Anda di halaman 1dari 10

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG


Manajemen kantor sering disebut Administrasi kantor adalah keseluruhan kegiatan
penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tata usaha sebuah organisasi agar proses
tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan.
Manajemen kantor adalah aktivitas mengelola dan membuat keputusan.
Manajemen kantor dilihat dari segi manajemen merupakan kegiatan :
1. Merencanakan.
2. Mengorganisasikan.
3. Mengarahkan.
4. Mengendalikan.
5. Mengoordinasikan
6. Mengawasi.
7. Menyempurnakan.
8. Menertipkan ketatausahaan.
Batasan Manajemen Kantor.
1. Jasa
2. Jabatan
3. Gedung kantor
4. Ruang kerja.
5. Biro.
Manajemen kantor dilihat dari sudut sasaran adalah segala kegiatan penataan yang
ditujuhkan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan dalam system perkantoran
untuk mencapai sasaran organisasi.

Aktivitas Kantor terbagi atas :


1. Kegiatan komunikasi.
2. Kegiatan kalkulasi.
3. Pengelolaan Warkat.
4. Penyusunan Laporan.
5. Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin.
Di samping itu ada aktivitas tambahan yang juga dianggap penting yaitu :

1
1. Menulis.
2. Mengarsip.
3. Mencek.

2. FUNGSI KANTOR
Fungsi Kantor terdiri atas :
1. Penerima Informasi.
2. Pencatatan Informasi.
3. Penyusunan Informasi.
4. Pemberian Informasi.
5. Perawatan Aktiva.
Rekors dan reports
Records ialah pernyataan fakta atau pendapatan tertulis yang penting untuk kebutuhan masa
depan sebagai bahan pengambilan keputusan dan sebagai bahan perbandingan.
Untuk bagian produksi, kantor menyimpan catatan mengenai pembelian bahan baku, jam
kerja masing-masing pegawai, perlengkapan yang digunakan, catatan biaya mesin, pemeliharaan,
penyusutan, catatan inventaris, dan jumlah unit produksi.
Untuk bagian marketing menyimpan catatan gaji dan komisi bagian penjualan, volume
penjualan masing-masing penjual menurut daerah penjualan, barang-barang yang laku dan yang
dikembalikan oleh konsumen.
Mengenai personil dicatat data personil, kualifikasi, golongan gaji, pengalaman kerja dalam
perusahaan, masa pengusulan naik pangkat dsb.
Koresponden
Manajemen kantor bertanggung jawab mengawasi komunikasi tertulis, khususnya surat
menyurat. Sepertiga pekerjaan kantor mengenai komunikasi tertulis, surat menyurat, surat
masuk, surat keluar, koresponden antar departemen, dan memo.
o Pengiriman dan penerimaan surat
Memusatkan penanganan surat-surat melalui pos adalah suatu prinsip tanggung jawab yang yang
baik dan terpusat. Sebab surat masuk dan surat keluar harus diatur dengan baik. Surat keluar dan
masuk diberi agenda atau nomor surat sehingga mudah dicari bila diperlukan dan di arsipkan.
Sistem arsip seringkali menggunakan kode dalam tiga macam bentuk, yaitu :
1. Sistem alphabetic, dilakukan dengan menggunakan huruf abjad, dengan mengelompokkan unit
perunit.

2
2. Sistem numeric, dengan menggunakan angka, dikelompokkan dengan nomor tertentu. Missal
kode 00 : urusan umum, 10 : personalia, 20 : pemasaran, dsb.
3. Sistem alphanumeric, gabungan penggunaan abjad dan angka. Misalnya, S201 : urusan
Bandung, dsb.

3. KEPEMIMPINAN MANAJEMEN
Kepemimpinan adalah proses untuk mempengaruhi kegiatan kelompok yang terorganisasi
dalam upaya untuk menetapkan dan mencapai tujuan. Agar pemimpin ini kuat tanggap akan
dunia lain maka seorang pemimpin harus mengetahui perubahan-perubahan yang akan terjadi
antara lain.
1.Perubahan diri pemimpin.
2.Perubahan masalah.
3.Perubahan tehnik informasi.
4.Perubahan lingkungan
5.Perubahan ruang lingkup
6.Perubahan teknologi.

Tugas pemimpin yang utama adalah :


1. Membuat keputusan.
Keputusan dalam arti umum reaksi atas stimulasi oleh karena itu reaksi hanya berdasarkan gerak
hati atau hasil pikiran yang dipertimbangkan. Jadi keputusan itu adalah kemungkinan-
kemungkinan yang akan terjadi masa yang akan datang atau yang sedang terjadi.
2. Menetapkan sasaran.
Sasaran harus ditentukan dengan kokoh, spesifik, berkiblat pada hasil dan mengandung imbalan.
1. Memilih dan mengembangkan petugas.
2. Mengadakan komunikasi.
3. Memberikan motivasi.
4. Pengawasan pelaksana.

Jenis- jenis keputusan.

1. Keputusan teknis (dilakukan oleh petugas, mandor)


Ruang lingkup terbatas, biasanya untuk kebijaksanaan yang diambil untuk masalah rutin.
2. Keputusan operatif (dilakukan oleh manajer pelaksana)

3
Keputusan yang dilakukan berhadapan langsung pada karyawan.
3. Keputusan eksekutif (dilakukan oleh pimpinan pelaksana)
Lebih bersifat pedoman pelaksanaan yang sifatnya strategis.
4. Keputusan manajerial (dilakukan oleh manajer puncak)
Keputusan yang bersifat strategi organisasi, rencana induk, kebijkan umum, pola umum tentang
sistim kerja.
4. Kualifikasi pokok manajer kantor.

1. Kualifikasi pribadi
Seorang manajer kantor harus memiliki imajinasi, sabar, keinginan bekerjasama, berinisiatif,
terbuka, loyal dan memiliki rasa humor. Penelitian menunjukkan sopan dan integritas adalah
karakteristik yang sangat menarik untuk manajer kantor.
Harus mampu memimpin, mampu berpikir, dan merencanakan dan melihat dari segala aspek
organisasi tidak secara terpisah-pisah. Selain memiliki kemampuan secara administratif juga
menjadi seorang penjual, menjual ide yang anda miliki dapat kepada top management dan
mempengaruhi teman sejawat.
2. Pendidikan dan latihan.
3. Pengalaman

5. Kebutuhan Sekretaris dalam Bisnis


Sekretaris adalah pekerja professional, sekretaris berhubungan rapat dengan karyawan,
mengawasi pekerja personil lainnya, dan bertanggung jawab terhadap banyak pekerjaan
administrative yang penting.
Ada bermacam-macam sekretaris, seperti personal secretary, private secretary, business
secretary, dan executive secretary. Personal secretary diperlukan untuk melakukan pekerjaan
dirumah seperti businessmen yang sudah pension, actor dan penulis. The private secretary
diperlukan sebagai pembantu eksekutif dalam perusahaan besar untuk mengelola koresponden
dan mengawasi pekerjaan administrative.
Pekerjaan secretary antara lain, mencatat pesan-pesan eksekutif, mengedit, mengawasi
pegawai, urusan korespondensi, kearsipan, tugas-tugas sosial, menerima telepon, sebagai
resepsionis, dan berbagai pekerjaan administratif lainnya.
6. Hal hal yang berhubungan dengan kantor.

4
Menurut Betty L. Schroeder dan Diane Routhier Graf dalam bukunyan yang berjudul
office System and Administration, menguraikan ruang lingkup administrasi kantor. Meliputi :
1. Office Technology
Mencakup hal-hal sebagi berikut :
a. Data/information Processing, memproses data dan teknologi.
b. World/Information Processing.
c. Communication Technology, meliputi telepon, telekomunikasi dan sebagainya.
d. Records Management technology, Computer system.
e. Ergonomic
2. Office Administrations
Mencakup antara lain :
a. Business Travel.
b. Reference Materials, bahan-bahan referensi penting, fasilitas riset, dsb.
c. Conference and meetings.
d. Information production, internal and external distribution.
e. Documen production, bahan-bahan dokumen, mengenali dokumen, memproduksi dokumen.
f. General Office Procedures, meliputi perencanaan, organisasi dan supervise.
g. Written Communication, meliputi surat menyurat, membuat proofreading, mengedit surat, copy
dan membuat abstrak.
h. Oral Communications, mencakup pembuatan pidato, sambutan, menerima, dan member kritik,
menjadi pendengar yang efektif.

7. Beberapa hal penting sehubungan dengan administrasi kantor.


A. Ergonomics
Ergonomics adalah suatu studi ilmiah tentang hubungan karyawan dengan lingkingan fisik
termasuk didalamnya hubungan dengan kantor dan segala peralatan serta system yang
digunakan. Pengaturan ergonomics memudahkan karyawan langsung menggunakan peralatan
kantor, tersedianya alat tulis, material, yang mudah dicapai. Segenap elemen yang memberik
pengaruh psikologis, fisik, logis, sosiologis berpengaruh pada sikap dan performance dari
karyawan termasuk ergonomics.
Faktor ergonomics dilihat dari segi :
1. Efek psikologis, misalnya :
Perabot kantor dan perlengkapannya dihubungkan dengan luas ruangan yang tersedia, harus
dapat mengurangi kelelahan pada saat menggunakannya.
Cahaya/ventilasi dan penggunaan lampu ruangan akan membuat karyawan lebih senang dan
betah bekerja.
Kondisi temperature, kelembaban udara dalam ruangan, larangan tidak boleh merokok.
Faktor suara, kebisingan dalam kantor akan mengganggu suasana kerja.
2. Efek phisiologi, misalnya :

5
Ukuran tinggi, besar, berat dari perabot kantor harus disesuaikan dengan keadaan jabatan
dan karyawan yang akan menggunakannya.
Pengaturan letak dari perabot, jarak dekat atau jauh dari jangkauan karyawan perlu
diperhatikan. Seperti letak telepon, letak komputer, printer dsb.
3. Efek sosiologis, misalnya :
Adanya pengelompokan pekerja, dan system informasi yang cepat dan efektif mencapai
masing-masing kelompok pekerja.
Perhatian terhadap pembentukan spesialisi, penyediaan ruangan khusus, sehingga dapat
menjaga hal-hal yang bersifat pribadi dan rahasia perusahaan mempunyai pengaruh sosiologis.
4. Efek komunikasi, misalnya :
Perhatikan alat komunikasi kantor, apakah selalu berhadapan, face to face atau
menggunakan electronic communication, seperti telepon intern, computer, modem, papan
pengumuman, dsb.
B. Pengaturan Business Travel
business travel adalah perjalanan bisnis, perusahaan biasanya menyediakan anggaran tertentu
untuk bepergian dalam rangka bisnis. Secretaries yang mengurus kegiatan business travel harus
paham dan mengerti seluk beluk biro perjalanan, kendaraan yang akan digunakan, pemesanan
tiket pesawat, dsb. Maka sekretaris harus memiliki brosur - brosur terbaru dan siap digunakan
sebai informasi yang valid, atau memiliki daftar telpon yang siap dihubungi untuk segala macam
informasi.
Beberapa hal penting harus diperhatikan dalam pengaturan business travel, yaitu :
1. Organisasi dan Prosedur travel.
2. Persiapan Itinerary
3. Tipe Perjalanan
4. Dokumen yang dibawa
5. Tindak lanjut.
C. Konferensi atau Konvensasi pertemuan
Konferensi atau Konvensasi didefinisikan sebagai pertemuan formal dari sekelompok orang
dengan tujuan tertentu. Konferensi ini disponsori oleh sebuah lembaga atau perushaan.
Meetings atau rapat.

6
1. Pengertian manajemen personalia
Manajemen personalia dapat diartikan sebagai suatu kegiatan merencanakan, mengarahkan,
dan mengkoordinasikan semua pekerjaan yang menyangkut pegawai, mencari pegawai, melatih
atau mengorganisasi dan melayani mereka.
Tujuan manajemen persoanalia secara efisien dan memungkinkan pegawai menggunakan
segala kemampuan, minatnya dan kesempatan untuk bekerja sebaik mungkin. Ini menjadi
tanggung jawab dari para menejer, mandor, dan supervisor dalam berbagai lapangan operasi
bisnis.
2. Pentingnya manajemen personalia
Depatemen personalia mengatur masalah personalia, adapun fungsi departemen personalia
adalah :
Memilih tenaga kerja yang sesuai dengan jabatannya.
Tenaga yang dipilih harus dilatih dengan baik.
Harus menciptakan kondisi kerja yang menunjang moral pekerja dan produktivitas tinggi.
Antara tugas kerja dan balas jasa harus seimbang.
Menyusun job description yaitu rumusan tertulis didasarkan pada analisa jabatan tertentu.
Mencakup :
Nama pekerja
Tempat bekerja, dan hubungan dengan pekerja lainnya
Peralatan/mesin yang akan digunakan
Deskripsi fisik dan mental yang harus disyaratkan untuk melakukan pekerjaan
Kondisi kerja, dan
Kewajiban tanggung jawab karyawan.

3. Transfer, Promotion dan Separation


Transfer artinya memindahkan pegawai dari satu posisi ke posisi lain, tetapi tdak menambah
beban kerja, tanggung jawab, keahlian dan balas jasa. Karyawan harus dimutasi sedemikian rupa
agar tidak bosan tempat yang sama selama-lamanya.

7
Promosi artinya memindahkan karyawan keposisi baru, yang menyebabkan prestise dan
tanggung jawabnya lebih besar. Promosi akan mendorong karyawan bertahan dalam perusahan,
mereka tidak akan pindah keperusahaan lain.

4. Bidang Garapan Manajemen Personalia


Secara rinci ruang lingkup atau berbagai kegiatan manajemen personalia yaitu :
4.1 Analisa jabatan
4.2 Mencari tenaga kerja
4.3 Melaksanakan seleksi
4.4 Mengadakan latihan
4.5 Mengadakan mutasi dan promosi
4.6 Memberikan kompensasi
4.7 Motivasi
4.8 Menjaga suasana kerja dan disiplin
4.9 Menjaga hubungan, konflik dan komunikasi.
4.10 Pendelegasian
4.11 Organisasi karyawan
4.12 Pemberhentian, pension, pemutusan hubungan kerja

5. Manajemen Tenaga kerja


Teori manajemen ilmiah menyatakan bahwa pendekatan terhadap tenaga kerja harus diukur
secara ilmiah, prestasinya diteliti secermat mungkin, dan disiplin kerja diberlakukan secara ketat.
Lebih lanjut pandangan diatas diungkapkan dalam teori-teori sebagai berikut :
5.1 Teori X dan Teori Y
5.2 Teori pola A dan pola B
5.3 Evolusi total Quality Management
5.4 Konsep kaizen
6. Menjaga Moral karyawan
Beberapa factor yang mempengaruhi moral karyawan ialah :
Jaminan kesehatan
Keselamatan
Absen

7. Humam Relations dan Human Resources Management


Humam Relations adalah salah satu kegiatan kepemimpinan yang menekankan kepada
elemen manusia.
Dalam kepemimpinan muncul berbagai gaya kepemimpinan seperti :
Parcitipative leadership, yaitu gaya kepemimpinan demokrasi yang memberikan persoalan
kepada karyawan dan mengajak karyawan ikut memecahkan persoalan tersebut.
Contingency leadership, yaitu gaya kepemimpinan yang disesuaikan dengan situasi. Jadi
gaya kepemimpinan disini disesuaikan dengan situasi yang dihadapi saat itu.

8
Hal-hal yang menyangkut karir manajemen adalah :
Kesempatan promosi.
Artinya, karyawan menempati posisi baru yang lebih tinggi, biasanya diimbangi dengan bayaran
dan tantangan yang lebih besar.
Pemberhentian sementara.
Pemberhentian sementara ataupun permanen mungkin terjadi karena mundurnya kegiatan
perusahaan, performans karyawan kurang baik, kurang kualifikasi dalam jabatan, atau ada
tuntutan baru dalam perusahaan yang tidak dapat dipenuhi karyawan.
Pemutusan Hubungan Kerja Secara Missal (PHK).
Adalah pengurangan karyawan secara besar-besaran, karena situasi ekonomi makrotidak
mengizinkan, atau perusahaan menderita kerugian dan pendapatan perusahaan yang lagi
menurun.
Pensiun.
Adalah masa akhir dalam karir manajemen. Kadang-kadang perusahaan memberikan insentif
bagi karyawan yang ingin cepat pension, jika hal itu menguntungkan perusahaan.

BAB III
KESIMPULAN dan SARAN

1. Kesimpulan

Sebagaimana yang telah dijelaskan diatas bahwa banyak sekali hal yang berhubungan dengan
administrasi kantor tersebut tetapi ada salah satu hal yang mana menjadi salah satu satu tombak
yang dapat mempengaruhi dari hasil atau kinerja kegiatan kantor tersebut adalah Komunikasi
kantor, yang didalamnya memuat penyampaian informasi dari seseorang/mesin kepada pihak lain
yaitu unsur pengirim berita, informasi, sarana, isyarat, penerima.
Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada
umumnya ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi
perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing) dan
fungsi pengendalian (controlling). Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing
(pembentukan staf). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu

9
menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang
maksimal.

2. Saran
Adapun saran dari penyusun adalah perlu adanya perbaikan, perbaikan tambahan dari
pembaca untuk kesempurnaan dalam pembuatan makalah ini, selain itu pula hendaknya pembaca
perlu mengetahui manajemen serta mengimplementasikannya di setiap organisasi.

BAB IV
DAFTAR PUSTAKA

Alma, Buchari. 2006. Pengantar Bisnis. Bandung : Alpha Bea.


//www.4shared.com/file/67505840/5f5e4041/MATERI__ADMINISTRASI__PERKANTORAN.htm
l

10