MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ARCHIVO Y RESGUARDO DE DOCUMENTACION
UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
Artculo 1. OBJETIVO
El objetivo del Manual de Procedimientos de Archivo y Resguardo de Documentacin, es
establecer normas, procesos y responsabilidades para el manejo, resguardo y custodia de la
documentacin recibida o producida por la Unidad de Auditoria Interna del Ministerio de
Justicia.
Artculo 3 ALCANCE
El presente Manual de Procesos de Archivo y resguardo de Documentacin, es de estricto
cumplimiento por todos los funcionarios de la Unidad de Auditoria Interna del Ministerio de
Justicia.
Artculo 4 DEFINICIONES
Con el propsito de establecer claramente los conceptos inherentes al presente Manual de
Procedimientos de Archivo y Resguardo de Documentacin se incluyen definiciones como parte
componente del mismo.
Archivo
Conjunto orgnico de documentos producidos y/o recibidos por la unidad de Auditoria Interna
del Ministerio de Justicia.
Archivo Activo
Es el archivo de documentacin, resultado de los procesos de auditorias y procedimientos
operativos de la unidad que rene los documentos en forma ordenada y clasificada de la
gestin en ejercicio y es de continua utilizacin y consulta.
Archivo Pasivo
Es el archivo de documentacin de la unidad que rene los documentos en forma ordenada y
clasificada de gestiones pasadas. Esta documentacin ha ingresado en receso, no siendo ya
muy necesaria para el uso administrativo actual.
Esta documentacin podr ser transferida bajo registro y con los medios de control
correspondientes al Archivo Central del Ministerio de Justicia.
Archivo Central
Es aquel archivo al que se ha de transferir la documentacin desde los archivos pasivos de la
unidad y que debe conservarse de acuerdo a las normas y periodos de conservacin
establecidos.
Artculo 5 RESPONSABLE
El Jefe de la Unidad de Auditoria Interna a travs de un Memorando designar al inicio de
cada gestin al responsable de la conservacin y custodia de la documentacin generada por
la Unidad de Auditoria Interna.
Los archivos estarn ubicados en oficinas de la Unidad de Auditoria Interna, es decir, tendr
bajo su custodia archivos de documentos emitidos y recibidos relacionados con los
procedimientos, funciones y atribuciones determinados en los Manuales de Procesos y en el
Manual de Organizaciones y Funciones.
b) Todo trmite o proceso que fuera declarado pendiente, por falta de evaluacin u
conclusin de la auditoria deber ser archivado como documentacin activa.
ANEXO N 1
MINISTERIO DE JUSTICIA (Nombre del Funcionario)
UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA FORMULARIO DE SALIDA DE DOCUMENTACION
Fecha de
Nombre Solicitante rea Documentos Cantidad Fecha Motivo-Destino
Devolucin