Anda di halaman 1dari 18

TUGAS ANALISIS HOTEL

Untuk memenuhi matakuliah


Sistem Informasi Manajemen

Oleh
Nuraviah Awwalul Dini
Praditya P. Perdana
Dhella Safira
Vemby Sabilla

UNIVERSITAS BRAWIJAYA
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
AKUNTANSI
2016
Perhatikan dan bacalah struktur organisasi dan deskripsi kerja Hotel Nine Eleven (9
11) di atas!

STRUKTUR ORGANISASI DAN DESKRIPSI KERJA

Struktur Organisasi Hotel Nine-Eleven

DESKRIPSI KERJA

General Manager bertugas:

Bertanggungjawab pada pemilik atau pemegang saham


Mengkoordinasi seluruh operasional Hotel Nine Eleven (911)
Cost Control & Store Keeper bertugas:
Bertanggungjawab pada General Manager.
Menjaga kinerja penjualan F&B Departement.
Mendata Inventory secara berkala setiap 6 bulan sekali.
Mencari vendor yang dibutuhkan hotel dan membuat kontrak harga dengan vendor
tersebut.
Mengontrol penerimaan barang untuk stok F&B Departement.
Membuat standar harga menu makanan dan biaya untuk masingmasing menu.
Melakukan pembelian barang atas order dari outlet.
Income Auditor & Bookkeeper bertugas:

Mengatur alur pendapatan.


Memeriksa laporan sales summary tiap kasir dimasingmasing outlet
dan membuat balancing report.
Membuat laporan pendapatan.
Mengelompokkan pendapatan untuk masingmasing outlet dari semua tamu yang
check out
Memverifikasi Night Audit Report dengan data yang ada yaitu laporan dari front
office dan laporan dari F&B
Melakukan cross check penerimaan tunai dengan General Cashier.
Membuat Credit Memo bila ada pencairan tagihan informasi dari bank setelah itu
menyerahkannya ke front office
General Cashier & HRD Administration bertugas:

Menerima dan mencatat uang tunai hasil penjualan dari outlet serta
membukukannya dalam buku kas dan penerimaan tunai.
Membuat pengajuan pembayaran pada General Manager.
Menyelesaikan pembayaran tagihan kepada vendor dan pihak ketiga atas pengajuan
dari srore keeper yang telah disetujui oleh GM berdasarkan purchase order dan
mencatat dalam buku kas serta buku pengeluaran.
Melakukan penagihan kepada vendor dan pihak ketiga
Menyetor uang ke bank dan menyisakan saldo minimal Rp. 2.000.000, setiap
hari.
Membuat jurnal penerimaan dan jurnal pengeluaran.
Membayar gaji dan uang lembur karyawan atas persetujuan General Manager
setiap tanggal 1 atas upah yang harus dibayar setiap bulan sebelumnya.
Melakukan cross check dengan Night Audit Work Sheet yang telah diverifikasi
income Auditor.
Food & Beverage (F&B) Supervisor bertugas:

Melakukan supervisi operasional departemen Food & Beverage dan bertanggung


jawab atas operasional departemennya.
Melakukan recheck penerimaan stok.
Mereview dan mengotorisasi laundry perlengkapan table manner.
Mereview dan mengotorisasi laporan cashier sebelum diserahkan ke accounting.
Melakukan pengawasan pada peserta on job training.
Room Division (RD) Supervisor bertugas:

Melakukan supervisi operasional Room Division dan bertanggung jawab atas


operasional departemennya.
Melakukan recheck stock Room Division (fasilitas
seperti shampoo, sprei, sabun, dan lainlain).
Memprediksi stok untuk setiap kamar.
Melakukan recheck penerimaan stok.
Melakukan pengawasan pada peserta on job training.

Cashier bertugas:

Menerima dan mengeluarkan uang secara tunai


Melakukan pencatatan atas transaksitransaks yang dilakukan dan
mendokumentasikan buktibukti transaksi yang berhubungan.
Membuat laporan keuangan harian/balancing.

Waiter bertugas:

Melayani pesanan pelanggan baik di restoran maupun


pesanan makanan ke kamar tamu.
Berkoordinasi dengan F&B Supervisor dan Front Office untuk
laundry perlengkapan table manner.

Cook bertugas:

Memasak atau menyediakan makanan dan minuman sesuai dengan pesanan customer.
Menjaga mutu, rasa, dan kebersihan makanan.
Bersama Store Keeper memastikan bahan baku yang di beli sesuai dengan pesanan.

Stuward bertugas:

Mencuci peralatan dapur dan peralatan makan.


Menjaga kebersihan dapur.

Receptionist bertugas:

Melayani proses checkin, checkout, kasir, night auditor, telephone operator,


dan reservation
Mengupdate reservasi setiap harinya.
Membuat laporan keuangan harian / balancing.
Melakukan Posting room charge, food & beverage, miscellaneous, laundry,
dl setiap malam untuk night shift sekaligus night auditi.
Menerima reservasi kamar baik melalui telepon atau secara langsung dan
memfilenya dengan baik.
Berkoordinasi dengan housekeeping mengenai kondisi / status kamar.
Membuat laporan kejadian per hari dalam log book untuk diteruskan pada shift
selanjutnya.
Bertanggung jawab pemesanan akomodasi atas permintaan tamu (travel).

Room Boy/Maid bertugas:

Melakukan makeup room.


Melakukan recheck persediaan makanan dalam lemari es dan
memenuhinya kembali apabila ada yang berkurang.
Melakukan recheck kondisi kamar, inventaris kamar, dan fasilitasfasilitas yang lain
yang disediakan di dalam kamar dan menkonfimasikannya ke Front Office.
Melayani permintaan atau pesanan tamu (misalnya laundry, dll).
Berkoordinasi dengan Front Office dan RD Supervisor untuk melakukan
loundry perlengkapan kamar (seperti sprei, dll).
Menjaga dan mengelola persediaan / stok perlengkapan setiap kamar
Bertanggung jawab terhadap gudang penyimpanan stok.

House Man bertugas:

Menjaga kebersihan koridor, rest room, musholla, meeting room,


jendela di luar kamar, dan sebagainya.

Security bertugas:

Membukakan pintu masuk customer.


Menjaga keamanan hotel.

2. Analisis struktur organisasi dan deskripsi kerja Hotel Nine Eleven (911) dari segi
pengendalian kemudian sebutkan dan jelaskan hal-hal yang sudah memenuhi persyaratan
SPI (Struktur Pengendalian Internal)!

Pendokumentasian dan pencatatan yang cukup


Ditunjukkan dengan: Night Audit yang merekap seluruh pendapatan dan pengeluaran
yang terjadi pada hari tersebut dan kegiatan bookkeeper yang melakukan seluruh
pencatatan akuntansi
Pengendalian secara fisik terhadap aset dan peralatan,
Ditunjukkan dengan: Kegiatan Room Division yang melakukan re-check kondisi kamar
dan inventaris kamar serta fasilitas lain lalu mengonfirmasikannya ke Front Office.
Otorisasi aktivitas yang sudah sesuai dengan fungsi masing-masing departement
Departemen F&B mengatur hal-hal yang berhubungan dengan makanan/minuman,
Room division mengatur bagian office, room dan house keeping.
Pengendalian terhadap pemrosesan informasi
Laporan kejadian perhari dibuat dalam log book untuk diteruskan ke shift selanjutnya
dan adanya cross check penerimaan tunai dengan General Cashier.
Pembatasan akses terhadap sumber daya dan peralatan
Kepala Cook yang hanya bertanggung jawab atas gudang dapur dan Room Boy/Maid
yang hanya bertanggung jawab atas gudang penyimpanan stok.

3. Analisis struktur organisasi dan deskripsi kerja Hotel Nine Eleven (911) dari segi
pengendalian kemudian sebutkan dan jelaskan kelemahannya sehingga tidak
memenuhi persyaratan SPI!
Struktur Organisasi
masih banyak bagian-bagian penting yang belum ada dalam manajemen hotel tersebut
(Logistik, divisi yang menunjang fasilitas lain)
Pemisahan fungsi tugas
Pada HRD Administration manajemen hotel tersebut belum memisahkan tugas antara
pengendali absen dengan pembayar gaji Sehingga hal ini rawan terjadi manipulasi.
Praktik dan kebijakan SDM yang kurang baik
Kegiatan yang dilakukan oleh Bookkeeper sangat bergantung pada satuorang
sehingga dapat menghambat operasional.

Usulan Struktur Organisasi saat ini

General
Manager
Cost Control &
Assistant Income
General
Cashier
Chief of of
Chief Store
Cashier Keeper
Auditor &
& HRD House Room B/M
Product
F&B Stuward Accounting
(Cinta)
Front
Security
Room House
Receptioni
Doorman
BellboyMan
(Bimbim+2 Book Keeper (Dido
Department Cook47Cook
Service (Bams+
Waiter Waiter
Staf
10 staf
staf
Administration Keeping
Security
(Dani P.
Division
Office (Dodist 23
(Jefry,
+ +
(Fahrul,
14 +
Raffi)
12
Chief of
Cook
(Brogi)

Usulan Deskripsi Kerja Saat Ini

1. General Manager bertugas :


1.) Bertanggungjawab pada pemilik atau pemegang saham
2.) Mengkoordinasikan seluruh operasional Hotel Nine Eleven (9-11)

2. General Cashier & HRD Administration bertugas :


1.) Menerima dan mencatat uang tunai hasil penjualan dari outlet serta
membukukannya dalam buku kas dan penerimaan tunai
2.) Membuat pengajuan pembayaran pada General Manager
3.) Menyelesaikan pembayaran tagihan kepada vendor dan pihak ketiga atas
pengajuan dari store keeper yang telah disetujui oleh General Manger berdasarkan
purchase order dan mencatat dalam buku kas serta buku pengeluaran
4.) Melakukan penagihan kepada vendor dan pihak ketiga
5.) Menyetor uang ke bank dan menyisakan saldo minimal Rp 2.000.000,00 per hari
6.) Membuat jurnal penerimaan dan jurnal pengeluaran
7.) Membayar gaji dan uang lembur karyawan atas persetujuan GM setiap tanggal 1
atas upah yang harus dibayar setiap bulan sebelumnya
8.) Memeriksa kebenaran jumlah uang dengan jumlah yang tertulis pada remittance
envelope

3. Income Auditor & Bookkeeper bertugas:


1.) Mengatur alur pendapatan
2.) Memeriksa laporan sales summary tiap kasir di masing-masing outlet dan
membuat balancing report
3.) Membuat laporan pendapatan
4.) Mengelompokkan pendapatan untuk masing-masing outlet
5.) Memverifikasi Night Audit Report dengan data yang ada yaitu laporan front office
dan laporan dari F&B
6.) Melakukan cross check penerimaan uang tunai dengan General Cashier
7.) Membuat Credit Memo bila ada pencairan tagihan informasi dari bank setelah itu
menyerahkan ke front office
4. Cost Control & Store Keeper bertugas :
1.) Bertanggungjawab pada General Manager
2.) Menjaga kinerja penjualan F&B Department
3.) Mendata inventory secara berkala setiap 6 bulan sekali
4.) Mencari vendor yang dibutuhkan hotel dan membuat kontrak harga dengan
vendor tersebut
5.) Mengontrol penerimaan barang untuk stok F&B department
6.) Membuat standar harga menu makanan dan biaya untuk masing-masing menu
7.) Melakukan pembelian barang atas order dari outlet

5. Food & Beverage Supervisor bertugas :


1.) Melakukan supervisi operasional departemen Food & Beverage dan
bertanggungjawab atas operasional departemennya
2.) Melakukan re-check penerimaan stok
3.) Mereview dan mengotorisasi laundry perlengkapan table manner
4.) Mereview dan mengotorisasi laporan cashier sebelum diserahkan ke accounting
5.) Melakukan pengawasan pada peserta job-training

6. Room Division Supervisor bertugas :


1.) Melakukan supervise operasional Room Division dan bertanggungjawab atas
operasional depatemennya
2.) Melakukan re-check stock Room Division (fasilitas seperti shampoo,sprei,dll)
3.) Memprediksi stok untuk setiap kamar
4.) Melakukan re-check penerimaan stok
5.) Melakukan pengawasan pada peserta on job training

7. Cashier bertugas :
1.) Menerima dan mengeluarkan uang secara tunai
2.) Melakukan pencatatan atas transaksi-transaksi yang dilakukan dan
mendokumentasikan bukti-bukti transaksi yang berhubungan
3.) Membuat laporan keuangan harian

8. Waiter
1.) Melayani pesanan pelanggan bak di restoran maupun pesanan makanan ke kamar
tamu
2.) Berkoordinasi dengan F&B Superviosr dan Front Office untuk laundry
perlengkapan table manner

9. Cook
1.) Memasak atau menyediakan makanan dan minuman sesuai dengan pesanan
customer
2.) Menjaga mutu,rasa, dan kebersihan makanan
3.) Bersama store keeper memastikan bahan baku yang dibeli sesuai pesanan

10. Steward
1.) Mencuci peralatan dapur dan peralatan makan
2.) Menjaga kebersihan dapur

11. Receptionist
1.) Melayani proses check- in, check-out, kasir, night auditor, telephone operator, dan
reservation
2.) Mengupdate reservasi setiap hari
3.) Membuat laporan keuangan harian
4.) Melakukan posting room charge, F&B, miscellaneous, laundry, dll setiap malam
5.) Menerima reservasi kamar baik melalui telepon atau secara langsung dan
memfilenya dengan baik
6.) Berkoordinasi dengan housekeeping mengenai kondisi/ status kamar
7.) Membuat laporan kejadian per hari dalam log book untuk diteruskan pada shift
selanjutnya
8.) Bertanggungjawab atas pemesanan akomodasi atas permintaan tamu

12. Doorman
1.) Membukakan pintu Lobby bagi para tamu yang akan masuk maupun yang akan
keluar hotel

13. Bellboy
1.) Membukakan pintu mobil yang baru datang maupun yang akan pergi
2.) Membawakan barang bawaan tamu yang akan check-in hingga ke konter,
mengantar barang tamu yang akan check-out sampai ke mobil, atau menangani
barang belanjaan tamu yang akan menginap

14. House man


1.) Menjaga kebesrsihan koridor, rest room, musholla, meeting room, jendela, dsb

15. Security
1.) Membukakan pintu masuk customer
2.) Menjaga keamanan hotel

Usulan Struktur Organisasi 2 tahun akan datang

General
Manager
(Andre S.)

F&B Accounting Room Division


Department (Doni T.)

General Cashier
Product Front
& HRD
Administration Office
Assistant Cost Control
Income &
Auditor Guest
Bartende
Cashier (Claudia)
&Store
Book Keeper
Keeper
Chief of House
Room
Relation
ReceptioniB/M
r Chief Chief
Stuward
(Bimbim+2
of of (Cinta)
(Cantika) Security
House
Doorman
BellboyMan
Service(Bams+
Cook Cook Waiter (Dani P.(Dido
Keeping
Security
(Jefry,
(Dodi
+ +
Officer
st+ 23
(Fahrul,
14 Raffi)
12
Waiter
(Alex, 6
9
stafStaf10 staf
Bagian 3

Nomor 1
Nomor 2

a Kelemahan pengendalian internal pada siklus penghasilan Hotel Nine Eleven (9-11)
Terkadang tamu membawa makanan sendiri meskipun ada policy dari Hotel
bahwa dilarang membawa makanan dari luar
Tamu terkadang membawa perlengkapan kamar
Roomaid terkadang membawa perlengkapan kamar
Roomaid sering dituduh mengambil barang tamu yang ada dikamar saat
membersihkan kamar tamu yang sedang tidak berada di dalam ruangan kamar
Night Audit hanya dilakukan oleh Receptionist shift terakhir
b Identifikasi dan penjelasan kelemahan pengendalian internal pada siklus penghasilan
hotel (9-11)
Dilakukan pemeriksaaan untuk meminimalisir tamu yang membawa makanan
dari luar
Tamu yang membawa perlengkapan kamar diwajibkan membayar denda jadi
saat tamu lapor check-out, receptionist melaporkan pada housekeeping dan
lalu housekeeping melakukan pengecekan atas perlengkapan kamar dan
seketika itu melaporkan pada receptionist dan menuliskannya pada lembar
checking room check-out
Roomaid yang terkadang membawa perlengkapan kamar dapat diminimalisir
dengan adanya perhitungan atas barang yang dibawa dalam cart. Jadi sebelum
meninggalkan storage room untuk meresupply perlengkapan kamar dilakukan
otorisasi perhitungan banyaknya barang yang dibawa oleh roomaid dan
otorisasi dilakukan oleh supervisor. Saat pembersihan kamar check-out
roomaid diwajibkan mengisi poin-poin barang yang diganti karena kotor
maupun dibawa pulang oleh pihak tamu
Dituduhnya roomaid membawa barang tamu yang ada dikamar dapat
diminimalisir dengan adanya policy bahwa barang berharga tamu dapat
dititipkan pada Safe Deposit Room di Receptionist atau menaruhnya dalam
Safe Deposit Room yang ada di kamar. Diluar hal tersebut maka hotel tidak
bertanggung jawab atas hilangnya barang tersebut
c Moral Hazard yang mungkin dilakukan oleh tamu hotel (9-11) yang terkait dengan
siklus penghasilan hotel (9-11)
Early Check-in
Late Check-out
Membawa makanan dan/atau minuman dari luar hotel
Membawa pulang perlengkapan kamar hotel

Nomor 3

d Kelemahan pengendalian internal pada siklus penghasilan Hotel Nine Eleven (9-11)
Terkadang tamu membawa makanan sendiri meskipun ada policy dari Hotel
bahwa dilarang membawa makanan dari luar
Tamu terkadang membawa perlengkapan kamar
Roomaid terkadang membawa perlengkapan kamar
Roomaid sering dituduh mengambil barang tamu yang ada dikamar saat
membersihkan kamar tamu yang sedang tidak berada di dalam ruangan kamar
Night Audit hanya dilakukan oleh Receptionist shift terakhir
e Identifikasi dan penjelasan kelemahan pengendalian internal pada siklus penghasilan
hotel (9-11)
Dilakukan pemeriksaaan untuk meminimalisir tamu yang membawa makanan
dari luar
Tamu yang membawa perlengkapan kamar diwajibkan membayar denda jadi
saat tamu lapor check-out, receptionist melaporkan pada housekeeping dan
lalu housekeeping melakukan pengecekan atas perlengkapan kamar dan
seketika itu melaporkan pada receptionist dan menuliskannya pada lembar
checking room check-out
Roomaid yang terkadang membawa perlengkapan kamar dapat diminimalisir
dengan adanya perhitungan atas barang yang dibawa dalam cart. Jadi sebelum
meninggalkan storage room untuk meresupply perlengkapan kamar dilakukan
otorisasi perhitungan banyaknya barang yang dibawa oleh roomaid dan
otorisasi dilakukan oleh supervisor. Saat pembersihan kamar check-out
roomaid diwajibkan mengisi poin-poin barang yang diganti karena kotor
maupun dibawa pulang oleh pihak tamu
Dituduhnya roomaid membawa barang tamu yang ada dikamar dapat
diminimalisir dengan adanya policy bahwa barang berharga tamu dapat
dititipkan pada Safe Deposit Room di Receptionist atau menaruhnya dalam
Safe Deposit Room yang ada di kamar. Diluar hal tersebut maka hotel tidak
bertanggung jawab atas hilangnya barang tersebut
f Moral Hazard yang mungkin dilakukan oleh tamu hotel (9-11) yang terkait dengan
siklus penghasilan hotel (9-11)
Early Check-in
Late Check-out
Membawa makanan dan/atau minuman dari luar hotel
Membawa pulang perlengkapan kamar hotel

Nomor 4

a Prosedur perbaikan siklus penghasilan hotel (9-11)


Untuk reservasi tamu, Receptionist dapat mencatat nama tamu sesuai ID Card
dan me-lock kamar sesuai pilihan tamu dan berusaha sebaik mungkin
memenuhi special request tamu dan lalu memberi nomor reservasi dengan
kode kamarnya
Deposit dapat dilakukan dengan cash, Credit Card dan juga Debit Card
Deposit bersifat wajib sehingga tamu baik perorangan maupun grup memberi
deposit yang didasarkan pada semisal 20% harga kamar
Untuk menambah penghasilan kamar, hotel memiliki Massage Service Room
bagi tamu yang ingin merasakan Leisure, Comfort, and Warming of
Hospitality
Check-out maksimal pukul 12.00 WIB dan lebih dari jam tersebut dikenakan
denda sebesar 50% dari harga kamar jika check-out hingga pukul 17.00 WIB.
Lebih dari 17.00 dikenakan denda 100% harga kamar
b Usulan kebijakan Manajemen Siklus Penghasilan Hotel (9-11)
Hotel tidak bertanggung jawab atas barang berharga tamu yang hilang di
kamar
Untuk mendukung aturan pada poin di atas maka pihak hotel menyediakan
Safe Deposit Box dalam kamar dan Safe Deposit Room pada Receptionist
Adanya service room dalam kamar sehingga tamu dapat memesan makanan
dan/atau minuman yang diinginkan
Didalam kamar diberi minibar yang diberi makanan ringan dan minuman

Nomor 5

a. Formulir internal yang dapat digunakan dalam pengajuan perbaikan pengendalian


internal siklus penghasilan
- Formulir data pelanggan
- Formulir perlengkapan kamar hotel
- Metode check in check out yang telah dikomputerisasi
b. Formulir yang disajikan
- Formulir data pelanggan, berguna untuk mengetahui identitas pelanggan sebaik-
baiknya. Hal ini berguna untuk berjalannya operasional hotel.

Nama
Alamat
Telepon/HP
Email
No Kamar
TTD Pelanggan,

- Formulir perlengkapan hotel, hal ini ditujukan untuk memanage barang-barang


hotel pada tiap kamar agar tidak terjadi kehilangan. Ketika terjadi kehilangan,
maka pihak hotel dapat menggunakan formulir data pelanggan untuk cek ulang
pelanggan terakhir yang menginap pada kamar tersebut. Pengawas atau petugas
yang mengecheck harus dapat dipercaya dan tidak hanya terdapat satu petugas
untuk mencegah kesalahan dalam pengecekan kamar.

No Kamar:
Perlengkapan Kamar Keterangan TTD Petugas,
1.
2.
3.
4.
5.
Catatan Petugas:

- Metode check in check out yang dikomputerisasi, hal ini digunakan untuk
menanggulangi adanya pemesanan double pada satu kamar dalam waktu yang
sama. Pihak hotel dapat menggunakan teknologi computer seperti yang telah
digunakan oleh bioskop ketika penonton ingin memesan tiket atas kursi untuk
menonton film. Kamar yang telah dipesan akan memunculkan warna merah, dan
kamar yang belum dipesan akan berwarna hijau. Monitoring ini sangat berguna
bagi keberlangsungan operasional perusahaan sekaligus kepuasan pelanggan.

Lantai 2 / Pemesanan kamar 23 Juni 2016 / Check in 13.00

Nomor 6

a. Informasi dalam siklus penghasilan Hotel Nine Eleven yang membantu manajemen
dalam mengambil keputusan:
- Manajemen dapat mengkontrol perlengkapan pada tiap kamar sehingga tidak
menimbulkan kerugian pada pihak hotel dan melakukan pembelian perlengkapan
yang dibutuhkan
- Manajemen meminimalisir kesalahan untuk pemesanan kamar dalam waktu yang
sama
- Pada metode check in dan check out, manajemen mengetahui pelanggan mana
yang terlambat melakukan check out, sehingga dapat dikenakan denda serta
menambah penghasilan bagi hotel.

b. Format laporan yang akan disajikan

Tanggal 21/07/16
Lantai 2
KARTU KENDALI HARIAN
No Nomor Kamar Keterangan Denda
1 211 - -
2 212 Check out terlambat Rp 300.000,00

TTD Pembuat,

Nomor 7

Kebijakan akuntansi Hotel Nine Eleven:

- Metode pembayaran adalah cash atau deposit. Pelanggan diperbolehkan dalam


bentuk tunai, debit card, maupun credit card.
- Menggunakan accrual basis
- Denda diakui sebagai pendapatan lain-lain perusahaan.

Nomor 8

Ketika check in
Tagihan kamar xxx
Pendapatan sewa xxx
Ketika pembayaran
Kas xxx
Tagihan kamar xxx
Apabila terdapat denda
Kas xxx
Denda xxx
Tagihan kamar xxx