Anda di halaman 1dari 6

Lampiran III.

DAFTAR TEMUAN PEMERIKSAAN


MANAGEMENT AUDIT UNTUK PT. MEGA BOTTLING

No KONDISI AKIBAT REKOMENDASI


.
1. Penagihan piutang atas Kemungkinan piutang Setiap hasil
penjualan dilakukan oleh yang sudah dibayar penagihan dan bukti
salesman pada saat tidak langsung penagihan yang
kunjungan rutin disetorkan ke bagian belum dilunasi harus
dilakukan. keuangan, uangnya disetor pada hari
ditahan dulu oleh yang sama ke bagian
salesman. keuangan beserta
daftar
penerimaannya.

2. Salesman kurang Dampak motivasi Kebijakan dan


memahami cara pemberian insentif metode perhitungan
perhitungan insentif. kurang tercapai karena insentif perlu
salesman menganggap dikomunikasikan
jumlah insentif yang kepada seluruh
diterima adalah apa salesman
adanya.

3. Untuk wilayah Bogor Waktu yang digunakan Petugas khusus untuk


salesman disamping untuk menjalani rute menagih piutang
melakukan penjualan yang harus dikunjungi dengan
juga merangkap sebagai menjadi berkurang dan mempertimbangkan
penagih. Hal ini rencana kunjungan tidak cost & benefitnya.
memerlukan waktu yang terpenuhi.
lama (2-3 jam) karena
harus menunggu si
pemilik terlebih dahulu.

4. Outlet yang harus Ada penundaan Sebaiknya untuk


dikunjungi oleh kunjungan dan di hari route yang outletnya
salesman berdasarkan berikutnya akan terjadi banyak/padat
jadwal yang telah extra/tambahan jumlahnya dibagi
ditentukan terlalu kunjungan. menjadi dua atau
banyak dan jarak menambah salesman
tempuh terlalu jauh. (mengkaji kembali
masalah routing).

5. Karena mengejar rute Produk baru tidak Ada petugas khusus


pada hari yang banyak di pasaran. yang bertugas untuk
bersangkutan, salesman memperkenalkan
jarang menaikkan atau produk baru tersebut.
menurunkan barang
terlalu banyak.
Karenanya pengenalan
untuk produk baru juga
jarang dilakukan. Alasan
salesman bila waktunya
digunakan untuk
mengenalkan produk
baru, outlet lain tidak
akan dikunjungi dihari
tersebut.

6. Sistem insentif yang Penemuan outlet baru Hal-hal yang bersifat


diterapkan perusahaan jarang, pembinaan/ kualitatif (absensi,
dihitung berdasarkan pelayanan pada disiplin integritas)
faktor pencapaian target pelanggan kurang dimasukkan dalam
per produk. Sistem diperhatikan serta perhitungan
tersebut belum factor-faktor kualitatif pemberian insentif.
mempertimbangkan lain untuk mendukung Perlu
faktor penambahan keberhasilan dipertimbangkan
outlet baru, jumlah perusahaan kurang pemberian insentif
pelanggan aktif dan diperhatikan. atas unsur-unsur
disiplin/absensi berikut :
karyawan (kualitatif). - Penambahan
outlet/pelanggan
baru

7. Sistem bonus hanya Kurangnya pengendalian Sebaiknya


didasarkan pada umur atas piutang macet, perhitungan insentif
penagihan antara 14 dimana mereka merasa atas kolektibilitas
hari sampai dengan 21 bahwa maximal penalti piutang juga
hari. Pembayaran antara Rp. 25.000 didasarkan atas
dengan cek mundur sampai dengan Rp. prosentase nilai
telah dianggap sebagai 50.000 adalah cukup tagihan untuk
pelunasan. ringan. Sedang bagi periode tersebut.
perusahaan resiko Untuk pembayaran
piutang tak tertagih dengan cek/giro baru
sangat besar dianggap efektif jika
dampaknya terhadap dananya sudah cair.
laba/ rugi Sebagai contoh :
Bad Debt : penalty
collektif 10% dari
nilai piutang.
> 60 hari : penalti 0,5
% dari hasil tagihan.
> 21 hari : penalti 0,1
% dari hasil tagihan.
> 14,49 hari : 0
> 14,49 hari : bonus
0,2 % dari hasil
tagihan.
8. Struktur organisasi & Pembagian beban kerja Perlu dibuat struktur
penugasan kerja bagian tidak merata. organisasi dan job
gudang secara baku description secara
tidak ada. tertulis.
9. Untuk warehouse Banyak waktu bagian Sebaiknya di Cianjur
Cianjur setiap order gudang yang terbuang diberikan mesin
barang ke pusat, bagian facsimile.
gudang harus memfax
melalui wartel.
10. Untuk warehouse Karena tidak ada Setiap order barang
Bandung setiap kali dokumen tertulis, jika via telepon juga
order barang ke pusat terjadi kesalahan order/ disertai dengan
hanya melalui telepon. pengiriman, maka tidak dokumen tertulis
dapat diketahui siapa yang difaxs.
yang bertanggung jawab
atas kesalahan tersebut.
11. Tugas bagian gudang Petugas gudang harus Perlu dilakukan
tidak hanya termotivasi untuk peninjauan atas
bertanggung jawab atas lembur. kebijakkan uang
barang tapi juga turut lembur.
membantu pada saat
loading dan
mengerjakan bagian
administrasi. Selesai
kerja selalu di atas jam
20.00. Bagian gudang
hanya mendapat uang
lembur jika kerja diatas
jam 19.00 (Rp. 2.500)
sedangkan keesokan
harinya masuk kerja jam
07.00.
12. Uraian tugas untuk Salesman/Supervisor Pengangkatan
petugas verifikasi dan bagian lainnya petugas verifikasi
Account Receivable kurang membantu accounts receivable
belum dipahami secara dalam pelaksanaannya. dikuatkan dengan
jelas. Dan penunjukan surat keputusan.
petugasnya tidak
dikuatkan dengan surat
keputusan (penunjukan
dalam bentuk lisan).
13. Internal Auditor belum Pemeriksaan intern yang Diharapkan dapat
berfungsi sehingga staf dilakukan oleh bagian dibentuk bagian
bagian accounting accounting dapat internal audit yang
merangkap sebagai menyebabkan bertugas untuk
internal auditor. diregukannya kebenaran membantu
Misalnya orang bisa laporan yang dibuat. manajemen dalam
bertugas memeriksa melaksanakan
data, mengisi kode, tanggung jawabnya
mengentry data dan dengan memberikan
membuat laporan. analisa, penilaian,
saran dan komentar
mengenai kegiatan
yang diperiksanya.
14. Proses data belum Control untuk di bagian Sebaiknya entry data
integrated. Hal ini accounting kurang di integrated.
menyebabkan setiap karena hanya menerima
bagian akan mengirim data jadi, tanpa
data jadi, yang memeriksa ke bukti
selanjutnya akan langsung posting ke
diposting oleh bagian general ledger.
accounting ke general Disamping itu
ledger. menunggu data dari
bagian lain akan
menambah lama
pekerjaan petugas
bagian accounting.
15. Petugas credit control Tidak semua customers Perlu
hanya ditangani oleh dapat dikunjungi untuk dipertimbangkan
satu orang. konfirmasi saldo, tidak untuk menambah
pernah dibuat statement petugas credit
of account untuk control.
customer dan sulit untuk
menilai hasil kerja dari
bagian ini.
16. Penyajian laporan Tidak bisa dianalisis Sebaiknya dibuat
keuangan belum efektifitas dari laporan cost centre sehingga
menggunakan cost keuangan untuk per mudah untuk
centre, budget yang ada departemen, warehouse mengevaluasi
masih minim dan atau wilayah. performance masing-
belumdi follow up. masing bagian. Selain
itu perlu dibuat
perbandingan antara
budget dengan
realisasinya.
17. Aplikasi program Pemrosesan data dan Kesesuaian fasilitas
komputer untuk pelaporan menjadi dengan kebutuhan
penjualan dan lambat dan kurang yang ada sebaiknya
persediaan belum terjamin akurasinya. dapat dipertemukan,
menerapkan system salah satu contohnya
data-base, melainkan adalah penyediaan
hanya program aplikasi rencana sistem data
lotus-makro. base yang baru untuk
warehouse Bandung
dapat direalisir
secepatnya.
18. Kas bersih yang Tidak ada kelebihan kas 1. Investasi hanya
dihasilkan dari operasi yang dapat digunakan pada assets
perusahaan sebagian untuk mengurangi yang dapat
besar terserap untuk pinjaman meningkatkan
pembayaran bunga dan assets trun
pengembangan assets. over/penjualan
dan kontribusi
profit/cash flow
pada
perusahaan.
2. Dalam keadaan
Tigh Money
Policy
khususnya,
sebaiknya
peningkatan
penjualan
mempertimban
gkan cost &
benefitnya.
Peningkatan
penjualan
sebaiknya
meningkatkan
laba dan
piutang.
perbandingan
peningkatan laba
(CONTRIBUTION
MARGIN) versus
peningkatan biaya
keuangan (bunga)
ditambah Bad
Stock Cost =
Marginal Profit vs
Marginal Cost.
19. Kebutuhan modal kerja Hasil kas bersih dari Pengelolaan
terus meningkat padahal operasi perusahaan kebutuhan modal
credit term dari supplier berkurang dengan kerja yang lebih
lebih besar dari credit kenaikan kebutuhan efisien seperti :
term kepada costomers. modal kerja tersebut. 1. Frekuensi order
persediaan.
2. Pengelolaan
penagihan yang
insentif serta
pengelolaan insentif
penagihan.
20. Manajemen Kas. Ada loss untuk selisih Perlu
Kebijaksanaan bunga yang seharusnya dipertimbangkan oleh
perusahaan menetapkan tidak terjadi setiap perusahaan untuk
bahwa transfer dari bulannya sebesar : menggunakan
bank warehouse baru 22%/12 x Rp. fasilitas LIPPOLINK
bisa dilakukan setiap 520.721.951 = Rp. dan dengan fasilitas
hari selasa dan jumat (2 9.546.569. overdraft yang
x seminggu), sehingga didesentralisasikan,
menimbulkan saldo rata- kemudian dibagikan
rata yang menganggur ke masing-masing
setiap bulan sebesar Rp. warehouse. Ini akan
520 juta. membantu
perusahaan untuk
menghemat biaya
bunga.
21. Tidak semua Pengendalian kas kecil Diseragamkan
pengelolaan kas kecil kurang efektif, efisien penggunaan imprest
ware house (idle cash) dan fund pada semua kas
menggunakan sistem kekurangan kas untuk kecil warehouse.
imprest fund. transaksi (berfluktuasi).

Anda mungkin juga menyukai