HAND OUT

Hand Out Aplikasi MS Project 2003 - Professional a. Finish to Start

Tanggal Finish pada predecessor menentukan tanggal Start pada
Microsoft Project 2003 selama ini masih belum digunakan secara successor
maksimal,rata-rata pengguna hanya sebatas pada penegndalian waktu
tanpa memasukan elemen sumber daya (resourse) yang dsebenarnya
Link Code Gant Chart View
dibutuhkan dalam pengendalian waktu tersebut, selain itu kalau software Finish to Start FS
ini di bedah secara detail maka akan menghasilkan program yang sangat
power full untuk perencanaan dan pengendalian suatu proyek dimana
dalam satu project bisa dikendalikan dari berbagai sisi, seperti pengendalian b. Start to Start
waktu, biaya, manpower, equipment, material dan resiko. Pada hand out Tanggal Start pada predecessor menentukan tanggal start pada
ini akan dipaparkan tahap-tahap dalam aplikasi MS Project 2003 yang jauh successor
lebih mendalam untuk dipakai sebagai perencanaan dan pengendalian
proyek karena pada dasarnya semua orang bisa mengoperasikan software Link Code Gant Chart View
ini. Start to Start SS

Secara umum dasar pembuatan project plan ada beberapa elemen yang
harus diperhatikan, yaitu : c. Finish to Finish
Tanggal Finish pada predecessor menentukan tanggal Finish pada
1. Project Title
successor
Mendefinisikan judul suatu pekerjaan
2. Project Milestone
Link Code Gant Chart View
Penanda penting dalam suatu skup proyek, sebagai contoh ; START,
Finish to Finish FF
FINISH
3. Task atau Aktifitas dalam suatu proyek
Aktual aktifitas yang harus diselesaikan yang mana bertujuan untuk d. Start to Finish
membuat proyek dapat selesai dengan sukses. Tanggal Start pada predecessor menentukan tanggal Finish pada
4. Hubungan antara tiap-tiap aktifitas atau aktifitas dengan milestone successor
Start to Start, Finish to Start, Start to Finish atau Finish to Finish
Link Code Gant Chart View
Start to Finish SF
Untuk No. 1,2 dan 3 sudah sangat jelas sedangkan untuk no 4 perlu
diketahui bahwa hubungan task atau link task dapat dikategorikan menjadi
4 tipe/jenis ialah sebagai berikut :

Written by prastya
Pada pembahasan exploring MS Project kali ini akan dibagi menjadi 2
bahasan Tahap Penyusunan perencanaan dan Tahap Pengendalian.

1. Tahap penyusunan /perencanaan

Kita yakin semua orang bisa melakukan penyusunan perencanaan
schedule proyek akan tetapi apakah penyusunan schedule tersebut
sudah powerfull atau hanya sebatas pada penentuan jadwal pelaksanaan
saja. Untuk membuat schedule perencanaan menjadi powerful maka
dalam proses penyusunan harus dipertimbangkan masalah biaya dan
sumber daya. Mari kita bahas tahap-tahap pembuatan Schedule yang
powerful.
Ambil satu contoh pekerjaan:

Hasilnya

Contoh bentuk kegiatan dan link task yang sudah jadi

Kalau dilihat sepintas schedule diatas tampak sudah jadi, padahal kalau
dilihat detail disofware maka Cost dan Resource masih belum diisi
sehingga hanya waktu yang bisa dikendalikan. Berikut cara explore tool
bar yang berada di MS Project 2003:
1. Lintasan Kritis (Critical Path)
Cara menampilkan critical path:
Klik Gant Chart Wizard
Next, Pilih Critical Path
Finish
Format it
Exit Wizard
2. Resource
Resource dapat disikan pada tampilan resource sheet pada MS
Project dimana kita dapat mulai isi dengan ururtan Equipment,
Manpower dan Material. ------ viewresource sheet
LIHAT TAMPILAN BERIKUT

Written by prastya
 Setelah pengisian resource secara otomatis biaya yang dibutuhkan juga
Equip akan terhitung.

Manpow
er

Material

Dari resource sheet tersebut kita isikan ke masing-masing item item yang
ada di schedule yang sudah ada, maka akan muncul rencana resource Selain melakukan inputan seperti diatas kita juga dapat melakukan
yang dibutuhkan beserta biaya yang harus dikeluarkan pada pekerjaan Resource Sharing artinya kita dapat mengambil resource dari file lain
tersebut yang biasa kita sebut sebagai RAB/BAC. untuk digunakan.

Pengambilan resource dari server bisa dilakukan dengan mengimpor atau

sharing dari file resource yang sudah ada.
Cara input resource:
Open file yang akan diambil resourcenya
klik 2x item
pekerjaan pada task
Pada file belum mempunyai resource pilih TOOLS
resource sharing

name
pilih kolom
share resource
klik pada use resource
pilih sumber resource pada
resource
isikan
kolom FROM
OK
sesuai dengan analisa
harga satuan untuk
3. WBS (Work Breakdown Schedule)
item resource nya.
Untuk membuat WBS dapat kita lakukan dengan langkah sebagai
(Unit diisi sesuai
berikut:
dengan hitungan di
Klik Project WBS Define code beri nama pada project code
excel)
prefix (nama_spasi) pilih number pada kolom sequence klik OK.

Written by prastya
 pilihanya - Next Next Export data. Hasilnya akan muncul pada
file seperti excel.
4. S
-
C
u
r
v
e
U
n
t
u
k Tampilan untuk WBS

m Lakukan sampai dengan tahap akhir dan hasilnya akan seperti

e berikut:
n
a
m
p
i
l
k
a
n

S-curve berikut langkahnya :

Pada kolom % completed dibuat 100% - Klik Analyze Timescaled
Data in Excel Pilih Currently Selected tasks - Next Hapus Work
pada kolom Field to export masukan cumulative % completed di
kolom available fields ke kolom Fields to export Next setting
tanggal from satu haru sebelumnya (pada units bisa disesuikan
Written by prastya

5. Group
Untuk membuat tampilan Group langkahnya adalah sebagai berikut:
Klik Project Group Priority keeping outline structure pada
tampilan ms project klik kanan pada kawasan yang ada warna
kemudian pilih customize group by hilangkan priority pada kolom
fiel name- OK
6. Setting Tampilan
Untuk setting tampilan dapat dikembangkan sesuai dengan
keinginan masing-masing pemakai.
2. Tahap Pengendalian
Dalam Tahap pengendalian ini akan banyak mengupas tentang cara
pengendalian waktu, cost dan resource selama proyek berjalan
a. Tracking Progress
Tracking progress dapat kita lakukan dengan langkah-langkah sebagai
berikut:
Menampilkan progress line : klik kanan pada Gant bar chart pilih
progress line cek pada always display current progress line pilih at
project status date (sesuai kebutuhan) - OK
Sedangkan untuk memulai tracking :
Klik Tools Tracking Update Project pilih tanggal sesuai dengan
keperluan update - OK
Written by prastya
 c. Earn Value
Elemen yang ada di dalamnya seperti :
- BAC (Budget at completion) / RAB
- BCWP (Budget Cost Work Performed)
Dimana mempunyai rumus perhitungan :
BCWP = % Work Completed*baseline cost (BAC)
- BCWS (Budget Cost Work Schedule)
BCWS = % Completed*baseline cost (BAC)
- ACWP (Actual Cost Work Performed)/ Actual Cost
- CPI (Cost Performance Index)
CPI = BCWP / ACWP
Dimana jika hasilnya:
CPI >1 : Effisien
CPI <1: In effisien
b. Filter Task - SPI (Schedule Performance Index)
Biasanya filter dipakai untuk menampilkan aktivitas rencana kedepan SPI = BCWP/BCWS
dalam range waktu tertentu misal : 3 minggu, 1 bulan, 2 bulan atau 3 Dimana jika hasilnya:
bulan kedepan (sesuai kebutuhan). Untuk menampilkan filter task SPI >1 : Ahead
kita lakukan dengan cara : SPI <1: Delay
Klik Project Filtered For Date range pilih tanggal start dan - Cost Variance (CV)
finish sesuai dengan kebutuhan - OK CV = Actual Cost baseline Cost
Dimana jika hasilnya:
POSITIVE : Under budget
NEGATIVE: Over Budget
- Schedule Variance (SV)
SV = BCWP BCWS
Dimana jika hasilnya:
POSITIVE : Ahead
NEGATIVE: Delay
- EAC (Estimate at Completion)
EAC = ACWP + (Baseline cost X - BCWP) / CPI
- ETC (Estimate to Completion)
Contoh tampilan filter pekerjaan dalam 1 bulan kedepan
ETC = EAC - AC
Written by prastya
Semua elemen diatas sudah ada didalam software MS Project 2003, Kemudian untuk menampilkan elemen earn value seperti BAC
hanya tinggal di insert pada kolom task untuk mengeluarkan elem2 (Baseline cost), BCWS, BCWP, ACWP, CPI, SPI, CV, EAC dilakukan
tersebut. dengan langkah:

Untuk menampilkan hitungan pada fasilitas EARN VALUE: pertama Klik kanan pada column task pilih insert column - pada field
yang harus dilakukan adalah save baseline yang bertujuan digunakan name pilih Baseline cost/BCWS/BCWP/ACWP, dll (sesuai dengan
sebagai BAC, dengan langkah sebagai berikut : yang dibutuhkan) tekan OK

TOOLS
Tracking project
baseline save
pilih baseline X

Tampilan Earn Value

Written by prastya
Untuk Actual Cost agar bisa diinput secara manual harus disetting d. View Project Report
untuk kalkulasinya secara manual: Banyak report yang bisa dikeluarkan dari Ms Project diantaranya
Klik tools-option-calculation-hilangkan centang pada actual cost overview, current activities,cost,workload dan bisa juga dibuat
alaway calculated by MS project custom sesuai dengan kebutuhan.

Langkahnya : Klik View Reports Pilih sesuai dengan yang

dibutuhkan select.

e. Hyperlink Task
Dengan hyperlink kita bisa mengelola bukti dokumen yang bisa
diinput langsung sehingga administrasi akan bisa tercatat secara baik.
Yang mana beruguna pada saat ada perubahan schedule atau
pengajuan perpanjangan waktu.

Langkahnya : Klik Insert Object create from file (pilih file dari
yang digunakan) centang link centang display as icons OK
letakan pada bar atau aktifitas yang terdampak.
Written by prastya
 Bisa juga langsung klik hyperlink pilih file dikomputer yang akan
digunakan - OK
- Klik compare project pada menu toolbar
- Plilh file project awal pada kolom version 1
- Pilih file project baru pada kolom version 2
- Kemudian tekan OK
- Secara otomatis program akan bekerja untuk mengabungkan 2
file yang sudah kita masukan (kita bisa Ngopi atau baca koran
tunggu kira2 3 menit) sudah ada keluar hasilnya

f. Compare Project Version (CPV)

Jika pada saat pelaksanaan proyek terdapat tambahan atau
pengurangan aktifitas, atau mungkin ada faktor lain yang
menyebabkan ada pertambahan aktifitas, maka sebaiknya program
tersebut harus di compare (antara schedule awal dengan yang sudah
ada perubahan).

Gunanya untuk mengetahui apa-apa saja aktifitas yang berubah,

bertambah atau berkurang sehingga apabila ada kemunduran durasi
terhadap schedule yang awal dapat di ajukan sebagai pertambahan
waktu

Berikut langkah untuk melakukan compare project:

- File awal dan baru di buka semua
Written by prastya
g. Multiple Project Management
Langkah untuk melakukan Multiple Project Management :
Buka Window baru Ms Project 2003 Klik Insert Project Pilih
Project yang akan di gabung OK.

Terlihat dari gambar diatas ada 4 proyek yang bisa dimonitor dalam
satu file Ms Project 2003

Written by prastya