Lampiran 2

Anugerah Teknobestari Pendidikan Negeri Sembilan 2016

Majlis Anugerah Teknobestari Pendidikan

Negeri Sembilan 2016

Tarikh:
24 November 2016

Masa :
8.00 Pagi Hingga 2.00 Petang

Tempat:
Kompleks Rakan Muda Daerah Jempol, Negeri Sembilan

Perasmian Oleh:
YB. Dato` ShamshulKahar Bin Mohd Deli
Exco Pendidikan Dan Kesihatan Negeri Sembilan

Spesifikasi Tugas JK Kerja 1

 Anugerah Teknobestari Pendidikan Negeri Sembilan 2016

Bi
JawatanKuasa Spesifikasi Tugas
l
1. Pengerusi dan Naib Menyambut ketibaan VVIP dan VIP
Pengerusi PP sebagai VVIP
Ketua Penolong
Pengarah
Semua Penolong
Pengarah
2. SETIAUSAHA Menyediakan Kertas Cadangan.
Puan Norhafiza binti Menyediakan pelan tindakan keseluruhan program.
Baharuddin Menguruskan mesyuarat JK Induk, JK Kerja dan
mesyuarat post mortem.
Menentukan spesifikasi tugas JKuasa.
Menyediakan senarai VVIP, VIP dan jemputan lain.
Menyemak semua dokumen termasuk kad
jemputan, surat jemputan, surat penghargaan dan
sijil sebelum diedarkan.
Memastikan instrumen penilaian/kriteria disediakan
oleh unit penilai berkenaan serta didokumenkan.
Mendapatkan senarai penerima/pemenang
daripada unit-unit.
Memastikan dokumentasi yang lengkap berjilid
disiapkan dalam tempoh dua minggu dari tarikh
selepas mesyuarat post mortem. .
Memastikan dokumentasi dalam bentuk soft copy
disediakan.
Memastikan post mortem menjadi rujukan majlis
pada tahun hadapan untuk penambahbaikan.
Menyedia anggaran perbelanjaan keseluruhan.

3. BENDAHARI Menyediakan anggaran belanjawan keseluruhan;

Encik Zamri bin Ibrahim Memastikan perolehan dilaksana mengikut tatacara
yang berkuatkuasa; dan
Menguruskan pembayaran ke atas bil-bil perbelanjaan
yang dilakukan dengan memastikan semua
Jawatankuasa Kerja mengeluarkan pesanan tempatan
sebelum majlis dan pembayaran dilaksana dalam
tempoh 14 hari selepas bil lengkap diterima.

4. EVENT MANAGER Menyediakan Aturcara Perjalanan Keseluruhan

Encik Kamal bin Basri Majlis (Aturcara Pentadbiran)
Menyelaras protokol majlis.
Menentukan susunan tempat duduk VVIP
Menyusun aturcara majlis dengan nasihat KPP

Spesifikasi Tugas JK Kerja 2

 Anugerah Teknobestari Pendidikan Negeri Sembilan 2016

Bi
JawatanKuasa Spesifikasi Tugas
l
dan PP.
Mengadakan sesi latihan secukupnya mengikut
urutan dari awal hingga ke akhir upacara.
Menyelaraskan semua bahagian yang terlibat
dalam upacara semasa rehearsal dan hari
sebenar.
Persediaan permulaan upacara/ latihan yang
cukup
Mengadakan sesi raptai yang mencukupi
Menguruskan upacara menandatangani Buku
Pelawat VVIP.
Menyediakan bentuk sambutan atau lain-lain yang
difikirkan sesuai untuk menyerikan suasana
sambutan VVIP.
Menyediakan anggaran perbelanjaan.
Menyediakan senarai semak tugas.

5. JK SAMBUTAN Menyediakan pelan kedudukan tetamu/jemputan

Encik Zamri bin Ibrahim dalam auditorium.
Mengadakan taklimat/mesyuarat kecil dengan
jawatankuasa.
Memastikan semua kerusi diisi sebelum majlis
bermula
Mengedar Buku Program kepada para
jemputan/tetamu.
Menetapkan/melabel tempat duduk VVIP/ VIP dan
tetamu.
Menyambut VIP dan tetamu yang hadir dan
menunjukkan tempat duduk serta
memastikan mereka mendapat buku
program.
Membantu menyambut dan mengiringi tetamu
masuk ke dalam dewan.
Memastikan semua pelajar yang hadir berpakaian
kemas
Menyediakan anggaran perbelanjaan.
Menyediakan senarai semak tugas.

6. JK BUKU PROGRAM Menyediakan buku program

Encik Ahmad Yusri bin
Yusof Mereka bentuk kulit luar buku program.
Mendapatkan bahan dan perkara yang perlu di

Spesifikasi Tugas JK Kerja 3

 Anugerah Teknobestari Pendidikan Negeri Sembilan 2016

Bi
JawatanKuasa Spesifikasi Tugas
l
masukkan atau di muatkan dalam buku program
daripada ahli jawatan kuasa kecil lain.
Mendapatkan senarai nama ahli jawatan kuasa serta
para pegawai daripada ahli jawatan kuasa yang terlibat
untuk dimasukkan dalam buku program.
Mendapatkan atur cara majlis untuk dimasukkan dalam
buku program.
Mendapatkan jadual acara untuk dimasukkan dalam
buku program.
Mendapatkan kata-kata aluan VIP rujuk kepada jawatan
kuasa protokol untuk di muatkan dalam buku program.
Menyusun buku program untuk dihantar untuk dicetak
dan memastikan buku siap dicetak tepat pada masanya.
Menyediakan dan mengedarkan buku program sebelum
dan semasa majlis.

7. JK BANNER/BUNTING Mereka bentuk banner/bunting mengikut kesesuaian

Encik Zolhilmi bin Adnan majlis
Menghebah serta mempromosikan butiran berkaitan
majlis melalui banner/bunting
Membuat tempahan dan proof reading.
Mendapatkan kelulusan pihak berkenaan untuk
memasang banting,banner di tempat yang sesuai.
Memasang banting, banner dan back drop di
pentas.
Menyediakan anggaran perbelanjaan.

8. JK SIARAYA, Menyedia peralatan yang diperlukan.

RAKAMAN & Menguruskan penyediaan system pembesar
DOKUMENTASI suara yang berkualiti dan mencukupi di semua
Encik Khuzaime bin Aziz tempat yang diperlukan.
Menguji system pembesar suara sebelum majlis
bermula dan memastikan system berfungsi
dengan baik sepanjang majlis.
Membuat MCP dan rakaman video serta gambar foto
semasa acara.
Menghasilkan dokumentasi perjalanan majlis dalam
bentuk softcopy
Mengurus tayangan multimedia/montaj.
Menyediakan anggaran perbelanjaan.
Menyediakan senarai semak tugas.

9. JK PARKIR & Merancang tempat letak kenderaan.

Spesifikasi Tugas JK Kerja 4
 Anugerah Teknobestari Pendidikan Negeri Sembilan 2016

Bi
JawatanKuasa Spesifikasi Tugas
l
KEBERSIHAN
Tuan Haji Mahmood bin Menyediakan papan tanda panduan lalu lintas.
Tapri Menyediakan pembantu dalam kalangan badan
beruniform atau RELA untuk menyusun kenderaan
di hari upacara
Memastikan kebersihan dalam dan luar dewan dan
ruang jamuan.
Menyediakan anggaran perbelanjaan.

10 JK TEKS UCAPAN Menyediakan draf ucapan.

. Puan Anita binti
Mohamad Tamin
Menyediakan kata aluan.
Membuat pembetulan draf selepas diedit oleh KPP
dan PP
Memastikan draf dikirim kepada pihak-pihak
berkenaan untuk mendapat persetujuan
Memastikan teks ucapan tersedia ketika upacara.

11 JK JEMPUTAN, Menyediakan senarai nama para jemputan dan

. PENGESAHAN jemputan khas
KEHADIRAN & Menyedia/mengedar kad jemputan/ surat jemputan
PENDAFTARAN yang lengkap dengan aturcara
Puan Juarina binti Membuat proof reading kad jemputan
Hassan Mendapatkan maklum balas kehadiran jemputan
Menghubungi melalui surat/telefon kepada
pemenang yang akan menerima anugerah dan
mendapatkan jawapan bertulis tentang
kehadiran mereka/atau wakil dan memaklumkan
dapatan ini kepada JK Penerima Hadiah.
Memastikan bilangan tetamu selaras dengan
bilangan yang ditentukan.
Mengeluarkan surat penghargaan kepada tetamu
dan penyumbang/penaja.
Menyediakan anggaran perbelanjaan.
Menyediakan senarai semak tugas.

12 JK SUSUNAN TETAMU Memastikan status kehadiran penerima hadiah

. & PENERIMA HADIAH
Puan Chua Pei Pei
atau wakil.
Memberi taklimat kepada penerima hadiah/wakil
tatacara penerimaan anugerah.
Menyusun kedudukan tetamu & penerima
hadiah di dalam dewan.
Melabel kerusi VVIP/VIP, tetamu & penerima
hadiah

Spesifikasi Tugas JK Kerja 5

 Anugerah Teknobestari Pendidikan Negeri Sembilan 2016

Bi
JawatanKuasa Spesifikasi Tugas
l
memberi taklimat tentang pakaian,
disiplin dan protokol.
Menyediakan senarai semak tugas.

13 JK HADIAH, Menyediakan cenderamata kepada Perasmi

. CENDERAMATA & Menempah hadiah (folder/plaque) yang sesuai
SIJIL dan mencukupi.
Puan Mardziah binti Menghias semua cenderamata/hadiah.
Mohamed Azim Menyusun hadiah dan sijil di meja hadiah
mengikut susunan penerima
Menghias pentas dan memastkan susun atur
peralatan, meja hadiah bersesuaian.
Melatih 3 orang untuk berada di pentas
hadiah.
Menyediakan sekurang-kurangnya tiga (3)
dulang hadiah
Menyemak bekalan sijil yang mencukupi
Memastikan senarai penerima anugerah
lengkap dan terkini
Mendapatkan kelulusan KPP wording sijil bagi
setiap kategori anugerah
Menaip nama penerima pada sijil.
Menyediakan sijil-sijil untuk ditandatangan.
Menyediakan anggaran perbelanjaan.
Menyediakan senarai semak tugas.

14 PENGACARA MAJLIS Menyedia skrip pengacara majlis.

. Encik Herwan bin Husin
Cik Radziah binti Abdul
Rahman
Mendapat proof reading teks pengacara daripada
KPP & PP.
Menjadi pengacara majlis.
Berhubung dengan Event Manager, JK Hadiah, dan JK
Jemputan untuk keselarasan sebelum majlis bermula.
Membuat latihan dan rehearsal.

15 PEMBACA DOA Menyediakan skrip doa yang bersesuaian.

. Encik Md Aris bin Yusof Mendapat proof reading teks doa daripada KPP dan PP.
Berhubung dengan JK Persiapan tempat & Event
Manager untuk keselarasan.

Spesifikasi Tugas JK Kerja 6

 Anugerah Teknobestari Pendidikan Negeri Sembilan 2016

Bi
JawatanKuasa Spesifikasi Tugas
l
Menyediakan senarai semak tugas.

16 JK PERALATAN & Menyediakan peralatan dan kelengkapan yang

. PERSIAPAN TEMPAT
Encik Mohd Rizal bin
Mohd Tajul Azhar
diperlukan untuk majlis
Merancang bentuk hiasan yang sesuai untuk tiap-
tiap tempat mengikut kesesuaian
Menyusun atur pentas supaya kemas dan kerusi
disusun mengikut susunan keutamaan protokol.
Memastikan back-drop dipasang dan sesuai.
Memastikan semua tempat sentiasa bersih, kemas
dan tersusun termasuk bahagian tepi dan
belakang pentas.
Mengurus tangga pentas.
Menyedikan borang tempahan peralatan.
Menyediakan anggaran perbelanjaan.
Menyediakan senarai semak tugas.

17 JK JAMUAN Merancang bentuk hiasan yang sesuai untuk

. Puan Maimunah binti acara jamuan.
Mohd Nordin Menyediakan kelengkapan untuk acara jamuan
Menentukan bilangan tetamu (VVIP) dan
memastikan tempat duduk yang mencukupi.
Menentukan tetamu semeja VVIP.
Menyedia mineral water dan gelas berkaki dan
alas untuk VVIP.
Menentukan menu jamuan dan bentuk hidangan dan
maklumkan kepada urus setia.
Memastikan makanan mencukupi dan diagihkan
mengikut masa.
Menentukan JK bertugas untuk setiap khemah
jamuan.
Memberi taklimat keselarasan kepada JK.
Menyediakan anggaran perbelanjaan,mencari
pembekal perkhidmatan dan membuat nota minta.
Menyediakan senarai semak tugas.

18 JK PENGANGKUTAN Memastikan kenderaan selamat untuk dibawa.

. Encik Md. Kamil bin
Spesifikasi Tugas JK Kerja 7
 Anugerah Teknobestari Pendidikan Negeri Sembilan 2016

Bi
JawatanKuasa Spesifikasi Tugas
l
Redzuan Memastikan semua peralatan yang diperlukan dibawa
ke tempat majlis dan dihantar semula ke lokasi asal.
Menganggarkan kos perbelanjaan pengangkutan.

Spesifikasi Tugas JK Kerja 8