PROSEDUR MUTU No. PM 7.5.

27

PROSEDUR PENANGANAN PROPERTI

Revisi 2
MAHASISWA
Tanggal 1 Juli 2010

Halaman 1/2

O1. Tujuan
Prosedur ini memberikan pedoman dalam penanganan properti/barang milik mahasiswa Politeknik
Negeri Semarang.

2. Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku bagi penanganan properti/barang milik mahasiswa dilingkungan Politeknik Negeri
Semarang.

3. Uraian Umum
3.1 Penanganan properti/barang milik mahasiswa yang dimaksud meliputi tindakan mengidentifikasi,
memverifikasi, melindungi, dan menjaga keamanan properti/barang milik mahasiswa Politeknik
Negeri Semarang selama berada dalam pengendalian Polines.
3.2 Properti/barang milik mahasiswa yang dimaksud meliputi: KTM, KHS, transkrip, dan ijazah yang
belum diserahkan kepada mahasiswa.

4. Prosedur
4.1. Kaur Akademik
4.1.1. Menangani properti milik mahasiswa yang masih tersimpan di BAAK
4.1.2 Menyimpan properti mahasiswa pada tempat yang aman (dalam almari) setelah properti
itu selesai diproses menjadi dokumen resmi sampai batas waktu tiga bulan.
4.1.3 Memberitahukan kepada mahasiswa untuk mengambil KHS, transkip, dan ijazah melalui
surat setelah tiga bulan masa penyimpanan.

4.2. Mahasiswa
4.2.1 Mengambil properti yang masih tersimpan di BAAK sesuai dengan pemberitahuan
pengambilan
 PROSEDUR MUTU No. PM 7.5.27

PROSEDUR PENANGANAN PROPERTI

Revisi 2
MAHASISWA
Tanggal 1 Juli 2010

Halaman 2/2

4.3 Kaur Akademik

4.3.4 Menyimpan properti mahasiswa dalam dokumen arsip yang aman (dalam almari) yang
belum dimbail setelah tiga bulan dari surat pemberitahuan pengambilan
4.3.5 Melaporkan kerusakan properti milik mahasiswa kepada Direktur dilampiri dengan bukti
kerusakan dan keterangan kerusakan yang ditandatangani Ka BAAK dan PSI bila terjadi
kerusakan.
4.3.6 Melaporkan kehilangan properti milik mahasiswa kepada kepolisian yang ditandatangani
Direktur dengan keterangan kronologis kehilangan.
4.3.7 Menerima surat keterangan kehilangan properti milik mahasiswa dari kepolisian untuk
mengeluarkan pengganti properti mahasiswa yang hilang.
4.4 Direktur
4.4.1 Memberikan KHS dan Transkrip (salinan) bila rusak atau hilang sesuai dengan aslinya
(PM 4.2.05/L2-L3)
4.4.2 Memberikan surat keterangan pengganti ijazah bila hilang melalui Kaur Akademi (PM
7.5.27/L1).
4.5 Kaur Akademik
4.5.1 Menyimpan pengganti properti yang rusak atau hilang pada dokumen arsip yang aman
tanpa batas waktu

5. Lampiran
PM. 4.2.05/L2 Formulir KHS

PM. 4.2.05/L3 Formulir Transkrip

PM. 7.5.27/L1 Formulir surat keterangan pengganti ijazah