Anda di halaman 1dari 38

MODUL

ADMINISTRASI HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

di susun untuk pembelajaran di SMK


tidak untuk di perjual belikan

Disclaimer :
1. Semua materi dalam modul ini diambil dari berbagai sumber dengan
menyertakan sumber aslinya.
2. Copyright hanyalah untuk Tuhan pemilik alam semesta
3. Anda di perbolehkan untuk memperbanyak dan mendistribusikan modul ini
dengan tetap menyertakan pengarang aslinya
4. Jika anda pemilik artikel atau tulisan dalam modul ini dan tidak berkenan untuk
di muat dalam modul ini silahkan email ke kami : dwiaris@gmail.com dengan
senang hati kami akan menghapusnya.

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 1


BAB I PENGERTIAN HUMAS

sumber gambar : http://vectorgambar.blogspot.com/2014/09/contoh-spanduk-family-


gathering-3-x1.html

Sumber : http://www.bakrietelecom.com/

Sumber : http://jogjaupdate.com/2014/08/19/
Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 2
sumber : http://ft-untar.org/industri/gallery/kunjungan%20industri%20toyota.jpg

Sumber : http://seputarpembaharuan.blogspot.com/2012/09/pt-pjb-gresik-gelar-open-
house.html

PENGERTIAN HUMAS
Humas adalah memikirkan, merencanakan dan mencurahkan daya untuk
membangun dan menjaga saling pengertian antara organisasi dan publiknya.
Humas adalah seni menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat
memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu atau organisasi

Fungsi Humas
1. Memberikan penerangan kepada masyarakat
2. Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan masyarakat secara
langsung
3. Berupaya untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu badan/lembaga
sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat atau sebaliknya

Pembagian Kegiatan Humas


1. internal : di dalam perusahaan/organisasi
2. Eksternal : Pers; Komunitas; Distributor; Pemerintah; Konsumen

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 3


Macam Kegiatan Humas
Melobi, Berbicara di depan public, Menyelenggarakan acara, Menyatakan
pernyataan tertulis, Membuat kesan (image), Sosialisasi pengetahuan & pengertian,
Menciptakan ketertarikan, Penerimaan, Menarik empati

BAB 2 MEDIA HUMAS

A. TUJUAN PENGGUNAAN MEDIA


Promosi & tingkatkan pemasaran
Komunikasi berkesinambungan
Tingkatkan kepercayaan publik
Tingkatkan citra perusahaan/organisasi

B. JENIS MEDIA HUMAS


Cetak (jurnal inhouse, surat kabar, majalah, dll)
Broadcasting media (radio, televisi, dll)
Special event (seminar, workshops..dll)
Media luar ruang (spanduk, papan reklame, poster, dll)

C. PEMILIHAN MEDIA YANG TEPAT


Radio; Plus : penyampaian gagasan sederhana dan langsung, teks luwes
)mudah dikoreksi), punya publik khusus; Minus : dialog dan materi kurang
variasi, fakta tak bisa dibeberkan lengkap, melelahkan (suara dan waktu
terbatas), hanya bisa didengarkan sekali.
Siaran televisi; Plus : jangkau masyarakat luas, audio visual; Minus : biaya
mahal, komunikasi satu arah, siaran cepat, daya beli mahal
Surat kabar; Plus : menjangkau semua lapisan masyarakat, murah; Minus :
penyampaian berita tergantung penulis (isi sudah benar? mudah dimengerti
dan dicerna awam? dll)

D. BICARA EFEKTIF
Perhatian, membangkitkan perhatian, bisa menggunakan alat visual
Kebutuhan, menunjukkan masalah yang berlangsung. Dramatisasi
Kepuasan, menyediakan pemecahan masalah dengan rencana spesifik
Visualisasi, membayangkan rencana serta keuntungan
Tindakan, sebutkan contoh konkret yang dpt dilakukan peserta
Syarat vokal : Volume, Kecepatan dan kefasihan, Tinggi suara, kualitas

E. MENDENGARKAN
Yaitu kegiatan aktif dari pikiran, membutuhkan konsentrasi penuh sehingga
bisa melakukan interpretasi terhadap suatu berita atau pesan
Menganalisis menghargai memberikan pendapat
F. BERTANYA
Pilih waktu yang tepat
Siapkan rencana pertanyaan
Kenali nara sumber
Minta izin sebelum bertanya
Umum khusus
Fokus, hindari pertanyaan tak jelas
Bahasa sederhana, mudah dimengerti, tidak manipulatif, tidak mengancam
dan memalukan,
Ada alasan, bila pertanyaan besifat sensitif

G. BERITA

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 4


Fakta, opini, pesan, informasi untuk dikomunikasikan menarik perhatian
sejumlah orang
Syarat: akurat, singkat, padat, jelas, sesuai fakta; objektif; menarik (human
interest); baru/aktual
Tdd : judul (kepala berita); produk berita; tubuh berita
Jenis: ekonomi, politik, sosial, budaya, iptek
Syarat berita : harus lengkap mampu menjawab :Apa? Mengapa? Siapa?
Kapan? Di mana? Bagaimana? (5W 1 H)

BAB 3 MACAM-MACAM HUMAS

Macam-macam Humas

1. Humas Pemerintahan
Mempublikasikan kebijakan pemerintah
Memberukan informasi secara teratur tentang kebijakan, rencana-rencana,
serta hasil-hasil kerja institusi serta member pengertian kepada masyarakat
tentang peraturan dan kebijakan segala sesuatu yang berpengaruh
terhadap kebijakan masyarakat.
Memberi masukan dan saran bagi para pejabat tentang segala informasi
yang diperlukan dan reaksi atau kemungkinan reaksi masyarakat akan
kebijakan institusi, baik yang sedang dilaksanakan, akan dilaksanakan
ataupun yang sedang diusulkan.
2. Humas Industri dan Bisnis
Peran masyarakat akan mempengaruhi keputusan perusahaan
Tanggung jawab dalam memelihara ketertiban, pertahanan,konservasi
alam dan ekonomi
Hubungan dengan pemegang saham, hubungan dengan pers, bantuan
untuk merekrut pegawai baru, hubungan dengan komunitas, hubungan
dengan perusahaan/komunitas lain, hubungan dengan pemerintahan
3. Humas Sosial
Humas penegak hukum
Humas profesi
Humas organisasi sukarela
Humas organisasi internasional

Sumber : Power Point PR dan Media, Author : Jani

Kegiatan Protokoler

A. Pengertian dan Sejarah Protokoler

Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu
kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat.

1. Sejarah Kata Protokol

Secara estimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol, bahasa Perancis protocole,
bahasa Latin protocoll(um) dan bahasa Yunani protocollon. Dalam kamus Bahasa Inggris
Oxford,

"Protocol is the code of ceremonial forms or courtesies used in official dealings, as between
heads of state or diplomats."

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 5


Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip
atau naskah. Sejalan dengan perkembangan jaman, pengertiannya berkembang semakin luas
tidak hanya sekedar halaman pertama dari suatu naskah, melainkan keselurahan naskah yang
isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup
secara nasional maupun internasional.

Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-peraturan yang


berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini
menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.

Masalah protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan pada hal-hal
yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Suatu
kegiatan apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil kerja tahapan-tahapan
sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang suksenya puncak acara.

Dalam Rapat Kerja Nasional-Rakernas Protokol tanggal 7-9 Maret 2004 di Jakarta disepakati
keprotokolan adalah Norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan yang dianut atau
diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, pemerintah dan masyarakat.

Keprotokolan di Indonesia diatur dalam Undang-undang nomor 8 tahun 1987, ialah


serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai
tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau
kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.

2. Persyaratan Menjadi Protokoler.


Persyaratan untuk menjadi protokoler yaitu :
a. Mempunyai pengetahuan dan pengaiaman luas terutama dalam hubungan antar manusia
b. Bermental kuat dan kepribadian tangguh
c. Trampil dan cekatan menguasai situasi
d. Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat
e. Sangat peka terhadap permasalahan yang timbul
f. Sangat memahami perasaan orang lain
g. Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang
h. Pandai membawa diri dan selalu mawas diri
i. Rendah hati tetapi tidak rendah diri
j. Penampilan menarik
k. Pandai berbusana sesuai dengan suasana
l. Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik
m. Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsure-unsur manajemen
n. Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing

Adapun yang mengatur kegiatan protokol adalah pejabat protokol yang berkompenten dalam
menyelenggarakan keprotokolan dan seseorang yang memiliki tugas dan fungsi yang
berkaitan dengan keprotokolan.

3. Jenis-jenis Kegiatan Protokol


Jenis-jenis kegiatan keprotokolan dapat meliputi:
a. Jenis kegiatan Umum/ Kenegaraan
Jenis Kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat Universitas/ Perguruan
tinggi/ Kedinasan instansi, antara lain berbentuk:
Upacara pelantikan dan serah terima jabatan
Upacara penandatanganan naskah kerjasama
Upacara sumpah pegawai
Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 6


Peresmian pembukaan seminar, symposium, siskusi dan sebagainya

b. Jenis kegiatan yang bersifat Universitas/ Perguruan tinggi


Upacara Dies Natalies
Upacara wisuda sarjana
Upacara pengukuhan guru besar
Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa

4. Aktivitas Protokoler
Aktivitasnya terdiri atas 5 hal yaitu
a. Tata ruang,
b. Tata upacara,
c. Tata Tempat,
d. Tata Busana,
e. Tata Warkat.

a. Tata ruang,
Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat
aktivitas. Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas.
1) Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan untuk maksud
suatu kegiatan berupa meja, kursi/sofa, sound system/ public address, dekorasi,
permadani, bendera, taman dan lain sebagainya
2) Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu
kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi
dan sebagainya.

Yang perlu diperhatikan :


1) Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja)
2) Papan nama petunjuk yang diperlukan
3) Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat
4) Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.

Penjelasan mengenai perangkat keras sudah disebutkan, namun masih perlu diingat mengenai
:
1) Jumlah kursi, meja dan perlengkapan sound system, perlengkapan konsumsi
2) Perangkat lunak, terdiri dari personil yang bertugas sebagai pelaksana di lapangan,
termasuk pemandu acara/pembawa acara, penerima tamu, konsumsi, keamanan dan
sebagainya
3) Khusus Pemandu Acara (MC), dapat dijelaskan sebagai berikut:
Sebagai pemandu acara ia akan melaksanakan tugas sebagai MC
a. Sikap yang tegas dan berdisiplin tinggi
b. Volume suara yang konstan dan mantap
c. Kemampuan menguasai bahasa secara baik, bahasa Indonesia maupun bahasa
asing.
d. Kepekaan terhadap situasi, dalam arti mampu menguasai keadaan dan mampu
mengambil keputusan
e. Sifat yang tidak mudah tersinggung
f. Berkepribadian
Pemandu acara adalah kemudi dari seluruh pelaksanaan kegiatan acara, oleh sebab itu
harus trampil dengan cepat tanggap membaca situasi.
Harus dapat menempatkan diri cukup sopan dan simpatik
Mengetahui tempat posisi berdiri yang tepat (menguasai arena kegiatan)
Pandai mengatur volume suara
Tidak dibenarkan pemandu acara mengulas (memberikan komentar) pidato seseorang
Mampu menguasai massa

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 7


b. Tata upacara,

Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai
dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan itu harus diperhatikan:
1) jenis kegiatan;
2) bahasa pengantar yang dipergunakan;
3) materi aktivitas.

Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara,
personil penyelenggara dan alat penunjang lain. Pengisi acara, misal dalam memberikan
sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan. Kesediaan
mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah dihubungi. Untuk kelancaran suatu
"upacara" diperlukan seorang "stage manajer" yang bertugas menjadi penghubung antara
pembawa acara dan pelaksana upacara.

c. Tata Tempat (Preseance)


Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa Inggris precende yang artinya
urutan. Maksudnya disini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu.
Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku
dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan
dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial.
Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun
1968.

Pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance:


1) Golongan Very Important Person (VIP), pihak yang didahulukan karena jabarannya atau
kedudukannya.
2) Golongan Very Important Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena derajatya,
misalnya bangsawan dan sebagainnya.

Pedoman Preseance:
1) Aturan dasar Preseance
Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi, mempunyai urutan paling depan
atau mendahului,
Jika orang-orang dalam posisi duduk atau berdiri berjajar, yang paling penting adalah
mereka yang di sebelag kanan.
2) Aturan umum tata tempat
Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap tempat pertama adalah menghadap
pintu keluar. Yang duduk di dekat pintu dianggap paling terakhir.
Dalam pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi), yaitu bila orang-orang
tersebut berjajar pada garis yang sama, maka tempat sebelah kanan di luar atau tempat
yang paling tengah adalah yang pertama tergantung situasi.
3) Aturan tempat duduk, Urutan tempat duduk diatur menurut aturan sebagai berikut:
Yang didahulukan adalah tempat duduk yang paling tinggi
Berikutnya diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yang utama,
sebelah kanan merupakan urutan nomor tiga, sebelah kiri urutan nomor tiga.
4) Aturan urutan memasuki kendaraan
Tata urutan memasuki kenderaan, bagi undangan resmi atau kenegaraan memerlukan
perhatian dan penanganan khusus bahkan perencanaan yang matang. Tipe kenderaan juga
mempengaruhi pengaturan itu. Peranan pengemudi, ia juga harus mengenal pengetahuan
protokoler, termasuk penampilannya.
Beberapa cara bagaimana memasuki pesawat udara, kapal laut, kenderaan mobil atau
kereta api sebagai berikut:

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 8


Pesawat udara : Seorang dengan urutan pertama akan masuk pesawat udara yang
paling akhir, sedangkan kalau menuruni pesawat, orang yang utama akan turun lebih
dahulu.
Kapal laut: orang yang utama, naik terlebih dahulu dan akan turun akan turun lebih
dahulu
Kenderaan mobil atau kereta: orang yang paling utama baik sewaktu naik maupun
sewaktu turun akan mendahului yang lain. Namun demikian apabila letak kendaraan
tidak dapat diatur sedemikian rupa karena keadaan, hal tersebut merupakan suatu
perkecualian.
Letak kenderaan hendaknya dihadapkan ke kiri, artinya arah kenderaan akan menuju,
berada di sebelah kiri kita.
Yang utama duduk di tempat duduk sebelah kanan, sedang berikutnya di sebelah kiri.
Bila sampai ke tempat tujuan dan akan turun, hendaknya kenderaan dihadapkan ke
sebelah kanan, sehingga memudahkan yang utama dapat turun lebih dahulu.
Jika penumpang mobil tiga orang dan duduk di belakang, maka orang yang paling
terhormat duduk disebelah kanan, orang ke dua duduk paling kiri, dan orang ketiga
duduk di tengah.
Jika mobil dimungkinkan di duduki oleh lebih dari 5 atau 6 orang, karena ada
tambahan bak di tengah, maka bak yang paling tengah diduduki oleh orang yang
paling rendah kedudukannya, yang lebih tinggi menduduki di sebelah kanan kirinya.
5) Tata Busana.
Tata busana disini ialah pakaian yang harus yang dimaksud ialah pakaian yang harus
dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun
pelaksana kegiatan. Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan
yang dikirimkan baik formal maupun informal.

Jenis tata busana yang perlu diketahui:


Pakaian Sipil Lengkap (PSL)
Pakaian Sipil Harian (PSH)
Pakaian Dinas Lapangan (PDL)
Pakaian Dinas Harian (PDH)
Pakaian Dinas Upacara I, II, II, (PDU) untuk kalangan militer.
Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu)
Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri)
Toga (Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut)

6) TataWarkat.
Pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu
diperhatikan ialah:

Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan
jenis/keperluan kegiatan.
Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta
tercapainya tujuan kegiatan sendiri.
Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik
mengenai format, isi dan sebagainya.
Menulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik mengenai
nama, pangkat, jabatan dan alamatnya.
Dalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan beserta istri/suami atau
tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk
beberapa orang.
Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah
penempatan duduknya.
Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.
Menentukan batas waktu penerimaan tamu.

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 9


Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak
hadirannya (RSVP yang merupakan singkatan: Respondez sil vous plaiz)
Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan
kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim).

5. Tata Cara Mengatur Kegiatan Protokol

Dalam mengatur kegiatan keprotokolan harus memiliki:


a. Tata cara, setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib, khidmat serta setiap perbuatan
atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan urutan yang telah dilakukan.
b. Tata krama, yaitu etiket dalam pemberian penghormatan
c. Aplikasi aturan-aturan, yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang
keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan harus berlaku selaras dengan situasi
dan kondisi.

6. Peran dan Fungsi Protokoler

Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh
organisasi atau institusi. Disamping itu, protokol juga merupakan bagian yang melekat dari
aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja, terutama bagi para petugas protokol
yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik di tingkat lokal
maupun nasional.
Diperlukan adanya keberadaan protokol dalam sebuah lembaga/ perusahaan adalah karena
protokol ikut menentukan terciptanya suasana yang memperngaruhi keberhasilan suatu acara
yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Selain itu dapat menciptakan tata pergaulan yang
mndekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya upacara yang
khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan
tugas.

B. Penyelenggaraan seminar

Tahapan penyelenggaraan seminar :


1. Tahap orientasi
2. Tahap persiapan
3. Tahap pelaksanaan
4. Tahap penutupan

1. Tahap orientasi, yang perlu dipertimbangkan adalah :


a. Latar belakang diadakannya suatu kegiatan
b. Tujuan diadakannya suatu kegiatan
c. Manfaat yang akan diperoleh dari suatu kegiatan yang diadakan
d. Kemungkinan kemungkinan yang akan terjadi jikan suatu kegiatan tersebut diadakan

2. Tahap persiapan, langkah-langkahnya adalah :


a. Pembentukan panitia, melalui pembentukan formatur atau musyawarah langsung.
b. Rapat-rapat panitia, diperlukan untuk mengetahui persiapan persiapan pelaksanaan kegiatan
agar nantinya kegiatan pokok dapat berjalan lancer sesuai dengan yang diharapkan.
c. Anggaran dana, membuat daftar periksa anggaran yang memuat informasi prediksi
pengeluaran yang akan dikeluarkan.

3. Tahap pelaksanaan
Memastikan penggunaan ruangan/gedung yang akan dipakai, memperhatikan kapasitasnya.
fasilitas2 dan letak yang strategis dilihat dari prediksi asal peserta, kenderaan umum, dan juga
penataan ruangan.

4. Tahap penutupan
Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 10
Bentuk kegiatan tahap akhir adalah rapat pertanggungjawaban atas seluruh tanggung jawab
masing-masing personal/seksi sesuai dengan bagian yang menjadi tugasnya.
Setelah semua pekerjaan dianggap selesai maka dilakukan pembubaran panitia, biasanya
dilakukan oleh pejabat tertinggi dalam kepanitiaan.

C. Pembawa Acara (MC=Pemandu Acara)

1. Pembawa acara merupakan bagian dari kegiatan protokoler.


2. Istilah pembawa acara sering diartikan sama dengan Announcer {penymr),
Toatmasier(pembawa acara untuk pesta-pesta). Masterof CErEmony(pembawa acara untuk
acara yang sifatnya seremonial. misalnya: upacara wisuda, upacara kenegaraan, dsb).

Beberapa hal yang perlu diperhatikan :


1. Berbusana yang baik
2. Nada/volume suara yang baik
3. Tata bahasa yang baik
4. Bersikap yang baik
5. Cara bertindak dari acara satu ke acara yang lain
6. Cara menutup acara yang baik

Sumber : http://bemfidkom.blogspot.com/2013/02/materi-protokoler.html

BAB 4 PROFIL HUMAS

MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN/RAPAT

A. Pengertian Rapat
Salah satu tugas sekretaris adalah mempersiapkan dan melayani pertemuan-pertemuan atau
rapat yang diselenggarakan oleh pimpinannya, baik dalam hal keperluan pertemuan/rapat
maupun dalam jamuan kepada para tamunya (peserta rapat). Rapat adalah pertemuan atau
kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal
maupun informal untuk membicarakan, merundingkan dan memecahkan suatu masalah yang
menyangkut kepentingan organisasi /perusahaan.

B. Tujuan dan fungsi Rapat


Rapat perlu diselenggarakan, antara lain :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai forum silaturahim dan demokrasi, diharapkan peserta rapat dapat ikut
berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang dikemukakan.
4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat dengan perusahaan /organisasi.
5. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta).
6. Sebagai sarana bernegosiasi
7. Ketentuan hukum

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 11


C. Jenis-jenis Rapat

Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangannya atau segi peninjauannya.
1. Berdasarkan Tujuan, Menurut tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :
a. Rapat penjelasan ( information conference ), adalah rapat yang diselenggarakan
untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan. Dalam
rapat ini, peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat
tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukann pertanyaan.
b. Rapat pemecahan masalah ( problem solving conference ) adalah rapat yang
dilaksanakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang
dihadapi. Pada rapat ini peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan
masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpilkan bersama. Hasil
kesimpulan yang telah disepakati tersebut digunakan untuk memecahkan masalah
yang sedang dihadapi.
c. Rapat perundingan ( negotiation conference ) adalah rapat yang diselenggarakan
dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah
agar tidak merugikan kedua belah pihak.

2. Berdasarkan Sifat, Menurut sifatnya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :
a. Rapat resmi ( formal meeting ), adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu
perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku. Peserta rapat
formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang
biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.
b. Rapat tidak resmi ( informal meeting ) adalah rapat yang dilaksanakan tanpa suatu
perencanaan yang bersifat resmi. Rapat ini tidak memerlukanpersiapan istimewa
dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba
tiba dan harus diselesaikan segera. Para peserta rapat umumnya mendapat
pemberitahuan secara langsung.
c. Rapat terbuka, adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi
dan materi yang dibahas merupakan masalah masalah yang tidak bersifat rahasia.
d. Rapat tertutup, adalah rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja
dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia.

3. Berdasarkan Jangka Waktunya, Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan


menjadi empat jenis, yaitu :
a. Rapat mingguan, adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya
membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.
b. Rapat bulanan, adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas
masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
c. Rapat semester, adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang
membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-
program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.
d. Rapat tahunan, adalah rapat yang diadakan setahun sekali.

4. Berdasarkan Frekuensi, Menurut frekuensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis,
yaitu :
a. Rapat rutin, adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan,
tahunan). Rapat ini digunakan untuk masalah masalah rutin dalam suatu organisasi
/ perusahaan.
b. Rapat insidentil, adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan
tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan
harus diselesaikan bersama.
5. Berdasarkan Nama, Menurut nama, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :
a. Rapat kerja, adalah rapat atau pertemuan para karyawan atau pimpinan guna
membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 12


b. Rapat dinas, adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan
(biasanya dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintahan).
c. Musyawarah kerja, adalah kata lain dari rapat kerja.
6. Berdasarkan Urgensinya, Menurut urgensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis,
yaitu :
a. Rapat biasa, adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah masalah yang
sudah dianggap biasa.
b. Rapat penting, Adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah yang
dianggap penting karena akan menghasilkan keputusan yang membawa dampak
penting bagi anggota organisasi /perusahaan itu sendiri.
7. Berdasarkan Pesertanya, Menurut pesertanya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis,
yaitu :
a. Rapat vertikal, adalah rapat yang diadakan, dimana yang hadir dalam rapat itu adalah
bawahan dan atasan.
b. Rapat horizontal, Adalah rapat yang diadakan antar pejabat suatu organisasi /
perusahaan yang sederajat.

D. Syarat syarat Rapat yang Baik

1. Suasana Terbuka, Artinya, setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari
siapapun. Hindari sikap saling mencurigai dan berprasangka negative diantara sesame
peserta rapat.
2. Tidak Ada Monopoli, Rapat yang baik adalah yang demokratis. Artinya, tidak ada tindas
menindas atau ingin menguasai sendiri. Setiap peserta rapat mempunyai hak yang sama (
hak bicara, hak ambil bagian, dsb)
3. Partisipasi Aktif dari Peserta Rapat, Artinya, tiap peserta rapat aktif ambil bagian
dalamjalannya rapat, yaitu harus menjadi pendengar dan pembicara yang baik
4. Bimbingan dan Pengawasan dari Pimpinan, Rapat yang baik harus terarah karena ada
bimbingan dan pengawasan dari ketua/pemimpin rapat. Pemimpin rapat juga harus dapat
memonitor jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
5. Perdebatan Berdasarkan Argumentasi bukan Emosi, Dalam sebuah rapat yang dicari
adalah suatu kebenaran bukan perselisihan atau saling menjatuhkan antara peserta rapat.
Rapat yang baik adalah mengadu argumentasi bukan emosi.
6. Pertanyaan Singkat dan Jelas, Pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup
singkat, padat, menuju sasaran, dan tidak bertele tele, serta jelas sehingga mudah
dimengerti oleh seluruh peserta rapat.
7. Disiplin waktu, Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah
ditentukan akan membuat peserta rapatmenjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat
menjadi lebih tertib.
8. Selalu ada kesimpulan, Rapat yang baik adalah yang mampu dibuat kesimpulan atau
keputusan bersama. Sedangkan rapat yang tidak baik adalah rapat yang bertele- tele,
tanpa ada keputusan.

E. Identifikasi Persiapan Rapat


Secara garis besar persiapan rapat mencakup tiga hal, yaitu:
1. Persiapan Administrasi, Yang perlu diperhatikan menyangkut persiapan administrasi,
antara lain :
a. Notula yang merupakan hasil rapat sebelumnya.
b. Makalah atau kertas kerja yang akan dibahas dalam rapat
c. Beberapa peraturan yang dibutuhkan
d. Mempersiapkan materi rapat. Materi rapat antara lain: bahan-bahan acuan berupa
buku, majalah/media cetak atau elektronik yang sesuai dengan materi rapat.
e. Membuat surat undangan
f. Menyusun acara dan daftar hadir peserta

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 13


2. Persiapan Peralatan & Perlengkapan, Alat yang dipersiapkan antara lain sebagai berikut;
a. flip chart dan spidol
b. whiteboard, alat tulis dan penghapusnya.
c. LCD Projector atau OHP
d. Sound system
e. Handy cam
f. Kamera
g. Tape recorder
h. Map atau tas yang digunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat
i. Block note dengan ballpoint
j. Name tag untuk peserta rapat
k. Komputer, internet

3. Persiapan Ruangan, akomodasi, rapat yang dihadiri oleh peserta dari luar kota dan
berlangsung berhari-hari tentunya harus disiapkan akomodasi atau penginapan. Hal-hal
yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai
berikut:
a. Cahaya penerangan, Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu)
tetapi menggunakan penerangan sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus
disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut. Dengan penerangan
cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, di antaranya :
Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah
Kualitas pekerjaan lebih baik
Kesalahan-kesalahan berkurang
Semangat kerja pegawai lebih baik
Mengurangi ketegangan dan kelelahan (mata dan rohani)
Prestise lebih baik untuk perusahaan
b. Perencanaan warna, warna akan mempengaruhi keadaan jiwa (perasaan, pengertian
dan pikiran). Para ahli membedakan tiga warna pokok yaitu warna merah, kuning dan
biru.
c. Ventilasi udara, usahakan agar udara di ruang rapat sejuk karena ruangan yang terlalu
panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat
berkurang.
d. Pengaturan tempat duduk, pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta
rapat dan luas ruang rapat.

4. Tata Ruang Rapat, ada beberapa macam pengaturan tata ruang rapat yaitu sebagai
berikut:
a. Gaya klasikal/kelas, gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak.
Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya klasikal/kelas.
b. Gaya konferensi, gaya konferensi atau bentuk empat persegi panjang, dimaksudkan
agar semua peserta merasa dihargai dan untuk meninmbulkan semangat team work.
c. Gaya huruf U, pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U cocok untuk
rapat informal.
d. Gaya workshop, pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk
diskusi kelompok.

G. Etika Pertemuan Rapat


1. Etika Pertemuan / Rapat, etika pertemuan adalah norma, nilai, kaidah atau ukuran tingkah
laku yang baik ketika melakukan pertemuan. Beberapa etika pertemuan atau rapat yang
harus diperhatikan dan diterapkan, yaitu sebagai berikut:
a. Pihak panitia penyelenggaraan rapat:
Menyelenggarakan pertemuan sesuai prosedur
Menata ruang dengan baik
Menempatkan tempat duduk sesuai dengan jabatan atau kedudukan

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 14


Mengundang peserta rapat beberapa hari sebelum pelaksanaan rapat
Menghargai seluruh peserta rapat
Membagikan makalah dengan sopan
Menggunakan bahasa yang baik, santun dan dapat dipahami
b. Pihak peserta rapat
Hadir tepat waktu
Mengikuti tata tertib
Bersikap menghargai orang yang sedang berbicara
Tidak bersikap emosional, egois
Bersikap sopan, santun dan bijaksana
Menggunakan bahasa yang santun
Mematikan HP
Tidak merokok ketika rapat berlangsung apalagi ruangan ber-AC

2. Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila memenuhi beberapa syarat, antara
lain sebagai berikut;
Persepsi, peserta rapat harus mampu menyesuaikan pesan, pendapat, pandangan
dengan tepat sehingga dapat diterima orang lain.
Ketepatan, harus mampu menyampaikan pemikiran sesuai dengan kerangka
berpikir lawan bicara sehingga terhindar miscommunication.
Kredibilitas, setiap peserta harus memiliki rasa saling percaya.
Kecocokan/keserasian, harus berusaha menjalin hubungan komunikasi yang baik
dengan semua orang bersikap bersahabat, menyenangkan, menghormati dan
berhasil memberi kesan yang baik terhadap lawan bicara.

3. Syarat tersebut harus diterapkan dalam gaya komunikasi. Beberapa hal yang harus
diperhatikan dalam gaya komunikasi, antara lain:
Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah.
Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat dan santun serta dapat dipahami oleh
orang lain.
Budi pekerti, watak dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.
Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi. Gaya bahasa yang
sering digunakan antara lain gaya bahasa hiperbola, gaya bahasa kilmaks, gaya
bahasa antiklimaks, gaya bahasa simbolik

4. Hal-hal menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan antara lain:


Pakaian, cara seseorang berpakaian mencerminkan kepribadiannya. Cara
berpakaian yang bersih, rapi, tepat (sesuai situasi) akan menumbuhkan rasa percaya
diri dan harga diri.
Pandangan mata, pada saat berbicara pandangan mata perlu terarah dengan baik
karena pandangan mata seseorang memperlihatkan kepribadian, tata karma dan
kewibawaan
Mimik wajah, pada saat berbicara mimik wajah harus disesuaikan dengan isi
pembicaraan.
Sikap badan ketika berbicara baik duduk maupun berdiri harus tegak. Kuasailah diri
sendiri sebelum menguasai para pendengar atau peserta rapat sehingga pembicara
terlihat dan terkesan berwibawa.
Suara, dapat berbunyi lebih baik apabila jelas, intonasi, semangat, ekspresi.
Tulisan, harus dengan jelas sehingga dapat terbaca orang lain.

H. Teknik Menyusun Agenda dan Acara Rapat

Agar suatu acara berjalan dengan baik dan sukses, maka pantia penyelenggara rapat terutama
penyusun acara harus mengetahui agenda rapat dan mengetahui agenda rapat dan teknik
menyusun acara. Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 15


akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan acara rapat adalah perincian atau penjabaran
lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Adapun hal-hal yang harus diperhatikan
dalam menyusun agenda rapat, yaitu:
1. mengetahui dan menguasai pokok masalah yang akan dibicarakan dalam rapat
2. mengetahui tema dan tujuan rapat
3. mengetahui keadaan calon peserta rapat dari segi:
a. peserta rapat dari luar organisasi (ekstern)
b. peserta rapat dari dalam organisasi (intern)
c. peserta rapat dari luar dan dalam organisasi (campuran)
d. jenis kelamin, usia, jabatan, status social dan pendidikan secara umum
4. mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat dan pelaksanaan rapat
5. mengetahui peralatan yang akan digunakan
6. mengetahui keadaan calon pemimpin rapat
7. mengetahui keadaan ruang rapat
8. mengetahui makanan berat/ringan dan minuman yang akan dihidangkan serta waktu
istirahat
9. mengetahui tata tertib rapat.

Untuk menyusun acara rapat, hal-hal yang harus diperhatikan sama dengan menyusun agenda
rapat ditambah dengan:
1. acara disusun sesuai dengan pokok permasalahan
2. secara umum urutan rapat terdiri atas:
a. pembukaan
b. pengarahan dari pemimpin rapat
c. pelaksanaan rapat yang disesuaikan dengan kebutuhan rapat dan situasi, sebagai
contoh:
penjelesan atau pengarahan dari pemimpin rapat
pembagian tugas berdasrkan kriteria/ukuran tertentu yang dilakukan pemimpin
rapat
setiap kelompok mendiskusikan materi yang telah diterima
mengemukakan hasil tugas kelompok oleh setiap kelompok
mengkaji permasalahan yang timbul
melaksanakan tahap tanya jawab dan adu argumentasi
tahap mengambil keputusan
tahap menyimpulkan
pemimpin rapat atau pembawa acara membacakan hasil rapat atau kesimpulan rapat
dan diakhiri dengan penutupan.
3. penyusun harus memperhatikan waktu

Contoh Agenda Rapat

PT TOYOKO HAMARJAYA
Jalan Kemang Raya 12 Jakarta Timur
Telp. (021) 456474

AGENDA RAPAT
INOVASI PRODUK

1. Pembukaan
2. Pengarahan Pimpinan Rapat
3. Laporan Bagian Produksi
4. Laporan Bagian Keuangan
5. Laporan Bagian Pemasaran

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 16


6. Pembahasan dan Tanya Jawab
7. Penutup

Contoh Susunan Acara Rapat

PT TOYOKO HAMARJAYA
Jalan Kemang Raya 12 Jakarta Timur
Telp. (021) 456474

SUSUNAN ACARA
RAPAT INOVASI PRODUK

1. 08.00 08.30 Regristasi


2. 08.30 09.00 Pembukaan
3. 09.00 09.30 Pengarahan Pimpinan Rapat
4. 09.30 09.45 Laporan Bagian Produksi
5. 09.45 10.00 Laporan Bagian Keuangan
6. 10.00 10.15 Laporan Bagian Pemasaran
7. 10.15 11.00 Pembahasan dan Tanya Jawab
8. 11.00 Penutup

I. Teknik Menyusun Undangan Rapat

Surat undangan merupakan pemberitahuan yang sifatnya mengharapakan kehadiran seseorang


untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Dalam
menulis surat, diperlukan suatu keterampilan dalam hal merumuskan buah pikiran dan
menuangkannya dalam kata-kata, sehingga mendapat feedback/reaksi sesuai yang diharapkan.
Dalam hal menulis surat, seseorang diharuskan menguasai hal-hal berikut:
1. memahami atau menguasai pemakaian bahasa/tata bahas yang baik,
2. mengetahui permasalahan dan latar belakangnya,
3. memahami peraturan yang berkaitan dengan surat dan pekerjaannya,
4. mengetahui dan memahami kepada siapa ia membuat atau menulis surat,
5. mengenal dan menguasai teknik menyusun surat dengan baik.

Ada macam-macam variasi surat undangan, tergantung apakah itu rapat intern atau rapat
ekstern.
1. Undangan rapat intern, rapat intern adalah rapat yang dihadiri oleh pejabat di dalam
organisasi yang bersangkutan. Undangan yang dipakai untuk rapat intern dapat berbentuk
surat undangan biasa atau dapat juga berbentuk edaran
2. Undangan rapat ekstern, rapat ekstern adalah rapat yang dihadiri peserta dari luar
organisasi. Undangan rapat yang dihadiri peserta dari luar organisasi mempergunakan surat
undangan biasa yang lazim digunakan.

Undangan rapat dibuat setelah daftar peserta rapat disusun. Undangan yang dibuat hendaklah
memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut:
1. menggunakan kepala surat atau kop surat;
2. mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatannya;
3. mencantumkan perihal undangan rapat;
4. mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat;
5. mencantumkan tanggal, hari, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan;
6. ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 17


Letak atau penempatan bagian-bagian surat terdir dari empat bagian utama, yaitu sebagai
berikut;
1. Kepala surat, dicantumkan nama instansi atau lembaga, alamat instansi atau lembaga,
nomr telepon, lambing instansi dan lain-lain.
2. Pembukaan, pada bagian ini terdapat tanggal surat, nomor surat, lampiran, hal atau
perihal, nama dan alamat surat, salam pembuka
3. Isi surat atau tubuh surat, merupakan uraian lengkapdan jelas tentang masalah yang
menyebabkan surat itu dibuat dan dikirmkan.
4. Penutup, berisikan salam penutup dan pejabat penandatangan

Setiap kantor memiliki bagan surat yang berbeda tergantung kepada kebiasaan. Beberapa
bagan bentuk surat diantaranya;
1. bentuk lurus penuh (full block style);
2. bentuk lurus (block style);
3. bentuk setengah lurus (semi block style);
4. bentuk lekuk/tekuk (indented style);
5. bentuk menggantung (hanging style);
6. bentuk resmi (official style)

Sumber : http://scovyhollic2.blogspot.com/2010/12/modul-mengelola-pertemuan-rapat-ii.html

MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN/RAPAT

Sebuah pertemuan dapat terwujud dengan berhasil, apabila semua faktor pendukungnya
tersedia.Yang termasuk faktor pendukung penyelenggaraan sebuah rapat antara lain;

A. Prosedur Pertemuan
Prosedur merupakan tahapan kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas. Adapun prosedur
pertemuan atau rapat secara umum, yaitu:
1. Prapersiapan, seperti menentukan masalah, tujuan dan maksud rapat, pemimpin dan
peserta rapat, mengirimkan notula rapat sebelumnya.
2. Persiapan, seperti menentukan dan menyusun acara rapat, menata ruang rapat,
menyiapkan peralatan perlengkapan lunak dan keras, peralatan menulis, menyusun
undangan rapat, menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya.
3. Pelaksanaan, dalam rapat semua peserta memiliki hak untuk berbicara dan mempunyai
kewajiban untuk menyumbangkan hasil pemikiran.
4. Penggandaan dan pendistribusian, notula rapat harus digandakan dan didistribusikan
kepada peserta rapat baik yang hadir maupun yang tidak hadir pada waktu rapat.

B. Keterampilan Dalam Rapat


1. Teknik Membuka dan Menutup Rapat, ketika rapat diselenggarakan terdapat dua acara
rapat yang harus selalu ada yaitu pembukaan dan penutup rapat. Teknik membuka rapat
sebagai berikut:
a. Kalimat pembuka harus menarik atau memikat.
b. Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara
cermat. Pembicara harus mengetahui kondisi para pendengar seperti sifat pendengar,
pendidikan, suasana yang terjadi.
c. Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang dibahas.
Topik-topik ini akan menjadi alat pendorong atau memotivasi pendengar untuk
mengetahui lebih lanjut hasil akhir pembicara.
d. Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan. Selain itu dalam
hal-hal yang dianggap penting perlu diulang-ulang agar terserap dengan jelas oleh para
pendengar.
e. Gunakan kalimat yang singkat, jelas tetapi langsung menarik perhatian para
pendengar.

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 18


f. Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik seperti penggunaan data,
anekdot, membuat pertanyaan, mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa,
peribahasa, kata bijak dan kutipan dari kitab suci.

Sebagai contoh : Seorang Manajer, dalam menyampaikan pengarahan kepada manajer


produksi, maka kalimat pembuka cukup terdiri atas beberapa kalimat yang
mengandung kesan positif. Misalnya: Saudara-saudara harus berjuang dengan keras
karena produksi barang yang terbaru menentukan kelanjutan pabrik kita.

2. Rapat yang berlangsung beberapa waktu, pada akhirnya akan ditutup. Pemimipin rapat
harus dapat menutup rapat dengan baik, sehingga rapat tidak berlarut-berlarut. Teknik
menutup rapat yaitu sebagai berikut:
a. Menyusun ringkasan atau kesimpulan, agar para pendengar mengingat kembali garis
besar isi pembicaraan sehingga melalui ringkasan ini para pendengar mengetahui
secara jelas isi dan maksud pembicaraan.
b. Kalimat penutup, berguna untuk menggugah kembali minat dna perhatian para
pendengar terhadap isi pembicaraan yang telah dibahas. Berikut ini beberapa
ketentuan tentang cara seseorang menutup pembicaraan, yaitu:
Kalimat penutup harus diucapkan pembicara karena merupakan hal penting yang
akan diingat oleh para pendengar sehingga berkesan.
Pada akhir pembicaraan tidak perlu dikemukakan bahwa pembicaraan tidak perlu
dikemukakan bahwa pembicara berniat mengakhiri pembicaraan dengan
mengungkapkan kalimat yang berlebihan.
Persiapkan dengan sebaik-baiknya kalimat penutup pembicaraan. Antara kalimat
pembuka dan penutup harus ada hubungannya.
Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup pembicaraan, yaitu:
Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang singkat
Beerisi anjuran agar pendengar melakukan suatu tindakan
Berisi pujian kepada pendengar
Usahakan agar pendengar merasa senang, senyum bahkan tertawa
Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair, kutipan dari kitab suci
yang sesuai, kata bijak daari orng terkenal.
Bahasa yang digunakan santun dan komunikatif

3. Teknik Memimpin Rapat


Pihak-pihak yang terlibat dalam suatu rapat adalah pemimpin rapat dan peserta rapat.
Jalannya suatu rapat ditentukan pemimpin dan peserta yang terlibat dalam rapat. Sifat dan
sikap yang harus dimiliki seorang pemimpin rapat, antara lain:
a. Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan yang luas terutama yang berkaitan
dengan pokok masalah yang sedang dibahas menambah wawasan dengan membaca
berbagai buku, membuka internet dan lain-lain.
b. Seorang pemimpin dapat mengendalikan rapat. Pengendalian rapat oleh pemimpin rapat
terdapt tiga macam cara, sebagai berikut:
Pengendalian secara bebas terbatas (overhead), dalam teknik ini pemimipin rapat
membiarkan peserta berbicara langsung tanpa harus melalui pemimpin rapat. Proses
jalannya rapat diperhatikan dengan seksama oleh pemimpin rapat.
Pengendalian secara ketat (closed controlled), pengendalian rapat dengan cara ini
peserta rapat ketika berbicara dibatasi. Peserta rapat dapat berbicara apabila diizinkan
olleh pemimpin rapat.
Pengendalian rapat gabungan bebas terbatas dan ketat, pengendalian rapt yang
menggabungkan antara bebas terbatas dan ketat. Pengendalian ini memberikan
kesempatan seluas-luasnya kepada peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya
dan apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali, pemimpin rapat langsung
menggunakan cara pengendalian ketat sehingga keadaan normal kembali.

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 19


c. Pemimpin rapat harus mempunyai sifat yang adil, tidak memihak, jujur , berwibawa dan
tegas.
d. Pemimpin rapat harus mampu mengatur lalu lintas jalannya rapat.
e. Pemimpin rapat dapat mengelola secara terarah daalm mencapai tujuan rapat.
f. Pemimpin rapat berusaha agar seluruh peserta rapat memiliki kesempatan untuk
memberikan gagasan.
g. Seorang pemimpin harus memiliki keterampilan berkomunikasi ketika memimpin rapat.
Seorang pemimpin memiliki sifat dan tipe yang berbeda-beda. Pemimpin rapat
digolongkan ke dalam tiga tipe yaitu:

Tipe Otoriter, Ciri-ciri tipe pemimpin ini suka memaksakan kehendak, merasa
paling berasa dan merasa paling mengetahui segala hal sehingga kurang
memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan
pendapatnya.
Tipe Demokratis Tipe demokratis maksudnya seorang pemimpin yang bersifat
adil, terbuka, memberikan kesempatan kepada para peserta untuk mengemukakan
pendapat, pandangan, pertanyaan atau saran-saran, berperan aktif, pemimpin
berusaha untuk membimbing dan mengarahkan peserta rapat.
Tipe Laizess-Faire, Tipe Laizess-Faire atau tipe liberal maksudnya pemimpin
rapat memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan
jalannya rapat. Pemimpin tipe ini menyerahkan segala sesuatunya kepada para
peserta rapat. Pemimpin bersifat pasif, tidak ikut terlibat langsung dalam jalannya
rapat.

h. Seorang pemimpin rapat pada saat memimpin rapat harus sudah mengetahui fungsi atau
kegunaan dari seorang pemimpin rapat. Fungsi pemimpin rapat, antara lain sebagai
berikut:
Sebagai pengarah, seorang pemimpin harus lebih siap dan lebih menguasai
permasalahan daripada peserta rapat yang lain agar dapat mengarahkan rapat
dengan baik.
Sebagai fasilitator, dapat memberikan fasilitas atau kemudahan bagi peserta rapat
untuk mencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan.
Sebagai penengah/katalisator, harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi
pertentangan atau perbedaan pendapat diantara para peserta rapat.
Sebagai motivator, harus mampu memberikan semangat ketika rapat berjalan
lamban dan membosankan.
Sebagai penentu keputusan, harus memperhatikan dengan sungguh-sungguh isi
pembicaraan agar dapat mengumpulkan data dan membuat keputusan yang tepat.

i. Ketika rapat biasanya ada tahap tanya jawab. Seorang pemimpin rapat harus
mempersiapkan diri nila ada pertanyaan. Untuk menjaga segala kemungkinan serta
memberikan jawaban yang memuaskan terhadap setiap pertanyaan peserta maka
pemimpin rapat harus memperhatikan hal-hal berikut:
Mendengarkan dengan seksama dan penuh perhatian terhadap pertanyaan yang
diajukan pendengar.
Menunggu pendengar menyelesaikan pertanyaannya (tidak memotong pertanyaan
pendengar).
Menjawab pertanyaan dengan singkat, jelas namun mencapai sasaran.
Menjawab pertanyaan dengan jujur dan objektif, bila pembicara tidak mengetahui
jawabannya secara pasti lebih baik berterus terang.
Menjawab pertanyaan disertai bukti dan contoh agar jawaban pembicara dapat
dipertangungjawabkan kebenarannya.
Tidak emosional bila terdapat pertanyaan yang bersifat menguji kepandaian
pembicara.
Menjawab pertanyaan hendaknya pandangan mata ditujukan kepada pendengar.

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 20


j. Seorang pemimpin harus berusaha untuk memahami sifat-sifat atau karakter setiap
peserta rapat. Beberapa tipe peserta rapat, yaitu sebagai berikut:
Pemersatu, karakter dari tipe pemersatu biasanya beertindak sebagai juru damai.
Perantara, bertindak sebagai penghubung antara yang satu dengan yang lain baik
perorangan maupun kelompok.
Pendengar, termasuk tipe peseta rapat yang pasif, tidak turut berperan serta secara
aktif dalam rapat
Pemberi Semangat, biasanya mempunyai sifat penggerak, kemauan dan
kemampuan bekerja tinggi.
Inisiatif, biasanya akan muncul pada saat pelaksanaan rapat menemui kemacetan
atau kebuntuan karena kurangnya atau tidak adanya data-data yang jelas untuk
menyelesaikan masalah yang dibahas.
Pemberi informasi, selalu memberikan informasi karena mempunyai pengalaman
dan pengetahuan yang cukup banyak, mudah bergaul dan dapat dipercaya.
Penyerang, tipe peserta ini bersifat pendobrak, menentang terhadap masalah yang
dibahas, pendapat dan sikap orang lain sehingga dapat menimbulkan perdebatan
dan peerpecahan.

Setiap peserta rapat mempunyai tugas dan tanggung jawab masing-masing.

Beberapa fungsi atau kegunaan peserta rapat, antara lain;


a. Sebagai penyumbang pendapat, rapat diadakan dengan suatu tujuan agar tujuan tercapai,
peran serta seluruh peserta rapat sangat diharapkan untuk menyumbangkan pendapat.
b. Sebagai penyimpul, pada saat rapat berlangsung notulis bertugas untuk mencatat hal-hal
penting berupa garis besar inti rapat.
c. Sebagai penyumbang data, pendapat-pendapat yang disampaikan oleh peserta rapat
haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional.
d. Sebagai pembantu pimpinan, harus mampu membantu pimpinan rapat agar dapat
menjalankan rapat dengan baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan semua
pihak.
e. Sebagai penerima hasil keputusan, setelah rapat selesai dan dihasilkan keputusan yang
harus disepakati bersama oleh peserta rapat sehingga peserta rapat harus berusaha untuk
menerima hasil keputusan.

4. Teknik Mengajukan Pendapat dan Bertanya Dalam Rapat


Bila seseorang akan menyampaikan pendapat dalam rapat dengan tujuan memberitahukan
pendengar maka hal yang diharapkan pembicara ialah pendengar memahami dengan jelas
segala sesuatu yang dikemukakan oleh pembicara. Pembicara harus berusaha mengungkapkan
uaraiannya dengan menggunakan bahasa yang efektif.

Hal-hal yang harus diperhatikan oleh pembicara agar bahasa yang digunakan ketika
menyampaikan pendapat dapat berlangsung secara efektif, yaitu:
a. Memakai kata-kata yang lugas, sederhana
b. Memakai kata-kata yang singkat, jelas dan tepat sesuai kaidah bahasa.
c. Menghindarkan pemakaian kata-kata yang bermakna konotatif
d. Menghindarkan pemakaian istilah atau kata asing yang tidak dipahami oleh
pembicara dan tidak sesuai dengan umur, tingkat social dan pendidikan para
pendengar
e. Penyampaian pendapat tidak meyimpang dari tema
f. Jangan merasa pendapat sendirilah yang paling benar dan harus menghargai
pendapat orang lain.

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 21


Salah satu acara rapat yang biasanya ada tahap tanya jawab. Pada saat rapat bila akan
mengajukan pertanyaan harus dilakukan dengan teknik atau cara yang tepat. Teknik bertanya
dalam rapat, yaitu sebagai berikut:
a. Pertanyaan langsung (direct question) adalah pertanyaan yang diajukan oleh
pemimpin rapat kepada seorang peserta rapat dengan tujuan untuk memberikan
motivasi atau dorongan kepada peserta rapat yang mempunyai sifat
pemalu/penakut, agar aktif dalam kegiatan rapat biasanya dilakukan oleh
pemimpin rapat
b. Pertanyaan umum (overhead question) adalah pertanyaan yang diajukan oleh
pemimpin rapat kepada seluruh peserta rapat dengan tujuan agar setiap peserta
turut aktif untuk berpikir mencarai jawabannya.
c. Pertanyaan terbuka (open question) adalah pertanyaan yang diajukan secara
terbuka diungkapkan dalam kata-kata yang bersifat umum
d. Pertanyaan mengembalikan (reverse question) adalah pertanyaan dibalikkan
kepada orang yang bertanya atau pertanyaan dijawab dengan pertanyaan lagi.
e. Pertanyaan dipindahkan (relay question) atau pertanyaan dialihkan atau
dipindahlan kepada peserta lain yang diperkirakan dapat menjawab atau agar
jawabannya dipikirkan bersama oleh forum rapat.
f. Pertanyaan factual (fact question) adalah pertanyaan yang diajukan dengan tujuan
untuk memperoleh fakta atau keterangan lain.
g. Pertanyaan retoris adalah pertanyaan yang tidak memerlukan suatu jawaban karena
orang-orang pun sudah tau jawabannya
h. Pertanyaan penghargaan (pick up question), pertanyaan yang diajukan karena ingin
memberikan penghargaan kepada orang yang telah menyatakan pendapat yang
baik.
i. Leading Question, suatu pertanyaan yang diungkapkan padahal jawabannya telah
ada dalam pertanyaan itu sendiri.

Sumber : http://scovyhollic2.blogspot.com/2010/12/modul-mengelola-pertemuan-rapat-
iv.html

MEMBUAT CATATAN HASIL PERTEMUAN/RAPAT

1. Notula adalah catatan mengenai semua pembicaraan selama rapat berlangsung, fungsi
notula :
a. Bahan bukti dokumen hitam diatas putih
b. Sumber informasi bagi peserta yang tidak menghadiri rapat
c. Acuan/landasan pertemuan berikutnya
d. Alat pengingat para peserta rapat
e. Bukti sejarah
Jenis notula :
a. Notula harfiah (verbatim), laporan mengenai sumbangan pendapat atau saran
dari setiap peserta rapat, notulis tidak dapat meniadakan suatu bagian.
b. Notula rangkuman (resume), laporan ringkas tentang suatu pembicaraan dalam
rapat.
2. Notulis adalah orang yang diberi tugas untuk menyusun notula

(SPM Administrasi Perkantoran, Erlangga (2013:101-102)

ORGANISASI PROFESI HUMAS

PERHIMPUNAN HUBUNGAN MASYARAKAT INDONESIA

Sejarah PERHUMAS

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 22


Berdirinya PERHUMAS berawal ketika salah satu seorang praktisi humas, Marah
Joenoes, menghadiri World Public Relations Congress ke-6 yang diselenggarakan
di Jenewa. Almarhum Marah Joenoes sangat bersemangat untuk mewujudkan cita-
citanya dan terlibat aktif dalam berbagai diskusi persiapan pendirian sebuah forum
profesi kehumasan. Pertemuan pertama diadakan di gedung Wisma Internasional
Pertamina (kini Gedung Persatuan Purnawirawan Angkatan Bersenjata RI
PEPABRI) di jalan Diponegoro No. 53, Jakarta yang dihadiri oleh para praktisi
kehumasan dari berbagai instansi pemerintah baik sipil maupun militer, Badan Usaha
Milik Negara, swasta maupun konsultan.

Mereka langsung menyepakati pendirian Organisasi Nasional dan menunjuk tiga


orang yaitu Marah Joenoes, Tommy Graciano dan Wisaksono Nuradi untuk
mengusulkan nama organisasi dan merancang anggaran dasarnya. Didorong
kebutuhan akan sebuah forum profesi kehumasan untuk bertukar pengalaman demi
peningkatan kualitas praktek kehumasan di Indonesia, maka sejak itu disepakati
pendirian PERHUMAS.

Perhimpunan Hubungan Masyarakat Indonesia PERHUMAS adalah organisasi


profesi para praktisi Humas dan Komunikasi Indonesia yang didirikan pada tanggal
15 Desember 1972. PERHUMAS secara resmi telah tercatat di DEPDAGRI sebagai
organisasi nasional kehumasan di Indonesia dan pada International Public Relation
Association IPRA yang berkedudukan di London. PERHUMAS bertujuan
meningkatkan keterampilan professional, memperluas dan memperdalam
pengetahuan, meningkatkan kontak dan pertukaran pengalaman antara anggota
serta berhubungan dengan organisasi serumpun di dalam dan luar negeri, Untuk
mencapai tujuan tersebut, berbagai kegiatan yang bermanfaat bagi anggota, seperti
penerbitan bulletin, buku dan jurnal, berbekal pengalaman pengalaman dari
momen momen bersejarah yang telah dilalui selama kurun waktu 34 tahun ini,
PERHUMAS ikut membidani kelahiran Federation Of ASEAN Public Relations
Organization (FAPRO) pada 17 Desember 1977 di Kuala Lumpur. Penyelenggara
ASEAN Public Relations Congress di Jakarta pada Tahun 1981, dan terakhir
diterimanya PERHUMAS dalam Forum For Corporate Governance in Indonesia
(FCGI) pada tahun 2002 perayaan Tri Dasawarsa PERHUMAS 2002, Musyawarah
Nasional 2004 hingga Konvensi Nasional Humas Indonesia 2006 yang sedang kita
laksanakan ini.

PERHUMAS tidak cukup berpuas diri akan apa yang telah diperolehnya selama ini.
Praktisi profesi kehumasan harus memiliki tanggung jawab bersama untuk terus
mengeksistensikan fungsi dan peran organisasi PERHUMAS dalam meningkatkan
kualitas pelaksanaan kehumasan di Indonesia.

Badan Pengurus Pusat berkedudukan di Jakarta dengan cabang-cabang yang


tersebar hampir di seluruh Indonesia.

Visi & Misi


Mengembangkan kompetensi para professional humas ( Public Relations) di
Indonesia untuk mendukung pengembangan citra positif dan reputasi Institusi dan
bangsa Indonesia.

KODE ETIK PROFESI


PERHUMAS INDONESIA
Dijiwai oleh Pancasila maupun UUD 1945 sebagai landasan tata kehidupan nasional;
Diilhami oleh Piagam PBB sebagai landasan tata kehidupan internasional; Dilandasi
oleh Deklarasi Asean (8 Agustus 1967) sebagai pemersatu bangsa-bangsa Asia
Tenggara; dan dipedomi oleh cita-cita, keinginan dan tekad untuk mengamalkan
sikap dan perilaku kehumasan secara professional; kami para anggota Perhimpunan
Hubungan Masyarakat Indonesia PERHUMAS INDONESIA sepakat untuk
mematuhi Kode ETik Kehumasan Indonesia, dan bila terdapat bukti-bukti diantara
kami dalam menjalankan profesi kehumasan ternyata ada yang melanggarnya, maka

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 23


hal itu sudah tentu mengakibatkan diberlakukannya tindak organisasi terhadap
pelanggarnya.
Pasal 1
KOMITMEN PRIBADI
Anggota PERHUMAS harus :
1. Memiliki dan menerapkan standar moral serta reputasi setinggi mungkin
dalam menjalankan profesi kehumasan

2. Berperan secara nyata dan sungguh-sungguh dalam upaya memasyarakatan


kepentingan Indonesia

3. Menumbuhkan dan mengembangkan hubungan antar warga Negara


Indonesia yang serasi daln selaras demi terwujudnya persatuan dan kesatuan
bangsa

Pasal II
PERILAKU TERHADAP KLIEN ATAU ATASAN
Anggota PERHUMAS INDONESIA harus:
1. Berlaku jujur dalam berhubungan dengan klien atau atasan

2. Tidak mewakili dua atau beberapa kepentingan yang berbeda atau yang
bersaing tanpa persetujuan semua pihak yang terkait

3. Menjamin rahasia serta kepercayaan yang diberikan oleh klien atau atasan,
maupun yang pernah diberikan oleh mantan klien atau mantan atasan

4. Tidak melakukan tindak atau mengeluarkan ucapan yang cenderung


merendahkan martabat, klien atau atasan, maupun mantan klien atau mantan
atasan

5. Dalam memberi jasa-jasa kepada klien atau atasan, tidak akan menerima
pembayaran, komisi atau imbalan dari pihak manapun selain dari klien atau
atasannya yang telah memperoleh kejelasan lengkap

6. Tidak akan menyerahkan kepada calon klien atau calon atasan bahwa
pembayaran atau imbalan jasa-jasanyaharus didasarkan kepada hasil-hasil
tertentu, atau tidak akan menyetujui perjanjian apapun yang mengarah
kepada hal yang serupa

Pasal III
PERILAKU TERHADAP MASYARAKAT DAN MEDIA MASSA
Anggota PERHUMAS INDONESIA harus:
1. Menjalankan kegiatan profesi kehumasan dengan memperhatikan
kepentingan masyarakat serta harga diri anggota masyarakat

2. Tidak melibatkan diri dalam tindak memanipulasi intergritas sarana maupun


jalur komunikasi massa

3. Tidak menyebarluaskan informasi yang tidak benar atau yang menyesatkan


sehingga dapat menodai profesi kehumasan

4. Senantiasa membantu untuk kepentingan Indonesia

Pasal IV
PERILAKU TERHADAP SEJAWAT
Praktisi Kehumasan Indonesia harus:
1. Tidak dengan sengaja merusak dan mencemarkan reputasi atau tindak
professional sejawatnya. Namun bila ada sejawat bersalah karena melakukan

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 24


tindakan yang tidak etis, yang melanggar hukum, atau yang tidak jujur,
termasuk melanggar Kode Etik Kehumasan Indonesia, maka bukti-bukti wajib
disampaikan kepada Dewan Kehormatan PERHUMAS INDONESIA

2. Tidak menawarkan diri atau mendesak klien atau atasan untuk menggantikan
kedudukan sejawatnya

3. Membantu dan berkerja sama dengan sejawat di seluruh Indonesia untuk


menjunjung tinggi dan mematuhi Kode Etik Kehumasan ini.

SUSUNAN BADAN PENGURUS PUSAT (BPP) PERHUMAS PERIODE 2011 2014


DEWAN KEHORMATAN
1. Muslim Basya, MBA
2. Victor Siburian, B.Sc
3. Dr. Fuad Afdal
4. Dra. Miranti Abidin
5. Teddy Kharsadi, MBA, BBM

DEWAN PENASEHAT
1. Aminuddin
2. Arifin Pasaribu
3. August Parengkuan, Bsc
4. Dr. Indrawadi Tamin
5. Inke Maris, MA
6. Wisaksono Noeradi
7. Yanto Sianipar

TIM PAKAR
1. Dr. Marlinda Puteh
2. Halim Mahfudz, MA
3. Heri Rakhmadi
4. Noke Kiroyan, B.A, S.Sos, Grad.dipl.
5. Prof. Dr. Alo Liliweri
6. Prof. Dr. Deddy Mulyana
7. Prof. Harsono Suwandi
8. Ir. Ridwan Nyak Baik, MM
9. Dr. Elvinaro Ardianto, M.Si (Alm)
10. Dr. Widodo Muktiyo, SE, M.Com

KETUA UMUM
Prita Kemal Gani, MBA, MICPR, APR

WAKIL KETUA UMUM


1. Agung Laksamana, M.Sc.
2. Troy Pantouw

SEKRETARIS UMUM
1. Ruddy K. Gobel, SE, AK, ME
2. Kamal, S.Sos, MM

BENDAHARA
1. Ita Kusumawati, SE
2. Leila Djafaar
3. Rini Chandra RW

BIDANG KOMUNIKASI
1. Vishnu Juwono, SE., MIA
2. Dewi Assaad
3. Dr. Felix Jebarus
4. Henny Puspitasari

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 25


BIDANG KEANGGOTAAN
1. Rizka Septiana, S.Sos, S.Si.
2. Ari Kartika, M.Si
3. Imuthia Yanindra, M.Si.
4. Teges Prita Soraya

BIDANG KERJA SAMA


1. Marlene Danusutedjo
2. Dian Noeh Abubakar, B.Arts
3. Deva Rachman
4. Maya Harsono

BIDANG LITBANG
1. Ir. Arno Kermaputra, M.Si
2. Arie Nauvel
3. Febriati Nadira

BIDANG PUBLIKASI
1. Akhmad Edhy Aruman, M.Si
2. Aprida M. Sihombing, M.Si
3. Dr. Hifni Alifahmi

BIDANG PENGEMBANGAN BPC


1. Syafiq Basri Assegaff, MA
2. Dra. Yumiliani Dasuki, MM
3. Amrih Sahri, B.Sc
4. Indira Abidin, SE, M.Ed

Tujuan PERHUMAS Indonesia


1. Meningkatkan kemampuan dan keterampilan para professional Hubungan
Masyarakat di Indonesia.

2. Memperluas dan memperdalam ilmu pengetahuan mengenai Hubungan


Masyarakat

3. Meningkatkan komunikasi dan pertukaran informasi dan pengalaman diantara


para anggotanya.

4. Menyelenggarakan hubungan dengan organisasi-organisasi yang serumpun


dengan bidang Hubungan Masyarakat

Sumber : http://www.perhumas.or.id/
Sekretariat BPP PERHUMAS
(Perhimpunan Hubungan Masyarakat Indonesia)
Intiland Tower Annexe Building 7th Floor
Jl. Jenderal Sudirman Kav. 32, Jakarta Pusat 10220
Tel. +6221-5711999 l Fax. +6221-5711888 (Hotline) +62855 8111 434
e-mail. secretariat@perhumas.or.id l membership@perhumas.or.id

=====
BADAN KOORDINASI KEHUMASAN PEMERINTAH
Kedudukan
1. Badan Koordinasi Kehumasan, selanjutnya dalam keputusan ini disingkat
Bakohumas, berkedudukan di ibukota negara RI;
2. Kenggotaan Bakohumas terdiri dari humas-humas Departemen, Lembaga
Pemerintah Non Departemen, Lembaga Negara serta BUMN;

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 26


3. Bakohumas dikordinasikan oleh Direktorat Jenderal Sarana Komunikasi dan
Diseminasi Informasi dan bertanggungjawab kepada Menteri Komunikasi dan
Informatika.

Tugas
Bakohumas bertugas :
1. Membantu pemerintah dalam melancarkan arus informasi antar lembaga
pemerintah dan antar pemerintah dengan masyarakat;
2. Mengadakan koordinasi dan kerjasama antar Humas departemen, Lembaga
Pemerintah Non Departemen, Lembaga Negara serta BUMN;
3. Merencanakan dan melaksanakan kegiatan kehumasan.

Susunan Pengurus
1. Susunan Pengurus Bakohumas terdiri dari :
a. Satu orang Ketua
b. Satu orang Ketua Pelaksana
c. Satu orang Wakil Ketua Pelaksana
d. Masing-masing tiga orang Ketua dan Wakil Ketua Bidang
e. Satu orang Sekretaris
f. Satu orang Wakil Sekretaris
g. Satu orang Bendahara
h. Satu orang Wakil Bendahara
i. Beberapa orang anggota bidang sesuai kebutuhan
2. Pengurus Bakohumas dipilih dalam rapat anggota dan ditetapkan dengan
Keputusan Menteri Komunikasi dan Informatika;
3. Pengurus Bakohumas memegang jabatan selama masa tiga tahun, dan
sesudahnya diadakan pemilihan pengurus baru;
4. Pengurus dapat menunjuk beberapa orang anggotanya untuk melaksanakan
tugas-tugas tertentu sesuai kebutuhan organisasi.

Sekretariat
Bakohumas dilengkapi dengan Sekretariat yang dikepalai oleh Sekretaris Pengurus
Bakohumas dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Sekretaris menjadi Kepala Sekretariat, sedangkan Wakil Sekretaris menjadi
Wakil Kepala Sekretariat.
2. Staf Sekretariat ditunjuk oleh Ketua Pelaksana.
3. Sekretariat berkedudukan di Direktorat Kelembagaan Komunikasi Pemerintah,
Direktorat Jenderal Sarana Komunikasi dan Diseminasi Informasi, Departemen
Komunikasi dan Informatika.

Pembiayaan / Perlengkapan
1. Biaya yang diperlukan Bakohumas dibebankan kepada :
a. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Direktorat Jenderal Sarana
Komunikasi dan Diseminasi Informasi.
b. Iuran dari anggota.
c. Sumbangan dari berbagai pihak yang tidak mengikat.
2. Dalam rangka melaksanakan kegiatanya, Bakohumas memanfaatkan sarana dan
prasarana yang sudah tersedia.

Penutup

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 27


1. Hal lain yang belum diatur dalam Keputusan ini akan ditetapkan oleh Direktur
Jenderal Sarana Komunikasi dan Diseminasi Informasi, Departemen Komunikasi
dan Informatika;
2. Dengan ditetapkanya Keputusan ini, maka Keputusan Menteri Negara
Komunikasi dan Informasi Nomor 03A/SK/MENNEG/I/2002 tentang Badan
Koordinasi Kehumasan Pemerintah, dinyatakan tidak berlaku lagi;
3. Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

KODE ETIK HUMAS PEMERINTAHAN


KETENTUAN UMUM
1. Etika adalah nilai-nilai moral yang mengikat dalam berucap, bersikap dan
berperilaku dalam pelaksanaan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggungjawab.
2. Kode Etik Humas Pemerintahan adalah pedoman bersikap, berperilaku,
bertindak dan berucap para praktisi humas pemerintah.
3. Profesi adalah pekerjaan yang menuntut keahlian dan keterampilan dalam
pelayanan tertentu berdasarkan latihan, pengetahuan dan kemampuan yang
diakui sesuai dengan standar kompetensinya.
4. Hubungan masyarakat pemerintah untuk selanjutnya disebut humas pemerintah
adalah aktivitas lembaga dan atau individu, yang melakukan fungsi manajemen
dalam bidang komunikasi dan informasi kepada publik pemangku kepentingan
(stakeholders) dan sebaliknya.
5. Pemerintah pusat dan/atau pemerintah daerah sebagaimana dimaksud Pasal 1
ayat (4) adalah
a. Pemerintah Pusat, selanjutnya disebut pemerintah, adalah Presiden Republik
Indonesia yang memegang kekuasaan pemerintahan NKRI sebagaimana
dimaksud dalam UUD Negara RI Tahun 1945.
b. Pemerintah Daerah adalah gubernur, bupati, dan/atau walikota, serta
perangkat daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah.
6. Humas Pemerintahan adalah segenap tindakan yang dilakukan oleh suatu
instansi/perusahaan dalam usaha membina hubungan yang harmonis dengan
khalayak internal dan ekstenal dan membina martabat instansi/ pemerintahan
dalam pandangan khalayak internal dan eksternal guna memperoleh pengertian,
kepercayaan, kerjasama, dan dukungan dari khalayak internal dan eksternal
dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya.
7. Lembaga humas pemerintah adalah unit organisasi dalam suatu lembaga
pemerintahan yang melakukan fungsi manajemen bidang komunikasi dan
informasi.
8. Humas Pemerintahan sebagaimana dimaksud pada Pasal 1 ayat (6) meliputi:
a. Humas yang berada pada lembaga atau instansi pemerintah baik pusat
maupun daerah seluruh NKRI.
b. Humas yang berada di lingkungan BUMN dan BUMD.
9. Badan Koordinasi Kehumasan Pemerintahan selanjutnya disebut Bakohumas
Pusat. Bakohumas Pusat adalah organisasi profesi humas pemerintah yang
anggotanya Instansi Pemerintah, baik Departemen, Lembaga Pemerintah Non
Departemen, Lembaga- Lembaga Negara, maupun BUMN.
10. Badan Koordinasi Kehumasan Pemerintahan Daerah selanjutnya disebut
Bakohumasda. Bakohumasda adalah organisasi profesi humas pemerintah yang
anggotanya Pemerintah Daerah baik tingkat Provinsi, Kabupaten, Kota, BUMD
maupun instansi vertikal.

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 28


11. Badan Kehormatan Bakohumas/ Bakohumasda adalah Badan yang bertugas
mengawasi penerapan Kode Etik Humas Pemerintahan dan menetapkan sanksi
atas pelanggaran yang dilakukan anggotanya.
12. Keanggotaan Bakohumas Pusat/ Bakohumasda meliputi semua unit Humas
yang berada di Instansi Pemerintah.
13. Instansi pemerintah adalah departemen, kementerian negara, secretariat
lembaga tinggi negara dan lembaga negara, lembaga pemerintah
nondepartemen, pemerintah daerah, organisasi perangkat daerah dan Badan
Usaha Milik Negara/Daerah maupun instansi vertikal.

KOMITMEN PRIBADI
1. Anggota Humas Pemerintahan menjunjung tinggi Kehormatan sebagai Pegawai
Instansi Pemerintah, baik Depatemen, Lembaga Pemerintah Non Departemen,
Lembaga-Lembaga Negara, BUMN, maupun BUMD.
2. Anggota Humas Pemerintahan mengutamakan kompetensi, obyektivitas,
kejujuran, serta menjunjung tinggi integritas dan norma-norma keahlian serta
menyadari konsekuensi tindakannya.
3. Anggota Humas Pemerintahan memegang teguh rahasia negara, sumpah
jabatan, serta wajib mempertimbangkan dan mengindahkan etika yang berlaku
agar sikap dan perilakunya dapat memberikan citra yang positip bagi
pemerintahan dan menjaga keutuhan Negara Kesatuan Republik Indonesia.
4. Anggota Humas Pemerintahan menyampaikan informasi publik yang benar dan
akurat serta membentuk citra Humas Pemerintahan yang positip di masyarakat.
5. Anggota Humas Pemerintahan menghargai, menghormati, dan membina
solidaritas serta nama baik rekan seprofesi.
6. Anggota Humas Pemerintahan akan berusaha meningkatkan pengetahuan dan
keterampilan untuk mewujudkan efisiensi dan efektivitas kerja serta memajukan
profesi Humas Pemerintahan di Indonesia.

HUBUNGAN KE DALAM
1. Anggota Humas Pemerintahan loyal terhadap kepentingan
organisasi/instansinya, bukan kepada kepentingan perorangan/golongan.
2. Anggota Humas Pemerintahan wajib:
a. menjalin komunikasi kepada semua pegawai di organisasi/instansinya
agar tercapai iklim organisasi yang mendukung peningkatan
kompetensi organisasi.
b. mengingatkan rekan seprofesinya yang melakukan tindakan di luar
batas kompetensi dan kewenangannya dalam mencegah terjadinya
pelanggaran Kode Etik Humas Pemerintahan.
3. Anggota Humas Pemerintahan tunduk, mematuhi dan menghormati Kode Etik
Humas Pemerintahan sesuai perundangan yang berlaku.

HUBUNGAN KE LUAR
1. Anggota Humas Pemerintahan wajib menyediakan dan memberikan informasi
publik yang benar dan akurat kepada masyarakat, media massa, dan insan pers
sesuai dengan tugas dan fungs organisasi/institusinya sesuai dengan
perundangan yang berlaku.
2. Anggota Humas Pemerintahan tidak diperkenankan melakukan penekanan
terhadap media massa dan insan pers serta mencegah pemberian barang dan
jasa kepada media massa dan insan pers dengan dalih kepentingan publikasi
(publisitas) pribadi/ golongan/ organisasi/ instansinya.
3. Anggota Humas Pemerintahan menghargai, menghormati, dan membina
hubungan baik dengan profesi lainnya.

HUBUNGAN SESAMA PROFESI


1. Anggota Humas Pemerintahan wajib bertukar informasi dan membantu
memperlancar arus informasi dengan sesama anggota.

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 29


2. Anggota Humas Pemerintahan bersedia mendukung pelaksanaan tugas sesame
anggota.
3. Anggota Humas Pemerintahan tidak dibenarkan mendiskreditkan sesame
anggota

BADAN KEHORMATAN
1. Badan Kehormatan di bentuk dan dipilih oleh Badan Koordinasi Humas
Pemerintahan (Bakohumas Pusat/Bakohumasda) sebanyak 9 orang dengan
masa bakti selama 3 (tiga) tahun dan dapat dipilih kembali.
2. Bakohumas Pusat membentuk Formatur Pengurus Badan Kehormatan dalam
pertemuan tahunan dan meminta persetujuan anggota untuk ditetapkan sebagai
anggota Badan Kehormatan Bakohumas.
3. Formatur Badan Kehormatan yang diusulkan Bakohumas Pusat terdiri dari
Departemen, Lembaga Pemerintah Non Departemen, Lembaga- Lembaga
Negara, BUMN, dan Perguruan Tinggi.
4. Bakohumas Daerah membentuk Formatur Pengurus Badan Kehormatan dalam
Pertemuan Tahunan dan meminta persetujuan anggota untuk ditetapkan sebagai
anggota Badan Kehormatan Bakohumasda.
5. Formatur Badan Kehormatan yang diusulkan Bakohumasda terdiri dari
Provinsi/Kabupaten/ Kota, BUMD, dan Perguruan Tinggi
6. Badan Kehormatan Bakohumas Pusat dan Badan Kehormatan Bakohumasda
terdiri dari Ketua, Wakil Ketua dan Anggota. Ketua dan Wakil Ketua dipilih oleh
anggota Badan Kehormatan.
7. Badan Kehormatan melaksanakan pemantauan, evaluasi, dan penilaian
terhadap kinerja anggota sesuai dengan laporan satuan kerja induknya
berdasarkan standar operasional prosedur (SOP) profesi Humas Pemerintahan.
8. Badan Kehormatan melalui musyawarah berwenang memberikan penghargaan
kepada anggota yang berprestasi dalam menjalankan profesinya dan mematuhi
Kode Etik Humas Pemerintahan.

SANKSI
1. Badan Kehormatan Pusat melalui musyawarah berwenang mengusulkan kepada
Ketua Bakohumas untuk mengusulkan sanksi administratif bagi anggota yang
melanggar Kode Etik Humas Pemerintahan.
2. Badan Kehormatan Daerah melalui musyawarah berwenang mengusulkan
kepada Ketua Bakohumasda untuk pemberian sanksi administratif bagi anggota
yang melanggar Kode Etik Humas Pemerintahan. Selanjutnya Ketua
Bakohumasda meneruskan kepada Ketua Bakohumas Pusat.
3. Ketua Bakohumas Pusat menyampaikan hasil keputusan Ketua Badan
Kehormatan Pusat dan Ketua Bakohumasda berupa sanksi administratif kepada
atasan pelaku pelanggaran.
4. Sanksi administratif sebagaimana dimaksud pasal 27 terdiri dari: teguran lisan,
teguran tertulis
5. Anggota Bakohumas yang didakwa melanggar Kode Etik Humas Pemerintahan:
a. Memiliki hak jawab dalam proses penyelesaian perkaranya.
b. Berhak mendapatkan pemulihan nama baik dan hak-haknya seperti semula
bila terbukti tidak bersalah.

Sumber : bakohumas.kominfo.go.id

===

ASOSIASI PERUSAHAAN PUBLIC RELATIONS INDONESIA (APPRI)


Posted by newsrelease
Selain Perhumas yang menghimpun para praktisi humas di Indonesia juga telah terbentuk
organisasi yang menghimpun perusahaan humas, yakni Asosiasi Perusahaan Public Relations
(APPRI).

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 30


APPRI berdiri pada tanggal 10 April 1987 di Jakarta dan bersifat independen. Tujuan APPRI
adalah sebagai berikut:

1. Menghimpun, membina, dan mengarahkan potensi perusahaan public


relations nasional, agar secara aktif, positif, dan kreatif, turut serta
dalAm usaha mewujudkan masyarakat yang adil dan makmur,
berlandaskan Pancasila dan UUD 1945.

2. Mewujudkan fungsi publik relations yang sehat, jujur, dan bertanggung


jawab, sesuai dengan kode praktek dan kode etik yang lazim berlaku
secara nasional dan internasional.

3. Mengembangkan dan memajukan kepentingan asosiasi dengan


memberikan kesempatan kepada para anggota untuk konsultasi dan
kerja sama serta memberikan saran bagi pemerintah, badan-badan
kemasyarakatan, asosiasi yang mewakili dunia industri dan
perdagangan, serta badan-badan lain untuk berkonsultasi dengan
APPRI sebagai suatu lembaga.

4. Memberi informasi kepada klien bahwa anggota APPRI memnuhi


syarat untuk memberikan nasihat dalam bidang public relations dan
akan bertindak untuk klien menurut kemampuan profesionalnya.

5. Merupakan sarana untuk para anggotanya dalam soal-soal


kepentingan usaha dan profesi, dan menjadi forum koordinasi praktik
public relations.

6. Merupakan medium bagi masyarakat umum untuk mengetahui


mengenai pengalaman dan kualifikasi para anggotanya.

7. Membantu mengembangkan kepercayaan umum atas jasa public


relations.

APPRI telah menetapkan Kode Etik Profesi dan memberlakukan pada anggotanya. Sampai
sejauh ini anggota APPRI telah berkiprah di tingkat internasional. Misalnya, Soedarto &
Noeradi PR Consultant, Fortune PR, Ida Sudoyo Associates M-PR Consultant, Inke Maris
Associates, Eksekutif PR, dan sebagainya.

Selain Perhumas dan APPRI, di Indonesia baru didirikan Public Relations Society of
Indonesia (PRSI)pada tahun 2005, juga ada organisasi profesi yang lebih spesifik berdasarkan
jenis usahanya, misalnya Perhimpunan Public Relations Perhotelan Indonesia, pernah menjadi
ketua antara lain Rae Sita Supit dan Sri Sekartaji dari Sahid Jaya Hotel Jakarta. Kemudian
ketika terjadi krisis perbankan nasional dimana banyak bank di likuidasi, di merger, dan di
akuisisi (sekitar 1997), sempat muncul iklan perbankan di televisi yang mengatasnamakan
Persatuan Public Relations Perbankan Indonesia. Saat ini di Kota Malang, Jawa Timur telah
terbentuk Forum Humas Perguruan Tinggi yang beranggotakan para humas di perguruan
tinggi-perguruan tinggi se Malang Raya.

Kemunculan organisasi-organisasi ini merupakan budaya yang baik selama memiliki


komitmen untuk memecahkan persoalan profesi, berkaitan dengan akses-akses yang
memperkokoh pelaksanaan kerja humas secara lebih professional. Dengan dua organisasi
profesi yang mantap seperti Perhumas dan APPRI saja misalnya, maka profesi humas dapat
lebih dikukuhkan. Apalagi bila organisasi-organisasi tersebut juga memperhatikan komitmen
untuk merancang kurikulum humas di perguruan tinggi, seperti yang dilakukan Public

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 31


Relation Society of Amerika. Berikut ini dalam modul kita akan mengenal lebih jauh tentang
organisasi profesi humas d luar negeri.

Sumber : http://kampoengpr.blogspot.com/2009/01/asosiasi-perusahaan-public-relations.html

PERJALANAN DINAS PIMPINAN

A. Mengatur Perjalanan Dinas Atau Bisnis Pimpinan

Untuk meningkatkan hubungan serta mengembangkan naskah atau perluasan produktivitas.


Maka seorang pimpinan atau pejabat sering melakukan perjalanan dinas diluar kota bahkan
pula keluar negeri.

Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang
berkaitan dengan perjalanannya.
Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat
dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.

Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain :


1. Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.
2. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.
3. Mengatur tanggal keberangkatan.
4. Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).
5. Mempersiapkan dokumen (surat surat) yang diperlukan.
6. Mempersiapkan keperluan keuangan.

Perencanaan yang baik serta perhatian sekretaris, sepenuhnya sangat mempengaruhi


keberhasilan perjalanan pimpinan. Berikan kepada pimpinan Anda rencana perjalanan yang
terperinci dan lengkap dengan daftar acara pertemuan.
Maksud dan tujuan perjalanan dinas harus jelas, sehingga dapat ditetapkan suatu rencana yang
baik dalam rangka mencapai tujuan perjalanan dinas.

B. Persiapan
Pertamatama yang harus dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas
pimpinannya hendaklah mempersiapkan antara lain :
1. Surat tugas atau surat perintah dari pejabat yang berwenang agar sekretaris mengetahui
pimpinan atau karyawan akan mengadakan perjalanan dinas, tujuannya dan persiapan apa
yang perlu diperlukan.
2. Paspor, paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan kepada seorang warga negara
yang diberi izin untuk meninggalkan negara dan untuk pergi kenegara negara tertentu.
Paspor merupakan persyaratan pokok bila akan berpergian keluar negeri sebab
merupakan tanda pengenal yang harus ditinjukkan dan distempael diperbatasan suatu
negara atau dibandara paspor dibuat dikantor imigrasi.
Syarat - syarat membuat laporan adalah :
1. Akte Kelahiran
2. Karu Keluarga
3. KTP ( Keterangan warga negara).
3. Visa. Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran lembaran paspor untuk
mengunjungi suatu negara dalam waktu tertentu. Visa dapat diperoleh dari konsulat atau
kedutaan negara yang bersangkutan.
4. Yellow Card ( Kartu Kesehatan ), Yellow Card adalah kartu kesehatan yang dikeluarkan
oleh dinas kesehatan pemerintah untuk diberikan kepada warga negara yang akan keluar
negeri.

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 32


5. Keuangan, persiapan keperluan keuangan pimpinan selama dalam perjalanan sesuai
dengan mata uang negara yang akan dikunjungi harus dipersiapkan. Juga harus disipakan
pembayaran fiskal (pajak) untuk mereka yang berkunjung ke luar negeri.
6. Siapkan semua, Kebutuhan pimpinan dan disatukan dalam satu tempat. Dan buat check
list atas barang dokumen yang harus dibawa agar tidak ada yang tertinggal.

C. Laporan Sekembalinya Pimpinan dari Perjalanan Dinas


Sekretaris membuat laporan pertanggungjawaban atas biayabiaya yang dikeluartkan oleh
perusahaan yang telah dikeluarkan pimpinan selama perjalanan. Semua biayabiaya yang
sudah dikeluarkan dihitung, apabila ada biaya biaya kelebihan harus dikembalikan dan bila
kekurangan maka perusahaan membayar kekurangannya.

Sumber : http://administrasiperkantor.blogspot.com/2012/11/perjalanan-dinas-pimpinan.html

Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan

Sebelum pimpinan melakukan perjalanan dinas keluar kota, maka perlu adanya
persiapan yang matang agar berjalan dengan baik dan diharapkan akan lebih banyak memberi
manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan. Dalam hal ini
pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan
dengan perjalanannya. Secara teori tugas ini di lakukan oleh sekretaris, namun pada
prakteknya bisa fleksibel tergantung pada manajemen perusahaannya.

Langkah-langkah dalam mengetur perjalanan dinas adalah sebagi berikut :


Pertama-tama yang harus di lakukan oleh seorang sekretaris adalah membuat perencanaan-
perencanaan perjalanan dinas pimpinan.
1. Perencanaan pendahuluan, Di sinilah seorang sekretaris akan menyusun tanggal atau
waktu keberangkatan pimpinan, tempat tujuan pertemuan dan penginapan serta siapa
saja yang ikut dalam perjalanan dinas.
2. Perencanaan transportasi, Perencanaan ini juga di buat sebelum perjalanan dinas itu di
lakukan dan sebenarnya juga termasuk dalam perencanaan pendahuluan, perencanaan
ini meliputi jenis kendaraan atau transportasi yang nantinya di gunakan dalam
perjalanan dinas.
3. Perencanaan Dokumen, Meliputi surat-surat/dokumen yang di perlukan pada saat
melakukan perjalanan dinas. Dokumen tersebut bisa berupa :
a) Surat Tugas atau Surat Perintah Jalan. Bagi pegawai atau pimpinan yang akan
melakukan perjalanan dinas akan mendapat Surat Perintah Perjalanan Dinas
(SPPD) dari atasannya.
b) Tiket perjalanan
c) Daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank, kantor/perusahan
yang akan dihubungi
d) Peta untuk kota yang akan dikunjungi
e) Kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai
f) Surat keterangan sehat dari dokter
g) Daftar perjalanan
h) Paspor, paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan izin untuk
meninggalkan Negara dan untuk bepergian ke negara tertentu. Paspor merupakan
tanda izin bepergian dan melalui perbatasan Negara yang dilaluinya, tanda bukti
diri di negara asing dan bukti perlindungan hukum. Paspor diperoleh di kantor
Imigrasi setempat, salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang yang
hendak bepergian ke luar negeri adalah pengesahan dari pemerintah, melalui
Departemen Kehakiman yang berupa exit permit, yaitu surat ijin meninggalkan
negara. Lengkapnya untuk memperoleh pasport syaratnya :
a. Pasphoto ukuran 4x6 sebanyak 5 buah

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 33


b. Surat fiscal (Surat fiskal dibawa untuk mendapat fiskal dari luar
negeri, besarnya tergantung keperluan).
c. Surat izin profesi yaitu izin yeng diberikan perusahaan/kantor
yang menugaskan dia, atau atas izin istri/suami/ izin dari anak-anak/orang
tua.
d. Untuk mengurus paspor dikenakan biaya:
a. Biaya blangko dan buku paspor
b. Biaya exit permit
c. Biaya health certificate
e. Bagi warga negara Indonesia yang berketurunan asing yang memerlukan
paspor ketentuannya:
a. Memiliki kartu penduduk asli
b. Surat warga negara asli
c. Surat ganti nama kalau ada
d. Akte kelahiran asli
e. Pas photo 4x6, sebanyak 5 buah
f. Surat fiskal
f. Paspor dibedakan dua macam :
paspor yang dikeluarkan oleh kantor Imigrasi yang tujuannya bukan untuk
kepentingan pemerintah
Paspor yang dikeluarkan oleh Depar temen Luar Negeri, terdiri : paspor
dinas (untuk warga negara yang tugas ke luar negari atas nama
pemerintah), paspor diplomatik (untuk anggota corp diplomatik).
g. Visa, Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor
untuk mengunjungi suatu Negara tertentu dalam waktu tertentu. Visa ini
dapat diperoleh pada konsulat atau keduataan negara yang bersangkutan.
Perwakilan atau kedutaan negara yang akan dikunjungi akan memberikan
stempel dalam salah satu lembaran paspor dari buku paspor. Hal ini
menunjukkan bahwa si pemilik paspor telah dibenarkan untuk memasuki
wilayah negaranya, dalam waktu tertentu. Untuk kunjungan yang tidak
melebihi dua minggu, visa tidak diperlukan bagi warga negara Indonesia yang
masuk ke negara-negara ASEAN.
Macam-macam visa :
a. Visa untuk wisatawan (visitor authorization)
b. Visa untuk para pelajar (student authorization)
c. Visa untuk pegawai (employment authorization)
h. Health Certificate, health certificate adalah sertifikat kesehatan yang
diberikan Departemen Kesehatan kepada warga negara yang akan ke luar
negeri. Kartu ini menerangkan bahwa si pemegang bebas dari
penyakit menular (cacar air, kolera, hepatitis dsb). Maka sebelum berangkat
ke luar negeri penyakit harus dibebaskan dengan cara diimunisasi maupun
karantina. Jenis imunited penyakit menular mempunyai jangka waktu
tertentu, untuk cacar (smallpa) sertifikat berlaku sampai 3 tahun, pes 6 bulan,
kolera 6 bulan, tipes 1 tahun, dan demam kuning 6 bulan. Hal ini merupakan
keharusan untuk memasuki Negara manapun, karena sudah merupakan
ketentuan dari Undang-Undang Kesehatan Internasional (International Health
Regulation) yang dikeluarkan oleh WHO.
i. Fiscal, fiscal adalah pajak yang harus dikeluarkan oleh warga negara yang
akan berangkat ke luar negeri, dipenuhi di lapangan udara pada saat
keberangkatan. Agar segala persiapan perjalanan pimpinan dapat terkontrol
maka sekretaris dapat membuat pengendalian perjalanan untuk setiap
kegiatan perjalanan.

4. Perencanaan akomodasi
Meliputi keperluan apa saja yang di butuhkan dalam perjalanan dinas nanti, misalnya

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 34


pakaian, peralatan yang akan di gunakan, barang-barang yang di pakai seperti
aksesoris dan lain sebagainya.
5. Perencanaan biaya, dalam melakukan perjalanan dinas tentu saja tak lepas dari biaya,
karena untuk menyewa tempat penginapan, transportasi yang di gunakan dan untuk
biaya makan serta keperluan-keperluan yang di butuhkan lainnya. Oleh karena itu
biaya harus di sesuaikan dengan pengeluaran-pengeluaran tersebut dalam rangka
melakukan perjalanan dinas. Kemampuan ekonomi perusahaan juga nantinya
akan mempengaruhi jenis penginapan dan transportasi.

Yang akan di gunakan nantinya serta keperluan-keperluan yang lainnya pula. Setelah
membuat perencanaan-perencanaan tersebut, langkah selanjutnya adalah menyusun daftar
perjalanan dinas dan membuat daftar janji temu, langkah ini merupakan rencana yang di
lakukan untuk menentukan kegiatan yang di lakukan oleh pimpinan selama melakukan
perjalanan dinas.Daftar perjalanan dinas mencakup: hari, tanggal, waktu keberangkatan,
nama bandara udara, pelabuhan, stasiun, nomor pesawat, kedatangan, dan nama hotel untuk
setiap dikunjungi.Daftar perjalanan bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar
kertas. Daftar janji temu adalah surat atau daftar yang berisi catatan tentang hari, tanggal,
waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan pertemuan diselenggarakan. Sekretaris paling sedikit
membuat empat rangkap daftar perjalanan dan janji temu : yang asli untuk pimpinan,
tembusan untuk wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk
sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat
segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan.

Pada saat melakukan perjalanan dinas, seorang sekretaris akan mencatat atau
menyusun Laporan tentang kegiatan perjalanan dinas. Dalam membuat laporan perjalanan
dinas dibutuhkan beberapa catatan yang terkait di dalam pelaksanaan dinas. Apabila
pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, tugas seorang sekretaris selanjutnya ialah
membuat Laporan keuangan perjalanan dinas. Semua pengeluaran akan diinventariskan
dan diarsipkan untuk penyusunan laporan keuangan. Semua catatan dan buku pengeluaran
pimpinan saat melakukan perjalanan dinas dari data tersebut dapat memperlihatkan
pengeluaran mana yang masih dapat dikembalikan kepada bagian keuangan. Berikut langkah-
langkah menyusun laporan biaya perjalanan:
1. Menginventaris/mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitansi, dan
nota.
2. Mengelompokan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya penginapan, biaya
kegiatan, transpor, dan entertaiment (biaya entertaiment ialah biaya yang digunakan
untuk menjamu relasi).
3. Membuat kas bon kuitansi dari pihak perusahaan untuk tanda bukti pengeluaran dari
luar, misalnya hotel dan restoran.
4. Mencatat pada laporan entertainment semua pengeluaran yang berhubungan dengan
menjamu relasi setelah dibuatkan kas bon/kuitansi.
5. Membuat biaya perjalanan secara keseluruhan.
6. Membuat surat tagihan penggantian apabila ada biaya yang mesti ditagih kepada klien.

Sumber : http://administrasiperkantor.blogspot.com/2012/11/mengatur-perjalanan-dinas-
pimpinan.html#more

Pengaturan Jadwal Kegiatan Pimpinan


A. Teknik Menggunakan Waktu Pimpinan

Seorang pimpinan perusahaan atau kepala pada instansi pemerintahan tentunya memiliki
kegiatan yang sangat banyak dan padat. Pengaturan semua kegiatannya tidak mungkin
dikelola dan dikoordinasi sendiri. Untuk itu seorang pimpinan pastinya memerlukan tenaga

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 35


administrasi sendiri yang mengurusi segala keperluan pimpinan tersebut. Tenaga administrasi
ini sering disebut dengan Sekertaris pimpinan.

Hal yang paling penting dalam pengaturan kegiatan seorang pimpinan adalah memanfaatkan
waktu seefektif dan seefisien mungkin. Untuk itu seorang sekertaris harus selalu
berkoordinasi dengan pimpinan dan selalu melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang
berhubungan dengan pimpinan. Pengaturan waktu yang tepat akan memperlancar kerja
pimpinan, terutama kegiatan diluar kantor yang melibatkan instansi lain.

Kesalahan dalam menentukan waktu kegiatan, misalnya dikarenakan sekertaris dalam menuliskan
atau mengecek jadwal pimpinan kurang teliti sehingga salah dalam mengatur jadwal
pimpinan. Hal ini dapat berakibat fatal, karena mau tidak mau sekertaris harus membatalkan
acara yang telah dirancang atau orang lain akan dibuat kesal oleh keterlambatan atau
kegagalan pimpinan untuk dating pada suatu acara.

Untuk menghidari kesalahan atau tumpang tindih acara, seorang sekertaris harus mencatat
secermat dan seteliti mungkin setiap surat permohonan yang masuk. Dengan cara ini, dapat
diketahui kegiatan pimpinan mulai dari acara harian, mingguan bahkan bulanan. Dengan
begitu kesalahan atau tumbukan jadwal yang disebabkan oleh kelalaian pencatatan waktu
dapat dihindari.

Dalam menentukan teknik untuk mengetur waktu pimpinan, agar dapat berjalan lancar, maka
harus dapat memperhatikan fungsi manajemen yang meliputi :
1. Perencanaan
Perencanaan yang di buat harus berdasarkan pada waktu, apakah jangka pendek atau jangka
panjang. Ciri-ciri perencanaan jadwal kegiatan pimpinan :
Jelas
Realistis
Fleksibel
Berkesinambungan
2. Pengorganisasian

Dalam hal ini pengorganiasasian dapat di artikan sebagai kegiatan mengidentifikasikan,


mengelompokkan, menganalisa kegiatan pimpinan, termasuk mengelola waktu yang di
butuhkan dalammenyelesaikan pekerjaan tersebut.
Hal-hal yang perlu di perhatikan dalam pengorganisasian jadwal pimpinan :
Membuat daftar kerja tentang apa yang di lakukan pimpinan
Menetapkan waktu
Menetapkan perioritas kegiatan
Mengeatur jumlah orang yang terlibat
B. Prosedur Pengajuan Surat Permohonan

Pihak pengundang atau pihak-pihak yang memerlukan kehadiran pimpinan, jauh hari sebelum
pelaksanaan acara harus mengirimkan surat permohonan yang isinya berupa :

1. Jenis kegiatan yang akan dilaksanakan.

2. Waktu dan tempat kegiatan.

3. Kedudukan pimpinan dlam acara tersebut.

Surat yang telah diterima oleh sekertaris, dipelajari kemudian disesuaikan dengan jadwal
pimpinan yang telah tercatat. Jika terdapat perubahan, baik pembatalan atau penggantian
pejabat yang menghadiri, harus secepatnya menulis pemberitahuan kepada pihak pemohon
tentang berita tersebut. Sehingga nantinya undangan dari pemohon tetap dapat dihadiri oleh

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 36


pimpinan maupun yang mewakilinya sehingga tidak mengecewakan pihak yang telah
mengundang.

Seorang sekertaris harus cermat dan teliti dalam menangani surat permohonan yang masuk untuk
pimpinan, agar tidak terjadi kekeliruan dalam pelaksanaan tugas pimpinan. Sekertaris
menentukan dan mengatur kapan pimpinan menghadiri sebuah acara/ pertemuan dan acara
yang mana yang harus lebih di utamakan untuk di hadiri oleh pimpinan. Selain itu sekertaris
harus menentukan siapa yang menggantikan pimpinan saat pimpinan tidak dapat menghadiri
sebuah acara.

C. Identifikasi Serta Pembuatan Jadwal Pimpinan

Tugas Seorang sekertaris sangat beragam, meliputi semua kegiatan pengadministrasian kedinasan
yang terdiri atas :

1. Pembuatan konsep surat dinas

2. Pembuatan surat

3. Pengiriman surat

4. Pemeriksaan surat yang akan ditandatangani pimpinan.

5. Pemeriksaan surat masuk

6. Pengarsipan surat keluar dan masuk

7. Pengaturan jadwal kegiatan pimpinan.

Hal yang dimaksud dengan jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan pimpinan yang
memerlukan kehadirannya, diluar rutinitas kantor yang dilakukan dibalik meja kerja di kantor.

Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang
mempunyai banyak kegiatan sehingga pimpinan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan
semua kegiatan. Untuk itu, sekertaris harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan slake
prioritas. Hal yang diprioritaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan di dasarkan pada dua hal
yaitu :

1. Berdasarkan urutan surat masuk.

2. Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat urgensi).

Agar kegiatan pimpinan dapat terlaksana dengan tertib dan lancar, jadwal kegiatan dapat disusun
dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan. Penentuan jadwal
tidak mempunyai ketentuan yang pasti, sangat tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua
kurun waktu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal
mingguan, lebih mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya satu minggu,
akan tetapi sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun
waktu jadwal terlalu lama, missal bulanan, memiliki kelebihan yaitu kegiatan selama satu
bulan dapat deprogram. Sedangkan kelemahannya yaitu sulit mengoreksi atau mengganti
dengan program kegiatan lain.

Untuk lebih memperjelas penggunaan waktu kegiatan, berikut ini diberikan uraian tentang hal
tersebut :

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 37


1. Pengaturan jadwal kegiatan berdasarkan urutan surat masuk

Pembuatan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat yang masuk, dibuat berdasarkan
surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan
tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah
diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk
pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.

2. Pembuatan jadwal kegiatan berdasarkan tingkat kepentingan

Pada pembuatan jadwal kegiatan pimpinan dengan system tingkat kepentingan, jadwal tersusun
berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan (contoh jadwal). Dalam pelaksanaan
kegiatan, pimpinan atau kepala akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan
cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting akan
ditinggalkan atau didelegasikan kepada pejabat lain.

Sumber : http://administrasiperkantor.blogspot.com/2012/12/pengaturan-jadwal-kegiatan-
pimpinan.html

Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 38

Anda mungkin juga menyukai