UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NCLEO ANZOTEGUI
ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
PRESUPUESTO DE LAS EMPRESAS
Prof. (a): Tammy Ramrez

TEMA N III
FORMULACIN DE LOS PRESUPUESTOS OPERACIONALES.

FASES DE PRESUPUESTO.

Son 6 fases:

FASE N 1 Establecimiento de los fines de la Empresa: Son a corto plazo y deben estar en
relacin al plan estratgico.
FASE N 2 Pronstico de Condiciones Futuras: Determinacin por adelantado de la
tendencia probable de circunstancias que afecte las operaciones de la empresa.
FASE N 3 Desarrollo de Planes: Este complementa los fines de la Empresa.
FASE N 4 Preparacin de las Estimaciones: Transforma el Plan escogido en Presupuestos
Especficos.
FASE N 5 Autorizacin de Compromisos y Gastos: Se autoriza desembolsos monetarios a
las unidades responsables.
FASE N 6 Preparacin y Evaluacin de Resultados: Se facilita el anlisis de las variaciones
y las razones de ellas para el ajuste correctivo si el caso lo amerita.

El Presupuesto de Ventas:

El presupuesto de ventas constituye la base fundamental para elaborar los

presupuestos restantes, ejerciendo gran influencia en la proyeccin del plan de
produccin, compras, comercializacin, etc., razn por la cual es necesario prestar los
mayores esfuerzos en busca de alcanzar proyecciones de ventas confiables.

El presupuesto de ventas viene a constituir el ncleo de todo sistema presupuestario, y

punto de partidas para los dems presupuestos; de all la trascendental importancia
que tiene la exactitud de su clculo y preparacin. Este se deber a las siguientes
razones:
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Las ventas son las que proveen los fondos necesarios para el financiamiento de las
actividades ordinarias de la empresa.

Las ventas presupuestadas sealan las necesidades de compras de materias

primas, de activos fijos, de mano de obra, de produccin y requerimientos
administrativos y financieros de la organizacin.

Cada uno de los pasos conducentes al logro de las estimaciones de las ventas ha de
darse previendo que sus cifras se aproximen ms posibles a la exactitud, para lo cual
han de tomarse en cuenta las siguientes consideraciones:

1. Ventas del pasado y sus tendencias.

2. Estadsticas internas y externas.

3. Factores que afectan el volumen de ventas.

El Presupuesto de ventas es errneo, los presupuestos relacionados sern menos confiables.

Pronstico de ventas de la empresa:

Es el nivel esperado de ventas de la empresa con base en su plan de mercadeo y en el

entorno de mercadeo esperado.

En muchas compaas, el pronstico de ventas empieza con la preparacin de estimaciones

de ventas realizadas por cada uno de los vendedores. Luego estas estimaciones se remiten a
los respectivos gerentes de distrito. Aqu los procedimientos de pronstico varan mucho. Por
lo general los gerentes del distrito revisan estimaciones y hacen ajustes en base a las
informaciones adicionales o en su propia experiencia.

El presupuesto de ventas es un estimado de la cantidad de unidades a vender en un periodo

determinado, que se considera como el ms importante de todos los presupuestos porque
proporciona los ingresos probables para cubrir todas las necesidades de la empresa.

Un presupuesto de ventas, bien elaborado ha de contener: adems de las cantidades a

vender, en unidades de producto y en bolvares, las ventas estimadas por productos,

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departamentos distritos, y en relacin al tiempo ya sea por meses, trimestres, semestres o

aos.

El presupuesto de ventas es un clculo prudente del volumen de ventas esperado y que se

utiliza principalmente para tomar decisiones de compras, y flujo de efectivo. Los presupuestos
de ventas son generalmente un poco ms bajos que el pronstico de ventas de la empresa.
La base sobre la cual descansan el presupuesto de ventas y los dems partes del
presupuesto maestro es el pronstico de ventas. Si el pronstico ha sido preparado
cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal sern
mucho ms confiables. Por ejemplo, el pronstico de ventas suministra los datos para
elaborar presupuestos de produccin, compra, de gastos de venta y administrativo.

IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO DE VENTA PARA LA EMPRESA

El presupuesto de venta es importante dentro de una organizacin ya que viene a ser el pilar
fundamental del presupuesto maestro.

El presupuesto de venta es quien suministra los datos para elaborar los presupuestos de;
produccin, compra, gastos de ventas y administrativos.

Como podrn observar la importancia del presupuesto es elemental, porque de reflejar un

error en su pronstico traer como consecuencia la elaboracin errada de los presupuestos
subsiguientes y en consecuencia no se cumplira el objetivo primordial dentro de la
organizacin que es aumentar las ganancias de los accionistas como estaba previsto.

RESPONSABILIDAD DE LA ELABORACIN DEL PRESUPUESTO Y CONTROL DEL

PRESUPUESTO

La responsabilidad de la elaboracin del presupuesto es del departamento de Ventas, en

algunas empresas existe el departamento de Mercadeo o un departamento especializado en
investigacin de mercado quienes se encarga del estudio de las estimaciones de ventas y
realizan los ajustes que consideran con base en informacin adicional ya sean externa o
interna.

El control del presupuesto abarca un enfoque combinado de planeacin de control.

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El proceso consiste en descubrir lo que se ha hecho y compara estos resultados con los datos
correspondientes del presupuesto para aprobar lo logrado y lo no logrado para realizar las
correcciones necesarias y oportunas.

FACTORES EXTERNOS E INTERNOS QUE INFLUYEN LA ELABORACIN DEL

PRESUPUESTO DE VENTAS

Factores Externos:

Las condiciones generales de la industria, los cambios en los hbitos de compra, el

poder adquisitivo del consumidor, en fin cuando se analizan estos factores se deben
considerar la situacin econmica.

Factores Internos:

El comportamiento que ha tenido las ventas en el pasado, las caractersticas del

producto (si se trata de producto nuevo o de temporada), la capacidad de la planta, los
planes y polticas de la compaa, etc.

OBSERVACIONES:

La base sobre la cual descansa el presupuesto de venta y las dems partes del presupuesto
maestro, es el pronstico de ventas, si este pronstico ha sido cuidadosamente analizado y
con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serian mucho ms confiables,
por ejemplo:

El pronstico de venta suministra los gastos para elaborar los presupuestos de:

Produccin

Compras

Gastos de Ventas

Gastos Administrativos

El pronstico de venta empieza con la preparacin de los estimados de ventas, realizado por
cada uno de los vendedores, luego estos estimados se remiten a cada gerente de unidad.
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FACTORES QUE AFECTAN A LAS VENTAS

Ajustes

(Modificaciones Temporales)

Del Producto

Cambios De la Produccin
1) Especficos
Del Mercado

De Poltica de Ventas

Crecimiento

(Tendencias de las ventas)

2) Economa General

3) Administrativos

1) Factores Especficos de Ventas se clasifican en tres tipos de factores como lo son:

Factores de Ajuste: son perturbaciones transitorias que afectan el volumen de ventas. Estos
factores nos dirn cuales hubiesen sido las ventas reales, si no se hubiesen producido tales
perturbaciones. Las ventas deben comenzar a presupuestarse mucho antes del final del ao,
esto nos genera el volumen de ventas realizables en el ao; el siguiente paso ser determinar
si tal volumen de ventas no se ver afectado por factores de perturbacin, ya sean favorables
o desfavorables. Los inconvenientes que se puedan presentar en nuestro medio sern, por
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ejemplo, que durante el periodo en que se produjeron las ventas hubiese ocurrido algn
incendio u otra catstrofe en la empresa, que hubiese impedido la entrega de algunos
pedidos. En este caso se debe determinar la perdida de las ventas mediante la comparacin
de lo presupuestado con la realidad. Cualquier diferencia podr atribuirse a consecuencias del
incendio. Lgicamente los factores desfavorables se suman y los favorables se restan.

El incendio referido, pudo haberle ocurrido a un competidor quien para satisfacer algunos
pedidos de su clientela nos hubiese efectuado algunos pedidos. En este caso se tratara de
un ajuste sustractivo.

Factores de Cambio: Son modalidades nuevas introducidas por el personal administrativo

medio, con repercusiones perdurables en el volumen de ventas. Para su estudio se
clasificaran en cuatro grupos:

Cambios en el Producto: Son aquellos que cambian la apariencia, la calidad o el

diseo del producto. Tienen una cierta influencia en los costos y en las utilidades: si
bien no siempre aumentaran los costos puede suceder que alguna vez los reduzcan.
Tienen la virtud de atraer a la clientela por aadir cualidades al producto que lo
hacen ms atractivo, o porque constituyen una condicin de ventaja al adquirido.
Tales cambios pueden ser: adaptacin a nuevos usos, mejoras en el funcionamiento,
apariencia y presentacin, tamao ms conveniente, simplificacin del uso y
manejo, diseo ms funcional y adaptable, mejoras en los servicios, normalizacin
del producto, minimizacin en la calidad de los gerentes de produccin y ventas los
que suelen proponer los cambios.

Cambios en la Produccin: Son aquellos ajustes en el ritmo y cuanta de la

produccin, tendientes a cubrir pedidos extraordinarios o de urgencia y a reducir
costos. O tambin puede tratarse de la instalacin de un sistema de control de la
calidad lo cual normalizar el producto e incrementara su demanda.

Cambios en las Condiciones del Mercado: Son cambios operados en cuanto a la

potencialidad del mercado y, si bien el Gerente de Ventas quien, por estar ms al
corriente de ellos y en contacto directo con el mercado mismo, puede perfectamente
detectarlos; tal vez sea el mejor en ponderarlos un economista especializado en el
rea. El mayor peligro de este tipo de cambios es precisamente que muchas veces
la organizacin de ventas no cuenta con los recursos adecuados para medirlos y
reflejar sus efectos en el prximo presupuesto de ventas. Estos cambios pueden
deberse a variacin en los gustos, la moda, los estilos, la actitud de la competencia
para desplazar a la empresa, ejecuciones de grandes obras pblicas o privadas; por
lo cual habr mayores ingresos y aumentara el poder adquisitivo provocando los
efectos del multiplicador del Gasto. Es de considerarse que no todos los cambios en
el mercado son favorable; por ejemplo: la prdida de cosechas, cierre de grandes
industrias, medidas econmicas y restrictivas, etc., ocasionaran cambios en el
mercado totalmente negativos.

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Cambios en la polticas de ventas: son todos los cambios por medio de los cuales
se varan las condiciones en que se han venido realizando las ventas; tales como
cambios en los precios, ampliacin de los servicios, demostraciones del producto,
intensificaciones de la publicidad, mejoras en los sistemas de distribucin, nuevos
incentivos a los vendedores, ampliacin del crdito a la clientela, mejores facilidades
de pago, etc.

Factores de crecimiento obedecen al siguiente razonamiento:

Es natural que las ventas en toda empresa tiendan a crecer de ao en ao debido a la forma
en que han venido sirviendo a la clientela, los buenos precios, la buena calidad de los
productos, las buenas relaciones con la colectividad, sus relaciones pblicas eficientes, etc.

2) Influencias de la Economa en General:

Que afecta el volumen de las ventas est constituido por las complejas influencias de la
Economa en general; las cuales afectan al comercio y a la industria en su totalidad, con una
persistencia ms o menos marcada y que en determinadas ocasiones, hacen pensar o decir
que los mal durante de negocios han marchado bien o mal durante determinada poca.

Debido a que tales influencias econmicas hacen sentir sus defectos en todo el mbito
nacional, el estado ha procurado siempre realizar estudios y comparaciones, en base a los
cuales elaborar una serie de indicadores, con miras a cuantificarlos y presentarlos en
publicaciones de inters pblico.

En tales publicaciones se encontraran informaciones econmicas de todo tipo; en las cuales

hay que identificar cuales indicadores ofrecen interrelacin con el volumen de las ventas de la
empresa de se trate. Siempre se har evidente que existen influencias de la economa en
general: ya sea nacional, internacional o regional, sobre el volumen de las ventas de la
empresa. Sern necesarios determinar si la tendencia de venas sube o baja, de acuerdo con
alguna tendencia econmica general, imprtanle en el medio donde gira la empresa:

Todo cliente bien servido tiende a comprar ms y en la medida en que aumente su

capacidad de compra, comprara mayores cantidades.

En la medida en que aumente la poblacin, aumentaran las ventas de la empresa de buen

crdito comercial.

En proporcin en que aumente el desarrollo de la industria, tienden a aumentar sus

operaciones las empresas de esa industria.

Por ejemplo: en el caso concreto de que se desarrolle extraordinariamente el sector

agropecuario; las empresas que vendan implementos para la agricultura y cra, de buena
calidad y que cuenten con un buen crdito mercantil se desarrollaran automticamente el
mtodo de clculo de los mnimos cuadrados, tales como: el nivel de ocupacin, la
distribucin de ingreso, tendencias de los crditos, etc.

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De esta forma encontraremos indicadores que crecern o disminuirn, en proporcin a las

venas de la empresa; lo cual indica una interrelacin de tales venas con ellos.

3) Factores Administrativos: Son atribuciones o decisiones administrativas de alta gerencia;

tales como el lanzamiento de una amplia campaa publicitaria, fuera de la comn; un cambio
radical en el producto o en toda una lnea de productos; la adopcin de una nuevo sistema de
fabricacin; o cualquiera otra decisin trascendental y la cual no pueda ser decidida a niveles
administrativos inferiores.

Presupuesto de Gasto de Ventas

- Es el Presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los gastos que ocasiona y su

influencia en el gasto Financiero. Se le considera como estimados proyectados que se
origina durante todo el proceso de comercializacin para asegurar la colocacin y
adquisicin del mismo en los mercados de consumo.

- Estimados de todas las erogaciones necesarias para asegurar la distribucin de los

productos terminados hasta ponerlos a la disposicin de los consumidores; tales como:
sueldos y comisiones.

Caractersticas
Comprende todo el Marketing.
Es base para calcular el Margen de Utilidad.
Es permanente y costoso.
Asegura la colocacin de un producto.
Amplia mercado de consumidores.
Se realiza a todo costo.

Desventajas
No genera rentabilidad.
Puede ser mal utilizado.
No considera imprevistos.

FORMULA DE PRESUPUESTO DE VENTAS.

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Los autores Walter Rautenstrauch, Raymond Villers en su Libro EL PRESUPUESTO EN EL

CONTROL DE LAS EMPRESAS INDUSTRIALES proponen la siguiente frmula:

Vp = Vo ( + a + cb + Cr ) Edg Adm

Factores Especficos

Vp = Ventas Presupuestadas (Presupuesto de Ventas)

Vo = Ventas Estimadas.

+ a= Representa ajustes, son aquellos factores accidentales y que se presume no vuelvan a

ocurrir. Estos accidentes o perturbaciones transitorias pudieran influir en un aumento o
disminucin de las ventas del ao en curso.

Existen dos tipos de ajustes:

Ajustes Positivos: que se dan o situaciones coyunturales. Son demandas de
unidades que no se tenan establecidas y slo servir para cubrir una necesidad
transitoria, se espera no vuelva a ocurrir. Los ajustes positivos se restan en los
costos de ventas, ya que no estaban consideradas situaciones que se originan en
la empresa y no permiten alcanzar la produccin estimada.
Ajustes Negativos: se suman al presupuesto ya que las unidades producidas se
haban estimados.

Cb = representan cambios, esto puede ser de tres tipos:

Cambios en el producto: por modificacin en el envase, por su contenido qumico, el
diseo en la calidad en los materiales, etc.
Cambios en el Proceso de Produccin: por efecto de una nueva tecnologa en los
modos de produccin en el proceso productivo.
Cambios en el Mercado: nuevos mercados potenciales y aqu se incluye en el
mercado nuevas estrategias en cuanto a polticas y gestin de cambios.

Cr = Crecimiento: Toda empresa sabe experimentar un crecimiento en las ventas periodo a

periodo; se utilizar mnimos cuadrados para obtener la ecuacin de la recta pendiente que
viene definida a: Yn = a + b(x)
Donde:
a y b representa parmetros y se calcularn a travs de la siguiente frmula:
a=y se calcula b = xy

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n x 2

siendo x la variable tiempo y y el valor de las ventas de cada ao, tomando en cuenta 5
aos. Y n representa el nmero de observaciones, n va a ser siempre 5, el resultado
representa las unidades estimadas del ao considerado como base (perodo base).
El resultado representa el crecimiento interanual de las ventas.
Cr = yn yn-1

Edg = Factores Econmicos: son situaciones del entorno macroeconmico que pudieran
afectar a la Empresa.
Adm = Factores Administrativos: son dados con la junta directiva en pleno, casi siempre por
efecto de campaa publicitaria.

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