SISTEMAS DE INFORMACION 1EN LAS ORGANIZACIONES

RAUL RUBIANO MORA

Trabajo presentado como primera actividad de la Actividad 3

DIRECTOR
JAVIER ORTEGATE BECERRA

UNIVERSIDAD DE SANTANDER UDES

MODULO DE SISTEMAS DE GESTION PARA EDUCACION MEDIADOS POR TIC
MAESTRIA EN GESTION DE LA TECNOLOGIA EDUCATIVA
VILLAVICENCIO - META
2016
 TABLA DE CONTENIDO

Pag.
INTRODUCCION 3
SISTEMAS DE INFORMACION 4
CONCLUSIONES 8
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 9
 INTRODUCCION

El presente trabajo presenta un informe ejecutivo sobre los sistemas de Gestin de las
Instituciones Educativas. En el mismo se hace un informe que contiene las caractersticas
dadas en el captulo 3 del LEM y un bosquejo concerniente a la Institucin Educativa
Instituto Agrcola Guacava del municipio de Cumaral, departamento del Meta.

Las figuras muestran los procesos propios del Instituto Agrcola Guacavia.
 SISTEMAS DE INFORMACIN

Se define un sistema de informacin (SI) como Un conjunto de elementos orientados a

administrar datos, procesados y almacenados para su posterior uso con la finalidad de cumplir
un objetivo. Actualmente, los SI son aplicaciones de un determinado software que apoya la
ejecucin de procesos direccionados a la automatizacin del flujo de la informacin.

En una organizacin se requiere del SI por la necesidad de un intercambio de informacin

permanente entre la organizacin y el entorno o medio en el cual dicha organizacin
interacta con otras organizaciones, entidades o comunidades. Dado el alto volumen de
informacin que se requiere procesar, almacenar y/o transmitir se hace necesario de sistemas
automatizados que faciliten estos procesos.

Para que sea posible el funcionamiento de un SI se requiere de:

- Personas o funcionarios que manejen dichos sistemas.
- Los datos o informacin procesada.
- Los usos que se les dan a dichos datos los cuales determinan las actividades y tcnicas
de trabajo.
- Los recursos informticos y de comunicacin como medios de entrada, salida,
procesamiento y almacenamiento de datos (pc, disco duro, memoria usb, impresora,
escner, video beam, tablero digital, dvd) y el software (archivos: documentos,
imgenes, video, audio, entre otros).

Las organizaciones, al igual que la IE Instituto Agrcola Guacava, desarrolla diversos

procesos que requieren de Sistemas de Informacin, muchos de los cuales se encuentran
sistematizados y en lnea garantizando la consecucin y cumplimiento de los objetivos
misionales de la Institucin:

Procesos de apoyo: programa contable: Proceso que diligencia la informacin contable

desde la disponibilidad presupuestal, Certificado de Disponibilidad Presupuestal p,
contratacin, Certificado de Registro Presupuestal, orden de pago, control de inventarios,
cuentas por pagar, registro de ingresos y de gastos, Recibos de caja, control presupuestal y
elaboracin de informes contables.

Actividades Estratgicas: Registro de informacin en el SIMAT, SIGCE, DIAN, Familias

en Accin, Icfes, entre otros, son fidelizacin de clientes y sistemas de tomas de decisiones.
Actividades Claves: Programa Pegasus para la presentacin de resultados acadmicos
(boletines peridicos): formato en Excel para el seguimiento de asistencia y registro de notas
peridicas de los estudiantes, son el proceso de la Gestin de la produccin, automatizacin
industrial, es el resultado de las ventas realizadas.

Los SI son procesos que no se generan en un solo da, ni para un da. Segn Pressman, Roger
(1999), en su documento ingeniera del Software, un enfoque prctico, el SI es el resultado de
una serie de etapas en las cuales interacta los usuarios del sistema para generar los
resultados requeridos del proceso. De modo que plantea varios enfoques para la construccin
de varios sisemas de informacin, a saber:

Procesos Estratgicos:

Revisin por
Evaluacin,
Rector,
Anlisis y Planeacin Gestin de
Coordinador,
mejora del estratgica calidad
Administrati
proceso
vos

Procesos Misionales:

i,o
lD
r
d
A
a
m
g
ep
u
c
y
s
n
t
P
B
E
v
b
If
G
Enfoque tradicional: Presenta unos pasos de desarrollo del sistema en forma lineal, y sus
etapas son: Especificacin, Anlisis, Diseo, implementacin y puesta en marcha. Su
desventaja radica en que si hay errores en la etapa de anlisis, puede quedar invalidado el
trabajo posterior.

Enfoque basado en prototipos: Buscan identificar mejor los requerimientos y funcionalidad

de las aplicaciones informticas, debido a que en un proyecto de software pueden ocurrir
fallas en la especificacin de requisitos de entrada o salida de la interfaz para el usuario. De
esta manera los usuarios del sistema la utilizan para comunicar mejoras en los
requerimientos del software buscando que estas sugerencias permitan mejorar su
programacin.

El Lenguaje Unificado de Modelado (UML): Este sistema es el ms conocido y utilizado en

la actualidad, liderado por sus desarrolladores Booch, Jacobson & Rumbaugh (2000). Su
principal funcin es colocar en un mismo lenguaje tanto a los usuarios del sistema de
informacin como a los desarrolladores del mismo. Es un lenguaje grfico para visualizar,
especificar, construir y documentar un sistema. Es un estndar para elaborar diagramas de
software orientado a objetos, que posteriormente evolucion para utilizarse en el modelado
de procesos organizacionales y empresas.

Las organizaciones educativas, entre ellas la IE Instituto Agrcola Guacava, son

administradores de un conjunto de informacin acadmicas que necesitan ser debidamente
almacenadas y procesadas con eficacia y eficiencia, entre las cuales se destacan: certificados
de notas por periodo y finales de un ao lectivo vigente, certificado de notas anuales de todos
los aos que la institucin tenga en ejercicio de su labor. Por lo tanto, es necesario que la I.E
de un manejo sistemtico a todo este flujo de informacin manejando actividades
estratgicas, claves y de apoyo para cumplir con transparencia, organizacin, rapidez y
eficacia el intercambio de la informacin que atesora en sus archivos. De la misma manera
se hace con los procesos contables para permitir tener un control fiscal.

Sea cual fuere el requerimiento, la meta de consolidacin, de automatizacin y

modernizacin de los sistemas de Informacin necesita de unos componentes bsicos para
funcionar: el recurso humano del cual hacen parte las personas encargadas de operar las
computadoras (personal administrativo y directivos docentes), los especialistas en sistemas de
informacin que son los que analizan, programan y operan los sistemas de informacin y los
usuarios finales que son los clientes o los miembros de la comunidad educativa que son los
que hacen el requerimiento de la informacin. Tambin es un componente fundamental el
equipo fsico en el que se procesa la informacin: memorias, computadores que cumplen la
funcin de dispositivos de entrada, almacenamiento y dispositivos de salida de la
informacin.

El ministerio de Educacin Nacional tiene el compromiso de mejorar y fortalecer los sistemas

de informacin del sector educativo en cada uno de sus niveles, con el propsito de tener
estadsticas claras, confiables y oportunas que permitan conocer el estado de la educacin y
facilite la toma de decisiones. Tener sistemas de informacin slidos y confiables contribuye
a la transformacin y modernizacin del sector educativo.

Entre los programas que dispone el MEN, como sistemas de informacin que apoyan el
mejoramiento educativo con la implementacin de programas como el SIGCE, el SIMAT, el
Sistema HUMANO, entre otros, que fueron diseados para recepcionar la informacin de
todas las instituciones educativas del pas y tener un control o dominio de la informacin. A
travs de estos programas el MEN se mantiene al tanto de cada movimiento, a travs de ella
realiza los seguimientos y orienta al mejoramiento de los procesos, que de otro modo sera
muy demorado y tardara mucho tiempo en realizar.
 CONCLUSIONES

Los sistemas de informacin son una herramienta muy valiosa y necesaria para la gestin
educativa en todas las IE, siendo necesario que todas estn integradas y tengan como
prioridad transformar y modernizar los canales requeridos de recepcin, desarrollo, anlisis y
entrega de informacin para brindar de manera eficiente y eficaz una informacin verdica,
inmediata, correcta y oportuna.

Estos SI facilitan la gestin en las Instituciones Educativas, dando herramientas sistemticas

para el mejoramiento continuo en la prestacin del servicio de manera eficiente y eficaz.

Las Instituciones Educativas deben converger todos sus procesos de gestin a la

sistematizacin de su informacin buscando ser da a da ms competitivo en un mundo
globalizado, pues su responsabilidad est dada en la necesidad de buscar el mejoramiento
continuo, modernizacin y sistematizacin; sus procesos para la prestacin del servicio
educativo ya que trabaja con nios y nias para la obtencin de resultados que en nuestro
caso es la de formacin y transmisin del conocimiento basados en competencias.
 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

CV-UDES. Sistemas de Gestin Para Educacin, Mediados por Tic. Libro Electrnico
Multimedial. Cap 3. Recuperado el 20 de Agosto de 2016. De
http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/cap3.html
CV-UDES. Sistemas de Getion para Educacin, Mediados por TIC. Libro Electrnico
Multimedial. Cap. 3. Documentos anexos. Recuperado el 20 de Agosto de 2016. De
http://aulavirutal.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Documentos/Anexos/Cap3/
2.pdf

Ministerio de Educacin Nacional. Sistemas de informacin. Recuperado 20 de Agosto de

2016, de http://www.mineducacin.gov.co/1621/w3-propertyvalue-44150.html

MENDOZA, Eduardo Godoy, Maria. Prototipo de sistema de informacin transferible a

instituciones de formacin docente. Universidad Nacional del Nordeste. Recuperado el 20 de
agosto de 2016 de
http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Documentos/Anexos/Cap3/
1.pdf