Anda di halaman 1dari 10

PROPAGASI MODUL 2

B.
1. Jelaskan tujuan dari manajemen proyek!
2. Jelaskan perbedaan antara AOA dan AON?
3. Mengapa jalur kritis dianggap penting? Jelaskan!
4. Apakah yang dimaksud dengan aktifitas dummy? Dan mengapa kita perlu menggunakannya
dalam jaringan proyek AOA
5. Jelaskan yang dimaksud dengan waktu mulai paling awal (ES), mulai paling lambat (EF),
selesai paling lambat (LF), dan selesai paling awal (LS).
6. Buatlah Gantt chart pada kasus Contoh 3 yang terdapat pada modul!
7. Jadwalkan aktivitas berikut menggunakan Critical Path Method (CPM):
Aktivitas Pendaluhu Langsung Waktu (Minggu)
A - 1
B A 4
C A 3
D B 2
E C, D 5
F D 2
G F 2
H E, G 3

Jawab:
Jelaskan tujuan dari organisasi atau manajemen proyek

Organisasi berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat.
Pengertian organisasi telah banyak disampaikan para ahli, tetapi pada dasarnya tidak ada
perbedaan yang prinsip, sehingga dapat saya simpulkan bahwa organisasi merupakan sarana
untuk melakukan kerjasama antara orang-orang dalam rangka mencapai tujuan bersama,
dengan mendayagunakan sumber daya yang dimiliki.
Tujuan organisasi merupakan keadaan atau tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi
di waktu yang akan datang melalui kegiatan organisasi. Tujuan dapat berupa tujuan umum /
khusus , tujuan akhir / tujuan antara. Tujuan Umum (tujuan strategic) secara operasioanal
tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu kedalam tujuan-tujuan khusus yang
lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk hirarki tujuan.

Berbagai Fungsi Tujuan Organisasi

1. Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan


datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai
apa yang harus dan tidak harus dilakukan
2. Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan
sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya

3. Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan
memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi)
organisasi

4. Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting.
Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota

5. Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar


perancangan organisasi

Tipe-Tipe Tujuan
Klasifikasi tujuan dari Penow bagi organisasi pada umumnya dibedakan menjadi 5
tujuan menurut sudut pandangan mereka yang berkepantingan , yaitu :
1. Tujuan Kemasyarakatan (Societal Goals), berkenaan dengan kelas-kelas organisasi luas yang
memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat
2. Tujuan Keluaran (Output Goals), berkenaan dengan jenis-jenis keluaran tertentu dalam
bentuk fungsi-fungsi konsumen. Contoh : barang- barang konsumen, jasa-jas bisnis
3. Tujuan Sistem (System Goals), cara pelaksanaan fungsi organisasi tidak tergantung pada
barang / jasa yang diproduksi / tujuan yang diambil
4. Tujuan Produk (Product Goals) / Tujuan Karakteristik Produk, berbagai karakteristik barang-
barang / jasa-jasa produksi
5. Tujuan Turunan (Derived Goals), tujuan digunakan organisasi untuk meletakkan kekuasaanya
dalam pencapaian tujuan lain

Proses Penetapan Tujuan


Merupakan usaha untuk menciptakan nilai-nilai tertentu melalui berbagai kegiatan
yang akan dilaksanakan organisasi. 6 Unsur dasar yang melatarbelakangi penetapan tujuan
organisasi adalah :

1. Barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai manfaat,
paling sedikit sama dengan harganya
2. Barang dan jasa dapat memuaskankebutuhan konsumen/ langganan

3. Teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa
dengan biaya dan kualitas bersaing

4. Kerja keras dan dukungan seluruh sumber dayanya, organisasi dapat beroperasi
dengan baik

5. Pelayanan manajemen akan memberikan public image yang mengguntungkan,


sehingga mereka bersedia menanamkan modal dan menyumbangkan tenaganya untuk
membantu sukses organisasi

6. Perusahaan mempunyai konsep diri (self concept) yang dapat dikomunikasikan dan
ditularkan kepada para karyawan dan pemegang saham organisasi.

Bidang-Bidang Tujuan
Peter Drucker dan GE, mengidentifikasikan 8 bidang pokok di mana perusahaan
harus menetapkan tujuan :

1. Posisi Pasar

2. Produkivitas / Efesiensi, adalah rasio antara masukkan (tenaga kerja, peralatan dan
keuangan) dengan keluaran organisasi

3. Sumber Daya Phisik dan Keuangan, tujuan harus ditetapkan dengan memperhatikan
mesin dan peralatan serta penyediaan bahan baku

4. Profitabilitas

5. Inovasi

6. Prestasi dan Sikap Karyawan

7. Prestasi dan Pengembangan Manajer

8. Tanggung Jawab Sosial dan Publik


Kebutuhan Penyeimbangan Tujuan
Hampir semua organisasi mempunyai serangkaian tujuan yang berganda untuk
memnihi permintaan trade off dari berbagai pihak berkepentingan yang terlibat dalam
operasi organisasi. Akibatnya, sering menimbulkan konflik antara pihak-pihak tersebut.
Dalam proses pencapaian tujuan, manajemen harus menentukan keseimbangan / campuran
optimum tujuan-tujuan dam memadukan berbagai kepentingan pihak-pihak yang terlibat
dalam organisasi.

Perumusan Tujuan
Tujuan dirumuskan dengan mempertimbangkan seluruh kekuatan yang terlibat dalam
operasi organisasi. Perumusan tujuan merupakan Hasil usaha perpaduan untuk memuaskan
semua pihak / himpunan berbagai tujuan individu dan organisasi.
Agar perumusan tujuan efektif manajer perlu memperhatikan beberapa ketentuan
sebagao berikut :

1. Proses perumusan tujuan hendaknya melibatkan individu-individu yang bertanggung


jawab terhadap pencapaian tujuan

2. Manajer puncak (sebagai perumus tujuan umum) hendaknya bertanggung jawab


untuk menurunkan tujuan-tujuan pada tingkatan yang lebih rendah

3. Tujuan harus realistic, diselaraskan dengan lingkungn internal dan eksternal

4. Tujuan harus jelas, beralasan dan bersifat menantang anggota organisasi

5. Tujuan umum hendaknya dinyatakan secara sederhana agar mudah dipahami dan
diingat oleh pelaksana

6. Tujuan bidang fungsional organisasi harus konsisten dengan tujuan umum

7. Manajemen harus selalu meninjau kembali tujuan telah ditetapkan.


Menurut Handoko (1999:98) menyatakan tujuan manajemen proyek adalah sebagai
berikut:
a) Tepat waktu (on time) yaitu waktu atau jadwal yang merupakan salah satu sasaran utama
proyek, keterlambatan akan mengakibatkan kerugian, seperti penambahan biaya, kehilangan
kesempatan produk memasuki pasar.
b) Tepat anggaran (on budget) yaitu biaya yang harus dikeluarkan sesuai dengan anggaran yang
telah ditetapkan.
c) Tepat spesifikasi (on specification) dimana proyek harus sesuai dengan spesifikasi yang telah
ditetapkan.
2. Jelaskan antara AOA dan AON
AOA (Activity On Arrow )
AOA ( Activity On Arrow ) merupakan pendekatan yang menggunakan anak panah
sebagai simbol kegiatan. Pendekatan ini biasanya digunakan pada teknik CPM. CPM adalah
singkatan dari Critical Path Method (metode jalur kritis) dimana keduanya merupakan suatu
teknik manajemen. Teknik PERT adalah suatu metode yang bertujuan untuk sebanyak
mungkin mengurangi adanya penundaan, maupun gangguan produksi, serta
mengkoordinasikan berbagai bagian suatu pekerjaan secara menyeluruh dan mempercepat
selesainya proyek. Teknik ini memungkinkan dihasilkannya suatu pekerjaan yang terkendali
dan teratur, karena jadwal dan anggaran dari suatu pekerjaan telah ditentukan terlebih dahulu
sebelum dilaksanakan.
CPM adalah suatu metode perencanaan dan pengendalian proyek-proyek yang
merupakan sistem yang paling banyak digunakan diantara semua sistem yang memakai
prinsip pembentukan jaringan. Dengan CPM, jumlah waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan berbagai tahap suatu proyek dianggap diketahui dengan pasti, demikian pula
hubungan antara sumber yang digunakan dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan
proyek. Jadi CPM merupakan analisa jaringan kerja yang berusaha mengoptimalkan biaya
total proyek melalui pengurangan waktu penyelesaian total proyek yang bersangkutan.
AON (Activity On Node)
AON (Activity On Node ) merupakan pendekatan yang menggunakan lingkaran atau
node sebagai simbol kegiatan. pendekatan ini biasanya digunakan pada teknik PERT.
PERT merupakan singkatan dari Program Evaluation and Review Technique (teknik
menilai dan meninjau kembali program). Tujuan dari PERT adalah pencapaian suatu taraf
tertentu dimana waktu merupakan dasar penting dari PERT dalam penyelesaian kegiatan-
kegiatan bagi suatu proyek. Dalam metode PERT dan CPM masalah utama yaitu teknik untuk
menentukan jadwal kegiatan beserta anggaran biayanya dengan maksud pekerjaan-pekerjaan
yang telah dijadwalkan itu dapat diselesaikan secara tepat waktu serta tepat biaya.
4. Mengapa jalur kritis dianggap penting. Jelaskan !
Menurut Yamit (2003) jalur kritis adalah jalur yang terdiri dari kegiatan kritis. Jika
dilihat dari prosedur menghitung umur proyek, maka total waktu jalur kritis sama dengan
umur proyek.
Jalur kritis penting karena kegunaan jalur kritis adalah untuk mengetahui kegiatan
yang memiliki kepekaan sangat tinggi atas keterlambatan penyelesaian pekerjaan atau sering
disebut sebagai kegiatan kritis. Apabila kegiatan kritis mengalami keterlambatan
penyelesaian, maka akan memperlambat penyelesaian proyek secara keseluruhan, meskipun
kegiatan lain tidak mengalami keterlambatan. Demikian pula halnya apabila diinginkan
percepatan proyek secara keseluruhan, maka percepatlah waktu penyelasaian kegiatan kritis.
Oleh karena itu selama jangka waktu penyelesaian proyek, jalur kritis dapat berubah sebagai
akibat dari keterlambatan atau percepatan penyelasaian kegiatan.
Jalur kritis dapat diidentifikasi dengan menentukan empat parameter untuk setiap
kegiatan:
1) Waktu mulai paling awal : waktu yang paling awal di mana aktivitas dapat mulai diberikan
bahwa kegiatan preseden harus diselesaikan terlebih dahulu
2) Waktu selesai paling awal, sama dengan waktu mulai paling awal untuk kegiatan ditambah
waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas
3) Waktu selesai terbaru: waktu terbaru di mana aktivitas dapat diselesaikan tanpa menunda
proyek
4) LS - terbaru waktu mulai, sama dengan waktu menyelesaikan terbaru dikurangi waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas.

Slack waktu untuk kegiatan adalah waktu antara awal dan terbaru waktu mulai, atau
antara awal dan waktu selesai terakhir. Slack adalah jumlah waktu yang suatu kegiatan dapat
ditunda masa lalu yang paling awal memulai atau awal selesai tanpa menunda proyek.
Jalur kritis adalah jalur melalui jaringan proyek di mana tidak ada kegiatan yang
kendur, yaitu jalan yang LS dan ES = EF = LF atas semua aktivitas di jalan. Demikian pula,
untuk mempercepat proyek perlu untuk mengurangi total waktu yang dibutuhkan untuk
kegiatan di jalur kritis.
5. Apakah yang dimaksud dengan aktivitas dummy? Dan mengapa kita perlu
menggunakannya dalam jaringan proyek AOA
Aktivitas Dummy / Kegiatan Semu, adalah suatu kegiatan yang menyatakan
berpindahnya suatu peristiwa ke peristiwa lainnya dengan tidak membutuhkan waktu dan
sumber fasilitas lainnya, sehingga tidak diperhitungkan. Oleh karena itu waktu kegiatan
dihitung sama dengan nol. Meskipun tidak diperhitungkan, hubungan dummy harus ada ( bila
diperlukan) untuk menyatakan logika ketergantungann kegitan yang patut diperhatikan.
Dalam AOA, anak panah terputus-putus menyatakan kegiatan semu atau dummy
activity . Setiap anak panah memiliki peranan ganda dalam mewakili kegiatan dan membantu
untuk menunjukkan hubungan utama antara berbagai kegiatan. Dummy di sini berguna untuk
membatasi mulainya kegiatan seperti halnya kegiatan biasa, panjang dan kemiringan dummy
ini juga tak berarti apa-apa sehingga tidak perlu berskala. Bedanya dengan kegiatan biasa
ialah bahwa kegiatan dummy tidak memakan waktu dan sumbar daya, jadi waktu kegiatan
dan biaya sama dengan nol. Kegiatan dummy dalam jaringan AOA digunakan utnuk
memperjelas hubungan. Kegiatan dummy tidak membutuhkan waktu dan sumber daya, tetapi
diperlukan bila sebuah jaringan mempunyai dua kegiatan dengan kejadian mulai dan akhir
yang sama, atau bila dua atau lebih mengikuti beberapa, tetapi tidak semua, kegiatan
pendahulu. Penggunaan kegiatan dummy juga penting pada saat software komputer
diguanakan untuk menentukan waktu penyelesaian proyek dengan waktu penyelesaian nol.

6. Jelaskan yang dimaksud dengan waktu mulai paling awal (ES), mulai paling lambat
(EF), selesai paling lambat (LF) dan selesai paling awal (LS)?

Menentukan jadwal proyek atau jadwal aktivitas artinya perlu mengidentifikasi waktu
mulai dan waktu selesai untuk setiap kegiatan. Kita menggunakan proses two-pass, terdiri
atas forward pass dan backward pass untuk menentukan jadwal waktu untuk setiap kegiatan.
ES dan EF selama forward pass. LS dan LF ditentukan selama backward pass.
Forward pass merupakan identifikasi waktu-waktu terdahulu. Aturan waktu mulai
terdahulu:
1) Sebelum suatu kegiatan dapat dimulai, kegiatan pendahulu langsungnya harus selesai
2) Jika suatu kegiatan hanya mempunyai satu pendahulu langsung, ES nya adalah sama dengan
EF pendahulunya.
3) Jika suatu kegiatan hanya mempunyai satu pendahulu langsung, ES nya adalah nilai
maximum dari semua EF pendahulunya, yaitu ES = max (EF semua pendahulu langsung)
Aturan selesai terdahulu: Waktu selesai terdahulu (EF) dari suatu kejadian adalah
jumlah dari waktu mulai terdahulu (ES) dan waktu kegiatannya, EF = ES + waktu kejadian.
Forward pass, dimulai dengan kegiatan pertama pada proyek, sedangkan backward pass
dimulai dengan kegiatan terakhir dari suatu proyek. Untuk setiap kegiatan kita pertama-tama
menentukan nilai EF-nya, diikuti dengan nilai ES nya. Dua aturan berikut digunakan dalam
proses ini. Aturan waktu selesai terakhir, aturan ini sekali lagi didasarkan pada kenyataan
bahwa sebelum suatu kegiatan dapat dimulai, seluruh pendahulu langsungnya harus
diselesaikan.
1) Jika suatu kegiatan adalah pendahulu langsung bagi hanya satu kegiatan, LF nya sama dengan
LS dari kegiatan yang secara langsung mengikutinya.
2) Jika suatu kegiatan adalah pendahulu langsung bagi lebih dari satu kegiatan, maka LF nya
dari kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengikutinya yaitu LF = Min (LS dari seluruh
kegiatan langsung yang mengikutinya).

Dalam melakukan perhitungan penentuan waktu penyelesaian digunakan beberapa


terminologi dasar berikut:
E (earliest event occurence time )
Saat tercepat terjadinya suatu peristiwa. waktu paling awal suatu kegiatan yg berasal dari
node teserbut dapat dimulai, karena Menurut aturan dasar jaringan kerja, suatu kegiatan baru
dapat dimulai bila kegiatan terdahulu telah selesai.
L (Latest event occurence time)
Saat paling lambat yang masih diperbolehkan bagi suatu peristiwa terjadi. Waktu Paling
lambat yg masih diperbolehkan bagi suatu peristiwa terjadi.
ES (Earliest Start) dari setiap aktivitas adalah waktu paling awal dari suatu kegiatan yang
paling awal dari suatu kegiatan yang berasal dari node tersebut dimulai, karena menurut
aturan CPM suatu kegiatan dapat dimulai apabila kegiatan terdahulunya telah selesai
LF (Latest Finish) dari setiap aktivitas adalah waktu paling lambat yang diperbolehkan bagi
suatu peristiwa yang terjadi tanpa memperlambat penyelesaian proyek
LS (latest activity start time)
Waktu paling lambat kegiatan boleh dimulai tanpa memperlambat proyek secara keseluruhan.
Adalah waktu paling akhir kegiatan boleh dimulai tanpa memperlambat proyek secara
keseluruhan.
LF (latest activity finish time)
Waktu paling lambat kegiatan diselesaikan tanpa memperlambat penyelesaian proyek.
t (activity duration time)
Kurun waktu yang diperlukan untuk suatu kegiatan (hari, minggu, bulan).
7. Lakukan tahapan manajemen proyek (perencanaan, penjadwalan dan pengawasan)
pada UKM acuan kelompok anda. Paparkan dengan rinci!

1) Perencanaan
Pada perusahaan UD. NUSANTARA perencanaan yang dilakukan pertama kali adalah:
Bagaimana cara menciptakan produk emping yang beda dengan emping yang lain
Bagaimana urutan proses produksinya agar mendapatkan emping yang kualitasnya bagus
Merencanakan peralatan yang akan digunakan
Merencanakan bahan baku apa saja yang digunakan untuk menunjang kualitas produk
Berapa kuantitas yang akan dihasilkan dengan melihat input yang dimiliki dan permintaan
pasar.
Desain produk yang akan di gunakan, kemasan dan ukuran.
Melakukan manajemen persediaan pada bahan baku (input) jagung, peralatan dan produk
emping jagung, hal ini dilakukan untuk mengatasi adanya permintaan yang tidak terduga.
Kemana saja produk emping tersebut akan di distribusikan dan bagaimana system produksinya.
2) Penjadwalan
Melakukan penjadwalan saat pengiriman baik input maupun output
Penjadwalan jam kerja pada karyawan
Untuk proses produksi tidak ada penjadwalan, maksudnya kapan melakukan produksi tidak
menetap, tergantung pada permintaan konsumen atau pelanggan. Dalam 1 bulan atau 1
minggu berapa sekali melaukan produksi tidak tentu. Jika persediaan produk habis, maka
perusahaan melaukan proses produksi.
3) Pengendalian
Melakukan pengendalian terhadap anggaran atau pengeluaran uang. Jadi perusahaan dalam
melaukan proses produksi, melihat kondisi keuangan atau khas yang tersedia
Merubah perencanaan baru jika perencanaan awal tidak sesuai dengan kondisi
Pengendalian terhadap kuantitas produk. Maksudnya, jika terdapat produk yang lebih maka
produk tersebut digunakan sebagai cemilan suguhan di rumah atau di kasihkan pada teman
yang lagi bersilaturrahmi ke rumah Pak Edi selaku pemilik UD. NUSANTARA.
Pengendalian terhadap peralatan. Jika terdapat peralatan yang rusak, maka perusahaan sudah
menyiapkan persediaan peralatan.