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Captulo 1: Implementacin e

Instalacin de Office
Antes de comenzar, debo confesarles que, si no tienen demasiada ex periencia
con implementacin de Office, este captulo ser un verdadero dolor de cabeza. Y
esto es cierto, ya que la instalacin de Office 2016 es un poco diferente a las
tpicas instalaciones donde hace doble clic en Setup.ex e y luego clic en
Siguiente, siguiente, siguiente.
Si usted no pretende ser un ex perto en instalacin de Office, entonces le
recomendara que pase directamente al captulo 2 dnde ya comenzamos a
trabajar con las caractersticas del programa. Si usted quiere aprender a instalar
Office para implementarlo en su laboratorio de pruebas, entonces lea atentamente
este captulo, si cree que ya tiene un ligero dolor de cabeza, una aspirina no le
caera mal.
Elegir la versin de Office adecuada
Es posible que al leer la palabra versin usted haya pensado en Office 2010,
Office 2013 u Office 2016. Pero en este caso nos referimos a las versiones de
32bits o las de 64bits. A partir de la versin de Office 2010, Microsoft ha sacado
estas dos versiones y cada una de ellas presenta ventajas y desventajas. Por lo
tanto, en este apartado, usted conocer las diferencias entre ambas versiones.
Las versiones de 32 bits y 64 bits no son compatibles entre s, por ello no puede
instalar ambas versiones en el mismo equipo. Si tiene dos versiones de Office,
debe elegir alguna de ellas. La versin de 32 bits de Office trabaja bien con
Windows de 32 bits y de 64 bits. Si trabaja con datos ex tremadamente pesados
(es decir, al tamao del archivo), como es el caso de una empresa multinacional
que trabaja con libros de Ex cel que requieren clculos complejos, la versin de 64
bits ser la mejor opcin.
La versin de 64 bits tiene ciertas ventajas para ciertos tipos de trabajo, pero se
recomienda usar la versin de 32 bits ya que es compatible con muchas
herramientas y aplicaciones de terceros. Por ejemplo, algunas declaraciones en
VBA o las bases de datos compiladas como las MDE o ACCDE no trabajan
correctamente.
Requisitos del sistema
Cuando nos referimos a requisitos del sistema estamos hablando del hardware y
software bsico que necesita un equipo para ejecutar las aplicaciones de Office.
Estos requisitos son necesarios para la instalacin, pero si quiere tener una
ex periencia mucho ms productiva con sus aplicaciones de Office, procure
agregar ms de lo que se pide en los requisitos mnimos.
A continuacin mencionar los requisitos mnimos del sistema que est
recomendado por Microsoft a travs de su sitio de technet microsoft.com.
Componente Requisitos de Office 2013
Equipo y procesador Un procesador de 32bits o de 64bits de al
menos 1GHz o mucho ms rpido.
Memoria (RAM) Para 32 bits al menos 1GB de RAM, para 64
bits utilice 2GB.
Disco Duro Solamente 3GB de espacio disponible en
disco.
Pantalla Para la aceleracin de hardware de grficos
se necesita al menos una tarjeta grfica
DirectX 10 y una resolucin de 1024 X 576 o
superior.
Sistema Operativo Office puede instalarse sin ningn problema
en sistemas operativos Windows de 32 bits o
64 bits. Si tiene Office de 32 este puede ser
instalado en Windows de 32 bits y Windows
de 64 bits. Si tiene Office de 64 bits este solo
puede ser instalado en Windows de 64 bits.
Ex plorador Internet Ex plorer 8, 9, 10 u 11. Mozilla Firefox ,
Safari 5 y tambin Google Chrome 17 o
superior.
Multitctil Los dispositivos tctiles deben utilizar una
funcin multitctil ya que Office est
adaptado para trabajar en ese tipo de
pantallas. Tenga en cuenta que no es
necesario esta caracterstica porque puede
usar el mouse y el teclado sin problemas.
Aplicaciones de Office extintas
En el mundo de la informtica tambin podemos encontrar la palabra extincin que
se da a las aplicaciones que han desaparecido por uno u otro motivo. Microsoft
Office no ha sido la ex cepcin; han ex istido programas que tuvieron un muy buen
enfoque productivo pero que no llegaron a ser tan populares como para quedarse
hasta nuestros das. Aqu una lista de los programas de Office que desaparecieron
y que especialmente siento mucha nostalgia:
Fr ontPage: Fue uno de los programas ms usados en su tiempo para la creacin
y diseo de pginas web. Al igual que muchos usuarios, particularmente yo
tambin crea que su cdigo HTML que era creado tras bambalinas era un poco
descuidado. La versin de despedida fue en Microsoft Office 2003 donde vimos
trabajar a FrontPage por ltima vez. Lamentablemente debido a que su competidor
Dreamweaver gan el terreno de las pginas Web, FrontPage se ex tingui y dio
paso a dos nuevos productos, SharePoint Designer y la evolucin directa llamada
Ex pression Web.
versatilidad a PowerPoint ya que los usuarios siempre pedan una forma de grabar
sus presentaciones en vdeo. Pero Producer no era solamente eso, tena una
funcin para capturar pantalla en vdeo con el cual podas realizar tus vdeos
tutoriales, era una ex celente alternativa incorporada a la suite. Este programa no
lleg a evolucionar de forma directa.
Cmo descargar Office 2016
Office 2016 es una versin an en desarrollo pero filtrada en internet. Esto quiere
decir que para probar Office usted debe descargarlo de una de las pginas que
encontrar en la Web haciendo una bsqueda paciente. Cuando me refiero a que
es una bsqueda paciente es porque muchos de los enlaces han sido eliminados
ya que se trata de una versin no autorizada por Microsoft.
Para que puedas descargar Office 2016 y probarlo por tu cuenta, usa el siguiente
enlace:
http://www.newdown.org/software-list/microsoft-office-pro-plus-2016-v-16-0-3030-
1018-x 86-x 64-beta-iso 4pqet html

Nota: Antes de instalar Office 2016 en tu equipo recuerda que es


una versin de prueba y que no est completamente terminada.
Para evitar problemas con tus archivos, procura instalar Office
2016 en un sistema virtualizado usando por ejemplo VMWARE.
Instalando Office 2016
La versin filtrada de Office 2016 tiene una forma diferente de instalacin. No es el
tpico doble clic sobre Setup y luego Siguiente, Siguiente, Siguiente. Si has
descargado Office 2016 este llegar en un archivo ISO y a partir de ah usted
tendr que instalarlo. A continuacin aprender los pasos necesarios para
comenzar el proceso desatendido de instalacin de Office 2016.
Para este ejercicio usted deber crear una carpeta en el escritorio llamado Office
2016. El nombre de la carpeta no necesariamente tiene que ser el mismo, solo lo
usaremos para este ejercicio. Adems, deber tener instalado un descompresor de
ISO, en especial yo uso Winrar.
1. Clic derecho encima de su archivo ISO de Office 2016 y seleccione
Ex traer ficheros
Captulo 2: Empezando con Office
2016
En nuestros das, todo el mundo utiliza la tecnologa para laborar de manera
eficiente. Ex isten diversas herramientas para trabajar con productividad, como
programas que permiten crear programas, otros que permiten crear diseos
espectaculares y retocar imgenes, pero en la oficina, la mejor solucin, es Office.
Con los clsicos Word, Ex cel, PowerPoint y Outlook, Office 2016 sigue
apostando por Access, Publisher, OneNote y Lync. La nica baja para esta nueva
versin es InfoPath Designer e InfoPath Filler. En cuanto a su interfaz, Office 2016
llega preparado para dispositivos tctiles, es decir, los botones son ampliados
para permitir el fcil uso de sus dedos en las pantallas.
Prcticamente Office 2016 sigue funcionando igual que sus versiones anteriores,
Office 2010 y Office 2013. Solo que Microsoft ha anunciado que Office pasa a ser
completamente funcional en la nube y estar sincronizado fcilmente a Office 365
y Office Mobile.
En este captulo usted empezar a utilizar algunas caractersticas esenciales en
Office. Iniciar sesin con su cuenta Microsoft, guardar y abrir archivos, y se
familiarizar con la interfaz de usuario.
Iniciar una aplicacin de Office 2013
Como toda aplicacin, esta se encuentra instalada en la unidad (C:), a menos que
cambie la unidad. Al instalarse, podr encontrar un acceso directo al programa
desde el men Inicio o desde los mosaicos en Windows 8.1.

Nota: En este libro se est utilizado Windows 10 como base para


las capturas de las ventanas de Office.

Para ingresar a algn programa de Office 2016 o versiones anteriores siga estos
pasos:
En Windows 10:
1. Haga clic en el botn Iniciar.
2. Seale Todos los programas.
3. Haga clic en Microsoft Office.
4. Clic en algn programa de Office 2016.
En Windows 8.1:
1. Desplcese por los mosaicos en la ventana de Inicio.
2. Haga clic en el mosaico del programa con el cual desea trabajar.
La interfaz de Office 2013
Todos los programas de Office 2016 presentan casi la misma estructura y el
diseo de sus ventanas. Todos tienen la famosa Cinta de opciones que desde
Office 2010 se haba decidido implementar. En la versin de Office 2007 solo lo
utilizaba Word, Ex cel, Access, PowerPoint y parte de Outlook.

Nota: Todas las ventanas capturadas en este libro estn a una


resolucin de 1280 X 800 y se utiliza Windows 10 como sistema
operativo, quiz algunas pantallas no se parezcan a las suyas.

Ttulo del documento


Cuando necesite ver el nombre de su archivo o el nombre de su cuenta (en caso
de Outlook), dirija su vista al ttulo del documento ubicado en la parte superior de
la ventana. En esta barra no solo encontrar el nombre del archivo, tambin podr
ver el nombre del programa utilizado.
La Barra de herramientas de acceso rpido
En Office 2016 an ex iste una barra de herramientas que contiene algunos
comandos comunes para trabajar con los archivos, llamada Acceso r pido. Esta
Barra de herramientas de acceso rpido se encuentra a la izquierda del ttulo del
documento y en programas como Word, Ex cel entre otros, presenta cuatro botones
clsicos (Guardar, Deshacer, Rehacer/Repetir y Modo Toque / mouse).|
A la derecha de la barra de herramientas de acceso rpido se encuentra una flecha
de nombre Customize Quick Access Toolbar (Per sonalizar bar r a de
her r amientas de acceso r pido.) Al hacer clic en esta flecha se muestran
varios comandos que puede agregar a la barra. Todos los comandos de esta lista
que tengan un visto bueno (Checking) nos indica que estn activos y por lo tanto
se muestran en la barra. Haga clic en el nombre de un comando para activar o
desactivarlo.
superndice y otras relacionadas con las fuentes.
Utilizar el teclado para trabajar con la Cinta de
opciones
Si prefiere usar el teclado en lugar del mouse (ratn) o sus dedos, los programas
que utilizan la cinta de opciones en Microsoft Office proporcionan accesos
directos de teclado para permitirle realizar tareas rpidamente sin usar el mouse.
Obtener acceso a cualquier comando
Las teclas de acceso proporcionan un medio para usar un comando rpidamente
presionando unas pocas teclas, sin importar dnde se encuentre en el programa.
Todos los comandos de un programa de la cinta de opciones permiten el acceso
mediante una tecla de acceso. Puede llegar a la mayora de los comandos usando
de dos a cuatro pulsaciones.
1. Presione y suelte la tecla ALT. Se muestran unas etiquetas con letras-
2. Presione la letra que aparece en las etiquetas para activar alguna opcin.
En mi caso pulsar la tecla N.
3. La ficha Insertar (Insert) se ha activado y ahora puede pulsar alguna letra
para activar el comando que quiera. En mi caso pulsar la tecla P.
Iniciar sesin en Office
Una de las nuevas caractersticas que apareci en Office 2013 fue el de iniciar
sesin con su cuenta Microsoft en Office. Por qu debera iniciar sesin en
Office 2016? Aunque simplemente puede usar Office sin ningn problema, el
inicio de sesin ayuda a obtener una comunicacin entre todos sus servicios
Microsoft.
Puedes usar una cuenta de Microsoft y obtener acceso a sus carpetas creadas en
OneDrive con Office Web Apps. Tambin, si tienes una cuenta de usuario en el
nuevo servicio de Microsoft llamado Office 365, conectarte, permite que puedas
acceder a estos servicios y compartir documentos e informacin con los
compaeros de trabajo. Para comenzar a conectarte, haga clic en Iniciar sesin.
Solo basta con iniciar sesin en alguno de los programas de Office para que todas
las dems aplicaciones queden con el inicio de sesin activado. Para iniciar
sesin siga estos pasos:
1. Clic en la ficha Archivo (File) y seleccione Cuenta (Account).
2. Clic en el botn Iniciar sesin (Sign In).
3. En la ventana Iniciar sesin, agregue su correo electrnico de su cuenta
Microsoft y clic en Siguiente (Nex t).
Guardar archivos
Casi todas las aplicaciones de Office 2016 tienen el mismo mtodo para guardar
un archivo. Puede comenzar un documento en blanco y luego, despus de cinco
minutos, guardarlo. Otras aplicaciones como Access, te obliga a guardar primero
la base de datos para que pueda comenzar a trabajar. Para acceder a las opciones
de guardar, debe ingresar a la vista Backstage desde la ficha Archivo (File), en
esta vista, puede encontrar dos comandos comunes, como por ejemplo Guar dar
y Guar dar como.
Guardar un archivo por primera vez
Cada vez que tengas la sensacin de que has hecho algo muy importante en tu
documento y no quieres perderlo porque no te gustara empezar de nuevo, es ah
donde debes guardar tus archivos. Si usamos una PC de escritorio, posiblemente
el fluido elctrico falle y el equipo se puede apagar, entonces podemos perder la
informacin escrita. Si utilizamos una porttil las posibilidades de perder un
documento no guardado se reducen, pero sabemos que aun corremos el riesgo de
los virus o que el sistema falle, as que no dude en guardar cada cierto momento
sus archivos.
Cuando va a guardar un archivo por primera vez, deber agregarle un nombre que
identifique al contenido y deber elegir una carpeta donde ser almacenada. Esto
es posible cuando se abre el cuadro de dilogo Guar dar como.
Para guardar un archivo por primera vez siga estos pasos:
1. Haga clic en la ficha Archivo.
2. Haga clic en Guardar (Save).
3. Seleccione una opcin de ubicacin, OneDr ive, dentr o del equipo o
Agr egar un sitio de Shar ePoint. En este caso elegir Equipo
(Computer).
Office Web Apps
Una de las novedades que posee Office, es que puede almacenar sus
documentos en OneDrive. OneDrive es un espacio de almacenamiento virtual que
pertenece al servicio de Microsoft. Una de las ventajas de almacenar un
documento en OneDrive es que sus archivos estarn disponibles cuando quiera y
en donde quiera, solo basta tener una conex in a Internet. Tambin puede sacar
ventaja utilizando Office Web Apps, que incluye a Word, Ex cel, PowerPoint y
OneNote en lnea. Las aplicaciones en lnea indican que usted tendr, por
ejemplo, a Word desde Internet y podr editar su documento; de esta manera, no
es necesario que la aplicacin est instalado en un equipo.

Nota: Para guardar en OneDrive necesita de una cuenta de


Microsoft.

Siga estos pasos para guardar un archivo en Office Web Apps.


1. Clic en la ficha Archivo y seleccione Guar dar como.
2. Haga clic en OneDrive de Handz Valentin (Tu cuenta de usuario)
3. Haga clic en alguna carpeta de OneDrive.
Abrir archivos
Puede volver a abrir un archivo guardado para continuar con su trabajo o realizar
algunos cambios en el mismo. El cuadro de dilogo Abrir es la ventana en donde
podr navegar por las diversas carpetas y encontrar el archivo requerido.
1. Haga clic en la ficha Ar chivo.
2. Haga clic en Abr ir (Open).
3. Seleccione algn directorio en especial. En este caso, seleccione Equipo
(Computer).
4. Haga clic algn directorio o haga clic en Ex aminar (Browse).
Cerrar un archivo
Puede estar trabajando con varios archivos a la vez en un mismo programa; pero
si ya termin con una, lo mejor es cerrarla. No confunda Cerrar un archivo con salir
de una aplicacin. El comando Cerrar se aplica a al archivo, esto indica que la
aplicacin seguir abierta.
Para cerrar una presentacin siga estos pasos:
1. Haga clic en la ficha Ar chivo.
2. En la BackStage, haga clic en Cer r ar .
3. Si no ha guardado su archivo, aparecer un mensaje indicndole que
guarde su archivo, elije S para guardarlo o No para que el archivo se
cierre.
Crear un nuevo archivo
Puede crear archivos nuevos desde la vista BackStage, generalmente la gran
mayora de programas de Office utiliza la misma forma de crear nuevos archivos.
Cuando abre una aplicacin en Office aparecer una lista de plantillas que podr
elegir para comenzar un documento. Si ya empez antes con un documento,
entonces siga estos pasos para crear uno nuevo:
1. Clic en la ficha Archivo y clic en Nuevo (New).
2. En Plantillas y temas disponibles, haga clic en un documento en blanco o
una plantilla predefinida.
3. Si ha elegido una plantilla predefinida, entonces luego tendr que hacer
clic en Crear.
Manejar la herramienta Versiones
En anteriores versiones de Office ex istan las versiones; que son diferentes
estados del documento guardados en el mismo archivo. Por ejemplo, podamos
tener una versin guardada a las 10:30 am y otra versin a las 5:00 pm, cada
versin tena su estado de avance del documento y por lo tanto eran diferentes. En
Office 2007 el control de versiones se suprime; pero en Office 2010, las versiones
vuelven a aparecer con un estilo ms sencillo y se mantienen en esta nueva
versin.
Para que el control de versiones est disponible, debe asegurarse que la opcin
Conser var el ultimo ar chivo autor r ecuper ado cuando se cier r a sin
guar dar est activa. Esta ltima opcin se encuentra en la ventana Opciones de
alguna aplicacin, dentro de Guardar; puede ver la opcin en la siguiente imagen.
2. Haga clic en Informacin (Info) o verifique que est activo.
3. En Versiones (Versions), haga clic en alguna versin autoguardada.
Si desea eliminar las versiones o recuperar las versiones de borrador, haga clic en
Administrar versiones.
Captulo 3: Trabajando con los textos
Todas las aplicaciones de Office manejan el tex to casi de la misma manera.
Simplemente escriba y luego aplique los formatos de siempre como Negrita,
Cursiva o Color de tex to. Otras de las cosas que gran parte de las aplicaciones
comparte son la correccin ortogrfica y la insercin de smbolos y caracteres. En
este captulo usted aprender a trabajar con los tex tos en Office 2016, aplicar
formatos de tex to y prrafo y adems corregir la ortografa.
Eliminar texto
Para eliminar una gran cantidad de tex to de una sola vez, seleccione el tex to que
desee eliminar y pulse la tecla Suprimir (Supr o Del en ingls). A propsito, puede
matar dos pjaros de un solo tiro seleccionando el tex to y escribiendo a la misma
vez. El tex to que usted escriba toma el lugar y a la vez elimina el tex to
seleccionado.
Cambiar el texto
Todos los programas de Office trabajan con tex to, algunos ms que otros, como
por ejemplo Word, PowerPoint y Publisher. Que los tex tos se vean como
realmente queremos, est determinado por el tipo de fuente, su tamao, el color,
los efectos de tex to, los estilos entre otros. Incluso, si utiliza Ex cel, Access o
Outlook, el tex to tambin importa mucho, ya que determina si su archivo es fcil
de leer y comprender.
Una fuente es una coleccin de letras, nmeros y smbolos en un tipo de letra en
particular, incluyendo las variaciones de Cursiva y Negrita. Las fuente tienen
nombres especiales y algunos de los mismos tienen muchos aos de antigedad
(por no decir siglos). La mayora de ordenadores llegan con estas fuentes: Arial,
Tahoma, Times New Roman y Verdana. Por defecto, Office a menudo aplica las
fuentes Calibr y Cambra para los tex tos.
Los estilos de fuente incluyen Negrita, Cursiva y Subrayado. Por convencin, los
encabezados estn en Negrita. Se utiliza Cursiva para enfatizar y marcar las
palabras ex tranjeras (o ex traas) en el tex to. Office proporciona un nmero de
efectos de tex to. Los efectos de tex to, tambin conocidos como atributos,
incluyen Tachados y Superndices.
Para quitar un subrayado, basta con hacer clic nuevamente en el botn Subrayado.
Si se encuentra en el cuadro de dilogo Fuente, elige el estilo de subrayado
Ninguno (None).
Poner en maysculas La primera letra de cada Fiestas Patrias Es
cada palabr a palabra se encuentra en En Enero.
(Capitalize Each mayscula.
Wor d)
Alter nar MAY/min Cambia a mayscula si fIESTAS pATRIAS
(tOGGLE cASE) un tex to est en eS eN eNERO
minscula y viceversa.

Tambin puede cambiar tipos pulsando Mayus + F3. Con ello puede cambiar de
minscula a tipo oracin y luego a mayscula, y as repetidas veces.
Insertar Smbolos y caracteres extraos
En el mundo de la informtica y los idiomas ex isten diversos smbolos y
caracteres ex traos, pero lo bueno es que en los programas de Office, se pueden
insertar sin ningn problema.
Los smbolos son pequeas figuras mientras que los caracteres ex traos son
letras en otros idiomas (para ahorrarnos palabras, son ex traos y punto) y que son
tratados como tex tos, es decir, que pueden cambiar su tamao, su color y otros
atributos, pero cuidado con cambiar la fuente, ya que estos smbolos y caracteres
ex traos dependen mucho de las fuentes que elijas.
Para insertar un smbolo o carcter ex trao, siga estos pasos:
1. Haga clic en la ficha Insertar.
2. En el grupo Tex to en Publisher, haga clic en Smbolos (Symbols).
3. Luego clic en Ms smbolos (Mor e Symbols).

4. En el cuadro de dilogo Smbolo, en Fuente, puede elegir Wingdings (1, 2


y 3) para elegir un smbolo u otra fuente si desea un carcter ex trao.
5. debajo del cuadro de Fuente, haga clic en un smbolo o carcter ex trao.
6. Haga clic en Insertar.
Corregir la Ortografa y Gramtica
Equibocarse! al escribir un tex to es parte de todos los das, no creo haber
conocido personas que no se hayan equivocado en una letra, una tilde, etc.
Afortunadamente, Office siempre nos ha acompaado en estos malos ratos, con
su herramienta de Ortografa y Gramtica.
Para activar el cuadro de dilogo Ortografa y gramtica, siga estos pasos:
1. Haga clic en la ficha Revisar (Review).
2. En el grupo Revisin (Proofing), haga clic en Ortografa y gramtica
(Spelling & Grammar) o en el comando Ortografa para PowerPoint, Ex cel,
Publisher y otros. Cuando se activa el cuadro de dilogo Ortografa y
gramtica, automticamente buscar algn tex to que est mal escrito o
que le falte algo, por ejemplo una tilde.
El panel Or togr afa (Spelling), presentan una serie de botones, entre ellos:
Captulo 4: Conocer tcnicas
especiales para trabajar con los
archivos de Office
Ver varias pginas en un documento de Word
Dentro del cuadro de dilogo Zoom se encuentra una opcin donde puede ver 9
pginas dentro de cuatro columnas, al que llamamos 4X9. Tenga en cuenta que
dependiendo de su pantalla, posiblemente se vean 5 columnas.
A continuacin les mostrar como aplicar el zoom 4X9.
1. Haga clic en la ficha Vista y en el grupo Zoom, haga clic en Zoom.
2. En el cuadro de dilogo Zoom, haga clic en el botn Varias pginas.
3. Haga clic sin soltar en la primera miniatura de pgina y arrastre en
diagonal hacia la derecha y abajo hasta llegar a 4 X 9 pginas.
4. Haga clic en Aceptar.
Cambiar ventanas (Switch Window)
Puede hacer clic en el comando Cambiar ventanas y hacer clic en el nombre de
alguna ventana para activarlo.
Insertar tablas
La mejor forma de presentar una gran cantidad de datos de una sola vez en Word,
PowerPoint o Publisher, es hacerlo en una Tabla. Los usuarios pueden comparar y
contrastar los datos. Puedes comparar, por ejemplo, los ingresos de tus diversos
locales de tu negocio. Una Tabla en alguna aplicacin de Office es un recuadro
rectangular visible e invisible, que permite que se le inserte dentro de ella tex to,
otras tablas, celdas, imgenes, etc. Las tablas permiten ordenar mejor una serie de
datos en un archivo.
Para insertar una tabla, hgalo desde la ficha Insertar, grupo Tablas, haga clic en el
comando Tablas y podr ver una lista con el nmero de columnas y filas a insertar.
Seala cada pequeo cuadro y vers una vista previa de la tabla, en la parte
superior de esta lista, vers el nmero de columnas por filas (6X5).
Dibujar una tabla
Otra manera de insertar una tabla en las aplicaciones de Office 2013 (Word y
PowerPoint) es dibujando una tabla en el documento o diapositiva. Al hacer clic
en el comando Dibujar tabla, el puntero cambia por un Lpiz. Ahora, simplemente
haga clic sin soltar en algn lugar y arrastre hacia abajo para dar forma a su tabla.
Cambiar el fondo de la interfaz de usuario
Al igual que cambiar un diseo en su interfaz de usuario moderno en Windows 8,
puede cambiar son unos diseos vectoriales que aparecen en la esquina superior
derecha de la ventana de cualquier programa de Office. Estos diseos son
llamados Fondos y solo ayudan a que usted personalice el diseo de su ventana.
Para cambiarlo siga estos pasos:
1. Haga clic en la ficha Archivo.
2. Haga clic en Cuenta.
3. En la seccin Fondo de Office (Office Background), haga clic en el cuadro
desplegable y elija un estilo de fondo. Puede ver una vista previa justo en
la esquina superior derecha de la ventana, justo al lado de la imagen de su
cuenta de usuario en office.
Cambiar el color de la ventana de Office
A pedido de los usuarios esta opcin volvi con nuevos colores para su ventana.
En la ltima actualizacin de Office 2013 se haba agregado nuevamente los
colores para las ventanas, conocidos como Temas; en Office 2016 se muestran
nuevos colores ms. Para aplicarlos siga estos pasos:
1. Haga clic en la ficha Archivo.
2. Haga clic en Cuenta.
3. En la seccin Tema de Office (Office Theme), haga clic en el cuadro
desplegable y elija un estilo de fondo. Puede ver una vista previa justo en
la esquina superior derecha de la ventana, justo al lado de la imagen de su
cuenta de usuario en office.
Agregar un nombre de usuario
Cuando instala Office en Windows 10 o Windows 8, los programas de Office
toman el nombre de su cuenta de usuario local u online para completar el nombre
de usuario de Office 2016. Un nombre de usuario ayudar a que sus documentos
tengan un nombre de autor y si utiliza la herramienta revisiones, ser de mucha
ms ayuda tener un nombre de usuario y/o una inicial.
Para aplicar o cambiar el nombre de usuario, siga estos pasos:
1. Haga clic en la ficha Archivo.
2. Haga clic en Opciones (Options).
3. En el cuadro de dilogo Opciones de la aplicacin (si es Word debe decir
Opciones de Word), haga clic en General.
4. En la seccin Personalizar la copia de Microsoft Office (Personalize your
copy of Microsoft Office), en Nombre de usuario (User Name), escriba un
nombre de usuario para sus aplicaciones de Office.
5. Si desea, agregue una inicial.
6. Clic en Aceptar (Ok).
Captulo 5: Creando documentos en
Word
Cuando queremos aprender algo siempre empezamos por lo bsico, pero muchos
usuarios quieren saltarse ese paso por estar al son de lo ltimo, pero perderse
estos primeros pasos pueden ocasionarles problemas ms tarde. Bien, este
captulo est hecho para comenzar, si es un usuario nuevo en Word estoy seguro
que lo agradecer; pero si ya es un usuario fiel por aos, posiblemente encuentre
trucos y sugerencias que le ayudarn a complementar sus conocimientos.
La pantalla de Inicio de Word
Cuando inicia Word lo primero que ver ser la Pantalla de Inicio de Wor d.
Desde esta pantalla podr abrir un documento reciente, buscar un documento en
su equipo local o en lnea, as como crear un nuevo documento desde una
plantilla.
El lado izquierdo contiene una lista de archivos recientemente abiertos. Al sealar
cualquiera de las opciones de la lista Recientes (Recent) podr hacer clic en el
archivo para abrirlo o tambin hacer clic en la chincheta para anclarlo. Use el
comando Abrir otros documentos (Open Other Documents) para poder seleccionar
un documento desde sus carpetas locales o a travs de sus servicios de
OneDrive u Office 365.
en lnea para encontrar ms plantillas para descargar.
Creando un nuevo documento en blanco
Puede comenzar a trabajar en Word desde un documento nuevo en blanco (Blank
document) que se crea desde la pgina de Inicio de Word. Haga clic en
Documento en blanco y automticamente aparecer el primer documento llamado
Documento1 (Doc1) con su respectiva pgina en blanco.
Un documento nuevo en blanco presenta una sola pgina en blanco para trabajar,
pero usted puede crear tantas pginas como sea necesario. Word no tiene lmites
en crear ms pginas, el nico el lmite es la potencia de su computador.
Si ya est trabajando con un documento en este momento y desea crea otro nuevo
documento, deber seguir estos pasos:
1. Pulsa clic en la ficha Archivo.
2. Pulsa clic en Nuevo.
3. En el BackStage, haga clic en Documento en blanco (Blank
document).
Crear un documento a travs de una plantilla
Inclusive un documento en blanco es una plantilla. Las plantillas son documentos
ya predefinidos que simplemente son utilizados para cambiar el contenido del
mismo. Word cuenta con una gran variedad de nuevas plantillas que pueden ser
descargadas desde Microsoft Office Online. Puede empezar a crear un documento
desde una plantilla a travs de la Pantalla Inicio de Word o desde la ficha
Ar chivo y clic en Nuevo (New), y seleccionando alguna de las plantillas. Siga
estos pasos para crear un documento nuevo a partir de una plantilla.
1 Haga clic en la plantilla que desea usar.
2 En la ventana de dilogo de los detalles de la plantilla seleccionada, verifique
todos los aspectos disponibles de la plantilla como el autor, el tamao de
descarga, la valoracin y la descripcin del mismo.

Nota: Si es necesario, use las flechas izquierda y derecha para


seguir viendo ms plantillas.

3 Haga clic en Cr ear (Cr eate).


Salir de Word
Cuando termina de trabajar con un documento de Word seguramente querr cerrar
no solo el documento, sino tambin el programa. Puedes utilizar un mtodo
abreviado como Alt + F4 , o simplemente pulsando la X en la Barra de ttulo.
Abrir un documento
Las nuevas mejores en todos los programas de Office hacen que abrir un
documento con el cual ha trabajado sea ms fcil que nunca. Aunque el mtodo
de usar el cuadro de dilogo Abrir sigue siendo el mismo, ahora podemos
encontrar listas de documentos recientes y directorios predefinidos que harn
nuestra tarea de abrir y encontrar archivos sea ms productiva.
Al hacer clic en la ficha Archivo y luego clic e Abrir encontrar una lista de
Ubicaciones que permitir elegir la forma ms directa de abrir sus documentos.
Desde aqu podr encontrar sus documentos recientes, usar un directorio de
SharePoint Online, usar OneDrive, su equipo local o agregar ms ubicaciones.
Abrir desde el equipo local
Podemos abrir cualquier documento de Word nuevamente para continuar
trabajando desde nuestro disco duro local. El cuadro de dilogo Abr ir es la
ventana donde podr navegar por los diversos directorios de Windows y encontrar
su documento que quiere abrir.
A continuacin les muestro como abrir un documento almacenado en su sistema
desde el cuadro de dilogo Abrir.
1 Pulsa clic en la Ficha Ar chivo.
2 Pulsa clic en Abr ir .
3 En la lista Ubicaciones haga clic en Equipo.
4 A la derecha en la seccin Equipo, seleccione una carpeta actual o alguna
carpeta reciente, si no se encuentra la que necesita, haga clic en Examinar .
5 En el cuadro de dilogo Abr ir (Open) seleccione una carpeta desde la Lista
de car petas.
6 Seleccione su documento en el rea de Contenido de la carpeta seleccionada y
haga clic en Abr ir (Open).
Abrir un documento daado
Muchas veces algunos documentos sufren daos en su contenido. El problema
puede ser diversas causas, como virus o un mal uso del programa o equipo. Word
presenta una opcin que permite reparar los documentos que sern abiertos. Esta
opcin de reparar, no siempre es 100% correcta, as que no confe demasiado en
ello y cuide mejor sus archivos.
A continuacin les mostrar como abrir un documento y repararlo a la vez.
documento de la lista reciente. Esta chincheta permite anclar el documento en la
lista para que siempre est disponible ya que, por defecto, esta lista se actualiza
cada 25 documentos abiertos, as que es posible que desaparezca un documento
de la lista.

Nota: El que un documento ya no aparezca en la lista de


documentos recientes solo es porque la lista se actualiza y no
porque el archivo se haya eliminado.

Personalizar el nmero de documentos recientes


Por defecto se muestran hasta 25 documentos recientes en lista, usted puede
aumentar o disminuir el nmero de los mismos, para hacerlo siga estos pasos:
1 Haga clic en la ficha Ar chivo y clic en Opciones.
2 En el cuadro de dilogo Opciones de Wor d, haga clic en Avanzadas
(Advanced).
3 Dirjase hasta la seccin Mostr ar (Display) y en el cuadro Mostr ar este
nmer o de documentos r ecientes (Show this number of Recent
Documents), cambie el nmero a su conveniencia.
4 Haga clic en Aceptar (Ok).
Guardar un documento
Una de las acciones ms utilizadas es la de guardar un documento. Cuando
guarda un documento, est guardando todo el contenido en un archivo .docx. El
nuevo formato de archivos que contiene Word hace ms liviano el archivo en el
disco y puede compartirlo con mayor facilidad.
Para guardar un documento basta con hacer clic en el comando Guar dar que se
encuentra en la Barra de herramientas de acceso rpido, o hacer clic en Ar chivo
y clic en Guar dar . Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas Ctr l + G .
Las opciones de Guar dar como permiten elegir una carpeta en su equipo local o
en la nube. Una vez elegido una carpeta o haber elegido la opcin Ex aminar, se
abrir el cuadro de dilogo Guar dar como. Dentro del cuadro de dilogo Guardar
como puede seleccionar otro directorio, agregar un nombre y tipo de archivo, y
luego hacer clic en Guar dar .
Guardar por segunda vez
Despus de haber puesto un nombre para tu documento, haber elegido el lugar
donde se almacenara el documento, y haber elegido el tipo de archivo, la segunda
vez que guardes este documento ser ms fcil, pues el cuadro de dialogo
Guardar como ya no se presentar. Puedes utilizar varias opciones, por ejemplo el
botn Guardar de la Barra de herramientas de acceso rpido, o Guardar del
BackStage o simplemente pulsando Ctrl + G.
Autoguardar un documento cada cierto tiempo
Por defecto Word guarda los documentos automticamente cada 10 minutos. Esta
forma de autoguardado crea un archivo temporal en un directorio especfico que ya
llega configurado en Office. Por razones de seguridad, y sobre todo si es muy
olvidadizo en guardar sus documentos, puede cambar el tiempo en el que se
autoguarda un documento, para ello siga estos pasos:
1 Haga clic en la ficha Ar chivo y clic en Opciones.
2 En el cuadro de dilogo Opciones de Wor d haga clic en el comando
Guar dar .
3 En la seccin Guar dar documentos, verifique que la casilla Guar dar
infor macin de Autor r ecuper acin cada est activa.
4 Modifique el nmero en el cuadro Minutos para saber cada cuanto tiempo se
va a guardar su documento de autorrecuperacin.
5 Haga clic en Aceptar .
Agregar Propiedades al documento
Cuando se guarda un documento, no solo guarda el contenido de lo que has
escrito, tambin se guarda una informacin adicional, como por ejemplo el nombre
del autor y la fecha de la ltima modificacin del archivo.
Haga clic en la ficha Archivo y luego active el comando Informacin (Info), y a la
derecha de la pantalla se encuentra la seccin Pr opiedades (Pr oper ties). En
esta seccin se muestra metadatos importantes como el tamao de archivo y el
nmero de pginas. Tambin encontrar las fechas de modificacin as como el
autor del documento. Al final de la lista de Propiedades se encuentra la opcin
Mostr ar todas las pr opiedades (Show All Properties) para acceder a ms
opciones de las propiedades del documento.
Usando las teclas para desplazarse por los textos
El teclado muestra cuatro teclas direccionales, Abajo, Arriba, Izquierda y Derecha.
Cuando escribimos un prrafo, en ocasiones debemos desplazarnos por cada letra
escrita, es ah donde las teclas direccionales entran en accin. Tambin puede
utilizar otras teclas que junto a las teclas direccionales, nos dan acciones ms
avanzadas para desplazarse por un prrafo. Por ejemplo las teclas Contr ol y
Mays (Shift).
Cuando pulsa la tecla Contr ol ms alguna tecla direccional se produce un
cambio de desplazamiento en especial; por ejemplo, cuando pulsamos Ctrl +
Izquierda o Ctrl + Derecha, el desplazamiento es palabra por palabra. SI pulsamos
Ctrl + Arriba o Ctrl + Abajo, el desplazamiento es por prrafo. Cuando se pulsa la
tecla Mayus (Shift) ms alguna tecla direccional, entonces podr seleccionar un
prrafo o los caracteres del prrafo.

Nota: La barrita vertical negra que se encuentra parpadeando en el


documento, se le llama Punto de insercin.

Desplazarse por el documento con AvPag y RePag


Cuando quiere dar una mirada rpida a su documento, puede utilizar las teclas
AvPg (PageDown) o RePag (PageUp). Estas teclas funcionan en base al Zoom
que haya aplicado en su documento. Si usted tiene un Zoom donde se muestre la
mitad de una pgina, cada vez que pulse AvPag o RePag avanzar o retroceder
cada mitad en las diferentes pginas. Tambin puede aplicar un zoom donde se
vea toda la pgina y el desplazamiento aun es ms sencillo.
Cuanto utiliza la tecla Ctrl + AvPag o RePag, entonces se desplazar por pgina,
insertando el punto de insercin en el comienzo de cada una de ellas. Cuando
utiliza la tecla Mayus con AvPag y RePag, entonces seleccionar el tex to de
cada pgina; esta ltima depende mucho del Zoom para acelerar la seleccin.
Utilizar las teclas Inicio y Fin
Las teclas Inicio (Home) y Fin (End) permiten dirigirse al principio o al final de una
lnea de prrafo. Cuando utiliza la tecla Ctrl + Fin o Inicio, podr dirigirse al Final
del documento o al principio del mismo.
Al utilizar la tecla Mayus con Inicio o Fin, entonces le ser ms fcil seleccionar
todo el documento o dejar de seleccionarlo.
La Barra de desplazamiento
Las Barras de desplazamiento permiten ex plorar todo el documento de arriba hacia
abajo (lo ms comn) o de izquierda a derecha. Generalmente en un documento,
se incluye la Barra de desplazamiento Vertical a la derecha de la ventana; dentro
de la Barra de desplazamiento se encuentra el botn de desplazamiento, que al
darle clic y moverlo arriba o abajo, podr dirigirse a cualquier parte de su
documento. La siguiente imagen muestra las partes de las Barras de
desplazamiento.
El Mouse es el perifrico ms utilizado por todos, nos facilita el desplazamiento y
seleccin de objetos y ventanas. Aunque anteriormente el Mouse no era necesario
para el computador, ya que en ese tiempo ex ista el sistema MS-DOS, con interfaz
de comandos; hoy en da, es el dispositivo ms utilizado y necesario, sobre todo
para los diseadores grficos.
Los nuevos ratones (mouse), y me refiero a nuevos a los que simplemente tienen
dos botones y no tres, presentan una rueda de desplazamiento llamado en ingls
Scroll. La rueda de desplazamiento permite avanzar o retroceder por el documento
simplemente haciendo girar la ruda; est rueda generalmente se encuentra en la
parte superior del mouse, justamente en el medio.}
Aunque muchos usuarios solo lo utilizan para desplazarse haciendo rodar el
scroll, puede pulsar el botn de la rueda del mouse (es decir la misma rueda) y
cambiar su funcin. Ahora podr desplazarse arriba o abajo por el documento sin
necesidad de hacer girar la rueda, simplemente moviendo el mouse.
Desplazarse por el documento con el Panel de navegacin
El nuevo Panel de navegacin de Word permite realizar varias acciones y es muy
necesario para documentos ex tensos. Una de las acciones principales es
desplazarse por el documento desde los ttulos del contenido.
La pestaa TTULOS (HEADINGS) muestra todos los tex tos que tienen el estilo
de Ttulo 1, Ttulo 2 o Ttulo 3, es como si tuviera una tabla de contenidos
compacta. Puede hacer clic en cualquiera de los ttulos del Panel de navegacin
para que pueda auto dirigirse a la posicin ex acta del ttulo, ahorrando mucho
tiempo sobre todo en documentos ex tensos.
su documento haciendo clic en cada uno de los ttulos del panel.
Las vistas de documentos
Cuando trabaja con sus documentos de Word por lo general usa un tipo de vista
llamado Diseo de impr esin. Las vistas de documentos permiten ver de
diversas formas una pgina y mejora la productividad en el trabajo diario, si por
ejemplo necesito leer algo en el documento, puedo usar la vista Modo de lectur a
o si necesito organizar mis contenidos puedo usar la Vista Esquema.
Diseo de Impresin
Cuando escribe cualquier documento en Word, de seguro que est utilizando la
vista por defecto, Diseo de impr esin. La vista Diseo de Impresin, es la
vista ms utilizada, pues como su nombre lo dice, esta vista permite ver y
configurar su documento tal y como se ver a la hora de imprimir.
Como se mencion lneas arriba, la vista Diseo de impresin tiene una gran
variedad de ventajas, entre ellas la facilidad en cambiar los mrgenes del
documento, y es la nica vista que presenta la Regla vertical y horizontal. Si usted
se encuentra en una vista diferente a la Vista Diseo de impresin, actvela desde
la ficha Vista (View), grupo Vistas (Views) y clic en Diseo de impr esin (Pr int
Layout).
Vista Modo de lectura
En ocasiones no necesitamos escribir nada en Word, simplemente debemos
revisar algn documento. Si un documento es ex tenso, la vista Diseo de
impr esin no es la ms adecuada para darle una leda, pero ex iste la solucin,
activando la vista Modo de lectur a.
Cuando activa esta vista, el documento hace un ajuste automtico del tex to para
que usted pueda leer con total comodidad su documento. Tenga en cuenta que la
vista Modo de lectura no desordena su documento ni cambia el diseo del mismo,
as que no se preocupe, todo volver a la normalidad cuando active nuevamente
Diseo de impresin.
Esta vista presenta tambin dos mens, Herramientas (Tools) y Vista (View).
Desde el men Herramientas encontrar comandos para buscar un tex to, deshacer
o rehacer estilos o buscar alguna palabra en Bing (Motor de bsqueda de
Microsoft). Con el men Vista podr editar el documento desde la vista Diseo de
impresin, as como cambiar el diseo de la pgina mostrada.
Use los botones Izquierda o Derecha para avanzar o retroceder por las pginas de
la vista de lectura.
Pulse la tecla ESC o clic en la ficha Vista y seleccionar Editar documento (Edit
Document) para salir de la vista Modo de lectur a.
debe hacer clic en la ficha Vista y en el grupo Vistas, haga clic en Diseo web
(Web Layout).
Vista Borrador
Aunque esta vista no es muy utilizada porque creen que no tiene alguna funcin
interesante, yo opino lo contrario. La Vista Borrador muestra el contenido del
documento tal cual ser impreso; la diferencia est en que esta vista es plana, ya
que no muestra encabezados o pies de pgina, y los saltos de pgina ser una
lnea de puntos. Imagnese la vista Borrador como un papel toalla de cocina
desenrollado, cada seccin del papel est con una lnea de puntos delgada esto
representa los saltos de pgina.
Yo prefiero utilizar esta vista para evitar contratiempos de los mrgenes,
encabezados y pies de pgina, y escribir el documento sin preocuparme por esas
cosas. Para activar la vista Borrador, debe hacer clic en la ficha Vista y en el grupo
Vistas, haga clic en Borrador (Draft).
Dividir la ventana
Muchas veces un documento ex tenso terminado necesita de algunos retoques
tcnicos, generalmente en el diseo o formato. Sabemos que las vistas de un
documento son muy importantes, pero en ocasiones, queremos comparar dos
vistas distintas a la vez. La herramienta Dividir permite hacer esto.
A continuacin les mostrar como Dividir la ventana.
1 Haga clic en la ficha Vista.
2 En el grupo Ventana, haga clic en Dividir (Split). La ventana se divide en dos.
Cuando la ventana est dividida en dos presenta la misma vista en ambos lados.
Puede hacer en la pgina de una de las vistas divididas y hacer clic en un tipo de
vista distinto. Por ejemplo, en la siguiente imagen tenemos una divisin, la de
arriba est con la vista Diseo de impresin mientras que la segunda est con la
Vista Esquema.
Ejercicio 2
En este ejercicio, usted abrir un documento ex istente, realizar algunos cambios
y luego agregar metadatos, por ltimo, volver a guardar el documento.
1. Con Word 2016 an abierto, d clic en la ficha Archivo y luego
clic en Abrir.
2. Seleccione la opcin Equipo y luego clic en el botn Examinar.
3. En el cuadro de dilogo Abrir, navegue hasta su carpeta de
archivos.
4. Seleccione el archivo Monografa CMS, y luego clic en el botn
Abrir.
ALTO: No cierre su documento, lo usaremos en el prximo
ejercicio.

Ejercicio 3
En este ejercicio, usted aprender a guardar su documento con otro nombre,
adems, guardar un documento compatible con Word 2003, luego, abrir un
documento antiguo y lo convertir a la nueva versin de Word.
1. Para cerrar el panel de documentos, d clic en la X.
2. Ahora vamos a guardar el documento con otro nombre. Clic en
Archivo y clic en Guardar como.
3. Seleccione la opcin Equipo.
4. Si en la lista de carpetas de Equipo se encuentra su carpeta de
archivos d clic ah. En mi caso los datos los tengo en el
Escritorio.
20. Guarde su documento y cierre Word.
Captulo 6: Agregar contenido y
aplicar formato
Word es el procesador ms utilizado del mercado a pesar de la competencia que
tiene. Por lo general las personas utilizan Word para escribir y aplicarle los
formatos adecuados. En esta seccin aprender a usar tcnicas para escribir en
Word que quiz no conoca, as como herramientas para aplicar formato a sus
tex tos o prrafos, tambin podr corregir la ortografa de sus documentos de
manera sencilla.
Usando el corrector ortogrfico
Lo ms comn mientras escribe es equivocarse, y no porque no sepa escribir o no
conozca los signos de puntuacin (bueno, quiz algunas veces), sino porque la
velocidad con la que digitamos en Word es tan rpida que muchas veces
pulsamos teclas no debidas, olvidamos tildes entre otras cosas. Para buena
suerte Word presenta un poderoso corrector ortogrfico que puede acceder a travs
de la ficha Revisar (Review), en el grupo Revisin (Pr oofing), y haciendo clic en
Or togr afa y gr amtica (Spelling & Gr ammar ).
Una vez hecho clic en Ortografa y gramtica se abre el panel Or togr afa
(Spelling)con la primera palabra que Word considera con error. En la siguiente
imagen se muestra como error la palabra coloaboracion pues esta no lleva tilde en
el documento. La palabra con error es seleccionada en el documento y aparece
una alternativa de correccin en el panel Ortografa.
Haga clic en Cambiar (Change) para que la palabra sea corregida o use Cambiar
Todo (Change All) para que Word pueda corregir todas las palabras que tengan el
mismo error. Use el comando Omitir (Ignore) u Omitir todas (Ignor e All) para que
no corrija la palabra o palabras seleccionadas respectivamente. Utilice el
comando Agr egar (Add) para que la palabra errnea se agregue al diccionario y
ya no sea considerada como error.
Reemplazando palabras
Otra de las opciones ms usadas es la de reemplazar palabras en el documento,
para ello se emplea la opcin de Reemplazar ubicado en la ficha Inicio, grupo
Edicin. El cuadro de dilogo es el mismo Buscar y reemplazar solo que ahora la
ficha Reemplazar es la que est activa.
Use el cuadro Buscar (Find what) para encontrar la palabra que desea
reemplazar, y luego en el cuadro Reemplazar con (Replace with) escriba el
nuevo tex to que reemplazar al anterior. Una vez hecho esto, haga clic en
Reemplazar (Replace) para reemplazar palabra por palabra o Reemplazar todos
(Replace all) para que se busque y reemplace todas las palabras coincidentes en
todo el documento.
Aplicando formatos a los textos
Word es un procesador de tex tos que permite digitar y aplicar formato a su
contenido, prcticamente es una de las caractersticas que ya cualquier programa
usa para sus tex tos, solo que en Word lo podr hacer fcil y ms rpido.
En la ficha Inicio, en el grupo Fuente encontrar los comandos necesarios para
aplicar formato a su contenido. Los comandos desplegables Fuente y Tamao
de fuente tienen la opcin de la previsualizacin en vivo, simplemente seale
alguna de las opciones y el tex to en el documento mostrar una vista previa
automtica.
Dentro de los atributos que puede aplicar estn Negr ita( Ctrl + N ) y Cur siva( Ctrl
+ K ). Tambin puede aplicar un Subrayado (Ctrl + S) o hacer clic en la flecha
desplegable y seleccionar otro tipo de subrayado.
Puede aplicar un color a sus tex tos desde el comando desplegable (tctil) o la
flecha Color de fuente. Seale cada cuadradito de color para ver una vista previa
del color en el tex to, cuando est convencido haga clic en el color deseado. Ahora
en Word puede aplicar un degradado de color a su fuente, simplemente seale
Degr adado (Gr adient) y elija un tipo de degrado.
Cada vez que presiona Enter al final de la lista, aparece una nueva vieta o
nmero; pero si vuelve a presionar Enter, desaparece la ltima vieta o nmero y
puede empezar un nuevo prrafo en una nueva lnea.
Si necesita escribir una nueva lnea de prrafo pero que se encuentre en el mismo
nivel de sangra, al pulsar Enter luego deber utilizar la tecla Backspace. De este
modo quita la vieta pero el nivel de sangra del tex to permanece idntico. Si
desea que el nuevo tex to quede alineado debajo de la vieta en lugar de
permanecer alineado con el tex to anterior, vuelva a presionar Backspace. Por
ltimo, si desea quitar totalmente la sangra de la lista, presione de nuevo
Backspace.
Tambin utilice los botones Vietas y Numeracin. Haga clic en el botn y
empiece a escribir para crear el primer elemento de lista, o seleccione el tex to que
haya escrito y haga clic en el botn Vietas o Numeracin para convertir cada
prrafo en un elemento de lista. Use las flechas de la derecha del comando
Vietas o Numeracin para acceder a otros diseos de vietas o numeracin.
Captulo 7: Construyendo sus
documentos adecuadamente
Todos utilizamos Word para realizar una tarea en comn, la de escribir y escribir.
Es genial preocuparnos por lo que vamos a decir en el libro, pero tambin
debemos pensar en cmo mi documento se va a mostrar ante las personas. Una
de las tantas cosas importantes es la de preocuparnos por el aspecto del
documento, desde lo esencial como la orientacin de pgina y su tamao, hasta lo
visual como son las Marcas de agua o fondos de pgina. En este captulo
aprender diversas herramientas que ayuda a cambiar el aspecto del documento.
Elegir el tamao de Papel
Es importante saber el tamao de papel con el que vamos a redactar los
documentos, ya que de ello depende la calidad y estructura del mismo. Si es
posible, elija cuanto antes el tamao de papel, de esa manera puede continuar
redactando sin ningn inconveniente; si est utilizando un tamao diferente a lo
que necesita, puede cambiarlo an, pero tenga en cuenta que si ya estructur su
documento, este puede sufrir algunos cambios.
No elija el tamao de papel porque s; el tamao de papel depende mucho de la
impresora con la que va a imprimir. Si no posee una impresora que soporte un
tamao de papel en especial, an puede trabajar su documento pero deber utilizar
una impresora de terceros.
Si es un usuario que trabaja en oficina o casa, los formatos ms comunes son A4,
A5, Carta y Oficio. Las impresoras comunes utilizan esos tamaos por defecto, as
que no tendr ningn problema.

Nota: Es muy difcil que los usuarios utilicen un tamao


de papel A3, que es superior al A4, ya que el tamao A3
generalmente se utiliza para portadas o diseos publicitarios, y
Word no es idneo para crear publicidades. Si desea un programa
que pueda trabajar con publicidades, utilice Microsoft Publisher
2013 como alternativa econmica.

Para elegir un tamao de Papel, siga estas instrucciones:


1 Haga clic en la ficha Diseo de pgina (Layout).
2 En el grupo Configurar pgina (Page Setup), haga clic en Tamao (Size).
3 En la lista de tamaos, haga clic en el tamao que desea elegir.
Orientacin de pgina
Muchos trabajamos con la orientacin por defecto, Vertical; pero en ocasiones,
necesitamos trabajar con una orientacin diferente, Horizontal. Un ejemplo muy
concreto para utilizar una orientacin Horizontal es crear tablas, generalmente
cuando se preparan informes, las tablas no son lo suficientemente pequeas para
caber en una orientacin Vertical, por ello se utiliza la orientacin ex plicada.
Para cambiar la orientacin de pgina siga estos pasos:
1 Haga clic en la ficha Diseo de pgina.
2 En el grupo Configurar pgina (Page Setup), haga clic en Orientacin
(Orientation).
3 Haga clic en Horizontal (Landscape) o Vertical (Portrait).
Cambiar los mrgenes del documento
Despus de elegir el tamao del papel y seleccionar la orientacin de la pgina,
es hora de configurar los mrgenes del documento. El Margen elegido por defecto
es del tipo Normal, que equivale a los laterales a 3cm y los ex tremos a 2.5cm.
Un Margen es un espacio en blanco que separa el rea de contenido del rea de
maquetacin de un documento. Tenga en cuenta que los mrgenes ayudan mucho
a la hora de imprimir un documento y si estos sern puestos en algn archivador o
encuadernados para su uso posterior.
Generalmente debe utilizar un margen mayor para los lados en donde se tendrn
que encuadernar, por ejemplo, si quiere perforar las hojas para agregarlos a una
carpeta de documentos, deber tener el lado izquierdo un poco ms de centmetros
que el del lado derecho, para as tener el mismo espacio a la hora de mostrar el
trabajo final.
Siga estos pasos para cambiar el margen del documento.
1 Haga clic en la ficha Diseo de pgina.
2 En el grupo Configurar pgina, haga clic en Mrgenes (Margins).
3 Haga clic en el margen que desee.
Personalizar los mrgenes
En la galera de mrgenes puede encontrar diversos mrgenes preestablecidos,
pero quiz no atiendan a sus necesidades. Puede personalizar sus mrgenes para
que sea ms adecuado a su trabajo.
A continuacin les muestro como personalizar el margen:
1 Haga clic en la ficha Diseo de pgina.
2 En el grupo Configurar pgina, haga clic en Mrgenes.
3 Haga clic en Mrgenes personalizados (Custom margins).
4 En el cuadro de dilogo Configurar pgina, en la seccin Mrgenes (Margins),
cambie los valores de Superior (Top), Inferior (Bottom), Izquierda (Left) y Derecha
(Right). Tambin puede cambiar los valores para la Encuadernacin (Gutter) e
inclusive el margen interno (Gutter position).
5 Haga clic en Aceptar.
Trabajar con columnas
Es posible que algunos documentos se necesiten de al menos dos columnas, ya
sea por ahorrar espacio o porque el documento lo pide as.
Incluso muchos usuarios utilizan Word para crear sus dpticos o trpticos.
Lamentablemente Word no est especializado para ese tipo de documentos, lo
puedes hacer claro que s, pero te recomiendo una alternativa ms sencilla,
Microsoft Publisher 2013.

Nota: Publisher es una alternativa bsica que llega con Microsoft


Office. Si desea hacer trabajos mucho ms profesionales, puede
usar aplicaciones de terceros como Adobe indesign o CorelDRAW.

Bueno, si no deseas hacerme caso en mi consejo (no me molesto), entonces


pueden utilizar Columnas, una herramienta de Word que ayudar a dividir su
pgina en dos, en tres o quiz en cuatro columnas. Para aplicar columnas al
documento siga estos pasos:
1 Haga clic en la ficha Diseo de pgina.
2 En el grupo Configurar pgina, haga clic en Columnas (Columns).
3 Haga clic en el nmero o estilo de columna que desea.
Aplicar un fondo de pgina
Aunque Word no es un programa para la creacin de pginas Web, puede aplicar
un fondo de documento para hacerlo ms vistoso. Tenga en cuenta que el color de
fondo que aplique solo ser para tener el documento en modo digital, es decir, que
mientras lo tenga en Word o lo enve en PDF o lo guarda como pgina Web, el
color se mantendr; pero a la hora de imprimir, la pgina saldr en blanco.
Los fondos o pginas de color se utilizan principalmente en un ex plorador Web
para crear fondos ms interesantes para verlos en pantalla. Tambin es posible
mostrar fondos en la vista Diseo Web y en la mayora de las otras vistas,
ex cepto en las vistas Borrador y Esquema.
Como fondo puede utilizar degradados, tramas, imgenes, colores slidos o
tex turas. Los degradados, tramas, imgenes y tex turas se disponen en mosaico o
se repiten para rellenar la pgina. Al guardar un documento como una pgina Web,
las tex turas y los degradados se guardan como archivos JPEG compatible con
numerosos ex ploradores de Web que se desarroll para comprimir y almacenar
imgenes fotogrficas. Est especialmente indicado para grficos con muchos
colores, como fotografas digitalizadas.), mientras que las tramas se guardan como
archivos G F.
A continuacin les mostrar como aplicar un fondo de documento:
1 Haga clic en la ficha Diseo (Design).
2 En el grupo Fondo de pgina (Page Background), haga clic en Color de pgina
(Page Color).
3 Elige un color de la seccin Colores del tema o colores estndar.
Agregar una Marca de Agua
Las marcas de agua son tex tos o imgenes que aparecen detrs del contenido del
documento. Con frecuencia agregan inters o identifican el estado del documento,
como por ejemplo, marcar el documento con la palabra Borrador. Las marcas de
agua se pueden ver en la vista Diseo de impresin, en la vista Lectura a pantalla
completa o en los documentos impresos.
Si utiliza una imagen, puede aclararla o decolorarla de modo que no interfiera con
el tex to del documento. Si utiliza tex to, puede seleccionar frases integradas o
escribir su propio tex to.
Para aplicar una marca de agua, realice lo siguiente:
1 Haga clic en la ficha Diseo.
2 En el grupo Fondo de pgina (Page Backgr ound), haga clic en Mar ca de
agua (Water mar k).
3 Haga clic en la Mar ca de agua que necesite.
Aplicar encabezado y pie de pgina
Cuando lees algn libro podrs notar que tanto en la parte superior de la pgina
como en la parte inferior, se encuentra algn tex to y nmero de pgina, este tex to
en la parte superior se llama Encabezado y el tex to que aparece en la parte inferior
se llama Pie.
No se preocupe del espacio que ocupa un encabezado y pie de pgina, este no
afectar al contenido del documento, claro, tome en cuenta de los mrgenes
aplicados antes de escribir los encabezados y pies de pgina.
Word le ayuda a ahorrar tiempo y trabajo, pues presenta una galera de estilos de
Encabezado y pie de pgina que seguramente a usted le va a agradar. En la ficha
Insertar (Insert), en el grupo Encabezado y pie de pgina (Header & Footer) se
encuentran los comandos desplegables Encabezado (Header ) y Pie de pgina
(Footer ).
Al hacer clic en cualquiera de estos comandos aparecer una galera de
encabezados o pies de pgina que puede aplicar simplemente haciendo clic sobre
una de las opciones. Cuando lo hace, un diseo de encabezado o pie de pgina
pre definido se agrega a su documento, solo basta que usted agregue su tex to
deseado.
Aplicar temas
Al igual que los temas en Windows 8, esta herramienta permite guardar una serie
de formatos que luego puedes aplicar a tu documento, a diferencia de los estilos
de Word que solo guardan formatos de tex to, los Temas pueden guardar la
apariencia y colores de un grfico, un SmartArt y otros elementos. Para aplicar un
tema solo de hacer clic en la ficha Diseo y en el grupo Formato del documento
hacer clic en Temas y elegir una opcin de la galera.
Los Elementos rpidos
La galera de elementos rpidos es una galera donde se pueden crear, almacenar
y buscar partes de contenido reutilizables, incluyendo autotex to, propiedades del
documento como ttulo y autor, y campos. Puede acceder a Elementos r pidos
(Explor e Quick Par ts) desde la ficha Insertar, grupo Tex to (Tex t).
Autotexto
Autotex to es contenido reutilizable que se puede almacenar y al que se puede
obtener acceso una y otra vez.
Para acceder a la galera de autotex tos, siga estos pasos:
1. Haga clic en Elementos r pidos (Explor e Quick Par ts).
2. Seale Autotexto (AutoText).
3. Haga clic en el autotex to que necesite.
Para guardar un nuevo autotex to, siga estos pasos:
1. Escriba una frase larga, por ejemplo el nombre de su empresa.
2. Seleccione el tex to escrito y pulse Alt + F3.
Tambin puede hacerlo desde Elementos r pidos, y clic en Guardar seleccin
en una galera de elementos rpidos.
3. En el cuadro de dilogo Cr ear nuevo bloque de cr eacin (Cr eate
Neew Building Block), en el cuadro Nombr e (Name), escribe el nombre
con el que quieres que aparezca el Autotex to.
4. En el cuadro Galer a (Galler y), verifique que est activo Autotexto
(AutoText).
5. En el cuadro Descr ipcin (Descr iption), escriba un tex to referente a lo
que se va a insertar.
6. Haga clic en Aceptar .
Captulo 8: Insertar Objetos
Insertar Formas
Si es necesario, puede insertar formas a su documento. Las formas son imgenes
vectorizadas que pueden ser personalizadas y hasta pueden albergar tex to. Lo
genial de trabajar con imgenes vectorizadas es que puede aumentar o disminuir
su tamao y esta no se ver afectada. Entre las formas que hay disponibles se
incluyen lneas, figuras geomtricas bsicas, flechas, formas de ecuacin, formas
para diagramas de flujo, estrellas, cintas y llamadas.
Despus de agregar una o ms formas, puede agregarles tex to, vietas,
numeracin y estilos rpidos.
Para comenzar a agregar una forma, debe hacer lo siguiente:
1. Haga clic en la ficha Insertar.
2. En el grupo Ilustraciones ( llustrations), haga clic en Formas
(Shapes).
3. Haga clic en la forma que desee.
tener una fotografa o una imagen descargada de Internet y simplemente puede
insertarlo desde el comando Imagen (Image) en el grupo lustraciones
(Illustrations), dentro de la ficha Insertar.
Al pulsar clic en el comando Imagen, aparece el cuadro de dilogo Insertar
imagen, donde deber elegir la imagen deseada. Al hacer clic en Insertar, la
imagen aparece con un tamao ajustado por defecto para evitar que sobrepase los
lmites de la pgina.
indicando que esa parte ser removida. Tambin aparece un controlador de ajuste
que permite establecer qu parte de la imagen se debera quedar. Esta herramienta
trabaja inteligentemente con las imgenes.
Insertar una Portada
En ocasiones la gran mayora de personas disean caratulas simples o portadas
sencillas. Word brinda una luz salvadora para todos aquellos quienes creen que
sus diseos no son nada agradables, las Portadas de Word permitirn insertar toda
una gama de objetos que se coloca en la primera pgina y sirve como su caratula
o portada del libro o documento que est escribiendo.
Para insertar una portada siga estos pasos:
1. Haga clic en la ficha Insertar.
2. En el grupo Pginas, haga clic en Portada (Cover Page).
3. Haga clic en la portada que ms le agrade.
Si inserta otra portada en el documento, sta sustituir a la primera portada que
insert.
Para reemplazar una portada creada en una versin anterior de Word, debe eliminar
manualmente la primera portada y, a continuacin, agregar una portada con un
diseo de la galera de Word.
Para eliminar una portada insertada con Word, haga clic en la pestaa Insertar,
haga clic en Portadas en el grupo Pginas y, a continuacin, haga clic en Quitar
portada actual.
Grficos SmartArt
Un SmartArt es una representacin visual de la informacin que se puede crear de
forma fcil y rpida eligiendo entre los diferentes diseos, con el objeto de
comunicar mensajes o ideas eficazmente.
Al crear un grfico SmartArt, se le pide al usuario que elija un tipo de elemento
grfico SmartArt, como Proceso, Jerarqua, Ciclo o Relacin. Cada tipo de
elemento grfico SmartArt contiene varios diseos diferentes.
A continuacin aprender a crear un grfico SmartArt:
1. Haga clic en la ficha Insertar.
2. En el grupo Ilustraciones, haga clic en SmartArt.
3. En el cuadro de dilogo Elegir un grfico SmartArt (Choose a
SmartArt Graphic), haga clic en algn elemento grfico, por
ejemplo Pyramid.
4. Elige algn grfico a insertar.
5. Haga clic en Aceptar.
Agregar un grfico de Excel
En Microsoft Word puede insertar muchos tipos de grficos y diagramas de datos,
como grficos de columnas, grficos de lneas, grficos circulares, grficos de
barras, grficos de rea, grficos de dispersin, grficos de cotizaciones, grficos
de superficie, grficos de anillos, grficos de burbujas y grficos radiales.

Notas: Si Microsoft Excel no est instalado en el equipo no


podr aprovechar al mximo las funcionalidades avanzadas para
la creacin de grficos de datos de Microsoft Office 2013. Al crear
un nuevo grfico de datos en Word 2013, se abrir Microsoft
Graph.

Para insertar un grfico en un documento de Word, siga estos pasos:


1. Haga clic en la ficha Insertar.
2. En el grupo Ilustraciones, haga clic en Grfico (Chart).
3. En el cuadro de dilogo Insertar grfico, haga clic en algn tipo
de grfico.
4. Haga clic en algn grfico.
5. Haga clic en Aceptar.
Al concluir los pasos, se inserta un grfico y a su vez se muestra una ventana tipo
Ex cel justo para el llenado de datos.
Captulo 9: Trabajar con documentos
extensos
Crear una Tabla de contenido
Las tablas de contenido se crean aplicando estilos de encabezado, como por
ejemplo Ttulo 1, Ttulo 2 y Ttulo 3, al tex to que se desea incluir en las mismas.
Word busca estos encabezados y, a continuacin, inserta la tabla de contenido en
el documento. Cuando se crea una tabla de contenido de esta forma, puede
actualizarse automticamente si se realizan cambios en el documento.
Word ofrece una galera con estilos de tablas de contenido automticos. Marque
las entradas de la tabla de contenido y, a continuacin, haga clic en el estilo de
tabla de contenido que desee en la galera de opciones.
Tambin puede crear una tabla de contenido personalizada con las opciones que
elija y los estilos personalizados que haya aplicado usando el cuadro de dilogo
Tabla de contenido.
A continuacin les enseare como crear una tabla de contenido de manera
sencilla.
1 Haga clic en la ficha Referencias (References).
2 En el grupo Tabla de contenido (Table of contents), haga clic en Tabla de
contenido (Table of content).
3 Haga clic en algn diseo de tabla de contenido.
Mar car elementos utilizando los estilos de ttulo integr ados
1 Seleccione el tex to que desea que aparezca en la tabla de contenido.
2 En el grupo Estilos (Styles) de la ficha Inicio, haga clic en el estilo que desee.
Use Ttulo 1, Ttulo 2 y Ttulo 3 para marcar los ttulos para la tabla de contenido
que crear despus.
Por ejemplo, si seleccion tex to al que desea aplicar un estilo de ttulo principal,
haga clic en el estilo denominado Ttulo 1 en la galera de estilos rpidos.
Una nueva caracterstica en Word es que mediante la vista Diseo de impresin
usted puede ex pandir o contraer un tex to con el estilo de Ttulo 1. Por ejemplo,
seale un tex to con el estilo correspondiente y a la derecha aparecer una
pequea etiqueta con la cual puede ex pandir o contraer el contenido que est bajo
el Ttulo 1, observe la siguiente imagen.
Crear una tabla de contenido personalizada
Si no desea utilizar una tabla de contenido de la galera de tablas de contenido,
puede crear una tabla de contenido personalizada. Cuando crea una tabla de
contenido personalizada, puede elegir el formato de estilo de la tabla de contenido,
adems puede elegir el nivel de ttulos elegidos y tambin un carcter de relleno.
Una vez aplicado los estilos a sus tex tos correspondientes, nos dirigimos a la
pgina donde quiere que aparezca la tabla de contenido. Ahora haremos clic en la
ficha Refer encias, haga clic en Tabla de contenido, y luego clic en Tabla de
contenido per sonalizada (Custom Table of Contents).
Ahora desde el cuadro de dilogo Tabla de contenido puede realizar algunas
configuraciones para su tabla de contenido, por ejemplo, en la seccin Gener al
puedes elegir un formato de tabla de contenido. Tambin ver cuantos niveles
pueden aparecer as como el carcter de relleno. Una vez configurado, haga clic
en Aceptar .
Crear un Hipervnculo
Al igual que una pgina Web, puedes agregar hipervnculos a tus documentos, ya
sea para ingresar a una informacin ex terna, por ejemplo en una pgina Web, o
quiz para dirigirse a un lugar del mismo documento.
Para crear un hipervnculo hacia una pgina web, realice los siguientes pasos:
1 Seleccione una palabra.
2 Haga clic en la ficha Insertar.
3 En el grupo Vnculos (Links), haga clic en Hipervnculo (Hyperlink).
4 En el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo (Insert Hyperlink), verifique que
est activo la opcin Archivo o pgina web ex istente.
5 Haga clic en direccin y escriba una pgina Web.
6 Haga clic en Aceptar.
Una vez haya sido aplicado el hipervnculo, el tex to presentar un subrayado y
posiblemente un color diferente a lo establecido. Seale el tex to con hipervnculo
y aparecer una etiqueta mostrando la direccin del enlace. Puede pulsar Ctrl +
Clic para acceder al enlace agregado.
Crear un hipervnculo a un lugar dentro del documento
Puede crear un hipervnculo hacia un lugar dentro del documento. Antes de
hacerlo, el documento puede ser Marcado o simplemente los tex tos tener el estilo
de Ttulo.
Ahora siga estos pasos para crear un hipervnculo a un lugar en este documento.
1 Seleccione una palabra.
2 Haga clic en la ficha Insertar.
3 En el grupo Vnculos, haga clic en Hipervnculo.
4 En el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo, verifique que est activo la
opcin Lugar de este documento (Place in This Document).
5 Haga clic en el Ttulo o Marcador deseado.
6 Haga clic en Aceptar.
Crear una combinacin de correspondencia
Ex isten momentos en el que desea crear un documento que sirva como plantilla
para todos los destinatarios. Cuando utiliza la herramienta de combinacin de
correspondencia puede utilizar un documento con un formato adecuado y luego
vincularse con los destinatarios alojados en una base de datos (se recomienda
Access), despus de combinarlo, puede utilizar Outlook para enviar un correo
electrnico o mejor an, imprimir los documentos diferentes para cada destinatario.
Para crear una combinacin de correspondencia puede seguir una serie de 6
pasos, entre ellas encontrar el documento con el que va a trabajar y la lista de
destinatarios que se agregaran al documento.
Comience con su documento y agregue destinatarios
Lo primero que debe hacer para iniciar una combinacin de correspondencia es
escribir su documento que servir como el mensaje que se enviar a sus
respectivos destinatarios. Este mensaje puede ser una carta, una invitacin a una
fiesta de cumpleaos, o un agradecimiento, etc. Observe la siguiente imagen el
cual muestra el documento base.
Ahora debe usar o crear una base de datos. En la ficha Correspondencia (Mailings)
en el grupo Iniciar combinacin de correspondencia (Start Mail merge), seleccione
Seleccionar destinatar ios (Select Recipients). Desde esta lista de opciones,
puedes elegir si escribir una lista nueva de destinatarios, seleccionar una
ex istente o manejar la lista de contactos de su Outlook.
La opcin Usar una lista existente (Use an Existing List) o Elegir de los
contactos de Outlook (Choose from Outlook Contacts) permiten obtener datos
ex ternos de sus respectivos programas, la primera opcin se puede conectar a
una lista de Ex cel o una base de datos de Access. En caso de que seleccione
Escribir una nueva lista, aparecer una ventana donde podr agregar una lista de
destinatarios como si fuese una lista en Ex cel. Una vez rellenado los campos
necesarios pude Aceptar .

Nota: Es importante tener el campo Correo electrnico rellenado


para su lista de destinatarios por si desea enviar mensajes de
correo electrnico masivos.

Insertando campos a su documento base


Ahora que ya tiene su documento base y que ya seleccion su lista de
destinatarios o cre una nueva, es hora de manejar los campos. En la ficha
correspondencia en el grupo Escribir e insertar campos, use los comandos
necesarios para agregarlo en el lugar adecuado de su documento. Por ejemplo,
puedo usar el comando Insertar campo combinado y agregarlos al documento tal
como lo muestra la siguiente imagen. La lista de opciones que se despliega en el
comando Inser tar campo combinado (Insert Merge Field) es basada a las
columnas agregadas en su origen de datos.
Finalizar la combinacin
Ahora simplemente tiene que finalizar su combinacin de correspondencia desde
el grupo Finalizar (Finish). Desde aqu podr crear documentos individuales para
cada destinatario, imprimirlos o enviar mensajes de correo electrnicos masivos.
Captulo 10: Fundamentos de Excel
Qu es Excel?
Ex cel es el programa ms usado en el mundo para la creacin de poderosas
hojas de clculo en el cual puede realizar anlisis de datos estadsticos, generar
informes, e inclusive agregar grficos especializados para presentar sus datos
ante cualquier audiencia.
Una vez que comience a trabajar con Ex cel podr darse cuenta que sus
herramientas son muy sencillas de usar. Si ya ha tenido ex periencia con
versiones anteriores no debe preocuparse, ya que todo sigue estando en su mismo
lugar; si es un nuevo usuario en Ex cel, no demorar mucho en comprender su
funcionamiento. En este libro, aprender los conceptos esenciales para utilizar
Ex cel y sacarle provecho al mx imo.
Iniciar Excel
Ex cel puede ser instalado principalmente en sistemas operativos nuevos
como Windows 7, Windows 8.1 y Windows 10. La forma de acceder a Ex cel
sigue funcionando igual que en versiones anteriores.
Abrir Excel usando Windows 8.1
1. En su pantalla Inicio, desplcese hasta el grupo de mosaicos
de Microsoft Office 2016.
2. De clic o un toque en Excel 2016.
Abrir Excel Usando Windows 10
1. De clic en el botn Inicio.
2. De clic en Todos los programas.
3. De clic en Microsoft Office 2016.
4. De clic en Excel 2016.
La Pantalla Inicio de Excel
Cuando inicia Ex cel lo primero que ver es lo que llamamos la pantalla Inicio.
En esta pantalla usted podr fcilmente crear un nuevo libro, o abrir uno ex istente.
Para crear un nuevo libro usted tendr la opcin de usar uno en blanco o elegir una
plantilla prediseada, lista para que usted pueda editarlo a como ms le guste.
Nota: Un libro es el nombre que se le da a los archivos de Excel.
Para trabajar con Excel primero deber crear un libro en blanco o a
travs de una plantilla prediseada.
Qu es un Libro?
Si ha pensado en los libros que tienen en su biblioteca, pues, no est tan lejos
de la realidad. Un libro en Ex cel no es ms que un archivo. Por ejemplo, a los
archivos de Word los llamamos documentos, a los archivos de PowerPoint los
llamamos presentaciones, y pues, a los archivos de Ex cel los llamamos libros. Y
Por qu Libro? Este trmino se impuso porque Ex cel trabaja con hojas de
clculo y en un libro usted puede tener muchas hojas (al igual que sus libros en la
biblioteca). La siguiente imagen muestra la estructura de un libro en Ex cel.
Crear un libro en blanco a travs de la pantalla
inicio
Un libro en blanco simplemente contiene la hoja dnde podr comenzar a
trabajar. Al ser en blanco, usted podr controlar el diseo y la posicin de cada uno
de los elementos que coloque en su hoja. Para crear un nuevo libro en blanco
desde la pantalla Inicio, siga estos pasos:
1. En la pantalla Inicio, de clic en Libro en blanco (Blank
Workbook). Observe como se acaba de abrir la pantalla
principal de Excel.
2. Para continuar con el siguiente ejercicio, pulse Alt + F4 para
cerrar el programa.
Crear un libro a partir de una plantilla prediseada
desde la pantalla inicio
Una plantilla prediseada es una hoja de Ex cel que contiene un diseo,
colores, datos y frmulas ya hechas simplemente para que usted pueda
cambiarlas o editarlas. En muchos casos, una plantilla puede ahorrarle tiempo y
trabajo. Para crear un nuevo libro a partir de una plantilla desde la pantalla Inicio,
siga estos pasos:
Antes de continuar, abrir Ex cel.
1. En la pantalla Inicio, a su derecha, use la barra de
desplazamiento para moverse por la pantalla y podr ver la
gran variedad de plantillas ya incluidas en Excel.

2. Una vez revisado las diversas plantillas, haga clic en la


plantilla Paypal Invoicing. Se abre la ventana de dilogo
Paypal Invoicing.
3. En la ventana de dilogo de clic en el botn Crear (Create).

Ahora podr ver su plantilla prediseada Hoja de balance. Al ser una plantilla;
ya contiene datos, un diseo y hasta frmulas.
4. Para continuar con el siguiente ejercicio, pulse Alt + F4 y clic
en No guardar (Dont Save).
Examinar la ventana de Excel
Cuando crea un nuevo libro en Ex cel, lo primero que llamar su atencin ser
una cuadrcula por toda la ventana. Este conjunto de pequeos rectngulos
permitir que usted pueda ingresar sus datos y as obtener los resultados
esperados. Tambin podr darse cuenta de una serie de pequeos conos
ubicados en la parte superior de la ventana, cada uno de ellos permite realizar una
accin con los datos, los grficos, o las estructuras en su hoja, y son conocidos
como comandos.
La siguiente ventana muestra algunas partes de su ventana principal de Ex cel.
1. Barra de herramientas de acceso rpido.
2. Barra de ttulo.
3. Cinta de opciones.
4. Barra de frmula.
5. Cuadrcula
A continuacin conocer los diferentes elementos que se encuentran en la
ventana de Ex cel, tambin brindar una pequea descripcin de los mismos para
que usted se vaya familiarizando.
Bar r a de her r amientas de acceso r pido: Es la nica barra de
herramientas que posee Microsoft Office. En ella encontrars los botones
ms comunes: Guardar, Deshacer, Repetir y Modo Mouse.

Bar r a de ttulo: En esta barra encontrar el nombre del archivo actual,


por ejemplo, cuando inicia Ex cel el nombre es Libro1, si guarda su
archivo, entonces aparecer el nombre del archivo, por ejemplo
OrigenDatos x lsx .
Botones de Contr ol de Excel: Estos botones controlan algunos
aspectos de la ventana de Ex cel. Entre la lista de botones de control
tambin estn el botn Ayuda y las opciones para mostrar y ocultar la
cinta de opciones.
1. Ayuda de Excel (Puede acceder con F1).
2. Opciones de presentacin de la cinta de opciones.
3. Minimizar
4. Maximizar / Restaurar.
5. Salir o Cerrar aplicacin (Alt + F4).
La cinta de opciones: Conocido en varios pases como solo la
cinta , desde ella encontrar la gran mayora de comandos que usar con
sus datos. Si quiere insertar una imagen, un grfico, o aplicar negrita o
cursiva a sus tex tos, en la cinta de opciones encontrar todo lo que
necesita para hacerlo. Para que pueda encontrar lo que necesita de
manera ms fcil, la cinta de opciones se ha organizado en tres
elementos generales: Las fichas o pestaas, los grupos, y los comandos.
La siguiente imagen muestra detalladamente la cinta de opciones.

Vamos a practicar un poco con la Cinta de opciones.


1. De clic a la ficha Archivo (File). Al hacerlo, podr ver la vista
Backstage. Desde all podr crear nuevos libros, imprimir sus
hojas o compartir sus datos con alguien ms.
2. De clic en la flecha que apunta a la izquierda. De esta manera
acaba de volver a su hoja y nuevamente se muestra la cinta
de opciones.

3. De clic en la ficha Insertar (Insert). En esta ficha se encuentran


los grupos Tablas (Tables), Ilustraciones (Illustrations),
Aplicaciones (Apps), Grficos (Charts), Viajes (Tours), Informes
(Reports), Minigrficos (Sparklines), Filtros (Filters), Vnculos
(Links), Texto (Text) y Smbolos (Symbols).

4. De clic en la ficha Diseo de pgina (Page Layout). En esta


ficha se encuentran los grupos Temas (Themes), Configurar
pgina (Page Setup), Ajustar rea de impresin (Scale to fit),
Opciones de la hoja (sheet Options) y Organizar (Arrange).

5. De clic en la ficha Frmulas. En esta ficha se encuentran los


grupos Biblioteca de funciones (Function Library), Nombres
definidos (Defined Names), Auditora de frmulas (Formula
Auditing), Clculo (Calculation).
6. De clic en la ficha Datos (Data). En esta ficha se encuentran
los grupos Obtener datos externos (Get External Data),
Conexiones (Connections), Ordenar y filtrar (Sort & Filter),
Herramientas de datos (Data Tools) y Esquema (Outline).

7. De clic en la ficha Revisar (Review). Encontrar los grupos


Revisin (Proofing), Idioma (Language), Comentarios
(Comments), Cambios (Changes) y quiz Entrada de lpiz
(Ink).

8. De clic en la ficha Vista (View). Encontrar los grupos Vistas de


libro Workbook View), Mostrar (Show), Zoom, Ventana
(Window) y Macros.
9. Por ltimo, de clic en la ficha Inicio (Home). Encontrar los
grupos Portapapeles (Clipboard), Fuente (Font), Alineacin
(Alignment), Nmero (Number), Estilos (Styles), Celdas (Cells)
y Modificar (Editing).

Nota: Las fichas Complementos y Programador son fichas


especiales. Complementos se activa cuando existe software
adicional que se agregue como plug-ins a algn programa de
Office, como por ejemplo programas para crear o abrir PDF.

Cuadr o de nombr es: En el cuadro de nombres podr ver la celda


activa. Tambin puede ver el nombre de un rango o simplemente agregar
un nombre desde este cuadro.
Bar r a de fr mulas: En la Barra de frmulas podr ingresar datos
directamente a las celdas, y tambin puede modificar frmulas o
funciones. Esta Barra es ideal cuando necesita ver un dato sin ningn
formato, ya que los formatos alteran la vista de los datos ms no el dato
en s.
Celda Activa: La celda activa es aquella celda al que usted ha dado clic.
Se puede reconocer una celda activa cuando el borde de la celda es
grueso y tiene el color negro bien pronunciado. Solo se puede elegir una
celda activa.
Nmer os de fila: Los encabezados de fila estn representados por
nmeros. Puede encontrar la fila 1 hasta la fila 1048576.
Letr as de Columna: Los encabezados de Columna estn
representados por letras, que van desde A hasta XFD. Esto equivale a
16384 columnas.
Celdas: Las celdas son la interseccin de una fila por una columna.
Cada celda tiene un nombre, por ejemplo A1, B5, o H345.

1. Encabezados de columnas.
2. Encabezados de filas.
3. Seleccionar toda la hoja.
4. Celda activa.
5. Celdas.
Etiquetas de hojas: Las etiquetas de hojas de clculo se crean al crear
un libro nuevo, al menos tendr una hoja para trabajar. El nombre
predeterminado de una hoja es Hoja1. Puede cambiar el nombre de las
hojas para identificar mejor los diversos datos que agregue a su archivo
de Ex cel.
Vistas del Libr o: Estos comandos permiten ver de diversas maneras un
libro de trabajo de Ex cel, por ejemplo, la vista predeterminada es la Vista
Normal, pero puede utilizar la vista Diseo de pgina si desea trabajar con
una regla y mrgenes de pgina.

Her r amientas Zoom: Estos comandos ayudan a aumentar o disminuir la


vista del libro de trabajo.
Terminologas de Excel
Cuando aprende algo nuevo, lo mejor es aprender su terminologa. A
continuacin, se presentan una serie de trminos para que usted sepa cmo
trabaja Ex cel.
Puntero de celda
El puntero de celda aparece al mover el mouse sobre la celda en la hoja de
trabajo. Usted utiliza el puntero de celda para seleccionar celdas en la hoja.
Celda activa
Al seleccionar una celda esta se convierte en la celda activa. Puede reconocer
una celda activa porque muestra unos bordes gruesos y adems contiene un
pequeo cuadrado verde el cual es llamado Controlador de Relleno.
Rango
El termino rango por lo general se refiere a un grupo de celdas. Un rango puede
ser cualquier conjunto rectangular de celdas. Inclusive una celda activa tambin
es llamada rango, se le dice rango de una sola celda. Para entender los rangos a
la hora de trabajar con Ex cel, estos son separados por dos puntos (:). Por ejemplo,
el rango A2:C4 incluye las celdas A2, A3, A4, B2, B3, B4, C2, C3 y C4.
Barra de frmulas
La Barra de frmulas est formado de tres partes. En el ex tremo izquierdo de la
Barra de frmula, el Cuadro de Nombre muestra la ubicacin de la celda activa.
El rea Contenido de Celda aparece en el lado derecho de la Barra de frmula y
muestra la informacin almacenada en la celda activa. SI una celda contiene una
formula aparece en el rea Contenido de Celda, mientras que el resultado de la
formula aparece en la celda activa. SI la celda activa contiene una entrada muy
grande, puede usar la flecha apuntando hacia abajo ubicado en el ex tremo
derecho del rea Contenido de celda.
Entre el Cuadro de Nombres y el Contenido de Celdas, aparecen botones que
ayudan a ingresar informacin. Antes que comience a escribir en una celda, solo
aparece activo el botn Insertar Funcin. Una vez que comience a escribir, dos
botones ms aparecen; Si usa la Marca (visto bueno) permitir que introduzca
algn dato, en cambio la X cancelar todo lo que haya agregado o cambiado.
Guardar los libros de Excel
Cuando termina de trabajar en un archivo lo ms razonable es que lo guarde,
esto permite tener el archivo permanentemente en su equipo. Al guardar el archivo,
usted puede volver a abrirlo para ajustarle algunas cosas, o simplemente para
revisar su contenido. Los archivos de Ex cel son llamados Libros. Por defecto, un
Libro de Ex cel lleva la ex tensin XLSX. Cuando guarda un archivo de Ex cel, se
guardan los cambios en todas las hojas que usted haya creado en su libro de
trabajo.
Cuando es la primera vez que va a guardar un archivo, aparecer el cuadro de
dilogo Guardar como. Dentro del cuadro de dilogo Guardar como, podr agregar
un nombre y una ruta de almacenamiento de su Libro. La prx ima vez que quiera
guardar, con el mismo nombre y la misma ruta (actualizar), fcilmente puede
utilizar el comando Guardar, si desea cambiar de nombre o ruta, utilice el comando
Guardar como.
Cuando trabaja con Ex cel, se utiliza el BackStage de Office 2016, es en ese
lugar donde va a encontrar las opciones de Guardar y Guardar como. Con Ex cel
2013 ya posee la opcin de guardar automticamente en PDF o XPS. Adems,
tambin podr guardar sus libros en OneDrive.
Para guardar un Libro por primera vez siga estos pasos:

Nota: Antes de empezar con el ejercicio, abrir Excel y crear un


libro de trabajo en blanco.

1. Pulse clic en la ficha Archivo. Aparece el BackStage de Office.


2. Haga clic en Guardar (Save). En lugar de ello, se activa la
opcin Guardar como (Save as).
3. En la seccin Guardar como, seleccione Equipo (Computer) y
clic en Examinar (Browse).
4. En el cuadro Nombre de archivo (File name), escriba un
nombre para su Libro. En el cuadro Tipo (Save as type),
verifique que se encuentra activa la opcin Libro de Excel
(Excel Workbook).
5. Pulse clic en Guardar (Save). Cuando guarda un Libro, el
nuevo nombre se muestra en la Barra de ttulo.

Nota: Si se encuentra activo la opcin de Mostrar las


extensiones en Windows, entonces en el cuadro Tipo aparecer
Libro de Excel (*.xlsx).

Para guardar los cambios realizados en un archivo ex istente, siga estos


pasos:
1. Abrir un Libro existente y haga todos los cambios necesarios.
2. Pulse clic en la ficha Archivo (File).
3. Pulse clic en Guardar (Save).

Nota: Puede utilizar el comando Guardar desde la Barra de


herramientas de acceso rpido.

Para guardar un libro ex istente con otro nombre y en otra ruta siga estos pasos:
1. Pulse clic en la ficha Archivo.
2. Pulse clic en Guardar como.
3. Seleccione Equipo y clic en Examinar.
4. Agregue un nombre diferente o elige una nueva ubicacin.
5. Haga clic en el botn Guardar.
Abrir Libros de trabajo
Puedes continuar llenando datos en los libros de trabajo que hayas guardado
anteriormente. Para abrir esos archivos, sigue estos pasos:
Antes de comenzar, inicie Ex cel.
1. De clic en la ficha Archivo y luego clic en Abrir (Open).
2. Seleccione Equipo y luego clic en Examinar.
3. En el cuadro de dilogo Abrir (Open) ingrese a su carpeta de
archivos.
4. Clic en Proyectos, y luego clic en el botn Abrir (Open). El
archivo Proyectos se ha abierto.
5. Para abrir otro archivo, pulse Ctrl + A, seleccione Equipo y
luego Examinar.
6. Dentro de la misma ruta, seleccione el archivo Referencias.
7. Ahora, d clic en la flecha del botn Abrir.
8. D clic en Abrir y reparar (Open and Repair).
9. Abre nuevamente Excel, pulsa CTRL + A y se abrir el cuadro
de dilogo Abrir.
10. Si el libro que intentas abrir est daado, puedes tratar de
repararlo. Verifica la ruta de acceso, selecciona el archivo,
oprime clic en la flecha del botn Abrir y elige la opcin Abrir y
Reparar.
11. En el mensaje que se muestra elige la opcin Reparar
(Repair).

12. Para cerrar el libro Referencias, de clic en la ficha Archivo


(File) y clic en Cerrar (Close).

Nota: Si aparece un cuadro de dilogo preguntndole si quiere


guardar, d clic en No guardar.

13. Cierre el archivo Proyectos.


Insertar Hojas
Las Hojas o tambin llamadas Hojas de clculo, es el rea donde realizar
todo tipo de operaciones y acciones. Generalmente Ex cel presenta una hoja al
crear un libro. Puedes agregar la cantidad de hojas que necesites. Estas se irn
agregando cronolgicamente, por ejemplo, si agrega una nueva hoja a la ya
predeterminada, sera llamada Hoja2, la siguiente sera Hoja3 y as
sucesivamente.

Nota: Tenga en cuenta que las hojas de clculo son ilimitadas,


puedes crear tantas como desees, el nico limitante es la menora
del equipo; mientras ms hojas haya en un libro de Excel, ms
recursos de memoria consumen.

1. Abrir un archivo de Excel.


2. En la parte inferior de la ventana encontrars 1 etiqueta
llamada Hoja1 (Sheet1).
3. De clic en el signo Ms (+) ubicado a la derecha para agregar
una hoja nueva.
4. Oprime Mayus + F11 y se agregar la Hoja3, la cual no
aparecer cronolgicamente.
5. Oprime clic derecho en Hoja3 (Sheet3) y elige Insertar (Insert).
Aparecer el cuadro de dilogo Insertar.
6. En la pestaa General, seleccione Hoja de Clculo
(Worksheet) y luego clic en Aceptar (Ok). Aparecer la Hoja4,
pero tampoco cronolgicamente.
Nota: No cierre Excel para usarlo en el prximo ejercicio.
Renombrar hojas
El nombre predeterminado de una hoja es Hoja1, pero usted puede cambiar el
nombre de la hoja para identificarla ms fcilmente. Sigue estos pasos para
renombrar una hoja.
Clic derecho en la hoja y elige la opcin Cambiar Nombre
(Rename).
Doble clic en la hoja y escribe el nuevo nombre.
Clic a la ficha Inicio y en el grupo Celdas (Cells) oprime clic en
el botn Formato (Format) y elige la opcin Cambiar el nombre
de la hoja (rename Sheet).
Practica siguiendo esta secuencia:
1. Clic derecho en Hoja1 y elige la opcin Cambiar Nombre
(Rename). Vers que el nombre Hoja1 est seleccionado.
2. Escribe: Tasa de Inters y pulse Enter.
3. D doble clic en Hoja2, escribe Proyectos y pulse Enter.
Reorganizar hojas
Al insertar una hoja esta aparece al lado izquierdo de las dems. Si deseas
reorganizarlas, oprime clic sin soltar sobre la hoja y arrstrala hacia el lado donde
deseas moverla.
Hace unos instantes agregaste hojas, pero algunas de ellas no aparecieron
cronolgicamente. Para reorganizarlas, haz lo siguiente:
1. Oprime clic derecho en Hoja3 y elige la opcin Mover o copiar
(Move or Copy). Aparecer el cuadro de dilogo Mover o
copiar.

2. Selecciona la opcin Mover al final (Move to end) y luego clic en


Aceptar. Hoja3 se mover al final de todas las hojas.
3. Para mover Hoja4, clic sobre ella sin soltar y realiza un arrastre
hasta el final de las hojas.
Aplicar colores a etiquetas
Puedes aplicar colores a las etiquetas de hoja de clculo para reconocerlas y
ordenarlas.
1. Clic derecho en la hoja Tasa de Inters, dirgete a la opcin
Color de Etiqueta (Tab color) y elige el color Prpura. Ahora la
etiqueta tiene una lnea prpura.

2. Oprime clic derecho en la hoja Proyectos, elige Color de


etiqueta, y aplica el color Verde Claro. La hoja Tasa de Inters
ahora estar sombreada completamente.
Eliminar Hojas
Si agregaste hojas que ya no necesitas, puedes eliminarlas de la siguiente
manera:
1. Clic derecho en Hoja4 y luego clic en Eliminar. Desaparecer
Hoja4.

Nota: Si una hoja contiene datos, aparecer un mensaje


pidindote que confirmes que deseas eliminarla.

2. Seleccione Hoja3 y en la ficha Inicio, grupo Celdas, oprime clic


en la flecha del botn Eliminar (Delete) y elige la opcin Eliminar
Hoja (Delete Sheet).

Nota: Cierre Excel sin guardar los cambios.


Captulo 11: Manejo de datos en Excel
Introducir Datos en Excel
Ex cel permite introducir diferentes tipos de datos, aunque su especialidad son los
nmeros, tambin puede insertar tex to, frmulas, fechas y horas y otros tipos de
datos ms.
Los valores numricos
Al utilizar o revisar algunos trabajos hechos en Ex cel, encontrar gran variedad de
datos numricos, como edades, sueldos, descuentos, bonificaciones, etc. Ex cel
trata a los nmeros con total flex ibilidad ya que permiten realizar diferentes
operaciones y clculos cuando introduce un nmero. Al ingresar un valor numrico
este se alinea a la derecha de la celda.

Los textos
Al disear una plantilla, recibos o cuadros estadsticos, siempre necesitar de los
tex tos para brindar una mejor presentacin y que esta sea entendible. Los tex tos
nos ayudan a que sepamos donde ingresar el dato o porqu lo agregamos en ese
lugar.
Cada celda es independiente y puede albergar gran cantidad de tex to, cada tex to
que inserte en una celda y no sobrepase el ancho de la misma, se alinea a la
izquierda. Si el tex to es demasiado largo, aparentar sobrepasar la celda de lado,
pues todo lo escrito est en la celda donde comenz a insertar el tex to.
Modificar el contenido de una celda
Los datos se agregan en las celdas, sabemos que cada celda es independiente y
que pueden aceptar nmeros, tex tos y frmulas. Cuando necesite cambiar el valor
de la celda, entonces pulse clic en la celda donde desea cambiar el valor y vuelva
a escribir el dato y no se olvide de pulsar Enter.
Cuando desea aumentar ms contenido, pulse la tecla F2 y el punto de insercin
estar al final del dato introducido y puede aumentar el valor. Ex cel brinda todas
estas facilidades para que el usuario no tenga problemas a la hora de redisear el
trabajo.
Aplicar formatos a las celdas
Como ya sabr, Ex cel muestra una gran variedad de herramientas para poder
aplicar formatos a los cuadros que haya hecho. Una buena aplicacin de formato a
un trabajo hecho en Ex cel, hablar muy bien de usted y har saber que su trabajo
es impecable y que tom mucho esmero en crearlo. En la siguiente lista se
muestran los diferentes botones que puede utilizar para aplicar formatos a las
celdas e incluso a los valores dentro de las celdas.
Fuente: Cambia la fuente.
Tamao de fuente: Cambia el tamao de la fuente.
Negr ita: Aplica el formato de negrita al tex to seleccionado.
Cur siva: Aplica el formato de cursiva al tex to seleccionado.
Subr ayado: Aplica el formato de subrayado al tex to seleccionado
Color de fuente: Cambia el color del tex to.
Color de r elleno: Colorea el fondo de las celdas seleccionadas.
Bor des: Aplica bordes a las celdas seleccionadas.
A continuacin, vamos a practicar con el ingreso de datos numricos y de tex to,
adems aplicaremos algunos formatos:

Nota: Antes de comenzar, inicie Excel con un nuevo libro en


blanco.

1. D doble clic en Hoja1 y agregue como nombre: Ganancias


Enero.
2. D clic en A1 y escriba: Resumen de Ganancias y pulse Enter.
3. En A2, agregue el texto: Ingresos.
4. En B2, agregue el texto: Egresos.
5. En C2, agregue el texto: Ganancias.
6. Seleccione A1 y desde la ficha Inicio, en el grupo Fuente, d clic
en Negrita (Bold).
7. D clic en la flecha de Fuente, y seleccione Segoe UI.
8. D clic en la flecha de Color de fuente (Font Color), y seleccione
Azul, nfasis 1, Oscuro 25% (Blue, Accent 1, Darker 25%).

9. Seleccione A2:C2 y d clic en la flecha de Color de relleno (Fill


Color).
10. Seleccione el color Verde, nfasis 6, Oscuro 25% (Green,
Accent 6, Dark 25%).
11. Usando Color de fuente, aplique Blanco, Fondo1 (White,
Background 1).
12. Seleccione A3 y agregue: 500 y pulse Enter.
13. Complete los dems dato tal como lo muestra la siguiente imagen.
14. Guarde su archivo con el nombre Resumen de Ganancias.

Nota: No cierre Excel para usarlo en el prximo ejercicio.

Insertar frmulas
A Ex cel se le llama hoja de clculo gracias a la insercin de frmulas. Incluso
estas frmulas pueden utilizar tex tos para realizar diferentes acciones.
Las frmulas pueden ser simples ex presiones matemticas, o pueden ser
frmulas muy potentes llegando a utilizar las diversas funciones que posee Ex cel.
Una frmula debe comenzar por el smbolo igual = seguidamente de la
ex presin, por ejemplo: =20+ 50 que permite sumar el nmero 20 con el nmero
50, por ejemplo esta otra: =20-(5*2) que resta el nmero 20 a la multiplicacin de 5
por 2.
Las frmulas pueden utilizar constantes como los ejemplos anteriores, pero
incluso pueden utilizar las referencias de celda, de esta manera las operaciones
sern ms flex ibles. Cuando ingresa una frmula y pulsa Enter, el resultado
aparecer en la celda. Puede seleccionar la celda que contiene el resultado para
ver la frmula correspondiente, esto se hace a travs de la Barra de frmula; ahora
mostrar algunos ejemplos de frmulas.
=150*0.19: Esta multiplicacin que pretende obtener el IGV es
buena pero no cumple las expectativas, pues siempre
devolver el mismo valor, no es flexible.
=A1+A2: Este modo de suma es muy recomendable, porque si
se cambia el valor de las celdas a sumar, entonces el resultado
tambin cambiar.
=Ingresos-Egresos: Resta la celda Ingresos con Egresos.
=SUMA(A1:A10): Suma los valores del rango A1 hasta A10.
=A1=A2: Compara el valor de A1 y A2, si son iguales devuelve
Verdadero caso contrario devuelve Falso.
A continuacin vamos a agregar frmulas a nuestro ejercicio anterior
1. D clic en la celda C3.
2. Agregue el signo igual (=).
3. Seleccione ahora la celda A3 el cual equivale al primer dato de
la columna Ingresos.
4. Agregue el signo menos (-).
5. Ahora seleccione la celda B3, el cual equivale al primer dato de
la columna Egresos.
6. La frmula se muestra as: =A3-B3, si es correcto pulse Enter.
Nota: No cierre Excel para usarlo en el prximo ejercicio.

Usando el controlador de relleno


Para poder completar rpidamente una frmula en todas las celdas que hagan
falta, puede usar el controlador de relleno. Tambin, si usted quiere ahorrar tiempo
en agregar nmeros consecutivos, agregar fechas y horas, puede usar el
controlador de relleno para completar una serie de datos. Por ejemplo, si se le pide
ingresar nmeros del 1 al 200, escribirlos celda por celda nos tomara mucho
tiempo, pero si usamos el controlador de relleno, con un simple arrastre podremos
completar los 200 nmeros de manera muy fcil.
Vamos a practicar un poco:
Nota: Antes de comenzar, pulse Ctrl + U o Ctrl + N en la versin
en ingls para agregar un libro en blanco.

En A1 agregue el signo #.
En B1 agregue: Meses.
En B2, agregue: enero.
Para agregar los meses de febrero a diciembre, seleccione la
celda B2, y luego, seale el controlador de relleno hasta que el
cursor cambie por una cruz delgada de color negro.

De clic sin soltar y arrastre lentamente hacia B3, observe que


aparece una etiqueta que indica que ah se rellenar con
febrero.
Contine hasta llegar a diciembre.
En A2, agregue el nmero 1.
Realice un arrastre con el controlador de relleno hasta coincidir
con la celda de diciembre. Mire la imagen.
Al final de las celdas rellenadas aparece una pequea
etiqueta, d clic en ella y seleccione Serie de relleno (Fill
Series). Ahora los nmeros acaban de mostrarse del 1 al 12.
Guarde su libro con el nombre: Meses y cierre su libro.
Introducir Fechas y Horas
Ex cel acepta fechas y horas en sus celdas, este tipo de dato es simplemente un
tipo especial de valores numricos. Generalmente a estos valores se le aplica un
formato para que aparezcan como fechas y horas ya que de esa manera al usuario
se le hace ms entendible manejar fechas y horas, en lugar de solo nmeros.
Intr oducir fechas: Las fechas ingresadas en las celdas de Ex cel, son
series de nmeros empezando por el nmero 1 que en fecha equivale al
01 de Ener o de 1900, el nmero 2 equivale a 02 de Ener o de 1900.
Quiz le parezca complicado ingresar una serie de nmeros, pero puede
ingresar fechas utilizando un simple formato como por ejemplo:
01/01/2008.
Intr oducir hor as: Cuando se est trabajando con horas, simplemente
se debe aumentar los decimales a los nmeros de serie que utiliza para
las fechas. Por ejemplo el nmero de serie del 01 de Junio de 2013 es
39234. Si ingresa el nmero 39234.5, estar en el 01 de Junio de 2013 al
medioda. Pero simplemente puede ingresar un valor de hora con un
formato permitido como por ejemplo: 13:05.
Aplicar formatos a los nmeros
Ex cel puede aplicar diferentes formatos a los nmeros introducidos en las celdas.
Puede aplicar estos formatos desde la ficha Inicio, gr upo Nmer o o utilizando
el cuadro de dilogo For mato de Celda.
Formato de nmero: Permite seleccionar en una lita
desplegable los diversos formatos de nmeros que posee
Excel, como los porcentajes, fechas, fracciones y ms.
Formato de nmero de contabilidad: Permite cambiar el
formato de un nmero a moneda. Dependiendo de su
configuracin regional, aparecer el smbolo de moneda
adecuado.
Estilo porcentual: Aplica el formato de porcentaje a un nmero.
En especial el nmero debe ser un decimal.
Estilo Millares: Agrega una coma para separar los millares.
Aumentar decimales: Permite aumentar los nmeros decimales
de un valor.

Disminuir decimales: Permite disminuir los nmeros decimales


de un valor. Si el decimal es 5 o ms, el nmero entero se
redondea.
Dentro del cuadro de dilogo For mato de celda, puede encontrar la ficha Nmero
activa, es ah donde observar los diferentes formatos que posee un nmero y
como puede aplicarlos.
En el siguiente ejercicio aprender a modificar el formato de algunos nmeros.

Nota: Activar el libro Resumen de Ganancias.

1. Para obtener los resultados en las celdas que faltan (C4:C10),


use el controlador de relleno para completarla.
2. En D3, agregue el texto: Fechas y pulse Enter. Observe que no
solo se agrega el texto, sino tambin el formato.
3. En D3 agregue: 01-01-2015 y pulse Enter.
4. Use el controlador de relleno para completar las dems fechas
correlativas.

5. Seleccione el rango A3:C10.


6. En la ficha Inicio, en el grupo Nmero, d clic en el comando
Formato de nmero de contabilidad (Accounting Format
Number). Como puede ver, los nmeros han cambiado su
formato, presentndose como monedas.

7. Seleccione todos los datos de la columna Fecha.


8. En la ficha Inicio, en el grupo Nmero, d clic en la flecha
Formato de nmero (Number Format) y seleccione Fecha
larga (Long Date).
9. Guarde sus cambios y cierre su libro.
Captulo 12: Aplicando Frmulas y
Funciones
Operadores en las frmulas
Ex cel permite el uso de operadores tanto aritmticos, de tex to y de comparacin,
de esta manera puede idearse para crear frmulas complejas que ayuden al buen
funcionamiento de sus datos.
Operadores Aritmticos
En la siguiente tabla, se muestran los operadores aritmticos que ms se utilizan.
Oper ador Explicacin Ejemplo Resultado
+ Suma =30+15 45
- Resta =30-15 15
- Negativo =-30-15 -45
* Multiplicacin =10*5 50
/ Divisin =10/5 2
^ Ex ponente =2^2 4
% Porcentaje =19% 19%

Operadores de texto y comparacin


Los operadores de tex to y comparacin pueden ayudarle a resolver algunos
problemas con sus tablas.
Oper ador Nombr e
& Unin
= Igual que
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o igual que
<= Menor o igual que
<> Diferente que
Utilizar funciones en las frmulas
Las funciones son muy tiles a la hora de crear frmulas complejas, por ejemplo,
si usted utiliza una frmula ordinaria como: =A1+A2+A3+A4+A5+A6 , el resultado
ser el correcto pero tuvo que emplear algn tiempo para crear la frmula, ahora
imagnese que tenga 100 celdas a la cual usted tiene que sumar, piensa cr ear
la misma fr mula?Las funciones le ayudaran a simplificar el trabajo, como por
ejemplo: =SUMA(A1:A100).
De esta manera ha ahorrado tiempo a la hora de operar esta suma de rangos.
Ex cel posee diferentes funciones entre ellas funciones de tex to, de fecha y hora,
lgicas, de referencias, matemticas y trigonomtricas, etc. En este libro usted
aprender a utilizar diferentes funciones predeterminadas.
Entre las funciones bsicas tenemos:
SUMA
PROMEDIO
MAX
MIN
CONTAR
En el siguiente ejercicio aprender a Introducir tex to, nmeros y formulas a una
hoja en Ex cel.

Nota: En este captulo usaremos los archivos de prctica.

1. Abrir el archivo Proyectos.xlsx Observe como est


estructurado los datos.
2. Seleccione A18.
3. Escriba lo siguiente: Octubre. Mientras escribe, observe que el
rea de Contenidos de la Barra de frmulas, aparece ese mismo
texto.
4. En la Barra de frmulas, haga clic en el botn Introducir (Enter).
5. Haga clic sin soltar en el controlador de relleno de la celda A18
y arrastre hacia abajo.
6. Suelte el botn del mouse cuando llegue a la celda A20. De esta
manera se ha rellenado Noviembre y Diciembre sin necesidad
de escribir; a ello tambin se le llama relleno de listas.

7. Haga clic en B3 y escribe el siguiente valor: 356.


8. Pulse la tecla Enter. Cuando pulsa la tecla Enter, el dato se
introduce por completo en la Celda B3 y la celda de abajo se
vuelve la celda activa.
9. En la celda B4 escriba el siguiente valor: 356.
10. Pulse Ctrl + Enter. Cuando pulsa Ctrl + Enter, el dato se introduce
por completo en la Celda B4, pero la celda activa sigue siendo
B4.
11. Haga clic en la celda B5 e ingrese el siguiente valor: 400.
12. Active la celda B6 y escriba lo siguiente: =B3+B4+B5

13. Pulse Ctrl + Enter para obtener el resultado.


Observe que todos los nmeros agregados a las celdas se alinean a la derecha de
la celda, pero Total Trimestre no lo hace. Esto es porque la celda del resultado de
Total Trimestre tiene un formato de alineacin izquierda.
14. Guarde su archivo con el nombre: Presupuesto por mes.
Funciones Bsicas
Las funciones bsicas de Ex cel son las que se utilizan ms a menudo, entre ellos
SUMA, CONTAR, M N, MAX y PROMEDIO.
Funcin SUMA (SUM)
SUMA(nmero1;nmero2; ...)
Permite realizar una suma de nmeros o rangos de celda. El argumento nmero1
puede ser un nmero, una celda o un rango. Pude agregar hasta 255 argumentos
ms.
Ejemplo
1. Abrir el archivo Resumen de Ganancias_funciones.xlsx.

2. Para agregar una columna nueva delante de las dems, d clic


derecho en el encabezado de columna A y seleccione Insertar
(Insert).
3. En A11 ingrese el texto: Totales.
4. En B11 escriba: =SU. Observe que aparece una lista
desplegable de funciones predeterminadas que comienzan con
la palabra escrita.
5. D doble clic en SUMA (SUM). Se agrega =SUMA(
6. D clic en B3 y sin soltar, seleccione hasta B10.
7. Cierre el parntesis ) y pulse Enter.
8. Complete los totales de Egresos y Ganancias. Recuerde que en
ingls la funcin se llama SUM y no SUMA.
9. Guarde sus cambios con el nombre: Mis Ganancias.

Nota: No cierre Excel para usarlo en el prximo ejercicio.

Funcin PROMEDIO (AVERAGE)


Esta funcin permite obtener el promedio, o tambin llamado media aritmtica, de
ciertos valores o celdas. Los argumentos pueden ser nmeros o nombres, rangos o
referencias de celda que contengan nmeros. Lo que hace la funcin es sumar
todos los valores para luego dividirla entre el nmero de sumandos. O.O? Pues
caso contrario usted sea como yo, es decir, no entendi la ex plicacin, aqu va un
ejemplo:
Por ejemplo, el promedio de 10, 7 y 15 es igual a:

Sintaxis
=Promedio(nmero1;nmero2)

Observaciones Lo malo de esta media es que es muy sensible


a los valores excntricos, es decir, a los valores que se desvan
mucho del promedio. Por ejemplo, en una aldea donde vive gente
mayoritariamente pobre, si solo un individuo gana 10 veces ms
que el resto, el promedio se alzar demasiado, no reflejando la
verdadera media aritmtica de esa aldea. Si desea obtener la
media real de esta aldea, puede usar la funcin MEDIANA.

Ejemplo
En este ejemplo usaremos la funcin PROMEDIO. Anteriormente habamos escrito
una funcin (SUMA), ahora, agregaremos la funcin PROMEDIO de otra manera.
No olvide que seguimos usando el archivo del ejercicio anterior.
1. En A12 agregue el texto Promedios.
2. Seleccione B12 y en la ficha Frmulas, en el grupo Biblioteca de
funciones (Function Library), de clic en la flecha de Autosuma
(AutosSum).
3. Seleccione Promedio (Average). Se agrega la funcin
PROMEDIO a la celda B12.
4. Seleccione B3:B10 y pulse Enter. Ahora ya tiene el promedio de
la columna Ingresos.
5. Obtenga los promedios de Egresos y Ganancias. Luego, guarde
sus cambios.

Nota: No cierre Excel para usarlo en el prximo ejercicio.

Funcin MAX
Esta funcin devuelve el valor ms alto de una lista o rango. Cuando utiliza MAX,
tiene hasta 255 argumentos que puede agregar. Si usamos =MAX(1;10;7;9;15;6) el
resultado sera 15 por el valor ms alto; en este ejemplo hemos usado al menos 6
argumentos. Si todos esos datos los colocamos a partir de A1, la frmula sera:
=MAX(A1:A6), el resultado sigue siendo el mismo pero esta vez solo ha usado un
solo argumento.
Sintaxis
MAX(nmer o1;nmer o2; ...)
Nmero1, nmero2... son de 1 a 255 nmeros de los que desea encontrar el valor
mx imo.
Ejemplo
Ahora usaremos la funcin MAX, as que active el libro Resumen de
Ganancias_funciones x lsx que se us en el ejercicio anterior:
1. En A13 escriba el texto: Valor ms alto.
2. D clic en B13, y en la ficha Frmulas, en el grupo Biblioteca de
funciones, d clic en Insertar funcin. Se abre el cuadro de
dilogo Insertar funcin (Insert Function).
3. Dentro del cuadro de dilogo Insertar funcin, escriba MAX en
el campo Buscar una funcin (Search for a function) y clic en
Ir (Go).
4. En Seleccionar una funcin (Select a function), d clic en MAX y
clic en Aceptar. Se abre el cuadro de dilogo Argumentos de
funcin (Function Arguments).
5. Con el argumento Nmero1 ya activo, seleccione el rango
B3:B10 y d clic en Aceptar. Ahora podemos ver el resultado
del valor ms alto.
6. Obtenga los resultados para Egresos y Ganancias. Luego,
guarde sus cambios.

Nota: No cierre Excel para usarlo en el prximo ejercicio.

Funcin MIN
Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores. Esto funciona a la inversa
que la funcin anterior, MAX.
Sintaxis
MIN(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1, nmero2... son de 1 a 255 nmeros de los que se desea encontrar el
valor mnimo.
Ejemplo
Antes de comenzar, active el libro Resumen de Ganancias_funciones x lsx .
1. En A14 agregue el texto: Valor ms bajo.
2. En B14 escriba: =M N(B3:B10) y pulse Enter.

3. Complete los resultados para la columna Egresos y Ganancias.

Nota: Guarde sus cambios y cierre su libro.


Ejercicio propuesto 3

La siguiente imagen muestra un Libro de un presupuesto personal donde deber


utilizar diversas funciones sencillas para conseguir los resultados deseados.

Nota: Antes de comenzar, abrir el archivo


Presupuesto_personal.xlsx.

1. En la celda D4 se debe obtener la diferencia del presupuesto y


los ingresos reales, para obtener el resultado podemos utilizar
una frmula sencilla: =B4-C4.
2. Utilice el controlador de relleno desde la celda D4 hasta D7
para obtener las diferencias de los diversos ingresos. Note el
formato con el que aparecen los resultados.
3. Por ejemplo, seleccione la celda D5 y pulse clic derecho y elige
Formato de celdas (Format Cells). Active la ficha Nmero
(Number) y note que la categora Personalizada (Custom) est
activada y muestra un formato de celda.
_(* #.##0_);_(* (#.##0);_(* "-"??_);_(@_)
0 (cer o) Este marcador de posicin de dgitos muestra los ceros no
significativos si un nmero tiene menos dgitos que los ceros
especificados en el formato. Por ejemplo, si escribe 8,9 y desea que se
muestre como 8,90, use el formato #,00.
# Este marcador de posicin de dgitos sigue las mismas reglas que el 0
(cero). Sin embargo, Ex cel no muestra ceros adicionales cuando el
nmero que escribe tiene menos dgitos a ambos lados de la coma
decimal que el nmero de smbolos # especificados en el formato. Por
ejemplo, si el formato personalizado es #,## y escribe 8,9 en la celda, se
muestra el nmero 8,9.
? Este marcador de posicin de dgitos sigue las mismas reglas que el 0
(cero). Sin embargo, Ex cel agrega un espacio para los ceros no
significativos a ambos lados de la coma decimal para que las comas
decimales queden alineadas en la columna. Por ejemplo, el formato
personalizado 0,0? alinea las posiciones decimales de los nmeros 8,9 y
88,99 en una columna.
, (coma) o (punto) Este marcador de posicin de dgitos muestra la coma
o punto decimal en un nmero.
Agr egar espacios Para crear un espacio que tenga el ancho de un
carcter en un formato de nmero, incluya un carcter de subrayado (_),
seguido del carcter que desea utilizar. Por ejemplo, si coloca un
parntesis de cierre detrs de un carcter de subrayado, como _), los
nmeros positivos se alinearn correctamente con los nmeros negativos
que se incluyan entre parntesis.
Repetir car acter es Para repetir el siguiente carcter del formato hasta
rellenar el ancho de la columna, incluya un asterisco (*) en el formato de
nmero. Por ejemplo, escriba 0*- para incluir los guiones que hagan falta
detrs de un nmero para rellenar la celda, o escriba *0 delante del
formato para incluir ceros inciales.
4. Obtenga las diferencias del rango D10 D15.
5. Obtenga las diferencias del rango D17 D21.
6. Obtenga las diferencias del rango D23 D28.
7. Obtenga las diferencias del rango D30 D33.
8. Seleccione la celda B7 y escriba la siguiente funcin:
=SUMA(B4 B6).
9. Utilice el controlador de relleno para C7. Note que tambin ya
obtuvo el resultado de D7.
10. Obtenga el total general para la seccin Casa.
11. Obtenga el total general para la seccin Vida diaria.
12. Obtenga el total general para la seccin Transporte.
13. Obtenga el total general para la seccin Entretenimiento.
14. Seleccione E10 y escribe la siguiente funcin: =B10/$B$7
15. Utilice el controlador de relleno hasta E15.
16. Aplique a E10:E15 el formato de porcentaje.
17. Complete los porcentajes de las columnas que faltan.
18. Por ltimo, obtener los resultados de Total de gastos y Efectivo
faltante/excedente.
19. Guarde su libro con el nombre Mi presupuesto xlsx.
Nota: Cierre su libro.

Funcin CONTAR (COUNT)


La funcin CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros y cuenta
los nmeros dentro de la lista de argumentos. Use la funcin CONTAR para
obtener la cantidad de entradas en un campo de nmero de un rango o matriz de
nmeros. Por ejemplo, puede escribir la siguiente frmula para contar los nmeros
en el rango A1:A20: =CONTAR(A1:A20). Los argumentos pueden contener o hacer
referencia a una variedad de diferentes tipos de datos, pero slo se cuentan los
nmeros.
Sintaxis
CONTAR(valor1; [valor2],...)
Ejemplo
En este ejemplo, un usuario ha subido en Internet un libro electrnico (eBook) para
que los usuarios puedan descargarlo. Este usuario ha creado una lista de las
descargas que se han hecho entre la 9 y 11 de la maana. Vamos a ver cuntas
descargas se hicieron en ese rango.
1. Abrir el archivo Descargas eBook.xlsx. Este archivo muestra
una lista de descargas por minuto, cuando hay una descarga
aparece el nmero 1, si no lo hay, aparece #N/A.
2. D clic en la celda E7. Es aqu donde escribir su frmula.
3. Agregamos lo siguiente: =CONTAR(
4. El primer argumento que nos pide es un valor, en este caso,
seleccionaremos el rango C7:C127.
5. Cierre parntesis )
6. Pulse Enter. El total de actividad de descargas fue de 51 en el
rango de 9 a 11 de la maana.

La funcin CONTAR solo ha contado los valores numricos ms no el tex to #N/A.


7. Guarde su archivo con el nombre Mis Descargas eBooks.xlsx.
Errores De Frmulas
Cuando usted ingresa una frmula o modifica algn valor de ella, quiz Ex cel
muestre un error de frmula:
#DIV/0!
Este error aparece cuando se intenta realizar alguna divisin entre cero o quiz
una celda vaca, por ejemplo si usted desea realizar la siguiente operacin: =10/0 .
Entonces el resultado ser #DIV/0! Pues no ex iste una divisin entre 0.
#N/A
Este error es muy comn, nos indica que no est disponible el valor deseado y
que la frmula no podr mostrar el resultado correcto.
Algunos usuarios utilizan la funcin NOD a propsito para indicar que faltan datos.
#NOMBRE?
Este error tambin es muy comn dentro de una hoja de Ex cel, indica que est
mal escrito el nombre de una frmula, o quiz porque ha incluido el nombre de un
rango sin ser todava creado.
Generalmente este error es un error de sintax is, para poder resolverlo, deber
revisar la frmula detenidamente.
#NULO!
Este error puede aparecer cuando no ex iste o no se utiliza correctamente los
separadores de lista (,) o (;) de una funcin. Vea este ejemplo:
#NUM!
Este error en Ex cel, nos indica que ex iste un error en algn nmero que funciona
como argumento en nuestra frmula. Por ejemplo, si en la celda B3 hay un
negativo y desea usar la funcin RAIZ el resultado es el error #NUM!, pues la
funcin raz no puede operar ante un nmero negativo, para solucionarlo puede
utilizar la siguiente funcin: =RAIZ(ABS(-4))
#REF!
Este error nos indica que la frmula presenta una referencia de celda no valida, por
ejemplo: =A1*B1
Devuelve el error #REF! si de casualidad se eliminara la columna A o la columna
B.
#VALOR!
Este error aparece cuando no se ha utilizado un argumento correctamente, esto
suele suceder cuando introducimos un tex to cuando la funcin nos pide un
nmero.
=RAIZ( Mary )
Esta funcin devuelve el error #VALOR!, pues la funcin RAIZ nos pide como
argumento un nmero, sin embargo en este ejemplo se ha introducido un tex to.
Captulo 13: Funciones Matemticas
MODA.UNO (MODE.SNGL)
Devuelve el valor que se repite con ms frecuencia en un rango de celdas.
Sintax is: =MODA.UNO(nmero1;nmero2; ...)
Ejemplo:

En la celda B13se utiliza la funcin =MODA.UNO(B1 B12) y el resultado es 3,


pues se repite 4 veces, a diferencia de los dems nmeros que se repiten un
menor nmero de veces. Si hubiera un nmero menor que se repitiera la misma
cantidad de veces que el resultado, este cambiara.
CONTARA (COUNTA)
Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas y los valores que hay en la lista
de argumentos. Use CONTARA para contar el nmero de celdas que contienen
datos en un rango.
Sintaxis: CONTARA(valor1;valor2;...)
Ejemplo:

Usando =CONTARA(B1 B4), la celda B5 muestra como resultado 3, pues esta


funcin reconoce tex tos, nmeros y cualquier dato introducido en una celda a
ex cepcin de la celda en blanco.
CONTAR BLANCO (COUNTBLANK)
Cuenta el nmero de celdas en blanco dentro de un rango.
Sintaxis: CONTAR.BLANCO(rango)
Ejemplo:

Usando =CONTAR BLANCO(B1 B5), la celda B6 muestra como resultado, pues


en el rango ex isten dos celdas que estn vacas. Si de casualidad presionaste la
Barra Espaciadora, esta se contar como celda con datos.
CONTAR.SI (COUNTIF)
Cuenta las celdas dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen los
criterios especificados.
Sintaxis: =CONTAR.SI(rango;criterio )
Donde r ango es la celda o las celdas que se van a contar y deben contener
nmeros, o nombres. Los valores en blanco no se tomarn en cuenta. El
argumento cr iter io son las ex presiones que deseamos contar, por ejemplo un
criterio puede ser contar Manzanas, contar numero mayores a 32, etc.

Observacin: En los criterios se puede utilizar los caracteres


signo de interrogacin (?) y asterisco (*). El signo de interrogacin
corresponde a un solo carcter cualquiera y el asterisco equivale
a cualquier secuencia de caracteres. Si deseas buscar un signo
de interrogacin o un asterisco reales, escribe el smbolo (~)
delante del carcter que deseas buscar.

Ejemplo:
En la celda B15el resultado es 3 usando
= CONTAR.SI(B2 B13;"Manzana"). El resultado indica que en el
rango B2:B13 hay 3 veces la palabra manzana.
En la celda B16el resultado es 7
usando =CONTAR.SI(C2:C13; >55 ). El resultado indica que en el
rango C2:C13 existen 7 nmeros mayores a 55.
En la celda B17el resultado es 5 usando =CONTAR.SI(B2:B13;"?
a*"). El resultado indica que en el rango B2:B13 existen 5
palabras cuya segunda letra es a (manzanas y naranjas).
CONTAR.SI.CONJUNTO (COUNTIFS)
A diferencia de la funcin CONTAR.SI dnde solo ex iste un solo argumento para
criterio, en CONTAR.SI.CONJUNTO, tienes hasta 255 nuevos rangos que
seleccionar y 255 criterios que usar. Esta funcin es muy til cuando trabajamos
con tablas ms ex tensas y necesitamos realizar consultas entre cada columna.
Sintaxis:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterios1;criterio1;[rango_criterios2]; [crterio2])
Dnde rango_criterios1 es el primer rango datos que debe
seleccionar, y criterio1 es la consulta que se le hace a la
funcin.
Use rango_criterios2 como segundo rango de datos que
debe seleccionar, y criterios2 como segunda consulta que se
le har a la funcin.
Veamos un ejemplo:
En la siguiente tabla, se pide saber cuntas veces se repite la fruta Pera pero que
a su vez sean mayores a las 55 unidades. Como puede ver, los nombres de las
frutas se encuentran en la columna B y las cantidades en la columna C. En B15
usar la siguiente funcin:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2 B13;"Pera";C2:C13;">55")
Ahora nos piden saber cuntas frutas tienen como segunda letra A y son mayores
a 50 unidades. En B16 usar la siguiente funcin:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2 B13;"?A*";C2:C13;">50")
SUMAR.SI (SUMIF)
Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis: =SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Donde rango es el rango de celdas que se desea evaluar
segn los criterios especificados. Las celdas de cada rango
deben ser nmeros, o bien nombres, matrices o referencias que
contengan nmeros. Los valores en blanco no se tendrn en
cuenta.
El argumento criterio es el criterio en forma de nmero,
expresin o texto, que determina las celdas que se van a
sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32,
"32" ">32" o "manzanas".
El argumento rango_suma son las celdas reales que se deben
sumar si las correspondientes celdas incluidas en el rango
cumplen los criterios. Si se omite el argumento rango_suma, las
celdas del rango se evaluarn segn los criterios y se sumarn
si cumplen los criterios.
Ejemplo:
Dentro de la celda B15 el resultado es 48 pues est utilizando
=SUMAR.SI(B2:B13;"manzana";C2:C13)
La frmula solicita que se sumen las cantidades del rango
C2:C13 si en las celdas B2 B13 est la palabra Manzana .
En la celda B15el resultado es 75
usando =SUMAR.SI(C2:C13,">55") . La frmula indica que del
rango C2:C13 se sumen todos los valores mayores a 55.
SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS)
A diferencia de la funcin SUMAR.SI dnde solo puede seleccionar un rango de
criterios y un criterio, en SUMAR.SI.CONJUNTO, tienes hasta 255 nuevos rangos
de criterios que seleccionar y 255 criterios que usar. Esta funcin es muy til
cuando trabajamos con tablas ms ex tensas y necesitamos realizar consultas
entre cada columna.
Sintaxis:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma;rango_criterios1;criterio1;
[rango_criterios2]; [crterio2])
El argumento rango_suma es el nico rango que debe ser
necesariamente valores numricos, pues es el rango que se va
a sumar despus de seleccionar los rangos de criterios.
Dnde rango_criterios1 es el primer rango datos que debe
seleccionar, y criterio1 es la consulta que se le hace a la
funcin. Use rango_criterios2 como segundo rango de datos
que debe seleccionar, y criterios2 como segunda consulta que
se le har a la funcin.
Veamos un ejemplo:
En B15 nos piden sumar las cantidades para Manzana solo a partir del mes de
Marzo. As que usaremos la siguiente frmula:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(C2:C13;B2:B13;"Manzana";D2:D13;">01/03/2015")
El rango C2:C13 es nuestro rango que se tomar para sumar sus valores, por lo
tanto los datos son numricos. B2:B13 es el rango de nuestra primera consulta, la
primera consulta ser Manzana . Luego seleccionar el rango de la siguiente
consulta y como criterios ser >=01/03/2015" indicando que tome las fechas a
partir del 1ero de Marzo del 2015.
En B16 hemos usado la siguiente frmula:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(C2:C13;B2:B13;"Pera";D2 D13;">=01/02/2015";D2:D13;"
<01/03/2015")
Aqu nos piden sumar las cantidades para Pera solo si pertenecen al mes de
Febrero. Ya sabemos que C2:C13 es el rango que sumaremos, y que B2:B13 es el
rango de primer criterio que ser Pera .
Para las fechas, como nos piden todo Febrero, tenemos que usar dos criterios.
Bueno, D2:D13 es el rango de las fechas y la tengo que usar dos veces. El criterio
que usar es ">=01/02/2015" y luego ;"<01/03/2015". Por qu? En primer lugar,
Febrero empieza desde el 01/02/2005, por ello el mayor o igual, y como Febrero en
ocasiones tiene ao bisiesto y como yo no tengo tiempo para averiguar si el 2005
lo fue, entonces uso <01/03/2015, para que tome los datos que estn antes del
primero de marzo.
Ejercicio 9
Se desea analizar el desarrollo nutricional de los alumnos del 2do grado de
primaria de la seccin C . Para hacerlo, se han realizado las siguientes
preguntas:
Cul es la estatura promedio de los alumnos?
Cul es la estatura media de los alumnos?
Cul es la estatura que ms se repite?
Cul es la estatura mnima y mxima?
Cuntos alumnos han sido consultados?
1. Abrir el archivo Estaturas xlsx.
2. Obtener los siguientes resultados.
F4: Utilice la funcin PROMEDIO (AVERAGE).
F5: Utilice la funcin MEDIANA (MEDIAN).
F6: Utilice la funcin MODA.UNO (MODE.SNGL).
F7: Utilice la funcin M N.
F8: Utilice la funcin MAX.
F9: Utilice la funcin CONTAR (COUNT).
3. Guarde su libro con el nombre Mis Estaturas.xlsx.
Ejercicio 10
Se desea consultar en la celda H5 la cantidad de clientes que se tuvo en los
primeros 25 das del mes de marzo del 2013. Tambin se pide saber cuntas
veces se ha vendido ms de 10 unidades y cuntas veces no se ha vendido nada.
Abrir el archivo VentasPor Pedido.xlsx.
Para la celda H5 use CONTAR.SI para obtener la cantidad de veces que un cliente
ha hecho un pedido. El nombre del cliente se encuentra en G5.
Sin ventas: Use CONTAR.SI para obtener el nmero de veces
que no se ha vendido nada.
Ms de 10: Use CONTAR.SI para obtener el nmero de veces
que se ha vendido ms de 10 unidades.
Unidades de los clientes: Utilice la funcin SUMAR.SI para
obtener la cantidad total de unidades por cada cliente.
Ejercicio 11
Un canal de televisin desea obtener un resumen trimestral de lo obtenido por la
publicidad en sus dos espacios ms competitivos (Noticias y Deportes).
Abrir el libro CorporacinTelevisiva.x lsx .

T1, T2, T3, T4: Utilice la funcin SUMAR.SI para obtener los resultados de cada
trimestre. El criterio se encuentra en la celda B6.
Ejercicio 12
Una tienda dedicada a vender maquillaje desea saber datos descriptivos de las
ventas y unidades a travs de sus vendedores.
Abrir el libro VentaMaquillaje x lsx .
Se desea saber cuntas unidades vendieron cada trabajador y
cunto ingreso obtuvieron para la empresa.
Se desea saber cuntos productos se vendieron y cunto
ingreso se obtuvo por cada producto.
Adems, obtener el resultado de cada enunciado del rango
A16:A26.

Nota : Si es necesario, cambie el formato a moneda para la


columna Volumen Soles.
Captulo 14: Funciones Lgicas
SI (IF)
Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERA y otro valor si
dicho argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.
Sintax is: SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Donde Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que
pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo,
A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es
igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo
contrario, se evaluar como FALSO. Este argumento puede
utilizar cualquier operador de comparacin.
Donde Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el
argumento prueba_lgica es VERDADERO.
Donde Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el
argumento prueba_lgica es FALSO.
Ejemplo:
El rango B2:B4 muestra una serie de resultados usando
=SI(A2>=11,"Aprobado","Desaprobado"). La funcin indica que si el valor de la
celda A2 es mayor o igual a 11 entonces aparecer la palabra Aprobado y si no
cumple la condicin, aparecer la palabra Desaprobado . La celda A2 es mayor
que 11, por lo que aparece Aprobado , al igual que en la A4. En cambio, en la
celda A3 el nmero es igual a 10, por lo que aparece la palabra Desaprobado .
Ejemplos con la funcin SI
1. Abrir el archivo FuncinLogica.xlsx.
2. Activar la hoja Alumnos. En esta hoja nos piden obtener el
estado de un alumno. Si el alumno tiene una nota mayor o igual
a 11 entonces ser Aprobado, caso contrario Desaprobado.
3. D clic en la celda C3 y escriba:
=SI(B3>=11;"Aprobado";"Desaprobado")
En esta frmula le estamos preguntando a B3 si contiene un valor mayor o igual
11, si es as, el resultado verdadero es Aprobado, y el resultado Falso sera
Desaprobado.
4. Pulse Ctrl Enter y luego use el controlador de relleno para
completar la funcin en las dems celdas.
5. D clic en la hoja Gnero 1. Obtener el estado basndonos en:
Si es M significa Masculino, caso contrario Femenino.
6. D clic en la celda C3 y escribe:
=SI(B3="M";"Masculino";"Femenino")
7. Pulse Ctrl Enter y use el controlador de relleno para completar
los resultados de las dems celdas.
8. D clic en la hoja Comisiones. En esta hoja nos piden obtener el
Sueldo ms la comisin basndonos en: Si es Casado, recibir
100 soles ms, caso contrario solo 30 soles ms.
9. D clic en la celda D2, agregue la siguiente frmula y complete
la tabla.
=SI(B2="Casado";C2+100;C2+30)
10. D clic en la hoja Notas. En esta hoja nos piden obtener el
promedio de un alumno si este ha pagado, caso contrario
aparecer el texto Sin nota.
11. Agregue la siguiente frmula en G3:
=SI(F3="Pag";PROMEDIO(B3:E3);"Sin Nota")
En la frmula le estamos pidiendo a la funcin Si que busque el teto Pag en la
celda F3, si lo encuentra, aparecer el resultado del promedio de notas, por eso se
usa como segundo argumento PROMEDIO(B3:E3). En caso no encontrara a un
alumno que ha pagado, aparece el tex to Sin Nota .
12. Complete la tabla.
13. Guarde con el nombre Mis FuncionesLogicas xlsx.
Usando la funcin SI anidado
Cuando se usa la funcin SI solo se permite tres argumentos, el primero es una
prueba lgica, es decir, el argumento dnde usted har la consulta. Si la consulta
se cumple se usa el segundo argumento que es llamado Valor_Si_Verdadero, caso
contrario no se cumpliera se usa el tercer argumento Valor_Si_Falso. Muchas
veces tendremos que hacer ms de dos preguntas y a su vez obtener ms que
solo una respuesta verdadera y falsa, as que podemos juntar varios SI en una
frmula un poco ms larga que lo habitual.
1. Abrir el archivo Si_Anidado xlsx.
2. Activar la hoja Gnero 1. En esta hoja se pide que si es M
significa Masculino, F significa Femenino y cualquier otra letra
que se escriba en las celdas aparecer el texto No Procede.
3. En C3 escriba lo siguiente:
=si(B3="M";"Masculino";
4. Hasta ah solo hemos dicho si en B3 se encuentra la letra M
aparecer Masculino, caso contrario, contine escribiendo lo
siguiente:
si(B3="F";"Femenino";
5. En el caso contrario hemos agregado un nuevo SI para
preguntarle a B3 si de casualidad encuentra la letra F entonces
aparecer Femenino. Ahora si podemos agregar el ltimo caso
contrario.
"No Procede"))
6. Al final debe cerrar un parntesis por el segundo SI, y el ltimo
parntesis pertenece al primer SI. Su frmula debe ser igual a lo
siguiente:
=SI(B3="M";"Masculino";SI(B3="F";"Femenino";"No Procede"))

7. Ahora puede usar el arrastre para completar la tabla.


8. Active la hoja Estado Civil. En esta hoja se pide lo siguiente:
Si es Soltero ser de 1400
Si es Casado ser 1800
Si es Viudo ser 1700
Si es Divorciado ser 1600
Si No existe ninguna de estas opciones, aparecer una
celda en blanco.

9. D clic en C3 y agregue la siguiente frmula:


=SI(B3="Soltero";1400;SI(B3="Casado";1800;SI(B3="Viudo";1700;SI(B3="Divorciad
10. Active la hoja Goles. En esta hoja se pide obtener el resultado de
los encuentros deportivos. Si estn empatados aparece el texto
Empate, si algn equipo gana, aparecer el texto Ganador-
Nombre del equipo.
11. En E3 la frmula es la siguiente:
=SI(B3=D3;"Empate";SI(B3>D3;"Ganador"&"-"&A3;SI(D3>B3;"Ganador"&"-
"&C3;"")))
12. Guarde el archivo con el nombre Mi Si_Anidado.xlsx.
Y (AND)
Devuelve la palabra Verdadero si todos los argumentos son verdaderos y
Falso si uno o ms argumentos son falsos.
Sintax is: Y(valor_lgico1;valor_lgico2;...)
Donde Valor_lgico1, Valor_lgico2, son de 1 a 255
condiciones que se desean comprobar y que pueden tener el
resultado Verdadero o Falso.
Ejemplo:
En este ejemplo nos piden comprobar que un estudiante podr recibir la entrega de
sus papeles siempre y cuando est aprobado y tenga un certificado.
Usando la frmula =Y(C5="Aprobado";D5="Certificado") en E5 el resultado es
Verdadero porque se cumplen ambos datos para el estudiante Hugo, ya que est
aprobado y tiene un certificado, en cambio para Santos, aunque est aprobado,
este tiene constancia y por ello el resultado es Falso.
O (OR)
Devolver la palabra Verdadero si alguno de los argumentos son verdaderos y la
palabra Falso si todos los argumentos son falsos.
Sintax is: O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Donde Valor_lgico1, Valor_lgico2, son de 1 a 255
condiciones que se desean comprobar y que pueden tener el
resultado Verdadero o Falso.
Ejemplo:
En este ejemplo nos piden comprobar que un estudiante podr recibir la entrega de
sus papeles siempre y cuando pueda estar aprobado o tenga un certificado.

Usando la frmula =O(I5="Aprobado";J5="Certificado") en K5 el resultado es


Verdadero porque al menos se cumple uno de los datos para el estudiante Hugo,
ya que, aunque est desaprobado al menos tiene un certificado, en cambio para
Ernesto, el resultado es FALSO puesto que no est aprobado y ni siquiera tiene el
certificado.
Sumar el total si todos son mayores que 0
SI tuvisemos un informe de los Gastos realizados en el periodo 2013 y 2014, de
seguro que queremos obtener un total. Lamentablemente si an no se ha hecho la
proyeccin de alguno de los gastos, entonces an no se debera sumar para evitar
resultados confusos, por ello vamos a utilizar una frmula matricial para resolver
este caso. Vea la siguiente tabla.
Por ejemplo, para el 2013, todos los gastos ya estn agregados por lo tanto ya
puede usar la funcin SUMA y obtener el TOTAL. Aunque podramos esperar a que
todos los gastos estn correctamente agregados, puede usar una frmula para
ahorrar tiempo.
En la celda B8 vamos a utilizar la siguiente frmula:
=SI(Y(B11 B15>0);SUMA(B11:B15);"")
Pero si pulsas Enter, aparecer un error de frmula, y es porque ests utilizando
resultados de rango en la frmula, y solo las matrices pueden aceptarla, por ello,
debes pulsar Ctrl + Mayus + Enter.
Es necesario utilizar Y para obligar a que se cumplan todas las condiciones del
SI. Si no hubieras puesto l Y, la frmula lo tomara como la funcin O y esta es
relativa. La siguiente frmula en B16 devuelve una celda en blanco porque no se
cumple al menos una condicin.
=SI(Y(B11 B15>0),SUMA(B11:B15)," ")
Ejercicio 13
Abrir el archivo EstadosMaquillaje x lsx . Se pide obtener la siguiente condicin en
la hoja Buena Venta.
Si es ms de 130 soles aparecer el tex to Buena Venta, caso contrario aparecer
solo un guion (-).
Resuelva cada uno de los enunciados en las diversas hojas, aqu algunos
ejemplos:
Buena Venta (2): Si son unidades a partir de 40, aparecer el tex to Buena Venta,
caso contrario aparecer el tex to Regular.
Pr dida Venta: Si hay devoluciones aparecer la palabra PRDIDA, caso
contrario aparecer VENTA.

Comisiones: Si las ventas superan los 199 soles, aparecer 15% de comisin,
caso contrario aparecer el tex to No hay comisin.
Ejercicio 14
Abrir el archivo Alumnos x lsx .

Utilice los siguientes enunciados para obtener los resultados en el rango C2:C12.
Pr omedio Final Condicin
0-10 Malo
11-14 Regular
15-17 Bueno
18-20 Ex celente
Otr os En blanco

Vea la siguiente imagen como referencia a los resultados.

Puedes usar la siguiente frmula:


=SI(Y(B2>0;B2<=10);"Malo";SI(Y(B2>10;B2<=14);"regular";SI(Y(B2>14;B2<=17);"Bue
"))))
Ejercicio 15
Abrir el archivo Planilla x lsx . Lea los enunciados de la hoja y obtenga los
resultados en las diferentes columnas.

AFP: 12% del Bsico solo para Contratados.


Dscto1: 18% de la quinta parte del bsico.
Dscto2: 9% del Bsico si el rea es Almacn, caso contrario 0.
Bon1: 40% del (Bsico suma de descuentos) solo para
aquellos que sean Almacn y sean Estables.
Bon2: El 50% del 80% del Bsico si es Contratado.
Bon3: El 40% del Bsico si el Bsico es mayor o igual a 1600 y
es del rea de Sistemas o Estable.
Total descuento: Suma de todos los descuentos.
Total Bonificacin: Suma de todas las bonificaciones.
Neto a pagar: (Total Bonificacin Total Descuento) + Bsico.
Captulo 15: Funciones de Texto
MINUSC (LOWER)
Convierte todas las maysculas de una cadena de tex to en minsculas.
Sintax is: MINUSC(texto)
Dnde Tex to es el tex to que se desea convertir a minsculas. Minusc no cambia
los caracteres de tex to que no sean letras.
Ejemplo:
En el ejemplo todos los nombres del rango A2:A12 estn en maysculas.
Utilizando la funcin =MINUSC(A2) y arrastrando hacia abajo puedes convertir
todos los nombres a minsculas.
MAYUSC (UPPER)
Convierte todas las minsculas de una cadena de tex to a maysculas.
Sintax is: MAYUSC(texto)
Donde Texto es el texto que se desea pasar a maysculas. El
argumento texto puede ser una referencia o una cadena de
texto.
Ejemplo:
En el ejemplo todos los nombres del rango B2:B12 estn en minsculas.
Utilizando la funcin =MAYUSC(A2) y arrastrando hacia abajo puedes convertir
todos los nombres a maysculas.
LARGO (LEN)
LARGO devuelve el nmero de caracteres de una cadena de tex to.
Sintax is: LARGO(tex to)
Donde Tex to es el tex to cuya longitud se desea averiguar. Los espacios en
blanco al presionar la barra espaciadora tambin se cuentan como caracteres.
Ejemplo:
Usando =LARGO(A2)y arrastrando hacia abajo, el rango B2 B12 muestra el nmero
de caracteres ingresados en el rango A2:A12.
IZQUIERDA (LEFT)
IZQU ERDA devuelve el primer carcter o caracteres de una cadena de tex to,
segn el nmero de caracteres que especifique el usuario.
Sintax is: IZQU ERDA(tex to;nm_de_caracteres)
Donde Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres
que se desea extraer.
Donde Nm_de_caracteres especifica el nmero de caracteres
que se desea extraer con la funcin IZQU ERDA.
Ejemplo:
En el rango B2 B12 el resultado son las tres primeras letras de los nombres del
rango A2 A12. En B2 se us la frmula =IZQU ERDA(A2;3).
DERECHA (RIGHT)
DERECHA devuelve el ltimo carcter o caracteres de una cadena de tex to, segn
el nmero de caracteres que especifique el usuario.
Sintax is: DERECHA(tex to;nm_de_caracteres)
Donde Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres
que se desea extraer.
Donde Nm_de_caracteres especifica el nmero de caracteres
que se desea extraer con la funcin DERECHA.
Ejemplo:
En la celda B2 el resultado son las 3 ltimas letras de los nombres del rango
A2 A12 usando la funcin =DERECHA(A2).
EXTRAE (MID)
EXTRAE nos ayuda a ex traer caracteres que pertenecen a una cadena de tex to.
Lo nico que debemos proporcionar es el nmero de caracteres que deseamos
ex traer y su punto de inicio dentro de la cadena de tex to.
Sintax is: EXTRAE (tex to;posicin_inicial;nm_de_caracteres)
Donde Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres
que se desean extraer.
Donde Posicin_inicial El nmero de la posicin que ocupa el
primer carcter que deseamos extraer. El primer carcter del
Texto tiene siempre la posicin nmero 1.
Donde Nm_de_caracteres El nmero de caracteres que se
van a extraer del Texto a partir de la posicin inicial.
Ejemplo:
Para ex traer solo la coma de los tex tos que estn en el rango A2 A12 usamos la
siguiente frmula en B2: =EXTRAE(",";1;1). El primer argumento es la coma que va
entre comillas , , luego la posicin inicial es 1 pues quiero que busque desde la
primera letra, y el tercer argumento tambin es 1 porque quiero que ex traiga una
letra o carcter.
HALLAR (SEARCH)
HALLAR permite especificar la posicin de la letra que desees buscar.
Sintax is: HALLAR(tex to_buscado;dentro_del_tex to;nm_inicial)
Donde Texto_buscado es el texto que deseas encontrar.
Donde Dentro_del_texto es el texto en el que deseas
encontrar el texto_buscado.
Donde Nm_inicial es la posicin del carcter donde desea
iniciar la bsqueda.
Ejemplo:
Para obtener la posicin de la coma en los tex tos del rango A2 A12, usaremos la
frmula =HALLAR(",";A2;1) en B2.
Ejercicio 16
Abrir el archivo ParticipantesCodigo x lsx . En la hoja Participantes, obtener el
cdigo del trabajador con las dos primeras letras del apellido paterno, las dos
ltimas letras del apellido materno y la edad.

Su cuadro debe quedar como la siguiente imagen. Puede usar la siguiente frmula
en A2 para obtener su resultado:
=IZQU ERDA(C2;2)&DERECHA(D2;2)&E2
Use el smbolo ampersand (&) o conocida como la Y comercial para anidar las
funciones y celdas.
Ejercicio 17
Active la hoja Cdigo Mays y obtener el cdigo del trabajador con las dos
primeras letras del apellido paterno, las dos ltimas letras del apellido materno y la
edad, todo en mayscula.

Puede usar la siguiente frmula en A2 para obtener el cdigo en maysculas:


=MAYUSC(IZQU ERDA(C2;2)&DERECHA(D2;2)&E2)
Ejercicio 18
Active la hoja Fecha Nac, y obtener los dos primeros caracteres del apellido
paterno y los dos primeros caracteres del apellido materno y los dos ltimos
caracteres de la Fecha de nacimiento.
Su tabla debera quedar como la siguiente imagen:
Puedes usar la frmula:
=IZQU ERDA(C2;2)&IZQU ERDA(D2;2)&DERECHA(AO(E2);2)

Nota: La funcin AO en ingls es YEAR.


Ejercicio 19
Active la hoja Cdigo 2 y obtener los dos primeros caracteres del apellido patero,
los dos primeros caracteres del apellido materno y los dos ltimos caracteres del
ao.

Puede usar una frmula como la siguiente:


=IZQU ERDA(C2;2)&EXTRAE(C2;HALLAR(" ";C2;1)+1;2)&DERECHA(AO(D2);2)
Los resultados deben verse como la siguiente imagen:
Captulo 16: Funciones de Fecha y
Hora
El manejo de Fechas en Excel
Estas funciones permiten manipular las fechas y horas dentro de una celda o
rango de celdas, adems permite realizar operaciones con nmeros.
Ex cel utiliza una serie de nmeros para poder representar las fechas, tenemos
desde el 1 de Enero de 1900 hasta el 31 de diciembre de 9999.
Nmer o Fecha
366 31 de diciembre de 1900
16229 6 de junio de 1944
38352 31 de diciembre de 2004

Cuando Ex cel manipula horas, lo hace fraccionariamente, el inicio es la


medianoche representada por 0 y si deseamos el medio da es representado por
0 5.

Nmer o Fecha
0.25 6:00:00 AM
0.375 9:00:00 AM
0.99999 11 59:59 PM

Si lo desea puede ingresar el nmero 38352.5 y cambiarlo por Hora, obtendr el 31


de diciembre de 2004 con las 12:00:00 PM.
Formatos personalizados de Fecha y Hora
FORMATO EJEMPLO
d-m-yyyy 4-12-2013
d-mmm-yy 4-dic-07
d-mmm 4-dic (Ex cel asume que es el ao actual)
mmm-yy Dic-07 (Ex cel asume que es el primer da)
H:mm ss AM/PM 12:00:00 a.m.
H:mm AM/PM 12:00 a m.
d/m/y h:mm 4/12/07 0:00

HOY (TODAY)
Devuelve el nmero de serie de la fecha actual. El nmero de serie es el cdigo de
fecha-hora que Microsoft Ex cel usa para los clculos de fecha y hora. Si el
formato de celda era General antes de escribir la funcin, el resultado tendr
formato de fecha.
Sintax is: HOY( )
Ejemplo:
Puede escribir en cualquier celda la funcin: =HOY() y devolver la fecha actual.

AHORA (NOW)
Devuelve el nmero de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda era
General antes de escribir la funcin, el resultado tendr formato de fecha.
Sintax is: AHORA( )
Ejemplo:
Pues escribir la funcin: =AHORA() en cualquier celda y obtendr la fecha y hora
actual.
FECHA (DATE)
Devuelve el nmero de serie secuencial que representa una fecha determinada. Si
el formato de celda era General antes de escribir la funcin, el resultado tendr
formato de fecha.
Sintax is: FECHA(ao;mes;da)
Ejemplo:

El ejemplo de la imagen es muy claro, pero esta funcin tambin se ajusta a los
valores errneos de das y meses.
Por ejemplo si introduce la siguiente funcin: =FECHA(13;2;5), debera mostrar
05/02/2013 pero muestra 05/12/1913, si no desea obtener este error, sera mejor
utilizar la siguiente ex presin: =FECHA(2013,2,5)
SI introduce la siguiente funcin: =FECHA(2013,12,32) el resultado ser el primer
da del siguiente mes, ya que no ex iste el da 32, y enero siempre tiene 31 das,
por ello el resultado es 01/01/2014.
Truco EXPERTO - Usando ENTERO (INT) y FRAC.AO
(YEARFRAC)
Puede calcular la edad real de una persona usando una combinacin de varias
funciones, por ejemplo utilice la siguiente ex presin:
=ENTERO(FRAC AO(HOY(),B1,1)). Vea la imagen.
MES (MONTH)
Devuelve el mes de una fecha representada por un nmero de serie. El mes se
ex presa como nmero entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre).
Sintax is: MES(nm_de_serie)
Donde Nm_de_serie es la fecha del mes que intenta buscar.
Las fechas deben introducirse mediante la funcin FECHA o
como resultado de otras frmulas o funciones.
Ejemplo:

La ex presin: =MES(B1) devuelve 10 que es Octubre.


DIA (DAY)
Devuelve el da de una fecha, representada por un nmero de serie. El da se
ex presa como un nmero entero comprendido entre 1 y 31.
Sintax is: DIA(nm_de_serie)
Donde Nm_de_serie es la fecha del da que intenta buscar.
Las fechas deben especificarse utilizando la funcin FECHA o
como resultado de otras frmulas o funciones.
Ejemplo:
La ex presin: =DIA(B1) devuelve 9.
AO (YEAR)
Devuelve el ao correspondiente a una fecha. El ao se devuelve como nmero
entero comprendido entre 1900 y 9999.
Sintax is: AO(nm_de_serie)
Donde Nm_de_serie es la fecha del ao que se desea
buscar. Las fechas deben especificarse utilizando la funcin
FECHA o como resultado de otras frmulas o funciones.
Ejemplo:
La ex presin: =AO(B1) devuelve 1986, pues es el ao de la fecha de la celda
A2.
DIAS.LAB (NETWORKDAYS)
Devuelve el nmero de das laborables entre fecha_inicial y fecha_final. Los das
laborables no incluyen los fines de semana ni otras fechas que se identifiquen en
el argumento festivo. Utilice DIAS.LAB para calcular el incremento de los
beneficios acumulados de los empleados basndose en el nmero de das
trabajados durante un perodo especfico.
Sintax is: DIAS LAB(fecha_inicial;fecha_final;festivos)
Donde Fecha_inicial es una fecha que representa la fecha
inicial.
Donde Fecha_final es una fecha que representa la fecha final.
Donde Festivos es un rango opcional de una o varias fechas
que deben excluirse del calendario laboral, como los das
festivos nacionales y locales. La lista puede ser un rango de
celdas que contengan las fechas o una constante matricial
(matriz: utilizada para crear frmulas sencillas que producen
varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos
que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz
comparte una frmula comn; una constante de matriz es un
grupo de constantes utilizadas como un argumento de los
nmeros de serie que representen las fechas.
Ejemplo:

En este ejemplo se utiliza una fecha inicial desde el 15 de Enero de 2013 hasta el
15 de Enero de 2008, tambin podemos observar los das festivos con sus
respectivas fechas, al final no da como resultado 259 das que vamos a trabajar.
=DIAS LAB(A2,B2,D2:D5)
Captulo 17: Funciones de Bsqueda y
Referencia
BUSCARV (VLOOKUP)
Busca un valor especfico en la primera columna de una matriz de tabla y
devuelve, en la misma fila, un valor de otra columna de dicha matriz de tabla.
La V de BUSCARV significa vertical. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH si
los valores de comparacin se encuentran en una columna situada a la izquierda
de los datos que desea buscar.
Sintaxis:
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Donde Valor_buscado es valor que se va a buscar en la
primera columna de la matriz (matriz: utilizada para crear
frmulas sencillas que producen varios resultados o que
funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en
filas y columnas. Un rango de matriz comparte una frmula
comn; una constante de matriz es un grupo de constantes
utilizadas como un argumento.) De tabla. Valor_buscado puede
ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es inferior al
menor de los valores de la primera columna de
matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor de error #N/A.
Donde Matriz_buscar_en son dos o ms columnas de datos.
Use una referencia a un rango o un nombre de rango. Los
valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los
valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser
texto, nmeros o valores lgicos. Las maysculas y minsculas
del texto son equivalentes.
Donde Indicador_columnas es un nmero de columna de
matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor
coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1,
la funcin devuelve el valor de la primera columna del
argumento matriz_buscar_en; si el argumento
indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la
segunda columna de matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si
indicador_columnas es:
Ejercicio 16
En el siguiente ejercicio, aprender a utilizar la funcin BUSCARV.
1. Abrir el archivo Referencias.xlsx y active la hoja BUSCARV.

2. Seleccione el rango A1:G6 y observe el cuadro de nombres,


nuestra tabla tiene por nombre TABLA1.
3. Seleccione la celda B10 y escribe:
=BUSCARV($B$9;TABLA1;2) y pulse Enter, indica que nuestro
valor buscado ser todo lo que escribamos en la celda B9, que
pertenece a TABLA1, y que la informacin que queremos que
aparezca sea el apellido y el apellido se encuentra en la
columna 2.
4. Seleccione la celda B11 y escribe:
=BUSCARV($B$9;TABLA1;3) y pulse Enter, en esta ocasin
buscamos el nombre y este se encuentra en la columna 3.
5. Seleccione la celda B12 y escribe:
=BUSCARV($B$9;TABLA1;4) y pulse Enter.
6. Seleccione la celda B13 y escribe:
=BUSCARV($B$9;TABLA1;5) y pulse Enter.
7. Seleccione la celda B14 y escribe:
=BUSCARV($B$9;TABLA1;6) y pulse Enter.
8. Seleccione la celda B15 y escribe:
=BUSCARV($B$9;TABLA1;7) y pulse Enter.
9. Seleccione la celda B9 y escriba 1 y pulse Enter. Vea como
aparece una informacin.
10. Seleccione la celda B9 y escribe 5 y pulse Enter, vea cmo cambia
la informacin.
11. Guarde y cierre Excel
Funcin BUSCARH (HLOOKUP)
Busca un valor en la fila superior de una tabla. Use BUSCARH cuando los valores
de comparacin se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de
datos y desee encontrar informacin que se encuentre dentro de un nmero
especificado de filas. Use BUSCARV cuando los valores de comparacin se
encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar.
La H de BUSCARH significa "Horizontal".
Sintaxis: BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
Donde Valor_buscado es el valor que se busca en la primera
fila de la tabla. Valor_buscado puede ser un valor, una
referencia o una cadena de texto.
Donde Matriz_buscar_en es una tabla de informacin en la que
se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o el
nombre de un rango.
Donde Indicador_filas es el nmero de fila en matriz_buscar_en
desde el cual debe devolverse el valor coincidente. Si
indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en
matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de
la segunda fila en matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si
indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de
error #VALOR!; si indicador_filas es mayor que el nmero de
filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error
#REF!
Ejercicio 17
En el siguiente ejercicio aprender a utilizar la funcin BUSCARH.
1. Utilice el mismo archivo del ejercicio 16.
2. Seleccione la celda B7 y escribe:
=BUSCARH($B$6;$A$1:$E$4;2;FALSO) y pulse Enter, indica
que se va a buscar el contenido de la celda B6, del rango A1 E4,
iniciando del mes de Enero y el mes de Enero se encuentra en
la segunda fila.
3. Seleccione la celda B8 y escribe:
=BUSCARH($B$6;$A$1:$E$4;3;FALSO) y pulse Enter.
4. Seleccione la celda B9 y escribe:
=BUSCARH($B$6;$A$1:$E$4;4;FALSO) y pulse Enter.
5. Seleccione la celda D6 y escribe: proyecto1 y pulse Enter, podr
ver los valores de todos los meses.
6. Guarde y cierre Excel.
Ejercicio 18
Abrir el archivo SeleccionCodigo.x lsx .
Se pide obtener el nombre y los apellidos de los alumnos en base a su cdigo.
Ejercicio 19
Abrir el archivo Puntaje x lsx . Obtener su calificacin en base a la tabla de la
izquierda.
Si un usuario coloca en la celda F2 su puntaje, aparecer su calificacin en el
espacio en blanco.
Captulo 18: Insertar Grficos
Caractersticas del trabajo con grficos
Desde Ex cel 2007 podemos crear grficos de manera mucho ms rpida. En
Ex cel 2003 usted tena que seguir un asistente de aprox imadamente 4 pasos
hasta completar su grfico, ahora simplemente ex iste el grupo Grficos para la
creacin del mismo.
Para comenzar a crear un grfico puede usar alguna de las galeras del grupo
Grfico en la ficha Insertar. El grupo grficos presenta las galeras Columna, Lnea,
Circular, Barra, rea, Dispersin, Cotizaciones, Superficie, Anillo, Burbuja y Radial.
Adems ahora puede crear un grfico combinado as como grficos dinmicos de
manera ms rpida.
Cada galera de grficos presenta al final el comando Ms gr ficos. Este
comando abre el cuadro dilogo Insertar grfico donde encontrar todos los tipos
de grficos que Ex cel posee.

Nota: Tambin puede acceder al cuadro de dilogo Insertar


grfico haciendo clic en el Iniciador de cuadro de dilogo del
grupo Grficos.
Una vez creado el grfico, aparecern dos fichas contex tuales con el ttulo de
Herramientas de grficos. Estas fichas contex tuales permiten personalizar su
grfico.
La ficha contex tual Diseo (DESIGN) te permitir cambiar el tipo de grfico as
como guardarlo como plantilla. Adems te permite seleccionar nuevamente el
rigen de datos, aplicarles un diseo y un estilo a sus grficos. Tambin podr
mover su grfico a una hoja nueva o una hoja ex istente.

En versiones anteriores de Ex cel ex ista la ficha contex tual Presentacin, ahora


todas sus herramientas han sido agregadas a la ficha Diseo en el grupo Diseos
de grfico. Estas opciones te ayudarn a seleccionar diversas reas del grfico y
personalizarlo. As como agregar ttulos, rtulos y leyendas, agregar ejes o
personalizar las lneas de cuadrcula y el trazado.
La ficha contex tual Formato (Format) te permitir controlar el aspecto individual de
los elementos del grfico. Entre esos aspectos puede ser el cambio del efecto
biselado al grfico. As como aplicar estilos de forma, agregar efectos 3D, entre
otros.
Los que hemos usado Ex cel en versiones anteriores, sabemos que podemos crear
un grfico predeterminado en una nueva hoja pulsando F11, pero recuerde tambin
que desde Ex cel 2007 puede pulsar Alt + F1 para crear un grfico en la misma
hoja.
Crear un tipo de grfico desde la ficha Insertar
Si ya posee una lista de datos o una tabla, puede crear un grfico rpidamente
desde la ficha Insertar. En el grupo Grficos, haga clic en cualquiera de las
galeras y luego haga clic en un tipo de grfico.
Desde la versin 2013 ex iste la opcin de Grficos recomendados
(Recommended Charts). Un grfico recomendado son varios tipos de grficos que
Ex cel crea en base a los datos seleccionados. Esta herramienta ayuda a
optimizar con mejor cuidado que tipo de grfico utilizar para los datos.
Al hacer clic en Columna la galera se divide en Columna en 2D y 3D (2-D & 3-D
Column) . Encontrar 7 tipos de grficos de columnas. Los grficos cilndricos,
cnicos y piramidales ya no pueden ser insertados en esta versin, a menos que
inserte una columna y cambie su forma.

En Lnea encontrar 7 tipos de grficos de lnea.


En Circular o de anillos encontrar 4 tipos de grficos circulares
y 1 de anillo.
En Barra encontrar 6 tipos de grficos de barra.
En rea encontrar 6 tipos de grficos de rea.
Accediendo a Dispersin o burbuja, encontrar 5 tipos de
grfico de dispersin y dos grficos de burbuja.
Accediendo a Cotizaciones, superficie o radial, encontrar 4
tipos de grfico de cotizaciones, 4 grficos de Superficie, y 3
tipos de Radial.
Si desea ver todos los tipos de grficos agrupados en un solo lugar, puede acceder
al cuadro de dilogo Insertar grfico. Haga clic en el Iniciador de cuadros de
dilogo Grficos para acceder al cuadro de dilogo Insertar grfico y ver todos los
grficos.
Creando un grfico
Antes de comenzar a crear un grfico debe tener algunos nmeros, a lo que
generalmente conocemos como datos. Los datos estn almacenados en las
celdas de una hoja, pero no necesariamente puede ser en una sola hoja, estos
datos pueden estar en otras hojas de su mismo libro o en un libro diferente.

Los grficos son objetos que se colocan en las hojas de Ex cel y estn
compuestas por diversas series de datos que se muestran grficamente. La forma
en cmo se muestran las series de datos se basa al tipo de grfico seleccionado.
Por ejemplo, si usted crea un grfico de lneas que usa tres series, entonces el
grfico contendr 3 lneas, cada una representando a una serie de datos. Los datos
para cada una de las series se encuentran almacenados en una fila o columna
separada.

Como puede ver en el grfico, cada punto en la lnea est creado por los valores
de cada celda y estos se pueden ver gracias a los marcadores. Para distinguir las
lneas en el grfico puede verificar la leyenda a la derecha donde muestra el color
de cada lnea, adems de los marcadores que contienen diversas formas. Por
ejemplo, para Centro se ha usado una lnea roja con marcador cuadrado, y para
Oeste una lnea verde con marcador tringulo.

Para dar un vistazo a este nuevo grfico y entenderlo de manera rpida, podemos
darnos cuenta que ex iste una lnea para cada mes de una lista de frutas. Por
ejemplo, en Enero, la fruta ms vendida fueron los melocotones llegando casi a
los S/. 5000.00; en Febrero vemos que fresas fue la fruta ms vendida.
Lo que debemos tener en mente es que los grficos son dinmicos, significa que
las series estn enlazadas con los datos en sus celdas. Si algn dato cambia en
la celda, el grfico automticamente se actualizar y mostrar los nuevos
cambios.
Seleccionando datos para crear un grfico
Cuando comenzamos a crear un grfico primero debemos seleccionar los datos.
Ex isten dos tcnicas para seleccionar datos: Contiguos y no contiguos.
Generalmente muchos usuarios utilizan el mtodo de seleccin contigua. En un
rango rectangular se encuentran los datos a seleccionar. A la izquierda, muchas
veces se encuentran los datos que usaremos como series, en la parte superior
encontraremos los datos que sern usados como categoras en el eje horizontal
del grfico. La celda superior izquierda generalmente est vaca. Las celdas
contendrn los valores que darn forma al grfico.

Si usamos los datos de la figura anterior, entonces seleccionaramos A2 D5 para


crear un grfico de columnas y obtener una idea del crecimiento de cada empresa
en los ltimos 3 aos. El rango A3 A4 son usados como series individuales,
mientras que B2 D2 son usados como las categoras del eje horizontal.
En ocasiones los datos pueden encontrarse en un rango no contiguo. Si usamos
los datos de la figura anterior, vemos una ltima columna de nombre Ventas. Es
posible que quiera crear un grfico que muestre las ventas de las empresas ms
representativas en el campo de la Tecnologa.
Seleccione primero sus celdas A2 A5 y luego pulsando la tecla Ctrl seleccione
E2 E5. Luego ya puede proceder a crear su grfico.

La siguiente imagen muestra un grfico Circular seccionado 3D mostrando partes


seccionadas de las ventas de cada empresa.
Crear el grfico por fin!
Una vez seleccionado sus datos, haga clic en la ficha Insertar y en el grupo
Grfico, haga clic en alguna de las galeras mostradas y puede ir sealando cada
opcin para ver una previsualizacin de su grfico.
Si mantiene el puntero encima de una tipo de grfico usted podr acceder a una
descripcin del mismo. Esta descripcin es mucho ms detallada que en el
cuadro de dilogo Insertar grfico.
Los grficos creados en Ex cel son incrustados en algn lugar de la hoja. Por lo
general, deber mover el grfico y colocarlo en la posicin adecuada. Por ejemplo,
la siguiente imagen muestra al grfico en una ubicacin molestosa .
Tambin puede redimensionar el grfico para hacer ms visible los datos. Para
redimensionar la ventana del grfico, simplemente seleccione el grfico y luego
utilice los 8 controladores que se encuentran alrededor del grfico.
Crear un grfico desde el cuadro de dilogo Insertar
Grfico
Una vez seleccionado sus datos con las cuales va a crear el grfico, puede hacer
clic en el iniciador de cuadro de dilogo Grficos, en la ficha Insertar. Tambin
puedes hacer clic en Grficos recomendados.
Ahora se muestra el cuadro de dilogo Insertar grfico, en este dilogo se muestra
dos fichas, Grficos recomendados y Todos los grficos. Desde grficos
recomendados usted podr ver a la izquierda una lista de tipos de grficos que
usted puede utilizar para mostrar sus datos. Cuando hace clic en un tipo de grfico
a la derecha se mostrar una vista previa lo bastante grande como para poder ver
sus datos, adems del nombre del grfico y su descripcin.
Si cree que debe crear otro grfico a comparacin del recomendado por Ex cel,
entonces active la ficha Todos los grficos. A la izquierda podr encontrar todas
las categoras de grficos. Al hacer clic en una categora se mostrarn los conos
de las variantes (tipos) de grficos que puede crear. Si selecciona un tipo de
grfico, podr ver la vista previa del grfico. Esta seccin de la vista previa tiene
algo muy particular ya que Ex cel muestra cmo quedara el grfico si
intercambiara las filas y columnas.

Nota: Solo en algunos grficos se muestra la vista previa de filas


y columnas intercambiadas, tal como lo muestra la siguiente
imagen.

Una vez seleccionado el grfico que saldr a la luz, haga clic en Aceptar.
Crear un Grfico mediante el teclado
Use la tecla F11 si desea crear un grfico por defecto en una nueva hoja tal como
lo muestra la siguiente imagen. Use Alt + F1 si desea crear un grfico por defecto
en la misma hoja como objeto incrustado (embebido).
El grfico por defecto al instalar Ex cel es Columna 2D. Es seguro que muchos
usuarios no use ese tipo de grfico. Incluso, en muchas empresas se usa un tipo
de grfico muy a menudo que podra ser considerado como predeterminado.
Para crear un grfico predeterminado siga estos pasos:
1. Si ya posee un grfico insertado, en la ficha Diseo (Design),
grupo Tipo (Type), haga clic en Cambiar tipo de grfico
(Change Chart Type). Si no posee ningn grfico insertado,
haga clic en Insertar y clic en el Iniciador de cuadros de dilogo
del grupo Grficos.
2. Haga clic derecho en el subtipo de grfico que utiliza ms a
menudo o que cumpla con sus necesidades.
3. Clic en Establecer como predeterminado (Set as default Chart).
Ahora haga clic en Cancelar para salir del cuadro de dilogo.
Moviendo un grfico por la hoja de trabajo
Cuando crea un grfico este se posicionar en algn lugar de la hoja de trabajo.
Gracias a dios los grficos a partir de Ex cel 2007 se colocan en un lugar visible y
no en la parte inferior de los datos como en versiones anteriores.
Haga clic en el borde del grfico para seleccionarlo y poder moverlo. Cuando un
grfico est seleccionado muestra ocho controladores de dimensin. Los
controladores de dimensin permiten cambiar el tamao del grfico, por lo tanto
debe evitarlos si desea mover el grfico a otra ubicacin.

SI le resulta un poco difcil hacer clic en el borde (por precisin), puede hacer clic
en un rea en blanco y arrastrar su grfico. Algunas partes de su grfico contienen
informacin que puede ser reubicable dentro del grfico. Por ejemplo, puede hacer
clic en algn nombre de la leyenda y arrastrarlo a otra ubicacin, pero slo dentro
del grfico.
Trabajando con el cuadro de dilogo Seleccionar
Datos
El cuadro de dilogo Seleccionar datos le permite cambiar entre las filas y
columnas de su conjunto de datos as como ordenar sus series y editar sus
categoras. Para acceder a este cuadro de dilogo, haga clic en el comando
Seleccionar datos (Select Data) ubicado en el grupo Datos (Data) dentro de la ficha
contex tual Diseo (Design).
En la parte superior del cuadro de dilogo se encuentra el campo Rango de datos
del grfico. Este campo muestra el rango seleccionado de su conjunto de datos
que dio forma al grfico; haga clic en el botn al ex tremo derecho del campo para
darle pie a seleccionar o modificar el conjunto de datos.
La siguiente imagen muestra el cuadro reducido Seleccionar origen de datos
(Select Data Source) donde podr seleccionar o modificar su conjunto de datos
para el grfico. Use los botones con una flecha arriba y flecha abajo para ordenar
los datos de las series.

En la seccin Entradas de leyenda (Series) Legend Entries puede Agregar, Editar,


Quitar y Ordenar su conjunto de series. Si hace clic en el botn Agregar y/o
Modificar aparecer el cuadro de dilogo Modificar serie. Desde este cuadro de
dilogo podr agregar un nombre de serie y sus valores. Haga clic en Aceptar para
aceptar los valores ingresados en el cuadro de dilogo Modificar serie.
En la seccin Etiquetas del eje horizontal (categoras) Ax is Label solo
encontrar el botn Editar, desde aqu podr volver a seleccionar un conjunto de
datos nuevos para sus categoras, incluso puede agregarlos como una matriz
como { Enero ; Febrero ; Marzo }.
Si su conjunto de datos posee celdas vacas u ocultas, puede usar el botn
Celdas ocultas y vacas para poder modificar la forma en cmo se muestran los
datos en el grfico. El cuadro de dilogo Configuracin de celdas ocultas y vacas
presenta las opciones Rango, Cero y Conectar puntos de datos con lnea (llamado
Interpolar en Ex cel 2003), tambin puede activar la casilla Mostrar datos en filas y
columnas ocultas.
Moviendo un grfico a otra hoja
Cuando usted crea un grfico este se incrusta en su hoja de datos principal, es
decir en donde seleccion sus datos. Por diversas razones es posible que usted
quiera mover el grfico a una hoja diferente.
En la ficha contex tual Diseo, dentro del grupo Ubicacin (Location), haga clic en
el comando Mover grfico (Move Chart). El cuadro de dilogo Mover grfico
presenta dos opciones: Hoja nueva y Objeto en.

Al seleccionar Hoja nueva podr agregar un nombre para su nueva hoja. Haga clic
en Aceptar para que el grfico seleccionado se mueva a una hoja completa. Como
podr ver en la siguiente imagen, la nueva hoja solo admite el grfico y no podr
agregar celdas adicionales a esa hoja. Tambin este grfico est listo para
imprimir en una hoja de papel completa.
Si elige Objeto en, entonces podr seleccionar de la lista desplegable las
diversas hojas que ex isten actualmente en el libro.
Personalizando el Diseo y Estilos de un grfico
SI queremos personalizar un grfico, la mejor manera es usando la ficha Diseo
con sus grupos Diseos de grfico y Estilos de grfico. Por ejemplo, con el grupo
Diseos de grfico podr variar los diversos elementos de grficos que ex isten
mientras que en Estilos de grfico podr cambiar los esquemas de colores.

Seleccionando un Diseo de grfico


El grupo Diseos de grfico presenta una galera con diferentes combinaciones de
los elementos de un grfico. Estos elementos van desde un ttulo hasta la
posicin de una leyenda. Dependiendo del tipo de grfico seleccionado, podr
elegir diversas combinaciones.
Seleccionando un estilo de diseo
En el grupo Estilos de diseo presenta una variedad de estilos visuales
especializados para la personalizacin de sus grficos. Cada una de las filas de
la galera presenta diversas visualizaciones para sus grficos agregados.
Si hace clic en Cambiar colores podr acceder a una lista de combinaciones de
colores que usted puede aplicar a su grfico seleccionado.
Ejercicios de aprendizaje
En esta seccin vamos a practicar todo lo aprendido en este captulo. Para realizar
cada uno de los ejercicios deber abrir el archivo EstadisticaVisual.xlsx.
Ejercicio 24
1. Active la hoja Empresas Tecnolgicas si es necesario. En la hoja
Empresas tecnolgicas se muestra un conjunto de datos sobre
las empresas Microsoft, Apple y Google en los ltimos 3 aos.

Vamos a comenzar creando un grfico comparativo de las empresas (Microsoft,


Apple y Google) en el ao 2009.
2. Seleccionamos el rango A2 B5.

3. Haga clic en la ficha Insertar y en el grupo Grficos (Charts), clic


en Grficos recomendados (Recommended Charts).
4. En el cuadro de dilogo Insertar grfico (Insert Chart), en la ficha
Grficos recomendados (Recommended Charts), haga clic en
cada uno de los tipos de grficos para ver una vista previa a la
derecha. Al ser un grfico con datos reducidos, Excel nos da las
mejores opciones para la creacin de grficos, entre ellas la
circular, barra y columna.
5. Seleccione Circular y luego clic en Aceptar. El grfico ahora se
ha creado en base a sus datos seleccionados, y se ha
posicionado en su hoja actual.

6. Haga clic en cualquier celda para dejar de seleccionar el


grfico. De esta manera las fichas contextuales Diseo y
Formato han desaparecido.
7. Haga clic sin soltar en su grfico y arrstrelo a la izquierda para
posicionarlo justo debajo de la tabla de datos. Observe que las
fichas Diseo y Formato vuelven a aparecer.
8. Seleccione el rango A2 A5 y pulsando Ctrl, seleccione C2:C5.

9. Haga clic en la ficha Insertar y en el grupo Grficos, haga clic en


Circular.
10. En la seccin Grfico circular 3D haga clic en Circular 3D (3D
Pie).
Como podemos ver en la siguiente imagen, se han creado dos grficos circulares
(2D y 3D) que muestran la comparacin en trozos de las 3 empresas. Como ttulo
lleva el ao de la seleccin (2012 y 2013). El grfico a simple vista no es muy
visible en su comparacin, ya que todas las empresas tienen valores de ventas no
muy distanciadas, por lo cual si nos fijamos bien Microsoft lleva una ligera
ventaja.
11. Seleccione nuevamente el rango A2 B5 y en el grupo Grficos,
haga clic en Columna y en el grupo Columna en 2D seleccione
el primer grfico llamado Columna agrupada (Clustered
Column).
Este nuevo grfico de columna muestra de manera ms entendible la comparacin
de las tres empresas en el ao 2012. Como puede notar, Microsoft ha logrado unas
ex celentes ventas superando a Apple y sobre todo a Google.
Ahora ya se dio cuenta de que el grfico circular no ayud mucho a aclarar la
comparativa de estas empresas porque todas poseen valores no muy
distanciados. Estos valores mostrados con mayor precisin en un grfico de
columnas y como puede notar, Microsoft lleva una gran ventaja.
12. Elimine los grficos circulares creados y mueva el grfico de
columna al extremo izquierdo.
13. Vamos a crear ahora un grfico de columna 2D c n informacin
del ao 2013. Seleccione el rango A2 A5. Luego, manteniendo
pulsada la tecla Ctrl (control) seleccione el rango C2:C5. Para el
ao 2013 vemos como las ventas de Apple y Google han subido
pero Microsoft an se mantiene a la cabeza.

14. Ahora cree un nuevo grfico de columna agrupada que


represente las ventas de las tres empresas en el ao 2014. Este
grfico nos muestra algo diferente. Microsoft ya no est a la
cabeza de las ventas y ha sido superado enormemente por
Apple. Incluso vemos que Google tambin ha superado a
Microsoft, por lo cual Steve Ballmer (CEO de Microsoft) tendr que
crear una nueva estrategia de negocios.

La siguiente imagen muestra los tres grficos creado ao por ao mostrando una
comparativa de las tres empresas representativas tecnolgicas.
Ejercicio 25
Para este ejercicio continuaremos con el libro EstadisticaVisual.x lsx .
1. Seleccione la hoja Grupo Handsofthelp. Esta hoja presenta los
ingresos semestrales de las marcas del grupo Handsofthelp.
Vamos a crear un grfico comparativo de cada marca durante el primer trimestre.
2. Seleccione el rango A2 D8 y luego haga clic en la ficha Insertar
y en el grupo Grficos, haga clic en Columna.
3. En la seccin Columna en 3-D (3-D Column) haga clic en
Columna agrupada 3D (3-D Clustered Column).
El siguiente grfico muestra los ingresos de las diversas marcas de Handsofthelp
de los tres primeros meses. Los meses se encuentran como etiquetas de series
mientras que el nombre de cada marca se encuentra como etiqueta de categoras.

En el grfico creado podemos ver como aumentan o disminuyen los ingresos por
cada marca. Por ejemplo, sabemos que Valentin Book obtuvo mejores ingresos en
Enero y su ligera cada fue en Febrero y no recuperndose del todo en Marzo. Para
ver el grfico de otra manera vamos a cambiar los datos series por datos de
categoras y viceversa.
4. Haga clic en la ficha contextual Diseo y en el grupo Datos haga
clic en el comando Cambiar entre filas y columnas (Switch Row /
Column).
El grfico se muestra diferente, ahora podemos ver que marca obtuvo mejores
ingresos en los diferentes meses. En Enero sabemos que Amauta Digital obtuvo el
mayor ingreso y el ingreso ms bajo lo obtuvo Compu-Educa. En Febrero vemos
como Compu-Educa tiene un gran aumento, mientras que Valentin Book sufre una
ligera cada.
Captulo 19: Empezando a trabajar con
PowerPoint
Un tour a PowerPoint 2016
Cuando uno va a una conferencia o cuando un empleado realiza una presentacin
de negocios, PowerPoint est ah para nosotros desde hace mucho tiempo.
Presentar sus ideas puede ser la mejor forma de ganar un contrato, persuadir a sus
colegas para que realicen el proyecto de otra manera, demostrar el avance de su
equipo de trabajo, presentar un plan de negocios y mucho ms. Una buena
presentacin equivale a que el ex positor ha utilizado correctamente todos los
elementos necesarios que pueden ir en una diapositiva, como imgenes, grficos
o vdeos.
PowerPoint proporciona las herramientas que necesita para crear una presentacin
que sea agradable para su pblico. Una presentacin es cualquier tipo de
interaccin entre un orador y la audiencia, pero esto involucra a una o ms de las
siguientes ayudas visuales: diapositivas de 35mm, transparencias generales,
diapositivas basadas en equipos (algunos locales o en un Web Site u otra
ubicacin de red), material impreso, y notas para el orador. PowerPoint puede crear
todos estos tipos de ayudas visuales, ms muchos otros tipos que usted
aprender sobre la marcha.
Debido a que PowerPoint est estrechamente integrado con otros componentes de
Office 2013, puede compartir fcilmente informacin entre ellos. Por ejemplo, si ha
creado un grfico en Ex cel, puede usar ese grfico en una diapositiva de
PowerPoint. Tambin puede, por ejemplo, tomar un resumen de su presentacin de
PowerPoint y copiarlo a Word, donde puede direccionarlo con los comandos de
formato de documentos de Word. Prcticamente cualquier pieza de datos en
cualquier programa de Office puede ser vinculado a cualquier otro programa de
Office, as que no tendr que preocuparse sobre sus datos que estn en un formato
incorrecto.
Quines usan PowerPoint y Por qu?
PowerPoint es una herramienta popular para las personas quienes brindan
presentaciones como parte de su trabajo. Con PowerPoint, puede crear ayudas
visuales que transmiten el mensaje a travs de su audiencia. Aunque el tipo
tradicional de presentacin es un presentador hablando en vivo en un podio, los
avances tecnolgicos han dado la posibilidades de hacer presentaciones en
numerosas formas, y PowerPoint lo hace. Con PowerPoint usted puede presentar
en los siguientes formatos:
Podio: Para presentaciones en vivo, PowerPoint le ayuda a dar nfasis a
puntos clave a travs del uso de un computador (notebook, Pc o incluso
una Tablet).
CDs y DVDs: Puede empaquetar una presentacin en PowerPoint en un
CD o DVD y distribuirlo por diferentes medios. La presentacin puede
estar en un formato de PowerPoint, o puede ser convertido en algn otro
formato como PDF o vdeo.
For matos de Inter net: Puede usar PowerPoint para crear una
presentacin que puede brindar en vivo sobre una red corporativa o la
misma Internet, mientras cada participante lo ve a travs de su propio
dispositivo. Pude incluso almacenar una presentacin autoejecutable o
interactiva en un sitio web en una variedad de formatos y hacerlos
disponibles para el pblico a travs de descargas.
Iniciando PowerPoint
Al instalar el paquete de Microsoft Office, PowerPoint llegar incluido en l.
Dependiendo de su sistema operativo, Windows 10 o Windows 8.1, es posible
que abrir PowerPoint sea ligeramente diferente.
1. Para abrir PowerPoint, siga estos pasos dependiendo de su
sistema operativo instalado.
En Windows 10, dirjase a Inicio Todos los
programas Microsoft Office PowerPoint 2016.
En Windows 8.1, dentro de su Pantalla Inicio, d clic en el
mosaico PowerPoint 2016.
Cmo puede ver, la aplicacin de PowerPoint se abre y muestra la Pantalla
Inicio de Power Point.
2. Para crear una presentacin nueva, d clic en Presentacin en
blanco (Blank Presentation).
Se acaba de crear una presentacin nueva y esta contiene al menos una
diapositiva.
3. En la parte superior de la ventana, d clic sobre la ficha Archivo
(File).
4. Luego, d clic en Cerrar (Close). La presentacin se acaba de
cerrar pero PowerPoint sigue abierto.

ALTO: Deje abierto PowerPoint.


Crear una presentacin en blanco
Para que puedas empezar a trabajar con PowerPoint, debers crear una
presentacin. Si, los archivos creados en este programa son llamados
Presentaciones.
1. D clic en la ficha Archivo, luego d clic en Nuevo.
2. Ahora, d clic en Presentacin en blanco. Nuevamente, acaba
de crear una presentacin en blanco.
3. Revise la barra de ttulo y verifique el nombre. Debe decir
Presentacin#, dnde # es el nmero de presentacin que se
ha creado.
4. Revise su Barra de estado y verifique que diga Diapositiva 1
de 1 y Espaol (Per).

ALTO: No cierre su presentacin, lo usaremos en el prximo


ejercicio.

Navegando por la Cinta de opciones


La Cinta de opciones an se mantiene en PowerPoint 2016 y ahora puede cambiar
a un modo Tctil para que sea ms fcil su utilizacin si est usando una Tablet.
Prcticamente, PowerPoint 2016 presenta las mismas fichas que su versin
anterior.
1. D clic en la ficha Insertar y revise que aparezcan los grupos
Diapositivas, Tablas, Imgenes, Ilustraciones, Aplicaciones,
Vnculos, Comentarios, Texto, Smbolo y Multimedia.

2. D clic en la ficha Diseo. En esta ficha solo existen tres grupos,


Temas, Variantes y Personalizar.
3. Regresemos a la ficha Inicio haciendo clic en Inicio. Los grupos
en esta ficha son Portapapeles, Diapositivas, Fuente, Prrafo,
Dibujo y Edicin.

4. En el grupo Diapositivas, d clic en el comando Nueva


diapositiva. Como puede ver, se acaba de agregar una nueva
diapositiva en el panel de diapositivas. Tambin verifique su
barra de estado, debe decir Diapositiva 2 de 2.
5. En su diapositiva, d clic en el medio del texto Haga clic para
agregar ttulo.
6. En el grupo Fuente, d clic en el botn a la derecha conocido
como Iniciador de cuadro de dilogo.
7. Como puede ver, aparece el cuadro de dilogo Fuente. Este
cuadro de dilogo muestra ms comandos para trabajar con sus
fuentes. Para cerrarlo, d clic en el botn Cerrar (X).

ALTO: No cierre su presentacin, lo usaremos en el prximo


ejercicio.
Realizando tareas bsicas en PowerPoint
Cuando trabaja con sus presentaciones siempre necesita realizar tareas bsicas,
cosas tan sencillas como guardar su presentacin o abrir una ya creada. En este
apartado, usted aprender a guardar su presentacin por primera vez, abrir una
presentacin creada anteriormente, actualizar una presentacin, ver las
propiedades y navegar por algunas vistas de presentacin.

Nota: Trabajaremos con la carpeta de ejercicios

Abrir una presentacin existente


Es posible que un compaero le haya enviado una presentacin ya diseada para
que usted pueda darle un vistazo, para hacerlo, necesita primero abrir la
presentacin desde PowerPoint.
1. D clic en la ficha Archivo y luego clic en Abrir.
2. Seleccione la opcin Equipo y luego Examinar.
3. Dentro del cuadro de dilogo Abrir, navegue hasta su carpeta
de archivos.
4. Seleccione Equipo de Reubicacin y luego clic en el botn
Abrir. Su presentacin acaba de abrirse.
5. Como no tenemos nada que hacer an con esta presentacin,
d clic en Archivo y luego clic en Cerrar.

ALTO: No cierre PowerPoint.


Abrir una presentacin usada recientemente
En el ejercicio anterior se abri la presentacin Equipo de Reubicacin pero no se
hizo ningn cambio, ahora que ya tiene en mente que cambios hacerle, volver a
abrirla pero de forma ms rpida.
1. D clic en la ficha Archivo y seleccione la pgina Abrir (Open).
2. Seleccione la opcin Presentaciones recientes, y en la lista a
la derecha, d clic en Equipo de reubicacin. Como puede ver,
ha podido abrir el mismo archivo de forma ms rpida.
ALTO: No cierre su presentacin, lo usaremos en el prximo
ejercicio.
Dar un vistazo a la presentacin
Antes de hacer los cambios a la presentacin, primero desea darle un vistazo
rpido a las diapositivas para saber cmo se vern a pantalla completa.
PowerPoint usa la vista presentacin para ver las diapositivas a pantalla completa
tal y como lo har a la hora de ex poner ante una audiencia.
1. En la barra de estado, d clic en el botn Presentacin con
diapositivas.

Como puede ver, ahora la diapositiva est a pantalla completa.


2. Para ver la siguiente diapositiva, pulse la tecla Enter.
3. Para ver la tercera diapositiva, d clic en la pantalla.
4. Para salir de la vista presentacin pulse la tecla Esc. Revise la
barra de estado y escriba en qu diapositiva se encuentra en
este momento.

ALTO: No cierre su presentacin, lo usaremos en el prximo


ejercicio.

Guardar su presentacin sin afectar al original


Ya ha abierto su presentacin y ha dado un vistazo rpido a las diapositivas en la
vista presentacin. Ahora, usted ha decidido hacer unos cambios pero no desea
que la presentacin original se vea afectada. Para evitar que el archivo original
sufra algn cambio, deber usar el comando Guardar como; con este comando
podr cambiar el nombre y el tipo de archivo, incluso su ubicacin.
1. Estando la diapositiva 3 seleccionada, d clic sin soltar y
arrstrelo por encima de la diapositiva 2. Como puede ver,
acaba de reorganizar el orden de las diapositivas.
2. Para no afectar a la presentacin original, d clic en Archivo y
seleccione Guardar como.
3. En las opciones de Guardar como, seleccione Equipo y luego
Examinar.
4. Dentro del cuadro de dilogo Guardar como, en el campo
Nombre de archivo, cambiaremos por Equipo de Reubicacin
(con cambios).
5. Dejaremos la misma ubicacin y el mismo tipo de archivos, as
que, d clic en Guardar.
6. Revise su rea de ttulo, el nombre del archivo ha cambiado.
7. Ingrese a la carpeta de ejercicios. Note que tiene dos archivos,
el original llamado Equipo de Reubicacin y el que tiene
cambios, llamado Equipo de Reubicacin (con cambios).
8. Cierre su ventana del Explorador de archivos.

ALTO: No cierre su presentacin, lo usaremos en el prximo


ejercicio.

Actualizando su presentacin
Acabamos de crear prcticamente un archivo nuevo a partir de una presentacin
ex istente para evitar hacer daos al original. En este nuevo archivo, vamos a
hacer ms cambios y luego guardaremos la presentacin con el mismo nombre,
tipo y ubicacin, esta accin tambin es llamada Actualizar.
1. D clic en la ficha Diseo y en el grupo Temas (Themes), d clic
en el botn Ms (More).

2. D clic en Parallax. En caso de no encontrar este tema,


seleccione uno de su agrado.

3. Una vez hecho el cambio tenemos que guardar haciendo clic en


la ficha Archivo y clic en Guardar. Como puede notar, no aparece
ninguna opcin o cuadro de dilogo extra ya que la
presentacin acaba de ser actualizada.
Nota: Tambin puede usar la combinacin Ctrl G.

ALTO: No cierre su presentacin, lo usaremos en el prximo


ejercicio.
Intercambiar entre varias presentaciones
Ya hizo los cambios necesarios en su nueva presentacin pero ha decidido darle
un vistazo a la presentacin original. Cuando tiene dos o ms presentaciones
abiertas, por lo general puede ver solo una de ellas a la vez. Si tiene una pantalla
lo suficientemente amplia, quiz pueda sacar provecho a ciertas opciones de
ordenamiento.
1. D clic en la ficha Archivo y luego clic en Abrir.
2. Seleccione Presentaciones recientes, y d clic en Equipo de
reubicacin. Como puede ver, el archivo original se abre.
3. Para regresar a la ventana de la presentacin que tiene los
cambios, d clic en la ficha Vista, y en el grupo Ventana, d clic
en Cambiar ventanas.
4. D clic en Equipo de Reubicacin (con cambios).

5. Para comparar ambas presentaciones en la pantalla, en la ficha


Vista, en el grupo Ventana, d clic en Organizar todas.
6. En ambas presentaciones, usando el panel Diapositivas, d clic
en su diapositiva 4. Ahora podr darle un vistazo a ambas
diapositivas pero con diferentes diseos.
7. Como todo est bien, d clic en la ficha Archivo de la
presentacin Equipo de Reubicacin, y luego clic en Cerrar.
8. Para que la presentacin que an est en pantalla se expanda,
d clic en el botn Maximizar.
ALTO: No cierre su presentacin, lo usaremos en el prximo
ejercicio.
Guardar una presentacin por primera vez
Una vez terminado los cambios en su presentacin usted tendr que empezar a
crear una nueva. Agregar algunos puntos clave y luego guardar su presentacin
por primera vez. Cuando lo hace, PowerPoint le pedir que agregue un nombre de
archivo, un tipo y una ubicacin.
1. Para crear una nueva presentacin en blanco, d clic en
Archivo, Nuevo, y clic en Presentacin en blanco.
2. En su diapositiva, d clic en Un toque para agregar ttulo.
3. Ahora escriba lo siguiente: Financiamiento General 2015 .
4. Para agregar una nueva diapositiva en blanco, pulse Ctrl M.
5. D clic en Haga clic para agregar ttuloy escriba: Logros
principales
6. D clic en Haga clic para agregar texto y escriba: Las ventas
aumentaron en el 3er trimestre.
7. Pulse Enter y escriba: Las ventas forzaron a capacitar a todo el
personal en una nueva lnea de productos.
8. Para guardar su presentacin por primera vez, d clic en el
comando Guardar ubicado en el lado superior izquierdo de la
ventana.

9. Al ser la primera vez que va a guardar aparece las opciones de


Guardar como. Seleccione Equipo y luego Examinar.
10. Dentro del cuadro de dilogo Guardar como, navegue hasta su
carpeta de archivos.
11. Verifique que el campo Nombre de archivo sea Financiamiento
General 2015 y el tipo sea Presentacin de PowerPoint.
12. D clic en Guardar. Ahora su presentacin ha sido guardada con
el nombre Financiamiento General 2015.
13. Cierre todas sus presentaciones abiertas y luego cierre
PowerPoint.
Captulo 20: Creando su primera
presentacin
Empezando a crear una presentacin
Usted ya se ha familiarizado con la interfaz y algunas tareas bsicas en
PowerPoint, ahora, ha llegado el momento de presentar su informacin en la forma
de una presentacin. Compartir informacin a travs de presentaciones puede
llamar la atencin de su audiencia. Las herramientas que conocer ahora le
permitirn crear presentaciones que pueden ser personalizadas para adaptarse a
diferentes situaciones. En este apartado usted aprender a crear una presentacin
a partir de una plantilla prediseada, podr ingresar y editar tex to fcilmente,
agregar diapositivas a su presentacin y crear secciones para organizar sus
diapositivas.
Usando una plantilla prediseada
Por falta de tiempo, usted ha decidido crear rpidamente una presentacin en
PowerPoint para ex poner ante los ejecutivos de la empresa. Por lo tanto, no tendr
el tiempo suficiente para cambiar colores, tipos de fuente y otras opciones ms.
En PowerPoint, usted puede usar plantillas prediseadas para luego editarlas y
crear una presentacin profesional de forma rpida.
1. Inicie PowerPoint y en la pantalla inicio, navegue por las
diversas plantillas de la pantalla.
2. D clic en plantilla Marco. Se abre un panel mostrando una vista
previa de la diapositiva y sus posibles combinaciones de
colores.
3. En la parte inferior del panel, d clic en la flecha de Ms
imgenes que apunta a la derecha.
4. En la seccin de las combinaciones de colores, seleccione la
segunda (Ambar) y clic en Crear. Acaba de crear una nueva
presentacin en base a un tema de plantilla.
5. D clic en Haga clic para agregar ttulo y escriba: Descripcin
financiera del 2015.
6. D clic en Haga clic para agregar subttulo y
escriba: Su_Nombre . Por ejemplo, Handz Valentin.
7. Pulse Ctrl + M para agregar una nueva diapositiva.
8. D clic en Haga clic para agregar ttuloy escriba: Agenda .
9. Luego en Haga clic para agregar texto, escriba: Aspectos
sobresalientes .
10. Pulse Enter y contine agregando:
Ingreso
Ingresos por divisin
Activos
11. Guarde su presentacin en la carpeta de ejercicios con el
nombre Exposicin sobre Descripcin Financiera 2015.
12. Cierre su presentacin.

ALTO: No cierre PowerPoint.


Agregar texto a su primera diapositiva
Cuando crea una nueva presentacin en blanco al menos se crea tambin una
diapositiva en blanco. Las diapositivas son como las pginas en un documento de
Word. La primera diapositiva por defecto presenta dos espacios para rellenar
tex tos, estos espacios son conocidos como mar cador es de posicin. A
continuacin, crear una presentacin desde cero dnde mostrar las fortalezas de
la empresa DreamLife ante nuevos inversores.
1. D clic en Archivo | Nuevo | Presentacin en blanco. Se crea
una presentacin nueva y esta posee una diapositiva en
blanco.
2. D clic en el texto del marcador de posicin Haga clic para
agregar ttulo.
3. Escriba: Dream Life .
4. D clic en el texto del marcador de posicin Haga clic para
agregar subttulo.
5. Escriba: Haciendo realidad tu sueo inmobiliario .
6. Mientras an se encuentra en el marcador de posicin del
subttulo, lleve el puntero del mouse sobre el controlador
inferior del medio (vea la imagen como referencia) hasta que
cambie por una flecha vertical de dos puntas.
7. D clic sin soltar en el controlador y arrastre lentamente hacia
arriba hasta ajustar el alto del marcador de posicin.

8. Como la diapositiva solo presentaba dos marcadores de


posicin para agregar texto, vamos a usar un cuadro de texto
para agregar ms informacin. D clic en la ficha Insertar, y en
el grupo Texto, clic en Cuadro de texto.
9. Ahora, d un clic en la parte inferior central de la diapositiva.
Aparece un pequeo cuadro de texto.
10. Escriba: Versin: Borrador .
11. Lleve el puntero del mouse sobre el borde del cuadro de texto
hasta que aparezca una cruz de cuatro flechas.

12. D clic sin soltar en el borde y arrastre el cuadro de texto justo


por debajo del subttulo.
13. Guarde su presentacin con el nombre Presentacin de la
empresa en su carpeta de ejercicios.

ALTO: No cierre su presentacin, lo usaremos en el prximo


ejercicio.
Agregar nuevas diapositivas
La primera diapositiva que se crea en una presentacin tiene un diseo conocido
como diapositiva de ttulo. Cuando va creando ms diapositivas, estas tienen un
diseo llamado Ttulo y objeto. A continuacin, usted agregar una diapositiva
ms a su presentacin.
1. En la ficha Inicio, en el grupo Diapositivas, d clic en el comando
Nueva diapositiva. Como puede ver, se acaba de agregar una
diapositiva nueva a la presentacin con un diseo ligeramente
diferente a la primera.

2. D clic en el marcador de posicin Haga clic para agregar


ttuloy escriba: Introduccin
3. D clic en el marcador de posicin Haga clic para agregar
textoy escriba: DreamLife forma parte de Hansofthelp S A.C.
4. Pulse dos veces la tecla Enter.
5. Escriba: Esta presentacin proporciona una visin general de la
empresa .
6. Pulse dos veces la tecla Enter y escriba: A menos que la empresa
haya marcado como confidencial, toda la informacin explicada
aqu se ha hecho pblico.
7. Nuevamente, pulse dos veces clic y agregue el texto Agenda .
8. Agregue una nueva diapositiva y aada lo siguiente en el
marcador de posicin de texto.
Sobre nosotros
Aspectos destacados
Expectativas
Proceso de Desarrollo del Proyecto
Nuevo Proceso de Desarrollo del Proyecto
Ingresos
Detalles de los ingresos
Hoja de balance
Apreciacin

9. Agregue una diapositiva ms y en marcador de ttulo


escriba: Aspectos Destacados de aos anteriores
10. Guarde su presentacin.

ALTO: No cierre su presentacin, lo usaremos en el prximo


ejercicio.
Editar sus diapositivas
Ya ha creado algunas cuantas diapositivas con sus respectivos tex tos, y luego, al
darle un vistazo, se ha dado cuenta que tiene que realizar unos pequeos
cambios. Necesita organizar algunos tex tos y llevar otros a una diapositiva
diferente.
1. En el panel Diapositivas (lado izquierdo), d clic en la
diapositiva 3.
2. D clic antes del texto Proceso en la cuarta vieta.
3. Mantenga pulsada la tecla Shift y luego d clic al final del texto
Proyecto en la quinta vieta. Como puede ver, acaba de
seleccionar ambas vietas de texto.
4. D clic sin soltar sobre los textos seleccionados y arrstrelo
antes del texto Apreciacin. Observe como acaba de organizar
sus vietas.
5. Seleccione la diapositiva 2 y luego seleccione el texto Agenda.
6. D clic en la ficha Inicio, y en el grupo Portapapeles, d clic en
Cortar.
7. Seleccione la diapositiva 3 y clic en el marcador de posicin
Haga clic para agregar ttulo.
8. En la ficha Inicio, Portapapeles, clic en Pegar.
9. Guarde su presentacin.
ALTO: No cierre su presentacin, lo usaremos en el prximo
ejercicio.
Copiar un texto de Word a PowerPoint
Para completar algunos detalles en su presentacin, usted ya haba guardado
algunos tex tos en un documento de Word. Lo que har, es pasar ese tex to en la
diapositiva 4 para culminarla.
1. Desde el explorador de archivos, ingrese a su carpeta de
ejercicios y abrir el documento Aspectos destacables.
2. D clic en alguna parte del texto del documento y luego pulse
Ctrl E. El texto acaba de ser seleccionado.
3. Pulse Ctrl C.
4. Active su ventana de PowerPoint y luego seleccione la
diapositiva 4.
5. D clic en el marcador de posicin Haga clic para agregar texto
y luego pulse Ctrl V.
6. Ahora, debajo del texto pegado aparece una pequea etiqueta
de opciones, d clic en l y seleccione Mantener formato de
origen.
7. Guarde su presentacin. Luego, cierre su documento de Word.

ALTO: No cierre su presentacin, lo usaremos en el prximo


ejercicio.
Agregar ms diapositivas con diferentes diseos
En PowerPoint por lo general se crean dos diseos de diapositivas, las de ttulo y
las de ttulo y objeto. Si desea realizar comparaciones o dar otro nfasis a su
presentacin, puede insertar otro tipo de diseo de diapositivas.
1. Seleccione la diapositiva 4.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, d clic en la flecha de
Nueva diapositiva.
3. Para crear una diapositiva que permita agregar dos listas de
informacin, d clic en Dos objetos.
4. En la nueva diapositiva agregada, d clic en el marcador de
posicin Haga clic para agregar texto del lado izquierdo.
5. Agregue lo siguiente: Creamos bienestar para todas las
personas que deseen vivir cmodamente en los mejores lugares
de la ciudad.
6. D clic en el marcador de posicin derecho y agregue lo
siguiente: Ser el lder mundial en asesoramiento inmobiliario
para que las familias puedan hacer sus sueos realidad.
7. D clic en el marcador de posicin Haga clic para agregar ttulo
y agregue: Misin y Visin.

ALTO: No cierre su presentacin, lo usaremos en el prximo


ejercicio.
Cambiar el diseo de una diapositiva
En el ejercicio anterior usted ha insertado una nueva diapositiva con un diseo
diferente. Ahora, necesita detallar su diapositiva que habla sobre la misin y
visin de la empresa, por lo tanto, cambiar su diseo.
1. Con la diapositiva 5 an seleccionada, d clic en la ficha Inicio,
y en el grupo Diapositivas, clic en Diseo.
2. En la galera de Diseos, d clic en Comparacin. Observe cmo
ha cambiado el diseo de la diapositiva.
3. Agregue a los marcadores de posicin lo siguiente: Nuestra
Misin , y luego Nuestra Visin .
4. Guarde y luego cierre su presentacin.

ALTO: No cierre PowerPoint.


Agregar secciones a sus diapositivas
Antes de ex poner ante la audiencia usted necesita organizar sus diapositivas.
Cuando tiene varias diapositivas, organizarlas con secciones sera una buena
opcin. A cada seccin puede agregarle un ttulo que represente el contenido de
las diapositivas.
1. Dentro de PowerPoint, pulse Ctrl A (Ctrl O).
2. Clic en Equipo y luego Examinar. Ahora, navegue hasta su
carpeta de archivos.
3. Abrir Colaboracin.
4. Con la primera diapositiva seleccionada, en la ficha Inicio, grupo
Diapositivas, d clic en Seccin.
5. De la lista de opciones, clic en Agregar seccin. Observe como
se agrega una nueva seccin en el panel Diapositivas con el
nombre Seccin sin ttulo.
6. A la izquierda de la seccin sin ttulo d clic en la pequea
flecha. Todas las diapositivas que est debajo se contraen.
7. D clic nuevamente en la pequea flecha para poder ver las
diapositivas.
8. Seleccione Inicio | Diapositivas | Seccin, y luego clic en
Cambiar nombre de seccin.
9. Dentro del cuadro de dilogo Cambiar nombre de seccin,
escriba Presentacin . Luego, clic en Cambiar nombre. Observe
como la seccin acaba de cambiar el nombre por el de
Presentacin.
10. Seleccione la diapositiva 3 en el panel diapositivas.
11. Seleccione Inicio | Diapositivas | Seccin | Agregar seccin. Se
acaba de agregar una nueva seccin.
12. Para cambiar el nombre de la nueva seccin, ingrese a Inicio |
Diapositivas | Seccin | Cambiar nombre de seccin.
13. Agregue el texto: Presentacin de Productos
14. A partir de la diapositiva 7 agregue la seccin Microsoft Word .
15. A partir de la diapositiva 11 agregue la seccin: SharePoint
Workspace .
16. D clic derecho a su diapositiva 14 en el panel diapositivas, y clic
en Agregar seccin.
17. D clic derecho a Seccin sin ttulo, clic en Cambiar nombre de
seccin y agregue como nombre: Shared View .
18. A partir de la diapositiva 17, agregue el nombre de seccin Office
Web Apps .
19. A partir de la diapositiva 20 agregue el nombre de
seccin Conclusiones .
20. Guarde su presentacin con el nombre Mi Colaboracin.

ALTO: No cierre su presentacin, lo usaremos en el prximo


ejercicio.
Organizar diapositivas con la vista Clasificador
Despus de haber creado sus secciones, se ha dado cuenta que dos diapositivas
no se encuentran en el lugar que les corresponde, por lo tanto necesita cambiar su
posicin. Usando la vista Clasificador de diapositivas, podr organizar su
presentacin de manera ms rpida.
1. D clic en la ficha Vista, y en el grupo Vistas de presentacin, d
clic en Clasificador de diapositivas (Slide Sorter). PowerPoint
muestra una vista de todas las diapositivas que estn en la
presentacin.
2. D clic en la diapositiva 23 y, manteniendo pulsada la tecla Ctrl,
d clic en la diapositiva 24.
3. Pulse Ctrl X. Las diapositivas desaparecen pero han sido
guardadas en la memoria RAM del equipo.
4. Navegue hasta la seccin Presentacin de productos, y d clic al
final de la diapositiva 6.
5. Pulse Ctrl V. Las diapositivas acaban de pegarse dentro de la
seccin.
6. Guarde su presentacin.

ALTO: No cierre su presentacin, lo usaremos en el prximo


ejercicio.
Organizando sus secciones
Despus de haber ordenado sus diapositivas, an le falta hacer un cambio a su
presentacin. La seccin Office Web Apps est casi al terminar la presentacin,
pero ha decidido ex poner este tema antes que los dems, por lo tanto, necesita
organizar todas las diapositivas de esa seccin a la vez.
1. Con cualquiera de las diapositivas seleccionadas, ingrese a
Inicio | Diapositivas | Seccin, y clic en Contraer todo. Observe
como se muestran solo el nombre de las secciones seguido de
la cantidad de diapositivas que contiene cada uno.

2. Use clic derecho en la seccin Office Web Apps y luego


seleccione Subir seccin. Como puede ver, Ahora Office Web
Apps pas a estar antes que la seccin Shared View.
3. Posicione la seccin Office Web Apps antes de la seccin
Microsoft Word.
4. D clic en la flecha al lado izquierdo del nombre de la seccin
para poder ver todas sus diapositivas.
5. Guarde su presentacin y luego cierre PowerPoint.
Captulo 21: Aplicar formato a sus
diapositivas
Aplicando formatos a sus diapositivas

Para que pueda dar una ex celente ex posicin ante la audiencia, no solo necesita
el tex to, sino tambin darle un cambio a su apariencia, lo que conocemos como
aplicar formatos. Estos formatos incluyen desde un tipo de fuente, hasta el color
que se le dar a una diapositiva. En este apartado aprender a dar formato a sus
tex tos, cambiar la alineacin de la informacin, convertir un tex to en un grfico
ex plicativo, insertar formas prediseadas para enfatizar ciertos sectores de la
diapositiva y terminar aplicando un fondo a su presentacin antes de ex poner.
Cambiar el tipo y el tamao de fuente
La fuente no es ms que el tex to dentro de la diapositiva. Para llamar la atencin
de la audiencia es necesario elegir la fuente y el tamao adecuado para su
presentacin. Todas las fuentes que llegan en PowerPoint se encuentran en la
carpeta Fuentes en el Panel de Control de Windows. Si una fuente no es de su
agrado, bastara con descargarla de Internet y guardarlo en la carpeta
correspondiente.
Nota: Antes de comenzar, abrir PowerPoint.
1. Desde PowerPoint, abrir la presentacin Marketing Online
desde su carpeta de archivos.
2. En la diapositiva 1, seleccione el texto Marketing Online.
3. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, d clic en la flecha del
comando Fuente.
4. De la lista de fuentes, seleccione Verdana. Note cmo ha
cambiado la fuente de su ttulo.
5. Ahora, en el mismo grupo, d clic en la flecha de Tamao de
fuente y clic en 96.
6. D clic antes del texto Handzy escriba Creado por y de un
espacio en blanco para separar ambas palabras.
7. D clic al final del texto Valentin y pulse la tecla Suprimir. Ambos
textos se juntan.
8. Agregue una coma y escriba: Especialista en y de un espacio
en blanco para separar ambas palabras.
9. Ajuste el segundo marcador de posicin y colquelo en la parte
inferior de la diapositiva. (Vea la imagen como referencia).
10. Seleccione todo el texto del segundo marcador de posicin y
aplique fuente Lucida Bright y tamao 16.
11. Guarde su presentacin con el nombre Mi Marketing Online.

ALTO: No cierre su presentacin, lo usaremos en el prximo


ejercicio.
Aplicar un fondo a las diapositivas
Ya aplic un tipo de fuente y su tamao. Ahora, antes de seguir haciendo cambios
a las fuentes, sera recomendable usar un color de fondo a las diapositivas. Al
usar un color de fondo, podr darse cuenta que colores de fuente podr usar en su
presentacin.
1. D clic en la ficha Diseo, y en el grupo Personalizar, clic en
Formato del fondo. Se abre el panel Dar formato al fondo
(Format Background).
2. Con la opcin Relleno solido seleccionado, d clic en la flecha
del comando Color y seleccione Negro, Texto 1, Claro 15%.
3. Para que el color de fondo se aplique a todas las diapositivas y
no solo a la primera, d clic en el botn Aplicar a todas (Apply
to All).
4. Cierre el panel Dar formato al fondo haciendo clic en la X del
extremo superior derecho.
5. Guarde su presentacin.

ALTO: No cierre su presentacin, lo usaremos en el prximo


ejercicio.
Aplicar un color de fuente
Ahora que ya hemos agregado un fondo a sus diapositivas es hora de aplicar color
a sus tex tos y enfatizar lo que queremos decir. En este ejercicio, volveremos a
trabajar con el grupo Fuente.
1. En la diapositiva 1, seleccione el texto Marketing Online.
2. En Inicio | Fuente | d clic en el comando Color de fuente y clic
en el color Blanco, Fondo 1. Ahora el texto contrasta mejor con
el fondo.

3. Para darle ms resalte al texto, d clic en el comando Negrita.


4. Seleccione todo el texto Creado por Handz y aplique el color
Blanco, Fondo 1.
5. Seleccione solo el texto Handz Valentin y aplique el color
Anaranjado, nfasis 2.
6. Aplique el mismo color Anaranjado, nfasis 2 al texto Social
Media Manager.

7. Seleccione la diapositiva 2 y aplique al ttulo la fuente Verdana,


tamao 72, color Blanco, Fondo 1.
8. Aplique al texto la fuente Lucida Bright, tamao 24, color
Blanco, Fondo 1.
9. Guarde su presentacin.

ALTO: No cierre su presentacin, lo usaremos en el prximo


ejercicio.
Usar Copiar Formato
Ha terminado de darle formato a la diapositiva 2 pero an necesita aplicar ese
mismo formato a la diapositiva 3 y 4. Para evitar el trabajo duro con las dems
diapositivas, usaremos el comando Copiar for mato. Como su nombre lo dice,
este comando solo permite copiar el formato aplicado a un tex to, como la fuente,
el tamao o el color.
1. Seleccione la diapositiva 2 y luego seleccione el texto Agenda.
2. En la ficha Inicio, en el grupo portapapeles, clic en Copiar
formato.

3. En el panel Diapositivas, seleccione su diapositiva 3 y lleve el


puntero del mouse cerca al ttulo Saba usted qu? Observe
como el puntero ha cambiado por la forma de un cursor con una
brocha.
4. Con mucho cuidado, desde el lado izquierdo, seleccione el texto
Saba usted que? Ahora, el texto seleccionado ha tomado el
formato del ttulo de la diapositiva 2.
5. Seleccione la diapositiva 2 y copie el formato de los textos en
vietas.
6. Ahora, seleccione los textos en vietas de la diapositiva 3 para
que se copie el formato.
7. Realice un copiado de formato de la diapositiva 3 hacia la
diapositiva 4.
8. Guarde su presentacin.

ALTO: No cierre su presentacin, lo usaremos en el prximo


ejercicio.
Aplicar una iluminacin al texto
Ya est quedando cada vez mejor la presentacin y ahora necesita agregar un
ttulo que enfatice la presentacin sobre el tema Plan de Marketing. Una de las
herramientas que permite enfatizar tex to en una diapositiva es Efectos de tex to.
En el siguiente ejercicio, aprender a aplicar un efecto de iluminacin.
1. Seleccione la diapositiva 2 y desde Inicio | Diapositivas | flecha
Nueva diapositiva, seleccione Solo el ttulo.
2. En el marcador de posicin Haga clic para agregar ttulo,
agregue el texto Plan de marketing.
3. Aplique fuente Verdana, tamao 80, color Blanco, Fondo 1.
4. Intente posicionar el marcador de posicin en el medio de la
diapositiva.

5. Seleccione el texto Plan de marketing y en la ficha Formato, en


el grupo Estilos de WordArt, d clic en Efectos de texto.
6. Seale Iluminado y clic en Azul, 18 ptos iluminado, color de
nfasis 1.
7. Haga un clic fuera del marcador de posicin para ver como ha
quedado su diapositiva.
8. Guarde su presentacin.

ALTO: No cierre su presentacin, lo usaremos en el prximo


ejercicio.
Convertir un texto en grfico
Otra forma de enfatizar la informacin en una diapositiva es mediante un grfico de
SmartArt. En PowerPoint puede ingresar diversos diseos de formato de SmartArt
a partir de un tex to seleccionado.
1. Seleccione su diapositiva 5 y seleccione sus textos en vietas.
2. D clic a la ficha Inicio, y en el grupo Prrafo, d clic en el
comando Convierte en un grfico SmartArt (Convert to
SmartArt Graphic).
3. Seale con el puntero del mouse los diversos diseos de la
galera y observe como puede quedar su presentacin.
4. Aunque los diseos son interesantes no es el que buscamos, as
que seleccione Ms grficos SmartArt (More SmartArt Graphic).
5. En el cuadro de dilogo Elegir un grfico SmartArt, seleccione la
opcin Relacin (Relationship) y luego elija Flechas de
contrapeso (Counterbalance arrow).
6. Clic en Aceptar.
7. Una vez agregado su grfico, seleccione el texto Web 1.0
(1996) y aplique el color Blanco, Fondo 1.
8. Haga lo mismo con el texto Web2.0 (1998).
9. D clic en un espacio libre en la diapositiva para dejar de
seleccionar el grfico.
10. Guarde su presentacin.

ALTO: No cierre su presentacin, lo usaremos en el prximo


ejercicio.
Aplicando formato a un cuadro de texto
Para darle ms informacin al grfico vamos a agregar dos cuadros de tex to que
representen la cantidad de usuarios que tiene la Web 1.0 y la Web 2.0.
1. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, d clic en Cuadro de
texto.
2. D clic en un espacio libre al lado del texto Web 1.0 (1996)
para que el cuadro de texto se inserte.
3. Agregue el texto: 45 millones de usuarios .
4. Seleccione el texto que acaba de agregar y aplique la fuente
Lucida Bright, tamao 16 y color Anaranjado, nfasis 2.
5. Mientras an est seleccionado el texto, en la ficha Inicio, en el
grupo Prrafo, d clic en Direccin del texto.
6. Seleccione Girar todo el texto 270.
7. Posicione el texto tal como lo muestra la siguiente imagen.
8. Posicione al otro extremo otro cuadro de texto que diga: 2
billones de usuarios.
ALTO: No cierre su presentacin, lo usaremos en el prximo
ejercicio.
Revisar sus diapositivas en la vista presentacin
Ahora que ya han culminado las ediciones bsicas en las diapositivas, vamos a
darle un vistazo en pantalla completa usando nuevamente la vista presentacin.
1. Estando an en la diapositiva, d clic en el botn Presentacin
con diapositivas.
2. La diapositiva 5 es la que aparece a pantalla completa, como
nosotros queremos empezar desde la primera diapositiva,
primero debe salir de esta vista pulsando la tecla ESC.
3. Ahora pulse F5. Como puede ver, la primera diapositiva se
muestra a pantalla completa.
4. Mueva el mouse y ver en la esquina inferior izquierda una serie
de herramientas, d clic en Elegir diapositiva.
5. En la vista de diapositivas, seleccione la diapositiva 4. Ahora,
fcilmente se ha transportado hacia la diapositiva 4.
6. Pulse Enter para pasar a la siguiente diapositiva.
7. Para ver la informacin extra del grfico, mueva el mouse y d
clic en la herramienta Zoom.

8. Mueva el visor sobre el texto 2 billones de usuarios.


9. D clic sobre ese lugar para que la diapositiva haga un Zoom.

10. Pulse Esc para salir del Zoom y nuevamente Esc para regresar a
su diapositiva.
11. Guarde su presentacin.

ALTO: No cierre su presentacin, lo usaremos en el prximo


ejercicio.
Cambiar el tamao de su presentacin
En esta versin 2013 todas las diapositivas tienen un tamao panormico de 16:9,
esto se ajusta a las nuevas pantallas amplias (widescreen). Pero, muchas veces
cuando hace una presentacin, los proyectores tienen un tamao cuadrado el cual
no se ajusta a su trabajo. A continuacin, cambiar el tamao de su diapositiva
para ajustarse a un proyector.
1. En la ficha Diseo, en el grupo Personalizar, d clic en Tamao
de diapositiva.
2. Seleccione Estndar 4:3.

Observe como las diapositivas han cambiado su tamao a un estilo


cuadrado.
3. Al hacer el cambio, el fondo ha desaparecido, as que, d clic en
Formato de fondo y seleccione el color Negro, Texto 1, Claro
15%.
4. Clic en Aplicar a todo y luego cierre el panel Dar formato al
fondo.
5. Pulse F5. Si la pantalla es panormica entonces aparecer
espacios de color negro a los costados de la diapositiva, pero la
diapositiva es cuadrada.
6. Puede navegar por sus diapositivas y al final guarde su
presentacin con el nombre Mi Marketing Online (proyector).
7. Cierre PowerPoint.
Captulo 22: Organizando su
informacin con OneNote
Porque usar OneNote 16?
Si alguna vez hemos usado un bloc de notas fsico podramos decir que nos ha
ayudado mucho a lo largo del tiempo. Un bloc de notas como lo conocemos, ms
que un cuadernillo de apuntes, es un objeto donde puedo recopilar gran cantidad
de informacin. En un bloc de notas normal nosotros podamos escribir lo que
quisiramos, anotar los puntos importantes de la clase, pegar una fotografa,
recortar algn artculo de un peridico o revista y pegarlo en alguna hoja del bloc,
escribir la direccin de la pgina web, escribir el nombre de una msica, cantante
o videoclip, y muchas otras cosas ms.
OneNote es prcticamente lo mismo, pero con una mayor versatilidad. Puedes
agregar todo lo que hacas con tu bloc de notas fsico, pero en lugar de escribir el
nombre de una msica o vdeo mejor adjuntarlo a tu OneNote y reproducirla
cuando quieras hacerlo. Puedes organizar mejor todo la informacin que obtuviste
de tu clase en la universidad o instituto, puedes copiar imgenes desde la web a
tu OneNote y seleccionar el vnculo de la imagen para poder regresar a la pgina
web original de donde copiaste la imagen, puedes grabarte en vdeo o grabar el
audio de la clase, y muchas otras cosas ms.
Reconociendo la interfaz de trabajo con OneNote
Cuando abre OneNote lo primero que ver es una amplia rea en blanco en la cual
usted podr trabajar con sus notas. La cinta de opciones es posible que est
minimizada para dar ms espacio a lo que tiene que escribir. Use el rea en blanco
para comenzar a agregar sus notas, enlaces, archivos adjuntos y dems.

Antes de comenzar a agregar sus datos, usted debe comprender como estn
organizados los elementos en OneNote 16. Para comenzar a trabajar en OneNote
usted necesita crear un Bloc de notas; as como en Word usted crea un documento
y en PowerPoint usted crea una presentacin, en OneNote necesita del bloc de
notas para poder almacenar toda la informacin necesaria.
Una vez creado uno o varios Bloc de notas, ellos se agregarn en un panel a la
derecha de la ventana de OneNote. Dentro del bloc de notas usted puede crear
Secciones para organizar cada uno de sus temas, estas secciones aparecen
como fichas en la parte superior de la pgina de OneNote. Cada seccin puede
contener informacin de temas especficos, por ejemplo, puede tener una seccin
llamado Lista Telefnica, Curso de Word, Matemticas, etc.
Cada seccin puede contener tantas pginas como desee para separar o dividir la
informacin basada en un tema. Por ejemplo, puede tener la seccin Lista
telefnica y cada pgina puede organizar una letra del alfabeto, o si tiene una
seccin llamado Curso de Word, puede tener pginas llamado Clase1, Clase2,
Clase3, etc. La siguiente imagen muestra con simpleza como puede usar los
elementos en OneNote.
Lo bsico de OneNote: Recolectar sus
pensamientos
La mejor cosa acerca de OneNote es que este trabaja de la manera que t lo
haces. Si quiere grabar contenido de la Web, OneNote lo hace fcil. Si usted
quiere imprimir sus notas directamente a su bloc de notas de OneNote, la fcil
integracin con Word lo hace posible.
Usted puede grabar notas de voz, garabatear y dibujar diagramas para su
contenido e inclusive arrastrar y colocar un video clip e imgenes directamente a
sus pginas de OneNote.
Crear un bloc de notas de OneNote
Cuando usted inicia OneNote 16 la primera vez, un bloc de notas llamado
Personal, se abre para que usted lo use. Puede mantener este bloc de notas como
es y eliminar el contenido de Microsoft que est diseando para mostrarle a usted
lo bsico del programa. Usted puede tambin crear su propio bloc de notas o
muchos bloc de notas, siga estos pasos para hacerlo:
1. Iniciar OneNote 16 y clic en la ficha Archivo para mostrar la vista
BackStage.
2. Haga clic en Nuevo.
3. Seleccione el lugar donde desea almacenar su bloc de notas, en mi caso
seleccionar Equipo.
4. Escriba el nombre de su bloc de notas.
5. Cambie la ubicacin de la carpeta si es necesario usando el enlace Cr ear
en una car peta difer ente. Por defecto los blocs de notas de OneNote se
almacenan dentro de Documentos en una carpeta especial llamada Blocs
de notas de OneNote.
6. Haga clic en el botn Cr ear bloc de notas.
Organizando sus blocs de notas
Los blocs de notas que usted haya creado se organizan a la izquierda de la
ventana de OneNote. En este panel deber hacer clic en el nombre del bloc de
notas que quiera utilizar. A la derecha del nombre aparece una pequea flecha
indicando que al hacer clic puede encontrar las secciones que haya creado.

Para cambiar la posicin de los blocs de notas, puede hacer clic sin soltar en el
nombre de un bloc de notas y luego arrastrarlo a la posicin que desee. En la parte
superior del panel de bloc de notas, justo a la derecha del nombre se encuentra el
cono de una chincheta (chinche) que permite anclar la lista de bloc de notas como
una pestaa ms. Al hacer clic en la flecha del bloc de notas activo, se despliega
la lista de bloc de notas creadas, incluso con la posibilidad de agregar uno ms
sin salir del panel desplegable.
Agregar y trabajar con secciones
Agregar secciones para su bloc de notas de OneNote es tan simple como sealar
y hacer clic. OneNote le permite crear y nombrar nuevas secciones al instante,
poner juntos grupos de secciones (para ayudar a organizar informacin similar) e
inclusive elegir diferentes colores para sus secciones para hacer diferentes piezas
de contenido destacado de modo que usted pueda encontrarlos fcilmente. Para
comenzar una nueva seccin, siga estos pasos:
1. Haga clic en el bloc de notas que quiera usar.
2. A la derecha de las fichas de seccin, haga clic en Cr ear una nueva
seccin.

3. Escriba el nombre para la nueva seccin.

Sugerencia: Usted puede crear tantas secciones como desee en


su bloc de notas de OneNote. La nica regla pequea que debe
tener en cuenta es mantener la organizacin lo suficientemente
simple para encontrar todo lo que necesite.
Organizando sus secciones
Cuando crea una seccin este tiene un nombre y un color que lo identifica, cada
vez que siga creando ms secciones este tendr un color diferente. Para cambiar
el color de una seccin basta con hacer clic derecho en el nombre de la seccin,
sealar Color de seccin y, hacer clic en el color que necesite.

Si es necesario, puede cambiarle el nombre a su seccin haciendo clic derecho


en el nombre de la seccin y luego haciendo clic en Cambiar nombr e.
Tambin puede organizar la posicin de las secciones en su bloc de notas
arrastrando una seccin hacia su nueva posicin.

Otra de las caractersticas interesantes en OneNote es que usted puede mover o


copiar e una seccin a otra, o combinar las secciones. Para combinar una seccin
siga estos pasos.
1. Haga clic derecho en la seccin que quiere combinar.
2. Haga clic en la opcin Combinar en otr a seccin (Mer ge into
Another Section).

3. En la ventana Combinar seccin, seleccione el bloc de notas y luego la


seccin con la cual quiere combinar sus pginas.
4. Despus de seleccionar la seccin, haga clic en Combinar .
5. En el cuadro de advertencia que aparece, haga clic en Combinar
secciones. Tenga en cuenta que una vez combinado dos secciones, no
podr deshacer la accin.
6. Por ltimo, aparecer otro cuadro de advertencia indicando si quieres
mantener la seccin original o eliminarla, puesto que esta informacin ya
ha sido combinada con otra seccin. Seleccione Eliminar para quitar la
seccin original y quedarse con la seccin combinada.
Crear un Grupo de secciones
Otra de las opciones de organizacin de secciones, es la creacin de un grupo de
secciones. Por ejemplo, puedes tener un bloc de notas llamado CLASES, y
quieres anotar toda la informacin de tus clases en este bloc de notas pero, en
este caso, usted estudia ingls y computacin en institutos diferentes. Entonces,
la solucin sera crear dos grupos de secciones, una para el de Ingls y una para
Computacin, dentro de cada una de este grupo de secciones podr agregar las
secciones que necesite. A continuacin aprender a crear este grupo de
secciones:
1. Haga clic derecho en alguna ficha de seccin o en el rea de fichas de
secciones.
2. Haga clic en Nuevo grupo de secciones.

3. Escriba un nombre para su grupo de secciones, en mi caso


COMPUTACIN.

4. Vamos a crear un nuevo grupo de secciones siguiendo el mismo mtodo y


ahora lo llamar INGLS.
5. Haga clic en el grupo de seccin COMPUTACIN. Ahora podr ver la
interfaz del grupo de secciones el cual an no tiene ninguna seccin.
6. Haga clic en la ficha con signo ms para agregar una nueva seccin y
agregue un nombre, en el ejemplo, WORD 2016.
7. Agregue tantas secciones como sea necesario, e inclusive puedes
cambiar el color de las mismas.

Nota: Usted puede agregar otro grupo de secciones dentro de un


grupo de secciones.

8. Para regresar a las secciones comunes del bloc de notas, haga clic en el
comando Navegar al gr upo de secciones pr imar io, ubicado a la
izquierda de las fichas de seccin.
9. Ahora puede agregar todas las secciones que necesite en el grupo de
seccin INGLS.
Trabajar con Pginas de OneNote
Cuando crea un nuevo bloc de notas o una nueva seccin, por lo general
aparecer una pgina de notas. Las pginas estn dentro de las secciones y se
ubican en un panel a la derecha de OneNote. Para comenzar a crear pginas,
basta con hacer clic en el comando Agr egar pginas en el panel de pginas. Al
crear la pgina, el puntero de insercin aparece en el rea de pgina lista para que
usted agregue un nombre. La siguiente imagen muestra el nombre de una pgina
llamada Clase3.
Esta pgina en blanco tambin puede cambiar mediante la ficha Vista. En la ficha
Vista encontrar el grupo Configurar pgina y desde ah puede aplicarle un color a
la pgina si es necesario. Haga clic en el comando desplegable Color de pgina y
seleccione el color que desee.
Tambin puedes aplicar un formato especial de pgina a tus pginas de OneNote.
Este tipo de formato permite agregar renglones ideales para los que utilizan
tabletas digitales o pantallas tctiles. Para hacerlo siga estos pasos:
1. Haga clic en la ficha Vista.
2. En el grupo Configur ar pgina, haga clic en la flecha de Renglones.
3. En la lista desplegable Renglones, seleccione el que ms se ajuste a sus
necesidades.
Inclusive usted puede aplicar un color a sus renglones o permitirle a OneNote que
utilice un tipo de rengln predeterminado.
4. Haga clic nuevamente en Renglones y seleccione Color de rengln.
5. Haga clic en el color que desee.
6. Si desea puede activar la opcin Cr ear siempr e pginas con
r englones en la misma lista desplegable.
Otra manera de crear una pgina es llevando el puntero a la izquierda del nombre
de las pginas en el Panel de Pginas. Usted podr ver un smbolo ms el cual
indica que al hacer clic en ese smbolo se agregar una nueva pgina.
Crear una pgina basado en una plantilla
Puede crear una nueva pgina en blanco usando un formato de pgina especial a
lo que llamamos plantillas. Para crear una pgina basado en una plantilla siga
estos pasos:
1. Haga clic en el bloc de notas que quiere usar.
2. Haga clic en la seccin donde usted quiere agregar la pgina.
3. Haga clic en la ficha Insertar y en el grupo Pginas, clic en Plantillas de
pgina.
4. Seleccione Plantillas de pgina.

5. En el panel Plantillas, haga clic en la flecha de alguna categora para


mostrar diversas plantillas.
6. Seleccione la plantilla que quiere usar.
Establecer una plantilla por defecto
Puede usar una plantilla en especial como predeterminada que se crear al crear
una plantilla nueva. Para ello siga estos pasos:
1. Active el panel Plantillas.
2. En la seccin Usar siempre una plantilla especfica, haga clic en la flecha
desplegable Sin plantilla pr edeter minada.
3. Seleccione la plantilla que crea adecuada.
Para la prx ima que cree una pgina nueva entonces aparecer la plantilla
elegida. Si desea deshacer esta configuracin, entonces deber repetir todos los
pasos anteriores, y en el ltimo elegir a opcin Sin plantilla predeterminada.
Gestionando pginas en OneNote
Al igual que en un bloc de notas comn, las pginas son lo ms importante. A
diferencia de un cuadernillo de bloc de notas, OneNote te permite reorganizar las
pginas a tu medida. Observe la siguiente imagen. En una seccin llamado
OFFICE 2016 se ha creado 3 pginas llamadas INTRODUCCIN, OFFICE 365 y
OFFICE 2016 PRO. A continuacin vamos a organizar las pginas de mejor
manera.

1. Haga clic en el comando Agr egar pgina.


2. Escriba como nombre: PLANES. La pgina PLANES se agrega justo
debajo de la ltima pgina, en nuestro caso, debajo de OFFICE 2016
PRO.
3. Haga clic sin soltar en la pgina PLANES y arrastre para posicionarlo por
debajo de la pgina OFFICE 365.
4. Vamos a crear dos nuevas pginas ms llamadas Pequeos Empr esas,
Medianas Empr esas.
5. Posicione ambas pginas por debajo de PLANES.
6. Haga clic sin soltar en PLANES y lentamente arrastre a la derecha.
Observe como se aplica una pequea sangra a PLANES indicando que
ahora es una subpgina de OFFICE 365.
7. Haciendo clic sin soltar en Pequeas Empr esas, lleve a la derecha dos
veces. Ahora esta pgina es una subpgina de PLANES.
8. Realice lo mismo con Medianas Empr esas.
9. Si usted selecciona la pgina Office 365, a la derecha aparecer una
flecha para ex pandir o contraer las subpginas.
Agregando notas a OneNote
Despus de haber pasado mucho tiempo en la organizacin de sus secciones y
pginas, es hora de utilizar OneNote para agregar informacin. La informacin que
guarda en una pgina de OneNote es conocido como notas, una nota puede ser
un simple tex to, tex to e imgenes, contenido copiado de un sitio web de Internet,
archivos adjuntos, tablas, audio, vdeo y mucho ms.
Lo interesante de trabajar en una pgina de OneNote es que tiene todo lo ancho y
alto de la misma para ingresar informacin sin preocuparse donde las coloca. Por
ejemplo, si usted tiene que agregar informacin sobre algunos apuntes, lo primero
que utilizar ser Word. El problema de Word es que cada vez que quiera ingresar
esos datos, tendr que hacerlo hacia abajo y luego organizarlos requerir una
mayor ex periencia en el programa para hacerlo fcil.
En OneNote, haga clic en donde quiera, arriba, abajo, al ex tremo izquierdo, etc.
Siempre que lo haga aparecer un punto de insercin listo para escribir. Una vez
comenzado a escribir, aparecer un contenedor dinmico el cual le ayudar a
posicionar este elemento en cualquier parte de la hoja.
Haga clic en cualquier lugar de la hoja y agregue ms informacin, no se preocupe
por la organizacin que es muy fcil hacerlo despus.
Trabajando con los contenedores
Cada vez que ingresa una nota en OneNote estas se organizan en un contenedor
dinmico. Simplemente sealando el contenido de la nota o haciendo clic sobre la
misma, aparecer su respectivo contenedor.

En la parte superior del contenedor se encuentra cuatro puntos suspensivos y en


la esquina superior derecha est una doble flecha. Los puntos suspensivos
ayudan a que usted pueda mover el contenedor a cualquier parte de la pgina.

La doble flecha ayuda a cambiar el ancho del contenedor. Cuando lo haga, la nota
ingresada se ajustar al tamao lo ms que pueda.
Cada vez que usted pulsa Enter en un contenedor, lo que est haciendo es crear
una nueva lnea de prrafo. Cada lnea de prrafo puede ser reorganizada a su
gusto, por ejemplo, cuando seala una lnea de prrafo, a la izquierda del tex to
aparece una etiqueta gris, que al hacer clic sin soltar puedes cambiar la posicin
del prrafo.
Tambin puedes juntar la informacin de un contenedor en otro contenedor con
informacin. Manteniendo pulsada la tecla Mays (Shift), lleve el contenedor
seleccionado al otro contenedor donde juntar la informacin. Ahora puede ver que
el contenido se acopla al nuevo contenedor.
Otra manera de organizar las lneas de prrafo en el contenedor es seleccionando
varias lneas de prrafo y pulsando la tecla Alt + Mays, puede arrastrar todo el
contenido seleccionado hacia arriba o debajo de la lista de contenido.
Manejando Tablas
Es posible que en otros programas de Office el manejo de tablas sea un poco
complejo, pero en OneNote no es as, trabajar con tablas es mucho ms sencillo
que en cualquier otro programa. A continuacin podr crear una tabla desde
OneNote:
1. Haga clic en algn lugar de la pgina donde quiera insertar su nueva tabla.
2. Escriba el primer tex to que servir como encabezado de tabla, en mi caso
escribir Pequea Empr esa (Plan P1).
3. Pulse la tecla TAB. Observe como el contenido se organiza en una tabla y
crea una nueva columna.
4. 4 Agregue Empr esas y Negocios Medianos (Plan E3).
5. Pulse la tecla Enter. Se crea automticamente una nueva fila.
6. Escriba el contenido de la fila y pulse Tab para acceder a la siguiente
columna y seguir rellenando.
Agregar imgenes de Internet
Ex isten varios mtodos para poder insertar imgenes en OneNote. Una de las
acciones ms comunes es ingresar desde la ficha Insertar y desde el grupo
Imgenes, clic en Imgenes, luego debe seleccionar la imagen adecuada.
Ahora veremos lo ideal que es usar OneNote a la hora de trabajar con imgenes
que no son tuyas pero las necesitas en tus notas. Por ejemplo, cuando
accedemos a una pgina web que contenga una imagen que queremos,
simplemente hacemos clic derecho en la imagen y la copiamos.
Ahora vamos a una pgina en OneNote y desde la ficha Inicio, en el grupo
Portapapeles, haga clic directamente en Pegar. Espere unos segundos que cargue
la imagen y ya la tendr en un contenedor de OneNote. Adems, la imagen pegada
presentar el vnculo de donde la descargaste.
Agregar notas de audio
Quiz sea mejor recordar una nota cuando lo guarda como un audio. OneNote 16
permite guardar un audio como una nota, este audio se inserta en OneNote como
un objeto incrustado, por lo tanto el audio no se guarda en algn lugar de su disco
duro, ya que este pertenece al bloc de notas que est usando, pero si desea puede
guardar el audio como un archivo separado.
Para grabar una nota de audio siga estos pasos:
1. Haga clic en la ficha Insertar.
2. En el grupo Gr abacin, haga clic en Gr abar audio.

3. Grabe el audio que necesita. Cuando termine, haga clic en el botn


Detener del grupo Reproduccin en la ficha Grabando
4. Para reproducir su audio, haga doble clic en el objeto incrustado en
OneNote 16.
Agregar notas de video
Si la grabacin de notas de audio le pareci interesante y efectiva a la hora de
crear notas en OneNote 16, la grabacin de video puede ayudar a capturar
momentos de alguna conferencia en vivo, o simplemente grabarse a s mismo
dejando una nota interesante.
Para grabar una nota en video, siga estos pasos:
1. Haga clic en la ficha Insertar.
2. En el grupo Grabacin, haga clic en Grabar video.

3. Una vez que termine de grabar, haga clic en el comando Detener.


4. Haga doble clic en el archivo incrustado para ver el video.
Captulo 23: Creando Base de Datos
con Access 2016
Qu es Access 2016?
Access 2016 es un gestor de base de datos relacional donde podr almacenar
casi ilimitadamente gran cantidad de informacin. Con Access 2016 puede
organizar la informacin de tal manera que tenga sentido en cmo es su forma de
trabajo. Podr recuperar informacin basado en un criterio de seleccin especfico.
Access 2016 crea formularios que hagan fcil el ingreso de la informacin.
Tambin Genera informes significativo y perspicaz que pueden combinar datos,
tex tos, grficos y otros objetos.
A partir de esta versin, Access 2016 presenta la posibilidad de crear base de
datos para sus sitios de SharePoint directamente, de esta manera, si usted maneja
servicios como SharePoint Online, podr sacarle el mx imo provecho.
La pantalla Inicio
Cada vez que usted inicie Access 2016 lo primero que ver ser la pantalla Inicio.
En esta pantalla podr iniciar rpidamente en la creacin de una base de datos de
escritorio en blanco, una base de datos a partir de una plantilla, una aplicacin
web para SharePoint, o abrir una base de datos ex istente.
A la izquierda de la pantalla Inicio se encuentra el panel de Recientes, aqu se
mostrarn sus base de datos con las que acaba de trabajar, y al hacer clic en una
de las opciones de la lista, la base de datos se abrir.
En el rea ms ex tensa se encuentran los diversos modos de crear una base de
datos. Si desea crear una base de datos en su equipo local, deber seleccionar la
opcin Base de datos del escr itor io en blanco. Si desea crear una base de
datos para sus sitios de SharePoint, utilice la opcin Per sonalizar aplicacin
web. Tambin podr ver una gran variedad de plantillas con las cuales comenzar
a trabajar. Si desea tener una base de datos con la cual practicar, le recomiendo
que utilice la plantilla Northwind 2007, que ya es una base de datos completa. Las
dems opciones son plantillas que contienen objetos ya predefinidos listos para
llenar la informacin.
Los objetos de una base de datos
Las piezas fundamentales de una base de datos de Access son los objetos.
Aunque Access admite muchos tipos de objetos, los ms comunes son con
diferencia las tablas, consultas y los informes.
Como puede observar en la siguiente imagen, Access 2016 presenta muchas de
las caractersticas que poseen los dems programas de Office. En la parte
superior encontrar la cinta de opciones que muestra todos los comandos
necesarios para comenzar a trabajar.
A la izquierda podr ver el Panel de Navegacin, es en este panel donde podr ver
y acceder a los diversos objetos creados para su base de datos. Al hacer doble
clic en un objeto este se abre automticamente y se posiciona en el medio de la
aplicacin. En la imagen puede ver que est abierto un objeto tabla, el objeto
presenta una ficha que muestra el nombre de la tabla, en este caso se llama
Clientes.
Tablas
Una Tabla es la unidad bsica de almacenamiento de datos en una base de datos
de Access. La definicin de una tabla consiste en una lista de campos, cada uno
de los cuales contiene una parte concreta de la informacin de un nico registro.
Por ejemplo, una tabla Empleados puede contener los campos Apellidos, Nombre,
Cargo, Fecha de contratacin, y Costo por hora. Como cada uno de los registros
consiste en un grupo de campos concreto, un nico registro de la tabla Empleados
contiene todos los datos disponibles para cada uno de los empleados.
La organizacin de los campos y los registros resulta mucho ms obvia en la vista
Hoja de datos, que muestra los datos en filas y columnas. Cuando se abre una
tabla en la vista Hoja de datos cada uno de los registros consiste en una nica
fila, mientras cada columna representa a un nico campo.
Consultas
Las consultas permiten la ex traccin de subgrupos de datos de una tabla, de un
grupo de tablas relacionadas o de otras consultas usando una serie de criterios
definidos por el usuario. Al guardar una consulta como un objeto de una base de
datos se posibilita su uso en cualquier momento, usando los contenidos de la
base de datos. Cuando se realiza una consulta en l vista Hoja de datos, aparece
ex actamente como una tabla, con la importante diferencia de que cada una de las
filas de los resultados de la consulta puede formarse a partir de campos ex trados
de diferentes tablas. Una consulta tambin puede contener campos calculados,
que muestran su contenido en funcin de los contenidos de otros campos.
Formularios
Los Formularios de Access permiten que los usuarios introduzcan, revisen y
editen la informacin, generalmente de registro en registro. Puede disear
formularios que se asemejen mucho a los formularios en papel, como facturas y
registros temporales, o puede crear formularios que se organicen en funcin de las
entradas de datos, completndolos con normas de validacin de datos. Una
ventana de formulario tambin puede incluir un subformulario que muestre la
informacin de una tabla relacionada. Por ejemplo, un formulario que muestre un
nico registro de la tabla Departamentos puede incluir un subformulario que
muestre todos los empleados que trabajan en un departamento concreto,
permitindole editar la informacin correspondiente a los mismos.
Informes
Los informes le permiten presentar los datos de una o ms tablas, o consultas de
forma que resulten legibles y con un formato profesional, generalmente para su
impresin. Un informe puede incluir listas detallas de datos concretos, en las que
cada una de las filas consiste en un nico registro, o puede proporcionar un
resumen estadstico de una gran cantidad de informacin. El diseo de un informe
puede incluir opciones de agrupacin y organizacin. Por ejemplo, puede crear un
resumen semanal de ventas que ejecute una consulta, agrupe los resultados de la
misma en funcin de los empleados y presente los detalles de cada venta en una
lista bajo cada uno de los nombres de los empleados.
Macros y Mdulos
Las dos ltimas selecciones del Panel de Navegacin le permite automatizar las
acciones realizadas en la base de datos de Access:
Las macros permiten definir una secuencia de acciones en una base de
datos de Access. Suelen ser fciles de crear, incluso para los usuarios
sin conocimientos de programacin. No hay ms que seleccionar cada
accin por su nombre, rellenar los argumentos de accin adecuados y,
opcionalmente, crear una condicin concreta bajo la cual se deba ejecutar
la macro. Por ejemplo, puede especificar que se ejecute una macro
concreta en cada ocasin en la que abra un formulario concreto, o puede
adjuntar la macro a un botn de un formulario para que se ejecute cuando
se pulse. Para ejecutar una macro, seleccione el objeto en la lista Macros
y haga clic en el botn Ejecutar en el grupo Herramientas de la cinta de
opciones Diseo.
Los mdulos son colecciones de procedimientos y declaraciones de
Visual Basic, diseadas para realizar tareas especficas en el contex to
de una base de datos. A diferencia de Word, Ex cel o PowerPoint, Access
no dispone de una grabadora de macros que pueda generar cdigo VBA
automticamente.
Crear una base de datos en blanco
Access 2016 es el programa por ex celencia para la creacin de bases de datos de
oficina y de negocios. Access 2016 maneja el formato de archivos (* accdb) que
tambin lo maneja Access 2007, pero no versiones anteriores.
Si posee bases de datos de versiones anteriores de Access, como por ejemplo
Access 2003, estas poseen una ex tensin (*.mdb), tambin pueden ser abiertas
en Access 2016, pero no podr utilizar todas las nuevas caractersticas a menos
que convierta el archivo MDB a ACCDB. Cuando un archivo MDB es convertido a
ACCDB, ya no podr abrir esta base de datos en versiones anteriores.
Para crear una base de datos en blanco, siga estos pasos:
1. Si no est en la pantalla Inicio, haga clic en Archivo y clic en Nuevo.
2. Haga clic en Base de datos del escr itor io en blanco.
3. En la ventana de dilogo que aparece, en el campo Nombr e de ar chivo
escriba un nombre para su base de datos.
4. Haga clic en Cr ear .
Cuando hace clic en el comando Crear la base de datos se crea mostrando una
tabla de datos y este se guarda por defecto en la Biblioteca Documentos.
Crear una base de datos en un directorio diferente
Las bases de datos creadas con los pasos anteriores se guardan en la biblioteca
Documentos, pero quiz necesite crear una nueva base de datos y almacenarla en
otro directorio. Para cambiar el directorio de la nueva base de datos, siga estos
pasos:
1. Haga clic en la ficha Archivo, seleccione Nuevo y clic en Base de datos
del escr itor io en blanco.
2. En la ventana de dilogo puede escribir un nombre para su archivo.
3. A la derecha del campo Nombre de archivo, haga clic en el cono
Examinar representado por una carpeta.
4. En el cuadro de dilogo Ar chivo de nueva base de datos, ingrese a su
carpeta donde desea guardar su base de datos.
5. Tambin puede cambiar el nombre de su base de datos y elegir el tipo de
archivo con el que se va a guardar.
6. Haga clic en Aceptar para guardar la base de datos.
7. Haga clic en el botn Cr ear .
Crear una base de datos Web
Con la nueva integracin de Office 2016 con la Web, Access 2016 le permite crear
bases de datos web para poder trabajar con los Sitios de SharePoint. Los Sitios de
SharePoint pueden ejecutar Access Services (o Servicios de Access) para
publicar sus bases de datos y que sus compaeros tengan acceso al mismo y
puedan sincronizar.
Access 2016 no presenta el servicio Web Apps de Office 2016, as que lo mejor
para trabajar con bases de datos Web pueden ser los sitios de SharePoint
Foundation o SharePoint Server 16.
Para crear una nueva base de datos Web, siga estos pasos:
1. En el Backstage, haga clic en Nuevo.
2. Haga clic en Personalizar aplicacin Web.
3. En la ventana de dilogo, en el campo Nombr e de aplicacin, escriba
un nombre para su base de datos web.
4. En la seccin Ubicaciones disponibles, seleccione la ubicacin donde
guardar su base de datos web, si cuenta con varios servicios Online,
podr encontrar aqu sus ubicaciones.
5. En la seccin Ubicacin Web se muestra la direccin URL donde se
guardar la base de datos.
6. Haga clic en Cr ear .
Comprender los formatos de archivo
Access 2016 crea archivos con un nuevo formato .accdb que no pueden abrirse
con versiones de Access anteriores a 2007. El formato de archivo de Access 2016
le permite crear bases de datos web de Access, aplicaciones de Access que
pueden publicarse como una base de datos en un servidor de Microsoft SharePoint
y luego usarse mediante un ex plorador de Internet. Adems, el nuevo formato de
archivo habilita campos calculados en tablas, macros adjuntadas a eventos de
tabla, mtodos de cifrado mejorados y otras mejoras. El siguiente resumen le
ayudar a comprender mejor los tipos de archivos.
.accdb: sta es la ex tensin de nombre de archivo estndar para base de datos
en el formato de archivo de Access 2016. Las bases de datos de Access 2016 se
pueden disear como bases de datos "cliente" o bases de datos web.
Base de datos cliente: Una base de datos cliente es un archivo de base de datos
de Access tradicional que se almacena en el disco duro local, un recurso
compartido o una biblioteca de documentos. Sus tablas no han sido diseadas
para ser compatibles con la caracterstica Publicar en Servicios de Access; por lo
tanto, requiere que se ejecute el programa Access 2016. Todas las bases de datos
que se crearon con versiones anteriores de Access se abren como bases de datos
cliente en Access 2016.
Base de datos web: Una base de datos web es aqulla que se cre con el
comando Base de datos web en blanco en la vista Backstage de Microsoft Office,
o que ha obtenido un resultado positivo en las pruebas aplicadas por el
Comprobador de compatibilidad (ubicado en Publicar en Servicios de Access, en
la ficha Guardar y publicar de la vista Backstage). Las tablas de una base de
datos web estn estructuradas para ser compatibles con la caracterstica de
publicacin y no pueden abrirse en la vista Diseo (aunque puede modificar su
estructura en la vista Hoja de datos). Una base de datos web tambin contiene al
menos un objeto (por ejemplo, un formulario o un informe) que se representar en el
servidor. Cualquiera que se conecte con ese servidor puede usar los componentes
de la base de datos que se representa en l, sin necesidad de tener instalado
Access 2016 en el equipo.
.accdw: Los archivos .accdw se crean automticamente y se usan para abrir una
base de datos web en el programa Access. Se pueden considerar como un acceso
directo a la aplicacin web que siempre abre la aplicacin en Access, en lugar de
en el ex plorador. Access y los Servicios de Access crean automticamente el
archivo .accdw cuando se usa comando de SharePoint Abrir en Access del men
Acciones del sitio del sitio de la aplicacin web. Puede abrir el archivo .accdw
directamente desde el servidor, o puede guardarlo en su equipo y, a continuacin,
hacer doble clic en l para ejecutarlo. En cualquier caso, al abrir el archivo .accdw,
la base de datos se copia al equipo como un archivo .accdb.
.accde: Esta es la ex tensin del nombre de archivo para bases de datos de
escritorio de Access 2016 compiladas como versin bloqueada o de solo
ejecucin del archivo accdb original. Si el archivo .accdb contena cdigo de
Visual Basic para Aplicaciones (VBA), solo se incluye el cdigo compilado en el
archivo .accde. Por lo tanto, el usuario no puede consultar ni modificar el cdigo
de VBA. Adems, los usuarios que trabajen con el archivo accde no tienen
permiso para realizar modificaciones de diseo en los formularios o informes.
Crear una base de datos a travs de
una plantilla
Si no est familiarizado con las bases de datos o si no desea dedicar tiempo a
crear una base de datos desde cero, Microsoft Access 2016 proporciona diversas
plantillas que puede usar para crear rpidamente una base de datos lista para usar.
Una plantilla de Access es un archivo que, al abrirla, crea una aplicacin de base
de datos completa. La base de datos est preparada para usarse y contiene todas
las tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones que necesita para
empezar a trabajar. Debido a que las plantillas estn diseadas como soluciones
de base de datos completas de principio a fin, ahorran tiempo y esfuerzo, y
permiten comenzar a usar directamente la base de datos. Despus de crear una
base de datos mediante una plantilla, puede personalizarla para adaptarla a sus
necesidades, como si la hubiera creado desde cero.
Para crear una nueva base de datos a partir de una plantilla, siga estos pasos.
1. En el Backstage, haga clic en Nuevo.
2. En la lista de plantillas, haga clic en una de ellas.
3. La ventana de dilogo que aparecer ser en base a su plantilla elegida.
Si ha elegido una plantilla de aplicacin entonces la ventana e dilogo le
pedir un sitio donde almacenarla, caso contrario podr guardarlo en su
equipo local.
Cerrar una base de datos
Solo es posible trabajar con una base de datos a la vez en una ventana de Access
2016. Aunque los objetos creados dentro de la base de datos poseen fichas para
acceder a ellos fcilmente, este no se puede hacer con las base de datos, ya que
Access no posee la ficha Vista para intercambiar entre ventanas o base de datos.
Cuando necesite abrir una base de datos ex istente, lo mejor es cerrar la base de
datos. Si no cierra la base de datos cuando abre una base de datos ex istente,
aparecer un mensaje de advertencia indicndole que guarde los cambios en las
tablas, informes, consultas, etc.
Para cerrar una base de datos, siga estos pasos:
1. Haga clic en la ficha Archivo.
2. En el BackStage haga clic en Cerrar.
Abrir una base de datos existente
Es posible que ya tenga una base de datos que usa su negocio, o posiblemente
es una base de datos que est diseando o porque no, una base de datos de
personas ex ternas; sea cual sea el caso, necesita abrir la base de datos. Para
abrir una base de datos ex istente, puede utilizar diversos mtodos, unos ms
efectivos y rpidos que otros.
En Office 2016 usted podr abrir su base de datos desde la lista de ubicaciones
en la opcin Abrir. Para hacerlo siga estos pasos:
1. En el Backstage, haga clic en Abrir.
2. Seleccione una de las ubicaciones donde puede encontrarse su archivo.
3. Si elige las opciones de Equipo, SkyDrive o un Sitio de SharePoint, a la
derecha aparecern sus directorios. Haga clic en uno de ellos o
simplemente haga clic en Examinar .
4. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione su directorio y luego su archivo.
Por ltimo clic en el botn Abrir.
Abrir una base de datos desde la lista de archivos
recientes
La lista de archivos recientes almacena todas las bases de datos que han sido
abiertas ltimamente y se listan por orden del ltimo al primero. Por ejemplo,
cuando abre primero la base de datos Neptuno esta se almacena como primero en
la lista, pero cuando abre la base de datos CompuEduca, entonces Neptuno va
bajando un nivel; ahora, si vuelve a abrir Neptuno, este no se volver a agregar,
esta vez volver a aparecer primero.
La lista de archivos recientes se encuentra en el Backstage y con un simple clic
podr acceder a la base de datos. Cuando cambia de ubicacin una base de
datos, la lista de archivos recientes no se actualiza, y quiz le muestre un
mensaje indicando que el archivo no se puede encontrar.

Para abrir una base de datos de la lista de archivos recientes, siga estos pasos:
1. En el Backstage haga clic en Abrir.
2. Si es necesario, haga clic en Recientes.
3. Haga clic en su archivo de base de datos que desea abrir.
Convertir una base de datos de
versiones anteriores
Puede convertir una base de datos creada con Microsoft Office Access 2003,
Access 2002, Access 2000 o Access 97 al formato de archivo de Access 2007-16.
El nuevo formato de archivo es compatible con las nuevas caractersticas, como
los campos multivalor y los datos adjuntos.
Sin embargo, no es posible abrir o vincular una base de datos del nuevo formato
de archivo (.accdb) con versiones anteriores de Access. De igual manera, el nuevo
formato no es compatible con la replicacin o la seguridad a nivel de usuario. Si
necesita usar la base de datos con versiones anteriores de Access, o si necesita
usar replicacin o seguridad a nivel de usuario, debe usar un formato de archivo de
una versin anterior.
Para convertir una base de datos de Access 2002 o 2003 al nuevo formato de
Access 2016, siga estos pasos:
1. Haga clic en la ficha Archivo.
2. En el Backstage, haga clic en la opcin Guardar como.
3. Si es necesario, seleccione la opcin Guar dar base de datos como.
4. En Tipos de archivo de base de datos, haga clic en Base de datos Access
2002-2003.
5. Haga clic en Guardar como.
6. En el cuadro de dilogo Guar dar como, haga clic en Guardar.
Al abrir una base de datos de Access 97 en Access 2016, aparece el cuadro de
dilogo Mejor as de base de datos. Para convertir la base de datos al formato de
archivo de Access 2007, haga clic en S. Access crea una copia de la base de
datos en el formato accdb.
La interfaz de Access 2016
Access 2016 presenta una interfaz de usuario con cambios notables respecto a
las versiones anteriores, sobre todo las anteriores a Access 2007. Con Access
2007, se introdujeron dos componentes principales de la interfaz de usuario: la
cinta y el panel de navegacin. Ahora se ha modificado la cinta y se ha agregado
un tercer componente de la interfaz de usuario, la vista Backstage y la Pantalla de
Inicio en Microsoft Office.
El Panel de Navegacin
El panel de navegacin ayuda a organizar los objetos de la base de datos, y
supone el principal mtodo para abrir o cambiar el diseo de un objeto de base de
datos. El panel de navegacin reemplaza la ventana Base de datos que haba en
las versiones anteriores a Access 2007.
El panel de navegacin est organizado por categoras y grupos. Puede elegir
entre diversas opciones de organizacin, y tambin puede crear su propio
esquema de organizacin personalizado en el panel de navegacin. De manera
predeterminada, una nueva base de datos usa la categora Tipo de objeto, que
tiene grupos que corresponden a los distintos tipos de objeto de base de datos. La
categora Tipo de objeto organiza los objetos de la base de datos de forma similar
a la ventana Base de datos predeterminada de las versiones anteriores.
Puede minimizar el panel de navegacin y tambin se pueden ocultar, pero no se
puede oscurecer el panel de navegacin abriendo objetos de base de datos ante el
mismo.
Cuando se abre una base de datos o se crea una nueva, los nombres de los
objetos de la base de datos aparecen en el panel de navegacin. Los objetos de la
base de datos son las tablas, los formularios, los informes, las pginas, las
macros y los mdulos. El panel de navegacin reemplaza la ventana Base de
datos de las versiones anteriores de Access. Si usaba la ventana Base de datos
para llevar a cabo una tarea en una versin anterior, ahora va a realizar esa tarea
mediante el panel de navegacin. Por ejemplo, si desea agregar una fila a una
tabla en la vista Hoja de datos, abra esa tabla en el panel de navegacin.
Gestionar las ventanas de los objetos
Para abrir los diversos objetos de Access 2016 como Tablas, Formularios,
Informes, Macros y Mdulos, basta con hacer doble clic en el objeto. Cuando se
abre un objeto como una tabla puede notar que este posee una ficha, y al abrir otro
objeto este posee su propia ficha, de esta manera puede trabajar mejor con
diversos objetos en una sola ventana.
Si quisiera trabajar con ventanas separadas como en Access 2003 an lo puede
hacer, pero antes deber activar una opcin.
Para activar ventanas superpuestas, siga estos pasos:
1. Haga clic en la ficha Ar chivo.
2. Haga clic en Opciones.
En el cuadro de dilogo Opciones de Access, haga clic en la opcin Base de
datos actual.
3. En la seccin Opciones de aplicacin, active Ventanas superpuestas.
4. Haga clic en Aceptar.
5. En el mensaje que aparece pidiendo que reinicies la aplicacin, haga clic
en Aceptar.

Cuando reinicie Access 2016 y al abrir un objeto, podr notar que este objeto ahora
aparece en su propia ventana. En mi opinin, es preferible trabajar con fichas,
pues accedes a la informacin de manera ms rpida.
Creando una plantilla NORTHWIND
2015
En este ejercicio aprender a crear una base de datos desde una plantilla
predefinida llamada NORTHWIND 2015, para hacerlo siga estos pasos:
1. Haga clic en Archivo y clic en Nuevo.
2. En el rea de plantillas, haga clic en Northwind 2015.
3. En la ventana de dilogo, en el campo Nombre de archivo escriba
Nor thwind Tr ader s.
4. Haga clic en el cono Examinar y guarde su archivo en un directorio que
usted elija.
5. Haga clic en Cr ear .
6. Espere unos instantes mientras se descarga la plantilla.
Usando su panel de Navegacin
El Panel de Navegacin es el rea donde podr organizar sus objetos creados
para la base de datos. Observe que el Panel de Navegacin de su base de dato
Northwind Traders 2007 presenta las categoras personalizadas de los objetos.
1. En el panel de navegacin de Northwind traders, haga clic en el botn de
Opciones.
2. Haga clic en Tipo de objeto.
Ahora puede ver los diversos objetos que posee una base de datos.
3. Haga clic en la seccin Tablas.

Aparecen todas las tablas de la base de datos Northwind Traders.


4. Haga doble clic en la tabla Clientes.
Aparece en una ficha la vista Hoja de datos de la tabla Clientes.

5. Pulse clic en la seccin Tablas. La lista de objetos (Tabla) se contrae.


6. Haga clic en la seccin For mular ios.
7. Haga doble clic en el formulario Inventar io. Observe que el formulario
aparece en una ficha independiente a la tabla Clientes.
8. Pulse clic en la ficha Clientes. Se activa nuevamente la tabla Clientes.
9. Haga clic en la ficha Cr ear .
Puede ver los siguiente grupos:
Plantillas
Tablas
Consultas
Formularios
Informes
Macros y cdigo

10. Haga clic en la ficha Datos exter nos.


Encontrar los siguientes grupos:
Importar y vincular
Ex portar
Recopilar datos

11. Haga clic en la ficha Her r amientas de base de datos.


Encontrar los grupos:
Herramientas
Macro
Relaciones
Analizar
Mover datos
Complementos

12. Haga clic en la ficha Inicio.


Encontrar los siguientes grupos:
Vistas
Portapapeles
Ordenar y filtrar
Registros
Buscar
Formato de tex to
Captulo 24: Trabajar con las Tablas de
Access
Las Tablas de Access
Una base de datos como su nombre lo dice, permite almacenar datos de diversos
tipos, tex tos, vnculos, imgenes, etc. Todos los datos guardados en una base de
datos se albergan en un objeto llamado Tabla. Un objeto Tabla es el medio donde
los datos se almacenan y se ordenan. Una base de datos no ex istira si no posee
Tablas, y todos los dems objetos pueden trabajar utilizando como medio principal
a los datos en las Tablas.
Cuando se disea una tabla es necesario utilizar Campos y Registros. Los
campos son un tipo determinado de informacin sobre algo, por ejemplo de un
Empleado, entre los campos comunes de un empleado podran estar: D, Apellido,
Nombre, Puesto, Fecha de Contratacin. Podemos decir que los Campos son los
equivalentes a las columnas en Ex cel.
Un registro permite albergar toda la informacin disponible sobre algo, por ejemplo
de un Empleado; cada fila representa un registro.
Crear una Tabla
Las Tablas creadas en Access permiten que todos los dems objetos puedan
interactuar, si las tablas no ex istiesen, entonces no se podra crear formularios,
informes o consultas. Cuando se crea una nueva base de datos en Access 2016,
automticamente se crea una tabla en la vista hoja de datos (ms adelante
ex plicar sobre la vistas) donde puede comenzar a llenar sus datos.
Para crear una Tabla en Access 2016 siga estos pasos:
1. Haga clic en la ficha Cr ear .
2. En el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Guardar una tabla
Cada objeto funciona en forma independiente, cuando creas la base de datos este
posee un nombre propio, generalmente el nombre de la empresa; cuando creas
tablas tambin le debes asignar un nombre para cada una de ellas.
Para guardar una tabla, siga estos pasos:
1. En la Bar r a de her r amientas de acceso r pido, haga clic en
Guar dar .

2. En el cuadro de dilogo Guar dar como, en el cuadro Nombre de la tabla


escribe un nombre especial para tu tabla, por ejemplo Empleados,
Categoras o Productos.
3. Haga clic en Aceptar .
Cuando haces clic en Aceptar, la ficha del objeto Tabla que deca Tabla1 cambia
por el nuevo nombre.
Renombrar una tabla
Es posible que necesite cambiar de nombre a alguna tabla. Cuando necesite
hacerlo, tenga en cuenta que es mejor simplificar los nombres de las tablas antes
de aumentar caracteres o cambiar el nombre totalmente, pues evitar confusin.
Muchos usuarios utilizan un prefijo de tres caracteres para identificar el tipo de
objeto al que pertenece, por ejemplo a la tabla Empleados podemos agregarle el
prefijo tbl, as tenemos tblEmpleados. Antes de renombrar la tabla u otro objeto,
este debe ser cerrado primero.
Para renombrar una tabla, siga estos pasos:
1. Haga clic derecho en la tabla del Panel de navegacin a la que desea
cambiar de nombre.
2. Haga clic en Cambiar nombr e.
3. Escriba el nuevo nombre para la tabla.
4. Pulse Enter para aceptar el nombre.
Eliminar una tabla
Para eliminar una tabla basta con seleccionarla desde el Panel de navegacin y
pulsar la tecla Supr (Delete). Tambin puede seguir estos pasos:
1. Pulse clic derecho en la tabla desde el panel de navegacin.
2. Haga clic en Eliminar .
Cuando selecciones la opcin de eliminar o Supr, aparece un mensaje indicando
si est seguro de eliminar la tabla, si lo est, haga clic en S.
Tablas en la Vista Hoja de datos
Cuando se crea una base de datos o se crea una nueva tabla desde el comando
Tabla, el objeto se abre en la vista Hoja de datos. La vista Hoja de datos es la
manera ms sencilla de comenzar a llenar sus datos, simplemente escriba,
escriba y escriba. Podramos decir que la vista Hoja de datos es como si
estuvisemos utilizando Ex cel 2016 para el llenado de datos.
Aunque la vista Hoja de datos es ex celente para comenzar a llenar sus datos de
manera rpida este tiene unos pequeos inconvenientes. Los usuarios que
disean base de datos corporativos no pueden o no deben utilizar esta vista a
primera mano. Los usuarios deben disear su tabla desde la vista Diseo de tabla,
aplicarle reglas a los campos y luego al final utilizar la vista Hoja de datos
simplemente para rellenar los datos.
Una tabla en la vista Hoja de datos presenta dos campos, el primero ya est
definido con el nombre D (Identificacin) y el segundo llamado Haga clic par a
agr egar te permite simplemente agregar un nuevo campo.
Agregar campos
Los campos que se agregan a una base de datos necesitan de un tipo de datos
para que se sepa que datos deben ser llenados en ese campo. En la columna
Haga clic par a agr egar , al hacer clic aparece una lista de opciones del tipo de
dato a elegir.
Cuando seleccione un tipo de dato, aparece un nuevo campo con el nombre
Campo1 y con la opcin de poder cambiar de nombre rpidamente.

Tambin puede agregar un nuevo campo desde la ficha campo desde la ficha
contex tual Herramientas de tabla. Para hacerlo siga estos pasos:
1. Haga clic en la ficha Campos.
2. En el grupo Agregar o Eliminar, haga clic en algn tipo de dato.
Llenar datos en la vista Hoja de datos
Llenar datos en la vista hoja de datos es muy sencillo como llenar datos en una
hoja de clculo de Ex cel 2016. Basta con escribir lo que necesites en base al tipo
de dato elegido. Por ejemplo, si ha elegido un tipo de dato Tex to podr escribir
tanto nmeros como tex to, lgicamente los nmeros introducidos como tex to se
comportaran como simples caracteres. Si ingresas datos en un campo del tipo
Moneda, no podr ingresar tex to.
En el campo ID encontrar el tipo de dato autonumrico. El tipo de dato
autonumrico se autorrellena solo, as que deber ingresar datos en los dems
campos.
Cuando comienza a llenar valores en un campo distinto al de D, automticamente
D se rellena con el nmero 1, si sigue llenando datos en el siguiente campo,
entonces D cambiar el valor por el nmero 2, y si sigues llenando campos en un
solo registro entonces el ID seguir cambiando. Esto es un error de Access que
apareci desde la versin 2007, y por lo que veo, aun no lo solucionan.

Para evitar este tipo de error, que puede ocasionarle muchos problemas y un gran
dolor de cabeza, podemos utilizar varios mtodos. Uno de los primeros mtodos
para evitar errores en el campo ID es llenar el nombre de los campos primero y
luego introducir los valores del primer registro.
Otra manera de evitar el error es introduciendo el valor en el primer campo, y hacer
clic en el Selector de registro, al hacerlo, ID se rellena automticamente con el
nmero 1 y puede continuar llenando datos sin ningn problema.

La otra opcin es ingresar un valor en el primer registro y luego hacer clic en


Guardar, entonces evitaras el error de Access 2016.
Agregar un nuevo registro
Despus de haber aplicado un nombre descriptivo a sus campos, puede comenzar
a llenar datos, basta con Pulsar la tecla Tab para que puedas pasar a la siguiente
celda y seguir llenando. Cuando se encuentre en la ltima celda del ltimo campo,
cuando pulsa Tab, automticamente la primera celda del siguiente registro se
activa. Prcticamente un nuevo registro se crea a partir del ingreso de un carcter
en una celda vaca.
Manejar la barra de exploracin de registros
Al ver una tabla en la vista Hoja de datos, al final se encuentra la Barra de
ex ploracin de registros. En la Barra de ex ploracin de registros encontrar
diversos botones con la cual podr trabajar y navegar por los registros de la tabla
activa.
En la Barra de ex ploracin de registros puede utilizar los comandos Registr o
anter ior y Siguiente r egistr o para desplazarse por cada registro que posee la
tabla.
Nota: Para saber el nombre de los comandos, basta con sealar algn comando y
automticamente aparece su respectivo nombre.
Cuando necesite dirigirse al principio o al final de los registros, utilice los
comandos Pr imer r egistr o y Ultimo r egistr o respectivamente.
Tambin puede observar cuantos registros tiene la tabla activa y adems te indica
en que registro se encuentra actualmente, por ejemplo si la tabla posee 120
registros y est actualmente en el registro 7, entonces aparecer 7 de 120. Una
manera de dirigirse rpidamente a un determinado registro es escribiendo el
nmero del registro a donde deseas dirigirte y pulsar Enter.
Incluso puedes activar o desactivar un filtro que anteriormente fue aplicado, y
buscar coincidencias en la tabla.
Aplicar propiedades a los campos
Con Access 2016 puedes ahorrar tiempo con las Propiedades de campos que se
pueden aplicar desde la Cinta de opciones, esto es nuevo en Access 2016. Las
Propiedades de un campo incluyen las propiedades especiales de los campos,
los formatos e incluso la Validacin de los mismos.

En el grupo Propiedades encontrar comandos para agregar Nombre y


ttulo a los campos, contiene un Generador de ex presiones para los
valores predeterminados, y tambin puedes cambiar el tamao del campo,
entre otras opciones.
En el grupo Formato podrs encontrar los comandos necesarios para
aplicar formato a los diversos tipos de campos. Algunos comandos solo
se muestran con un tipo determinado de campo, por ejemplo, mientras
este activo un campo del tipo Tex to, los comandos de porcentaje,
decimales y moneda se desactivan.
En el grupo Validacin de campo podr establecer los requisitos
necesarios para introducir un valor en un campo.
Crear una Tabla en la vista Diseo
Aunque Access 2016 ha mejorado mucho en su nueva interfaz y en la ayuda de
agregar propiedades a los campos desde la vista Hoja de datos, an preferimos la
vista Diseo. La Vista Hoja de datos est bien para comenzar a crear tablas de
manera rpida, pero cuando nos centramos en crear todo un diseo de base de
datos, lo mejor es pasar un tiempo en la vista Diseo.
Para crear una tabla en la vista Diseo, siga estos pasos:
1. Haga clic en la ficha Cr ear .
2. En el grupo Tablas, haga clic en Diseo de tabla.

Cuando crea una tabla en la vista Diseo automticamente ingresa a una nueva
interfaz de tabla y debajo encontrar las propiedades de cada campo. Si posee
una tabla creada en la vista Hoja de datos, pero necesita realizar cambios en sus
Propiedades que no encuentra en la cinta de opciones, puede activar la vista
Diseo.
Siga estos pasos para activar la vista Diseo en una tabla creada en la vista Hoja
de datos.
1. Haga clic en la ficha Inicio.
Nota: Tambin puede encontrar el mismo comando de la vista Diseo en el grupo
Campos de la ficha contex tual Herramientas de tabla.
2. Haga clic en el comando Ver.
Nota: El comando Diseo est representado por la figura de una escuadra, una
regla vertical y un lpiz.
El Diseador de tablas
La ventana del diseador de tablas es bastante fcil de aprender y de
acostumbrarse. El Diseador de tablas muestra dos partes, la primera el rea de
campos y la segunda el rea de propiedades del campo.
r ea de campos (par te super ior ): Utilice esta rea para introducir el
nombre de los campos y su tipo de datos, adems puede agregar una
descripcin sobre el campo, este ltimo es opcional.
r ea de pr opiedades (par te infer ior ): Utilice esta rea para aplicar
propiedades a cada campo. Estos campos son dinmicos pues aumentan
o disminuyen sus opciones si eliges un campo con un tipo de datos
diferente.
Agregar campos
En el rea de campos puede comenzar a agregar sus campos para su tabla. Estos
campos pueden contener el nombre que usted quiera, pero lo mejor es agregar un
nombre descriptivo y fcil de leer. Puede utilizar maysculas o minsculas o
ambas, a Access no le afectar, pues todo depende de cuan descriptivo sea el
nombre del campo, por ejemplo, no hay problema si escribimos FechaNacimiento
o fechanacimiento.
El hecho de que pueda escribir cualquier nombre a sus campos, no ex cluye a
algunas pequeas reglas, como por ejemplo el no utilizar espacios en blanco al
principio, o comillas, o caracteres especiales como puntos (.), ex clamaciones (!)
o corchetes ([ ]).
Cuando agregues un campo, tambin tendrs que elegir el tipo de dato a ingresar.
Por defecto, el tipo de dato Tex to es el ms comn, pero puedes elegir toda una
lista de tipos de datos, todo en base al campo que queremos agregar, por ejemplo,
si tenemos un campo Sueldo, lo mejor es usar el tipo de dato Moneda, as como
un tipo de dato Fecha y hora para un campo Fecha de contratacin. Ex plicar con
un poco ms de detalle los tipos de campo en el siguiente tema.
Tambin, si es necesario, puede agregar una Descripcin del campo. La columna
Descripcin es opcional, y ayuda mucho a los usuarios a verificar que es lo que
se est agregando en ese campo, sobre todo cuando la base de datos pasa de una
persona a otra.
Especificar el tipo de datos
Despus de agregar un nombre de campo, lo siguiente es utilizar un tipo de datos.
Los tipo de datos permite especificar ex actamente qu valores ingresar en las
celdas. Cuando hace clic en Tipo de datos se despliega una lista de opciones con
los diversos tipos de datos a elegir.

A continuacin ex plicar brevemente cada tipo de datos.


Tipo de dato Texto corto
Un dato de tex to es prcticamente cualquier carcter (tex to, nmeros y caracteres
especiales). Este tipo de dato es el ms comn, y no es para menos, es utilizado
casi para todo. En ocasiones puedes tener dudas a la hora de crear campos como
el DNI, cdigo postal o nmero de telfono, muchos usuarios creen que un tipo de
dato numrico es lo ms lgico, pero en realidad, el tipo de dato Tex to es ideal
para este tipo de campos, pues un cdigo postal no se calcula para obtener un
resultado. As que cada vez que tenga un campo que incluya nmeros que no
deben ser calculados, lo mejor es Tex to.
El tipo de datos Tex to est limitado a 255 caracteres, es decir que no puede
escribir ms que esa cantidad en sus campos, y es lgico, un Nombre o Apellidos
no contendr ms de 50 caracteres, ni aun teniendo un nombre Hind.
Tipo de datos Texto largo
Los tipos de datos Memo permiten almacenar una cantidad de 0 a 65536. En los
tipos de datos Memo, no puede ajustar la longitud del campo, este se ajusta a la
cantidad de datos escritos en el campo. Este campo Memo es muy utilizado
cuando se necesita agregar campos de descripciones o comentarios en una Tabla.
Tipo de datos Nmero
Como su nombre lo dice, este tipo de datos almacena valores numricos, y
lgicamente los que se utilizan para clculos matemticos.
A este tipo de dato si se le aplica un tamao de campo. Muchas veces el aplicar
tamao de campo a un dato numrico es un poco complicado para los usuarios,
pues posiblemente puedan cometer errores.
Los tamaos de campo que posee un tipo de dato numrico son los siguientes:
Tamao de Lmites Posiciones Espacio de
campo decimales almacenamiento
Byte 0 a 255 Ninguno 1 byte
Enter o -32768 a 32767 Ninguno 2 bytes
Enter o -2147483648 a Ninguno 4 bytes
lar go 2147483647
Doble -1797X10308 a 15 8 bytes

1797X10308
Simple -3,4X1038 a 7 4 bytes
38
3,4X10
Id. De N/A N/A 16 bytes
r eplica
Decimal Precisin 1-28 15 8 bytes

Muchas veces los usuarios se equivocan aplicando como tamao de campo un


Entero, y cuando realice operaciones como Pedidos con nmeros demasiado
grandes, entonces se provocar un error de desbordamiento, lo mejor es cambiar a
Entero largo donde no importe los decimales o a Simple para clculos de coma
flotante.
Tipo de datos Fecha/Hora
Cuando necesite agregar fechas de nacimiento o fechas de contratacin, como la
hora de ingreso de algn empleado, utilizar un tipo de dato Fecha/Hora es la mejor
eleccin. Con un campo Fecha/hora podr incluso calcular los das entre dos
fechas, ya que en realidad un formato de Fecha/Hora se almacena como un
nmero, el cual permite realizar las operaciones de manera rpida.
Tipo de datos Moneda
Cuando maneje campos como Sueldos, o Precio unitario, lo mejor es utilizar un
campo Moneda y no un campo Nmero. Un campo Moneda tambin es un tipo
especial de nmero pero que si maneja decimales y adems no se redondea. Con
un campo Moneda podr realizar sus clculos de manera an ms rpida.
Tipo de dato Si/No
Este tipo de dato solo admite dos valores Si o No, Activado o Desactivado,
Verdadero o Falso. Este campo es del tipo binario y tiene valores 1 y 0 y ocupa un
bit.
Tipo de dato Objeto OLE
Este tipo de dato almacena objetos como imgenes, Documentos, clip de sonidos
o videos. A diferencia de Datos adjuntos, este tipo de dato solo puede almacenar
un archivo, pero puede vincularse al archivo original, de esta manera todo cambio
que haya en un archivo original ser actualizado en la Tabla de Access.
Tipo de dato Datos adjunto
Este an nuevo tipo de dato es una de las razones por la cual Access tuvo que
cambiar su ex tensin de MDB a ACCDB. Con este campo fcilmente puedes
almacenar todo tipo de archivos como Documentos, archivos ZIP o RAR,
Imgenes, etc. Por ejemplo, si trabajas con una Tabla Empleados, es posible tener
un campo que almacene la fotografa del empleado y adems su currculo.
Tipo de datos Hipervnculo
Con este tipo de datos puedes almacenar Pginas web o direcciones de correo
electrnico que es lo ms comn en una tabla de Access 2016. Tambin puedes
agregar combinaciones de tex tos y nmeros que puedan enlazarse haca otros
archivos, como documentos PDF, videos, audio y otros.
Tipo de datos Calculado
Este tipo de datos est recin agregado a las opciones de los tipos de datos de
Access 2016. Este tipo de dato Calculado permite realizar operaciones entre dos o
ms campos, ahorrando el trabajo de realizar consultas calculadas.
Asistente para bsquedas
Este no es en realidad un tipo de datos, pero permite insertar valores que estn
almacenados en otras tablas o consultas o simplemente puede crear su propia
lista de valores. Cuando el usuario final utilice este campo, encontrar un cuadro
desplegable con la lista de valores que fueron cargados de otras tablas o de la
lista que cre en la vista Diseo.
Cuando seleccione la opcin Asistente para bsquedas, aparece el cuadro de
dilogo Asistente para bsquedas donde podr elegir dos opciones, la primera
donde puedes buscar valores desde alguna tabla o consulta y la segunda opcin
que permite escribir sus propios valores. Haga clic en Siguiente al elegir una
opcin.
Al seleccionar la opcin Deseo que campo de bsqueda busque los valor es
en otr a tabla o consulta podr elegir entre buscar sus valores de Tablas,
Consultas o Ambas. Cuan do seleccione cualquier de las tres opciones, ser
tiempo de elegir el objeto que se necesita y hacer clic en Siguiente.
Es hora de seleccionar cul de los campos de la tabla sern incluidos en el
Asistente para bsquedas. Al hacer clic en el botn Agregar campo, se agrega el
campo seleccionado o tambin puede hacer clic en el botn Agregar todos. Haga
clic en Siguiente para continuar.
Al pasar al siguiente paso puedes ordenar de forma Ascendente o Descendente
algn campo y luego hacer clic en Siguiente.
La siguiente ventana del Asistente para bsqueda permite ajustar el ancho de la
columna que se acaba de agregar. Haga clic en Siguiente.
El ltimo paso permite agregarle un nombre al campo de bsqueda, incluso
puedes activar la integridad de los datos entre sus tablas o permitir varios valores.
Haga clic en Finalizar.
Al concluir con estos pasos deber guardar la tabla y luego activarla en la vista
Hoja de datos para que pueda dar un vistazo a su campo y saber cmo este
trabaja. Note en la siguiente imagen como los datos de un campo fueron
agregados a este nuevo campo pero en forma de lista.
Problemas de la conversin de datos
Cuando se crean base de datos con carcter profesional e incluso en base de
datos sencillas para pequeos negocios, en ocasiones sentir una duda que le
diga que debe cambiar el tipo de datos en un campo que ya contiene datos, si ha
decidido cambiar el tipo de datos de un campo ya rellenado, tenga en cuenta los
siguientes aspectos:
Cambiar a Autonumr ico desde cualquier tipo de dato:
Si ha pensado en cambiar a Autonumrico, lamentablemente esto no podr ser.
Los tipos de datos autonumricos solo estn disponibles desde un nuevo campo.
Nota: Los tipo de datos Autonumrico solo se utilizan una vez en una tabla.
Cambiar Texto a Nmer o, Moneda, Fecha/Hor a o Si/No:
En gran parte de los casos, cambiar de tex to a los tipos de datos mencionados no
produce perdidas de datos. Si ex isten valores que no son apropiados estos se
borraran automticamente. Por ejemplo, si el campo tex to posee valores como 08
Enero 1987 al cambiar al dato Fecha/Hora, automticamente se convierte en
08/01/1987, pero si cambiamos ese mismo dato a un tipo de datos S/No, entonces
el dato se borrara.
Cambiar de Texto Lar go a Texto Cor to:
Con este cambio no se pierden datos, ya que ambos manejan tex to, el nico
problema es que si Memo traa ms de 255 caracteres, estos sern cortados para
ajustarse al campo tex to.
Cambiar de Nmer o a texto:
Con este cambio no se pierden datos, los nmeros se convierten a tex to utilizando
el formato Nmero general.
Cambiar de Nmer o a Moneda:
En este cambio se debe tener un poco de cuidado pues el tipo Moneda trabaja con
nmeros fijos de posiciones decimales, as que puede perderse algo de precisin
si los valores se cortan.
Cambiar de Fecha/Hor a a Texto cor to:
No se pierde informacin con este cambio. Las fechas y horas se convierten a
tex to con el formato Fecha general.
Cambiar de Moneda a Texto cor to
Lo nico que se pierde es el smbolo de moneda.
Cambiar de Moneda a Nmer o
Moneda y Nmero no tienen tantas diferencias as que el cambio es sencillo y
directo. Tenga en cuenta que Moneda maneja decimales y si cambia a Nmero
con tamao de campo Entero largo, la parte decimal se cortar.
Cambiar de Autonumr ico a Texto cor to
Este tipo de cambio no produce perdida de datos, a menos que el tamao de
campo no sea lo suficiente para almacenar los datos autonumricos.
Cambiar de Autonumr ico a Nmer o
Aqu tampoco se producen perdida de datos a menos que el autonumrico posee
es mayor a 32767 y ha elegido un tamao de campo Entero.
Cambiar de S/No a texto cor to
No se pierden datos con este cambio, si ha activado o desactivado alguna casilla
del campo S/No, la conversin tratar el tex to S para el activado y No para el
desactivado.
Tipo de datos OLE
Con este tipo de datos no podemos convertir a otro tipo de datos.
Eliminar e Insertar filas
Es posible que necesite eliminar campos o insertar nuevos campos en la vista
Diseo de una tabla.
Para eliminar una fila siga estos pasos:
1. Haga clic en el campo que desea eliminar.
2. En la ficha Diseo de la ficha contex tual Her r amientas de tabla, en el
grupo Herramientas, haga clic en Eliminar filas.

3. En el mensaje de confirmacin, haga clic en S.


Para insertar una nueva fila, siga estos pasos:
1. Haga clic en el campo donde desea insertar una nueva fila superior.
2. En la ficha Diseo de la ficha contex tual Herramientas de tabla, en el
grupo Herramientas, haga clic en Insertar filas.
Aplicar una Clave principal
Una clave principal es un campo o un conjunto de campos de la tabla que
proporciona un identificador nico para cada registro. En una base de datos, la
informacin se divide en tablas distintas en funcin del tema. A continuacin, se
usan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cmo debe
volver a reunir la informacin. Access usa campos de clave principal para asociar
rpidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma
significativa.

Una clave principal correcta debe tener varias caractersticas:


Identifica inequvocamente cada fila.
Nunca debe estar vaca ni ser nula (siempre debe contener un valor).
Los valores que contiene no suelen cambiar (lo ideal es que no cambien).
Saber si una clave principal es incorrecta
Cualquier campo al que le falten una o ms de caractersticas para ser
considerado una clave correcta es una eleccin poco adecuada para la clave
principal. A continuacin se incluyen ejemplos junto con los motivos por los que
las claves son incorrectas.
Nombr e: No es una opcin adecuada, ya que no suele ser nico. Muchos nos
llamamos Juan, o Alberto.
Nmer o de telfono: No es una opcin adecuada porque es probable que
cambie. Ms an con tantos delincuentes.
Dir eccin de cor r eo electr nico: No es una opcin adecuada porque es
probable que cambie. Generalmente si son hackeados.
Combinaciones de palabr as y nmer os: No es una opcin adecuada si la
parte de palabras est sujeta a cambios. Adems, puede ser difcil de mantener y
podra causar confusin si se repite la parte de las palabras como un campo
independiente. Por ejemplo, un identificador de cuenta que incluye la ciudad y un
nmero incrementado (por ejemplo, L MA0579) sera una opcin incorrecta si la
ciudad tambin se almacena como un campo.
Asignar Propiedades de campos
Cuando se aplica un tipo de datos a un campo, este muestra una serie de
Propiedades el cual permite personalizar an ms sus campos. Estas propiedades
de los campos se muestran mejor en la vista Diseo. Las Propiedades de los
campos son dinmicas, pues cambian en base al campo elegido. Puede aplicar
tantas propiedades como necesite, ajustando mejor sus datos en las tablas de
Access 2016.
Entre las propiedades ms comunes tenemos los siguientes.
Tamao del campo
La propiedad Tamao del campo permite establecer ex actamente cuntos
caracteres ingresar en ese campo, esto se aplica al tipo de datos Tex to. Tex to
puede albergar hasta 255 caracteres, pero puede reducir a menos, como por
ejemplo, para el campo DNI puede aplicar un tamao de campo de 8, pues no
ex iste DNI con 9 dgitos, al menos no en Per.
Cuando se trabaja con el campo Nmero, puede aplicar diversos tamaos de
campo, entre los ms comunes Entero largo o Entero.
Nuevos valores
Este tipo de datos se aplica a los campos Autonumricos. Con esta propiedad
puede elegir para que el campo se incremente o pueda crear un nmero aleatorio.
Formato
Mediante esta propiedad puede cambiar la forma en como se muestra un dato
despus de introducirlo (maysculas, fechas y otros).
Mscara de entrada
Esta propiedad es utilizada para introducir datos que ayuden a trabajar mejor con
los datos ya predefinidos, por ejemplo, puede crear mscaras de entrada para los
nmeros de telfono, nmeros de seguridad social, fechas, etc.). Esto se aplica a
campos numricos y tex to.
Lugares decimales
Mediante esta propiedad podr especificar el nmero de lugares decimales para
los campos Nmero y Moneda.
Ttulo
Esta propiedad es opcional y se utiliza mejor en Formularios e Informes. Se utiliza
la propiedad Ttulo para cambiar el nombre del campo por un nombre ms comn o
sencillo.
Valor Predeterminado
Esta propiedad proporciona un valor automticamente en el campo cuando se crea
un nuevo registro. Este valor puede ser cualquier valor adecuado para ese tipo de
campo. El valor predeterminado no es ms que un valor inicial, que podemos
modificar durante la introduccin de datos. Para especificar un valor
predeterminado, simplemente escriba el valor deseado en la propiedad Valor
predeterminado. Un Valor predeterminado puede ser una ex presin, as como un
nmero o una cadena.
Regla de validacin
Esta propiedad permite aplicar reglas a algn campo, por ejemplo, una regla puede
ser mayor o igual a 10 .
Texto de validacin
Esta propiedad permite mostrarle al usuario un mensaje indicando el error que ha
cometido por no seguir las reglas de validacin.
Requerido
Esta propiedad permite establecer si un campo es necesario ser rellenado o no.
Por ejemplo, un campo Apellido siempre debe ser llenado, no podemos dejarlo en
blanco.
Permitir longitud cero
Determina si podemos introducir una cadena vaca ( ) en un campo de tex to para
diferenciarlo de un valor nulo.
Indexado
Esta propiedad acelera el acceso a los datos y si se desea, limita los datos a
valores nicos.
La Propiedad Formato
Access incluye varias opciones para mostrar e imprimir los datos de las tablas. El
formato elegido afecta nicamente a la apariencia de los datos y no al modo en
que Access los almacena. Por ejemplo, si un determinado producto slo est
disponible por cajones, puede aplicar un formato para controlar la forma en que se
muestra el campo de modo que se agregue la palabra & cajones a la cantidad
especificada en el campo. Mostrar un tipo de cantidad, como cajones, puede
ayudar a evitar confusiones sobre la cantidad especificada en los pedidos.

Cuando se muestre la tabla en la vista Hoja de datos, este formato afecta al modo
en cmo se ven los datos. Observe la siguiente imagen.
Formatos personalizados para Texto
Los formatos personalizados para los tipos de datos Tex to slo permiten dos
secciones de formato en una cadena. La primera seccin de una cadena de
formato controla la apariencia del tex to y la segunda seccin muestra valores en
blanco o cadenas de longitud cero. Si no especifica ningn formato, Access alinea
a la izquierda todo el tex to de las hojas de datos.
En la siguiente tabla se representan y se ex plican los formatos personalizados
que se pueden aplicar a los campos de tipo Tex to.
Car cter Descr ipcin
@ Con este carcter podr dejar espacios
disponibles en la cadena de tex to.
Por ejemplo, si la cadena de formato
es @@@@@ y el tex to subyacente
es ABC, el tex to se alinea a la
izquierda con dos espacios en blanco
iniciales.
& Aunque tiene una finalidad diferente
parecido al @, es muy utilizado para
poder agregar formatos a los campos,
por ejemplo, puede usar &[Rojo] para
aplicar un color rojo al tex to.
! Utilice este carcter para que los
marcadores de posicin se rellenen de
izquierda a derecha y no de derecha a
izquierda. Debe utilizar este carcter al
principio de una cadena de formato.
< Utilice este carcter para convertir todo
el tex to a minsculas. Debe utilizar
este carcter al principio de una
cadena de formato, pero puede ir
precedido de un signo de ex clamacin
().
> Utilice este carcter para convertir todo
el tex to a maysculas. Debe utilizar
este carcter al principio de una
cadena de formato, pero puede ir
precedido de un signo de ex clamacin
(!).
* Cuando se utiliza, el carcter que
aparece inmediatamente detrs del
asterisco se convierte en un carcter
de relleno, es decir, un carcter
utilizado para rellenar los espacios en
blanco. Access muestra normalmente
los datos de tex to alineados a la
izquierda y rellena con espacios en
blanco el rea situada a la derecha del
valor. Puede agregar caracteres de
relleno en cualquier lugar de la cadena
de formato. En ese caso, Access
rellenar todos los espacios en blanco
con el carcter especificado.

Texto liter al Coloque entre comillas dobles todo el


tex to que desee que vean los
usuarios.
\ Utilice este formato para obligar a
Access a mostrar el carcter que
aparece inmediatamente detrs. Es lo
mismo que colocar un carcter entre
comillas dobles.
[Color ] Utilice este formato para aplicar un
color a todos los valores de una
seccin del formato. Debe incluir el
nombre entre corchetes y usar uno de
estos nombres: negro, azul, cian,
verde, magenta, rojo, amarillo o
blanco.
Formato personalizado para Nmero
En la tabla siguiente se representan y se describen los marcadores de posicin y
caracteres que se pueden usar al crear formatos personalizados para los datos
numricos.
car cter Descr ipcin
# Utilice este carcter para mostrar un
dgito. Cada instancia del carcter
representa una posicin de un nmero.
Si no hay ningn valor en una
posicin, Access muestra un espacio
en blanco. Adems, el uso de
marcadores de posicin no impide
escribir datos.
Por ejemplo, si aplica el formato #.###
y escribe el valor 45 en el campo, se
muestra 45. Si escribe 12.145 en un
campo, Access muestra 12.145,
aunque haya definido un nico
marcador de posicin a la izquierda
del separador de miles.
0 Utilice este carcter para mostrar un
dgito. Cada instancia del carcter
representa una posicin de un nmero.
Si no hay ningn valor en una
posicin, Access muestra un cero (0).

Texto liter al Coloque entre comillas dobles todo el


tex to que desee que vean los
usuarios.
\ Utilice este formato para obligar a
Access a mostrar el carcter que
aparece inmediatamente detrs. Es lo
mismo que colocar un carcter entre
comillas dobles.
% Se utiliza como ltimo carcter de una
cadena de formato. Multiplica el valor
por 100 y muestra el resultado con un
signo de porcentaje al final.
[Color ] Utilice este formato para aplicar un
color a todos los valores de una
seccin del formato. Debe incluir el
nombre entre corchetes y usar uno de
estos nombres: negro, azul, cian,
verde, magenta, rojo, amarillo o
blanco.
Captulo 25: Creacin Bsica de
Consultas
Relaciones entre tablas
Una relacin constituye una forma de reunir datos de dos tablas diferentes. Consta
de dos campos, uno en cada tabla. Cuando se usan las tablas en una consulta, la
relacin permite que Access determine qu registros de una tabla se relacionan
con qu registros de otra. Por ejemplo, el usuario tiene un campo Id_Producto en
una tabla Productos y en una tabla Detalles de pedido. Cada registro de la tabla
Detalles de pedidos tienen un Id_Producto que corresponde a un registro de la
tabla Productos con el mismo Id_Producto.
Una relacin tambin puede impedir que se pierdan datos evitando que los datos
eliminados dejen de estar sincronizados. Se puede crear una relacin de tabla en
la ventana Relaciones o arrastrando un campo hasta una hoja de datos desde el
panel Lista de campos. Cuando se crea una relacin entre tablas, los campos
comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen
coincidir. Sin embargo, los campos comunes tienen que tener el mismo tipo de
datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumeracin,
el campo de clave ex terna tambin puede ser un campo de tipo Nmero si la
propiedad Tamao del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo,
puede hacer coincidir un campo Autonumeracin y un campo de tipo Nmero si la
propiedad Tamao del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos
campos comunes son campos de tipo Nmero, tienen que tener el mismo valor
para la propiedad Tamao del campo.
Para poder crear una relacin deber acceder a la ventana Relaciones, para ello
siga estos pasos:
1. Haga clic en la ficha Herramientas de base de datos.
2. En el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones.
Cuando ingrese a la ventana de relaciones deber agregar las tablas
correspondientes para crear las relaciones, para ello siga estos pasos:
1. En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en el comando
Mostrar tablas.
2. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, seleccione las tablas a agregar.
3. Haga clic en el botn Agregar para que las tablas se muestren en sus
respectivas entidades.
4. Haga clic en Cerrar cuando no necesite agregar ms tablas y pueda
comenzar a realizar las relaciones.
Cuando trabajemos con las relaciones de tablas en Access, generalmente nos
referimos a tres tipos importantes, las relaciones Uno a uno, Uno a varios y Varios
a varios.
Uno a uno
Este tipo de relacin no es muy comn dentro de una base de datos,
prcticamente porque rompen las reglas de normalizacin (que en realidad no se
ven en este libro). Una relacin Uno a uno indica que cada registro en la primera
tabla tiene un nico registro en la segunda tabla.
Ex isten ocasiones en donde es necesario utilizar relaciones Uno a uno dentro de
una base de datos. Puede haber casos en una tabla de empleados, donde los
usuarios de la base de datos no necesiten ver algn dato en especial, por ejemplo
el cdigo de segur idad social; o suponga usted que tiene una lista de clientes
por la cual la empresa acaba de crear un nmero de tarjeta de crdito (personal) por
la cual ese nmero solo lo puede tener la empresa de manera confidencial y
ningn empleado que utilice la base de datos podr acceder a ella. En este tipo de
casos lo mejor es utilizar una relacin Uno a uno. Tambin es posible ver
relaciones uno a uno cuando ex isten demasiados campos en una sola tabla y
necesita otra tabla para continuar.
Para comprender mejor, puedes tener una tabla con los siguientes campos:
IDCliente, Nombres, Apellido Paterno, Apellido Materno, Fecha de Afiliacin. Si
trabajamos en una tabla comn, es posible que en esa misma tabla podamos
agregar tambin el campo TarjetaCrdito. Observe la siguiente imagen.

Nota: Los nmeros de tarjeta de crdito que aparecen en la imagen son ficticios, al
igual que los nombres, y otros datos importantes.
Aunque confiemos fielmente en los empleados que trabajan en una empresa,
ex iste cierta informacin que no deber estar a la luz tan fcilmente, por ello, se
puede agregar el campo TarjetaCrdito en una tabla diferente y luego crear una
relacin. Como ex iste un nico registro en la primera tabla y un nico registro en la
segunda, entonces se crear una relacin de Uno a uno.
Uno a varios
Este tipo de relacin es la ms comn en una base de datos. Cuando usted trabaje
con base de datos, notar que este tipo de relacin se encuentra en casi todas las
tablas.
Una relacin Uno a varios indica que cada registro de una tabla (tabla principal)
est relacionada con uno o ms registros de la segunda tabla (tabla secundaria) y
cada registro de la segunda tabla est relacionada a un solo registro en la primera
tabla, tambin se le conoce como una relacin Padre e hijo. Le pareci confuso?
Bueno vamos a resolverlo de la mejor manera.
Por ejemplo, en una tabla Clientes y Pedidos, cada Cliente (Uno) puede realizar
muchos Pedidos (Varios), el Cliente puede pedir algo hoy, luego otro pedido
maana y otro ms pasado maana. Adems, cada Pedido es enviado a un solo
Cliente, es decir, el Pedido que se haga hoy, solo ser entregado al Cliente quien
lo solicit y a nadie ms. An confundido? Vamos a otro ejemplo.
Un Empleado (Uno) puede recibir muchos Sueldos (Varios) por ao (12 meses),
pero solo un Sueldo por mes, ser pagado a un nico Empleado. Si hablamos de
una tabla Profesores y Alumnos, podemos decir que un Profesor (Uno) tiene
muchos Alumnos (Varios), y un Alumno tiene un nico profesor (en la misma clase,
claro est).
Por ltimo, sabemos que esta relacin se le conoce como Padre e Hijo, un Padre
puede tener varios hijos y cada hijo tiene un nico padre (Ojo, hablamos de tablas
y no de casos de la vida real)
Varios a varios
Este tipo de relacin es ms compleja y un poco confusa. Un diseo de relacin
Varios a varios indica que cada registro de cualquiera de las dos tablas est
relacionado con cero, uno o varios registros de la otra tabla. Por ejemplo, cada
estudiante de la tabla Estudiantes puede estar subscrito a varias redes sociales
(Facebook, Hi5, Snico, etc.) mientras que cada una de las redes sociales tiene
ms de un estudiante subscrito.
Lamentablemente lo confuso est en que una relacin varios a varios no puede ser
creado directamente en un sistema de base de datos relacional como Access
2016. Para poder crear una relacin Varios a varios, deber descomponer estas
dos tablas y crear una tercera tabla relacionado de Uno a varios con las otras dos
tablas.
Si ya est confundido (y no lo culpo), observe la siguiente imagen y tmese un
tiempo para ex aminarla.

En la imagen se puede observar dos tablas principales, la primera Redes sociales


con los campos IDSocial y Nombre y la otra tabla llamada Estudiantes con los
campos DEstudiante, Nombre y Apellidos. En este ejemplo, se debe crear una
tabla ms que depende de las dos tablas principales, y la llamaremos
DetalleSubscripcin, dentro de esta tabla encontrar los campos DEstudiante (de
la tabla Estudiantes) y adems IDSocial (de la tabla Redes sociales), al
relacionarse se crea el tipo Uno a varios de las dos tablas principales. De esta
manera es ms sencillo cambiar o actualizar los datos, ya que la tabla unin
(DetalleSubscripcin) contiene los dos Ds principales de cada tabla.
Afortunadamente, este tipo de relaciones no son tan frecuentes como las
relaciones sencillas Uno a varios.
Un ejemplo especial puede ser la tabla Productos y la tabla Pedidos, cada
Producto puede estar en varios pedidos, y cada pedido puede contener muchos
productos. Para poder realizar una relacin de varios a varios, deber crear una
tabla unin como por ejemplo Detalle de Pedidos. Observe la siguiente imagen.

Espero que con estos dos ejemplos pueda aclarar un poco ms la idea de las
relaciones varios a varios.
Crear consultas
Ordenar y filtrar son dos herramientas sencillas que nos pueden ayudar mucho a la
hora de mostrar datos. Pero cuando necesitemos solicitar algo de nuestros datos,
las Consultas en Access 2016 es la mejor opcin.
Aunque un filtro se parece a una consulta, esta ltima es mucho ms poderosa por
varias razones. Una consulta ejecutada es muy parecido a una Hoja de datos
(como las tablas) que muestra los datos resultantes de una serie de criterios
agregados en el modo diseo de consulta.
Las consultas son llamadas Dynaset, pues son conjuntos dinmicos de datos, ya
que al actualizar la tabla de origen, Access 2016 actualiza tambin el resultado de
la consulta. Una consulta puede ser guardad y ejecutada nuevamente cuando lo
necesite, en cambio un filtro simplemente es algo voltil pues desaparecer
cuando cierre la tabla. Adems ex isten una serie de tipos de consultas, entre
ellas:
Consultas de seleccin:
Este tipo de consulta es lo ms comn que se encuentra en una base de datos de
Access 2016. Como su nombre lo dice, esta consulta selecciona los datos de una
o ms tablas y los une en una sola Hoja de datos. Muchos usuarios las utilizan
para crear Informes y Formularios.
Consultas de Totales:
Este tipo de consultas realizan diversos clculos que son formados a partir de una
consulta de seleccin. Cuando trabaja con Totales, Access 2016 agrega una fila
llamada Total en la cuadrcula QBE (Query by ex ample)
Consultas de Accin:
Este tipo de consultas permiten crear nuevas tablas o modificar los datos, como
Eliminar, Actualizar y Anex ar en las tablas ex istentes. Este tipo de consultas
afectan a muchos registros en una sola operacin.
Consultas de tabla de r efer encias cr uzadas:
Con este tipo de consultas se podrn mostrar tablas de resmenes de datos en
forma de referencias cruzadas como si fuese una hoja de clculo (como Ex cel),
con filas y columnas basadas a los campos de la tabla.
Consultas SQL:
Para los que tienen su corazoncito programador, este tipo de consultas los har
palpitar, pues tendrn que escribir instrucciones para crear las consultas. Puede
crear tres tipos de consultas, las de unin, de paso a travs y de definicin de
datos.
Consultas Top(n):
Con estas consultas podemos especificar el nmero o porcentaje de registros que
queremos que Access 2016 nos devuelva para cualquier otro tipo de consulta.
Primeros pasos para crear una
consulta
Despus de conocer algunos conceptos bsicos sobre las consultas y los
conjuntos de registros, vamos a aprender los primeros pasos para la creacin de
consultas. Ex isten dos modos de crear una consulta, utilizando el modo Diseo y
estructurar usted mismo la consulta, o simplemente utilizando un asistente para
crear consultas donde podr elegir el tipo de consulta que quiera crear.
En esta primera parte, utilizaremos el modo Diseo de consulta para crear la
estructura de lo que ser una consulta, para ello siga estos pasos:
1. Haga clic en la ficha Cr ear .
2. En el grupo Consultas, haga clic en Diseo de consulta.

3. En la ventana de Diseo de Consulta, en el cuadro de dilogo Mostr ar


tabla, seleccione las tablas que necesitar para su consulta.
4. Haga clic en Agr egar .
5. Cuando no necesite ms tablas, haga clic en Cer r ar .
Conocer la cuadrcula QBE (Query by
example)
La ventana de Diseo de consulta contiene dos partes, la primera el rea de
Tablas/Consultas y el rea de la cuadrcula QBE en la parte inferior.
Dentro de la cuadrcula QBE encontrar las siguientes secciones:
Campo:
Donde podr aadir el nombre de los campos que necesitar para el conjunto de
registros que devolver la consulta.
Tabla:
Muestra el nombre de la tabla al que pertenece un campo elegido en la fila Campo.
Generalmente este se activa al elegir un campo desde el rea de
Tablas/Consultas.
Or den:
Establece la ordenacin de los campos en una consulta.
Mostr ar :
Permite activar o desactivar un campo para que se muestre en el conjunto de
registros de una Consulta. Esta opcin es muy til cuando necesita crear
consultas en un campo pero no desea que este se muestre en el conjunto de
registros.
Cr iter ios:
Permite agregar criterios o ex presiones que permitirn filtrar los datos en una
Consulta.
O:
Es una fila especial para agregar otro criterio. Adems es la primera de muchas
otras filas de criterios.
Crear una consulta con un criterio de
texto sencillo
Este ser un primer ejercicio para que comprenda a trabajar con consultas, en este
ejemplo, se utilizar un criterio de tex to que har el filtrado y nos mostrar solo los
datos que queremos. Si usted al terminar este pequeo ejercicio ya se siente con
nimos de practicar con ms, no se desespere, al final de este captulo encontrar
los ejercicios paso a paso.
En primer lugar, deber ingresar a la ventana Diseo de consulta y agregar las
tablas correspondientes, en este ejemplo, utilizar la tabla Productos.
Cuando agregue la tabla Productos, esta aparecer como una entidad en el rea
de Tablas/Consultas. Desde esa entidad (la tabla), podemos hacer doble clic sobre
los campos a agregar, en este ejemplo agregar los campos Cdigo de producto,
Nombre del producto, Categora y Precio listado. Observe en la siguiente imagen
de la cuadrcula QBE.
Puede notar que los campos agregados en la cuadrcula QBE estn ordenados en
base a como los agreg en el diseo de consulta. Observe que en la fila Tabla se
muestra el nombre de la tabla a la que corresponde cada campo, en este ejemplo
todos muestran Productos. Tambin note la seccin Mostr ar , todas estn
activadas.
En la seccin Criterios, del campo Categora, vamos a agregar un criterio de tex to
para que se puedan filtrar datos. En el campo Categora encontraremos Bebidas,
Condimentos, Aceite, Salsas, Frutos secos, etc. Sabiendo estas categoras,
podemos crear un criterio para el filtrado.
En Criterios, escribe por ejemplo: Bebidas
Al pulsar Enter, notar que la palabra es colocado en comillas, ya que Access
2016 es el nico sistema de base de datos (que conozco) que se basa en
suposiciones de lo que queremos hacer.
En la ficha Diseo en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Observe ahora su conjunto de registros.


Aunque est ex celente la consulta que se acaba de hacer, podemos mejorar un
poco ms en cmo se muestran los datos. Por ejemplo, en el campo Categora se
repite la palabra Bebidas, podemos desactivar la seccin Mostrar en la ventana
Diseo de consulta.
En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, hacemos clic en Diseo y volvemos a la
ventana Diseo de consulta.
Si desactivamos la casilla del campo Categora, la estructura de la consulta no
ser afectada, solo el campo Categora no aparecer en el resultado, de esa
manera podemos ver mejor los datos y podemos imprimirlo o crear un informe.

Haga clic en Ejecutar y vuelva a observar sus datos. Prcticamente es el mismo


resultado, el criterio no fue afectado, pero ya no tendremos la palabra Cars
repitindose por todo el campo Categora.
Ahora vamos a manejar otro criterio para Categoras, pero esta vez pediremos que
nos muestre todas las categoras que no coincidan con Bebidas.
Regresemos a la vista diseo y agregamos el siguiente criterio: NoEs Bebidas.
Al pulsar Enter, observe como la palabra Bebidas se encuentra en comillas pero no
la palabra NoEs, esto es porque NoEs es una ex presin estndar de Access
2016. Access 2016 rpidamente ha supuesto que No es una ex presin y cars es
un tex to del criterio, as que al ejecutar puede ver el resultado.

Si activa la casilla de Categoras, recuerde que este campo est oculto en la


consulta, podr ver mejor sus datos en el conjunto de registros.
Agregar otros criterios sencillos
Vamos a seguir trabajando un poco con los criterios sencillos, pero esta vez
tambin se agregar un criterio para fechas. Observe la siguiente imagen que
muestra una consulta de seleccin de la tabla tblContacts. Se ha creado una
consulta de seleccin que muestre los campos Contact D, ContactType,
FirstName, LastName, State y OrigCustDate para que usted vea que tipo de datos
posee.
Observe bien los campos ContactType y OrigCustDate. En ContactType, vemos
datos de Buyer (comprador), Seller (vendedor) y adems Both (Ambos, es decir
comprador y vendedor a la vez). OrgiCustDate presenta fechas de afiliacin de los
clientes.
Perfecto, sabiendo esto vamos a pensar en una solicitud. Debemos obtener
aquellos contactos que sean Compradores y Vendedores a la vez, eso lo podemos
encontrar en el campo ContactType, pero adems, que ellos se hayan afiliado a
partir del 1 de enero de 2007. Esta vez, utilizaremos dos criterios para dos campos
distintos en una misma tabla.
Ingresamos a la ventana Diseo de consulta desde la ficha Crear, grupo Consultas
y clic en Diseo de consultas. Agregamos la tabla tblContacs y luego los campos
Contact D, ContactType, FirstName, LastName, State y OrigCustDate.
Como primer criterio agregaremos el tex to both en la columna del campo
ContactType, ya que both en espaol es Ambos . Ahora en la columna
OrigCustDate, en la fila de criterios, agregaremos lo siguiente: >=01/01/07.
Como la solicitud que queremos es que se muestren los clientes afiliados desde
el primero de enero, debemos agregar >=. Al pulsar Enter, observe como se
muestran unas almohadillas que delimitan los valores de fecha. Estos
delimitadores aparecen para diferenciar la fecha de los datos de tex to.
Ejecute la consulta y observe su conjunto de registros.