Manual Excel y Acess

HERRAMIETAS DE
OFIMTICA AVANZADA
2007 PARA DOCENTES
[EXCEL Y ACCESS]
HERRAMIETAS DE OFIMTICA AVANZADA 2007 PARA DOCENTES [EXCEL Y ACCESS]
ndice.
Tema 1. Excel. Primeros Pasos ............................................................................................. 10
Objetivos: ............................................................................................................................... 10
1.1. Comenzar una Sesin de Excel 2007 ................................................................... 11
1.2. La Barra de Titulo ..................................................................................................... 13
1.3. Sistema de Mens Ribbon, Banda de Opciones ................................................. 14
1.4. Barra de Herramientas de Acceso Rpido ........................................................... 16
1.5. Botn de Office ......................................................................................................... 17
1.6. La Barra de Estado .................................................................................................. 18
1.7. rea de Datos y Barras de Desplazamiento ........................................................ 19
1.8. Mens Contextuales ................................................................................................ 20
1.9. Finalizar una Sesin de Excel 2007 ...................................................................... 21
Tema 2.Operaciones Bsicas ................................................................................................ 22
Objetivos: ............................................................................................................................... 22
2.1. Nuevo Libro de Trabajo ........................................................................................... 23
2.2. Introduccin y Edicin de Datos ............................................................................. 24
1
2.3. Guardar un Libro....................................................................................................... 26
2.4. Imprimir una Hoja ..................................................................................................... 28
2.5. Cerrar Un Libro ......................................................................................................... 30
Tema 3.Tipos de Datos ........................................................................................................... 31
Objetivos: ............................................................................................................................... 31
3.1. Constantes y Variables ............................................................................................ 32
3.2. Frmulas Simples ..................................................................................................... 33
3.3. Crear un Rango ........................................................................................................ 35
3.4. Reclculo Automtico y Manual ............................................................................. 36
Tema 4.Funciones y Referencias .......................................................................................... 37
Objetivos: ............................................................................................................................... 37
4.1. Funciones: Concepto y Uso .................................................................................... 38
4.2. Copiar Celdas y Rangos.......................................................................................... 40
4.3. Referencias ............................................................................................................... 42
4.4. Mover Datos .............................................................................................................. 48
4.5. Funciones ms Usuales .......................................................................................... 50
2
4.6. Escribir Directamente una Funcin........................................................................ 51
Tema 5.Ms Funciones ........................................................................................................... 52
Objetivos: ............................................................................................................................... 52
5.1. Funciones Matemticas y Trigonomtricas .......................................................... 53
5.2. Funciones Estadsticas ............................................................................................ 57
5.3. Funciones Lgicas.................................................................................................... 65
5.4. Funciones Fecha Hora ............................................................................................ 69
5.5. Funciones Texto ....................................................................................................... 73
5.6. Funciones Financieras............................................................................................. 76
5.7. Funciones Anidadas................................................................................................. 82
Tema 6. Rangos ....................................................................................................................... 85
Objetivos: ............................................................................................................................... 85
6.1. Proteccin de la Hoja de Clculo ........................................................................... 86
6.2. Borrar / Suprimir Datos ............................................................................................ 88
6.3. Usar Nombres de Rango......................................................................................... 89
6.4. Administrador de Nombres ..................................................................................... 90
3
6.5. Eliminar Nombres ..................................................................................................... 92
6.6. Insertar Suprimir Columnas .................................................................................... 94
6.7. Insertar Suprimir Filas .............................................................................................. 97
6.8. Deshacer y Rehacer ................................................................................................ 99
Tema 7. Nmeros ................................................................................................................... 101
Objetivos: ............................................................................................................................. 101
7.1. Formato de Nmeros ............................................................................................. 102
7.2. Personalizar un Formato Numrico ..................................................................... 104
7.3. Definir el Formato de Fecha ................................................................................. 106
7.4. Definir el Formato de Hora .................................................................................... 108
7.5. Alineaciones de Texto y Nmeros ....................................................................... 110
Tema 8. Formato de Celda ................................................................................................... 112
Objetivos: ............................................................................................................................. 112
8.1. Fuentes .................................................................................................................... 113
8.2. Bordes ...................................................................................................................... 115
8.3. Sombreado, Relleno, Color de Fondo, Tramas y Estilo de Trama ................. 117
4
8.4. Altura de Filas ......................................................................................................... 121
8.5. Altura de Fila Automtica ...................................................................................... 122
8.6. Anchura Automtica de Columna ........................................................................ 123
8.7. Mostrar / Ocultar Lneas de Divisin ................................................................... 124
Tema 9. Vista Preliminar e Impresin ................................................................................. 128
Objetivos: ............................................................................................................................. 128
9.1. Vista Preliminar ....................................................................................................... 129
9.2. Configurar Pgina................................................................................................... 131
9.3. Impresin ................................................................................................................. 133
Tema 10. Tablas y sus Componentes ................................................................................ 136
Objetivos: ............................................................................................................................. 136
10.1. Qu es una Base de Datos ............................................................................... 137
10.2. Tipos de Bases de Datos .................................................................................. 138
10.3. Tablas ................................................................................................................... 139
10.4. Registros .............................................................................................................. 140
10.5. Campos ................................................................................................................ 141
5
10.6. Tipos de Campos y su Aplicacin .................................................................... 142
10.7. Campo Clave ....................................................................................................... 144
Tema 11. Introduccin al Manejo de las Bases de Datos................................................ 145
Objetivos: ............................................................................................................................. 145
11.1. Estudio Previo de la Informacin a Introducir ................................................ 146
11.2. Eleccin de Campos, Denominacin y Tamao ............................................ 147
11.3. Ahorro de Memoria en el Diseo ..................................................................... 148
11.4. Campos ndice .................................................................................................... 149
11.5. Eleccin de Campo Clave e ndices ................................................................ 150
11.6. Determinacin de las Relaciones entre Tablas ............................................. 151
11.7. Integridad Referencial ........................................................................................ 153
Tema 12. Access. Primeros Pasos...................................................................................... 154
Objetivos: ............................................................................................................................. 154
12.1. Comenzar una Sesin de Access 2007 .......................................................... 155
12.2. La Barra de Titulo ............................................................................................... 156
12.3. Sistema de Mens Ribbon, Banda de Opciones ........................................... 157
6
12.4. Barra de Acceso Rpido.................................................................................... 158
12.5. Botn de Office ................................................................................................... 159
12.6. Barra de Estado .................................................................................................. 160
12.7. Finalizar una Sesin de Access 2007 ............................................................. 161
Tema 13. Crear una Base de Datos .................................................................................... 162
Objetivos: ............................................................................................................................. 162
13.1. Crear una Base de Datos .................................................................................. 163
13.2. Crear y Guardar una Tabla en la Base de Datos .......................................... 165
13.3. Opciones de Campo .......................................................................................... 167
13.4. Clave Principal de la Tabla ............................................................................... 169
13.5. Cerrar la Ventana de Estructura de Tabla ...................................................... 170
Tema 14. Edicin de Datos................................................................................................... 171
Objetivos: ............................................................................................................................. 171
14.1. Abrir una Base de Datos ................................................................................... 172
14.2. Editar la Hoja de Datos de una Tabla ............................................................. 174
14.3. Introducir Datos................................................................................................... 175
7
14.4. Ir al Siguiente Campo ........................................................................................ 176
14.5. Modificar el Ancho de una Columna................................................................ 177
14.6. Peculiaridades segn el Tipo de Campo ........................................................ 178
14.7. Grabar/Guardar Registros ................................................................................. 179
Tema 15. Filtros y Seleccin de Registros ......................................................................... 180
Objetivos: ............................................................................................................................. 180
15.1. Visualizacin de Todos los Registros. Aplicar Filtro ..................................... 181
15.2. Movimientos por la Tabla .................................................................................. 186
15.3. Seleccin de Registros ...................................................................................... 187
Tema 16. Presentacin de Datos en Pantalla ................................................................... 189
Objetivos: ............................................................................................................................. 189
16.1. Bsqueda por Valor del Campo ....................................................................... 190
16.2. Reemplazar Datos .............................................................................................. 192
16.3. Modificar la Altura de las Filas.......................................................................... 194
16.4. Mover Columnas ................................................................................................. 196
16.5. Ocultar Visualizar Columnas ............................................................................ 197
8
16.6. Vistas .................................................................................................................... 200
Tema 17. Imprimir .................................................................................................................. 201
Objetivos: ............................................................................................................................. 201
17.1. Configuracin de Impresin .............................................................................. 202
17.2. Presentacin Preliminar .................................................................................... 204
17.3. Impresin ............................................................................................................. 205
17.4. Salida a Impresora ............................................................................................. 207
Glosario................................................................................................................. 208
Bibliografa ............................................................................................................ 220
9
Tema 1. Excel. Primeros Pasos
Objetivos:
Iniciar y cerrar una sesin de Excel 2007.
Reconocer los diferentes elementos de trabajo que componen la pantalla

de la aplicacin.
10
1.1. Comenzar una Sesin de Excel 2007
Excel 2007 es un programa informtico dedicado al procesamiento de datos

numricos.
Comenzar una sesin de Excel es ponerlo en funcionamiento para trabajar con

l. Para ello:
1. Desplegar el men de Inicio
2. Hacer clic en Todos los programas
3. Seleccionar Microsoft Office 2007
4. Hacer clic sobre Microsoft Office Excel 2007
11
12
1.2. La Barra de Titulo
Es la lnea superior que podemos apreciar al iniciar Excel 2007 y nos sirve
para identificar en qu archivo nos encontramos.
En ella aparece el nombre de la aplicacin y del archivo o libro activo.
En el extremo de la derecha se encuentran tres botones que permiten realizar
las opciones del men de control de una forma ms rpida: minimizar

(convertir Excel 2007 en un botn de la barra de tareas de Windows),
restaurar (devolver su tamao anterior) o maximizar (ocupar todo el rea
del escritorio de Windows), y cerrar la ventana de Excel.
13
1.3. Sistema de Mens Ribbon, Banda de

Opciones
Es la barra Que se encuentra bajo la barra de ttulo y contiene los mens

para el manejo de la aplicacin y la elaboracin de hojas de clculo.
Excel 2007 incluye una nueva caracterstica con respecto a los mens y es el
llamado sistema de visualizacin de men Ribbon. Este sistema agrupa todas
las opciones en pestaas. Al seleccionar una opcin de men, veremos las
operaciones relacionadas que podamos realizar en Excel 2007. Si alguna de
las opciones no estuviera disponible esta aparecer atenuada
Las tres partes de la banda de opciones son las fichas, los grupos y los
comandos. Existen tres componentes bsicos en la banda de opciones. Es
conveniente saber cmo se llaman para entender cmo se utilizan.
1. Fichas. Hay siete fichas bsicas en la parte superior. Cada una

representa un rea de actividad.
2. Grupos. Cada ficha contiene varios grupos que contienen elementos

relacionados.
3. Comandos. Un comando es un botn, un cuadro en el que se escribe

informacin o un men.
14
A primera vista, es posible que no vea un comando determinado de una versin

anterior de Excel. Algunos grupos tienen una pequea flecha diagonal en
la esquina inferior derecha.
La flecha se llama iniciador de cuadros de dilogo. Si hace clic en ella, ver

ms opciones relacionadas con este grupo.
Estas opciones aparecern a menudo en forma de cuadro de dilogo que

puede reconocer de una versin anterior de Excel.
Tambin pueden aparecer en un panel de tareas con un aspecto que resultar

familiar a quienes han utilizado versiones anteriores de Excel.
15
1.4. Barra de Herramientas de Acceso Rpido
En la barra de Herramientas de acceso rpido de Excel 2007 se encuentran las

operaciones ms habituales de Excel. Podemos personalizarla y aadir los
botones que utilicemos con ms frecuencia. Haciendo clic en la flecha de men
desplegable, se nos mostraran los comandos ms frecuentes y podremos
personalizarla.
16
1.5. Botn de Office
En este botn que encontraremos en la parte superior izquierda se

encuentran las opciones que en versiones anteriores de Excel se
encontraban en el men Archivo, tales como Abrir, Guardar,
Imprimir, etc.
Existen dos tipos de elementos que podemos encontrar en este men:
Los comandos inmediatos, cuando hacemos clic sobre ellos se ejecutan de

forma inmediata, por ejemplo Abrir.
Los comandos con opcin en mens desplegables, son fciles de identificar ya

que muestran un triangulo o punta de flecha a la derecha del comando, al
posicionarnos sobre l, se desplegarn las opciones que podemos realizar.
17
1.6. La Barra de Estado
Se encuentra situada en la parte inferior de la pantalla de aplicacin de Excel

2007 y muestra los botones de modo de visualizacin del documento, as como
la barra de desplazamiento de Zoom.
18
1.7. rea de Datos y Barras de Desplazamiento
El rea de datos es el espacio cuadriculado donde se teclean los

nmeros, formulas, funciones y los textos que se van a procesar.
El rea de datos contiene la celda activa, que demarca la situacin del prximo
carcter tecleado.
Las barras de desplazamiento constan de dos botones con una flecha en su

interior que indica hacia donde avanzar la hoja al hacer clic sobre ellos.
19
1.8. Mens Contextuales
Los mens contextuales son aquellos que aparecen al pulsar el botn derecho
sobre una celda, imagen u objeto del libro y que proporcionan acceso a las
tareas ms comunes relacionadas con el objeto en cuestin.
1. Pulsar con el botn derecho sobre La celda
2. Seleccionar La opcin deseada
20
1.9. Finalizar una Sesin de Excel 2007
Al finalizar una sesin dejaremos de trabajar con Microsoft Excel 2007.
1. Desplegar el botn de Office
2. Hacer clic en el botn Salir de Excel
21
Tema 2.Operaciones Bsicas
Objetivos:
Reconocer cmo introducir y editar datos en una hoja de clculo.
Describir el modo de guardar e imprimir una hoja.
Reconocer cmo cerrar un libro.
22
2.1. Nuevo Libro de Trabajo
Al iniciar una sesin de Excel automticamente se inicia un libro de trabajo en

blanco. Para crear un nuevo libro:
1. Desplegar el Botn Office
2. Hacer clic en Nuevo
3. Seleccionar Libro en blanco
4. Pulsar Aceptar
23
2.2. Introduccin y Edicin de Datos
Seleccionar una Celda
Usamos esta opcin para introducir datos, frmulas, imgenes o grficos en

una celda determinada.
1. Hacer clic sobre la celda deseada
Para introducir un dato debemos seleccionar la celda donde deseamos

introducirlo. Una vez hecho esto ya podemos teclear el dato, el rtulo, la
frmula o la funcin y pulsar la tecla Enter. Para editar (modificar) un dato de
una celda podemos hacer doble clic sobre la misma y reescribirlo
completamente, o bien pulsar la tecla F2 y modificar el dato.
Desplazamientos por la Hoja
Las siguientes teclas o combinaciones de teclas causan los efectos explicados

en el texto de la derecha:
+ Escribe en maysculas el carcter seleccionado.
Activa/Desactiva la escritura en maysculas.
24
Valida los datos tecleados.
Inserta un espacio en blanco.
Con cada pulsacin avanza el cursor una

celda en la direccin de la tecla.
+ Mueve el cursor hasta el prximo texto a la

izquierda. Avanza una palabra a la izquierda con la celda editada.
+ Mueve el cursor hasta el prximo texto a la

derecha. Avanza una palabra a la derecha con la celda editada.
Mueve el cursor una pantalla hacia arriba.
Mueve el cursor una pantalla hacia abajo.
Sita el cursor en la primera celda de la fila. Sita el cursor al

comienzo del texto con la celda editada.
25
2.3. Guardar un Libro
En un ordenador PC existen al menos dos unidades de disco donde podremos

guardar nuestro trabajo:
1. La unidad A: o disquetera permite que podamos

guardar el trabajo en un disquete para
posteriormente abrirlo en otro ordenador PC, o
guardar informacin fuera del ordenador.
2. La unidad C: o disco duro se encuentra dentro de

nuestro ordenador y en l podremos almacenar
gran cantidad de informacin.
Las unidades, a su vez, contienen carpetas. Cuando

queramos guardar nuestro archivo podremos hacerlo
directamente en la carpeta unidad o dentro de alguna de
sus carpetas, opcin esta ltima que facilita la gestin
de los documentos.
La opcin de guardar libro se utiliza para almacenar

el trabajo realizado en disco y poder utilizarlo
posteriormente.
Todos los archivos necesitan un nombre para ser guardados y es

recomendable que el nombre que elijamos nos recuerde el contenido de la
hoja. El siguiente procedimiento lo usaremos para grabar un libro por primera
vez.
1. Desplegar El botn de Office
2. Desplegar Guardar como
3. Seleccionar Libro de Excel
4. Desplegar La lista Guardar en
26
5. Seleccionar Un elemento de la lista
6. Teclear El nombre del archivo en el cuadro

"Nombre de archivo:
7. Hacer clic sobre Guardar
Este cuadro de dialogo aparecer tanto si pulsamos guardar la primera vez

como si pulsamos sobre la opcin guardar como. Para guardar un libro tambin
podemos utilizar el botn .
27
2.4. Imprimir una Hoja
Con esta opcin podremos realizar una o varias copias en papel de todas o de
alguna de las hojas de clculo que se encuentren abiertas.
1. Desplegar El botn de Office
2. Desplegar Imprimir
3. Seleccionar Imprimir
4. Desplegar Nombre
5. Seleccionar Impresora
6. Seleccionar El nmero de copias
7. Seleccionar entre Todas o Pginas
8. Seleccionar Seleccin, Hojas activas o Todo el libro
9. Hacer clic sobre Aceptar
28
29
2.5. Cerrar Un Libro
Cerrar un libro equivale a excluirlo de la pantalla para dejar de trabajar con l.

En el caso en que el libro no haya sido guardado previamente, Excel nos
preguntar si deseamos guardarlo.
1. Desplegar El men Archivo
2. Hacer clic sobre Cerrar
3. Elegir entre S o No
30
Tema 3.Tipos de Datos
Objetivos:
Analizar cundo y cmo usar constantes y variables as como las

diferencias que existen entre ellas.
Identificar los principales signos aritmticos para crear frmulas simples.
Generar Rangos para relacionar celdas.
Configurar Excel 2007 para que recalcule los datos de la hoja de

diferentes modos.
31
3.1. Constantes y Variables
Las constantes son valores que no cambian a lo largo de la vida de la hoja de

clculo. Por ejemplo, una constante puede ser el valor 3,1415 (PI) o el valor
9,78 (gravedad terrestre).
1. Seleccionar La celda
2. Teclear El valor de la constante
Por el contrario, las variables son valores que pueden cambiar, ya que se
relacionan con otras variables y/o constantes. Por ejemplo veamos la siguiente
frmula:
Longitud = 2 x PI x Radio
Al calcular la longitud de la circunferencia, el resultado (variable) depender del

valor del radio (variable) y no del valor PI (constante) ni de 2 (tambin
constante), por lo que si cambia el radio, tambin cambiar el resultado.
32
3.2. Frmulas Simples
La frmula nos permite obtener resultados sobre un conjunto de datos ya sean

numricos o texto. Las frmulas estn formadas por signos aritmticos,
referencias a celdas y valores numricos.
Los signos aritmticos ms frecuentes son:
+ Ms
- Menos
* Multiplicado por
/ Dividido por
^ Elevado a
% Porcentaje
& Concatenacin
As, para introducir una frmula seguiremos los siguientes pasos:
Colocar El cursor en la celda donde deseamos el resultado
Teclear =
Introducir La referencia de celda que interviene en la frmula
Teclear El signo aritmtico deseado para la frmula
Escribir La referencia de celda que interviene en la frmula
Pulsar la tecla Enter
NOTA: Para frmulas con ms de dos operadores repetir los pasos 4 y 5

cuantas veces sea necesario y finalizar pulsando la tecla Enter. Tambin
podemos sustituir las referencias a celda por valores numricos constantes.
33
Por ejemplo:
34
3.3. Crear un Rango
Un rango es un conjunto de celdas que van a gozar de unas caractersticas

especiales con respecto al resto o que queremos agrupar con algn fin. Por
ejemplo, podemos crear un rango para contener los 12 meses de un ao, los
das de la semana, etc.
1. Arrastrar Con el ratn desde la primera celda del rango a crear
2. Finalizamos El arrastre en la ltima celda del rango seleccionado
35
3.4. Reclculo Automtico y Manual
Es posible obligar a Excel para que calcule los datos variables de forma
automtica cada vez que se modifique algn valor en la hoja.
1 Desplegar el Botn de Office
2 Seleccionar Opciones de Excel
3 Seleccionar Frmulas
4 Elegir entre: Automtico
Automtico excepto tablas de datos
Manualmente
5 Hacer clic sobre Aceptar
36
Tema 4.Funciones y Referencias
Objetivos:
Describir cmo insertar funciones para crear frmulas complejas.
Copiar y mover datos para agilizar el trabajo.
Reconocer los diferentes tipos de referencias.
Identificar las funciones matemticas ms usuales y conocer cmo

escribirlas directamente.
37
4.1. Funciones: Concepto y Uso
Las funciones permiten generar operaciones complejas a partir de los datos.

stas se encuentran clasificadas por categoras y agrupadas segn los tipos de
datos con que trabajan. Una funcin es una frmula especial que ya est
escrita. El uso de stas simplifica y acorta las frmulas en las hojas de clculo,
concretamente aquellas que efectan clculos extensos y complejos.
1. Seleccionar La celda donde deseemos el resultado
2. Desplegar Frmulas
3. Hacer clic sobre Insertar Funcin
4. Desplegar La lista de Seleccionar una categora
5. Seleccionar La Categora de funcin (Usadas recientemente)
6. Pulsar El nombre de la funcin (SUMA)
7. Hacer clic sobre El botn Aceptar
8. Escribir El rango (teclearlo o bien pulsar sobre el icono

marcador de rango y seleccionarlo en la hoja arrastrando con el ratn)
38
39
4.2. Copiar Celdas y Rangos
Esta opcin genera un duplicado de una celda o un rango previamente

seleccionado en otro lugar de la hoja o incluso en otra hoja diferente.
1. Seleccionar Celda / rango a copiar
2. Hacer clic En copiar
3. Situar el puntero sobre Celda / rango donde copiar
4. Hacer En pegar
40
41
4.3. Referencias
Referencia Relativa
Sabemos que una celda viene indicada por su posicin (fila y columna) en la
hoja. Al copiar una celda que contiene una frmula, las direcciones de celdas
contenidas en la frmula copiada se modifican de acuerdo a la nueva situacin
de la celda que contiene la frmula.
Por ejemplo, si copiamos la siguiente frmula (incluida en A5) en la celda de la

derecha (B5), ocurrir lo siguiente:
Excel interpreta la frmula de la izquierda como la suma de las cuatro celdas

situadas por encima, por lo que al realizar la copia, ha trasladado las
operaciones de la columna A a la B.
Referencia Absoluta
Existen casos en que debe ser preciso que la copia de una frmula no
modifique las direcciones de celda de la misma. Para ello es necesario crear la
frmula utilizando direcciones Absolutas. Para transformar una direccin de
celda relativa en absoluta hay que incluir el smbolo $ delante de la letra de la
columna y delante de nmero de fila. Por ejemplo:
42
=$A$1 + $B$3
Referencia Mixta
Aunque slo se utilice en algunos casos, Excel permite usar la referencia mixta
que, como su nombre indica, es una mezcla entre la relativa y la absoluta
(podemos "fijar" la columna y "variar" la fila al hacer la copia y viceversa). As,
tendramos, por ejemplo, la siguiente frmula:
= A$1 + $B3
Donde el smbolo $ indica la columna o fila absoluta, es decir, invariable.
43
Operadores
Los operadores son una serie de comandos utilizados para crear referencias y
frmulas:
Rango ( : ) Dos puntos. Podemos crear una referencia abarcando las

celdas intermedias a las dos especificadas. Por ejemplo: A1:A4.
Unin ( ; ) Punto y coma. Creamos una referencia a celdas especficas,

no a su intervalo ni a un rango. Por ejemplo: A1;B2;A3.
Interseccin (espacio) Hacemos as referencia a las celdas o rango

comn entre dos referencias. Por ejemplo: A1:A3 A2:C2. La celda en
comn en este caso sera A2.
44
Cuando introducimos una frmula o una referencia podemos escribir el nombre

de las celdas o bien hacer clic con el ratn sobre cada una de ellas tras haber
escrito el signo = y despus de cada operador.
Referencia a otras Hojas
Podemos realizar referencias a celdas y rangos de otras hojas del libro en el

que estamos trabajando, e incluso a hojas de otro libro. As, para indicar la
referencia a un rango de celdas de otra hoja debemos introducir el nombre de
la hoja seguido de un signo de admiracin y la referencia de la celda, por
ejemplo:
45
=Hoja2!$A$2:$D$5
Podemos igualmente crear esta referencia haciendo clic sobre la pestaa de la

hoja y las celdas requeridas. De esta manera, Excel incluir los operadores
necesarios para la referencia de forma automtica.
Referencia 3D
Con una referencia 3D podemos crear una referencia que incluya la misma
celda o rango de celdas dentro de un rango de hojas de un libro.
Es decir, Excel usar las hojas y las celdas incluidas en sus respectivos
rangos.
Por ejemplo, Hoja1:Hoja4!B2:E4 crea una referencia del rango de celdas B2:E4
desde la Hoja1 hasta la Hoja4, ambas inclusive.
En el siguiente ejemplo, obtendremos una suma del rango de celdas 82:E4

desde la Hoja2 hasta la Hoja4, ambas incluidas.
46
1. Hacer clic en La celda deseada
2. Introducir La formula con la referencia 3D
3. Pulsar La tecla Enter
47
4.4. Mover Datos
Con esta opcin podremos trasladar datos seleccionados de una parte a otra
de la hoja o incluso entre diferentes hojas de un libro.
1. Seleccionar La celda o rango a mover
2. Hacer clic En cortar
3. Seleccionar La posicin de destino
4. Hacer clic En pegar
48
49
4.5. Funciones ms Usuales
A continuacin mostramos una lista de algunas funciones que son usadas con
mucha frecuencia.
CONTAR(lista): Cuenta los nmeros de la lista, dando como resultado

un nmero.
MAX(lista): Da como resultado el valor mximo de la lista.
MIN(lista): Da como resultado el valor mnimo de la lista.
PROMEDIO(lista): Da como resultado la media aritmtica de la lista.
SUMA(lista): Da como resultado la suma de los valores de la lista.
NOTA: "lista" puede ser celda, rango o nombre de bloque.
50
4.6. Escribir Directamente una Funcin
Cuando conozcamos el formato de una funcin podemos escribirla

directamente en la celda donde deseemos mostrar el resultado. La funcin ha
de ir precedida por el smbolo @ o =
1. Seleccionar La celda donde deseamos ver el resultado
2. Teclear @NOMBRE DE LA FUNCIN (Lista)
3. Pulsar La tecla Enter
Por ejemplo: @SUMA(informtica)
@SUMA(A3...A5)
51
Tema 5.Ms Funciones
Objetivos:
Analizar y utilizar los diferentes tipos de funciones.
Describir cmo usar las funciones anidadas.
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5.1. Funciones Matemticas y Trigonomtricas
Dentro de las diferentes funciones matemticas y trigonomtricas disponibles,

veamos un ejemplo con las ms usuales.
Suma.
Es una de las funciones ms utilizadas en Excel. Suma el rango de celdas o

celdas indicadas en la frmula.
Para introducir dicha funcin:
1. Pulsar El botn Insertar funcin
2. Desplegar La lista de categora.
3. Escoger Matemticas y trigonomtricas.
4. Seleccionar Suma.
5. Hacer el clic sobre Aceptar.
6. Pulsar El botn marcador de rango, para indicar de

forma manual el rango de celdas a sumar.
7. Arrastrar sobre El rango de celdas deseado.
8. Pulsar El botn marcador de rango.
9. Hacer el clic en Aceptar.
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Autosuma
La suma es una funcin tan utilizada que Excel nos ofrece un atajo para
realizar dicha funcin. As, podremos sumar de manera automtica el rango de
celdas con datos numricos. El resultado lo obtenemos en la siguiente celda
que sigue al ltimo operando. Una vez seleccionadas las celdas
correspondientes:
1. Seleccionar El rango de celdas que se van a sumar.
2. Hacer clic sobre El botn Autosuma de la barra de

herramientas Estndar.
Redondear
Con esta funcin podemos redondear una cifra al nmero de decimales

especificado. Esta funcin contiene dos argumentos: "el nmero" y "el nmero
de decimales". El primer argumento puede ser una casilla o una operacin,
mientras que en el segundo especificamos cuantos decimales queremos
obtener.
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Como cualquier funcin, podemos introducirla de forma manual.
1. Pulsar en La celda deseada.
2. Escribir El nombre de la funcin: =REDONDEAR.
3. Introducir Los dos argumentos de la funcin entre

parntesis y separados por punto y coma.
4. Pulsar La tecla Enter.
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5.2. Funciones Estadsticas
Promedio
Esta funcin nos da como resultado el promedio de los argumentos aportados,

que pueden llegar a ser hasta treinta.
Una vez situados en la celda deseada, para introducir dicha funcin:
3. Escoger Estadsticas.
4. Seleccionar Promedio.
5. Hacer clic sobre Aceptar.

forma manual el rango de celdas deseado.
7. Arrastrar sobre El rango de celdas.
9. Hacer clic en Aceptar
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Contar
Con esta funcin podemos saber cuntas celdas contienen nmeros y fechas.
Sus argumentos sern hasta treinta.
Una vez situados en la celda deseada, para introducir dicha funcin:
1. Pulsar El botn insertar funcin
2. Desplegar La lista de categora
3. Escoger Estadstica
4. Seleccionar Contar
6. Pulsar El botn marcador de rango, para

indicar de forma manual el rango de celdas deseado
7. Arrastrar sobre El rango de celdas
8. Pulsar El botn marcador de rango
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Contara
Esta funcin nos devuelve el nmero de celdas que no se encuentren vacas

dentro del argumento dado. El nmero de argumentos admitidos es hasta
treinta.
Una vez situados en la celda deseada, vamos a insertar esta funcin desde la
barra de mens.
2. Desplegar La lista de categoras
3. Escoger Estadsticas
4. Seleccionar Contara

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Max
Podemos obtener, con esta funcin, el valor mximo dentro de un rango de

celdas o de un conjunto de valores. Siguiendo los mismos pasos que en los
casos anteriores, abrimos el cuadro de dilogo de Insertar funcin:
2. Desplegar La lista de categora
3. Escoger Estadstica
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4. Seleccionar Max

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Min
Al contrario que el caso anterior con MAX,

esta funcin nos devuelve el valor mnimo
del rango de celdas o conjunto de valores
especificados.
Para insertar la funcin seguiremos los

mismos pasos del ejemplo anterior.
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5.3. Funciones Lgicas
Si
Esta funcin es de las ms potentes de Excel y comprueba si cumple la

condicin dada en el argumento. Si sta se cumple, ejecutar el argumento
VERDADERO. En el caso contrario, da como resultado el argumento FALSO.
La sintaxis de la funcin sera la siguiente: =SI(Condicin;Verdadero;Falso).

Vemoslo en el siguiente ejemplo, donde queremos aplicar un descuento al
precio subtotal de un producto siempre que se cumpla la condicin de que el
pago sea al contado:
1. Introducir La funcin SI: SI(
2. Escribir El argumento Condicin: B5=Contado;
3. Introducir El argumento Verdadero: D3*10%;
4. Teclear El argumento Falso: 0)
5. Pulsar La tecla Enter, para comprobar el resultado
6. Modificar La casilla B5 para comprobar el resultado
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Y/O
La funcin Y devuelve Verdadero si los argumentos son correctos y Falso si

uno o ms de estos argumentos son errneos. As, podemos incluir hasta
treinta argumentos en la funcin. Veamos un ejemplo:
1. Teclear La funcin Y: =Y(. ..
2. Escribir El primer argumento: 2+2=4;
3. Introducir El segundo argumento 2+3=5).
La funcin O devuelve Verdadero si alguno de los argumentos es correcto, y

slo devolver Falso si todos los argumentos son errneos. Igualmente, esta
funcin nos permite hasta treinta argumentos.
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1. Teclear La funcin O: =0(...
2. Introducir El primer argumento: 2+2=5;
3. Escribir El segundo argumento 2+3=5;
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5.4. Funciones Fecha Hora
Fecha
Esta funcin nos devuelve un nmero que representa una fecha determinada.
Dependiendo del formato asignado a la celda el que se encuentra la funcin,

sta nos devolver el resultado en formato de fecha (si la celda tiene formato
General) o en formato numrico.
Esta funcin contiene tres argumentos que son: FECHA (ao; mes; da).
El argumento "ao" puede ser de uno a cuatro dgitos."Mes" representa el mes

del ao. Si el nmero es superior a 12, se agrega al ao especificado.
El ltimo argumento, "das", representa el da del mes. Si el nmero es superior

al nmero de das del mes especificado, se aadir al mes siguiente.
Por ejemplo:
1. Introducir El ao, el mes y el da en su celda correspondiente.
4. Escoger Fecha y hora.
5. Seleccionar Fecha.
6. Hacer clic sobre Aceptar.
7. Pulsar El botn marcador de rango correspondiente a

"Ao".
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8. Seleccionar La celda con el dato "ao".
10. Repetir Los pasos 7,8 y 9 para los argumentos "Mes" y

"Da".
11. Hacer clic en Aceptar.
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Si, como en el ejemplo, el resultado aparece con formato de fecha, podemos

cambiarlo a formato numrico:
1. Seleccionar Celdas
2. Desplegar Formato.
3. Hacer clic sobre General.
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5.5. Funciones Texto
Concatenar
Con esta funcin podemos concatenar, es decir, enlazar varios argumentos de

texto. Los argumentos admitidos por esta funcin son hasta treinta. Veamos un
ejemplo:
1. Escribir Texto, funciones o datos numricos en

diferentes celdas
2. Pulsar El botn de insertar funcin
3. Introducir Concatenar, ubicada dentro de la categora de

Texto
4. Escribir El texto del primer argumento
5. Pulsar El botn de marcador de rango del segundo

argumento
6. Seleccionar La celda deseada
7. Hacer clic sobre El botn de marcador de rango
8. Escribir El texto del tercer argumento
9. Pulsar El botn de marcador de rango del cuarto

argumento
10. Seleccionar La celda deseada
11. Pulsar El botn de marcador de tango
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5.6. Funciones Financieras
Pago
Con esta funcin podemos calcular los pagos peridicos que debemos realizar
sobre un prstamo, a un inters y tiempo determinado_ Los argumentos de
esta funcin son:
Tasa: donde indicaremos el tipo de inters al que est sujeto el

prstamo.
Nper: que indica el periodo (en aos) en que debemos abonar el

prstamo.
Va: es la cantidad del prstamo.
El resultado de la funcin corresponder al pago que se debe realizar

anualmente, por lo que debemos dividir por dos el argumento Tasa y multiplicar
por doce el argumento Nper si queremos obtener la cantidad a abonar
mensualmente. Calculemos el pago anual del siguiente prstamo:
2. Seleccionar Pago, ubicada dentro de la categora Financieras.
3. Pulsar El botn de marcador de rango del primer

argumento, Tasa (inters).
4. Marcar La celda con el inters.
5. Hacer clic sobre El botn marcador de rango.
6. Pulsar El botn de marcador de rango del segundo

argumento, Nper (periodo).
7. Marcar La celda con el periodo.
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8. Hacer clic sobre El botn marcador de rango.
9. Pulsar El botn de marcador de tango del tercer argumento,

Va (capital)
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10. Marcar La celda con la cantidad
11. Hacer clic sobre El botn marcador de rango
12. Seleccionar Aceptar
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Pero si queremos obtener la cantidad a abonar mensualmente debemos

realizar la frmula anterior pero con las siguientes diferencias:
1. Dividir El inters (Tasa) por los 12 meses del ao.
2. Multiplicar El periodo (Nper) por los 12 meses del ao.
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Como podemos ver, el resultado por defecto nos aparece en rojo con signo
negativo. Este formato se puede cambiar, si queremos, de la siguiente manera.
1. Seleccionar La celda del resultado.
2. Desplegar Formato.
3. Escoger La categora deseada (General).
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5.7. Funciones Anidadas
Las funciones pueden, en su mayora, ser anidadas, es decir, una funcin

puede contener a otra dentro de sus argumentos.
La funcin SI es de las ms usadas en combinacin con otras funciones.
Vemoslo con un ejemplo.
En la siguiente frmula, si se cumplen las dos condiciones de la funcin Y,

obtendremos un mensaje ("Demasiado caro"); en caso contrario, veremos otro
mensaje ("Precio razonable").
1. Introducir La funcin SI: =SI(...
2. Escribir La condicin (la funcin anidada): Y{B6<-250;B5<-

3000);
3. Insertar El primer argumento (Verdadero) de la funcin SI:

"Demasiado caro";
4. Introducir El segundo argumento (Falso): 'Precio razonable").
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Otro caso que podemos ver de funciones anidadas es el siguiente:
Tomando como ejemplo la ltima funcin que hemos estudiado, la funcin

financiera PAGO, en ella hemos visto que el resultado que devolva era un
valor negativo.
Para que esto no ocurra, le podemos aplicar la funcin matemtica del valor
absoluto (ABS) que lo que hace es, como su nombre indica, devolvernos el
valor absoluto de un nmero, es decir un nmero sin signo.
1. Seleccionar La celda del resultado.
2. Escribir La funcin ABS =ABS(...
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3. Insertar El argumento que ser la funcin PAGO PAGO(B1

;B2;B3))).
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Tema 6. Rangos
Objetivos:
Definir cmo proteger una hoja de clculo con una contrasea.
Describir cmo borrar los datos de un conjunto de celdas.
Crear, usar y eliminar rangos para agrupar celdas que se encuentren

relacionadas.
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6.1. Proteccin de la Hoja de Clculo
Protegeremos una hoja para evitar que otros usuarios puedan modificar el
contenido de la misma. La proteccin se puede adoptar en tres niveles
(contenido, objetos y escenarios) y adems puede incorporar una contrasea
opcional.
1. Hacer clic Revisar
2. Seleccionar Proteger hoja
3. Seleccionar Los niveles de proteccin deseados
4. Escribir Una contrasea (Opcional)
6. Escribir La misma contrasea para confirmar
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6.2. Borrar / Suprimir Datos
Esta opcin elimina los datos, rtulos, grficos e imgenes de una celda o
rango de celdas. Al borrar un rango vaciamos ms de una celda al mismo
tiempo, ahorrando tiempo.
1. Marcar La celda o rango a borrar
2. Hacer clic Botn derecho. (Men contextual)
3. Seleccionar Borrar contenido
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6.3. Usar Nombres de Rango
Un bloque es una celda o un rango de celdas al que podemos hacer referencia

mediante un nombre. Por ejemplo, podemos seleccionar un rango de 12 celdas
correlativas con los nombres de los 12 meses, y llamar a ese bloque AO.
1. Seleccionar Rango de datos o celdas
2. Hacer clic En Frmulas
3. Desplegar Asignar nombre de rango
4. Hacer clic sobre Definir nombre...
5. Teclear El nombre deseado
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6.4. Administrador de Nombres
Esta herramienta permite comprobar la lista de bloques creados para una hoja
determinada.
1. Hacer clic En Formulas
2. Seleccionar Administrador de Nombres
3. Seleccionar Editar
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6.5. Eliminar Nombres
Usaremos esta opcin para borrar permanentemente un bloque de la lista.
1. Hacer clic en Frmulas
2. Pulsar sobre Administrador de nombres
3. Seleccionar Nombre de Rango
4. Hacer clic sobre Eliminar
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6.6. Insertar Suprimir Columnas
Insertar Columnas
Esta opcin es til cuando tenemos la necesidad de intercalar una nueva

columna en la hoja de datos.
La nueva columna se insertar a la izquierda de la celda o rango seleccionado.
Una vez insertada podemos escoger el formato que adquirir la columna, es

decir, de la columna de la derecha o de la izquierda, o bien, sin formato alguno.
1. Seleccionar La celda donde queremos insertar la columna.
2. Desplegar El men Insertar.
3. Seleccionar Insertar columnas de hoja.
4. Pulsar El icono de Opciones de insercin.
5. Escoger La opcin deseada.
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Eliminar columnas
Usaremos esta opcin para borrar de forma permanente una o varias columnas
de la hoja de clculo. Para ello debemos tener previamente seleccionada la
celda o rango de la/s columna/s que queramos suprimir.
1. Seleccionar La cabecera de la columna que va a ser borrada.
2. Desplegar Eliminar.
3. Seleccionar Eliminar columnas de hoja.
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6.7. Insertar Suprimir Filas
Insertar filas
Esta opcin aade una fila justo encima de la celda o rango que tengamos
seleccionado. Una vez insertada podemos escoger el formato que adquirir la
fila, es decir, de la fila de arriba o de abajo, o bien, sin formato alguno.
1. Seleccionar La celda donde deseemos insertar la fila.
2. Desplegar El men Insertar.
3. Seleccionar Filas.
4. Pulsar El icono de Opciones de insercin.
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Eliminar filas
Usaremos este procedimiento para borrar permanentemente una o varias filas

de la hoja de clculo. Igual que cuando borramos una columna, debemos
seleccionar la celda o rango de la/s fila/s que vamos a suprimir.
1. Seleccionar La fila a borrar.
2. Desplegar Eliminar.
3. Seleccionar Eliminar fila de hoja.
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6.8. Deshacer y Rehacer
Excel puede "recordar" todas las acciones y operaciones que vamos realizando
sobre la hoja de clculo.
Con la opcin Deshacer podemos volver atrs sobre nuestros pasos y

desactivar una a una, y en orden inverso, todas las opciones seleccionadas en
la hoja.
La opcin Rehacer causa el efecto contrario y permite seleccionar de nuevo

todo lo que habamos realizado desde ese momento en adelante.
Estos comandos los tenemos disponibles en la barra de herramientas de

acceso rpido:
Deshacer
1. Desplegar Deshacer
2. Seleccionar Paso a deshacer
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Rehacer
1. Desplegar Rehacer
2. Seleccionar Paso a rehacer
100
Tema 7. Nmeros
Objetivos:
Analizar las categoras numricas que podemos aplicar a los datos de

una celda o a un rango de la hoja.
Identificar el modo de crear un tipo numrico propio que se adapte a

nuestras necesidades.
Definir cmo configurar los tipos numricos de fecha y hora.
101
7.1. Formato de Nmeros
Cuando el dato de la/s celda/s es un nmero, podemos cambiar su formato ya

que ste puede representar una cantidad, una moneda, un porcentaje, etc.
1. Seleccionar La celda o rango a modificar
2. Desplegar Formato
3. Pulsar Ms formatos de nmeros...
4. Hacer el clic sobre La solapa Nmero, si no est seleccionada
5. Seleccionar entre...
Resultado
Nmero Activar Usar separador de miles 1.000
Nmero Seleccionar Posiciones decimales = 2 1.000,00
Seleccionar en Smbolo
Moneda 6,01
Seleccionar Nmero del decimales = 2
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103
7.2. Personalizar un Formato Numrico
Es posible que el tipo de nmero que deseamos utilizar no se encuentre en la

lista de categoras, por lo que tendremos que crear un tipo propio que se
adapte a nuestras necesidades.
3. Seleccionar Ms formatos de nmeros...
4. Seleccionar La solapa Nmero, si no est

seleccionada
5. Seleccionar Personalizada
6. Seleccionar Un tipo adecuado a nuestra necesidad
7. Realizar Las modificaciones deseadas

(opcional)
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Dentro de la categora Personalizada disponemos de gran cantidad de tipos

que adems se pueden modificar.
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7.3. Definir el Formato de Fecha
Con esta opcin especificamos como queremos representar una fecha.

Podemos modificar el orden de los das, meses y aos, adems del separador
que aparecer entre ellos.
1. Marcar El grupo de celdas a modificar.
4. Seleccionar La solapa Nmero, si no est seleccionada
5. Seleccionar Fecha
6. Seleccionar De la lista, el formato deseado
106
El formato de fecha va a determinar el orden en que aparecen los das, meses

y aos, adems del smbolo que los separa.
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7.4. Definir el Formato de Hora
De esta forma configuramos el tipo de hora que aparecer en las celdas

seleccionadas, as como el separador entre horas, minutos y segundos.
1. Marcar El grupo de celdas a modificar
4. Seleccionar La solapa Nmero, si no est seleccionada
5. Seleccionar Hora
6. Seleccionar De la lista, el formato deseado Hacer clic sobre Aceptar
108
Igual que el formato de fecha, Excel nos permite definir el formato del tipo de
dato Hora.
109
7.5. Alineaciones de Texto y Nmeros
La alineacin se usa para colocar en lnea el texto con respecto a los lmites
izquierdo, derecho, superior e inferior de la celda. Los tipos de alineacin
aplicables son:
Horizontal: General, Izquierda, Central, Derecha, Rellenar, Justificar,

Centrar a la Seleccin y Distribuido.
Vertical: Superior, Centrar, Inferior, Justificar y Distribuido.
4. Seleccionar La solapa Alineacin
5. Seleccionar La alineacin deseada
6. Hacer el clic sobre Aceptar
110
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Tema 8. Formato de Celda
Objetivos:
Aplicar diferentes formatos de texto (tipo de fuente, estilo, color y

tamao) a los datos de la hoja.
Mejorar el aspecto de la hoja aplicando bordes y sombreados.
Modificar la altura de las filas y las columnas de la hoja.
Identificar cmo ocultar y mostrar las lneas de divisin de la hoja.
112
8.1. Fuentes
Con esta opcin indicaremos el tipo de letra, el tamao, el estilo (normal.

cursiva, negrita), el subrayado y el color para la celda o rango de celdas
seleccionado.
4. Seleccionar La solapa Fuente
5. Seleccionar El tipo de letra deseado
6. Escoger El estilo de letra (Normal, Cursiva, Negrita...)
7. Elegir El tamao de letra deseado
8. Activar/Desactivar Tachado, Superndice y Subndice
9. Desplegar La lista de Color y seleccionar un valor de la

lista
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8.2. Bordes
En Excel podemos distinguir entre los bordes y las lneas de divisin:
Las lneas de divisin demarcan los lmites de las celdas y no se pueden

eliminar (aunque s desactivar).
Los bordes son lneas superpuestas a las de divisin que pueden

configurarse en grosor, color y estilo.
3. Hacer clic sobre Ms formatos de nmeros...
4. Pulsar La solapa Bordes
5. Seleccionar El estilo deseado para los segmentos

seleccionados a continuacin
6. Escoger El borde deseado
7. Pulsar El color deseado para ese segmento
115
116
8.3. Sombreado, Relleno, Color de Fondo, Tramas

y Estilo de Trama
El relleno es el color de fondo de las celdas y la trama es el diseo (motivo) que

se encuentra justo encima. Puede ser punteado, rayado, etc. Usaremos esta
herramienta para seleccionar el relleno y la trama de la celda o rango
seleccionado.
4. Seleccionar La solapa Relleno
5. Seleccionar El color deseado
6. Hacer clic en Efectos de Relleno
7. Seleccionar Colores Relleno y Efectos de Sombreado
8. Pulsar Aceptar
9. Hacer clic en Ms Colores
10. Seleccionar Color
11. Hacer clic en Solapa Personalizado
12. Seleccionar Color
13. Pulsar Aceptar
14. Desplegar La lista de Trama
15. Seleccionar un valor de la lista
16. Seleccionar El color deseado
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118
119
120
8.4. Altura de Filas
Al modificar el alto de una celda cambiar, consecuentemente, la altura de

toda la fila.
Podemos cambiar este valor cuando el tamao del dato o rtulo exceda en
altura al tamao de la celda.
1. Seleccionar La fila o rango de filas a modificar
2. Desplegar Formato Celda
3. Pulsar Alto de Fila...
4. Teclear El alto deseado
121
8.5. Altura de Fila Automtica
Al usar esta opcin vamos a permitir a Excel que modifique automticamente el

tamao de cada fila seleccionada para que sta se adapte a los caracteres de
mayor tamao.
1. Seleccionar La fila o rango de filas a modificar
2. Desplegar Formato de Celda
3. Seleccionar Autoajustar Alto de Fila
122
8.6. Anchura Automtica de Columna
Esta herramienta es anloga a la anterior, pero en este caso es la columna la

que aumenta o disminuye en tamao para adaptarse al dato o rtulo de mayor
longitud.
Para ello, debemos seleccionar la columna completa, pulsando sobre la letra

que la identifique.
1. Seleccionar La columna que deseamos cambiar el ancho
2. Desplegar Formato de Celda
3. Seleccionar Autoajustar Ancho de Columna
123
8.7. Mostrar / Ocultar Lneas de Divisin
Como hemos visto en este tema, las lneas de divisin son las marcas que
delimitan una celda.
Con este procedimiento conseguimos que no aparezcan en pantalla ni en la

impresin en papel.
1. Desplegar El Botn Office
2. Seleccionar Opciones de Excel
3. Seleccionar Avanzadas
4. Desplazar La barra de desplazamiento vertical, hasta

"Mostrar Opciones para esta hoja
5. Activar/Desactivar Mostrar Lneas de divisin
124
125
126
127
Tema 9. Vista Preliminar e Impresin
Objetivos:
Activar la vista preliminar de la hoja antes de imprimirla.
Configurar las caractersticas de impresin de la hoja de datos.
Descubrir cmo imprimir una hoja de clculo en papel.
128
9.1. Vista Preliminar
Utilizaremos esta opcin para tener una vista general de la hoja antes de
imprimirla. De esta forma, si existe algn error de distribucin, tendremos la
oportunidad de corregirlo antes de malgastar papel, tinta y tiempo.
1. Seleccionar La solapa de la hoja o grfico a imprimir
2. Desplegar El Botn de Office
4. Seleccionar Vista preliminar
129
130
9.2. Configurar Pgina
Una vez nos encontramos en vista preliminar y antes de imprimir, podemos

configurar el tamao de la pgina, los mrgenes de la hoja y el encabezado y
pie de pgina.
1. Pulsar Configurar Pgina
2. Hacer clic sobre La solapa Pgina
3. Establecer La orientacin y escala
4. Pulsar La solapa Mrgenes
5. Seleccionar Los mrgenes
6. Hacer clic sobre La solapa Encabezado y pie de pgina
7. Escoger Un elemento para el encabezado y pie

de pgina
8. Pulsar La solapa Hoja
9. Seleccionar Las opciones deseadas
10. Pulsar Aceptar
131
132
9.3. Impresin
Con esta opcin podremos realizar una o varias copias en papel de todas o de
alguna de las hojas de clculo.
1. Desplegar El Botn de Office
3. Pulsar Imprimir
4. Seleccionar La impresora
5. Establecer El nmero de copias
6. Escoger entre Todas o Pginas (indicar Desde y Hasta)
7. Seleccionar entre Imprimir Seleccin, Hojas activas y Todo el

libro
133
134
135
Tema 10. Tablas y sus Componentes
Objetivos:
Reconocer qu es una base de datos.
Distinguir las diferencias entre Tabla, Registro y Campo, adems de

cmo se estructura.
Diferenciar lo tipos de datos y su aplicabilidad.
Valorar la importancia del campo clave.
136
10.1. Qu es una Base de Datos
Una base de datos es un compendio de informacin sobre un tema concreto,

como los clientes de una empresa, una coleccin de libros o msica, catlogo
de productos, etc. As, podemos tener en un nico archivo toda la informacin
necesaria y relativa a un tema, como en nuestra coleccin de msica. Adems,
si un elemento de la base de datos vara, por ejemplo modificamos el nombre
de un artista, slo tenemos que modificarlo una sola vez y Access se encargar
de hacer el resto de modificaciones donde aparezca ese dato.
Dentro de una base de datos organizaremos la informacin en tablas. Ms

adelante veremos cmo se pueden crear relaciones dentro de una base de
datos entre los datos contenidos en sta, con el objetivo de organizar y obtener
informacin de una forma ms precisa y eficaz.
137
10.2. Tipos de Bases de Datos
Una base de datos se puede clasificar dependiendo del tipo y nmero de tablas
que sta contenga. Nos referiremos a una estructura plana cuando todos los
datos se encuentren en una nica tabla. Por otro lado, hablaremos de
estructura relacional cuando la informacin se encuentra repartida en varias
tablas entre las que existe una relacin.
Por ejemplo, podremos tener una estructura plana para generar una agenda y
una estructura relacional para contener los datos de nuestros clientes y la lista
de pedidos que har cada uno de ellos.
138
10.3. Tablas
Una tabla es una estructura informtica que sirve para contener informacin
fsica (datos). Cada tabla est compuesta por filas (llamadas registros) y
columnas (llamadas campos).
Para hacer un smil, una tabla podra ser un fichero lleno de fichas con
nombres, nmeros de telfono, direcciones...
139
10.4. Registros
Cada registro contiene todos los datos pertenecientes a un sujeto en particular.

Por tanto, existir un registro para cada elemento de la tabla.
Si seguimos con nuestro ejemplo, un registro sera cada una de las fichas que
contiene el fichero.
140
10.5. Campos
Cada registro se divide en campos. Cada campo contiene un aspecto, tipo o

categora de informacin del sujeto anteriormente mencionado.
En nuestro ejemplo, un campo sera cada uno de los datos que podemos
encontrar en la ficha, como puede ser el nombre, la direccin o la localidad.
Foto
CAMPO NOMBRE
Nombre: Antonio Jos Carmona Menndez
Direccin: C/ La Rosa, 16
Telfono: 952 22 22 22
Localidad Mlaga
141
10.6. Tipos de Campos y su Aplicacin
En Access podemos encontrar varios tipos de campos que podrn contener los
datos como mejor nos convenga. A continuacin, exponemos todos los tipos y
su aplicacin principal.
Tipo Puede contener Tamao y Formato
Cualquier carcter del

teclado. (En este campo los El tamao por omisin es 50
Texto
nmeros no pueden usarse y el mximo 255.
en operaciones aritmticas).
Cualquier carcter del

Memo teclado. Se utiliza para Hasta 65.536 caracteres
grandes bloques de texto.
Nmeros enteros y
Nmero fraccionarios que utilizaremos 1, 2, 4 u 8 bytes.
en operaciones aritmticas.
Fecha/Hora Fechas y Horas. 19/12/99 15:03:25 8 bytes
Nmeros enteros y
Moneda fraccionarios de hasta 4 1,2345
decimales.
Valor numrico que se

Autonumrico introduce automticamente al Automtico
aadir un registro.
Slo dos valores que pueden S/No, Verdadero/Falso,

Si/No
ser S o NO. Activado/Desactivado
Objetos OLE, grficos y otros

Objeto OLE 64.000 caracteres
datos binarios.
Direccin de pgina Web o

Hipervnculo 4 bytes
ruta de directorio.
142
Crea un campo que permite

Asistente para bsquedas
elegir un valor de otra tabla.
El campo por omisin es de tipo "Texto", ya que en l se puede almacenar

cualquier carcter. Si lo que queremos es almacenar bastante texto, debemos
elegir el campo tipo Memo. Por otro lado, cuando vayamos a introducir datos
de tipo numrico elegiremos entre Nmero" o Texto", dependiendo si
deseamos realizar operaciones matemticas con ellos o no, respectivamente.
El campo "Autonumrico" lo podemos utilizar, por ejemplo, para numerar los

registros automticamente segn los vamos introduciendo en la tabla.
Cuando el campo slo pueda contener una afirmacin o una negacin (por
ejemplo, un campo que pregunte tiene Vd. hijos?) usaremos el tipo "S/No".
Por ltimo, tenemos los campos "Fecha/hora" que sirven para introducir fechas
y horas en diferentes formatos; el campo "Moneda" que utiliza un mximo de
15 decimales y aade el tipo de moneda que nosotros especifiquemos, y el
campo "ObjetoOLE" que nos puede servir para insertar cualquier objeto OLE
compatible en Windows, como puede ser una hoja de clculo, una carta, un
grfico, etc.
143
10.7. Campo Clave
Siempre que pensemos crear una estructura relacional debemos tener al

menos un campo en cada tabla cuyo valor sea nico. Por ejemplo, en nuestro
caso de la agenda deberamos incorporar un campo "DNI" (sabemos que dos
personas no pueden tener el mismo nmero de DNI). En el caso en que no sea
posible encontrar un campo sin repeticiones, nos podemos valer de un campo
"autonumrico" aadido a la tabla, o bien crear dicho campo como suma de
dos campos existentes.
Precisamente este campo se llama "campo clave" o "clave principal" de la

tabla, que en el ltimo de los casos arriba explicados recibe el nombre de
"clave compuesta" por ser la suma de dos o ms campos.
144
Tema 11. Introduccin al Manejo de las Bases de

Datos
Objetivos:
Saber cmo plantear la base de datos que vamos a usar.
Clasificar la informacin y las diferentes tablas, con los tipos de datos

correctos.
Saber seleccionar la clave principal.
Elegir el tipo de relacin que va a haber entre las distintas tablas y

seleccionar el ms conveniente.
145
11.1. Estudio Previo de la Informacin a Introducir
Antes de crear una base de datos debemos pensar bien el diseo de la misma,
pues, una vez creada y con datos introducidos, es ms difcil modificarla.
INFORMACIN DE DATOS DE PEDIDOS
Nombre del cliente
Direccin del cliente
Nmero de pedido
Fecha de pedido
Total importe pedido
INFORMACIN DEL PEDIDO
Referencia del artculo
Descripcin del artculo
Precio sin IVA
Lo primero que debemos hacer es determinar la finalidad de la base de datos y

reunir todos los tipos de informacin que va a contener. En segundo lugar,
debemos distribuir toda la informacin por asuntos, de forma que cada asunto
corresponda a una tabla y que la informacin no se encuentre duplicada ni
dentro de una tabla ni en tablas diferentes.
146
11.2. Eleccin de Campos, Denominacin y

Tamao
Una vez tengamos pensado el nmero de tablas y la relacin que existir entre
ellas, pasaremos a disear el tipo de campo que contendr cada unidad de
informacin.
El nombre del campo debe recordarnos su contenido. Por ejemplo, el campo

que contendr el nombre y los apellidos de un cliente puede denominarse
Nombre completo, aunque siempre es recomendable fraccionar la informacin
y sera ms lgico crear dos campos: uno llamado Nombre y otro Apellidos.
Campo Tipo Tamao
Nombre Texto 20
Direccin Texto 35
Edad Numrico Entero
Cdigo postal Texto 5
Fecha Pedido Fecha
Observaciones Memo
Para elegir el tipo de campo debemos remitirnos a la pregunta "Tipos de campo

y su aplicacin" del captulo anterior y seguir los criterios all explicados.
El tamao del campo especifica la cantidad de informacin que puede albergar

el campo, aunque Access, dependiendo del tipo de campo, imponga sus lmites
de capacidad.
147
11.3. Ahorro de Memoria en el Diseo
Adems de las reglas explicadas en las dos preguntas anteriores debemos

pensar en la velocidad de proceso del ordenador, de forma que, cuanto ms
grande sea el volumen de informacin a procesar, menor ser la velocidad de
proceso.
Por ello, debemos disear la base de datos de forma que no manejemos

informacin irrelevante o innecesaria. Adems, ajustaremos el tamao de los
campos a las necesidades reales (por ejemplo, es excesivo asignar al campo
"cdigo postal" una longitud de 15 dgitos, pues sabemos que nunca pasar de
5).
148
11.4. Campos ndice
Los campos ndice los utiliza Access para ordenar y buscar datos en la tabla de
una forma rpida. Si una tabla tiene un campo clave, ste siempre ser un
campo ndice.
Adems, el usuario podr marcar como ndice aquellos campos que desee,
siempre y cuando no sean del tipo "Objeto OLE", "Memo" e "Hipervnculo"
149
11.5. Eleccin de Campo Clave e ndices
Para que Access pueda conectar la informacin almacenada en tablas

independientes, cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un
conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro individual
de la tabla.
150
11.6. Determinacin de las Relaciones entre Tablas
Las relaciones entre tablas deben crearse de forma que uno o varios campos
de una de ellas enlacen con el campo clave de otra. Por ejemplo, el pedido
0023 de la tabla principal de clientes debe enlazar con el campo clave "nmero
de pedido" de la tabla de pedidos.
Las relaciones posibles entre tablas pueden ser:
Uno a Uno
El valor de la clave principal de cada registro de la tabla principal se

corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de un registro y
con slo uno de la tabla relacionada.
Un ejemplo de este tipo de relacin puede ser el campo "DNI" de la tabla

principal y el campo "Direccin de trabajo" de la tabla relacionada.
Uno a Varios
El valor de la clave principal de cada registro de la tabla principal se

corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios
registros de la tabla relacionada. Un ejemplo de este tipo de relacin puede ser
151
el campo "DNI" de la tabla principal y el campo "nombre de los hijos" de la tabla

relacionada.
Varios a Varios
Un registro de cualquiera de las tablas puede relacionarse con varios registros

de la otra tabla. Para establecer una relacin de varios a varios es preciso crear
una tercera tabla (cruce) e incluir en ella los campos de las claves principales
de las otras dos tablas.
Un ejemplo de este tipo de relacin puede ser el campo "nombre" de la tabla

principal y el campo "comida preferida" de la tabla relacionada.
152
11.7. Integridad Referencial
Las reglas de integridad referencial sirven para asegurarse de que los datos se
mantendrn correctamente relacionados y que no se eliminen datos
accidentalmente. Las dos reglas bsicas que mantienen la integridad
referencial son las siguientes:
No puede haber registros en una tabla secundaria que no estn

enlazados en la tabla primaria.
No se puede borrar un registro de la tabla primaria, si tiene registros

relacionados en la tabla secundaria.
En Access podremos activar la integridad referencial para asegurarnos

que estas .dos reglas se cumplan.
153
Tema 12. Access. Primeros Pasos
Objetivos:
Iniciar sesin con Access 2007.
Reconocer el entorno.
Diferenciacin de reas.
Finalizar sesin con Access 2007.
154
12.1. Comenzar una Sesin de Access 2007
Access 2007 es una aplicacin informtica especializada en la edicin o

procesamiento de bases de datos. La opcin de comenzar una sesin nos
permitir trabajar con Access 2007 en una base de datos nueva.
1. Desplegar el men Inicio
2. Pulsar Todos los Programas
3. Seleccionar Microsoft Office 2007
4. Hacer clic sobre Microsoft Office Access 2007
155
12.2. La Barra de Titulo
Es la lnea superior que podemos apreciar al iniciar Access 2007 y nos

sirve para identificar en qu aplicacin y archivo nos encontramos.
En ella aparece el nombre de la aplicacin y del archivo o base de datos activa.
En el extremo de la derecha se encuentran tres botones que permiten realizar
las opciones del men de control de una forma ms rpida: minimizar

(convertir Access 2007 en un botn de la barra de tareas de Windows),
restaurar (devolver su tamao anterior) o maximizar (ocupar todo el rea
del escritorio de Windows), y cerrar la ventana de Access .
156
12.3. Sistema de Mens Ribbon, Banda de

Opciones
Es la barra que se encuentra bajo la barra de ttulo y contiene los mens

para el manejo de la aplicacin y la elaboracin de base de datos.
Access 2007 incluye una nueva caracterstica con respecto a los mens y es el
llamado sistema de visualizacin de men Ribbon. Este sistema agrupa todas
las opciones en pestaas. Al seleccionar una opcin de men, veremos las
operaciones relacionadas que podamos realizar en Access 2007. Si alguna de
las opciones no estuviera disponible esta aparecer atenuada
157
12.4. Barra de Acceso Rpido
En la barra de acceso rpido de Access 2007 se encuentran las operaciones

ms habituales de Access. Podemos personalizarla y aadir los botones que
utilicemos con ms frecuencia, haciendo clic en la flecha de men desplegable,
se nos mostraran los comandos ms frecuentes.
158
12.5. Botn de Office
En este botn que encontraremos en la parte superior izquierda se encuentran

las opciones que en versiones anteriores de Access se encontraban en el
men Archivo, tales como Abrir, Guardar, Imprimir, etc.
Existen dos tipos de elementos que podemos encontrar en este men:
Los comandos inmediatos, cuando hacemos clic sobre ellos se ejecutan de

forma inmediata, por ejemplo Abrir.
Los comandos con opcin en mens desplegables, son fciles de identificar ya

que muestran un triangulo o punta de flecha a la derecha del comando, al
posicionarnos sobre l, se desplegaran las opciones que podemos realizar.
159
12.6. Barra de Estado
Estas barra contiene informacin sobre el estado de la aplicacin, siendo

distinta la informacin que nos muestra segn la donde estemos en Access, se
encuentra en la parte inferior de la pantalla.
160
12.7. Finalizar una Sesin de Access 2007
Elegiremos esta opcin para dejar de trabajar con Microsoft Access:
1. Hacer clic el Botn de Office
2. Seleccionar Salir de Access
161
Tema 13. Crear una Base de Datos
Objetivos:
Saber crear una base de datos.
Elaborar la estructura necesaria para la base de datos.
Seleccionar las caractersticas necesarias para cada campo.
Indicar cul ser la clave principal.
Volver a la ventana principal de la base de datos.
162
13.1. Crear una Base de Datos
Una base de datos es realmente un archivo en la unidad de disco que va a

contener todas las tablas, informes, consultas y formularios.
Cuando iniciamos Access, aparecer el panel de tareas desde el cual podemos

crear una nueva base de datos.
1. Hacer clic sobre Crear un archivo nuevo
2. Hacer clic sobre Base de datos en blanco
3. Desplegar la lista de Guardar en:
4. Seleccionar un elemento de la lista
5. Teclear el nombre del archivo de base de datos

deseado
6. Pulsar Aceptar
7. Pulsar Crear
163
164
13.2. Crear y Guardar una Tabla en la Base de

Datos
Esta opcin nos permite agregar una tabla a nuestra base de datos. Slo
podremos utilizar este comando una vez hayamos creado y abierto un archivo
de base de datos. Una vez finalizado el diseo de la tabla, podremos guardarla.
Si no le creamos una clave, Access nos preguntar si queremos crearla.
1. Seleccionar el bot Tablas
2. Hacer doble clic sobre Crear una tabla en vista Diseo
3. Teclear el nombre de los campos deseados
4. Desplegar la lista Tipo de datos
5. Seleccionar un valor de la lista para cada campo creado
6. Teclear una descripcin para cada campo creado

(opcional)
7. Hacer clic sobre el icono Guardar
8. Teclear el nombre de la tabla
10. Hacer clic sobre S, para que Access aada un campo clave
por nosotros
No, para indicar nosotros una clave ms

tarde.
165
166
13.3. Opciones de Campo
Combinando las propiedades conseguiremos Que la forma de trabajo sea

mucho ms cmoda y la presentacin de la informacin sea ms clara.
Una vez hayamos seleccionado el tipo de datos para un campo cualquiera

podremos especificar ciertas propiedades que afectarn a la forma en que los
datos se almacenarn.
A continuacin exponemos las propiedades ms comunes (todas ellas no son

aplicables a cualquier tipo de datos; por ejemplo, la propiedad "Lugares
decimales" no tiene sentido para el tipo texto).
Propiedad Significado
Para datos de tipo "Texto" indicaremos la

longitud mxima.
Para datos de tipo nmero podremos elegir

entre:
Byte: valores comprendidos entre 0 y

Tamao del campo: 255
Entero: valores entre -32.768 y
32.767
Entero largo: valores entre-
2.147.483.648 y 2.147.483.647
Simple: valores entre -3,4 x 1038 y
3,4 x 1038
Doble: valores entre -1,797 x 10308 y
1,797 x 10308 con 15 decimales
Especifica la presentacin de los datos,

Formato: pudiendo ser stos fecha, moneda, nmero,
porcentaje, cientfico y fijo.
Especifica el nmero de decimales (precisin)

Lugares decimales: con la que los nmeros se van a almacenar.
167
Permite controlar cada uno de los caracteres

que pueden introducirse en el campo, as
Mscara de entrada: como los separadores para fechas, horas y
texto en general (por ejemplo, para un
nmero de telfono).
El texto que se introduzca en esta propiedad

ser el texto descriptivo que aparecer como
Ttulo: encabezado en la tabla, o delante del valor
del campo al disear formularios e informes.
El valor (nmero, fecha, texto, etc.) ser el

Valor predeterminado: que aparezca inicialmente en el campo al
aadir un nuevo registro.
Permite establecer las condiciones que debe

satisfacer el valor que se introduzca en el
Regla de validacin: campo. Dichas condiciones han de
especificarse mediante una expresin de
Access.
Ser el mensaje de error que aparezca en un

cuadro de dilogo en el centro de la pantalla,
Texto de validacin: cuando se introduzca un valor que no cumpla
la regla de validacin.
Esta propiedad hace que la introduccin de

Requerido datos en el campo sea obligatoria.
Esta propiedad permite crear un ndice simple

Indexado: basado en el campo.
168
13.4. Clave Principal de la Tabla
El campo clave de una tabla debe contener datos exclusivos (que no se

repitan, como por ejemplo, un nmero de matrcula) y sirve para organizar
rpidamente los datos de la tabla.
1. Seleccionar el campo que queramos designar como clave
2. Hacer clic sobre el icono del men Diseo de la Banda

de Opciones
169
13.5. Cerrar la Ventana de Estructura de Tabla
Una vez hayamos tecleado todos los campos necesarios cerraremos la

ventana de diseo o estructura de tabla. Si hemos realizado algn cambio
desde la ltima vez que guardamos, Access nos lo advertir con un mensaje.
1. Desplegar el Botn de Office
2. Seleccionar Cerrar
3. Hacer clic sobre S, si no habamos guardado
170
Tema 14. Edicin de Datos
Objetivos:
Saber recuperar un trabajo iniciado anteriormente.
Abrir una tabla e introducir los datos en los campos.
Moverse por los distintos campos.
Personalizar la anchura de los campos en la vista de datos.
Conocer algunas caractersticas de los tipos de datos.
Salvar la informacin introducida.
171
14.1. Abrir una Base de Datos
Esta opcin es necesaria para comenzar a trabajar con una base de datos que
tenemos almacenada en disco. Si tenemos el panel de tarea abierto, tenemos
disponibles en la parte superior los ltimos archivos abiertos. Si el archivo
deseado no est en dicha lista:
1. Pulsar Ms...
2. Desplegar la lista Buscar en:
3. Seleccionar un elemento de la lista
4. Marcar el archivo que queremos abrir
5. Hacer clic sobre Abrir
172
Si no tenemos el panel de tareas disponible, podemos llegar al cuadro de

dilogo Abrir siguiendo esto pasos:
2. Pulsar Abrir...
173
14.2. Editar la Hoja de Datos de una Tabla
Usaremos esta opcin para comenzar a introducir datos dentro de la

tabla.
Una vez abierta la base de datos...
1. Hacer Clic Botn Derecho Sobre la Tabla
2. Seleccionar Abrir
174
14.3. Introducir Datos
Recuerda que los datos a introducir deben ser del mismo tipo del que se
haya especificado en la creacin de la tabla.
De esta forma rellenaremos los campos de la tabla con datos.
1. Seleccionar el campo del registro deseado
2. Teclear el dato deseado
175
14.4. Ir al Siguiente Campo
Con esta opcin podemos pasar al siguiente campo para evitar el uso del ratn
y as introducir datos de una manera ms rpida. Al usar este procedimiento en
el ltimo campo de un registro, pasaremos al primer campo del registro
siguiente.
1. Pulsar la tecla Enter (tambin se puede usar el tabulador)
176
14.5. Modificar el Ancho de una Columna
La modificacin del ancho de la columna permite trabajar ms

cmodamente y ver la informacin completa.
De esta manera podemos dimensionar los campos cuando los datos que
introducimos son ms grandes y no se visualizan completamente.
1. Situar el puntero del ratn sobre la lnea de separacin

vertical entre dos campos
2. Arrastrar con el ratn hasta conseguir la dimensin

deseada
177
14.6. Peculiaridades segn el Tipo de Campo
Dependiendo del tipo de campo donde estemos situados para introducir el dato
deberemos proceder de una forma u otra:
Los campos autonumricos no se escribirn. El ordenador lo har por

nosotros.
Los campos tipo "Texto" y "Memo" admiten cualquier carcter del

teclado o smbolo.
Los datos para campos numricos ("Nmero" y "Moneda") deben

introducirse sin separadores de miles (punto) y con separador decimal
(coma) cuando sea necesario.
Los datos para campos tipo "Fecha/hora" debern seguir los siguientes
formatos:
o Fecha: Da/Mes/Ao
o Hora: Hora: Minutos: Segundos
Los datos para campos tipo "S/No" se activarn/desactivarn pulsando

la barra de espacio del teclado o bien haciendo clic con el ratn.
Los datos de tipo "Hipervnculo" deben contener una direccin vlida de

Internet o bien una ruta de directorio existente.
178
14.7. Grabar/Guardar Registros
Con esta opcin almacenaremos en disco la tabla con los registros que se
encuentren en su interior.
2. Seleccionar Guardar
Tambin es posible guardar de nuevo una tabla haciendo clic sobre el icono
de la barra de ttulo.
179
Tema 15. Filtros y Seleccin de Registros
Objetivos:
Aplicar filtros para ver la informacin concreta que busquemos.
Describir cmo desplazarse por los registros.
Poder seleccionar ms de un registro a la vez.
180
15.1. Visualizacin de Todos los Registros. Aplicar

Filtro
El filtrado de la informacin permite visualizar la informacin que

necesitemos en cada momento.
Utilizaremos esta opcin para poder mostrar en pantalla todos los registros de
la tabla, o bien aplicar un filtro que seleccione y muestre slo aquellos registros
que cumplan una condicin determinada. Para ello podemos usar tres tipos
diferentes de filtro:
Filtro por Seleccin
Este filtro realiza una seleccin de aquellos registros cuyo valor del campo es
igual al valor del campo del registro seleccionado.
1. Hacer clic con el botn derecho sobre el campo sobre el que

realizaremos el filtro
2. Seleccionar Igual a "Gmez Alarcn",

contenido del campo
181
Filtro Excluyendo la Seleccin
distinto al valor del campo del registro seleccionado.

2. Seleccionar No es igual a Gmez

Alarcn, contenido del campo
182
Filtro por Cadena de Texto.
igual a la cadena de texto que escribimos en el men contextual

2. Seleccionar Filtros de Texto
3. Hacer Clic en Contiene
4. Teclear el valor del filtro, Ana"
183
Quitar filtro u Ordenar
Esta opcin desactiva cualquier filtro u ordenacin previamente activada.
1. Hacer clic con el botn derecho sobre la celda de la tabla que se

ha aplicado el filtro
2. Seleccionar Quitar filtro de Nombre
184
Se puede quitar el filtro desde cualquier campo pulsando sobre el botn

filtrado.
185
15.2. Movimientos por la Tabla
Existen botones, justo encima de la barra de estado de Access, que nos

permite movernos a travs de los registros de la tabla.
Seleccionar Para ir al primer registro de la tabla
Seleccionar Para ir al registro anterior de la tabla
Seleccionar Para ir al registro siguiente de la tabla
Seleccionar Para ir al ltimo registro de la tabla
186
15.3. Seleccin de Registros
Podemos seleccionar uno o varios registros simultneos para copiarlos,

moverlos o borrarlos.
Seleccionar un Registro
1. Hacer clic en el selector de registros (a la izquierda del primer

campo)
Seleccionar Varios Registros
1. Hacer clic en el primer registro
2. Arrastrar hasta el ltimo registro
187
Seleccionar Todos los Registros
1. Desplegar Buscar
2. Desplegar Seleccionar
3. Hacer clic en Seleccionar Todos
188
Tema 16. Presentacin de Datos en Pantalla
Objetivos:
Localizar un campo por su valor.
Poder reemplazar datos mediante una bsqueda.
Identificar el modo cambiar la apariencia de las filas.
Organizar las columnas
Utilizar las distintas vistas segn el trabajo a realizar.
189
16.1. Bsqueda por Valor del Campo
Con la bsqueda podemos localizar cierta informacin de una forma

eficaz.
Podemos realizar varios tipos de bsqueda para localizar un dato en concreto,

es decir, un campo determinado de un registro. La siguiente relacin muestra
las opciones que podemos seleccionar o activar y cmo afectarn a la
bsqueda:
Al seleccionar o activar... Conseguimos...
Que la bsqueda se realice slo en el campo

Buscar en: slo el campo activo" seleccionado o en el que nos situamos
previamente
Buscar en: "nombre de tabla": Tabla Que la bsqueda se realice en toda la tabla
Que busque la cadena desde ese registro hasta el

Buscar: Arriba
primero de la tabla.
Que busque la cadena desde ese registro hasta el

Buscar: Abajo
ltimo de la tabla
Que busque la cadena en todos los registros de la

Buscar: Todos
tabla
Que la bsqueda sea efectiva si la cadena forma

Coincidir: Cualquier parte del campo
parte de cualquier campo
Que la bsqueda sea efectiva slo si la cadena

Coincidir: Hacer coincidir todo el campo
coincide completamente con el campo
Que la bsqueda sea efectiva si la cadena coincide

Coincidir: Comienzo del campo
con el comienzo del campo.
Que la bsqueda se realice comparando

Maysculas y minsculas exactamente los caracteres en maysculas y
minsculas.
190
Que la bsqueda se realice tambin en campos

Buscar los campos con formato
formato aplicado (negrita, subrayado...).
Tras seleccionar el campo o campos donde buscar:
1. Desplegar Buscar
2. Seleccionar Buscar
3. Teclear la cadena a buscar
4. Seleccionar las opciones de bsqueda
5. Hacer clic en Buscar siguiente
6. Pulsar Cancelar, una vez localizado
191
16.2. Reemplazar Datos
Esta es la opcin ms rpida para sustituir datos en una tabla. Las opciones de
reemplazar son exactamente iguales a las del comando Buscar. Solamente
debemos distinguir entre los botones "Reemplazar" y "Reemplazar todo" pues,
mientras uno reemplaza nicamente el ltimo dato encontrado, el segundo
reemplazar todos los existentes sin pedirnos confirmacin.
Tras seleccionar el campo o campos donde buscar:
1. Desplegar Buscar
2. Seleccionar Reemplazar
3. Teclear el texto a buscar
4. Teclear el texto para reemplazar
5. Pulsar Buscar siguiente
6. Hacer clic sobre Reemplazar (para reemplazar la primera

ocurrencia)
7. Pulsar Reemplazar todos (para reemplazar todas las

ocurrencias)
8. Pulsar S, si hemos seleccionado Reemplazar todos
9. Hacer clic sobre Cancelar, una vez reemplazado el campo

deseado
192
193
16.3. Modificar la Altura de las Filas
Modificando la altura podemos ver todo el contenido del campo en varias

lneas.
Con esta opcin podremos aumentar el tamao vertical de cada registro de

forma que los datos que tengan una longitud excesiva puedan visualizarse en
dos o ms filas y los caracteres muy altos quepan dentro del espacio asignado.
1. Desplegar Registros
2. Desplegar Ms
3. Hacer clic Alto de fila ...
4. Teclear el nuevo valor
194
195
16.4. Mover Columnas
Aunque los campos se encuentren definidos en un orden determinado dentro

del diseo de tabla, es posible modificar el orden en que stos aparecen en la
vista de datos.
1. Seleccionar la columna que deseamos mover en el selector de

campo
2. Arrastrar hasta la nueva posicin
196
16.5. Ocultar Visualizar Columnas
Con estas opciones podemos mostrar u ocultar las columnas Que

necesitamos reduciendo el volumen de datos visualizados.
Con este comando podremos seleccionar aquellas columnas que deseemos

para dejar en pantalla slo aquellos campos que realmente necesitemos. Esta
opcin no borra ningn dato, solamente los oculta.
Ocultar Columnas
1. Seleccionar la/s columna/s que deseemos ocultar
3. Desplegar Ms
4. Seleccionar Ocultar columnas
197
Visualizar Columnas
1. Seleccionar la/s columna/as que deseemos ocultar
3. Desplegar Ms
4. Seleccionar Mostrar columnas
5. Seleccionar Columnas a mostrar
6. Hacer clic en Cerrar
198
199
16.6. Vistas
Siempre que trabajemos con cualquier objeto de Access 2007, ya sea una
tabla, una consulta, un formulario o un informe, podremos seleccionar varios
tipos de vistas diferentes (no disponibles todas ellas desde cada objeto), por
ejemplo:
Vista de diseo: en esta vista podremos realizar modificaciones en el

objeto.
Vista de datos: en esta vista podremos visualizar los datos del objeto.
200
Tema 17. Imprimir
Objetivos:
Definir cmo podemos enviar a imprimir un documento.
Reconocer la forma de configurar los parmetros de salida por

impresora.
Visualizar el resultado previo a la impresin.
201
17.1. Configuracin de Impresin
Usaremos esta opcin para configurar los mrgenes de impresin en el papel y

decidir si queremos mostrar los encabezamientos de los campos en el borde
superior de cada pgina.
1. Desplegar Botn de Office
3. Seleccionar Impresora
4. Hacer clic sobre Configurar...
5. Modificar los mrgenes deseados
6. Activar/Desactivar Encabezados de impresin, segn se

desee
202
203
17.2. Presentacin Preliminar
Esta opcin es muy til para visualizar la distribucin de los datos en la hoja
antes de mandar el trabajo a la impresora.
3. Seleccionar Vista Preliminar
204
17.3. Impresin
Con la impresin podemos presentar el resultado de nuestro trabajo en

papel.
Con esta opcin podremos realizar una o varias copias en papel de todos o de
algunos registros de una tabla (en este ltimo caso deberemos seleccionar los
registros a imprimir previamente).
4. Desplegar la lista de Nombre (en Impresora)
5. Seleccionar una impresora de la lista
6. Especificar el nmero de copias
7. Elegir entre Todo, Pginas o Registros

seleccionados
8. Pulsar Aceptar
205
206
17.4. Salida a Impresora
Con Access tenemos la posibilidad de imprimir los datos seleccionados desde

la ventana de vista preliminar.
1. Hacer clic sobre Impresora (para imprimir el documento)
2. clic sobre Cerrar
207
Glosario
Anidar
Posibilidad de introducir un elemento dentro de otro, por ejemplo, una tabla
dentro de otra.
Archivo
Unidad bsica de almacenamiento de informacin (textos, bases de datos,
hojas de clculo, etc.). Cada aplicacin informtica est asociada a un tipo de
archivo, los especficos de Word son los documentos, que grficamente estn
indicados por un icono con forma de hoja de notas con una "w" azul en la parte
superior izquierda.
rea Del Documento

En la zona blanca con el cursor parpadeante se muestra el documento
tecleado. Corresponde en la prctica a la hoja en blanco que se utiliza en la
mquina de escribir.
rea De Datos
Espacio cuadriculado donde se teclean los nmeros y los textos que se van a
procesar.
Arrastrar
Mover un objeto por la pantalla manteniendo pulsado el botn del ratn. Basta
con pulsarlo V, sin soltar, mover el ratn hasta la posicin deseada.
Autocorreccin
Es una opcin que indica, durante la escritura del documento, las palabras que
Word considera incorrectas. Si se hace clic sobre la palabra sealada como
sospechosa, es posible sustituirla por la sugerida por el programa.
Ayuda Sensible Al Contexto

Pulsando este botn se obtiene un puntero con forma de signo de
interrogacin. Desplazndolo sobre los distintos elementos de la pantalla se
pueden obtener breves explicaciones. Si con l se selecciona un texto del
208
documento se obtiene informacin sobre las caractersticas de formato del

carcter o del prrafo.
Barra De Desplazamiento Horizontal
Sirve para desplazar el documento en sentido horizontal, cuando el texto

supera la anchura de la pantalla.
Barra De Desplazamiento Vertical

Sirve para desplazar el documento en sentido vertical, cuando el texto supera
la longitud de la pantalla.
Barra De Estado
Proporciona algunas informaciones sobre el documento. En el primer recuadro:
Pg. indica el nmero de la pgina del documento mostrada en la pantalla, Sec
indica la seccin mostrada, 1/1 seala el nmero de pgina actual (a la
izquierda de la barra) y el nmero total de las pginas del documento (a la
derecha de la barra).
En el segundo recuadro: A indica la distancia en centmetros entre la posicin
actual del cursor y el margen superior de la pgina.
Ln. indica la lnea en la que se encuentra en ese momento el cursor a partir
del inicio de la pgina, Col indica la posicin del cursor con respecto al margen
izquierdo.
Los cinco ltimos recuadros del final de la barra son indicadores de algunas
modalidades de funcionamiento de Word. Cuando estn en gris, las funciones
estn desactivadas.
Barras De Herramientas
Son la segunda y la tercera barra de la ventana de Word . Contienen una serie
de botones que permiten activar con mayor velocidad algunas opciones
seleccionables en la barra de mens.
La primera es la barra de herramientas estndar y la segunda es la barra de
herramientas de formato# . Estas barras pueden sustituirse o situarse una al
lado de la otra, seleccionndolas entre las opciones del men Ver.
Barra De Herramientas De Formato

Los botones presentes en esta barra permiten acceder rpidamente a los
209
comandos de formato de la hoja de trabajo sin recurrir a los mens.
Barra De Herramientas Estndar
Es la segunda barra de la ventana de Word . Contiene una serie de botones

que permiten el acceso rpido a algunos comandos del programa, evitando el
uso de los mens. Toma su nombre del hecho de que los botones activan
funciones fundamentales ms o menos presentes en todos los programas que
forman parte del paquete Microsoft Office.
Barra De Mens
Contiene los nombres de las principales funciones de Word. Al hacer clic sobre
uno de ellos se abre un men desplegable que da acceso a diversas opciones.
El icono que se encuentra al comienzo de la barra activa el men de control del
documento, que permite desplazar, redimensionar y cerrar la ventana del
documento activo. los tres botones situados a la derecha de la barra sirven,
respectivamente, para reducir a icono el documento, ampliar o reducir su
ventana y cerrarlo.
Barra Del Ttulo

El icono que se encuentra al comienzo de la barra, representado por una W,
activa el men de control de Word, con el que es posible reducir a icono,
redimensionar la ventana del programa y cerrar la aplicacin. A continuacin,
va el nombre de la aplicacin y el nombre del archivo abierto. los tres botones
situados a la derecha de la barra sirven para: reducir la ventana de la
aplicacin a icono (el primero), ampliarla o reducirla (el segundo) y cerrarla (el
tercero).
Base De Datos
Este tipo de programas sirven para el almacenamiento de datos en el
ordenador, para que stos sean accesibles de forma sencilla y prctica. Por
ejemplo, se puede tener una base de datos con los nombres de las ciudades y
el cdigo postal de las mismas.
Buscar
Access 2007 pone a su disposicin un complejo sistema de bsqueda que le
permitir encontrar cadenas de texto que estn en los distintos campos de su
base de datos.
210
Carpeta
rea de almacenamiento con nombre de un equipo que puede contener
archivos, accesos directos u otras carpetas
Casilla De Control
Se encuentra al inicio de la barra de mens y se representa con el icono del

documento: una hoja con el smbolo de Word. Ofrece acceso al men de
control que permite gestionar la ventana del documento, reducirla a icono o
cerrarla.
Celda
Lugar de la hoja de clculo donde introduciremos datos, frmulas, imgenes o
grficos.
Cerrar
Sirve para cerrar la presentacin preliminar de la impresin y devolver el
documento a la visualizacin anterior.
Configuracin
Conjunto de parmetros con los que se define toda la estructura de un
ordenador, tanto desde el punto de vista fsico como de software. La
configuracin incluye el procesador, la memoria, las unidades de
almacenamiento, el sistema operativo, etc.
Control
Nombre de los tres botones, dispuestos en la parte superior derecha de la
ventana de Word, que controlan su gestin. El primero sirve para reducir a
icono la ventana; el segundo, para redimensionarla; y el tercero, para cerrarla.
Control De La Ortografa
Funcin que permite controlar si las palabras del documento se han escrito
correctamente y corregirlas si estn equivocadas. Se activa con un botn de la
barra de herramientas estndar o seleccionndolo entre las opciones del men
Herramientas.
211
Comando
Instruccin que ejecuta de manera inmediata el ordenador una vez se hace clic
sobre un botn o un elemento de men.
Cortar
Es una operacin por la cual un objeto se borra y pasa a copiarse a una zona
de la memoria llamada Portapapeles. Desde sta, el objeto se puede pegar en
cualquier sitio que queramos y todas las veces que nos parezca. Sirve para
borrar o para mover objetos de un lado a otro. Con la operacin de copiar
haremos lo mismo, pero sin borrar el objeto original.
Cuadro De Dilogo
Recuadro que aparece tras haber seleccionado una opcin o una subopcin de
los mens, en el que es posible elegir entre varias opciones.
Cursor
Signo de referencia que aparece en la pantalla del ordenador para indicar
dnde aparecer tecleado.
Detalles
Lista los archivos con un cierto nmero de datos.
Diseo De Pgina
Tipo de visualizacin que permite ver la paginacin del documento. Se puede
activar seleccionando la opcin correspondiente en el men Ver o haciendo clic
sobre el segundo botn situado abajo a la izquierda en la ventana del
documento.
Directorio
Son "cajones" en los que se pueden guardar archivos y otros directorios. En
Windows se les llama carpetas y se representan por iconos que pueden
contener otros iconos de ficheros, u otras carpetas. Para abrir un directorio haz
doble clic sobre su icono. Al mover o copiar una carpeta se movern o copiarn
los ficheros y carpetas que contiene.
212
Documento
Archivo especfico de la aplicacin Word XP.
Fichero
Sinnimo de archivo y documento. Se pueden usar indistintamente.
Filtro
Es una orden dada a Excel para que extraiga de una lista de datos una serie de
valores que cumplan unos requisitos o condiciones especificados.
Frmula
Accin que permite obtener resultados sobre un conjunto de datos, ya sean
numricos o de texto.
Fuente
Tipo de caracteres.
Funcin
Accin que nos permite generar operaciones complejas a partir de los datos de
las celdas. Son funciones especiales que ya estn escritas, y el uso de estas
simplifica y acorta las frmulas en las hojas de clculo.
Hacer Clic
Si presionamos una tecla del ratn, sta hace clic. Si no se especifica lo
contrario siempre se refiere a hacer clic con el botn izquierdo del ratn. Para
algunas acciones es necesario el doble clic.
Hipervnculo
Tambin se conoce como enlace. Son referencias a pginas que se encuentran
en la red Internet. Se trata de una lnea de texto o una imagen que se
encuentran dentro de ciertos documentos y que hace referencia a otros
documentos.
Estos establecen conexiones con pginas en Internet. Cuando se hace clic
sobre un enlace, el navegador, o el programa correspondiente, abrir
213
automticamente la pagina de informacin a la que hace referencia.
Hoja De Clculo
Es una aplicacin que permite la introduccin de datos y la obtencin de unos
resultados a partir de su anlisis, teniendo la posibilidad de incluir frmulas
complejas y de realizar grficas con los datos. Su objetivo principal es la
creacin de presupuestos, calcular facturas, impuestos, inventarios,
estadsticas, etc.
Imprimir
Enva el documento a la impresora sin pasar por las opciones de impresin.
Interlineado
Regula el espacio existente entre las lneas del documento. Es de tres tipos:
sencillo, doble y de 1,5 lneas y se puede seleccionar desde la opcin Prrafo
del men Formato.
Libro
Es el nombre que recibe un documento de Excel, y se llama as ya que
contiene varias hojas (de clculo y de grficas).
Lista
Visualiza simplemente una lista de los archivos.
Lista De Vietas
Listas que incluyen una marca al comienzo de cada opcin. Se generan
pulsando el botn Vietas de la barra de herramientas de formato o mediante la
opcin correspondiente en el men Formato.
Lista Numerada
Listas que al principio de cada opcin poseen un nmero creciente. Se generan
pulsando el botn Nmeros de la barra de herramientas de formato o mediante
la opcin correspondiente en el men Formato.
214
Macro
Es una secuencia de operaciones que se usan con frecuencia o combinaciones
de teclas que se pueden grabar e invocar para ayudar a acelerar la interaccin
del usuario con la aplicacin.
Matriz
Es una serie de elementos formando filas (bi-dimensional) o filas y columnas
(tridimensional)
Marcar
Cuando se quiere copiar, mover, borrar o arrastrar un archivo o un texto debe
marcarlo primero.
Men De Inicio
Recibe su nombre del botn Inicio. Aparece nada ms hacer clic sobre l. A
travs del escritorio puedes acceder a las funciones ms importantes de
Windows y a los programas instalados en tu ordenador.
Men Ver
Permite seleccionar varios tipos de visualizacin del documento, elegir de entre
distintas barras de herramientas las ms idneas para el trabajo que se est
desarrollando, y mostrar u ocultar la regla.
Nombre De Archivo
Los archivos tienen un nombre que hace referencia a su contenido.
Normalmente se suelen utilizar nombre que resulten fciles de recordar.
Panel De Tareas
Nueva ventana o panel situado a la derecha de la ventana en la que Access
nos ofrece ayuda y accesos directos a las funciones y tareas ms usuales.
Pantalla Completa
Activa o desactiva la visin de pantalla completa del documento, eliminando la
barra de mens, las barras de desplazamiento y la lnea de estado.
215
PC
Ordenador personal compatible (Personal Computer) que puede intercambiar
programas y datos con otros ordenadores del mismo tipo.
Presentacin Preliminar
Funcin que permite visualizar el aspecto definitivo del documento antes de
imprimirlo.
Programa
Aplicacin informtica que permite el tratamiento de un tipo determinado de
informacin mediante la comunicacin basada en una secuencia de
instrucciones u rdenes que conoce el ordenador y el usuario. Algunos de los
programas ms conocidos son: el procesador de textos, Word; la hoja de
clculo, Excel; la base de datos, Access...
Propiedades
Visualiza todas las posibles informaciones sobre el documento seleccionado.
Puntero Del Ratn

Elemento que permite saber en qu lugar de la pantalla se encuentra el ratn.
Asume formas distintas segn las acciones que se estn realizando. Si el
puntero se encuentra en la ventana del documento, y no se est realizando
ninguna accin en particular, tiene la misma forma que el cursor, mientras que
si se encuentra en la ventana del programa, toma la forma de una pequea
punta de flecha.
Rango
Grupo o conjunto de celdas que gozan de unas caractersticas especiales con
respecto al resto o que estn agrupadas con algn fin.
Reduccin A Icono
Accin que cierra la ventana del programa y la transforma en un botn de la
barra de tareas, que contiene el icono que lo representa. Se efecta mediante
la pulsacin del botn de control de la pequea barra o mediante la opcin
correspondiente del men de control.
216
Regla
En la ventana de Word se encuentra bajo las barras de herramientas. Actuando
sobre ella es posible modificar el formato del texto, los sangrados de los
prrafos y las tabulaciones.
Sangra
Opcin que permite adentrar el texto del documento con respecto a los
mrgenes. La gestin de las sangras se efecta mediante los botones
Aumentar la sangra o Reducir la sangra de la barra de las herramientas de
formato, o mediante las opciones del cuadro de dilogo Prrafo, presente bajo
el men Formato.
Sistema (Operativo)
Soporte o plataforma informtica en la que se encuentran instalados los
programas.
Sobreescritura
Modo que permite sustituir un texto nuevo con el del documento, teclendolo
directamente encima.
Solver
Es una herramienta de Excel que nos permite solucionar problemas
modificando valores e incluyendo condiciones.
Tabla Dinmica
Es una tabla creada a partir de una lista o base de datos, y nos permite
modificar su aspecto de forma que podemos obtener resmenes, clculos y
diversas operaciones.
Tabulaciones
Indicaciones que permiten disponer el texto en columnas dentro de los
mrgenes. Las tabulaciones se pueden incluir directamente desde la regla o
mediante la opcin Tabulaciones del men Formato.
217
Tabulador
Tecla usada para desplazar el texto en intervalos fijos y para mover el foco
(botn o elemento resaltado) sobre las diferentes opciones de un cuadro de
dilogo.
Tabulador Decimal
Tabulacin que se utiliza para alinear nmeros en su parte entera, quedando
las unidades bajo las unidades, las decenas bajo las decenas y as
sucesivamente.
Unidad
Estructura de almacenamiento de informacin en forma de archivos. Adems
de las unidades A: y C: podemos encontrar el CD ROM y las unidades de
almacenamiento externo (ZIP,..JAZ, etc... ).
Variable
Una localizacin de almacenamiento primario que puede adoptar diferentes
valores numricos o alfanumricos
Ventana
rea rectangular que contiene un documento o un programa.
Ventana Activa
Windows presenta los programas y los ficheros en ventanas. Normalmente las

ventanas estn encabezadas por una barra de ttulo que contiene el nombre
del programa o del documento abierto. Windows permite tener varias ventanas
abiertas a la vez. En la mayora de los casos la ventana activa es la que su
barra de ttulo es de color azul, mientras que las dems barras permanecen en
otro color.
Ventana Del Libro

Es la ventana que contiene el documento que Excel est elaborando. Esta
ventana puede gestionarse independientemente de la del programa utilizando
sus botones de control, que se encuentran a la derecha de la barra de mens.
218
Ventana Del Documento
Es la ventana que contiene el documento que Word est elaborando. Esta

ventana puede gestionarse independientemente de la del programa utilizando
sus botones de control, que se encuentran a la derecha de la barra de mens.
Ver Regla
Activa o desactiva la regla en la presentacin preliminar de impresin.
Vietas
Grficos que se utilizan para resaltar o enumerar un prrafo de texto,
normalmente una clasificacin.
Web (Pgina)
Es un documento que se ubica en Internet. Las webs (o pginas web)
contienen enlaces con otras pginas, lo que permite la navegacin por la red.
219
Bibliografa
Ttulo: Gua de Campo Office 2007. Vnculos de Informacin.
Editorial: Rama
Autor: Prez, R.
Ao: 2009
Ttulo: Office 2007
Editorial: Anaya Multimedia
Autor: AA.VV.
Ao: 2007
Ttulo: Office 2007, Curso de Ofimtica
Editorial: Inforbook
Autor: Blanco, J.
Ao: 2007
Ttulo: Office 2007 Fcil y Rpido
Editorial: Inforbook
Autor: Travera, S.
Ao: 2007
220
Ttulo: Office 2007. Los Trucos de los Expertos
Autor: Mcfedries, P.
Ao: 2008
Ttulo: Cuadernos Office 2007
Autor: Pierce, J.
Ao: 2007
221

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HERRAMIETAS DE

Tema 1. Excel. Primeros Pasos ............................................................................................. 10

1.1. Comenzar una Sesin de Excel 2007 ................................................................... 11

1.2. La Barra de Titulo ..................................................................................................... 13

1.3. Sistema de Mens Ribbon, Banda de Opciones ................................................. 14

1.4. Barra de Herramientas de Acceso Rpido ........................................................... 16

1.5. Botn de Office ......................................................................................................... 17

1.6. La Barra de Estado .................................................................................................. 18

1.7. rea de Datos y Barras de Desplazamiento ........................................................ 19

1.8. Mens Contextuales ................................................................................................ 20

1.9. Finalizar una Sesin de Excel 2007 ...................................................................... 21

Tema 2.Operaciones Bsicas ................................................................................................ 22

2.1. Nuevo Libro de Trabajo ........................................................................................... 23

2.2. Introduccin y Edicin de Datos ............................................................................. 24

2.3. Guardar un Libro....................................................................................................... 26

2.4. Imprimir una Hoja ..................................................................................................... 28

2.5. Cerrar Un Libro ......................................................................................................... 30

Tema 3.Tipos de Datos ........................................................................................................... 31

3.1. Constantes y Variables ............................................................................................ 32

3.2. Frmulas Simples ..................................................................................................... 33

3.3. Crear un Rango ........................................................................................................ 35

3.4. Reclculo Automtico y Manual ............................................................................. 36

Tema 4.Funciones y Referencias .......................................................................................... 37

4.1. Funciones: Concepto y Uso .................................................................................... 38

4.2. Copiar Celdas y Rangos.......................................................................................... 40

4.3. Referencias ............................................................................................................... 42

4.4. Mover Datos .............................................................................................................. 48

4.5. Funciones ms Usuales .......................................................................................... 50

4.6. Escribir Directamente una Funcin........................................................................ 51

Tema 5.Ms Funciones ........................................................................................................... 52

5.1. Funciones Matemticas y Trigonomtricas .......................................................... 53

5.2. Funciones Estadsticas ............................................................................................ 57

5.3. Funciones Lgicas.................................................................................................... 65

5.4. Funciones Fecha Hora ............................................................................................ 69

5.5. Funciones Texto ....................................................................................................... 73

5.6. Funciones Financieras............................................................................................. 76

5.7. Funciones Anidadas................................................................................................. 82

Tema 6. Rangos ....................................................................................................................... 85

6.1. Proteccin de la Hoja de Clculo ........................................................................... 86

6.2. Borrar / Suprimir Datos ............................................................................................ 88

6.3. Usar Nombres de Rango......................................................................................... 89

6.4. Administrador de Nombres ..................................................................................... 90

6.5. Eliminar Nombres ..................................................................................................... 92

6.6. Insertar Suprimir Columnas .................................................................................... 94

6.7. Insertar Suprimir Filas .............................................................................................. 97

6.8. Deshacer y Rehacer ................................................................................................ 99

Tema 7. Nmeros ................................................................................................................... 101

Objetivos: ............................................................................................................................. 101

7.1. Formato de Nmeros ............................................................................................. 102

7.2. Personalizar un Formato Numrico ..................................................................... 104

7.3. Definir el Formato de Fecha ................................................................................. 106

7.4. Definir el Formato de Hora .................................................................................... 108

7.5. Alineaciones de Texto y Nmeros ....................................................................... 110

Tema 8. Formato de Celda ................................................................................................... 112

Objetivos: ............................................................................................................................. 112

8.1. Fuentes .................................................................................................................... 113

8.2. Bordes ...................................................................................................................... 115

8.4. Altura de Filas ......................................................................................................... 121

8.5. Altura de Fila Automtica ...................................................................................... 122

8.6. Anchura Automtica de Columna ........................................................................ 123

8.7. Mostrar / Ocultar Lneas de Divisin ................................................................... 124

Tema 9. Vista Preliminar e Impresin ................................................................................. 128

Objetivos: ............................................................................................................................. 128

9.1. Vista Preliminar ....................................................................................................... 129