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Manual de Compras

Hospital Estadual da Criana

2015
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1- OBJETIVO
Definir diretrizes e procedimentos para as compras de materiais e contratao de
servios, visando:
A) Diminuio de custos;
B) Racionalizao dos processos;
C) Eficcia nas aquisies e contrataes;
D) Cumprimentos das questes tcnicas.

2- DEFINIES PRVIAS

2.1- FUNO E OBJETIVO EM EFETUAR UMA COMPRA


Identificar produtos, equipamentos, servios e aprovisionamentos na qualidade
adequada, na quantidade solicitada, na melhor condio comercial possvel e no momento
em que so necessrios so as principais responsabilidades a serem executadas em um
processo de compra
Constitui-se obrigao fundamental do comprador responsvel atender as
necessidades tcnicas dos setores solicitantes, observando sempre critrios e regras pr-
estabelecidas.
importante salientar que apenas o Departamento de Compras est autorizado a
iniciar, conduzir e concluir negociaes com fornecedores, visando aquisio de materiais
e/ou servios.

2.2- SOLICITAO DE COMPRA


o documento emitido pelo setor solicitante, atravs de sistema informatizado,
onde dever constar as seguintes informaes principais: material a ser comprado,
respectiva quantidade e a data desejada para entrega.
Para que se possa realizar um processo de compras com a mxima agilidade,
assegurando de que foi feita a melhor negociao quanto a preos, prazos, condies de
pagamento, dentre outros quesitos, de suma importncia que a descrio tcnica correta
e detalhada do item seja repassada ao responsvel pela compra.

2.3- CLASSES DE PRODUTOS E SERVIO ADQUIRIDOS


A) Material Padro (Ressuprimento) Insumos j padronizados na Unidade com
compra frequente para manuteno da quantidade mnima em estoque.

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B) Material No Padro Materiais que no possuem estoque e que so
comprados para atendimento direto a uma demanda especfica. Precisam,
necessariamente, de uma aprovao da direo para aquisio.
C) Servios Trabalhos a serem realizados por empresas terceirizadas, devido a
impossibilidade do caso ser resolvido por equipe interna. Precisam, necessariamente,
de uma aprovao da direo para contratao.
D) Material Consignado (estoque) Materiais que pertencem as respectivas
empresas, porm, ficam alocados na Unidade para possvel utilizao. Pagamento
somente efetuado aps a utilizao do produto.
O produto somente solicitado para estoque se houver uma requisio da
equipe mdica responsvel e posteriormente uma autorizao formal da direo
mdica.
E) Material Transitrio Material direcionado para atendimento a uma cirurgia
especfica. Em caso de no utilizao, insumos so devolvidos empresa responsvel.

2.4- FORMAS DE COMPRA


Atualmente, existem duas formas utilizadas para efetivao das compras. So elas:
A) Contrato Condies comerciais pautadas em acordos formalizados
previamente junto ao respectivo fornecedor. Os contratos em vigor devero estar
disponveis em forma eletrnica em pasta compartilhada para visualizao de todos os
compradores.
B) Mercado Processo de cotao junto ao mercado fornecedor buscando o
menor preo possvel atendendo os requisitos de qualidade. As tomadas de preos podem
ser realizadas via e-mail e/ou plataforma eletrnica de compra. Respeitando as devidas
excees, OBRIGATRIO que este processo de compra tenha trs ou mais
fornecedores participantes.
Caber ao comprador, aps recebimento da proposta, a correta e tica avaliao
do fornecedor melhor capacitado tecnicamente e comercialmente para se tornar o
vencedor da tomada de preos.
C) Emergencial Esta forma de compra dever obedecer a data de entrega
informada pelo solicitante, no entanto, importante sempre tentar seguir a forma de
compra via contrato. A quantidade a ser adquirida dever ser unicamente para
atendimento da demanda emergencial.

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3- PRINCIPAIS FUNES DO SETOR DE COMPRAS

3.1- EFETIVAO/ELABORAO DOS PEDIDOS DE COMPRA


Cabe ao setor de compras, receber as solicitaes de compras, analisa-las
buscando a melhor relao custo-benefcio e transforma-la em pedidos de compras para
envio ao respectivo fornecedor responsvel pela entrega do produto. Este processo
formaliza o compromisso comercial entre a Unidade e o fornecedor.
O xito deste processo depende tambm das circunstncias e termos em que
foram realizados os procedimentos de solicitao da compra/servio.
A finalizao dos pedidos dever observar o cumprimento das etapas de definio
da modalidade de compra devida ao produto em questo (contrato ou mercado).

3.2- REALIZAO DE DILIGENCIAMENTO (FOLLOW-UP)


Aps o envio do pedido de compra ao fornecedor, existe um processo importante
e crtico que trata da efetiva entrega do produto. O papel da rea de compras finalizado
somente aps o recebimento do produto e a verificao de que est exatamente de acordo
ao que foi solicitado, tanto comercialmente quanto tecnicamente.
Realizar o follow-up consiste em dar continuidade ao relacionamento comercial
at que o produto seja entregue ao local de destino. Quanto a parte de servios, esta ao
trata da finalizao do trabalho contratado no menor tempo possvel e em acordo com o
escopo definido previamente.
Cabe, tambm, ao setor de Compras as devidas respostas ao setor de planejamento
aos controles de estoque/entrega dos produtos atravs dos documentos denominados
Lista Crtica e Previso Vencida.

3.3- PROSPECO E DESENVOLVIMENTO DE FORNECEDORES


Ao Departamento de Compras cabe a responsabilidade de desenvolver, manter e
ampliar o cadastro de fornecedores de tal forma que garanta empresa o fluxo contnuo
dos bens e/ou servios necessrios para sua operao, em quantidade e em qualidade.
A prospeco de novos fornecedores dever observar os seguintes critrios:
A) A empresa dever possuir toda documentao legal para funcionamento;
B) Condio comercial mais atrativa que o fornecedor j existente;
C) Possuir autorizao legal do fabricante para venda do produto.

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3.4- SOLICITAO DE MATERIAL CONSIGNADO TRANSITRIO (OPME)
funo da rea solicitar ao fornecedor todos os materiais consignados (OPME)
de maneira transitria para atendimento as cirurgias a serem realizadas na Unidade.
Esta solicitao ao fornecedor efetuada via e-mail e dever observar as
informaes de materiais e quantidades contidas no mapa cirrgico alimentado pelo setor
de Agendamento Cirrgico.

4- ALADAS DE APROVAO
De acordo com o escopo do processo institudo, o coordenador de compras a
figura responsvel pela autorizao da ordem de compra em sistema.
A aprovao final da compra s poder ser feita por um membro da diretoria.
O comprador somente possui mecanismos de enviar o pedido de compra ao
fornecedor se este processo estiver autorizado em sistema.

4.1- ORDEM DE COMPRA DE INSUMO COM CONTRATO CADASTRADO


Para este tipo de ordem de compra no h necessidade de aprovao em sistema,
uma vez que o contrato j est validado pelo coordenador da rea.
Ou seja, o pedido de compra importado respeitando as condies comerciais
que j constam no contrato. Qualquer mudana realizada na ordem de compra o sistema
entende que necessrio uma nova aprovao do coordenador.

4.2- ORDEM DE COMPRA DE INSUMO SEM CONTRATO CADASTRADO


Obrigatoriamente, todo o pedido gerado que no seja via contrato no sistema
necessita da autorizao do coordenador do setor. Esta autorizao primordial para a
continuao do processo de compra.
Caber ao coordenador verificar se o pedido de compra atende as melhores
condies comerciais e os requisitos tcnicos solicitados.

5- TICA NO PROCESSO DE COMPRAS


O conceito de tica refere-se a postura que o interlocutor da Empresa, no caso o
comprador, assume perante ao fornecedor ou prestador de servios.
Para este tema importante observar algumas ponderaes:

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A) A relao amistosa certamente ajuda e contribui para o relacionamento
comercial, porm, a distncia que delimita e garante a identidade de interesses das partes
deve ser preservada.
B) Favor uma moeda que no tem preo definido, deste modo, no pode ser
utilizado nesta relao.
C) A transparncia nas atitudes e o comprometimento com seu parceiro comercial
no so construdos pelas facilidades concedidas entre as partes e sim pelas oportunidades
de sempre participar dos processos em iguais condies e desenvolver diferenciais que o
credenciam perante os novos entrantes.
D) A pratica de solicitao de brindes ou afins extremamente proibido at
segunda ordem da direo da Unidade.
E) O comprador ao ingressar na empresa compromete-se automaticamente a zelar
pela confidencialidade das informaes s quais tem acesso e compartilhar da
responsabilidade pela garantia do sigilo das mesmas no relacionamento comercial junto
aos fornecedores.

6- AUDITORIA
Fica desde j definido que as determinaes acima podem ser checadas a qualquer
tempo, e que no caso de identificadas no conformidades em relao ao processo definido,
os responsveis estaro sujeitos a sanes administrativas.

7 GUARDA DE DOCUMENTOS
Fica definido que a documentao referente aos processos de compra dever
permanecer arquivada pelo perodo mnimo de 6 (seis) meses. Esta documentao
compreende as solicitaes de compra, cotaes obtidas por e-mail ou fax, registro de
cotaes obtidas por telefone e quaisquer outros documentos ou registros que tenham
servido de base para a efetivao das compras. Aps esse perodo, ser enviado para a
empresa encarregada pela guarda de nossos documentos.

8- COMPROMETIMENTO
Por estar ciente do contedo deste Manual de Compras, comprometo-me ao
cumprimento das normas aqui expostas, tornando-me responsvel por qualquer ato
contrrio a este regulamento, estando sujeito s penalidades administrativas cabveis.

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