NECESIDADES DE
CAPACITACIN
Por Jorge Everardo Aguilar Morales
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sin fines de lucro.
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El diagnstico de necesidades de capacitacin 3
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EL DIAGNSTICO DE NECESIDADES
Se determinan en primer lugar las actividades, los puestos o las temticas en las que se
realizar el diagnstico, enseguida
Se seleccionan las tcnicas a utilizar y
Se elaboran los instrumentos necesarios para recabar la informacin.
A partir de la informacin recabada se determinan las reas en las que existen las
discrepancias,
Se diferencia entre los problemas de capacitacin y los que son de tipo administrativo,
Se especifican las necesidades de capacitacin y el nivel de profundidad que se requiere,
Se analiza la gravedad del problema y los costos de resolverlos,
Se jerarquizan los problemas,
Se determina quienes son los trabajadores con dichas necesidades y con toda la informacin
Se integra un informe final.
Existe una diversidad de tcnicas para realizar el diagnstico de necesidades de capacitacin, pero
en todas ellas se compara lo que es contra lo que debera de ser, el DNC se puede realizar a partir
de:
Exmenes de conocimientos,
Entrevistas estructuradas o abiertas,
Encuestas, observacin directa en el puesto,
Anlisis de tareas,
A travs de la revisin de los planes de desarrollo del personal o
Utilizando las diferentes tcnicas de discusin dirigida: corrillos, lluvias de ideas, foro, mesa
redondas, paneles, dilogos, etc. ( Mendoza, 1998)
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Un mtodo sencillo de realizar DNC es a travs de la revisin del anlisis de puesto. En un anlisis
de puesto se incluyen varios apartados de los que se puede desglosar los requerimientos de
capacitacin que puede tener un trabajador.
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EQUIP DE SEGURIDAD
Extintor Manejo del extintor
REQUISITOS PSICOLGICOS: Planeacin didctica
Habilidades o aptitudes especificas: Habilidades Diseo de experiencias de aprendizaje
docentes.
Como se puede observar en la tabla entre mejor elaborado este el anlisis de puesto mas fcilmente
se podrn determinar las necesidades de capacitacin.
Este procedimiento resulta relativamente fcil aunque tiene la desventaja de que las necesidades
identificadas aun resultan muy gruesas y requerir de un trabajo posterior el poder especificar con
claridad las necesidades de capacitacin.
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Al revisar los inventarios es posible identificar las necesidades de capacitacin. Por ejemplo en los
siguientes cuadros se observan los estudios realizados por personal directivo y el nmero de cursos
recibidos por dicho personal:
Preparatoria
Arquitectura
Sin terminar
Contadura
Informtica
Sociologa
Psicologa
Economa
Ingeniera
Geografa
Medicina
Tcnicos
Derecho
Admn..
Biologa
Total
1 10 14 3 2 1 2 4 2 6 3 1 1 1 3 54
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La evaluacin de desempeo puede ser otro buen elemento para determinar las necesidades de
capacitacin. Cuando se utiliza este procedimiento re revisa el desempeo de los trabajadores y se
ubican las necesidades de capacitacin en los aspectos que tenga una menor evaluacin.
Las siguientes son unas tablas de la evaluacin que obtuvieron los instructores de una empresa:
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Del anlisis de estas tablas se desprende que los instructores necesitan capacitacin en el rea de
planeacin didctica, sobre todo en los aspectos relacionados con la evaluacin.
La ventaja de contar con instrumento objetivo para evaluar las necesidades de capacitacin se
observa cuando al final del programa de capacitacin se comparan los resultados.
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120
96 94 94 93
100 89.5 92 91 91 90
87.5 84.5 85.5 86 86 86
82 80.5 82.5
77.5
80 74
60
40
20
0
Cumplimiento Desarrollo de Actividades Dinmicas de Aplicables a su Actividades Planeacin y Ajustes Material Evaluaciones
de intereses y los temas que permitieron trabajo actividad acordes al distribucin del despus de didctico constantes
expectativas la socializacin objetivo tiempo cada
evaluacin
Primer ao Segundo ao
80
75
Imagen agradable
Informacin actualizada
Sntesis, resumenes y conclusiones
Primer ao Segundo ao
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Realizar una encuesta puede ser otra forma de determinar las necesidades de los trabajadores. Por
ejemplo al formular una pregunta abierta a un grupo de educadoras sobre que temticas
necesitaban capacitacin de manera prioritaria estas fueron sus respuestas:
Temtica %
Iniciacin musical 48
Lecto-escritura 48
Educacin sexual 26
Danza 23
Pintura (Artes plsticas) 23
Educacin Fsica 23
Ciencias naturales (ecologa) 23
Problemas de conducta 23
problemas de aprendizaje 19
Problemas del lenguaje 19
Proyectos 16
Primeros auxilios 13
Guiol 10
Teatro 6
Trabajo con padres (maltrato, escuela
para padres ) 6
Psicomotricidad 6
Construccin del conocimiento 6
Material (Reuso) 5
Desarrollo psicolgico del nio 3
Cantos y juegos 3
Educacin para la salud 3
Matemticas 3
De la tabla realizada se pueden desprender con relativa facilidad las necesidades de capacitacin.
La desventaja de utilizar este tipo de herramientas es que puede reflejarse las temticas que son
mas populares y no necesariamente las que requieren mayor capacitacin como por ejemplo en
matemticas que en este caso aparece al final de la lista.
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En ocasiones es til utilizar algunas herramientas administrativas para realizar el DNC. Por ejemplo
un grupo de instructores se reunieron para tratar de averiguar cules eran las causas de los
problemas que enfrentaban en su trabajo cotidiano. El siguiente diagrma de Ishikama refleja los
resultados de su discusin.
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Otra forma de identificar necesidades de capacitacin es analizando los problemas de una empresa.
Por ejemplo aqu presentamos una tabla en el que se concentran los incidentes de una empresa
durante una semana de trabajo.
Tipo de Reporte %
Material enviado incorrecto 51
Factura equivocada 15
Dao de material 10
Los clientes se quejaron por el
servicio 10
Cliente no encontrado 9
Tardaron el pedido 4
Envo a cliente incorrecto 2
No se envo ayudante 2
Charlas en el trabajo 2
Asistencia Alcohlico 2
Otros 3
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Cualquiera de las tcnicas de discusin dirigida como corrillos, lluvias de ideas, foro, mesa
redondas, paneles, dilogos, etc. puede ser utilizada para realizar un DNC, aqu lo importante es
que adems de cumplir la metodologa de cada tcnica se sistematice la intervencin para evitar
que la sesin se convierta en solo una sesin de lamentos. Este es un ejemplo de un formato que
puede ser utilizado en la discusin.
El diagnstico tendr dos fases: una discusin en pequeos grupos de los problemas de
capacitacin y a continuacin una sesin plenaria para llegar a un acuerdo.
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1. Portada
2. Presentacin : Un breve resumen de lo que contiene el documento
3. ndice
4. Antecedentes: Caractersticas generales de la organizacin, la forma en que
tradicionalmente se ha realizado el DNC, la importancia de la temtica que se aborda en
diagnstico, las razones para realizar este nuevo DNC.
5. Mtodo
a. Participantes,
b. Instrumentos utilizados,
c. Procedimiento
6. Resultados: En que se necesita capacitacin, quienes necesitan y en que orden.
7. Discusin de los resultados
8. Conclusiones y sugerencias
9. Referencias
10. Anexos: formatos y documentos de trabajo
Es importante considerar al redactar el informe del DNC, que se trata de un documento ejecutivo por
lo que la informacin deber ser muy concreta. Los lectores de este documento usualmente sern
jefes de departamento con muchas responsabilidades. El documento entonces debe elaborarse
pensando en que el destinatario tendr poco tiempo para realizar la lectura. La buena presentacin
del documento tambin resulta fundamental.
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