BAB 7

Melakukan Pengendalian Internal yang Efektif

Auditor internal yang efektif berfungsi sebagai garis depan mata dan telinga untuk komite audit
dan manajemen senior, dan harus melakukan lebih dari sekedar meninjau kepatuhan perusahaan
dengan dokumentasi dan prosedur dipublikasikan. Internal auditor melihat fasilitas di mana
pekerjaan yang sebenarnya itu dilakukan dan catatan yang ada, mengamati operasi dan
menyediakan laporan manajemen. Auditor internal kemudian dapat mengamati dan
mengembangkan pemahaman tentang proses dan desain dan melakukan tes yang tepat untuk
mengevaluasi mendukung pengendalian internal. Bab ini memperkenalkan prosedur untuk
mengatur, merencanakan, dan melakukan internal yang ini audit, termasuk survei, penilaian
pengendalian internal, telaah kertas kerja dokumentasi tersebut, dan kontrol administratif untuk
mengelola audit internal.

7.1 Pengorganisasian dan Perencanaan Audit Internal

Langkah-langkah secara keseluruhan dan proses untuk mengorganisir dan merencanakan
audit internal memerlukan pemahaman umum Institute of Internal Auditor (IIA) Internasional
Standards untuk Praktik Profesional Audit Intern serta pengetahuan pendukung audit internal.
Proses audit internal secara keseluruhan membutuhkan fungsi audit internal yang terorganisasi
dan dikelola dengan baik. Audit internal memerlukan berbagai bidang keterampilan dan
pengetahuan yang saling terkait dan tidak dapat digambarkan sebagai satu set tindakan tapi
meliputi banyak kegiatan yang saling terkait.
Sebelum fungsi audit internal dapat memulai audit apapun, dibutuhkan beberapa hal untuk
membangun fungsi audit internal yang efektif mencakup:
Sebuah rencana yang efektif dari organisasi dan piagam untuk meluncurkan kegiatan audit
internal.
Rencana audit tahunan.
Standar dan pendekatan yang efektif untuk melakukan semua audit internal.

7.2 Aktivitas Persiapan Audit Internal

 Setiap proyek audit internal harus hati-hati direncanakan sebelum dimulai. Audit harus
dijadwalkan dalam perencanaan audit internal tahunan dan proses penilaian risiko melalui
manajemen atau komite audit permintaan khusus, atau dalam menanggapi peristiwa yang tidak
direncanakan, seperti penemuan dari penipuan, peraturan baru, atau peristiwa ekonomi yang tak
terduga. Setelah audit internal telah mengembangkan rencana untuk bekerja selama tahun
mendatang, perencanaan dan penjadwalan audit internal individu sering bisa menjadi suatu
tantangan. Meskipun dipikirkan dengan baik, acara terjadwal, permintaan dari manajemen, atau
situasi yang tidak menguntungkan dari audit lainnya dapat menyebabkan perubahan rencana
jangka panjang.

a. Tentukan Tujuan Audit

Audit internal umumnya harus membangun rencana untuk kegiatan audit internal
yang mencakup periode tahun fiskal. Rencana jangka panjang ini didasarkan pada
manajemen dan permintaan komite audit, kemampuan staf audit, sifat pekerjaan audit
sebelumnya, sumber daya yang tersedia, dan risiko umum yang dihadapi perusahaan.
Rencana ini melukiskan gambaran besar daftar aktivitas audit internal. Namun,
perubahan dalam operasi bisnis dan ekonomi secara umum, masalah yang diidentifikasi
melalui audit internal lainnya, undang-undang dan peraturan baru, perubahan staf audit,
atau salah satu dari berbagai masalah lainnya mungkin akan mengubah rencana audit
jangka panjang dari waktu ke waktu.

b. Penjadwalan Audit dan Waktu Perkiraan

Rencana tahunan audit internal yang telah disetujui menguraikan yang audit
internal harus dilakukan dalam jangka waktu tertentu. Anggota staf kunci audit internal
dan manajer harus berpartisipasi dalam proses perencanaan ini dan menyadari kebutuhan
yang sedang berlangsung untuk penyesuaian rencana berikutnya. Estimasi waktu awal
dan kerangka waktu ditetapkan untuk melakukan setiap audit. Namun, perubahan sering
dibuat untuk rencana tahunan ini selama tahun karena peningkatan kebutuhan sumber
daya audit lainnya, lingkup audit yang direvisi, perubahan personil, dan prioritas
manajemen lainnya.
c. Survei Awal
 Sering kali ada kebutuhan di luar rencana tahunan yang diperkirakan sebelum
memulai audit yang sebenarnya. Jika rencana adalah untuk meninjau wilayah yang
sebelumnya, langkah pertama yang baik harus menjadi survei awal yang mengumpulkan
bahan mengenai entitas yang diaudit. Survei ini adalah tanggung jawab manajemen audit
atau yang ditunjuk sebagai auditor yang bertanggungjawab. Ha-hal ini harus ditinjau
selama survei awal audit internal:
- Mengulas kertas kerja sebelumnya.
- Mengulas laporan audit sebelumnya.
- Organisasi entitas.
- Bahan pemeriksaan terkait lainnya.

7.3 Memulai Audit Internal

Setelah merencanakan audit internal dan menentukan tujuan, langkah pertama dalam
memulai audit internal adalah menginformasikan kelompok atau organisasi yang akan diaudit
bahwa audit internal telah terjadwal. Meskipun audit internal akan menyiapkan memo
perencanaan sebagai dokumentasi untuk file audit internal sendiri, divisi yang akan diaudit harus
diberitahu tentang audit internal ini direncanakan. Isi surat perikatan yang ditujukan kepada
managemen yang diaudit berisi:
Penerima
Tujuan dan lingkup audit
Tanggal dimulai dan perkiraan waktu audit
Orang yang bertanggung jawab untuk melakukan review
Persiapan awal yang dibutuhkan
Salinan surat perikatan
Laporan operasi lainnya

a. Survei Lapangan Audit Internal

Sebuah survei lapangan memungkinkan auditor untuk: (1) membiasakan diri
dengan proses lokal besar di tempat dan (2) mengevaluasi struktur kontrol dan tingkat
risiko kontrol dalam berbagai proses dan sistem termasuk dalam audit. Informasi yang
harus dihimpun oleh auditor yang bertanggung jawab dalam tim selama survei lapangan
antara lain:
- Organisasi
- Manual dan petunjuk
- Laporan
- Pengamatan pribadi
 - Diskusi dengan personil kunci

b. Mendokumentasikan Survei Lapangan Audit Internal

Pekerjaan yang dilakukan dan ringkasan dari data yang dikumpulkan melalui
survei lapangan harus didokumentasikan di kertas kerja audit. Salinan laporan kunci dan
prosedur yang diterbitkan harus diperoleh, catatan ringkasan dan pengamatan direkam
dari semua wawancara dan wisata, dengan diagram alur disiapkan untuk semua sistem
atau proses. Bahan-bahan ini akan menjadi bagian dari kertas kerja auditor, seperti
dibahas dalam Bab 16. Survei lapangan auditor internal juga dapat mengidentifikasi audit
yang baru atau revisi teknik teknik, prosedur atau kondisi operasi yang berubah.

c. Kesimpulan Survei Lapangan Auditor

Tujuan dari survei lapangan audit internal adalah untuk mengkonfirmasi asumsi
yang diperoleh dari perencanaan audit yang disusun di awal, untuk mengembangkan
pemahaman tentang kunci sistem dan proses. Karena informasi yang mendukung
perencanaan audit awal sering tidak sempurna, ini adalah poin penting di mana tim audit
yang ditugaskan dapat melakukan penyesuaian untuk lingkup dan tujuan audit yang
direncanakan. Untuk audit yang lebih besar, mengunjungi tim melakukan survei lapangan
dan meninjau hasil-hasilnya seringkali menjadi ide yang baik untuk manajemen audit
internal. Dengan cara ini, apapun yang perubahan lingkup yang memerlukan persetujuan
manajemen dapat dibuat. Dengan begitu, dapat menjawab pertanyaan yang bisa muncul
dikemudian hari.
Bahan yang terkumpul dari sebuah survei lapangan audit internal harus digunakan
baik untuk dokumen atau untuk memperbarui berkas permanen kertas kerja. Jika anggota
dari manajemen audit tidak di tempat, hasil survei harus diringkas dalam bentuk tertulis,
dikomunikasikan melalui e-mail, dan ditinjau dengan manajemen audit internal sebelum
melanjutkan dengan audit.

7.4 Mengembangkan dan Mempersiapkan Program Audit

Audit internal harus diatur dan dilakukan dengan cara yang konsisten dengan tujuan
meminimalkan prosedur auditor yang sewenang-wenang atau tidak perlu. Untuk mencapai
konsistensi audit, auditor internal harus menggunakan apa yang disebut program audit
untuk melaksanakan prosedur audit secara konsisten dan efektif untuk jenis audit yang sama.
Program mengacu pada serangkaian prosedur auditor mirip dengan langkah-langkah dalam
program komputer, petunjuk yang masuk melalui instruksi program yang sama
setiap kali proses dijalankan. Demikian pula, program audit adalah seperangkat langkah sebelum
internal auditor melakukan tugasnya. Program audit adalah alat untuk merencanakan, memimpin,
dan mengendalikan pekerjaan audit dan blueprint untuk tindakan, menentukan langkah-langkah
untuk dilakukan untuk memenuhi tujuan audit. Ini merupakan metode pilihan auditor yang
terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan yang dilakukan dan berfungsi sebagai dasar untuk
merekam langkah-langkah kerja dilakukan.
a. Format Program Audit dan Persiapannya
Program audit adalah prosedur yang menjelaskan langkah-langkah dan tes-tes
untuk dilakukan oleh auditor internal saat benar-benar melakukan kerja lapangan.
Program ini harus diselesaikan setelah penyelesaian survei awal dan survei lapangan dan
sebelum memulai audit yang sebenarnya. Ini harus disusun dengan beberapa kriteria,
yang paling penting adalah bahwa program ini harus mengidentifikasi daerah yang lebih
lanjut untuk diperiksa dan daerah sensitif yang memerlukan penekanan audit. Tujuan
penting kedua program audit adalah bahwa program audit adalah alat untuk memandu
keduanya, kurang dan lebih berpengalaman seorang auditor internal. Bergantung pada
jenis audit yang direncanakan, program biasanya mengikuti salah satu dari tiga format
umum: (1) satu set umum prosedur audit, (2) prosedur audit dengan petunjuk rinci untuk
auditor, atau (3) daftar untuk tinjauan kepatuhan.
b. Jenis Bukti Audit
Standar profesional IIA menyatakan bahwa auditor internal harus memeriksa dan
mengevaluasi informasi pada semua hal yang berkaitan dengan tujuan audit yang
direncanakan. Informasi ini, yang disebut bukti audit, meliputi segala sesuatu yang
ditinjau atau diamati oleh auditor internal. Auditor internal harus mengumpulkan bukti
audit dalam mendukung standar evaluasi, apa yang auditor internal sebut dengan cukup
(sufficient), kompeten (competent), relevan (relevant), dan berguna (useful).

7.5 Melakukan Audit Internal

Sebelumnya sudah dibahas bahwa survei awal adalah langkah perencanaan yang penting,
surat perikatan adalah langkah pertama dalam mengumumkan audit yang direncanakan dan
mendefinisikan tujuan dan ruang lingkup, tim audit yang ditugaskan, dan periode waktu
perkiraan. Sebuah surat perikatan biasanya cukup; namun, dalam beberapa situasi audit, mungkin
ada pertimbangan jeda waktu antara survei lapangan awal dan audit yang sebenarnya. Surat
perikatan kedua maka akan diperlukan.

a. Prosedur Awal Audit Internal Lapangan

Audit internal dapat menyebabkan gangguan dan masalah dalam menjalankan
audit di organisasi auditee. Auditor yang bertanggung jawab dan anggota tim audit harus
dimulai dengan bertemu dengan anggota manajemen auditee untuk perencaan awal
secara garis besar untuk audit, termasuk wilayah yang akan diuji, laporan khusus atau
dokumentasi yang diperlukan, dan personil untuk diwawancarai. Hal ini merupakan
waktu yang tepat pula untuk mengemukakakn tim audit internal untuk tur dan bertemu
personel lainnya di unit untuk ditinjau. Auditor harus meminta kontak manajemen yang
mempengaruhi anggota organisasi auditee untuk menyediakan mereka jadwal tentatif
pekerjaan audit yang direncanakan. Hal ini akan menghilangkan potensi masalah dalam
mengamankan kerjasama personil auditee.
Permasalahan dapat memperlambat kemajuan atau membutuhkan pengujian
direvisi dan strategi analisis. Setiap masalah harus dideteksi dini dalam tugas dan
diselesaikan sesegera mungkin. Kesulitan dalam memperoleh kerjasama dari satu
departemen personil, misalnya, dapat memperlambat pekerjaan di daerah itu dan
menunda penyelesaian seluruh audit.
Auditor yang bertanggungjawab harus bertemu dengan manajemen auditee untuk
mendiskusikan masalah dan menemukan solusi. Jika manajemen lokal tampaknya tidak
kooperatif, auditor yang bertanggungjawab mungkin harus menghubungi manajemen
audit internal untuk menyelesaikan masalah pada tingkat yang berbeda. Jika komponen
kunci dari audit yang direncanakan hilang, manajemen audit harus mengembangkan
strategi yang direvisi untuk mencari solusi dari masalah. Ini mungkin termasuk:
Merevisi prosedur audit untuk melakukan tes tambahan di daerah lain.
Melengkapi audit tanpa file data yang hilang.
Menyelesaikan bagian-bagian lain dari audit dan menjadwal ulang kunjungan
berikutnya untuk melakukan tes.

b. Bantuan Teknis Audit Lapangan

 Survei lapangan atau proses pengembangan program audit harus mengidentifikasi
kebutuhan untuk bantuan teknis khusus untuk melakukan audit; namun, kompleks
lainnya masalah yang membutuhkan dukungan teknis mungkin timbul dalam penelitian
lapangan audit. Jika masalah teknis tidak familiar dengan tim audit, di-charge auditor
harus mencari bantuan sesegera mungkin. Pengawas audit internal atau spesialis mungkin
harus meneliti masalah teknis dalam rangka memberikan jawabannya. di lain contoh,
mungkin perlu untuk membawa seorang ahli audit internal di daerah yang bersangkutan
ke situs lapangan untuk menyelesaikan masalah. Namun, ada beberapa jenis departemen
audit internal yang tidak memiliki ahli untuk menyelesaikan masalah, dan masalah
biasanya dapat diselesaikan melalui panggilan telepon atau e-mail. Pesan penting di sini
adalah bahwa manajemen audit internal harus mengkomunikasikan stafnya bahwa semua
masalah audit teknis harus memperhatikan auditor yang bertanggungjawab untuk resolusi
secepatnya. Setiap biaya dan waktu tambahan yang disebabkan oleh masalah-masalah
teknis harus didokumentasikan. Jika Masalah teknis tidak dapat diselesaikan segera,
mungkin perlu untuk menjadwal ulang audit atau untuk merevisi strategi, seperti yang
dijelaskan.

c. Pengawasan Lapangan Audit Manajemen

Jika audit internal meliputi jangka waktu yang luas atau tingkat sumber daya yang
dibutuhkan, manajemen audit internal harus meninjau kemajuan audit ini sering dan
memberikan arah teknis melalui kunjungan dan komunikasi. Tujuan dari kunjungan ini
untuk meninjau pekerjaan yang sedang berlangsung dan untuk membantu mengatasi
setiap masalah yang dihadapi. Manajemen audit harus mengambil kesempatan ini untuk
memahami masalah yang berkembang di audit dan menyarankan perubahan yang sesuai.
Ini juga waktu yang baik bagi manajemen untuk memulai penelaahan kertas kerja
pemeriksaan selesai.

d. Temuan Audit Potensial

Setiap kali internal auditor menemukan kekurangan audit yang potensial,
ringkasan singkat dari kondisi yang ditemukan dan temuan potensial dan rekomendasi
harus dipersiapkan. Ringkasan ini disebut lembar temuan awal audit (audit preliminary
findings sheet). Meskipun isi dari temuan awal audit dapat bervariasi tergantung pada
 kebutuhan audit internal khususnya, temuan awal audit biasanya memiliki unsur-unsur
ini:
Identifikasi temuan.
Kondisi.
Referensi untuk mendokumentasi pekerjaan audit.
Rekomendasi awal auditor.
Hasil diskusi temuan dengan manajemen.
Rekomendasi disposisi dari masalah ini.

e. Program Audit dan Jadwal Modifikasi

Program audit adalah panduan keseluruhan untuk melakukan audit internal.
Dikembangkan dari data survei awal dan dari setiap file audit internal terdahulu, mereka
mungkin akan mempertimbangkan penyesuaian selama pemeriksaan. Auditor harus
responsif terhadap bukti baru, perubahan dalam sistem pendukung, dan perubahan lain
dalam kondisi. Pada tahap awal audit, mungkin perlu untuk mengarahkan kembali
beberapa staf yang ditugaskan serta memodifikasi beberapa langkah program audit. Tentu
saja, auditor yang bertanggung jawab di lapangan selalu harus mendapatkan persetujuan
dari audit manajemen sebelum membuat perubahan tersebut. Kebutuhan modifikasi
program audit yang paling umum ketika audit internal telah mengembangkan program
audit umum untuk digunakan dalam ulasan serupa tetapi dalam unit yang tidak sama.
f. Pelaporan Temuan Audit Awal untuk Manajemen
Sebuah wilayah utama penekanan dalam setiap audit internal adalah identifikasi
daerah mana yang tidak sesuai dengan prosedur pengendalian internal yang baik dan di
mana perbaikan yang diperlukan. Daerah-daerah tersebut akan didokumentasikan selama
audit melalui penggunaan titik atau lembar temuan dan dokumen temuan awal. Temuan
audit potensial harus ditinjau dengan unit manajemen selama audit untuk menentukan
apakah mereka faktual dan tampak signifikan. Jika temuan kecil, bersifat prosedural,
manajemen dapat mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan sekaligus.

7.6 Menyelesaikan Penugasan Lapangan Audit Internal

Audit kinerja aktual harus dicatat dan diukur terhadap waktu yang diberikan dan anggaran
berbasis biaya untuk menganalisis dan membenarkan untuk setiap variasi yang signifikan.
Proyek batu lompatan, seperti penyelesaian kerja lapangan atau draft laporan audit, juga harus
dilacak terhadap rencana. Tentu saja, produk kerja audit internal yang paling penting adalah
laporan audit formal, bersama dengan temuan-temuan dan rekomendasi-rekomendasi yang
disampaikan kepada auditee serta komite audit sebagai penyelesaian tinjauan. Audit internal
individu harus dianggarkan dengan waktu dan biaya lainnya diukur terhadap rencana tersebut.
Tidak peduli bagaimana perusahaan besar atau kecil fungsi audit internal, sistem kinerja-
pelaporan proyek audit harus ditetapkan.

7.7 Melakukan Audit internal Individual

Audit internal adalah proses besar dan kompleks dengan banyak kegiatan. Konsep di balik
tema CBOK ini adalah untuk menyoroti bidang pengetahuan yang penting bagi setiap auditor
internal. Sementara laporan audit internal merupakan produk kerja audit internal yang paling
impor, kemampuan untuk merencanakan dan melakukan audit internal individu adalah
pengetahuan kunci. Apakah anggota staf audit internal, lebih banyak senior auditor yang
bertanggung jawab, atau anggota tim manajemen audit internal, profesional harus memiliki
pemahaman yang cukup untuk menilai risiko dan rencana audit internal, untuk kunjungi situs
audit dan mulai perikatan, untuk mempersiapkan kertas kerja untuk mendokumentasikan
kegiatan audit tersebut, dan untuk meringkas hasil dalam persiapan untuk penutup yang laporan
audit internal. Auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang Standar
Internasional untuk Praktik Profesional Audit Internal (International Standards for the
Professional Practice of Internal Auditing) serta perencanaan audit dan alat kinerja. Standar
adalah kunci, namun mereka menguraikan langkah-langkah yang internal auditor harus ikuti.