DOKUMENTASI PROSEDUR DAN

PENCATATAN KEGIATAN
No. Dokumen :
No. Revisi :
SOP
TanggalTerbit :
Halaman :
UPT KESMAS dr. I.G.N. Gede Putra
PAYANGAN NIP.198010312009031003
1. Pengertian 1. Pengendalian dokumen Puskesmas adalah: sistem
pengelolaan dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi
Puskesmas. (Sistem penomoran, penyimpanan, dan
pemusnahan )
2. Dokumen eksternal adalah: buku, peraturan, standar, surat
keputusan, kebijakan yang merupakan acuan/ referensi dalam
pelaksanan kegiatan yang diterbitkan oleh puskesms, maupun
dinas kesehatan kabupaten.
3. Dokumen/ arsip aktif adalah dokumen masih berlaku/dipakai
dalam kegiatan, dan disimpan diunit- unit pelayanan serta tidak
boleh dipinjamkan keluar area puskesmas. Untuk dokumen
akreditasi aktif diberi cap terkendali
4. Dokumen/ arsip inaktif adalah: dokumen yang frekuensi
pemakaiannya sudah rendah/ sudah tidak dipakai, copy dari
dokumen aktif yang boleh dibawa keluar puskesmas untuk
dokumen rekam medik apabila pasien yang sudah mati atau
sudah pindah. Untuk dokumen akreditasi aktif diberi cap tidak
terkendali.
Master dokumen adalah: dokumen akreditasi yang telah lengkap/
telah dinomori, disyahkan dan ditanda-tangani namun belum
dibubuhi cap Puskesmas.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah dokumentasi
prosedur dan pencatatan kegiatan.
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas tentang Pedoman Pendokumentasian
Prosedur dan Pencatatan Kegiatan Nomor Tahun
2016
4. Referensi Kepmenkes No.269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam mendik
5. Alat dan
bahan
6. Langkah- 1. Setiap pelaksanaan kegiatan baik upaya pelayanan kesehatan
langkah perorangan maupun upaya kesehatan masyarakat dan
kegiatan lain yang mendukung dalam pelaksanaan upaya
tersebut diatas wajib didokumentasikan dalam catatan mutu.
2. Kepala Tata Usaha dan Staf unit terkait melalukan
penyimpanan dokumen/ arsip dengan ketentuan sebagai
berikut:
a. Penataan dan pengarsipan dokumen rekam klinik/medik
dilakukan oleh staf diloket pendaftaran, dimana dokumen
rekam medik inaktif wajib disimpan
sekurang- kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal
terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat, setelah
batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui,
rekam medik/ klinis dapat dimusnahkan, kecuali
persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan
jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya.
b. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di
Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal satu
 tahun. Kegiatan ini dilakukan oleh pengelola obat/farmasi
puskesmas.
c. Surat masuk dan keluar dicatat pada buku surat masuk dan
keluar pada bagian Tata Usaha Puskesmas
d. Surat rujukan pasien di tulis pada buku rujukan dan
diarsipkan oleh bagian Tata Usaha Puskesmas.
e. Penomoran surat keluar dan surat rujukan dilakukan
dengan sesuai peraturan penomoran yang telah dtentukan.
f. Laporan-laporan pelaksanan kegiatan seluruh program
puskesmas, baik program wajib maupun program
pengembangan dimasukan oleh pengelola program pada
Bagian Tata Usaha untuk di arsipkan dan dilaporkan ke
Dinas Kesehatan Kabupaten sesuai waktu yang telah
ditentukan.
g. Pencatatan daftar kunjungan pasien disetiap poli dan
laporan kegiatan program dilakukan berdasarkan Format
Sistem Informasi Kesehatan Daerah (SIKDA) dan
dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten sesuai waktu
yang telah ditentukan.
3. Kepala Tata Usaha menetapkan format dokumen
diatur/diseragamkan dengan contoh format terlampir.
1. Format Rujukan Sesuai
2. Format Rujukan Bersama
3. Format Surat Keterangan Sehat
4. Format Surat Keterangan Istrahat
5. Format Surat Keterangan Sakit
6. Format Surat Jaminan Pelayanan Perawatan
7. Format Surat Perintah Rawat Inap
8. Format permintaan pulang paksa,

7. BaganAlir

8. Pihak yang Semua Unit Pelayanan/Program Puskesmas

terlibat
9. Hal-hal yang
perlu
diperhatikan
10. Dokumen
terkait
11. Rekam
historis No Yang diubah Isi Perubahan Tanggal mulai diberlakukan
 DOKUMENTASI PROSEDUR DAN
PENCATATAN KEGIATAN
No. Dokumen :
No. Revisi :
SOP
TanggalTerbit :
Halaman :
UPT KESMAS dr. I.G.N. Gede Putra
PAYANGAN NIP.198010312009031003
NO KEGIATAN Ya Tidak Tidak
Berlaku
1 Setiap pelaksanaan kegiatan baik upaya
pelayanan kesehatan perorangan maupun upaya
kesehatan masyarakat dan kegiatan lain yang
mendukung dalam pelaksanaan upaya tersebut
diatas wajib didokumentasikan dalam catatan
mutu.
2 Kepala Tata Usaha dan Staf unit terkait
melalukan penyimpanan dokumen/ arsip dengan
ketentuan sebagai berikut:
a. Penataan dan pengarsipan dokumen
rekam klinik/medik dilakukan oleh staf
diloket pendaftaran, dimana dokumen
rekam medik inaktif wajib disimpan
sekurang- kurangnya dua tahun, terhitung
dari tanggal terakhir pasien meninggal,
atau pindah tempat, setelah batas waktu
sebagaimana dimaksud diatas dilampaui,
rekam medik/ klinis dapat dimusnahkan,
kecuali persetujuan tindakan dan
persetujuan lain harus disimpan jangka
waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal
dibuatnya.
b. Sistem penyimpanan resep yang telah
dilayani di Puskesmas harus dipelihara
dan disimpan minimal satu tahun. Kegiatan
ini dilakukan oleh pengelola obat/farmasi
puskesmas.
c. Surat masuk dan keluar dicatat pada buku
surat masuk dan keluar pada bagian Tata
Usaha Puskesmas
d. Surat rujukan pasien di tulis pada buku
rujukan dan diarsipkan oleh bagian Tata
Usaha Puskesmas.
e. Penomoran surat keluar dan surat rujukan
dilakukan dengan sesuai peraturan
penomoran yang telah dtentukan.
f. Laporan-laporan pelaksanan kegiatan
seluruh program puskesmas, baik program
wajib maupun program pengembangan
dimasukan oleh pengelola program pada
Bagian Tata Usaha untuk di arsipkan dan
dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten
sesuai waktu yang telah ditentukan.
g. Pencatatan daftar kunjungan pasien
disetiap poli dan laporan kegiatan program
dilakukan berdasarkan Format Sistem
Informasi Kesehatan Daerah (SIKDA) dan
dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten
 sesuai waktu yang telah ditentukan
3 Kepala Tata Usaha menetapkan format dokumen
diatur/diseragamkan dengan contoh format
terlampir.
a. Format Rujukan Sesuai
b. Format Rujukan Bersama
c. Format Surat Keterangan Sehat
d. Format Surat Keterangan Istrahat
e. Format Surat Keterangan Sakit
f. Format Surat Jaminan Pelayanan
Perawatan
g. Format Surat Perintah Rawat Inap
h. Format permintaan pulang paksa,

CR = (YA/(YA+TIDAK) X 100%
=( /( + )) X 100%
=

Pemeriksa :
Yang Diperiksa :
Tanggal :