Aplicacin de los siete pasos para la mejora continua en la empresa

Embobinados Industriales C.A (EMINCA)

1. Introduccin
2. Generalidades de la Empresa
3. Conclusiones

Introduccin
A travs de los aos los empresarios han manejado negocios trazndose
slo metas limitadas, que les han impedido ver ms all de sus necesidades
inmediatas, es decir, planean nicamente a corto plazo; lo que conlleva a no
alcanzar niveles ptimos de calidad y por lo tanto a obtener una baja
rentabilidad en sus negocios. Segn los grupos gerenciales de las empresas
japonesas, el secreto de las compaas de mayor xito en el mundo radica en
poseer estndares de calidad altos tanto para sus productos como para sus
empleados; por lo tanto el control total de la calidad es una filosofa que debe
ser aplicada a todos los niveles jerrquicos en una organizacin, y esta implica
un proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene final. Dicho proceso permite
visualizar un horizonte ms amplio, donde se buscar siempre la excelencia y
la innovacin que llevarn a los empresarios a aumentar su competitividad,
disminuir los costos, orientando los esfuerzos a satisfacer las necesidades y
expectativas de los clientes.
Para llevar a cabo este proceso de Mejoramiento Continuo tanto en un
departamento determinado como en toda la empresa, se debe tomar en
consideracin que dicho proceso debe ser: econmico, es decir, debe requerir
menos esfuerzo que el beneficio que aporta; y acumulativo, que la mejora que
se haga permita abrir las posibilidades de sucesivas mejoras a la vez que se
garantice el cabal aprovechamiento del nuevo nivel de desempeo logrado.
El mejoramiento continuo puede lograrse a travs de la implantacin de
la metodologa de los siete pasos. A continuacin se presenta la aplicacin de
dicha metodologa a la empresa Embobinados Industriales C.A (EMINCA).
Generalidades de la Empresa

UBICACIN
La empresa Embobinados Industriales C.A (EMINCA) se encuentra
ubicada en zona industrial Unare II, galpones de Corpoindustria, Galpn
numero 5.
OBJETIVO DE LA EMPRESA
La empresa se dedica a la reparacin de motores elctricos AC/DC,
turbinas y generadores. Adems presta servicios electromecnicos en general.
Entre sus principales clientes se pueden mencionar: PDVSA, SIDOR,
VENALUM Y ALCASA.
DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL
La empresa Embobinados Industriales C.A (EMINCA), por la
caracterstica de su proceso productivo, cuenta con un almacn bastante
seguro ya que resguardan materiales costosos. Sin embargo el almacn no es
debidamente utilizado puesto que no se aprovecha de una manera ptima los
espacios disponibles, adems de estar desorganizado y no presenta una
clasificacin adecuada de los materiales.
METODOLOGA A APLICAR
Para solventar la situacin que presenta actualmente la empresa
Embobinados Industriales C.A en su almacn, se aplicar la metodologa de los
siete pasos para la mejora continua.
PRIMER PASO
SELECCIN DE PROBLEMAS
Este paso tiene como objetivo la identificacin de los problemas de
calidad y productividad del departamento o unidad bajo anlisis.
Aclarar los conceptos de calidad y productividad en el grupo
CALIDAD es proporcionar un producto o servicio a los consumidores,
que satisfaga plenamente sus expectativas y necesidades a un precio que
refleje el valor real que el producto o servicio les provea, que este disponible y
con las oportunidades que le convenga y que genere para la empresa las
utilidades suficientes para desarrollarse saludablemente como empresa y grupo
humano y as poder continuar con eficiencia a sus clientes.
 PRODUCTIVIDAD es la relacin existente entre los resultados logrados
y los recursos empleados; es decir; se debe ser efectiva as como tambin
eficiente en la utilizacin de los recursos disponibles.

Listar en el grupo los problemas de calidad y productividad en la unidad

de anlisis (aplicar tormenta de ideas)
Perdida de tiempo buscando materiales
Desorden en el rea almacn
Dificultad de transito para los empleados en el rea almacn
El tamao del almacn no es el adecuado para el volumen del
material manejado por la empresa Embobinados Industriales C.A
Perdida de materiales en el rea almacn
Falla en el despacho del material
Clasificacin inadecuada del material
No aplicacin de las normas de seguridad industrial
Deterioro en los materiales

Preseleccin de oportunidades de mejora:

Tcnica de grupo nominal:
Asignacin de problemas:

A Perdida de tiempo buscando materiales

B Desorden en el rea almacn
C Dificultad de transito para los empleados en el rea almacn
D El tamao del almacn no es el adecuado para el volumen del
material manejado por la empresa Embobinados Industriales C.A
E Perdida de materiales en el rea almacn
F Falla en el despacho del material
G Clasificacin inadecuada del material
H No aplicacin de normas de seguridad industrial
I Deterioro en los materiales

Puntuacin
 Arnaldo Alex Diana Lorena Neyxi TOTAL
A 7 8 7 7 8 37
B 9 9 9 9 9 45
C 1 2 3 3 2 11
D 2 1 2 2 1 8
E 5 5 4 4 3 21
F 3 4 6 8 6 27
G 8 7 8 6 7 36
H 6 6 5 5 5 27
I 4 3 1 1 4 13

Con los resultados obtenidos de la tabla anterior se concluye que los

tres (3) problemas primordiales son:
Desorden en el rea almacn
Perdida de tiempo buscando materiales
Clasificacin inadecuada del material

Por decisin unnime el problema a atacar es el DESORDEN EN EL

REA DE ALMACN con un total de cuarenta y cinco (45) puntos.

SEGUNDO PASO
CUANTIFICACION Y SUBDIVISION DEL PROBLEMA U OPORTUNIDAD DE
MEJORA SELECCIONADA
El objetivo de este paso es precisar la definicin del problema, su
cuantificacin y la posible subdivisin en subproblemas o causas sntomas.
Establecer los tipos de indicadores que reflejen el problema de
DESORDEN EN EL REA DE ALMACN:
Tiempo de bsqueda de material
Presencia de daos en el material
Envi de material fuera de especificaciones
 Estratificar y/o subdividir el problema de DESORDEN EN EL REA DE
ALMACN en sus causas-sntomas
Falta de compromiso de la gerencia
Instrucciones insuficientes hacia el personal de la empresa
Embobinados Industriales C.A
Tamao insuficiente del almacn
Falta de normativas en cuanto a la distribucin del almacn
Clasificacin de los materiales en el almacn
Otras.

Cuantificar el impacto de cada subdivisin

Por la falta de datos numricos o estadsticos se utilizara la tcnica de
grupo nominal para jerarquizar cualitativamente las posibles causas-
sntomas.

A Falta de compromiso de la gerencia

Instrucciones insuficientes hacia el personal de la empresa
B
Embobinados Industriales C.A
C Tamao insuficiente del almacn
D Falta de normativas en cuanto a la distribucin del almacn
E Clasificacin de los materiales en el almacn
F Otras.

Arnaldo Alex Diana Lorena Neyxi TOTAL

A 3 5 4 2 3 17
B 4 3 3 6 4 20
C 2 1 5 3 1 12
D 6 4 6 4 6 26
E 5 6 2 5 5 23
F 1 2 1 1 2 7
 Segn los resultados de la tabla obtenida se pudo jerarquizar las
causas-sntomas de la siguiente manera:
1. Falta de normativas en cuanto a la distribucin del almacn.
2. Clasificacin de los materiales en el almacn.
3. Instrucciones insuficientes hacia personal de la empresa
Embobinados Industriales C.A.
4. Falta de compromiso de la gerencia.
5. Tamao insuficiente del almacn.

6. Otras.

TERCER PASO
ANALISIS DE CAUSAS RAICES ESPECFICAS
Se deben identificar y verificar las causas races especficas del
problema en cuestin, aquellas cuyas eliminacin garantizar la no renuncia
del mismo.
Listar causas de ocurrencia aplicando tormenta de idea para cada
subdivisin del problema
Falta de normativas en cuanto a la distribucin del almacn
o Falta de planificacin
o Poca capacidad de mantener el orden por parte de los empleados
Clasificacin de los materiales en el almacn
o Estantera inadecuada
o Sealizacin inexistentes en los estantes
o Falta de conocimientos de las caractersticas de los materiales
Instrucciones insuficientes hacia personal de la empresa Embobinados
Industriales C.A
o Falta de organizacin

Falta de compromiso de la gerencia

o Desinters en el mejoramiento de la produccin
o Conformismo por parte de la empresa con el proceso productivo.
Tamao insuficiente del almacn
 o Diseo inadecuado
o Distribucin incorrecta del espacio.
Otras.

Diagrama Causa Efecto

 Cuantificar las causas para verificar su impacto
Para cuantificar las causas se realiz una encuesta a todo el personal de
EMINCA constituido por 25 empleados, la encuesta constaba de la siguiente
pregunta:

Los resultados obtenidos de la encuesta realizada fueron:

FREC.
CAUSA FRECUENCIA % % ACUM.
ACUM.
Falta de
8 8 32 32
normativas
Falta de
6 14 24 56
compromiso
Instruccione
s 5 19 20 76
insuficientes
Tamao
insuficiente 3 22 12 88
del almacn
Clasificacin
de los 2 24 8 96
materiales
Otras 1 25 4 100
 Diagrama de Pareto

Anlisis
Como se puede apreciar en el diagrama, los pocos vitales que
representan el 20% de las causas son:
Falta de normativas en cuanto a la distribucin del almacn
Falta de compromiso de la gerencia
Instrucciones insuficientes hacia personal de la empresa
Estas causas van a resolver el 80% del problema segn la regla de
Pareto. Son las causas que se van a tratar con prioridad.

PASO CUATRO
ESTABLECIMIENTO DEL NIVEL DE DESEMPEO EXIGIDO (METAS DE
MEJORAMIENTO)
Aqu se debe establecer el nivel de desempeo exigido al sistema o
unidad y las metas a alcanzar sucesivamente.
Metas a alcanzar
Compromiso por parte del personal
Almacn organizado y ordenado
Mejorar la conservacin de los materiales
 Reducir tiempo de bsqueda de materiales dentro del almacn.

Visualizacin del comportamiento si las cosas ocurriesen sin contra

tiempos ni deficiencias
En esta actividad se debe visualizar la situacin deseada. Para el caso
del problema identificado DESORDEN EN EL ALMACN, concibiendo la
situacin en que no existan las causas falta de normativas en cuanto a la
distribucin del almacn, clasificacin de los materiales en el almacn,
Instrucciones insuficientes hacia personal de la empresa, falta de
compromiso de la gerencia, tamao insuficiente del almacn, entre otras, se
lograran todas las metas propuestas anteriormente.
QUINTO PASO
DISEO Y PROGRAMACIN DE SOLUCIONES
El objetivo de este paso es identificar y programar las soluciones que
incidirn significativamente en la eliminacin de las causas races.
Para cada causa se plantean las siguientes soluciones encontradas a
travs de una tormenta de ideas:
Falta de normativas en cuanto a la distribucin del almacn
o Crear las normativas necesarias para mantener el adecuado
funcionamiento del almacn y enfocarse en su aplicacin.
Clasificacin de los materiales en el almacn
o Estratificacin y mayor detalle en la clasificacin de los materiales
Instrucciones insuficientes hacia personal de la empresa
o Programar charlas instructivas dirigidas al personal que labora en
la empresa en cuestin.
Falta de compromiso de la gerencia
o Adiestramiento a la gerencia acerca de los beneficios que
generan una adecuada planificacin de manejo de recursos.
Tamao insuficiente del almacn
o Realizar una ampliacin de las instalaciones del almacn actual
o Habilitar otra zona para el almacenamiento de materiales.

Seleccionar las soluciones a realizar

 De las causas: falta de normativas en cuanto a la distribucin del
almacn, clasificacin de los materiales en el almacn, Instrucciones
insuficientes hacia personal de la empresa, falta de compromiso de la gerencia;
se acord aplicar las soluciones planteadas.
En cuanto al tamao insuficiente del almacn, por votacin se seleccion
la solucin: Habilitar otra zona para el almacenamiento de materiales.
Disear plan de accin
Para solventar el problema se diseo el siguiente plan de accin de acuerdo
a las soluciones, y el orden es como sigue:
1. Adiestramiento a la gerencia
2. Creacin las normativas.
3. Programacin de charlas instructivas dirigidas al personal.
4. Habilitar otra zona para el almacenamiento de materiales
5. Estratificacin y mayor detalle en la clasificacin de los materiales

SEXTO PASO
IMPLANTACIN DE SOLUCIONES
Seguidamente de la implementacin de las soluciones planteadas segn
el plan de accin, se not un cambio significativo en el tiempo de ubicacin de
materiales.
En general, el resultado obtenido por la implementacin del
adiestramiento a la gerencia, que se bas en una charla sobre la planificacin
de procesos productivos, fue satisfactorio. La gerencia, tom conciencia
acerca de las acciones que debi ejecutar para la mejora del funcionamiento
del rea del almacn, lo cual facilit la realizacin de las otras soluciones.
Con la creacin de normativas se logr fijar los parmetros a seguir para
el ordenamiento y el mantenimiento del almacn.
Las charlas instructivas dirigidas al personal permitieron la
concientizacin y elevar el nivel de conocimiento de los empleados.
Con la habilitacin de otra zona para el almacenamiento de materiales
se logr descongestionar el almacn original, mejor la distribucin y se
optimiz el espacio disponible.
La estratificacin en la clasificacin de los materiales se facilit el
almacenamiento y organizacin de los materiales.
SEPTIMO PASO
ESTABLECIMIENTO DE ACCIONES DE GARANTIA
El objetivo de este paso es asegurar el mantenimiento del nuevo nivel de
desempeo alcanzado. De l depender la estabilidad en los resultados y la
acumulacin de aprendizaje para profundizar el proceso.
Para esto se propone:
Normalizacin de procedimientos y mtodos: Para esto es necesario
estandarizar el procedimiento de almacenado: con las nuevas normas
establecidas y el nuevo nivel de conocimiento del personal, todo esto se
realiza con la finalidad de mantener en orden establecido en el rea del
almacn.
Documentacin y difusin de la historia del proceso de mejoramiento:
Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar
evidencia de la mejora obtenida. Los registros deben permanecer
legibles, fcilmente identificables y recuperables.

Conclusiones
Luego de la aplicacin de los siete pasos de la mejora continua en la
empresa Embobinados Industriales C.A , utilizada para identificar y solventar
los problemas ms relevantes de calidad y productividad almacn, se pudo
observar que la principal causa de los problemas est relacionada con la
gerencia.
La metodologa de los siete pasos y el uso de herramientas es la base
de la resolucin sistemtica de los problemas. La empresa cuenta con una
filosofa de calidad pero esto no es suficiente, es necesario transformar las
ideas en mejoras tangibles, y esta transformacin se logra con mtodos y
herramientas adecuadas. Este ciclo, aplicado una y otra vez a diversos
problemas, promueve el trabajo en equipo y lleva a la empresa a hacer de la
mejora continua un modo de vida.
En las primeras etapas de introduccin del mtodo de los siete pasos, el
personal debe concentrarse en el proceso en s, preocupndose ms por su
utilizacin correcta que por buscar la perfeccin de la solucin del problema
tratado. En estas etapas es fundamental promover un cambio cultural, creando
actitudes positivas hacia la mejora y conocimiento detallado de las actividades
realizadas son indispensables para el xito.