PENJUALAN DAN PENGELUARAN BARANG

Penerimaan Pesanan
1. Adm Penjualan

2. Ddsf
3. sdf
Prosedur Pembuatan Faktur

1. Administrasi Penjualan :
a) Pilih SP yang akan dilayani dan entrykan SP tersebut di kompuetr melalui
aplikasi evaluasi pesanan.
b) Masukan jumlah kuantum yang akan dilayani
Apabila barangnya tidak tersedia (stock tidak mencukupi) maka computer
akan menolak. Masukkan SP tersebut dalam file pending order.
c) Tentukan nomor batch dan tanggal ED atas barang yang akan dikeluarkan
sesuai dengan data yang ada di computer. (dengan barang ED tertua, yang
dikeluarkan lebih dahulu)
d) Tentukan pengunaan haarga jual apakah otomatis atau manual
1) Apabila otomatis harga barang memakai master harga yang telah ada di
dalam computer.
2) Apabila manual harga barang harus di entrykan
e) Entrykan surat penjualan sebagaimana yang ditetapkan dalam kebijakan
operasional atau pendapat supervisor, yaitu meliputi
3) Besarnya diskon dalam faktur
4) Tanggal jatuh tempo
f) Cetak faktur dengan lima rangkap dengan formulir pre number yang telah
tersedia, yaitu
5) Lembar 1 s/d 5
g) Bubuhkan paraf sebagai pembuat Faktur.
h) Cetak Faktur tersebut dalam buku resgistrasi Faktur
i) Mintakan tanda tangan Penanggung Jawab Farmasi pada Faktur.
j) Sampaikan Faktur (1 s/d 4) ke gudang dengan media buku registrasi sebagai
tanda terima
k) Faktur lembar ke lima di simpan bagian pesanan, sampai faktur asli yang
telah ditandatangani oleh pelanggan sebagai bukti penerimaan barang.

2. Penanggung jawab Farmasi

a) Terima Faktur lembar 1 s/d 5 dari bagian administrasi penjualan
b) Periksa kebenaran penulisan pada fakturperiksa kelengkapan faktur,
terutama surat pesanan yang telah ditanda tangani oleh Penanggung jawab
Farmasi dari Pelanggan
c) Bubuhkan tanda tangan dan no SIK pada Faktur
d) Kembalikan Faktur yang telah ditandatangani pada bagian administrasi
penjualan.

3. Kepala Cabang
a) Terima Faktur rangkap 1 s/d 5.
b) Periksa kelengkapan faktur.
c) Periksa paraf pembuat dan tanda tangan Penanggung Jawab Farmasi.
d) Bubuhkan tanda tangan sebagai tanda otorisasipada Faktur dan paraf pada
buku registrasi.
e) Kembalikan faktur yang telah ditandatangani kepada bagian Adm. Penjualan.

4. Gudang
a) Terima Faktur lembar 1 s/d 4 yang di lampiri SP lembar 1.
b) Tandatangani buku register faktur sebagai tanda terima.
c) Kembalikan buku register faktur yang telah ditandatangani.

Prinsip pengawasan intern yang dipakai dalam prosedur ini:

a) Faktur dapat terbit apabila data pesanan memenuhi syarat.

b) Faktur di cetak di atas formulir pre number
c) Faktur di cetak dengan nomor urut secara otomatis
d) Apabila barang tidak tersedia, faktur tidak dapat diterbitkan
e) Semua faktur di tanda tangani oleh penangung jawab farmasi
f) Penyerahan faktur ke gudang menggunakan buku ekspdisi.
g) Kuantum atas barang faktur yang diterbitkan mengurangi stock teknis,
walaupun barang belum dikeluarkan oleh gudang.
h) Walaupun telah terbit faktur, tetapi barang belum dikeluarkan oleh gudangg
dan gudang belum melakukan entry barang keluar, belum merubah posisi
stok ekonomis dan belum menjadi omset.

System otorisasi dalam prosedur ini adalah :

Otorisasi dalam pembuatan faktur, ditunjukkan dengan tanda tangan kepala
cabang (pejabat lain yang di tunjuk)
Dokumen :
SP
Faktur
Prosedur Pengeluaran Barang

1. Gudang
a) Terima Faktur lembar 1 s/d 4 dan SP lembar 1
b) Siapkan barang yang akan di kirim
c) Bubuhakn paraf pada faktur sebagai barng siap dikirim
d) Entry barang yang akan dikeluarkan
e) Serahkan barang pada petugas pengirim beserta Faktru lembar 1 s/d 4
f) Petugas pengirim menyerahkan barang kepada Pelanggan. Penanggung
Jawab Farmasi/Penerima Barang Pelanggan menandatangani Faktur lembar 1
s/d 4 sebagai tanda terima barang pesanan resmi. Faktu lembar ke empat di
serahkan kepada Pelanggan.
g) Catet pada karu label/kartu gudang
h) Arsipkan Faktur lembar ke tiga
i) Teruskan Faktur lembar 1 dan 2 serta SP lembar 1 ke bagian adm Penjualan.

2. Adm Penjualan
a) Terima faktur lembar ke 1 dan 2 serta SP lembar 1
b) Serahkan faktur lembar ke 1 kepada bagian piutang dan mengisi buku
register penjualan
c) Arsipkan faktur lembar ke 2 dan ke 5 serta SP lembar 1

Prinsip pengawasan intern dalam prosedur ini adalah

1) Faktur yang diterbitkan oleh bagian Adm dapat dipantau dari komputer gudang
2) Penyerahan beserta faktur rangkap 1 s/d 4 kepada pengantar barang,
menggunakan ekspedisi pengiriman.
3) Selama barang dalam pengiriman, faktur lembar 1 s/d 4 diserahkan kepada
pengantar barang sebagai bukti adanya Perintah Pengeluaran Barang (PPB)
4) Tanda tangan pelanggan (penerima barang) pada faktur lembar 1 s/d 4 sebagai
penerimaan barang
5) Penyerahaan faktur lembar 1 dan 2 ke bagian adm penjualan menggunakan
buku ekspedisi

Dokumen :
Faktur
SP

Jurnal :
Pada saat gudang realease
Piutang xx
Penjualan xx
PPn keluaran xx
Materai xx

HPP xx
Persediaan xx
Prosedur Pembuatan Nota Bonus

1. Adm Penjualan
a) Pastikan adanya pemberian bonus pada suatu penjualan
b) Entry data bonus :
6) Nomor SPB
7) Nama Barang
8) Kuantum Bonus
9) Nomor Batch dan ED
c) Cetak Nota Bonus 4 rangkap
Stock teknis telah terkurangkan namun stock fisik dan ekonomis belum
terkurangkan.
d) Mintakan fiat kepada Kepala Cabang
e) Sampaikan Nota Bonus lembar 1 s/d 4 ke gudang bersama-sam dengan SPB
ybs menggunakan buku ekspedisi.

2. Kepala Cabang
a) Terima Nota Bonus yang diajukan oleh bagian Adm Penjualan (berserta SPB)
b) Periksa kebenaran pemberian Bonus tidak menyimpang dari kebijakan
c) Tanda tangani Nota Bonus tersebut
d) Kembalikan Nota Bonus ke bagian Adm Penjualan
3. Gudang
Terima Nota Bonus lembar 1 s/d 4

Prinsip Pengawasan Prosedur ini adalah

Dalam nota bonus menunjuk nomor SPB
Dikeluarkan bersamaan dengan SPBnya

Dokumen :
Nota bonus
Prosedur Pengeluaran Barang Bonus

1. Gudang
a) Terima nota bonus rangkap 4
b) Siapkan barang sesuai dengan nota
c) Entry kuantum barang yang dikeluarkan. Stock fisi telah terkurangakn tetapi
stock ekonomis belum
d) Sampaikan barang beserta nota bonus lembar 1,2 dan 4 kepada petugas
pengirim bersama-sama dengan barang komersilnya
e) Nota bonus lembar ketiga masukan dalam arsip sementara
f) Barang diserahkan kepada Pelanggan dengan mendapat tanda terima pada
nota bonus lembar 1 dan 2. Lembar 4 diserahkan kepada Pelanggan
g) Catat pengeluaran pada kartu label
h) Serahkan Nota Bonus lembar 1 dan 2 ke bagian adm penjualan. Lembar ke 3
arsipkan

2. Adm Penjualan
a) Terima nota bonus lembar 1 dan 2
b) Arsipkan nota bonus lembar 2
c) Kumpulkan nota bonus lembar 1 dalam arsip sementara

Prinsip Pengawasan Prosedur ini adalah

Pada waktu barang masih dalam perjalanan pengiriman, gudang menahan nota
bonus lembar ke 3.

Dokumen :
Nota Bonus
Prosedur Beli sewa
1. Adm Penjualan
a) Diketahui ada kesepakatan penjualan secara beli sewa
b) Buatkan kontrak beli sewa rangkap 3
c) Mintakan tanda tangan Kepala Cabang
d) Mintakann tanda tangan Pelanggan
e) Serahkan kontrak lembar kedua kepada Pelanggan
f) Barang dapat dikeluarkansesuai dengan prosedur penjualan biasa
g) Arsipkan kontrak jual beli lembar 1 dan 3, sampaikan pada bagian
Akuntansi
h) Buatkan kwitansi-kwitansi angsuran beli sewa sebanyak yang ditetapkan
dalam kontrak
i) Mintakan tandatanag pimpinan pada kwitansi angsuran

2. Kepala Cabang
a) Periksa kontrak jual beli sewa yang di ajukan oleh bagian Adm Penjualan
b) Tanda tangani kontrak tersebut
c) Tanda tangani semua kwitansi angsuran

3. Piutang
a) Terima kwitansi piutang angsuran beli sewa
b) Simpan secara terpisah dengan faktur-faktur penjualan

Prinsip pengawasan intern

Semua penjualan beli sewa didasarkan pada kontrak beli sewa.

Dokumen :
Kontrak beli sewa
Kwitansi angsuran beli sewa

Jurnal
Prosedur KNS/Kanvasing

1. Permintaan Kanvasing
a) Melakukan evaluasi rencana pinjaman barang ke gudang dengan melihat
penjualan barang yang diperhitungkan dengan sisa stock barang di mobil
yang dipinjam dari gudang
b) Menyampaikan secara tertulis kepada bagian pesanan terhadap barang-
barang yang akan dipinjam dari gudang
c) Menyampaikan KNS kepada pimpinan untuk minta persetujuan

2. Penerimaan fisik pinjaman dari gudang

a) Menyampaikan KNS yang sudah disetujui pimpinan kepada bagian
gudang untuk disiapkan fisiknya
b) Menghitung dan mencocokkan fisik barang yang sudah disiapkan petugas
gudang dengan KNS
c) Menerima barang dan menandatangani KNS
d) Menyusun barang ke mobil siap untuk kanvas

Dokumen