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Ventana de trabajo de MS Access

Comprende la interfaz o entorno de trabajo de la aplicacin. Compuesta con


la Cinta de Opciones, en la que se agrupan los diferentes comandos por tareas
ms frecuentes a realizar en el programa.

Accin
Cuando nos encontramos en Vista Diseo de la consulta, en el men consulta
podemos encontrar rdenes para los cuatro tipos de consulta de accin
(actualizacin, creacin de tabla, datos anexados y eliminacin).
En la ventana base de datos, Access distingue las consultas de accin de las de
seleccin, visualizando en el caso de las de accin un icono especial seguido por
un signo de exclamacin.

Argumento de Accin
Cuando creamos una consulta de actualizacin, podemos indicar a Access que
actualice uno o todos los campos del registro, incluyndolos en el diseo y
especificando una frmula de actualizacin.
Tambin podemos actualizar un campo utilizando una frmula que est basada en
otro campo diferente del registro. Cuando Access se dispone a actualizar un
registro en una tabla o consulta subyacente, realiza una copia del registro original.
Access aplica las frmulas especificadas utilizando los valores del registro original
y coloca el resultado en la copia actualizada. Despus actualiza la base de datos
escribiendo la copia actualizada en la tabla.

base de datos
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar informacin. Las
bases de datos pueden almacenar informacin sobre personas, productos,
pedidos u otras cosas. Muchas bases de datos comienzan como una lista en una
hoja de clculo o en un programa de procesamiento de texto. A medida que la lista
aumenta su tamao, empiezan a aparecer redundancias e inconsistencias en los
datos. Cada vez es ms difcil comprender los datos en forma de lista y los
mtodos de bsqueda o extraccin de subconjuntos de datos para revisin son
limitados. Una vez que estos problemas comienzan a aparecer, una buena idea es
transferir los datos a una base de datos creada con un sistema de administracin
de bases de datos (DBMS), como Access.
Asistente para controles
Un control no es ms que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se
utiliza como decoracin. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para
mostrar datos, un botn de comando para abrir otro formulario o informe, o una
lnea o un rectngulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos ms
legibles.

Autoformato
Puede usar la caracterstica de formato automtico para aplicar o cambiar el
formato automtico, como guiones y guiones, fracciones, hipervnculos, comillas y
listas numeradas o con vietas rpidamente. Para desactivar el formato
automtico, simplemente desactive todas las opciones que desee desactivar en
la pestaa Autoformato mientras escribe.

base de datos en blanco


En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el
cuadro Nombre de archivo. Si no proporciona una extensin de nombre de
archivo, Access la agrega automticamente. Para cambiar la ubicacin
predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicacin donde colocar la
base de datos (junto al cuadro Nombre de archivo), vaya a la nueva ubicacin
y despus haga clic en Aceptar.

Botones de alternar
opcin predeterminada donde al abrir el formulario o cambiar de registro, sta se
active. Se tiene que evitar la edicin del registro mostrado, evitar eliminacin del
registro, crear un nuevo registro. Es decir solo sea de lectura los datos del
formulario. El botn debe mostrar una etiqueta que diga: Edicin bloqueada.

Botones de Comando
Un botn de comando permite ejecutar una accin con un simple clic, por ejemplo
Busar, Eliminar, Insertar o Modificar un registros, Imprimir un formulario etc... Al
hacer clic en el botn se ejecutar la accin correspondiente.
Para crear un botn de comando, lo hacemos mediante un asistente asociado
que permite crear botones para realizar ms de treinta acciones predefinidas
distintas.

casilla de verificacin
En las propiedades de la casilla de verificacin, en la accin Al hacer clic picas en
la flecha de la derecha y eliges Procedimiento de Evento, picas en el cuadrado de
los ... para abrir el generador de cdigo y pones el cdigo

Codigo
A una cadena de texto agrupa los datos recibidos, el agrupamiento lo hace
asignando nmeros.
Combinar Access y Word
Combinar correspondencia es una herramienta tpica de Word, que se utiliza para
generar tantos documentos como destinatarios del mismo haya. Son necesarios
dos archivos: uno con los datos de los destinatarios y otro con el documento de
texto.

cuadro de opciones
Una lista de opciones permite asegurarse de que el valor especificado en un
campo es el apropiado. Un control de lista puede conectarse con datos existentes
o puede mostrar valores fijos que se especifican cuando se crea el control.
Contine leyendo para obtener ms informacin sobre los controles de lista
disponibles para los formularios de Access y sobre cmo crearlos y
personalizarlos.

Cuadro de herramientas
Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de
opciones hace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene que hacer clic
en el valor que desee. Slo se puede seleccionar una opcin del grupo a la vez.
Las opciones deben ser pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista, o un
cuadro combinado en vez de un grupo de opciones.

Cuadro combinado . En muchos casos, es ms rpido y fcil


seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Una lista de
posibilidades ayuda tambin a asegurar que el valor que se ha introducido en el
campo es correcto. Si no disponemos de suficiente espacio en el formulario para
mostrar la lista en todo momento se utiliza un cuadro combinado, ya que el cuadro
combinado muestra un slo valor (el almacenado en el campo asociado al control)
y si queremos ver la lista, la desplegamos con la flecha que tiene a la derecha.
Cuando aadimos un cuadro combinado al rea de diseo, se abre el asistente
que nos ayuda a definir el control.

Cuadro de lista . A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista


la lista de valores aparece desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros
combinados un cuadro de lista puede tener una o ms columnas, que pueden
aparecer con o sin encabezados. Cuando aadimos un cuadro de lista al rea de
diseo, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control.

Botn de comando . Un botn de comando permite ejecutar una


accin con un simple clic, por ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro,
ejecutar una macro, etc... Al hacer clic en el botn, no slo se ejecutar la accin
correspondiente, sino que tambin parecer que se presiona y se suelta el botn.
Tambin tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar ms
de treinta acciones predefinidas distintas.

Control imagen para insertar imgenes en el formulario, esta imagen no


variar al cambiar de registro.

Marco de objeto independiente para insertar controles como


un archivo de sonido, un documento Word, un grfico, etc... Sern controles que
no variarn al cambiar de registro.

Marco de objeto dependiente para insertar una imagen u otro


objeto que cambia de un registro a otro.

Salto de pgina , el salto de pgina no tiene efecto en la vista


Formulario pero s en la vista preliminar y a la hora de imprimir.

Control ficha , se utiliza cuando queremos presentar para cada registro


del origen muchos campos que no caben en una sla pantalla y queremos
organizarlos en varias fichas.

Consultas
Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La
funcin ms comn es recuperar datos especficos de las tablas. Los datos que
quiere ver generalmente estn distribuidos en varias tablas y las consultas le
permiten verlos en una nica hoja de datos. Adems, debido a que muchas veces
no quiere ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar
criterios para "filtrar" los datos y obtener solo los registros que quiere.

Informes
Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Por
lo general, un informe responde a una pregunta especfica como: "Cunto dinero
recibimos de cada cliente este ao?" o "En qu ciudades residen nuestros
clientes?". A cada informe se le puede dar formato para presentar la informacin
de la manera ms legible posible.

Formularios
Los formularios permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y
modificar datos. Los formularios a menudo contienen botones de comandos y
otros controles que realizan distintas tareas. Puede crear una base de datos sin
usar formularios con tan solo modificar los datos en las hojas de datos de la tabla.
Sin embargo, la mayora de los usuarios de bases de datos prefieren usar
formularios para ver, escribir y modificar datos en las tablas.