Anda di halaman 1dari 13

3.

1 Sejarah Apotek De Latinos

Apotek De Latinos merupakan apotek swasta yang berdiri pada tanggal 01 Februari 2009
yang terletak di Cluster Centro Havana, Blok MA No.22, De Latinos, BSD City Tangerang
Selatan. Permodalan Apotek De Latinos seluruhnya berasal dari Pemilik Sarana Apotek (PSA)
yakni Dra. Betti Wedia, Apt yang juga selaku Apoteker Penanggungjawab Apotek (APA). APA
mempunyai wewenang penuh untuk mengelola semua kegiatan yang menyangkut kelangsungan
hidup apotek.
Sebagai sarana pelayanan kesehatan, apotek mempunyai dua fungsi yaitu unit pelayanan
kesehatan (non profit oriented) dan institusi bisnis (profit oriented). Apotek De Latinos didirikan
atas mimpi dan niat tulus Dra. Betti Wedia, Apt untuk Resign di usia 40 tahun, dan membuat
wirausaha untuk menciptakan lapangan kerja, Apotek ini juga didirikan dengan tujuan untuk
memberikan pelayanan kefarmasian kepada masyarakat, sebagai penyedia obat, perbekalan
farmasi, memberikan pemanfaatan mutu, dan sebagai penunjang informasi obat kepada
masyarakat khususnya pada warga sekitar De Latinos. Seorang APA dalam menjalankan profesi
Apoteker di apotek tidak hanya pandai sebagai penanggung jawab teknis kefarmasian saja,
melainkan juga dapat mengelola apotek sesuai dengan prinsip-prinsip bisnis yang dapat
memberikan keuntungan kepada pihak-pihak yang memiliki kepentingan tanpa harus
menghilangkan fungsi sosialnya di masyarakat.
Apotek De Latinos merupakan apotek dengan status bangunan gedung sendiri dengan
Pemilik Sarana Apotek (PSA) Dra. Betti Wedia, Apt. Apotek De Latinos menjalin kerjasama
dengan berbagai apotek dan klinik, dokter, serta upaya mengembangkan dan menjalankan
usahanya.
Faktor yang mempengaruhi berkembangnya Apotek De Latinos salah satunya adalah
adanya resep yang berasal dari beberapa dokter praktek yang ada di sekitar apotek. Sarana
apotek dalam hal ini adalah bangunan, perlengkapan apotek dan perbekalan farmasi yang
menunjang pelaksanaan dan fungsi apotek. Luas bangunan yang sesuai dengan kebutuhan dan
cukup efisien untuk menyelenggarakan kegiatan di apotek.

3.2 Sumpah dan Kode Etik Profesi Apoteker yang Terkait Bidang Farmasi
Perapotekan
Apotek De Latinos memiliki seorang Apoteker yang menjabat sebagai Apoteker
Pengelola Apotek yang telah memiliki Surat Ijin Apotek dan telah mengucapkan sumpah. Kode
etik Apoteker memuat kewajiban-kewajiban seorang Apoteker. Apotek De Latinos dalam
memenuhi kewajibannya terhadap pasien, Apoteker memberikan kebebasan kepada pasien
dalam memilih obat dan menghormati pilihan pasien serta memberikan informasi obat kepada
pasien. Kewajiban Apoteker terhadap rekan sejawat diwujudkan dengan saling menghormati dan
menghargai Apoteker lain. Menjalin hubungan yang baik dengan dokter, baik dalam hal
konfirmasi mengenai tulisan dalam resep dan keadaan pasien merupakan salah satu kode etik
Apoteker terhadap tenaga kesehatan lainnya.

3.3 Struktur Organisasi Apotek De Latinos


Dalam menetapkan struktur organisasi sebuah Apotek, dapat disesuaikan dengan tingkat
kebutuhan dan besarnya volume aktivitas Apotek, sehingga Apotek yang volume aktivitasnya
masih kecil dapat saja menggunakan bentuk struktur organisasi yang lebih sederhana dengan
melakukan perangkapan fungsi kegiatan, selama resiko kerugian dapat dihindari dan
dikendalikan.
Struktur organisasi di Apotek De Latinos tersusun secara jelas dapat dilihat pada gambar
dibawah ini :

Pelaksanaan pelayanan kefarmasian di apotek menjadi tanggung jawab Apoteker yang


dibantu oleh personalia yang mempunyai tugas dan tanggung jawab masing-masing sehingga
pelayanan dapat sejalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Pelayanan kefarmasian sebagai bagian dari kegiatan Apotek De Latinos dalam sehari-
harinya dilaksanakan oleh 4 karyawan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab masing-
masing.

Susunan personalia Apotek De Latinos adalah sebagai berikut:


Apoteker Pengelola Apotek (APA) : 1 orang
Asisten Apoteker : 3 orang
Pembantu umum : 1 orang
Pembagian tugas dan wewenang masing-masing karyawan harus tersusun dengan baik
demi mendukung kelancaran pengelolaan apotek dalam memberikan pelayanan obat kepada
masyarakat sehingga dapat membuat apotek lebih maju dan berkembang.
Tugas, tanggung jawab dan wewenang masing-masing personalia di Apotek De Latinos
adalah sebagai berikut :

1. Apoteker Pengelola Apotek (APA)


a. Tugas dan kewajiban APA adalah :
i. Memimpin seluruh kegiatan apotek, termasuk mengkoordinir dan mengawasi
jalannya kerja karyawan serta membagi tugas dan tanggung jawabnya.
ii. Mengatur dan mengawasi penyimpanan dan kelengkapan teknis farmasi terutama
di ruang peracikan.
iii. Menyesuaikan buku harga dan kalkulasi harga obat yang akan dijual sesuai
dengan kebijaksanaan yang ditetapakan.
iv. Membina serta memberikan petunjuk teknis kefarmasian kepada karyawan,
terutama dalam memberikan informasi kepada pasien.
v. Menyusun laporan manajemen dan pertanggungjawaban bersama bagian
administrasi.
vi. Memperbaiki pelayanan dan kemajuan apotek serta mempertimbangkan usul dan
saran dari karyawan.

b. Tanggung jawab APA


i. Bidang keuangan : penggunaan secara efisien, pengamanan dan kelancaran.
ii. Bidang persediaan dan pengadaan barang termasuk diantaranya ketertiban, penyimpanan,
pemeliharaan dan keamanannya dalam bidang suplai barang.
iii. Bidang personalia : ketentraman kerja, efisien waktu kerja dan strategi pengembangan
apotek.
iv. Bidang umum : kelancaran, penyimpanan dan pengamanan dokumen-dokumen.
2. Assisten Apoteker
a. Tugas dan wewenang AA :
i. Membantu APA dalam kegiatan pelayanan resep dan obat-obat bebas.
ii. Mencatat dan membuat laporan keluar masuknya obat-obat generik, psikotropika,
narkotika.
iii. Laporan obat habis dicatat pada buku defecta.
iv. Menyusun resep-resep sesuai nomor urut dan tanggal kemudian di bendel dan
disimpan.
v. Menerima obat yang telah dipesan, mencocokkan jumlah obat, nomor batch, dan
tanggal ED yang ditulis di faktur sesuai dengan kenyataannya, kemudian
mencatatnya dibuku pembelian.
vi. Keluar masuknya obat dicatat serta menyusun obat-obatan dirak dan dipelayanan
secara alfabet.
vii. Apabila dalam keadaan yang darurat maka dapat menggantikan posisi yang lain
seperti kasir dan juru resep.
viii. Asisten Apoteker bertanggung jawab dan berwenang melaksanakan tugas
kefarmasian dan membantu APA dalam mengelola keuangan, kegiatan penjualan
dan pengelolaan barang.

b. Tanggung jawab AA :
Bertanggung jawab kepada APA sesuai dengan tugas yang diserahkan.

3. Pembantu Umum
Bertanggung jawab menjaga kebersihan apotek dan keamanan apotek serta
membantu melayani pendaftaran pasien di apotek.

3.4 Administrasi dan Keuangan

1. Administrasi

Administrasi di Apotek De Latinos dilakukan oleh bagian administrasi sesuai dengan


petunjuk atau instruksi APA, meliputi :

1.1 Pembukuan Defecta


Pembukuan di Apotek De Latinos dikelola setiap hari secara teratur, dilakukan oleh
administrator. Buku untuk mencatat sediaan farmasi yang habis dan sebagai pedoman dan
perencanaan pemesanan obat.

1.2 Buku Pembelian

Buku untuk mencatat pembelian barang, yang berisi : tanggal, nama PBF dan nomor
faktur, nama barang, nomor batch, ED, satuan barang, jumlah barang, harga, diskon (%),
bonus, PPN, harga satuan dan harga diskon, jumlah total dan keterangan.

1.3 Buku Harga Beli

Buku untuk pedoman pembelian barang atau sebagai pembanding untuk pembelian obat,
yang berisi : nomor urut, nama sediaan farmasi dan harga beli dari PBF dan disusun
secara alfabetis.

1.4 Buku Daftar Harga

Buku yang digunakan untuk mengethui harga masing-masing obat, yang meliputi :
nomor urut, nama sediaan farmasi, dan harga masing-masing sediaan farmasi yang tersusun
secara alfabetis.

1.5 Buku Faktur Lunas

Buku yang digunakan untuk pembukuan semua faktur, yang berisi : nomor, tanggal
faktur, nomor faktur, tanggal terima barang, nama PBF, jumlah, keterangan, nama barang.

1.6 Buku Penerimaan Resep

Buku yang digunakan untuk mencatat penerimaan resep tiap harinya, meliputi : nomor,
tanggal, jumlah resep, jumlah rupiah, nama dokter dan pasien
2. Surat Pesanan (SP)
Surat pesanan merupakan lampiran tertulis untuk memesan atau membeli obat atau
sediaan farmasi lain yang meliputi: tempat dan tanggal pesanan, tujuan PBF, nomor surat, jumlah
satuan dan kemasan, nama barang, tanda tangan APA serta stempel apotek. Surat ini dibuat
rangkap dua, yang asli untuk PBF yang dituju dan yang satu untuk arsip apotek. Obat-obat
narkotik dipesan dengan menggunakan SP yang khusus ditujukan untuk PBF Kimia Farma,
pemesanan obat psikotropika juga menggunakan blanko khusus. Surat pesanan obat narkotika
dan psikotropika terdiri dari 3 lembar dimana 2 lembar untuk PBF dan 1 lembar untuk apotek.

1. Map Faktur Hutang

Map ini digunakan untuk menyimpan faktur yang belum dibayar. 2. Map Resep

Map ini digunakan untuk menyimpan resep. Resep disusun menurut nomor resep dan
tanggal resep.

3. Map Faktur Lunas

Map yang digunakan untuk menyimpan faktur asli yang telah dibayar. 4. Kartu
Obat/Kartu Stock

Kartu yang digunakan untuk mencatat keluar masuknya obat, yaitu setiap mengambil obat
harus dicatat dalam kartu stock. Kartu stock ini berisi nama obat, nama pabrik, tanggal, obat
masuk, obat keluar, sisa obat, ED, keterangan.

5. Salinan Resep

Merupakan salinan untuk meyalin resep yang belum diberikan atau untuk diulang.

6. Kartu Stelling

Kartu yang digunakan untuk sediaan narkotika dan psikotropika. Kartu ini untuk mencatat
keluar masuknya obat narkotika dan psikotropika.
7. Laporan

Laporan yang dibuat Apotek De Latinos adalah sebagai berikut : a. Laporan


Narkotika

Laporan ini dibuat setiap bulan selambat-lambatnya tanggal 10 bulan berikutnya dans
dibuat dua rangkap dua dengan melihat buku pencatatan narkotika. Laporan tersebut memuat
data : nama apotek dan alamtnya, saldo awal, pemasukan (dari PBF/apotek lain), pengeluaran,
serta saldo akhir. Laporan ini untuk kepala dinas kesehatan kota Surakarta dan arsip apotek.
Untuk Dinas Kesehatan, laporan ini berguna untuk merekap penggunaan narkotika sehingga
diketahui jumlah kebutuhan sebagai dasar untuk rencana pengadaan periode berikutnya.

b. Laporan Psikotropik

Laporan psikotropik dibuat setiap 1 tahun sekali dan dibuat rangkap duan dengan melihat
buku pencatatan psikotropika. Laporan tesebut memuat data : nama apotek dan alamatnya,
saldo awal, pemasukan (dari PBF/apotek lain), pengeluaran, serta saldo akhir. Laporan ini
untuk kepala dinas kesehatan, laporan ini berguna untuk merekap penggunaan psikotropik
sehingga diketahui jumlah kebutuhan sebagai dasar untuk rencana pengadaan periode
berikutnya.

3. Perpajakan

Pajak yang dibayar oleh Apotek De Latinos antara lain :

a. Pajak penghasilan pasal 21

b. Pajak penghasilan pasal 25

c. Pajak pertambahan nilai

d. Pajak bumi dan bangunan


e. Pajak reklame

4. Keuangan

Pengeluaran biaya Apotek De Latinos tiap bulannya meliputi : pembelian sediaan farmasi,
gaji karyawan, pajak dan keperluan harian apotek. Pendapatan dan pengeluaran setiap harinya
dibuat oleh bagian administrasi, begitu juga untuk laporan bulanan.

5. Penggajian dan Kesejahteraan Karyawan

Sistem gaji karyawan Apotek De Latinos secara umum berpedoman pada

hal-hal berikut :

a. Besar gaji ditentukan oleh Pemilik Sarana Apotek (PSA) APA sesuai dengan aturan IAI
dan kesepakatan

b. Besar gaji sesuai dengan besarnya tanggung jawab.

c. Gaji karyawan meliputi gaji pokok dan tuslah yang besarnya tergantung dari jumlah
resep yang masuk.

E. Bangunan

Bangunan Apotek De Latinos sudah memenuhi syarat yang telah ditetapkan antara lain:
atap dari genteng dan tidak bocor, dinding kuat dengan permukaan rata dan mudah dibersihkan,
penerangan cukup, tidak lembab, ruangan mempunyai ventilasi, dan sistem sanitasi yang baik.

Bangunan Apotek De Latinos terdiri dari :

1. Ruang tunggu yaitu tempat yang disediakan untuk pasien menunggu antrian.
2. Ruang pelayanan obat, ruang untuk menerima resep dan penyerahan obat yang sekaligus
tempat pembayaran/kasir.

3. Ruang peracikan obat

4. Ruang untuk praktek dokter anak.

5. Ruang parkir

F. Jam Kerja Apotek De Latinos

Jam kerja Apotek De Latinos dilaksanakan setiap hari Senin sampai dengan Sabtu, buka
dari jam 06.30 21.00 WIB yang terbagi menjadi dua shift, yaitu shift pagi jam 06.30-14.00 dan
shift sore jam 14.00 - 21.00 WIB. Serta pada hari Minggu dan hari libur nasional buka mulai dari
jam 08.00 15.00 WIB.

G. Sistem Pengelolaan Apotek De Latinos

Kegiatan administrasi pada pagi hari meliputi pengontrolan tiap-tiap item obat sisa,
pemesanan obat yang sudah habis, menerima faktur, melakukan SP, pendokumentasian faktur
yang msauk, melayani inkaso, keuangan, pencatatan obat yang terjual, pengelolaan resep dan
OWA. Kegiatan pelayanan resep dan penjualan obat bebas serta OWA dilakukan dengan
mengutamakan kepentingan konsumen atau pasien. Resep yang masuk setiap hari kemudian
dikumpulkan dan dibukukan, sedangkan resep yang mengandung narkotika dan psikotropika
diberi garis merah dan selalu ditulis di kartu stock. Pengelolaan resep meliputi penerimaan resep,
prescribing, pemberian harga, pengambilan obat, peracikan, pembuatan bentuk atau sediaan,
pencampuran obat untuk melayani resep dari dokter serta menyerahkan pada pasien. Kegiatan di
Apotek De Latinos meliputi: pengadaan, penjualan dan administrasi. Laporan pemasukan
keuangan setiap harinya berdasarkan pada nota penjualan OWA dan HV yang kemudian
diserahkan kepada APA. Pengelolaan keuangan dilakukan oleh bagian administrasi dibantu oleh
TTK. Pengeluaran biaya Apotek De Latinos tiap bulannya meliputi: pembeliaan sediaan farmasi,
gaji karyawan, pajak dan keperluan harian apotek.
Pembahasan

Pengelolaan apotek dilakukan oleh apoteker yang senantiasa harus memiliki

kamampuan menyediakan dan memberikan pelayanan yang baik, mengambil keputusan yang

tepat, kemampuan berorganisasi antar profesi, mampu menempatkan diri dalam situasi

multidisipliner, mengelola SDM secara efektif, memberikan pendidikan dan peluang untuk

meningkatkan pengetahuan. Apotek sebagai salah satu bentuk sarana pelayanan kesehatan yang

berkewajiban untuk menyediakan dan menyalurkan obat dan perbekalan farmasi lainnya yang

dibutuhkan masyarakat, dimana apotek tidak lagi digunakan sebagai usaha yang hanya mencari

keuntungan dalam aspek bisnis semata tapi juga harus memperhitungkan kepentingan

masyarakat banyak dalam hal aspek sosial. Apoteker bertanggung jawab pada semua kegiatan

yang ada di apotek baik secara teknis maupun non teknis. Dalam kegiatan tersebut Apoteker

dibantu oleh Asisten Apoteker dan Non Asisten Apoteker.

Sumber daya manusia yang dapat mempengaruhi pelayanan kefarmasian di

apotek adalah karyawan atau tenaga kerja yang cukup menunjang kegiatan pelayanan

kefarmasian, karyawan yang ramah, responsif, murah senyum, cepat, tepat, berpakaian rapi,

bersih, dapat dipercaya dan mau bekerja sama serta mudah berkomunikasi dan berinteraksi

dengan pasien, karyawan juga harus memiliki pengetahuan, keterampilan dan pengalaman yang

sesuai dengan pekerjaannya.

Apotik Surya husada sebagai unit pelyanan kesehatan dibidang farmasi buka selama

14 jam sehari dibagi dalam 2 shift. Jam kerja tiap shift yaitu 06.30-14.00 dan jam 14.00-21.00

kecuali hari minggu jm 09.00-15.00. tiap karyawan memiliki tugas dan wewenang yang sudah

ditetapkn dan hal ini sangat perlu diperhatikan untuk berjalanya yang efisien.

Pengadaan dan pembelian perbekalan farmasi di Apotek Surya Husada dilakukan

secara selektif dengan mempertimbangkan persediaan barang yang menipis. Setiap


persediaan/perbekalan farmasi yang menipis atau habis maka petugas akan mengisi di buku

defecta.

Petugas pengadaan barang akan memesan barang berdasarkan buku defecta sedangkan

jumlah yang akan di pesan berdasarkan persediaan yang menipis serta seringnya pemakaian

dalam resep. Persediaan barang yang terlalu banyak di apotek mempunyai resiko yang tinggi,

oleh karena itu di Apotek Surya Husada persediaan barang tidak terlalu banyak jumlahnya untuk

setiap item agar tidak terjadi penimbunan barang yang mengakibatkan dana tidak berputar dan

agar dapat digunakan secara efektif.

Perbekalan farmasi yang dipesan setelah diperiksa selanjutnya disimpan di tempatnya masing-

masing. Sistem penyimpanan perbekalan farmasi di Apotek Surya Husada telah sesuai dengan

peraturan dan persyaratan penyimpanan obat, karena diletakkan pada rak berdasarkan bentuk

sediaan, dan sistem penyusunannya secara alfabetis sehingga memudahkan karyawan dalam

mencari obat-obat yang dibutuhkan. Sistem penyimpanan obat yang diterapkan di Apotek Surya

Husada yaitu sistem First In First Out (FIFO). Hal ini dilakukan dengan harapan agar tidak

terjadi barang rusak/kadaluarsa. Bila ada barang yang rusak/kadaluarsa maka akan diusahakan

penukarannya. Pengembaliannya dilakukan sesuai perjanjian yang telah disetujui dengan PBF

yang bersangkutan baik untuk obat bebas, obat bebas terbatas, dan obat keras.

Pelayanan yang diberikan meliputi pelayanan obat dengan resep dokter. Selain itu

Apotek Surya Husada memberikan pelayanan obat bebas, pelayanan obat wajib apotek,

pelayanan obat tradisional, kosmetika dan alat kesehatan. Apotek Surya Husada juga

menyediakan barang lain selain perbekalan farmasi untuk menunjang kebutuhan pasien yang lain

antara lain, susu, dan minuman.

Administrasi penjualan di Apotek Surya Husada meliputi data penjualan dari pelayanan

resep, Obat Wajib Apotek (OWA), pelayanan obat bebas dan bebas terbatas. Data administrasi
ini dilaporkan dalam bentuk laporan pendapatan harian. Selain membuat laporan pendapatan

harian, bagian administrasi juga membuat laporan bulanan, mengurusi kas kecil yang digunakan

untuk biaya operasional Apotek Surya Husada. Penggunaan kas kecil meliputi pembayaran

BBM, listrik, telepon, alat tulis kantor dan lain-lain.

Kualitas pelayanan kefarmasian pada dasarnya bertumpu pada upaya pemenuhan

kebutuhan dan keinginan pelayanan serta ketepatan penyampaian untuk mewujudkan harapan

pelanggan. Jadi kualitas pelayanan kefarmasian tergantung pada kemampuan apotek dalam

memenuhi harapan pelanggan secara konsisten.

Harga menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi kepuasan pelanggan. Kenaikan atau

penurunan harga secara tiba-tiba dapat menurukan rasa kepercayaan pasien terhadap apotek.

Hampir semua pasien mencari harga murah. Oleh karena itu apotek yang memiliki kriteria itu

sering menjadi incaran banyak pasien, dalam menentukan harga jual obat banyak hal yang

dijadikan pertimbangan, salah satunya adalah harga jual di apotik sekitar. Harga jual sebaiknya

tidak jauh lebih mahal dan juga tidak jauh lebih murah agar persaingan tetap sehat.