NTP 576: Integracin de sis tem as de gestin: prevenci n de ries gos laborales , calidad y m edio ambiente.

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In icio Docum entaci n Bases d e dato s Notas T cn icas de Preven cin NTP -e

NTP 57 6: Integracin de s istemas de ge stin: prevencin de riesgos laborale s,

calidad y m edio ambiente
Intgration des sy stmes de gestion: Prvention des ris ques au trav ail, Qualit et Env ironem ent.
Management sy stems integration: Oc cupational Haz ards Prev ention, Quality and Env ironm ent.

Anlisis de la vigencia

Vigen cia Actualiz ada p or N TP Ob servaciones

Vlid a

AN LISIS

Criterios legales Criterios tcn ico s

Derogados: Vigentes: S Desfasados: Operativos: S

Redacto res:

Manuel Bestratn Bellov

Ingeniero Indus trial

M Am paro C arboneras Chec a

Lic enciada en Cienc ias Ec onmicas

CENT RO NACIONAL D E C ONDICIONES D E T RABAJO

Es ta Nota T cnica de Prev enci n pretende orientar en el diseo y desarrollo de s istemas integrados de gesti n, en cam pos en los
que exis ten profundas interrelaciones , m s all de los m nim os establec idos reglamentariam ente y con el fin de optimiz ar recurs os
y res ultados.

Prevencin, calidad y excelencia. Conceptos b sicos

Las empresas se encuentran en un entorno cam biante en todos los mbitos , tanto a niv el tec nolgic o, c omo de sistemas de
ges ti n. Ello conllev a que deban hac er un es fuerz o importante para adaptarse lo m as rpidam ente posible a las nuevas
situac iones para seguir s iendo c ompetitivas y eficientes en los m erc ados en los que s e desenvuelv en, s ujetos inev itablemente al
proc eso de globaliz ac in, con sus v entajas pero tambi n c on s us dificultades. stos y otros fac tores determinan que se estn
produc iendo modific aciones s ustanciales en la c ultura empres arial. As , han aparec ido los nuevos enfoques de ges tin sobre los
que s e c entran los interes es em pres ariales, tales com o la m ejora continua de productos , proces os y en general de todos los
sistemas , el lideraz go de direc tivos y mandos , la ges ti n por valores para el desarrollo de pol ticas que den respues ta a todos los
grupos de inter s: clientes , trabajadores , prov eedores y la propia s ociedad, la ges tin del conocim iento o mejor dic ho del capital
intelectual, verdadero v alor de las organizac iones en donde la informac in, el conoc imiento y la ex perienc ia s on com partidos y
es tn al s ervic io de los interes es empresariales , etc.

Ex isten ac tualmente v arios modelos de ges ti n que las em presas estn adoptando como referenc ias para que s us organizaciones
se encaminen hacia lo que s e denomina la Exc elenc ia. Por un lado las normas ISO 9000 de C alidad s on punto ineludible de
referencia, c omo tam bin lo son las normas ISO 14000 de Medio Ambiente, des arrolladas a s emejanza de las primeras. El nuev o
marco reglamentario sobre prevenc in de riesgos laborales, ins pirado en principios bsicos de c alidad, c omo la m ejora c ontinua y
la integracin de la acc i n prev entiva en las polticas empresariales , es obv iamente no s lo una exigenc ia, s ino tambin una
nec esidad para dar respuesta a los requerimientos que la pers ona tiene en su mbito laboral, garantiz ndole unas condic iones de
trabajo dignas, y potenc iando s u desarrollo profesional y hum ano a trav s del propio trabajo.

Afrontar c on xito las obligaciones legales que c omporta la Ley de Prev enci n de Ries gos Laborales (LPR L) y sus reglam entos
deriv ados no implic a desarrollar nec esariamente un modelo o sis tema de actuaci n normaliz ado.

En dicha reglamentac in se establecen una s erie de direc tric es , teniendo el em pres ario la libertad de implantar el sis tema

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prev entiv o que res ponda lo m ejor posible a s us pec uliaridades e intereses . Ello representa un m arco prev entiv o dotado de
bas tante flex ibilidad, lo que es una indudable ventaja a la hora de enc ontrar m odos de actuar adecuados al tama o de la empresa,
a su actividad, a los tipos de ries gos existentes y tambin a la cultura em pres arial ex istente. Pero tambi n puede s er una dificultad
a la hora de encontrar la c oherenc ia necesaria c on otros s istem as normaliz ados de manera m s rgida, com o la s erie de norm as
ISO 9000.

Dado que los or genes y motivac iones de los s istemas de ges ti n citados s on diferentes, en bas e fundam entalmente a las
diferentes normas y reglam entaciones que los generan, se produc e de entrada una ev idente dificultad de armonizac in, c uando
por otra parte, es sabido que los puntos de coincidenc ia s on notorios, en espec ial las bas es metodol gic as con las que tales
sistemas se rigen.

El c oncepto actual de C alidad global o total y tam bin el conc epto de Ex celencia, que v a m s all del anterior, son integradores y
por ello as umen la c alidad de productos y proces os, la calidad en el dis eo y en el proyec to, la calidad m edio am biental, la c alidad
de gestin, ...y por supuesto la calidad de vida laboral, com o partes esenc iales de un todo. As , se puede afirmar que los
planteamientos es enciales de la calidad y de la prevenci n son en gran m edida coinc identes.

En esta N ota Tcnica de Prev enc i n se mues tran v as de integraci n, es pecialmente en materia de proc edimientos doc um entales ,
a fin de lograr la necesaria racionalizac in, s implificaci n y sinergia de sis temas .

Identidades y diferencias esenciales entre sistemas de Calidad y Prevenci n de Riesgos Laborales

A c ontinuac in s e apuntan aquellos principios esenciales que perm iten entender las profundas c oincidencias entre ambos
sistemas , demos tr ndonos la experiencia que una actuacin dec idida en la mejora de las c ondic iones de trabajo, con la
participac in e im plicac in de los trabajadores allanar el cam ino hac ia la c alidad, creando el clim a de confianz a m utua que ofrec e
toda inversi n en lo humano y ev idenciando ante los trabajadores que la calidad y la productividad no se pretenden a su c os ta s i
no contando con ellos.

z Tanto la prev encin c omo la c alidad, em piezan por la direcc in. Slo s i la direcc in es ta comprom etida, y es te com prom iso
se m uestra adems de con palabras , con hec hos y c on el ejemplo, se lograra el xito.

z Prev encin y c alidad, son un proy ecto perm anente. Las metas no pueden ser est ticas , los s istem as deben es tar inmers os
en un proc es o de mejora c ontinua.

z Am bas s e bas an fundamentalm ente en la ac tuac in prev entiva y no en la acc in reparadora. Es prioritario ac tuar antes de
que los fallos acontezcan, en lugar de c ontrolar los resultados, aunque tambin estos han de s er c ons iderados.

z Tanto los criterios prev entivos de ries gos laborales c omo los de calidad han de aplicars e en todas las fas es del cic lo de vida
de los productos y en todas las etapas de los procesos productivos. Es nec esario prev enir fallos tanto en las condic iones
norm ales como anormales que puedan ac ontecer.

z La salud laboral, igual que la c alidad, s on m edibles . Slo seremos eficaces s i som os c apaces de m edir y ev aluar la
situac in en la que es tam os y c omo ev olucionamos . En ambas reas las tcnicas de ev aluacin son s imilares , e incluso
algunas s on idnticas .

z La prevenc in de ries gos laborales y la calidad s on tarea de todos. Slo con su integraci n en la estructura de la empresa y
en la ac tiv idad cotidiana sern ambas alcanz ables.

z El res ultado ptimo de prev enci n de riesgos laborales y c alidad se logra mediante la form acin, sta ay uda a lograr
aptitudes y actitudes que garanticen c omportam ientos fiables y positivos para los s istemas.

Pero v eam os a continuac in las diferencias m s signific ativ as entre los s istem as de Calidad y Prevenci n, que s e s intetizan en la
tab la 1.

z El s istema de C alidad pone s u m ayor nfasis en el producto y serv icio, y por s upues to en el proc eso que lo genera y
aunque considera tam bin a las pers onas c omo recurso importante, es slo el s istema de Prevenc in quien as ume que
stas s on s u objetiv o esenc ial.

z El s istema de Prev encin de R ies gos Laborales es fruto de una ex igencia legal y de una dem anda s ocial, en cam bio el de
calidad tiene su origen en una relac in c ontrac tual entre proveedores y clientes para garantizar unos determ inados
es tndares exigidos por el merc ado. Ello determina que si bien el primero es obligatorio, el s egundo, aunque conveniente,
tiene c arcter de v oluntario y m ientras uno v iene determ inado por unas directrices legales, el otro lo es por normas
internacionales.

z Mientras las auditoras del sis tema de c alidad s e basan en un mecanis mo de certific acin, en las de prevenc i n adems del
marco reglam entario que las delim ita quedan supeditadas a la ac tuacin de la Ins pec ci n de T rabajo y Seguridad Social.

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z El s istema preventiv o se desarrolla en un marco tripartito: empresario, trabajadores y el control de la Autoridad laboral
competente, en c ambio la calidad tiene un enfoque es trictamente empres arial y de relaci n entre empresas .

TAB LA 1
Iden tid ades y diferencias significativas entr e sistem as

DIF EREN CIA S

IDEN TIDAD ES ASPECT OS PR EVENCIN D E R IESGOS
CAL ID AD
RELEVA NTES LAB ORA LES
La direcci n ha de es tar c omprom etida,
im plicando a todos los miembros de la NFASIS Pers onas Produc to/Proc eso
em presa
Son proy ectos permanentes basados en
EXIGENC IA Legal y social Relacin Contractual
la mejora continua
Tienen naturaleza esenc ialm ente
CAR CTER Obligatorio Voluntario
prev entiv a
Es tn presentes en todo el ciclo
REFER ENCIA Reglamentac in Normas ISO
produc tiv o
La m edic i n de los diferentes elementos Auditoras / Inspecc i n de T rabajo
CONT ROL Auditoras / C ertificaci n
es la base para su desarrollo y Seguridad Soc ial
Mediante la form aci n se logra s u eficaz
EN FOQU E Tripartito Em presarial
im plantac in

El camino de la excelencia empresarial

Es nec esario ac larar tam bi n, aunque s ea muy brevem ente, el c oncepto de "exc elencia " que afortunadam ente c ada vez v a
im pregnando con m s fuerz a el mundo em presarial, as como s u profunda interrelac in con una acertada poltica de prev encin
de riesgos y m ejora de las condic iones de trabajo. Los benefic ios econ micos s on uno de los res ultados de la empres a ex celente,
pero tener c lientes fideliz ados, trabajadores motivados e implic ados en el proy ec to empresarial y una soc iedad que tam bin se
vea favorec ida por el m ismo, son tambi n resultados del todo nec esarios y de los que depende en gran m edida el desarrollo de la
em presa a medio y largo plaz o. Alcanz arlos requiere que la cultura organizac ional es t sustentada por v alores, y que el liderazgo
de la direcci n y de toda la l nea jer rquic a los m aterialic e m ediante la sis tem atiz acin de un c onjunto de ac tuaciones bas adas en
la com unic aci n, la c ooperacin y el aprendiz aje c ontinuo. La tica del trabajo, asoc iada a una pol tica eficaz de prev enci n de
ries gos laborales y el consec uente rec onocimiento del valor de las pers onas, no es un mero c digo de normas de conducta, y
aunque para algunos pueda parec er parad jic o, es la base para que la empres a s iga ganando dinero y desarrollando los
elem entos neur lgic os que c onstituyen s u coraz n y as pueda adaptars e a las ex traordinarias ex igencias de la competitiv idad y
de un m ercado en continuos c ambios.

La m otiv acin intr ns eca de las pers onas en el trabajo se logra cuando el contenido del m ismo v a unido al des arrollo de las
capacidades profes ionales y personales de stas , manteni ndolas v itales para el aprendizaje c ontinuo, tan importante en la
ac tualidad a nivel organizac ional. Pero la motiv aci n trasc endente, aquella que todo ser hum ano rec lama desde lo m s profundo
de s u c oncienc ia, s lo s e alc anza cuando nuestros conoc imientos y habilidades se orientan a la m ejora de nues tro entorno, de la
sociedad o de las c ondiciones de v ida y de trabajo de los dem s. D e ah el v alor tras cendente, valga la redundanc ia, que puede
logrars e c on una adecuada integraci n de la prevenci n en un proy ecto de mejora c ontinua en todos los mbitos de la empres a.

La ex celenc ia, com o neces ario objetivo em pres arial, no es una meta c oncreta a superar, es en realidad un camino que nos
predis pone individual y colec tiv amente para estar en todo mom ento en las m ejores c ondic iones. En la figu ra 1 se muestra
es quem ticam ente la c onjuncin de elementos y sistemas que dentro de un proces o de innovaci n y aprendizaje continuo han de
favorec er un des arrollo empres arial sos tenible en el referido cam ino de la excelenc ia.

Fig ur a 1
La integ raci n d e sistemas y el cam in o de la excelencia

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Fundamentos legales y t cnicos de la integracin

La primera referencia legal para la integraci n de s istemas se encuentra en la aplicac in de la Ley 31/1995 de Prev enci n de
Riesgos Laborales que en s u ar ticu lo 16 dice al referirse a las actuaciones prev entiv as "...deber n integrarse en el conjunto de
las ac tiv idades de la em presa y en todos los niveles jer rquic os de la mism a" y m s en conc reto, el Reglam ento de lo s Ser vicio s
de Prevenci n en su ar t cu lo 1.1 , tambi n es tablece que la actividad preventiva "deber integrarse en el conjunto de actividades
y decis iones, tanto en los proces os tcnicos , en la organiz aci n del trabajo y en las c ondic iones que es te s e pres te, com o en la
lnea jer rquic a de la em presa, inc luidos todos los niveles de la mis ma. La integraci n de la prevenc in en todos los niv eles
jer rquic os de la empresa implica la atribuci n a todos ellos y la as uncin por stos de la obligac in de incluir la prev enci n de
ries gos en cualquier ac tiv idad que realic en u ordenen y en todas las decis iones que adopten".

Hay otros aspectos c lav e en la LPRL que apoyan la idea de aproxim acin de sis tem as de ges ti n de prevenc in a la Calidad. Es
bien c ierto que el elemento identificativo por excelenc ia de un sis tema de calidad es la mejora continua y a ella s e remite s u
ar ticu lo 14.2, al establecer que "el em pres ario desarrollar una ac ci n perm anente c on el fin de perfec cionar los niv eles de
protecc in ex istentes y dis pondr lo nec esario para la adaptac in de las m edidas de prev enci n... ". Por otra parte, el s istema ha
de estar docum entado, a fin de perm itir la justificac in de los resultados y las ac tuaciones llevadas a termino para alcanzarlos ,
bas e tam bin para alc anzar la m edida de nuestra eficac ia, as como facilitar la citada mejora continua. Es tos y tantos otros
as pectos de la Ley, parec en en gran medida ex tra dos de los requisitos fundam entales de un s istema de c alidad, pero un sis tema
un tanto espec ial, el basado en la importancia de las personas que lo c onforman. Ver figu ra 3 en donde se refleja el proc eso de
mejora c ontinua, esencial en los tres s istemas de ges tin.

Es ta obligaci n legal se c omplementa con lo manifes tado por un grupo de trabajo ad hoc creado en la Comis in Europea para el
es tudio s obre la normaliz aci n, dise o e im plantaci n de s istem as de prevenc in de riesgos laborales . C onc lusiones des tac ables
em itidas por dic ho grupo en el a o 2000 s on las siguientes :

a. Los sistemas de gestin de la prev encin no deben s ometers e a normas adic ionales de c ar cter obligatorio, las princ ipales
raz ones en las que s e apoyan para emitir es ta c onclusi n s on dos; la prim era, los costes ec onmicos que supondra para
las empres as y la segunda de respeto a la libertad de c ada organizacin a poder configurar s u propio sistema de ges ti n
segn las caracterstic as propias de la empres a.

b. El s istema de ges tin de prev enci n de ries gos laborales ha de c onstituirse c omo objetiv o estratgic o, de la m ism a forma
que lo s on actualmente el de calidad y el de medio ambiente.

c. Los tres sis temas Prevencin, Calidad y M edio Ambiente han de estar vinc ulados , dadas las profundas interrelac iones
ex istentes , adem s de la s inergia mutua que entre ellos se genera.

d. La importanc ia de la partic ipacin de los representantes de los trabajadores en el propio dise o del s istema. Este es un
factor clave para cons eguir su xito, al pos ibilitar la neces aria c onfianza de los trabajadores y el propio control del sis tem a
por ellos mis mos desde el inic io. La ex perienc ia c onfirma plenamente que en un marco democ rtico, es c laro que no c ontar
con la partic ipac in de los trabajadores en dec isiones que les afectan no tiene garanta de futuro y no se podr conseguir
su v ital apoy o.

Ahora bien, tengamos en c uenta que la propia naturaleza de los s istem as de C alidad y Medio Ambiente c onlleva tam bin la
nec esidad de s u integrac in a todas las actividades y func iones de la empresa para que ambos s istem as sean realmente
efectivos , aunque todav a la norm alizac in al res pecto no lo enfatice suficiente. Luego los tres s istem as se basan en la integracin
funcional y pers iguen la optimizac in de rec urs os mediante la m inim izac in de c ostes c ausados por una ges ti n defic iente.

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Adem s, con un dise o adecuado habra de lograrse la sinergia m utua que fac ilita la eficaz im plantaci n de c ada sis tema y su
pos ible integrac in en un sis tema unitario.

Las indudables v entajas de un sis tem a unitario s er an entre otras , la dis minuci n de la burocrac ia y de los cos tes de implantac i n,
una mejor formaci n integral de los m iembros de la organizac in y, c om o c onsecuenc ia, una m s rac ional y eficaz ges tin
em presarial.

Fig ur a 2
La m ejor a con tin ua, elem en to esen cial de lo s sistem as

El proceso de integracin de los sistemas

Un criterio de ac tuaci n s eguido por algunas em pres as ha sido, complem entariamente a la reglamentacin v igente, aplic ar la
norm a U NE 81900 Ex (todav a con car cter experimental), sobre ges tin de la prevenci n, dado que sta ha s ido elaborada a
partir de la LPRL y de la s erie ISO 9000. de Calidad. Otras empresas es tn aplicando la norm a internacional OH SAS 18.000
sobre sis tem a de gestin de la seguridad y salud en el trabajo (ver Bibliografa). Esta elecc i n, ha v enido favorec ida por la
tendencia del m ercado a ex igir que las empresas c ertifiquen s us s istemas de calidad y medio ambiente; a trav s de las citadas
ISO 9000 y ISO 14000, res pectiv amente. Ahora bien, c omo se ha dic ho, el punto de partida de cada empres a es diferente y en la
mayor a s e han ido ges tionando tales sis tem as por s eparado, c on problem as aadidos de las aun lim itadas relac iones de
cooperaci n entre los departamentos de Calidad y los Servic ios de Prevenc in, c uando exis ten.

En ocas iones se intenta implantar el sistema de ges ti n de la prevenc in de ries gos laborales tomando como modelo exc lusivo de
referencia el s istema normaliz ado de calidad, cuando este ltimo es t ya desarrollado en la em presa, lo que representa intentar
ins ertar, c omo con calz ador, un s istem a dentro de otro. Ello com porta notorias dific ultades y el desaprov ec hamiento de la s inergia
apuntada anteriorm ente, que inclus o puede llev ar a inc orrecc iones . El proces o deber a alcanz ar la m xima sinergia c uando los
tres s istemas s e dis ean y se desarrollan de una m anera c onjunta desde el inicio, bajo una perspec tiv a global e interdis ciplinar y
con una integrac in igualitaria, aportando c ada uno sus peculiaridades. El proceso de integraci n, aparte de tener en cuenta las
caracterstic as de c ada empres a y s u s ituac in respec to a los c itados sis tem as, por s u propia dinmica, debera ser planteado con
una estrategia ac ertada.

La integrac in de sis temas de gesti n, deber a afrontarse no por adici n, manteniendo estruc turas s imilares en paralelo, una para
cada mbito, s ino integrando realm ente y unificando polticas y c riterios de ac tuaci n, c uando ello s ea posible.

La revis in de la ISO 9000/2000 ha fav orecido tal proces o de integraci n. C ontribuye notoriamente a ello su enfoque sobre los
proc esos , la m ejora c ontinua y la importanc ia de las personas y s us c ondiciones de trabajo (aunque es te tema no lo desarrolle),
as como el agrupam iento de los 20 captulos tradic ionales en cuatro bloques tem ticos . Res ulta muc ho ms fcil de
interrelacionar cuatro campos o bloques tem ticos que 20 c aptulos, extraordinariam ente orientados hac ia el control del product o
en la ISO 9000/1994.

Integraci n documental

Para empez ar, es fundam ental la unificac in del propio s istema de ges ti n doc umental de la em presa. Es ta ser una herramienta

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bsica de integrac in de s istem as y de la efectividad en su aplic aci n. Sera absurda la coex istenc ia de tres sis temas
doc umentales y las corres pondientes estructuras as ociadas. Esta as everaci n v iene apoyada por lo m anifestado por el Grupo ad-
hoc europeo (c itado anteriorm ente), que ha manifestado la im portancia de normaliz ar internamente el s istem a documental de
prev enci n de riesgos laborales, pero tam bin por las directrices actuales de los sistemas norm alizados de calidad que aportan la
bas e fundamental de referenc ia, y por nuestra propia experienc ia.

El s istema documental unitario deber a fundamentalm ente definir los m ecanism os para la identific ac i n de todos los docum entos,
con referenc ia a su fecha de ac tualiz ac in, las diferentes v as para la elaboracin de procedimientos, la aprobac i n y c ontrol de
dis tribuc in, arc hivos centralizados y desc entralizados, rev isi n docum ental, etc .

A continuaci n se citan los c uatro niv eles doc umentales que deber an conformar los tres sis temas de gestin y una brev e
ex posic in de los as pec tos m s relev antes a c onsiderar en su integraci n:

El Manu al de Gestin. Ocupa el prim er niv el documental. Aunque el m anual de gesti n de la prevenci n de riesgos laborales no
es reglam entariamente ex igible (la norma UN E 81900 Ex si lo es tablec e) es del todo acons ejable independientemente del tam ao
de la empresa y exc eptuando las microem pres as, que son otro cantar. T al documento debera rec oger la poltica de la empresa
con s us principios y c ompromis os, la organiz aci n para des arrollarla y una sntesis de sus princ ipales ac tuac iones, s obre todo sus
objetivos , y que en s u conjunto c onforman el sis tema y que todos los miembros de la empres a han de conocer. Un error his tric o
fue el reserv ar el Manual de C alidad para us o cas i exc lusivo de direc tiv os, tcnicos y auditores. Desde la pers pectiva de la
prev enci n de riesgos laborales , es esenc ial que este pequeo Manual llegue a todos los miembros de la em pres a con las
ex plicac iones oportunas. Es la mejor forma de expresar lo que se pretende llev ar a trm ino propic iando el c onocim iento y el
autocontrol del s istema. Tam bin importantes razones de s u ex istenc ia radican en s u valor pedaggic o y de comprom iso c olectivo.
En tal s entido no exis te ninguna raz n lgic a en tener que diferenciar los manuales de los distintos sis tem as de ges ti n, al
res petar los puntos anteriores que son bsicos para los tres . La poltica en los tres cam pos y las funciones y res ponsabilidades de
cada uno de los niveles de la empres a pueden ser perfectamente unitarias , as como determ inadas ac tiv idades, diferenc iando
ex clus ivamente aquellas actividades espec ficas de cada s istema.

Los Pr oced im ien tos d e las actuacion es preven tivas . Cons tituyen el segundo niv el doc umental, muc hos de ellos son exigibles
por la reglamentaci n de prevenc i n de ries gos laborales porque repres entan un recurso c lave para el c ontrol de los riesgos
laborales .

Ex isten v arios procedimientos que podran unific arse con gran facilidad. En c ambio habr otros que requerirn m ay ores esfuerzos
o inc luso ser conveniente m antenerlos diferenc iados. Algunos proc edimientos fcilmente unificables en una primera fase suelen
ser los s iguientes, aunque ello depende sobre todo del niv el de prev enci n y calidad as umido por la organizac in:

z la form acin,

z la inform acin y la c omunicac in,

z la com unicaci n de deficiencias o sugerencias de m ejora,

z las ins truc ciones de trabajo,

z las c ompras,

z la selec cin de prov eedores ,

z la contrataci n de pers onal,

z el mantenimiento preventiv o de ins talac iones y equipos,

z el tratamiento de las anomalas o no c onformidades,

z el seguim iento y c ontrol de las acciones c orrec toras ,

z las auditoras internas

Por otra parte, es tar n los proc edimientos es pec ficos de c ada sis tem a de ges tin de acuerdo con la reglam entaci n o
norm alizaci n aplicada, seg n sea interna o externa.

En el c aso de pequeas empres as el manual de gestin y los proc edim ientos podr an c onform ar un s olo documento, en vis tas a
su s implific aci n. H ay que tener en c uenta que la nec esidad de proc edim ientos esc ritos es m ayor en la gran empresa,
prec isam ente por las mayores dific ultades de c omunicac in que es precis o res olv er.

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Las instr ucciones d e trab ajo . C ons tituyen el tercer nivel doc umental. Tienen gran im portancia porque van des tinadas a los
trabajadores que han de realiz ar tareas c onsideradas critic as a fin de c ontrolar que stas s e hagan de forma correc ta, sin
des cuidar tres cues tiones bsicas :

z la acreditacin y cualificaci n neces arias para poder hacer la tarea,

z los equipos de trabajo neces arios, incluida la protec cin personal

z y finalmente la integrac in de las normas de prevenc in en la propia instrucc in de trabajo. N o tendra s entido tener por un
lado instrucciones de trabajo y por otro, normas de s eguridad para realizar la tarea.

Tambi n hay que destacar que la instrucc in de trabajo es un medio muy til para formar a los trabajadores en los lugares de
trabajo por parte de los res ponsables de los mis mos y m andos intermedios. Por ello, s e es tar facilitando la form acin de los
trabajadores s i en la instrucc in se integran los as pec tos c lave de calidad, medio ambiente y prev enci n de ries gos laborales.

Los registro s d e la actividad . Suponen el c uarto y ultimo nivel documental. Ellos nos generan los datos y las inform ac iones clav e
que en el cam po de la prevenc in tienen un v alor es encial, adem s de los propios o convenc ionales en todo sis tema (m edir
res ultados y ac tuaciones , justificar, etc.), el de poder ser el elem ento m otiv acional por exc elenc ia para alimentar y estimular la
participac in de las pers onas en tareas prev entiv as. La prev enci n com o oc urre tambin con la c alidad s e aprende y se des arrolla
a trav s de la partic ipaci n ac tiva y no atender debidamente el sis tem a de inform acin que el propio sis tem a genera, olv idando el
propio " feed-bac k" que prec is a, es conducirlo inexorablemente al fracaso.

En la figura 3 s e m uestra un es quem a del sistema documental integrado, diferenc iando los cuatro niveles docum entales referidos .

Fig ur a 3
Sistem a d ocum en tal integ rad o d e calid ad , pr evencin d e r iesgo s labo rales y m ed io am biente

Integraci n operativa

La integrac in operativ a de los s istemas en c uestin ha de ser cuidadosam ente es tudiada y planificada para lograr s u
im plantac in gradual, que a su v ez habra de v ers e alimentada por la propia ex perienc ia positiv a que el proc eso conllev a. El
conocim iento y an lis is de la cultura empresarial exis tente y lo realizado en cuanto a norm alizacin interna de proc edimientos es
es encial para es tablec er las bas es de partida. T ambin lo son los intereses y prioridades que la organiz aci n tenga y con los que
poder conform ar un plan estratgic o en materia de C alidad y Prev encin.

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Como s e ha indic ado en el apartado anterior, el s istem a docum ental habra de s er una herram ienta bsica de trabajo, aunque lo
que verdaderamente s e persigue es que las actuac iones prev entiv as que dan res pues ta a c ada uno de los sis temas s ean
as umidas c on c onvencim iento y no por imposic in. Tal proc eso de c ambio de ac titudes pas a ineludiblemente por la formaci n
continuada, fundam entalmente a trav s de las propias ac tiv idades que han de es tar dis eadas c on v alor pedaggic o.

El prim er pu nto clave a des arrollar previam ente es definir la pol tica empresarial unitaria. Dic ha pol tica, que deber ser aprobada
por la D irecc in y contar con el apoyo de los trabajadores o de sus representantes, consis tir en una dec larac in de princ ipios y
comprom isos que promuev an m ejorar c ontinuamente las condic iones de trabajo y la calidad de produc tos y proces os,
garantizando el res peto al medio ambiente en un desarrollo sostenible. El lideraz go organiz acional, una cultura de v alores en
donde sea c onsiderada la im portancia de las personas y su potencialidad de aporte, la innovac in y creativ idad, la formac in
continua para la mejora de c ompetenc ias, etc ., ser an todos ellos elem entos es enciales a cons iderar en la declarac in de dicha
pol tica. Tengamos en cuenta que el papel de la D irec ci n res ulta fundamental para lograr el xito del sis tema implantado, pero la
integraci n y optimizac in del sis tema de gestin es una tarea que inc umbe a todos los miem bros de la organizaci n y por ello es
prioritario establecer vas de cooperaci n y partic ipac in desde su etapa inic ial de dis eo.

El seg un do p un to clave es establec er un m odo de ac tuaci n, es decir, de es truc turar, organiz ar el s istem a de ges ti n integrado
en la empresa, lo c ual s ignific a definir las funciones y res pons abilidades que tiene c ada m iembro de la mis ma sobre esta m ateria.
En paralelo, es nec esario estructurar c omo se es tablecer n las relac iones de cooperacin entre unidades funcionales y pers onas
con res ponsabilidades sobre los s istem as, Serv ic io de prevenci n propio o trabajador des ignado y responsable de Calidad,
cuando exis tan. En todo caso hay que des tac ar cuan im portante es que ex ista un c oordinador al m ximo niv el para im puls ar el
buen des arrollo de todo s istem a. Podran m antenerse am bos responsables de c oordinac in en C alidad y Prev enci n (es habitual
integrar func ionalm ente el medio am biente a la prevenc in de ries gos laborales en em pres as m edianas y grandes ), siem pre que
dependieran de una gerencia nic a.

Prev ia la elaborac in del M anual de Ges ti n, tratado anteriormente, es ac onsejable analiz ar aquellos proc edimientos ex istentes en
los diferentes sis tem as que puedan ser unific ados fcilmente, diferenc indolos de aquellos otros an no ex istentes pero que hay
urgenc ia en s u elaborac in. A partir de aqu se podra elaborar el proy ecto de M anual a revis ar y cons ensuar con las partes
im plicadas . No quiere dec ir ello que todos los proc edimientos definidos anteriormente hay an de elaborarse al mis mo tiem po, pero
al menos en un plaz o no superior a los dos aos deber an planific arse los proc edimientos a implantar y a ser recogidos en el
Manual, sean unitarios o no. Respec to a los procedimientos de las actividades preventiv as, c abe rese ar que s us proc esos de
elaborac in e im plantaci n deben estar as ociados. Por tanto, la planificaci n y el corres pondiente c ronogram a deberan ser
elaborados en base a las prioridades definidas y a las posibilidades reales de im plantaci n, contando con las neces arias ac ciones
formativas de apoy o.

En cuanto a las ins trucc iones de trabajo ser com n encontrars e con determinadas tareas que y a disponen de las mis mas . Por
tanto, lo c onsecuente ser ac tualiz arlas c on la vis in integradora que s e persigue, no olvidando la nec esidad de des arrollar
simultneam ente el proces o de identific aci n de tareas c rticas tanto por ac cidentes u otras lesiones en el trabajo, com o por
defectos de c alidad. A partir de tal identific aci n, para la que s e requieren c riterios c laros de s elec ci n, debera planific arse el
proc eso de elaboraci n de las ins truc ciones, c uidando de que partic ipen personas c ualificadas y que luego se ver n afec tadas por
su ejec ucin. El proc eso de elaborac i n y revisi n de instrucc iones , previa s u aprobaci n, es muy did ctic o y estimulante en la
lnea integradora para lograr com o algo natural el trabajo bien hec ho, c on res ultados satisfac torios para todos.

Interrelaciones de elementos documentados de los sistem as de gestin y no rmalizados

Como anteriormente s e ha com entado, la l nea de integraci n de los sistemas de gestin debera ir por el camino de la unific acin
de polticas , manuales, proc edimientos y regis tros , ello en la medida pos ible y dependiendo del tipo de organiz acin. Pero cuando
en las organiz aciones s e han im plantado los s istem as de gestin por s eparado el esfuerzo ha de ser may or en el s entido de que
ya exis ten c iertas es tructuras que s e han de res petar y que s e han de tener en c uenta en el mom ento de partida del proces o de
integraci n.

A ttulo orientativo en la tab la 2 se mues tran las pos ibles interrelaciones entre los s istemas de ges tin normaliz ados . El s istem a de
ges ti n de la C alidad por s er el primero en normalizars e y s er el ms antiguo ha s ido tomado c omo punto de referenc ia y as se
relac ionan con l los otros dos sis tem as .

TAB LA 2
Inter relacion es d e bloq ues tem ticos de sistem as d e gestin n or m alizado s y criter io s d el INSH T para la realizaci n d e
au ditor ias d el sistem a d e p revencin d e r iesgo s labo rales

CALIDAD ISO 9000/ 2000
5. R ESPONSABIL IDAD DIRECCI N
5.1. Compromiso direccin
5.2. Enfoque al cliente
5.3. Poltica de C alidad
5.4. Planificacin
SISTEMAS DE GESTI N
PREVENCIN CRITERIOS
MEDIO AMBIENTE ISO 14000 AUDITORIAS INSHT
UNE 81900 EX OHSAS 18001
4.3.1. Respons. de la direc. y
recursos. Organizaci n de la
preven cin.
4.3.1. Aspectos Atribucin de funciones
Medioambientales 4.3.3. 4.3.3. Objetivos de la direccin R42
Objetivos y metas 4.1. Poltica de PRL 4.2. Poltica de salud laboral
4.2. Poltica de Medio A. 4.2. Sistema de Gestin de 4.3. Planificacin

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5.5. Responsabilid., autoridad y
comunicaci n
5.6. Revisi n por direccin
6. GEST I N DE R ECU RSOS
6.1. Provisin de recursos
6.2. Recursos humanos
6.3. Infraestructura
6.4. Ambiente de trabajo
7. R EAL IZACI N DEL PRODUC TO
7.1. Planificacin realizacin del
producto
7.2. Procesos relacionados con el
cliente
7.3. Diseo y desarrollo
7.4. Compras
7.5. Producci n y prestacin de
servicio.
7.6. Control de dispositivos de
seguimiento y medici n
8. MEDICI N ANLISIS Y MEJORA
8.1. Generalidades
8.2. Seguimiento y medici n
8.3. Control producto
8.4. An lisis de datos
8.5. Mejora
4.3.4. Programa gestin Medio PRL
Ambiente
4.3.2. Requisitos legales y otros
4.4.1. Estructura-
responsabilidades
4.4.2. F ormacin, conocimiento
y competencia
4.4.4. Documentacin
4.4.3. Consulta y comunicacin
4.4.7. Planes emergencia y
capacidad de respuesta
4.4.6. Control Operacional
4.4.5. Control de datos y
documentos
4.5. Comprobacin Accin
Correctiva
4.5.1. Seguimiento y Medicin
4.5.2. Accid., incidentes y no
conformidades
4.5.3. Registros
4.5.4 . Auditora SGMA
4.3.2 Revisin por direccin 4.6. Revisin por la direccin.
4.3.3. Responsabilidad del
personal, comunicacin y
formaci n
4.6. El manual y la
documentaci n de gestin de
la PRL
4.4. Evaluacin de riesgos
4.5. Planificacin de la
prevencin
4.5.1. Objetivos y Metas en la
prevencin
4.5.2. Programa de gestin de
PRL
4.4. Evaluacin de riesgos
4.7. El control de las
actuaciones
4.8. Registros de la
prevencin
4.9. Evaluacin del SGPRL
4.3.2. Requerimientos legales y
otros
Plan ificacin.
4.3.4. Programa de gestin SSL Procedimientos y
4.4.1. Estructura-responsabilidades registros R29-R31
Prioridades y programas:
4.4.2. F ormacin, conocimiento y
R32-R33
compe- tencia
4.4.4. Documentacin
4.4.5. Control de datos y Organizaci n de la
documentos preven cin.
4.4.3. Consulta y comunicacin R34-R45
Evaluaci n de riesgos.
Extensin y procedim.
R1-R5
4.3.1. Planificacin para la
identificacin de riesgos Plan ificacin.
4.4. Puesta en practica y Medidas para eliminar o
funcionamiento reducir riesgos:
4.4.7. Preparacin de respuestas R8-R12
ante emergencias Actividades para controlar
riesgos:
R13-R18
Actuaciones frente a
sucesos previsibles:
R19-R22
4.4.6. Control de Operaciones
Actuaciones frente a
cambios:
R23-R28
4.5. Comprobaciones y acciones
correctoras
4.5.1. Medidas comportamiento y
Evaluaci n de riesgos.
monitorizacin
Revisin y registro: R6 -
4.5.2. Accidentes, incidentes y no
conformidades R7
4.5.3. Registros-gestin registros
4.5.4. Auditoria

El sis tem a de gestin de la C alidad, s egn ISO 9000/ 2000 s e es truc tura en c uatro bloques generales: R esponsabilidad de la
direc ci n (poltica), Ges tin de recurs os, R ealizaci n del producto, y Medic in, anlis is y m ejora (rev isi n del sis tem a). La
es truc tura de los sis tem as se asemeja bastante, aunque hay que m atiz ar que el s istem a de Calidad c entra su mbito de ac tuaci n
en la mejora del producto/proces o y la Prev enci n de riesgos laborales en las pers onas, mas c oncretam ente en los trabajadores,
por lo tanto esta diferenc ia de objetivos estratgic os se ha de tener en cuenta a la hora de v incular los s istemas de ges tin, y a que
en el s istema de gestin de prev enci n de ries gos laborales, por ejem plo, la realizac in del produc to a trav s fundam entalmente
de actuaciones s obre los proc es os, s e corresponde con las acc iones de m ejora de las condiciones de trabajo en los m ism os,
as ociadas ev identemente a los propios procesos produc tivos que es donde s e generan y han de controlarse los riesgos laborales.
En dic ha figura 5 s e interrelac ionan los diferentes elem entos de los s istemas docum entales , cons iderando un tronco s imilar com o
el planteado por el sistema de C alidad, aunque cada uno de ellos tenga y pueda desarrollar ramas distintas y partic ulares de s u
propio sis tema de gestin. Las numerac iones em pleadas en los diferentes apartados corresponden a las empleadas en las
propias normas , que se referenc ian en la bibliografa.

Con el nim o de fac ilitar una vis i n global s obre los s is tem as normaliz ados de gestin y su relac in con las ex igencias
reglam entarias en materia de ges ti n de la prev enc in de riesgos laborales se ha introduc ido la ultim a c olumna de la figura 5
donde s e indic an los 45 requisitos recogidos en el doc umento s obre c riterios del INSH T para la realizaci n de las auditoras
reglam entarias de los sis temas de prevenci n de ries gos laborales. Con ello se pretende indic ar que apartados de los diferentes
sistemas de ges ti n pueden tener aspec tos exigibles desde el punto de v ista legal.

Bibliografa

1. Ley 31/1995 de prev encin de ries gos laborales

2. Real Decr eto 39/1997, R eglamento de los Servic ios de Prevenc in

3. Serie de normas s obre sis tem as de gestin de la calidad, ISO 9000/2000

4. Serie de normas s obre sis tem as de gestin medioambiental, ISO 14000

5. Serie de normas s obre sis tem as de gestin de la prevencin de ries gos laborales, U NE 81900 EX

6. Serie de normas s obre sis tem as de gestin de la seguridad y s alud ocupac ional, OH SAS 18000

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7. Criterios d el Instituto Nacio nal de Seg ur id ad e Hig ien e en el T rabajo so br e aud ito ras reglam entar ias d e sistem as
de p reven ci n d e r iesgo s labo rales

Adenda
La U NE 81900 EX fue anulada por la Resoluci n de 26 d e julio de 2004, de la Direc cin General de D esarrollo Industrial, por la
que se public a la relacin de norm as U NE anuladas durante el m es de junio de 2004

Advertencia IN SHT

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