Proceso Analtico

El Mtodo analtico es aquel procedimiento de investigacin que reside en la

disgregacin de un todo, descomponindolo en sus partes o elementos para observar
las causas, la naturaleza y los efectos.

Segn Mndez (2000), este proceso puede definirse como la

sistematizacin de las diferentes partes de un escrito conforme a categoras
estipuladas por el experto, para extraer de ellos, la informacin predominante o las
tendencias manifestadas en esos documentos. (p.162).

Es decir, que la tcnica anlisis de contenido requiere que las categoras tengan
las cualidades sealadas para otros instrumentos de investigacin, tales como
fehaciente validez, deben estar formadas de un solo principio de clasificacin, ser
suficientemente exhaustivas para que incluyan todas las respuestas mutuamente
exclusivas

Segn el instrumento aplicado, que este caso particular es la encuesta aplicada

a los integrantes del departamento de compras del IPASME se les pregunto si se
realiza un estudio anticipado para evaluar las necesidades de la institucin, dando
como respuesta que no realizan estudios anticipados, esto permite deducir que no se
determina la lista de materiales e insumos necesarios, para el normal funcionamiento
de la institucin, ni se prevn sus especificaciones, para cumplir con los objetivos
organizacionales.

Tomando en cuenta la definicin del proceso administrativo de Terry y Franklin:

la aplicacin de la planeacin, organizacin ejecucin y control por medio de los
cuales se administra un gerente (p. 747), se estructura el proceso de la
administracin de compras, y se define a la administracin de compras como la tarea
del departamento que est enfocada al costo del inventario y la transportacin, la
disponibilidad del abasto y la calidad de los proveedores. Por lo tanto, contiene
tambin, planeacin, organizacin, direccin y control.
 Tambin se les pregunto si disponen de un registro actualizado que permita
cubrir las necesidades de la institucin, segn los resultados expuestos por los sujetos
entrevistados, expresaron que no existe un registro de proveedores actualizado, que
permita satisfacer las necesidades de la institucin.

Dicha opinin permite hacer nfasis en la necesidad de realizar una bsqueda y

seleccin de proveedores continua, a fin de tener siempre la mayor cantidad de
posibilidades de mejores precios y condiciones de compras para satisfacer las
demandas.

En este sentido Mercado (1999) seala que: un registro de suministro sugiere una
preocupacin sobre la disponibilidad a largo plazo de las compras crticas o de alto
precio; suministros futuros fiables son crticos para el xito de la empresa (p.132)

Este enfoque es necesario que el IPASME persiga la integracin, para asegurar los
suministros futuros. Ya que las compras deben considerarse como una funcin vital
para el xito de cualquier empresa, cuyo objetivo ser adquirir mediante prcticas de
ahorro, materias primas y los artculos indispensables para la fabricacin de los
bienes a que se dedica, o bien de productos terminados para su venta o brindar los
servicios adecuados, ayudando a disminuir los costos de produccin y, por
consiguiente, ello en utilidades para la institucin.

Tambin argumentaron que la existencia de manuales en una organizacin reviste

singular importancia, pues permite mantener registrada en forma ordenada
informacin de datos requeridos para la conduccin normal del la unidad de compras
del IPASME y por supuesto para la toma de decisiones.

As lo seala Marcano (2001) Los manuales de procedimientos y normas

describen en detalle las operaciones que integran los procedimientos y las normas a
cumplir por los miembros de la organizacin, considerando un orden secuencial de su
ejecucin. (p.123)

Es as como el manual de normas y procedimientos para unidad de compras del

IPASME, permitir promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos,
materiales, financieros y tecnolgicos disponibles.
 Tambin se les pregunt si consideran importante la implementacin de un manual
Normas y Procedimientos para el departamento de Compras de este organismo y el
personal manifest que es de gran importancia la implementacin de un Manual de
Normas y Procedimientos en la unidad de compras de esa institucin, ya que
permitir servir como vehculo de orientacin e informacin a los proveedores de
bienes, prestadores de servicios y usuarios con los que interacta la organizacin.

El personal de la unidad de compras expres que la adquisicin de bienes y

servicios en el Departamento de compras se lleva a travs de un proceso escrito y
sealaron que el manual de normas y procedimientos permitir
ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo en la unidad de compras del
IPASME, evitando la repeticin de instrucciones y directrices.

El personal de la unidad de compras del IPASME exterioriz que el Manual de

Normas y Procedimientos para la unidad de Compras traer beneficios para la
Institucin, ya que clarificara la accin a seguir o la responsabilidad a asumir, en
aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu rea debe actuar o
hasta que nivel alcanza la decisin o ejecucin de la unidad de compras.

Se les indago acerca si solicitan cotizaciones y se analizan las alteraciones de

compras, referente a los resultados obtenidos de los sujetos entrevistados, expresaron
que si solicitan cotizaciones. Por otro lado, manifestaron que no se solicitan
cotizaciones, esta diferencia de opiniones permite deducir, que no en todos los rubros
a adquirir se solicitan cotizaciones, para analizar las alternativas de compras y
asegurar la transparencia y objetividad en la toma de decisiones.

Al respecto Guerrero y Martnez (2000). Define la cotizacin como el

documento en el cual se solicita a un proveedor la necesidad de adquirir un bien o
bienes para la organizacin.p.135). Es as como las normativas y polticas son
indispensables para que el departamento pueda prestar un mejor servicio y reconocer
cules son sus actividades propias y lineamientos de accin.

Asimismo se les pregunt si negocian las condiciones de compras, entregas, pagos,

devoluciones, ajustes con los proveedores. En funcin a las respuestas emitidas por
los entrevistados algunos afirmaron que se negocian las condiciones de compra y por
otro lado, el restante expresa que no se realiza tal negociacin, esto permite deducir
que existen fallas en cuanto a la gestin compras, sino se establecen condiciones de
compras adecuadas con los proveedores, para cumplir con los objetivos
institucionales.

Adems los entrevistados, expresaron en que no se emplean en algunas

ocasiones rdenes de compras para hacer los pedidos. Lo que permite afirmar que no
se cumple con el proceso de compras, en todas sus fases, lo que trae como
consecuencia que no cumplan con las metas propuestas por la institucin.

Es importante resaltar que el procedimiento de compras en una empresa pblica

o privada, es el mismo, solo muestra la secuencia de los pasos estandarizados que se
deben realizar para trabajar correctamente, disminuyendo la probabilidad de cometer
errores. Con un procedimiento de compras que controle todas las operaciones
involucradas en el proceso de adquisiciones, permite dar a la gerencia informacin
oportuna y confiable para la toma de decisiones.

Del mismo modo se les pregunto si verifican las condiciones y caractersticas

de los materiales e insumos adquiridos, a lo que expresaron que si, lo que permite
sealar la importancia del control durante el Proceso de Compras, para constatar que
se est realizando la entrega por parte del proveedor precisamente como se estipula
en el pedido u orden de compra con la cantidad correcta.

Asimismo expresaron algunos de los encuestados que no se realiza seguimiento

a los acuerdos con los proveedores y por otro el restante afirma que si se realiza, esta
diferencia de opiniones permite sealar la importancia de certificar que se cumplan
con las condiciones acordadas con los proveedores, verificando el plazo de entrega,
la cantidad y la calidad de los materiales e insumos que se reciben con el fin de
garantizar el suministro de los mismos.

De la misma forma expresaron los sujetos entrevistados, que se almacenan

adecuadamente los materiales e insumos y se realiza el respectivo registro, por lo que
se puede resaltar que se lleva un riguroso control de dichos materiales e insumos,
actualizando constantemente el inventario de existencias (stock), para planear con
exactitud los requerimientos de materiales necesarios para las reas solicitantes.

Se percibe que se debe promover la actualizacin del proceso de compras, en

funcin a las normas y mtodos de trabajo que permitan el funcionamiento efectivo
del rea de compras, es decir, que se hace necesario establecer procedimientos a
travs del Diseo de Gestin Operacional que permita mejorar las Compras, y que
influya positivamente en la Institucin.

Es por ello que en toda organizacin la funcin de compras tiene como objetivo
abastecer de materiales e insumos necesarios, a todos sus departamentos, con el fin de
facilitar el logro eficaz de los objetivos institucionales, es por ello que se requiere un
adecuado control interno sobre compras, donde se delegue a un departamento la
actividad exclusiva de llevar a cabo todas las compras de materiales y servicios. Las
funciones de compra, recepcin y registro deben estar claramente separadas y
asignadas a departamentos independientes.

El manual de normas y procedimientos de control interno, se emple para

presentar la informacin referente a las funciones de la Unidad de Compras,
responsabilidades y descripcin de los procedimientos y normas especficas que rigen
las adquisiciones en el sector pblico.

Proceso Reflexivo

Segn Dewey (1989), entiende por proceso reflexivo: el examen activo,

persistente y cuidadoso de toda creencia o supuesta forma de conocimiento a la luz de
los fundamentos que la sostienen y las conclusiones a las que tiende (p. 25).

De all que una vez aplicada la encuesta, donde las preguntas fueron abiertas y
analizadas sus respuestas, se llega a la reflexin de que en la unidad de compras se
hace necesario el Diseo de un manual de normas y procedimientos para la unidad de
compras del IPASME, donde se pueda obtener de forma clara y ordenada toda la
informacin requerida en el momento oportuno.
 Toda organizacin o institucin que desee ser competitiva debe mantener
documentadas todas sus actividades y procedimientos para poder obtener las mejoras
que se requieran, obteniendo as un resultado de mayor calidad y eficiencia en cuanto
a un producto o servicio prestado.

Tambin, cabe destacar, que el uso de recursos tcnicos representa una

herramienta importante que pueda agilizar el desarrollo de las actividades y optimizar
el desarrollo de los procesos, por lo que, si se logra implementar el uso de nuevas
herramientas didcticas, se podr minimizar el tiempo de duracin del proceso. Los
manuales de normas y procedimientos son una de las mejores herramientas
administrativas, debido a que le permiten a cualquier organizacin normalizar sus
operaciones.

Es por ello que para que el IPASME logre alcanzar sus objetivos y metas, deben
mejorar significativamente en todos los mbitos, cambiando paradigmas y
modificando sus estructuras administrativas y operativas, a fin de ser productivas,
para lo cual es fundamental que operen bajo lineamientos especficos, que les permita
tener una gestin compras exitosa.

Se entiende por comprar el mero acto de adquirir un producto o un servicio, desde

una perspectiva de gestin, la compra constituye un proceso complejo que requiere
una serie de operaciones que pueden resumirse en las siguientes fases:

La gestin de compras es el conjunto de actividades a realizar en la

empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo, es decir, al
mnimo costo, con la calidad adecuada y en el momento oportuno. En este
conjunto de actividades se pueden enumerar segn las siguientes
funciones:

1.- Deteccin de la necesidad

2.- Solicitud y anlisis de alternativas de compra
3.- Negociacin con los proveedores

4.- Colocacin de rdenes de compra. (La orden de compra es un

documento o formulario que inicia el procedimiento administrativo de
compras, al adjudicar an proveedor dicha operacin)
 5.- Seguimiento y activacin de rdenes de compra. Se refiere al proceso
por el cual, una vez emitida la orden de compra, se sigue la produccin y
entrega del producto o servicio adquirido a fin de que cumpla con los
requisitos de calidad y tiempos.
6.- Recepcin de efectos comprados
7.- Almacenaje y registro

8.- Entrega de los insumos para su utilizacin al sector que originalmente

los requiri. La Gestin de Compras. (2005) http://www.elprisma.com/

Para esto se debe contar con herramientas que faciliten a los empleados el ingreso
a la informacin con el mayor detalle que sea posible, ya que, es de suma importancia
que se trabaje en forma ordenada y metdica, siguiendo lineamientos y patrones que
estandaricen y regulen el trabajo.

Segn, Jos Palma 2011: Un manual de normas y procedimientos es el

documento que contiene la descripcin de normas generales y especificas, que deben
seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos
ms de ellas. (P.128)

El manual incluye procedimientos en la unidad de compras que intervienen

precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y
ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo
de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de
las actividades dentro de la empresa, con el fin de estandarizar los sistemas de trabajo.

En l se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin

bsica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las
labores de auditora, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en
los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente.

Por ende, en el presente proyecto se han establecido una serie de objetivos

con el fin de elaborar un manual de normas y procedimientos para la unidad de
compras del IPASME que se utilice como herramienta que ayude a optimizar los
mtodos y procedimientos de trabajos a desarrollar por este departamento.