Lectura 3 - Aplicación de Sistemas Administrativos PDF

Unidad 2: Aplicacin de sistemas administrativos
2.1. Sistema de Abastecimiento

Para medir la competitividad de las organizaciones se habla de la necesidad de mantener
e incrementar su cuota de mercado. En funcin de ello un factor que incide de manera directa es
la capacidad de producir a bajo costo y con calidad.
Lo anterior implica, en consecuencia, la habilidad para abastecer al sistema de produccin

de insumos que cumplan con las especificaciones necesarias que se le exigen a nuestros
productos y/o servicios.
Por ello se torna una tarea fundamental de los directivos de las organizaciones dirigir y
coordinar el proceso de adquisicin de los insumos necesarios para cumplir con las ventas.
La planificacin de lo anterior guarda una relacin directa con las funciones de compras y
manejo de inventarios. El concepto se sustenta en que cada uno de los materiales que se integran
a la cadena de produccin, tenga la calidad requerida e ingresen en el momento adecuado para
asegurar el cumplimiento del ciclo operativo con el objetivo de reducir al mnimo el nivel de
inventario.
Una gestin exitosa en estos aspectos permite a las organizaciones:

Asegurar un normal flujo de materiales para la produccin.
Asegurar la posibilidad de distribucin de los productos a los mercados establecidos
como objetivos.
Controlar los gastos y costos para optimizar el uso de los recursos financieros
invertidos en las compras y gestin de los inventarios.
Contar con stocks mnimos que aseguren el cumplimiento de las ventas
presupuestadas.
Asegurar la calidad de los productos y/o servicios mediante una adecuada compra de
materiales.
Localizar fuentes alternativas de aprovisionamiento.
Mantener bajos los niveles de inmovilizacin de stocks.
Informacin til y confiable para otras reas de la organizacin.
2.1.1. Relaciones con los dems sistemas

As es que el sistema de abastecimiento tiene una estrecha relacin con otras reas de la
organizacin a saber:
Con la direccin general: se relaciona mediante la fijacin de polticas generales,
procedimientos y anlisis de tendencias y cambios del entorno.
Con produccin: se relaciona mediante la informacin de plazos de entrega, costos de
las materias primas, calidad y disponibilidad de materiales y fuentes de
aprovisionamiento.
Con ingeniera de producto: se relaciona en el desarrollo y la adecuacin de productos
y tecnologas.
Materia: Sistemas de Informacin para las Organizaciones -1-

Profesor Jorge H. Cassi
Con finanzas: se relaciona en la fijacin de polticas de financiacin de las compras y
los requerimientos de fondos para cancelar las obligaciones contradas por la
adquisicin de materiales.
Con recepcin y almacenes: se relaciona en el establecimiento de las pautas
necesarias para la administracin de la logstica de movimientos y la coordinacin de
necesidades de espacio, segn la planificacin de las entregas.
Con contabilidad: se relaciona en el control de inventario, costeo de materiales y
valorizacin de stocks.
2.1.2. Decisiones estratgicas en las compras

Existen asimismo, decisiones de carcter estratgico que deben tomarse al momento de
comprar, en pos de asegurar el aprovisionamiento de los bienes que la empresa necesita para
cumplir con las ventas planificadas, ellas son:
Desarrollar una planificacin estratgica de las fuentes de aprovisionamiento teniendo
en cuenta para ello tanto los mercados nacionales como internacionales.
Analizar y decidir acerca de la conveniencia de fabricar o comprar, la certificacin
necesaria de aluno o todos los proveedores, planificacin de la capacidad, control de
proveedores.
Solicitar y analizar ofertas, negociar y establecer estrechas relaciones con los
proveedores para hacer ms eficiente las contrataciones de las fuentes de suministro.
Coordinar el transporte, la recepcin de insumos, el control y manejo de los inventarios,
analizar las devoluciones o rezagos con el objetivo de llevar adelante una eficiente
administracin de los inventarios.
2.1.3. Tipos de compras

Segn el tipo de organizacin, sus caractersticas internas y su estructura las compras
podrn desarrollarse de manera centralizada, descentralizada o centralizada descentralizada.
En el primer caso hablamos de una gestin de compras administrada por una sola rea
dentro de la organizacin con el propsito de implementar polticas unificadas en la gestin de
adquisicin de los suministros. En el segundo caso, tenemos la caracterstica de que cada sector,
o alguno de ellos, realizarn las adquisiciones que prev utilizar. Y por ltimo las compras
centralizadas descentralizadas se dan cuando una organizacin posee, por lo general, varias
plantas fabriles en diferentes zonas geogrficas donde existe por tanto un rea de compras que
gestiona las adquisiciones de los insumos comunes a todas y luego cada una de las plantas
existentes lleva adelante la administracin de la compra de suministros especficos para cada una.
Las compras pueden clasificarse, segn el tipo de bien que se adquiere, o el mecanismo
que se utiliza para ello, en:
Compras normales: hacen referencia a aquellas adquisiciones de materiales que se

realizan para poder cumplir con el ciclo normal de aprovisionamiento de insumos en el
mercado local para el abastecimiento del ciclo productivo. Se incluyen dentro del
presupuesto general y en consecuencia son de consumo habitual de la organizacin.

Compras normales en el exterior: constituyen importaciones de bienes y/o servicios
para poder cumplir con el ciclo normal de aprovisionamiento de insumos en el mercado
local para el abastecimiento del ciclo productivo. Se incluyen dentro del presupuesto
general y en consecuencia son de consumo habitual de la organizacin. Es comn en
estos casos la creacin de alianzas estratgicas que beneficien la posibilidad de
compartir tecnologa y generar procesos productivos ms flexibles.
Compras menores o por fondo fijo: constituyen adquisiciones de insumos que por su
bajo monto se realizan por el fondo fijo asignado a cada una de las distintas reas de
una organizacin. No se encuentran incluidas en el presupuesto general por lo que su
compra se realiza en el momento en el que surge la necesidad.
Compras de bienes de uso: son adquisiciones destinadas a incorporar activos fijos a

una organizacin. Se encuentran reflejadas en el presupuesto de capital.
Compras por licitaciones: son las compras cuyo proceso se caracteriza por incluir un
concurso competitivo abierto. Estos llamados a licitacin pueden ser cerrados o
abiertos. Constituye una metodologa muy utilizada para la gestin de las compras en
el mbito gubernamental.
Compras de servicios: constituyen contrataciones de servicios necesarios para apoyar

el proceso productivo. Por ejemplo: servicios de limpieza, mantenimiento de edificios,
maquinaria, entre otros. Puede confeccionarse para ello una orden de compra por cada
contratacin, si bien lo ms habitual es que cuando se trata de prestadores habituales
de servicios se confeccione una orden de compra abierta por un determinado periodo
de tiempo que se afectara cada vez que el servicio sea requerido.
2.1.4. Documentacin en el sistema de compras

Los documentos que se manejan en el sistema de abastecimiento y que sern
mencionados en el tpico denominado procedimientos general de compras, son:
Solicitud de compras
Pedidos de cotizacin a proveedores
Cotizaciones autorizadas
Ordenes de Compra
Registro de seguimiento de Orden de compra
Partes de recepcin de mercadera
Informe de inspeccin de calidad
Recepcin de Remito o factura del proveedor
2.1.5. El control en las compras

Las compras se controlan a travs de la redaccin de normas de control interno, como las
que se exponen a continuacin:
SEPARACIN DE FUNCIONES: es esencial que el rea de compras se encuentre

funcionalmente separada del rea que recepciona los bienes y del rea que los

registra, de manera que por oposicin de intereses se genere un control mutuo que
evite errores o intentos de fraude.
DETERMINACION DEL NIVEL DE COMPRAS: permite controlar eficientemente el

nivel de los inventarios trabajando con stocks mximos, stocks mnimos y punto de
pedido.
PEDIDOS DE COTIZACIONES: evitar ataduras a un nico proveedor con el propsito

de mejorar las condiciones de tiempo y formas de las compras.
ADJUDICACIN DE LAS COMPRAS: permitir que todos los proveedores que hubieren
cotizado sean evaluados por criterios objetivos y previamente establecidos, evitar el
favoritismo.
RECEPCIN DE LAS MERCADERAS: cumplimentar la orden de compra en cantidad,

calidad y tiempo solicitado.
SEGUROS DE LAS MERCADERAS EN TRNSITO: obtener cobertura frente a

eventuales roturas y/o prdidas.
SEGUROS DE LAS MERCADERAS EN ALMACENES: obtener cobertura frente a

eventuales roturas y/o prdidas.
REGISTRACIN: incorporar al patrimonio los materiales adquiridos y actualizar

inventarios.
DOCUMENTACIN: dejar registro de cada una de las instancias del proceso.
AUDITORA OPERATIVA: garantizar que las compras se desarrollan ajustndose a las

normas fijadas por la alta direccin.
ARCHIVOS: tener resguardo de los documentos utilizados sean estos propios de o

apoyo a otras reas intervinientes.
2.1.6. Procedimiento general de compras

Los lmites del proceso constituyen:
Lmite inicial: deteccin de la necesidad de comprar.
Lmite final: registracin de los bienes y/o servicios adquiridos.
1. Deteccin de la necesidad de comprar

La planificacin de las compras en toda organizacin se encuentra estrechamente ligada a
la estimacin de la demanda que la misma realiza. Es as que la planificacin de la produccin de
una empresa implica transformar las cantidades de unidades de productos y/o servicios a entregar
a los clientes en un periodo de tiempo en necesidades especificas de materias primas, productos
elaborados y semielaborados necesarios para atender a la demanda.
A ello debe sumarse el anlisis y gestin de las polticas de inventario que desee
implementarse, teniendo en cuenta:

La necesidad de equilibrar la oferta y la demanda utilizando los inventarios como
colchn entre el mercado meta y la produccin; de manera que ello nos permita hacer
frente a incumplimientos en las entregas de los proveedores, retrasos propios del
proceso de fabricacin y cambios bruscos en el aumento de la demanda.
La permanente bsqueda de optimizacin en la economa de las compras mediante la
adecuada gestin de las cantidades suficientes para beneficiarse con descuentos por
cantidad.
Reuniendo esta informacin los directivos de las organizaciones estarn en condiciones de

elaborar su PLAN DE COMPRAS y decidir:
Qu se debe comprar
Cunto se debe comprar
Cundo se debe comprar
Qu pedidos deben hacerse.
En consecuencia podemos observar que el circuito normal de abastecimiento de una

organizacin se pone en marcha con el PLAN DE COMPRAS. Ello permite elaborar el
presupuesto de las cantidades de productos que debern fabricarse, la gestin de inventarios, la
necesidad de mano de obra, entre otros.
El presupuesto de produccin consta de tres elementos a saber:

Presupuesto de materias primas y materiales
Presupuesto de mano de obra
Presupuesto de gastos de fbrica
El punto ptimo de re-pedido ser, entonces aquel volumen que nos permite la reposicin
de los elementos considerados crticos antes de que se vean agotadas sus existencias al menor
costo administrativo, dado que no debemos olvidar que cada colocacin de una orden de compra
lleva consigo un costo administrativo asociado.
Para calcular este volumen deben tenerse en cuenta:

El ciclo de venta de los productos.
El nmero ptimo de productos para sustentar el ciclo de ventas (promedio de ventas
para satisfacer los pedidos de los clientes).
El tiempo que insume la colocacin de una nueva orden de compra.
El tiempo que debemos cubrir con las existencias en inventario frente a cambios
inesperados en el nivel de demanda.
As el proceso del sistema de abastecimiento se inicia cuando se llega al punto ptimo de

re-pedido, constituyendo ste, el momento en el cual debe colocarse un pedido nuevo.
El procedimiento del primer mdulo implica:
ENTRADAS ARCHIVOS PROCESO SALIDAS

Presupuesto de Inventarios. Programacin de Plan de compras
produccin Estndares de la produccin en unidades
consumo

2. Requerimientos de aprovisionamiento al sector de compras
Alcanzado el punto de re-orden Almacenes emite una solicitud de compras, que una vez
autorizada, se enva al sector de compras para la reposicin de insumos.
El procedimiento del segundo mdulo implica:

Plan de compras Inventarios. Verificacin de Solicitud de
Solicitudes de existencias compras
compras
3. Bsqueda y seleccin de proveedores

El sector de compras recibe las solicitudes de compras y con ellas consulta los catlogos
de los proveedores habituales de la organizacin. Lo importante en esta etapa es no ajustarse
siempre a los proveedores habituales sino establecer como rutina la bsqueda permanente de
nuevos proveedores que puedan ofrecernos mejores condiciones de precio, calidad, pago, plazos
de entrega, capacidad tcnica y de produccin, permanencia en el mercado, fiabilidad,
posibilidades futuras de evolucin, posibilidades futuras de asociaron, entre otros aspectos.
Posterior al anlisis de proveedores, compras emitir los pedidos de cotizacin a los

proveedores seleccionados en virtud de recibir un detallado informe de los datos mencionados en
relacin a cada proveedor.
En este mdulo, compras tiene como tarea fundamental la recepcin de las cotizaciones y
el control de las fecha fijadas como plazo mximo para realizar dichas cotizaciones.
El procedimiento del tercer mdulo implica:

Solicitud de Proveedores Seleccin de los Pedidos de
compras Pedidos de proveedores a cotizacin
cotizaciones cotizar
Cotizaciones
4. Evaluacin de las cotizaciones de los proveedores

Cuando existan ms de una cotizacin se observara en primera instancia que todas ellas
cumplan con los requisitos fijados en los pedidos de cotizacin. En esta etapa intervienen distintos
factores en la negociacin con los proveedores a saber:
Calidad
Precio
Garantas y servicios
Tiempos de entrega
Condiciones financieras
Finalizada la negociacin con los proveedores, compras autoriza la cotizacin que cumpla
con los requisitos previamente establecidos.
El procedimiento del mdulo cuatro implica:

Cotizaciones Datos de proveedores Anlisis y Cotizaciones
Pedidos de seleccin de las autorizadas
cotizaciones cotizaciones
Cotizaciones
5. Adjudicacin de las compras

Teniendo en cuenta la cotizacin autorizada, compras emite la orden de compras. Esta
ltima constituye el documento por el cual proveedor y comprador se comprometen a respetar las
condiciones pactadas. Las principales funciones de la orden de compra son:
Ser el convenio formal entre comprador y proveedor.
Informar a los diversos sectores que intervienen en este proceso para que cada uno de
ellos pueda cumplir eficientemente su rutina en el ciclo de las compras.
La orden de compra obliga por tanto al proveedor a entregar las mercaderas pautadas en
la forma y los tiempos acordados, y al comprador a cancelar la obligacin contrada por la
adquisicin de los bienes solicitados.
Como ya se mencionara las rdenes de compras podrn ser individuales o generales. Las
primeras, se hacen para comprar las cantidades determinadas de mercaderas que en ellas se
especifican, y se cancelan una vez decepcionados los bienes. Las segundas, en cambio, se
confeccionan para cubrir las necesidades de un material o servicio determinado por un periodo
prolongado de tiempo. A medida que se van requiriendo nuevas partidas del bien o del servicio se
van generando rdenes de compras parciales que afectan a la orden de compra general.
Una vez que se emite la orden de compras deber enviarse al proveedor quien deber
aceptarla en forma fehaciente y expresa.
El procedimiento del quinto mdulo implica:
ENTRADAS ARCHIVOS PROCESOS SALIDAS

Cotizaciones Proveedores. Emisin de la orden Orden de
autorizadas Cotizaciones. de compra. compras.
Orden de compra. Informacin a los
sectores
intervinientes.
6. Seguimiento de los pedidos

En pos de asegurar el suministro de los materiales y/o servicios requeridos, teniendo en
cuenta y en acuerdo a los tiempos pautados, se seala en la orden de compra la primera fecha en
la que se deber contactar al proveedor.
Todos los contactos que se generen como as tambin las modificaciones que de los
mismos se apliquen a la orden de compras deben registrarse en el registro de seguimiento de
compras.
En esta instancia ser de vital importancia:

Analizar las rdenes de compras pendientes de entrega.

Verificar si existen materiales ya recibidos de los que queda pendiente la aprobacin de
calidad.
Analizar las existencias a la luz de los programas de produccin.
Determinar la existencia de materiales pendientes de ingreso a los almacenes
Agilizar los pedidos en trmite.
Solicitar una calificacin de los servicios de los proveedores como mecanismo de
control de su cumplimiento.
El procedimiento del sexto mdulo implica:
ENTRADAS ARCHVOS PROCESOS SALIDAS

Ordenes de Proveedores. Seguimiento de las Registro de
compra Ordenes de compras rdenes de compras. seguimiento de
pendientes de entrega. Informacin a los las rdenes de
restantes sectores compras.
involucrados.
7. Recepcin e inspeccin de los bienes

El rea de recepcin de una organizacin es la que interviene en la recepcin de la
mercadera, en virtud de que es ella quien teniendo un contacto directo con el exterior asegura
que el acceso de la mercadera se de de acuerdo a lo planificado.
Para ello es fundamental que este sector se encuentre informado de las fechas de entrega
y el tipo de transporte que le permita organizar y planificar la descarga, manipuleo, control de
calidad y traslado a almacenes de los materiales adquiridos.
Para ello el rea de recepcin lleva adelante un procedimiento que implica:

Recepcin de los embarques y confeccin del parte de recepcin.
Control de si se cumplen los requisitos fijados en la orden de compra.
Firma del remito como constancia de aceptacin o rechazo del mismo y posterior
comunicacin a compras.
Inspeccin de los materiales recibidos o colocacin en el remito de recibido a revisar
en caso de que la mercadera por sus caractersticas requiera de un procedimiento
mas complejo para su inspeccin.
Informe y envi del parte de recepcin y e informe de calidad a las restante reas
intervinientes.
Registracin de la recepcin y entrega de los bienes a almacenes.
Archivo de las rdenes de compras cumplimentadas.
El procedimiento del sptimo mdulo implica:

Remito del rdenes de Recepcin y control. Parte de recepcin
proveedor compras Entrega de los bienes Remito conformado
pendientes. inspeccionados. Informe de
Informe de inspeccin de
inspeccin de calidad.
calidad.

8. Almacenamiento
Almacenes es la responsable de la custodia fsica de los bienes. Como se mencionar
anteriormente recepcin le entrega a almacenes los insumos con el parte de recepcin y el
informe de control de calidad. Almacenes verifica las coincidencias entre stos y los materiales
entregados y, en caso de coincidencia lo firma dando su conformidad, acomoda los bienes en las
estanteras y registra el ingreso actualizando el stock.
El procedimiento del octavo mdulo implica:

Remito del Partes de Recepcin y Remito
proveedor. recepcin. ubicacin de los conformado
Parte de Informes de bienes. para
recepcin. calidad. Actualizacin de las contabilizar.
Informe de Inventario. existencias.
calidad.
9. Registracin de las compras

Para el reconocimiento del incremento de los activos y la registracin de las obligaciones
contadas con los proveedores se procede a la contabilizacin de los bienes adquiridos.
Por lo general la registracin de las adquisiciones opera en el momento en que la

organizacin recibe la factura que no ser siempre el mismo momento en el que recibe la
mercadera dependiendo del sistema de facturacin del proveedor, con el objetivo de conocer con
exactitud el monto final de la compra. Se crea as una minuta contable para hacer el registro hasta
tanto se reciba la factura momento en el cual, en caso de existir diferencias, se confecciona un
asiento de ajuste.
2.2. Sistema Comercial

La gestin comercial de toda organizacin tiene como objetivo satisfacer las necesidades
del mercado que la direccin ha determinado como objetivo. En consecuencia, no solo implica
contactar clientes, concretar operaciones de ventas, seleccionar productos y canales de
distribucin; sino tambin desarrollar el proceso administrativo que permita atender al cliente en
todos sus requerimientos ya sea cuando demanda el producto, el servicio post-venta o la
informacin de todo aspecto que lo vincule con la organizacin.
En el estudio del sistema de gestin comercial en esta asignatura nos centraremos en el

desarrollo de un adecuado apoyo administrativo que permita concretar las operaciones
comerciales de una organizacin y su control de manera eficiente.
El lmite inicial del sistema comercial es el momento en que se genera la base de datos
que permite establecer la relacin con el cliente y los vendedores; siendo su lmite final la venta
concretada con la mercadera entregada con su correspondiente facturacin y cobro.
Al igual que el sistema de abastecimiento, el sistema de gestin comercial prev

relaciones con otras reas de la organizacin a saber:
Planeamiento y control de la produccin: provee datos de las ventas en relacin a los
niveles de stock de productos terminados.

Finanzas: provee informacin de las ventas y plazos probables de cobro.
Control: provee informacin de ventas y stock para determinar resultados.
2.2.1. Estructura del sistema gestin comercial

A continuacin se presentan los tpicos que componen la estructura bsica del sistema
comercial:
Planeamiento comercial: zonas o puntos de ventas, productos, precios, cantidades de
productos terminados a vender, comprar, mantener en inventario y fabricar,
presupuesto de ventas mensuales, anuales.
Marketing: relacin empresa- cliente, comunicacin, investigacin de mercado,

promociones y lanzamientos, publicidad institucional.
Administracin de ventas: procesamiento de informacin de vendedores, tramitacin de

pedidos aceptados, demorados y rechazados, atencin a cliente, canalizacin de todas
las comunicaciones administrativas a clientes y vendedores, Formulacin del legajo de
clientes nuevos, Archivo de antecedentes comerciales de vendedores y clientes.
Depsitos de productos terminados: recepcin, estiba y custodia de productos

terminados, preparacin de pedidos de ventas, generacin de los documentos de
ingreso o egreso de productos terminados, movimientos de mercaderas nter deposito,
inventarios parciales y generales, comunicacin de niveles de inventarios, faltantes y
deterioros.
Expedicin: recepcin de la mercadera para ser remitida a los cliente,

acondicionamiento de la mercadera a enviar, programacin de medios de entrega,
emisin de hojas de ruta de reparto, control de la entrega efectiva de la mercadera,
recepcin de la mercadera no entregada, recepcin de las devoluciones.
Operaciones de ventas: efecta el contacto rutinario con el cliente, concreta

operaciones de venta, detecta nuevos clientes, recoge informacin del mercado.
2.2.2. Normas de control interno

Normas de control, interno aplicables a la operacin de ventas
La actividad de los vendedores debe quedar documentada en un registro que contenga
el listado de clientes visitados y los resultados obtenidos.
Las zonas y o clientes que atiende cada vendedor deben estar documentados por
escrito y contar con la conformidad de los vendedores que intervienen.
La nmina de productos a comercializar debe estar aprobada y comunicada, como as
tambin las cantidades y condiciones de entrega de cada producto.
La lista de precio de los productos debe estar documentada y aprobadas con sus
respectivas fechas de vigencia.
Las escalas de bonificaciones, descuentos por cantidad, poca de pago u oferta
especial que puedan ser manejados discrecionalmente por el vendedor debern
aprobarse y documentarse.
Los niveles de comisiones debern acordarse por escrito.
Materia: Sistemas de Informacin para las Organizaciones - 10 -

Todas las operaciones de ventas deben someterse al control de las condiciones de
comercializacin.
Debern crearse programas de auditoria operativa con el objetivo de hacer cumplir las
normas establecidas por la direccin.
Normas de control interno referidas a las operaciones financiadas

Todo cliente que desee operar a crdito deber tener una carpeta de crdito que
permita su identificacin.
Todo cliente que desee operar a crdito deber solicitar una calificacin de crdito para
determinar el monto del mismo y evitar los incobrables.
La fijacin del lmite de crdito de los clientes se har teniendo en cuenta su
patrimonio, garantas en forma conjunta entre el rea comercial y financiera.
Las excepciones al lmite de crdito debern ser aprobadas por el responsable
autorizado.
Las cuentas de clientes que se encuentren bloqueadas no podrn registrar
operaciones, y el desbloqueo de las mismas podr hacerse solo con autorizacin de
los niveles directivos.
Normas de control interno aplicables a la facturacin

En los sistemas de pre-facturacin no se aprobara que salga ninguna mercadera sin
su factura.
En los sistemas de post-facturacin se controlara que todos los remitos se hayan
facturado.
La facturacin debe extenderse a todos los productos y servicios de la empresa.
Toda factura debe debitarse de la cuenta respectiva.
Las facturas debern incluir todos los datos por ley exigidos.
Normas de control interno aplicables a los movimientos de stock de productos terminados

Establecer una divisin de funciones entre depsito, expedicin, portera y auditora
operativa para evitar maniobras fraudulentas por la oposicin de intereses.
Dejar documentado todo incremento de mercaderas.
Instaurar un sistema de registro de inventario que asiente de manera permanente los
movimientos sufridos.
Valuar la mercadera.
Normas de control interno aplicable al sistema de cobranzas

Todo ingreso de valores debe ser recepcionado por un responsable que emita recibo
oficial de la organizacin.
Los recibos que se emitan deben estar numerados y hacerse por duplicado.
Deber existir un responsable de la custodia de los talonarios de recibos.
En los recibos debern detallarse los valores percibidos.
Los cobradores no deben estar facultados para otorgar descuentos.
El total de los importes percibidos debe ser igual al total de los importes cobrados.
Determinacin expresa de los valores que autoriza recibir.
Polticas para el tratamiento de los cheques rechazados.

2.2.3. Esquema global de mdulos en el sistema comercial
Los mdulos que compone el sistema de gestin comercial son y se constituyen de la
siguiente manera:
1. Planeamiento comercial
Se genera una base de datos de los clientes actuales, anteriores y potenciales y programa
y registra los contactos que los vendedores con ellos establecen con sus resultados.
Este mdulo tiene vinculacin con el rea de marketing directo de la compaa y tiene
como objetivos:
Identificar a todo posible comprador.
Generar planes de recorrido para los vendedores estableciendo los contactos.
Seguir la evolucin del cliente.
Seguir la actividad de los vendedores.
Controlar la incorporacin de los clientes de modo de no incluir clientes no deseados.
Brindar informacin de los clientes en relacin a su comportamiento de compra y
pagos.
El funcionamiento del primer mdulo implica:

ABM (altas, Datos de los Visitas de vendedores Consultas de
bajas y clientes. y sus resultados datos del
modificaciones) Registros de Facturacin en cliente.
de los clientes. visitas. unidades y valores. Visitas y
Parte de visitas. Datos de Datos de marketing. resultados.
facturacin. Se actualiza la base Visitas de un
Facturas a cobrar. de datos de clientes. vendedor.
Pedidos Se generan salidas Ventas en
pendientes y rutinarias (programas pesos,
causas de de visitas, unidades y
demora. estadsticas de totales por
efectividad de visitas, cliente.
performance por
vendedor).
Salidas
excepcionales.
2. Mdulo de clientes nuevos

Este mdulo tiene por objeto la identificacin, evaluacin y aceptacin de nuevos clientes.
No forma parte de la cadena habitual dado que solo se utiliza cuando debe darse de alta a un
cliente que no operaba con la empresa.
En esta instancia se incorporan los datos del nuevo cliente y se instrumenta en caso de
que sea pertinente el otorgamiento del nivel de crdito pautado para el mismo.
El procedimiento del segundo mdulo implica:

Solicitud de crdito del Archivo de Se Informe
cliente. clientes. Archivo incorporan sobre los
Antecedentes de datos fijos los datos del clientes
jurdicos. donde las altas cliente. incorporados.
Referencias se generan con la Se otorga o
comerciales. incorporacin del no el
Antecedentes cliente y las crdito.
patrimoniales. actualizaciones Se fija el
Elementos impositivos. en oportunidad lmite del
de incorporar crdito para
modificaciones. el cliente.
3. Aprobacin comercial de la nota de pedido

Este mdulo se inicia cuando el vendedor concreta una venta y confecciona la nota de
pedido. Esta ser controlada para determinar si se aprobar, quedar demorada o ser finalmente
rechazada.
En consecuencia se controla si los datos completados en la nota de pedido (artculo,

precio) son correctos y se realizan los registros necesarios para poder dar respuestas ya sea al
cliente o al vendedor sobre el estado de la nota de pedido.
De este control puede surgir que la nota de pedido sea:

Aprobada: administracin de ventas enva un informe a crditos especificando: numero
de la nota de pedido, fecha, cliente, monto del pedido, condiciones de pago y fecha de
entrega.
Rechazada: se emite un informe que se entrega al vendedor quien se comunicara con
el cliente en virtud de poder modificar el motivo que dio lugar al rechazo y que la nota
de pedido sea aprobada en una segunda instancia; o que no existan modificaciones y
la nota de pedido quede definitivamente rechazada.
Este informe deber contener: fecha de la nota de pedido, nmero, cdigo del cliente, su
nombre o razn social y el motivo del rechazo.
El funcionamiento del tercer mdulo implica:

Nota de Archivo de Control de datos. Nota de pedido
pedido. notas de Registro del aprobada.
pedido (es un estado de la nota Nota de pedido
archivo de de pedido. rechazada.
movimientos
donde las altas
se dan cuando
ingresa la nota
de pedido a la
empresa y las
modificaciones
cuando cambia
el estado de
las mismas).

4. Mdulo de aprobacin crediticia de la nota de pedido
Inicia cuando el sector de crditos recibe las notas de pedidos aprobadas por el rea de
administracin de ventas y finaliza cuando una vez analizada la situacin de crdito del cliente la
nota es finalmente aprobada o rechazada.
Para la aprobacin crediticia de la nota de pedido se consulta el archivo de clientes para

corroborar que la cuenta del mismo no se encuentre bloqueada, en caso de ser as se rechaza la
nota y se informa al vendedor para que de aviso al cliente.
De no estar bloqueada la cuenta del cliente se consulta el monto de crdito otorgado al

mismo y:
Se suman todas las facturas y notas de dbito que el cliente adeuda y se restan las
notas de crdito pendientes.
Se suman todos los cheques entregados por el cliente que se encuentren pendientes
de depsito o acreditacin.
Se suman los otros documentos pendientes de depsito o acreditacin del cliente.
Se obtiene un total de la deuda del cliente que sumado a la nueva nota de pedido que
se analiza permitir decidir:
- Aprobar la nota de pedido si el importe resulta igual o inferior al monto de crdito
otorgado al cliente.
- Demorar la nota de pedido si el importe es superior al lmite de crdito otorgado al
cliente. Pasado un tiempo prudencial (una semana aproximadamente) se recupera
la nota demorada y se procede nuevamente al mismo anlisis, pudiendo resultar
que la nota sea aprobada si han ingresado nuevos pagos del cliente que hubiesen
liberado su monto de crdito, que la nota vuelva a demorarse o que se rechace
definitivamente.
El funcionamiento del mdulo cuatro implica:
Nota de pedido. De clientes Anlisis de la Nota de pedido

De cuenta corriente nota de pedido aprobada.
De cheques no en relacin al Nota de pedido
acreditados monto de demorada.
De documentos no crdito Nota de pedido
acreditados. establecido rechazada.
para el cliente.
5. Mdulo de aprobacin de stock de la nota de pedido

Este mdulo da inicio cuando depsito recibe el informe que emite el sector de crditos con
la Nota de Pedido aprobada y finaliza cuando una vez que consultado el nivel de stock se aprueba
o no dicha nota de pedido en virtud de las existencias.
En esta instancia puede resultar que se apruebe la nota d pedido si existe la mercadera en
stock, que la nota de pedido sea demorada, esto deber ser siempre por un periodo no muy
prolongado ya que una excesiva demora en la respuesta al cliente puede resentir la relacin
comercial; o que finalmente la nota de pedido se rechace por falta de existencias por un tiempo
prolongado o definitivo.

El funcionamiento del quinto mdulo implica:

Informe del Se actualiza el archivo de Anlisis de Nota de pedido
rea de notas de pedido. las aprobada.
crditos. Se consulta el archivo de existencias. Nota de pedido
inventario y se registra su rechazada.
movimiento. Nota de pedido
demorada.
6. Mdulo de facturacin registro

Este mdulo se inicia con la confeccin de la factura y finaliza con el control de la factura
emitida. Cabe sealar que la factura constituye desde el aspecto jurdico el instrumento que
perfecciona el contrato de compraventa.
Existen dos sistemas de facturacin posibles teniendo en cuenta el proceso que se sigue
para la emisin de la factura, a saber:
Pre-facturacin: es la facturacin que se realiza antes de que la mercadera salga del
depsito. As, la nota de pedido con aprobacin de stock es enviada a facturacin antes
que al sector encargado de la expedicin de la mercadera. En consecuencia factura y
remito se emiten al mismo tiempo. Las ventajas asociadas a este mtodo prevn
seguridad en que toda mercadera que sale del depsito fue debitada de la cuenta del
cliente, permite ejercer el control de la mercadera con la facturacin, permite recibir la
factura junto con la mercadera evitando un desfasaje ulterior en la cobranza. Sin
embargo presenta como desventaja un mayor engorro en caso de que la mercadera
sea rechazada por el cliente, debiendo informar al rea de cobranzas para que esta no
reclame facturas de mercaderas que han sido devueltas.
Post-facturacin: es la facturacin que se realiza con posterioridad a la entrega de la

mercadera. As el remito con el conforme del cliente es enviado al sector de
facturacin para que emita la factura. Presenta como ventaja no generar
inconvenientes con las cobranzas por devoluciones de mercaderas. Pero no permite
tener seguridad de que toda mercadera que sale de deposito se debite de la cuenta
del cliente, no permite controlar la facturacin con la mercadera, puede generar
desfasaje en la cobranza como consecuencia de que la factura es recibida posterior a
la mercadera por el cliente.
El procedimiento del sexto mdulo implica:

Pre-facturacin: Actualiza el archivo de Prefacturacin: Factura.
nota de pedido. cuentas corrientes. confeccin de la
Post-facturacin: Actualiza el archivo de factura antes de la
remito conformado nota de pedido o remitos salida de la
por el cliente. segn el sistema de mercadera.
facturacin. Post-facturacin
Confeccin del
remito.

7. Mdulo de expedicin despacho
El sector de depsito toma las notas de pedidos con aprobacin de stock prepara
fsicamente los pedidos y confecciona el remito. Enva la mercadera y el remito a expedicin que
se ocupa de: la preparacin del envi evitando deterioros y pedidas, la programacin de la
entrega, la entrega, la recepcin de la rendicin de quien hizo efectiva la entrega de la
mercadera. Asimismo deber entregar el remito con el conforme del cliente dejando constancia si
algn producto fue rechazado para que se confecciones la nota de crdito correspondiente al
cliente.
Es importante sealar que es conveniente la separacin funcional de los sectores de

depsito y expedicin con el objetivo de que por oposicin de intereses se intensifiquen los
controles evitando o reduciendo la posibilidad de maniobras fraudulentas.
El funcionamiento del sptimo mdulo implica:
ENTRADAS ARCHIVOS PROCESO SALIDA

Nota de De nota de Preparacin fsica del Remito
pedido. pedidos. pedido. conformado
Confeccin del remito. por el cliente.
Entrega de
mercadera.
2.3. Sistema Financiero

La funcin del sistema financiero es la regulacin del binomio insumo producto de fondos
atendiendo a los objetivos de liquidez fijados por la empresa. Ello significa que el sistema
financiero con sus subsistemas de pagos y su subsistema de cobranzas tendrn por objetivo
regular el equilibrio entre las entradas de dinero y los momentos de salida producto de las
obligaciones previamente contradas.
2.3.1. Estructura del sistema financiero

Como ya se mencionara, est formado por dos sistemas que operan bajo una lgica
propia: sistema de pagos y sistema de cobranza.
2.3.2. Sistema de pagos

Este subsistema del sistema financiero prev el establecimiento del conjunto de normas
necesarias que establezcan las acciones que debern seguirse para lograr cancelar las
obligaciones contradas por la empresa respondiendo a los requerimientos de registracin y
control contable.
Los antecedentes de este sistema se encuentran en las compras y recepcin de

mercaderas, teniendo como lmite inicial la recepcin de la documentacin referida a la obligacin
pendiente, y como lmite final, la efectivizacin del pago o recepcin de los comprobantes de
pagos anulados o vencidos.

Este sistema est compuesto por los siguientes mdulos:
1) Recepcin y control d la documentacin/armado de los expedientes de pago

2) Control de proveedores.
3) Recopilacin y registracin de los comprobantes de deuda.
4) Liquidacin del pago.
5) Aprobacin financiera negociacin con proveedores.
6) Aprobacin de nivel superior.
7) Emisin preparacin del pago.
8) Ratificacin del pago.
9) Pago.
10) Registracin del pago.
2.3.3. Sistema de cobranzas

El propsito de este sistema se fundamenta en la necesidad de contar con un conjunto de
normas e instrucciones ordenadas que describan las actividades y su secuencia para hacer
efectivo el cobro de los derechos adquiridos por la empresa en consecuencia de las ventas
generadas.
El origen del sistema de cobranzas se reconoce en la factura o documento a cobrar emitido

en razn de una venta efectuada y finaliza con la efectivizacin del cobro, recepcin de valores y
su registracin.
Este sistema est compuesto por los siguientes mdulos:
1) Activacin y reorganizacin de la cobranza.

2) Cobranzas por transferencias de fondos entre sociedades vinculadas.
3) Cobranzas a clientes externos (en efectivo o cheques).
4) Rendicin de la cobranza.
5) Depsito de efectivo y valores en banco.
6) Contabilizacin.
2.3.4. Control interno

A continuacin se exponen una serie de normas relacionadas a sistema financiero:
Normas de control interno del sistema de pagos
Normas para el control de comprobantes

Cuentas a pagar:
Recibe de los proveedores los documentos de deuda por triplicado.
Control que se atengan a los requisitos de facturacin vigentes.
Controla que se correspondan con los documentos de recepcin correspondientes.
Verifica que los materiales entregados por el proveedor consten en la copia del remito.
Retorna por nota y con acuse de recibo la documentacin del proveedor que no se
ajuste al rgimen de facturacin vigente.

Arma los expedientes de pago.
Normas de control interno para el control de contratistas

El sistema de control de contratistas se desarrolla en cuatro etapas:
1. En el momento de la cotizacin: el responsable administrativo de la contratacin debe
solicitar los antecedentes bancarios y la prestacin del ltimo balance certificado.
2. En el momento de la emisin de la orden de compra: el responsable de la gestin de la
compra solicitara original y copia del contrato social, original y copia de inscripciones y
pagos (CUIT, ANSES, obra social, ingresos brutos), original y copia de las plizas de
seguros y sus comprobantes de pago.
3. En el momento de la emisin del certificado de recepcin: se solicitara original y copia
de los comprobantes de pago provisionales, seguro de vida y cargas sociales.
Respecto del personal de verificara la nomina, recibos de haberes y libro de sueldos y
jornales.
4. Toda la documentacin se enva a cuentas a pagar donde se conforma el archivo de
contratistas.
Normas de control interno generales al sistema de pagos

Realizar pagos con cheques.
Los cheques anulados deben inutilizarse destruyendo la porcin del documento que
contiene la firma.
Firma de cheques por dos responsables como mnimo.
Evaluacin de la documentacin de respaldo antes de la firma de cheques por una
persona autorizada.
Aprobacin del pago sobre la documentacin de respaldo en el momento en el que se
firman los cheques.
Registro inmediato de las transacciones por egresos de fondos inmediatamente
despus de haberse emitido el cheque.
Existencia de un fondo fijo para pagos menores.
Normas de control interno del sistema de cobranzas

Los ingresos de fondos debern registrarse inmediatamente al producirse la
transaccin.
Se debern depositar a diario todos los fondos ingresados.
Aprobacin por descuentos por pago de contado o pronto pago.
Concentracin de la recepcin d fondos y valores.
2.3.5. Planeamiento en la gestin financiera: origen y aplicacin de

fondos. Flujo de caja
El planeamiento de la gestin financiera se lleva adelante a travs de la confeccin del
presupuesto. El presupuesto constituye un tipo de plan por medio del cual se expresan en
trminos numricos los objetivos de la organizacin.
Existen diversos tipos de presupuestos:

Presupuestos de ingresos y gastos: constituyen cantidades monetarias de lo que se
prev ingresara por las ventas de mercaderas y las erogaciones que por las mismas
sea necesario incurrir.

Presupuestos de unidades, horas hombres, horas maquina, metros cuadrados:
constituyen expresiones no monetarias de la cantidad de unidades, metros cuadrados,
horas hombre, horas maquinas, entre otros, que sern necesarios para la operacin.
Presupuesto de capital: son expresiones monetarias de lo que piensa destinarse como
inversin de capital (infraestructura, equipamiento, aporte de capital de accionistas)
Presupuesto de efectivo: constituyen expresiones monetarias del dinero lquido que se
prev tener por periodo.
Existen adems dos instrumentos ms que se utilizan para la planeacin de la gestin

financiera de una organizacin:
Estados proyectados de origen y aplicacin de fondos: es un estado que permite

estudiar el flujo neto de fondos entre dos momentos sucesivos y que corresponden a
dos estados patrimoniales que cubren un periodo referido al futuro. El resultado
muestra en forma global para el periodo:
o La generacin de fondos de la propia empresa.
o La utilizacin total de fondos.
o El neto resultante (dficit o supervit) y su financiamiento o empleo.
Estado proyectado de ingresos o desembolsos (cash flor): este estado provee a la

gestin financiera informacin sobre el momento y volumen de los movimientos de
fondos esperados durante el periodo en estudio a partir de este punto pueden
planearse las futuras necesidades fondos, las formas de financiarlas para cumplir con
el objetivo del sistema financiero.
2.4. Sistema Sueldo y Jornales

La remuneracin salarial o sueldo, es el pago que recibe en forma peridica un trabajador
a cambio del trabajo para el que fue contratado. Cuando los pagos son efectuados en forma
diaria, recibe el nombre de jornal.
2.4.1. Caractersticas
A los efectos de su estudio las remuneraciones pueden clasificarse en:
Remunerativos: son aquellos conceptos en que el trabajador se le aplica retenciones en los

haberes y en que la patronal est obligada a realizar aportes. Por ejemplo:
Aguinaldo
Vacaciones
Horas Extras
Comisiones
No remunerativos: son aquellos en los que no se practica ningn tipo de retencin al

trabajador, ni aportes patronales, tales como:
Asignaciones familiares
Premios
Indemnizaciones

Cabe acotar que para el empleador existen otros gastos llamados aportes patronales o
cargas sociales. stos, sumados a las remuneraciones se transforman en un costo para la
organizacin que realiza el pago.
El Sistema Integrado de Jubilaciones y Pensiones (SIJP), recibe los aportes como las
contribuciones patronales, las que estn normatizadas por la ley 24.241.
2.4.2. Conceptos generales

A continuacin se exponen aquellos conceptos que componen el salario de un trabajador
que recibe a cambio de la prestacin de sus servicios:
Aportes y Contribuciones
Son administrados por el Estado a travs del Sistema Integral de Jubilaciones y pensiones.
Todas aquellas personas mayores a los 18 aos de edad que trabajen en relacin de
dependencia o autonoma estn obligadas a afiliarse a los regmenes de reparto (Estado).
Los aportes y contribuciones son ingresados a travs de la Administracin Federal de

Ingresos Pblicos (AFIP), que es un es un organismo autrquico del Estado, dependiente del
Ministerio de Economa y Produccin de la Nacin. Es el encargado de recaudar las rentas e
impuestos nacionales, tanto internos a travs de la Direccin General Impositiva (DGI) y de la
Direccin General de los Recursos de la Seguridad Social, como externos a travs de la Direccin
General de Aduanas. Asimismo, y dentro de sus atribuciones, le corresponde regular las
obligaciones y derechos de los contribuyentes.
Por otra parte todo trabajador puede estar afiliado a un sindicato, si es as, deber abonar
una cuota sindical que es una contribucin fijada por cada sindicato
Los valores de aportes y retenciones tienen un monto mnimo y mximo fijado sobre la
base del Aporte Medio Previsional Obligatorio (AMPO).
Asignaciones familiares
Las asignaciones familiares son prestaciones a cargo de la Administracin Nacional de la
Seguridad Social (ANSES) y la gestin de su trmite est a cargo de las Administradoras de
Fondos de Jubilaciones Y Pensiones (AFJP) y de las Compaas de Seguros de Retiro (CSR),
cuando los beneficiarios estn incorporados al Rgimen de Capitalizacin.
Quines tienen derecho a percibir asignaciones familiares?

Tienen derecho a la percepcin de asignaciones familiares todos los beneficiarios del
Sistema Integrado de Jubilaciones y Pensiones (SIJP) que renan los requisitos pertinentes.
En caso que el trabajador tuviera ms de un empleo (excepto maternidad), percibir

asignaciones familiares por el que tuviera mayor antigedad.
En qu consiste la asignacin?
Es una suma de dinero que se abona al beneficiario del Sistema Integrado de Jubilaciones
y Pensiones cuyo promedio semestral de haberes o primer haber, segn fuera el caso, no supere
un cierto tope.

La asignacin por hijo con discapacidad, y la asignacin por ayuda escolar para hijos con
discapacidad no tienen tope mnimo ni mximo.
Cules son las prestaciones de asignaciones familiares segn la Ley 27.414?

Hijo
Hijo con discapacidad
Cnyuge
Cnyuge con discapacidad
Ayuda Escolar Anual para Educacin General Bsica (EGB) y Polimodal
Ayuda Escolar Anual para Nivel Inicial, EGB, Polimodal, Educacin Especial y
Rehabilitacin.
Cules son los requisitos para acceder a la asignacin por hijo?

Ser menor de 18 aos.
Ser soltero.
Residir en la Repblica Argentina.
Estar a cargo del beneficiario, ser hijo propio, legtimo, matrimonial, extramatrimonial,
del cnyuge, adoptivo, en guarda, tenencia o tutela.
Cules son los requisitos para acceder a la asignacin por hijo discapacitado?
Ser hijo propio, matrimonial, extramatrimonial, del cnyuge, adoptivo o encontrarse bajo
guarda, tenencia o tutela.
No debe estar emancipado.
Puede trabajar en relacin de dependencia o percibir haberes por cualquier otro
concepto.
Cules son los requisitos para acceder a la asignacin por cnyuge?

Ser legitimo/a.
Cules son los requisitos para acceder a la asignacin por cnyuge con discapacidad?
Ser esposo/a legtimo/a y estar afectado de invalidez total, absoluta y permanente.
No debe percibir ingresos por ningn concepto.
Cules son los requisitos que el estudiante debe cumplir para recibir la Ayuda Escolar
Anual para Escuela General Bsica (EGB) y Polimodal?
Concurrir regularmente a establecimientos de carcter nacional, provincial, municipal o
privados incorporados a la enseanza oficial y sujetos a su fiscalizacin o adscriptos a
la misma, siempre que se encuentren reconocidos y funcionen con permiso expreso de
la autoridad educacional oficial.
Concurrir regularmente a EGB o polimodal, (primaria o secundaria en nuestra
provincia).
Cules son los requisitos que el hijo con discapacidad debe cumplir para recibir la Ayuda
Escolar Anual?
Concurrir regularmente a establecimientos de carcter nacional, provincial, municipal o
privados incorporados a la enseanza oficial y sujetos a su fiscalizacin o adscriptos a

la misma, siempre que se encuentren reconocidos y funcionen con permiso expreso de
la autoridad educacional oficial.
Concurrir regularmente a nivel inicial, EGB, polimodal, preescolar, primaria secundaria,
enseanza especializada o rehabilitacin, o cuando reciban enseanza diferencial
impartida por maestros particulares que posean matrcula habilitante o impartida
individualmente aunque la misma no se realice en establecimientos oficiales o privados.
Sueldo Anual Complementario (SAC)

Se entiende por sueldo anual complementario la doceava parte del total de las
remuneraciones definidas en el Artculo 103 de la ley de contrato de trabajo, percibidas por el
trabajador en el respectivo ao calendario. Es decir, se debe dividir por 12 el salario anual que
recibe el trabajador.
El sueldo anual complementario ser abonado en dos cuotas: la primera de ellas el junio y
la segunda en diciembre de cada ao. El importe a abonar en cada semestre, ser igual a la
doceava parte de las retribuciones devengadas en dichos lapsos, determinados de conformidad al
artculo 121 de la presente ley de contrato de trabajo.
Cuando se opere la extincin del contrato de trabajo por cualquier causa, el trabajador o
los derecho-habientes que determina la ley de contrato de trabajo, tendr derecho a percibir la
parte del sueldo anual complementario que se establecer como la doceava parte de las
remuneraciones devengadas en la fraccin del semestre trabajado, hasta el momento de dejar el
servicio.
Vacaciones
Las vacaciones son licencias que se otorgan a los trabajadores durante las cuales no
prestan servicios, pero tienen derecho a cobrar por todo el tiempo que stas duren.
De acuerdo con el tiempo trabajado, los das de vacaciones varan:

Menos de 5 aos: 14 das
Entre 5 y 10 aos: 21 das
Entre 10 y 20 aos: 28 das
Ms de 20 aos: 35 das
Es requisito necesario para gozar de esta licencia haber trabajado la mitad de los das
hbiles del ao:
Para su clculo:
Sueldo mensual x cantidad de das de licencia
25 das
Licencia por maternidad

Para la mujer que pidiera esta licencia est contemplado en la ley 3 meses con goce de las
remuneraciones correspondientes.
Esta licencia puede ser ampliada por 6 meses ms, pero sin derecho a percibir por estos
ltimos ninguna remuneracin.

Para ampliar la licencia, la empleada debe avisar antes de concluir los 3 meses ya
solicitados para que sta se extienda por 3 meses ms, y de la misma manera para los restantes
3 meses.
Si as no se hiciera, se considera que la empleada renuncia a su cargo por no realizar los

avisos correspondientes en el momento antes indicado.
Otras clases de licencias

Licencia por casamiento: 10 das
Licencia por muerte: los das dependen del grado de parentesco
Licencia por examen: la cantidad de das por ao es variable de acuerdo con cada
empresa
Licencia por paternidad: 2 das
2.4.3. Manejo de legajos

Cada empleado debe tener dentro de la organizacin un legajo donde no slo consten sus
datos personales, sino tambin:
Examen psicotcnico.
Examen mdico de ingreso.
Premios y sanciones.
Certificados de ausencia.
Certificados de cursos realizados.
Evaluaciones de desempeo.
Hay que recordar que es de suma importancia tener los legajos de los empleados
actualizados, tanto por modificaciones en los datos del empleado como en los dems tem.
Podemos distinguir tres funciones:

Legal: notificacin de domicilio, licencias por enfermedad, certificacin de recepcin de
ropa de trabajo, entre otros.
Histrica: en el legajo se encuentra la historia de cada empleado tanto en su desarrollo
profesional dentro del mbito laboral como en su desarrollo personal. Aqu tambin se
encuentra su desempeo en lo que respecta a medidas disciplinarias.
De control interno: en todos los legajos deben quedar asentados los ascensos, los
cambios de categora y todas aquellas modificaciones que cambien la situacin del
empleado frente a la organizacin.
2.4.4. Sistemas de liquidaciones. Conceptos bsicos

El sistema de liquidacin se opera a travs de los siguientes conceptos bsicos:
1. Mantener actualizados los datos del personal, tales como: datos personales, categora cargo,
CUIL, obra social, personas a cargo, entre otros.
2. Informacin sobre novedades transitorias, como por ejemplo: ingreso o egreso de personal y
modificaciones de los datos del personal.
3. Conocer los porcentajes de liquidaciones para poder realizar los clculos correspondientes,
tales como:

Valor hora en el caso de jornal por categora
Importe del sueldo por categora
Porcentajes de contribuciones y aportes
Clculo de vacaciones y aguinaldo
Clculo de asignaciones familiares
Sobre estos tres puntos tratados con anterioridad se realizarn los clculos
correspondientes que permiten generar una preliquidacin, la que luego de ser controlada;
efectuar la liquidacin definitiva en caso de no arrojar error, caso contrario, se verificar toda la
informacin suministrada.
2.4.5. Mdulos del sistema

Los mdulos principales que forman el sistema de sueldos y jornales son:
1. Emisin de informacin de asistencia

Todos los sectores deben enviar al sector personal un reporte de la asistencia de sus
respectivos agentes.
En el caso de sueldo se debe informar las inasistencias autorizadas, como las que no,
licencias a cuentas, licencias por examen, enfermedad, entre otros causas.
2. Control de informe de asistencia

Los responsables de cada sector de la organizacin remiten al sector de personal una
planilla en donde indica asistencias y novedades de su sector de trabajo. Posteriormente el sector
de personal realizar el control correspondiente, tales como: horas extras, inasistencias y licencias
autorizadas por el responsable de cada sector.
Sobre la base de estos controles, el sector de personal emite un listado cuyos datos sern:
sector, nmero de legajo, nombre y apellido del empleado, asistencia justificada o no justificada,
novedades, horas o das trabajados, horas extra autorizadas, entre otros conceptos.
3. Clculo de la liquidacin
El sector de liquidacin de sueldos y jornales es el responsable de preparar la planilla de
sueldos y jornales, y el recibo para cada empleado.
Recibe el listado de Personal que contiene todos los datos necesarios para la realizacin
de los clculos correspondientes.
Sueldos: los datos a tener en cuenta son: nmero de legajo, nombre y apellido del
empleado, categora, sector, inasistencias justificadas o no justificadas, licencias
autorizadas, novedades o modificaciones.
Jornales: los datos a tener en cuenta son: nmero de legajo, nombre y apellido del
empleado, categora, sector, inasistencias justificadas o no justificadas, licencias
autorizadas, novedades o modificaciones, horas trabajadas en la quincena, valor de la
hora por categora.
Teniendo en cuenta estos datos se realizan los clculos de sueldos y/o jornales teniendo
en cuenta los aportes y retenciones, as como tambin las asignaciones familiares.

Al momento de la liquidacin, se realizan los clculos correspondientes y se emite los
totales a pagar por el empleador, tanto de aportes como de retenciones, adems de los recibos de
sueldos de cada empleado por duplicado.
4. Pago de liquidacin
No hay una sola forma de realizar los pagos pero cada organizacin tiene sus propias
normativas.
Generalmente los pagos son realizados por el sector de tesorera una vez recibida la orden
de pago emitida por contadura; y puede ser por distintos medios, tales como:
Pago en efectivo: si el pago se realiza en efectivo dentro de la organizacin.
En cheque: si el pago se realiza dentro de la organizacin, para que sea cobrado en el
banco.
Cajero automtico: en este caso los empleados deben contar con una caja de ahorros
donde se depositan sus haberes
Este ltimo medio es el ms empleado hoy en da por su flexibilidad y seguridad.
Cabe aclarar que en todos los casos Tesorera queda con la copia de los recibos de
sueldos firmados por los respectivos empleados, quedando el recibo original en poder del agente.
5. Registracin o contabilizacin de la liquidacin

Una vez recibida toda la documentacin de los distintos sectores de la organizacin,
adems de los recibos controlados contra la orden de pago enviada por tesorera, Contadura
realiza las contabilizaciones correspondientes, tales como:
El devengamiento del pasivo con la correspondiente variacin patrimonial modificada
Pago de remuneraciones, en donde se produce la cancelacin de una parte del pasivo por
deuda con el personal.
Pago de los aportes y las retenciones, a los distintos organismos previsionales donde se
cancela el resto del pasivo.
2.4.6. Normas de control interno

A continuacin enumeramos las principales normas de control interno del sistema de
sueldos y jornales:
1. Las personas que liquidan las remuneraciones no deben ser las mismas que controlan horas
normales, horas extra, asistencia, entre otras.
2. Todas las personas que sean responsables de la liquidacin deben verificar que los tem a
liquidar estn autorizados por los responsables que correspondan.
3. Alguien ajeno al personal de liquidacin debe verificar que las horas trabajadas por cada
empleado sean las reales, siempre y cuando la cantidad de personal de la organizacin lo
permita.
4. Los recibos emitidos deben estar prenumerados, y en caso de anulacin de alguno, stos
deben ser tambin archivados (original y copia).
5. En el caso de la asistencia, la misma debe ser controlada en forma diaria ya sea por tarjetas
reloj o magnticas, o a travs de la firma del libro de asistencia que se encuentra en cada
sector. En el caso de existir inasistencias, se debe acompaar la informacin anterior con un
informe de inasistencia para, posteriormente, adjuntar los comprobantes en el caso de que las
mismas estn justificadas.

6. Constancia para la liquidacin de subsidios familiares: no slo se le debe exigir a cada
empleado la declaracin jurada de cargas de familia, sino tambin la presentacin de los
comprobantes de matrimonio, nacimiento de hijos, certificado de alumno regular en caso de
nios en edad escolar, entre otros.
7. El libro de sueldo debe encontrarse rubricado y con la informacin al da. Tanto el libro como
los recibos deben poseer el formato que corresponda de acuerdo con la legislacin vigente.
8. El pago se debe efectuar en forma segura, como por ejemplo a travs de cuentas bancarias
de sueldos.
Una vez finalizado el desarrollo de los contenidos del presente mdulo, resulta necesario, a
manera de resumen, que usted entienda los conceptos claves de las interrelaciones existentes de
los sistemas estudiados.
Si importar que la empresa sea comercial o de produccin, las organizaciones deben

adquirir insumos o bienes de uso de parte de los proveedores para desarrollar su trabajo. Estos
productos resultantes de la compra o de la produccin son comercializados con el objeto de
obtener una rentabilidad.
Cabe acotar que toda accin de venta, compra y funcionamiento de la organizacin genera
costos, tantos administrativos como de personal que deben ser previstos, planeados y registrados
por el sistema financiero.
Conclusiones sobre los sistemas estudiados en el presente Mdulo:
Por lo expuesto recuerde los siguientes tpicos:
Sistema de Abastecimiento
Se encarga de la compra de insumos y de bienes de uso.
Sistema Comercial
Por medio de las ventas de producto busca la satisfaccin del cliente y el
ingreso genuino de fondos.
Sistema de Sueldos y Jornales

Se encarga del pago de salarios de los empleados por el servicio que prestan
dentro de la organizacin.
Sistema Financiero:
Regula el ingreso y egreso de fondos, ateniendo a los objetivos de liquidez
fijados en el marco de las polticas de su propio accionar.


Lectura 3 - Aplicación de Sistemas Administrativos PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Lectura 3 - Aplicación de Sistemas Administrativos PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Unidad 2: Aplicacin de sistemas administrativos

2.1. Sistema de Abastecimiento

Lo anterior implica, en consecuencia, la habilidad para abastecer al sistema de produccin

Una gestin exitosa en estos aspectos permite a las organizaciones:

2.1.1. Relaciones con los dems sistemas

Materia: Sistemas de Informacin para las Organizaciones -1-

2.1.2. Decisiones estratgicas en las compras

2.1.3. Tipos de compras

Compras normales: hacen referencia a aquellas adquisiciones de materiales que se

Materia: Sistemas de Informacin para las Organizaciones -2-

Compras de bienes de uso: son adquisiciones destinadas a incorporar activos fijos a

Compras de servicios: constituyen contrataciones de servicios necesarios para apoyar

2.1.4. Documentacin en el sistema de compras

2.1.5. El control en las compras

SEPARACIN DE FUNCIONES: es esencial que el rea de compras se encuentre

Materia: Sistemas de Informacin para las Organizaciones -3-

DETERMINACION DEL NIVEL DE COMPRAS: permite controlar eficientemente el

PEDIDOS DE COTIZACIONES: evitar ataduras a un nico proveedor con el propsito

RECEPCIN DE LAS MERCADERAS: cumplimentar la orden de compra en cantidad,

SEGUROS DE LAS MERCADERAS EN TRNSITO: obtener cobertura frente a

SEGUROS DE LAS MERCADERAS EN ALMACENES: obtener cobertura frente a

REGISTRACIN: incorporar al patrimonio los materiales adquiridos y actualizar

DOCUMENTACIN: dejar registro de cada una de las instancias del proceso.

AUDITORA OPERATIVA: garantizar que las compras se desarrollan ajustndose a las

ARCHIVOS: tener resguardo de los documentos utilizados sean estos propios de o

2.1.6. Procedimiento general de compras

1. Deteccin de la necesidad de comprar

Materia: Sistemas de Informacin para las Organizaciones -4-

Reuniendo esta informacin los directivos de las organizaciones estarn en condiciones de

En consecuencia podemos observar que el circuito normal de abastecimiento de una

El presupuesto de produccin consta de tres elementos a saber:

Para calcular este volumen deben tenerse en cuenta:

As el proceso del sistema de abastecimiento se inicia cuando se llega al punto ptimo de

El procedimiento del primer mdulo implica:

ENTRADAS ARCHIVOS PROCESO SALIDAS

Materia: Sistemas de Informacin para las Organizaciones -5-

El procedimiento del segundo mdulo implica:

ENTRADAS ARCHIVOS PROCESO SALIDAS

3. Bsqueda y seleccin de proveedores

Posterior al anlisis de proveedores, compras emitir los pedidos de cotizacin a los

El procedimiento del tercer mdulo implica:

ENTRADAS ARCHIVOS PROCESO SALIDAS

4. Evaluacin de las cotizaciones de los proveedores

El procedimiento del mdulo cuatro implica:

Materia: Sistemas de Informacin para las Organizaciones -6-

5. Adjudicacin de las compras

El procedimiento del quinto mdulo implica:

ENTRADAS ARCHIVOS PROCESOS SALIDAS

6. Seguimiento de los pedidos

En esta instancia ser de vital importancia:

Materia: Sistemas de Informacin para las Organizaciones -7-

El procedimiento del sexto mdulo implica:

ENTRADAS ARCHVOS PROCESOS SALIDAS

7. Recepcin e inspeccin de los bienes

Para ello el rea de recepcin lleva adelante un procedimiento que implica:

El procedimiento del sptimo mdulo implica:

ENTRADAS ARCHIVOS PROCESOS SALIDAS

Materia: Sistemas de Informacin para las Organizaciones -8-

El procedimiento del octavo mdulo implica:

ENTRADAS ARCHIVOS PROCESOS SALIDAS

9. Registracin de las compras

Por lo general la registracin de las adquisiciones opera en el momento en que la

2.2. Sistema Comercial