Anda di halaman 1dari 12

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SAP 13
KESUKSESAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI

Oleh :
Kelompok 5

Ni Made Dwiadnyani (1406305143 / 26)


Ni Made Mega Lapinayanti (1406305161 / 27)
Ni Kadek Budi Puspitasari (1406305168 / 28)

Fakultas Ekonomi dan Bisnis


Universitas Udayana
2016
KESUKSESAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN
SISTEM INFORMASI

KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI


Dalam beberapa sistem, hampir semua laporan yang disampaikan kepada manajemen
tidak pernah dibaca. Laporan-laporan dikatakan tidak bermanfaat dan hanya dipenuhi dengan
grafik yang tidak dapat dianalisis atau dijadikan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Sementara itu dalam sistem lain yang telah diotomatisasi, tidak pernah disentuh karena
datanya tidak dapat dipercaya. Pemakaian informasi secara terus menerus memperbaiki
record secara manual. Kemudian dalam sistem yang lain lagi, telah terjadi kesalahan akibat
keterlambatan dalam memproses data, biaya operasional yang demikian besar atau masalah-
masalah pemprosesan data yang bersifat kronis.

MASALAH POKOK SISTEM INFORMASI


Masalah-masalah ini bukan hanya karena faktor teknikal dari sistem informasi tetapi
juga sebab yang bersifat non-teknikal yang kebanyakan berasal dari faktor-faktor organisasi.
Faktor-faktor tersebut adalah:
1. Desain
Sebuah sistem mungkin didesain dengan interaksi pemakai (interface) yang relatif
sedikit. Interface adalah bagian dari sistem dimana pemakai akhir berinteraksi. Sistem
informasi dikatakan gagal jika desainnya tidak cocok dengan struktur, budaya, dan tujuan
organisasi secara keseluruhan. Para teoritis manajemen dan organisasi memandang bahwa
teknologi sistem informasi sangat berhubungan erat debgan komponen-komponen
organisasi seperti tugas-tugas, struktur, orang-orang dan budaya. Ketika seluruh
komponen ini saling tergantung, perubahan yang terjadi pada satu elemen akan
mempengaruhi elemen yang lainnya.
2. Data
Data dalam sistem mempunyai tingkat ketidakakurasian dan konsistensi yang tinggi.
Informasi dalam bidang-bidang tertentu bahkan membingungkan, atau tidak ditujukan
secara tepat untuk tujuan-tujuan bisnis.
3. Biaya
Beberapa sistem arahnya bagus, tapi dalam implementasi dan pengoprasiannya
memerlukan biaya diatas anggaran dalam kasus semacam ini, pengeluaran yang demikian

1
besar tidak dapat dipertimbangkan semata-mata dari nilai bisnis yang ditampilkan oleh
sistem informasi tersebut tapi juga harus diperhatikan manfaat secara keseluruhan.
4. Operasi
Sistem tidak akan berjalan dengan baik jika informasi tidak disediakan secara tepat
waktu dan efisien karena operasi komputer yang mengendalikan pemprosesan informasi
tidak berjalan sebagaimana mestinya. Sebuah sistem yang on-line secara operasional
dikatakan tidak cukup jika waktu responnya demikian lama.

MENGUKUR KESUKSESAN SISTEM


Banyak faktor yang dapat dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem.
Faktor-faktor yangdapat dapat dipertimbangkan menurut landon adalah:
1. Sistem tersebut tingkat penggunaannya relative tinggi(high levels of system use)yang
diukur melalui polling terhadap pengguna,pemanfaatan kuisioner,atau memonitor
parameter seperti volume transaksi on-line.
2. Kepuasan para pengguna terhadap sistem(users satisfaction with the system)yang
diukur melalui kuisioner atau interview.
3. Sikap yang menguntungkan (favourabel attitude)para pengguna terhadap sistem
informasi dan staff dari sistem informasi.
4. Tujuan yang dicapai.pada tingkat seberapa sistem dapat memenuhi tujuan-tujuan yang
spesifik,sebagaimana dicerminkan oleh peningkatan kinerja organisasi dan pengambilan
keputusan dari penggunaan sistem
5. Imbal balik keuangan (financial payoff)untuk organisasi,baik melalui pengurangan
biaya atau peningkatan sales dan profit.

PENYEBAB KEGAGALAN DAN KESUKSESAN SISTEM INFORMASI


Sistem informasi menjadi prioritas pertama untuk dikembangkan karena
besarnya kekuatan-kekuatan lingkungan eksternal dan kesamaan dari kekuatan faktor
internal atau institusional. Beberapa sistem gagal karena benturan diantara keadaan
atau lingkungan internal.
Sebagaimana ditunjukkan oleh para peneliti Sistem Informasi Manajemen,
pengenalan system informasi mempunyai kekuatan perilaku dan dampak organisasi. Sistem
informasi telah merubah cara individu atau organisasi dalam melakukan interaksi. Perubahan
dalam menentukan informasi, mengakses, menggunakan untuk mengelola sumber daya
organisasi sering menimbulkan penyebaran otoritas dan kekuatan. Perubahan organisasi

2
secara resistensi dan pertentangan, dan dapat menimbulkan kemerosotan system yang selama
ini telah berjalan baik. Karakteristik penting dari kebanyakan system informasi adalah
individual diminta dan disyaratkan untuk merubah perilaku guna memfungsikan system yang
baru saja dibuat.
Namun ada beberapa alasan mengapa gagal. Beberapa studi telah menemukan bahwa
dalam organisasi dengan situasi dan lingkungan yang hamper sama, inovasi yang sama akan
mengantarkan kesuksesan, namun kegagalan unsur yang lain dalam organisasi merupakan
penyebab kegagalan. Hal ini disebabkan karena fokus penjelasan terdapat pada pola
implementasi yang berbeda.

IMPLEMENTASI KONSEP
Implementasi merujuk pada semua aktifitas organisasi yang ditujukan terhadap
adopsi,manajemen ,dan inovasi rutin.Yang harus diyakini adalah organisasi harus memilih
para pelaku dengan karakteristik sosial yang cocok ,sebagaimana memilihproduk yang
paling ungguluntuk kesuksesan inovasinya.
Dalam konteks implementasi,analisis sistem adalah agen perubahan.Analisis bukan
hanya mengembangkan solusi teknis.tetapi juga mendefinisikan konfigurasi, interaksi,
aktifitas pekerjaan, dan hubungan struktur antara berbagai kelompok dalam organisasi. Studi
tentang proses implementasi telah menguji hubungan antar desainer sistem informasi dan
pengguna pada tahap-tahap yang berbeda dalam pengembangan sistem. Studi memfokuskan
pada isu-isu seperti:
Konflik antara orientasi teknis/mesin dari spesialisasi sistem informasi dan pengguna
yang berorientasi pada bisnis atau organisasi.
Dampak sistem informasi pada struktur organisasi,kelompok kerja dan perilaku.
Aktivitas perencanaan dan pengembangan sistem manajemen.
Tingkat partisipasi pengguna dalam proses desain dan pengembangan sistem.

PENYEBAB KEGAGALAN DAN KESUKSESAN IMPLEMENTASI SISTEM


INFORMASI
Menurut OBrien dan Marakas (2009) ada beberapa faktor yang dapat dapat
menyebabkan sukses atau tidaknya suatu organisasi atau perusahaan dalam menerapkan
sistem informasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesukesan dan kegagalan penerapan
sistem informasi, antara lain dipengaruhi oleh dukungan dari manajemen eksekutif,

3
keterlibatan end user (pemakai akhir), perencanaan yang matang, dan harapan perusahaan
yang nyata.
a. Dukungan dari Pihak Eksekutif atau Manajemen

Faktor sumber daya manusia khususnya para eksekutif (pihak manajemen


perusahaan) sangat memegang peranan penting dalam keberhasilan implementasi dan
pengembangan suatu sistem informasi. Mereka memiliki wewenang untuk menentukan
kebijakan dan arah/masa depan perusahaan selanjutnya. Keputusan untuk menggunakan
sistem informasi yang sudah ada atau mengembangkan sebuah sistem informasi baru
yang lebih menunjang bagi perusahaan merupakan keputusan yang dibuat oleh pihak
manajemen eksekutif. Jika pihak manajemen kurang mendukung pengembangan suatu
sistem informasi baru maka tidak akan ada pengembangan sistem informasi bagi
perusahaan. Selain itu, jika pihak manajemen perusahaan menginginkan pengembangan
suatu sistem informasi manajeman yang baru untuk diimplementasikan di perusahaan
namun tidak mendukung sepenuhnya kegiatan pengembangan tersebut maka dapat
dipastikan sistem informasi yang akan dihasilkan tidak optimal.

Bentuk dukungan dari pihak manajemen dapat berupa pemberian informasi yang
lengkap dan jelas mengenai kebutuhan perusahaan yang diharapkan dapat dihasilkan oleh
sistem informasi yang akan dikembangkan tersebut. Pernyataan kebutuhan tersebut
hendaklah sedetail mungkin guna menghasilkan sistem informasi yang benar-benar sesuai
dengan keinginan perusahaan. Ketidakjelasan mengenai pernyataan kebutuhan dan
pernyataan kebutuhan yang sentiasa berubah-ubah ini dapat menyebabkan kegagalan
dalam pengembangan dan implementasi sistem informasi perusahaan.

b. Keterlibatan atau Input dari End User (Pemakai Akhir)


Keterlibatan dalam desain dan operasi sistem informasi mempunyai beberapa
hasil yang positif. Pertama, jika pengguna terlibat secara mendalam dalam desain sistem,
ia akan memiliki kesempatan untuk mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan
bisnis, dan lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasil. Kedua, pengguna
berkecenderungan untuk lebih bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan
partisipan aktif dalam proses perubahan itu sendiri.
Partisipasi pengguna memiliki hubungan langsung dengan kepuasan pengguna
dimana kepuasan pengguna merupakan indikator keberhasilan suatu sistem informasi.
Kurangnya pengetahuan tentang komputer diantara para pemakai (user) akan
4
menghambat implementasi dari suatu sistem informasi. Bahkan dapat menyebabkan
kegagalan akibat kurangnya pemahaman user terhadap sistem yang sedang
diimplementasikan (belum siap) sementara sistem informasi tersebut telah ditetapkan oleh
manajemen untuk digunakan.

c. Kematangan perencanaan dan harapan perusahaan yang nyata.


Sistem informasi sebaiknya harus ditentukan maksud dan tujuannya. Setelah itu,
menambahkan komponen-komponen yang sesuai dengan tujuan utama dari sistem
informasi tersebut. Perencanaan sistem informasi sebaiknya sejalan dengan tujuan dan
komponen-komponen yang telah ditentukan sehingga tidak keluar dari jalur utama yang
telah ditetapkan. Sistem informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan akan menghambat
tujuan dari perusahaan tersebut.
Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung dengan
perencanaan yang matang tidak akan mampu menjembatani keinginan dan kepentingan
berbagai pihak di perusahaan. Hal ini dikarenakan sistem yang dijalankan tidak sesuai
dengan arah dan tujuan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan yang tidak memiliki
kompetensi inti dalam bidang teknologi informasi sebaiknya menjadi tidak memaksakan
untuk menjadi leader dalam investasi teknologi informasi.
Sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif terhadap
manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan.
Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi secara jelas
kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang akan diterapkan berikut manfaatnya
terhadap perusahaan. Kemauan perusahaan dalam merancang penerapan sistem informasi
berdasarkan sumberdaya yang dimiliki diyakini dapat meningkatkan keunggulan
kompetitif perusahaan.
Suatu sistem informasi akan dapat terealisasi dengan baik jika perencanaan
disusun dengan mempertimbangkan setiap kemungkinan yang dapat terjadi. Oleh karena
itu harapan perusahaan yang nyata harus jelas diidentifikasikan terlebih dahulu sehingga
perencanaan yang dibuat dapat optimal dan mengurangi kemungkinan kegagalan.
Selain beberapa hal yang disebutkan diatas, riset tentang implementasi sistem
informasi juga memberikan beberapa faktor lain yang dapat mempengaruhi kegagalan
dan keberhasilan penerapan sistem informasi pada perusahaan seperti :
d. Kesenjangan Komunikasi Antara Pengguna dengan Perancang Sistem Informasi

5
Hubungan antara konsultan dengan klien secara tradisional merupakan bidang
masalah dalam upaya sistem informasi. Pengguna dan specialist sistem informasi
cenderung mempunyai perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah
yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer.
Perbedaan ini akan menyebabkan adanya perbedaan loyalitas organisasi, pendekatan
dalam pemecahan masalah, dan referensi.
e. Tingkat Kompleksitas dan Resiko
Beberapa proyek pengembangan sistem terdapat kecenderungan gagal karena
sistem-sistem tersebut mengandung tingkat resiko yang tinggi dibandingkan yang lain.
Para peneliti telah mengidentifikasikan tiga faktor kunci yang memengaruuhi tingkat
resiko proyek,, yaitu :
Ukuran proyek : Semakin besar proyek semakin besar pula resikonya.
Struktur proyek : Beberapa proyek strukturnya lebih tinggi di banding yang lain.
Persyaratan-persyaratannya jelas dan lugas, sehingga output dan proses dapat secara
mudah ditentukan.
Pengalaman dengan Teknologi : resiko proyek akan meningkat jika tim proyek dan
staf sistem informasi kurang memiliki keahlian teknis. Semakin tinggi tingkat resiko
semakin tinggi pula usaha implementasi akan gagal.
f. Manajemen dan Proses Implementasi
Konflik dan ketidakpastian dalam implementasi proyek dikelola dan diorganisasi
dengan cara yang tidak sempurna. Sistem pengembangan proyek tanpa manajemen yang
tepat besar kemungkinan akan membawa konsekuensi kerugian sebagai berikut :
o Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran
o Melampaui waktu yang telah diperkirakan
o Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat
dari yang diperkirakan.
o Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.

TANTANGAN DARI REKAYASA BISNIS


Tantangan inovasi dan implementasi yang ada, tidaklah mengejutkan jika muncul
tingkat kegagalan yang sangat tinggi bagi proyek-proyek rekayasa bisnis, yang secara
mendasar memerlukan perubahan organisasi secara luas. Dalam beberapa kasus masalah yang
berasal dari ketidakmampuan manajemen untuk mengidentifikasi masalah kritis untuk

6
dipecahkan melaui rekayasa, perusahaan hanya berusaha membuat peningkatan menyeluruh
dalam operasi yang berlangsung terus menerus disamping mendesain kembali secara radikal
proses bisnisnya.
Dalam beberapa kasus, hambatan utama dalam rekayasa disebabkan oleh kurangnya
implementasi dan perubahan praktik-praktik manajemen yang gagal dan pada akhirnya
menimbulkan ketakutan untuk berubah. Berkaitan dengan ketakutan dan kecemasan diseluruh
organisasi, mengatasi resistensi para manajer kunci, mengubah fungsi-fungsi pekerjaan, pola
karir, menimbulkan ancaman yang lebih besar. Masalah dalam rekayasa adalah bagian dari
masalah yang lebih besar dari implementasi organisasi dan perubahan manajemen.

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI:APA YANG SALAH


Masalah-masalah berikut perlu diperhatikan secara khusus dalam setiap tahap
pengembangan sistem ketika proses implementasi dikelola secara tidak sempurna:
Analisis
Waktu, uang, dan sumber daya belum dialokasikan untuk menemukan masalah.
Waktu yang diperlukan dalam perencanaan pendahuluan sangatlah sedikit.
Penempatan staf pada tim proyek tidak tepat.
Staf pelayanan informasi menjanjikan hasil-hasil yang tidak mungkin disampaikan.
Beberapa requirement didapatkan dari dokumentasi dari sistem yang mencukupi.
Pengguna menolak untuk menghabiskan waktu untuk membantu tim proyek
mengumpulkan informasi yang mendukung kesuksesan.
Analisis proyek tidak dapat mewawancarai pengguna secara baik.
Desain
Pengguna tidak mempunyai tanggung jawab terhadap input untuk aktivitas desain.
Sistem didesain hanya untuk melayani kebutuhan saat ini.
Perubahan yang drastis dalam prosedur-prosedur klerikal atau staffing direncanakan
tanpa dilakukan analisa dampak organisasi.
Spesifikasi fungsional tidak didokumentasian secara cukup.
Pemrograman
Jumlah waktu dan uang yang disyaratkan untuk pengembangan software adalah
terlampau rendah.
Programmer di supply dengan spesifikasi yang tidak lengkap.
Tidak cukupnya waktu yang diberikan untuk pengembangan program secara logis.

7
Programmer tidak menggunakan kesempatan secara maksimal dari desain struktur
atau teknik yang berorientasi pada objek.
Program tidak didokumentasikan secara cukup.
Sumberdaya yang diperlukan tidak dijadwal.
Pengujian
Jumlah waktu dan uang yang diperlukan untuk testing terlalu rendah.
Tim proyek tidak mengembangkan rencana tes secara terorganisir.
Pengguna tidak terlibat di dalam testing secara cukup.
Tim implementasikan tidak mengembangkan tes penerimaan yang cocok untuk
manajemen review.
Konversi
Waktu dan uang untuk aktivitas konversi tidak cukup.
Tidak semua individual yang akan menggunakan sistem dilibatkan sampai konversi
dimulai.
Untuk mengganti kekurangan biaya dan penundaan, sistem dibuat operasional
sebelum segalanya siap.
Dokumentasi sistem dan penggunaan tidak cukup.
Persediaan untuk perbaikan sistem tidak cukup.

MENGELOLA IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI


Tidaklah semua aspek dalam proses implementasi dapat secara mudah dikontrol atau
direncanakan. Namun demikian, peluang untuk berhasilnya sebuah sistem dapat ditingkatkan
melalui antisipasi masalah-masalah implementasi yang mungkin terjadi dan menerapkan
strategi koreksi yang paling tepat. Berbagai manajemen proyek, penentuan kebutuhan, dan
metodologi perencanaan dikembangkan untuk masalah yang spesifik. Strategi juga telah
diformulasikan untuk memastikan bahwa pengguna memainkan peran yang tepat pada
keseluruhan periode implementasi dan untuk mengelola proses perubahan organisasi.

MENGONTROL FAKTOR-FAKTOR RESIKO


Satu cara untuk implementasi yang dapat ditingkatkan adalah melalui penyesuaian
strategi manajemen proyek terhadap tingkat resiko yang ada disetiap proyek.Terdapat empat
teknik manajemen proyek yang mendasar yang perlu dipertimbangkan dalam mengatasi
resiko:

8
1. Faktor-faktor integrasi eksternal menghubungkan pekerjaan dari tim implementasi
dan semua pengguna disemua level organisasi.
2. Faktor-faktor integrasi internal memastikan bahwa tim implementasi beroperasi
sebagai sebuah unit yang menyatu.
3. Struktur peralatan perencanaan formal dan tata urutan tugas-tugas,estimasi lebih
lanjut tentang waktu,uang dan sumberdaya teknis yang diperlukan untuk
melaksanakannya.
4. Peralatan pengendalian formal membantu memonitor kemajuan terhadap pencapaian
tujuan

MENGATASI RESISTENSI DIANTARA PENGGUNA


Para peneliti menjelaskan resistensi dapat terjadi melalui salah satu diantara tiga teori
berikut:
1. People-oriented theory(teori yang berorientasi pada manusia),Faktor-faktor internal
dalam diri pengguna sebagai individu atau kelompok dapat menyebabkan resistensi.
2. System-oriented theory(teori yang berorientasi pada sistem).Faktor-faktor yang secara
internal melekat pada desain dan menciptakan resisten terhadap pengguna,dan itu
terjadi dalam sebuah sistem.
3. Interaction theory (teori interaksi)Resistensi dapat disebabkan oleh interaksi orang-
orang dan faktor sitem.
Strategi yang dianjurkan oleh para peneliti untuk mengatasi resisten dalam ketiga
teori tersebut adalah:
1. Orientasi manusia(orang)
2. Orientasi sistem
3. Interaksi

DESAIN UNTUK ORGANISASI


Keseluruhan proses pengambangan sistem dilihatsebagai peruabhan organisasi yang
direncanakan, jika perubahan sistem itu bertujuan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Dengan demikian, proses pengambangan sistem harus secaraekplisit mengarahkan kemanan
osrganisasi akan berubah ketika sistem baru mulai digunakan. Sisamping itu prosedur
perubahan, transformasi dalamfungsi pekerjaan, struktur organisasi hubungan kekuasaan,
(power) dan perilaku secara keseluruhan harus direncankan secara hati-hati.

9
Meskipun para analis sistem dan desain aktifitas diharapkan memasukkananalisa
dampak organisasi (organisasi impact analysis), bidang ini dalam tradisi lama telah
dilupakan. Analis dampak organsasi menjelaskan bagaimana sistem yang diusulkan akan
memengaruhi struktur organisasi, siakp, pengambialn keputusan, dan operasi.untuk
mengintegrasia=kan sistem informasi secara sukses dalam organisasi, dokumentasi evaluasi
dari keseluruhan dampak organisasi harus lebih mendapat perhatian dalamusaha-usaha
pengembangan.

10
REFERENSI

Fakhri Husein, Muhammad. 2000. Sistem Informasi Manajemen Edisi Pertama. Yogyakarta:

Unit Penerbit Dan Percetakan AMP YKPN

http://mia.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/27/penyebab-kegagalan-dalam-pengembangan-

maupun-penerapan-sistem-informasi-di-suatu-organisasi-merujuk-pada-pendapat-

rosemary-cafasaro/

11