Disclaimer :
1. Semua materi dalam modul ini diambil dari berbagai sumber dengan
menyertakan sumber aslinya.
2. Copyright hanyalah untuk Tuhan pemilik alam semesta
3. Anda di perbolehkan untuk memperbanyak dan mendistribusikan modul ini
dengan tetap menyertakan pengarang aslinya
4. Jika anda pemilik artikel atau tulisan dalam modul ini dan tidak berkenan untuk
di muat dalam modul ini silahkan email ke kami : dwiaris@gmail.com dengan
senang hati kami akan menghapusnya.
Sumber : http://www.bakrietelecom.com/
Sumber : http://jogjaupdate.com/2014/08/19/
Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 2
sumber : http://ft-untar.org/industri/gallery/kunjungan%20industri%20toyota.jpg
Sumber : http://seputarpembaharuan.blogspot.com/2012/09/pt-pjb-gresik-gelar-open-
house.html
PENGERTIAN HUMAS
Humas adalah memikirkan, merencanakan dan mencurahkan daya untuk
membangun dan menjaga saling pengertian antara organisasi dan publiknya.
Humas adalah seni menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat
memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu atau organisasi
Fungsi Humas
1. Memberikan penerangan kepada masyarakat
2. Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan masyarakat secara
langsung
3. Berupaya untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu badan/lembaga
sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat atau sebaliknya
D. BICARA EFEKTIF
Perhatian, membangkitkan perhatian, bisa menggunakan alat visual
Kebutuhan, menunjukkan masalah yang berlangsung. Dramatisasi
Kepuasan, menyediakan pemecahan masalah dengan rencana spesifik
Visualisasi, membayangkan rencana serta keuntungan
Tindakan, sebutkan contoh konkret yang dpt dilakukan peserta
Syarat vokal : Volume, Kecepatan dan kefasihan, Tinggi suara, kualitas
E. MENDENGARKAN
Yaitu kegiatan aktif dari pikiran, membutuhkan konsentrasi penuh sehingga
bisa melakukan interpretasi terhadap suatu berita atau pesan
Menganalisis menghargai memberikan pendapat
F. BERTANYA
Pilih waktu yang tepat
Siapkan rencana pertanyaan
Kenali nara sumber
Minta izin sebelum bertanya
Umum khusus
Fokus, hindari pertanyaan tak jelas
Bahasa sederhana, mudah dimengerti, tidak manipulatif, tidak mengancam
dan memalukan,
Ada alasan, bila pertanyaan besifat sensitif
G. BERITA
Macam-macam Humas
1. Humas Pemerintahan
Mempublikasikan kebijakan pemerintah
Memberukan informasi secara teratur tentang kebijakan, rencana-rencana,
serta hasil-hasil kerja institusi serta member pengertian kepada masyarakat
tentang peraturan dan kebijakan segala sesuatu yang berpengaruh
terhadap kebijakan masyarakat.
Memberi masukan dan saran bagi para pejabat tentang segala informasi
yang diperlukan dan reaksi atau kemungkinan reaksi masyarakat akan
kebijakan institusi, baik yang sedang dilaksanakan, akan dilaksanakan
ataupun yang sedang diusulkan.
2. Humas Industri dan Bisnis
Peran masyarakat akan mempengaruhi keputusan perusahaan
Tanggung jawab dalam memelihara ketertiban, pertahanan,konservasi
alam dan ekonomi
Hubungan dengan pemegang saham, hubungan dengan pers, bantuan
untuk merekrut pegawai baru, hubungan dengan komunitas, hubungan
dengan perusahaan/komunitas lain, hubungan dengan pemerintahan
3. Humas Sosial
Humas penegak hukum
Humas profesi
Humas organisasi sukarela
Humas organisasi internasional
Kegiatan Protokoler
Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu
kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat.
Secara estimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol, bahasa Perancis protocole,
bahasa Latin protocoll(um) dan bahasa Yunani protocollon. Dalam kamus Bahasa Inggris
Oxford,
"Protocol is the code of ceremonial forms or courtesies used in official dealings, as between
heads of state or diplomats."
Masalah protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan pada hal-hal
yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Suatu
kegiatan apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil kerja tahapan-tahapan
sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang suksenya puncak acara.
Dalam Rapat Kerja Nasional-Rakernas Protokol tanggal 7-9 Maret 2004 di Jakarta disepakati
keprotokolan adalah Norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan yang dianut atau
diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, pemerintah dan masyarakat.
Adapun yang mengatur kegiatan protokol adalah pejabat protokol yang berkompenten dalam
menyelenggarakan keprotokolan dan seseorang yang memiliki tugas dan fungsi yang
berkaitan dengan keprotokolan.
4. Aktivitas Protokoler
Aktivitasnya terdiri atas 5 hal yaitu
a. Tata ruang,
b. Tata upacara,
c. Tata Tempat,
d. Tata Busana,
e. Tata Warkat.
a. Tata ruang,
Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat
aktivitas. Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas.
1) Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan untuk maksud
suatu kegiatan berupa meja, kursi/sofa, sound system/ public address, dekorasi,
permadani, bendera, taman dan lain sebagainya
2) Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu
kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi
dan sebagainya.
Penjelasan mengenai perangkat keras sudah disebutkan, namun masih perlu diingat mengenai
:
1) Jumlah kursi, meja dan perlengkapan sound system, perlengkapan konsumsi
2) Perangkat lunak, terdiri dari personil yang bertugas sebagai pelaksana di lapangan,
termasuk pemandu acara/pembawa acara, penerima tamu, konsumsi, keamanan dan
sebagainya
3) Khusus Pemandu Acara (MC), dapat dijelaskan sebagai berikut:
Sebagai pemandu acara ia akan melaksanakan tugas sebagai MC
a. Sikap yang tegas dan berdisiplin tinggi
b. Volume suara yang konstan dan mantap
c. Kemampuan menguasai bahasa secara baik, bahasa Indonesia maupun bahasa
asing.
d. Kepekaan terhadap situasi, dalam arti mampu menguasai keadaan dan mampu
mengambil keputusan
e. Sifat yang tidak mudah tersinggung
f. Berkepribadian
Pemandu acara adalah kemudi dari seluruh pelaksanaan kegiatan acara, oleh sebab itu
harus trampil dengan cepat tanggap membaca situasi.
Harus dapat menempatkan diri cukup sopan dan simpatik
Mengetahui tempat posisi berdiri yang tepat (menguasai arena kegiatan)
Pandai mengatur volume suara
Tidak dibenarkan pemandu acara mengulas (memberikan komentar) pidato seseorang
Mampu menguasai massa
Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai
dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan itu harus diperhatikan:
1) jenis kegiatan;
2) bahasa pengantar yang dipergunakan;
3) materi aktivitas.
Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara,
personil penyelenggara dan alat penunjang lain. Pengisi acara, misal dalam memberikan
sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan. Kesediaan
mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah dihubungi. Untuk kelancaran suatu
"upacara" diperlukan seorang "stage manajer" yang bertugas menjadi penghubung antara
pembawa acara dan pelaksana upacara.
Pedoman Preseance:
1) Aturan dasar Preseance
Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi, mempunyai urutan paling depan
atau mendahului,
Jika orang-orang dalam posisi duduk atau berdiri berjajar, yang paling penting adalah
mereka yang di sebelag kanan.
2) Aturan umum tata tempat
Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap tempat pertama adalah menghadap
pintu keluar. Yang duduk di dekat pintu dianggap paling terakhir.
Dalam pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi), yaitu bila orang-orang
tersebut berjajar pada garis yang sama, maka tempat sebelah kanan di luar atau tempat
yang paling tengah adalah yang pertama tergantung situasi.
3) Aturan tempat duduk, Urutan tempat duduk diatur menurut aturan sebagai berikut:
Yang didahulukan adalah tempat duduk yang paling tinggi
Berikutnya diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yang utama,
sebelah kanan merupakan urutan nomor tiga, sebelah kiri urutan nomor tiga.
4) Aturan urutan memasuki kendaraan
Tata urutan memasuki kenderaan, bagi undangan resmi atau kenegaraan memerlukan
perhatian dan penanganan khusus bahkan perencanaan yang matang. Tipe kenderaan juga
mempengaruhi pengaturan itu. Peranan pengemudi, ia juga harus mengenal pengetahuan
protokoler, termasuk penampilannya.
Beberapa cara bagaimana memasuki pesawat udara, kapal laut, kenderaan mobil atau
kereta api sebagai berikut:
6) TataWarkat.
Pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu
diperhatikan ialah:
Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan
jenis/keperluan kegiatan.
Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta
tercapainya tujuan kegiatan sendiri.
Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik
mengenai format, isi dan sebagainya.
Menulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik mengenai
nama, pangkat, jabatan dan alamatnya.
Dalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan beserta istri/suami atau
tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk
beberapa orang.
Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah
penempatan duduknya.
Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.
Menentukan batas waktu penerimaan tamu.
Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh
organisasi atau institusi. Disamping itu, protokol juga merupakan bagian yang melekat dari
aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja, terutama bagi para petugas protokol
yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik di tingkat lokal
maupun nasional.
Diperlukan adanya keberadaan protokol dalam sebuah lembaga/ perusahaan adalah karena
protokol ikut menentukan terciptanya suasana yang memperngaruhi keberhasilan suatu acara
yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Selain itu dapat menciptakan tata pergaulan yang
mndekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya upacara yang
khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan
tugas.
B. Penyelenggaraan seminar
3. Tahap pelaksanaan
Memastikan penggunaan ruangan/gedung yang akan dipakai, memperhatikan kapasitasnya.
fasilitas2 dan letak yang strategis dilihat dari prediksi asal peserta, kenderaan umum, dan juga
penataan ruangan.
4. Tahap penutupan
Modul Administrai Humas dan Keprotokolan | www.dwiaris.web.id Page 10
Bentuk kegiatan tahap akhir adalah rapat pertanggungjawaban atas seluruh tanggung jawab
masing-masing personal/seksi sesuai dengan bagian yang menjadi tugasnya.
Setelah semua pekerjaan dianggap selesai maka dilakukan pembubaran panitia, biasanya
dilakukan oleh pejabat tertinggi dalam kepanitiaan.
Sumber : http://bemfidkom.blogspot.com/2013/02/materi-protokoler.html
MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN/RAPAT
A. Pengertian Rapat
Salah satu tugas sekretaris adalah mempersiapkan dan melayani pertemuan-pertemuan atau
rapat yang diselenggarakan oleh pimpinannya, baik dalam hal keperluan pertemuan/rapat
maupun dalam jamuan kepada para tamunya (peserta rapat). Rapat adalah pertemuan atau
kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal
maupun informal untuk membicarakan, merundingkan dan memecahkan suatu masalah yang
menyangkut kepentingan organisasi /perusahaan.
Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangannya atau segi peninjauannya.
1. Berdasarkan Tujuan, Menurut tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :
a. Rapat penjelasan ( information conference ), adalah rapat yang diselenggarakan
untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan. Dalam
rapat ini, peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat
tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukann pertanyaan.
b. Rapat pemecahan masalah ( problem solving conference ) adalah rapat yang
dilaksanakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang
dihadapi. Pada rapat ini peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan
masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpilkan bersama. Hasil
kesimpulan yang telah disepakati tersebut digunakan untuk memecahkan masalah
yang sedang dihadapi.
c. Rapat perundingan ( negotiation conference ) adalah rapat yang diselenggarakan
dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah
agar tidak merugikan kedua belah pihak.
2. Berdasarkan Sifat, Menurut sifatnya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :
a. Rapat resmi ( formal meeting ), adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu
perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku. Peserta rapat
formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang
biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.
b. Rapat tidak resmi ( informal meeting ) adalah rapat yang dilaksanakan tanpa suatu
perencanaan yang bersifat resmi. Rapat ini tidak memerlukanpersiapan istimewa
dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba
tiba dan harus diselesaikan segera. Para peserta rapat umumnya mendapat
pemberitahuan secara langsung.
c. Rapat terbuka, adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi
dan materi yang dibahas merupakan masalah masalah yang tidak bersifat rahasia.
d. Rapat tertutup, adalah rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja
dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia.
4. Berdasarkan Frekuensi, Menurut frekuensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis,
yaitu :
a. Rapat rutin, adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan,
tahunan). Rapat ini digunakan untuk masalah masalah rutin dalam suatu organisasi
/ perusahaan.
b. Rapat insidentil, adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan
tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan
harus diselesaikan bersama.
5. Berdasarkan Nama, Menurut nama, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :
a. Rapat kerja, adalah rapat atau pertemuan para karyawan atau pimpinan guna
membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
1. Suasana Terbuka, Artinya, setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari
siapapun. Hindari sikap saling mencurigai dan berprasangka negative diantara sesame
peserta rapat.
2. Tidak Ada Monopoli, Rapat yang baik adalah yang demokratis. Artinya, tidak ada tindas
menindas atau ingin menguasai sendiri. Setiap peserta rapat mempunyai hak yang sama (
hak bicara, hak ambil bagian, dsb)
3. Partisipasi Aktif dari Peserta Rapat, Artinya, tiap peserta rapat aktif ambil bagian
dalamjalannya rapat, yaitu harus menjadi pendengar dan pembicara yang baik
4. Bimbingan dan Pengawasan dari Pimpinan, Rapat yang baik harus terarah karena ada
bimbingan dan pengawasan dari ketua/pemimpin rapat. Pemimpin rapat juga harus dapat
memonitor jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
5. Perdebatan Berdasarkan Argumentasi bukan Emosi, Dalam sebuah rapat yang dicari
adalah suatu kebenaran bukan perselisihan atau saling menjatuhkan antara peserta rapat.
Rapat yang baik adalah mengadu argumentasi bukan emosi.
6. Pertanyaan Singkat dan Jelas, Pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup
singkat, padat, menuju sasaran, dan tidak bertele tele, serta jelas sehingga mudah
dimengerti oleh seluruh peserta rapat.
7. Disiplin waktu, Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah
ditentukan akan membuat peserta rapatmenjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat
menjadi lebih tertib.
8. Selalu ada kesimpulan, Rapat yang baik adalah yang mampu dibuat kesimpulan atau
keputusan bersama. Sedangkan rapat yang tidak baik adalah rapat yang bertele- tele,
tanpa ada keputusan.
3. Persiapan Ruangan, akomodasi, rapat yang dihadiri oleh peserta dari luar kota dan
berlangsung berhari-hari tentunya harus disiapkan akomodasi atau penginapan. Hal-hal
yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai
berikut:
a. Cahaya penerangan, Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu)
tetapi menggunakan penerangan sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus
disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut. Dengan penerangan
cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, di antaranya :
Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah
Kualitas pekerjaan lebih baik
Kesalahan-kesalahan berkurang
Semangat kerja pegawai lebih baik
Mengurangi ketegangan dan kelelahan (mata dan rohani)
Prestise lebih baik untuk perusahaan
b. Perencanaan warna, warna akan mempengaruhi keadaan jiwa (perasaan, pengertian
dan pikiran). Para ahli membedakan tiga warna pokok yaitu warna merah, kuning dan
biru.
c. Ventilasi udara, usahakan agar udara di ruang rapat sejuk karena ruangan yang terlalu
panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat
berkurang.
d. Pengaturan tempat duduk, pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta
rapat dan luas ruang rapat.
4. Tata Ruang Rapat, ada beberapa macam pengaturan tata ruang rapat yaitu sebagai
berikut:
a. Gaya klasikal/kelas, gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak.
Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya klasikal/kelas.
b. Gaya konferensi, gaya konferensi atau bentuk empat persegi panjang, dimaksudkan
agar semua peserta merasa dihargai dan untuk meninmbulkan semangat team work.
c. Gaya huruf U, pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U cocok untuk
rapat informal.
d. Gaya workshop, pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk
diskusi kelompok.
2. Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila memenuhi beberapa syarat, antara
lain sebagai berikut;
Persepsi, peserta rapat harus mampu menyesuaikan pesan, pendapat, pandangan
dengan tepat sehingga dapat diterima orang lain.
Ketepatan, harus mampu menyampaikan pemikiran sesuai dengan kerangka
berpikir lawan bicara sehingga terhindar miscommunication.
Kredibilitas, setiap peserta harus memiliki rasa saling percaya.
Kecocokan/keserasian, harus berusaha menjalin hubungan komunikasi yang baik
dengan semua orang bersikap bersahabat, menyenangkan, menghormati dan
berhasil memberi kesan yang baik terhadap lawan bicara.
3. Syarat tersebut harus diterapkan dalam gaya komunikasi. Beberapa hal yang harus
diperhatikan dalam gaya komunikasi, antara lain:
Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah.
Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat dan santun serta dapat dipahami oleh
orang lain.
Budi pekerti, watak dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.
Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi. Gaya bahasa yang
sering digunakan antara lain gaya bahasa hiperbola, gaya bahasa kilmaks, gaya
bahasa antiklimaks, gaya bahasa simbolik
Agar suatu acara berjalan dengan baik dan sukses, maka pantia penyelenggara rapat terutama
penyusun acara harus mengetahui agenda rapat dan mengetahui agenda rapat dan teknik
menyusun acara. Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang
Untuk menyusun acara rapat, hal-hal yang harus diperhatikan sama dengan menyusun agenda
rapat ditambah dengan:
1. acara disusun sesuai dengan pokok permasalahan
2. secara umum urutan rapat terdiri atas:
a. pembukaan
b. pengarahan dari pemimpin rapat
c. pelaksanaan rapat yang disesuaikan dengan kebutuhan rapat dan situasi, sebagai
contoh:
penjelesan atau pengarahan dari pemimpin rapat
pembagian tugas berdasrkan kriteria/ukuran tertentu yang dilakukan pemimpin
rapat
setiap kelompok mendiskusikan materi yang telah diterima
mengemukakan hasil tugas kelompok oleh setiap kelompok
mengkaji permasalahan yang timbul
melaksanakan tahap tanya jawab dan adu argumentasi
tahap mengambil keputusan
tahap menyimpulkan
pemimpin rapat atau pembawa acara membacakan hasil rapat atau kesimpulan rapat
dan diakhiri dengan penutupan.
3. penyusun harus memperhatikan waktu
PT TOYOKO HAMARJAYA
Jalan Kemang Raya 12 Jakarta Timur
Telp. (021) 456474
AGENDA RAPAT
INOVASI PRODUK
1. Pembukaan
2. Pengarahan Pimpinan Rapat
3. Laporan Bagian Produksi
4. Laporan Bagian Keuangan
5. Laporan Bagian Pemasaran
PT TOYOKO HAMARJAYA
Jalan Kemang Raya 12 Jakarta Timur
Telp. (021) 456474
SUSUNAN ACARA
RAPAT INOVASI PRODUK
Ada macam-macam variasi surat undangan, tergantung apakah itu rapat intern atau rapat
ekstern.
1. Undangan rapat intern, rapat intern adalah rapat yang dihadiri oleh pejabat di dalam
organisasi yang bersangkutan. Undangan yang dipakai untuk rapat intern dapat berbentuk
surat undangan biasa atau dapat juga berbentuk edaran
2. Undangan rapat ekstern, rapat ekstern adalah rapat yang dihadiri peserta dari luar
organisasi. Undangan rapat yang dihadiri peserta dari luar organisasi mempergunakan surat
undangan biasa yang lazim digunakan.
Undangan rapat dibuat setelah daftar peserta rapat disusun. Undangan yang dibuat hendaklah
memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut:
1. menggunakan kepala surat atau kop surat;
2. mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatannya;
3. mencantumkan perihal undangan rapat;
4. mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat;
5. mencantumkan tanggal, hari, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan;
6. ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.
Setiap kantor memiliki bagan surat yang berbeda tergantung kepada kebiasaan. Beberapa
bagan bentuk surat diantaranya;
1. bentuk lurus penuh (full block style);
2. bentuk lurus (block style);
3. bentuk setengah lurus (semi block style);
4. bentuk lekuk/tekuk (indented style);
5. bentuk menggantung (hanging style);
6. bentuk resmi (official style)
Sumber : http://scovyhollic2.blogspot.com/2010/12/modul-mengelola-pertemuan-rapat-ii.html
MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN/RAPAT
Sebuah pertemuan dapat terwujud dengan berhasil, apabila semua faktor pendukungnya
tersedia.Yang termasuk faktor pendukung penyelenggaraan sebuah rapat antara lain;
A. Prosedur Pertemuan
Prosedur merupakan tahapan kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas. Adapun prosedur
pertemuan atau rapat secara umum, yaitu:
1. Prapersiapan, seperti menentukan masalah, tujuan dan maksud rapat, pemimpin dan
peserta rapat, mengirimkan notula rapat sebelumnya.
2. Persiapan, seperti menentukan dan menyusun acara rapat, menata ruang rapat,
menyiapkan peralatan perlengkapan lunak dan keras, peralatan menulis, menyusun
undangan rapat, menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya.
3. Pelaksanaan, dalam rapat semua peserta memiliki hak untuk berbicara dan mempunyai
kewajiban untuk menyumbangkan hasil pemikiran.
4. Penggandaan dan pendistribusian, notula rapat harus digandakan dan didistribusikan
kepada peserta rapat baik yang hadir maupun yang tidak hadir pada waktu rapat.
2. Rapat yang berlangsung beberapa waktu, pada akhirnya akan ditutup. Pemimipin rapat
harus dapat menutup rapat dengan baik, sehingga rapat tidak berlarut-berlarut. Teknik
menutup rapat yaitu sebagai berikut:
a. Menyusun ringkasan atau kesimpulan, agar para pendengar mengingat kembali garis
besar isi pembicaraan sehingga melalui ringkasan ini para pendengar mengetahui
secara jelas isi dan maksud pembicaraan.
b. Kalimat penutup, berguna untuk menggugah kembali minat dna perhatian para
pendengar terhadap isi pembicaraan yang telah dibahas. Berikut ini beberapa
ketentuan tentang cara seseorang menutup pembicaraan, yaitu:
Kalimat penutup harus diucapkan pembicara karena merupakan hal penting yang
akan diingat oleh para pendengar sehingga berkesan.
Pada akhir pembicaraan tidak perlu dikemukakan bahwa pembicaraan tidak perlu
dikemukakan bahwa pembicara berniat mengakhiri pembicaraan dengan
mengungkapkan kalimat yang berlebihan.
Persiapkan dengan sebaik-baiknya kalimat penutup pembicaraan. Antara kalimat
pembuka dan penutup harus ada hubungannya.
Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup pembicaraan, yaitu:
Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang singkat
Beerisi anjuran agar pendengar melakukan suatu tindakan
Berisi pujian kepada pendengar
Usahakan agar pendengar merasa senang, senyum bahkan tertawa
Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair, kutipan dari kitab suci
yang sesuai, kata bijak daari orng terkenal.
Bahasa yang digunakan santun dan komunikatif
Tipe Otoriter, Ciri-ciri tipe pemimpin ini suka memaksakan kehendak, merasa
paling berasa dan merasa paling mengetahui segala hal sehingga kurang
memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan
pendapatnya.
Tipe Demokratis Tipe demokratis maksudnya seorang pemimpin yang bersifat
adil, terbuka, memberikan kesempatan kepada para peserta untuk mengemukakan
pendapat, pandangan, pertanyaan atau saran-saran, berperan aktif, pemimpin
berusaha untuk membimbing dan mengarahkan peserta rapat.
Tipe Laizess-Faire, Tipe Laizess-Faire atau tipe liberal maksudnya pemimpin
rapat memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan
jalannya rapat. Pemimpin tipe ini menyerahkan segala sesuatunya kepada para
peserta rapat. Pemimpin bersifat pasif, tidak ikut terlibat langsung dalam jalannya
rapat.
h. Seorang pemimpin rapat pada saat memimpin rapat harus sudah mengetahui fungsi atau
kegunaan dari seorang pemimpin rapat. Fungsi pemimpin rapat, antara lain sebagai
berikut:
Sebagai pengarah, seorang pemimpin harus lebih siap dan lebih menguasai
permasalahan daripada peserta rapat yang lain agar dapat mengarahkan rapat
dengan baik.
Sebagai fasilitator, dapat memberikan fasilitas atau kemudahan bagi peserta rapat
untuk mencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan.
Sebagai penengah/katalisator, harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi
pertentangan atau perbedaan pendapat diantara para peserta rapat.
Sebagai motivator, harus mampu memberikan semangat ketika rapat berjalan
lamban dan membosankan.
Sebagai penentu keputusan, harus memperhatikan dengan sungguh-sungguh isi
pembicaraan agar dapat mengumpulkan data dan membuat keputusan yang tepat.
i. Ketika rapat biasanya ada tahap tanya jawab. Seorang pemimpin rapat harus
mempersiapkan diri nila ada pertanyaan. Untuk menjaga segala kemungkinan serta
memberikan jawaban yang memuaskan terhadap setiap pertanyaan peserta maka
pemimpin rapat harus memperhatikan hal-hal berikut:
Mendengarkan dengan seksama dan penuh perhatian terhadap pertanyaan yang
diajukan pendengar.
Menunggu pendengar menyelesaikan pertanyaannya (tidak memotong pertanyaan
pendengar).
Menjawab pertanyaan dengan singkat, jelas namun mencapai sasaran.
Menjawab pertanyaan dengan jujur dan objektif, bila pembicara tidak mengetahui
jawabannya secara pasti lebih baik berterus terang.
Menjawab pertanyaan disertai bukti dan contoh agar jawaban pembicara dapat
dipertangungjawabkan kebenarannya.
Tidak emosional bila terdapat pertanyaan yang bersifat menguji kepandaian
pembicara.
Menjawab pertanyaan hendaknya pandangan mata ditujukan kepada pendengar.
Hal-hal yang harus diperhatikan oleh pembicara agar bahasa yang digunakan ketika
menyampaikan pendapat dapat berlangsung secara efektif, yaitu:
a. Memakai kata-kata yang lugas, sederhana
b. Memakai kata-kata yang singkat, jelas dan tepat sesuai kaidah bahasa.
c. Menghindarkan pemakaian kata-kata yang bermakna konotatif
d. Menghindarkan pemakaian istilah atau kata asing yang tidak dipahami oleh
pembicara dan tidak sesuai dengan umur, tingkat social dan pendidikan para
pendengar
e. Penyampaian pendapat tidak meyimpang dari tema
f. Jangan merasa pendapat sendirilah yang paling benar dan harus menghargai
pendapat orang lain.
Sumber : http://scovyhollic2.blogspot.com/2010/12/modul-mengelola-pertemuan-rapat-
iv.html
1. Notula adalah catatan mengenai semua pembicaraan selama rapat berlangsung, fungsi
notula :
a. Bahan bukti dokumen hitam diatas putih
b. Sumber informasi bagi peserta yang tidak menghadiri rapat
c. Acuan/landasan pertemuan berikutnya
d. Alat pengingat para peserta rapat
e. Bukti sejarah
Jenis notula :
a. Notula harfiah (verbatim), laporan mengenai sumbangan pendapat atau saran
dari setiap peserta rapat, notulis tidak dapat meniadakan suatu bagian.
b. Notula rangkuman (resume), laporan ringkas tentang suatu pembicaraan dalam
rapat.
2. Notulis adalah orang yang diberi tugas untuk menyusun notula
Sejarah PERHUMAS
PERHUMAS tidak cukup berpuas diri akan apa yang telah diperolehnya selama ini.
Praktisi profesi kehumasan harus memiliki tanggung jawab bersama untuk terus
mengeksistensikan fungsi dan peran organisasi PERHUMAS dalam meningkatkan
kualitas pelaksanaan kehumasan di Indonesia.
Pasal II
PERILAKU TERHADAP KLIEN ATAU ATASAN
Anggota PERHUMAS INDONESIA harus:
1. Berlaku jujur dalam berhubungan dengan klien atau atasan
2. Tidak mewakili dua atau beberapa kepentingan yang berbeda atau yang
bersaing tanpa persetujuan semua pihak yang terkait
3. Menjamin rahasia serta kepercayaan yang diberikan oleh klien atau atasan,
maupun yang pernah diberikan oleh mantan klien atau mantan atasan
5. Dalam memberi jasa-jasa kepada klien atau atasan, tidak akan menerima
pembayaran, komisi atau imbalan dari pihak manapun selain dari klien atau
atasannya yang telah memperoleh kejelasan lengkap
6. Tidak akan menyerahkan kepada calon klien atau calon atasan bahwa
pembayaran atau imbalan jasa-jasanyaharus didasarkan kepada hasil-hasil
tertentu, atau tidak akan menyetujui perjanjian apapun yang mengarah
kepada hal yang serupa
Pasal III
PERILAKU TERHADAP MASYARAKAT DAN MEDIA MASSA
Anggota PERHUMAS INDONESIA harus:
1. Menjalankan kegiatan profesi kehumasan dengan memperhatikan
kepentingan masyarakat serta harga diri anggota masyarakat
Pasal IV
PERILAKU TERHADAP SEJAWAT
Praktisi Kehumasan Indonesia harus:
1. Tidak dengan sengaja merusak dan mencemarkan reputasi atau tindak
professional sejawatnya. Namun bila ada sejawat bersalah karena melakukan
2. Tidak menawarkan diri atau mendesak klien atau atasan untuk menggantikan
kedudukan sejawatnya
DEWAN PENASEHAT
1. Aminuddin
2. Arifin Pasaribu
3. August Parengkuan, Bsc
4. Dr. Indrawadi Tamin
5. Inke Maris, MA
6. Wisaksono Noeradi
7. Yanto Sianipar
TIM PAKAR
1. Dr. Marlinda Puteh
2. Halim Mahfudz, MA
3. Heri Rakhmadi
4. Noke Kiroyan, B.A, S.Sos, Grad.dipl.
5. Prof. Dr. Alo Liliweri
6. Prof. Dr. Deddy Mulyana
7. Prof. Harsono Suwandi
8. Ir. Ridwan Nyak Baik, MM
9. Dr. Elvinaro Ardianto, M.Si (Alm)
10. Dr. Widodo Muktiyo, SE, M.Com
KETUA UMUM
Prita Kemal Gani, MBA, MICPR, APR
SEKRETARIS UMUM
1. Ruddy K. Gobel, SE, AK, ME
2. Kamal, S.Sos, MM
BENDAHARA
1. Ita Kusumawati, SE
2. Leila Djafaar
3. Rini Chandra RW
BIDANG KOMUNIKASI
1. Vishnu Juwono, SE., MIA
2. Dewi Assaad
3. Dr. Felix Jebarus
4. Henny Puspitasari
BIDANG LITBANG
1. Ir. Arno Kermaputra, M.Si
2. Arie Nauvel
3. Febriati Nadira
BIDANG PUBLIKASI
1. Akhmad Edhy Aruman, M.Si
2. Aprida M. Sihombing, M.Si
3. Dr. Hifni Alifahmi
Sumber : http://www.perhumas.or.id/
Sekretariat BPP PERHUMAS
(Perhimpunan Hubungan Masyarakat Indonesia)
Intiland Tower Annexe Building 7th Floor
Jl. Jenderal Sudirman Kav. 32, Jakarta Pusat 10220
Tel. +6221-5711999 l Fax. +6221-5711888 (Hotline) +62855 8111 434
e-mail. secretariat@perhumas.or.id l membership@perhumas.or.id
=====
BADAN KOORDINASI KEHUMASAN PEMERINTAH
Kedudukan
1. Badan Koordinasi Kehumasan, selanjutnya dalam keputusan ini disingkat
Bakohumas, berkedudukan di ibukota negara RI;
2. Kenggotaan Bakohumas terdiri dari humas-humas Departemen, Lembaga
Pemerintah Non Departemen, Lembaga Negara serta BUMN;
Tugas
Bakohumas bertugas :
1. Membantu pemerintah dalam melancarkan arus informasi antar lembaga
pemerintah dan antar pemerintah dengan masyarakat;
2. Mengadakan koordinasi dan kerjasama antar Humas departemen, Lembaga
Pemerintah Non Departemen, Lembaga Negara serta BUMN;
3. Merencanakan dan melaksanakan kegiatan kehumasan.
Susunan Pengurus
1. Susunan Pengurus Bakohumas terdiri dari :
a. Satu orang Ketua
b. Satu orang Ketua Pelaksana
c. Satu orang Wakil Ketua Pelaksana
d. Masing-masing tiga orang Ketua dan Wakil Ketua Bidang
e. Satu orang Sekretaris
f. Satu orang Wakil Sekretaris
g. Satu orang Bendahara
h. Satu orang Wakil Bendahara
i. Beberapa orang anggota bidang sesuai kebutuhan
2. Pengurus Bakohumas dipilih dalam rapat anggota dan ditetapkan dengan
Keputusan Menteri Komunikasi dan Informatika;
3. Pengurus Bakohumas memegang jabatan selama masa tiga tahun, dan
sesudahnya diadakan pemilihan pengurus baru;
4. Pengurus dapat menunjuk beberapa orang anggotanya untuk melaksanakan
tugas-tugas tertentu sesuai kebutuhan organisasi.
Sekretariat
Bakohumas dilengkapi dengan Sekretariat yang dikepalai oleh Sekretaris Pengurus
Bakohumas dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Sekretaris menjadi Kepala Sekretariat, sedangkan Wakil Sekretaris menjadi
Wakil Kepala Sekretariat.
2. Staf Sekretariat ditunjuk oleh Ketua Pelaksana.
3. Sekretariat berkedudukan di Direktorat Kelembagaan Komunikasi Pemerintah,
Direktorat Jenderal Sarana Komunikasi dan Diseminasi Informasi, Departemen
Komunikasi dan Informatika.
Pembiayaan / Perlengkapan
1. Biaya yang diperlukan Bakohumas dibebankan kepada :
a. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Direktorat Jenderal Sarana
Komunikasi dan Diseminasi Informasi.
b. Iuran dari anggota.
c. Sumbangan dari berbagai pihak yang tidak mengikat.
2. Dalam rangka melaksanakan kegiatanya, Bakohumas memanfaatkan sarana dan
prasarana yang sudah tersedia.
Penutup
KOMITMEN PRIBADI
1. Anggota Humas Pemerintahan menjunjung tinggi Kehormatan sebagai Pegawai
Instansi Pemerintah, baik Depatemen, Lembaga Pemerintah Non Departemen,
Lembaga-Lembaga Negara, BUMN, maupun BUMD.
2. Anggota Humas Pemerintahan mengutamakan kompetensi, obyektivitas,
kejujuran, serta menjunjung tinggi integritas dan norma-norma keahlian serta
menyadari konsekuensi tindakannya.
3. Anggota Humas Pemerintahan memegang teguh rahasia negara, sumpah
jabatan, serta wajib mempertimbangkan dan mengindahkan etika yang berlaku
agar sikap dan perilakunya dapat memberikan citra yang positip bagi
pemerintahan dan menjaga keutuhan Negara Kesatuan Republik Indonesia.
4. Anggota Humas Pemerintahan menyampaikan informasi publik yang benar dan
akurat serta membentuk citra Humas Pemerintahan yang positip di masyarakat.
5. Anggota Humas Pemerintahan menghargai, menghormati, dan membina
solidaritas serta nama baik rekan seprofesi.
6. Anggota Humas Pemerintahan akan berusaha meningkatkan pengetahuan dan
keterampilan untuk mewujudkan efisiensi dan efektivitas kerja serta memajukan
profesi Humas Pemerintahan di Indonesia.
HUBUNGAN KE DALAM
1. Anggota Humas Pemerintahan loyal terhadap kepentingan
organisasi/instansinya, bukan kepada kepentingan perorangan/golongan.
2. Anggota Humas Pemerintahan wajib:
a. menjalin komunikasi kepada semua pegawai di organisasi/instansinya
agar tercapai iklim organisasi yang mendukung peningkatan
kompetensi organisasi.
b. mengingatkan rekan seprofesinya yang melakukan tindakan di luar
batas kompetensi dan kewenangannya dalam mencegah terjadinya
pelanggaran Kode Etik Humas Pemerintahan.
3. Anggota Humas Pemerintahan tunduk, mematuhi dan menghormati Kode Etik
Humas Pemerintahan sesuai perundangan yang berlaku.
HUBUNGAN KE LUAR
1. Anggota Humas Pemerintahan wajib menyediakan dan memberikan informasi
publik yang benar dan akurat kepada masyarakat, media massa, dan insan pers
sesuai dengan tugas dan fungs organisasi/institusinya sesuai dengan
perundangan yang berlaku.
2. Anggota Humas Pemerintahan tidak diperkenankan melakukan penekanan
terhadap media massa dan insan pers serta mencegah pemberian barang dan
jasa kepada media massa dan insan pers dengan dalih kepentingan publikasi
(publisitas) pribadi/ golongan/ organisasi/ instansinya.
3. Anggota Humas Pemerintahan menghargai, menghormati, dan membina
hubungan baik dengan profesi lainnya.
BADAN KEHORMATAN
1. Badan Kehormatan di bentuk dan dipilih oleh Badan Koordinasi Humas
Pemerintahan (Bakohumas Pusat/Bakohumasda) sebanyak 9 orang dengan
masa bakti selama 3 (tiga) tahun dan dapat dipilih kembali.
2. Bakohumas Pusat membentuk Formatur Pengurus Badan Kehormatan dalam
pertemuan tahunan dan meminta persetujuan anggota untuk ditetapkan sebagai
anggota Badan Kehormatan Bakohumas.
3. Formatur Badan Kehormatan yang diusulkan Bakohumas Pusat terdiri dari
Departemen, Lembaga Pemerintah Non Departemen, Lembaga- Lembaga
Negara, BUMN, dan Perguruan Tinggi.
4. Bakohumas Daerah membentuk Formatur Pengurus Badan Kehormatan dalam
Pertemuan Tahunan dan meminta persetujuan anggota untuk ditetapkan sebagai
anggota Badan Kehormatan Bakohumasda.
5. Formatur Badan Kehormatan yang diusulkan Bakohumasda terdiri dari
Provinsi/Kabupaten/ Kota, BUMD, dan Perguruan Tinggi
6. Badan Kehormatan Bakohumas Pusat dan Badan Kehormatan Bakohumasda
terdiri dari Ketua, Wakil Ketua dan Anggota. Ketua dan Wakil Ketua dipilih oleh
anggota Badan Kehormatan.
7. Badan Kehormatan melaksanakan pemantauan, evaluasi, dan penilaian
terhadap kinerja anggota sesuai dengan laporan satuan kerja induknya
berdasarkan standar operasional prosedur (SOP) profesi Humas Pemerintahan.
8. Badan Kehormatan melalui musyawarah berwenang memberikan penghargaan
kepada anggota yang berprestasi dalam menjalankan profesinya dan mematuhi
Kode Etik Humas Pemerintahan.
SANKSI
1. Badan Kehormatan Pusat melalui musyawarah berwenang mengusulkan kepada
Ketua Bakohumas untuk mengusulkan sanksi administratif bagi anggota yang
melanggar Kode Etik Humas Pemerintahan.
2. Badan Kehormatan Daerah melalui musyawarah berwenang mengusulkan
kepada Ketua Bakohumasda untuk pemberian sanksi administratif bagi anggota
yang melanggar Kode Etik Humas Pemerintahan. Selanjutnya Ketua
Bakohumasda meneruskan kepada Ketua Bakohumas Pusat.
3. Ketua Bakohumas Pusat menyampaikan hasil keputusan Ketua Badan
Kehormatan Pusat dan Ketua Bakohumasda berupa sanksi administratif kepada
atasan pelaku pelanggaran.
4. Sanksi administratif sebagaimana dimaksud pasal 27 terdiri dari: teguran lisan,
teguran tertulis
5. Anggota Bakohumas yang didakwa melanggar Kode Etik Humas Pemerintahan:
a. Memiliki hak jawab dalam proses penyelesaian perkaranya.
b. Berhak mendapatkan pemulihan nama baik dan hak-haknya seperti semula
bila terbukti tidak bersalah.
Sumber : bakohumas.kominfo.go.id
===
APPRI telah menetapkan Kode Etik Profesi dan memberlakukan pada anggotanya. Sampai
sejauh ini anggota APPRI telah berkiprah di tingkat internasional. Misalnya, Soedarto &
Noeradi PR Consultant, Fortune PR, Ida Sudoyo Associates M-PR Consultant, Inke Maris
Associates, Eksekutif PR, dan sebagainya.
Selain Perhumas dan APPRI, di Indonesia baru didirikan Public Relations Society of
Indonesia (PRSI)pada tahun 2005, juga ada organisasi profesi yang lebih spesifik berdasarkan
jenis usahanya, misalnya Perhimpunan Public Relations Perhotelan Indonesia, pernah menjadi
ketua antara lain Rae Sita Supit dan Sri Sekartaji dari Sahid Jaya Hotel Jakarta. Kemudian
ketika terjadi krisis perbankan nasional dimana banyak bank di likuidasi, di merger, dan di
akuisisi (sekitar 1997), sempat muncul iklan perbankan di televisi yang mengatasnamakan
Persatuan Public Relations Perbankan Indonesia. Saat ini di Kota Malang, Jawa Timur telah
terbentuk Forum Humas Perguruan Tinggi yang beranggotakan para humas di perguruan
tinggi-perguruan tinggi se Malang Raya.
Sumber : http://kampoengpr.blogspot.com/2009/01/asosiasi-perusahaan-public-relations.html
Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang
berkaitan dengan perjalanannya.
Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat
dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.
B. Persiapan
Pertamatama yang harus dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas
pimpinannya hendaklah mempersiapkan antara lain :
1. Surat tugas atau surat perintah dari pejabat yang berwenang agar sekretaris mengetahui
pimpinan atau karyawan akan mengadakan perjalanan dinas, tujuannya dan persiapan apa
yang perlu diperlukan.
2. Paspor, paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan kepada seorang warga negara
yang diberi izin untuk meninggalkan negara dan untuk pergi kenegara negara tertentu.
Paspor merupakan persyaratan pokok bila akan berpergian keluar negeri sebab
merupakan tanda pengenal yang harus ditinjukkan dan distempael diperbatasan suatu
negara atau dibandara paspor dibuat dikantor imigrasi.
Syarat - syarat membuat laporan adalah :
1. Akte Kelahiran
2. Karu Keluarga
3. KTP ( Keterangan warga negara).
3. Visa. Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran lembaran paspor untuk
mengunjungi suatu negara dalam waktu tertentu. Visa dapat diperoleh dari konsulat atau
kedutaan negara yang bersangkutan.
4. Yellow Card ( Kartu Kesehatan ), Yellow Card adalah kartu kesehatan yang dikeluarkan
oleh dinas kesehatan pemerintah untuk diberikan kepada warga negara yang akan keluar
negeri.
Sumber : http://administrasiperkantor.blogspot.com/2012/11/perjalanan-dinas-pimpinan.html
Sebelum pimpinan melakukan perjalanan dinas keluar kota, maka perlu adanya
persiapan yang matang agar berjalan dengan baik dan diharapkan akan lebih banyak memberi
manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan. Dalam hal ini
pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan
dengan perjalanannya. Secara teori tugas ini di lakukan oleh sekretaris, namun pada
prakteknya bisa fleksibel tergantung pada manajemen perusahaannya.
4. Perencanaan akomodasi
Meliputi keperluan apa saja yang di butuhkan dalam perjalanan dinas nanti, misalnya
Yang akan di gunakan nantinya serta keperluan-keperluan yang lainnya pula. Setelah
membuat perencanaan-perencanaan tersebut, langkah selanjutnya adalah menyusun daftar
perjalanan dinas dan membuat daftar janji temu, langkah ini merupakan rencana yang di
lakukan untuk menentukan kegiatan yang di lakukan oleh pimpinan selama melakukan
perjalanan dinas.Daftar perjalanan dinas mencakup: hari, tanggal, waktu keberangkatan,
nama bandara udara, pelabuhan, stasiun, nomor pesawat, kedatangan, dan nama hotel untuk
setiap dikunjungi.Daftar perjalanan bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar
kertas. Daftar janji temu adalah surat atau daftar yang berisi catatan tentang hari, tanggal,
waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan pertemuan diselenggarakan. Sekretaris paling sedikit
membuat empat rangkap daftar perjalanan dan janji temu : yang asli untuk pimpinan,
tembusan untuk wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk
sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat
segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan.
Pada saat melakukan perjalanan dinas, seorang sekretaris akan mencatat atau
menyusun Laporan tentang kegiatan perjalanan dinas. Dalam membuat laporan perjalanan
dinas dibutuhkan beberapa catatan yang terkait di dalam pelaksanaan dinas. Apabila
pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, tugas seorang sekretaris selanjutnya ialah
membuat Laporan keuangan perjalanan dinas. Semua pengeluaran akan diinventariskan
dan diarsipkan untuk penyusunan laporan keuangan. Semua catatan dan buku pengeluaran
pimpinan saat melakukan perjalanan dinas dari data tersebut dapat memperlihatkan
pengeluaran mana yang masih dapat dikembalikan kepada bagian keuangan. Berikut langkah-
langkah menyusun laporan biaya perjalanan:
1. Menginventaris/mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitansi, dan
nota.
2. Mengelompokan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya penginapan, biaya
kegiatan, transpor, dan entertaiment (biaya entertaiment ialah biaya yang digunakan
untuk menjamu relasi).
3. Membuat kas bon kuitansi dari pihak perusahaan untuk tanda bukti pengeluaran dari
luar, misalnya hotel dan restoran.
4. Mencatat pada laporan entertainment semua pengeluaran yang berhubungan dengan
menjamu relasi setelah dibuatkan kas bon/kuitansi.
5. Membuat biaya perjalanan secara keseluruhan.
6. Membuat surat tagihan penggantian apabila ada biaya yang mesti ditagih kepada klien.
Sumber : http://administrasiperkantor.blogspot.com/2012/11/mengatur-perjalanan-dinas-
pimpinan.html#more
Seorang pimpinan perusahaan atau kepala pada instansi pemerintahan tentunya memiliki
kegiatan yang sangat banyak dan padat. Pengaturan semua kegiatannya tidak mungkin
dikelola dan dikoordinasi sendiri. Untuk itu seorang pimpinan pastinya memerlukan tenaga
Hal yang paling penting dalam pengaturan kegiatan seorang pimpinan adalah memanfaatkan
waktu seefektif dan seefisien mungkin. Untuk itu seorang sekertaris harus selalu
berkoordinasi dengan pimpinan dan selalu melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang
berhubungan dengan pimpinan. Pengaturan waktu yang tepat akan memperlancar kerja
pimpinan, terutama kegiatan diluar kantor yang melibatkan instansi lain.
Kesalahan dalam menentukan waktu kegiatan, misalnya dikarenakan sekertaris dalam menuliskan
atau mengecek jadwal pimpinan kurang teliti sehingga salah dalam mengatur jadwal
pimpinan. Hal ini dapat berakibat fatal, karena mau tidak mau sekertaris harus membatalkan
acara yang telah dirancang atau orang lain akan dibuat kesal oleh keterlambatan atau
kegagalan pimpinan untuk dating pada suatu acara.
Untuk menghidari kesalahan atau tumpang tindih acara, seorang sekertaris harus mencatat
secermat dan seteliti mungkin setiap surat permohonan yang masuk. Dengan cara ini, dapat
diketahui kegiatan pimpinan mulai dari acara harian, mingguan bahkan bulanan. Dengan
begitu kesalahan atau tumbukan jadwal yang disebabkan oleh kelalaian pencatatan waktu
dapat dihindari.
Dalam menentukan teknik untuk mengetur waktu pimpinan, agar dapat berjalan lancar, maka
harus dapat memperhatikan fungsi manajemen yang meliputi :
1. Perencanaan
Perencanaan yang di buat harus berdasarkan pada waktu, apakah jangka pendek atau jangka
panjang. Ciri-ciri perencanaan jadwal kegiatan pimpinan :
Jelas
Realistis
Fleksibel
Berkesinambungan
2. Pengorganisasian
Pihak pengundang atau pihak-pihak yang memerlukan kehadiran pimpinan, jauh hari sebelum
pelaksanaan acara harus mengirimkan surat permohonan yang isinya berupa :
Surat yang telah diterima oleh sekertaris, dipelajari kemudian disesuaikan dengan jadwal
pimpinan yang telah tercatat. Jika terdapat perubahan, baik pembatalan atau penggantian
pejabat yang menghadiri, harus secepatnya menulis pemberitahuan kepada pihak pemohon
tentang berita tersebut. Sehingga nantinya undangan dari pemohon tetap dapat dihadiri oleh
Seorang sekertaris harus cermat dan teliti dalam menangani surat permohonan yang masuk untuk
pimpinan, agar tidak terjadi kekeliruan dalam pelaksanaan tugas pimpinan. Sekertaris
menentukan dan mengatur kapan pimpinan menghadiri sebuah acara/ pertemuan dan acara
yang mana yang harus lebih di utamakan untuk di hadiri oleh pimpinan. Selain itu sekertaris
harus menentukan siapa yang menggantikan pimpinan saat pimpinan tidak dapat menghadiri
sebuah acara.
Tugas Seorang sekertaris sangat beragam, meliputi semua kegiatan pengadministrasian kedinasan
yang terdiri atas :
2. Pembuatan surat
3. Pengiriman surat
Hal yang dimaksud dengan jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan pimpinan yang
memerlukan kehadirannya, diluar rutinitas kantor yang dilakukan dibalik meja kerja di kantor.
Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang
mempunyai banyak kegiatan sehingga pimpinan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan
semua kegiatan. Untuk itu, sekertaris harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan slake
prioritas. Hal yang diprioritaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan di dasarkan pada dua hal
yaitu :
Agar kegiatan pimpinan dapat terlaksana dengan tertib dan lancar, jadwal kegiatan dapat disusun
dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan. Penentuan jadwal
tidak mempunyai ketentuan yang pasti, sangat tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua
kurun waktu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal
mingguan, lebih mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya satu minggu,
akan tetapi sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun
waktu jadwal terlalu lama, missal bulanan, memiliki kelebihan yaitu kegiatan selama satu
bulan dapat deprogram. Sedangkan kelemahannya yaitu sulit mengoreksi atau mengganti
dengan program kegiatan lain.
Untuk lebih memperjelas penggunaan waktu kegiatan, berikut ini diberikan uraian tentang hal
tersebut :
Pembuatan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat yang masuk, dibuat berdasarkan
surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan
tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah
diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk
pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.
Pada pembuatan jadwal kegiatan pimpinan dengan system tingkat kepentingan, jadwal tersusun
berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan (contoh jadwal). Dalam pelaksanaan
kegiatan, pimpinan atau kepala akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan
cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting akan
ditinggalkan atau didelegasikan kepada pejabat lain.
Sumber : http://administrasiperkantor.blogspot.com/2012/12/pengaturan-jadwal-kegiatan-
pimpinan.html