CURSO DE GESTIN EFICAZ DEL TIEMPO

LECCIN 10: Cmo mantener bajo control a los cuatro mayores

consumidores de tiempo? (II)

Sugerencias sobre el uso del correo electrnico.

Es usted de las personas que a diario reciben decenas y decenas de correos

electrnicos? Si su respuesta es s, K. Gleeson le hace las siguientes
sugerencias para establecer buenos hbitos al momento de revisar y enviar e-
mails:

Trate un solo asunto en cada mensaje.

Defina claramente el tpico en el encabezado del mensaje.

Haga su mensaje breve pero incluya toda la informacin necesaria para que
el destinatario pueda actuar o contestar.

No enve el mensaje ms que a las personas directamente involucradas. No

enve copias de ms.

Con respecto a la revisin del correo electrnico, se tienen las siguientes

recomendaciones para usted:

Revise el buzn de entrada de tres a cuatro veces al da, preferentemente

por la maana y al final de la jornada.

Cuando lea sus emails, atindalos de una sola vez, no deje asuntos
pendientes.

Use un anti spam para evitar el bombardeo de correos electrnicos no

solicitados.

Cuando responda correos electrnicos, gurdelos en una carpeta adecuada,

para no congestionar la bandeja de entrada.

A pesar que stas sugerencias parecen muy sencillas, al ponerlas en prctica son
de gran utilidad para manejar de una mejor forma y darle un uso ms adecuado a
nuestro correo electrnico. Trate de aplicarlas desde el primer da, y ver que en
menos de una semana ya estar obteniendo los frutos de su esfuerzo, al notar que
durante el da tiene ms tiempo para otras actividades.
Obtencin de informaciones.

A diario necesitamos estar informados de los acontecimientos que ocurren en la

empresa o en cualquier mbito de la vida, y la informacin es importante para
maximizar nuestra efectividad. A continuacin algunas formas recomendadas por
el MBR, con las cuales usted puede ampliar su red de informacin:

Conozca los secretos de su secretaria. Esto puede ayudarlo a conocer

cmo y dnde se conservan sus archivos, dnde y mediante qu cdigos se
registran los clientes y las direcciones de otras personas importantes, qu se hace
con las planillas impresas de la computadora despus de que usted las ha visto.
Usted nunca sabe cundo puede necesitar encontrar algo rpidamente cuando su
secretaria no est presente.

Permita que su secretaria sepa qu asuntos tiene usted en mente. Esto es

generalmente una buena prctica para formar un grupo eficiente. Puede ser
especialmente valioso si usted es receptivo a sus sugerencias con respecto a lo
que usted hace; ella puede saber cosas acerca del trabajo y de la gente de la
compaa que le pueden ser tiles. Sin embargo, es posible que a ella no se le
ocurra comunicrselo a menos que usted se muestre dispuesto a escucharla.

Mantenga a sus subordinados enterados de sus proyectos. Ellos tambin

pueden tener informacin de utilidad en un rea determinada y estaran dispuestos
a compartirla con usted si conociera sus planes.

Aprenda todo lo que sea posible acerca de las posibilidades de la

computadora. Podra ocurrir que el centro de procesamiento de datos de su
compaa se orientase ms hacia sus necesidades si ellos supieran cules son.
Hable con el gerente de procesamiento de datos y averige cunto ms til ese
departamento podra ser en suministrarle el tipo y frecuencia de datos y cifras que
usted podra utilizar.

Sepa cules son los lderes informales debajo de su

nivel.Independientemente del organigrama, algunas personas son centros de
informacin o lderes sin ttulo. Ya sea porque son curiosos, o porque se granjean
la confianza de otros, o simplemente porque su trabajo los pone en contacto con
una amplia esfera de la organizacin, la verdad es que algunas personas saben
mucho ms que los dems y el trabajo de la compaa. El ejecutivo avizor
permanece en contacto con tales subordinados de una manera casual e informal,
lo que le permite mantenerse bien informado.