Anda di halaman 1dari 5

PROSEDUR MUTU NOMOR DOKUMEN : PR-BRB-28

TANGGAL TERBIT : 03-09-2012

AUDIT INTERNAL NOMOR REVISI : 00


Puskesmas
Berbah HALAMAN : 1/5

Dibuat oleh Disetujui Oleh Disahkan Oleh


Sekretaris ISO Management Ka. Pusk Berbah
Representative

Junianta dr. Hery Tri S drg. Dwi Prastowo S


NIP. 19670727 199203 1 NIP. 19851107 201101 1 NIP. 19630326 200003 1
013 002 002

1. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan sistem audit internal supaya setiap audit dapat
dilakukan secara efektif secara berkala dan memberi peluang untuk melakukan perbaikan.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup penentuan tim auditor internal, penentuan jadwal audit, proses audit,
penyusunan laporan hasil audit, tindak lanjut hasil audit dan verifikasi tindak lanjut hasil audit.

3. DEFINISI
3.1. Audit internal adalah aktivitas pemeriksaan terhadap efektifitas penerapan sistem
manajemen mutu, yang dilakukan oleh auditor yang independent terhadap area/proses
yang diaudit.
3.2. Lead Auditor adalah seorang yang memiliki kualifikasi dan ditunjuk untuk memimpin
jalannya audit.

4. URAIAN UMUM
4.1. Audit internal dilakukan oleh auditor yang telah memperoleh pelatihan sebagai auditor
4.2. Audit internal dilakukan untuk memastikan keefektifan penerapan Sistem Manajemen
Mutu dan mengidentifikasi serta memperbaiki ketidaksesuaian yang timbul dalam
penerapan Sistem Manajemen Mutu.
4.3. Audit internal dilaksanakan secara periodik minimal setiap 6 (enam) bulan sekali
4.4. Audit internal tidak terjadual dapat dilakukan bila dibutuhkan sesuai kebijakan pimpinan.
4.5. Audit internal dilakukan juga dengan melihat hasil audit internal sebelumnya.
4.6. Metode audit menggunakan pendekatan proses atau bagian.
4.7. Lead Auditor adalah seorang yang ditunjuk untuk memimpin audit internal dengan
kualifikasi: MR atau sudah bekerja di Puskesmas Berbah Sleman selama minimum 3
tahun dan lulus sebagai auditor.
4.8. Kategori temuan ada 3, yaitu
4.8.1. Major
4.8.1.1. Sistem yang dimiliki organisasi tidak memenuhi persyaratan standar yang
bersifat wajib. Sebagian atau semua Sistem Manajemen sama sekali tidak
diterapkan
4.8.1.2. Terjadi pelanggaran atau ketidaksesuaian yang berdampak luas dan
menyangkut kinerja Sistem Manajemen organisasi
4.8.1.3. Terjadi ketidaksesuaian yang menyebabkan ketidakpuasan pelanggan
dan kejadian tersebut berulang tanpa tindakan korektif
4.8.1.4. Terjadi temuan Minor yang sama di berbagai proses.
4.8.2. Minor
4.8.2.1. Terjadi ketidaksesuaian yang terlokalisasi di suatu tempat
4.8.2.2. Terjadi ketidaksesuaian yang dampaknya terhadap kinerja Sistem
Manajemen dan atau kepuasan pelanggan tidak signifikan.

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan Kepala Puskesmas Berbah
PROSEDUR MUTU NOMOR DOKUMEN : PR-BRB-28

TANGGAL TERBIT : 03-09-2012

AUDIT INTERNAL NOMOR REVISI : 00


Puskesmas
Berbah HALAMAN : 2/5

4.8.3. Observasi/Rekomendasi:
4.8.3.1. Ditemukan potensi ketidaksesuaian
4.8.3.2. Ditemukan praktek yang kurang efektif namun tidak diatur oleh standar
dan atau Sistem Manajemen organisasi
4.8.3.3. Peluang perbaikan yang ditemukan oleh auditor.

4.9. Penomoran LKP hasil audit diatur sbb:


LKP/AI/BB/TT/DD/NN
o LKP menyatakan Laporan Ketidaksesuaian dan Penyelesaiannya
o AI menyatakan audit internal
o BB menyatakan bulan dilakukan audit
o TT menyatakan tahun dilakukan audit
o DD menyatakan inisial bidang/bagian terkait yang menerima LKP
o NN menyatakan nomor urut LKP

5. ISI PROSEDUR
Menetapkan Tim Auditor dan Menentukan Jadual Audit
5.1. Management Representative (MR)/Lead Auditor (LA)
5.1.1. Menetapkan tim auditor, yang utamanya sesuai dengan kompetensi yang telah
ditetapkan.
5.1.2. Menyusun jadual audit internal
5.1.3. Mengajukan jadual kepada Kepala Puskesmas Berbah
5.2. Kepala Puskesmas Berbah
5.2.1. Menerima usulan tim serta jadwal audit internal yang telah dibuat oleh MR atau
LA.
5.2.2. Jika tidak setuju maka kembali ke 5.1.1
5.2.3. Jika setuju, memberikan pengesahan dengan menandatangani jadual audit
internal
Memberikan Pengarahan
5.3. LA/MR
5.3.1. Memberikan pengarahan kepada tim auditor sebelum audit dilaksanakan.
5.4. Auditor
5.4.1. Membuat checklist audit pada formulir checklist audit.
5.4.2. Menyerahkan checklist audit kepada Lead Auditor/ MR untuk diketahui.
Proses Audit
5.5. Auditor
5.5.1. Melaksanakan audit sesuai jadual dan pengarahan dari LA/MR.
5.5.2. Mencatat hasil temuan audit ke dalam form Laporan Ketidaksesuaian dan
Penyelesaiannya (LKP), serta jika diperlukan mendiskusikan dengan Lead Auditor/
MR mengenai kategori temuannya.
5.5.3. Melaporkan penemuan ketidaksesuaian yang ada kepada LA/MR.
5.6. LA/MR
5.6.1. Menerima laporan hasil audit yang berupa LKP dari auditor.
5.6.2. Menandatangani form LKP tersebut, serta mendistribusikan LKP asli ke auditee
serta copy ke auditor.

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan Kepala Puskesmas Berbah
PROSEDUR MUTU NOMOR DOKUMEN : PR-BRB-28

TANGGAL TERBIT : 03-09-2012

AUDIT INTERNAL NOMOR REVISI : 00


Puskesmas
Berbah HALAMAN : 3/5

Tindakan Perbaikan
5.7. Auditee
5.7.1. Menerima LKP dari Lead Auditor/ MR sebagai masukan untuk proses tindakan
perbaikan.
5.7.2. Menentukan rekomendasi tindakan perbaikan atas temuan audit tersebut.

5.7.3. Melaksanakan tindakan perbaikan sesuai dengan rekomendasi perbaikan yang


telah ditetapkan bersama-sama.
5.7.4. Jika sudah selesai, meminta Auditor dan MR/ lead auditor untuk memverifikasi.
Verifikasi
5.8. Auditor dan LA/MR
5.8.1. Memverifikasi hasil tindakan perbaikan temuan audit.
5.8.2. Jika tidak efektif, maka kembali ke 5.2.2.
5.8.3. Jika efektif, maka menutup permintaan tindak perbaikan dengan menandatangani
form LKP.
5.9. MR/LA
5.9.1. Membuat resume hasil audit internal untuk dibawa ke rapat tinjauan manajemen,
termasuk status tindakan perbaikannya.

6. DOKUMEN TERKAIT
6.1. PM BRB 8.2 Pedoman Pengukuran dan Pemantauan
6.2. PM BRB 8.5 Pedoman Perbaikan Berkesinambungan
6.3. PR BRB 27 Prosedur Tinjauan Manajemen
6.4. PR BRB 29 Prosedur Tindakan Pencegahan
6.5. PR BRB 30 Prosedur Tindakan Perbaikan

7. CATATAN MUTU
7.1. Jadwal Audit Internal
7.2. Checklist Audit
7.3. Laporan Ketidaksesuaian dan Penyelesaiannya (LKP)
7.4. Log Book LKP
7.5. Kesimpulan Hasil Audit Internal

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan Kepala Puskesmas Berbah
PROSEDUR MUTU NOMOR DOKUMEN : PR-BRB-28

TANGGAL TERBIT : 03-09-2012

AUDIT INTERNAL NOMOR REVISI : 00


Puskesmas
Berbah HALAMAN : 4/5

PENANGGUNG JAWAB ALUR PROSES CATATAN MUTU

Mulai

Management Menetapkan tim audit dan Daftar Auditor, jadwal audit


Representative dan Lead menyusun jadwal audit
Auditor

Management Mengajukan jadwal kepada Jadwal auditor


Representative dan Lead Kepala Puskesmas
Auditor
T
Kepala Puskesmas Menerima usulan tim serta Daftar Auditor, jadwal audit
jadwal audit internal

Setuju
?
Y

Kepala Puskesmas Memberikan pengesahan Daftar Auditor, jadwal audit


jadwal audit internal

Lead Auditor/ Management Memberikan pengarahan Daftar Auditor, jadwal audit


Representative kepada tim auditor sebelum

Auditor Membuat checklist audit pada Checklist Audit


formulir checklist

Auditor Melaksanakan audit Checklist Audit

Mencatat hasil audit ke dalam


Auditor form Laporan Ketidaksesuaian & Laporan Ketidaksesuaian dan
Penyelesaiannya ( LKP ) Penyelesaiannya (LKP)

Auditor Melaporkan penemuan Laporan Ketidaksesuaian dan


ketidaksesuaian yang ada kepada lead Penyelesaiannya (LKP)
auditor / management representative

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan Kepala Puskesmas Berbah
PROSEDUR MUTU NOMOR DOKUMEN : PR-BRB-28

TANGGAL TERBIT : 03-09-2012

AUDIT INTERNAL NOMOR REVISI : 00


Puskesmas
Berbah HALAMAN : 5/5

PENANGGUNG JAWAB ALUR PROSES CATATAN MUTU

Lead Auditor/ Management Menerima laporan hasil audit LKP


Representative dari auditor berupa LKP

Lead Auditor/ Management Mendistribusikan LKP kepada LKP


Representative auditee dan auditor

Audite Menetapkan tindakan LKP


perbaikan

Audite Melaksanakan tindakan LKP


perbaikan

Lead Auditor/ Management Memverifikasi hasil LKP


T
Representative/Auditr tindakan perbaikan temuan
audit

Efektif
?
Y

Lead Auditor/ Management Menandatangani form LKP LKP


Representative

Selesai

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan Kepala Puskesmas Berbah