Anda di halaman 1dari 6

Ministerio de Justicia Repblica de Bolivia

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ARCHIVO Y RESGUARDO DE DOCUMENTACION
UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
Artculo 1. OBJETIVO
El objetivo del Manual de Procedimientos de Archivo y Resguardo de Documentacin, es
establecer normas, procesos y responsabilidades para el manejo, resguardo y custodia de la
documentacin recibida o producida por la Unidad de Auditoria Interna del Ministerio de
Justicia.

Artculo 2. NORMATIVA APLICADA


Las Normas de Auditoria Gubernamental. Normas de Auditoria Financiera establecen en el
punto 224.12: Los papeles de trabajo son propiedad de la organizacin de auditoria.

La Norma 224.13. Establece: La organizacin de auditoria debe adoptar procedimientos para la


custodia y conservacin de los papeles de trabajo, debiendo ser protegidos para evitar la
revelacin no autorizada de su contenido y mantenerlos, como mnimo, por el periodo de tiempo
establecido por el ordenamiento jurdico administrativo y otras normas legales aplicables o por
la Contralora general de la Republica, el plazo que resulte mayor.

Artculo 3 ALCANCE
El presente Manual de Procesos de Archivo y resguardo de Documentacin, es de estricto
cumplimiento por todos los funcionarios de la Unidad de Auditoria Interna del Ministerio de
Justicia.

Artculo 4 DEFINICIONES
Con el propsito de establecer claramente los conceptos inherentes al presente Manual de
Procedimientos de Archivo y Resguardo de Documentacin se incluyen definiciones como parte
componente del mismo.

Archivo
Conjunto orgnico de documentos producidos y/o recibidos por la unidad de Auditoria Interna
del Ministerio de Justicia.

Archivo Activo
Es el archivo de documentacin, resultado de los procesos de auditorias y procedimientos
operativos de la unidad que rene los documentos en forma ordenada y clasificada de la
gestin en ejercicio y es de continua utilizacin y consulta.

Archivo Pasivo
Es el archivo de documentacin de la unidad que rene los documentos en forma ordenada y
clasificada de gestiones pasadas. Esta documentacin ha ingresado en receso, no siendo ya
muy necesaria para el uso administrativo actual.

Esta documentacin podr ser transferida bajo registro y con los medios de control
correspondientes al Archivo Central del Ministerio de Justicia.

Archivo de Valor Permanente


Es aquel archivo que consigna documentacin que por su valor histrico y por su valor o
inters estratgico para la Unidad de Auditoria Interna del Ministerio de Justicia, (Decretos,
Resoluciones y otras disposiciones legales) debe conservarse y mantenerse constantemente
actualizado.

Archivo Central
Es aquel archivo al que se ha de transferir la documentacin desde los archivos pasivos de la
unidad y que debe conservarse de acuerdo a las normas y periodos de conservacin
establecidos.

Manual de Procedimientos de Archivo y Resguardo de Documentacin de la Unidad de Auditoria Interna 1


Ministerio de Justicia Repblica de Bolivia
Este archivo recibe la documentacin transferida de la unidad con antigedad de cinco aos de
finalizada la gestin y la mantendr en custodia por el perodo que dispones las normas
legales.

Unidad de Archivo Central


Unidad dependiente de la Unidad Administrativa, encargada de administrar, conservar, proteger
y controlar el Archivo Central de la institucin y la documentacin bibliogrfica del Ministerio de
Justicia.

Artculo 5 RESPONSABLE
El Jefe de la Unidad de Auditoria Interna a travs de un Memorando designar al inicio de
cada gestin al responsable de la conservacin y custodia de la documentacin generada por
la Unidad de Auditoria Interna.

Paralelamente todos los funcionarios de la Unidad de Auditoria Interna del Ministerio de


Justicia son responsables del resguardo de la documentacin que se emite o ingresa a la
unidad.

Artculo 6 UBICACIN DE LOS ARCHIVOS


Los documentos que constituyen los Archivos de la Unidad de Auditoria Interna, son el
resultado de los trmites y procesos de auditorias en atencin de asuntos relacionados con el
control interno posterior de los procedimientos administrativos y operativos del Ministerio de
Justicia y de las entidades bajo tuicin.

Los archivos estarn ubicados en oficinas de la Unidad de Auditoria Interna, es decir, tendr
bajo su custodia archivos de documentos emitidos y recibidos relacionados con los
procedimientos, funciones y atribuciones determinados en los Manuales de Procesos y en el
Manual de Organizaciones y Funciones.

Por la naturaleza de la informacin confidencial contable y financiera, la Unidad de Auditoria


Interna dispone en sus propios ambientes de mobiliario adecuado y seguro para el
mantenimiento, custodia y archivo de esta documentacin de manera ordenada y completa para
evitar su dao o prdida.

Artculo 7 NORMAS DE ARCHIVO Y RESGURADO DE DOCUMENTACION


Para una eficiente administracin de la documentacin, se debern tomar en cuenta las
siguientes normas:

a) Los archivos de la Unidad de Auditoria Interna del Ministerio de Justicia estarn


desconcentrados en los diferentes tipos de auditorias sean esta financieras operativas u
especiales.

b) Todo trmite o proceso que fuera declarado pendiente, por falta de evaluacin u
conclusin de la auditoria deber ser archivado como documentacin activa.

c) La documentacin o legajos de auditoria, de acuerdo a su calidad de permanentes,


corrientes y/o resumen, debe archivarse en los lugares asignados de manera, ordenad y
completa con todos los antecedentes y la documentacin de respaldo, para su
conservacin y resguardo de dao o prdida.

d) Se elaboraran reportes o listados en los cuales se detalle claramente la documentacin


archivada debidamente codificada, considerando los tipos de documentacin: (Informes,
legajos, Normas y Reglamentos, etc.)

e) Las autoridades o funcionarios de las diferentes unidades organizacionales del


Ministerio, que requieran de alguna documentacin en calidad de prstamo, (Informes de
Auditoria, Evaluaciones de la Contralora y otros documentos) debern solicitar a travs
del formulario correspondiente (Anexo N 1), los mismos que sern autorizados por el Jefe
de la Unidad.

Manual de Procedimientos de Archivo y Resguardo de Documentacin de la Unidad de Auditoria Interna 2


Ministerio de Justicia Repblica de Bolivia

f) Toda salida de documentacin con cargo a devolucin, deber ser registrada en el


formulario elaborado para el efecto, estableciendo en forma detallada el nombre de la
persona solicitante, unidad o rea a la que pertenece, descripcin del documento,
cantidad (archivadores, folders, legajos, etc.) la fecha de salida y motivo de la solicitud, a
objeto de realizar el seguimiento y la devolucin consiguiente.

g) La Responsable de la custodia de la documentacin, al finalizar cada gestin deber


realizar un inventario y verificacin de toda la documentacin de respaldo, verificando el
correlativo de la correspondencia emitida y recibida.

h) De acuerdo al Manual de procesos de Archivo y resguardo de documentacin, del


Ministerio de Justicia, todas las unidades debelan mantener un archivo pasivo de la
documentacin de manera ordenada y completa durante dos aos posteriores a la
finalizacin de la gestin, debiendo transferir la custodia luego de este periodo, debiendo
transferir la custodia luego de este periodo a la unidad de Archivo Central, mediante
registro.

Considerando el mobiliario disponible en la unidad y el espacio reducido de las oficinas,


los papeles de trabajo se mantendrn en custodia por los menos de 3 aos.

Artculo 8 OBTENCIN DE COPIAS


Las copias de documentos archivados solo podrn ser obtenidas previa autorizacin de la
autoridad responsable de la autoridad responsables de la Unidad de Auditoria Interna, esto con
el propsito de evitar infidencias o fuga de informacin.

Artculo 9 PROCESO DE ENTREGA DE DOCUMENTACION A LA UNIDAD DE ARCHIVO


CENTRAL
La entrega de la documentacin de propiedad de la Unidad de Auditoria Interna a la Unidad de
Archivo Central se realizara en funcin al Manual de Procesos de Archivo y Resguardo de
Documentacin del Ministerio de Justicia.

Sin embargo, la documentacin transferida deber considerar la nota de remisin donde se


especifica en forma detallada la documentacin remitida para su verificacin que incluya:

a) Cartula indicando la propiedad de la Unidad de Auditoria Interna.


b) Documentacin clasificada por tipo de auditoria y por fecha, en orden correlativo.
c) Tipo de documentacin: interna y/o externa, despachada o recibida.
d) Clase de documentacin: Si es correspondencia, informes, evaluaciones, resoluciones,
documentacin confidencial y otros.
e) Otros detalles que la unidad de auditoria considere necesarios.

Manual de Procedimientos de Archivo y Resguardo de Documentacin de la Unidad de Auditoria Interna 3


Ministerio de Justicia Repblica de Bolivia

ANEXO N 1
MINISTERIO DE JUSTICIA (Nombre del Funcionario)
UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA FORMULARIO DE SALIDA DE DOCUMENTACION

Fecha de
Nombre Solicitante rea Documentos Cantidad Fecha Motivo-Destino
Devolucin

Manual de Procedimientos de Archivo y Resguardo de Documentacin de la Unidad de Auditoria Interna 4


Ministerio de Justicia Repblica de Bolivia

Manual de Procedimientos de Archivo y Resguardo de Documentacin de la Unidad de Auditoria Interna 5

Anda mungkin juga menyukai