. 1. Penagihan piutang atas Kemungkinan piutang Setiap hasil penjualan dilakukan oleh yang sudah dibayar penagihan dan bukti salesman pada saat tidak langsung penagihan yang kunjungan rutin disetorkan ke bagian belum dilunasi harus dilakukan. keuangan, uangnya disetor pada hari ditahan dulu oleh yang sama ke bagian salesman. keuangan beserta daftar penerimaannya.
2. Salesman kurang Dampak motivasi Kebijakan dan
memahami cara pemberian insentif metode perhitungan perhitungan insentif. kurang tercapai karena insentif perlu salesman menganggap dikomunikasikan jumlah insentif yang kepada seluruh diterima adalah apa salesman adanya.
3. Untuk wilayah Bogor Waktu yang digunakan Petugas khusus untuk
salesman disamping untuk menjalani rute menagih piutang melakukan penjualan yang harus dikunjungi dengan juga merangkap sebagai menjadi berkurang dan mempertimbangkan penagih. Hal ini rencana kunjungan tidak cost & benefitnya. memerlukan waktu yang terpenuhi. lama (2-3 jam) karena harus menunggu si pemilik terlebih dahulu.
4. Outlet yang harus Ada penundaan Sebaiknya untuk
dikunjungi oleh kunjungan dan di hari route yang outletnya salesman berdasarkan berikutnya akan terjadi banyak/padat jadwal yang telah extra/tambahan jumlahnya dibagi ditentukan terlalu kunjungan. menjadi dua atau banyak dan jarak menambah salesman tempuh terlalu jauh. (mengkaji kembali masalah routing).
5. Karena mengejar rute Produk baru tidak Ada petugas khusus
pada hari yang banyak di pasaran. yang bertugas untuk bersangkutan, salesman memperkenalkan jarang menaikkan atau produk baru tersebut. menurunkan barang terlalu banyak. Karenanya pengenalan untuk produk baru juga jarang dilakukan. Alasan salesman bila waktunya digunakan untuk mengenalkan produk baru, outlet lain tidak akan dikunjungi dihari tersebut.
6. Sistem insentif yang Penemuan outlet baru Hal-hal yang bersifat
diterapkan perusahaan jarang, pembinaan/ kualitatif (absensi, dihitung berdasarkan pelayanan pada disiplin integritas) faktor pencapaian target pelanggan kurang dimasukkan dalam per produk. Sistem diperhatikan serta perhitungan tersebut belum factor-faktor kualitatif pemberian insentif. mempertimbangkan lain untuk mendukung Perlu faktor penambahan keberhasilan dipertimbangkan outlet baru, jumlah perusahaan kurang pemberian insentif pelanggan aktif dan diperhatikan. atas unsur-unsur disiplin/absensi berikut : karyawan (kualitatif). - Penambahan outlet/pelanggan baru
7. Sistem bonus hanya Kurangnya pengendalian Sebaiknya
didasarkan pada umur atas piutang macet, perhitungan insentif penagihan antara 14 dimana mereka merasa atas kolektibilitas hari sampai dengan 21 bahwa maximal penalti piutang juga hari. Pembayaran antara Rp. 25.000 didasarkan atas dengan cek mundur sampai dengan Rp. prosentase nilai telah dianggap sebagai 50.000 adalah cukup tagihan untuk pelunasan. ringan. Sedang bagi periode tersebut. perusahaan resiko Untuk pembayaran piutang tak tertagih dengan cek/giro baru sangat besar dianggap efektif jika dampaknya terhadap dananya sudah cair. laba/ rugi Sebagai contoh : Bad Debt : penalty collektif 10% dari nilai piutang. > 60 hari : penalti 0,5 % dari hasil tagihan. > 21 hari : penalti 0,1 % dari hasil tagihan. > 14,49 hari : 0 > 14,49 hari : bonus 0,2 % dari hasil tagihan. 8. Struktur organisasi & Pembagian beban kerja Perlu dibuat struktur penugasan kerja bagian tidak merata. organisasi dan job gudang secara baku description secara tidak ada. tertulis. 9. Untuk warehouse Banyak waktu bagian Sebaiknya di Cianjur Cianjur setiap order gudang yang terbuang diberikan mesin barang ke pusat, bagian facsimile. gudang harus memfax melalui wartel. 10. Untuk warehouse Karena tidak ada Setiap order barang Bandung setiap kali dokumen tertulis, jika via telepon juga order barang ke pusat terjadi kesalahan order/ disertai dengan hanya melalui telepon. pengiriman, maka tidak dokumen tertulis dapat diketahui siapa yang difaxs. yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut. 11. Tugas bagian gudang Petugas gudang harus Perlu dilakukan tidak hanya termotivasi untuk peninjauan atas bertanggung jawab atas lembur. kebijakkan uang barang tapi juga turut lembur. membantu pada saat loading dan mengerjakan bagian administrasi. Selesai kerja selalu di atas jam 20.00. Bagian gudang hanya mendapat uang lembur jika kerja diatas jam 19.00 (Rp. 2.500) sedangkan keesokan harinya masuk kerja jam 07.00. 12. Uraian tugas untuk Salesman/Supervisor Pengangkatan petugas verifikasi dan bagian lainnya petugas verifikasi Account Receivable kurang membantu accounts receivable belum dipahami secara dalam pelaksanaannya. dikuatkan dengan jelas. Dan penunjukan surat keputusan. petugasnya tidak dikuatkan dengan surat keputusan (penunjukan dalam bentuk lisan). 13. Internal Auditor belum Pemeriksaan intern yang Diharapkan dapat berfungsi sehingga staf dilakukan oleh bagian dibentuk bagian bagian accounting accounting dapat internal audit yang merangkap sebagai menyebabkan bertugas untuk internal auditor. diregukannya kebenaran membantu Misalnya orang bisa laporan yang dibuat. manajemen dalam bertugas memeriksa melaksanakan data, mengisi kode, tanggung jawabnya mengentry data dan dengan memberikan membuat laporan. analisa, penilaian, saran dan komentar mengenai kegiatan yang diperiksanya. 14. Proses data belum Control untuk di bagian Sebaiknya entry data integrated. Hal ini accounting kurang di integrated. menyebabkan setiap karena hanya menerima bagian akan mengirim data jadi, tanpa data jadi, yang memeriksa ke bukti selanjutnya akan langsung posting ke diposting oleh bagian general ledger. accounting ke general Disamping itu ledger. menunggu data dari bagian lain akan menambah lama pekerjaan petugas bagian accounting. 15. Petugas credit control Tidak semua customers Perlu hanya ditangani oleh dapat dikunjungi untuk dipertimbangkan satu orang. konfirmasi saldo, tidak untuk menambah pernah dibuat statement petugas credit of account untuk control. customer dan sulit untuk menilai hasil kerja dari bagian ini. 16. Penyajian laporan Tidak bisa dianalisis Sebaiknya dibuat keuangan belum efektifitas dari laporan cost centre sehingga menggunakan cost keuangan untuk per mudah untuk centre, budget yang ada departemen, warehouse mengevaluasi masih minim dan atau wilayah. performance masing- belumdi follow up. masing bagian. Selain itu perlu dibuat perbandingan antara budget dengan realisasinya. 17. Aplikasi program Pemrosesan data dan Kesesuaian fasilitas komputer untuk pelaporan menjadi dengan kebutuhan penjualan dan lambat dan kurang yang ada sebaiknya persediaan belum terjamin akurasinya. dapat dipertemukan, menerapkan system salah satu contohnya data-base, melainkan adalah penyediaan hanya program aplikasi rencana sistem data lotus-makro. base yang baru untuk warehouse Bandung dapat direalisir secepatnya. 18. Kas bersih yang Tidak ada kelebihan kas 1. Investasi hanya dihasilkan dari operasi yang dapat digunakan pada assets perusahaan sebagian untuk mengurangi yang dapat besar terserap untuk pinjaman meningkatkan pembayaran bunga dan assets trun pengembangan assets. over/penjualan dan kontribusi profit/cash flow pada perusahaan. 2. Dalam keadaan Tigh Money Policy khususnya, sebaiknya peningkatan penjualan mempertimban gkan cost & benefitnya. Peningkatan penjualan sebaiknya meningkatkan laba dan piutang. perbandingan peningkatan laba (CONTRIBUTION MARGIN) versus peningkatan biaya keuangan (bunga) ditambah Bad Stock Cost = Marginal Profit vs Marginal Cost. 19. Kebutuhan modal kerja Hasil kas bersih dari Pengelolaan terus meningkat padahal operasi perusahaan kebutuhan modal credit term dari supplier berkurang dengan kerja yang lebih lebih besar dari credit kenaikan kebutuhan efisien seperti : term kepada costomers. modal kerja tersebut. 1. Frekuensi order persediaan. 2. Pengelolaan penagihan yang insentif serta pengelolaan insentif penagihan. 20. Manajemen Kas. Ada loss untuk selisih Perlu Kebijaksanaan bunga yang seharusnya dipertimbangkan oleh perusahaan menetapkan tidak terjadi setiap perusahaan untuk bahwa transfer dari bulannya sebesar : menggunakan bank warehouse baru 22%/12 x Rp. fasilitas LIPPOLINK bisa dilakukan setiap 520.721.951 = Rp. dan dengan fasilitas hari selasa dan jumat (2 9.546.569. overdraft yang x seminggu), sehingga didesentralisasikan, menimbulkan saldo rata- kemudian dibagikan rata yang menganggur ke masing-masing setiap bulan sebesar Rp. warehouse. Ini akan 520 juta. membantu perusahaan untuk menghemat biaya bunga. 21. Tidak semua Pengendalian kas kecil Diseragamkan pengelolaan kas kecil kurang efektif, efisien penggunaan imprest ware house (idle cash) dan fund pada semua kas menggunakan sistem kekurangan kas untuk kecil warehouse. imprest fund. transaksi (berfluktuasi).