MAKALAH ILMU KESEHATAN MASYARAKAT Tentang

Pencatatan dan pelaporan kesehatan masyarakat (record-

keeping and reporting of health of society.)

Oleh
Nama : siska desta roza
Nim : 11211152
Tingkat : IIB

Stikes MercuBaktiJaya padang

KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat ALLAH SWT, yang telah melimpahkan
rahmat dan karuniaNya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah tentang
PENCATATAN DAN PELAPORAN KESEHATAN MASYARAKAT
Dalam menyelesaikan makalah ini kami mengucapkan banyak terimakasih
kepada Ety apriyanti selaku dosen IKM (KESEHATAN MASYARAKAT) kami,Kami
menyadari sepenuhnya bahwa dalam pembuatan makalah ini masih banyak terdapat
kekurangan dan kesalahan, oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan saran yang bersifat
membangun dari semua pihak demi kesempurnaan makalah ini.
Akhirnya kami semua berharap semoga makalah ini bisa diterima dengan baik dan
dapat bermanfaat bagi kita semua, baik pada masa sekarang hingga masa yang akan datang.
Amin.

Padang , april 2013

Penulis
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pelayanan kesehatan di masyarakat dilakukan melalui kegiatan pengawasan, pengendalian, dan
penilaian yang meliputi pencatatan, pelaporan, monitoring, dan evaluasi. Pencatatan dan pelaporan
adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa adanya pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau
program apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan
pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang berharga serta bernilai bila menggunakan
metode yang tepatdan benar. Jadi data dan informasi ini merupakan sebuah unsur terpenting dalam
sebuah organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau
perkembangan organisasi tersebut.
Pencatatan dan pelaporan yang dilakukan oleh bidan di komunitas mengacu kepada Sistem
Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) yang disyahkan dengan Keputusan Menteri
Kesehatan No. 63/Menkes/II/1981 dan Keputusan Direktur Jenderal Pembinaan kesehatan
Masyarakat No. 590/BM/DJ/Info/V/1996
Tersedianya data dan informasi yang akurat, tepat waktu dab mutakhir secara
periodik dan teratur untuk pengelolaa kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai
tingkat administrasi.SP2TP bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (didalam dan
diluar gedung)dapat dicatat serta dilaporkan kejenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan
secara benar, berkala dan teratur, guna menunjang pengelolan upaya kesehatan masyarakat

1.2 Tujuan
1. Mengetahui pengertian dari pencatatan dan pelaporan
2. Mengetahui tujuan, manfaat dari pencatatan dan pelaporan
3. Mengetahui batasan-batasan pencatatan dan pelaporan dalm suatu kegiatan
4. Mengetahui ruang lingkup pencatatan dan pelaporan
5. Mengetahui dan memahami pengelolaan dari pencatatan dan pelaporan

1.3 Manfaat
1. Penulis dapat mengaplikasikan ilmu yang telah didapatkan selama pendidikan
2. Pembaca dapat memehami isi dari makalah
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Pencatatan Dan Pelaporan

Pencatatan (recording) dan pelaporan (reporting) berpedoman kepada sistem pencatatan
dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP). Beberapa pengertian dasar dari SP2TP menurut
depkes RI (1992) adalah sebagai berikut :
Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan
pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas termasuk
puskesmas pembantu, yang ditetapkan melalui surat keputusan Menteri Kesehatan RI
No.63/Menkes/SK/II/1981.

Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen yang saling
berkaitan, berintegrasi dan mempunyai tujuan tertentu.

Terpadu merupakan gabungan dari berbagai macam kegiatan pelayanan kesehatan

puskesmas, untuk menghindari adanya pencatatan dan pelaporan lain yang dapat
memperberat beban kerja petugas puskesmas.

2.2 Tujuan Pencatatan Dan Pelaporan

1. Tujuan Umum

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) bertujuan agar semua hasil
kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat serta dilaporkan ke jenjang
selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur, guna menunjang
pengelolaan upaya kesehatan masyarakat. Pengelolaan SP2TP di kabupaten berau masih
terkendala dengan rendahnya kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian laporan SP2TP
ke Dinas Kesehatan.

2. Tujuan Khusus

Tercatatnya semua data hasil kegiatan puskesmas sesuai kebutuhan secara benar,
berkelanjutan, dan teratur.

Terlaporkannya data ke jenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan dengan

menggunakan format yang telah ditetapkan secara benar, berkelanjutan, dan teratur.

2.3 Manfaat Dari Pencatatan Dan Pelaporan

Manfaat pencatatan dan pelaporan antara lain :

Memudahkan dalam mengelola informasi kegiatan di tingkat pusat, provinsi, dan
kabupaten/kota

Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka

pengembangan tenaga kesehatan

Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan

 Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil

Manfaat pencatatan

Memberikan informasi tentang keadaan masalah / kegiatan

Sebagai bahan bukti dari suatu kegiatan / peristiwa

Bahan proses belajar dan bahan penelitian

Sebagai pertanggung jawaban

Bahan pembuatan laporan

Perencanaan,pelaksanaan, dan evaluasi

Bukti hukum

Alat komunikasi dalam pnyampaian pesan serta menggigatkan kegiatan peristiwa

khusus

2.4 Batasan Dari Pencatatan Dan Pelaporan

Batasan dari pencatatan dan pelaporan kegiatan adalah sebagai berikut :

Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah
melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan
melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang beruapa laporan lengkap
pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang ditetapkan.

Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan

pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data
tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulan kepada instansi yang berwenang dengan
menggunakan format yang ditetapkan.

Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan

dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu
tahun berjalan serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan
triwulan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang
telah ditetapkan.

2.5 Ruang Lingkup Pencatatan dan Pelaporan

Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan, meliputi jenis data yang dikumpulkan, dicatat,
dan dilaporkan puskesmas. Jenis data tersebut mencakup :
Umum dan demografi

Sarana fisik

Ketenagaan

Kegiatan pokok yang dilakukan di dalam dan di luar gedung

Data umum meliputi peta wilayah dan wilayahnya, jumlah desa, dusun/RW, jumlah posyandu
dan sasaran program
Contoh :
Data Wilayah

Puskesmas ........ kecamatan ............... tahun ...........

Penduduk Sekolah Jumlah Murid Dukun TOMA Kader Fasilitas

SD Kesehata

L P total UKS Non- Kelas Kelas terlatih Tidak terlatih Aktif BPS B
Desa UKS I-IV VI terlatih K
I
A

Data Umum dan Sasaran Program

Puskesmas............ kecamatan................. tahun .............

Desa Jumlah Jumlah Jumlah sasaran

Dusun/ posyandu
RW PUS Bumil Bulin Buteki Bayi Balita

D
 Data Tenaga Sasaran
Puskesmas ........... kecamatan .............. tahun ...............
Desa Tenaga Puskesmas

Perawat Bidan Tenaga lain

Pustu Non-pustu Pustu Non- Pustu Non- pustu

pustu

Data Sarana Lingkungan Fisik

Puskesmas............. kecamatan ................. tahun .................
Desa Air bersih Jamban SPAL
keluarga

PP SA PAH PMA SPT SPT SGL Saring Pasir

DK DL

Keterangan :
PP : Perpipaan
SA : Sumur Artesis
PAH : penampungan air hujan
PMA : penampungan mata air
SPT DK : sumur pompa tangan dangkal
SPT DL : sumur pompa tangan dalam
SGL : sumur gali
SPAL : Sarana pembuangan sampah
 2.6 Pengelolaan Pencatatan
Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas
pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir
standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam
pencatatan adalah sebagai berikut :
Rekam kesehatan keluarga (RKK)

Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan kartu-kartu
individun suatu keluarga yang memperoleh pekayanan kesehatan dipuskesmas. Kegunaan
dari RKK adalah untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu
keluarga.

Pengguna RKK diutamakan pada anggota keluarga yang mengidap salah satu penyakit atau
kondisi, misalnya penderita TBC paru, kusta, keluarga resiko tinggi yaitu ibu hamil resiko
tinggi, neonatus resiko tinggi (BBLR), balita kurang energi kronis (KEK).

Dalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda
pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan
kunjungan ulang.

Kartu rawat jalan

kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien merupakan alat untuk
mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.

Kartu indeks penyakit

Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat, dan
perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC
paru dan kusta.

Kartu ibu

Kartu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan, dan riwayat
kehamilan sampai kelahiran.

Kartu anak

Kartu anak adalah alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventif-
promotif-kuratif-rehabilitatif yang diberikan kepada balita dan anak prasekolah.

KMS balita, anak sekolah

Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan, dan pertumbuhan yang telah
diperoleh balita dan anak sekolah.

KMS ibu hamil

Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil
dan pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil
 KMS usia lanjut

KMs usia lanjut merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara pribadi baik fisik
maupun psikososial, dan digunakan untuk memantau kesehatan, deteksin dini penyakit, dan
evaluasi kemajuan kesehatan usia lanjut.

Register

Register merupakn formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan didalam dan di luar
gedung puskesmas, yang telah dicatat di kartu dan catatan lainnya.

Ada beberapa jenis register sebagai berikut :

Nomor indeks pengunjung puskesmas

Rawat jalan

Register kunjungan

Register rawat inap

Register KIA dan KB

Register kohort ibu dan balita

Register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi

Register penimbangan batita

Register imunisasi

Register gizi

Register kapsul beryodium

Register anak sekolah

Sensus harian: kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi, dan penyakit.

2.7 Mekanisme Pencatatan

Pencatatan dapat dilakukan di dalam dan diluar gedung. Di dalam gedung, loket
memegang peranan penting bagi seorang pasien yang berkunjung pertama kali atau yang
melakukan kunjungan ulang dan dapat Kartu Tanda Pengenal . kemudian pasien disalurkan
pada unit pelayanan yang akan dituju. Apabila diluar gedung pasien dicatat dalam register
dengan pelayanan yang diterima. Mekanisme pencatatan dipuskesmas dapat digambarkan
melalui berikut
 2.8 Pengelolaan Pelaporan

Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan masyarakat

No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari
bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Formuler pelaporan
dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di puskesmas.

Formulir Laporan dari Puskesmas ke Dati II

1. Laporan Bulanan

Data Kesakitan (LB 1)

Data obat-obatan (LB 2)

Data kegiatan gizi, KIA/KB, dan imunisasi termasuk pengamatan penyakit menular
(LB 3)

2. Laporan Sentinel

Berikuta adalah bentuk laporan sentinel.

Laporan bulan sentinel (LB 1S)

Lapotan yang memuat data penderita penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi (PD31),
penyakit infeksi saluran pernafasan akut (ISPA). Dan diare, menurut umur dan status
imunisasi. Puskesmas yang memuat LB 1S adalah puskesmas yang ditunjukyaitu satu
puskesmas dari setiap DATI II dengan periode laporan bulan serta dilaporkan ke dinas
kesehatan DATI II, Dinas kesehatan DATI I dan pusat (Ditjen PPM dan PLP).

Laporan bulanan sentinel (LB 2S)

Dalam laporan ini memuat data KIA, gizi, tetanus neonatorum, dan penyakit akibat kerja.
Laporan bulanan sentinel hanya diperuntukkan bagi piskesmas rawat inap. Laporan ini
dilaporkan ke dinas kesehatan DATI I<>

3. Laporan Tahunan

Laporan tahunan meliputi :

Data dasar puskesmas (LT-1)

Data kepegawaian (LT-2)

Data peralatan (LT-3)

2.9 Alur Laporan

Laporan Dati Iidikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati 1 dan Kanwil Departemen Kesehatan
Provinsi serta Pusat (Ditjen Pembinaan Kesehatan Masyarakat) dalam bentuk rekapitulasi
dari laporan SP2TP. Laporan tersebut meliputi :

1. Laporan Triwulan

1. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB1

2. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB2

3. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB3

4. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB4

2. Laporan Tahunan

1. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-1

2. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-2

3. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-3

2.10 Frekuensi Laporan

1. Laporan Triwulan

Laporan triwulan dikirim paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya dari triwulan yang
dimaksud (contoh : laporan triwulan pertama tanggal 20 April 2009, maka laporan triwulan
berikutnya adalah tanggal 20 Mei 2009). Laporan ini diberikan kepada dinas-dinas terkait di
bawah ini

1. Kepala Dinas Kesehatan Dati I

2. Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi

3. Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas

2. Laporan Tahunan

Laporan tahunan dikirim paling lambat akhir bulan Februari di tahun berikutnya dan
diberikan kepada dinas-dinas terkait berikut ini

1. Kepala Dinas Kesehatan Dati I

2. Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi

3. Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas

2.11 Mekanisme Pelaporan

1. Tingkat puskesmas
1. Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke pelaksana
kegiatan di puskesmas

2. Pelaksana pelaksana merekapitulasi yang dicatat baik didalam maupun diluar gedung
serta laporan yang diterima dari puskesmas ppembantu dan bidan di desa.

3. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan sebanyak dua

rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP2TP

4. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimanfaatkan untuk tindak lanjut
yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.

2. Tingkat Dati II

1. Pengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh
depkes

2. Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima dinas kesehatan Dati II disampaikan
kepada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi / entri data.

3. Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah, serta dimanfaatkan sebagai bahan untuk umpan
balik, bimbingan teknis ke p[uskesmas dan tindak lanjut untuk meningkat kinerja program.

4. Hasil rekapitulasi data setiap 3 bualn dibuta dalam rangkap 3 (dalam bentuk soft file)
untuk dikirimkan ke dinas kesehatan Dati I, kanwil depkes Provinsi dan Deoartemen
Kesehatan.

3. Tingkat Dati I

1. Pengolahan dan pemanfaatan data SP@TP di dati I mempergunakan perangkat lunak

sama dengan Dati II

2. Laporan dari dinkes Dati II, diterima oleh dinas kesehatan Dati I dan Kanwil I dalam
bentuk soft file dikompilasi / direkapitulasi.

3. Hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelola program dati I untuk diolah dan

dimanfaatkan serta dilakukan tindak lanjut, bimbingan dan pengendalian.

4. Tingkat Pusat

Hasil olahan yang dilaksanakan Ditjen Binkesmas paling lambat 2 bulan setelah berakhirnya
triwulan tersebut disampaikan kepada pengelola program terkait dan Pusat Data Kesehatan
untuk dianalisis dan dimanfaatkan sebagai umpan balik, kemudian dikirimkan ke Kanwil
Depkes Provinsi.

2.12 Metode Penelitian Dalam Pencatan Dan Pelaporan

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, dengan rancangan studi kasus dengan
menggunakan metode kualitatif, maksudnya adalah untuk menggali informasi sebanyak-
banyaknya dan secara detail pada proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan
puskesmas.
2.13 Hasil Penelitian Dalam Pencatatan Dan Pelaporan
 Proses pelaksanaan SP2TP di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan,
mengalami berbagai hambatan, khususnya yang berkaitan dengan pengetahuan dan perilaku
para pengelola dan pengguna data, yang kurang mendukung terhadap keberhasilan SP2TP.
Kualitas aspek teknis yakni penguasaan tentang SP2TP, proses datanya, sarananya serta
kapasitas SDM belum memadai dan mendapat perhatian sebagaimana mestinya. Aspek
sistem dalam konteks organisasional yang berkaitan dengan aspek perilaku khususnya
menyangkut dengan peran, tugas dan tanggung jawab yang diwujudkan lewat sikap, motivasi
dan tindakan nyata dalam pelaksanaan SP2TP dan pemanfaatan data secara konsisten belum
nampak.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan
pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas termasuk
puskesmas pembantu, yang ditetapkan melalui surat keputusan Menteri Kesehatan RI
No.63/Menkes/SK/II/1981. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP)
bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat
serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan
teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat.Ruang lingkup pencatatan
dan pelaporan, meliputi jenis data yang dikumpulkan, dicatat, dan dilaporkan
puskesmas.Jenis data tersebut mencakup :
Umum dan demografi

Sarana fisik

Ketenagaan

Kegiatan pokok yang dilakukan di dalam dan di luar gedung

3.2 Saran
Semua hasil kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat serta
dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur.
Data dan informasi yang akurat dan reliable memerlukan dukungan dari sumber daya
manusia yang andal dalam pengolahannya. Oleh karena itu, seharusnya petugas kesehatan
diberikan pengetahuan tentang bagaimana pencatatan dan pelaporan yang sesuai dan baik di
puskesmas dan diberi tahu seberapa pentingnya pencatatan dan pelaporan di puskesmas itu.
Oleh karena itu, Pusdiklat membuat suatu pedoman yang diharapkan dapat digunakan
sebagai acuan dalam pelaksanaan pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat, agar untuk
selanjutnya dapat pula diperoleh informasi tentang hasil diklat tersebut.
Dengan adanya pedoman ini, maka penyelenggaraan pencatatan dan pelaporan
kegiatan diklat di bidang kesehatan di tiap tingkat administrasi dapat hendaknya direkam
dengan baik, sehingga informasi yang diperoleh dapat dimanfaatkan dalam perencanaan dan
pengambilan keputusan serta kepentingan lainnya
 DAFTAR PUSTAKA

1. Iqbal wahid , mubarak.2012.ilmu kesehatan masyarakat konsep dan aplikasi dalam

kebidanan.jakarta:salemba medika
2. Syaffrudin,dkk.2009.Ilmu Kesehatan Masyarakat.jakarta:buku kesehatan
3. Wahyuningsih,puji heni dkk ; 2009 , Dasar-dasar ilmu Kesehata masyarakat dalam
kebidanan , YOKYAKARTA, FITRAMAYA
4. Notoatmodjo soekidjo; 2008 ilmu kesehatan masyarakat prinsip-prinsip dasar :
JAKARTA :SALEMBA MEDIKA
5. Syafrudin , dkk: 2009, ilmu kesehatan masyarakat untuk mahasiswa kebidanan:
JAKARTA : TRANS INFO MEDIA