TALLER UNIDAD 2: PROCESO DE FACTURACIN

MAYRA LIZETH ACOSTA LARA

LUZ NAYIBE OSORIO BELTRAN

ANA CECILIA TANO MORALES

MONICA JANETH TAQUEZ AREVALO

FUNDACIN UNIVERSITARIA DEL REA ANDINA

FACULTAD CIENCIAS DE LA SALUD
ESCUELA DE POSGRADOS
ESPECIALIZACIN EN AUDITORIA DE LA CALIDAD
BOGOT
2017
 Informe de auditora

Fecha: hora de inicio: hora final:

Lugar: (donde se realiza la auditora).
Asistentes: (nombres y cargos que participaron dentro de la auditora).
Objetivo: Qu va a hacer y para que la auditora?
Alcance: Hasta dnde va la auditora?
Elementos utilizados: Qu se necesitaron para la evaluacin de la auditora?
Recursos administrativos: (documentos, normatividad, etc.).
Recursos humanos: (personal que hizo parte de la auditora, recursos
tecnolgicos).
Recursos fsicos: instalaciones.
Anlisis: descripcin detallada de los hallazgos durante l el desarrollo de la
auditora.
Conclusiones: registrar cuales son los aspectos a tener en cuenta como
relevantes en los hallazgos de la auditora.
Recomendaciones: registra concretamente las sugerencias de acuerdo al
anlisis y conclusiones.
Firma de los asistentes: (nombres, firmas y cargos).
INFORME DE AUDITORA AL PROCESO DE FACTURACIN DEL SERVICIO
DE HOSPITALIZACIN DEL HOSPITAL SAN FRANCISO DE ASIS, NARIO

Fecha: 16 ENERO DE 2018

Lugar: Servicio de Hospitalizacin ESE San Francisco de Ass, Antioquia

Asistentes:
Gerente
Auditor de cuentas
Coordinador de Facturacin
Coordinador de Cartera
Auxiliar administrativo de Gestin de RIPS

Objetivo: Realizar una auditora al proceso de facturacin del servicio de

hospitalizacin de la E.S.E Hospital San Francisco de Ass, Nario con el fin de
detectar los principales errores causantes de glosas y documentar el proceso de
gestin de las mismas, para la optimizacin de los recursos.

Alcance: La auditora se va a realizar al proceso de facturacin del servicio de

hospitalizacin del Hospital San Francisco de Ass, Nario desde el momento en
que es generada la factura, hasta que se presenta la glosa por parte de la entidad
responsable de pago y consecuentemente se requiere una respuesta por parte de
la institucin.

Recursos Administrativos:

Normatividad
El Sistema de Seguridad Social en Salud en Colombia se encuentra
sustentado en un marco normativo; dentro de las normas ms
importantes que reglamentan el tema de la calidad, se citan las
siguientes:
Resolucin 1995 de 1999
Decreto 1011 de 2006
Ley 1122 de 2007
Ley 1164 de 2007
Decreto 4747 del 2007
Resolucin 3047 del 2008
Sentencia T-760 de 2008
Decreto 4975 de 2009
Circular 02 de 2009
. Decreto 2423 de 1996.
Manual nico de Procedimientos de Facturacin

Recursos Humanos:
Auxiliar administrativo de Gestin de RIPS
Auditor de Cuentas Mdicas
Jefe de Facturacin de hospitalizacin

Recursos Tecnolgicos:
Software (CNT) y Hardware
Software sistema de informacin institucional
Manual del usuario para el software (ayudas en lnea)
Contratos vigentes
Normatividad Vigente
Manual tarifario

Recursos Fsicos:
Instalaciones fsicas de la E.S.E Hospital San Francisco de Ass, Nario.
Mobiliario y equipo de oficina
Equipos de cmputo
Equipos de telecomunicaciones

Anlisis:
Universo
Proceso de facturacin del servicio de hospitalizacin, la E.S.E Hospital San
Francisco de Ass, Nario.

Delimitacin del estudio

La auditora se aplicar al servicio de facturacin a cargo de las salas de
Hospitalizacin la E.S.E Hospital San Francisco de Ass, Nario. Durante el primer
semestre del ao 2015.

Tipo de auditoria
La auditora que realizaremos para este trabajo de grado es Operativa Externa
mediante la cual se quiere determinar la eficiencia de controles De operacin,
emitir un diagnstico, presentar recomendaciones a la Administracin del Hospital,
con hallazgos y anlisis de problemas.

Planeacin
Se realiz una visita al servicio de hospitalizacin y por medio de una entrevista no
dirigida al personal de facturacin que se encontraba en el Servicio, se les pidi
que describieran cmo realizaban el proceso.

Para tal fin es necesario encontrar las Debilidades y Fortalezas en dicho Proceso,
para lo cual se realiz una entrevista no programada y una Encuesta de donde se
estructur la matriz DOFA sobre la cual se Construyeron las oportunidades de
mejora y se dise el proceso.
 Cronograma de actividades

actividad Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

Revisin de contratos X
vigentes a la fecha
Proceso de admisin del X
usuario
Recoleccin de los X
documentos
Clasificacin de la digitacin X
Liquidacin y elaboracin de X
facturas
Preparacin de la cuenta X
Radicacin de la cuenta X X
Gestin de cartera X
Recaudo X

NOMBRE DEL PROCESO Contratacin de servicios

OBJETIVO Revisar que a contratacin se encuentre segn
lo estipulado por la ley
RESPONSABLE DEL Gerente
PROCEDIMIENTO
EJECUCION DE
Contratos donde se evidencia o soporta
ACTIVIDADES CRITICAS los acuerdos, pacto de acuerdo a los
servicios definidos a prestar basados en
unos requisitos de habilitacin.
Socializa los contratos con el personal de
facturacin y admisiones; informndoles
aspectos tales como: Tarifas, tipo del
contrato, exclusiones, obligaciones de las
partes.
PRODUCTOS O Contratos conforme a la ley
RESULTADOS ESPERADOS Conocimiento del personal encargado del rea
de facturacin

NOMBRE DEL PROCESO Admisin del usuario

OBJETIVO Clasificar al usuario por la forma de acceso y
tipo de atencin requerida, con criterios de
oportunidad e informacin confiable y clara.

RESPONSABLE DEL
PROCEDIMIENTO Auxiliar de facturacin
EJECUCION DE Si el usuario no tiene registro en la base de
ACTIVIDADES CRITICAS datos del hospital, se realiza el ingreso de la
informacin personal del mismo, es importante
ser muy estricto ya que de esto depende la
facturacin que se le vaya realizar.
Actividades a realizar:
Abrir el sistema de facturacin
modulo CNT
Ingresar usuario y clave personal
Ingresar al modulo de gestin
hospitalaria
Solicitar el documento personal del
usuario
Registrar y actualizar los datos
personales del usuario en el
pantallazo maestro de usuarios
Verificar y actualizar:
- Fecha de nacimiento
- Direccin
- Telfono
- Ciudad de residencia
- ERP
Validar los usuarios ante la ERP de la
siguiente manera:
- Verificar en la base de datos en el servidor.
- Verificar en la base de datos del FOSYGA
- Verificar en la pagina del DNP si es necesario

PRODUCTOS O
RESULTADOS ESPERADOS Garantizar una informacin confiable con el fin
de que los cargos generados sean validos y
con ello se pueda entregar la factura en forma
oportuna.

NOMBRE DEL PROCESO Recoleccin de los documentos

OBJETIVO Recopilacin de soportes y autorizaciones
RESPONSABLE DEL Coordinador facturacin
PROCEDIMIENTO
EJECUCION DE Verificacin de la existencia de relaciones
ACTIVIDADES CRITICAS contractuales
Autorizaciones De servicios
Recopilacin de fotocopias de documentos de
identificacin y carnet (para algunas eps)
 Epicrisis o Historias clnicas
RIPS
Hoja de descripcin de procedimientos
quirrgicos
Hojas de Evolucion
Hojas de administracin de medicamentos
Hojas de control liquidos
Hojas de actividades de enfermera
Reportes de procedimientos diagnosticos
PRODUCTOS O Generacin de facturas individuales
RESULTADOS ESPERADOS

NOMBRE DEL PROCESO Liquidacin y elaboracin de facturas

OBJETIVO Generar la factura de forma oportuna y con
calidad de acuerdo al marco legal y con los
requisitos pactados con el cliente
RESPONSABLE DEL
PROCEDIMIENTO AUXILIAR ADMINISTRATIVO (Facturacin)

EJECUCION DE El proceso para generar la factura inicia con el

ACTIVIDADES CRITICAS alta del paciente.
La facturadora procede a confirmar en el
sistema qu contrato existe con la EPS a la
que pertenece el paciente y qu tipo de
convenio se le Aplica; qu es facturable y qu
no es facturable. Seguidamente se genera el
detalle de los cargos y se adiciona la Epicrisis,
notas mdicas, exmenes de laboratorio,
ayudas diagnsticas y por ltimo las hojas de
administracin de medicamentos que incluye
las glucmetros, Oxigenoterapia y
transfusiones de sangre.
Con todo lo anterior se construye la factura que
se entrega a la oficina de Gestores de
auditoria, previo a este paso, son las mismas
facturadoras las que verifican nuevamente el
conteo de medicamentos y la historia clnica
del paciente para verificar que no falta facturar
ningn procedimiento.
Se codifica la factura se liquida de acuerdo
con las tarifas definidas ISS, SOAT,
institucionales para posteriormente emitir la
 factura de cada paciente.
PRODUCTOS O Realiza la factura de acuerdo al contrato y las
RESULTADOS ESPERADOS tarifas acordadas.

NOMBRE DEL PROCESO Preparacin de la cuenta

OBJETIVO Verificar que las facturas cumplan con lo
establecido en los contratos y la normatividad
vigente
RESPONSABLE DEL Auxiliar administrativo de
PROCEDIMIENTO Gestin de RIPS
EJECUCION DE Revisa la fecha exacta de recepcin de la
ACTIVIDADES CRITICAS factura, sello de recibido de la entidad con la
que se tiene contrato y factura original con
sello
PRODUCTOS O El personal de facturacin realiza la
RESULTADOS ESPERADOS consolidacin de facturas segn contratos, con
sus respectivos soportes.

NOMBRE DEL PROCESO Radicacin de la cuenta

OBJETIVO Realizar la organizacin y clasificacin de las
cuentas mdicas para ser enviadas a las
respectivas empresas con las que se tienen
contratos
RESPONSABLE DEL Tcnicos cuentas mdicas ( Facturacin)
PROCEDIMIENTO
EJECUCION DE Se realizacin la revisin de las cuentas
ACTIVIDADES CRITICAS mdicas para verificar que estn con los
soportes totales para la respectiva radicacin
en las entidades.
Se verifica.
Factura con los parmetros de ley
Detallado de la factura
Autorizacin de servicios
Documentacin del paciente
Epicrisis
Evolucin medica
Soporte de medicamentos y paraclnicos
solicitados

PRODUCTOS O Enva las facturas consolidadas a la

RESULTADOS ESPERADOS respectivas EPS con los soportes requeridos
para pago.

NOMBRE DEL PROCESO Clasificacin de la digitacin

OBJETIVO Sistematizacion de la informacin
RESPONSABLE DEL Auxiliar facturacin
PROCEDIMIENTO
EJECUCION DE
Seleccin de documentacin por actividades
ACTIVIDADES CRITICAS Revisin y digitalizacin de documentos
Generacin de fotocopias Y cuentas de cobro
PRODUCTOS O Informacin digitalizada
RESULTADOS ESPERADOS

NOMBRE DEL PROCESO Gestin de cartera

OBJETIVO Realizar la consolidacin de facturas
pendientes por pago y pagadas de cada una
de las empresas con las que se tiene contrato.
RESPONSABLE DEL Coordinador de cartera y apoyo tcnico
PROCEDIMIENTO
EJECUCION DE Realizar el consolidado de las facturas que se
ACTIVIDADES CRITICAS radicaron a cada una de las empresas con las
que se tiene contrato
Verificar cuales facturas presentan devolucin
o glosa para ser tramitadas nuevamente
Realizar el archivo con las facturas que estn
listas para pago
Descargar las facturas que ya presentan pago
Realizar el respectivo cobro de las facturas
pendientes por pago
PRODUCTOS O Llevar la estadstica y control de cada una de
RESULTADOS ESPERADOS las facturas emitidas por la IPS con cada una
de las empresas con las que se tiene contrato

NOMBRE DEL PROCESO Recaudo

OBJETIVO Realizar el control y recaudo de las facturas
 pagadas por cada una de las empresas que
se le realizo la radicacin de cuentas
RESPONSABLE DEL Coordinador de tesorera y apoyo tcnico
PROCEDIMIENTO
EJECUCION DE Realizar el consolidado de las facturas
ACTIVIDADES CRITICAS radicadas a cada una de las empresas
Descargar los pagos realizados a cada una de
las facturas respectivas

PRODUCTOS O Llevar el control del pago de las facturas y

RESULTADOS ESPERADOS realizar el respectico recaudo

Hallazgos:

Hay algunos procedimientos dentro del proceso que necesitan ser

Socializados a todo el personal encargado.

Los mecanismos para detectar deficiencias en el proceso antes de Entregar

la factura no es suficientes.

Al momento de generar la factura no siempre se cuenta con las

Herramientas suficientes.

Por lo regular faltan soportes del rea asistencial para el correcto

Diligenciamiento de la factura, es decir, no se realiza una revisin
Sistemtica y objetiva de cada uno de los soportes que debe llevar la
factura, ni se lleva a cabo un control de cada factura antes de ser
entregada.

No existen lneas de responsabilidad claramente definidas para cada uno

de los involucrados en el proceso.

Se encontr durante el trabajo de campo la necesidad de realizar un

anlisis por medio de la matriz DOFA y caracterizar el proceso de acuerdo
con los procedimientos ejecutados en l.

Propuesta de proceso conforme a las oportunidades de

Mejora encontradas
QU QUIN CUNDO CMO DNDE PARA QU
Pre Gestor de Una vez se De En el rea Realizar la
auditora servicios entreguen acuerdo de gestin verificacin
administra de las las con el de exhaustiva
tiva de las ERP facturas procedi- auditoria de la
Facturas correspondient miento dependiend pertinencia
es o de la administrativa
dependiendo entidad a de lo
de la la cual cobrado en
Entidad esta las facturas
Responsable facturado
del Pago
Pre Auditor Una vez se De En el rea Realizar la
auditora Mdico entreguen acuerdo de gestin verificacin
mdica de de facturas con el de exhaustiva
las facturas Facturaci objetadas procedimi auditoria de la
n por ento pertinencia
pertinencia mdica de lo
mdica cobrado en
las facturas
Gestin de Gestor y Una vez De En el rea Realizar la
Auditoria a Auxiliar entreguen acuerdo de gestin verificacin
otras de facturas de con el de exhaustiva
entidades Auditoria terceros procedimi auditoria de la
con las de ento a terceros pertinencia
que no se terceros administrativa
tiene y mdica
contrato de lo cobrado
(terceros) en las
facturas a
terceros
Envo de la Auxiliar Una vez se De En el rea Controlar el
facturacin Administr haya acuerdo de gestin envo
ativo de realizado con el de RIPS oportuno de
Gestin la auditoria procedimi las facturas a
de a la factura ento las entidades
RIPS antes de la
fecha de
cierre o de
acuerdo con
 la fecha
pactada con
las EPS

Asistentes

Nombre Cargo Firma

Mnica Taquez Arvalo Gerente
Luz Nayibe Osorio Auditor de cuentas
medicas
Ana Cecilia Tano Jefe de Facturacin
Mayra Lizeth Acosta Auxiliar administrativo de
Gestin de RIPS

Conclusiones.

El proceso de facturacin permite identificar si lo contratado es lo que se presta,

se autoriza y se paga asegurando una estabilidad econmica para la institucin,
los recursos humanos, administrativos tecnolgicos e infraestructura utilizada para
la prestacin de los servicios con calidad y seguridad a los pacientes

Durante la presente investigacin podemos concluir que existen deficiencias en el

proceso de factorizacin en la IPS por diligenciamiento inadecuado de la factura
sin revisin sistemtica de la misma y los respectivos soportes.

El presente estudio sirve como base para la elaboracin de planes y adherencias

de los procesos de facturacin para lograr la no perdida de recurso y afianzar la
sostenibilidad de la institucin
 Bibliografa

Colombia. Ministerio de la Proteccin Social. Decreto 4747,. (2007).

http://new.paho.org/saludenlasamericas/index.php?lang=es. . (s.f.). La Salud.
Colombia. Ministerio de la Proteccin Social. Anexo Tcnico No. 6. (s.f.). Manual
nico de Glosas, Devoluciones y Respuestas, Unificacin.
Colombia. Ministerio de la Proteccin Social. Decreto 1011 . (2006).
Colombia. Ministerio de la Proteccin Social. Resolucin 3047,. (2008).
Resolucin 3047 de 2008 modificada por la Resolucin 416de. (2009).