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CAPITULO I

EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema

A nivel mundial las organizaciones funcionan como sistemas complejos e


integrales conformados por talento humano como una variedad de recursos fsicos
coordinados para la obtencin de una finalidad establecida, que a su vez, estn
constituidas por sistemas o subsistemas que interactan entre s, los cuales deben
estar vinculados adecuadamente e interrelacionados activamente, cuando se quiere
lograr una gestin eficiente y efectiva, la mejor opcin es a travs de la gestin
administrativa debido a que ella permite la optimizacin en la ejecucin de los
procesos, la incorporacin de un modelo de gestin al procedimiento administrativo
ha permitido a nivel mundial en las organizaciones, reduccin en el tiempo empleado
en los tramites y consultas.

En la actualidad, se observa la constante variacin que han experimentado las


organizaciones, los cambios que diariamente surgen en el mundo globalizado que
influyen notoriamente en el diario accionar de cada organizacin, con esto, cada uno
de los componente de ella, bien sea tecnolgico, financiero, estructural o el talento
humano, debe moldearse a una gestin que se ajuste ptimamente a estos cambios.

Cada factor productivo debe trabajar de manera eficaz en el logro de los objetivos
que estos cambios conllevan, especialmente en el caso de la gestin a travs de una
serie de recursos importante como lo es el talento humano, planear, organizar, dirigir
y controlar las empresas para que funcionen y operen. Sin el talento humano no existe
organizacin. Toda organizacin est compuesta de personas de las cuales dependen
para alcanzar el xito y mantener la continuidad a travs de gestiones aplicadas que
permitan ser supervisadas.

Por ende el talento humano debe aumentar sus capacidades y mejorar su nivel
de comportamiento y aptitudes orientadas al xito, al punto tal en que se encuentre
como un factor capaz de valerse por s mismo y entregarle lo mejor de s a su trabajo,
sintindose conforme con lo que realiza mediante el reconocimiento del
cumplimiento de las metas que le sean asignadas.

La organizacin es un medio, un instrumento, mediante el cual se busca un fin


que ha sido previamente planificado para lograr los objetivos, que para ser llevado a
cabo se necesita la intervencin de talento humano que debern interactuar entre s,
donde todos acten como uno solo para obtener los resultados esperados o superiores
a ello, encaminados a un solo fin. Enlazar las funciones, actividades, deberes,
responsabilidades, autoridad, jerarqua que permite la estructuracin del mismo a fin
de obtener una buena gestin. A travs de ella sola no se logran el fin comn, se debe
apoyar de planeacin, de control, de ajustes aplicados de ser necesario a tiempo, de
estrategias aplicadas coherente a la estructura en la organizacin, para ello debe ser
una organizacin flexible abierta a constantes cambios positivos para su crecimiento.

Gestionar es suministrar, crear, proporcionar condiciones adecuadas para lograr los


objetivos y que mejor a travs de una buena estructura organizacional que enmarca
como los integrantes de una empresa pueden laborar de una forma eficiente y
motivada a fin de eliminar inconveniente al desempeo , adems, con funciones
claras alineadas a estrategias fcilmente aceptadas por el tipo de cultura
organizacional, el tener todos estos elementos no significa que funcionan solos, debe
existir esa alineacin para lograr la efectividad y eficiencia de lo organizado a travs
de planes estratgicos traducindose en xito para todos.

Es decir todas las organizaciones estn conformadas en forma de sistemas


los cuales estn compuesto por un conjuntos de elementos bien sea personales o
monetarios que tienen la finalidad del alcance de los objetivos establecido, estos
elementos deben estar interrelacionados entre s para el logro de manera eficiente y
eficaz dichos objetivos. Con la gestin Administrativa se optimizan la ejecucin de
los procesos de esta manera se reduce el tiempo en los procedimientos y adems se
reduce el margen de error.

Cabe agregar que la administracin ha sido uno de los mecanismos de suma


importancia para el hombre, es una funcin que est siempre presente dentro de las
sociedades, lo encontramos en los hogares, escuelas, empresas pblicas y privadas.
Nace como un mecanismo para planear, controlar y organizar con resultados de
satisfaccin de las necesidades. En este sentido, se puede afirmar que las primeras
actividades administrativas fueron aquellas donde la humanidad vio la necesidad de
organizarse, planear y controlar sus actividades para llegar a satisfacer sus propsitos.

Una empresa no podra desarrollar ventajas competitivas a no ser que cuente con
buenos controles de gestin, que le permitan medir si se est cumpliendo o no con lo
establecido a travs de su estructura organizacional acorde a las estrategias que se
aplicaran, a fin de tomar los correctivos a tiempo de ser necesario por supuesto, y su
aceptacin vendr de la mano con las creencias y pensamiento de cada empleado que
desempea su labor en la empresa.

Dicho esto podemos acotar que la Administracin nace de la necesidad del ser
humano para poder organizar sus actividades para el logro de una meta y as poder
satisfacer sus necesidades. Lo mismo ocurre en las empresas la administracin sirve
como una herramienta para poder planear, controlar, organizar y ejecutar sus
objetivos.

El origen de la administracin se remonta a la era primitiva, cuando los hombres


entregaban ofrendas a los dioses a cambio de algunos beneficios. Posteriormente, en
las civilizaciones antiguas algunos de los llamados conceptos y prcticas de la
administracin moderna se vieron en la antigedad con el famoso legislador bblico,
Salomn, dirigi el establecimiento de elaborados acuerdos comerciales, manejo
proyectos de construccin y formo tratados de paz en el siglo X a.C.

La gestin puede repercutir de forma negativa o positiva en los resultados de la


organizacin. Y para esto es necesario un proceso de control y administracin que
permita optimizar recursos, costos y esfuerzos, con la integracin de todos aquellos
conceptos cuya gestin tienen aspectos y requisitos comunes. El objetivo no es otro
que evitar duplicidades, optimizar recursos y simplificar al mximo la gestin de
todos los Sistemas.

Las empresas poseen una distincin que las caracteriza con respecto a su tamao,
organizacin y flexibilidad para adaptarse a los cambios, entre otros, lo cual les
permite hacer frente a una serie de factores polticos, econmicos, sociales y
culturales, que se imponen hoy en da debido a un proceso globalizador que las
obligan, bien sean de pases desarrollados o no, a cumplir con las exigencias de los
consumidores, la especializacin de los mercados y al desarrollo tecnolgico, para
poder mantenerse y superar a sus principales competidores. Es por ello, que todas las
organizaciones deben estudiar su funcionamiento para determinar si realmente estn
cumpliendo con la razn de su creacin y objetivos, de no ser as es necesario
encontrar la causa del problema para mejorar la gestin.

Sin embargo Venezuela est pasando por una crisis econmica, la cual afecta
directamente en las empresas en la bsqueda del personal idneo, los altos costos y
gastos que incurren no le permite a las empresas cumplir con las expectativas de un
personal con ttulo universitario y con amplia experiencia en el rea y por esta razn
la mayor parte de las empresas recurren en darle la oportunidad de empleo a
estudiantes de la carrera o una carrera similar y muchos de ellos sin experiencia
laboral para asumir las funciones, por un sueldo bsico, funciones las cuales llevan a
realizar procedimientos que son nuevos para ellos y si no tienen una supervisin
exhaustiva estas decisiones incurren en un gasto mayor, ya que el margen de error y
fallas en la gestin se ve incrementadas, por lo tanto se debe incurrir a la bsqueda de
un nuevo personal para que d un giro al control que se llevaba.
En el caso de Interdes Inspecciones y Construcciones, C.A. es una compaa
del ramo de construcciones, que fue, constituida en el ao 2006, conformada por dos
(2) accionistas con amplia experiencia en el mercado de construccin, a partir del
ao 2013, han tenido un acelerado crecimiento, donde no estaba preparada para ello,
ya que todo era manejado a travs de outsourcing, no poseen organigrama,
descripcin de cargos, cultura organizacional, y en tal sentido, se han visto, en la
obligacin de contratar personal a travs de recomendados sin saber si realmente son
personas calificadas para el cargo, y de esa manera poder avanzar en la organizacin
y responder a la alta demanda de servicio en que se encuentra la empresa .

Es evidente entonces, identificar gran parte de las debilidades generales que la


empresa presenta, entre ellas se encuentra:

No se cuenta con un sistema de administrativo en la cual procese la


informacin de una manera ordenada. El personal del departamento ha
venido realizando las actividades de control de manera manual en el
programa de Microsoft Office Excel los archivos cargados en dicho
programa no estn respaldados en un servidor el cual protegera la cierta
informacin, es decir si ocurre algn inconveniente se puede perder la
informacin lo cual significara re trabajar y perder el valioso tiempo que
se requiere para hacer las actividades del da a da.

En el departamento de Administracin y Finanzas se realiza el proceso de


la siguiente forma, no se verifica si el personal de administracin est
cumpliendo con un proceso administrativo, debido a que no cuenta con un
manual de procedimientos, funciones, y una estructura organizacional y
menos con un control, en el cual se tengan pautados pasos a seguir al
recibir una transferencia, un cheque, una factura que deben hacer, como
archivarlo, lo cual trae como consecuencia una desorganizacin en el
departamento, duplica el trabajo y desinters del personal que labora
dentro de este departamento. Lo cual podra traer efectos financieros y
monetarios.

No se respetan los canales de comunicacin, no existe descripciones de


cargo, responsabilidades, funciones,

No todos estn informados del plan que se quiere lograr, no existe escrito
sino en la mente de los accionistas,

Se desconocen polticas, normas, cultura, en comn, porque, no est


plasmado, ni escrito, o comunicado de forma uniforme para que todos
apunten hacia la misma direccin,

No hay preocupacin por definir la cultura organizacional, ni hacer


pblico a sus empleados, obreros, sus valores, misin, visin, la razn se
desconoce.

En tal sentido se ve en la necesidad de un estudio exhaustivo de la gestin


administrativa en la empresa Interdes Inspecciones & Construcciones C.A., lo cual
nos indica la necesidad de implantar un sistema administrativo para mejorar esta
situacin, porque con un sistema actualizado podemos planificar, ejecutar y controlar
la gestin, si le sumamos una poltica bien definida de procedimientos
administrativos, con manuales descriptivos donde cada integrante del equipo de
administracin (Gerente de Administracin y Finanzas, Administrador, Analista
Administrativo y Analista Contable) tenga su rol y sus funciones bien definidas, al
cumplirse esto se aumentara el nivel de eficacia y eficiencia del departamento, la
cual est ausente.
Formulacin de las interrogantes

Son unas preguntas que el investigador o los investigadores se formulan con


relacin al tema o problema de investigacin, con el nimo de ser despejadas en el
curso de la investigacin. Strauss. A y otros (1998). Lo definen como el mecanismo
analtico para iniciar la indagacin y dirigir el muestreo terico (p.80). Dicho esto
podemos decir que la formulacin de las interrogantes son aquella serie de preguntas
que se van a desarrollar para dirigir el curso de la investigacin.

Las interrogantes que se tomaron en cuenta para el desarrollo de la investigacin


son las siguientes:

Cul es la gestin administrativa que se realiza en el departamento administracin y


finanzas de la empresa?

Cmo incide la falta de un sistema administrativo para el control de la gestin


administrativa en la empresa?

Qu beneficios traera al automatizar los procesos administrativos en el


departamento de Administrativa en la Empresa Interdes Inspecciones &
Construcciones C.A.?

Con referencia a lo anterior, estas preguntas pueden ser el resultado de las


inquietudes del investigador, de igual manera sirve de apoyo al logro de los objetivos
de la investigacin y por ende forma parte fundamental en el desarrollo del estudio.
Todo esto, propone la ayuda de instrumentos de recoleccin de datos, cuyos
resultados permitir realizar el anlisis y dar respuestas a las interrogantes
mencionadas y al cumplimiento de los objetivos.
Objetivos de la Investigacin

Los objetivos de la investigacin constituyen lo propsitos concretos por los


cuales se investiga, Al respecto Namakforoosh, M( 2005) expresa que sealan los
elementos del marco conceptual que se deben investigar . (p.65). Entonces se puede
decir que los objetivos de la investigacin es donde se expone de manera clara y
precisa el logro que se desea obtener con la realizacin de sta y as responder las
preguntas de la investigacin.

Objetivo General
El objetivo general expresa los propsitos concretos por los cuales se
investiga. Arias F. (2006) expresa que el objetivo general expresa el fin concreto de
la investigacin en correspondencia directa con la formulacin del problema
(p.45).Es decir que el objetivo general son las metas centrales de la investigacin y
plantean de una manera amplia hasta donde va llegar dicha investigacin.

Analizar la gestin administrativa del Departamento de Administracin y Finanza


de la empresa Interdes Inspecciones & Construcciones C.A.

Objetivos Especficos

Representan los logros parciales para alcanzar el objetivo general, deben orientar el
desarrollo de la investigacin as como tambin facilitar la estructura de la
metodologa. Arias (2006) expresa que Los objetivos especficos indican con
precisin los conceptos, las variables o dimensiones que sern objetos de estudio.
Se derivan del objetivo general y contribuyen al logro de este (p.45). Los objetivos
especficos son los pasos que se realizan para lograr el objetivo general.

Identificar la gestin administrativa del Departamento de Administracin y


Finanza.
Determinar las fallas en la gestin administrativa.
Optimizar la gestin administrativa para la mejora del departamento.
Justificacin de la Investigacin

Justificar es exponer todas las razones, las cuales nos parezcan de importancia y
nos motiven a realizar una Investigacin. Justificar una investigacin es exponer las
exponer las razones por las cuales se quieres realizar.

Toda investigacin debe realizarse con un propsito definido, debe explicar


porque es conveniente la investigacin y qu o cules son los beneficios que se espera
con el conocimiento obtenido.

El investigador tiene que saber vender la idea de la investigacin a


realizar, por lo que deber acentuar sus argumentos en los beneficios a obtener
y a los usos que se le dar al conocimiento. Por su parte Hurtado y Otros
(2007), considera que la justificacin de la es fundamental ante terceros la necesidad
de resolver una dificultad y que los resultados que obtengan del proceso de
investigacin beneficiara a un grupo de personas a la sociedad (p.81)

En otras palabras es dar las razones o motivos por los cuales se procedi la
investigacin. As mismo, se tiene que explicar ante una o varias porque es
conveniente llevar a cabo la investigacin y cules son los beneficios que derivan de
ella. Se puede establecer una seria de criterios para los cuales para evaluar lo
propuesto.

Por otro lado, en la organizacin es sustancial la planificacin de actividades a


futuro siendo necesario que en cada empresa se fijen polticas, objetivos y estrategias
de actuacin en diferentes escenarios que puedan presentarse dentro de la
organizacin o departamentos.

Por otra parte, los documentos administrativos que puedan genera los
departamentos de una empresa se debe ser juicioso y ordenado en el momento de
emitir, clasificar y archivar, para que puedan ser utilizados por la empresa, si esto se
cumple correctamente la empresa contara con toda la informacin clara, precisa,
ordenada e inmediata, que facilita la gestin y el desarrollo de su actividad, es preciso
recordar que la gran parte de estos documentos que se generan en una empresa tiene
valor jurdico y que puede ser utilizados en casos de conflictos y procesos judiciales,
en los que la empresa se puede ver inmersa contras otras empresas, organismos
pblicos, clientes, trabajadores o proveedores.

En este sentido, y en funcin de contribuir con la solucin de esta problemtica la


presente investigacin propone una herramienta al momento de sistematizar los
procesos en una empresa para la mejora de la gestin administrativa.

As se tiene que la importancia de la presente investigacin se percibe en el hecho


que se orienta al desarrollo de un anlisis de las variables en estudio, fundamentadas
en las concepciones tericas que las soportarn. Lo cual ayudara a los futuros
investigadores en el rea.

En conclusin la investigacin generar informacin til para la Gerencia de la


empresa Interdes Inspecciones & Construcciones y para otras empresas , pues da a
conocer la serie de procedimientos que debe realizar la gerencia de Administracin
y Finanzas para ejercer una buena gestin administrativa, lo cual permitir a la
gerencia de distintas organizaciones a crear nuevas alternativas para mejorar
optimizar y actualizar sus operaciones Administrativa.

Este estudio tambin constituir un antecedente para futuras investigaciones que


se desarrollen acerca del tema; sirviendo adems de herramienta, para los
profesionales, empresarios e interesados en administracin especficamente en el
rea de la Gestin Administrativas.

La investigacin se ubica en una pequea empresa, cuya denominacin comercial


es Interdes Inspecciones & Construcciones, C.A, ubicada en la Novena Transversal
entre 1era y 2da avenida Quinta N 727, Urbanizacin La Castellana Municipio
Chacao, Parroquia Chacao Estado Miranda, Venezuela. Exclusivamente en el
departamento de Administracin y Finanzas, donde laboran actualmente cuatro (4)
personas, el objetivo de la investigacin ser los procedimientos que estn realizando
en cuanto al archivo de los documentos y la forma en que lo estn relacionando en el
archivo de Microsoft Office Excel, cabe agregar, que la empresa ha presentado un
incremento significativo en las contrataciones de obra tanto del sector pblico como
el sector privado y esto implica un aumento en las transacciones y trabajo al
departamento as como el margen de error por falta de una buena gestin.

Despus de lo anterior expuesto encontramos delimitaciones en la disponibilidad


de tiempo que tiene el personal administrativo para proporcionar informacin y as
como la gerente del departamento de Administracin y Finanzas, ya que por su cargo
la mayor parte del tiempo se encuentra fuera de la oficina en reuniones.

La intencin de la investigacin, es apoyar a la organizacin Interdes a comprender


la importancia de contar con una estructura organizacional y funcional, y una cultura
organizacional para dejar entrar esta forma de trabajo, que le permitir a la
organizacin a trabajar mejor, obtener mejores rendimientos y desempeo.
Traducindose en un beneficio para todos porque permitir mejorar las condiciones
econmicas y de vida parta los empleados, socios, y la sociedad.

Finalmente este estudio servir como requisito para la obtencin del ttulo de
licenciado en Contadura Pblica.

Sistemas de Variables
En toda investigacin es importante plantear variables, ya que stas permiten
relacionar algunos conceptos y hacen referencia a las caractersticas que el
investigador va a estudiar. Segn Namakforoosh, ( 2005). son presentaciones de los
conceptos de la investigacin que deben presentarse en forma de hiptesis . (p.66).

En este orden de ideas, Hernndez, Fernndez y Baptista (2003), define a la


variable como una propiedad que puede variar (adquirir diversos valores) y cuya
variacin es susceptible de medirse. (p.77), estos autores, sealan que es
indispensable definirlas, ya que al ser conceptualizadas va a permitir evaluar
adecuadamente los resultados.

Al respecto, para efectos del presente estudio en el cuadro 1 se presenta la


Identificacin y Definicin de las Variables

Operacionalizacin de las variables

Es un proceso que se inicia con la definicin de las variables en funcin de


factores estrictamente medibles a los que se llama indicadores Silva. (1997)
Operacionalizacin de las variables, como el proceso que permite hacer el transito
que parte del concepto y desemboca en el recurso cuantitativo (o cualitativo) con
que se mide o se clasifican (p.44). Las variables representan la cuantificacin de los
objetivos generales y especficos del caso de estudio, las cuales se relacionan
directamente con los objetivos y se basan en concepciones tericas, brindando apoyo
a la medicin de los indicadores.

Al respecto, para efectos del presente estudio en el cuadro 2 se presenta la


operacionalizacin de las tres (3) variables desarrolladas en el mismo.
Cuadro 1

Identificacin y Definicin de las Variables

OBJETIVOS DEFINICION
VARIABLES
ESPECIFICOS CONCEPTUAL

Identificar la gestin Gestin administrativa Son los conjuntos de


administrativa del del Departamento de acciones orientadas al
Departamento de Administracin y logro de un objetivo
Administracin y Finanza. Finanza. dentro de la
organizacin.

Determinar las fallas en la Fallas en la gestin Son los posibles errores


gestin administrativa. administrativa. que presenta en la
gestin administrativa.

Optimizar la gestin La gestin administrativa Es el proceso continuo


administrativa para la para la mejora del de adaptacin a las
mejora del departamento. departamento. exigencias internas y del
entorno, efectuando la
transicin de un sistema
a otro de gestin, capaz
de definir objetivos,
optar por la mejor forma
de alcanzarlos y evaluar
los resultados obtenidos.

Autor: Domnguez, C. (2014). Caracas

Cuadro 2
PRESIDENCIA
PRESIDENCIA

Operacionalizacin de Variables

VARIABLES DIMENSION
GERENCIA
INDICADORES
GERENCIA
GENERAL
GENERAL

Gestin administrativa Empresarial Definiciones


del Departamento de Gerencial Mtodo
Administrativa Aplicabilidad
Administracin y
Finanza.

GERENCIA
GERENCIA DEDE
GERENCIA DE
GERENCIA DE GERENCIA
GERENCIA DE
DE ADMINISTRACION
ADMINISTRACION
PROYECTO
PROYECTO PROCURA
PROCURA YY FINANZAS
FINANZAS

Fallas en la gestin Financiera Tipos


administrativa. Gerencial Consecuencias
Administrativa Efectos
ANALISTA DE
ANALISTA DE
ANALISTAS
ANALISTAS DE
DE ANALISTA
ANALISTA ASISTENTE
ASISTENTE
INGENIEROS
INGENIEROS ARQUITECTOS
ARQUITECTOS ADMINISTRADOR
ADMINISTRADOR ADMINISTRACION
ADMINISTRACION
PROCURA
PROCURA CONTABLE
CONTABLE ADMINISTRATIVO
ADMINISTRATIVO
YY FINANZAS
FINANZAS

Optimizacin de la Empresarial Definiciones


gestin administrativa Gerencial Aplicabilidad
Administrativa Efectos.
para la mejora del
departamento.

Autor: Domnguez, C. (2014). Caracas