PERMENDAGRI NOMOR 52 TAHUN 2011

Sekretariat Jenderal
Biro Organisasi - Tatalaksana
 ISTILAH SOP
SOPs : Standard (Standing) Operating Procedures (Istilah yang diadopsi dari Bahasa Inggris)
SPO : Standar Prosedur Operasi (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang
perkebunan)
POS : Prosedur Operasional Standar (Terjemahan istilah POS, biasa dipergunakan pada
bidang keagamaan)
SOB : Standar Operasional Baku (Terjemahan istilah SOB, biasa dipergunakan pada bidang
industri)
Protap : Prosedur Tetap (Istilah umum dalam Birokrasi Pemerintah khususnya di kalangan
militer dan kepolisian)
Istilah lain : Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures,
Medic Procedures, Prosedur Operasional yang Baku.
SOP : Standar Operasional Prosedur (Istilah yang digunakan dalam Peraturan Menteri
Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang SOP di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan
Kabupaten/Kota)
 Pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas
pekerjaan.

Rincian proses-proses kerja yang dilakukan

berulang oleh suatu organisasi.
UMUM.
Dokumentasi kegiatan-kegiatan yang dilakukan
untuk membantu konsistensi tugas-tugas.

Penyediaan informasi bagi individu-individu

bagaimana melakukan pekerjaan dengan tepat.

Tindakan-tindakan teknis seperti proses

pemeliharaan dan penggunaan alat.

PERMENDAGRI Prosedur (SOP) Serangkaian petunjuk

NOMOR tertulis yang dibakukan mengenai proses
52 TAHUN 2011. penyelenggaraan tugas-tugas
Pemerintahan Daerah.
Tujuan Penyusunan SOP

Memberikan kejelasan dan transparansi kepada masyarakat sebagai

penerima pelayanan mengenai hak dan kewajibannya.

Memberikan kepastian dan keseragaman dalam proses pelaksanaan

tugas.

Menunjang kelancaran dalam proses pelaksanaan tugas.

Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan.

Memberikan informasi secara proporsional mengenai pelaksanaan

tugas yang dilakukan oleh aparatur.

Mempertegas tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas bagi aparatur.

Mempermudah pengendalian.
Manfaat SOP

Menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur

kerja/pelayanan.

Lebih jelas mengetahui peran dalam posisi masing-masing di internal.

Memberikan kejelasan alur prosedur/kerja dalam suatu

pekerjaan/pelayanan.

Memberikan keterangan dan keterukuran dalam suatu

pekerjaan/pelayanan.

Meminimalisir kesalahan dalam pekerjaan/pelayanan

Membantu dalam melakukan evaluasi terhadap setiap proses

operasional unit kerja.
Prinsip Penyusunan SOP

Efisiensi dan Efektifitas.

Berorientasi Pada Pengguna.

Kejelasan dan Kemudahan.

Keselarasan.

Keterukuran.

Dinamis.

Kepatuhan Hukum.

Kepastian Hukum.
Tahapan Penyusunan SOP
Persiapan

1. Pembentukan Tim pada tingkat Kabupaten/Kota terdiri dari:

a. Ketua : Kepala Bagian Organisasi.
b. Sekretaris : Sekretaris yang ditunjuk Sekda.
c. Anggota : Para sekretaris SKPD.
2. Pembekalan Tim.
3. Penyusunan Rencana Tindak.
4. Sosialisasi.
Identifikasi Kebutuhan SOP

1. Mengacu pada tugas dan fungsi.

2. Mengacu pada peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3. Kegiatannya dilaksanakan secara berulang-ulang dengan hasil
tertentu.
4. Kegiatannya melibatkan sekurang-kurangnya 2 (dua) orang.
5. Prosedur dilakukan secara terukur dan mempunyai output
yang jelas.
6. Hasil identifikasi kebutuhan SOP dirumuskan dalam dokumen
inventarisasi judul
7. Penyusunan SOP diawali dengan mengidentifikasi kebutuhan
SOP.
8. Hasil identifikasi kebutuhan SOP dirumuskan dalam
dokumen inventarisasi judul SOP.
9. Ditulis dengan jelas, rinci, dan benar.
Dokumen Inventarisasi Judul SOP

1. Format terdiri dari nama judul dan kode nomor SOP.

2. Kode nomor SOP ditentukan oleh Bagian Organisasi.
3. Dokumen inventarisasi judul SOP ditetapkan dengan
Keputusan Kepala Daerah
Dokumen Inventarisasi Judul SOP
Dokumen Inventarisasi Judul SOP
Analisis Kebutuhan SOP

1. Prosedur kerja sederhana.

2. Pengkajian dilakukan dengan sebaik-baiknya.
3. Prosedur kerja fleksibel.
4. Adanya pembagian tugas yang tepat.
5. Menghindari duplikasi Judul SOP.
6. Adanya pengawasan secara terus menerus.
7. Urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya.
8. Adanya tujuan dan output yang jelas.
9. Hasil analisis kebutuhan SOP dibuat dalam format nama dan
kode nomor SOP yang ditetapkan dengan Keputusan Kepala
Daerah.
Penulisan SOP

1. SOP disusun berdasarkan nama dan kode nomor SOP.

2. Jelas, rinci dan benar.
3. Memperhatikan SOP lainnya.
4. Dapat dipertanggung jawaban.
5. Kegiatan yang sifatnya rutin dan berulang-ulang.
6. Menghasilkan output tertentu.
Format SOP

Format SOP mengacu pada Permendagri 52 tahun 2011.

1. FORM COVER SOP
Format SOP

2. FORM IDENTITAS SOP

Format SOP

3. FORM URAIAN PROSEDUR SOP/FLOWCHART

Verifikasi dan Uji Coba

1. Verifikasi dilakukan oleh atasan secara berjenjang oleh

pejabat yang menangani.
2. Hasil verifikasi SOP dilakukan ujicoba.
3. Dilakukan oleh unit kerja yang bersangkutan.
4. Verifikasi dan ujicoba dilakukan oleh unit kerja yang
bersangkutan sebelum ditetapkan dengan Keputusan
Kepala Daerah.
Pelaksanaan

1. Telah melalui proses verifikasi, ujicoba dan penetapan.

2. Adanya dukungan sarana dan prasarana yang memadai.
3. Sumberdaya manusia yang kompeten.
4. Telah disosialisasi dan didistribusikan kepada seluruh
pegawai dilingkungan unit kerja.
5. Mudah diakses dan dilihat.
contoh
contoh
contoh
contoh
Sosialisasi

1. Penyebarluasan informasi.
2. Pemberitahuan pada setiap unit kerja.
3. Pendistribusian SOP.
4. Penetapan pelaksana, penanggung jawab, pemantau sesuai
dengan tugas dan fungsi masing-masing.
Pelatihan dan Pemahaman.

1. Pertemuan/rapat.
2. Bimbingan teknis.
3. Pendampingan.
4. Simulasi.
5. Pelaksanaan sehari-hari.
Monitoring dan Evaluasi

Monitoring :
1. Observasi.
2. Interview.
3. Diskusi Kelompok kerja.

Evaluasi :
1. Mengetahui efektifitas dan kualitas SOP.
2. Sebagai bahan penyempurnaan SOP.
3. Diskusi Kelompok kerja.
4. Dilakukan setiap akhir tahun.
5. Dilakukan oleh atasan secara berjenjang.
Penyusunan SOP
dalam bentuk
Flowchart
Pengertian

Apakah flowchart itu???

Flowchart/Diagram alur gambar

yang menjelaskan alur proses, prosedur atau
dokumen suatu kegiatan yang menggunakan
simbol-simbol atau bentuk-bentuk bidang,
untuk mempermudah memperoleh informasi.
Tujuan

Tujuan utama dari penggunaan flowchart adalah

untuk menggambarkan suatu tahapan
penyelesaian masalah secara sederhana, terurai,
rapi dan jelas dengan menggunakan simbol-
simbol standar.
Pedoman

- Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat flowchart:

1. Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah, dari kiri ke
kanan atau sebaliknya.
2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati, jelas
dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya.
3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.
4. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan
deskripsi kata kerja, misalkan Mencatat surat masuk kedalam buku
agenda.
5. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.
6. Aktivitas yang terpotong dan akan disambung ke tempat lain harus
ditunjukan dengan jelas menggunakan simbol penghubung/konektor.
7. Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.
SIMBOL-SIMBOL
FLOWCHART
Simbol-simbol

Simbol Terminator

Simbol ini digunakan

Mulai
untuk menggambarkan
awal/mulai dan akhir
suatu bagan alir

Selesai
 Simbol Proses
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
proses pelaksanaan
kegiatan
 Simbol Pengambilan Keputusan/Decision

Simbol ini digunakan

T untuk menggambarkan
keputusan yang harus
Y
dibuat dalam proses
Y
pelaksanaan kegiatan
T
 Simbol Dokumen

Simbol ini digunakan

untuk menggambarkan
semua jenis dokumen
sebagai bukti pelaksanaan
kegiatan
 Simbol Penggandaan Dokumen

Simbol ini digunakan

untuk menggambarkan
penggandaan dari
semua jenis dokumen
 Simbol Arsip

Simbol ini digunakan

untuk menggambarkan
semua jenis pengarsipan
dokumen dalam bentuk
kertas/manual
 Simbol Arsip

Simbol ini digunakan

untuk menggambarkan
semua jenis penyimpanan
dalam bentuk data/file
 Simbol Penghubung/Konektor

Simbol ini digunakan

A A untuk menggambarkan
perpindahan aktivitas
dalam satu halaman

B B
 Simbol Penghubung/Konektor

Simbol ini digunakan

1 2 untuk menggambarkan
perpindahan aktivitas
Halaman 1 dalam halaman yang
berbeda
Halaman 2

1 2
 Simbol Garis Alir

Simbol ini digunakan

untuk menggambarkan
arah proses pelaksanaan
kegiatan
SIMBOL Sebutan

terminator

Proses

Pengambilan
Keputusan

Dokumen

Penggandaan
Dokumen

Arsip Manual
SIMBOL Sebutan

File

Konektor

Konektor

Garis alir
Langkah Penyusunan Flowchart

1. Tentukan Judul atau nama aktivitas/kegiatan yang akan dibuat SOP nya.
2. Identifikasi setiap aktivitas/kegiatan, dilakukan mulai dari awal hingga akhir
(selesainya) suatu kegiatan yang ditandai dengan dicapainya tujuan aktivitas (out
put).
3. Identifikasi aktor/pelaksana, yaitu siapa aktor (pelaksana) yang terlibat dalam
pelaksanaan kegiatan tersebut. Aktor (pelaksana) adalah orang/jabatan/kelompok
orang (tim)/unit organisasi yang aktif secara langsung terlibat dalam pelaksanaan
kegiatan.
4. Isi Identitas SOP
- Kelengkapan apa yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan.
- Berapa lama waktu diperlukan untuk melakukan kegiatan tersebut.
- Apa output (hasil/produk) yang dihasilkan.
- Keterangan/penjelasan singkat apa yang perlu ditulis dalam melaksanakan
kegiatan.
5. Buat dalam bentuk flowchart.
6. Cek kembali kesesuaian nama SOP dengan input dan output akhir kegiatan.
3. Contoh Penomoran Pada SOP

1.1.1.1 Nomor Urut SOP

Unit Kerja Eselon IV

Unit Kerja Eselon III

Unit Kerja Eselon II

 Contoh SOP : Format Graphic (Annotated Picture)

SOP Penerbitan Izin Mendirikan

Bangunan IMB

Pemohon mengisi Petugas Unit Pelayanan memeriksa dan Tim Teknis melakukan
formulir dan menyerahkan berkas kepada Tim Teknis(Buku B) penilaian/evaluasi
melengkapi dokumen teknis, peninjauan lokasi, apabila
tidak layak diterbitkan surat
persyaratan
penolakan dan layak diterbitkan
rekomendasi Tim Teknis(BAPL,
Nota dan SKRD) yangdiserahkan
pada Unit pelayanan.

Petugas Pelayanan mencatat Nomor seri (Buku C) dan Nomor

izin (Buku D), PencetakanSSRD dan Sertifikat IMB,
Pemohon menerima dan penandatanganan Surat IMB, Pengarsipan Dokumen
IMB dan pulang (Form,Rekomendasi,SKRD, SSRD dan Surat IMB)
dengan tersenyum Pembayaran retribusi dengan SSRD, Kasir
menerima pembayaran serta Petugas pelayanan menyerahkan
IMB kepada Pemohon
CONTACT US :

Bag_tlDDN@yahoo.com