AUDITORIA, MEDIO AMBIENTE Y

RIESGO DE AUDITORIA
AUDITORIA: Actividad profesional, que combina el ejercicio de una tcnica especializada y
la aceptacin de una responsabilidad.
MEDIO AMBIENTE: Conjunto de factores fsicos, naturales, sociales y econmicos que
interaccionan entre s, con el individuo y la comunidad.
SOCIEDAD: ha venido tomando conciencia de la importancia de cuidar el medio ambiente y
esa importancia es lo que preocupa a los auditores
RIESGO EN AUDITORIAS: Posibilidad de que el auditor no capte adecuadadmente el
potencial aspecto de la actividad.
ASPECTOS HA CONSIDERAR EN UN EXAMEN
DE AUDITORIA
Poltica ambiental: Objetivos generales , principios de accin de una
empresa con respecto al medio ambiente.
Programa medioambiental: Descripcin de las actividades y de los
objetivos especficos de la empresa para asegurar una mejor proteccin del
ambiente, con una descripcin general sobre las medidas adoptadas para
alcanzar dichos objetivos asi como los plazos fijaqdos para la aplicacin de
dichas medidas.
Sistema de gestin medioambiental: parte del sistema general de gestin
que comprende la estructura organizativa, las responsabilidades , las
prcticas , los procedimientos, los procesos y los recursos para determinar
y llevar a cabo la poltba medioambiental
CONDICIONES DEL AUDITOR
Conocimientos suficientes de los sectores comprendidos en la actividad de
la empresa
Amplias nociones y experiencia en relacin con los aspectos tcnicos
ambientales y de gestn.
Conocedor de la normativa legal, pertinente y pericia para alcanzar los
objetivos fijados.
El trabajo de auditora , debe ser desempeado por personas que teniendo
t+itulo profesional legalmente expedido y reconocidos, tengan
entrenamiento tcnico adecuado. Capaciadad profesional como auditores-
Cuidado y diligencia profesional e independencia para llevar a cabo la tarea
de auditora.
EVOLUCION DE AUDITORIA
Anteriormente a los aos 70, las empresas adoptaban la idea de
pagar las sanciones por el dao ambiental ocasionado.
A partir de los aos 70, en Estados Unidos se utiliza el concepto de
auditora ambiental-
En los aos 80 se extiende a a europa el concepto de legislacin
ambiental
En los aos 90 en Amrica la sociedad adopta una mayor conciencia
sobre proteccin del medio ambiente
EVALUACION DE LA POLITICA EMPRESARIAL
SOBRE MEDIO AMBIENTE
Paso previo la consideracin de la poltica medioambiental de la
comunidad (pas, regin ciudad), donde esta ubicada la empresa o
ente ha auditar. La existencia de una tarea de concientizacin del
problema y el desarrollo de un conjunto normativo.
A estos efectos se puede plantear un conjunto de interrogantes de
cuya respuesta depender la evaluacin de la poltica empresarial
sobre medio ambiente
ISO 14001: La documentacin del Sistema de
Gestin Ambiental
ISO 14001
Toda organizacin deber crear, almacenar y mantener al da toda la
documentacin necesaria para su Sistema de Gestin
Ambiental (SGA) basado en la norma ISO 14001. Normalmente, se
habla de un manual de gestin ambiental en el que la empresa
incluye todos los elementos bsicos e importantes del Sistema.
 El manual es el elemento bsico del Sistema y en l se describe las
responsabilidades, obligaciones, la estructura organizativa y el alcance
del propio sistema. Asimismo, se recogen todos los recursos y
mtodos especficos, generales, conocimientos, procedimientos o
cualquier otro documento que desarrolle las exigencias del sistema o
sea necesario para el mismo. Adems, el manual incluir la poltica
ambiental, los objetivos y fines de la empresa.
 El manual responder a todas las cuestiones relacionadas con
el Sistema de Gestin Ambiental ya que en este documento se
recoge toda la informacin importante y destacada para saber lo que
hay que hacer, el cmo, cundo y a quin se le pueden pedir
responsabilidades al respecto.
ISO 14001: La documentacin del Sistema de
Gestin Ambiental
La documentacin debe aparecer muy detallada, lo suficiente como
para describir los elementos referentes y centrales del Sistema de
Gestin Ambiental, sus interacciones y proporcionar orientacin
sobre dnde conseguir informacin ms especfica respecto a una
operacin puntual del Sistema de Gestin Ambiental. Dependiendo
de la empresa, la documentacin se podr guardar en papel o en
formato digital.
Habitualmente, la manera de estructurar la documentacin del
sistema es en forma piramidal.
ISO 14001: La documentacin del Sistema de
Gestin Ambiental
Nivel I:
Se trata del manual del Sistema de Gestin Ambiental. En este texto se describe
la poltica ambiental y se utiliza como gua para documentar las responsabilidades
y funciones principales, detallar las relaciones del sistema, los fines generales y
ofrecer orientacin sobre la documentacin de referencia. En este escrito se
reflejan todos los documentos que conforman el sistema y sirve de base para el
desarrollo de los procedimientos especficos, generales e instrucciones.
Nivel II:
En el segundo nivel de esta pirmide se encuentran los procedimientos. En este
documentos se recogen los mtodos a aplicar y los criterios a seguir para cumplir
con los requisitos necesarios con el fin de implementar correctamente unSistema
de Gestin Ambiental. Cada captulo del manual est desarrollado por uno o
varios procedimientos y adems en cada captulo se debe hacer referencia a los
procedimientos que desarrolla.
ISO 14001: La documentacin del Sistema de
Gestin Ambiental
Nivel III:
En este nivel se incluyen los procedimientos especficos del Sistema y
orientaciones tcnicas. Se trata de documentos de un nivel ms concreto
sobre aspectos puntuales del funcionamiento del Sistema de Gestin
Ambiental.
Nivel IV:
En este apartado se recoge toda la documentacin que debe formar parte
del Sistema y que no se encuentra recogida en ninguno de los niveles
anteriores. Destacan los registros del Sistema de Gestin Ambiental que
proceden del uso de los formatos incluidos en los procedimientos o planes
de actuacin (plan de formacin, de auditora, etc.)
ISO 14001: La documentacin del Sistema de
Gestin Ambiental
Una vez desarrollados los cuatro niveles de la organizacin de la
documentacin del Sistema de Gestin Ambiental, se debe hablar sobre el
control de la misma cuya responsabilidad recae en la propia organizacin
que deber establecer y mantener al da uno o varios procedimientos para
tener controlada toda la documentacin de su Sistema de Gestin
Ambiental.
Es necesario que la documentacin est localizada, se apruebe y revise
cuando sea conveniente y retirada cuando se encuentre obsoleta. La
documentacin debe identificarse fcilmente (nombre, nmero o
referencia de los documentos), estar accesible en el momento que se
precise (distribuyendo copias en los lugares correctos), incluir fechas de
edicin y revisin y estar totalmente actualizada.
ISO 14001: La documentacin del Sistema de
Gestin Ambiental
Hay casos en los que el archivo del documento ya antiguo sirva para
satisfacer un requisito legal. En ese caso, dicho texto debe
identificarse de una forma adecuada.
La empresa tiene la obligacin de explicar los procedimientos a seguir
para conocer cmo se efectuar la distribucin, revisin y aprobacin,
identificacin y retirada de los documentos antiguos. Una persona
debe encargarse de esta gestin documental para revisar los textos y
asegurar que no se contradicen con algn requisito o requerimiento
de la norma y, posteriormente, aprobarlo. El archivo de los
documentos se mantendr, durante al menos los tres aos de
vigencia del certificado, aunque alguno de ellos quede en desuso.
ISO 14001: La documentacin del Sistema de
Gestin Ambiental
Toda la documentacin que se produzca y genere como consecuencia
de la aplicacin de los procedimientos delSistema de Gestin
Ambiental que no establezca registros del sistema y aquella
documentacin externa que afecte a la gestin ambiental, sern
controlados y analizados.
El objetivo que se persigue en el control de la documentacin es el
establecer los controles necesarios para asegurar que los aspectos
ambientales se trabajan adecuadamente, reduciendo los impactos
ambientales relacionados, identificando las actividades que puedan
provocar colisin con el medio ambiente tanto en los servicios como
procesos de produccin.
ISO 14001: La documentacin del Sistema de
Gestin Ambiental
La empresa deber determinar las actividades y operaciones que estn
vinculadas con los aspectos ambientales representativos para llevar a cabo un
adecuado control, de acuerdo con su poltica ambiental, fines y objetivos. Para
ello, la empresa podr hacer uso de la lista de aspectos ambientales:
Uso de agua
Uso de energa
Utilizacin de productos qumicos
Uso de materias primas y empleo de recursos naturales
Almacenaje
Vertidos
Emisiones atmosfricas
Generacin de residuos
ISO 14001: La documentacin del Sistema de
Gestin Ambiental
Contaminacin y degradacin del suelo
Riesgos de accidentes
Otros (ruido, olores, vibraciones, impacto visual, biodiversidad, etc.)
A continuacin, se debern describir la forma en que se llevarn a
cabo esas actividades y actuaciones para que los impactos que
generan se pudieran considerar controlados o no lleguen a
producirse. Para ello, se recomienda realizar una planificacin,
elaborar los criterios necesarios para decidir si se estn
desenvolviendo conforme a lo planeado y establecer mtodos de
correccin.
ISO 14001: La documentacin del Sistema de
Gestin Ambiental
El control de las operaciones debe englobar a las operaciones de
mantenimiento y a proveedores y subcontratistas en sus actividades
relacionadas con la empresa en particular. Asimismo, es de destacar
que los procedimientos de control operacional se informen a todos
los proveedores y subcontratistas, as como mantener un registro de
tal comunicacin.
Adems, si la empresa ve necesario incluir a los proveedores y
subcontratistas medioambientales en el procedimiento de evaluacin,
deber establecer los criterios medioambientales que se exigen y
tener control del anlisis y de su mantenimiento.
 Sistema de Gestin Ambiental
Los auditores y el auditado tienen ciertos deberes sobre el proceso
para poder realizar las auditoras del Sistema de Gestin
Ambiental ISO 14001 de una forma efectiva y eficiente.
Cualificaciones del auditor
La auditora interna del Sistema de Gestin Ambiental es un
elemento crtico del Sistema de Gestin en general, ya que los
resultados de la auditora son utilizados por la alta direccin para
poder determinar un Sistema de Gestin Ambiental basado en ISO
14001 de una forma adecuada, correcta y efectiva.
 Adems, es muy importante que los que realizan dichas auditoras
del Sistema de Gestin Ambiental se encuentren perfectamente
cualificados para tal fin. La efectividad del Sistema de Gestin
Ambiental basado en la norma ISO 14001 genera una gran
oportunidad de afectar de una forma significativa al medio ambiente,
se debe identificar la formacin que presente el auditor del SGA y se
tienen que establecer los niveles de competencia como exige la
norma ISO 14001. Las calificaciones del auditor tiene que ser
definidas en lo procedimientos de auditoria del Sistema de Gestin
Ambiental.
 Los puntos que debemos considerar a la hora de definir las
cualificaciones del auditor son:
Tamao y complejidad de la empresa
Misin u objetivos de la empresa
 Algunas actividades sobre las que se requiere un control operacional
pueden ser: las emisiones atmosfricas, los vertidos, la gestin de
residuos, el almacenamiento de productos qumicos, subcontratistas,
proveedores, etc.
Recursos disponibles para poder realizar la auditoria del SGA
Disponibilidad y coste de las clases de formacin
Potencial para contratar a un consultor que dirija la auditoria
 Registro
Las habilidades y la formacin frecuentemente identificada como
requisitos para los auditores contienen:
Conocimientos de la organizacin del Sistema de Gestin
Ambiental y los requisitos de la ISO 14001.
Conocimiento de la metodologa de auditora del Sistema de
Gestin Ambiental.
Experiencia ambiental
Experiencia de auditora y formacin
Conocimiento de los requisitos legales que son aplicables
Capacidad y habilidad de relacin interpersonal
Habilidades para la expresin escrita
Habilidades para la comunicacin
Aunque no se encuentra especificado en la norma ISO 14001, la
persona encargada de conducir las auditoras internas del Sistema de
Gestin Ambiental tiene que recibir una formacin especfica en
torno a la gestin del sistema de auditora.
 Dicha formacin es muy importante para asegurar que el auditor se encuentra
capacitado para realizar la auditora del Sistema de Gestin Ambiental basada
en ISO 14001 de una forma adecuada y efectiva. Dependiendo de la complejidad
que presente el sistema, la formacin se puede realizar en un solo da o necesitar
ms tiempo. Los conocimientos bsicos con los que deben contar los auditores
del Sistema de Gestin Ambiental son sobre:
Conocimientos bsicos de la norma ISO 14001
Planificacin de auditoras
Preparacin de una agenda para llevar a cabo la auditora
Desarrollar la metodologa de auditoras
Conducir una sesin de apertura
Conducir la auditora y entrevistar a los trabajadores
Realizar informes y comunicaciones
Conducir la sesin de clausura
Redactar un informe final con todas las conclusiones
Seguir y cerrar los informes de disconformidad
Responsabilidades del auditor
El equipo encargado de realizar la auditora tiene muchas
responsabilidades cuando realiza el seguimiento de la auditora
del Sistema de Gestin Ambiental.
Auditor jefe: es el responsable de coordinar todas las actividades que
realizan durante la auditora del Sistema de Gestin Ambiental ISO 14001.
Auditor: las responsabilidades del auditor son seguir el protocolo y la
metodologa establecida por el auditor jefe, verificar que el SGA se encuentre en
consonancia con los requisitos establecidos en la norma ISO 14001, y escribir los
hallazgos de no conformidad comunicndoselos al auditado.
Experto tcnico: no en todas las ocasiones es necesaria esta figura, pero se
incluye dentro del equipo de auditora si es necesario, ya que presenta unos
conocimientos muy determinados de las tcnicas industrias especficas
del Sistema de Gestin Ambiental en esa organizacin.
Lo que el auditor debe y no debe hacer
El equipo encargado de realizar la auditora tiene que ser cuidadoso con el hecho
de que muchos que se encuentran siendo auditados miran a los auditores como
las personas que pretenden exponer sus debilidades. Para que un auditor realice
su trabajo perfectamente deber tener en cuenta:
Estar preparados: es decir, asegurarse de que el equipo auditor se
encuentra cualificado, que sigue un protocolo y una metodologa de
auditora definida, revisar el manual del SGA y los procedimientos
ambientales.
Situar y confinar las auditoras al alcanzar lo acordado: no proseguir con el
proceso en las reas en las que se encuentran fuera del alcance.
Utilizar tcnicas de preguntas de auditora ptimas: escuche bien todo lo
que le tienen que decir, realice preguntas abiertas y asegrese de que se
responde a las preguntas.
Permanecer objetivo: auditar las zonas segn los requisitos de la
norma ISO 14001 y no comparar unas zonas con otras.
Optimizar los atributos personales: hay que ser profesional, corts y
amistoso.
Asegurar el protocolo adecuado: mantener y cumplir con la agenda,
realizar las tareas correctas y documentar las recomendaciones de la
auditora.
Los auditores no deberan hacer lo siguiente:
Caer en aspectos personales: no pueden ser polmicos, no discuta, no sea
puntilloso ni culpe a nadie por ninguna no confirmadas y no sea arrogante.
Dirija al auditado: no haga preguntas cerradas, no consulte y no haga
referencias a lo que usted puede pensar en el mejor modo de la hacer las
cosas