangan data karena suatu kesalahan pemrograman.
Layanan makanan manager yang office adalah di dekat pintu kantin dapat mengantisipasi
rintangan lingkungan fisik tertentu (seperti bunyi). Oleh karena itu, manager harus menjadwalkan
satu- pada-satu, manager-konferensi karyawan di ruang konferensi pribadi. Jika tidak, ia mungkin
akan sangat sulit untuk pengirim (manager) untuk berkomunikasi pesan (akibat-akibat dari sebuah
spe- cific perilaku yang tidak tepat dan apa yang harus dilakukan untuk mengubahnya) untuk
penerima (karyawan) karena sedang (suara pengirim) mungkin menenggelamkan oleh ruang kantin
yang berisik. Kecuali pesan tersebut disampaikan dan menerima secara akurat dan tanpa gangguan,
dapat vir umpan balik- tually mustahil.
Manajer tidak bisa mengantisipasi semua distracters lingkungan. Dalam situasi di mana
pasien dengan diabetes telah diberikan salah baki makan, manager tanggung-jawab adalah
untuk mengenali peluang sebuah rintangan lingkungan operasional. Manajer tersebut
kemudian harus menyelidiki makanan departemen sistem informasi layanan untuk
menemukan alasan untuk miscommunica--sekuritas <informasi baki pasien.

Hambatan-hambatan karena adanya pengalaman atau Persepsi Pribadi

Dalam Bab 1, meningkatkan keragaman budaya tenaga kerja dan efek ini pada fungsi manajemen
harian dan operasi layanan yang dicatat. Dalam proses komunikasi, kedua pengirim dan penerima
adalah produk yang tidak hanya dari pengalaman kehidupan tetapi juga dari pengalaman budaya
Communication
yang menggumpal. Secara kolektif, pengalaman-pengalaman ini menentukan persepsi pribadi
mereka dalam hal yang mereka, bagaimana mereka merasa tentang diri mereka sendiri, dan
bagaimana menerima mereka kesamaan-kesamaan dan dif- ferences di pelanggan, teman-teman,
rekan kerja, golongan atasan, dan orang-orang bawahan. Kata-kata, tindakan, dan duduk- uations
dianggap oleh orang-orang yang berbeda dan kelompok-kelompok dan yang dapat bertindak secara
berbeda untuk pesan yang sama.
Bias pribadi dapat menciptakan hambatan-hambatan komunikasi. Misalnya, sebuah cook
diminta untuk membersihkan sebuah tumpah pada lantai selama makan siang persiapan jamuan
untuk mencegah seseorang dari jatuh mungkin menafsirkan permintaan sebagai membuang-buang
waktu saja, bahkan sebuah bentuk hukuman jika cook mengesani pekerjaan pembersihan technician
untuk menjadi kurang penting daripada atau-nya sendiri.
Dalam keadaan yang diuraikan di atas, pesan yang sama juga mungkin akan diterima secara
negatif jika cook sudah sibuk menyiapkan meatloaf. Selain karena terpengaruh oleh pandangan
pribadi, pesan dan tafsiran mereka dapat dipengaruhi oleh keadaan pada saat ini. Tekanan dan
mengalami stres-yang dikenakan oleh lingkungan kerja dan orang-orang yang hasil persepsi pribadi
yang dapat mempengaruhi semua lima elemen-elemen proses komunikasi. Oleh karena itu, manajer
harus berhubungan tidak hanya dengan tingkat stress mereka sendiri tetapi juga dengan orang-orang
lain dengan siapa mereka datang dalam kontak.
Manajer Savvy membuat segala upaya untuk menangguhkan peradilan yang berdasarkan pada
perbedaan dalam penampilan atau menggunakan bahasa, misalnya. Jika tidak, mereka risiko
kehilangan kesempatan yang dapat disampaikan dalam pertukaran informasi. Sebuah menu planner
saran-untuk menggabungkan lebih entrees etnis ke menu pasien dapat dilihat sebagai sebuah bisnis
karena manajer ini Dapat menafsirkan pesan dengan objektif. Manajer tersebut menunjukkan
berharga untuk memisahkan pesan dari messenger.

Hambatan Karena Perilaku

Perspektif dan pengalaman kehidupan pribadi dapat mencetuskan perilaku tertentu yang dapat
memblokir atau menyimpangkan arus informasi. Kadang-kadang perilaku (tindakan) adalah hasil
Communication
sebuah emo- (perasaan sekuritas <). Emosi-emosi dapat mempengaruhi transmisi dan interpretasi
dari pesan. Emosi-emosi dapat sadar atau tidak sadar. Baki yang assembler yang marah pada yang
menolak promosi yang mungkin sengaja miscommunicate perintah menu pasien. Sebuah cook
menyangkal persetujuan untuk membeli sapi panggang pra- dimasak daripada menyiapkan mungkin
gagal untuk mengambil daging dari dalam oven sebelum menyala. Dalam kedua kasus, aliran
informasi yang terhambat karena apa yang dapat digambarkan sebagai perilaku emosional
barrier untuk komunikasi. Emosi pada contoh-contoh di atas adalah kemarahan dan kekecewaan
mereka, masing-masing.
Alat bantu yang efektif untuk melepaskan pengaruh negatif dari perilaku emosional acknowl-
edgment. Pengakuan tidak berarti peradilan tentang keabsahan dari merasa- ing. Jika baki
assembler dan manager adalah "menemukan" dan bertanggung jawab, masing-masing pemimpin
seharusnya tidak menilai perilaku yang tidak dapat diterima tetapi hanya menyatakan bahwa lis-
tener memahami: "Saya memahami bahwa anda kesal tentang ; walau demikian, penting untuk
mendiskusikan bagaimana keadaan tersebut dapat ditangani."
Metode lain untuk menangani perilaku emosional untuk melanjutkan percakapan saat
memungkinkan-tetapi tidak mengakui-perilaku. Misalnya, jika seorang karyawan berseru
sementara manager upaya-upaya untuk mendiskusikan masalah kinerja, manager hanya dapat
melanjutkan con- versation. Ini adalah hanya efektif jika kedua manager dan karyawan dapat
melanjutkan untuk fokus pada masalah tanpa membuatnya dapat mempengaruhi hasil. Jika tidak,
harus resched percakapan- uled. Dalam situasi emosional, penting bahwa manager memahami
orang lain pada posisi sebelum ia dapat diharapkan untuk mendengar dan memahami manager.

Hambatan Karena Budaya


Faktor-faktor kebudayaan dapat memudahkan atau menghalangi komunikasi.
Kemiripan dalam budaya antara pengirim dan penerima memfasilitasi komunikasi
berhasil, dan makna yang dimaksudkan memiliki proba- bility lebih tinggi dari
mendapatkan ditransfer. Perbedaan dalam budaya mengganggu proses komunikasi, dan
semakin besar perbedaan budaya antara pengirim dan penerima, semakin besar diharapkan
kesulitan dalam berkomunikasi. Hal ini terutama terjadi di negara-negara seperti
California, Florida, New York, Texas, dan Michigan di mana bahasa (perkataan) mungkin
tidak menterjemahkan secara langsung. Budaya lain berbeda- ences manajer yang perlu
mengetahui saat berurusan dengan sebuah budaya kerja campuran grup meliputi yang
berikut:
pendekatan komunikasi yang lain adalah ditafsirkan secara negatif.
Communication
pangkat penerima dapat mempengaruhi pesan dan proses.
Hubungan Nonverbal petunjuk seperti pemisahan spatial, bahasa
tubuh, menyentuh, perilaku, dan cus- toms mungkin distracters.
pesan dan metode yang digunakan untuk mengirim mungkin
disalahtafsirkan jika penerima tidak tht flu burung dalam Bahasa
Inggris.
Ethnocentrism, kepercayaan dalam keutamaan satu grup, dan
kecenderungan terkait untuk melihat orang lain dalam hal nilai-nilai
satu grup sendiri, mungkin merupakan rintangan tunggal terbesar.
Penstereotipan, kecenderungan untuk oversimplify dan
menyamaratakan tentang sekelompok orang, adalah rintangan besar
lain untuk komunikasi yang efektif. Penstereotipan terjadi antara dan
menemui jalan buntu dalam- keunggulan. Misalnya, beberapa orang
berpikir semua orang-orang yang bekerja dalam layanan makanan
malas dan uned- ucated dan bisa mendapatkan pekerjaan dengan lebih
baik jika mereka ingin.
perbedaan antara "kaya" dan "memiliki boleh dilakukan" membuat
hambatan bahasa berpredikat pada, ekonomi, sosial berdiri, lokasi, job
status, dan budaya umum dan perbedaan khusus.
Menggunakan "secara politis" (yang benar, sensitif secara budaya) syarat saat
berkomunikasi dengan rekan kerja. Sebuah manager harus menggunakan istilah yang
nonoffensive atau neutral untuk mengganti kata atau fasa dalam penggunaan umum yang sikap
meremehkan, menyinggung, atau yang tidak peka huruf besar-kecil.
Ketika bekerja dengan beragam kelompok budaya, sebuah manager harus tahu dan belajar
bahwa perbedaan budaya kemungkinan akan ada. Bila sebuah kesalahpahaman terjadi, dan
kategori lain dari barri- ers untuk berkomunikasi telah dihapuskan, manager harus menyadari
bahwa penyebab mungkin budaya. Misalnya, orang-orang dari Jepang jarang berbicara pertama
dalam pertemuan karena mereka berpikir tidak bijaksana. Menghindari ethnocentrism dan
penstereotipan. Tujuan akan dan menghargai perbedaan-perbedaan dalam anggota-anggota
kelompok kerja. Awasilah ajaranmu tentang bagaimana individu atau kelompok-kelompok ini
disebut. Banyak kata-kata yang benar secara politis telah menggantikan banyak istilah yang
ofensif. Namun, ras, penghinaan seksual, dan lain-lain yang menyakiti dan menyakiti individu
dan kelompok-kelompok masih sering digunakan. Manajer TI harus belajar etnis yang disukai
ketentuan pekerja mereka. Beberapa orang dari dia- itage Afrika mungkin lebih suka dipanggil
Communication
"black", sedangkan orang lain mungkin disebut "Amerika Afrika." tergantung pada 6-12, orang-
orang yang berbahasa Spanyol mungkin yang disebut "Latin," "Chicano," "golongan Hispanic,"
atau istilah-istilah lain yang terkait dengan negara asal mereka (seperti Puerto Pada). Orang-
orang dari Pacific Rim mungkin ingin menjadi dirujuk sebagai "Amerika Asia" atau istilah yang
mencerminkan negara asal mereka (seperti "bahasa Korea," "bahasa Jepang," ", Filipina" dan
seterusnya).

Hambatan Karena Faktor Lain

Perilaku sering disebut hubungan nonverbal komunikasi dapat berkomunikasi secara efektif
seperti sebagai emo- tional menampilkan. Perilaku ini disampaikan melalui bahasa tubuh dan
bukannya berbicara atau tercat- sepuluh kata-kata. Ekspresi wajah, belaka, dan mengirim
"transmisi yang lain dibawa ke peristirahatan postur" tentang sikap, persepsi, dan emosi.
Tersenyum, sambil mengangkat bahu, atau duduk tergelincir di kursi di com- mon ungkapan
dalam hubungan nonverbal kosa. Kadang-kadang hubungan nonverbal komunikasi dapat
melayani untuk mendukung verbal, seperti ketika sebuah manager, kata-kata yang menguatkan
kepada karyawan yang disertai tersenyum dan nods.
Ketika baik Pengirim atau penerima tidak memiliki pengetahuan yang memadai untuk
memahami lain, proses tidak efektif. Rintangan lain termasuk

Kurangnya menarik. Salah satu Penerima atau pengirim tidak memiliki minat dalam
mes sage yang disampaikan-.
Penggunaan jargon. Dokter yang dapat digunakan administrator atau bahasa
teknis, ketentuan, dan ungkapan-ungkapan yang unik untuk layanan makanan atau
operasi perawatan kesehatan yang dapat menghairankan untuk karyawan layanan
makanan tidak akrab dengan istilah ini.
Source dari pesan. Evaluasi sumber pesan dapat menyebabkan penerima untuk
Filter "" atau memanipulasi informasi sebagai
untuk kepentingannya.

konflik kepribadian. Bila ada konflik antara pengirim dan penerima, (tali)- lems dapat
muncul. Jika penerima tidak seperti pengirim, pesan akan cenderung untuk diterima.
komunikasi selektif. Menerima communications berdasarkan apa yang selec- mendengar
dan melihat, sebaliknya, tergantung pada kebutuhannya, motivasi, pengalaman, latar belakang, dan
Communication
karakteristik pribadi lainnya.
Informasi yang berlebihan. Ini terjadi ketika jumlah informasi yang sangat besar
dan terperinci sehingga ia melebihi kapasitas pengolahan seseorang.
Penampilan. Jalan seseorang berpakaian dan berbicara serta ukuran tubuh dapat
mengalihkan perhatian dari efektivitas komunikasi.
Bahasa Regional. Meskipun sebagaimana ditekankan oleh dari media popular, ungkapan
regional masih lazim di seluruh Amerika Serikat. Misalnya, di beberapa daerah, "bergegaslah dan
memperbaikinya" mungkin berarti memperbaiki masalah tersebut dengan cepat. Masing-masing
wilayah memiliki variasi tertentu yang harus dihindari dengan hati-hati ketika pesan-pesan
disebarkan secara luas dari wilayah tersebut.

Hubungan Nonverbal juga dapat berkontribusi untuk perilaku perilaku lain barrier
dikenal sebagai pesan yang telah dicampur, yang hasilnya saat sebuah pesan verbal dan sebuah
pesan hubungan nonverbal tidak jatuh. Untuk
Contoh, sementara bersandar kembali di kursi dan mengocok karya tanpa mencari, sebuah manager
mungkin berkata kepada karyawan, "Saya sangat tertarik dalam saran anda." karyawan
meninggalkan kantor bingung, setelah menerima dua nampaknya pesan bertentangan: Walaupun
orang- kata-kata ager menyampaikan menarik, manager, bahasa tubuh (ketiadaan kontak mata dan
preoc- cupation dengan karya meja) menyampaikan keapatisan.
Pekerja organisasi di seluruh sehari bergantung pada setiap orang lain' hubungan nonverbal petunjuk dalam
gaug- maksud ing, penerimaan, dan pemahaman lebih dalam pesan. Semua kelompok harus tetap tanda untuk
informasi-verbal dan hubungan nonverbal-yang mereka mengirim.

Metode-metode komunikasi

Komunikasi langsung dapat mengambil dua bentuk seperti yang ditentukan oleh media yang
digunakan dalam proses. Komunikasi Verbal menggunakan medium kata - kata: tatap-muka
percakapan, ramai tele- percakapan telepon, dan pertemuan-pertemuan. Komunikasi
tertulis berisi huruf, laporan, atas usulan Mittal- als, pesan e-mail, justifikasi, dan memo.

Komunikasi Verbal

Komunikasi Verbal melibatkan tatap-muka antara orang dalam percakapan atau diskusi kelompok, berbagi
informasi melalui kata-kata, baik tertulis atau berbicara. Panggilan telepon juga bentuk-bentuk umum verbal.
Communication
Dari pusat avenue komunikasi bagi manajer paling, verbal adalah serta-merta yang memungkinkan umpan
balik konfirmasi tentang pesan, dan ia tidak memerlukan keahlian teknis mengetik atau pengolah kata. Namun,
menggagalkan kemenangannya- komunikasi bal tidak selalu cara terbaik untuk menyampaikan pesan dalam
management in situ- ations. Selain dari selingan lingkungan bunyi berisik dan statis yang telah disebutkan
sebelumnya, pertukaran verbal tidak memberi catatan tertulis percakapan. Oleh karena itu, keputusan-
keputusan dan kompromi mencapai secara lisan dapat perihal debat nanti pada. Komunikasi Verbal juga
mungkin tidak memberikan waktu komunikator untuk mencerminkan pada respons mereka untuk pertanyaan
yang diajukan dan keputusan-keputusan yang dibahas.
Dalam organisasi, verbal adalah digunakan secara meluas ketika manajer
kegiatan kerja karyawan langsung, memberikan instruksi untuk karyawan, mengadakan
pertemuan-pertemuan, memimpin bekerja atau proses perbaikan, tim dan membuat presentasi
formal. Format ini akan dibahas dalam Depth diatur ke berikut.

Mengarahkan atau mengajar Karyawan

Manajer' verbal arah dan instruksi untuk karyawan harus dengan saksama siap dan dengan
hati-hati dikirimkan untuk memelihara kesalahpahaman untuk minimal. Setiap arah verbal
diberikan kepada karyawan harus membingkai sehingga maksudnya adalah jelas, lakukan,
dan masuk akal. Orang- ager harus selalu memelihara pandangan karyawan dalam pikiran.
Persyaratan baru harus dijelaskan dan kata-kata sederhana dan kalimat yang digunakan.
Manajer tersebut harus meminta karyawan secara teratur apakah mereka memiliki pertanyaan
tentang petunjuk yang diberikan.
Ketika ia jelas bahwa para karyawan memahami petunjuk, manager harus menunjukkan
kapan tugas ini harus diselesaikan dan bagaimana karyawan untuk melaporkan kembali
setelah ia adalah com- pleted. Arah rumit mungkin memerlukan manager untuk
menindaklanjuti dan, jika perlu, memperjelas instruksi untuk memastikan bahwa tugas-tugas
selesai sesuai petunjuk. Namun, penting bahwa manager menunjukkan keyakinan dalam
karyawan dan memungkinkan mereka masuk akal dalam kemerdekaan per- membentuk
tugas-tugas rutin mereka.
Atau khususnya tugas-tugas yang kompleks baru harus dijelaskan dalam ditulis
secara terperinci selain yang diterangkan secara lisan. Manajer tersebut harus berhati-hati
untuk memastikan bahwa informasi tertulis cocok dengan informasi yang diberikan
secara lisan. Sekumpulan instruksi yang berkonflik untuk tugas yang sama hanya dapat
menyebabkan kesalahpahaman dan kebingungan.
Merencanakan dan melaksanakan pertemuan-
Communication
pertemuan

Manajer menghabiskan banyak waktu untuk menghadiri pertemuan dengan para


atasannya, teman-teman, dan karyawan dalam sebuah organisasi. Banyak mengeluh
bahwa banyak pertemuan adalah membuang-buang waktu mereka. Namun, pertemuan
adalah alat oleh organisasi yang melakukan sebagian besar bisnis mereka. Perencanaan
adalah kunci untuk melakukan produktif, informatif, dan pertemuan hemat biaya. Ada
beberapa jenis rapat yang mencakup informal, komite formal,, memecahkan masalah, dan
informasi melewati. Untuk tujuan teks ini, pertemuan akan dikategorikan sebagai
pertemuan bisnis dan pertemuan tim.

Pertemuan
Bisnis

Tujuan pertemuan bisnis adalah untuk menyediakan atau berbagi informasi dan untuk
menggariskan fungsi pembangunan atau perencanaan. Pertemuan-pertemuan ini biasanya formal.
Untuk sebagian besar, departemen- perencanaan dan pengembangan pertemuan tingkat bahwa
makanan service direksi menghadiri berurusan dengan perencanaan menu, perencanaan produksi,
dan perencanaan perawatan gizi. Direktur atau manager juga menghadiri pertemuan
informasional dari staf manajemen dan, tergantung pada ukuran departemen, pertemuan
karyawan. Pertemuan-pertemuan yang diselenggarakan untuk satu-satunya tujuan menyediakan
informasi yang harus dievaluasi dengan hati-hati. Jika informasi yang dapat dengan mudah dapat
dipakai bersama dalam sebuah memo, melalui e-mail, fax, panggilan konferensi, atau ruang
obrolan (sebuah diskusi online real-time group), sebuah pertemuan ini mungkin tidak perlu.
Walau demikian, banyak karyawan departemen layanan makanan menghargai dan menikmati
mendengar keterangan dari departemen manager. Juga, jenis pertemuan ini memungkinkan untuk
mengajukan pertanyaan dan pembahasan, informasi yang disampaikan untuk memastikan
pemahaman.
Setiap pertemuan memerlukan rencana terkoordinasi untuk melaksanakan bisnis dan
keputusan untuk mak- ing. Direktur atau manager bertanggung jawab untuk melakukan
pertemuan-pertemuan tersebut harus merencanakan memenuhi- (atau menyegel) oleh secara rutin
mengikuti proses tujuh langkah sederhana:

1. Jelas mendefinisikan tujuan(s) pada pertemuan tersebut. Berhati-hatilah untuk menghindari


meliputi terlalu banyak dalam satu sesi. Lebih baik untuk membahas secara saksama dan
Communication
menyelesaikan satu masalah dari untuk mendiskusikan berbagai subyek tetapi tidak mencapai
kesimpulan jelas.
2. Menentukan berapa banyak waktu yang harus diberikan untuk memenuhi tujuan-tujuan
pertemuan.
Banyak pertemuan seharusnya tidak lagi terakhir dari 60 atau, di sebagian besar, 90 menit.
Ketika pertemuan lagi direncanakan, rehat harus disediakan setelah jam pertama.
3. Memutuskan siapa yang harus menghadiri pertemuan. Faktor-faktor yang perlu
dipertimbangkan adalah tingkat otoritas dari para peserta dan yang paling hemat biaya dan
ukuran yang efisien untuk grup. Peserta harus memiliki wewenang untuk membuat dan
bertindak pada keputusan apa pun yang datang dari pertemuan. Jumlah peserta harus tetap
minimal untuk mengontrol biaya dalam pengeluaran waktu. Ia juga harus diingat bahwa
kelompok yang lebih besar, semakin kecil kemungkinan yang tujuan pertemuan akan digenapi.
4. Menentukan format yang akan paling cocok dengan tujuan pertemuan. Jika sasarannya
adalah untuk memecahkan masalah, pertemuan harus pertukaran ide-ide gratis dan saran-saran.
Jika sasarannya adalah untuk menyebarkan informasi, pertemuan harus sebuah diskusi kanal
( preplanned dan expla- bangsa data atau informasi lainnya. Jika sasarannya adalah untuk
memenangkan penerimaan grup dari sebuah proposal baru, pertemuan harus sebuah presentasi
disusun secara hati-hati dari kembali- bahan tanah dan proyeksi.
5. Rencana strategi untuk memenuhi tujuan pertemuan. Mengantisipasi kemungkinan
melawan- signifikans untuk mengubah konflik, dalam grup, dan masalah-masalah
lain. Merumuskan metode untuk menangani masalah-masalah dan mengamankan
dukungan dari anggota grup lainnya sebelum pertemuan.
6. Menulis sebuah agenda untuk pertemuan. Sebuah agenda adalah pernyataan tertulis dari
urutan peristiwa-peristiwa dalam rapat dan disebut agenda operasional (Gambar 7.2). Jika
siapa pun Dari pertemuan planner akan bertanggung jawab untuk menghadirkan topik-
topik, orang itu harus diberitahu menjelang waktu. Agenda akhir harus didistribusikan
terlebih dahulu untuk setiap- yang untuk menghadiri pertemuan. Untuk menghemat waktu,
menggabungkan item rutin ke satu item untuk grup. Hal ini disebut agenda
persetujuan. Item dalam agenda persetujuan harus sesuatu yang Kesepakatan umum atas
dan yang tidak perlu dibahas sebelum pemungutan suara. Barang yang akan disertakan
dalam agenda persetujuan termasuk
Agenda
Persetujuan
Komite dan pertemuan
Communication
sebelumnya menit
Sedikit perubahan dalam
prosedur revisi kebijakan
yang rutin memperbarui
dokumen
Laporan Bendahara (sebagai
sesuai)
Item-item harus, noncontroversial standar, dan jelas.
Agenda persetujuan dan bahan pendukung harus didistribusikan sebelum
pertemuan. Ketika menggunakan sebuah agenda persetujuan, pastikan semua orang
mengetahui aturan. Setiap anggota dapat meminta untuk setiap item yang akan dihapus
dari persetujuan agenda dan buka untuk diskusi. Jika tidak ada satu meminta untuk
menghilangkan sebuah item, seluruh kelompok yang mencoblos pada dengan- keluar
diskusi (lihat gambar 7.3).
7. Pertemuan rekaman menit. Jika sebuah catatan tertulis dari pertemuan tersebut diperlukan,
melantik seorang anggota grup sebelum pertemuan untuk menjadi sekretaris.

Gambar 7.2. Agenda Operasional

Ketikk
Tang Pertemuan
20 Januari manajemen Tempat: Ruang-
Waktu: 1:30 P.M.
Communication
A. Bisnis Umum (30 menit)
A. Untuk memesan, kehadiran panggilan

*b. Agenda Persetujuan

*c. Persetujuan menit

*d. Laporan dari direktur mundur

*e. Persetujuan dan diskusi kebijakan-Q16

*f. Persetujuan memperbarui daftar panggilan

B. Program-program (45 menit)

A. Revisi manual
Diet b. Memperbarui
formulary
C. Indikator kualitas untuk Interaksi Obat dan Makanan

C. Pengumuman (15
menit)

A. Bulan Nutrisi
nasional b. RN baru
pada Barat ke-4
C. Acara khusus di
kafetaria d. Pertemuan
Berikutnya
D. Adjournment

Catatan: tanda bintang menunjukkan bahwa ia perlu gerakan individu atau persetujuan daripada
satu in motion sebagai dalam agenda persetujuan.
Gambar 7.3. Sebuah Agenda Persetujuan

Ketikk
Tang Pertemuan
20 Januari Staf klinis Tempat: Ruang-
Waktu: 1:00 P.M.
A. Urutan untuk panggilan
B. Agenda persetujuan* (bahan dikirim 10
A.
Januari) Persetujuan menit dari pertemuan sebelumnya

B. Agenda Persetujuan
Communication
C. Direktur dari
laporan pengunduran d.
Kebijakan persetujuan
#Q106
E. Persetujuan dari daftar panggilan yang telah diperbarui

C. Revisi manual Diet-Jones

D. Memperbarui pada formulary enteral-Smith

E. Indikator Program kualitas untuk makanan dan obat-obatan. bahkan diamnya


perempuan-Brown

F. Pengumuman

G. Adjournment

Catatan: tanda bintang menunjukkan bahwa ia membutuhkan satu in motion dan disetujui.

Orang yang ditetapkan untuk melakukan pertemuan (dirujuk


sebagai chairperson atau kursi) bertanggung jawab untuk memindahkan
pertemuan ke arah pencapaian tujuan-tujuannya. Jadwal harus dengan kpk ruang
rapat dan ruang rapat dan setelan terlebih dahulu, memastikan bahwa ia adalah
cukup besar untuk mengakomodasi grup dan bahwa lingkungan fisik nyaman
Tabel (7.1). Peralatan audiovisual apa pun, menampilkan, dan handout harus
diatur untuk menjelang waktu. Peralatan harus dicek terlebih dahulu untuk
memastikan bahwa ia adalah dalam urutan kerja yang baik.
Selama pertemuan, pemimpin harus mengikuti beberapa peraturan mudah tentang terimakasih:
Tiba awal sehingga ia dapat memberi salam kepada orang-orang
seperti mereka tiba.
memulai pertemuan pada kecuali beberapa orang waktu akhir,
dalam kasus yang pemimpin harus mengirimkan pengingat, seperti
sebuah panggilan telepon, dan kemudian lanjutkan dengan pertemuan.
diskusi langsung dengan pertanyaan terbuka yang memberikan
kesempatan untuk berkontribusi setiap orang.
melekat pada agenda dan pastikan bahwa anggota grup lainnya
melakukannya. Jika masalah atau item dibangkitkan yang tidak dalam
Communication
agenda, sebuah "tempat parkir" dapat dibuat oleh menulis pada flip
chart atau papan daftar item yang mungkin perlu diskusi lebih lanjut di
luar rapat atau yang akan ditambahkan ke dalam agenda di masa
depan. Pertemuan tersebut kemudian dapat bergerak maju dan
menyediakan sebuah record dari masalah-masalah yang memerlukan
perhatian masa depan.
Menggunakan agenda-agenda persetujuan.
membatasi diskusi untuk satu titik di waktu untuk menghindari
konflik.
Mencegah gangguan yang tidak perlu (seperti panggilan telepon)
dan menyurutkan rasa ragu
(seperti mengocok kertas-kertas dan berbisik-bisik di antara hadirin).
kursi yang harus tetap bersikap netral. Jika ia memiliki pendapat
yang kuat pada sebuah topik, kursi harus melepaskan kuasa untuk
memberikan masukan dalam diskusi.
meminta masukan dari peserta mengenai bagaimana pertemuan
pergi, strukturnya, dan apakah mereka merasa goals bertemu, topik-
topik yang diberikan waktu yang sesuai, dan partisipasi mereka adalah
val- secara umum digunakan. Express bersyukur kepada-Mu dengan
hati jujur ke anggota grup untuk hadir dan partisipasi mereka.
Luangkan waktu untuk meminta anggota untuk mengevaluasi
efektivitas dapat meningkatkan pertemuan berikutnya dari grup.
Mengakhiri pertemuan di waktu yang ditetapkan oleh meninjau
poin-poin utama, menetapkan tugas tindak lanjut, dan menyetel
tanggal, waktu, dan tempat untuk pertemuan berikutnya.

Tabel 7.1. Setelan ruang rapat

Schoolroom atau kelas


Communication
Baris meja kursi dengan: memungkinkan peserta untuk membuat catatan
dan menyebar dari bahan-bahan tetapi membatasi interaksi dengan peserta lain

Putaran Perjamuan

Biasanya digunakan untuk fungsi-fungsi makanan tetapi berfungsi baik


untuk kelompok-kelompok kecil

Setelan berbentuk U

Sebuah persegi berongga atau kotak dengan satu sisi dihapus berfungsi
baik untuk sarana bantu visual

Theatre atau auditorium

Fitur-fitur platform dengan podium sebagai titik pusat dan memaksimalkan


jumlah orang yang dapat diakomodasi

Gigih mempertahankan Konferensi

Untuk kelompok-kelompok kecil yang memerlukan banyak interaksi

Bulan sabit di sekeliling

Di sekeliling meja perjamuan dengan kursi sekitar setengah untuk tiga


perempat dari tabel, semua menghadap ke depan, gunakan saat jaringan dan
catatan mengambil adalah penting

Persegi berongga

Bekerja untuk jenis-schoolroom presentasi; tidak ada satu duduk "di dalam"
sendi

Setelah pertemuan formal, menit harus ditinjau ulang dan kemudian


didistribusikan ke partic- ipants untuk memastikan keakuratan. Nama-nama
orang-orang yang hadir juga harus dicatat sebagai bagian dari menit, yang harus
ditandatangani oleh Ketua dan dipelihara pada file untuk referensi di masa
mendatang dan tindak lanjut.
Sedikitnya Sekali setahun, direktur layanan makanan harus mengevaluasi
semua pertemuan formal diselenggarakan di departemen. Komite, kekuatan
Communication
tugas, dan kelompok-kelompok formal lain harus dibubarkan jika telah
memenuhi tujuan-tujuan mereka. Direktur juga harus meninjau biaya-pertemuan
departemen dalam hal suplai digunakan, gaji para anggota staf yang dihadiri,
minuman yang disediakan, dan seterusnya. Direktur harus mengajukan
pertanyaan-pertanyaan mendasar tentang pertemuan untuk menghalangi-
keefektifan mereka: Tidak-Ku terlalu banyak orang menghadiri? Ada biaya
pertemuan dibenarkan oleh hasil-hasilnya? Melakukan pertemuan memenuhi
misi dari departemen TI? Melakukan pertemuan mendirikan hasil dan mereka
bertemu? Jika tidak, bagaimana dapat pertemuan berikutnya direncanakan untuk
memenuhi tujuan-tujuan hasil?

Pertemuan Tim

Pertemuan tim yang dilakukan dengan karyawan di departemen atau cross-tim


fungsional dengan karyawan lintas organisasi. Pertemuan tim, yang mungkin
atau mungkin tidak memiliki seorang- ager sebagai pemimpin tim, dapat
dirancang untuk membahas metode kerja, kepuasan pelanggan, atau proses
perbaikan. Tujuan mereka adalah untuk meningkatkan kualitas, yang, kualitas
pekerjaan kehidupan, kualitas kepuasan pelanggan, atau pencapaian kualitas
pekerjaan. Sebelum tim peningkatan kualitas dapat dimulai, beberapa pertanyaan
yang harus dijawab.
Apakah tujuan atau misi tim? Pertanyaan ini membantu mengenali
proses atau masalah di bawah, informasi latar belakang diskusi seputar
proses atau masalah, dan informasi apa atau tersedia data mengenai
proses atau masalah.
Apa cakupan proyek? Ianya penting untuk memahami apa
yang tidak dimasukkan dalam aktiviti-aktiviti. Batas-batas sekali telah diidentifikasi,
keterbatasan anggaran harus dieksplorasi. Kewenangan pengambilan keputusan-anggota tim dan
pemimpin juga harus dijelaskan.

yang harus pada perbaikan tim? Pertanyaan ini


melibatkan mengenali yang telah kepemilikan proses,
yang mengetahui apa permasalahan dan keprihatinan itu
untuk pelanggan, dan yang diperlukan untuk
menawarkan sebuah perspektif yang berbeda. Ini
Communication
merupakan saat yang tepat untuk memutuskan apakah
fasilitator adalah perlu.
Apa harapan-harapan untuk perbaikan?
Mempertanyakan harapan-harapan yang
mengidentifikasi hasil atau tujuan, jadwal rekomendasi,
besarnya peningkatan diharapkan, dan siapa yang
bertanggung jawab untuk disetujui dan pelaksanaan
rekomendasi.
sumber daya yang tersedia untuk tim? Ini mungkin
termasuk konsultan sumber daya atau inter- ahli nal,
fasilitator, rekan kerja yang melakukan pekerjaan ekstra
anggota tim sehingga dapat menghadiri pertemuan, dan
staf dukungan yang dapat membuat bahan presentasi.
Bahan-bahan untuk data collec- dan juga diperlukan.
Analisis Mereka mungkin termasuk komputer dan
perangkat lunak.

Menjawab pertanyaan -pertanyaan ini menyediakan anggota tim dengan


gambar yang jelas dari piagam mereka atau misi. Ketika tim bertemu untuk
pertama kalinya, informasi yang dikumpulkan dari pertanyaan-pertanyaan ini
dipersembahkan untuk meninjau dan diskusi oleh pemimpin tim. Ia juga
mungkin perlu untuk memberikan jawaban dalam bentuk sebuah proposal untuk
administrator dan departemen lain administra- personel tive untuk disetujui
sebelum pertemuan, khususnya jika proses memerlukan sebuah salib- tim
fungsional (lihat Bab 4). Setelah disetujui dan anggota tim yang jelas tentang
misi tim dan tujuan, aturan dasar pertemuan-pertemuan tersebut harus dibahas.
Aturan dasar mungkin menjadi bagian dari program pelatihan yang disediakan
untuk semua karyawan yang terlibat dalam meningkatkan kualitas- ment tetapi
harus menutupi sebagai peringatan dalam rapat tim pertama. Aturan dasar
meliputi yang berikut:

Hadir: waktu dan tempat untuk pertemuan, bagaimana untuk memberitahu tim
yang terdiri dari ketiadaan, jumlah yang dapat diterima absences, perlantikan
pengganti, dan sebagainya
Communication
Manajemen Waktu: ketepatan waktu dengan menganggap ke rapat start
dan end, penjaga waktu respon- sibilities, janji temu dari penjaga waktu, apa
yang harus dilakukan selama pertemuan, agenda untuk pertemuan-
pertemuan
Partisipasi: sedang dipersiapkan untuk pertemuan-pertemuan, penetapan
menyelesaikan, berbagi responsi- bilities, dan sebagainya
: Kerahasiaan Komunikasi Batas-Batas Keterbukaan,, tertib, dan
diskusi terfokus, salah satu pembicara pada waktu, mendengarkan dengan
aktif, rasa hormat terhadap pendapat orang lain
Pengambilan Keputusan : Bagaimana membuat keputusan -keputusan
(suara mayoritas), diskusi terbuka diizinkan sebelum pemungutan suara ulang,
konflik dapat diterima dan ditangani dalam membuka, jumlah anggota yang
harus ada untuk pengambilan keputusan
Dokumentasi: Format untuk agenda, format
yang digunakan untuk menit, distribusi dan agenda menit, penyimpanan
dan akses ke dokumentasi
Miscellaneous: Istirahat, minuman, dan setelan kamar cleanup, perlu
untuk layanan dukungan, bagaimana mereka akan dikoordinasikan

Panduan yang sama harus diikuti untuk melakukan pertemuan tim


sebagai untuk pertemuan bisnis. Pemimpin (tidak semestinya manager)
bertanggung jawab untuk melakukan pertemuan, mengatur pertemuan
berikutnya, dan menyediakan informasi tindak lanjut atau informasi yang
diperlukan sebelum pertemuan berikutnya. Ketika melakukan pertemuan
tim, pemimpin harus memelihara individu pada target
Untuk mencapai tujuan-tujuan didirikan.

-kadang layanan makanan manager mungkin diminta untuk menyediakan informasi dalam
alih formal. Presentasi mungkin termasuk sesi pelatihan untuk karyawan atau
presen-
informasi
siswa ataupengiriman mengenai departemen rencana bisnis, anggaran, atau proyek
para pengambil
khusus kepada keputusan. Manajer dapat memberikan presentasi berhasil
oleh sedang dipersiapkan dan oleh memahami bagaimana untuk menangani
positif dengan cemas atau stres yang terkait dengan aktivitas ini.

Badan kesusasteraan substansial yang tersedia untuk membantu dengan memperoleh


keahlian-keahlian dalam manajer kata panitya penyelenggara- ness atau presentasi teknis.
Dengan keterbatasan lingkup teks ini akan mencegah kajian terperinci tech- nique, tetapi
panduan dasar berikut dapat melayani untuk membantu mempersiapkan untuk
mempresentasikan informasi manajer untuk grup.

rencana presentasi oleh mengenali tujuan yang ingin dicapai. Selanjutnya, menilai
kebutuhan dan tingkat pengetahuan peserta. Misalnya, dalam berbicara untuk siswa
mengenai proses-chill cook, sebuah manager mungkin berkaitan sejarah atau evolusi
metode produksi makanan ini. Pada sisi lain, dalam menghadirkan permintaan untuk para
pengambil keputusan untuk konversi dari sistem produksi makanan untuk memasak-chill,
fokus mungkin pada biaya yang terkait dengan sistem saat ini versus tabungan kepada
direalisasikan pada konversi.
Mengelola informasi yang akan dipresentasikan. Menggunakan tujuan untuk
presentasi akan membantu menentukan urutan presentasi. Mengorganisir harus mencakup
pembangunan sebuah keluar- baris, dan gagasan-gagasan utama harus dikembangkan
dengan subpoints mereka. Presentasi harus memiliki sebuah perkenalan dan sebuah
kesimpulan bahwa meringkas gagasan utama(s) dari tubuh pres- entation. Dengan kata lain,
untuk menggunakan sebuah ungkapan terkenal: "Katakanlah kepada mereka apa yang anda
akan memberitahu mereka; katakanlah kepada mereka; kemudian memberitahu mereka apa
yang anda kepada mereka." menyampaikan hal terpenting(s) untuk pertama kalinya.
Memusatkan perhatian pada pendengar. Menjelang waktu praktik untuk menjadi akrab
dengan material.
Menggunakan handout dan sarana bantu visual untuk meningkatkan
presentasi. Sarana bantu visual memusatkan audi- ence memperhatikan, memperkuat pesan
verbal, merangsang minat dalam topik, atau menggambarkan hard- untuk-membayangkan faktor-
faktor. Mereka tidak boleh digunakan jika mereka tidak meningkatkan presentasi yang efektif.
Jangan digunakan untuk menghindari berinteraksi dengan audiens. Jika handout adalah digunakan,
manager harus memutuskan pada titik untuk mendistribusikan mereka: Jika mereka diberikan
pada mulanya, para penonton mungkin menghabiskan waktu meninjau daripada mendengarkan;
jika mereka diberikan selama presentasi, mereka harus didistribusikan dengan cepat untuk
mencegah mengalihkan perhatian dari pres- entation. Ia juga mungkin untuk mendistribusikan
handout yang sesuai di akhir untuk menyediakan ditulis sup- port presentasi verbal.
Menambahkan berbagai untuk presentasi. Gunakan demonstrasi-demonstrasi, seperti
cara membersihkan peralatan yang baru. Bermain peran situasi, atau menggunakan studi
kasus dan diskusi panel. Membuat kontak mata dengan grup, berjalan di ruangan tetapi laju
tidak. Gunakan saja pujukan kepada mengubah keyakinan, merasa- (atau menyegel), atau
sikap para penonton.
mengumpulkan terlebih dahulu semua handout, sarana bantu visual, pasokan, dan
peralatan yang diperlukan. Kunjungi ruang rapat menjelang waktu agar terbiasa dengan tata
letak kamar. Pastikan kamar nyaman dan bebas dari gangguan. Jika ini adalah tidak mungkin, tiba
awal dan mengatur catatan, handout, dan sarana bantu visual. Amalan seluruh presentasi
sebelumnya untuk menyingkapkan mungkin dif- ficulties dengan istilah atau membingungkan
poin. Amalan ini juga memberi bayangan sebagai untuk apakah pra- jangka waktu yang ditentukan
adalah realistis.
Menjadi dan menunjukkan antusiasme alam untuk topik. Menghindari berdiri
stiffly atau berbicara dalam rutinitas. Mempertahankan kontak mata dengan penonton dan bergerak secara
alamiah menggunakan gerakan tangan dan suatu perbualan tentang style berbicara. Tampilkan,
obyektifitas, gayanya keyakinan, dan yang sesuai, humor. Akan berpengetahuan pada topik, menggunakan
bahasa dan dimengerti sederhana, bersiap-siap untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan untuk
mencadangkan topik, menggunakan, suara merdu, emosi kontrol, dan menggunakan karisma. Akan
membina dan mengetahui dan memahami kebutuhan para peserta. Tetap pada jadwal. Selesai awal, maka
ada banyak waktu untuk mengajukan pertanyaan dan diskusi. Bila sebuah pertanyaan diajukan, ulangi
setiap pertanyaan untuk penonton sebelum menjawab.
Ia adalah alami untuk memiliki beberapa kegelisahan tentang menghadirkan untuk grup.
Namun, efektif berbicara- ers telah belajar untuk menggunakan kecemasan ini untuk
keuntungan mereka. Mengikuti langkah-langkah yang tercantum di atas membantu untuk
mengurangi kecemasan oleh sedang dipersiapkan untuk presentasi. Selain itu, menggunakan
visualiza positif- dan gambar kenangan mereka, yang telah ditunjukkan oleh para peneliti
untuk memastikan keberhasilan di dalam mengerjakan tugas. Teknik lain untuk mengurangi
kecemasan meliputi samudera raya bernafas dan memperketat dan bersantai- ing otot-otot.
Komunikasi hubungan
nonverbal

Beberapa komunikasi yang paling bermakna tidak verbal maupun tertulis. Ini adalah
nonver- bal komunikasi. Manajer dan subordinatnya menggunakan sejumlah hubungan
nonverbal communications pada setiap hari, seperti "props" yang digunakan untuk
mengirim pesan. Ini termasuk sering melihat sebuah dipasang di dinding selama wawancara
jam atau pertemuan ("Mari kita mendapatkan atas dengan") dan bukannya melihat jam kecil
pada meja. Jumlah ruang pribadi antara pengirim dan penerima adalah contoh lain. Ruang
yang lebih kecil, dan percakapan pribadi dapat lebih akrab. Menyerang satu ruang pribadi
yang dapat menyebabkan rasa tidak nyaman dan bahkan perasaan marah, tergantung pada
budaya orang-orang yang terlibat.
Mungkin yang paling terkenal dan paling sering digunakan hubungan nonverbal adalah
bahasa bahasa tubuh. Bahasa tubuh dapat perilaku tak sadar, tetapi beberapa mungkin
karena perilaku syaraf atau kebudayaan, atau adat etnis. Beberapa tindakan tubuh khas
termasuk tersenyum, blushing,, cemberut, menggoyang-goyangkan kepala, meletakkan
tangan pada pinggul, menendang kaki, menunjuk sebuah jari, maka mengeluhlah, Deru
perang akan sampai kaki, membuat jari menara ;, pintu, Department, kencang,
menyeberangi melawan dada, atau ia bersedia mengangguk atau dan menepuk punggung
lainnya pada bahunya. Walaupun para ilmuwan telah mempelajari hubungan nonverbal
tindakan-tindakan orang dan memiliki korelasikan tindakan tertentu dengan bahasa bal
nonver tertentu-, manajer harus berhati-hati untuk tidak salah menafsirkan makna. Beberapa
tindakan yang halus, dan sulit untuk menentukan maksud mereka. Menafsirkan maksud
dengan keliru dapat menyebabkan (tali)- lems untuk pengirim dan penerima.
Menyentuh juga merupakan bentuk hubungan nonverbal komunikasi. Menyentuh
tangan melibatkan menggoyang-goyangkan, pats pada bagian belakang, pelukan, atau
tangan berpegang. Menyentuh biasanya unplanned dan dapat menyampaikan kehangatan,
penerimaan, kekuatan, atau kuasa. Menyentuh karyawan yang telah hari yang buruk dapat
menyampaikan kuasa atau pemahaman, pelecehan seksual, atau menduduki ruang pribadi
seseorang.

Komunikasi tertulis

Komunikasi tertulis telah manfaat bagi penulis dan reader sama-sama. Penulis telah memuaskan
kecepatan, untuk berkomunikasi pesan itu, atau ke kanan dari tanpa menunggu untuk melihat
penerima dalam orang. Penerima manfaat dari mempunyai catatan tertulis, terutama informasi yang
kompleks. Walaupun komunikasi tertulis tidak bisa dihindari banyak waktu, ia memiliki beberapa
kekurangan. Salah satu kunci kekurangan adalah bahwa komunikasi tertulis butuh lebih lama untuk
mencapai tujuan dari tidak verbal. Yang kedua, dan berhubungan kekurangan adalah umpan yang-
kembali untuk komunikasi tertulis tertunda. Walau demikian, bila rincian penting yang harus com-
municated, pesan tertulis menyediakan catatan dari fakta-fakta yang dapat dirujuk lagi dan lagi, dan
mereka memberikan penerima waktu untuk belajar dan menyerap fakta sebelum menjawab untuk
komunikasi.
Pada yang terbaik, baik komunikasi tertulis adalah jelas dan seksama garang, dengan
sen- tences pendek dan kata-kata sederhana. Jargon harus dihindari kecuali, tentu saja, untuk
penggunaan appropri- makan bahasa teknis. Ukuran muktamad pertukaran baik adalah
bahwa kedua pengirim dan penerima memahami pesan tersebut.
Komunikasi tertulis efektif mengantisipasi dan jawaban pertanyaan pembaca mungkin
memiliki, tidak hanya untuk berkomunikasi keseluruhan pesan yang lebih baik tetapi juga
untuk menghindari penundaan dalam tanggapan penerima. Nada pesan tertulis adalah juga
penting, dengan cara yang sama yang ia adalah penting untuk membelajarkan siswa-
pengirim untuk mempertimbangkan dari sudut pandang penerima. Dalam usia prosesor
firman dan per- komputer sonal, manajer harus menggunakan semua yang dukungan teknis
peralatan seperti menyediakan untuk memastikan bahwa pesan tertulis mereka tidak
diselewengkan oleh ejaan miskin dan kesalahan tatabahasa yang mungkin mencerminkan
yang buruk pada kemampuan mereka untuk berkomunikasi dengan pengaruh dan lain-lain.
Jenis KomunikasiTertulis

Jenis-jenis komunikasi tertulis yang paling sering digunakan dalam makanan departemen
layanan, dan dalam operasi bisnis paling untuk bahwa materi, termasuk huruf, dalamm
internal, proposal, justifikasi, laporan, kebijakan dan prosedur, dan bahan-bahan untuk
distribusi untuk pelanggan.
Gambar 7.4 menunjukkan sebuah format contoh untuk korespondensi bisnis formal.
Gambar 7.5 menunjukkan sebuah Samuel- format ple untuk sebuah nota kesepahaman
interoffice.
Dalam menulis surat bisnis, pengirim harus jelas menyatakan tujuan huruf pertama
dalam paragraph atau kalimat. Selebihnya dari surat harus diatur secara logiknya, dan
setiap para- grafik harus berisi satu gagasan utama. Paragraf biasanya lebih pendek
daripada lama paragraf. Surat harus tidak lagi dari perlu untuk membuat point. Informasi
tambahan atau mate- rials harus dipasang sebagai penambahan huruf utama.

Gambar 7.4. Contoh Surat Bisnis

Rumah Sakit ABC


300 Jalan Utama
Kota Negara, 55555

20 Agustus, 2004

Jane Smith, Perwakilan Penjualan


XYZ Perusahaan
Jasa Makanan
xxx Street
Kota Negara, 55555

Yang terhormat Ibu Smith:

Aku menulis untuk menindaklanjuti pada percakapan telepon kami pada 5 Agustus,
mengenai. . . .

Selama percakapan kami, anda menunjukkan bahwa perusahaan anda


akan bersedia untuk memasok item berikut. . . .

Harap menghubungi saya jika


informasi lainnya mengenai. . . .
Hormat kami,

Bob Jones, RD

Direktur, gizi dan Layanan Makanan

Gambar 7.5. Nota Kesepahaman Contoh

Nota
Kesepa
haman
Untuk: Semua Manajer Departemen

Dari: Julie Jones, RD, Direktur Gizi dan Layanan Makanan

Re: Pemesanan Suplai makanan melalui mesin faks

Tanggal: 20 Agustus, 2004

Dipasang adalah bentuk baru untuk mendapatkan bekalan makanan untuk departemen
anda atau unit. Penggunaan bentuk akan mulai September 1, Tahun 1994 yang efektif.
Bentuk tambahan dapat diperoleh dengan menghubungi exten- Siryon 0000. Bentuk yang
telah selesai dapat di fax ke departemen bilik oleh .Pesanan anda akan diisi oleh .

Terima kasih Anda terlebih dahulu untuk mendukung sistem tatanan baru ini dirancang untuk
memberikan manfaat bagi departemen dalam pertemuan lebih baik kebutuhan pelanggan kami.
Harap hubungi di jika anda mempunyai pertanyaan atau masalah pada proses baru.
Dalamm Internal adalah cara yang efisien untuk berkomunikasi dengan karyawan
departemen, dengan tingkat lebih tinggi untuk manajemen, dan dengan teman-teman di
departemen lain. Catatan bahwa komunikasi sehari-hari dengan para karyawan untuk
tujuan memberikan umpan balik arah dan harus lebih bersifat informal, dan komunikasi
verbal adalah yang paling baik pada tingkat pengawasan. Beberapa panduan dasar- garis
untuk menulis dalamm berikut:

Setiap nota kesepahaman yang baru saja harus satu topik.


nota kesepahaman harus langsung, ringkas, dan untuk titik.
harus typewritten atau siap pada sebuah kata prosesor.
Ia harus dipelihara untuk satu halaman dalam, jika mungkin
panjang.
Ia harus meminta untuk respons dan umpan balik, jika
diperlukan.
Ia harus menutup dengan terima kasih Anda.
salinan nota kesepahaman harus dipelihara
pada file dalam kantor manager untuk referensi
di masa mendatang.

Komunikasi tertulis sering digunakan untuk membuat posisi diketahui atau untuk membujuk
seseorang di sesuatu-misalnya, proposal tertulis dan pembenaran. Keterampilan-keterampilan bagi
menulis komunikasi persuasif semakin penting untuk layanan makanan direksi, dengan tujuan
mungkin untuk menginformasikan dan memberikan alasan bagi sebuah keputusan yang mungkin
memerlukan masukan dari manajemen yang lebih tinggi. Misalnya, sebuah manager mungkin ingin
mengembangkan sebuah program pendidikan nutrisi rawat jalan bersama dengan departemen
rehabilitasi atau di luar pusat kebugaran. Untuk berpindah maju dengan keputusan ini,
sebuah proposal harus diserahkan kepada manajer atas untuk menguraikan perlu untuk pro-
gram, manfaat dari program untuk organisasi dan masyarakat, biaya program, dan sumber
daya yang diperlukan untuk mengimplementasikan program.
Pembenaran yang mungkin perlu untuk mendapat persetujuan untuk investasi
peralatan modal atau untuk penambahan staf. Dengan masing-masing jenis pembenaran,
manager harus ada fakta-fakta yang digunakan dalam membuat keputusan untuk permintaan
dan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang mungkin diajukan oleh administration.
Mengantisipasi pertanyaan akan konfirmasi direktur untuk menyertakan informasi yang
dapat mempercepat proses pengesahan. Pembenaran dan proposal ini dirancang untuk
mempengaruhi kepada para pembuat keputusan berdasarkan kebutuhan departemen. Contoh
pembenaran untuk sebuah posisi cook tambahan yang disediakan dalam Gambar 7.6. Ketika
menulis justifikasi atau proposal, pengirim harus jelas tindakan apa yang diharapkan dari
penerima. Misalnya, jika anda perlu memiliki tanda tangan pada requisition untuk sebuah
posisi tambahan, jelas menyatakan bahwa requisition dipasang untuk tanda tangan. Sebuah
pernyataan mengundang pertanyaan-pertanyaan atau permintaan untuk informasi lebih lanjut
dapat membantu, sebagai seorang menawarkan untuk mengambil requisition pada diberitahu
bahwa ia telah ditandatangani. Jenis klarifikasi ini memungkinkan manager untuk
mengetahui bila langkah berikutnya telah diambil dan saat masalah telah ditutup.
Laporan ini satu lagi bentuk komunikasi tertulis sering disediakan oleh manajer.
Dan laporan aktivitas departemen keuangan umumnya diselesaikan pada basis
bulanan. (laporan keuangan akan dibahas dalam Bab 11.) buku-buku pegangan
karyawan adalah dokumen tertulis yang dihasilkan oleh organisasi atau departemen
untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan misi, nilai-nilai, kebijakan,
aturan, manfaat, dan informasi penting lainnya. Ditulis kebijakan departemen dan
manual prosedur perlu dikembangkan untuk memandu departemen.
Bahan-bahan tertulis seringkali bersedia dan didistribusikan ke pasien dan konsumen lain dari
departemen. Bahan-bahan ini berisi instruksi makanan, menu, brosur jasa layanan yang ditawarkan, dan
dalam beberapa kasus, newsletter departemen. Karena bahan-bahan ini mewakili departemen, penting
bahwa bahan-bahan yang profesional dalam penampilan. Walaupun banyak organisasi besar telah di-
rumah mencetak toko-toko, kebanyakan organisasi kecil menggunakan sumber-sumber di luar. Terlepas
dari di mana terjadi pencetakan, pembangunan harus tanggungjawab individu yang terlatih secara
profesional untuk membuat bahan-bahan berkualitas tinggi. Organisasi besar umumnya memiliki
departemen pemasaran untuk membantu manajer. Organisasi-organisasi kecil dapat mengambil
keuntungan dari bahan-bahan preprinted atau dukungan dari penjual makanan bersedia untuk memasok
bahan baku, atau mereka dapat bekerja dengan di luar perusahaan percetakan.

Berdasarkan produktivitas departemen dan makan setara kas, saya ingin menambahkan 1
FTE sebagai posisi masak. Jangkauan mempertahankan untuk area produksi untuk
persiapan jamuan dan telah menjadi increas sanitasi- ingly lebih sulit dilakukan karena
jumlah makan terus meningkat.

Produktivitas untuk departemen telah bertemu atau melebihi 1000% ditetapkan dengan
tujuan jam kerja per jamuan di
0.21. Jam kerja per tujuan makan setel untuk tahun ini adalah 0.23. Total melengkapi
untuk membayar FTEs Sukarang- ini adalah 70, yang di bawah 73 untuk 77
ditampilkan, seperti yang diperlukan pada laporan produktivitas.

Keabsahan Tokoh Produktivitas

Saya telah meninjau keabsahan nomor FTE dibayar dengan perubahan yang dibuat dalam renovasi kantin.
Ia berdiri untuk alasan yang cukup efisiensi telah menguat dengan renovasi dan jumlah makanan yang
disajikan untuk membuat penyesuaian dalam faktor yang digunakan untuk mengukur produktivitas
departemen. Langkah-langkah berikut telah diambil atau di dalam proses yang diambil untuk memastikan
keakuratan nomor produktivitas kita.

1. Dalam dua minggu meninjau penjualan dan menghitung mundur di kafetaria ini
dilakukan dengan menggunakan data
Melalui . Bagan terlampir menunjukkan jamuan makan atau rata-rata saat ini
setara dengan menjadi $ , sedikit di bawah $ sekarang digunakan untuk menentukan
makanan kantin. Angka-angka ini juga menunjukkan bahwa sekitar 2.000 lebih
pelanggan perorangan memasuki ruang kantin daripada yang diverifikasi oleh tiket rata-
rata atau makan.

2. Jumlah makanan disediakan bagi pasien dan semua daerah nonpatient telah memperkirakan
dan dibandingkan dengan menghitung mundur dari setahun yang lalu. Tabel terlampir
menunjukkan peningkatan makanan bagi semua wilayah kecuali vending. Total meningkatkan
adalah 4.11% sepanjang tahun lalu. Makanan pasien menunjukkan signif- icant meningkatkan
dan juga yang paling intensif tenaga kerja.

3. Selain dua langkah-langkah di atas, observasi akan dibuat untuk menentukan efek
secara keseluruhan dari perubahan yang dibuat dengan layout area layanan kantin yang
baru. Jika diketahui bahwa makanan ini sekarang sedang bekerja secara lebih efisien,
saya akan mengevaluasi dan memodifikasi faktor makan lain digunakan untuk
menentukan produktivitas departemen.

Manfaat dan Rationales untuk menambahkan Cook

Posisi cook sedang diminta untuk saat ini didasarkan pada hal-hal berikut:

1. Persiapan jamuan untuk para dokter' area makan terus-menerus dilakukan oleh
pengawas produksi.
2. Sama ada pengawas produksi atau pengawas pembelian harus mengisi slot baris saat
waktu mati yang diberikan ke cook, juru roti, atau salad pembuatnya.

3. Juru masak di menyuarakan keprihatinan bahwa mereka tidak dapat menyelesaikan


persiapan jamuan secara tepat waktu. Mereka juga menyatakan mereka berada di bawah
tekanan yang berlebihan dan merasa terlalu sibuk.

4. Walaupun kami telah dapat mengurangi luka kita, pengalaman tahun lalu
mengungkapkan bahwa tingkat produktivitas tinggi secara langsung mempengaruhi
jumlah cedera.

5. Upaya untuk meningkatkan penjualan dan oleh karena itu, jumlah pelanggan di kafetaria
akan melanjutkan.
Upaya-upaya ini telah ditunjukkan selama tiga bulan untuk meningkatkan menghitung mundur.

6. Makan menghitung mundur lebih tinggi di semua wilayah selain vending. Makanan
pasien lebih intensif tenaga kerja dan lebih tinggi daripada yang dianggarkan karena
sensus yang bertambah.

Kesan pada Anggaran Departemen

Anggaran untuk tahun fiskal ini tidak akan terkena dampak negatif penambahan masak selama
enam bulan berikutnya. Saat ini kita $50.000 di bawah anggaran tahun. Menambahkan sebuah
masak selama sisa tahun akan biaya $15,600.

Rata-rata gaji cook = $15/jam 1,040 jam = $15,600

Terima kasih Anda untuk pertimbangan Anda mengisi posisi ini Harap beri tahu saya jika posisi ini
telah disetujui atau jika pembenaran tambahan diperlukan.
Nutrisi dan Layanan Makanan
Walaupun kebanyakan komunikasi tertulis adalah dalam bentuk
kertas, ia juga dapat dalam bentuk keluar- diletakkan dari jaringan
komputer pribadi. Surat elektronik (e-mail) dapat berkomunikasi
informasi ke departemen tunggal atau menyebarkan informasi untuk
setiap departemen. E-mail dengan cepat, conven- ient, dan murah, dan
pesan yang sama dapat dikirim ke beberapa orang pada waktu yang sama.
Ia adalah yang paling cepat tumbuh dan cara yang digunakan secara luas
untuk organisasi untuk berkomunikasi. E-mail adalah informasi publik
dan tidak dapat digunakan untuk mengirim informasi sensitif. Ketika
menggunakan e-mail, etiket berikut harus diikuti.

Menggunakan heading perihal.


Proofread semua pesan sebelum mengirim.
Memeriksa ejaan untuk akurasi.
Menggunakan posisi, nama, atau tanda tangan untuk
mengidentifikasi diri kepada penerima.
mengirim e-mail hanya untuk orang-orang yang memerlukan
informasi.
Menjaga dan lampiran pesan pendek.
belajar bagaimana untuk mengirim dan menerima lampiran.
Tidak bereaksi jika pesan tidak berlaku untuk Anda,
organisasi Anda, atau departemen;
Dalam membalas e-mail, gunakan tombol
balasan yang sesuai untuk memastikan apakah
pesan tersebut akan orang yang
dimaksudkan(s). Saat membalas pesan grup,
menggunakan kunci untuk membalas semua.
Menjaga salinan pesan keluar bahkan jika ia telah dikirim ke Anda sendiri.
menyetel sebuah sistem yang mengajukan untuk
mengurutkan dan mengatur e-mail.
Menggunakan buku alamat dan diperbarui secara berkala.
menjalankan pemeriksaan virus sering.
Jika diinginkan, berlangganan daftar melayani.
Menghapus semua tidak perlu atau bertanggal pesan.
diaberlaku lemah lembut dan menggunakan etika bisnis saat
mengirim dan menerima pesan.
Tidak perlu untuk membalas setiap e-mail.
Jangan teruskan pesan ke grup lain kecuali jika
perlu dan dengan persetujuan pengirim.
Tidak mengirim materi berhak cipta milik kecuali begitu
diperhatikan atau digunakan oleh izin.
Tidak pernah mengirim informasi rahasia.

Dengan penggunaan komputer handheld yang mampu mengirim foto serta mes-
bijaksana, pengirim perlu mengetahui, yaitu menjajah privasi orang lain. Daftar melayani,
sebuah milis elektronik yang digunakan sebagai sarana komunikasi di antara rekan-rekan
yang ingin berinteraksi dengan satu sama lain di area yang menyangkut kepentingan,
merupakan bentuk komunikasi tertulis. Faks (fax mesin) juga telah meningkatkan kemampuan
untuk mengirim informasi dalam dan luar- organisasi sisi. Nota kesepahaman yang dapat
diketikkan seperti biasa, tetapi informasi ini didistribusikan tidak melalui sistem e-mail tetapi
melalui sebuah mesin faks. Hard-menyalin mesin faks telah meningkatkan bentuk komunikasi
tertulis, membuat salinan permanen tersedia. Karya faks reguler tidak akan tahan
ditransmisikan gambar, yang mengharuskan menyalin nota kesepahaman atau menggunakan
bentuk komunikasi lain jika salinan jangka panjang yang diperlukan.

Aturan untuk komunikasi yang efektif

Penting untuk diingat bahwa komunikasi tergantung pada dua dinamika. Salah satu telah
melakukan dengan bagaimana pesan dikirimkan, dan yang lain harus lakukan dengan
bagaimana pesan yang diterima. Sebagai pengirim pesan, manajer harus
mempertimbangkan pedoman berikut: Rencanakan pesan dengan
mengenali tujuan untuk dapat dicapai melalui komunikasi.
Misalnya, jika tujuan utamanya adalah untuk mencari informasi,
merumuskan pertanyaan khusus tentang sub- ject pada informasi
yang diperlukan. Jika tujuan utamanya adalah untuk mengubah
perilaku karyawan atau per- suade pengambil keputusan,
rencana-baik argumen berpikir dalam mendukung perubahan
atau membuat keputusan.

menentukan jenis komunikasi yang sesuai dengan bahasa.


Misalnya, jika seorang- ager sedang berusaha untuk membujuk
administrator rumah sakit untuk menyetujui pelaksanaan sebuah
sistem-chill cook, bahasa harus dalam meletakkan istilah ini.
Tetapi dalam sebuah percakapan antara dua teknisi, tech- bahasa
nical ini sepenuhnya yang sesuai.
Mencari untuk menjaga kredibilitas oleh jujur dan akurat,
oleh fakta-fakta gathering untuk mendukung pendapat, dan
dengan tidak yang berpura-pura menjadi seorang ahli pada mata
pelajaran yang pengirim telah pengetahuan terbatas. Manajer TI
yang gagal untuk mengikuti aturan yang sederhana ini akan
cenderung menemukan pesan mereka bertemu dengan
kecurigaan dari karyawan, teman-teman, dan para atasannya.
menyadari adanya pesan di balik pesan-yang, yang
disampaikan oleh nada suara dan bahasa tubuh. Pastikan bahasa
tubuh adalah congruent dengan pesan yang diucapkan.
Mengantisipasi berbagai cara pesan mungkin ditafsirkan dan
mengajukan pertanyaan-pertanyaan untuk memastikan bahwa ia
diterima sebagai dimaksudkan. Menghindari membiarkan minor
perselisihan mengalihkan perhatian dari pesan.
peka terhadap perspektif penerima, khususnya bila pesan
terakhir dengan masalah tive sensi-, seperti seorang karyawan
menyangkal promosi. Menghindari menaikkan emosional
dimuat masalah saat penerima muncul sibuk atau saat waktu
tidak mengizinkan menangani masalah terpasang dengan benar.
Pastikan bahwa setelan yang sesuai ke percakapan. Jika ia
terlalu publik dan sur- bersudut lengkung oleh gangguan,
memindahkan. Misalnya, ia akan kurang sesuai untuk
mendiskusikan melakukan- dengan signifikans baki kantin
pekerja baris selama masa lalu lintas-yang berat.
Mendorong dalam komunikasi umpan balik. Mengundang
untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan, penerima clari-
fication permintaan, atau pendapat express.

Penerima sebagai pesan, manajer harus memperketat keterampilan mendengarkan, coba


untuk tetap buka dan terbuka, dan mengakomodasi pengirim.
Mendengarkan

Mendengarkan dan pendengaran dua hal yang berbeda. Mendengar adalah pengertian
fizikal yang terjadi auto- sehingga memutus. Orang akan mendengar suara binatangnya di
sekitar mereka, seperti tanduk mobil, musik, dan mesin piringan, dengan- keluar
membayar banyak perhatian kepada mereka. Mendengarkan merupakan sebuah proses
aktif yang memerlukan usaha dan perhatian dari pendengar. Mendengarkan
melengkapkan kitaran komunikasi. Tuntutan mendengarkan penumpuan pada makna
yang tersirat serta menyatakan makna. Dalam undertones atau unspo- ken kata ini
didapati oleh mengembangkan daya mendengarkan. Dengan pesan telepon otomatis
nonpersonal, seseorang telah untuk mendengarkan aktif untuk mendorong tombol yang
benar sebelum melanjutkan- ing untuk instruksi berikutnya. Pendengar harus ramah
kepada mendorong atau memiliki risiko untuk memulai prosedur lagi.

Untuk menjadi pendengar efektif, manajer perlu


Perhatikanlah. Memusatkan perhatian pada apa yang orang mengatakan. Sebuah
manager tidak mematikan speaker atau triplex sebagai atau karena topik yang ia atau
ia tidak tertarik dalam atau sudah mengetahui. Sebuah manager harus mendengarkan
tanpa membuat peraturan prematur tentang pesan speaker.
Akan terbuka yang. Penstereotipan, ethnocentricity, dan kaku papan reference
barri- ers yang mengganggu menerima sebuah pesan yang dimaksudkan.
Mengembangkan empati. Empati adalah memahami perasaan orang lain, situasi,
motif dan. Mengapa mereka termotivasi untuk berbicara pada masalah ini?
Bagaimana mereka benar-benar merasa tentang masalah?
Tunggu sebelum menjawab. Sebuah manager tidak terburu respons untuk hanya sebagian
dari apa yang telah mengatakan tetapi tunggu hingga apa-apa yang telah mengatakan.
Sementara membentuk tanggapan, manager akan melewatkan sebuah titik justu berlawanan.
Memelihara hubungan nonverbal petunjuk. Gerakan setia, nada suara, posisi tubuh,
gerakan mata, pola bernafas, dan petunjuk tanpa underreacting verbal atau menanggapinya
secara berlebihan dan berhubungan mereka ke etnis atau budaya speaker.
Mendengarkan keseluruhan pesan. Manajer seharusnya mendengar tidak hanya
untuk fakta-fakta tetapi untuk keseluruhan pesan sebelum membuat keputusan pengadilan
atau merumuskan respons.
Menjaga rasa ragu untuk minimal. Manajer tersebut harus mencoba untuk
menemukan sebuah tenang, tempat swasta. Menghadapi orang-orang yang
berbicara. Jika pendengar sudah dekat, atau mejanya atau area kerja, pendengar
harus berpaling atau dia ke dalam. Mendengarkan aktif, dan tidak menggunakan
biola dengan karya-karya atau mengambil panggilan telepon.
menyadari ketidaksabaran. Jangan terburu-buru dalam speaker untuk membalas.
Tidak pretend untuk mendengarkan. Jenis ini sering mendengarkan membawa
untuk "Ah, apa yang anda katakan?" manager harus ikhlas, dan mendengarkan penuh
takzim. Perhatian yang tak terbagi pinjaman dapat memecahkan masalah.
bersiap untuk berkompromi. Kompromi mungkin perlu untuk mencapai
perjanjian atau memahami.
Tidak memihak . Manajer TI harus mendengarkan semua karyawan.

Empat peraturan yang baik untuk mengikuti akan meningkatkan keahlian mendengar
dan membantu untuk menyingkapkan suatu seluruh dunia baru dari informasi berguna. Ini
adalah

Ulangi apa yang telah diberitahu. Ulangi apa yang mendengar menggunakan
nada netral. Ini bukan sebuah tetapi sebuah jalan pekerjaan penjualan untuk
menentukan jika apa yang mendengar akan dipercayai.
Mempertimbangkan sumber. Adalah bias speaker? Speaker yang membesar?
Speaker adalah mencari perhatian? Apakah yang benar-benar diinginkan speaker
jawaban?
Menggunakan disiplin diri. Kurangnya empati atau simpati dan dengan cara
yang marah menyebabkan hilangnya obyektifitas dan awan pesan tersebut.
Meringkas. Minta memberi kejelasan, pertanyaan terbuka untuk konfirmasi
maksud mes sage-. "Ini adalah apa yang saya dengar?" atau "Apa yang saya mendengar
anda mengatakan ini. . . ." teknik ini, yang disebut mir- roring, memvalidasi usaha
speaker untuk berkomunikasi dengan memungkinkan dia untuk konfirmasi, benar, atau
menjelaskan tujuan.

Kedua pengirim dan penerima harus ingat untuk


menindaklanjuti pada sebuah pesan untuk pastikan ia telah
diutus seperti yang dimaksudkan dan menerima sebagaimana
dimaksud. Tatap-muka komunikasi, ini hanyalah merupakan hal
yang bertanya. Dalam ditulis com- melayani komunikasi, tindak
lanjut yang dapat diselesaikan dengan panggilan telepon, kantor
singkat (atau tempat pendaratan) konferensi, atau konfirmasi
tertulis.
manager harus menghindari godaan untuk menyediakan
terlalu banyak informasi dalam mengirim atau dalam
memberikan umpan balik komunikasi di atasnya. Pedoman terakhir ini
menunjukkan suatu masalah umum, khususnya dalam organisasi besar: bur- den
penanganan terlalu banyak pekerjaan kertas dan mencoba memproses terlalu banyak
informasi. Sederhana tercat- sepuluh mungkin tidak memerlukan pesan tanggapan tertulis,
dan ia memboroskan waktu setiap orang untuk meminta mereka. Tidak semua percakapan
telepon memerlukan mengkonfirmasi huruf-huruf. Selain itu, sebuah manager tidak
seharusnya berharap untuk membaca dari penutup untuk menutupi setiap journal yang
melintasi atau-nya mejanya. Beberapa keputusan berakal harus dibuat tentang apa jenis
pertukaran informasi penting, apa pun harus berkomitmen untuk karya, apa jenis karyawan
perlu, dan informasi apa yang mungkin boleh dibiarkan untuk mengobrol percakapan.
Seperti yang dinyatakan sebelumnya, manajer harus memilih media yang paling sesuai
untuk pesan tertentu. Misalnya, sebuah tiba-tiba dan perubahan drastis dalam sebuah jadwal
kerja karyawan mungkin akan didiskusikan dalam sebuah terbaik tatap muka daripada
percakapan dalam nota kesepahaman impersonal. Namun, permintaan untuk dana untuk
menyewa konsultan untuk sebuah proyek khusus harus secara formal pra- sented dalam
menulis, dengan bukti yang mendukung solid untuk permintaan, dan bukannya pada daftar
tarik di con- versation. Pilihan yang sesuai di medium harus selalu dibuat dengan perspektif
penerima dalam pikiran.

Saluran-saluran komunikasi di dalam Organisasi


Karena pertukaran informasi penting untuk operasi dari sebuah organisasi, dan infor formal-
mal saluran komunikasi memastikan informasi yang bergerak dari satu titik ke titik effi-
ciently lain. Saluran formal termasuk track vertikal dan horizontal yang dapat melacak
komunikasi. Trek vertikal dijalankan dalam dua arah, ke atas dan ke bawah antara bagian
atas organiza- struktur tional dan bagian bawah. Trek horizontal membawa communications
secara lateral di seluruh struktur organisasi antara departemen dan individu pada tingkat
yang sama. Saluran informal yang paling umum komunikasi dalam organisasi berasal
dari pohon anggur.

Komunikasi ke atas pada Track Vertikal

Komunikasi ke atas termasuk verbal dan pesan tertulis (masalah-masalah, persepsi, atau
sug- gestions) yang subordinatnya mengirim kepada orang-orang atasan. Pesan kadang-
kadang dapat mencari klarifikasi instruksi-instruksi atau saran-saran. Manajemen tingkat
atas tergantung pada aliran vertikal ini sebagai cara untuk moni- tor setiap unit atau
departemen dan meningkatkan kinerja, sehingga membuat keputusan terbaik mungkin
dalam rencana- ning kegiatan yang akan datang dari organisasi.
Aktivitas dan laporan kinerja yang paling sering bentuk komunikasi ke atas. Ini
menyediakan informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan-keputusan mengenai
pembelian modal, penambahan FTE, atau perubahan operasional lainnya. Direksi
bertanggung jawab untuk terpasang dengan benar com- municating untuk manajemen atas
tujuan-tujuan dan sasaran dari departemen dan bagaimana antarmuka ini dengan
departemen lain dan dengan visi yang lebih luas dari organisasi.
Penelitian menunjukkan bahwa semakin banyak perbedaan di antara karyawan dan
tingkat yang lebih tinggi yang pesan sedang dikirim, semakin besar kemungkinan bahwa
pesan akan dis- torted atau tidak lengkap. Walaupun direktur departemen harus
berkomunikasi keinginan tulus untuk mendengarkan saran karyawan dan ide-ide, mereka
harus sadar akan kecenderungan karyawan untuk menyediakan tidak lengkap atau
informasi yang tidak akurat. Direktur juga harus menghindari tergantung pada tingkat
rendah karyawan untuk informasi penting.

Komunikasi ke bawah pada Track Vertikal


Komunikasi ke bawah terjadi ketika arus informasi dari golongan atasan dalam
hirarki organiza- tional kepada karyawan. Manajer tingkat atas berkomunikasi
dengan sasaran dan tujuan organisasi dan menetapkan kebijakan-kebijakan dan
prosedur. Mereka juga menjelaskan rasional untuk berbagai oper- ational keputusan-
keputusan, memberikan instruksi tentang tugas-tugas tertentu, memberikan umpan
balik kepada karyawan tentang kinerja mereka, dan menanggapi pesan dari
karyawan. Penelitian menunjukkan bahwa kebanyakan manusia- agers percaya
bahwa mereka menyampaikan informasi untuk karyawan mereka lebih baik dari
mereka benar-benar melakukan. Karena sering penyelamat informasi dari sebuah
operasi dan karena informasi yang akurat adalah khususnya sangat penting dalam
institusi kesehatan, makanan direksi harus meneliti layanan pola-pola mereka
sendiri komunikasi ke bawah untuk kemungkinan kekurangan. Misalnya, mereka
harus tidak pernah menganggap bahwa informasi yang disediakan untuk manajer
tingkat tinggi secara otomatis akan disampaikan kepada karyawan pada tingkat yang
lebih rendah. Informasi yang mempengaruhi karyawan harus com- municated untuk
mereka sengaja dan secara langsung.
Jalur Komunikasi Horizontal

Komunikasi yang mengikuti saluran horizontal terdiri dari bagian verbal dan ditulis aliran
informasi antara unit organisasi yang kira-kira pada tingkat yang sama. Aliran ini sangat
penting dalam institusi kesehatan karena service untuk pasien-pasien bergantung pada
communi efisien- di antara beberapa departemen berbeda untuk metal. Misalnya, makanan
departemen layanan tidak dapat menyediakan layanan perawatan gizi yang sesuai tanpa
informasi tentang pasien dari staf perawat. Seperti terlihat di ketergantungan kegiatan sehari-
hari seperti layanan makan, tetapi juga influ- ences departemen kemampuan jangka panjang
untuk merencanakan proyek-proyek besar.
Selain itu, horizontal komunikasi antara unit adalah lebih langsung, dengan
demikian meringankan beberapa tegang dikenakan pada track vertikal. Komunikasi
inter-meminimalkan dis- tortion dan kelalaian pesan-relay yang dapat menghambat
komunikasi ke atas dan ke bawah. Misalnya, direktur layanan makanan dan direktur
layanan yang menyusu dapat berkomunikasi dengan satu sama lain secara langsung
dan segera lebih tentang proyek yang sama tanpa harus bertukar informasi melalui
masing-masing golongan atasan.

Pohon Anggur
Pohon anggur adalah sebuah rute penting untuk aliran informasi informal dalam organisasi.
Ia adalah sebuah nat- ural akibat dari kebutuhan manusia universal untuk kontak sosial.
Tidak seperti komunikasi formal chan- nels, berasal dari pohon anggur beroperasi tanpa
perencanaan atau dokumentasi. Terlepas dari sifat secara serampangan, berasal dari pohon
anggur adalah kadang-kadang lebih informatif dari pesan yang dikirim melalui saluran
formal. Dalam pengertian ini, berasal dari pohon dapat bekerja sama ada untuk atau
terhadap kepentingan manajemen dan kesejahteraan organisasi.
Manajer dapat menggunakan berasal dari pohon anggur untuk mendapatkan rasa
sikap dan persepsi di antara bawahannya dan menanggapi mereka lebih cepat
daripada jika mereka menunggu untuk masalah-masalah ke permukaan melalui
metode formal. Untuk meminimalkan potensi dampak negatif dari informasi pohon
anggur, manajer harus berbagi informasi sebanyak-banyaknya dengan bawahan
tentang kegiatan organiza- tional. Jika setiap orang dalam organisasi memiliki akses
yang sesuai untuk terbaru dan accu- Informasi suku bunga, karena spekulasi yang
membawa kepada rumor dapat terkuak.

Resolusi Konflik
Kadang-kadang sebuah manager harus bertindak sebagai mediator dan
menyelesaikan konflik antara karyawan atau antara karyawan dan sebuah password
supervisor. Konflik yang adalah dianggap tidak kompatibel hasil perbedaan- ing dalam
interferensi atau oposisi. (Mediasi adalah proses bekerja sama dengan pihak-pihak yang
bertikai untuk mencadangkan pemukiman dan kompromi.) walaupun pengobatan penuh
dari resolusi konflik tidak dijelaskan di dalam buku ini, ini adalah salah satu yang paling
penting keterampilan manajemen sebuah manager perlu memiliki. Mediasi harus
dilakukan sehingga, jika mungkin, kedua belah pihak dapat memenangkan- ners. Ada
saat-saat ketika sebuah manager akan diperlukan untuk mengakhiri konflik dengan
membuat keputusan yang akan tidak populer dengan salah satu pihak yang terlibat.
Secara umum, ketika timbul konflik, sebagian besar orang membuat "memerangi-
atau-keputusan terbang". Jika mereka memilih untuk berperang, yang mereka harapkan
untuk menang. Jika mereka memilih terbang, mereka akan mengabaikan orang pada siapa
mereka dalam konflik dan menolak untuk berbicara tentang isu-isu. Untuk efektif dan
teamwork mengelola- perbaikan manajemen, manager harus mempunyai respons
diberdayakan untuk resolusi konflik dan harus di bawah- berdiri yang tidak melawan atau
penerbangan yang sesuai untuk menciptakan solusi menang dengan konflik.
Komunikasi kunci untuk mengatasi konflik. Dalam pertemuan secara pribadi
dengan menentang par- ikatan dengan mengantara masalah, manager harus
membuat ia jelas pada awal bahwa kedua belah pihak akan memiliki kesempatan
untuk menyatakan pandangan mereka. Ia juga harus menekankan bahwa ia adalah
unac- ceptable untuk satu pihak untuk menghentikan yang lain. Pertemuan tersebut
akan diselenggarakan di lokasi yang sesuai, seperti kantor manager atau ruang
konferensi. Waktu yang memadai harus ditetapkan untuk mengerjakan konflik.
Bila sesi mediasi dimulai, manager harus menyatakan kekhawatiran tentang dampak
konflik telah pada kedua-dua individu. Manajer tersebut juga harus express optimisme
bahwa solusi yang dapat mencapai yang dalam kepentingan terbaik dari kedua belah
pihak. Hasil harus solusi yang baik dapat setuju untuk.
Dalam situasi konflik, reaksi-reaksi dapat ditampilkan dalam letusan emosi-emosi dan
menyakiti merasa-
(atau menyegel). Sekali lagi, perasaan ini mungkin terikat untuk pengalaman masa lalu.
Masalah konflik di dapat
mengingatkan pihak-pihak yang terlibat dalam situasi sebelumnya atau topik-topik yang,
walaupun, yang tak berkerabat pres-

Rangkuman

Komunikasi adalah proses mengirim dan menerima verbal dan informasi tertulis
dari satu orang ke orang lain. Komunikasi yang efektif adalah dicapai saat pesan
yang diterima adalah berharmoni dengan pesan yang dikirim. Fungsi-fungsi
manajemen dasar semua tergantung pada communi--metal dan informasi,
khususnya fungsi yang memimpin dan mengarahkan kegiatan karyawan.
Mendengarkan dengan aktif merupakan unsur vital komunikasi.
Komunikasi antara orang pada semua peringkat dalam sebuah organisasi ini sangat
penting untuk menyempurnakan pekerjaan organisasi dan tujuan. Dalam hubungan
kerja mereka, manajer berhasil cenderung menemukan dan menggunakan paling
efektif dan sesuai saluran-saluran bagi komunikasi di dalam organisasi mereka.
Mereka juga mengembangkan dan menggunakan keterampilan komunikasi
interpersonal efektif sementara tujuan yang tersisa dan nonjudgmental, selalu
memisahkan pesan dari messenger.

Bibliografi

Hitam, J. S., dan penjaga, L. W. Pertemuan Manajemen Tantangan Baru. Sadel


Tuang atas sungai, N.J.: bernama Prentice Hall, 2000.

Blanke, V. kekuatan politik dan makanan yangf rumah sakit. Ross Arus Dietetic
19(5):21, 1982. Majikan, D., dan Moore, D. Tubuh
berbicara. Manajemen makanan 16:39, 1981.
Certo, S. C. Manajemen Modern. Ke-8 ed. Sadel Tuang atas sungai, N.J.: bernama
Prentice Hall, 2000.

Dessler, G. Management: memimpin orang-orang dan organisasi di abad ke-21.


Sadel Tuang atas sungai, N.J.: bernama Prentice Hall, 2001.

Dougherty, D. A. anda mendengarkan? Makanan & nutrisi fokus rumah sakit 8(9):1-
5, 1992.

Frank, M. O. Bagaimana untuk mendapatkan poin Anda di dalam 30 detik atau kurang.
New York: Simon & Schuster, 1986.

Haggerty, D. Mendapatkan Ia Dilakukan: Berkomunikasi Lebih Baik . Milwaukee,


Wisc.: Manajemen Uni Kredit,
2002.

Haney, W. V. komunikasi dan hubungan interpersonal: Teks ini dan kasus. 5Th ed.
Homewood, Ill.: Irwin, 1986.

Kuppersmith, N. C., dan lebih sering terlihat hanyalah kendaraan, S. F. komunikasi


antara dokter keluarga dan makanan yangf terdaftar dalam setelan rawat jalan.
Journal of American Dietetic Association 102(12):1271-tahun 1763,
2002.

McConnell, C. R. Pengawas Perawatan Kesehatan yang efektif. Rockville, Md.


menyambut baik: ASPEN, 1998.

Pusat nasional untuk Non Profit Board. Kit: 20 Ide-ide untuk membangkitkan
kembali Pertemuan Board Anda.
Washington, D.C.: Pusat Nasional untuk Non Profit Board, 2001.

Odiorne, G. S. Keefektifan Pribadi: sebuah strategi untuk keberhasilan. Westerfield,


Mass.: MBO, 1979. Puckett, R. mukasurat adalah pertemuan-pertemuan
diperlukan? Administrator kontemporer 6(6):18-20, 1983. Robbins, S.
mukasurat Mengelola Hari Ini, 2.0 Edition. Sadel Tuang atas sungai, N.J.:
bernama Prentice Hall, 2002.
Tombak, M. C. Organisasi-organisasi Foodservice: Sebuah Manajerial dan
pendekatan sistem. 4Th ed. Huruf Besar
Sungai pelana, N.J.: bernama Prentice Hall, 2000.