Auditora de la

Informacin
Enlazando a quienes desean compartir el
conocimiento

Desarrollo de un esquema
Para compartir el conocimiento
en la organizacin

San Jos, Costa Rica

junio del 2008.
Auditora informativa

Tabla de Conteni
Seccin 1. Introduccin...................................................................................................... 1
Propsito............................................................................................................................. 1
1.2. Alcance........................................................................................................................ 1
1.3. Audiencia..................................................................................................................... 2
1.4. Organizacin del documento:.......................................................................................3
1.5. Gua sobre el esquema de Zachman............................................................................5
1.6. Documentos recomendados......................................................................................... 6
Seccin 2: CONTEXTO DEL ICE.......................................................................................... 6
1. EL CONTEXTO DE LA INFORMACIN DENTRO DEL ICE.....................................................6
Misin del Grupo ICE........................................................................................................ 7
Telecomunicaciones......................................................................................................... 7
Energa............................................................................................................................. 7
Visin del Grupo ICE......................................................................................................... 8
2. MARCO DE POLTICAS INSTITUCIONALES RESPECTO A LA INFORMACIN Y EL
CONOCIMIENTO................................................................................................................... 8
3. POLTICA INSTITUCIONAL................................................................................................ 9
4. PROYECTOS................................................................................................................... 12
Direccin Tecnologas de Informacin............................................................................12
Proyecto MIISE............................................................................................................... 13
Sistema de dato nico.................................................................................................... 15
Seccin 3 : CONTEXTO DE LA UEN PYSA DONDE SE APLICA EL PROYECTO..............19
1. Cul es el negocio de la UEN?......................................................................................19
Misin............................................................................................................................. 19
Visin............................................................................................................................. 19
 2. Cmo est organizada la UEN?....................................................................................20
3. Cules son sus productos?...........................................................................................20
5. Cules son los procesos de sus productos?...............................................................23

6. Cules son sus clientes internos y externos y cmo interactan?...............................24

6. Los sistemas de calidad................................................................................................ 25
7. Qu existe, a lo interno de la UEN, en el tema de la gestin de informacin y
conocimiento?................................................................................................................... 26
8. Resumen de los modelos observados............................................................................30
Seccin 4 : CONTEXTO DEL CENTRO DE SERVICIO DE ESTUDIOS BASICOS DE
INGENIERIA (EBI)............................................................................................................... 33
1. Objetivo del Centro de Servicio.....................................................................................33
2. Area Auscultacin de Obras.......................................................................................... 35
Antecedentes................................................................................................................. 35
Actividades.................................................................................................................... 35
Objetivos........................................................................................................................ 36
Objetivos Especficos...................................................................................................... 36
Productos....................................................................................................................... 36
3. Area de Hidrologa ........................................................................................................ 36
Antecedentes................................................................................................................. 37
Actividades.................................................................................................................... 37
Objetivos........................................................................................................................ 37
Objetivos Especficos...................................................................................................... 37
Productos....................................................................................................................... 38
Proceso Redes Hidrometeorolgicas...............................................................................39
Proceso de Anlisis de Informacin Meteorolgica y Proyecto Descargas Elctricas......39
Laboratorio Qumico....................................................................................................... 40
Proceso de Anlisis de Informacin Hidrolgico y Pronstico Hidrolgico.......................41
Proceso de Informes Hidrolgicos...................................................................................41
Interrelaciones con otros procesos de EBI......................................................................41
4. rea de Topografa ....................................................................................................... 42
Antecedentes................................................................................................................. 42
Actividades.................................................................................................................... 42
Auditora informativa

Objetivos........................................................................................................................ 43
Objetivos Especficos...................................................................................................... 43
Proceso Lneas de Transmisin, Proyectos de Generacin y Subestaciones...................43
Proceso Servicios GPS.................................................................................................... 44
Mejores prcticas:.......................................................................................................... 45
Mtodo de Deteccin de Descargas Atmosfricas utilizado en Costa Rica ....................45
Seccin 5 : CONTEXTO DIRECCION GESTION DOCUMENTACION E INFORMALCION
(GEDI)................................................................................................................................. 46
1. Facultacin del GEDI...................................................................................................... 46
2. Proyectos del GEDI........................................................................................................ 47
3. Centros GEDI................................................................................................................. 47
4. Gestin de Proyectos y Servicios...................................................................................48
5. rea de Reproduccin Documental y Artes Grficas......................................................48
6. Gestin del Recurso de Informacin (GRIN)...................................................................49
7. Proyectos a futuro......................................................................................................... 56
8. Poltica para el funcionamiento del rea de Archivo Central.........................................59
Cdigo: POLTICA GI 001................................................................................................ 59
1.0 INTRODUCCIN........................................................................................................ 59
2.0 PROPSITO............................................................................................................. 60
3.0 ALCANCE................................................................................................................ 61
4.0 DEFINICIONES......................................................................................................... 61
5.0 -RESPONSABLES DE LA REVISION DE LA POLTICA...................................................62
6.0 -REVISIN DE LA POLTICA.......................................................................................63
7.0 -DOCUMENTOS APLICABLES.....................................................................................63
Poltica para el funcionamiento del rea de Archivo Central Cdigo: POLTICA GI 001...63
Poltica para el funcionamiento del rea de Archivo Central Cdigo: POLTICA GI 001...65
Poltica para el funcionamiento del rea de Archivo Central Cdigo: POLTICA GI 001...66
Poltica para el funcionamiento del rea de Archivo Central Cdigo: POLTICA GI 001...69
Poltica para el funcionamiento del rea de Archivo Central Cdigo: POLTICA GI 001...70
Seccin 6 : LA AUDITORA INFORMATIVA EN EBI : DESCRIPCIN DE LO
ENCONTRADO.................................................................................................................... 72
1. Introduccin:................................................................................................................. 72
 2. Objetivos de la auditora informativa (AI):.....................................................................73
3. Componentes de una Auditora Informativa..................................................................73
A. Anlisis de necesidades informativas.......................................................................74
B. Inventario de conocimiento.......................................................................................75
6. Monitoreo de descargas atmosfricas...........................................................................77
7. Monitoreo de calidad del agua......................................................................................77
9. Consultora en el campo de la hidrologa, meteorologa y qumica................................77
A. Tecnologas de Informacin (TI)...............................................................................79

B. Anlisis de flujos informativos..................................................................................82

C. Mapa del conocimiento............................................................................................83

5. Productos de una auditoria informativa.........................................................................84

6. Sntesis del diagnstico en EBI......................................................................................86
A. Necesidades de conocimiento/Perfiles de usuarios....................................................86
B. Perfiles de usuarios (compartir el conocimiento).......................................................89
C. Inventario de conocimiento........................................................................................89
Auditora General................................................................................................................. 89
D. Inventario de conocimiento (Capital humano)...........................................................90
Auditora general............................................................................................................... 90
7. Metodologa de Zachman............................................................................................ 91

8. Resumen de todo el proceso.......................................................................................93

Objetivos del estudio...................................................................................................... 94

9. Recomendaciones....................................................................................................... 95

Seccin 7: La propuesta de BIBASI................................................................................99

LA AUDITORIA INFORMATIVA DE GEDI ENFOCADA AL DESARROLLO DE UNA
ARQUITECTURA EMPRESARIAL........................................................................................100
Glosario.............................................................................................................................. 109
Siglas.................................................................................................................................. 114
Lista de cuadros y grficos.................................................................................................115
 De lo que no se puede hablar,
Hay que callar

Wittgenstein
1

Seccin 1. Introduccin

Propsito

El propsito del presente documento es informar a GEDI y a EBI, acerca de la

Auditora informativa realizada por BIBASI en este ltimo, durante los meses
de octubre a diciembre del 2007. Ofrece asimismo, una gua para que tanto
GRIN como EBI inicien, desarrollen y usen una arquitectura empresarial (AE).
La segunda parte del documento es una gua para que GRIN pueda convertir
su gestin documental en una verdadera gestin del conocimiento dentro del
ICE.

La AE basada en Zachman que ofrece BIBASI es esencial para desarrollar los

sistemas informativos, crear otros nuevos que requiere la organizacin, o
insertar tecnologas emergentes que optimicen el valor de los productos
existentes. En el caso de reas, como la UEN PySA, que ya tienen su propia
AE, esta gua es un complemento del trabajo que ya estn desarrollando.

1.2. Alcance

El principal nfasis del documento es la AE, los procesos, productos, roles y

responsabilidades, y su relacin con la gestin del conocimiento en EBI,
nica rea estudiada.

GEDI contrat en el 2007 a BIBASI, mediante licitacin, para llevar a cabo una
Auditora Informativa en varias dependencias del ICE. El proceso se inici en
marzo, con la presentacin de un instrumento que permitiera recoger la
informacin de apoyo a dicha Auditora.
Durante todo el ao 2007 la encuesta sufri mltiples ajustes y correcciones,
especialmente debido al inters de GEDI de incorporar a la empresa
Serviarchivo dentro del proceso, lo cual no fue posible por distintas
circunstancias que rodearon la reestructuracin del GEDI, y no fue sino hasta
octubre que se nos autoriz a iniciar la Auditora en una de las reas de PYSA,
el Centro de Servicios de Estudios Bsicos de Ingeniera. El proceso tom
menos de tres meses, al final del cual, de nuevo GEDI insisti en detener el
proceso iniciado hasta tanto no se incorporara Serviarchivo.
Por estas razones, el informe que presentamos slo incluye el estudio
realizado en EBI, y algunos informes que obtuvimos en mltiples reuniones
celebradas con el equipo de la CEGED de PYSA, que sirven para
contextualizar el proceso, pero no profundizan en toda la informacin que el
cliente solicita, por el mismo hecho de no haber realizado an la auditora en
otras dependencias de la UEN.
En el captulo dedicado a la metodologa, indicamos que, el uso del mtodo
cualitativo requiere una forma distinta de validar la informacin, y que
bsicamente se trata de discutir varios borradores de informe con los
interesados, hasta lograr aclarar dudas y ponerse de acuerdo en su redaccin
final. Se usa el mtodo llamado de triangulacin, en que varios observadores
analizan la informacin para determinar su validez desde ngulos distintos de
anlisis, que fue el proceso realizado en el primer semestre del 2008.
Una de las dudas sobre la validez del presente estudio, se refiere a la forma
como se pas la encuesta, a grupos focales, y no individualmente, por lo cual
BIBASI ofreci volver a pasar la encuesta en el mes de marzo. GRIN 1
consider, sin embargo, que lo que requera era un estudio de usuarios, por
lo que BIBASI elabor un nuevo instrumento, el cual fue modificado y
corregido por GRIN y por la CEGED de PYSA, para poder pasar la encuesta
nuevamente en julio del 2008.

1.3. Audiencia

El documento va dirigido a GEDI y a los equipos de la UEN PySA que

participaron en el proceso, especialmente los directores de las reas y los
equipos de la CEGED y de TI. En varios grficos se muestra el esfuerzo que
realizan las diferentes reas para el logro de la gestin del conocimiento en el
ICE. El documento invita a desarrollar, con la participacin de todos los

1 El rea de GEDI dedicada a la normalizacin de documentos, recibe un nombre nuevo en el 2008: GRIN.
Gestin del Recurso de Informacin.
 interesados, un esquema que permita compartir ese conocimiento en la
organizacin.

1.4. Organizacin del documento:

Seccin 1: Introduccin Define el propsito, alcance, audiencia y organizacin del documento,
p. 1-6

Seccin 2: Contexto del ICE Identifica el contexto del ICE en relacin con la gestin de la
informacin. Identifica programas directamente relacionados,

Como DATI, MIISE y GEDI, p. 7-18

Seccin 3 : Contexto de la UEN PySA Identifica el contexto de la UEN PySA en relacin con la

Gestin documental y la gestin del conocimiento,

Incluyendo el papel de la CEGED, y una sntesis grfica de los

elementos observados, 19-33

Seccin 4 : Contexto de Identifica el contexto del rea de servicios de Estudios Bsicos de

Ingeniera, en relacin con la gestin de la informacin, p. 34-45
EBI

Seccin 5 : Contexto del GEDI y GRIN Identifica el contexto de GEDI y especficamente del GRIN, a cargo de
la gestin documental para el ICE, p.46-70

El OPAC y la web 2.0 p.56

Seccin 6 : La Auditora Resume los hallazgos de la AI en EBI, e incluye recomendaciones, 71-

96
Informativa en EBI

Seccin 7 : La propuesta de Resume la propuesta de AE que ofrece BIBASI, p. 97-105

BIBASI

Glosario 106

Lista de siglas 109

Lista de cuadros y grficos 110

Seccin 8 : Mtodos y Ofrece un manual con mtodos aplicados en la Auditora, y

herramientas que pueden usarse para gestionar el conocimiento en el
herramientas ICE,

I. Introduccin, 2 El presente Manual ofrece una referencia que apoya el trabajo

realizado por BIBASI en GEDI y que le da sostenibilidad futura al
trabajo realizado durante la AI

II. Portafolio de herramientas y tcnicas Responde a la solicitud que nos hace GRIN:
empleadas, 5
Propuesta de metodologa de seguimiento y monitoreo de la
auditoria de la informacin.
 Auditora informativa, 5 Entregable: Propuesta de la metodologa a seguir en cuando
a las auditorias de informacin, que posibilite al centro de
Metodologa de Zachman, 20 informacin y a sus profesionales a dar continuidad y
sostenibilidad al proceso como actividad continua.
Estudio de casos/ Mejores prcticas, 31

Revisin rpida de evidencias, 37

Evaluacin del impacto, 48

Bancos de conocimiento, 53

III. Formando redes de usuarios, 54 Responde a la solicitud que nos hace GRIN:

Comunidades de prctica y ayuda de Propuesta de alternativas de proyeccin institucional del

expertos, 55 centro de informacin, mercadeo de servicios y productos y del
Centro en general. Buscar como posicionarse en la institucin como
Conversatorios y cafs, las funciones de
dependencia gestionara informacin cientfica-tcnica.
las redes, 56

Entregable: Propuesta de Mercadeo institucional

Mercados de conocimiento y servicos
de diseminacin, 59

La biblioteca 2.0 y la web 2.0 (p. 65)

Software para trabajo en grupo, 70

IV. Implementando soluciones, 75 Responde a la solicitud que nos hace GRIN:

Las tecnologa informativas que apoyan
la gestin del conocimiento, 75
Estrategias para la gestin de recursos
electrnicos, 88
El rbol del conocimiento, 94
Propuesta de servicios y productos de informacin que
respondan al estudio de usuarios, a las capacidades realidades del
Centro de Informacin y a los recursos que posee.
Entregable: Propuesta de nuevos productos y servicios que
cumplan con los requerimientos antes establecidos.

DSpace como ejemplo de repositorio, 85

FODAS y mapas de ruta,

Mapas conceptuales, ontologas,

tesauros, la web semntica,

Apndice I : La norma Dubln Core aplicada a la base

SARICE, 115

Apndice II: Recursos usados en la web 2.0, 152

Apndice III: Qu es una auditora informativa? 162

Apndice IV: Digitalizacin de colecciones,
metadatos 171

1.5. Gua sobre el esquema de Zachman

Esta gua indica las pginas en que pueden encontrarse respuestas a

preguntas planteadas sobre la AE de Zachman

Pregunta Seccin

1. Para qu sirve una AE? 7.0

2. Qu ventajas tiene el uso de una AE? 7.0

3. Base legal para el uso de una AE 5.0 p.46

4. El ciclo de vida de la empresa 4.0 p. 33

5. Qu es la arquitectura de base? 5.0 p.58

6. Cul es la arquitectura meta? 6.0

7. Qu es un plan secuencial? 6.0

8. Quin es responsable de implementar la AE? 6.0

9. Quin es responsible de las polticas de la AE? 6.0

10. Quin es responsible de la AE? 6.0

11. Cmo pasar de una arquitectura base a la meta? 6.0

1.6. Documentos recomendados

Federal Enterprise Architecture Framework (FEAF), issued by the
Federal CIO Council, dated September 1999.

http://www.whitehouse.gov/omb/egov/a-2-EALibraryNEW2.html#Pres

o La FEAF ofrece una gua para desarrollar, mantener y facilitar el

uso de la AE segn el esquema de Zachman.

Architecture Alignment and Assessment Guide, produced for the

Federal CIO Council by the Federal Architecture Working Group (FAWG),
dated October 2000.
 Smart Practices in Capital Planning, produced by the FAWG and the
Capital Planning and IT Management Committee, dated October 2000.

Seccin 2: CONTEXTO DEL ICE

1. Contexto de la informacin en el ICE
2. Marco de polticas institucionales respecto a la informacin y el
conocimiento
3. Poltica institucional
4. Proyectos relacionados : DATI/MIISE

1. EL CONTEXTO DE LA INFORMACIN DENTRO DEL ICE

Para contextualizar la produccin y uso de la informacin dentro de la
Institucin, y hacia dnde se deben enfocar todos los esfuerzos para
potenciar su mejor uso, hay que partir de la aprobacin legislativa de la Ley
General de Telecomunicaciones y la Ley de Fortalecimiento y Modernizacin
de las Entidades Pblicas del Sector Telecomunicaciones. En esta coyuntura
y de acuerdo a lo expuesto por su vocero oficial, el ICE tendr que
transformar la institucin de ms de $7.000 millones de patrimonio y 23.000
personas, en la mejor empresa estatal de industrias estratgicas,
telecomunicaciones y electricidad.
La tarea de transformar al ICE tiene dos ocenicas vertientes. Una es
externa, la apertura en competencia que ya nos pisa los talones, y la otra es
interna, de cambio cultural y de nuevos paradigmas en la operacin cotidiana
de los planes estratgicos.2 Esta transformacin aspira a que el ICE sea la
mejor empresa de servicios de energa y telecomunicaciones, competitiva
dentro y fuera del pas, con la mejor gente, capaz de prever las necesidades
de sus clientes y comprometida con el desarrollo nacional. Estas
aspiraciones estn vertidas en el texto de lo que es su misin y visin:

2 Elbert Durn. El Ice sabe lo que quiere. LN 28 mayo 2008 En:

http://www.nacion.com/ln_ee/2008/mayo/28/opinion1554085.html
Misin del Grupo ICE
"Servir a los mercados de la industria elctrica y de las telecomunicaciones e
informacin, con niveles de competitividad internacional, a travs de un
enfoque de multiservicios y aplicaciones, para satisfacer las crecientes y
variadas necesidades de los clientes, manteniendo una posicin de liderazgo
en los nuevos segmentos de estas industrias y segmentos asociados, de
acuerdo con el marco jurdico vigente.

Telecomunicaciones
Satisfacer las necesidades y expectativas evolutivas de los clientes y la
sociedad costarricense, mediante el suministro oportuno de servicios y
aplicaciones de telecomunicaciones e informacin de calidad, a precios y
tarifas competitivos, con la tecnologa adecuada y el mejor recurso humano.

Energa
"Mejorar la calidad de vida y el desarrollo econmico y social, a travs de un
servicio de electricidad que supera las expectativas de bienestar, comodidad
y progreso de todos los costarricenses."

Visin del Grupo ICE

Empresa propiedad del Estado, competitiva, lder en el mercado de las
telecomunicaciones, informacin e industria elctrica con la mejor tecnologa
y recurso humano al servicio del cliente y la sociedad costarricense, que
contribuya con el desarrollo econmico, social y ambiental, promoviendo la
universalidad del servicio en el mbito nacional y el uso racional de los
recursos naturales.

2. MARCO DE POLTICAS INSTITUCIONALES RESPECTO A LA

INFORMACIN Y EL CONOCIMIENTO

Estas orientaciones permiten incursionar dentro de lo que creemos es

esencial en la gestin de la informacin y el conocimiento dentro de la
Institucin, que nos permitan saber qu modelos de informacin se utilizan,
cules son los planes estratgicos de informacin, qu polticas respaldan el
conocimiento organizacional para poder utilizar adecuadamente todo el
capital intelectual que la Institucin ha capitalizado por ms de 50 aos, etc.
Dentro del marco de estas polticas en diciembre del 2003 el Comit
Corporativo de Gestin del Conocimiento present una Propuesta para la
sistematizacin e implementacin de la gestin del conocimiento en el Grupo
ICE El propsito fue proponer un enfoque integral que permitiera la
implementacin de acciones para la gestin del conocimiento en el ICE. El
documento identific los procesos y los principales componentes de la
gestin del conocimiento. El diagnstico realizado arroj los siguientes
resultados3:
Todas las UENs y Direcciones conocen sus actividades y procesos
Conocen las fuentes de informacin que son insumo de su trabajo
Tienen identificados sus expertos internamente de manera informal
Solo el sector elctrico tiene identificado el dato nico
La mayora de los procedimientos de captura de informacin son
informales
Las herramientas de captura se utilizan indistintamente de acuerdo
con las necesidades de cada UEN o Direccin; sin embargo, todos
utilizan el acceso a Internet y la investigacin
Todos utilizan distintos mtodos de almacenamiento, el de mayor
uso es el de archivos electrnicos
No hay polticas y procedimientos de respaldo de la informacin
Todos disponen de mtodos propios de organizacin y clasificacin
Todos utilizan diferentes mtodos para compartir la informacin, los
que utilizan algn proceso formal es en lo referente a informacin
tcnica
A lo interno de las UENs, el mtodo utilizado para compartir
informacin es la intranet
A travs de la intranet s hay integracin para facilitar el uso del
conocimiento
No hay mtodos para evaluacin del uso del conocimiento

3. POLTICA INSTITUCIONAL
Establecer las acciones concretas para sistematizar e integrar la gestin del
conocimiento del Grupo ICE, que permita estimular la innovacin, promover y
compartir la generacin de conocimiento y disponer en forma oportuna de la

3 Comit Corporativo de Gestin del Conocimiento present una Propuesta para la sistematizacin e
implementacin de la gestin del conocimiento en el Grupo ICE dic. 2003. pp.7
informacin que requiere la organizacin para contribuir en el logro de los
objetivos del negocio4
Para cumplir con dicha poltica, se definen las responsabilidades de la gestin
del conocimiento:
Se establece un Equipo Gestor a nivel del Grupo ICE
Se establecen los criterios de seleccin de los responsables
Se nombran los responsables
Dentro de las acciones se recomienda:
Elaborar procedimientos para gestionar el conocimiento
Asegurar el acceso y la oportunidad de la informacin
Respaldar la informacin
Divulgar y fomentar la aplicacin de la normativa

Para los procesos del negocio se recomienda:

Identificar y mapear los procesos, el conocimiento organizacional,
las fuentes de informacin y las listas de expertos
Fomentar una cultura institucional que permita del desarrollo del
conocimiento
Normalizar los sistemas de almacenamiento
Disponer de un sistema de informacin para cada empresa
integrante del Grupo ICE, as como de un sistema de administracin
de la documentacin de los procesos de gestin de calidad.
Disponer de una plataforma nica para la difusin de la informacin
Identificar mecanismos especficos para compartir el conocimiento

Tambin se recomienda que el Equipo Gestor se conforme tomando en

cuenta el acuerdo de Consejo Directivo 5484 de 4 feb. 2003, art. 4, referente
a la creacin del rea de Inteligencia Empresarial en cada Sector.

4 Id. Pp.8
 Fig. 1.reas en la gestin del conocimiento

El grfico anterior ofrece una visin global de los elementos que forman parte
de una gestin del conocimiento: la fila superior seala los procesos
medulares: identificar, crear, guardar, compartir, utilizar el conocimiento. En
las columnas mapeamos el origen y tipo del conocimiento tcito o explcito
, organizacional, grupal o individual. Ampliamos esta temtica, en el
documento que acompaa el presente informe, sobre mtodos y
herramientas5
El CCGC (Comit Corporativo de Gestin del Conocimiento) del Grupo ICE
enfatiza al respecto, algunas condiciones que influyen en el desarrollo del
conocimiento:
Proteger las ideas nuevas
Promover el trabajo de proyectos propios
Tener cuidado con el manejo de los errores
Crear un sistema de administracin de la innovacin
Promover las innovaciones grupales
Proceso para solucin de problemas
Aplicar mtodos para exteriorizar el conocimiento (de tcito a
explcito)

Este marco de polticas sobre informacin y conocimiento son un firme

respaldo para las estrategias del procesamiento y diseminacin de la
informacin producida en la Institucin, y la auditora de informacin que se

5 BIBASI. Mtodos y herramientas para la gestin del conocimiento. San Jos, julio
2008.
va a realizar tendr en cuenta las mismas, para que orienten en forma
sistemtica, la focalizacin de elementos que deben enfatizarse, para
contribuir al conocimiento sobre los sistemas y mtodos existentes.
La UEN PISA podra ser el contribuyente de informacin ms rico en la
Institucin, por lo que es importante detallar informacin pertinente y
relevante para la consecucin de los objetivos que persigue el ICE. Desde
esta perspectiva, es importante recalcar algunos trabajos importantes que se
desarrollan en esta UEN, para lograr crear la trazabilidad necesaria dentro de
los objetivos de la auditora.

4. PROYECTOS

Direccin Tecnologas de Informacin

Qu papel desarrolla la Direccin de Tecnologas de Informacin (DATI) en el
ICE?

Fig. 2. Direccin de Tecnologas de Informacin (DATI)

Proyecto MIISE
El proyecto MIISE, (Modelo Integrado de Informacin del Sector de
Electricidad), a cargo de DTI, con este proyecto las Tecnologas de
Informacin estarn al servicio de la Gestin Empresarial, y se desarrollar
una cadena de relaciones de informacin con los potenciales y los reales
clientes del sector de Electricidad.

Fig. 3. modelo sector electricidad

Con relacin a la gestin documental, el proyecto MIISE 6 ofrece algunas de

las soluciones :

6 ICE. Subgerencia Sector Electricidad. Proyecto MIISE. Proyecto modelo integrado de informacin Sector
Electricidad. Informe fase I. 27/04/2006
 Fig. 4. relacin de aplicaciones del modelo de informacin uensc

Sistema de dato nico7

El objetivo de este proyecto es consolidar en el Sector Electricidad un
diccionario de datos sectorial que garantice la integridad, completitud y
unicidad de los datos oficiales de manera tal que permita obtener, de forma
oportuna y exacta, la informacin necesaria para la toma de decisiones. Las
taxonomas que requieren los sistemas, pueden de esta forma integrarse a
esta propuesta.
El Sistema de Dato nico se concibi como una necesidad para evitar la
duplicidad de informacin y asegurar la oficialidad de los datos que son
generados por el sector Electricidad.
El sistema permite acceder a una base de datos que contiene una descripcin
detallada de cada dato que es procesado y publicado por cada una de las
Unidades Estratgicas de Negocio del sector.
Para cada uno de los datos se puede obtener la siguiente informacin:
Nombre del dato
Descripcin del dato
Unidad Estratgica de Negocio que genera y mantiene el dato
Tema general del que trata el dato
Periodicidad del dato (diario, mensual, trimestral, anual, etc.)
Nombre del funcionario responsable por la actualizacin del dato
Nmero de telfono del funcionario
Nmero de fax del funcionario
Ubicacin de la dependencia donde labora el responsable
Direccin de correo electrnico del responsable

7 Id pp.39-40
Permite tambin realizar diferentes tipos de bsquedas de datos tomando en
consideracin los siguientes criterios:
TEMA: ofrece un listado de todos los datos que se refieren a un
mismo tema
UEN: brinda una lista de todos los datos asociados a cada UEN
DATO: localiza el dato de manera directa si se conoce el nombre del
mismo
CONTEXTO: busca todos los datos que se ajusten a un nombre o
descripcin especficos
COMBINADO: Permite realizar bsquedas combinando los siguientes
elementos:
o tema, UEN, nombre

En MIISE se dan prioridades8, y los proyectos de EBI deben colocarse en el

sitio correspondiente, tambin aparece una definicin de roles y
responsabilidades en donde habra que ubicar el Comit propuesto. El
Comit Tcnico se muestra en p.9 del Proyecto MIISE.

Fig. 5. organizacin meta

Tambin se encuentra en MIISE un listado de todos los sistemas y sus

relaciones9, una matriz de relaciones con el entorno (p.13) y una descripcin

8 id pp. 15-17, 41-42

9 Id. pp.11, pp.50-60
de los portales del ICE10. MIISE tambin da una descripcin del sistema de
informacin geogrfica GIS11
Infraestructura (servidor de Mapas, servidor de aplicaciones, etc.)
En EBI hace falta un sistema para gestionar dibujos, planos, mapas, fotos y
otros.
A nivel de la UEN PySA y como parte de una iniciativa ligada a las misiones
de CARTA 2003 y CARTA 2005 se est adquiriendo un servidor con el fin de
manejar los datos (fotografas areas e imgenes multi e hiper espectrales) 12.
Actualizacin tecnolgica de los sistemas de gestin operativa 13
La informacin obtenida de los sistemas que poseen las distintas UEN ha
puesto de manifiesto la necesidad de llevar a cabo la actualizacin
tecnolgica de muchos de ellos.
Existen aplicaciones desarrolladas en Visual Basic, Clipper y Fox, entre otros,
que conviene migrar a los estndares institucionales para desarrollo de
aplicaciones establecidos por la DATI.
El estndar definido para base de datos es ORACLE, por lo que se recomienda
la migracin de las bases de datos dBase y Access.
De igual forma, se ha podido establecer que la composicin y capacidades de
la infraestructura operacional que soportan estas aplicaciones, tanto de
servidores como de red, no son las ms adecuadas.
En algunos casos los equipos estn siendo operados directamente en espacio
de las UEN, lo cual no garantiza los procedimientos de seguridad y respaldo
adecuados.
Este proyecto contempla un anlisis integral UEN por UEN del estado actual
de las aplicaciones en los siguientes aspectos:
Estndares (lenguajes, motor de base de datos, etc)
Necesidades de capacidad (servidores)
Cobertura y desempeo ( red y servidores)

La informacin recolectada determinar la brecha as como la inversin

requerida para poner en condiciones ptimas las aplicaciones crticas de la
gestin sectorial.

10 Id pp.61-71
11 Id. p. 72-81
12 Id. pp. 82
13 Id pp.34-35
 Fig. 6. Modelo integrado de informacin Sector Electricidad

Operaciones en una bodega de datos (data warehousing) 14

Sistemas Operacionales: Los datos administrados por los sistemas de
aplicacin operacionales son la fuente principal de datos para el data
warehouse.
Extraccin, Transformacin y Carga de los Datos: Se requieren
herramientas de gestin de datos para extraer datos desde bases de datos
y/o archivos operacionales, luego es necesario manipular o transformar los
datos antes de cargar los resultados en el data warehouse.
Metadata: Otro paso necesario es crear la metadata. La metadata (es decir,
datos acerca de datos) describe los contenidos del data warehouse. Como los
datos, se integra y transforma antes de ser almacenada en informacin
similar.
Acceso de usuario final: Los usuarios acceden el data warehouse por
medio de herramientas de productividad basadas en GUI (Graphical User
Interface Interfase grfica de usuario). Estas pueden incluir software de
consultas, generadores de reportes, procesamiento analtico en lnea,
herramientas data/visual mining, etc., dependiendo de los tipos de usuarios y
sus requerimientos particulares. Sin embargo, una sola herramienta no
satisface todos los requerimientos, por lo que es necesaria la integracin de
una serie de herramientas.
Plataforma del data warehouse: La plataforma para el data warehouse es
casi siempre un servidor de base de datos relacional.
Datos Externos: Dependiendo de la aplicacin, el alcance del data
warehouse puede extenderse por la capacidad de acceder a los datos
14 Id pp.38-39
externos. Por ejemplo, los datos accesibles por medio de servicios de
computadora en lnea y/o va Internet, pueden estar disponibles a los
usuarios del data warehouse.

Seccin 3 : CONTEXTO DE LA UEN PYSA DONDE

SE APLICA EL PROYECTO
1. Cul es el negocio de la UEN?
2. Cmo est organizada?
3. Cules son sus productos?
4. Cules son los procesos de sus productos?
5. Cules son sus clientes externos?
6. Los sistemas de calidad
7. La gestin del conocimiento en la UEN
8. Resumen de los modelos observados

1. Cul es el negocio de la UEN?

La UEN PISA es una Unidad de Negocios que trabaja por el desarrollo del pas,
en la construccin de proyectos y servicios asociados a la industria elctrica,
bajo el principio de desarrollo sostenible.

Misin
Desarrollar y comercializar proyectos y servicios, asociados a la industria
elctrica que satisfagan las necesidades y expectativas de los clientes y
dems interesados.

Visin
Constituirse en la mejor empresa elctrica de Amrica con respecto a la
calidad, continuidad, solidaridad, universalidad y precio competitivo del
servicio, a la satisfaccin de los clientes, al desarrollo sostenible de los
recursos energticos renovables y al manejo del medio ambiente; y ser
reconocida como un factor fundamental para el desarrollo econmico y social
del pas, como un smbolo de la capacidad y la democracia costarricense y
como un lder de la integracin elctrica de Amrica Central.
2. Cmo est organizada la UEN?

3. Cules son sus productos?

A lo largo de los aos hemos forjado la realizacin de gran cantidad de

proyectos en diferentes partes del territorio nacional, optimizando los
recursos con que contamos, poniendo a disposicin de la sociedad
costarricense nuestras capacidades brindando as soluciones efectivas en el
desarrollo elctrico nacional, fundamentando nuestros esfuerzos en el
principio de desarrollo sostenible, considerando las variables ambientales,
sociales y econmicas como elementos claves de nuestro quehacer.

Entre muchas obras y proyectos que destacan el quehacer de nuestra Unidad

de Negocio se pueden mencionar:

Tneles Perforacin Profunda (Plantas

Lneas de Transmisin y de
Distribucin
Subestaciones
Obras Metalmecnicas
Casa de Mquinas
Geotrmicas)
Montajes Electromecnicos
Presas
Inovacin Tecnolgica
Estudios Preliminares, de Factibilidad y
 diseos de Proyectos de Generacin

Se incluye un resumen de los productos de informacin con fechas ms

recientes
5. Cules son los procesos de sus
productos?
6. Cules son sus clientes internos y externos y cmo
interactan?15

15 Fuente : http://inelec.ice/pysa/
 6. Los sistemas de calidad
INDICADORES SATISFACCIN CLIENTES
UNIDAD DE FRMU FRECUENC
INDICADOR DEFINICIN RESPONSABLE
MEDIDA LA IA
Es la percepcin que
tienen nuestros clientes
ndice de Satisfaccin con respecto a los Guisselle Soto
% Encuesta Anual
de los clientes productos y servicios Madrigal
adquiridos durante un
perodo determinado.
Es la percepcin que
Porcentaje de tienen las Unidades de
satisfaccin de las Negocios del Sector
Unidades de Negocios Elctrico o cualquier
rea de Planeamiento
del Sector Electricidad y otra entidad a lo % Encuesta Anual
y Evaluacin
otras entidades a lo interno del ICE, sobre
interno los trabajos realizados
del ICE en un determinado
perodo.

INDICADORES APRENDIZAJE Y CRECIMIETO

UNIDAD DE FRECUENCI
INDICADOR DEFINICIN FRMULA RESPONSABLE
MEDIDA A
Inversin en Monto invertido en
Monto invertido en capacitacin del
capacitacin Vrs capacitacin/
personal de la UEN con respecto al % mensual rea recurso humano.
presupuesto asignado a presupuesto asignado a
presupuesto total
la UEN la UEN

Adriana Vega
ndice de Satisfaccin Es la percepcin de los trabajadores
% Encuesta Cada 2 aos Leandro/ rea
laboral con respecto a la gestin de la UEN
Recursos Humanos

Frecuencia = # de
ndice de Refleja la frecuencia de accidentes accidentes* c/ milln de
accidentabilidad para por Centro de Servicio y Proyectos, Accidentes/ horas laboradas. Liliana Hernndez
Mensual
casos moderados y as como la incidencia con que mes Incidencia = # Martnez
graves ocurren los eventos accidentes*c /1000
personas expuestas.
El diseo e implementacin del
Porcentaje de diseo e
Sistema de Gestin refleja el grado
implementacin del Rosario Chaves
de avance del sistema con respecto % Sistema Informtico Mensual
sistema de Gestin de la Alvarado
a la norma ISO 9001:2000 en la
Direccin
totalidad de la UEN

7. Qu existe, a lo interno de la UEN, en el tema de la

gestin de informacin y conocimiento?
Comencemos por incluir algunas definiciones sobre lo que es gestin del
conocimiento:
La gestin documental inicialmente se centr exclusivamente en el
tratamiento del documento como unidad primaria, pero actualmente es
necesario buscar, seleccionar, analizar y sintetizar crticamente o de manera
inteligente y racional la gran cantidad de informacin disponible, con el fin de
aprovecharla con el mximo rendimiento social o personal.
Esta gestin documental, generalizada actualmente como gestin de la
informacin, y de mayor proyeccin, como gestin del conocimiento, ha
venido integrndose a la planificacin estratgica de la UEN PySA, y se refleja
en varios modelos en donde la toma de decisiones se fundamente en
informacin. De acuerdo al principio de que la informacin es sensible al
contexto (los proyectos deben tener un sentido dentro de la estrategia de la
organizacin), se han creado los siguientes esquemas:

Fig. 7. Modelo de ae en la uen pysa

Fig. 8. marco terico prctico

Fig. 9. Arquitectura en pysa

 Fig. 10. SIG EN EL PROCESO DE GESTION AMBIENTAL

Fig. 11. Ejemplos de sistemas de informacin de la uen

No incluimos sistemas de informacin que la presente AI no ha estudiado

an, ni los sistemas de control de calidad de la UEN, pero es importante
mencionar el SIGID (Sistema de Gestin Integral de Proyectos) 16 en donde,
por primera vez, se le pasa la responsabilidad del manejo documental a las
empresas constructoras. Durante los tres aos que dura la construccin, el
contratista se compromete a mantener el sistema accesible al ICE, y luego se
compromete a entregar el sistema y las bases a la institucin. Este sistema

16 Comunicacin personal del gestor del proyecto BOT, Sr. Manrique Salazar Contreras
que es un proyecto piloto, se construye con el software knowledge tree
(rbol de conocimiento) el cual permite conocer la trazabilidad de los
documentos y podra aplicarse a otras unidades. Una ventaja del uso de este
software podra ser la incorporacin del tesauro que BIBASI est elaborando,
y que con todas las contribuciones terminolgicas que har la UEN, pueda
integrarse a este rbol de conocimiento. Otra ventaja podra ser el menor
manejo de papel, pues un proyecto pequeo genera unas 70 u 80 cajas de
documentos, de esta forma se evitara el trasiego de cantidades grandes de
papel.
BIBASI presenta en el aparte dedicado a las recomendaciones, una relativa al
manejo de los registros electrnicos y los metadatos (seccin 8, 4.2), pues no
deben considerarse puramente como datos que alimentan los sistemas. Al
establecer un control centralizado y estrategias de conservacin de los
registros. Es importante no centrarse nicamente en la digitalizacin y
almacenamiento de los mismos, sino identificar ubicaciones para migrar
archivos, formatos de archivos que migran, renovacin de medios de
almacenamiento, monitoreo de acceso fsico y en la red, creacin y ubicacin
de instrumentos de bsqueda, asegurar los respaldos y mantener estrategias
para migrar registros. Los registros desprovistos de metadatos normalizados,
no importa cun bien almacenados, se pierden.

8. Resumen de los modelos observados

Resumimos estas primeras observaciones acerca del modelo que maneja la
UEN en los diagramas que siguen: en la figura 9 se muestra la interrelacin
entre varios modelos en funcionamiento. La CEGED estara a cargo del
modelo de referencia para los datos, mientras que TI y DATI estn a cargo del
Modelo de Referencia Tcnico. La fig. 10 tratara de mostrar el Modelo de
referencia del negocio, sus lneas principales.
Fig. 12. varios modelos funcionando en la uen

Fig. 13. Lneas del negocio

 Fig. 14. sostenibilidad de la ae en la uen

Fig. 15. ciclo de vida de la gestin empresarial en la uen

Seccin 4 : CONTEXTO DEL CENTRO DE
SERVICIO DE ESTUDIOS BASICOS DE
INGENIERIA (EBI)
i. Objetivo del Centro de Servicio

ii. Area Auscultacin de Obras

iii. Area de Hidrologa

iv. Laboratorio qumico

v. Area de Topografa

1. Objetivo del Centro de Servicio

El objetivo de este Centro de Servicio es proveer los servicios de Hidrologa,
Topografa y Auscultacin a los proyectos hidroelctricos y plantas en
operacin, tenindose como principales productos los estudios hidrolgicos
de los proyectos hidrulicos del ICE, la topografa necesaria para el desarrollo
del proyecto y el control geodsico y geohidrulico de las obras del ICE.
2. Area Auscultacin de Obras17

Antecedentes
La actividad de Auscultacin de Obras se realiza en la Institucin desde los primeros aos de
creacin del ICE.

17 http://sabpysa01/organigrama/ebi/auscultacion.aspx
En el Ao de 1953 se crea la seccin de Estudios Bsicos y las tareas de Auscultacin de Obras,
son realizadas como parte de las funciones de la unidad de Topografa. En el mes de enero del
1991 se modifica la estructura organizativa y se crea el Departamento de Topografa que tendr
como una de sus oficinas a Auscultacin de Obras.
Para 1998 con la creacin de la UEN PYSA se crea El Centro de Servicio de Estudios Bsicos de
Ingeniera, que tendr como parte de sus reas de Trabajo al grupo de Auscultacin de Obras.

Actividades
Como actividades principales el rea de Auscultacin de Obras realiza trabajos de
monitoreo y control del estado de las diferentes estructuras de los Centros de
Generacin y de Telecomunicaciones de la Institucin. Adems realiza labores de
monitoreo en las etapas de factibilidad y construccin de proyectos, para poder
determinar aspectos que puedan interferir o sea necesario definir, para la
construccin de las estructuras.

Objetivos
El Objetivo de la Auscultacin de Obras es realizar un monitoreo permanente con altos niveles de
precisin, con el fin de verificar el estado geo-estructural de las diferentes obras que conforman
los Centros de Generacin y de lneas de transmisin del ICE.
Adems de establecer los mecanismos necesarios, para identificar posibles eventualidades que
puedan comprometer el adecuado funcionamiento de una estructura construida o en construccin.

Objetivos Especficos

Auscultar el comportamiento de las principales obras de la Institucin.

Medir, procesar graficar y dibujar los datos del monitoreo generados

por los diferentes instrumentos instalados en las obras

Confeccionar en forma peridica los informes con los resultados de los

datos productos de los monitoreos.

Participar en todos los grupos de trabajo multidisciplinario que se

conforman para el estudio de las diferentes obras.

Coordinar y dar seguimiento al plan de administracin de riesgos

establecido para cada obra

Productos

1. Auscultacin Geohidrulica
 2. Auscultacin Topogrfica

3. Auscultacin Geodsica

4. Auscultacin Estructural

5. Auscultacin Hidrogeoqumica

6. Asesora en instrumentacin y especificaciones tcnicas

7. Supervisin, instalacin y puesta en marcha de equipos de auscultacin

3. Area de Hidrologa 18

Desarrolla las actividades del proceso hidrolgico y promueve sus productos con el fin de
satisfacer los requerimientos de los clientes y permitir el desarrollo de los recursos hdricos del
pas.

Antecedentes
Se crea como Unidad de la Seccin de Estudios Bsicos en el ao 1953. En 1966 se conforma
como Seccin de la Oficina de Estudios Bsicos. Con la creacin del Departamento de Estudios
Bsicos en 1978 se conforma como Oficina de Hidrologa con la seccin de Laboratorio Qumico
y en el ao 1991 se consolida como Departamento de Hidrologa conformado por tres oficinas:
Redes Hidrometeorolgicas, Procesamiento y Anlisis Hidrometeorolgico y Laboratorio
Qumico.
En 1998 con la creacin de la UEN Proyectos y Servicios Asociados del Sector Electricidad de la
cual forma parte el Centro de Servicio Estudios Bsicos de Ingeniera, se conforma como una de
las reas Tcnicas o Subprocesos que lo integran. Sus oficinas se encuentran ubicadas en el
segundo piso del Edificio del Bloque A, Sabana Norte.

Actividades
El rea de Hidrologa disea, construye, opera y mantiene la red hidrometeorologica institucional
que proporciona informacin bsica de niveles de ro, caudales, sedimento, calidad fsico qumico
del agua, precipitacin y otros parmetros meteorolgicos necesarios para los estudios
hidrolgicos y climatolgicos de los proyectos hidroelctricos en las etapas de reconocimiento,
prefactibilidad y factibilidad. Adems realiza pronsticos hidrolgicos para evaluar la
disponibilidad de recurso hdrico y opera redes telemtricas (tiempo real) en los proyectos en
construccin y centros de generacin, con el fin de optimizar la operacin de stos. Recoleccin y
anlisis fsico-qumico de muestras de agua y sedimentos.

18 http://sabpysa01/organigrama/ebi/hidrologia.aspx
Objetivos
Desarrollar las actividades del proceso hidrolgico y comercializar sus productos con el fin de
satisfacer los requerimientos de los clientes permitiendo la evaluacin de la cantidad y calidad del
agua disponible como un requisito para el desarrollo y administracin del recurso hdrico

Objetivos Especficos

Disear, instalar y operar la red de estaciones hidrometeorolgicas.

Procesar la informacin proveniente de la red de estaciones

hidrometeorolgicas.

Elaborar estudios hidrometeorolgicos par las diferentes etapas de los

proyectos y otras aplicaciones

Realizar pronsticos hidrolgicos que permitan evaluar la

disponibilidad del recurso hdrico.

Disear y operar sistemas de prevencin hidrolgica que permitan

optimizar la operacin de obras hidrulicas y proteger poblaciones
obras y bienes.

Recolectar y analizar muestras de agua y sedimentos.

Mantener, administrar y ampliar el banco de datos hidrolgicos y

meteorolgicos.

Comercializar los servicios y productos del rea.

Coordinar y participar en actividades hidrolgicas con organismos

internacionales.

Brindar servicios de Laboratorio Qumico, para proyectos de

generacin en estudio, construccin y plantas en operacin, adems
se suministran servicios a otros clientes internos y externos.

Proporcionar servicios o productos en el rea de Hidrologa para

satisfacer las necesidades de los clientes internos y externos,
desarrollando y garantizando la calidad de estos en armona con el
medio ambiente y el desarrollo integral del recurso humano.
Productos

1. Estudios Hidrolgicos

2. Mediciones de caudales

3. Previsin Hidrolgica en tiempo real

4. Pronstico Hidrolgico

5. Estudio de Inundaciones

6. Regionalizacin de valores mximos de lluvia y caudal

7. Suministro y anlisis de datos hidrometeorolgicos

8. Diseo y/o construccin de redes hidrometeorolgicas

9. Estudios de Sedimentos

10.Estudios Meteorolgicos

11.Estudios Hidrometeorolgicos

12.Estudios de Descargas Atmosfricas

13.Consultora en Hidrometeorologa

14.Diseo e instalacin de sistemas de previsin hidrolgica

15.Control de volumen de sedimentos en embalses

16.Servicio operar y mantener la Red Hidrometeorologica

17.Servicio operar y mantener la Red de Descargas

18.Estudios Fsico-Qumicos del Agua

19.Anlisis Fsico-Qumicos de diferentes materiales

20.Anlisis Qumico de muestras de sedimentos y granulometras

Proceso Redes Hidrometeorolgicas
Mediante este proceso se seleccionan nuevos sitios y se construye las estaciones hidrolgicas y
meteorolgicas. Se repara, se da mantenimiento y se recolecta la informacin de la red
hidrometeorolgica compuesta por 79 estaciones hidrolgicas y 215 estaciones meteorolgicas
localizadas en las cuencas donde se ubican proyectos en construccin, proyectos hidroelctricos
futuros y plantas en operacin.

Proceso de Anlisis de Informacin Meteorolgica y Proyecto Descargas

Elctricas
Como producto de este proceso se obtiene la informacin meteorolgica bsica para la
realizacin de estudios climatolgicos para proyectos en estudio, en construccin y plantas en
operacin. Adems suministra informes de descargas elctricas y pronstico meteorolgicos para
la ptima operacin de las lneas de transmisin.
Laboratorio Qumico
Mediante anlisis fsico-qumicos, el laboratorio qumico se encarga de determinar la calidad del
agua empleada en los proyectos hidroelctricos, en calderas y torres de enfriamiento de plantas
trmicas y para el consumo del personal de los centros de servicio. Adems, determina la
concentracin de slidos en suspensin, curvas granulomtricas y material de arrastre de fondo en
ros que pertenecen a las estaciones hidrolgicas. Tambin realiza el control de calidad de
diversos materiales que utiliza la institucin como son: aceros, cemento, agregados, aditivos, etc.
Proceso de Anlisis de Informacin Hidrolgico y Pronstico Hidrolgico
En este proceso se genera y analiza la informacin hidrolgica bsica para la elaboracin de
informes hidrolgicos de proyectos hidroelctricos en las etapas de identificacin, prefactibilidad
y factibilidad. Tambin suministra el pronstico hidrolgico mediante al aplicacin de modelos
hidrolgicos para las plantas en operacin.

Proceso de Informes Hidrolgicos

Mediante este proceso de elaboran informes hidrolgicos para proyectos hidroelctricos en las
etapas de identificacin, prefactibilidad, factibilidad y diseo bsico. Tambin se disea y operan
sistemas de prevencin hidrolgica para optimizar la operacin de obras hidrulicas y proteger
poblaciones, obras y bienes.

Interrelaciones con otros procesos de EBI

Las interrelaciones con Topografa y Auscultacin de Obras algunas veces se presenta en la parte
Administrativa e intercambio de recursos materiales.

Es el rea a nivel institucional encargada de proporcionar informacin

topogrfica de alta calidad que requieren los clientes, en forma oportuna y al
menor costo posible.
4. rea de Topografa 19

Actualmente esta dependencia est integrada por un total de 52

funcionarios, en los que destacan ingenieros topgrafos y geodestas,
topgrafos, asistentes y auxiliares de topografa, tcnicos de dibujo y
personal administrativo, todos de reconocida experiencia. Se encuentra
ubicada en el Plantel Colima, Edificio Nuevo, costado este de la Subestacin
de Colima, Segundo Piso.

Antecedentes
Se crea como Unidad de la Seccin de Estudios Bsicos en el ao 1953. Con la creacin del
Departamento de Estudios Bsicos en 1978 se conforma como Seccin de Topografa y en el ao
1991 se consolida como Departamento de Topografa conformado por las oficinas de
Auscultacin de Obras, Clculo y Dibujo Topogrfico y Levantamientos.
En 1998 con la creacin de la UEN Proyectos y Servicios Asociados del Sector
Electricidad de la cual forma parte el Centro de Servicio Estudios Bsicos de
Ingeniera, se conforma como una de las reas Tcnicas o Subprocesos que lo
integran. Sus oficinas se encuentran ubicadas en el segundo piso del Edificio
de Energa costado Este de la Subestacin de Colima, Tibs.

Actividades
Es la encargada de suministrar la informacin topogrfica bsica necesaria en el planeamiento,
diseo, construccin y operacin de los proyectos de transmisin y generacin; as como de
brindar servicios coyunturales a otras dependencias de la Institucin asociadas al rea de la
energa y telecomunicaciones.
Tiene bajo su responsabilidad la aplicacin de tecnologa de avanzada GPS
(Global Position System) que va desde la densificacin de puntos de primer
orden, hasta el levantamiento de detalles de menor precisin y modelado del
terreno a travs de la aplicacin de tecnologa LIDAR. Informacin que es
procesada y analizada para la obtencin final de planos de obras y archivos
alfanumricos que se le proporcionan a los diferentes clientes.

Objetivos
Suministrar informacin topogrfica de alta calidad, que requieran nuestros clientes, en forma
oportuna y al menor costo posible para satisfacer sus requerimientos.

19 Fuente: http://sabpysa01/organigrama/ebi/topografia.aspx
Objetivos Especficos

Participar y coordinar ante grupos multidisciplinarios las actividades

topogrficas preliminares en la construccin de lneas de transmisin
de energa.

Realizar los estudios topogrficos bsicos en las etapas de

prefactibilidad, factibilidad, construccin y operacin de los proyectos
de generacin.

Gestionar proyectos financiera y tcnicamente rentables, con la

aplicacin de tecnologa de avanzada.

Aumentar la habilidad de la gestin, con programas de capacitacin

continua.

Comercializar los servicios y productos del rea.

Por la diversidad de actividades que realiza, se ha organizado a travs de tres

procesos tcnicos:

Proceso Lneas de Transmisin, Proyectos de Generacin y Subestaciones

En este proceso se recolecta toda la informacin topogrfica de campo,
necesaria en el diseo, construccin y operacin de los proyectos de
transmisin, generacin, geotrmicos, trmicos, elicos y subestaciones, que
los diferentes clientes internos y externos a la institucin, lo requieren.
Dentro de las actividades que en este proceso se realizan tenemos:
 1) Levantamiento de planta y perfil para lneas de transmisin, geofsico,
ocenico, ssmico, etc.
2) Levantamiento de planta y perfil para el diseo y construccin de
lneas de tnel.
3) Levantamiento de secciones transversales y longitudinales en ros,
sitios de presa, caminos, etc.
4) Levantamiento de topografa y detalles en sitios de casa de mquinas,
subestaciones, tomas, presas, etc.

5) Ubicacin de estructuras, trincheras, galeras, grietas, nacientes,

contactos geolgicos, etc.
6) Levantamiento de curvas de nivel
7) Trazado y apoyo topogrfico en los diferentes proyectos.
8) Levantamientos de propiedades y catastro de planos.
9) Flageos.
10) Replanteo de torres y propiedades.
11) Levantamiento de flechas en lneas de transmisin.
12) Medicin de tanques de calibracin.

Proceso Servicios GPS

Tiene bajo su responsabilidad la aplicacin de la tecnologa satelital GPS (de
avanzada) en el campo de la topografa, que va desde la densificacin de
puntos de primer orden hasta el levantamiento de detalles de menor
precisin.

Dentro de las actividades que realiza, tenemos:

1) Levantamientos topogrficos de todo tipo, segn la precisin
requerida.

2) Apoyo o traslado de coordenadas a zonas de inters.

 3) Levantamientos batimtricos en ros, mares y lagos.

4) Levantamientos de lneas de distribucin.

5) Localizacin de postes, medidores y equipo electrnico.

6) Mediciones con GPS para el control de deformaciones de superficies.

7) Generacin de modelos digitales del terreno (DTM).

Mejores prcticas:

Mtodo de Deteccin de Descargas Atmosfricas utilizado en Costa Rica 20

Ing. Ana Mara Barrantes Segura, encargada de la parte electrnica del

Sistema de Anlisis y Deteccin de Descargas Atmosfricas, Hidrologa,
Instituto Costarricense de Electricidad.
Resumen
Actualmente se utiliza en nuestro pas una red de sensores IMPACT ESP para
la deteccin y anlisis de las descargas elctricas atmosfricas que se
generan sobre el territorio costarricense. Este sistema detecta, discrimina e
identifica las seales de radio producidas por una descarga atmosfrica por
medio del mtodo IMPACT que es una combinacin de dos tecnologas que
originalmente se utilizaban independientemente:
Localizacin de Direccin (Direction Finding, DF) y Tiempo de Llegada (Time
of Arrival, TOA)
Los sensores ESP transmiten los datos adquiridos a partir de la descarga
elctrica atmosfrica y el analizador central los procesa, registra cuales
sensores detectaron un mismo evento y clasifica la descarga de acuerdo a
sus caractersticas. De esta manera el analizador identifica el evento y
calcula la localizacin del rayo basado en las localizaciones ya conocidas de
los sensores.
Otro ejemplo de mejores prcticas en EBI lo constituye la Red Nacional
de Deteccin y Anlisis de Descargas Atmosfricas.
Incluimos uno de los informes correspondientes a diciembre del 2006, el cual
tomamos de su intranet http://inelec.ice/pysa/cs/ebi/diastormenta.htm

20 Informacin tomada de la intranet en junio del 2008:

http://inelec.ice/pysa/cs/ebi/diastormenta.htm
Seccin 5 : CONTEXTO DIRECCION GESTION
DOCUMENTACION E INFORMALCION (GEDI)
Qu papel desarrolla la GEDI?
Cul es la labor de la Biblioteca?
Cul es la labor del Archivo Central?
Anlisis de los servicios que prestan actualmente, su
conceptualizacin, misin, herramientas en uso, debilidades y
fortalezas, frente a las necesidades de los clientes.
Qu solucin est prevista que darn los proyectos que est
desarrollando GEDI?

1. Facultacin del GEDI

Segn la Poltica para el manejo del archivo central, los acuerdos del
Consejo Directivo posteriores a la poltica, las notas de Gerencia y
Subgerencias, con las facultaciones dadas al GEDI para llevar adelante
los proyectos a cargo, qu tipo de soluciones puede darle el GEDI a
las reas del ICE donde desarrollar proyectos : mano de obra,
equipos, auditoras, pedir cuentas, etc.

2. Proyectos del GEDI

El GEDI intenta, con sus acciones, responder a la poltica del ICE expresada al
inicio:
Establecer las acciones concretas para sistematizar e integrar la gestin del
conocimiento del Grupo ICE, que permita estimular la innovacin, promover y
compartir la generacin de conocimiento y disponer en forma oportuna de la
informacin que requiere la organizacin para contribuir en el logro de los
objetivos del negocio21
Los proyectos ms recientes del GRIN22 relacionados con la Auditora
informativa institucional, la gestin del Archivo institucional, la construccin
21 Comit Corporativo de Gestin del Conocimiento present una Propuesta para la sistematizacin e
implementacin de la gestin del conocimiento en el Grupo ICE dic. 2003. pp.8
22 Area de GEDI dedicada a la gestin del recurso informativo
de ontologas y tesauros, tratan de ir ms all de la simple gestin
documental, para convertirse en una verdadera instancia que gestione el
conocimiento en la organizacin. As es como en el 2001 se parte de una
normalizacin archivstica que va ampliando su alcance conforme evoluciona
el ICE:
Normalizacin Archivstica, 2001
Segundo nombre: Normalizacin documental, 2006
Tercer nombre: Programa de uso racional de papel y uso de
mecanismos electrnicos para el manejo de documentos e
informacin, 2007.

3. Centros GEDI
La intranet de GEDI nos ofrece la siguiente informacin: En los centros GEDI
usted pude encontrar servicios que le apoyan en su gestin documental:
fotocopiado, empastado, guillotinado, laminado, encolado, adems, de
servicios de mensajera interna. El sitio an no nos da mucha informacin
sobre los proyectos sustantivos de gestin del conocimiento como son sus
sistemas de gestin de documentos y archivos, el manejo de sus bases de
datos de imgenes, los proyectos de auditora informativa y creacin de
vocabularios controlados, o sus proyectos de anlisis de contenido para el
campo de las telecomunicaciones.
Probablemente esto se deba al hecho de que GEDI misma pasa por un
proceso de anlisis interno y definicin de su proyecto estratgico. Por eso,
algunas de las preguntas formuladas por PYSA aun quedan sin respuesta.

4. Gestin de Proyectos y Servicios

El proceso de Gestin de Proyectos y Servicios, nace a partir de la reestructuracin que sufri
GEDI en Setiembre del 2007. Se crea como respuesta a la necesidad de conformar un rea donde
se gesten los proyectos de la Direccin, se desarrollen y se logren implantar de acuerdo a las
necesidades planteadas por los clientes internos como externos a la institucin, buscando
maximizar los recursos asignados al GEDI, que permita satisfacer las necesidades de los clientes.
Este proceso est compuesto por tres subprocesos; un rea de servicio al cliente la cual ya exista
dentro de la Organizacin, un rea de Comunicacin y Responsabilidad Social interna y externa a
la Direccin y un rea de Investigacin y Desarrollo, responsable de la investigacin de nuevos
productos que respondan a llenar las necesidades de los clientes.
5. rea de Reproduccin Documental y Artes Grficas

rea de Reproduccin Documental y Artes Grficas GEDI, cuyas

funciones y atribuciones son normalizar, supervisar y controlar el manejo
de las Artes Grficas a nivel de toda la organizacin, operando mecanismos
de reproduccin masiva de documentos por medios tradicionales Offset,
Xerografa o con tecnologa digital de ltima generacin, asegurando lneas
estratgicas que protejan la inversin de los recursos, el uso de la marca
ICE, la generacin de valor agregado por medio de la publicidad y el uso de
los medios masivos de informacin con que el ICE llega diariamente a sus
clientes (factura o recibo de servicios elctricos y telefnicos, tarjetas de
prepago en sus diversas formas, afiches, panfletos, lminas, brochures,
encuestas de opinin, etc.).

Los siguientes son los servicios que el rea ofrece:

Fotocopiado blanco y negro, color y planos.

Impresin OFFSET (carpetas, boletines, volantes, afiches, brochures,

desplegables, y otros).

Impresin digital. (Tarjetas de presentacin, tarjetas de invitacin,

carpetas, boletines, volantes, afiches, brochures, desplegables, y
otros).

Encuadernacin rstica y fina.

Servicio de publicaciones peridicas y diseminacin de informacin.

Tarjetas prepago.

Diseo grfico.
6. Gestin del Recurso de Informacin (GRIN)23

Su principal objetivo es la gestin de informacin gil y oportuna, cuenta

con dos grandes reas de trabajo que se ocupan de poner a disposicin de
la comunidad ICE, procesos de trabajo aplicables para una buena
administracin y organizacin de la documentacin e informacin
institucional.

El GRIN, se preocupa entre otras cosas, de coordinar y ejecutar actividades

relacionadas con la documentacin archivistita y bibliogrfica de la
institucin, mediante tareas como; seleccin, adquisicin, catalogacin,
levantamiento de inventarios, adems, procura mantener actualizado el
acervo bibliogrfico del Centro de Informacin, mediante un proceso de
adquisicin y seleccin de materiales de recursos de Informacin, esto con
el objetivo de ofrecer informacin actualizada y que responda a las
necesidades informativas detectadas mediante el monitoreo del entorno
institucional.

Ofrece los siguientes servicios de informacin:

Publicaciones institucionales.

Normativa institucional.

Legislacin Nacional.

Alertas Temticas.

Monitoreo de medios de Comunicacin escrita.

Boletn electrnico.

Normalizacin documental archivstica

El objetivo de la gestin de publicaciones institucionales es:

23 Fuente: http://gedi.infocom.ice/IntranetGEDI/ Consultada en junio del 2008.

Fig. 16. GESTIN DE PUBLICACIONES INSTITUCIONALES
Fig. 17. CICLO DE LA GESTIN DE LA INFORMACIN EN ARICE
La Auditora informativa realizada en EBI, produjo un inventario de
documentos en soporte de papel de 1.500 documentos, de los cuales
nicamente 50 aparecieron duplicados en SARICE. Todos los documentos
fueron procesados y ahora pueden accesarse a travs de esta herramienta.
Para preservar las publicaciones en formato electrnico, que son la mayor
cantidad, BIBASI present una serie de estrategias y herramientas a
implementar en el GRIN24.

24 En el 2008 el area de gestin informativa del GEDI cambi su nombre a GRIN

(gestin del recurso de informacin)
Fig. 18. solucin integral del acceso y preservacin de las publicaciones
institucionales
7. Proyectos a futuro
Es posible que la auditora informativa que se aplique a la Biblioteca seale
las necesidades que tiene la organizacin de contar con una verdadera
plataforma para gestionar el conocimiento con las siguientes caractersticas:
25

Caracterstica Descripcin
Conectividad La plataforma debe permitir la conectividad de los trabajadores del
conocimiento, utilizando diversos canales (Internet, intranet)
dispositivos mviles
Contenido Capacidad de administracin de contenido, control de versiones,
clasificacin
Comunidad Capacidad para soportar comunidades de conocimiento en donde
sus miembros desempeen roles particulares
Trabajo en equipo Herramientas para soportar el trabajo en equipo (trabajo
colaborativo)
Amigable Facilidad de uso, atractivo
Auto-aprendizaje Herramientas que faciliten el auto-aprendizaje
Difusin Mecanismos para propagar el conocimiento

En el futuro, el OPAC de la Biblioteca deber mostrar un portal con

herramientas de la web 2.0.
Vufind (http://www.vufind.org/) es un portal con recursos para las bibliotecas
que permite a los usuarios buscar todos los recursos en una forma ms gil,
porque sustituye el OPAC tradicional para que incluya:
Registros del catlogo
Revistas
Documentos digitales
El repositorio institucional
La memoria institucional
Otras colecciones y recursos

Es un software libre totalmente modular, de manera que puede implementarse solo el sistema
bsico, o todos los componentes. Tambin se pueden modificar los mdulos para que se ajusten a
las necesidades de la Biblioteca.
Se puede ver una demo en http://www.vufind.org/demo/
Otros ejemplos de bibliotecas que ya utilizan las herramientas de la web 2.0
en el OPAC son:
http://www.encoreforlibraries.com/main.html
http://cat.danburylibrary.org/
http://kug.ub.uni-koeln.de/ (en alemn)
http://www.librarything.com/

25 Tomado de Knowledge alliance. La gestin integral del conocimiento: de la

estrategia a la accin. San Jos, Tatum, 2008.
El grfico que sigue resume la visin de arquitectura informativa para GEDI:

La arquitectura meta deber contemplar los siguientes aspectos

mencionados en la seccin 2 del presente documento, en donde se pasa de
gestionar la informacin a gestionar el conocimiento :
 Fig. 19. mapeando inversiones de gestin del conocimiento

8. Poltica para el funcionamiento del rea de Archivo

Central

Cdigo: POLTICA GI 001

1.0 INTRODUCCIN.

Dentro de las principales necesidades que tiene toda entidad, est la de

salvaguardar evidencia de sus actividades, adems de manejar la
informacin y administrar el conocimiento presente en las diversas piezas
documentales sin importar su tipo de soporte, es por estas razones que los
documentos son un material importante de conservar y organizar para
cualquier entidad.

En este sentido existen piezas documentales de valor cientfico, cultural e

histrico que se han custodiado rigurosamente y que se conservarn a travs
de los siglos, las que se encontrarn en los Archivos Histricos de cada pas y
en algunos casos en Museos en todo el mundo.

En el caso particular de ICE, sus fondos documentales, han de ser

debidamente administrados y custodiados por el rea de Archivo Central de
Gestin de Documentacin e Informacin, que tiene dentro de sus labores, la
adecuada administracin de la informacin y el conocimiento contenido en
los diversos documentos que produce e integra la Institucin como parte de
su gestin empresarial en todas sus reas.

Fundamentndose en la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos,

promulgada el 24 de octubre de 1990 y cuyo reglamento se public en la
Gaceta del 07 de marzo de 1995.

En el artculo 58 del Reglamento de esta Ley, se dan a conocer las principales

labores tendientes a la ptima administracin del acervo documental, como
lo son: reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar,
administrar y facilitar la documentacin producida oficialmente por la
Institucin, tanto de valor administrativo, financiero, legal, cientfico, cultural
e histrico; as como velar por el funcionamiento de los Archivos de Gestin
en toda la Institucin.

Por lo tanto, se podran mencionar como funciones bsicas de Gestin de

Documentacin e Informacin en su rea de Archivo Central: organizar,
planificar, coordinar, dirigir y controlar todo lo referente al acervo documental
de la Institucin sin importar cual sea el soporte fsico de los documentos
(papel, microfilm, disquete, disco ptico, CD, videos, planos, o flujos de
trabajo automtico).

2.0 PROPSITO.

El propsito de esta poltica es el establecer lineamientos institucionales que

permitan tomar decisiones estandarizadas y organizadas con respecto a la
administracin y conservacin de los documentos, la informacin y el
conocimiento empresarial del ICE.
3.0 ALCANCE.

Esta poltica es aplicable a todas las dependencias de ICE a nivel nacional.

4.0 DEFINICIONES.

Archivala : Es toda la documentacin que ha terminado su fase de gestin

administrativa y se conserva con fines administrativos, legales, histricos y
cientficos.

Archivo : Segn Aurelio Tanodi, son las secciones de Entidades y las

Instituciones que renen, conservan, ordenan, describen, seleccionan,
administran y facilitan la archivala y eventualmente los documentos
histricos, y los afines, que no son archivala.

Archivo de Gestin : Se refiere a los Archivos de las diferentes dependencias

que, renen, clasifican, ordenan, describen, facilitan y seleccionan la
prearchivala.

Archivo del Centro GEDI : Es un representante del rea de Archivo Central

que opera en cada Centro GEDI, funcionalmente es un organismo receptor,
difusor y ejecutor de las polticas archivsticas Institucionales.

rea de Archivo Central : Encargada de reunir, clasificar, ordenar, describir y

seleccionar la archivala. Centraliza la documentacin, informacin y el
conocimiento empresarial presente en los documentos en todo tipo de
soporte de toda la Institucin.

Documento : En el sentido archivstico es todo material escrito, grfico,

audiovisual, magntico, electrnico, digital o legible a mquina, producto de
las actividades de la Institucin y se conserva con fines cientficos, culturales,
administrativos o legales.

GEDI : Gestin de Documentacin e Informacin ICE. Dependencia a la cual

pertenece el rea de Archivo Central.
Lista de Remisin : Es el documento que deben completar los Archivos de
Gestin para enviar los documentos al rea de Archivo Central de Gestin de
Documentacin e Informacin.

Los plazos deben ser fijados por un Comit Institucional de Seleccin y

Eliminacin de Documentos, en estricto

apego a lo establecido en la Ley y su Reglamento.

Plazo de Retencin : Es el tiempo que deben permanecer los documentos en

los Archivos de Gestin.

Prearchivala : Es toda la documentacin que se encuentra en su etapa de

gestin en las diferentes dependencias de la Institucin

Seleccin Documental : Consiste en valorar y seleccionar para conservacin

los documentos que tienen valor administrativo, legal, cientfico cultural y
disponer o eliminar aquellos que no cumplen con los valores citados. Este es
un proceso previo a la elaboracin de la Tabla de Plazos.

Soporte : Es la unidad de instalacin donde se conserva y custodia la

informacin o el documento. Puede ser en papel, pelcula, medios digitales,
magnticos, electrnicos, etc. En sntesis, es cualquier medio que sea capaz
de contener informacin.

Tabla de Plazos : Es un instrumento ordenador que permite fijar perodos de

vida para cada documento, dependiendo del valor que tengan stos para la
Institucin. Nos permite controlar el crecimiento incontrolado de la papelera ,
conservando en forma objetiva solamente la documentacin de inters para
la Institucin y por un perodo establecido.

5.0 -RESPONSABLES DE LA REVISION DE LA POLTICA.

Gestin Documentacin e Informacin / ICE.

6.0 -REVISIN DE LA POLTICA.

Esta poltica se revisar y actualizar cada seis meses, o antes si sucedieran

cambios organizacionales que afecten su implementacin.
7.0 -DOCUMENTOS APLICABLES.
Ley General de Archivos N7202 del 24 de octubre de 1990 y su Reglamento.

Poltica para el funcionamiento del rea de Archivo Central Cdigo:

POLTICA GI 001

CAPITULO II

COMIT INSTITUCIONAL DE SELECCIN Y ELIMINACIN DE DOCUMENTOS

Artculo 39.

El ICE dispondr de un Comit Institucional de Seleccin y Eliminacin de

Documentos, tal y como lo dispone el artculo 33 de la Ley del Sistema
Nacional de Archivos 7202, el cual ser nombrado por la Gerencia General y
estar formado por el administrador del rea de Archivo Central de Gestin
de Documentacin e Informacin o su representante, un representante de la
Asesora Legal y el superior administrativo de la entidad productora de la
documentacin, o su representante.

Artculo 40.

Las funciones del Comit Institucional de Seleccin y Eliminacin de

Documentos de acuerdo a lo citado por el artculo N 33 de la citada ley
sern:

a.- Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos

que se van a eliminar.
b.- Consultar a la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de
Documentos cuando se deban eliminar documentos que hayan finalizado su
trmite administrativo.

Artculo 41.

La eliminacin de documentos se debe hacer de acuerdo a de la Tabla de

Plazos, la cual debe ser aprobada por el Comit Institucional de Seleccin y
Eliminacin de Documentos y por la Comisin Nacional de Seleccin y
Eliminacin de Documentos.

Artculo 42.
Todos los documentos que deban ser eliminados, se transformarn en
material no legible.

Artculo 43.

nicamente el rea de Archivo Central de Gestin Documentacin e

Informacin est autorizado para destruir o descartar los documentos que se
custodian en cualquier instalacin del ICE en cualquier tipo de soporte.

Artculo 44.

Cuando una dependencia considere que posee documentos a su cargo que

carecen de valor administrativo y requiera eliminarlos deber contar con la
autorizacin del rea de Archivo Central de Gestin Documentacin e
Informacin, toda vez que podra permanecer en ellos el valor administrativo,
cientfico, cultural o histrico y al destruirlos se estara transgrediendo lo
legislado en el artculo N35 de la Ley N 7202.

Artculo 45.

El rea de Archivo Central de Gestin de Documentacin e Informacin es la

dependencia responsable de coordinar el descarte documental y ante esta
dependencia se debe canalizar la solicitud de autorizacin, en ningn caso
directamente ante el Archivo Nacional u otro organismo.

Poltica para el funcionamiento del rea de Archivo Central Cdigo:

POLTICA GI 001

CAPITULO III
ARCHIVOS DE GESTIN

Para el ejercicio de sus funciones, las diferentes dependencias del ICE

concentran la documentacin en trmite en los Archivos de Gestin,
generndose en stos la cadena de valor de la informacin y el conocimiento
empresarial.

En conformidad con el artculo 12 del presente documento, se establecen las

siguientes normativas que regulan el funcionamiento de dichos Archivos de
Gestin.
DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE LOS ARCHIVOS DE GESTION

Artculo 46. Es deber y responsabilidad de los encargados o coordinadores de

los Archivos de Gestin y del personal que labore en los mismos saber y
cumplir con lo establecido en el presente documento.

Artculo 47. Coordinar con el rea de Archivo Central de Gestin de

Documentacin e Informacin todas las propuestas, cambios o consultas que
surgieran en cuanto a la administracin de dichos Archivos de Gestin.

Artculo 48. Para el debido ejercicio de sus actividades los funcionarios de los
Archivos de Gestin contarn con el apoyo y capacitacin del rea de Archivo
Central de Gestin de Documentacin e Informacin, segn lo establecen los
artculos 53 al 55 de la presente poltica.

Artculo 49. Los encargados o coordinadores de los Archivos de Gestin, sern

responsables de informar al resto de los funcionarios de esa dependencia,
sobre las polticas a seguir en cuanto a la produccin y formato de los
documentos.

Poltica para el funcionamiento del rea de Archivo Central Cdigo:

POLTICA GI 001

CAPITULO IV

MANEJO DE LA DOCUMENTACION

FORMATO DEL DOCUMENTO OFICIAL

Artculo 50.

Complementario al proceso de descripcin archivstica citado en el artculo 34 del presente

documento y para que a una comunicacin se le otorgue en el Archivo Central de Gestin de
Documentacin e Informacin, el reconocimiento de Documento Oficial es necesario que cumpla
con las siguientes caractersticas:
PARA DOCUMENTOS QUE SE ENVIAN DENTRO DE LA INSTITUCIN.
a.- En su primer lnea, centrado y con tamao de letra #14 del estilo Arial de color negro, se
consignar el nmero de signatura del documento bajo el siguiente formato: Centro Funcional,
consecutivo del documento otorgado nicamente por el rea de Archivo Central GEDI y ao.
(Ejemplo: 6010.0123.2000).
b.- Todo documento llevar la fecha del da que se confecciona para su trmite, en la segunda
lnea debajo de la signatura del documento, dejando suficiente espacio entre estos y el membrete.
c.- La fecha se escribir de acuerdo al siguiente formato: da, mes y ao (ejemplo: 15 de
noviembre de 1995).
d.- Todo documento (tipo Nota) oficial interno, deber contar con el siguiente formato:
Para : Nombre completo del funcionario destinatario del documento.
Nombre completo de la dependencia destinataria.
De : Nombre completo de la dependencia que emite el documento
Asunto : Resume informacin ms relevante del documento.
Referencia (Nmero de nota y fecha de relacin con el asunto).
e.- Al contestar un documento se deber consignar una referencia a ste, que contenga al menos
los siguientes tems: asunto, nmero de signatura (si lo contiene) y fecha.
f.- La firma se debe ubicar al final del documento, indicando el nombre completo del firmante y
su respectiva firma.
g.- Despus de la firma, se har mencin de las dependencias u organismos que tendrn copia del
documento en orden jerrquico.
h.- Cuando un documento contenga ms de una pgina, en cada una de las posteriores pginas se
deber anotar los siguientes datos: nmero de signatura, fecha y nmero de pgina.
i.- Cuando sea necesario corregir, agregar, eliminar o sustituir informacin a un documento que
ya est en custodia, deber canalizarse por escrito al rea de Archivo Central de Gestin de
Documentacin e Informacin, esto con el fin de que la base se mantenga completa y actualizada.
j.- Todo documento debe contener en su primera pgina el logotipo del ICE que corresponda
segn los estndares aprobados por el Consejo Directivo y el apartado postal, los nmeros de
telfono y facsmil de la dependencia que origina el documento.
k.- Cuando se deban emitir documentos tales como: constancias, comprobantes, proyectos,
informes, certificaciones y otros tipos documentales, los mismos debern adjuntarse a una nota de
presentacin, la cual seguir el formato establecido al efecto.
l.- Tanto el texto como el nmero de signatura deben ser impresos en color negro, en caso de que
los documentos contengan grficos, se debe evitar colores muy claros, con el fin de garantizar
una buena resolucin en el respaldo del documento.
m.- Los documentos que se emiten bajo el formato Nota Interna sern aquellos que se
consideren de poco valor administrativo y no debe utilizarse para documentos importantes, con
valor administrativo, de orden legal, financiero, de carcter legal, orden disciplinario o de
contratacin administrativa.
Se aclara que estas notas (Nota Interna) no quedan registradas en el Archivo Central de Gestin
de Documentacin e Informacin, por lo que su recuperacin se imposibilita y el mal uso de este
tipo de formato de notas por parte de las jefaturas firmantes, implica violaciones a la Ley del
Sistema Nacional de Archivos 7202 en lo referente al registro y conservacin, por lo que su uso
es muy limitado.
Este formato es de uso obligatorio para todas las dependencias de este Instituto.
PARA DOCUMENTOS OFICIALES QUE SE ENVIAN FUERA DE LA INSTITUCIN.

Adems de las caractersticas enunciadas en los puntos anteriores, a excepcin del punto e, se
deben tomar en consideracin las siguientes:
n.- Toda nota que se dirija a personas o entidades externas deber tener consignada en forma clara
la direccin completa del destinatario, o cualquier sealamiento que facilite su ubicacin
(direccin geogrfica o apartado postal).
o.- nicamente las jefaturas estn autorizadas para emitir correspondencia oficial. Dependiendo
del destino o el asunto tratado en el documento, este deber ser suscrito por una jefatura al nivel
correspondiente.

Este formato es de uso obligatorio para todas las dependencias de este Instituto.
VALOR DE LA INFORMACIN
Artculo 51. Todos los documentos generados en los Archivos de Gestin tienen un valor
temporal, el cual puede ser administrativo, informativo, legal y fiscal. O bien un valor
permanente que lo define como documento histrico. Dicho valor ser definido por el Comit
Institucional de Seleccin y Eliminacin de Documentos, en concordancia con lo citado en los
artculos 39 y 40 de la presente poltica.
Artculo 52. Para el cumplimiento de los artculos 13, 14, 15, 16, 17, 39, 40 y
41 de la presente poltica, se elaborarn las Tablas de Plazos
correspondientes a cada dependencia administrativa, las cuales debern
actualizarse peridicamente segn los cambios administrativos que
implemente la Institucin. Para efectos de aplicacin de estos artculos se
estima que en un plazo no mayor a un ao se contar con las Tablas de
Plazos respectivas a cada dependencia del ICE.
Captulos + 1 + 2 + 3 + 4 + 5 + 6

Poltica para el funcionamiento del rea de Archivo Central Cdigo:

POLTICA GI 001
CAPITULO VI DISPOSICIONES ESPECIALES

Artculo 56. Los documentos que se envan al rea Archivo Central de Gestin de
Documentacin e Informacin deben ser originales, en ningn caso se aceptarn fotocopias,
deben ser totalmente legibles, libres de manchones, tachones y borrones; as como tambin deben
traer adjuntos los documentos que sean mencionados en el mismo. Si el documento original va
fuera de la Institucin, la copia debe traer un sello que indique quien firm el original.
Artculo 57. Cuando se enva un documento oficial va facsmil o correo electrnico (como
archivo adjunto), flujo de trabajo automtico o por cualquier medio digital autorizado a fin de
aprovechar su rapidez, posteriormente se debe de enviar la copia con todas las caractersticas
mencionadas anteriormente al rea de Archivo Central de Gestin de Documentacin e
Informacin en los tres das hbiles posteriores a la emisin de la misma y el original firmado a
su destino.
Artculo 58. A fin de unificar los sistemas de automatizacin, digitalizacin, indexacin, captura,
flujos de trabajo y manejo de conocimiento empresarial de la informacin contenida en los
documentos, se uniforma por medio del uso de la Plataforma de Gestin Documental que provea
el rea de Archivo Central de Gestin de Documentacin e Informacin, con la que se coordinar
todo lo referente a la instalacin, soporte y capacitacin en la misma.
Artculo 59. Las disposiciones contenidas en el presente instructivo son de carcter obligatorio
para los funcionarios de Gestin de Documentacin e Informacin, as como aquellos que en
virtud de su trabajo utilicen los servicios de esta rea en toda la organizacin. Se aclara tambin
que sobre este instructivo est la Ley del Sistema Nacional de Archivos N 7202 del 24 de
octubre de 1990 y su reglamento publicado en la Gaceta Oficial del 07 de marzo de 1995.
Artculo 60. Las solicitudes para obtener los diferentes servicios archivsticos; dependiendo de su
naturaleza, tales como asesoras, adiestramiento, eliminacin de documentos, clasificacin y
descripcin documental, conservacin y otros, se harn por escrito, dirigidas a la jefatura del rea
de Archivo Central de Gestin de Documentacin e Informacin, quin gestionar la atencin en
el menor tiempo posible.
Artculo 61. Los cambios en las polticas archivsticas o la inclusin de nuevos servicios al
cliente, se realizarn en comunicacin escrita por medio de un documento oficial o por medio de
circular.
Artculo 62. Todo Archivo de Gestin del ICE, deber acatar las normas y tcnicas archivsticas
dictadas por Gestin de Documentacin e Informacin y en concordancia con estas polticas.
Tambin deber consultar con el rea de Archivo Central de Gestin de Documentacin e
Informacin cuando se desee implantar nuevas tcnicas archivsticas o nuevos procesos de
control, distribucin o acceso de la documentacin o informacin, sean estos manuales o
automatizados de cualquier tipo.
Artculo 63. En todo aspecto no regulado expresamente en el presente documento se aplicarn las
disposiciones contenidas en la Ley N 7202 y su Reglamento.

Poltica para el funcionamiento del rea de Archivo Central Cdigo:

POLTICA GI 001
CAPITULO VI DISPOSICIONES ESPECIALES

Artculo 56. Los documentos que se envan al rea Archivo Central de Gestin de
Documentacin e Informacin deben ser originales, en ningn caso se aceptarn fotocopias,
deben ser totalmente legibles, libres de manchones, tachones y borrones; as como tambin deben
traer adjuntos los documentos que sean mencionados en el mismo. Si el documento original va
fuera de la Institucin, la copia debe traer un sello que indique quien firm el original.
Artculo 57. Cuando se enva un documento oficial va facsmil o correo electrnico (como
archivo adjunto), flujo de trabajo automtico o por cualquier medio digital autorizado a fin de
aprovechar su rapidez, posteriormente se debe de enviar la copia con todas las caractersticas
mencionadas anteriormente al rea de Archivo Central de Gestin de Documentacin e
Informacin en los tres das hbiles posteriores a la emisin de la misma y el original firmado a
su destino.
Artculo 58. A fin de unificar los sistemas de automatizacin, digitalizacin, indexacin,
captura, flujos de trabajo y manejo de conocimiento empresarial de la informacin contenida en
los documentos, se uniforma por medio del uso de la Plataforma de Gestin Documental que
provea el rea de Archivo Central de Gestin de Documentacin e Informacin, con la que se
coordinar todo lo referente a la instalacin, soporte y capacitacin en la misma.
Artculo 59. Las disposiciones contenidas en el presente instructivo son de carcter obligatorio
para los funcionarios de Gestin de Documentacin e Informacin, as como aquellos que en
virtud de su trabajo utilicen los servicios de esta rea en toda la organizacin. Se aclara tambin
que sobre este instructivo est la Ley del Sistema Nacional de Archivos N 7202 del 24 de
octubre de 1990 y su reglamento publicado en la Gaceta Oficial del 07 de marzo de 1995.
Artculo 60. Las solicitudes para obtener los diferentes servicios archivsticos; dependiendo de
su naturaleza, tales como asesoras, adiestramiento, eliminacin de documentos, clasificacin y
descripcin documental, conservacin y otros, se harn por escrito, dirigidas a la jefatura del rea
de Archivo Central de Gestin de Documentacin e Informacin, quin gestionar la atencin en
el menor tiempo posible.
Artculo 61. Los cambios en las polticas archivsticas o la inclusin de nuevos servicios al
cliente, se realizarn en comunicacin escrita por medio de un documento oficial o por medio de
circular.
Artculo 62. Todo Archivo de Gestin del ICE, deber acatar las normas y tcnicas
archivsticas dictadas por Gestin de Documentacin e Informacin y en concordancia con estas
polticas. Tambin deber consultar con el rea de Archivo Central de Gestin de Documentacin
e Informacin cuando se desee implantar nuevas tcnicas archivsticas o nuevos procesos de
control, distribucin o acceso de la documentacin o informacin, sean estos manuales o
automatizados de cualquier tipo.
Artculo 63. En todo aspecto no regulado expresamente en el presente documento se aplicarn
las disposiciones contenidas en la Ley N 7202 y su Reglamento.
Fuentes consultadas
planes estratgicos : http://pmt.infocom.ice/
intranet del ice : http://intranet.ice/
El GEDI : http://intranet.ice/servicios/gedi1.shtml
Seccin 6 : LA AUDITORA INFORMATIVA EN
EBI : DESCRIPCIN DE LO ENCONTRADO
1. Introduccin:
La auditora informativa es un examen y evaluacin sistemtica del conocimiento
organizacional : las necesidades de conocimiento, el capital y los recursos informativos que posee
el ICE, los flujos de conocimiento, las lagunas de conocimiento y las necesidades futuras de
informacin. Tambin analiza la cultura organizacional en lo referente al estilo que posee la gente
para compartir y crear conocimiento. Una auditora informativa puede mostrar las debilidades y
fortalezas, las oportunidades y riesgos del conocimiento organizacional. La auditora informativa
debe incluir un examen de las polticas y estrategias institucionales en los procesos de
conocimiento, el liderazgo, la cultura de colaboracin y aprendizaje, as como la infraestructura
tecnolgica 26.
Para transformar una unidad, como PYSA-CSEB en una organizacin que aprende, y asegurarle
una estrategia efectiva de gestin del conocimiento, se conduce una auditora informativa que
muestre el estado actual de su capacidad de conocimiento, y que ofrezca directrices para mejorar
esa capacidad y ser competitiva en esta era de conocimiento acelerado y cambiante.

26 Charla de Naguib Chowdhury que puede verse en

http://www.kmtalk.net/K_audit_KMtalk.doc
2. Objetivos de la auditora informativa (AI):

1. La AI ayuda a la organizacin a identificar con claridad qu

conocimiento se requiere para apoyar las metas institucionales y las
actividades de los individuos y equipos.

2. Ofrece evidencia tangible de si el conocimiento se gestiona en forma

efectiva y muestra las mejoras que se requieren.

3. Explica cmo se mueve el conocimiento y cmo lo usa la organizacin.

4. Ofrece un mapa del conocimiento que existe en la organizacin y

dnde se encuentra ste, mostrando lagunas y duplicaciones

5. Ofrece un inventario documental y tecnolgico hacindolo visible y

medible.

6. Ofrece informacin vital para el desarrollo de programas efectivos de

gestin informativa y de iniciativas para resolver las necesidades de
conocimiento presentes y futuras.

7. Ayuda a incrementar el conocimiento en la organizacin.

3. Componentes de una Auditora Informativa

Una AI puede tener los siguientes componentes (no es necesario que sea en

ese orden):

A. Un anlisis de las necesidades informativas

B. Un inventario informativo
C. Un anlisis de los flujos informativos
D. Un mapeo del conocimiento

Anlisis de Inventario de Flujos Mapeo de C

necesidades informacin

Fig. 20. Componentes de una ai

 Figura 22: Componentes de una AI

A. Anlisis de necesidades informativas

La meta principal aqu es identificar con precisin el conocimiento que los

equipos y la organizacin poseen en la actualidad y cul necesitarn en el
futuro, para poder lograr sus metas en forma efectiva.

El anlisis de las necesidades informativas de la organizacin ayuda a

desarrollar las estrategias futuras. Amrit Tiwana sugiere el siguiente grfico
para explicar esta conexin entre estrategias y conocimiento:

Fig. 21. anlisis del faltante de conocimiento estratgico

El anlisis de necesidades (a veces llamado perfiles de usuarios) tambin

puede medir las habilidades del personal y competencias que requiere, as
como oportunidades de entrenamiento y desarrollo. Puede mostrar la cultura
organizacional relativa al manejo y traslado de informacin, las actitudes
colaborativas y capacidad de compartir los hallazgos, los premios y
reconocimientos por mejores prcticas logradas, y la relacin de los
empleados con los mandos superiores, y con los subordinados.

B. Inventario de conocimiento

Este inventario es para conocer el capital informativo y tecnolgico con que

se cuenta, y los espacios fsicos en PYSA-CSEB. Incluye realizar un listado de
documentos que ingresarn a las bases de datos de SARICE, y un diagnstico
del material documental y los procesos que requiere del material para poder
ser gestionado adecuadamente. El proyecto de pginas amarillas con el
listado de expertos que impulsa PYSA, puede ayudar a identificar el
conocimiento tcito, y el inventario producido por el proyecto MIISE identifica
la infraestructura tecnolgica, parte del conocimiento explcito.

i. Inventario del conocimiento explcito:

Nmeros, tipos y categoras de documentos, bases de datos,

bibliotecas, sitios web, intranets, enlaces y subscriciones a
recursos externos.
Ubicacin del conocimiento en la organizacin y en los sistemas.

Las formas de organizacin y acceso a los recursos, y las

dificultades o facilidades que encuentran los usuarios.
Propsito, relevancia y calidad del conocimiento que se gestiona.
Por qu existen estos recursos y si son los que requiere la
organizacin para cumplir sus metas. Son de buena calidad,
actualizados, confiables, basados en evidencia?
El uso del conocimiento. Si realmente se usan esos recursos y
quin los usa?, para qu? y con qu periodicidad?
HALLAZGOS : C ONOCIMIENTO EXPLCITO EN AUSCULTACIN
Tipos y categoras Estimacin de Gestin documental Otros
de los documentos volmenes recursos

Informes tcnicos de 83 obras en Se cuenta con datos Bases de datos

las obras y de la produccin y unas histricos en bandas de papel de EBI
evaluacin de posibles 383 actividades y que no se han digitalizado
eventos : datos y 2000 torres. an, sin embargo, se cuenta
mediciones con los datos diarios
Todo lo cual produce
correspondientes, los cuales
Proyectos unos 70 informes Sitios web de la
se calcularon por medio del
hidroelctricos con anuales a partir de UEN
mtodo vigente en esa poca
esquemas de plantas, 1979 (Arenal)
(lectura manual de las bandas
lneas de tnel, de limngrafo y de otros
embalses, etc. parmetros meteorolgicos)

Lneas de transmisin En el archivo hay Intranets de la

unos 50 aos de UEN y de EBI
Fichas tcnicas y documentos (unos Enlaces
mtodos de trabajo 50 documentos por
Con redes
ao)
nacionales
Total: unos 2.500

Audiovisuales Que se requiere Suscriciones a

pasar a DVD recursos
externos

A travs de
GEDI

Documentos digitales Hay documentos Los documentos digitales Comunidades

digitales a partir del estn en las computadoras de prctica: an
2001: de 15 a 20 personales sin procesar. no hay.
documentos por
mes.

Unos 5.000
documentos

Mapas y planos A la espera de que GEDI o la

UEN ofrezcan una solucin
para su gestin.

Fig. 22. lo encontrado en auscultacin

Hay mucha dificultad para accesar las bases de GEDI, por lo que su uso es
casi nulo.

El anterior diagnstico debe completarse con un mapeo de procesos que

indique la relevancia de los documentos y quin los usa. Este proyecto est
siendo implementado en la UEN.

i. Inventario del conocimiento tcito (el que poseen los expertos en la

organizacin) :
Directorio del personal con sus calificaciones, habilidades y
destrezas, niveles y experiencia.
Oportunidades de aprendizaje y entrenamiento
Potencial de liderazgo futuro
Este inventario ya lo impulsa PYSA en su proyecto de pginas amarillas

La metodologa de Zachman que se ha intentado impulsar en PYSA-CSEB

permite comparar ese inventario de conocimiento, con las necesidades
 organizacionales y las metas, para identificar lagunas y reas con
duplicaciones innecesarias.

HALLAZGOS : CONOCIMIENTO EXPLCITO EN HIDROLOGA

PRODUCTOS TIPOS DE DATOS ESTIMACION DE TIPO DE
VOLMENES PROCESAMIENTO
Esta informacin se
1. Informacin hidrolgica, Como mnimo, a nivel procesa y almacena
Datos
meteorolgica, anual, se generan en las bases de datos
hidrometeorolgicos
sedimentolgica 131.000 datos diarios SIH y SIMET a partir
de 1953.
2. informes 12 en promedio por
hidrometeorolgicos, de ao. En el caso de
Informes y reportes
descargas atmosfricas, de descargas
tcnicos
calidad del agua y de otros atmosfricas, 30 por
materiales ao.
Esta informacin se
Informes, datos de Se generan datos de
3. Monitoreo y alerta procesa uy almacena
nivel, caudal y lluvia a nivel, caudal y lluvia
hidrometeorolgica en las bases de datos
tiempo real cada 15 minutos
SIH y SIMET
4. Pronstico Reportes mensuales e
12 por ao
hidrometeorolgico informes trimestrales
5. Monitoreo de volmenes
Datos e informes 6 informes por ao
de embalses
6. Monitoreo de Se generan en
descargas atmosfricas Datos promedio 500.000
LTS 2000 monitoreo a
datos por ao
tiempo real.
7. Monitoreo de calidad
A nivel anual se FALLS acceso a base
del agua
analizan en promedio de datos
Datos y reportes
10.500 parmetros LP2000 manejo de la
8. Anlisis fsico-qumico de
qumicos informacin y bases
diversos materiales
de datos
9. Consultora en el
DA2000 despliegue
campo de la hidrologa,
Informes de datos
meteorologa y qumica

Fig. 23. Lo encontrado en hidrologa

HALLAZGOS : CONOCIMIENTO EXPLCITO EN TOPOGRAFA

Estimacin de Gestin
Tipos de datos Otros recursos
volmenes documental
Los informes tcnicos estn compuestos 2500 documentos Varios sistemas usados en Intranet de la UEN y de EBI
por datos y mediciones tcnicos en papel Topogra-fa, como el SITOP,
Proyectos hidroelctricos con esquemas el SIG, sistema de informa-
de plantas, lneas de tnel, embalses, 50 aos de cin geogr-fica, aparecen
etc. documentos en detalla-dos en el informe Enlaces con redes
Lneas de transmisin ampos. Hay unos 50 del Proyecto MIISE nacionales
Videos para trasladar a DVD documentos por ao mencionado en el presente
Fichas tcnicas, que ya estn en la Total: unos 2.500 informe. Suscriciones a revistas a
intranet; Mtodos de trabajo. travs de GEDI
19 lminas por proyecto, a partir del Unos 5.000 La mayor parte de la
1999 en SITOP, el archivo de planos documentos en total informacin que se genera Intentos de participar en
central en cambio, los pone de uno en es en archivos digitales comunidades de prctica a
uno y son difciles de recuperar. Tampoco dwg travs de los sitios
hay normalizacin para diferentes compartidos de la UEN
versiones de un mismo trabajo. Los documentos
Todos los planos llevan una tabla con las digitales estn en las
coordenadas computadoras
Las plantas y perfiles van a avalos para personales, no hay un
evaluar las servidumbres sistema para
Libretas topogrficas : 1.200 hasta la gestionarlos
fecha son la materia prima para toda la
auxultacin. Hay obras
que tienen 3 libretas por ao y otras, una
por semana

DOCUMENTOS EN LAS BODEGAS DE COLIMA

1. Bandas del anemgrafo que Dos bodegas de 6m X 6m Sin procesar
mide velocidad y direccin del Estanteras de metal con 170
viento (bandas rojas) anaqueles Las plantas y perfiles van a
2. Bandas de radiacin solar Hay obras que tienen 3 libretas avalos para evaluar las
3. Bandas de ligngrafo, que mide por ao y otras, una por semana. servidumbres
el nivel del agua en los ros cada Libretas topogrficas : 1.200
media hora durante 24 horas hasta la fecha son la materia
4. Aforos : mediciones del caudal prima para toda la auscultacin
con hojas de campo (ya est
registrado en algn lado)
5. tres cajas con libretas de
auscultacin
6. libretas topogrficas de Ver informe de Serviarchivo
levantamiento hidrogrficos a sobre informacin documental.
partir de 1978
7. Indice de dichas libretas a partir
de 1980
8. Bandas de las estaciones (300)
que se empezaron a ingresar al
sistema en forma aleatoria, a
partir del 1991.
Hay 365 bandas por estacin
9. Planos con levantamientos
topogrficos en los ros
10. Varios ampos con
correspondencia a partir de 1997
11. Copias de licitaciones
12. Un estante con informes
tcnicos
13. Una estantera con copias
antiguas del boletn hidrolgico
que dej de publicarse hace 10
aos
14. Un archivo con liquidaciones
del fondo de trabajo de 1997
Fig. 24. lo encontrado en topografa

A. Tecnologas de Informacin (TI)

El rea de apoyo de TI est a cargo de sistemas para compras, inventarios y

software, pero cada rea trabaja los sistemas por separado. Se relacionan
con el rea de TI de la UEN, en donde construyen un portal comn, y un sitio
colaborativo con metadatos que requieren normalizacin.
En 1989 se contrat un informtico por primera vez en esta rea, y en el
2001 se inicia el sistema SITOP, que maneja cinco archivos distintos para
llenar diferentes necesidades informativas en EBI: eventos, instituciones,
especialistas, caudales de compensacin. Requieren integrar esos sistemas
dentro de una AE a nivel de EBI y de la UEN.
Las necesidades prioritarias sealadas por el Equipo de TI son:
Un catlogo para caudales de compensacin
Un repositorio para fotografas, eventos, instituciones y especialistas
Un repositorio para todos los objetos digitales
El repositorio debe indicar cules documentos son finales y las
diferentes versiones
Un repositorio, o el mismo, para dibujos, planos, mapas, bandas y
otros.
Algunos de los aspectos que BIBASI observ durante sus visitas a las oficinas
de TI fueron varias soluciones que ellos han implementado para dar
respuesta parcial a varias de esas necesidades:
El sistemas MANIFOLD para visualizar mapas y un ejemplo piloto de la
consulta de propiedades localizadas alrededor del Embalse del Arenal.
El sistema CatMDE para mapas, con la norma ISO 19115
El sistema RANA para caudales de compensacin, fotos, especies
biolgicas y otros
El sistema SITOP utilizado en topografa

En EBI hace falta un sistema para gestionar dibujos, planos, mapas, fotos y
otros.
A nivel de la UEN PySA y como parte de una iniciativa ligada a las misiones
de CARTA 2003 y CARTA 2005 se est adquiriendo un servidor con el fin de
manejar los datos (fotografas areas e imgenes multi e hiper espectrales) 27.
27 MIISE. Op. cit. pp. 82
 Actualizacin tecnolgica de los sistemas de gestin operativa 28

El proyecto MIISE indica que La informacin obtenida de los sistemas

que poseen las distintas UEN ha puesto de manifiesto la necesidad de
llevar a cabo la actualizacin tecnolgica de muchos de ellos. Existen
aplicaciones desarrolladas en Visual Basic, Clipper y Fox, entre otros,
que conviene migrar a los estndares institucionales para desarrollo de
aplicaciones establecidos por la DATI.

El estndar definido para base de datos es ORACLE, por lo que se

recomienda la migracin de las bases de datos dBase y Access.

De igual forma, se ha podido establecer que la composicin y

capacidades de la infraestructura operacional que soportan estas
aplicaciones, tanto de servidores como de red, no son las ms
adecuadas.

En algunos casos los equipos estn siendo operados directamente en

espacio de las UEN, lo cual no garantiza los procedimientos de
seguridad y respaldo adecuados.

Este proyecto contempla un anlisis integral UEN por UEN del estado
actual de las aplicaciones en los siguientes aspectos:
o Estndares (lenguajes, motor de base de datos, etc)
o Necesidades de capacidad (servidores)
o Cobertura y desempeo ( red y servidores)

La informacin recolectada determinar la brecha as como la inversin

requerida para poner en condiciones ptimas las aplicaciones crticas de la
gestin sectorial.
Operaciones en una bodega de datos (data warehousing) 29

Sistemas Operacionales: Los datos administrados por los sistemas de

aplicacin operacionales son la fuente principal de datos para el data
warehouse.
Extraccin, Transformacin y Carga de los Datos: Se requieren
herramientas de gestin de datos para extraer datos desde bases de

28 Id pp.34-35
29 Id pp.38-39
 datos y/o archivos operacionales, luego es necesario manipular o
transformar los datos antes de cargar los resultados en el data
warehouse.

Metadata: Otro paso necesario es crear la metadata. La metadata (es

decir, datos acerca de datos) describe los contenidos del data
warehouse. Como los datos, se integra y transforma antes de ser
almacenada en informacin similar.

Acceso de usuario final: Los usuarios acceden el datawarehouse por

medio de herramientas de productividad basadas en GUI (Graphical
User Interface Interfase grfica de usuario). Estas pueden incluir
software de consultas, generadores de reportes, procesamiento
analtico en lnea, herramientas data/visual mining, etc., dependiendo
de los tipos de usuarios y sus requerimientos particulares. Sin
embargo, una sola herramienta no satisface todos los requerimientos,
por lo que es necesaria la integracin de una serie de herramientas.

Plataforma del data warehouse: La plataforma para el data warehouse

es casi siempre un servidor de base de datos relacional.

Datos Externos: Dependiendo de la aplicacin, el alcance del data warehouse

puede extenderse por la capacidad de acceder a los datos externos. Por
ejemplo, los datos accesibles por medio de servicios de computadora en lnea
(tales como CompuServe y America On Line) y/o va Internet, pueden estar
disponibles a los usuarios del datawarehouse.
El informe MIISE que comentamos ofrece un listado de 250 sistemas distintos
que se usan en el ICE, algunos de ellos especialmente usados en EBI, como el
GPS o LIDAR (Light detection and Ranging), sistema muy sofisticado que
puede cubrir 70 km por da frente a la tecnologa anterior que cubra slo 50
metros. Se apoyan con puntos de GPS, tecnologa que funciona desde 1993.
B. Anlisis de flujos informativos

Los anlisis de flujo informativo buscan los recursos de conocimiento dentro y

fuera de la organizacin y los sigue desde su origen hasta el sitio en que se
usan. Determina la forma en que la gente del ICE encuentra el conocimiento
que necesita para realizar las metas institucionales, y la forma en que
comparten ese conocimiento. Tiene que ver con la gente, los procesos y los
sistemas. La UEN conduce ya un proyecto de mapeado de todos los procesos.
En varios documentos indicamos la necesidad de dar este seguimiento desde
el momento en que se produce el documento, utilizando algn software
especializado del tipo de Knowledgetree o Share Point. En el documento de
Estrategias para el manejo de registros electrnicos se insiste en que los
documentos sean ingresados al sistema directamente por quien los produce.
Los productores-usuarios de documentos solamente requieren un software
amigable para poder realizar dichas tareas.

La gente: examina sus hbitos, comportamientos y actitudes

relacionadas con la informacin y las formas en que comparten el
conocimiento, su uso y diseminacin.

Los procesos: examina los mtodos de trabajo y la forma en que

la bsqueda de informacin, el compartirla, usarla y diseminarla, forma
parte de esos mtodos. Se analizan polticas institucionales relativas a
esos flujos: sobre el manejo de documentos y archivos, normas de
publicacin, normas para publicar en la web, etc. Y si algunas
prcticas, como la de conservar archivos para s mismo, van en contra
de una sana prctica de gestin del conocimiento organizacional.

Anlisis de los sistemas : el proyecto MIISE que se ha

mencionado, examina la infraestructura tcnica: sistemas de TI,
portales, manejo de contenidos, accesibilidad, facilidad y nivel de uso.
El anlisis debe indicar en qu medida los sistemas existentes facilitan
el compartir el conocimiento en la organizacin, y ayudan a conectar a
la gente del ICE.

El anlisis que intent hacer BIBASI en EBI, utilizando Zachman, requiere del
mapeo de los procesos para completarse, y poder identificar las lagunas y
duplicaciones30. Tambin permitir ofrecer ejemplos de buenas prcticas
organizacionales de las que incluimos varios ejemplos, as como bloqueos y
barreras en los flujos de conocimiento que impiden su uso eficiente. Mostrar
sitios en que la organizacin requiere poner atencin para impulsar iniciativas
como el escaneo de bandas, o la construccin de un repositorio que pueda
ser accesado en forma transparente por los usuarios-productores de
conocimiento.

Todo lo anterior permitir mover el conocimiento del sitio en que se produce

hacia donde se necesita.
30 En el 2008 PYSA decidi usar el software de IBM Websphere business modeler
para realizar el mapeo de sus procedimientos.
C. Mapa del conocimiento

El mapa de conocimiento es un instrumento que codifica la informacin tcita

y explcita dentro de la organizacin, mostrando la importancia de las
relaciones entre los almacenes de conocimiento y los flujos. El mapa de
conocimiento muestra los recursos, flujos, limitaciones y cuellos de botella
del conocimiento en la organizacin. En nuestras presentaciones hemos
mostrado, mediante la metodologa de Zachman, algunas matrices que se
obtienen y que nos dan mapas de diferentes tipos:

1. Un mapa de los recursos disponibles mostrando el conocimiento

existente y dnde se encuentra en PYSA-CSEB

2. Un mapa de flujos, mapeo de procesos, que ha asumido EBI,

mostrando cmo se mueve el conocimiento en la organizacin, desde
donde se produce hasta donde se requiere. En el documento sobre
Mtodos y herramientas indicamos el software que puede utilizarse
para realizar estas tareas.

5. Productos de una auditoria informativa

La auditora tiene cuatro pasos:

Estudio de documentos, recoger los datos mediante encuesta u otro, anlisis

de los datos y evaluacin. Los productos se refieren a esos pasos:

Hojas Excel con el inventario de documentos ubicados, los cuales se

ingresan a la base SARICE. Falta en el presente documento la parte de
Serviarchivo relativa al diagnstico archivstico, la cual ser integrada
por el equipo del GRID.

Un instrumento de anlisis de todos los flujos, que hemos presentado

mediante Zachman, con un repositorio construido a la par, y una
taxonoma para su uso normalizado.

Un mapa de la red de relaciones sociales que revelen cmo se

comparte el conocimiento en la organizacin. El mapeo de procesos ha
sido asumido por EBI, como parte del mapeo que realiza internamente
dicha rea de servicio. Algunas herramientas del tipo Knowledgetree
pueden facilitar estas tareas.
Al mismo tiempo, se ofrecen guas sobre la forma mejor de gestionar ciertos
tipos de informacin relevante en la organizacin, como las publicaciones
electrnicas. Aparte (Seccin 8) ofrecemos una propuesta de poltica para el
manejo de esos recursos.

Todos estos productos ayudan a identificar vacos entre lo que hay ahora y lo
que debera ser a futuro, desde la perspectiva de la gestin del conocimiento
en PYSA-CSEB.
6. Sntesis del diagnstico en EBI

A. Necesidades de conocimiento/Perfiles de usuarios

Objetivo: Identificar las necesidades informativas actuales y futuras de los
usuarios y los flujos informativos en la organizacin.
El anlisis realizado utilizando el mtodo de Zachman nos permite ofrecer las
siguientes sntesis:
Actual Futuro
Organizacin general Existe Se necesita Se necesita
Funciones x
Productos x
Competencias x

Actual Futuro
Organizacin en las Areas Existe Se requiere Se necesita
Funciones x
Productos x
Competencias x

Las entrevistas a grupos focales nos permiten sintetizar los siguientes

aspectos relativos a las carencias:
Organizacin de las reas a nivel
individual
Tipos de conocimiento
Fuentes de ese conocimiento
Frecuencia de uso
Usuarios principales
Procesos principales
Productos principales
Socios que comparten los recursos
Tiempo que se gasta buscando recursos
Actual Futuro
Existe Se necesita Se necesita
conocer conocer
x x
x x
x x
x x
x x
x x
x x
x x

Con relacin a los tipos de conocimiento y frecuencia de uso en EBI, no son

los libros o documentos bibliogrficos ms tradicionales, los de uso ms
frecuente, sino algunos de los siguientes:
Planos en formato digital (cada proyecto tiene 19 lminas) que
ingresaron al sistema a partir de 1999, pero se requiere ingresar todo
lo anterior

Informes finales con planos, coordenadas, datos crudos, estado de

avance de los proyectos

Perfiles de plantas que van a avalos para evaluar las servidumbres.

Indican que podran usar el servidor Urano, en donde instalaron el
Autocad recientemente, y ah podra funcionar una comunidad de
usuarios tambin.

Planos catastrados que toman del Registro de la Propiedad

 Modelos digitales de los terrenos suministrados por GIS

Documentos de las compaas a cargo de los proyectos. Estas

compaas dejan el ICE cuando terminan y no se recuperan muchos
documentos (En otra seccin mencionamos el uso que una de esas
compaas est haciendo de la herramienta knowledgetree y, por
primera vez en PYSA, de su compromiso de entregar toda la
documentacin procesada)

Los mapas, que deben ser cambiados en su totalidad para ajustarse a

la proyeccin cartogrfica CRTM05

Los planos tambin deben ser normalizados, mediante una propuesta a

nivel institucional

Los nombres de los proyectos requieren normalizacin y conocer el

punto de salida y el de entrada 31

Con relacin a los usuarios principales, el 95% va las dependencias del ICE y
solo el 5% al exterior del ICE, como el CNFL. Cuando algn cliente solicita un
informe, se le entrega, pero no tienen un repositorio para almacenarlo.
Con relacin al tiempo que se gasta buscando recursos, los grupos focales
indicaron que la informacin se encuentra dispersa en Tele o en Energa y que
el sistema SARICE no permite bsquedas eficientes, por lo que cada rea ha
decidido tener muchos documentos duplicados en sus propias colecciones,
pues no pueden gastar tanto tiempo en las bsquedas.

31 Id.
B. Perfiles de usuarios (compartir el conocimiento)
Hay diversas herramientas que nos permiten contar con los perfiles de los
usuarios, muchas de ellas muy usadas en la web 2.0, a la cual nos referimos
en documento aparte. La construccin de comunidades de prctica se asocia
a estas herramientas.

C. Inventario de conocimiento
Objetivo: identificar y localizar los recursos informativos en la organizacin
Actualmente A futuro
Recursos informativos Existen Se Se necesitan
necesitan
No. De bases de datos Listadas en
MIISE
No. de archivos Listados por
Serviarchivo
En la UEN x
En SARICE x
Sistema de apoyo a las decisiones x
Sistema de archivo x
Comunidades de prctica x
Compartir archivos con otros x
departamentos
Almacenamiento fsico de documentos y x
archivos
Archivo x

Auditora General
En los cuadros anteriores damos un resumen de lo siguiente:
1. Categoras de conocimiento disponible
2. No. Total de carpetas (lo ofrece Serviarchivo)
3. No. De conocimiento Nuevo creado por el personal
4. No. de conocimiento Nuevo recogido de recursos externos
5. A quin pertenecen esos documentos o archivos?
6. Creacin de conocimiento (volumen mensual)
7. Volumen mensual de documentos que se agregan a la base SARICE o a
los repositorios : en los ltimos seis meses tiempo de la Auditora --
no se han agregado documentos tcnicos del ICE recientes, a la base
SARICE. Como indican los cuadros, los documentos posteriores al 2003
 estn en formato digital en las computadoras personales de los
tcnicos.
8. Estadsticas anuales y estudio comparativo : dado lo anterior, no
pueden hacerse estos estudios an. Hay, sin embargo, nmeros,
relacionados con tres reas observadas, que nos invitan a la reflexin:
Hay unos 5000 documentos tcnicos en SARICE, en CENPE hay unos
3.000 documentos recientes, mientras que PYSA posee ms de 18.000
documentos en sus bases de datos. Hay copias duplicadas de los
documentos en las colecciones, por falta de digitalizar las colecciones,
y de un sistema ms gil de gestin de los mismos.

D. Inventario de conocimiento (Capital humano)

Objetivo: identificar y ubicar los expertos dentro de la organizacin
Actual Futuro
En PYSA-CSEB Existe Se Se necesita
necesita
conocer
Personal y su experticia x
Bases de datos de expertos x
(pginas amarillas)
Planes de desarrollo del personal x
Planeamiento de sucesores x
Gestin de RH x
Lista de ex-empleados x
Base de datos de expertos x
externos

Los anteriores datos estn siendo recogidos en el Departamento de RR.HH

del ICE. Cuando est concluido tendremos los datos siguientes:

Auditora general
1. Categoras de expertos
2. Anlisis comparativo de la asignacin de personal segn su experticia
3. Anlisis de la base de datos de expertos, vs las necesidades futuras
4. Planeamiento de las sucesiones (personal nuevo)
5. Planes para recoger el conocimiento experto de quienes dejan el ICE
 6. Desarrollo de expertos externos. Bases de datos.
7. Planes para compartir el conocimiento en forma sistemtica.
Diseminacin del conocimiento. Incluimos, en el documento sobre
Mtodos y herramientas un documento para abordar esta temtica.
8. Desarrollo de mejores practicas usando expertos: en el documento
de EBI, incluimos dos ejemplos de estas mejores prcticas usando
expertos.

En el 2008 BIBASI present una propuesta para la construccin de una base

de datos de Expertos en el Centro de Servicio I + D de la UEN PYSA 32.

7. Metodologa de Zachman
El esquema de Zachman se analiza en las secciones 7 y 8 del presente documento. La Fortaleza
del esquema de Zachman es que permite pensar la empresa en forma ordenada, para poderla
describir y analizar. Tambin permite que quienes analizan los sistemas informativos se
concentren en aspectos especficos del sistema, sin perder de vista el contexto total de la empresa,
pues hay demasiados detalles y relaciones a considerar en forma simultnea. Aislar variables
nicas para tomar decisiones, un trabajo descontextualizado, da resultados no ptimos con
grandes costos y riesgos. La idea es describir y construir un sistema, fsico o conceptual, pieza
por pieza, paso por paso, para lograr un propsito sin perder valor o subiendo costos.
Zachman reune las caractersticas de un buen sistema de clasificacin: a) simplificar para
comprender y comunicar, b) enfocarse en variables independientes para propsitos de anlisis, y
al mismo tiempo c) mantener una perspectiva disciplinada de las relaciones contextuales,
significativas para conservar la integridad del objeto. Nos da as un balance entre una visin
pragmtica y orientada a la implementacin, y otra holstica y contextual.
Resumiendo diremos que el esquema es33:

Simple: fcil de entender, ni muy tcnico ni solo lgico.

Completo: porque se dirige al negocio en su totalidad, y cualquier aspecto puede

mapearse y colocarse en la casilla correspondiente, dentro del contexto de la empresa.

32 BIBASI. Estrategia para la gestin de documentos electrnicos en el ICE. Dic.

2008.
33 Tomado de Zachman, John A. The framework for enterprise architectura. En www.zifa.com. Consultado
el 20 oct. 07.
 Lenguaje: le ayuda a pensar acerca de conceptos complejos y comunicarlos en forma
precisa con pocas palabras no tcnicas.

Instrumento de planeamiento: permite una mejor toma de decisiones porque estas no se

toman en el vaco. Se pueden poner los temas dentro del contexto empresarial para ver la
gama total de alternativas.

Un instrumento de solucin de problemas: porque permite trabajar con abstracciones,

para simplificar y aislar variables simples sin perder el sentido de complejidad de la
empresa como un todo.

Neutral: pues su definicin es independiente de equipos y mtodos, por lo cual se puede

mapear contra cualquier otro para saber lo que esos sistemas hacen o no.

Esta herramienta no debe tomarse como LA RESPUESTA a todos los problemas, sino como una
herramienta para pensar, y si se emplea conscientemente ser de gran beneficio en la gestin de
informacin y conocimiento34.
En la seccin 7 se muestra el esquema que permite comprender mejor que lo
que se intenta es que los administradores incluyan los asuntos que definen la
empresa, los procesos, los sitios en donde se realiza el trabajo, etc.

Hemos tomado el caso de Hidrologa para explicar con mayor detalle el

mtodo utilizado para poblar las celdas en el esquema de Zachman (Ver
Seccin 7):
La tabla 3 (paso 1 del mtodo de llenado de celdas) nos indica que las celdas
no son interdependientes. (Ver seccin 8)
La tabla 4 (paso 2 del mtodo) nos muestra el diagrama de entidades. Si el
rea de Hidrologa se propone ofrecer informacin hidrometeorolgica,
estudios hidrometerolgicos y qumicos (Celda A), esto debe reflejarse en la
celda G: medicin de caudales,
La tabla 5 (paso 3 del mtodo) muestra el diagrama de las clases. En el
ejemplo estudiado, el sistema RANA (colocado en la celda M3) recoge
informacin de la celda H3 (diagrama de entidades) y de la G2, pero H3 toma
informacin de B1 (procesos sustantivos) y G.
La tabla 6 (paso 4 del mtodo) muestra cmo la ordenacin de las funciones
se basa en los objetos de la fila superior. El objeto de la celda K (plan
estratgico) usa los eventos listados en las filas superiores y los asocia con

34 Ms informacin sobre el trabajo de BIBASI puede verse en www.gestiondeltalento.info/bibasi Ms

informacin sobre la metdologa de Zachman puede verse en http://sdeyanira.wordpress.com/ o en
www.zifa.com
 los proceso del negocio de la celda H. En el presente anlisis nos hemos
centrado en objetos de las tres filas superiores. Las filas inferiores
corresponder llenarlas a equipos como el que est monitoreando el Proyecto
MIISE.
En el repositorio, hemos poblado tambin, algunas celdas aplicables a GEDI
para que pueda realizar la alineacin poblando las celdas numeradas de M en
adelante, para as precisar si sus sistemas se corresponden con los objetos de
las celdas superiores.

8. Resumen de todo el proceso

I Definicin de la II Diseo
situacin actual
Creacin del equipo de Recopilacin y anlisis de la
conocimiento : el equipo documentacin relacionada
pertenece a TI, debe incorporar a con los procesos
las jefaturas e integrarse al existentes: Zachman
equipo de la UEN y a GRIN
Establecimiento de la Visin Identificacin de
del sistema: ya existe en la categoras de
UEN una AE conocimiento. Visin
procesos: Zachman y
DSpace
Definicin de los factores Desarrollo y validacin
clave de xito, objetivos y del Mapa de
alcance (prioridades) : conocimiento : el
exsiste en la AE de la UEN, y proyecto de pginas
en los documentos ofrecidos amarillas de la UEN y
por EBI. el proyecto que
desarrolla RR.HH. del
ICE
Sistemas de control de
Indicadores de resultado : calidad funcionando en
funcionamiento del sistema EBI y en la UEN
de gestin del conocimiento.
Fig. 25. Resumen del proceso
III Desarrollo IV Implantacin y
Evaluacin
Se selecciona EBI para La implantacin y
el estudio piloto evaluacin a cargo de
GRIN
Diseo del sistema: se Complementa la AE de la
usa el esquema de UEN
Zachman para
construir la AE, junto
con un repositorio
Proyecto de creacin Cuatro talleres de
de vocabularios entrenamiento se
controlados. planean en el 2008
Estrategias para el
manejo de registros
electrnicos.
Tutorial para
entrenamiento de los
gestores del
conocimiento
Manual con recursos Implementar normas y
para la gestin del polticas
conocimiento con Uso de metadatos y de la
herramientas y norma
mtodos DC
Alinear sistemas

Objetivos del estudio

1. Lo que GEDI quera saber con este estudio era:

a) Cul es la informacin que necesita EBI: tanto la encuesta como los

cuadros con el resumen de los volmenes de informacin a procesar
responden esa pregunta.

b) Qu es lo que EBI espera de GEDI? Producto de las reuniones de

trabajo llevadas a cabo en EBI, tuvimos un escenario que integraba
 todo el entorno UEN PySA y se nos aclar bajo qu parmetros
deseaba EBI la colaboracin e integracin de GEDI. Si bien el informe
final no reflej todos los procesos analizados, s nos sirvieron de
insumo para sugerir una estrategia y varias alternativas para resolver
las necesidades urgentes de gestin informativa que tiene esta unidad,
entre ellas recalcamos:

la necesidad del procesamiento tcnico de las colecciones de

EBI, CAP y la UEN y la necesidad de implementar tcnicas de
uso de metadatos,

la urgencia de contar con un sistema de clasificacin

normalizado, que le pueda dar coherencia al almacenamiento de
los documentos, la necesidad de alianzas estratgicas con la
Biblioteca para simplificar tareas y diseminar la documentacin
existente, para que la Institucin se beneficie de toda la
informacin que en muchos casos, es casi desconocida,

y la digitalizacin de los documentos, que aparece como una

necesidad prioritaria y que resta importancia a la necesidad de
contar con mejores espacios fsicos para sus colecciones, y as lo
hacemos ver en el informe.

2. Qu productos ofrece GEDI para colaborar en la gestin informativa

de EBI, y si se ajustan a lo que esperan? En este aparte utilizamos el
esquema de Zachman para organizar la informacin esencial que que nos
ofreci EBI. La herramienta permite visualizar si las necesidades de
informacin estn siendo resueltas por cules sistemas. Los ejemplos
tomados de Hidrologa, en donde el sistema RANA, resuelve necesidades
de informacin para la toma de decisiones, que GEDI no ofrece. O el
ejemplo de SITOP que organiza toda la informacin de las libretas, y las
bandas, a partir de este siglo, indica que hay lagunas informativas no
cubiertas por los sistemas de GEDI. Lo mismo indicamos para el caso de
planos, mapas, fotografas, y los archivos administrativos.

3. Cmo mejorar los sistemas que ofrece GEDI? Aqu hacemos una
propuesta de coordinacin, monitoreo y alineacin de los procesos, para lo
cual sugerimos una presencia ms permanente en instancias que ya la
UEN posee. Tambin realizamos un documento que incluye diversas
herramientas y mtodos que pueden utilizarse para que la Biblioteca pase
del manejo documental a convertirse en gestora del conocimiento en la
organizacin.
Los anteriores eran los datos que nos peda GEDI, y que entregamos de
acuerdo a los plazos fijados. El proceso de Gestin Documental debe conducir
a otro ms integral de Gestin del Conocimiento en la organizacin, por lo
que hemos enfocado el anlisis hacia el logro de dicha meta, para lo cual
ofrecemos mltiples esquemas y anlisis que amplan esa comprensin.

9. Recomendaciones
A lo largo del presente informe se han venido incorporando algunas
recomendaciones, siendo fundamentales las siguientes:
1) Ampliar el concepto de informacin estratgica que maneja GEDI, para
incluir los documentos que se relacionan realmente con los procesos
de EBI.

2) Que GEDI incluya dentro de sus planes estratgicos la necesidad de

pasar de gestionar los documentos, a una gestin del conocimiento
institucional

3) lograr avanzar desde la arquitectura actual a una arquitectura meta.

En varias presentaciones realizadas a los equipos de GEDI, EBI y la
UEN explicamos la propuesta, as como la urgencia de una mayor
integracin de GEDI en dichos procesos.

4) La elaboracin de proyectos permite avanzar hacia esa meta. En este

sentido se recomienda integrar proyectos con otro de la UEN como el
Proyecto de Arquitectura Informtica. En los anexos de la Seccin 8 se
incluyen varias propuestas de proyectos: para digitalizar las
colecciones, para incorporar la norma Dublin Core en los sistemas, etc.

5) Lograr que EBI se convierta en un verdadero proyecto piloto en donde

GEDI pueda implementar varios de sus procesos y asesorar en la
normalizacin de la gestin documental, a la vez alineando sus
sistemas.

6) Implementar una estrategia para la gestin de registros electrnicos

(Seccin 8, 4.2) que permita:

Identificar los sitios en que hay duplicacin de registros

Indicar procesos de gestin informativa que pueden realizarse de
manera ms eficiente
Indicar si el plazo de conservacin de algunos registros es
demasiado largo.
 Indicar la existencia de territorios en donde la informacin se
maneja de manera personal, y no como un recurso institucional que
debe compartirse.
Indicar, en la taxonoma, qu documentos deben ser confidenciales
y cules no.
Mostrar procesos que puedan realizarse con menores costos.

Fig. 26. integracin de los equipos

7) Avanzar con el mapeo de procesos planeado y alinear la presente

encuesta con los esfuerzos que ya realiza la UEN para construir un
directorio de usuarios y expertos, unas pginas amarillas. GEDI puede
explorar herramientas de la web2, como el popular Facebook, que es el
que utilizan las universidades norteamericanas, y relacionarlas con
este esfuerzo de la UEN. En la seccin 8 ofrecemos varias alternativas.
 Fig. 27. Alineando procesos, aplicaciones y bases de datos

El esquema de Zachman permite integrar la informacin proveniente de EBI

dentro de la AE que ya implementa la UEN:

Fig. 28. zachman como insumo de la ae en pysa

Seccin 7: La propuesta de BIBASI

EsquemadeZachman
Comprender el contexto de los usuarios/clientes
LA AUDITORIA INFORMATIVA DE GEDI ENFOCADA AL
DESARROLLO DE UNA ARQUITECTURA EMPRESARIAL
Autor: Resumen

BIBASI S.A.

Contenido: Este informe describe los hallazgos hechos mediante la auditora

informativa que la empresa BIBASI S.A. realiz para GEDI durante tres
meses del 2007 en la Unidad de Servicios Bsicos Empresariales de la
UEN PySA/ICE y que denominaremos como EBI. Iniciamos definiendo
qu entendemos por arquitectura empresarial y luego analizaremos
los datos a la luz del esquema de Zachman. Por ltimo indicaremos
cmo la arquitectura de GEDI puede ajustarse para dar respuesta a
las necesidades de informacin planteadas en EBI. O sea, que
iniciamos con aspectos estratgicos y descendemos hacia problemas
tcticos que se encuentran en el desarrollo de la arquitectura
empresarial, tanto de EBI como de GEDI.

a Arquitectura La Arquitectura empresarial

empresarial
En el presente informe utilizaremos el trmino AE para referirnos a
una descripcin completa de todos los elementos claves y las
relaciones que conforman el rea estudiada, EBI en este caso. Esta
implica alinear/ajustar los procesos y metas de EBI con las
aplicaciones de SI (sistemas informativos) y el hardware utilizado en
El esquema de EBI y en GEDI.
Zachman Los elementos de la AE se pueden describir de muchas maneras, pero
BIBASI ha escogido el esquema de Zachman para hacerlo por ser el
El ciclo de AE en que enlaza de mejor forma los planeas estratgicos, con los procesos
EBI y objetivos del rea, y tambin con las aplicas de SI y las bases de
datos. No se trata de una simple coleccin de documentos,
Lagunas notadas organigramas y planes, sino un modelo de cmo todas las partes de la
en la AE de EBI organizacin encajan juntas. Una AE no consiste en un grupo de
documentos juntos, sino de su integracin en un esquema con
1. De a cuerdo con sentido. Esto se logra mediante un software y un repositorio, en
la necesidad donde, quien ingresa los documentos, de una vez indica las
relaciones. El repositorio lo pueden usar diferentes grupos de
2. Establecer la personas con enfoques diferentes: los administradores buscan los
estructura diagramas de la organizacin o procesos especficos, mientras que la
organizacional gente de TI busca aplicaciones de software que se asocien con los
procesos y luego buscan los diagramas de esas aplicaciones 35
3. Seleccionar el
esquema Resumiendo, la AE es una herramienta que ayuda a los ejecutivos de
EBI y de GEDI a pensar su organizacin; recoge una amplia variedad
4. Seleccionar el de informacin y la relaciona entre s dentro de un repositorio que
instrumento o est a la disposicin de los administradores para contestar sus
repositorio preguntas, identificar los problemas o tomar decisiones acerca de los
cambios que se deben hacer.
5. Organizar el
material existente El presente informe afirma que los administradores de EBI y GEDI
junto con el personal de TI han de trabajar juntos para construir una
6. Empezar a usar AE que logre que los SI (sistemas de informacin) se ajusten a los
la AE procesos del negocio.

35 P. Hannon. Developing an enterprise architecture. Business Process Trends Jan. 2003, pp.2
7. Ampliar y
mantener la AE

8. Alinearse con la
organizacin

9. Alinear los
procesos del
negocio con los SI

10. Resumen

11. Notas

Esquema de El Esquema de Zachman

Zachman
La Fortaleza del esquema es que permite pensar la empresa en forma ordenada, para
poderla describir y analizar. Tambin permite que quienes analizan los sistemas
informativos se concentren en aspectos especficos del sistema, sin perder de vista el
contexto total de la empresa, pues hay demasiados detalles y relaciones a considerar en
forma simultnea. Aislar variables nicas para tomar decisiones, un trabajo
descontextualizado, da resultados no ptimos con grandes costos y riesgos. La idea es
describir y construir un sistema, fsico o conceptual, pieza por pieza, paso por paso, para
lograr un propsito sin perder valor o subiendo costos.
Zachman reune las caractersticas de un buen sistema de clasificacin: a) simplificar
para comprender y comunicar, b) enfocarse en variables independientes para propsitos
de anlisis, y al mismo tiempo c) mantener una perspectiva disciplinada de las
relaciones contextuales, significativas para conservar la integridad del objeto. Nos da as
un balance entre una visin pragmtica y orientada a la implementacin, y otra holstica
y contextual.
Resumiendo diremos que el esquema es36:

Simple: fcil de entender, ni muy tcnico ni solo lgico.

36 Tomado de Zachman, John A. The framework for enterprise architectura. En www.zifa.com. Consultado
el 20 oct. 07.
 Completo: porque se dirige al negocio en su totalidad, y cualquier aspecto
puede mapearse y colocarse en la casilla correspondiente, dentro del contexto
de la empresa.

Lenguaje: le ayuda a pensar acerca de conceptos complejos y comunicarlos en

forma precisa con pocas palabras no tcnicas.

Instrumento de planeamiento: permite una mejor toma de decisiones porque

estas no se toman en el vaco. Se pueden poner los temas dentro del contexto
empresarial para ver la gama total de alternativas.

Un instrumento de solucin de problemas: porque permite trabajar con

abstracciones, para simplificar y aislar variables simples sin perder el sentido
de complejidad de la empresa como un todo.

Neutral: pues su definicin es independiente de equipos y mtodos, por lo cual

se puede mapear contra cualquier otro para saber lo que esos sistemas hacen o
no.

Esta herramienta no debe tomarse como LA RESPUESTA a todos los problemas, sino
como una herramienta para pensar, y si se emplea conscientemente ser de gran
beneficio en la gestin de informacin y conocimiento37.
Si miramos el esquema presentado al final, entendemos que lo que
se intenta es que los administradores incluyan los asuntos que
definen la empresa, los procesos, los sitios en donde se realiza el
trabajo, etc. Si bajamos, observamos las lneas organizadas en
niveles, y que los administradores de las lneas inferiores se enfocan
en los mismos temas generales pero con mayor detalle. La fila
superior, denominada ALCANCE, incluye documentos que utilizan las
jefaturas de nivel superior, y esos planes van siendo ms detallados
conforme se baja de nivel. La fila inferior incluye los datos, las
aplicaciones especficas y todas las estructuras fsicas, junto con la
gente que realiza las tareas.

Las celdas del El llenado de las celdas en el esquema de Zachman

modelo
Para referirnos a las diferentes celdas del modelo con mayor precisin,
hemos utilizado la nomenclatura de Marques38

Conforme se representa en los cuadros de la seccin 8 del presente

informe. Si tomamos la primera fila, las celdas se numeran A1, B1, C1,
D1, E1, y F1.

En la segunda fila tenemos: G2, H3, I4, J5, K4, y L4

Y en la tercera fila tendremos: M3, N4, O5, P6, Q5, y R5

De este modo, la celda que representa la interseccin de funcin, y

37 Ms informacin sobre el trabajo de BIBASI puede verse en www.gestiondeltalento.info/bibasi Ms

informacin sobre la metdologa de Zachman puede verse en http://sdeyanira.wordpress.com/ o en
www.zifa.com
38 Carla Mrques Pereira / Pedro Sousa. A method to define an enterprise architecture using the Zachman
framework. 2004 ACM Symposium on Applied Computing.
 sistema, la N4, describe la arquitectura de aplicaciones de la empresa
(EBI en nuestro caso). La celda que representa la interseccin de las
redes (columna3) y los modelos tecnolgicos (fila 4), la celda U4,
representa la arquitectura tecnolgica, que describe el hardware
empleado y los enlaces entre plataformas.

La clave del esfuerzo realizado en esta primera etapa de la auditora,

ha sido empezar en las filas superiores y nicamente profundizar los
aspectos esenciales y que son posibles en el perodo inicial de
creacin de la AE. Utilizamos planes estratgicos y presentaciones
claves, con metas e indicadores de los procesos claves, as como
ejemplos de aplicaciones que los apoyan. Iniciamos documentando
estos procesos y sus relaciones, y dejamos el resto para ms
adelante. Queda lista la AE para introducir el proyecto futuro de
mapeo de los productos y procesos. Para dicha tarea podra usarse
una herramienta como Knowledgetree mencionada en el documento
sobre recursos39 La arquitectura debe ser flexible y permitirle crecer
junto con la organizacin.

Por eso, la presente auditora se ha concentrado nicamente en los

datos y documentos de las tres primeras filas del sistema, y
esperamos que el equipo de TI complete el resto de las celdas ms
adelante.

El esquema de Zachman permite incluir todas las descripciones que

las diferentes reas de la UEN usen en el futuro. Los administradores
pueden concentrarse en el llenado de las dos primeras filas, mientras
que el personal de TI puede llenar las otras cuatro. (Ver el sombreado
del cuadro 1).

Se ha dicho que el esquema es una taxonoma, pero realmente no se

dise para clasificar los tipos de documentos que crea la empresa,
pues debe haber relaciones concretas entre las diferentes celdas de
esta matriz; las aplicaciones deben asociarse con ciertos procesos del
negocio, y estos deben tener metas e indicadores que puedan
relacionarse con los objetivos de la corporacin 40 La arquitectura pone
nfasis tanto en la informacin como en las relaciones que el equipo
va definiendo y afinando.

El Equipo de El equipo de gestin del conocimiento de la UEN, mediante un sistema

gestin del de control de calidad, define las relaciones entre los procesos cone
conocimiento de la metas medibles que puedan relacionarse, hacia arriba, con los
UEN objetivos de la UEN y, hacia abajo, con las metas de los sistemas y las
aplicaciones. La AE se ocupa tanto de la informacin como de las
relaciones que el equipo encargado debe establecer y afinar. El
esquema de Zachman es un sistema que permite alimentar dichos
esfuerzos, de manera ordenada y eficiente.

El ciclo de AE en El ciclo de AE en EBI

EBI
En el diagrama presentado en la figura 24, hemos incluido las
personas que, de acuerdo con el estudio aparecen como
responsables de construir y mantener la AE en EBI. Ellos no producen

39 Bibasi. Gestin del conocimiento : herramientas y mtodos empleados. San Jos,

junio del 2008.
40 Zachman, John A Op. cit Pp. 5
 los documentos sino que recogen las piezas dispersas para construir
una AE con sentido. En este esquema es el equipo de TI/EBI el que
est a cargo. TI funciona como un comit de planeamiento a cargo de
priorizar e iniciar todos los cambios en la AE. Reciben insumos de las
jefaturas en varios niveles, aunque no existe una lista clara de
prioridades. Ellos son responsables de crear nuevas aplicaciones para
los procesos y de realizar los cambios en la infraestructura de datos
existente, y todo esto dentro del marco de TI en la UEN

Mantenimiento de Mantenimiento de la AE en EBI/GEDI

la AE
Veamos cmo procedi BIBASI con la informacin recogida en la
encuesta.

Lo primero que hicimos fue crear un repositorio (una base de datos

construida especficamente para almacenar y relacionar los diferentes
documentos del diagrama de Zachman).

Hay mucho software propietario construido para usar en conexin,

con el esquema de Zachman. Un ejemplo es el Popkin Software
System Architect . En el documento sobre herramientas y mtodos
mencionado, incluimos algunas figuras que ofrecen una perspectiva
grfica de las relaciones que se dan entre el esquema de Zachman, y
los formatos de diagramas y documentos incluidos en el repositorio.
Dado que este trabajo intenta servir como prueba piloto para futuros
desarrollos en la UEN, nos inclinamos por usar software libre: DSpace.

Ms informacin sobre DSpace puede verse en el mismo documento

de herramientas41

Lo que hicimos en esta primera fase de la auditora, fue ingresar los

documentos, utilizando metadatos que los relacionen con los nombres
de las celdas del esquema de Zachman. Otros elementos que deba
cumplir este repositorio estaban presentes: que puedan incluir todo
tipo de diagramas y tipos de documentos, que soporten interfaces
(como XML o XMI) para asegurar que los diagramas incluidos en otros
sistemas se puedan importar a un repositorio comn, o que puedan
exportarse a las bases de datos de SARICE. Y que usen la norma
Dubln Core para ingreso de documentos, que es la que GEDI desea
impulsar en la organizacin.

Lagunas notadas Lagunas notadas en la AE de EBI

en la AE de EBI
Para describir en forma ms ordenada los hallazgos y carencias
notados en la encuesta, en las entrevistas a expertos de EBI y en las
observaciones de campo, empleamos siete pasos que usan la mayora
de las organizaciones:

1. Que haya un acuerdo sobre la necesidad de contar con una AE

2. Establecer la estructura organizacional

3. Seleccionar un esquema

4. Seleccionar un instrumento o repositorio

41 Bibasi. Op. cit

 5. Organizar los materiales existentes

6. Empezar a usar la AE

7. Ampliar y mantener la AE

Los pasos de la AE Aceptar la necesidad de una AE

Tanto las reuniones con las jefaturas como las sostenidas con los
grupos focales indicaron la necesidad expresa de que EBI cuente con
una AE que integre mltiples esfuerzos desperdigados en toda la
organizacin. Ver un esquema representativo en la fig. 24.

Establecer una Establecer una estructura organizacional

estructura
organizacional Tanto GEDI como EBI necesitan integrarse en forma activa dentro de
los procesos de gestin informativa que realiza la UEN. No se trata
slo de dejar la tarea a los equipos de TI, sino que los directores
deben participar en la definicin de polticas informativas que afectan
a todos, como la que se refiere a derechos de propiedad intelectual, la
urgente digitalizacin de las colecciones, la gestin de mapas, planos
y fotografas, o el logro de mejores accesos a las colecciones de
imgenes que produce GEDI, y una poltica clara sobre gestin de
recursos electrnicos. Ya existe en la UEN un equipo a cargo de la
gestin del conocimiento, al cual deben integrarse edlementos de EBI
y GRIN para coordinar mejor el funcionamiento de la AE.

Seleccionar un Seleccionar un esquema

esquema
La AE es una coleccin completa de planes, cronogramas, metas,
documentos, diagramas y modelos usados para describir la
organizacin, todo integrado y almacenado en un repositorio comn.
A veces se usa la palabra esquema como sinnimo de arquitectura,
pero otros usan esquema para describir distintos enfoques para
organizar una AE. Para BIBASI, el esquema de Zachman es sinnimo
de una AE completa.

Hemos incluido dentro del repositorio, en archivos separados, los

documentos de Auscultacin, Hidrologa, Topografa y TI, que son las
diferentes reas de EBI. El anlisis final debe contar con el mapeo de
los procesos, que puede ser realizado empleando otro software libre
del tipo knowledgetree, el cual ya se empieza a utilizar en alguna
rea de la UEN.
Organizar el Organizar el material encontrado
material
Entre las lagunas encontradas en EBI anotamos la falta de definir un
esquema y un instrumento para su AE. El esquema de Zachman, no
intenta sustituir el proyecto que ya conduce la UEN PYSA, sino
complementarlo.

En el informe de EBI indicamos las principales lagunas encontradas en

la gestin documental, y en el documento sobre herramientas,
ofrecemos algunas soluciones que sera oportuno implementar.

Uso de la AE Empezar a usar la AE

 La AE es un conjunto de modelos que describen en forma colectiva la
empresa y su futuro. Su valor para el funcionamiento de la UEN va
Fig. 26: Zachman ms all de las simples decisiones gerenciales de invertir en TI. La AE
como complemento es el instrumento fundamental para reducir el tiempo de respuesta en
de la AE de la UEN la valoracin del impacto, analizar el funcionamiento tanto de EBI
PYSA como de los servicios que ofrece GEDI, para redireccionar el plan
estratgico, y permitir una reaccin tctica para corregir las carencias.
Por esto la AE tiene que estar actualizada y reflejar la realidad tanto
de EBI, como de los servicios informativos que ofrece GEDI. La
herramienta no funciona automticamente, sino que se usa para
apoyar procesos que cambian constantemente tanto en GEDI como en
el resto del ICE, por eso su xito depende de los equipos que decidan
usarla para alimentar dichos procesos.

Referencias Referencias

US. Chief Information Officer Council. A practical guide to Federal

Enterprise Architecture. Feb. 2001.

Marquez Pereira, Carla & Pedro Sousa. A method to define an

enterprise architecture using de Zachman framework. 2004 ACM
Symposium on Applied Computing.

Somendra Pant and T. Ravichandran. A framework for information

systems
planning for e-business. En: http://www.emerald-library.com/ft

Fig. 29. Esquema de zachman

Fig. 30. estrategias y metas empresariales
Glosario
aumento o disminucin de los rendimientos: Lo que se origina en la variacin de
cualquiera de los factores que intervienen en la produccin: trabajo, capital, tcnica, etc. Se
relaciona con el rendimiento del proceso econmico medido en unidades fsicas o monetarias, por
relacin entre factores empleados y productos obtenidos. Es uno de los trminos que define el
objetivo del subsistema tcnico de la organizacin. (Wikipedia)

Base documental: Es el conjunto de documentos , que en el caso de la

biblioteca digital, son textos o multimedios, o fuentes distribuidas. El
contenido no es esttico, sino que cambia con el tiempo, y los documentos
pueden eliminarse tambin.

Conjunto de datos: es informacin codificada dentro de una estructura

definida (listas, cuadros, bases de datos, esquemas) que se pretende usar
para procesamiento automatizado.

Conocimiento: Es el resultado de la asimilacin de una informacin por una

persona de acuerdo con sus circunstancias particulares: educacin,
experiencias previas, capacidad de interpretacin y comprensin, etc. La
asimilacin de esta informacin provoca un enriquecimiento de su "saber
hacer" y produce una mejora en su proceso de toma de decisiones. Este
proceso ocurre en la mente de los conocedores y es distinto para cada
persona. El conocimiento se genera sobre todo gracias a procesos de
conversacin o interaccin entre personas y gracias al cruce de ideas, en el
que se crean conexiones entre ideas o conceptos no relacionados hasta el
momento.

Datos: Los datos son conjuntos discretos de valores (cifras, caractersticas,

hechos, transacciones...) objetivos sobre un hecho real, captados a travs de
encuestas, observaciones, lecturas, mediciones, etc. Un dato en s mismo no
tiene un significado ni aporta razones, apenas tiene relevancia o propsito.
Datos fuente: Datos originales que normalmente implican el registro de una
transaccin o la documentacin de un evento o concepto.
Datos reales: Datos de prueba que ya se han procesado por medio de un
sistema existente.

Digital object identifier (DOI): Expresin en ingls que significa Identificador

de Material Digital. DOI (digital objet identifier) o Identificador de Material
Digital, es un sistema estndar para legalizar la propiedad intelectual de
obras difundidas a travs de cualquier tipo de formato digital, por ejemplo
Internet. Es un sistema parecido a los identificadores URI. Una forma comn
de emplear el sistema DOI es dar a las publicaciones cientficas un nmero
especfico que cualquiera puede utilizar para localizar a travs de la Red el
citado artculo. A diferencia del sistema URL, usado en las pginas web, el
sistema DOI no cambia con el paso del tiempo, aunque el artculo sea
reubicado en una direccin distinta puesto que lleva la informacin
incorporada en forma de metadatos. [DOI http://www.doi.org/]. El sistema
de control DOI ha sido elaborado por la Corporacin Nacional para Iniciativas
de Investigacin (CNRI), una asociacin estadounidense no lucrativa
destinada a promover el desarrollo de las tecnologas de la informacin y la
comunicacin en el campo de la investigacin cientfica.
Informacin: Es la expresin de un conjunto de datos con su significado dentro
de un contexto, en forma de mensaje, con el propsito de informar (dar forma
o influir) a uno o varios destinatarios. Cada uno de los destinatarios puede
considerar a un mismo mensaje como informacin til o como "ruido" en
funcin de sus intereses o necesidades.

Informacin anticipativa: Informacin que nos permite anticipar un evento

futuro o una accin de un actor del entorno. Puede ser de dos tipos:
informacin sobre el potencial de un actor (tamao, relaciones, tecnologa
propia, etc) o seal de alerta precoz, que nos informa del comienzo de una
accin.
Informacin confidencial: Informacin de acceso restringido o confidencial.
Su uso o copia fuera de un mbito definido est prohibido expresamente.
Necesita una autorizacin de la fuente para que pueda ser considerada como
legal. No se utiliza en las labores de VT-IC.
Informacin estratgica (o de carcter estratgica): Es una informacin que,
convenientemente contrastada o completada, una vez que est en manos de
la direccin de la empresa, da lugar a la toma de una decisin estratgica.

Informacin estructurada: Informacin compuesta por campos de

informacin en los que se describe, clasifica y detallan todos los aspectos
relacionados con un documento, un producto, una empresa o cualquier
evento.
Informacin formal: Informacin que est registrada en un soporte escrito o
electrnico.

Informacin gris: Informacin accesible lcitamente, caracterizada por la

dificultad en el conocimiento de su existencia o en el procedimiento para su
acceso y explotacin. Por ejemplo, la informacin obtenida mediante el
acceso a ciertas bases de datos muy especficas o mediante la interrogacin
de expertos, que pueden incluir matizaciones y comentarios de gran valor.

Informacin informal: Informacin transmitida oralmente o visualmente que

no ha sido registrada todava (permanece en la mente de una persona) o de
la que tan slo se han tomado notas incompletas.
Informacin operativa: Informaciones recopiladas por una organizacin de tipo
operativo, produccin, ventas, etc. Sinnimos: Informacin restringida;
Informacin confidencial

Informacin primaria: Es la correspondiente a la publicacin de un

documento, sin ningn tratamiento. Apenas est estructurada con campos de
informacin diferenciados (ttulo, autor, texto)
Informacin secundaria: Informacin completamente estructurada en la que se
describe una informacin primaria mediante campos de informacin (en el
caso de una revista, los campos de informacin ms usuales son ttulo, autor,
afiliacin del autor, revista, nmero, pginas, fecha de publicacin, resumen,
descriptores o trminos controlados, clasificaciones, trminos no controlados)

Mtodo: Proceso o procedimiento ordenado que se usa en la produccin de

un objeto o para realizar un servicio (IEEE, 1990)
Metodologa: Serie comprensiva de tcnicas o mtodos que crean una teora
general de cmo un tipo de trabajo intelectual debe realizarse (IEEE, 1990).
La metodologa debe definir un grupo de criterios para determinar si los
resultados del procedimiento tienen calidad 42

Ontologa: es una especificacin explcita de una conceptualizacin, y

conceptualizacin quiere decir una visin simplificada y resumida del objeto
que deseamos representar para lograr algn propsito. Sirven como modelos
conceptuales de un dominio. Las ontologas son la base de descripciones
semnticas ricas, del contenido de la biblioteca digital. Se usan para varios
propsitos: 1) los documentos de la coleccin se anotan y clasifican de
acuerdo con una ontologa. 2) los metadatos de la ontologa pueden servir
para acceso al conocimiento, navegar, buscar o visualizar los resultados,
estableciendo relaciones entre varios objetos (John Davies et al. Pp61)

Perfiles de usuario: son descripciones que expresan y representan las

preferencias acerca de la forma en que los usuarios desean recibir el
contenido, como tipo de soporte (texto, voz, XML, etc.), y la temtica de su
inters.

Proceso: Funcin que se realiza dentro del ciclo de los programas

computacionales. Se compone de actividades las cuales forman parte de
tareas o procesos. La tarea es un trabajo bien definido que se asigna a los
miembros de un proyecto. Las tareas relacionadas se agrupan en
actividades.
Productividad: para efectos de la encuesta, se define como aumento en los
rendimientos de una tarea, con la misma o mejor calidad, utilizando los
mismos o menores recursos. productividad (tambin conocido como
eficiencia) tiene dos conceptos bsicos: como productividad laboral y como
productividad total de los factores (PTF).

Registro: En el presente informe, se refiere a registros electrnicos como, la

informacin del negocio: documentos tcnicos, bandas, datos, libretas, etc. cuando estn
en formato digital y se ha decidido conservarla por varios motivos:
Por su valor estratgico, pues apoya los procesos del negocio, o porque
van a ser revisados para usarlos en otros documentos

Por su valor legal o normativo

42 http://computing-dictionary.com/Methodology
 Porque apoya los requerimientos fiscales o de auditora, como facturas,
planillas, etc.

Por su valor histrico o de investigacin: la historia del ICE, o el

conocimiento que ha acumulado la organizacin

Para dar cuenta de las actuaciones y protegerse: toda la evidencia en

que se basaron las acciones y decisiones de los directivos o jefes de
todos los niveles.

Tcnica: Procedimiento administrativo o tcnico que se usa para lograr un

objetivo (IEEE, 1990)

Trabajador del conocimiento: Usuario y contribuyente de la biblioteca digital,

organiza los contenidos mediante metadatos, y puede ser un ingeniero de
ontologas. Interacta con un portal de conocimiento, que es el interface del
usuario.

Uniform Resource Identifier (URI): Identificador Uniforme de Recursos, definido en

RFC 2396 (Uniform Resource Identifiers: Generic Syntax). Algunos URI pueden ser URL, URN o
ambos. Un URI es una cadena corta de caracteres que identifica inequvocamente un recurso
(servicio, pgina, documento, direccin de correo electrnico, enciclopedia, etc). Normalmente
estos recursos son accesibles en una red o sistema y consta de las siguientes partes:
Esquema: nombre que se refiere a una especificacin para asignar los
identificadores, e.g. urn:, tag:, cid:. En algunos casos tambin identifica
el protocolo de acceso al recurso, por ejemplo http:, mailto:, ftp:.

Autoridad: elemento jerrquico que identifica la autoridad de nombres

(por ejemplo //es.wikipedia.org).

Ruta: Informacin usualmente organizada en forma jerrquica, que

identifica al recurso en el mbito del esquema URI y la autoridad de
nombres (e.g. /wiki/Uniform_Resource_Identifier).

Consulta: Informacin con estructura no jerrquica (usualmente pares

"clave=valor") que identifica al recurso en el mbito del esquema URI
y la autoridad de nombres. El comienzo de este componente se indica
mediante el carcter '?'.
 Fragmento: Permite identificar una parte del recurso principal, o vista
de una representacin del mismo. El comienzo de este componente se
indica mediante el carcter '#'.

Siglas
AE Arquitectura empresarial
AI Auditora informativa
CCM Capacidades competitivas medulares
COI Community of interest (comunidades de prctica)
CSCW Trabajo cooperativo apoyado en computadores
EBI Centro de Servicio Estudios Bsicos de Ingeniera
GC Gestin del conocimiento, en ingls es KM
GEDI Area de Gestin Documentacin e Informacin
GRIN Gestin del Recurso de Informacin
IA Inteligencia artificial
ICE Instituto Costarricense de Electricidad
IE Inteligencia empresarial
MDE Manejo de documentos electrnicos
PYSA Productos y Servicios Asociados
SARICE Sistema de Administracin de Recursos Informativos del ICE
SI Sistemas de informacin
SII Sistema de imgenes del Archivo Central
SICAI Sistema de control de calidad
TI Tecnologas de informacin
UEN Unidad estratgica de negocios
Lista de cuadros y grficos
YFig. 1.reas en la gestin del conocimiento11
Fig. 2. Direccin de Tecnologas de Informacin (DATI)...................................13
Fig. 3. modelo sector electricidad...................................................................14
Fig. 4. relacin de aplicaciones del modelo de informacin uensc..................14
Fig. 5. organizacin meta................................................................................16
Fig. 6. Modelo integrado de informacin Sector Electricidad...........................18
Fig. 7. Modelo de ae en la uen pysa................................................................27
Fig. 8. marco terico prctico..........................................................................27
Fig. 9. Arquitectura en pysa............................................................................28
Fig. 10. SIG EN EL PROCESO DE GESTION AMBIENTAL....................................28
Fig. 11. Ejemplos de sistemas de informacin de la uen.................................29
Fig. 12. varios modelos funcionando en la uen...............................................30
Fig. 13. Lneas del negocio..............................................................................31
Fig. 14. sostenibilidad de la ae en la uen.......................................................31
Fig. 15. ciclo de vida de la gestin empresarial en la uen...............................32
Fig. 16. GESTIN DE PUBLICACIONES INSTITUCIONALES................................50
Fig. 17. CICLO DE LA GESTIN DE LA INFORMACIN EN ARICE.......................51
Fig. 18. solucin integral del acceso y preservacin de las publicaciones institucionales
....................................................................................................................... 54
Fig. 19. mapeando inversiones de gestin del conocimiento..........................59
Fig. 21. anlisis del faltante de conocimiento estratgico...............................74
Fig. 22. lo encontrado en auscultacin............................................................76
Fig. 23. Lo encontrado en hidrologa...............................................................77
Fig. 24. lo encontrado en topografa...............................................................79
Fig. 25. Resumen del proceso.........................................................................93
Fig. 26. integracin de los equipos..................................................................97
Fig. 27. Alineando procesos, aplicaciones y bases de datos............................98
Fig. 28. zachman como insumo de la ae en pysa............................................98
Fig. 29. Esquema de zachman......................................................................106
Fig. 30. estrategias y metas empresariales...................................................107