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Manuales

Traducciones: MANUAL DE
SUPERVISIN
Catal ISBN: 92-1-131401-6 UN: HS/545/98

English por Phil Bartle, PhD

traduccin de M Lourdes Sada
Espaol
No es suficiente haber hecho justicia,
Italiano
pues no se hace justicia
Portugus hasta que se nota que se ha hecho.
Annimo
Romn

/ Urdu
Prlogo:

Este manual es el resultado de seis

aos de movilizacin y de
Otros formatos: adiestramiento en gestin
comunitaria del Programa de
Gestin Comunitaria de Uganda,
Texto ejecutado por el CNUAH (Hbitat),
e implementado por la Direccin de
Desarrollo Comunitario del Gobierno
Otras pginas: de Uganda. No obstante, est
diseado para poder aplicarse en
Mdulos otros pases, por lo que no se hace
hincapi en situaciones
 Mapa del sitio especficamente ugandesas, y el
estilo de redaccin se mantiene tan
Palabras clave simple como sea posible para
facilitar su traduccin a lenguas
Contacto vernculas y locales de todo el
mundo.
Documentos tiles
Se aprendieron muchas lecciones a
Enlaces tiles
lo largo de los aos, algunas de los
Contenido: xitos, otras de los fracasos.
Gracias a todas ellas, hemos
Prlogo apreciado la fuerza potencial y la
asombrosa flexibilidad de las
Introduccin comunidades. Lo que hemos podido
comprobar es que todas las
Introduccin
comunidades, sin importar lo pobres
1. Principios que sean, tienen recursos (muchos
de los cuales estn todava por
2. Supervisin descubrir) que pueden sacarse a la
luz, para que ellos, y todo el pas,
3. Evaluacin
pueda desarrollarse. Para revelar
4. Informacin estos enormes recursos nacionales,
son necesarios la movilizacin y el
5. Participacin adiestramiento para la gestin.

6. Niveles A lo largo del camino, todos los

interesados tienen que saber qu
7. Informes
tal funciona la intervencin
8. Apndices (movilizacin y adiestramiento para
la gestin). Los interesados son los
Pie de pgina miembros de la comunidad, lderes,
activistas sobre el terreno,
Contenido:
coordinadores, directivos,
administradores y planificadores en
 Prlogo los mbitos local, regional y central.

Introduccin Este manual, dirigido principalmente

a los trabajadores en el terreno (y
Introduccin
recomendado a todos los dems
1. Principios involucrados), proporciona cierta
gua, consejos, sugerencias y
2. Supervisin recomendaciones para poner en
marcha un necesario sistema de
3. Evaluacin
supervisin, con el fin de que todos
4. Informacin
puedan conocer su evolucin.

Phil Bartle, Consejero Tcnico Jefe

5. Participacin
Laban Mbulamuko, Coordinador Nacional
6. Niveles
Programa de Gestin Comunitaria de
Uganda
7. Informes
1992-1998

8. Apndices
Introduccin:
Pie de pgina
Este manual, complementario del
Contenido: Manual para activistas y del
Manual de generacin de riqueza,
Prlogo se centra en los aspectos de
supervisin y evaluacin del
Introduccin
fortalecimiento comunitario. Para
Introduccin
complementar los otros dos
manuales, este trata en ms detalle
1. Principios sobre el propsito y los mtodos de
supervisin, del mbito comunitario
2. Supervisin
al nacional.

3. Evaluacin
Aunque estos tres manuales se
4. Informacin dirigen en principio a los
trabajadores comunitarios sobre el
 5. Participacin terreno, recomendamos que
tambin los lean los planificadores,
6. Niveles
administradores y directivos

7. Informes
involucrados en la potenciacin de
comunidades pobres. Como los otros
8. Apndices dos, ste es un libro de tipo cmo
hacer. Hay un mnimo de
Pie de pgina
descripcin, teora e historia; se
hace hincapi en los conocimientos,
Contenido:
mtodos y principios.
Prlogo
1. Principios de supervisin:
Introduccin
Este captulo explica qu es
Introduccin supervisin y qu propsito tiene.

1. Principios 1.1 Qu es supervisin?

2. Supervisin
La supervisin es la observacin y
registro regular de las actividades
3. Evaluacin
que se llevan a cabo en un proyecto
4. Informacin o programa. Es un proceso rutinario
de recogida de informacin sobre
5. Participacin todos los aspectos del proyecto.
Supervisar es comprobar cmo
6. Niveles
progresan las actividades del
7. Informes proyecto. Es observacin:
observacin sistemtica y
8. Apndices pertinente.

Pie de pgina
La supervisin tambin implica
informar sobre el progreso del
Contenido:
proyecto a los donantes, ejecutores
Prlogo
y beneficiarios del proyecto. Estos
informes permiten que la
 Introduccin informacin recabada se utilice en
la toma de decisiones para la
Introduccin
mejora del funcionamiento del

1. Principios
proyecto.

2. Supervisin 1.2 Propsito de la supervisin:

3. Evaluacin La supervisin es muy importante en

la planificacin e implementacin de
4. Informacin
proyectos. Es como mirar al camino
cuando se va en bicicleta: puede
5. Participacin
ajustar el recorrido para
6. Niveles asegurarse de que no se desva.

7. Informes La supervisin proporciona

informacin que puede ser til para:
8. Apndices

Analizar la situacin de la
Pie de pgina
comunidad y de su proyecto
Contenido:
Determinar si las
aportaciones al proyecto se
Prlogo
utilizan correctamente
Introduccin
Identificar los problemas a
Introduccin los que se enfrenta la
comunidad o el proyecto y
1. Principios

encontrar soluciones
2. Supervisin
Asegurar que todas las
3. Evaluacin actividades se llevan a cabo
adecuadamente, por las
4. Informacin personas apropiadas y a
tiempo
5. Participacin

Utilizar las lecciones y la

 6. Niveles experiencia de un proyecto en
otro
7. Informes

Determinar si la forma en que

8. Apndices
se plane el proyecto es la
Pie de pgina ms adecuada para resolver el
problema al que nos
Contenido: enfrentamos.

Prlogo 2. Supervisin, planificacin e

implementacin:
Introduccin

Un proyecto es una serie de

Introduccin
actividades (inversiones) que
1. Principios pretende resolver problemas
particulares dentro de un periodo y
2. Supervisin en un emplazamiento determinados.
Las inversiones incluyen recursos
3. Evaluacin
humanos y materiales, tiempo y
4. Informacin dinero. Antes de lograr los
objetivos, un proyecto pasa por
5. Participacin diferentes fases. La supervisin
debe estar presente e integrada en
6. Niveles
todas las fases del ciclo del
7. Informes proyecto.

8. Apndices Las tres fases bsicas son:

Pie de pgina Planificacin del proyecto

(anlisis de la situacin,
Contenido: identificacin de los
problemas, definicin de la
Prlogo
meta, formulacin de

Introduccin
estrategias, diseo del plan
de trabajo y distribucin de
 Introduccin presupuestos)

1. Principios Implementacin del proyecto

(movilizacin, utilizacin y
2. Supervisin
control de los recursos, y
3. Evaluacin operacin del proyecto)

4. Informacin Evaluacin del proyecto

5. Participacin La supervisin deben llevarla a cabo

todas las personas e instituciones
6. Niveles
involucrados en el proyecto. Para
implementar con eficiencia un
7. Informes
proyecto, los planificadores y
8. Apndices ejecutores deben planear todas las
fases interrelacionadas desde el
Pie de pgina
principio.

Contenido: En el Manual para activistas

decimos que las preguntas clave de
Prlogo
la planificacin y la gestin son: (1)

Introduccin
Qu queremos?, (2) Qu
tenemos? (3) Cmo podemos usar
Introduccin lo que tenemos para conseguir lo
que queremos?, y (4) Qu pasar
1. Principios

cuando lo hagamos? Se pueden

2. Supervisin
modificar, diciendo dnde en
lugar de qu , pero los principios
3. Evaluacin siguen siendo los mismos.

4. Informacin La preguntas se convierten en:

5. Participacin 1. Dnde estamos?

6. Niveles
2. A dnde queremos ir?
 7. Informes 3. Cmo podemos llegar ah?

8. Apndices 4. Qu pasar cuando

lleguemos?
Pie de pgina

2.1 Anlisis de la situacin y

Contenido:
definicin de los problemas:
Prlogo
Es la respuesta a la pregunta
Introduccin Dnde estamos? (Qu
tenemos?).
Introduccin

El anlisis de la situacin es un
1. Principios
proceso por el que se identifican las
caractersticas generales y los
2. Supervisin
problemas de la comunidad. Implica
3. Evaluacin el reconocimiento y definicin de
las particularidades y problemas
4. Informacin
especficos de las categoras
concretas de la gente de la
5. Participacin
comunidad. Pueden ser personas con
6. Niveles minusvalas, mujeres, jvenes,
campesinos, comerciantes o
7. Informes artesanos.

8. Apndices
El anlisis de la situacin se elabora
recabando la informacin necesaria
Pie de pgina
para comprender al conjunto de la
Contenido: comunidad y a las personas que la
componen. Se debe conseguir
Prlogo informacin sobre lo que ha
sucedido en el pasado, lo que est
Introduccin
sucediendo ahora y lo que se espera
Introduccin
que suceda en el futuro, basndose
 1. Principios en la experiencia de la comunidad.

2. Supervisin La informacin necesaria para

entender a la comunidad incluye,
3. Evaluacin
entre otras cosas:
4. Informacin
Caractersticas de la
5. Participacin poblacin (sexo, edad, tribu,
religin y tamao de las
6. Niveles familias).

7. Informes
Estructuras polticas y
administrativas (como comits
8. Apndices
comunales y consejos locales).
Pie de pgina
Actividades econmicas
Contenido: (incluyendo agricultura,
comercio y pesca);
Prlogo
Tradiciones culturales (por
Introduccin ejemplo la herencia y el
sistema de clanes),
Introduccin
transiciones (bodas, ritos
1. Principios funerarios), y ritos de
trnsito (por ejemplo, la
2. Supervisin circuncisin);

3. Evaluacin Proyectos en marcha, como

los comarcales, de distrito,
4. Informacin
planes nacionales,
5. Participacin organizaciones no
gubernamentales (ONG), y
6. Niveles organizaciones basadas en la
comunidad (OBC);
7. Informes

Infraestructura
 8. Apndices socioeconmica o
prestaciones comunales,
Pie de pgina
(escuelas, centros de salud,

vas de acceso)
Contenido:
Organizaciones comunitarias
Prlogo
(como grupos de ahorro y
Introduccin crdito, grupos de mujeres,
grupos de auto ayuda y grupos
Introduccin de enterramientos), sus
funciones y actividades.
1. Principios

La informacin para el anlisis de la

2. Supervisin
situacin debe recabarse con la
3. Evaluacin colaboracin de los miembros de la
comunidad, utilizando varias
4. Informacin tcnicas. Con ello se pretende
asegurar una informacin vlida,
5. Participacin
fiable y comprensible sobre la
6. Niveles comunidad y sus problemas.

7. Informes Se pueden emplear algunas de estas

tcnicas:
8. Apndices

Revisin de documentos
Pie de pgina

Seguimiento
Contenido:
Discusiones con grupos y
Prlogo
personas especficas y con el
conjunto de la comunidad
Introduccin

Introduccin
Entrevistas

1. Principios Observaciones
 2. Supervisin Escuchar a la gente

3. Evaluacin Tormenta de ideas

4. Informacin Conversaciones informales

5. Participacin

Recursos sociales, servicios y

6. Niveles
oportunidades de la localidad

7. Informes Recorridos, mapas

8. Apndices Esquemas de los problemas

Pie de pgina El anlisis de la situacin es muy

importante antes de hacer ningn
Contenido: intento de resolver los problemas
porque:
Prlogo

Proporciona una oportunidad

Introduccin
de comprender la dinmica de
Introduccin la comunidad

1. Principios Ayuda a aclarar las

condiciones sociales,
2. Supervisin econmicas, culturales y
polticas
3. Evaluacin

Proporciona una oportunidad

4. Informacin
inicial para la participacin de
5. Participacin la gente en todas las
actividades del proyecto
6. Niveles

Facilita la definicin de los

7. Informes
problemas comunitarios y sus

8. Apndices
soluciones
 Pie de pgina Proporciona la informacin
necesaria para determinar
objetivos, planificarlos e
implementarlos

El anlisis de la situacin debe ser

continuo, para proporcionar
informacin adicional durante la
implementacin del proyecto, su
supervisin y su replanteamiento. El
anlisis de la situacin y la
identificacin de problemas debe
supervisarse para asegurar que
siempre hay disponible informacin
correcta y actualizada sobre la
comunidad y sus dificultades.

Ya que la supervisin debe estar

integrada en todos los aspectos o
fases del proceso, estudiemos cada
fase y lo que interesa supervisar en
ellas.

2.2 Establecer las metas y

objetivos:

El establecimiento de las metas

equivale a la pregunta Dnde
queremos ir? (Qu queremos?).

Antes de hacer ningn intento de

implementar un proyecto, los
planificadores, implementadores y
beneficiarios deben establecer las
metas y objetivos. Ver Tormenta de
ideas, un mtodo participativo de
hacerlo. Una meta es una
declaracin general de lo que se
debe hacer para resolver un
problema. Es una definicin
genrica de lo que se espera de un
proyecto.

Una meta surge del problema que

debe considerarse y seala el
destino final de un proyecto. Los
objetivos son partes limitadas de
una meta y para ser posibles deben
ser especficos.

Los objetivos deben ser SMART.

Tienen que ser:

Especfico: claro sobre qu,

dnde, cundo y cmo se debe
cambiar la situacin

Medible: que sea posible

cuantificar los fines y
beneficios

Realizable: que sea posible

alcanzar los objetivos
(conociendo los recursos y
capacidades a disposicin de
la comunidad )

Realista: que sea posible

obtener el nivel de cambio
reflejado en el objetivo
 Finito: con un tiempo limitado
para completarlo.

Para lograr los objetivos de un

proyecto, es esencial evaluar los
recursos disponibles en la
comunidad, y los recursos externos
a los que se puede acceder. Ver
Descubrir recursos ocultos. Los
planificadores, implementadores y
miembros de la comunidad deben
tambin identificar los
impedimentos a los que se
enfrentarn cuando ejecuten el
proyecto y cmo pueden soslayarlos.
Basndose en la amplitud de los
obstculos y de las fuerzas
positivas, los implementadores
deben decidir si continuar con el
proyecto o abandonarlo.

Las metas y los objetivos

proporcionan la base para la
supervisin y evaluacin de un
proyecto. Son los criterios segn
los que se mide el xito o fracaso
de un proyecto.

2.3 Generar estructuras y

estrategias:

Este aspecto equivale a la tercera

pregunta clave, Cmo llegar ah?
(Cmo conseguir lo que queremos
con lo que tenemos ?).

Los planificadores e
implementadores (las comunidades y
sus valedores ) deben decidir cmo
van a ejecutar el proyecto, lo que
constituye la estrategia. Un
acuerdo sobre la estrategia implica
determinar de todo lo que hace
falta (aportaciones) para llevarlo a
cabo, definir los diferentes grupos
o personas y los cometidos que cada
uno va a tener en el proyecto. Estos
grupos y personas con distintas
funciones en el proyecto se
denominan ejecutores.

Por lo tanto, la generacin de

estructuras y estrategias implica:

Discutir y acordar las

actividades que se van a
emprender durante la
implementacin

Definir los distintos

ejecutantes dentro y fuera
de la comunidad, y sus
cometidos

Definir y distribuir los costes

y materiales necesarios para
implementar el proyecto.

Despus de establecer la idoneidad

de las decisiones, la ejecutiva debe
discutir y acordar con todos los
ejecutantes la forma en la que se
debe implementar el proyecto. Esto
se denomina disear un plan de
trabajo. (Cmo conseguimos lo que
queremos?). Un plan de trabajo es
una descripcin de las actividades
necesarias clasificadas en fases,
con una indicacin aproximada de su
agenda.

Para preparar un buen plan de

trabajo, los implementadores
deben:

Listar todas las tareas

necesarias para implementar
un proyecto

Colocar las tareas en el orden

en que se deben emprender

Exponer la distribucin de
responsabilidades a los
ejecutantes

Marcar la agenda para cada

actividad.

El plan de trabajo es una gua para

la implementacin del proyecto y la
base para su supervisin. Por lo
tanto ayuda a:
 Finalizar el proyecto a tiempo

Hacer lo que se debe en el

orden que se debe

Identificar quin debe

responsabilizarse de cada
actividad

Determinar cundo empezar

la implementacin del
proyecto.

Los implementadores y
planificadores deben acordar los
indicadores de supervisin. Estos
indicadores son signos cuantitativos
y cualitativos (criterios) para la
medicin o evaluacin de los logros
de las actividades y objetivos del
proyecto. Los indicadores
mostrarn hasta qu grado se han
alcanzado los objetivos de cada
actividad. Los indicadores de
supervisin deben ser explcitos,
pertinentes y objetivamente
verificables.

Los indicadores de supervisin son

de cuatro tipos:

Indicadores de aportaciones:
describen lo que sucede en el
proyecto (por ejemplo,
nmero de ladrillos necesarios
 y cantidad de dinero gastada)

Indicadores de rendimiento:
describen la actividad del
proyecto (por ejemplo,
nmero de aulas construidas)

Indicadores de resultados:
describen la produccin de la
actividad (por ejemplo,
nmero de alumnos que
acuden a la escuela)

Indicadores de impacto:
miden el cambio en las
condiciones de la comunidad
(por ejemplo, la reduccin del
analfabetismo en la
comunidad).

Registrar por escrito las

estructuras y estrategias ayuda a la
supervisin del proyecto, porque
especifican lo que se tiene que
hacer en su implementacin. La
planificacin debe indicar lo que
debe supervisarse, quin debe
supervisar y cmo debe abordarse
la supervisin.

2.4 Implementacin:

La supervisin de la implementacin
equivale a la cuarta pregunta clave
Qu pasar cuando lo hagamos?

La implementacin es la fase en la
que se acometen todas las
actividades planificadas. Antes de
la implementacin de un proyecto,
los implementadores (encabezados
por el comit o la ejecutiva del
proyecto) deben identificar sus
puntos fuertes y dbiles (fuerzas
internas), oportunidades y
obstculos (fuerzas externas).

Los puntos fuertes y las

oportunidades son fuerzas positivas
que deben ser explotadas para
implementar eficazmente un
proyecto. Los puntos dbiles y los
obstculos pueden entorpecer esta
implementacin. Los ejecutores
deben asegurarse que encuentran
medios para soslayarlos.

En esta fase de implementacin es

importante una supervisin que
asegure que el proyecto se
desarrolla segn la agenda. Es un
proceso continuo que debe
organizarse antes de que empiece la
implementacin del proyecto. Por
ello, las actividades de supervisin
tienen que aparecer en el plan de
trabajo y deben comprometer a
todos los interesados. Si las
actividades no estn yendo bien,
hay que hacer los arreglos
necesarios para identificar el
problema y poder corregirlo.

La supervisin tambin es
importante para asegurar que las
actividades se implementan como se
planific. Esto ayuda a los
implementadores a medir en qu
grado estn consiguiendo sus metas.
Se basa en la evidencia de que el
proceso a travs del cual se
implementa un proyecto tiene un
gran efecto en su uso, operatividad
y mantenimiento. Por lo tanto,
cuando la implementacin del
proyecto no est cumpliendo los
objetivos marcados, se impone que
los implementadores se hagan y
respondan la pregunta, cmo
llegaremos mejor?.

2.5 Resumen de la relacin:

Todo lo anterior ilustra la estrecha

relacin entre supervisin,
planificacin e implementacin.

Demuestra que:

La planificacin describe las

formas en las que se debe
hacer la implementacin y la
supervisin
 La implementacin y la
supervisin se guan por el
plan de trabajo del proyecto

La supervisin proporciona
informacin sobre la
planificacin e
implementacin del proyecto.

Hay una estrecha relacin de

refuerzo (apoyo) mutuo entre
planificacin, implementacin y
supervisin. Ninguna de las tres
puede efectuarse de forma aislada
de las otras dos, y cuando se lleva
una a cabo, los planificadores e
implementadores tienen que
ocuparse tambin de las otras.

3. Evaluacin:

La evaluacin es diferente de la
supervisin, pero estn
estrechamente relacionadas.

3. 1El significado de la
evaluacin:

La evaluacin es el proceso de
juzgar los logros que un proyecto o
programa ha conseguido,
especialmente en relacin con las
actividades planificadas y los
objetivos generales. Implica un
juicio de valor, y por tanto, es
diferente a la supervisin (que es
observacin e informacin de las
observaciones).

3.2 Propsito de la evaluacin:

La evaluacin es importante para

identificar los obstculos o
estancamientos que impiden al
proyecto alcanzar sus objetivos. Las
soluciones a los obstculos pueden
as identificarse e implementarse.

Valorar los beneficios y costes que

corresponden a los beneficiarios
directos e indirectos del proyecto.
Si el proyecto implementado es, por
ejemplo, la proteccin de un
manantial, su evaluacin evidencia la
gente que recoge y utiliza el agua y
los propietarios cuya tierra se
desaprovecha y cuyos cultivos se
destruyen en el proceso de
obtencin de agua.

Adquirir experiencia de la
implementacin del proyecto, y
utilizar esta experiencia en el
replanteamiento de proyectos en
esa comunidad o en otras. y

Proporcionar un panorama claro del

grado en que se han realizado los
objetivos previstos de las
actividades y el proyecto.

3.3 El proceso de evaluacin:

La evaluacin puede y debe hacerse

(a) antes, (b) durante y (c) despus
de la implementacin.

Antes de la implementacin del

proyecto es precisa una evaluacin
para:

Valorar las posibles

consecuencias de los
proyectos planeados para la
gente de la comunidad en un
periodo determinado

Tomar una decisin final

sobre qu alternativa de
proyecto se debe implementar

Ayudar a tomar una decisin

sobre la forma en la que se
debe implementar el
proyecto.

Durante la implementacin del

proyecto: La evaluacin debe ser un
proceso continuo y debe efectuarse
en todas las actividades de
implementacin.

Facilita a los planificadores e

implementadores del proyecto la
revisin progresiva de las
estrategias segn los cambios en las
circunstancias, para conseguir los
objetivos deseados de la actividad o
proyecto.

Despus de la implementacin del

proyecto: Sirve para recapitular los
procesos de planificacin e
implementacin del proyecto, y los
resultados despus de su
implementacin. Adems ayuda a:

Identificar obstculos y
estancamientos inherentes a
la fase de implementacin

Valorar los beneficios reales

y el nmero de personas que
se benefician

Proporcionar ideas de la
solidez del proyecto, para
posibles repeticiones

Proporcionar un panorama real

del grado en que se han
logrado los objetivos que se
pretenden con este proyecto.

4. Informacin para la
gestin:

La informacin para la gestin

y la gestin de la informacin
son dos conceptos diferentes;
la informacin para la gestin
es un tipo de informacin (los
datos); la gestin de la
informacin es un tipo de
gestin (el sistema).

La gestin de la informacin
es el proceso de analizar y
utilizar la informacin que se
ha recabado y registrado para
permitir a los
administradores (de todos los
niveles) tomar decisiones
documentadas. La informacin
para la gestin es la
informacin necesaria para
tomar decisiones de gestin.

La supervisin proporciona
informacin sobre el estado
de cosas en el proyecto.

Esta informacin se recoge

durante las fases de
planificacin e
implementacin. La
informacin ayuda a detectar
cualquier cosa que vaya mal en
el proyecto. En consecuencia,
los administradores pueden
encontrar soluciones para
asegurar el xito.

4.1 La importancia de la
informacin para la
gestin:

La informacin para la gestin

es importante para:

o Tomar las decisiones

necesarias para mejorar
la gestin de
prestaciones y servicios

o Poner en prctica la
planificacin,
implementacin,
supervisin y evaluacin
participativas.

4.2 Cmo gestionar la

informacin:

Para poder utilizar la

informacin para tomar
decisiones de gestin, debe
gestionarse la informacin
(recabar, registrar y
analizar). Aunque la gestin
de la informacin (el proceso
de recabar y guardar la
informacin) y la informacin
para la gestin (la informacin
necesaria para tomar
decisiones bien
documentadas) son
diferentes, se refuerzan
entre s y no pueden
separarse en las operaciones
cotidianas.

Por lo tanto, la gestin de la

informacin implica:

o determinar la
informacin que se
precisa

o recoger y analizar la
informacin

o registrarla y
recuperarla cuando sea
necesaria

o utilizarla

o divulgarla

Determinar la informacin
necesaria para la gestin:
Durante la planificacin,
gestin y supervisin del
proyecto se genera mucha
informacin. Parte de ella es
necesaria para tomar
decisiones de gestin
inmediatas, parte para
decisiones de gestin
posteriores.

Un buen sistema de gestin

de la informacin debe, por lo
tanto, ayudar a los
administradores del proyecto
a saber qu informacin
necesitan recabar, para tomar
diferentes decisiones en
distintos momentos.

Obtener y analizar la
informacin para gestionarla:
La informacin puede
conseguirse de informes de
tcnicos, libros de registro,
formularios de los diferentes
ejecutantes, reuniones con la
comunidad, entrevistas,
observacin y mapas
comunitarios.

Registro de la informacin: Es
importante guardar la
informacin para futuras
referencias. Puede guardarse
en libros de registro locales,
informes de progreso,
formularios o incluso en la
cabeza. El principio ms
importante del registro de
informaciones es la facilidad
con la que pueden
recuperarse.

Empleo de la informacin: Se
puede utilizar para solucionar
problemas comunitarios,
determinar recursos
(cantidad y naturaleza),
solicitar apoyos y planear
futuros proyectos.

Divulgacin o flujo de
informacin: Para que la
informacin tenga un uso
adecuado tiene que
compartirse con los dems
interesados o usuarios. Esta
informacin puede ayudarles
en sus decisiones de gestin y
tambin puede ayudar al que
la recoge a encontrar
significados o usos
relacionados con la gestin.

La informacin deben
compartirla los miembros de
la localidad, parroquia,
comarca, distrito, ministerio,
ONG y donantes. La
informacin para la gestin
forma parte de la supervisin
porque dicha informacin
surge de ella, y ayuda en la
planificacin y la
implementacin de las
actividades de supervisin.

Ya venga del personal o de los

interesados, una de las
formas ms efectivas de
conseguir informacin til de
la supervisin es por medio de
la Revisin anual. Aunque se
describe en su cometido de
conseguir informacin para la
gestin participativa, es
igualmente aplicable a la
obtencin de informacin para
la supervisin.

5. Participacin en la
supervisin del proyecto:

La supervisin es un cometido
de la gestin y la
implementacin que no puede
dejarse a un nico interesado.
Todas las personas e
instituciones que tengan algn
inters en el proyecto, a
cualquier nivel, deben
participar en su supervisin
en la medida de lo posible.

5.1 Ventajas de la
participacin:

Las ventajas de la
participacin son, entre otras:
(a) realizacin comn, (b)
incremento de la
responsabilidad, (c) mejora de
las decisiones, (d) aumento
del rendimiento, (e)
perfeccionamiento del diseo
y (f) mayor informacin.

Concordancia en la
interpretacin de los
problemas e identificacin de
las soluciones: La supervisin
participativa ayuda a los
interesados a tener una
percepcin compartida de los
problemas a los que se
enfrenta la comunidad o el
proyecto (sus causas,
magnitud, efectos e
implicaciones). Esto facilita la
identificacin de soluciones.
Es ms probable que estas
soluciones sean las adecuadas
porque se derivan de la
situacin presente.

Beneficios para los grupos

destinatarios e incremento de
la responsabilidad: La
participacin en la supervisin
asegura que los que se
benefician del proyecto son
los mismos para los que se
concibi.

Aumenta la conciencia de los

derechos de las personas, lo
que suscita su participacin
en la vigilancia para evitar la
malversacin de fondos del
proyecto, lo que a su vez hace
la implementacin del
proyecto menos costosa.

Mejora de las decisiones: La

supervisin proporciona la
informacin necesaria para
tomar decisiones de gestin.

El que mucha gente participe

en la supervisin significa que
participan proporcionando
informacin para la gestin y
contribuyen a la toma de
decisiones. Las decisiones que
se toman a partir de esta
informacin son
probablemente ms
aceptables y relevantes para
la mayora de la poblacin.
Esto facilita la movilizacin
de personas y recursos para
la implementacin del
proyecto.

Mejora del rendimiento

durante la supervisin: si se
detecta una disminucin en el
rendimiento, se pueden idear
soluciones. La obtencin de
decisiones que puedan
implementarse requiere la
participacin de los que
tienen que poner en prctica
la solucin.

Por lo tanto, la participacin

en la supervisin puede
ayudar a mejorar el
rendimiento del proyecto.

Diseo de proyectos: La
informacin generada durante
la supervisin del proyecto
ayuda a rectificarlos para
hacerlos ms aceptables en
una ubicacin concreta.

Las experiencias que se

acumulan tambin pueden
utilizarse en el diseo de
proyectos similares en otros
lugares.

Recopilacin de la
informacin: Si mucha gente
participa en la supervisin, es
ms probable que se consiga
una informacin ms exacta.
Esto sucede porque la
informacin que unos omiten
se consigue a travs de otros.

Los interesados enfatizan en

grados diferentes los
distintos aspectos del
proyecto, utilizando mtodos
diferentes. Paralelamente,
sabiendo que la informacin
que recaban ser verificada,
evitan deliberadamente los
informes errneos.

5.2 Retos de la
participacin en la
supervisin:

Aunque la participacin en la
supervisin tiene muchas
ventajas, es fcil encontrar
algunos obstculos. Entre
otros: (a) alto coste, (b)
variaciones en la informacin
y (c) imprecisiones.

Altos costes iniciales: La

participacin en la supervisin
requiere muchos recursos
(por ejemplo, tiempo,
transporte y dietas
relacionadas con las
intervenciones). Es un proceso
exigente que puede
desbordar el nimo de
voluntariado de la comunidad
y los recursos financieros
nacionales y de distrito. Por lo
tanto, debe ser simple y
centrada en los elementos
vitales.

Cantidad y variedad de la
informacin: La supervisin
exige la recopilacin,
documentacin y comunicacin
de una gran variedad de
informaciones. Esto requiere
muchos conocimientos que son
escasos en las comunidades.
Por lo tanto, exige mucho
tiempo y recursos para el
desarrollo de esta capacidad.
Tambin existe el riesgo de
los informes errneos.

Imprecisin de la
informacin: Algunos
interesados, desde un nivel
comunitario hasta un nivel
nacional, pueden proporcionar
intencionadamente
informaciones falsas para
simular mejores rendimientos
y resultados o por diferencias
con la comunidad o el
proyecto. Para contrarrestar
los informes falsos o
incorrectos hace falta toma
de conciencia y desarrollo del
consenso, lo que resulta difcil
de conseguir.

Las ventajas de la
participacin en la supervisin
son, evidentemente, ms
numerosas que los
inconvenientes. Por lo tanto,
es necesario estimular y
apoyar la supervisin
participativa a la vez que
ideamos formas de
contrarrestar sus riesgos.
6. Niveles de supervisin:

La supervisin la deben
efectuar todos interesados
en todos los mbitos. No
obstante, cada nivel tiene
objetivos, mtodos y, en
consecuencia, cometidos
especficos para la
supervisin. Para que la
supervisin sea efectiva, es
necesario un mecanismo de
consideracin de las
reacciones de todos los
implicados a todos los niveles
(comunidad, regin, nacin y
donantes).

6.1 Supervisin en el
mbito comunitario:

En este nivel tienen lugar la

implementacin y la utilizacin
de los beneficios del
proyecto. En muchos casos, se
trata de vecindarios o
localidades. En este nivel, el
propsito ms importante de
la supervisin es el de
mejorar la implementacin y
la gestin de los proyectos. El
inters del conjunto de una
comunidad en la supervisin
de la construccin de una
escuela, por ejemplo, es
asegurar que dicha
construccin (resultado) se
lleve a cabo como se planific.

Por tanto, los objetivos

especficos de la supervisin
en este mbito incluyen (a)
asegurar que los proyectos se
implementan a tiempo, (b) que
son de buena calidad y (c) que
las aportaciones al proyecto
se utilizan adecuadamente.

La supervisin en este
contexto implica:

Identificar un proyecto
comunitario. Debe efectuarse
de forma participativa para
que refleje las necesidades
comunitarias y estimule el
inters de la gente en su
implementacin y supervisin.

Si el proceso de
identificacin de proyecto no
se lleva a cabo correctamente
y no refleja los intereses de
la comunidad, es poco
probable que dicha comunidad
participe en las actividades
de supervisin e
implementacin.
Identificar el (los) equipo(s)
que dirigir(n) la supervisin.
Se deben especificar y
explicar los cometidos de
cada equipo, cmo deben
llevar a cabo el proceso de
supervisin, la utilizacin y
intercambio de la informacin
generada con otros grupos
dentro y fuera de la
comunidad.

Disear un plan de trabajo

que sirva de gua de la
supervisin del proyecto. Este
plan de trabajo debe
especificar las actividades en
el orden en que se deben
ejecutar y las personas que
van a hacerlo.

Esto ayuda a la gente que

supervisa a conocer las
actividades que deben llevar a
cabo personas en concreto en
un periodo de tiempo dado. Si
las actividades no se
efectan, los supervisores se
orientan obteniendo
soluciones.

Determinar las actividades

principales del plan de
trabajo. Aunque todas las
actividades de este plan son
necesarias y tienen que
supervisarse, es conveniente
identificar las actividades
ms importantes en base a los
objetivos e indicadores que se
establecern.

Por ejemplo, si las actividades

previas a la construccin de
una escuela incluyen
movilizacin comunitaria,
prstamo de azadas de un
poblado vecino, perforacin
del suelo y obtencin de agua
para la fabricacin de
ladrillos, la actividad principal
que resume todas las dems
sera la fabricacin de
ladrillos.

Determinar los indicadores de

objetivos para cada actividad.
Los indicadores ayudan al
equipo de supervisin a saber
lo que se ha avanzado en la
consecucin de los objetivos
de cada actividad. En nuestro
ejemplo, un indicador sera el
nmero de ladrillos
elaborados.

Comparar lo que est

sucediendo con lo que se
planific que se hara durante
el proceso para establecer si
el proyecto cumple la agenda
y se desarrolla conforme a los
planes. Los supervisores
deben verificar todos los
indicadores para medir hasta
qu punto han conseguido
alcanzar los objetivos. Esto
conllevara el estudio de la
calidad del trabajo para
verificar que es ptima. El
equipo de supervisin puede
necesitar la colaboracin de
un tcnico, como un artesano
local o un tcnico de la
administracin que compruebe
la calidad del proyecto (si se
trata de una construccin).

El equipo de supervisin debe

entonces acordar la
frecuencia con la que se va a
visitar la ubicacin del
proyecto como medio de
cotejar lo que all sucede. En
un proyecto comunitario,
estas inspecciones se deben
llevar a cabo al menos una vez
por semana, para evitar
grandes desviaciones del plan
de trabajo. En estas visitas,
el equipo debe observar lo que
sucede (escrutar) y hablar
con todos los que estn
implicados en el proyecto.

El equipo de supervisin tiene

que identificar los objetivos
de cada actividad. Por
ejemplo, el objetivos de la
fabricacin de ladrillos como
actividad dentro del proyecto
de construccin de una
escuela puede ser la
elaboracin de diez mil
ladrillos antes de finales de
febrero.

Cada ver que se hace una

inspeccin, estos supervisores
deben registrar por escrito
sus conclusiones. Pueden
utilizar un formulario adjunto
al anexo, o acordar cualquier
otro tipo de formato de
informe que recoja los
resultados del ejercicio en
relacin con el plan de
trabajo. Las conclusiones de
las inspecciones deben
discutirse con otros
miembros del comit de
implementacin. Los equipos
de supervisin e
implementacin utilizarn la
informacin recabada para
detectar y resolver los
problemas a los que se
enfrenta el proyecto.

Los equipos de supervisin e

implementacin deben
clasificar adecuadamente la
informacin para su uso en
acciones futuras y para
informar a los dems
interesados. Cada sitio debe
contar con un archivo que
contenga las copias de los
informes de la supervisin y
otros documentos
relacionados con el proyecto.

6.2 Supervisin en el
mbito regional y
comarcal:

Los funcionarios regionales y

comarcales deben obtener
informacin de la supervisin
comunitaria (supervisin del
rendimiento en cuanto a la
conversin de las
aportaciones en resultados).
Tambin tienen que
supervisar el rendimiento del
proyecto (por ejemplo, el
efecto de la construccin de
la escuela en el incremento de
las inscripciones). La regin
tiene tambin que supervisar
el incremento en la fuerza,
capacidad y poder de la
comunidad destinataria para
el estmulo de su propio
desarrollo.

Por lo tanto, los objetivos

comprenden: apoyo de la
mejora del rendimiento del
proyecto y medicin de la
posibilidad de aplicar la forma
en la que el proyecto se ha
diseado para el
fortalecimiento comunitario.
Los mtodos de supervisin
que se pueden adoptar en
este contexto incluyen (a)
supervisin de rutina y (b)
apoyo cualitativo.

Supervisin de rutina y apoyo

a la supervisin: Esto exige
que el coordinador regional
del proyecto, el asistente al
desarrollo comunitario y otros
miembros tcnicos del
personal y polticos regionales
y comarcales visiten las
ubicaciones del proyecto para
comparar lo que acontece con
lo que se ha planificado.

Tiene que conservarse una

copia del plan de trabajo y de
los informes de supervisin en
el archivo del lugar del
proyecto. Esto ayudar a
cualquiera que lo desee a
cotejar el progreso con el
plan de trabajo, y a obtener
los comentarios del equipo de
supervisin necesarios para
esta comparacin sin
necesidad de localizar a los
miembros de este equipo que
no estn disponibles en ese
momento.

Durante la supervisin de
rutina, se debe conversar con
todos los implicados en la
implementacin y la
supervisin del proyecto.
Fjese en la forma en que
cada equipo lleva a cabo sus
obligaciones (como medio de
verificar el incremento de la
capacidad comunitaria).
Debata y registre todos los
comentarios sobre los
elementos buenos y malos del
proyecto. Recomiende
soluciones que manifiesten
quin debe llevarlas a cabo, y
los efectos negativos
financieros y retrasos que
pueden afectar al proyecto si
no se aplican. En el archivo del
lugar del proyecto se debe
dejar una copia, y la otra
tiene que discutirse y
archivarse en la sede regional.

Las comarcas y regiones

tienen que organizar
discusiones sobre los
progresos del proyecto al
menos de forma mensual.
Archive y remita tambin un
informe de los progresos del
proyecto como parte del
informe rutinario mensual a
las oficinas regional y
comarcal.

Los principales factores a

inspeccionar en las
supervisiones de rutina
regionales y comarcales son:

o Niveles reales de
contribucin de la
comunidad, comarca,
regin y donantes
(incluyendo fondos,
materiales, tiempo y
ayuda tcnica);
Puntualidad en la
implementacin y
calidad del proyecto

o Conformidad y
responsabilidad en el
uso de los recursos de
la comunidad y los
 donantes

o Nivel de implicacin de
la comunidad en el
proyecto

o Compromiso y
rendimiento de los
comits comunitarios

o Puntualidad en el uso de
la informacin generada
a travs de la
supervisin de rutina
comunitaria.

Investigacin cualitativa: La
regin, junto con la comarca,
debe organizar discusiones en
grupo sobre los
planteamientos, entrevistas
con los informantes clave y
discusiones de grupo con la
comunidad, al menos dos
veces a ao, con la comunidad
y los informantes clave.

Estas investigaciones
ayudarn a la regin a:

o Verificar parte de la
informacin recabada
por la comunidad y la
regin

o Obtener informacin
 sobre temas que no se
han recogido durante la
supervisin de rutina

o Discutir sobre el
terreno con las
comunidades las
posibles soluciones a los
problemas que
amenazan al
rendimiento del
proyecto

o Dialogar con la
comunidad, aprender de
ellos, explicar los
principios del desarrollo
de las capacidades.

Estas investigaciones
cualitativas deben ser simples
e involucrar a los miembros de
la comunidad para reducir
costos y darles la oportunidad
de aprender cmo hacerlos
como medio de
fortalecimiento comunitario.
Los resultados deben
analizarse comparndolos con
los de la comunidad y la
regin, y tambin deben
utilizarse para discutir
soluciones. Las conclusiones
deben estar bien
documentadas y tienen que
comunicarse a los estamentos
nacionales para complementar
la informacin para la gestin
nacional.

Los puntos ms importantes

de las investigaciones
cualitativas son:

o Establecer si los
proyectos corresponden
a las prioridades
comunitarias (y tambin
la conveniencia de la
identificacin del
proyecto)

o Conocimiento y
apreciacin de la
metodologa del
proyecto por parte de
los miembros de la
comunidad, y su
predisposicin a
participar y contribuir a
las actividades del
proyecto

o Efectividad de los
miembros de la
comunidad en la
supervisin del proyecto

o Opiniones de los
miembros de la
 comunidad sobre la
calidad y uso de los
recursos (justificacin)

o Conocimientos (por
ejemplo, capacidad de
toma de decisiones y de
negociacin) adquiridos
por categoras de gente
en la comunidad durante
la implementacin del
proyecto

o Conciencia de la
comunidad sobre sus
derechos y deberes.

Antes de una investigacin

cualitativa, cada regin y
comarca tiene que identificar
y discutir cualquier vaco de
informacin de gestin para
elaborar temas peridicos. En
esta fase tambin hay que
acordar los diseos
especficos.

6.3. Supervisin en el
contexto nacional y de
donantes:

La supervisin en el mbito
nacional y de donantes sirve
para comprobar si las
aportaciones se utilizan
correctamente (es decir, que
se alcanzan los objetivos
deseados), si el diseo del
proyecto es el adecuado y
para adquirir experiencia.

Los objetivos de la
supervisin en este contexto
son:

o Asegurarse de que las

aportaciones se utilizan
con eficiencia y
efectividad

o Que las actividades

planificadas se realizan

o Medir la posibilidad de
aplicar la metodologa al
fortalecimiento
comunitario

o Adquirir experiencia de
la intervencin en el
proyecto para futuros
proyectos en el pas y
fuera de l. La
experiencia
proporcionar la base
para repetir la
metodologa del
proyecto.

Los mtodos de supervisin en

este mbito son: (a)
supervisin de rutina, (b)
investigacin de acciones y
estudios cualitativos y (c)
seguimiento.

Supervisiones de rutina: El
personal del proyecto y del
departamento ministerial de
planificacin deben hacerla
trimestralmente para
constatar los niveles de
actividad y logros. Ya que el
medio ministerial obtiene
informacin sobre los
proyectos y actividades a
travs de los informes de
progreso mensuales de la
regin, la supervisin de
rutina nacional debe tener un
alcance limitado.

Tiene que cubrir aspectos que

parecen contradictorios,
problemticos, muy
satisfactorios o nicos. Esto
permitir a la oficina nacional
proporcionar el apoyo
necesario y adquirir
experiencia.

Investigacin de acciones y
estudios cualitativos: La
oficina nacional debe llevar a
cabo estudios cualitativos
profundos una vez al ao.
Estos estudios deben
centrarse en adquirir
experiencia a partir de los
ensayos en el diseo y la
implementacin del proyecto
para su repeticin.

Por lo tanto, los asuntos ms

importantes en este contexto
son:

o La contribucin de los
proyectos comunitarios
a las prioridades del
pas y los donantes

o La satisfaccin
experimentada en las
comunidades (grado de
servicio y de utilizacin
de las prestaciones)

o Capacidad de la
comunidad para operar
y mantener los servicios
y prestaciones

o Capacidad de los
miembros de la
comunidad para pagar
por los servicios y
prestaciones

o Conveniencia de la
 metodologa del
proyecto con respecto a
las polticas nacionales

o Liderazgo, autoridad y
confianza dentro de las
comunidades

o Desarrollo de las
capacidades y eficiencia
de los empleados de los
gobiernos locales y
regionales

o Representacin
(especialmente de
mujeres) en el proceso
de toma de decisiones
comunitarias

o Repeticin de
experiencias en otros
proyectos e
instituciones de
adiestramiento

o Desarrollo de las
capacidades de las
personas e instituciones
existentes

o Funcionamiento de los
sistemas de informacin
de la supervisin y la
gestin.
Seguimientos: Tambin deben
efectuarse para obtener
datos cuantificables y
complementar la informacin
generada a travs de otros
mtodos. Pueden delegarse en
instituciones de investigacin,
como las universidades.

6.4. reas y
procedimientos de
supervisin en los
diferentes mbitos:

Aqu se describen las reas y

procedimientos en cada
contexto. Esto se hace para
enfatizar que los interesados
deben encabezar, pero no
llevar a cabo en exclusividad,
la supervisin. En la prctica,
las reas y procedimientos de
los diferentes interesados
pueden coincidir en parte.
Cada uno de ellos debe apoyar
a los otros en sus
responsabilidades de
supervisin.

La lista de reas que aqu se

expone no es exhaustiva, pero
indica lo que se debe hacer.
Por tanto, cada mbito tiene
que recoger informacin
sobre cualquier otro rea que
considere relevante para una
situacin en particular.

Se presentan en tres tablas

(1) mbito comunitario, (2)
mbito regional y (3) mbito
nacional, indicando los temas
claves en cada uno.

6.5. mbito comunitario:

En este contexto los tres

ejecutantes principales que
tienen inters en la
intervencin para el
fortalecimiento comunitario
son:

o La ejecutiva de la OBC
o el comit de
implementacin (CIC)
del proyecto
comunitario

o Los activistas
comunitarios

o El comit local de
desarrollo (CLD).

La tabla siguiente examina los

principales temas de inters,
indicadores de supervisin,
medios de observacin,
 frecuencia y procedimientos
de supervisin sugeridos, para
cada uno de los tres
interesados mencionados.

Indicador Procedimien
Interesad Medios de Frecuen
Tema de to de
o observacin cia
supervisin supervisin
Comit Nmero de
Los
ejecutivo actividades
Puntualidad en miembros
del
la Visitas utilizan el
proyecto
implementaci rutinarias al Semanal formulario
implementa
nde los proyecto de
das a su
proyectos supervisin
debido
de rutina
tiempo
Los
miembros
utilizan el
formulario
Visitas de
Uso adecuado rutinarias al supervisin
No se
de los proyecto. de rutina.
desvan Semanal
recursos del Verificacion Se verifican
recursos
proyecto es de las las
calidades calidades
segn las
orientacione
s del
tcnico
Obtencin y Porcentaje Revisin de Semanal Los
registro de los archivos miembros
 del comit
proyectos de proyecto
con revisan los
adecuados de
archivos in del archivos,
la informacin
situ; emplazamie informes y
sobre el
nmero de nto comentarios
proyecto
informes en en el
los archivos emplazamie
nto
Los
activistas
(1) revisan
la secuencia
Nmero de de los
Comparar la
planes de planes de
Plan de planificacin
trabajo del trabajo del
trabajo de de
proyecto proyecto
implementaci actividades Mensual
con las con un
n del proyecto con su
actividades tcnico, y
realista implementac
Activistas en el orden (2) presiden
in
comunitar correcto visitas
ios mensuales a
su
emplazamie
nto.
Nmero de Visitas al
Participacin Nmero de actividades. lugar del
comunitaria personas Cantidad de proyecto.
en las que cumplen recursos Mensual Discusiones
actividades sus proporciona con la gente
del proyecto cometidos dos por la sobre su
comunidad contribucin
Comit de Justificacin Porcentaje Formulario Trimest Los
desarrollo de los de recursos de ral miembros
local recursos del contabiliza justificaci del CDL
 utilizan el
formulario
de
n de
proyecto dos justificaci
recursos
n de
recursos del
proyecto

6.6. mbito regional y local:

En este contexto (ms que en el

comunitario), los principales
ejecutantes que tienen inters en la
intervencin para el fortalecimiento
comunitarios son:

Los asistentes de desarrollo

comunitario (ADC)

El departamento de
planificacin

El coordinador regional de
proyecto (CRP), que en en
caso de ser un funcionario
ministerial, normalmente es
un oficial de desarrollo
comunitario (ODC) o su
equivalente en una ONG

La tabla siguiente examina los

temas de mayor inters,
indicadores de supervisin, medios
de observacin, frecuencia y
procedimientos de supervisin
 sugeridos para cada uno de estos
tres interesados.

Indicador Procedimien
Medio de Frecuen
Interesado rea de to de
verificacin cia
supervisin supervisin
Los ADC
Eficacia de determinan
Asistente Nmero de
los Revisin del la eficacia
de comits que
activistas y rendimiento Semestr de cada
desarrollo cumplen con
comits de los al comit
comunitari sus
comunitario comits durante los
o cometidos
s estudios
cualitativos
Coordinado Los
r regional departamen
Identificac
del FuncRevisin tos revisan
in de
proyecto de los los planes
proyectos
y informes de locales, para
que encajan Nmero de
departame identificaci establecer
en los proyectos Semestr
nto n de si encajan
planes adscritos al al
de proyectos. con los
regionales plan regional
planificaci Visitas a sus planes
y las
n emplazamien regionales y
prioridades
tos tioning las reas
nacionales
prioritarias
nacionales
Adquisicin Nmero de Revisin de Semestr El
por parte localidades informes de al departamen
de los que usan la proyectos. to de
lderes participaci Orientacin planificacin
comunitario n de grupos de dirige
s de comunitaria discusin y estudios
 cualitativos
para
averiguar si
las
comunidades
participan
en las
actividades
en la
del
conocimient planificacin otras
proyecto.
os de e tcnicas de
Los
gestin implementac estudio
procedimien
comunitaria in de cualitativo
tos
proyectos
regionales
especficos
deben
disearse
cuando se
llevan a cabo
los
ejercicios

6.7 mbito nacional y de

donantes:

En este contexto, hay dos

interesados principales, (1) el
ministerio o agencia que est
implementando la intervencin o
proyecto y (2) cualquier donante
nacional o internacional que est
contribuyendo a ello.
 Indicador
Procedimien
Interesa de Medio de Frecuenc
rea to de
do supervisi verificacin ia
supervisin
n
Oficina Seguimientos
nacional Proporcin , grupos de La agencia o
Conocimiento
de gente convergencia, el ministerio
de la
y consciente discusiones, disean y
metodologa Anual
de la entrevistas dirigen los
por parte de
donantes metodolog con estudios
la comunidad
a informantes anuales
clave
Porcentaje
de
objetivos
del Revisin de
proyecto informes del
conseguido proyecto,
La agencia o
s. seguimientos,
ministerio
Efectividad Porcentaje discusiones
disea y
del diseo de los de grupos de Anual
dirige los
del proyecto aspectos convergencia,
estudios
del diseo entrevistas
anuales
que han con
merecido informantes
la clave
aprobacin
de la
comunidad.
Adaptacin Proporcin Discusiones Anual La agencia o
de la de nacionales e ministerio
experiencia aspectos internacional preside
de del diseo es reuniones
implementaci del con
n en otros proyecto instituciones
 acadmicas
y proyectos
comunitarios
para
proyectos e
averiguas
instituciones adaptados
los aspectos
del pas
de la
metodologa
que se han
repetido

7. Informes:

Contenido: La confeccin de informes es una actividad

importante durante la supervisin del
Prlogo proyecto. Es la forma en la que la
informacin sobre el proceso y el comienzo
Introduccin
de cada actividad, y no slo el trabajo, se
comparte entre todos los interesados en el
Introduccin
proyecto.
1. Principios
En el caso de la construccin de una escuela,
2. el informe no termina al mencionar el
Supervisin nmero de veces que la comunidad se rene
para colocar ladrillos y alzar las paredes del
3. Evaluacin
colegio, sino que tambin habla del nmero
4.
de ladrillos y paredes que se han levantado,
Informacin adems de describir el proceso de su
edificacin.
5.
Participacin En proyectos comunitarios, los informes se
hacen normalmente en dos formas: verbales
6. Niveles
y escritos.
 7. Informes 7.1 Informes verbales:
8. Apndices Es un proceso en el que la informacin se da
oralmente. Es la forma ms comn de
Pie de pgina
informar. Para los miembros de la comunidad
Contenido: es ms sencillo y efectivo comunicarse con
los dems oralmente.
Prlogo
Las ventajas del informe verbal son:
Introduccin
La posibilidad de participacin de una
Introduccin gran parte de la comunidad. Muchos
de sus miembros, especialmente en
1. Principios
reas rurales, son analfabetos y no
2. saben escribir. Los que s saben
Supervisin consideran que la redaccin de
informes consume una gran cantidad
3. Evaluacin de tiempo y recursos, lo que les hace
reluctantes a documentar la
4.
informacin obtenida durante la
Informacin
supervisin del proyecto.
5.
Participacin
Claridad y rapidez de distribucin de
la informacin. El informe verbal se
6. Niveles hace inmediatamente despus de un
evento. Esto hace que la informacin
7. Informes
que surge del proceso sea ms vlida,
8. Apndices
fiel y actual que la que se documenta.
La gente que da los informes tiene la
Pie de pgina oportunidad de discutirlos con la
comunidad y obtener una respuesta
Contenido: inmediata. Esto ayuda en la toma de
decisiones.
Prlogo

Bajo costo. Los informes verbales

 Introduccin ahorran una cantidad significativa de
tiempo y otros recursos que se
Introduccin
invierten en informar.

1. Principios
Los inconvenientes de los informes verbales
2. incluyen:
Supervisin
Falsa informacin. Algunos miembros
3. Evaluacin de la comunidad pueden diseminar
deliberadamente informaciones
4.
falseadas para proteger sus propios
Informacin
intereses. La informacin verbal es
5.
tentadora porque el que la da sabe que
Participacin
nadie puede rebatirla. En otros casos,
la gente que informa no tiene tiempo
6. Niveles de pensar las respuestas.

7. Informes Archivo, copia y exactitud: Ya que la

informacin verbal no se documenta ni
8. Apndices
se archiva, es muy difcil de guardar y
Pie de pgina recuperar para uso posterior. Este
tipo de informacin slo queda en las
mentes de las personas que han
participado en la implementacin del
proyecto. Por tanto, se hace difcil
compartirla con gente de fuera de la
comunidad, especialmente en las
instancias en las que las personas que
tienen la informacin no pueden o
desean revelarla. La informacin que
se consigue puede tambin ser poco
exacta, sobre todo en casos en los que
se precise utilizar hechos pasados
para generar nuevos datos.
7.2 Informes escritos:

Durante la supervisin es importante

informar no slo de las actividades, sino
tambin de sus resultados. Escriba lo que
observe, adems de los informes de las
revisiones de los tcnicos.

Las ventajas de los informes escritos son:

Proporcionan informacin fiable para

la gerencia (los informes escritos
pueden compararse despus de un
tiempo con otra informacin para
establecer su exactitud);

Ayudan a procurar informacin a los

tcnicos

Los informes escritos son sencillos de

manejar.

Los inconvenientes de los informes escritos

son:

En el da a da de las actividades de
supervisin del proyecto, su redaccin
se ignora sistemticamente

La documentacin de estos informes

es muy costosa tanto en tiempo como
en dinero.

La explicacin de los niveles utilizados aqu

se encuentra en Niveles de supervisin
7.3. Responsabilidad informativa de los
participantes clave:

En la comunidad:

Comits del proyecto:

Designar y divulgar (en combinacin

con los activistas) el plan de trabajos
de implementacin del proyecto al
comit de desarrollo comarcal,
ayuntamiento y comunidad

Redactar y divulgar el informe

mensual de progreso del proyecto al
comit de desarrollo comarcal,
ayuntamientos del lugar y del distrito
y al asistente de desarrollo
comunitario

Mantener el archivo del lugar del

proyecto (incluyendo planes de
trabajo, informes de control y
cualquier otra informacin especfica
del proyecto) para cada proyecto.

Activistas comunitarios:

Preparar informes sobre el nivel de

identificacin del pueblo con el
proyecto y remitir copias al comit de
desarrollo comarcal y al asistente de
desarrollo comunitario

Recabar y enviar informes sobre la

 comunidad e individuos especficos de
ella

Remitir informes de todo el

adiestramiento que se ha llevado a
cabo en la comunidad.

Comits de desarrollo comarcales:

Poner al da a la comunidad sobre los

proyectos en la zona en los plenos del
ayuntamiento local

Informar a la comunidad y al asistente

de desarrollo comunitario (ADC) sobre
los recursos y cmo se utilizan en cada
proyecto

Enviar un informe anual al ACD sobre

los protagonistas de los proyectos
comunitarios.

Ayuntamientos uno y dos:

Documentar el tiempo que se invierte

en los plenos y reuniones de la
ejecutiva para la toma de decisiones y
uso por los equipos nacional, provincial
y de distrito.

En la provincia y distrito:

Asistente de desarrollo comunitario:

Remitir un sumario mensual de los

 progresos del proyecto al distrito;

Informar de la misin y el esfuerzo

demostrado por los activistas
comunitarios, comits de proyecto y
comits de desarrollo comarcales

Remitir un resumen del adiestramiento

impartido a los activistas y del que
ellos imparten

Enviar un informe al distrito sobre los

principales contribuyentes a los
proyectos comunitarios.

Oficial de desarrollo comunitario

(coordinador de distrito):

Remitir mensualmente un resumen de

los informes de progreso del distrito a
la delegacin nacional.

Delegacin nacional:

Coordinador nacional:

Enviar un informe semestral de los

progresos en la provincia al comit de
gobierno nacional, ministerio y
donantes

Preparar las actualizaciones de las

actividades del proyecto y el
rendimiento y enviar copias a todos los
distritos, que a su vez divulgarn el
 informe a las comarcas y poblaciones

Remitir informes de FFOR (fuerzas,

flaquezas, oportunidades, retos) dos
veces al ao sobre la vitalidad y los
puntos dbiles del diseo del proyecto
al ministerio y donantes. Incluir
buenas y malas experiencias en su
implementacin. Puede ser parte del
informe semestral

Recopilar y divulgar los resultados de

la supervisin y inspecciones de
control cada vez que se efecten.

8. Apndices:

Los apndices estn ahora integrados en los

mdulos. Pulse en el mdulo complementario
que le interese:

Mdulos complementarios:
Supervisin y evaluacin, Redaccin de informes,
Ilustraciones de supervisin e informes,
Investigacin comunitaria, Medir el
fortalecimiento.

Tres manuales para cooperantes:

Manual para activistas
Manual de generacin de riqueza
Manual de supervisin
 Derechos de
autor
2007 Phil Bartle
Diseo web de
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actualizacin:

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pri cooperante
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