Gua de Auditora Interna. Lineamientos.

Fase I

Gua de Auditora Interna.

Fase I - Lineamientos

1
Tabla de contenido

Introduccin ..........................................................................................................................................3

Marco de Referencia ........................................................................................................................ 4

Plan para la Comunicacin ............................................................................................................... 5

Fase I - Lineamientos de Auditora Interna ...................................................................................... 8

Recursos Humanos ........................................................................................................................ 16

Administracin de Trabajos ............................................................................................................ 19

2
 INTRODUCCIN

El equipo Auditool ha preparado la presente Gua, teniendo como objetivo apoyar a la Funcin de
Auditora Interna, de tal forma que pueda ser utilizada como uno de los puntos de referencia para
el desarrollo del trabajo y sin que su uso sea excluyente.

Esta gua est conformada por cinco Fases, que se inician con los lineamientos que fundamentan
el trabajo de Auditora, pasando por las fases de planeacin, ejecucin e informes y termina con
la fase de control de calidad con que debe contar todo trabajo de Auditora interna.

Fase I: Lineamientos de Auditora Interna

Fase II: Planificacin de la Auditora Interna
Fase III: Ejecucin del Plan de Auditora
Interna Fase IV: Emisin de Informes y
seguimiento Fase V: Control de Calidad.

La estructura de esta Gua est constituida por los aspectos tericos sobre los que debe girar la
actividad de auditora interna, lo que podramos identificar con el:qu hemos de hacer?, as como
los protocolos y manuales en los que se describen la forma de gestionar los distintos procesos que
conforman la funcin de auditora interna (el cmo hacerlo?), y por ltimo diferentes herramientas
especficas para desarrollar distintos subprocesos de la actividad de forma eficiente, es decir
determinadas mejores prcticas recomendadas con las que incidir en aspectos concretos de la
auditora.

3
 MARCO DE REFERENCIA

La presente gua se desarrolla con total alineamiento con las Normas Internacionales para el
Ejercicio Profesional de Auditora Interna y El Cdigo de tica del Instituto de Auditora Interna.

Las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de Auditora Interna, definen la actividad
de auditora interna como una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta,
concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin. Ayuda a una
organizacin a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemtico y disciplinado para evaluar
y mejorar la eficacia de los procesos de gestin de riesgos, control y gobierno

Estas Normas se subdividen en: Normas de Atributos, Desempeo e Implementacin, en donde

las primeras tratan de las caractersticas de las organizaciones y los individuos que desarrollan
actividades de auditora interna, las segundas, las de Desempeo, describen la naturaleza de las
actividades de auditora interna y proveen criterios de calidad con las cuales puede evaluarse el
desempeo de estos servicios y las ltimas, las de Implementacin, se aplican segn sean los
tipos de trabajo a realizar, bien sean estos de aseguramiento o consulta.

El Cdigo de tica por su parte, tiene como propsito promover una cultura tica en la profesin
de Auditora interna y para lo cual incluye los siguientes componentes:

- Los Principios que son relevantes para la profesin y prctica de la auditora interna.

- Las Reglas de Conducta que describen las normas de comportamiento que se esperan sean
observadas por los auditores internos. Estas reglas son una ayuda para interpretar los Principios en
aplicaciones prcticas. Su intencin es guiar la conducta tica de los auditores Internos

La estructura propuesta por COSO para atender y gestionar el control interno, como la
administracin de riesgos, es la base de nuestra gua, persiguiendo el cumplimiento de los
siguientes objetivos:

- Eficacia y eficiencia de las operaciones

- Confiabilidad de la Informacin financiera y operativa

- Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

A los que aadiremos, de acuerdo con el pronunciamiento del Instituto de Auditores Internos, el
correspondiente a:

- Salvaguarda patrimonial o Conservacin de los Activos

Para cumplir con los anteriores objetivos las Unidades de Auditora Interna debern perseguir que
su trabajo brinde una seguridad razonable sobre los mismos.

4
 PLAN DE COMUNCIACIN

La funcin de Auditora Interna tiene como uno de sus ejes fundamentales la comunicacin, en
donde el Auditor debe saber escuchar, as como debe emitir comunicaciones directas, puntales
y efectivas, lo cual hace necesario desarrollar un Plan de Comunicaciones, que contribuya a
fortalecer la comunicacin en cada uno de los niveles de la organizacin tales como el Comit
de Auditora, la Alta Gerencia, los auditados y las dems partes interesadas, tanto internas como
externas.

La construccin del Plan de Comunicaciones deber tener como objetivo conocer las
expectativas y necesidades de la organizacin, como de lo que espera de la Funcin de
Auditora Interna, de tal forma que el Equipo de Auditora pueda brindar una respuesta efectiva
y satisfactoria a dichas necesidades.

Mantener una comunicacin efectiva y peridica contribuye: (i) a fortalecer los lazos de confianza
entre las partes, (ii) cumplir con el Plan de Auditora y (iii) contribuir al cumplimiento de los
objetivos de la organizacin.

Todo Plan de Comunicacin de Auditora debe establecer los niveles de comunicacin, indicando
qu comunicar, cundo comunicar, a qu nivel comunicar y los medios a utilizar para la
comunicacin; los cuales debern ser revisados de forma peridica ajustndolos a las nuevas
necesidades de la organizacin, y para lo cual se recomienda que en el Acta de Inicio de cada
trabajo de auditora se defina la comunicacin entre los miembros de la compaa y la funcin de
Auditora Interna, as como el que se haga nfasis en el cumplimiento de los tiempos de
respuesta para cada comunicacin emitida, de tal forma que se pueda avanzar con los objetivos
propuestos en el Plan de Auditora y que en caso de no recibir dicha respuesta se realice una
comunicacin a los niveles superiores que correspondan.

A continuacin, se realiza una relacin de algunos de los elementos que se sugieren sean
incluidos dentro de un Plan de Comunicaciones:

- Definicin de Niveles de comunicacin con los responsables Funcional y Administrativos

- Base de datos con la informacin de contacto de los funcionarios clave dentro de la organizacin.

- Carta de presentacin del Equipo de Trabajo

- Actas de Inicio y Cierre de la Auditora

- Modelo de solicitud de informacin.

- Cronograma de inicio, ejecucin y finalizacin de la Auditora

- Modelo de Carta de entrega de informes

- Modelo de Informes detallados y gerenciales

- Modelo del informe de seguimiento (Planes de Accin)

5
- Aplicacin de encuestas que permitan medir el nivel de satisfaccin de los clientes.

Comunicaciones con el Consejo/Comit de Auditora

De acuerdo a lo establecido en la norma internacional 2060 Informe a la alta direccin y al

Consejo, se establece que:

El director ejecutivo de auditora debe informar peridicamente a la alta direccin y al Consejo sobre
la actividad de auditora interna en lo referido al propsito, autoridad, responsabilidad y desempeo
de su plan. El informe tambin debe incluir exposiciones de riesgo y cuestiones de control
significativas, cuestiones de gobierno y otros asuntos necesarios o requeridos por la alta direccin
y el Consejo

Por lo anterior se recomienda definir los lineamientos de comunicaciones con el Consejo/Comit

de Auditora, orientados en todo momento a mantener un contacto continuo, transparente y
directo con sus miembros y en el cual se recomienda incluir lo siguiente:

- Reuniones en privado para comunicar situaciones delicadas.

- Realizar presentaciones peridicas y de nivel ejecutivo sobre el cumplimiento del Plan de

Auditora y sus resultados.

- Coordinar con los otros proveedores de aseguramiento, entre ellos los auditores externos,
los trabajos a realizar, de tal forma que no se produzcan duplicidad de trabajos y/o
presentaciones al Comit.

- Presentacin y solicitud de aprobacin del Plan de Auditora y de sus cambios.

Comunicacin con la Alta Gerencia y los Auditados

La Funcin de Auditora Interna debe desarrollar una lnea de comunicacin directa con la Alta
Gerencia, la Junta Directiva y las dems unidades de Gobierno de la compaa que se consideran
claves para la organizacin. Igualmente, el Director de Auditora Interna debe identificar los
funcionarios claves con los cuales deber realizar reuniones peridicas, que permitan identificar
cambios en la organizacin que afecten el nivel de riesgos definido inicialmente para la compaa
y por lo cual es aconsejable preparar una agenda para el desarrollo de dichas reuniones.
Adicionalmente tambin se podrn realizar reuniones en donde su formalidad puede variar de
acuerdo al nivel de riesgo evaluado y la complejidad del rea revisada.

El Equipo de Auditora Interna debe llevar un registro de los resultados de dichas reuniones, de
tal forma que se realicen las actualizaciones que se consideren necesarias en el perfil de riesgo
de la Organizacin y en caso de ser necesario comunicar dichos cambios al Comit de Auditora
o incluirlos en las presentaciones que se consideren pertinentes.

6
Para la comunicacin con los Auditados es fundamental informar por parte de Auditora, previo al
inicio de los trabajos, del desarrollo de las visitas, programando reuniones tanto al Nivel superior
del rea, as como con los responsables del proceso, de tal forma que se haga una presentacin
de los objetivos y el alcance que tendr el trabajo a realizar, lo que permitir tambin conocer sus
expectativas y necesidades que la Funcin de Auditora Interna pueda contribuir a mejorar.

Sin embargo, es criterio del auditor determinar el nivel de informacin que entrega al auditado, de
acuerdo a las circunstancias que rodeen el desarrollo de la Auditora.

Comunicacin con los otros proveedores de aseguramiento, por ejemplo, Auditores Externos y Auditores
Especializados

Dentro del Plan de Comunicaciones, tambin se debe considerar tanto a los Auditores Externos,
como todos aquellos otros especializados con que cuente la organizacin, de tal forma que se realice
una coordinacin de los trabajos a realizar y los mismos no se dupliquen, as como el que se tenga
un canal de comunicacin activo con cada uno de ellos, como por ejemplo el responsable de la
Gestin de Riesgos, Cumplimiento Normativo, Medioambiente y cualesquiera componente de la
segunda lnea de defensa existente en la Organizacin.

Los resultados de dichas reuniones debern estar documentados y debern incluir los alcances de
cada una de las partes y posteriormente debern ser comunicados al Comit de Auditora Interna.

7
 Fase I: LINEAMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA

La primera fase de la gua de Auditool, se centra en las normas sobre atributos as como en
aquellos conceptos administrativos bajo los cuales se debern desarrollar los planes de
Auditora, permitiendo evaluar los mismos de forma eficiente.

Las normas a considerar son las siguientes:

1000- Propsito, Autoridad y Responsabilidad.

1100- Independencia y Objetividad.
1200- Aptitud y Cuidado Profesional.
1300- Programa de Aseguramiento y Mejora de la Calidad.

1000- Propsito, Autoridad y Responsabilidad

El Estatuto de Auditora Interna es el documento en el que se formaliza la posicin de la Funcin

de Auditora Interna dentro de la organizacin, definiendo su propsito, la autoridad y
responsabilidad de la misma. El estatuto de auditora interna establece la posicin de la actividad de
auditora interna dentro de la organizacin, incluyendo la naturaleza de la relacin funcional del
director ejecutivo de auditora con el Consejo; autoriza su acceso a los registros, al personal y a los
bienes relevantes para el desempeo de los trabajos; y define el alcance de las actividades de
auditora interna. La aprobacin final del estatuto de auditora interna corresponde al Consejo.

La formalizacin de la aprobacin del Estatuto por parte del Consejo/ Comit de Auditora deber
registrase en la correspondiente acta y/o memoria con que cuente la organizacin y la cual permita
reconocer la voluntad de la organizacin para la aprobacin de dicho Estatuto, as como deber
divulgarse a los grupos de inters de la Compaa.

El Estatuto debe ser revisado peridicamente por el Director de Auditora, evaluando si el propsito,
autoridad y responsabilidad definidos, permiten cumplir con los objetivos propuestos y cambios
dentro de la organizacin, por lo cual dicha revisin como los resultados de la misma debern
documentarse y comunicarse a los organizamos que participan en su aprobacin (Alta direccin y
Consejo / Comit de Auditora).

Servicios de Consultora y Aseguramiento

De acuerdo a la definicin de Auditora Interna como una actividad independiente y objetiva de

aseguramiento y consulta, el Estatuto deber definir tanto los servicios de consultora como los de
aseguramiento que se est dispuesto a desarrollar, en donde los de consulta son todos aquellos
servicios de participacin permanente o temporal en donde el auditor trabaja con un enfoque de

8
asesor, previo a un acuerdo con el rea que solicita la consultora y para lo cual definen en conjunto
el alcance, objetivos a cumplir y entregables; mientras que en el mbito del aseguramiento el auditor
realiza una evaluacin independiente y objetiva, definiendo el alcance y objetivos del trabajo de
acuerdo a la evaluacin de riesgos realizadas sobre el universo auditable.

Todo trabajo de consultora debe desarrollarse siempre que el mismo no representen un conflicto
de inters para el auditor y para lo cual el Estatuto debe definir los lineamientos que orientan los
trabajos de consultora, de tal forma que no resulten excluyentes con los de aseguramiento, pues
el desarrollo de cualquiera de estas actividades permite agregar valor tanto a la organizacin como
a la Funcin. Pero sin olvidar que los trabajos de aseguramiento para funciones en las que el
director de auditora interna tiene responsabilidades deben ser supervisadas por alguien fuera de
la actividad de auditora interna

Ver modelo Estatuto de Auditora Interna

1100- Independencia y Objetividad

La actividad de Auditora interna debe ser independiente, y los auditores internos deben ser
objetivos en el cumplimiento de su trabajo.

Independencia

La independencia es la ausencia de condicionamientos que puedan amenazar la capacidad de la

actividad de auditora interna de llevar a cabo sus responsabilidades de forma neutral. En tanto que
la objetividad es una actitud mental que permite a los auditores desempear su trabajo con honesta
confianza en el producto de su labor y sin comprometer su calidad, por lo que se hace necesario que
no subordinen su juicio al criterio de otras personas. La independencia es condicin precisa para ser
objetivos, ya que no podremos ser objetivos, si no somos independientes, pero sin olvidar que ser
independientes no garantiza nuestra objetividad.

La Funcin de Auditora Interna debe establecer polticas y procedimientos diseados para asegurar
razonablemente que tanto la funcin como el personal que ejecuta el trabajo son totalmente
independientes y objetivos.

Por lo anterior se recomienda que por lo menos una vez al ao, se obtengan confirmaciones por
escrito del cumplimiento de las polticas y procedimientos sobre independencia por parte de todo el
personal auditor, conforme a los requisitos de tica relevantes. La responsabilidad de su
cumplimiento si bien est en cabeza del Director de Auditora, tambin es responsabilidad de cada
auditor informar oportunamente de todo impedimento para el desarrollo de su trabajo.

La independencia dentro de la organizacin estar condicionada al nivel ante el que responde el

Director de Auditora. Alcanzndose esta de forma efectiva cuando el Director depende
funcionalmente de la Junta Directiva/ Comit de Auditora. Considerando que existe dependencia
funcional de la Junta Directiva/Consejo/ Comit de Auditora, cuando corresponde a esta:

9
 Aprobacin del estatuto de auditora interna;
Aprobacin del plan de auditora basado en riesgos;
Apruebe el presupuesto de auditoria interna y el plan de recursos;
Reciba comunicaciones peridicas del director ejecutivo de auditora sobre el desarrollo
del plan de auditora interna y otros asuntos;
Apruebe las decisiones referentes al nombramiento y cese del director ejecutivo de
auditora;
Apruebe la remuneracin del director ejecutivo de auditoria y;
Formule las preguntas adecuadas a la direccin y al director ejecutivo de auditora para
determinar si existen alcances inadecuados o limitaciones de recursos.

Conflictos de Inters

La norma 1120 describe que Los auditores internos deben tener una actitud imparcial y neutral, y
evitar conflictos de intereses. Los conflictos de inters son aquellas situaciones en las que el juicio
del auditor, tiende a estar indebidamente influenciado por una utilidad secundaria, de tipo
generalmente econmico o personal.

El conflicto de intereses es una situacin en la cual un auditor interno, que ocupa un puesto de
confianza, tiene un inters personal o profesional en competencia con otros intereses. Tales
intereses en competencia pueden hacerle difcil el cumplimiento imparcial de sus tareas. Puede
existir un conflicto de intereses aun cuando no se produzcan actos inadecuados o no ticos. Un
conflicto de intereses puede crear una apariencia de deshonestidad que puede socavar la
confianza en el auditor interno, la actividad de auditora interna y la profesin. Un conflicto de
intereses podra menoscabar la capacidad de un individuo de desempear sus tareas y
responsabilidades con objetividad.

En los casos en donde se identifiquen conflictos de intereses el auditor debe informar al Director de
Auditora Interna para que se tomen las medidas necesarias para eliminar o reducir cualquier
amenaza a la independencia, previa comunicacin de la misma a las partes. Estas medidas
pueden incluir las siguientes:

Retirar al miembro del equipo del trabajo a realizar

Vender la inversin financiera de la que sean propietarios;

Descontinuar o cambiar la naturaleza de las relaciones personales o de negocios

con clientes;

Tomar otras medidas razonables que sean apropiadas a las circunstancias.

Por otro lado a la luz de la norma 1110 se describe como condicin para permitir la Independencia
dentro de la Organizacin cuando: El director ejecutivo de auditora responda ante un nivel
jerrquico tal dentro de la organizacin que permita a la actividad de auditora interna cumplir con
sus responsabilidades.

Para el cumplimiento de lo anterior, el Estatuto debe definir un reporte funcional y otro administrativo,
en donde el primero debe ser al Comit de Auditora o el nivel similar equivalente a ste y el cual
debe tener la suficiente autoridad en la organizacin, lo que permite que la labor del auditor se

10
desarrolle independientemente, sometiendo a su aprobacin el Estatuto de Auditora Interna, el plan
anual de Auditora, la contratacin del Director de Auditora Interna, entre otros.

El reporte administrativo por su parte es el que se realiza al rea gerencial (Director General y/o
similar) que facilita los elementos para el desarrollo de la funcin de Auditora y el cual tambin debe
contar con un nivel de autoridad y de apoyo suficiente para la Funcin dentro de la organizacin,
pero sin influir en sus decisiones.

Para desarrollar un trabajo efectivo el Auditor debe gozar de total independencia y actuar con
objetividad. No siendo buenas prcticas, por ejemplo:

Que el auditor o sus familiares cercanos entablen o mantengan relaciones comerciales

con la organizacin (funcionarios, accionistas)
Que el auditor o sus familiares cercanos establezcan o mantengan algn tipo de inters
financiero en la organizacin.
Aceptar obsequios o favores que puedan afectar la objetividad del auditor
Tener familiares empleados en la organizacin que puedan tener influencia significativa
sobre las reas que vamos a auditar (Ej. Contador)
Establecer o mantener algn tipo de relacin personal con algn funcionario de las reas
a ser auditadas.
Tomar decisiones significativas que sean responsabilidad de la administracin de la
compaa.

Auditar procesos en los que el auditor fue responsable en el ao inmediatamente

anterior. (norma 1130 A1)

1200- Aptitud y cuidado profesional.

Hablar de aptitud y cuidado profesional dentro de la Funcin de Auditora Interna, nos lleva a
entender que el equipo de Auditora debe ser un equipo interdisciplinario, con los conocimientos y
habilidades necesarias para desarrollar su trabajo de una forma efectiva y eficiente, en donde el
debido cuidado profesional que ejercen en su trabajo, los lleva a evaluar adecuadamente las
situaciones presentadas, identificando ineficiencias, errores e incumplimientos, entre otras tantas
situaciones que no permiten que las organizaciones alcancen sus objetivos y con lo cual el Auditor
se convierte en un agente generador de valor para la organizacin, pues no solo velamos por el
cumplimiento de las polticas y procedimientos de la organizacin, sino que recomendamos evaluar
aquellas prcticas que no permiten que la organizacin avance eficientemente en sus objetivos.

En la bsqueda de aportar lo mejor a la organizacin, el Director de Auditora Interna puede

solicitar la contratacin de personal externo especializado, cuando los funcionarios de la Unidad
no cuenten con el conocimiento suficiente para el desarrollo de un trabajo especfico en reas
como tecnologa, impuestos, valoracin de activos, composiciones qumicas, clculo actuarial,
investigaciones de fraude, entre otros, y para lo cual el Director de Auditora Interna deber

11
asegurarse de la independencia, experiencia y reconocimiento en el mercado de los servicios
prestados por dicho personal.

Los siguientes son algunos de los aspectos que facilitan el desarrollo de la aptitud y el
cuidado profesional en la Funcin de Auditora Interna:

Definicin de un plan que contemple las necesidades cuantitativas y cualitativas del personal
durante el ao de acuerdo con los objetivos del rea.

Definicin de planes formales de sucesin

Nivel profesional requerido para los auditores.

Evaluaciones del comportamiento tico de los auditores.

Programas de formacin continua que le permitan estar actualizado

Habilidad para la comunicacin oral y escrita.

Evaluar la complejidad del rea auditada de forma focalizada.

Aplicacin de evaluaciones razonables de acuerdo al alcance establecido

Rotaciones del personal auditor entre la Unidades operativas de la Organizacin

Certificaciones profesionales especficas, CIA, CISA, entre otras.

1300- Programa de Aseguramiento y Mejora de la Calidad.

De acuerdo con la Norma 1300 se debe definir, establecer y formalizar un programa de

aseguramiento de calidad as:

El director ejecutivo de auditora debe desarrollar y mantener un programa de aseguramiento y

mejora de la calidad que cubra todos los aspectos de la actividad de auditora interna.

Este programa debe incluir evaluaciones de calidad externas e internas peridicas y supervisin
interna contina. Cada parte del programa debe estar diseada para ayudar a la actividad de
auditora interna a aadir valor y a mejorar las operaciones de la organizacin y a proporcionar
aseguramiento de que la actividad de auditora interna cumple con las Normas y el Cdigo de tica.

Un adecuado programa de Aseguramiento y Mejora de la Calidad, contribuye en la Funcin de

Auditora interna tanto a medir la calidad de los servicios prestados, con base al grado de satisfaccin
de los auditados, como a la adecuada administracin de los recursos asignados, segn lo establecido
en el Marco Internacional para la Prctica Profesional de Auditora Interna (MIPPAI).

El Director de Auditora Interna es el responsable de que los trabajos que se realizan cumplan con
los estndares de calidad establecidos. Para tal efecto, debe asegurarse que existan polticas y

12
procedimientos diseados para promover una cultura basada en el reconocimiento de que la calidad
es esencial al realizar un trabajo y por lo cual se deber sensibilizar a todos los miembros del equipo
sobre su importancia.

Igualmente es necesario que se asigne algn miembro del equipo para su desarrollo,
documentacin y soporte de las polticas y procedimientos de control de calidad. Los lderes del
equipo deben asegurarse que las polticas y procedimientos de calidad se comunican y estn
accesibles a todos sus miembros.

Las polticas y los procedimientos, que debe incluir el sistema de control de calidad, estn
relacionadas con lo siguiente:

Nombrar a un responsable de la supervisin del sistema de control de calidad.

Definir procedimientos para obtener una evaluacin respecto al cumplimiento con las
normas profesionales y el cumplimiento con las leyes y reglamentos que afectan nuestra
actuacin.
Evaluar peridicamente el diseo e implementacin del sistema de control de calidad
Reportar el resultado de la revisin del sistema de control de calidad a la Alta Direccin y
Comit de Auditora, as como a todos los miembros de la unidad de Auditora. Lo anterior,
con el fin de que los temas de mejora sean conocidos por el personal que no fue revisado.
Se deben definir los responsables de preparar los planes de accin para subsanar las
debilidades identificadas.
Definir quin y con qu periodicidad se debe dar seguimiento a los planes de accin
diseados para subsanar debilidades.
Definir, cules son las consecuencias de incumplimiento con los planes de accin.
Definir, cul es el alcance que se le dar a la revisin en trminos de trabajos y auditores
revisados.
Definir, cules son los criterios para la seleccin de revisores.
Definir, cules son los criterios para la seleccin de los trabajos que sern revisados.
Definir, cmo se deben documentar las revisiones.
Definir, guas o procedimientos para que los resultados del monitoreo del sistema de control
de calidad formen parte de los procesos de evaluacin, desarrollo profesional y
compensacin del personal.
Definir, cules son los procedimientos a seguir cundo existen quejas de terceros o
del personal por incumplimiento con normas profesionales, leyes o reglamentos que
afectan nuestra actuacin profesional.

Por otro lado, las evaluaciones se complementan con elementos como la supervisin durante la
ejecucin de los trabajos, as como deben enfocarse en la revisin de los trabajos terminados con
el fin de verificar el adecuado cumplimiento de las polticas de calidad implementadas.

13
Evaluaciones Internas:

Estas evaluaciones son de dos tipos y pueden ser desarrolladas por medio de autoevaluaciones
del personal de la Unidad de Auditora Interna o por evaluaciones que realicen funcionarios de
otras reas de la organizacin con conocimientos en Auditora:

- Evaluaciones Internas continuas, las cuales se desarrollan con las revisiones rutinarias
de los trabajos.

- Evaluaciones Internas Peridicas, las cuales evalan una actividad globalmente

considerada.

El xito de los resultados de las evaluaciones parte de una adecuada planificacin de los trabajos
de auditora a realizar, pues cuando el auditor tiene claramente definidos, tanto el alcance y los
objetivos que busca cumplir, as como el programa a desarrollar, el proceso de supervisin tiene a
su vez claro los niveles de cumplimiento que debe validar en cada una de las etapas, identificando
las desviaciones presentadas al cumplimiento de los objetivos.

La no realizacin de una supervisin oportuna y adecuada a todo nivel durante la ejecucin del
trabajo, genera debilidades, pues en algunos casos es solo en el momento en que se tienen los
entregables cuando se identifican las desviaciones que tuvo el trabajo, y en otros casos es cuando
el auditor interno oficializa dichas presentaciones, enfrentado a cuestionamientos sobre los
resultados del trabajo presentado, lo cual evidencia ausencia de supervisin, lo que afecta su
credibilidad en la organizacin.

Durante la supervisin se debern realizar las siguientes validaciones:

- Los auditores asignados tienen la formacin, conocimientos y competencias necesarias para

desarrollar el trabajo.

- La etapa de planificacin debe ser verificada por el responsable del proyecto, incluyendo
tamaos de muestra acordes al ente auditable, aprobacin de los programas de trabajo,
definicin del alcance y objetivos a cumplir.

- Los programas de trabajo cuentan con los objetivos y procedimientos a seguir.

- Verificacin de la correcta ejecucin de los programas de trabajo de acuerdo a los

objetivos y procedimientos.

- Verificacin de la documentacin de los papeles de trabajo.

- Verificacin de las revisiones realizadas a los entregables.

Evaluaciones Externas:

Son aplicados por personal externo e independiente a la organizacin, especializado en el tema

y de acuerdo a la norma 1312 dichas evaluaciones deben realizarse por lo menos cada cinco
aos.

14
Dentro de los objetivos de las evaluaciones externas encontramos que estas se orientan a revisar
reas claves como la organizacin del rea, las metodologas, el desempeo y la percepcin de la
organizacin sobre el trabajo de la Funcin de Auditora en trminos de su aporte de valor a la
organizacin, por lo cual sus objetivos se pueden resumir as:

- Evaluar el cumplimiento de las Normas recogidas en el Marco Internacional para la Prctica

Profesional de Auditora Interna (IIA).

- Validar el cumplimiento de la misin con la cual fue concebida la funcin de Auditora Interna
dentro de la organizacin, de acuerdo a los principios establecidos en el Estatuto de
Auditora Interna, as como por el cumplimiento de las expectativas de la Alta Gerencia,
Gerencia Operativa y el Comit de Auditora.

- Considerar la percepcin sobre el trabajo de la Funcin de Auditora por parte de los

miembros de la organizacin como generador de valor.

- Evaluacin de las tcnicas, herramientas y personal.

- Comparar la metodologa empleada con las mejores prcticas conocidas, identificando

oportunidades de mejora.

Al finalizar la evaluacin externa, se debe confeccionar un informe en el que se incluya la opinin

sobre si se cumple con las Normas, los lineamientos de la actividad con el Estatuto y las
oportunidades de mejora identificadas. Asimismo, el Director de Auditora deber preparar un plan
de accin que permita aplicar las oportunidades de mejora.

15
 RECURSOS HUMANOS

Dentro del programa de Aseguramiento y Mejora de la Calidad, el recurso humano que conforma el
equipo de Auditora es una de las variables claves al momento de evaluarlo, por lo cual su
vinculacin, formacin y evaluacin, deben ser factores que el Director de Auditora debe tener
previamente definidos y revisados regularmente.

Seleccin y Vinculacin

Si bien los procesos de seleccin de los auditores internos se puedan realizar dentro del marco de
contratacin de la organizacin, cumpliendo con los valores y principios que identifican a los
empleados de la misma, es importante que el Director de Auditora solicite que la seleccin se ajuste
al cumplimiento de los conocimientos tcnicos y habilidades con que debe contar un auditor.

La vinculacin de los auditores internos al equipo debe partir de la definicin formal del perfil que se
consideran deben cumplir los candidatos que aspiren a ser auditores y en donde en la actualidad
cada vez tienen mayor importancia contar con Certificaciones especializadas tales como CIA o
CISA, entre otras.

De acuerdo a lo anterior la seleccin de los Auditores Internos debera tener definido como mnimo
los siguientes requisitos:

Documentacin del perfil de los candidatos.

Manual de funciones y responsabilidades del cargo.
Tipos de exmenes de seleccin de acuerdo con el cargo y habilidades.
Tipos de entrevista de acuerdo con el cargo.
Encargado de preparar y aplicar los exmenes de seleccin.
Encargado de aprobar la seleccin del candidato.

Posteriormente la vinculacin de todo auditor debe contar con un proceso de capacitacin adicional
al brindado por la organizacin, en donde el material facilitador de dicha capacitacin debe ser
actualizado peridicamente (al menos una vez al ao), as como debe contar con los registros de
revisin, de tal forma que la capacitacin garantice que la informacin entregada al nuevo miembro
del equipo se encuentra alineada con las tcnicas utilizadas. En esta fase resultar muy til el que
los nuevos auditores incorporados en la organizacin, tengan oportunidad de conocer las prcticas
operativas realmente aplicadas en la empresa, trabajando temporalmente algn periodo de tiempo
antes de incorporarse definitivamente en la Unidad de Auditora.

Toda capacitacin debe formalizarse, as como custodiar dicha evidencia, dejando el registro de la
lectura y entendimiento tanto del Manual de funciones y responsabilidades, como del Estatuto de
Auditora Interna y Cdigo de tica, entre otros.

16
Confidencialidad

Todos los miembros del equipo deben proteger y mantener la confidencialidad de la informacin
que se les entrega para su trabajo utilizndose o revelndose nicamente en relacin con el fin
para el que se obtuvo, y por lo cual al momento de la vinculacin y por lo menos una vez al ao,
se debe
obtener una declaracin de confidencialidad por parte de todo el personal as como se recomienda
que esta documentacin se conserve en los archivos.

Se sugiere desarrollar las siguientes prcticas:

Divulgar y recordar las polticas de confidencialidad a todo el personal del equipo mediante
diferentes medios y de forma regular.

Contar con una infraestructura que permita conservar, catalogar y recuperar informacin
tanto en forma electrnica como impresa y protegerla contra acceso no autorizado o uso
inapropiado.

Evaluaciones de desempeo

Las evaluaciones de desempeo buscan crear un ambiente de mejora continua en las

organizaciones. Su objeto es el de determinar oportunidades de mejora en los individuos que
realizan los trabajos. Normalmente las evaluaciones de desempeo se realizan de forma anual, sin
embargo, se recomienda realizar un seguimiento en la mitad del periodo con el fin de conocer su
avance y tomar accin en los casos en donde se observe algn tipo de situacin que indique que no
se va a cumplir con el objetivo.

La evaluacin de desempeo debe establecer un vnculo entre las capacidades, competencia,

desarrollo, promocin y compensacin. Es decir, buscar premiar a aquellos desempeos
excepcionales, ejemplo, mediante bonos, incremento salarial, ascensos, etc. y crear planes de
accin para aquellos desempeos que estn por debajo de lo esperado.

Dentro del proceso de evaluacin de desempeo se deben definir objetivos para los individuos que
estn alineados con los objetivos del rea.

Cul es la mejor forma de evaluar el desempeo del personal y lograr impactar la organizacin?
Cul es el mejor enfoque? La respuesta est en la gestin integral del desempeo. Esta busca
integrar los objetivos y prioridades estratgicas de la Organizacin con las del rea y con la gestin
individual del personal, a travs de sus competencias.

Los Gerentes de Recursos Humanos son los llamados a integrarse con el resto de los ejecutivos
para entender la estrategia y modificar el modelo de evaluacin, de forma que se alinee con la
estrategia, prioridades y competencias empresariales as como con las requeridas por el rea, pues
suele ocurrir que las evaluaciones aplicadas a los miembros de la Funcin de Auditora Interna,
sean las mismas que se aplican al resto de la organizacin, olvidndonos de las destrezas y
habilidades que debe desarrollar el auditor, siendo el Director de Auditora Interna quien debe

17
acordar con el rea de Recursos Humanos, el mtodo para evaluar el desempeo de sus
colaboradores desde la perspectiva de Auditora.

El primer paso es que el rea tenga bien definido sus objetivos, que tenga claras sus prioridades.
Sobre esto el rea debe identificar las competencias empresariales requeridas para lograr sus
objetivos.

Lo segundo es determinar la brecha existente entre las competencias empresariales y las

competencias de los colaboradores, iniciando por el nivel de alta direccin y de ah al resto del
capital humano.

Dentro del proceso de la evaluacin del desempeo, se deben tener en cuenta los siguientes
aspectos:

Responsable del desarrollo y mantenimiento del modelo de evaluacin.

Periodicidad se deben efectuar las evaluaciones.
Encargados de la evaluacin de desempeo.
Definicin de un rango de calificacin.
Criterios de evaluacin.
Acciones a tomar de acuerdo con el rango de calificacin.

Desarrollo profesional continuo

La norma 1230 define que Los auditores internos deben perfeccionar sus conocimientos, aptitudes
y otras competencias mediante la capacitacin profesional continua, lo que implica que para la
mejora de las capacidades, competencias, desarrollo profesional, promocin y compensacin, es
necesario que el Director de Auditora Interna y cada uno de los miembros tenga en cuenta los
siguientes aspectos

El equipo de trabajo que ejecuta el proyecto es entrenado permanentemente en temas

de auditora, IT, normatividad, etc.
Definir procedimientos para desarrollar las aptitudes de los miembros del equipo.
Definicin de planes formales de aprendizaje que indiquen requerimientos mnimos por ao
Determinacin de la programacin de formacin interno o externos.
Definicin de programas de autoestudio (Cursos virtuales, lectura de manuales
de procedimientos, etc.)
Charlas con los miembros del equipo en donde se compartan experiencias
Acciones a tomar cuando alguien no cumple con los programas de aprendizaje
Modelos mnimos de competencia por nivel de experiencia
Definicin de polticas para las promociones
Definicin de un modelo para planear el desarrollo del personal que contemple
habilidades diferentes a las tcnicas.
Capacidades, competencia, desarrollo profesional, promocin y compensacin, todo
esto, debe estar amarrado con la evaluacin de desempeo.

18
 ADMINISTRACIN DE TRABAJOS

A continuacin, se presentan algunos puntos importantes a la hora de ejecutar los planes de

trabajo aprobados:

a) Definir un presupuesto de horas

Con el fin de ser eficientes en nuestro trabajo debemos definir un presupuesto de horas que sea
acorde a los compromisos adquiridos, pero sin dejar a un lado la calidad de nuestro trabajo.

El presupuesto de horas normalmente lo elaboramos durante la planificacin de las auditoras,

definiendo para cada proceso el nmero de horas asignadas y de all las horas que tendrn cada
uno de los funcionarios que intervendrn, es decir debemos detallar las horas de ejecucin y
supervisn, en donde estas ltimas se deben asignar a los niveles requeridos.

b) Precondiciones para una auditora

Para establecer si estn presentes las precondiciones para una auditora, el auditor deber:

a) Obtener el acuerdo de la administracin de que reconoce y entiende su

responsabilidad:

i. Sobre la preparacin de los estados financieros de acuerdo con el marco

de referencia de informacin financiera.
ii. Sobre el control interno.
iii. De proporcionar el auditor:

a) Acceso a toda la informacin requerida por el auditor como

registros, documentacin y otro asuntos;
b) Informacin adicional que el auditor pueda solicitar a la
administracin para el fin de la Auditora; y
c) Acceso sin restriccin a personas y bienes fsicos de dentro de la
entidad y para los que el auditor determine que es necesario
obtener evidencia de auditora.
c) Reporte de tiempo

Partiendo del presupuesto de horas, durante el desarrollo de la auditora debemos llevar un control
de las horas incurridas en cada proyecto por cada unos de los participantes en la auditora, con el
fin de realizar un seguimiento al cumplimiento del presupuesto.

La administracin de las horas del equipo que participar en el proyecto estar a cargo del gerente
asignado.

19
 d) Tener definida y documentada la metodologa que vamos a aplicar

Una metodologa de auditora fundamentada en normas internacionales, normalmente est

compuesta por los siguientes pasos:

a) Plan Anual de auditora

En la planificacin anual de la auditora, todos nuestros esfuerzos deben ir encaminados a:

Detectar los riesgos significativos del negocio y sus implicaciones en los objetivos
estratgicos de la organizacin

Determinar el mapa de riesgos partiendo de la cadena de valor y los factores de riesgos

identificados

Definicin de otros factores clave para la definicin del las reas auditables tales como
procesos con mayor impacto financiero, mayor nivel de rotacin del personal, cambios
tecnolgicos y operativos, requerimientos de la administracin.

Cronograma de auditora
Atender los requerimientos de la Alta Direccin, Comit de Auditora, Gerencias
operativas y Reguladores.
Verificacin del grado de atencin de las recomendaciones incluidas en los trabajos de
auditora previamente efectuados.

b) Entendimiento de los procesos

En este paso corresponde el comprender el funcionamiento de los procesos a ser auditados,

apoyndonos en entrevistas con los funcionarios clave que intervienen en el proceso as como con
las pruebas de recorrido de tal forma que validemos que los controles expresados por el auditado,
si existen y funcionan realmente. Con lo anterior pretendemos identificar los riesgos que amenazan
el cumplimiento de los objetivos y los controles efectivos que mitigan dichos riesgos. Finalmente,
evaluamos el diseo y la efectividad de estos controles. Adicionalmente, identificamos los controles
con los cuales la compaa mitiga los riesgos de negocio y de fraude (identificados en la planeacin)
para evaluar el diseo y la efectividad de estos controles.

c) Diseo de pruebas

En algunas ocasiones los auditores internos tienden a enfocarse en el diseo de pruebas

fundamentadas en la razonabilidad, de forma que nos permita evaluar y mejorar la eficacia de los
procesos de gestin de riesgos, control y gobierno, por lo cual deberemos probar los controles
(diseo, implementacin y efectividad, y si dichos controles estn mal diseados o no existen,

20
planteamos pruebas sustantivas de tal forma que los resultados de las mismas nos permitan
presentar evidencia con relacin a la materializacin de riesgos no mitigados.

d) Finalizacin de la auditora

Con base en los resultados obtenidos en los puntos a, b y c, el auditor emitir su opinin, formalizada
en su correspondiente informe de auditora, en el que se debern incluir los siguientes apartados:

Conclusiones alcanzadas.
Recomendaciones entendidas adecuadas con las que subsanar las debilidades
apreciadas.
Planes de accin asumidos por los auditados con los que implementar las
recomendaciones.

e) Definir manuales de procedimientos del desarrollo operativo de la metodologa,

modelos de papeles de trabajo y entrenamiento.

La Unidad de Auditora Interna, debe contar con manuales de procedimientos en donde se encuentre
documentada la metodologa de auditora y modelos de papeles de trabajo que faciliten su
implementacin. Adicionalmente, se deben definir jornadas de capacitacin relacionadas con la
metodologa de trabajo que est implementada.

f) Todo el trabajo de auditora debe ser adecuadamente documentado y soportado con

evidencias vlidas y suficientes.

El objetivo del auditor es preparar la documentacin que proporcione un registro suficiente y

apropiado, evidenciando que la auditora se plane y realiz de acuerdo con los estndares que
resulten de aplicacin.

La forma, contenido y extensin de la documentacin de la auditora depende de factores tales como:

La naturaleza de los procedimientos de auditora por realizar

Los riesgos identificados de representacin errnea de importancia relativa
La importancia de la evidencia obtenida de la auditora
La naturaleza y extensin de las excepciones identificadas
La necesidad de documentar una conclusin o la base para una conclusin no fcilmente
determinable con la documentacin del trabajo realizado o la evidencia obtenida de la
Auditora.
La metodologa y herramientas de auditora empleadas

La documentacin de auditora puede registrarse en papel o en medios electrnicos o de otro tipo.

Beneficios de una buena documentacin:

Las Unidades de Auditora que actan con calidad, deben realizan un proceso formal de
documentacin de su trabajo. Es importante resaltar que este es un factor crtico de xito en la
proteccin y generacin de valor en nuestros clientes. Algunos beneficios:

21
 Acumulacin del conocimiento del cliente

Fcil transicin en caso de realizar algn cambio en el equipo de trabajo

Permite proporcionar evidencia suficiente y adecuada en caso que el trabajo del auditor sea
cuestionado por terceros

Permite documentar aquellos aspectos clave a los que el auditor debe realizar seguimiento
continuo.

Ahorro de tiempo en la ejecucin de la auditora en periodos posteriores.

Permite la supervisin y revisin continua del trabajo

Permite realizacin de auditoras de calidad por parte de miembros internos o externos.

Posibilita al auditor mantener un enfoque disciplinado del trabajo

Buenas prcticas en la elaboracin de papeles trabajo del auditor

Cada papel de trabajo debe contener como mnimo: objetivo, procedimientos, resultados y
conclusiones.

La documentacin debe responder a los objetivos planteados

La documentacin debe quedar totalmente amarrada con sumarias, anexos u otros papeles

La documentacin debe ser completa, concreta, fcil de entender y no redundante.

En caso de un litigio ese papel puede ser utilizado como defensa nuestra

Que cualquier persona la puede entender. (Ejemplo: un abogado). "los papeles de trabajo
deben hablar"

Los papeles de trabajo en cada fase de auditora son finalizados y revisados de forma
oportuna

Es recomendable la existencia de polticas para efectuar revisiones de calidad del trabajo

efectuado antes de que se entreguen los reportes

La documentacin debe quedar firmada por la persona que la elabora y la persona que la
revisa con la fecha en la que se complet cada trabajo.

Todos los temas deben quedar totalmente cerrados.

El papel de trabajo debe permitir reconstruir la prueba.

Los papeles que anexamos deben ser realmente relevantes.

22
 En la documentacin no es necesario incluir los borradores de papeles de trabajo y de
estados financieros, notas que reflejen razonamientos incompletos o preliminares.

Los hallazgos deben quedar en los respectivos papeles de trabajo (diferencias de auditora,
recomendaciones, temas crticos, etc.)

La evidencia de revisin de impuestos, certificaciones, y otros requerimientos es archivada

y est disponible en caso de que surjan reclamaciones

La documentacin del auditor debe quedar almacenada en medios electrnicos o papel.

Deben existir polticas de archivo y retencin de los papeles de trabajo que se utilizaron para
documentar el reporte emitido

g) Definir los equipos de trabajo que participarn en el proyecto

Se recomienda que el equipo de trabajo asignado al proyecto sea multidisciplinario y con

experiencia.

En todos aquellos procesos que tengan componentes automatizados, se deber contar con el
acompaamiento de un especialista en sistemas.

Es recomendable que el equipo de trabajo sea asignado para todo el perodo programado para el
proyecto, evitando en lo posible, su rotacin

h) Consultas

Dentro de los procedimientos de la Funcin de Auditora se debe tener en cuenta:

Las consultas relacionadas con temas crticos y/o complejos se deben escalar siguiendo el
conductor regular
Se deben definir los pasos a seguir para efectuar consultas internas o a especialistas
externos y la forma de documentarlas
Procedimientos a seguir cuando existen diferencias de opinin y la forma de documentarlas

i) Imagen del auditor ante los clientes

En los trabajos de Auditora es importante manejar los temas tcnicos, sin embargo, igual de
importante es la imagen que proyectemos en nuestros clientes. Proyectar una buena imagen nos
permitir mantener buenas relaciones con nuestro cliente y de mejorar nuestra reputacin.

Una buena imagen es la combinacin tanto de la parte interior como de la parte exterior de una
persona. Ser amable, educado, inteligente, agradable y vestir de forma discreta y convencional nos
proyectar como profesionales integrales. Nosotros somos la imagen de nuestro negocio.

Una mala impresin es una oportunidad perdida. Por lo anterior, es importante tener en cuenta los
siguientes consejos desde el inicio de la relacin con los miembros de la organizacin:

23
 Saludar mirando a los ojos y con una sonrisa sincera

Pedir siempre el Favor y dar las Gracias

No debemos ser arrogantes, petulantes. La sabidura no se impone, simplemente se

manifiesta y los dems la perciben

Saber escuchar y mirar a los ojos a nuestro interlocutor

Ser puntuales, la puntualidad demuestra respeto hacia a las dems personas.

Ser amables, educados y agradables

Hacer que el auditado se sienta importante de forma sincera

Programar las visitas a nuestro cliente con anticipacin y elaborar y enviar un

requerimiento de informacin con ms de una semana de anticipacin

Preparar las reuniones con el cliente definiendo objetivos y una agenda. Antes de iniciar la
reunin apague el celular.

Respetar las opiniones del cliente y si estamos equivocados debemos aceptarlo. La

humildad es de sabios

Llamar a las personas por su nombre

Evitar las quejas continuas de nuestro trabajo y de nuestra vida en general

Evitar el uso de palabras inadecuadas y gestos exagerados

Buena ortografa y buena redaccin, en las cartas y correos que enviemos debemos ser
cuidadosos con la ortografa y la redaccin, eso dice mucho de un profesional. Te
recomendamos utilizar el corrector ortogrfico de Word y leer mucho, eso enriquece nuestro
vocabulario y nos ayuda con nuestra redaccin

Leer y responder los correos de forma oportuna.

Devolver las llamadas que no podamos responder al recibirse.

Cumplir con los compromisos adquiridos con el cliente de forma oportuna, en caso que
no pueda cumplir debe informarle al cliente con anticipacin

Responder siempre a una invitacin que se nos haga, ya sea confirmando nuestra
asistencia o excusando nuestra ausencia

Vestir de forma adecuada y prestando atencin a la higiene personal

Mantenernos actualizados en temas tcnicos, leer y estudiar mucho, esa es la materia

prima de nuestro producto

Mantenernos actualizados en temas de cultura general

Demostrar rectitud y honestidad, de nuestro trabajo dependen las decisiones que tomen
terceras personas (Bancos, Inversionistas, Proveedores, Clientes, etc.)

24
 Evite crear relaciones afectivas con los funcionarios de la compaa (noviazgos,
amistades etc.), esto puede afectar tanto nuestra independencia, como proyectar una
imagen inadecuada

Debemos cuidar nuestro cuerpo hacer ejercicio, comer saludablemente y asistir a los
chequeos mdicos de forma regular.

Aprender otros idiomas, la globalizacin trae nuevas oportunidades

Mantener una actitud positiva, leer y escuchar libros y grabaciones alegres, rodearnos
de personas positivas, pensar y actuar en positivo.

25