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GABRIELA NOBA
 INTRODUCCIN

Hasta el momento hemos avanzado sobre las definiciones de sistemas

administrativos, su importancia, elementos y funciones; el sistema estructural y sus
pautas de diseo, la interrelacin existente entre ambos, tambin nos adentramos
en la naturaleza y trascendencia del sistema de control interno, en la funcin del
analista y el anlisis especifico de los sistemas. Por eso entendemos, que un
Sistema Administrativo, debe atender simultneamente la efectividad, la eficiencia,
el control interno y los requerimientos de informacin; los cuales no se los puede
considerar por separado.
Si quisiramos identificar los tipos de actividades que comprende un Sistema
Administrativo tpico podramos distinguir un mnimo de subsistemas bsicos o
circuitos administrativos.

Los circuitos administrativos son una serie de procedimientos y prcticas que

comprenden tanto la preparacin, autorizacin, registracin y por ltimo
archivo y seguimiento de toda la documentacin (fsica o electrnica)
respaldatoria de una determinada operatoria

La palabra circuito implica fundamentalmente el seguimiento de un orden

secuencial, normalmente bajo la forma de procedimientos burocrticos
(emparentados con la prolijidad en el manejo de la documentacin). Tambin da
nocin de estar preestablecida la prctica misma de la operatoria en s. Por lo
tanto, comnmente se normalizan en manuales de procedimientos y
autorizaciones, que les confieren una formalidad muchas veces necesaria para
su posterior y correcta aplicacin, confiriendo adems la posibilidad de rotar
personal en cualquier puesto de la organizacin con mayor facilidad.

Cualquier circuito administrativo que se formule tiene en cuenta las reas o puestos
de trabajo encargadas de llevar a cabo las tareas especficas que los mismos
determinan, estableciendo para cada agente de la organizacin funciones,
responsabilidades y autoridad. Estos tres ltimos son los pilares sobre los que
se basa la divisin de las tareas o descentralizacin de funciones.

En sntesis, un buen conjunto de procedimientos administrativos diseado a medida

de la operatoria de la organizacin en cuestin, debiera otorgar previsibilidad, orden
secuencial y brindar la posibilidad de identificar en que etapa se encuentra cada
operacin, desde su comienzo hasta su final. Es decir, debera permitir que todas
las operaciones que lleva a cabo la empresa sean susceptibles de ser ubicadas
dentro del circuito que corresponde en cualquier momento.

Los circuitos bsicos y primordiales que abarcan a la mayora de las organizaciones

se resumen en lo que oportunamente conocimos como rueda operativa

Abastecimiento Compras Produccin

Almacenaje Ventas Expedicin
Pagos Tesorera
Gestin de Cobranzas Cobros
Contabilidad Conciliacin Control

Existen diferentes circuitos segn la organizacin que se trate, hay circuitos que son
ms largos que otros y en los cuales intervienen ms o menos sectores y agentes
de la organizacin, pero todos ellos son importantes pues cada uno aporta su
granito de arena a la concrecin de los objetivos organizacionales.
Tenemos diferentes maneras de describir un procedimiento administrativo. La
forma tradicional es la narrativa o prosa (que se encuentra en los manuales de
procedimientos) que se realiza por escrito, en forma descriptiva y secuencial, de
cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en
qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando
los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es
general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad
administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin
detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto
responsable de cada operacin. Se debe indicar el objetivo del procedimiento, la
base jurdica, los rganos que intervienen, las polticas y normas de operacin. Esta
narrativa debe manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los
usuarios del mismo; si esto no ocurre, la comprensin de lo escrito puede afectar o
estar viciada de subjetividad, o no permitir detectar si se ha omitido informacin

La otra forma de describir un procedimiento administrativo es grficamente a travs

de un Cursograma. La representacin grfica constituye un lenguaje abreviado o
forma de expresin sistematizada que permite la comprensin de un problema en
perodos relativamente cortos. Facilita la labor de quin la lee que puede,
observando una planilla de dimensiones limitadas, llegar a conocer todos los
detalles que, le interesan de la organizacin que est estudiando. El cursograma
representa, por medio de diagramas, circuitos de informacin y flujo de
documentos. Representa al sistema administrativo no concentrado en un lugar o
sector, sino circulando por todos aquellos lugares donde la informacin ramifica y
fijando los lmites de extensin slo en funcin de la conveniencia de quien efecta
el anlisis. (Este tema ser tratado prximamente).-

SUBSISTEMA O CIRCUITO DE COMPRAS

Este subsistema se encarga de la obtencin de recursos (bienes y servicios)

necesarios para el desenvolvimiento normal de la empresa en los mejores trminos;
esto es, al mnimo costo, en la calidad adecuada y en el momento oportuno.

Alcance

Se pone en funcionamiento cuando se detecta la necesidad de aprovisionamiento,

hasta la recepcin y contabilizacin de los bienes como lmite superior, hecho que
ocurre con posterioridad a la entrega de las mercaderas solicitadas. En el caso de
los bienes, Almacenes suele ser quien detecta la necesidad. Pero cuando se trata de
servicios, el pedido puede originarse en distintos sectores de la empresa.

*Mintzberg ubica la funcin de asegurar los insumos para la produccin como una
de las cuatro actividades principales del ncleo operativo. Por otro lado P. Drucker
considera que la gestin de compra puede ser clasificada junto con la fabricacin y
distribucin fsica como una actividad que contribuye a resultados, buscando la
minimizacin del costo de los productos y la maximizacin de la calidad, la entrega
y la satisfaccin al cliente.

Modalidades

a) Compras menores: se refieren a bienes o servicios de escaso valor y cuya

necesidad puede ser circunstancial.
b) Compras de bienes de uso: Bienes que no requieren una reposicin permanente.
Requieren la autorizacin de los niveles de decisin ms altos.
c) Compras normales: Se refieren a compras de bienes de consumo repetitivo y
necesarios para el desenvolvimiento normal de la empresa relacionados con el rea
de produccin, comercializacin o administracin y que, por estar vinculados con la
futura produccin y comercializacin, son susceptibles de presupuestacin.
d) Importaciones: Son aquellas compras a un proveedor extranjero, que poseen
ciertas particularidades como los seguros de cambios, transporte, procedimientos
especiales para el despacho de mercadera a plaza, derechos de importacin, etc.
Normas Especficas de Control Interno

Separacin de funciones: La funcin de compras debe estar separada del manejo

fsico de los bienes y la registracin de los mismos. Compras por lo tanto debe estar
separada de los sectores de Almacenes, Recepcin, Cuentas a Pagar y Contabilidad

Limites de autorizacin de compras: se deben especificar lmites en los importes de

compras para los cuales la autorizacin es valida

Iniciacin del trmite de compras: La operacin de compra debe iniciarse con el

respaldo de un pedido formal por parte del funcionario responsable, que cuente con
las especificaciones del producto (Catlogos, caractersticas fsicas del producto,
etc.).

Obtencin de un nmero determinado de cotizaciones: Los pedidos y las

cotizaciones requeridas (lo usual son tres) cuando la compra supera determinados
montos se realizan por escrito. En compras menores podra efectuarse la compra en
forma directa.

Autorizacin de compra: Una vez tomada la decisin de compra, el responsable que

la tom debe intervenir con su firma la cotizacin del proveedor o la orden de
compra.

Punto de pedido y lote de compra: Las empresas suelen fijar :

Punto de pedido: La cantidad en existencia a partir de la cual se debe solicitar la
compra de un articulo, se establece como un stock mnimo ms un margen de
seguridad, teniendo en cuenta el dao que la falta podra causar.
Lote de compra: Determinados factores como el carcter perecedero, la
incertidumbre acerca de la demanda futura, la falta de espacio para el
almacenamiento, etc., pueden hacer que no se tenga en cuenta el lote ms
econmico. Es conveniente su calculo, al menos para las materias primas ms
importantes. En dicho calculo se consideran dos tipos de gastos: los de gestin y
los vinculados con el mantenimiento de los bienes en existencia

Control de la mercadera recibida: Es importante el control de la cantidad y calidad

de los productos recibidos y la confeccin de reportes escritos.

Constitucin de seguros sobre mercadera en trnsito: Contratacin de seguros para

cubrir el riesgo de traslado de los productos que viajan por cuenta y riesgo de la
empresa.

Prenumeracin de formularios: Los formularios que trascienden a terceros,

obligando a la organizacin, deben ser numerados correlativamente y en forma
preimpresa.

Circuito general del Subsistema de Compras

1. Deteccin de la necesidad de compra. Cuando se llega al punto de pedido o

stock mnimo, el responsable confecciona la Solicitud de compra (formulario que
consiste en el pedido de compra de bienes o servicios efectuada por la persona
autorizada al departamento de Compras) y se la enva al departamento respectivo.

2. Seleccin de proveedores y pedido de cotizaciones. Compras verifica las

firmas autorizadas de la Solicitud de compras y consulta el registro de proveedores
a fin de seleccionar aquellos ms afines al pedido y solicitarles cotizacin. El Pedido
de cotizacin consiste en la solicitud por escrito y en forma simultnea de
cotizacin de precios y dems condiciones a varios proveedores potenciales.
3. Adjudicacin. Requiere el establecimiento de los parmetros para la evaluacin
de ofertas, o designacin de la persona que cumplir tal funcin. Cuando se realizan
varias cotizaciones, es conveniente la confeccin de una Planilla de anlisis de
cotizaciones; en la misma planilla, o por separado, se indicar la adjudicacin con la
firma del funcionario responsable. Los parmetros a considerar para la evaluacin
de las ofertas no solo toman en cuenta el precio, sino tambin la calidad de los
productos ofrecidos, las condiciones de pago y los plazos de entrega.

4. Colocacin de la Orden de Compra. La adjudicacin se formaliza con la

emisin de la Orden de compra (representa la demanda efectuada a un proveedor
para que suministre los materiales especificados en la misma). Se suele emitir por
cuadruplicado:
I. ORIGINAL para el proveedor;
II. DUPLICADO para Compras: todo sector que emite un formulario debe
conservar una copia del mismo.
III. TRIPLICADO para Recepcin: de forma tal que pueda programar y coordinar
fecha de entrega de la mercadera as como tambin saber que controlar
cuando la recibe
IV. CUADRUPLICADO para Contadura/Cuentas a pagar, para que confeccione el
legajo de compras, que primero se utiliza para el control de la compra y
luego en el legajo que amparar el correspondiente pago.

5. Recepcin. Sector donde se produce el ingreso de la mercadera acompaada

por el Original y copia del Remito del proveedor. Una vez contrastada con el
triplicado de la Orden de Compra, verificando que coincida con el Remito y la
mercadera entrante, se rechaza o acepta, conformndose en ste ltimo caso el
duplicado del remito para el proveedor. Aceptada la mercadera, se emite un
Informe de Recepcin donde se deja constancia de la cantidad y calidad recibida. El
informe se realiza por cuadruplicado:
I. ORIGINAL para Almacenes; que se encarga de guardar y conservar la
mercadera y procede a la registracin en el stock
II. DUPLICADO para Compras; para que d por concluida la gestin de compras.
Dicha situacin se materializa dando de baja el cuadruplicado de la orden de
compra (que estaba archivada transitoriamente en compras pendientes) con
la recepcin del Informe de recepcin y archivando definitivamente ambos
formularios en el archivo compras concluidas.
III. TRIPLICADO para Contadura junto con el Remito original, con este
formulario permite que el sector tenga la certeza de que la mercadera
ingres, conozca la cantidad de unidades recibidas y cuente con la
aprobacin de calidad.
IV. CUADRUPLICADO queda archivado en Recepcin, previa firma del sector
almacenes que da de esta manera conformidad de la entrega de la
mercadera.

6. Contabilizacin. El sector Contabilidad har el registro contable de la

mercadera ingresada, conforme a lo indicado en la Orden de compra, el Informe
de recepcin y el remito. Al recibirse la Factura del proveedor proceder a su
control con la documentacin existente (cantidades que concuerden con la orden de
compra e informe de recepcin, que los precios unitarios coincidan con los de la
orden de compra, que los clculos estn correctamente realizados, que el IVA y
otros impuestos estn adecuadamente aplicados, que las condiciones de pago
concuerden con las fijadas, etc) Solo una vez que se hayan cumplido todo los
requisitos de control se proceder a la registracin definitiva de la deuda, liberando
el legajo de compras a cuentas a pagar, que proceder al pago en la fecha de
vencimiento.

Informe Gerencial
Los datos referidos a las operaciones de compras y que se encuentran disponibles
en registro y archivos constituyen la base de la informacin para el control de los
resultados alcanzados. Con ellos se prepara para uso de la gerencia el informe
gerencial, que contiene entre otras que podemos mencionar:

Tiempo promedio de la gestin de compra.

Solicitudes de compra de ms de... das.
Ordenes de compras pendientes vencidas.
Inmovilizacin de artculos en stock.
Ingreso de materiales en stock por tipo de producto.
Monto de compras real vs. presupuestado.
Monto de compras comparativo de los ltimos 12 meses.
Cinco principales proveedores por montos de compra.
Cuentas a pagar por mercaderas recibidas.
Proyeccin de deuda por rdenes de compras colocadas y pendientes de
recepcin.

SUBSISTEMA O CIRCUITO DE VENTAS

Comprende una serie de operaciones mediante las cuales la organizacion llega a

sus compradores, consumidores finales o sus canales de distribucin para colocar
sus productos y servicios.

Alance

El subsistema de ventas abarca desde la solicitud del cliente y recepcin del pedido,
pasando por el control de pedidos y crdito, la facturacin, hasta la entrega del bien
o la prestacin del servicio y la registracin en los libros de la empresa.

*Drucker, considera las ventas y todo el trabajo necesario para ejecutar una labor
comercial sistemtica y organizada como actividades que aportan directamente
ingresos, entre las actividades que producen resultados. Mintzberg por su parte
ubica las ventas en el ncleo operativo de la organizacin vindolo como el centro
de toda la organizacin, la parte que produce los ingresos para mantenerla viva.

Modalidades:

a) Segn las caractersticas del cliente: Se distinguen las ventas locales y las
exportaciones. stas ltimas tienen caractersticas propias por estar sujetas a las
reglamentaciones especficas, intermediacin bancaria, derechos de exportacin,
despacho aduanero, etc. Tambin podramos distinguir ventas mayoristas de
minoristas, segn se trate de la venta a una empresa que actuar como
intermediaria o distribuidora o de venta al pblico en general.

b) Segn la recepcin del pedido: Se pueden diferenciar entre las Ventas en saln
(cuando el vendedor atiende a los clientes en su local de ventas), Ventas por
corredores (vendedores de la empresa visitan directamente al cliente o a
potenciales adquirientes) y Ventas por telfono o correo (el comprador se dirige
directamente al vendedor para solicitarle precios y condiciones y luego concretar la
operacin). Hoy en da, internet presenta otra posibilidad de recepcin.

c) Segn las condiciones de pago convenidas: Ventas al contado o Ventas a crdito

(pudindose desglosar en Ventas por cuenta corriente, cuotas con o sin garanta,
con pagars, con tarjeta de crdito, etc.)
d) Otras modalidades: Se pueden crear otras categoras en base, por ejemplo, a las
condiciones de entrega (Entrega directa del producto/servicio o por intermediarios,
etc.)

Normas Especficas de Control Interno

Separacin de funciones: La persona que vende no debe tener acceso a los

registros de stock y de cuentas de los clientes, para evitar que la persona que
realiza las operaciones de ventas intervenga tambin en el circuito de control. La
venta debe separarse de la concesin del crdito. Ventas tiene que estar separada
de facturacin, para poder controlar los precios que Ventas coloca en la nota de
pedido y aplicar los precios oficiales al confeccionar la factura.

Aprobacin de la venta: Fijar polticas (por escrito) de condiciones de venta,

otorgamiento de crditos, determinacin de precios, a utilizar por los responsables
de cada rea, siendo especfico del responsable de crditos la aprobacin de la
venta, segn el historial crediticio del cliente.

Bonificaciones: Autorizadas por un funcionarios que tengas las atribuciones

necesarias segn su nivel jerrquico. Aunque, en montos determinados, puede
delegarse la responsabilidad en el vendedor de aplicar dichas bonificaciones.

Movimiento de bienes: La circulacin de mercaderas tendr que estar respaldada

por comprobante firmado por el responsable del sector que recibe. Otro aspecto a
considerar es la cobertura por riesgo de traslado de la mercadera fuera de la
empresa.

Documentacin: Las notas de pedido, remitos y facturas deben estar pre-

numeradas para archivarse por orden numrico. Los ejemplares de los documentos
anulados deben conservarse todos juntos.

Control de facturacin: Un sector ajeno a los intervinientes (almacenes y

facturacin) debe hacer un control cruzado de remitos y facturas y, a su vez,
realizar comprobaciones selectivas sobre clculos y precios. Contadura sera el sector
ms apropiado

Informacin gerencial.

Los datos referidos a las operaciones de venta se encuentran en los registros y

archivos y son la base de la informacin que se prepara para uso de la gerencia.
Esta es quien establece los periodos que abarcar la informacin (semanas, meses,
etc.) y lo referido a la forma de presentacin (diagramas de barras, estadsticas,
grficos, etc.). Como ejemplos de informes pueden citarse

Monto de ventas real en comparacin con las ventas presupuestadas.

Monto de ventas comparativo de los ltimos 12 meses.
Los 5 principales clientes por monto facturado.
Totales de ventas del mes por tipo de producto.
Totales vendidos y comisiones pagadas por vendedor.
Lista de los clientes con saldos vencidos en cuenta corriente.
Listado de los clientes habituales y que no han comprado en el ltimo mes.
Listado de los 10 crditos ms importantes y condiciones en que fueron
otorgados.
Tiempo promedio de demora entre el pedido y la entrega.
Notas de pedido pendientes de entrega.
Circuito General Del Subsistema De Ventas

1. Recepcin del pedido. Tiene lugar toda vez que existe un requerimiento de los
productos o servicios comercializados por la organizacin. Es captado por el vendedor
mediante una Nota de Pedido (NP), que luego ser valorizado en Administracin de Ventas (si
no lo hizo el vendedor).
La NP es un comprobante que emite el vendedor al recibir los pedidos verbales de calidad,
cantidad, precio de venta y condiciones de pago por parte del cliente. Generalmente: original,
para el cliente; duplicado y triplicado para la empresa; y el cuadruplicado para el vendedor
como control.
En la empresa, el sector Administracin de ventas con las NP realiza el control formal del
pedido ( verificacin del cliente, artculos y cdigos, condiciones de pago, plazos de entrega,
correcciones de precios, datos del vendedor) si todo esta correcto, firma los ejemplares para
dejar constancia de su intervencin y enva el triplicado de la NP a Creditos, archivando el
duplicado en el legajo del cliente.

2. Aprobacin del crdito: tiene lugar cuando el departamento Crditos recibe la NP, con el
objeto de determinar el otorgamiento o no del crdito al cliente. Para las decisiones previas
deben considerarse distintos factores: informes bancarios, ltimo balance, etc. Para determinar
el crdito disponible, hay que comparar el lmite de crdito asignado contra saldos impagos a la
fecha, ms pedidos pendientes de facturacin cobranzas recibidas pendientes de registracin

3. Preparacin del pedido: en el departamento Almacenes reciben la NP del mdulo anterior,

con el objeto de controlar si hay existencia para prepara las mercaderas y los remitos (por
cuadruplicado) que se enviarn a Expedicin. Por otro lado da de baja en el stock la
mercadera y se queda con la NP.
El REMITO es el comprobante que emite la parte vendedora para entregar lo vendido en el
domicilio indicado por el comprador. Se lo utiliza para detallar y acompaar las mercaderas y
para comprobar su entrega. La parte vendedora puede controlar las salidas de mercaderas de
almacn, el encargado de transporte puede organizar y controlar las entrega y una vez
conformado, es la prueba de haber entregado lo vendido y del derecho de cobrarlo, mediante la
emisin de la factura. El comprador puede controlar lo recibido con la nota de pedido o con su
orden de compra y con la factura que luego recibir. Usualmente: original y duplicado para la
persona encargada del transporte, que al entregar la mercadera entrega el original del remito,
haciendo firmar el duplicado para devolverlo a Expedicin.

4. Despacho: tiene lugar cuando el departamento de Expedicin recibe las mercaderas

pendientes de entrega junto con los remitos correspondiente y proceder a efectuar las entregas
de las mercaderas a los clientes. Para ello confecciona un formulario denominado Hoja de
Ruta (HR) por duplicado donde consta direccin de entrega, numero de bultos, numero de
remito, etc.
El repartidor recibe los bultos, original de HR y original y duplicado del remito, da conformidad
al duplicado de la HR luego de verificar todo y procede a realizar las entregas. Cuando esto
ocurre el cliente firma el original del remito y se queda con el duplicado del mismo. Triplicado y
cuadruplicado del remito quedan retenidos provisoriamente en expedicin.
Al regresar, el repartidor entrega a expedicin el remito firmado, junto con la HR original y le
devuelven el duplicado de la misma.
Expedicin procede a entregar el original del remito firmado por el cliente a Contadura, el
triplicado a Facturacin y el cuadruplicado a administracin de ventas para que conozca la
entrega, actualice la ficha de Cta. Corriente del cliente y lo adjunte al legajo del cliente junto con
la NP.

5. Facturacin: procede a confeccionar las facturas a partir de la copia del remito. La

FACTURA (FC) es el comprobante de la venta que emite la parte vendedora cuando entrega
las mercaderas o luego de su envo con el remito. Sirve como detalle de lo vendido, para
notificar o comunicar la deuda y el plazo en que debe pagarse, segn lo antes pactado. En las
ventas al contado, se puede entregar un simple ticket de la caja registradora. La emisin de la
factura es por cuatro ejemplares que se distribuyen de la siguiente forma, original para el
cliente, duplicado para contadura, triplicado a cobranzas y cuadruplicado queda en el sector.
6. Registracin: la tarea de registracin est a cargo de Contadura. Comprende dos
procesos: uno diario de pase de las operaciones al subsidiario de ventas y de actualizacin de
la CC del cliente, y otro mensual consiste en el asiento resumen de ventas.

SUBSISTEMA FINANCIERO

El subsistema financiero tiene por objetivo administrar el capital invertido por los
accionistas y los flujos de fondos que se producen por el desarrollo de las
actividades de la organizacin. Est conformado por los circuitos de Pagos y
Cobranzas.

Normas Generales De Control Interno Para El Movimiento De Fondos

Separacin de funciones: El manejo de los fondos no debe estar a cargo de la

misma persona que realiza la registracin. No es conveniente que el cajero realice
la registracin contable de donde surge el saldo por el cual es responsable, aunque
es posible que para su control y para confeccionar las rendiciones que eleva al rea
contable tenga que efectuar algunas anotaciones. En el caso particular de los
Pagos, la liquidacin y autorizacin debe ser realizada por una persona responsable
ajena a Tesorera. En el caso de cobranzas quien cobra no vende, no aprueba
crditos, no despacha, no factura y no registra.

Concentracin de la responsabilidad: Una sola persona ser responsable de la

custodia y del manejo de fondos, esa persona suele ser el Tesorero.

Separacin total de los fondos: Para un control eficaz de los fondos es

recomendable que los provenientes de cobranzas estn separados de los
destinados a pagos, por lo tanto, los valores que tienen origen en las cobranzas se
depositaran en su total en la cuenta corriente bancaria y los pagos se efectuaran
mediante cheques emitidos contra esa cuenta bancaria.

Rotacin del personal: De manera que se puedan detectar posibles errores en el

sistema. Adems, es aconsejable que este personal tome sus vacaciones anuales y
que otra persona de la organizacin est capacitada para realizar su reemplazo,
como as tambin en casos de enfermedad o egreso del personal. Los reemplazos
se realizaran con personal ajeno al sector y que no tenga amistad o subordinacin
directa con el reemplazado.

Contabilizacin de las operaciones: De manera que permitan el control de las

mismas y la consistencia con la informacin de otros sectores, por ejemplo, total de
dbitos o crditos en cuentas de terceros. La registracin estar respaldada por la
documentacin correspondiente.

Arqueos sorpresivos: Se realizan para verificar si los valores en existencia coinciden

con los que surgen de la registracin contable.

Conciliacin bancaria

CIRCUITO DE COBRANZAS

Tienen su origen en las ventas efectuadas y estn representados por una cuenta o
documento a cobrar, segn se trate de una venta en cuenta corriente o
documentacin.

Alcance

Comprende desde el momento en que se detecta que un crdito est en

condiciones de ser cobrado (a partir del vencimiento de la factura) y hasta que los
valores percibidos ingresan en la empresa, por los cuales se entrega al cliente el
comprobante respectivo. Luego se efecta la contabilizacin correspondiente

El sector Cobranzas es quien detecta que un crdito se encuentra en condiciones de

ser cobrado a partir del vencimiento de la factura. El sector Tesorera es quien
custodia y maneja los recursos financieros de la organizacin, y es quien recibe los
valores percibidos producto de la gestin de cobro y tiene en su responsabilidad la
custodia de los mismos y su depsito en una cuenta bancaria. La gestin de
COBRANZAS, segn la clasificacin de las actividades que realiza DRUCKER, es una
actividad productora de ingresos que transforma un activo exigible (crdito) en un
activo lquido (caja y bancos).

Modalidades

a) Cobranza en caja: el cliente se traslada para realizar el pago de su deuda

(comercios minoristas, efectivo o cheque).

b) Cobranza por cobradores: un empleado de la empresa efecta el cobro

directamente en el domicilio del cliente. (Cobertura del dinero en trnsito).

c) Cobranza por repartidores o prestadores de servicio: puede ser el mismo

repartidor o prestador de servicio quien efecta la cobranza en el momento de
entregar las mercaderas o prestar el servicio.

d) Cobranza a travs de un banco: en la cuenta bancaria de la empresa se recauda

el importe adeudado. El deudor deposita y le queda una copia como constancia de
haber efectuado el pago.

e) Descuento de documentos: permite a la empresa transferir el crdito a un

tercero (banco) y, de esta manera, disponer anticipadamente de dinero a cobrar.

f) Cobro de exportaciones: en el caso de exportaciones tambin participa una

entidad bancaria donde el comprador efecta la apertura de un crdito
documentario a favor del vendedor y que oportunamente ser cancelado a travs
del banco.

Normas Especficas Del Subsistema De Cobranzas.

Normas generales para el movimiento de fondos: Igual que las del subsistema de
Pagos.

Control de los recibos. El recibo es la constancia otorgada por los valores percibidos.
Pre numerados, usados en forma correlativa, debe existir un control de los
talonarios recibidos. Al concluirse la utilizacin de un talonario, debe verificarse la
correlatividad de los recibos o constatar la misma automticamente al registrar las
cobranzas rendidas. Cabe aclarar que, de existir recibos anulados, todas sus copias
deben quedar adheridas al talonario de modo de evitar la utilizacin de alguna de
ellas indebidamente.
Tambin es importante el control de los talonarios recibidos de la imprenta y que se
encuentren bajo custodia de un responsable, que podra ser el Tesorero. Toda
entrega de talonarios a quienes los utilizan debe hacerse mediante constancia
escrita con el objeto de deslindar responsabilidades y toda vez que se demuestre
que el talonario en uso se encuentra prximo a concluir.

Rendicin diaria de la cobranza. Cuando las cobranzas son realizadas mediante una
gestin externa, esta norma tiene por objeto evitar que los valores recaudados sean
usados para fines ajenos a los de la empresa y para permitir la rpida disponibilidad
de los fondos. Los cobradores deben rendir diariamente sus cobranzas o, en su
defecto, depositar directamente en la cuenta bancaria de la empresa el producto de
las mismas.

Control sobre los valores recibidos. Para evitar que alguien pueda apoderarse de un
cheque es importante que al momento de su recepcin se le coloque al dorso una
leyenda que restrinja su utilizacin. Tambin es conveniente que se organice un
adecuado registro y seguimiento sobre los cheque de pago diferido. Las
trasferencias de dinero o valores deben respaldarse mediante un comprobante que
permita deslindar responsabilidades con respecto a su custodia y debe realizarse
entre la menor cantidad de sectores posibles. Resulta imprescindible depositar
diariamente los valores recibidos.

Concesin de descuentos por pronto pago: debe estar autorizado por un funcionario
responsable que pueda hacer uso de esta atribucin. En caso de que la cobranza
sea realizada fuera de la empresa, se puede autorizar al cobrador a aplicar y
calcular los descuentes correspondientes.

Informe Gerencial

Los registros de cobranzas y los archivos respectivos constituyen la base de la

informacin de Cobranzas que se eleva al nivel gerencial:
Resumen del total de cobranzas realizadas, detallando efectivo, cheques a
24 y 48 hs., documentos, etc.
Listado de los principales deudores con sus saldos.
Cuadro comparativo de cobranzas reales vs. presupuestadas.
Cuadro comparativo entre totales de ventas y de cobranzas.
Listado de cuentas a cobrar vencidas con fundamentacin de las misma.
Totales de descuento concebidos.
Cuadro de documentos en cartera y descontados.

Descripcin Del Subsistema Cobranzas

1. Organizacin de la cobranza: tiene lugar cuando el departamento de

Cobranzas ( sector de contadura) que con el triplicado de la factura registra los
vencimientos en una base de datos para tal fin. Diariamente realiza, el control de
vencimiento de las facturas pendientes de cobro y de los documentos a cobrar, o
recibe un detalle de los vencimientos del da siguiente. El listado de Cobranzas (LC)
es el formulario en el cual el departamento de Cobranzas detalla a los cobradores
las cobranzas que deben gestionar. Su emisin es diaria e incluye: datos del cliente,
nmero de la factura, importe, descuentos concedidos, importe neto a cobrar, ms
datos a cumplimentar por el cobrador: descripcin de los valores recibidos, nmero
de recibo y observaciones. Suele emitirse: original, para el cobrador; y duplicado,
para el departamento de Cobranzas.

2. Cobro: tiene lugar cuando el cobrador visita a los clientes para gestionar el
cobro de las facturas y/o documentos. Si se trata de la cobranza de un documento,
no es necesaria la emisin del recibo porque el propio documento es entregado al
cliente como constancia de su pago, pero tambin es usual para mayor control,
entregar el recibo y luego de acreditados los valores, emitir el documento.
El RECIBO (Rbo.) es el comprobante mediante el cual se deja constancia de la
cobranza realizada. El recibo provisorio es el que utiliza el cobrador y despus el
depto. De Cobranzas emite el recibo definitivo. El nmero de copias se emite de
acuerdo con las caractersticas de cada empresa, generalmente: original, para el
cliente; duplicado, para Tesorera; triplicado, para Cobranzas; y cuadruplicado,
queda adherido en el talonario del cobrador a entregar a Cobranzas.

3. Rendicin de la cobranza: luego del cobro, el cobrador emite un listado de

cobranzas (generalmente por triplicado) donde asienta los documentos recibidos,
las retenciones impositivas y los recibos segn la forma de pago (efectivo o efectivo
parcial o cheque ) y si no pag, especifica los motivos
Luego, entregar los valores recibidos a Tesorera, junto con el duplicado del recibo,
donde un cajero proceder a verificar que los valores entregados por el cobrador
coincidan con lo asentado en el listado. Si todo es correcto, se sella el listado de
cobranzas triplicado, como constancia de la recepcin de los valores.
Tesorera con el duplicado de cobranzas y del recibo mas los valores recibidos,
confeccionar posteriormente una Planilla de ingreso, indicando los ingresos
habidos. Deposita los valores archivando la boleta de depsito junto con el resto de
la documentacin y enva a contadura la l duplicado del parte de ingresos que
contiene los datos del cliente, y los montos pagados

El cobrador por su parte, rinde su gestin en Cobranzas con el original del listado de
cobranzas y el recibo triplicado, liberndose de esta forma de la responsabilidad.
Cobranzas archiva la planilla de cobranzas junto con las facturas cobradas y enva
el triplicado del recibo a cuentas corrientes en contadura

4. Registracin y Control: sobre la base del triplicado del recibo, la planilla de

ingresos y el duplicado de la factura que tiene archivada, Contadura acredita el
importe de la cuenta corriente del cliente. Finalmente, este sector controlar que el
saldo de su cuenta cobranzas sea cero y efectivizar el seguimiento de los
depsitos contra la cuenta valores a depositar y confecciona los asientos en la
contabilidad general.

SUBSISTEMA DE PAGOS

Se encarga de la cancelacin de las obligaciones contradas por la empresa, ya sea

de bienes o servicios, de los sueldos y jornales del personal, impuestos,
obligaciones financieras, etc.

Alcance

Comprende desde el momento en que se controla la obligacin pendiente de

cancelacin hasta que el pago se hace efectivo mediante la entrega de los valores
al acreedor, se recibe la constancia del pago y se efecta la contabilizacin
correspondiente.

Interviene el Sector de Cuentas a Pagar: Es quien rene la documentacin referida a

las compras u otras obligaciones de la empresa, la controla y conforma para su
pago en trmino.
Sector Tesorera: Custodia y maneja los recursos financieros de la organizacin, es
quien confecciona el instrumento de pago y efecta la cancelacin.

Modalidades

a) Pago en sede del acreedor: En el mismo momento se obtiene el recibo

correspondiente, es conveniente que la empresa cuente con un seguro de valores
en transito para la cobertura de posibles riesgos por el traslado de fondos por parte
de los empleados.

b) Pago a un cobrador: Se le avisa al acreedor cuando esta el cheque disponible y

se lo retiene en Tesorera; por lo tanto el acreedor se ocupa del cobro directamente
en el domicilio del deudor, recibe los valores y le extiende un recibo.

c) Pago a repartidores: En el momento que se reciben los productos, el repartidor

efecta la cobranza y extiende el recibo.
d) Pago a travs de un banco.

e) Pago en efectivo por fondo fijo o caja chica.

f) Pago de sueldos y jornales: Puede efectuarse en efectivo, previa extraccin de

fondos del banco o a travs del banco, ya sea mediante la entrega del cheque al
personal para que lo haga efectivo en la entidad bancaria o mediante la apertura de
una cuenta bancaria a cada empleado donde se le deposita el importe del sueldo.
Adems de las modalidades expuestas puede ser complementado con la entrega de
ticket para compra de combustibles, restaurante, etc.

Normas Especificas De Control Interno

Uso del Cheque: Todos los pagos deben efectuarse mediante la emisin de cheque,
firmados por dos responsables de la organizacin. Permite disminuir el riesgo que
implica la tenencia de dinero en efectivo. Ejerce un mejor control sobre los pagos
debido a que se podrn conciliar con el resumen bancario. Deben tomarse en
cuenta las distintas modalidades que permite la legislacin vigente: Ley 24.452
(Ley de Cheques). Los cheques que se anulen deben quedar adheridos a la libreta
de cheques o destruirse el ngulo inferior derecho donde se firma o en la parte
donde figura su numeracin. Los cheques deberan emitirse incluyendo la clausula
no a la orden seguida del nombre del beneficiario.

Con todo esto se persiguen tres finalidades:

- Que exista un control reciproco entre los firmantes y de esta manera
detectar errores antes de que el pago se haga efectivo. Esto implica que
los dos responsables que firman el cheque efecten una revisin de la
documentacin respaldatoria y la inicialicen, puesto que de lo contrario
esta norma no tendr sentido.
- Se evita que una sola persona pueda disponer del uso indiscriminado de los
fondos, con el consecuente riesgo que ello implica.
- que el cheque sea cobrado nicamente por el beneficiario ya que la
clausula no a la orden impide el endoso.

Pago amparado con la totalidad de los comprobantes y anulacin de los mismos: Al

emitirse el
cheque, la persona responsable tendr a la vista la documentacin respaldatoria
que le da origen a la obligacin y se le colocar el sello de Pagado y el numero del
cheque con el que se efecto el pago con el objeto de que no vuelva a ser
presentada para justificar o respaldar otro pago. Quienes firmen el cheque debern
controlar que se cumpla con estos aspectos.

Existencia de fondo fijo o caja chica: Tendr un monto estipulado previamente para
realizar los pagos menores en efectivo, estar a cargo de una persona responsable
y su reposicin se efectuara peridicamente mediante la emisin de un cheque
previa presentacin de los comprobantes que respalden los pagos efectuados.

Pagos de sueldos y jornales: Es importante que exista una separacin de tareas

entre quien controla la asistencia, quien prepara la liquidacin de los haberes y
quienes efecta el pago. En este caso, es de especial inters la seguridad del
movimiento de fondos para el pago (seguros de dinero en trnsito, traslado por
empresas especializadas, etc.). El pago al empleado se realiza previa identificacin
y contra la entrega del recibo firmado.

Informacin Gerencial

Los registros y archivos utilizados en el Subsistema de Pagos (cuentas a pagar,

saldos de bancos, rdenes de pago, etc.) contienen los datos referidos a la
operacin de pagos y constituyen la base de la informacin que se prepara para uso
gerencial. A ttulo de ejemplo podemos mencionar los siguientes informes:
 Resumen de cuentas a pagar clasificadas en vencidas y a vencer.
Detalle de los diez principales acreedores.
Proyeccin de pagos de la prxima semana.
Saldos disponibles en bancos.
Monto de cheques emitidos y no entregados.
Monto pagado vs. presupuestado.
Totales de intereses pagados por pago fuera de trmino.
Totales de descuentos obtenidos.
Saldo descubierto en banco no utilizado.
ndice de liquidez (Disponibilidades vs. deuda a corto plazo).

Descripcin Del Subsistema Pagos

1. Recepcin de la factura del proveedor. El sector Cuentas a pagar (del rea

contadura) recibe la Factura del proveedor y procede a su verificacin con el
Remito (que debe estar conformado por Recepcin), el Informe de recepcin y la
Orden de compra (viendo que la mercadera recibida coincida con el pedido
realizado por la empresa) y procede a volcar en el libro de vencimientos la fecha de
pago.

2. Liquidacin del pago. Cuentas a pagar, detectando en el libro de vencimientos

el vencimiento de las Facturas, enva a gerencia financiera el legajo que luego de
verificar la la inexistencia de dificultades financieras autoriza el pago sellando el
legajo con la leyenda pagar.
Cuentas a pagar procede entonces a emitir la Orden de pago (mediante el cual se
informa a Tesorera que prepare el pago correspondiente) y, de ser necesario, a
efectuar las retenciones impositivas pertinentes. La Orden de pago se emite por
triplicado: Original y duplicado para Tesorera junto con el legajo del cliente;
triplicado queda archivado en Cuentas a pagar a la espera de que la operacin
finalice.

3. Emisin del cheque. Tesorera, en funcin a la Orden de pago autorizada y la

documentacin respaldatoria (legajo), procede a emitir el Cheque correspondiente,
indicando en las Orden de pago los datos del Cheque. Tesorera firma el cheque
confeccionado anula la documentacin con el sello pagado para evitar el doble
pago.
Remite original de orden de pago y cheque al responsable de controlarlo (gerente
administrativo o gerente financiero) y guarda duplicado de orden de pago.
Gerencia que coloca la segunda firma luego de controlar la documentacin
colocando alguna marca (tilde) sobre el sello pagado, devolvindolo autorizado a
Tesorera.
Tesorera con la documentacin archiva definitivamente la OP como constancia del
cheque emitido y registra en el subdiario bancos.

4. Pago. Tesorera entrega o remite los valores al proveedor y, de corresponder, los

comprobantes de retencin de impuestos. El proveedor emite y entrega el Recibo
de pago pertinente. Se enva a legajo, orden de pago original y recibo a cuentas a
pagar.
Cuentas a pagar enva el original de la orden de pago a contadura y archiva el
legajo del cliente.

5. Registracin. En base a la orden de pago, Contadura hace los registros del

pago en las cuentas del proveedor y en los subdiarios de caja y bancos