Anda di halaman 1dari 10

LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI

LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR


PENGENDALIAN DOKUMEN

NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN


SOP-LSP-017 02 1/9
TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014

DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH


KASUBBAG MANAJEMEN MUTU KA LSP

AULIANSYAH LUBIS, S.I.K., M.H. Drs. SUROTO, M.Si.


AKBP NRP 72070520 KOMBES POL. NRP.65040678

1. Tujuan
Untuk memastikan agar sistem pengendalian dokumen baik yang masuk maupun
keluar ke LSP Polri dapat terkendali sesuai dengan pedoman administrasi yang
berlaku di lingkungan Polri.

2. Ruang Lingkup
Ruang lingkup SOP ini meliputi:
2.1. Dokumen internal mulai dari pembuatan dokumen baru/perubahan dokumen
lama (revisi), pengesahan, penggandaan, pendistribusian, penyimpanan dan
pemusnahan.
2.2. Dokumen eksternal mulai dari penerimaan, pendistribusian dan
penyimpanan.

3. Pedoman
3.1. Undang-undang Nomor 2 tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik
Indonesia.
3.2. Peraturan Kapolri Nomor 15 Tahun 2007 tentang Naskah Dinas di
Lingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia;
3.3. Peraturan Kapolri Nomor 21 Tahun 2010 tentang Susunan Organisasi dan
Tata Kerja Satuan Organisasi Pada Tingkat Mabes Polri.
LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI
LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR


PENGENDALIAN DOKUMEN

NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN


SOP-LSP-017 02 2/9
TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014

3.4. Keputusan Kapolri Nomor : Kep/314/V/2010 tanggal 19 Mei 2010 tentang


jadwal retensi arsip non kepegawaian dan non keuangan Kepolisian Negara
Republik Indonesia.
3.5. Pedoman BNSP 201 tahun 2014 tentang Penilaian Kesesuaian Persyaratan
Umum Lembaga Sertifikasi Profesi
3.6. Pedoman BNSP 202 tahun 2014 tentang Pembentukan Lembaga Sertifikasi
Profesi
3.7. Panduan Mutu LSP Polri.
3.8. Standar Internasional ISO 9001:2008.

4. Pengertian

Pengendalian dokumen adalah kemampuan LSP Polri untuk mengidentifikasi


dokumen-dokumen ISO 9001 yang dimilikinya.

4.1. Dokumen adalah informasi (bahan keterangan) yang disimpan dalam suatu
media pendukungnya (dalam bentuk soft copy maupun hard copy);
4.2. Dokumen internal adalah dokumen yang merupakan produk administrasi dari
suatu kegiatan/pekerjaan yang dilakukan oleh LSP Polri dalam rangka
penerapan sistem penjaminan mutu. Dokumen internal berupa:
a. Panduan Mutu;
b. Pedoman Kerja;
c. Prosedur Kerja (SOP);
d. Formulir;
e. Sertifikat;
f. Rekaman (laporan kegiatan), dan lain-lain.
4.3. Retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip atas dasar
nilai guna yang dikandung di dalamnya;
LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI
LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR


PENGENDALIAN DOKUMEN

NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN


SOP-LSP-017 02 3/9
TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014

4.4. Dokumen eksternal adalah dokumen yang merupakan produk administrasi


badan/lembaga/satuan kerja lain dari luar LSP Polri dapat berupa standar,
pedoman atau peraturan.

5. Alat
5.1. Komputer.
5.2. Lemari dokumen.
5.3. Mesin scanner, printer dan foto copy.
5.4. Berbagai alat tulis kantor untuk mendukung terlaksananya pengendalian
dokumen.

6. Prosedur

6.1. Usulan Pembuatan Dokumen Baru/Perubahan Dokumen Internal


6.1.1. Bagian yang terkait mengusulkan rencana pembuatan/perubahan
dokumen kepada Sekretariat ISO disertai dengan alasan
pembuatan/perubahan.
6.1.2. Usulan pembuatan/perubahan dokumen dilakukan dengan
menggunakan Formulir Usulan Pembuatan/Perubahan Dokumen.
Jika diperlukan lampirkan draft dokumen yang diinginkan beserta
formulir usulan.
6.1.3. Kasubbag Manajemen Mutu meneruskan usulan tersebut kepada Ka
LSP Polri.
6.1.4. Ka LSP Polri memerintahkan Kasubbag Manajemen Mutu untuk
menyelenggarakan rapat pembahasan usulan pembuatan/perubahan
dokumen untuk membahas hal-hal yang perlu direview meliputi:
LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI
LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR


PENGENDALIAN DOKUMEN

NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN


SOP-LSP-017 02 4/9
TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014

a. Apakah pembuatan/perubahan dokumen baru memang


diperlukan
b. Kebenaran informasi yang tertera di dalamnya
c. Apakah pembuatan/perubahan dokumen tersebut mempengaruhi
dokumen yang lain
d. Apakah persyaratan ISO 9001 yang terkait tidak hilang
6.1.5. Setelah semua bagian menyetujui usulan pembuatan/perubahan
dokumen, Kasubbag Manajemen Mutu membuat Berita Acara hasil
rapat pembahasan untuk disetujui dan ditandatangani oleh seluruh
peserta rapat.
6.1.6. Berita Acara hasil rapat pembahasan diserahkan kepada Kasubbag
Manajemen Mutu dan ditindaklanjuti.
6.1.7. Apabila pembahasan usulan pembuatan/perubahan dokumen
dinyatakan tidak diperlukan, usulan tidak diproses.

6.2. Pengesahan dan Distribusi Dokumen Internal


6.2.1. Setelah dokumen selesai dibuat, Kasubbag Manajemen Mutu segera
meminta pengesahan kepada pihak-pihak terkait sesuai dengan
Penomoran dan Pengesahan Dokumen.
6.2.2. Setelah dokumen selesai ditandatangani, Subbag Manajemen Mutu
memberikan stempel master dokumen dengan stempel ASLI warna
merah.
6.2.3. Memperbanyak dokumen sesuai dengan Daftar Distribusi Dokumen.
Stempel dokumen copy dengan stempel SALINAN TERKENDALI
warna hijau.
6.2.4. Mendistribusikan dokumen dan menarik dokumen revisi dengan
Formulir Distribusi Dokumen.
LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI
LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR


PENGENDALIAN DOKUMEN

NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN


SOP-LSP-017 02 5/9
TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014

6.2.5. Melakukan update Daftar Induk Dokumen.


6.2.6. Melakukan penyimpanan Dokumen sesuai dengan Daftar Induk
Dokumen.

6.3. Penerimaan, Distribusi dan Penyimpanan Dokumen Eksternal


6.4.1. Jika ada dokumen eksternal yang diterima, maka bagian Sekretariat
ISO meregister dokumen dalam Daftar Induk Dokumen.
6.4.2. Mendiskusikan dengan Kasubbag Manajemen Mutu mengenai
distribusi dokumen tersebut. Menuliskan dalam kolom keterangan
daftar distribusi dokumen tersebut.
6.4.3. Mendistribusikan dokumen dengan Formulir Distribusi Dokumen.
6.4.4. Melakukan penyimpanan Dokumen sesuai dengan Daftar Induk
Dokumen.

7. Pemeliharaan Alat
7.1. service komputer enam bulan sekali;
7.2. service mesin penghancur kertas setahun sekali;
7.3. pengisian tinta printer komputer tiga bulan sekali;
7.4. pengisian tinta stempel enam bulan sekali;
7.5. pemeliharaan lemari dokumen setahun sekali;
7.6. pemeliharaan peralatan kantor lainnya.

8. Unit Terkait
Ka LSP Polri, Kasubbag Manajemen Mutu, Para Subbag, dan Urmin

9. Jadwal Retensi Arsip


(Terlampir)
LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI
LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR


PENGENDALIAN DOKUMEN

NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN


SOP-LSP-017 02 6/9
TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014

JADWAL RETENSI ARSIP

NON KEPEGAWAIAN DAN NON KEUANGAN


LSP POLRI

RETENSI
AKTIF INAKTIF
NO JENIS ARSIP KET
UNIT
TAUD
PENGOLAH
1 2 3 4 5
A. PERANGKAT LUNAK
1. PANDUAN MUTU SAMPAI 3 TAHUN PERMANEN
DENGAN
PEMBAHARUAN
2. PEDOMAN UJI KOMPETENSI SAMPAI 3 TAHUN PERMANEN
DENGAN
PEMBAHARUAN
3. SKEMA SERTIFIKASI SAMPAI 3 TAHUN PERMANEN
DENGAN
PEMBAHARUAN
4. MATERI UJI KOMPETENSI (MUK) SAMPAI - MUSNAH
DENGAN
PEMBAHARUAN
5. PRODUK STANDAR KOMPETENSI SAMPAI 3 TAHUN PERMANEN
DENGAN
PEMBAHARUAN
6. MODUL-MODUL PELATIHAN SAMPAI 3 TAHUN PERMANEN
DENGAN
PEMBAHARUAN
7. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) SAMPAI 3 TAHUN PERMANEN
DENGAN
PEMBAHARUAN
8. HTCK SAMPAI 3 TAHUN PERMANEN
DENGAN
PEMBAHARUAN

B. PENYELENGGARAAN PELATIHAN 2 TAHUN 3 TAHUN MUSNAH


1. PELATIHAN PENERAPAN DOKUMEN
PELATIHAN ASESOR LISENSI
PELATIHAN ASESOR KOMPETENSI
PELATIHAN VERIFIKASI TUK
LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI
LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR


PENGENDALIAN DOKUMEN

NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN


SOP-LSP-017 02 7/9
TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014
LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI
LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR


PENGENDALIAN DOKUMEN

NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN


SOP-LSP-017 02 8/9
TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014

1 2 3 4 5
PELATIHAN SUN STANDAR KOMPETENSI
PELATIHAN MASTER ASESOR
PELATIHAN LEAD ASESOR

C. NOTULEN 1 TAHUN 2 TAHUN MUSNAH

D. AKREDITASI LEMBAGA SELAMA 10 TAHUN PERMANEN


BERLAKU
1. SURAT PERMOHONAN AKREDITASI
2. LAPORAN HASIL VERIFIKASI
3. BERITA ACARA VERIFIKASI
4. SURAT KEPUTUSAN PENETAPAN AKREDITASI
5. SERTIFIKAT LISENSI
6. LAPORAN AKREDITASI LEMBAGA

E. SERTIFIKASI SDM SELAMA 10 TAHUN PERMANEN


BERLAKU
1. SURAT PERMOHONAN SERTIFIKASI
2. LAPORAN HASIL VERIFIKASI
3. BERITA ACARA VERIFIKASI
4. SURAT KEPUTUSAN PENETAPAN SERTIFIKASI
5. SERTIFIKAT KOMPETENSI
6. LAPORAN SERTIFIKASI INDIVIDUAL

F. SISTEM INFORMASI DIKLAT SELAMA 10 TAHUN PERMANEN


BERLAKU
1. DATA LEMBAGA DIKLAT (TUK)
2. DATA PRASARANA DIKLAT
3. DATA PENYELENGGARA DIKLAT
4. DATA PENDIDIK/WIDYAISWARA
5. DATA PROGRAM DIKLAT

G. REGISTRASI SERTIFIKAT SELAMA - PERMANEN


BERLAKU
1. SURAT PERMOHONAN KODE REGISTRASI
2. BUKU REGISTRASI
3. SURAT PENYAMPAIAN KODE REGISTRASI

1 2 3 4 5
H. PERENCANAAN 1 TAHUN 2 TAHUN MUSNAH
LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI
LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR


PENGENDALIAN DOKUMEN

NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN


SOP-LSP-017 02 9/9
TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014

1. TAHUNAN
2. PENYELENGGARAAN PELATIHAN
a. SURAT PERINTAH PESERTA
b. SURAT PEMANGGILAN PESERTA
c. SURAT PERINTAH TIM PENYELENGGARA
d. SURAT PERMOHONAN NARASUMBER
e. PANDUAN PELATIHAN
f. MATERI PELATIHAN
g. DAFTAR HADIR PESERTA, NARASUMBER
DAN PENYELENNGARA PELATIHAN
h. FORMULIR-FORMULIR TERKAIT PELATIHAN

I. LAPORAN DAN EVALUASI SELAMA - PERMANEN


BERLAKU
1. PELATIHAN
2. ALUMNI PASCA PELATIHAN
LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI
LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR


PENGENDALIAN DOKUMEN

NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN


SOP-LSP-017 02 10/9
TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014

10. Mekanisme

1. Usulan Pembuatan
Dokumen Baru /
Perubahan
Dokumen Internal
2. Pengesahan dan
Distribusi Dokumen
Internal

3. Penerimaan,
Distribusi dan
Penyimpanan
Dokumen
Eksternal