FORUM MANAJEMEN Vol. 05 No.

OPTIMALISASI PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DALAM

PENYELAMATAN ARSIP DI PUSDIKLAT MIGAS

Oleh : Sri Yuliati, SST (Arsiparis Penyelia)

ABSTRAK

Suatu organisasi dikatakan eksis apabila masih terciptanya arsip sebagai dampak adanya
suatu kegiatan dalam organisasi, baik kelompok atau individu yang merupakan informasi
dari keseluruhan proses dalam organisasi. Sesuai amanat UU nomor : 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan bahwa penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi
penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem
kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta
sumber daya lainnya.
Oleh karena itu arsip perlu dikelola dengan baik dan benar dengan memanfaatkan
sumberdaya yang diperlukan dengan tujuan arsip yang masih memiliki nilai guna akan dapat
terselamatkan dan mampu telusur dengan baik sehingga diperoleh efektifitas dan efisiensi
dalam pelayanan kearsipan yaitu terlaksananya pemberian informasi dan arsip yang
dibutuhkan kepada yang berhak secara akurat, lengkap dan tepat waktu.
Sebagai upaya optimalisasi pengelolaan arsip dinamis di Pusdiklat Migas diperlukan
optimalisasi pula terhadap sumber daya yang dimiliki terutama faktor SDM dan sarana serta
prasarana kearsipan, oleh karena itu dalam hal ini perlu dilakukan analisis terhadap kinerja
pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Pusdiklat Migas sehingga dapat diperoleh beberapa
rancangan strategi untuk melakukan optimalisasi pengelolaan arsip dinamis dalam
penyelamatan arsip di Pusdiklat Migas. Pendekatan yang digunakan pada penelitian ini
adalah dengan menggunakan analisis SWOT dengan mengidentifikasi berbagai faktor
internal maupun eksternal secara sistematis dan didasarkan pada logika yang dapat
memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan peluang (Opportunities), namun secara
bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats).
Berdasarkan data responden yang berjumlah 31 orang terdiri dari pejabat eselon 4,
pengawas dan seluruh sekretaris/administrasi sub bidang/sub bagian dan bidang di
Pusdiklat Migas, diperoleh hasil penelitian yang dituangkan dalam matrik space dengan titik
perpotongan berada pada posisi kelemahan (Weaknessses) yaitu titik X = -0,15 dan posisi
ancaman (Threats) yaitu titik Y = -0,30. Hal ini menunjukkan bahwa kondisi kegiatan
pengelolaan kearsipan berada pada kuadran IV, dimana untuk mengoptimalkan kegiatan
tersebut diperlukan rancangan strategi devensi (bertahan) yaitu dengan strategi mengurangi
kelemahan dan menghindari ancaman. Sedangkan posisi kelemahan yang paling tinggi
nilainya dan perlu mendapat perhatian adalah tentang sarana dan prasarana kearsipan yang
masih kurang menunjang pada kegiatan kearsipan dengan nilai scor -0,60 dari 9 point
pernyataan, dan posisi ancaman yang paling tinggi nilainya dan perlu mendapatkan
perhatian adalah tentang kaderisasi tenaga fungsional arsiparis yang perlu dilakukan sedini
mungkin memperoleh nilai scor -1,23 dari 3 point pernyataan.

11
 FORUM MANAJEMEN
Berdasarkan hasil penelitian tersebut diusulkan rancangan langkah konkret melalui strategi
devensi yaitu mengurangi kelemahan tentang permasalahan sarana dan prasarana
kearsipan dan menghindari ancaman tentang kaderisasi tenaga fungsional arsiparis.
1. Latar Belakang
Suatu organisasi dikatakan eksis adalah
apabila masih terciptanya arsip sebagai
dampak suatu kegiatan atau aktifitas
organisasi, sehingga diperlukan
pengelolaan arsip dengan baik dan benar.
Hal ini dibuktikan dengan adanya sejarah
organisasi Pusat Pendidikan dan Pelatihan
Minyak dan Gas Bumi yang telah
mengalami beberapa kali perubahan
organisasi yang diharuskan adanya
pembuktian otentik berupa arsip tentang
organisasi tersebut.
Sesuai dengan amanat UU nomor : 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa
penyelenggaraan kearsipan adalah
keseluruhan kegiatan meliputi penetapan
kebijakan, pembinaan kearsipan, dan
pengelolaan arsip dalam suatu sistem
kearsipan nasional yang didukung oleh
sumber daya manusia, prasarana dan
sarana, serta sumber daya lainnya yang
bertujuan untuk :
a. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan
yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan, serta ANRI sebagai
penyelenggara kearsipan nasional.
b. menjamin ketersediaan arsip yang
autentik dan terpercaya sebagai alat
bukti yang sah
c. menjamin terwujudnya pengelolaan
arsip yang andal dan pemanfaatan arsip
sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan
d. menjamin perlindungan kepentingan
Negara dan hak-hak keperdataan rakyat
melalui pengelolaan dan pemanfaatan
arsip yang autentik dan terpercaya
12
Vol. 05 No. 2
e. mendinamiskan penyelenggaraan
kearsipan nasional sebagai suatu
system yang komprehensif dan terpadu
f. menjamis keselamatan dan keamanan
arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
dalam kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara
g. menjamin keselamatan asset nasional
dalam bidang ekonomi, social, politik,
budaya, pertahanan, serta keamanan
sebagai identitas dan jati diri bangsa
h. meningkatkan kualitas pelayanan public
dalam pengelolaan dan pemanfaatan
arsip yang autentik dan terpercaya.
Pengelolaan arsip yang baik akan
mendukung terciptanya suatu kondisi yang
memenuhi standard mutu dibidang
administrasi/ manajemen dibidang arsip,
sehingga akan mendukung terciptanya
efektifitas dan efisiensi suatu organisasi.
Sebagai upaya optimalisasi pengelolaan
arsip dinamis di Pusdiklat Migas diperlukan
optimalisasi pula terhadap sumber daya
yang dimiliki terutama faktor SDM dan
sarana serta fasilitas, oleh karena itu dalam
hal ini perlu dilakukan analisis terhadap
kinerja pengelolaan arsip dinamis di
lingkungan Pusdiklat Migas sehingga dapat
diperoleh beberapa strategi untuk
melakukan optimalisasi pengelolaan arsip
dinamis dalam penyelamatan arsip di
Pusdiklat Migas.
Pendekatan yang akan digunakan adalah
dengan menggunakan analisis situasi atau
popular disebut analisis SWOT dengan
mengidentifikasi berbagai faktor secara
sistematis dan didasarkan pada logika
yang dapat memaksimalkan kekuatan
(Strengths) dan peluang (Opportunities),
namun secara bersamaan dapat
meminimalkan kelemahan (Weaknesses)
 FORUM MANAJEMEN Vol. 05 No. 2

dan ancaman (Threats). Dalam mencapai 3. Bagaimana strategi optimalisasi

upaya tahapan tersebut, maka peneliti pengelolaan kearsipan di Pusdiklat
terdorong untuk melakukan penelitian Migas Migas Cepu.
dengan Judul Optimalisasi Pengelolaan
3. Kerangka Pemikiran
Kearsipan Dalam Penyelamatan Arsip Di
Pusdiklat Migas Cepu. Kerangka pemikiran dalam hal ini adalah
apabila arsip dikelola dengan baik dan
2. Perumusan Masalah
benar dengan memanfaatkan sumberdaya
Perumusan masalah yang akan dianalisis yang diperlukan maka arsip yang masih
dengan menggunakan pendekatan analisis memiliki nilai guna akan dapat
situasi atau SWOT kearsipan yaitu : terselamatkan dan mampu telusur dengan
baik sehingga diperoleh efektifitas dan
1. Bagaimana kekuatan dan kelemahan
efisiensi dalam pelayanan kearsipan, yaitu
internal terhadap optimalisasi
terlaksananya pemberian informasi dan
pengelolaan kearsipan di Pusdiklat
arsip yang dibutuhkan kepada yang berhak
Migas Cepu.
secara akurat, lengkap dan tepat waktu,
2. Bagaimana peluang dan tantangan sehingga alur berpikir digambarkan berikut
eksternal terhadap optimalisasi :
pengelolaan kearsipan di Pusdiklat
Migas Cepu.

UU RI NOMOR : 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN

PERMEN ESDM NOMOR : 052 TAHUN 2006

TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DAN KEARSIPAN

ANALISIS KEGIATAN PENGELOLAAN KEARSIPAN

DI PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN MINYAK DAN GAS BUMI

OPTIMALISASI PENGELOLAAN KEARSIPAN

DI PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN MINYAK DAN GAS
BUMI
PENYELAMATAN ARSIP BERNILAI GUNA
DI PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN MINYAK DAN GAS BUMI

4. Metodologi Penelitian digunakan dalam metodologi penelitian ini

adalah :
Metodologi penelitian merupakan suatu
a. Jenis Penelitian ini merupakan
cara yang digunakan untuk melakukan
pendekatan naturalistik/kualitatif yang
kegiatan berupa penyelidikan secara hati-
menurut tingkat eksplanasi atau
hati, kritis, terencana, terarah dengan
penjelasannya dengan penelitian
tujuan untuk mengumpulkan data yang
deskriptif yaitu penelitian yang dilakukan
relevan guna memecahkan suatu
terhadap variabel mandiri, tanpa
permasalahan. Adapun yang akan
membuat perbandingan atau
menghubungkan dengan variable yang

13
 FORUM MANAJEMEN Vol. 05 No. 2

lain dengan menggunakan bentuk data
kualitatif yang diangkakan dengan skala
pengukuran.
b. Populasi dalam penelitian ini adalah
pegawai Pusdiklat Migas Cepu,
sedangkan pemilihan sampel adalah
pejabat eselon IV, pengawas dan
sekretaris/ administrator di lingkungan
Pusdiklat Migas Cepu.
c. Metoda Pengumpulan Data
menggunakan 3 (tiga) cara yaitu :
1) Metode Kuesioner atau angket yaitu
dengan membagikan daftar
pertanyaan kepada para responden
tentang obyek yang diteliti.
2) Metode wawancara yaitu melakukan
wawancara dengan beberapa
pegawai yang menangani arsip
dinamis di lingkungan Pusdiklat
Migas Cepu.
3) Metode dokumentasi yaitu mencari
data tentang hal-hal atau variabel
melalui bentuk catatan, transkrip,
agenda, rapat, notulen, buku dan lain
sebagainya yang ada pada dokumen
Pusdiklat Migas Cepu dengan
langkah-langkah yang ditempuh
sebelum pengumpulan data antara
lain : menentukan jumlah responden,
menetapkan jumlah soal (tiap-tiap
identifikasi minimal 3, maksimal 10
soal), menentukan jumlah skor (terdiri
dari 4 skor untuk 4 jawaban), dan
menentukan interval kelas skor (4, 3,
2, 1)
d. Analisis Data menggunakan analisis
SWOT yaitu salah satu metode untuk
menggambarkan kondisi dan
mengevaluasi suatu masalah dalam
organisasi yang berdasarkan pada
faktor internal (Strenghts dan
Weaknesses) dan faktor eksternal
(Opportunities dan Threats) sehingga
akan diperoleh strategi untuk
optimalisasi pengelolaan kearsipan.
Analisis SWOT terdiri dari 4 (empat)
faktor, yaitu :
Strenghts (kekuatan) merupakan
kondisi kekuatan pada kegiatan
pengelolaan kearsipan yang dimiliki
oleh Pusdiklat Migas.
Weaknesses (kelemahan)
merupakan kondisi kelemahan pada
kegiatan pengelolaan kearsipan yang
ada di Pusdiklat Migas.
Opportunities (peluang) merupakan
kondisi peluang berkembang dimasa
mendatang terkait dengan kegiatan
pengelolaan kearsipan.
Threats (ancaman) merupakan
kondisi yang mengancam
keberadaan kegiatan pengelolaan
kearsipan dari pihak luar Pusdiklat
Migas.
Menuangkan hasil perhitungan ke dalam
matrik space sesuai dengan posisi dari
hasil perhitungannya, yaitu :
- Kwadran I : sebelah kanan
atas merupakan posisi (Peluang +
Kekuatan) menunjukkan strategi
agresif (Growth)
- Kwadran II : sebelah kanan bawah
merupakan posisi (Kekuatan +
Ancaman) menunjukkan strategi
diversifikasi
- Kwadran III : sebelah kiri atas
merupakan posisi (Peluang +
Kelemahan) menunjukkan strategi
rasionalisasi (turn around)
- Kwadran IV : sebelah kiri bawah
merupakan (Kelemahan + Ancaman)
menunjukkan strategi defensif.
Seperti terlihat pada gambar Matrik
Space berikut ini :

14
 FORUM MANAJEMEN Vol. 05 No. 2

Peluang
D A
KUADRAN III KUADRAN I
(WO STRATEGI (SO STRATEGI
RASIONALISASI) AGRESIF GROWTH)
Kelemahan Kekuatan

KUADRAN IV KUADRAN II
(WT STRATEGI
Gambar 1.2. Matrik Space Analisis SWOT
(ST STRATEGI
DEVENSIF) DIVERSIFIKASI)
C B
Ancaman

Untuk membantu menentukan posisi yang Keterangan : Y = sumbu

tepat dari titik perpotongan, digunakan vertikal (peluang dan ancaman)
rumus Persamaan I dan rumus Persamaan X = sumbu
II : horizontal (kekuatan dan
kelemahan)
- Persamaan I = Garis AC Y1 = Peluang
Y Y1 X X1 ; Y2 = Ancaman

Y 2 Y1 X 2 X1 X1 = Kekuatan
; X2 = Kelemahan
- Persamaan II = Garis BD
Y Y2 X X2

Y1 Y 2 X1 X 2

5. Diskripsi Hasil Identifikasi SWOT Kearsipan

A. Diskripsi Hasil Identifikasi Strenghts (Kekuatan)

NO PERTANYAAN / PERNYATAAN SS S KS TS
( KEKUATAN ) % % % %
1 Tenaga fungsional arsiparis yang ada di 2 9 13 3
Pusdiklat Migas (5 orang) merupakan kekuatan (6,45) (29,03) (54,84) (9,68)
untuk melakukan pengelolaan kearsipan di
Pusdiklat Migas
2 Akreditasi ISO 9001-2008 Pusdiklat Migas 20 24 0 1
berpengaruh pada pengelolaan arsip yang baik di 64,52) (77,24) (0) (3,23)
tempat kami

15
FORUM MANAJEMEN Vol. 05 No. 2

3 Pedoman Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan 11 20 0 0

yang berlaku membantu dalam melakukan (35,48) 64,52) (0) (0)
pengelolaan kearsipan ditempat kami
4 Diklat dibidang Kearsipan yang diselenggarakan 15 16 0 0
oleh Pusdiklat Migas diperlukan dalam membantu (48,39) (51,61) (0) (0)
kegiatan pengelolaan arsip ditempat kami
5 Pengembangan SDM administrasi dibidang 2 18 10 1
kearsipan ditempat kami sudah dilakukan (6,45) (58,06) (32,26) (3,23)
6 Sistem Informasi Diklat (SID) di Pusdiklat Migas 5 20 6 0
membantu kegiatan pengelolaan arsip ditempat (16,13) 64,52) (19,35) (0)
kami
7 Jumlah pegawai yang cukup banyak di Pusdiklat 6 20 2 3
Migas akan berpengaruh pada kinerja pengelolaan (19,35) 64,52) (6,45) (9,68)
kearsipan
8 Pelayanan kearsipan di Pusdiklat Migas sudah 1 15 13 2
dilaksanakan sesuai prosedur yang ditetapkan (3,23) (48,39) (54,84) (6,45)

B. Diskripsi Hasil Identifikasi Weaknesses (Kelemahan)

NO PERTANYAAN / PERNYATAAN SS S KS TS
( KELEMAHAN ) % % % %
1 Pusdiklat Migas belum memiliki software 11 18 1 1
pengelolaan kearsipan, diperlukan untuk (35,48) (58,06) (3,23) (3,23)
menunjang pelaksanaan tugas.
2 Pengembangan tenaga fungsional arsiparis di 18 12 0 1
Pusdiklat Migas masih perlu diarahkan secara fokus (58,06) (38,71) (0) (3,23)

3 Pelayanan Kearsipan ditempat kami belum 4 24 0 3

memiliki standar pelayanan (12,90) (77,42) (0) (9,68)
4 Di lingkungan kami TPDK belum 4 20 7 0
diimplementasikan secara optimal (12,90) (64,52) (22,58) (0)
5 Sarana dan prasarana kearsipan untuk 7 20 3 1
menunjang pelaksanaan tugas di tempat kami (22,58) (64,52) (9,68) (3,23)
masih kurang menunjang
6 Di Pusdiklat Migas perlu didesain visi dan misi 10 19 2 0
tentang kearsipan lembaga (32,26) (61,29) (6,45) (0)
7 Di lingkungan kami dukungan pimpinan tentang 0 23 7 1
kegiatan kearsipan masih kurang (0) (74,19) (22,58) (3,23)
8 Anggaran pengelolaan arsip perlu diberikan 10 13 7 1
alokasi cukup dan tidak digabung dengan mata (32,26) (54,84) (22,58) (3,23)
anggaran lainnya sehingga akan efektif dan
mempermudah pengawasannya
9 Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif perlu segera 13 18 0 0
disusun, disyahkan dan diberlakukan di Pusdiklat (54,84) (58,06) (0) (0)
Migas sehingga memudahkan penyusutan arsip

C. Diskripsi Hasil Identifikasi Opportunities (Peluang)

NO PERTANYAAN / PERNYATAAN SS S KS TS
( PELUANG ) % % % %

16
 FORUM MANAJEMEN Vol. 05 No. 2

1 Pusdiklat Migas perlu memperluas layanan 19 15 5 2

kearsipan sehingga akan dapat eksis di tingkat (29,03) (48,39) (16,13) (6,45)
nasional
2 Dalam rangka era globalisasi, Pusdiklat Migas perlu 14 16 0 1
mengembangkan teknologi informasi kearsipan (45,16) (51,61) (0) (3,23)
yang terintegrasi dengan ANRI
3 Untuk menambah wawasan kearsipan, tenaga 3 5 21 2
fungsional arsiparis dan administrasi perlu (9,68) (16,13) (67,74) (6,45)
melakukan studi banding ke luar negeri tentang
kearsipan sehingga akan dapat berkompetisi
4 Untuk memasarkan diklat dan layanan dibidang 8 21 2 0
kearsipan perlu didesain profil kearsipan lembaga (25,81) (67,74) (6,45) (0)
Pusdiklat Migas
5 Pusdiklat Migas perlu turut serta dalam pameran 8 19 4 0
kearsipan, sehingga akan lebih dikenal (25,81) (61,29) (12,90) (0)
keberadaaannya dalam bidang kearsipan
6 Tenaga Fungsional Arsiparis Pusdiklat Migas 5 16 9 1
secara periodik perlu memberikan penyuluhan (16,13) (51,61) (29,03) (3,23)
kearsipan kepada masyarakat sekitar Cepu sebagai
bentuk pengabdian masyarakat dibidang
kearsipan

D. Diskripsi Hasil Identifikasi Threats (Ancaman/Tantangan)

NO PERTANYAAN / PERNYATAAN SS S KS TS
( ANCAMAN / TANTANGAN ) % % % %
1 Lingkungan Pusdiklat Migas sering mengalamai 12 17 2 0
ancaman bencana alam terutama banjir, oleh (38,71) (54,84) (6,45) (0)
karena itu perlu antisipasi terhadap penyelamatan
arsipnya.
2 Kaderisasi tenaga fungsional arsiparis perlu 16 15 0 0
dilakukan sedini mungkin, sehingga kegiatan (51,61) (48,39) (0) (0)
pengelolaan kearsipan akan kondusif
3 Pusdiklat Migas perlu melakukan akuisisi arsip 8 22 1 0
dan program arsip vital secara berkala untuk (25,81) (70,91) (3,23) (0)
menunjang eksistensi kelembagaan

6. Matrik SWOT Kearsipan SKOR KELEMAHAN -3,52 Sebagai X2

Berdasarkan tabulasi hasil jawaban SKOR PELUANG 3,06 Sebagai Y1
responden, dapat diuraikan dan
SKOR ANCAMAN -3,36 Sebagai Y2
digambarkan matrik S (Strenght/Kekuatan),
W (Weakness/ Kelemahan), O
(Oppoutunity/Peluang) dan T Skor kekuatan, kelemahan, peluang dan
(Threath/Ancaman) sebagai berikut :
ancaman dimasukkan dalam matrik Space
SKOR KEKUATAN 2,91 Sebagai X1 SWOT sebagai berikut :

17
 FORUM MANAJEMEN Vol. 05 No. 2

Gambar : Matrik SWOT Kearsipan

Y = Sumbu vertikal (peluang dan
Matrik tersebut dapat dijelaskan sebagai
ancaman)
berikut :
X = Sumbu horisontal (kekuatan dan
Garis AC adalah garis yang
kelemahan
menghubungkan titik A (2,91 ; 3,06)
Y1 = Peluang
dengan titik C (-3,52 ; -3,36)
Y2 = Ancaman
Garis DB adalah garis yang
X1 = Kekuatan
menghubungkan titik D (-3,52 ; 3,06)
X2 = Kelemahan
dengan titik B (2,91 ; -3,36)
Persamaan I :
Untuk menentukan posisi yang tepat, maka
digunakan rumus persamaan sebagai Y 3,06 X 2,91

berikut : 3,36 3,06 3,52 2,91
Persamaan I : Garis AC Y 3,06 X 2,91

Y Y1 X X1 6,42 6,43

Y Y2 X X2 6,43Y 19,68 6,42 X 18,68
Persamaan I I : Garis BD 6,43Y 6,42X 1,00 Persamaan I
Y Y2 X X1
Persamaan II :
Y1 Y 2 X 2 X1

18
 FORUM MANAJEMEN Vol. 05 No. 2

Y 3,36 X 2,91 kontroversi atau out of stream (melawan

3,06 3,36 3,52 2,91 arus).

Y 3,36 X 2,91 6. Rancangan Strategi Devensif

6,42 6,43 Dari hasil perhitungan terhadap SWOT
6,43Y 21,60 6,42 X 18,68 kearsipan beraada pada posisi kuadran IV,
maka strategi yang mendukung adalah
6,43Y 6,42X 2,92 Persamaan II dengan strategi defensif yaitu dengan
mengurangi kelemahan dan menghindari
6,43Y 6,42 X 1,00 Persamaan I
ancaman.
6,43Y 6,42 X 2,92 Persamaan II
0 12,84 X 1,92 Untuk mengurangi kelemahan, maka dicari
nilai skor negative yang paling tinggi pada
1,92
X 0,15 identifikasi kelemahan kegiatan keaarsipan
12,84
yang perlu mendapat perhatian adalah
6,43Y 6,42 X 1,00 pernyataan pada point (5) yang
menyatakan tentang sarana dan
6,43Y 6,42 ( 0,15) 1,00
prasarana kearsipan masih kurang
6,43Y 0,96 1,00 menunjang dalam pelaksanaan kegiatan
pengelolaan kearsipan yaitu dengan nilai
6,43Y 0,96 1,00
scor -0,60 berdasarkan jawaban responden
0,96 dengan pembobotan nilai 0,20 dari 9
Y 0,30
6,43 pertanyaan, sedangkan nilai skor negative
yang paling tinggi pada identifikasi
Sehingga berdasarkan perhitungan diatas
kemungkinan ancaman terhadap kegiatan
dapat diketahui bahwa titik potong dari dua
kearsipan adalah pernyataan pada point
garis AC dan garis BD terletak pada titik ( Y
(2) yang menyatakan bahwa kaderisasi
-0,30 ; X -0,15) seperti pada kurva yang
tenaga fungsional arsiparis perlu
menunjukkan posisi secara tepat.
dilakukan sedini mungkin, sehingga
Dari gambar matrik space SWOT diatas kegiatan pengelolaan kearsipan akan lebih
dapat disimpulkan bahwa kondisi kegiatan kondusif yaitu dengan nilai scor -1,23
dan penunjang kearsipan di Pusdiklat dengan pembobotan nilai 0,35 dari 3
Migas berada pada posisi Kuadran IV. pertanyaan.
Pada posisi kuadran IV adalah Pada permasalahan sarana dan prasarana
menunjukkan angka pada kelemahan dan kearsipan yang masih kurang menunjang
angka pada ancaman yang mendukung bahwa sebagian besar administrator atau
strategi defensif, dimana kondisi ini sekretaris terkendala pada keberadaan
merupakan situasi yang sangat tidak sarana dan prasarana kearsipan,
menguntungkan, dan kearsipan Pusdiklat sedangkan sesuai dengan Peraturan
Migas dianggap menghadapi berbagai Kepala ANRI nomor 020 Tahun 2012
ancaman dan memiliki kelemahan internal tentang Pedoman Pengelolaan Unit
itu sendiri. Kearsipan pada Lembaga Negara pada
Kondisi ancaman adalah hal yang Bab II, bahwa komponen pengelolaan Unit
terkadang selalu terlewat dikarenakan Kearsipan dalam penyelenggaraan
banyak yang ingin mencoba untuk kearsipan pada lembaga negara, unit
kearsipan harus mempunyai komponen
yang meliputi : Sistem Pengelolaan Arsip,

19
 FORUM MANAJEMEN Vol. 05 No. 2

Sumber Daya Manusia, Pendanaan elektronik beserta sarana dan

Kearsipan, Prasarana dan Sarana
Kearsipan, dan dalam pengelolaan arsip
inaktif, unit kearsipan bertanggung jawab
menyediakan prasarana dan sarana
berdasarkan standard prasarana dan
sarana kearsipan yang telah ditetapkan,
meliputi :
a. Gedung penyimpanan arsip, yang terdiri
dari : ruang transit arsip, ruang
pengolahan, ruang penyimpanan, ruang
restorasi, dan ruang pelayanan .
b. Standar pengamanan gedung dari
bencana (faktor alam, non alam, dan
sosial) ;
c. Peralatan kearsipan (rak, boks, folder,
guide, out indicator, tickler file, roll
opack); dan
d. Sarana bantu penemuan arsip (daftar
arsip aktif, daftar arsip inaktif, daftar
berkas, daftar isi berkas).
Oleh karena itu dalam rangka optimalisasi
pengelolaan kearsipan untuk
penyelamatan arsip di Pusdiklat Migas,
diperlukan langkah-langkah yang konkret
terkait dengan penyediaan sarana dan
prasarana kearsipan sehingga kelemahan
ini akan menjadi kekuatan pada kegiatan
kearsipan dimasa mendatang, antara lain :
1. Mengalokasikan anggaran kegiatan
kearsipan yang meliputi pengadaan dan
pemeliharaan sarana dan prasarana
kearsipan serta pengembangan SDM
kearsipan secara rutin pada tiap-tiap
tahun dengan cara menggali input dari
masing-masing bidang/bagian terhadap
kebutuhan sarana dan fasilitas yang
dibutuhkan dalam rangka
penyelenggaraan kearsipan.
2. Dalam rangka penyelamatan arsip yang
memiliki nilai guna dan memenuhi
pelayanan kearsipan yang cepat,
lengkap dan akurat, perlu segera
diadakan software dan hardware arsip
perlengkapannya.
3. Melakukan evaluasi setiap triwulan
terhadap efektifitas pemanfaatan sarana
dan fasilitas kearsipan yang dilakukan
oleh manajemen melalui eselon IV,
arsiparis, dan sekretaris atau
administrator pada masing-masing
bidang/ bagian.
4. Dalam rangka tertib administrasi
terhadap pengelolaan sarana dan
prasarana kearsipan, perlu dibentuk
sistem pengendalian internal yang
melibatkan pejabat fungsional arsiparis
terkait sarana dan prasarana kearsipan
sehingga rangkaian kegiatan kearsipan
dapat dimonitor dan dilaporkan secara
periodik.
Pada permasalahan kaderisasi Sumber
Daya Manusia fungsional arsiparis yang
perlu dilakukan sedini mungkin untuk
mengantisipasi kekosongan tenaga
fungsional arsiparis yang saat ini memiliki 5
(lima) tenaga fungsional arsiparis,
sebagaimana diamanatkan dalam
Peraturan Kepala ANRI nomor 020 Tahun
2012 tentang Pedoman Pengelolaan Unit
Kearsipan pada Lembaga Negara pada
Bab II bahwa Sumber Daya Manusia
Kearsipan Unit kearsipan harus didukung
oleh sumber daya manusia kearsipan yang
melakukan pengelolaan unit kearsipan
terdiri atas pejabat struktural di bidang
kearsipan dan Arsiparis. Arsiparis adalah
Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas,
tanggung jawab, wewenang dan hak
secara penuh oleh pejabat yang
berwenang untuk melakukan kegiatan
kearsipan pada instansi pemerintah, tidak
termasuk kegiatan mengurus,
memberkaskan dan mengelola arsip-arsip
aktif.
Sedangkan Arsiparis unit kearsipan
mempunyai tugas dan tanggungjawab
melakukan pengelolaan arsip mulai dari
penilaian arsip, pendataan, pengolahan,

20
 FORUM MANAJEMEN
penataan, pemeliharaan, pelayanan,
pembuatan SOP, pembinaan,
pengawasan, dan evaluasi.
Oleh karena itu dalam rangka menunjang
optimalisasi pengelolaan kearsipan untuk
penyelamatan arsip di Pusdiklat Migas,
perlu dilakukan langkah konkret untuk
menghindari ancaman kekosongan tenaga
fungsional arsiparis melalui rencana
strategi devensif, antara lain :
a. Sub Bagian Kepegawaian melakukan
analisis beban kerja secara periodik
terutama untuk kegiatan administrasi
sehingga dapat diperoleh kebutuhan
pegawai fungsional arsiparis untuk
menangani arsip, terutama arsip in aktif
dan arsip vital karena untuk arsip aktif
akan otomatis ditangani oleh
administrasi masing-masing.
b. Sub Bagian Kepegawaian perlu
memberikan saran tertulis yang bersifat
mandatory ke seluruh pegawai yang
sudah pernah mengikuti diklat
penciptaan arsiparis agar segera
membuat surat permohonan menjadi
arsiparis dan Daftar Usul Penilaian
Angka Kredit, sehingga kader tenaga
arsiparis dapat terisi sesuai kebutuhan.
Dengan melakukan strategi devensif
tersebut diharapkan pada penelitian
minimal lima tahun kedepan dengan
identifikasi yang sama akan menghasilkan
matrik space yang berbeda pada posisi
kuadran yang lebih baik. Dan semua ini
sangat tergantung pada komitmen
manajemen dan konsistensi pengelola
kearsipan itu sendiri.
IV. KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Sesuai dengan amanat UU nomor : 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa
penyelenggaraan kearsipan adalah
keseluruhan kegiatan meliputi penetapan
kebijakan, pembinaan kearsipan, dan
21
Vol. 05 No. 2
pengelolaan arsip dalam suatu sistem
kearsipan nasional yang didukung oleh
sumber daya manusia, prasarana dan
sarana, serta sumber daya lainnya.
Sebagai upaya optimalisasi pengelolaan
arsip dinamis di Pusdiklat Migas maka
diperlukan optimalisasi pula terhadap
sumber daya yang dimiliki terutama faktor
SDM dan sarana serta fasilitas. Melalui
penelitian yang dilakukan dengan analisis
SWOT diharapkan akan dapat
memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan
peluang (Opportunities), namun secara
bersamaan dapat meminimalkan
kelemahan (Weaknesses) dan ancaman
(Threats). Dari perhitungan diperoleh hasil
penelitian dengan titik perpotongan berada
pada posisi kelemahan yaitu titik X = -0,15
dan posisi ancaman yaitu titik Y = -0,30.
Hal ini menunjukkan bahwa kondisi
kegiatan pengelolaan kearsipan berada
pada kuadran IV, dimana untuk
mengoptimalkan kegiatan tersebut
diperlukan strategi divensi (bertahan) yaitu
dengan strategi mengurangi kelemahan
dan menghindari ancaman.
Adapun yang perlu memperoleh perhatian
pada posisi kelemahan dan ancaman
adalah sebagai berikut :
1. Pada posisi kelemahan yang paling
tinggi nilainya dan perlu mendapat
perhatian adalah tentang sarana dan
prasarana kearsipan yang masih kurang
menunjang pada kegiatan kearsipan
dengan nilai scor -0,60 dari 9 point
pernyataan lainnya.
2. Pada posisi ancaman yang paling tinggi
nilainya dan perlu mendapatkan
perhatian adalah tentang kaderisasi
tenaga fungsional arsiparis yang perlu
dilakukan sedini mungkin memperoleh
nilai scor -1,23 dari 3 point pernyataan
lainnya.
4.2 Saran
 FORUM MANAJEMEN Vol. 05 No. 2

Dari kesimpulan berdasarkan hasil IV, arsiparis, dan sekretaris atau

penelitian dan perhitungan dengan administrator pada masing-masing
menggunakan analisis SWOT tersebut, bidang/ bagian.
maka tim peneliti kearsipan ini d. Dalam rangka tertib administrasi
menyampaikan beberapa saran yang terhadap pengelolaan sarana dan
merupakan tindak lanjut langkah konkret prasarana kearsipan, perlu dibentuk
sebagai upaya mencapai optimalisasi sistem pengendalian internal yang
pengelolaan kearsipan dalam melibatkan pejabat fungsional arsiparis
penyelamatan arsip yaitu sebagai berikut : terkait sarana dan prasarana kearsipan
sehingga rangkaian kegiatan kearsipan
a. Mengalokasikan anggaran kegiatan
dapat dimonitor dan dilaporkan secara
kearsipan yang meliputi pengadaan dan
periodik.
pemeliharaan sarana dan prasarana
e. Sub Bagian Kepegawaian melakukan
kearsipan serta pengembangan SDM
analisis beban kerja secara periodik
kearsipan secara rutin pada tiap-tiap
terutama untuk kegiatan administrasi
tahun dengan cara menggali input dari
kearsipan sehingga dapat diperoleh
masing-masing bidang/bagian terhadap
kebutuhan pegawai fungsional arsiparis
kebutuhan sarana dan fasilitas yang
untuk menangani arsip, terutama arsip
dibutuhkan dalam rangka
in aktif dan arsip vital karena untuk arsip
penyelenggaraan kearsipan.
aktif akan otomatis ditangani oleh
b. Dalam rangka penyelamatan arsip yang
administrasi masing-masing.
memiliki nilai guna dan memenuhi
f. Sub Bagian Kepegawaian segera
pelayanan kearsipan yang cepat,
membuat nota dinas mandatory ke
lengkap dan akurat, perlu segera
seluruh pegawai yang sudah pernah
diadakan software dan hardware arsip
mengikuti diklat penciptaan arsiparis
elektronik beserta sarana dan
agar segera membuat surat
perlengkapannya.
permohonan menjadi arsiparis dan
c. Melakukan evaluasi setiap triwulan
Daftar Usul Penilaian Angka Kredit,
terhadap efektifitas pemanfaatan sarana
sehingga kader tenaga arsiparis akan
dan fasilitas kearsipan yang dilakukan
dapat diperoleh sesuai kebutuhan.
oleh manajemen melalui pejabat eselon

DAFTAR PUSTAKA

Undang-Undang nomor : 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Peraturan Kepala ANRI nomor 020 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Unit
Kearsipan pada Lembaga Negara
Manurung, AE., Drs, MPd., 2011/2012, Bahan Ajar Metoda Riset : PTK Akamigas

L. Riyatno, Drs, 2011/2012, Bahan Ajar Strategi Pemasaran : PTK Akamigas ;Suharsini,
http://id.wikipedia.org/wiki/Analisis_SWOT , 2014, Analisis SWOT
http://grahacendikia.files.wordpress.com/pengoptimalan.pdf , 2014, Optimalisasi:

22