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PROCESO GESTIN DOCUMENTAL PROCESO GESTIN DOCUMEN

Cdigo: 1GD-FR-0009 Cdigo: 1GD-FR-0009
Fecha: 21-11-2015 Fecha: 21-11-2015
ROTULO IDENTIFICACIN CAJA ROTULO IDENTIFICACIN CAJ
Versin: 2 POLICA NACIONAL Versin: 2
UNIDAD POLICIAL: DISTRITO DOS DE POLICIA LA RIVERA UNIDAD POLICIAL: DISTRITO DOS DE POLICIA LA RIVERA
DEPENDENCIA PRODUCTORA: SEXTA ESTACION DE POLICIA FLORALIA DEPENDENCIA PRODUCTORA: SEXTA ESTACION

CDIGO DE LA DEPENDENCIA: 3.8.4.2.2.3.2.2 CDIGO DE LA DEPENDENCIA: 3.8.4.2.2.3.2.2

FECHAS EXTREMAS
CDIGO NOMBRE DE SERIES/SUBSERIES INICIAL FINAL CDIGO NOMBRE DE SERIES/SUBSERIES
D M A D M A
2.25 ACTAS DE REUNION DE TRABAJO 9/30/2014 11/3/2014
ACTAS DE REUNION DE TRABAJO
2.25 12/4/2014 12/2/2014
ACTAS DE REUNION DE TRABAJO
2.25 7/16/2014 8/12/2014
ACTA DE REUNION DE TRABAJO
2.25 8/12/2014 9/7/2014
ACTA DE REUNION DE TRABAJO
2.25 9/8/2014

VIGENCIA No CARPETAS No CAJA VIGENCIA No CARPETAS

6 4
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO C

N/T No CAJA UBICACIN EN EL DEPSITO N/T No CAJA UBICAC

 OBSERVACIONES OBSERVACIONES

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

Para el correcto diligenciamiento del presente formato se tendrn en cuenta las siguientes instrucciones.
1 La identificacin de la Institucin, nombre del formato, cdigo, fecha de aprobacin y versin, NO debern ser modificadas.

2 UNIDAD POLICIAL: Denominacin de la unidad a la cual pertenece la dependencia productora. Ejemplo: DEPARTAMENTO DE POLICA CALDAS.

3 DEPENDENCIA PRODUCTORA: Hace referencia a la designacin segn estructura orgnica, de la Oficina y/o Dependencia donde se producen los documentos. Se d

4 CDIGO DE LA DEPENDENCIA: Corresponde al nmero asignado a la Unidad y/o Dependencia de acuerdo a la codificacin establecida en las Tablas de Retencin

5 CDIGO: Corresponde al nmero de la serie documental de acuerdo a la codificacin establecida en las Tablas de Retencin Documental.

6 NOMBRE DE SERIE/SUBSERIES: Nombre de la serie documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la denominacin en las Tablas de Retencin
escribirse los nombres de las series y subseries documentales que se encuentren en la caja.

7 FECHAS EXTREMAS: Hace referencia a la primera y ltima fecha de cada expediente o carpeta que se encuentra en la unidad de conservacin.

8 VIGENCIA: Corresponde al ao en que se produce la informacin.

9 NUMERO DE CARPETAS: Cantidad de carpetas que se encuentran dentro de la caja.

10 NUMERO DE CAJA: Consecutivo de la unidad de conservacin que se lleva segn el orden establecido en el Archivo de Gestin.
ESPACIO EXCLUSIVO PARA ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO

11 N/T: Numero de Transferencia de acuerdo al cronograma establecido por el Jefe Grupo de Gestin Documental.

12 NUMERO DE CAJA: Consecutivo de la unidad de conservacin que se lleva segn el orden establecido en el Archivo Central y/o Histrico
13 UBICACIN EN EL DEPSITO: Hace referencia a la ubicacin de la unidad de conservacin (Caja) en el depsito del Archivo Central y/o Histrico: Esto puede ser: B
Cuerpo; A: Archivador; G: Gaveta; O: Otro. De acuerdo a las caractersticas de los depsitos.

14 OBSERVACIONES: Espacio destinado para consignar informacin que precisa de aclaracin en la unidad de conservacin.
 IN DOCUMENTAL

TIFICACIN CAJA
POLICA NACIONAL

A RIVERA

TA ESTACION DE POLICIA FLORALIA

2.3.2.2
FECHAS EXTREMAS
SUBSERIES INICIAL FINAL
D M A D M A

ARPETAS No CAJA

ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO

UBICACIN EN EL DEPSITO
VACIONES

cumentos. Se debe escribir sin el uso de la sigla.

de Retencin Documental.

s de Retencin Documental. En este espacio deben

to puede ser: B: Bodega; E: Estante; Z: Zona; C:
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PROCESO GESTIN DOCUMENTAL PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo:1GD-FR-0009 Cdigo: 1GD-FR-0009
Fecha: 21-11-2015 Fecha: 21-11-2015
ROTULO IDENTIFICACIN CAJA ROTULO IDENTIFICACIN CAJA
Versin: 2 POLICA NACIONAL Versin: 2
UNIDAD POLICIAL: DEPARTAMENTO DE POLICA CRDOBA UNIDAD POLICIAL: DEPARTAMENTO DE POLICA CRDOBA

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ESTACIN DE POLICIA AYAPEL DEPENDENCIA PRODUCTORA: ESTACIN DE POLICIA AYAPE

CDIGO DE LA DEPENDENCIA: 3.8.6.5.9.2.3.5.3 CDIGO DE LA DEPENDENCIA: 3.8.6.5.9.2.3.5.3

FECHAS EXTREMAS
CDIGO NOMBRE DE SERIES/SUBSERIES INICIAL FINAL CDIGO NOMBRE DE SERIES/SUBSERIES
D M A D M A
2.25 ACTAS DE REUNIONES DE TRABAJO 4/17/2012 12/21/2012 2.25 ACTAS DE REUNIONES DE TRABAJO

29.57 INFORME DE NOVEDADES 3/1/2012 6/15/2012 29.57 INFORME DE NOVEDADES

29.58 INFORME DE OPERATIVIDAD 1/1/2012 12/31/2012 29.58 INFORME DE OPERATIVIDAD

VIGENCIA No CARPETAS No CAJA VIGENCIA No CARPETAS

2012 6 1 2012 6
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CE

N/T No CAJA UBICACIN EN EL DEPSITO N/T No CAJA UBICACI

3 15 E 3 15
3 15 E 3 15
OBSERVACIONES OBSERVACIONES
N DOCUMENTAL

CACIN CAJA
POLICA NACIONAL

CA CRDOBA

E POLICIA AYAPEL

FECHAS EXTREMAS
BSERIES INICIAL FINAL
D M A D M A
4/17/2012 12/21/2012

3/1/2012 6/15/2012

1/1/2012 12/31/2012

RPETAS No CAJA

6 1
RCHIVO CENTRAL E HISTRICO

UBICACIN EN EL DEPSITO

E
 E
ACIONES