Tujuan pengauditan atas siklus pembelian dan pembayaran adalah untuk menilai apakah
akun-akun yang dipengaruhi oleh pembelian barang dan jasa serta pengeluaran kas untuk
pembelian tersebut telah disajikan secara wajar sesuai dengan standar akuntansi keuangan.
Ada tiga kelompok transaksi yang tercakup dalam siklus ini yaitu: pembelian barang dan jasa,
pengeluaran kas, dan retur pembelian dan potongan pembelian.
Siklus pembelian dan pembayaran menyangkut pengambilan keputusan dan proses untuk
mendapatkan barang dan jasa untuk menyelenggarakan suatu bisnis. Siklus biasanya diawali
dengan pembuatan permintaan pembelian oleh penjabat yang memiliki kewenangan untuk
mengajukan permintaan pembelian, dan diakhiri dengan pembayaran utang usaha yang
timbul dari pembelian tersebut. Fungsi-fungsi bisnis dan dokumen-dokumen serta catatan
yang digunakan siklus pembelian dan pembayaran adalah:
Permintaan untuk membeli barang dan jasa oleh personil klien merupakan titik awal bagi
siklus ini. Formulir yang digunakan dan pemberian persetujuan tergantung pada sifat barang
dan jasa serta kebijakan yang diterapkan perusahaan. Dokumen yang lazim digunakan yaitu:
a. Permintaan Pembelian
Formulir permintaan pembelian digunakan untuk meminta barang dan jasa oleh
penjabat perusahaan yang diberi kewenangan untuk mengajukan permintaan
pembelian.
b. Orde Pembelian
Orde pembelian adalah dokumen yang digunakan untuk memesan barang dan jasa
dari pemasok.
Penerimaan barang dan jasa oleh perusahaan dari pemasok adalah saat yang paling kritis
dalam siklus ini, karena saat ini oleh kebanyakan perusahaan dipakai pertama kali untuk
1
mengakui pembelian dan utang yang bersangkutan. Laporan penerimaan adalah dokumen
berupa kertas atau elektronik yang dibuat pada saat barang diterima.
Pencatatan pertama kali mempengaruhi laporan keuangan dan pengeluaran kas yang
sesungguhnya. Pencatatan awal akan mempengaruhi laporan keuangan dan pengeluaran kas
aktual, oleh karena itu perusahaan harus dengan seksama dalam memasukkan semua
transaksi pembelian, yaitu pembelian yang sesungguhnya terjadi dengan jurnal yang benar.
Dokumen-dokumen dan catatan yang lazim digunakan ialah:
2
Pada kebanyakan perusahaan, pembayaran untuk pembelian barang dan jasa merupakan
aktvitas yang dignifikan. Aktivitas ini secara langsung akan mengurangi saldo akun
kewajiban, biasanya akun utang usaha. Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan proses
pembayaran yang akan diperiksa auditor meliputi:
a. Check
Dokumen ini biasa digunakan untuk pembayar pembelian pada saat kewajiban jatuh
tempo.
b. File Transaksi Pengeluaran
File transaksi pengeluaran adalah file yang dihasilakan komputer yang mencakup
seluruh transaksi pengeluaran kas yang diolah oleh sistem akuntansi suatu periode
tertentu.
c. Jurnal Pengeluaran Kas
Jurnal pengeluaran kas adalah daftar atau laporan yang dihasilkan oleh file transaksi
pengeluaran kas yang mencakup seluruh transaksi pada suatu periode tertentu.
Pengujian pengendalian dan pengujian subtantif atas transaksi untuk siklus pembelian
dan pembayaran dibagi dalam dua bagian besar berikut:
1. Pengujian pembelian, yang berkaitan dengan tiga dari empat fungsi bisnis, yakni: order
pembelian, penerimaan barang dan jasa, dan pengakuan utang.
2. Pengujian pengeluaran kas, meliputi proses bisnis: pengolahan dan pencatatan
pengeluaran kas.
Metodologi yang digunakan untuk merancang pengujian pengendalian dan pengujian
substantif atas transaksi siklus pembelian dan pembayaran merupakan metodologi yang sama
dengan yang digunakan pada siklus-siklus sebelumnya.
3
1. Otorisasi Pembelian
Memastikan bahwa barang dan jasa yang diperoleh adalah demi memenuhi tujuan
perusahaan yang diotorisasi, dan menghindari pembelian yang berlebihan atau tidak
diperlukan.
2. Pemisahan Pemegang Aset Dari Fungsi Lainnya
Untuk mencegah pencurian dan penyalahgunaan, barang harus dikendalikan secara
fisik dari saat penerimaannya hingga penggunaan atau pelepasannya. Personel di
departemen harus independen dari bagian gudang dan departemen akuntansi.
3. Pencatatan Tepat Waktu dan Review Independen Atas Transaksi
Pembelian harus dicatat tepat waktu tergantung kebijakan perusahaan, bisa pada saat
penerimaan barang atau ditangguhkan sampai faktur pemasok diterima. Pencatat
pembelian tidak boleh memiliki akses ke kas, sekuritas, dan aktiva lainnya. Dokumen
dan catatan yang memadai, prosedur yang tepat untuk menyimpan catatan, dan
pengecekan independen atas kinerja juga merupakan pengendalian yang penting
4. Otorisasi pembayaran
Pengendalian terpenting atas pengeluaran kas meliputi :
Penandatanganan check oleh individu yang diberi otorisasi oleh perusahaan
Pemisahan tanggungjawab untuk menandatangani check dan melaksanakan
fungsi utang usaha
Pemisahan yang cermat atas dokumen pendukung oleh penandatanganan check
sebelum suatu check ditandatangani.
Bukti audit untuk suatu perikatan audit akan bervariasi tergantung pada pengendalian
internal serta keadaan lainnya. Efisiensi audit yang signifikan akan tercapai dalam audit
apabila pengendalian beroperasi secara efektif. Empat dari enam tujuan audit golongan
4
transaksi pantas untuk mendapatkan perhatian khusus oleh karena itu akan dibahas lebih
dalam dibawah ini.
1. Pembelian terbukukan adalah untuk barang dan jasa yang diterima (keterjaadian)
Pengendalian yang memadai bisa mencegah terjadinya pencatatan transaksi yang tidak
pernah terjadi secara tidak sengaja, terutama yang berupa pencatatan pembelian ganda.
Pengendalian yang memadai juga bisa mencegah klien dari kesalahan mencatat beban
bukan beban perusahaan, atau ttransaksi penyalahgunaan aset atau hal-hal yang
mendatangkan keuntungan bagi manajemen dan bukan untuk kepentingan perusahaan
yang diaudit.
2. Pembelian yang terjadi telah dibukukan (kelengkapan)
Kegagalan mencatat pembelian barang dan jasa yang diterima menyebabkan utang usaha
kurang saji dan mengakibatkan laba bersih dan ekuitas pemilik lebih saji. Auditor kadang
kesulitan melakukan audit rinci saldo untuk menentukan apakah suatu transaksi tidak
tercatat, maka lebih mengandalkan pengendalian dan pengujian substantif golongan
transaksi untuk tujuan ini.
3. Pembelian dicatat dengan akurat (ketelitian)
Apabila auditor yakin bahwa transaksi aset tetap dicatat dengan benar dalam jurnal
pembelian, maka bisa diterima apabila auditor memutuskan untuk memeriksa dokumen
pendukung pembelian periode ini yang lebih sedikit selama melakukan pengujian rinci
saldo dibandingkan dengan apabila pengendalian tidak memadai. Apabila klien
mengunakan catatan persediaan perpetual, pengujian rinci saldo juga dapat dikurangi
secara signifikan seandainya auditor percaya bahwa catatan perpetual adalah akurat.
4. Pembelian digolongkan dengan benar (penggolongan)
Pengujian rinci akun individual tertentu dapat dikurangi apabila auditor yakin bahwa
pengendalian internal mencukupi untuk dapat memberikan keyakinan yang memadai
mengenai penggolongan yang benar dalam jurnal pembelian. Auditor akan banyak
membutuhkan waktu untuk melaksanakan pengujian dokumen pembelian aset tetap dan
akun-akun beban periode ini guna memeriksa ketelitian dan kebenaran penggolongan.
Oleh karena itu akan sangat menghemat waktu apabila pengendalian internal efektif.
5
diperiksa pada saat yang sama. Dengan demikian verifikasi dilakukan secara efisien tanpa
mengurangi efektivitas pengujian.
Utang usaha adalah kewajiban yang belum dibayar yang timbul akibat pembelian barang
dan jasa yang telah diterima dalam kegiatan normal perusahaan. Kebanyakan utang usaha
dapat juga diidentifikasi melalui keberadaan faktur dari penjual yang menunjukkan kewajiban
perusahaan.
6
berbagai informasi dan e-commerce untuk transaksi bisnis, telah mengubah semua aspek
siklus pembelian dan pembayaran pada banyak perusahaan. Perubahan-perubahan dan sistem
tersebut bisa sangat kompleks. Demikian pula, meningkatnya fokus dalam memperbaiki
logistik pergerakan fisik persediaan melalui rantai distribusi perusahaan bisa meningkatkan
kesulitan dalam menetapkan pisah batas saldo utang usaha yang efektif pada akhir tahun.
Auditor harus mengerti sifat perubahan sistem tersebut untuk mengidentifikasi apakah risiko
bisnis klien dan pengendalian manajemen terkait memengaruhi kemungkinan kesalahan
penyajian material dalam utang usaha.
Sejumlah besar transaksi bisa memengaruhi utang usaha. Saldo seringkali berjumlah
besar dan meliputi sejumlah pemasok dan biasanya akan mahal bial harus mengaudit semua
akun tersebut. Karena alasan tersebut, auditor biasanya menetapkan materialitas kinerja untuk
utang usaha relatif tinggi. Auditor sering menilai risiko inheren pada tingkat medium atau
tinggi.
Setelah auditor menetapkan materialitas kinerja dan risiko inheren untuk utang usaha,
mereka menilai risiko pengendalian berdasarkan pemahaman atas penegndalian internal.
Pengujian substantif yang dilakukan auditor pada akhirnya akan tergantung pada efektivitas
pengendalian internal yang berkaitan dengan utang usaha. Oleh karena itu, auditor harus
memiliki pemahaman yang dalam tentang pemahaman yang dalam tentang bagaimana
pengendalian yang berhubungan dengan utang usaha.
Penggunaan prosedur analitis merupakan hal penting dalam siklus pembelian dan
pembayaran seperti halnya dalam siklus yang lain terutama dalam menemukan kesalahan
penyajian dalam utang usaha. Auditor harus membandingkan total beban tahun ini dengan
tahun sebelumnya untuk menemukan kesalahan penyajian dalam utang usaha maupun dalam
7
akun beban. Karena penggunaan pembukuan berpasangan, suatu kesalahan penyajian dalam
akun beban biasanya juga akan berakibat kesalahan penyajian yang sama pada akun utang
usaha. Oleh karena itu, perbandingan beban tahun ini dengan beban tahun sebelumnya
merupakan prosedur yang efektif dalam menganalisis utang usaha apabila beban dari tahun
ke tahun stabil.
Tujuan keseluruhan audit utang usaha adalah untuk menentukan apakah saldo utang
usaha telah disajikan secara wajar dan diungkapkan dengan tepat. Ada perbedaan penting
dalam penekanan audit atas lialibilitas dan aset. Perbedaan penekanan dalam audit aset dan
kewajiban berakibat langsung pada kewajiban hukum akuntan publik. Apabila penanaman
modal, kreditur, dan pengguna lainnya setelah diterbitkannya laporan keuangan auditn
menentukan bahwa laba dan ekuitas pemilik telah lebih saji material, maka tuntutan hukum
kepada KPA layak untuk dilakukan.
Tujuan audit saldo yang diterapkan dalam mengaudit piutang usaha, untuk pengauditan
utang usaha dengan tiga modifikasi kecil berikut yaitu :
1. Tujuan nilai bersih bisa direalisasi tidak diterapkan untuk liabilitas. Nilai bersih bisa
direalisasi hanya diterapkan untuk aset.
2. Aspek hak kepemilikan dari tujuan hak dan kewajiban tidak diterapkan untuk
lialibilitas. Untuk aset, auditor sangat menekankan pada hak klien atas penggunaaan
dan penghapusbukuan aset.
3. Untuk liabilitas, lebih ditekankan pada pencarian kurang saji daripada atas lebih saji.
Karena penekanan audit pada kurang saji dalam akun-akun liabilitas pengujian sesudah
tanggal neraca sangat penting artinya bagi utang usaha. Luasnya pengujian untuk menemukan
utang yang tidak dicatat, sangat tergantung pada penilaian risiko pengendalian dan
materialitas saldo potensial dalam akun yang bersangkutan. Prosedur audit yang sama yang
digunakan untuk mencari utang tidak dicatat diterapakan pula untuk tujuan ketelitian.
8
Auditor memeriksa dokumen pendukung untuk pengeluaran kas sesudah tanggal
neraca untuk menentukan apakah pengeluaran kas itu untuk membayar utang dari
periode ini. Apabila pembayaran itu untuk pembayaran utang periode ini, auditor
harus menelusur ke daftar utang usaha untuk memastikan apakah utang termaksud
tercantum dalam daftar utang usaha. Auditor sering memeriksa dokumen-dokumen
pendukung pengeluaran kas yang dilakuakan pada periode sesudah tanggal neraca
beberapa minggu sesudah tanggal neraca, terutama apabila klien sering tidak
melakukan pembayaran secara tepat waktu.
2. Periksalah dokumen pendukung untuk faktur tagihan yang belum dibayar
sampai beberapa minggu setelah akhir tahun
Auditor melakukan prosedur ini di periode berikutnya dengan cara yang sama seperti
prosedur lainnya untuk tujuan yang sama.
3. Telusuri laporan penerimaan barang yang diterbitkan sebelum akhir tahun
dengan faktur penjual yang bersangkutan
Semua barang yang diterima sebelum akhir tahun buku harus dimasukkan sebagai
utang usaha. Dengan menelusur laporan penerimaan barang yang diterbitkan
menjelang akhir tahun buku ke faktur penjual dan meyakinkan bahwa semua telah
dimasukkan sebagai utang usaha, auditor menguji ada tidaknya utang yang tidak
dicatat.
4. Telusuri laporan dari pemasok yang menunjukkan saldo terutang ke daftar
saldo utang usaha
Apabila klien menyimpan arsip laporan bulanan dari pemasok, auditor dapat
menelususr setiap laporan yang menunjukkan saldo terutang pada setiap tanggal
neraca ke daftra utan usaha, untuk memastikan telah dimasukkan sebagai utang usaha.
5. Pengiriman konfirmasi kepada pemasok yang memiliki hubungan bisnis dengan
klien
Meskipun pengiriman konfirmasi untuk utang usaha tidak begitu lazim dibandingkan
dengan konfirmasi untuk piutang usaha, namun auditor dapat mengguanakan prosedur
ini jika dipandang perlu untuk menguji nama pemasok tidak tercantum dalam daftar
utang, atau ada transaksi yang dihilangkan atau saldonya tidak sesuai dengan catatan
pemasok.
Pengujian pisah batas utang usaha dilakukan untuk menentukan apakah transaksi yang
dibutuhkan beberapa hari sebelum dan beberapa hari sesudah tanggal neraca telah dibukukan
pada periode yang tepat. Lima pengujian audit liabilitas yang telah dikemukakan di atas
9
semua merupakan pengujian pisah batas untuk pembelian, tetapi semuanya ditekankan untuk
menemukan kurang saji. Tiga prosedur pertama juga bermanfaat untuk memeriksa dokmen
pendukung sebagai pengujian untuk oebih saji utang usha.
Dalam menentukan aoakah pisah batas sudah benar, sebaiknya pisah batas
dikoordinasikan dengan observasi penghitungan persediaan fisik. Satu-satunya cara agar
auditor bisa mengetahui tipe kesalahan penyajian mana yang telah terjadi adalah dengan
mengkoordinasikan pengujian pisah batas dengan observasi pengendalian.
Dalam menentukan utang usaha, auditor harus membedakan antara pembelian persediaan
yang dilakuakn atas dasar FOB Destination dengan yang dilakukan atas dasar FOB Origin.
Untuk FOB destination hak kepemilikan atas barang berpindah kepada pembeli apabila
barang telah diterima pembeli. Jadi hanya persediaan yang diterima sebelum atau tepat pada
tanggal neraca yang harus dimasukkan ke dalam persediaan dan utang usaha pada akhir
tahun. Apabila pembelian dilakuakan atas dasar FOB origin, perusahaan harus mencatat
persediaan dan utang usaha yang bersangkutan pada periode ini apabila pengiriman telah
dilakukan sebelum atau tepat pada tanggal neraca.
KEANDALAN BUKTI
Auditor harus memahami keandalan relatif tiga tipe utama bukti yang biasa digunakan
untuk memeriksa utang usaha, yaitu: faktur penjualan, laporan dari penjual, dan konfirmasi.
Auditor mendapat bukti tentang transaksi individual dengan keandalan tinggi ketika ia
memeriksa faktur dari penjual beserta dokumen pendukungnya, seperti laporan penerimaan
barang dan order pembelian. Berbeda dengan faktur penjuala, laporan dari penjual tidak
begitu diperlukan untuk memeriksa transaksi individual, karen alaporan dari harga, biaya
angkut dan data lain tidak tercantum dalam laporan itu.
Perbedaan terpenting antara laporan dari penjualan dengan konfirmasi utang usaha
adalah sumber informasinya. Laporan dari penjual dibuat oleh penjual (pihak ketiga yang
10
independen) tetapi berada ditangan klien ketika auditor memeriksanya. Hal ini bisa memberi
kesempatan kepada klien untuk merekayasa atau mengubah laporan dari penjual atau
menyembunyikan laporan dari auditor. Jawaban atas permintaan untuk utang usaha pada
umumnya harus dikirim langsung ke kantor akuntan publik oleh penjual. Konfirmasi berisi
informasi yang sama dengan laporan dari penjual tetapi lebih bisa dipercaya.
DAFTAR PUSTAKA
AL. Haryono JUSUP, 2014, Auditing Pengauditan Berbasis ISA, STIE YKPN,
Yogyakarta
11