Anda di halaman 1dari 75

ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI :

PENGENALAN, CARA MENGELOLA, BENTUK ORGANISASI,


KEGIATAN & PERAN KONSULTAN HUKUM

oleh :
Ir. H. Nazarkhan Yasin

1. ADMINISTRASI KONTRAK KONSTRUKSI & ADMINISTRASI PROYEK


KONSTRUKSI

1.1 Pengantar
Administrasi kontrak adalah suatu terminologi (istilah) yang menggambarkan
penanganan komersial dari suatu kontrak sejak kontrak tersebut ditanda tangani
sampai diakhiri secara resmi atau putus tak direncanakan (karena kesalahan
kontrak) atau pengakhiran kontrak dini (Gilbreath, 1992).
Administrasi kontrak mengawasi penanganan komersial berdasarkan ketentuan
dari setiap kontrak. Pengguna jasa harus memantau bukan saja pemenuhan tugas
oleh penyedia jasa tapi juga pemenuhan tugas pengguna jasa sendiri. Tugas-
tugas rutin termasuk penerimaan dan pengawasan dari pengajuan penyedia jasa,
memelihara catatan kontrak dan pembayaran termyn bulanan kadang-kadang
mengaburkan resiko-resiko kritis yang ditemukan selama masa pelaksanaan
(Gilbreath, 1992).
Perubahan pekerjaan, klaim-klaim, pembayaran dini atau kelebihan membayar
dan unjuk kerja yang tidak memuaskan dapat dicegah dengan melaksanakan
suatu struktur program standar administrasi kontrak yang baik.
(Gilbreath 1992).
Administrasi kontrak merupakan suatu bagian dari administrasi proyek
konstruksi.

1 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


1.2 Beberapa Pengertian
Ada beberapa pengertian yang dikutip dari beberapa sumber kepustakaan Barat:

a). Administrasi Kontrak memiliki dwifungsi yaitu: pembentukan/penyusunan


dan pengadministrasian biasanya dibagi atas dua kategori kronologis :
yang pertama telah terjadi sampai dengan saat kontrak dibentuk dan yang
kedua terus berlanjut selama masa pelaksanaan dan berakhir (diharapkan)
dengan penyelesaian pekerjaan yang sukses, pembayaran akhir dan
pengakhiran kontrak . (Gilbreath 1992)

b). Pengelolaan transaksi komersial yang diperlukan untuk pemenuhan


kontraktual. Dimulai sejak kontrak ditandatangani hingga pengakhiran
kontrak atau pemutusan kontrak. (Gilbreath 1992)

c). Administrasi kontrak termasuk tanggung jawab mengawasi pekerjaan


sesuai syarat-syarat kontrak, menyiapkan dan memproses perubahan-
perubahan yang akan dibuat, menyediakan penafsiran (dengan bantuan
hukum bila diperlukan) dari bahasa kontrak dan menyetujui penagihan
sesuai pekerjaan yang dilaksanakan. (Cleland 1995)

d) Pengelolaan atau penanganan dari suatu hubungan usaha antara para pihak
yang berkontrak yang secara pikiran populer terbatas sebagai pekerjaan
administrasi. (Fisk, 1997)

1.3 Peran Administarsi Kontrak

Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut dalam butir 1.2 sebelumnya,


dapatlah dikatakan bahwa dalam melaksanakan suatu kontrak konstruksi,
administrasi kontrak memegang peranan yang sangat penting.

2 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Kemajuan pekerjaan fisik dilapangan (proyek) seharusnya diimbangi dengan
pengelolaan administrasi kontrak yang sistimatis, lengkap dan akurat sesuai
ketentuan-ketentuan dan syarat-syarat kontrak.

Secara umum yang dimaksudkan pekerjaan-pekerjaan administrasi kontrak


adalah pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi proyek dari
kontrak tersebut seperti menyiapkan jaminan-jaminan, asuransi, membuat
laporan kemajuan pekerjaan, tata persuratan (korespondensi) antara para pihak
yang mengikatkan diri dalam kontrak konstruksi (antara pengguna jasa dan
penyedia jasa).

Selanjutnya sejalan dengan kemajuan proyek itu sendiri, administrasi kontrak


juga mencakup proses penagihan dan pembayaran, perubahan pekerjaan,
amandemen/addendum kontrak, pembuatan berita acara sampai kepada
pengurusan masalah klaim.

Oleh karena itu dalam pelatihan ini akan diterangkan terlebih dulu apa dasar
pemikiran/filosofi, batasan atau definisi, maksud dan tujuan serta fungsi
administrasi kontrak.

1.4 Dasar Pemikiran/Filosofi

Suatu kontrak konstruksi seharusnya diawali dengan suatu perencanaan yang


matang, kemudian dilanjutkan dengan proses pembentukan/penyusunan dan
diteruskan dengan pelaksanaan kontrak tersebut.
Selanjutnya kontrak ini harus diadministrasikan dan dikelola. Ketiga tahapan ini
haruslah bersifat terpadu/integral dan dapat diumpamakan seperti pembesian
didalam beton bertulang.

3 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Kebutuhan merencanakan, membentuk, mengadministrasikan dan mengelola
kontrak pada saat ini mutlak merupakan keharusan sebagai suatu disiplin yang
memerlukan pandangan khusus, keahlian dan penanganan secara profesional.
Pada suatu proyek terdapat ada 2 aspek (sudut pandang) yang harus berjalan
paralel satu sama lain, yaitu:
a. Aspek kongkrit artinya dalam bentuk yang nyata apa yang terlihat, yaitu
pembangunan fisiknya seperti galian pondasi, bekisting, besi beton, beton
dan sebagainya.
b. Aspek lain (yang sering terabaikan) adalah suatu perangkat yang rumit yang
memungkinkan aspek kongkrit tadi diakui/diterima dan kemudian dibayar.
Inilah yang sesungguhnya diartikan sebagai suatu proses Administrasi
Proyek Konstruksi.
(Gilbreath 1992).

1.5 Batasan/Definisi

Berdasarkan beberapa pengertian yang diuraikan sebelumnya kiranya dapatlah


dirumuskan pengertian mengenai administrasi kontrak yaitu sebagai berikut.
Administrasi kontrak adalah :
Suatu istilah atau terminologi yang menggambarkan penanganan secara
komersial dari Kontrak (Konstruksi) sejak Kontrak tersebut mulai berlaku
sampai kontrak tersebut berakhir secara resmi (pekerjaan selesai) atau putus
ditengah jalan (early termination) karena kesalahan salah satu pihak atau
karena keinginan pengguna jasa. (Gilbreath 1992)

1.6 Maksud danTujuan

Maksud dari administrasi kontrak konstruksi adalah menyelenggarakan


seluruh aspek non teknis secara tertib dan teratur sesuai kemajuan pelaksanaan
agar tujuan kontrak tercapai. (Gilbreath 1992)

4 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Tujuan dari administrasi kontrak adalah agar proyek tersebut secara komersial
berhasil. (Gilbreath 1992)

Artinya pengguna jasa akan mendapatkan Proyek yang mutunya, biayanya dan
waktunya sesuai kontrak.
Sebaliknya penyedia jasa mendapatkan haknya berupa pembayaran atas hasil
pekerjaan beserta perubahan dan klaim-klaim serta hak-hak lain bilamana ada,
sesuai ketentuan dalam kontrak.

Tujuan lain adalah mencegah/mengurangi atau menyelesaikan


perselisihan/perbedaan pendapat yang dihadapi para pihak serta mengurangi
klaim yang mungkin terjadi.

1.7 Fungsi

Administrasi kontrak berfungsi menggerakkan proyek atau menyelesaikan


perselisihan dan pembayaran, mengurus perubahan pekerjaan (pekerjaan
tambah/kurang) dan klaim-klaim serta menyelesaikan perselisihan yang
mungkin timbul selama pelaksanaan kontrak. (Gilbreath 1992)

1.8 Kebutuhan akan Administrasi Kontrak yang baik

Administrasi Kontrak akan menjadi semakin penting sehubungan semakin


rumitnya kontrak.
Sebagaimana, diketahui industri jasa konstruksi mulai berkembang tahun 1967
dan mencapai puncaknya dalam kurun waktu 30 tahun lalu berhenti sama sekali
karena terjadi krisis moneter pada pertengahan tahun 1997. Barangkali mulai
saat itulah para pelaku usaha jasa konstruksi menyadari betapa pentingnya
administrasi kontrak.

5 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Klaim-klaim yang diajukan (kebanyakan mengenai pembayaran) mengalami
kesulitan karena administrasi kontrak yang tidak dilaksanakan dengan baik:
catatan-catatan tidak dipelihara perintah-perintah lisan banyak yang tidak
dikukuhkan dengan perintah tertulis.

Hal ini bertambah parah karena petugas yang mengurus masalah ini telah
berganti-ganti untuk kesekian kalinya. Dipihak pengguna jasa pun kondisi
administrasi kontrak tidak lebih baik.

Dapat juga dikatakan secara singkat bahwa: administrasi kontrak adalah


pengelolaan dari transaksi komersial yang diperlukan untuk suatu pemenuhan
kontraktual bagi para pihak. (Gilbreath 1992)

Administrasi kontrak mengawasi agar tujuan komersial kontrak tercapai sesuai


dengan syarat-syarat/ketentuan kontrak.
Administrasi kontrak adalah tanggungjawab pengguna jasa dan penyedia jasa
secara bersama-sama dan bukan hanya satu pihak saja.

1.9 Hubungan Administrasi Kontrak dengan Aspek Hukum

Sebagaimana telah dijelaskan dalam butir 1.6 bahwa administrasi kontrak


adalah seluruh penanganan non teknis dari pelaksanaan suatu kontrak
konstruksi.
Dengan demikian kiranya tidak sulit untuk dipahami bahwa administrasi
kontrak berkaitan dengan disiplin ilmu yang lain yaitu hukum. Bila di
perhatikan dengan teliti tugas-tugas atau kewajiban-kewajiban administrasi
kontrak adalah melaksanakan seluruh ketentuan tersebut dalam dokumen
kontrak yang tidak bersifat teknis yaitu ketentuan atau kesepakatan yang
bersifat hukum untuk dipatuhi baik oleh pengguna jasa maupun oleh penyedia
jasa.

6 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Mengingat ketentuan-ketentuan dalam dokumen kontrak yang bukan teknis
adalah menyangkut bidang hukum, berarti administrasi kontrak memang
mempunyai hubungan dengan aspek hukum.

1.10 Pihak-pihak yang terlibat dalam Administrasi Kontrak

1.10.1 pengguna jasa (pemilik atau pemberi tugas)


1.10.2 konsultan perencana
1.10.3 penyedia jasa (pembangun, kontraktor)

ditambah peserta-peserta lain termasuk :


a. manajemen konstruksi
b. pengawasan mutu (quality control)
c. perwakilan/agen asuransi
d. sub penyedia jasa
e. pemasok bahan/material dan peralatan

Dalam praktek, biasanya pengguna jasa membuat kontrak dengan:

* arsitek/konsultan perencana mengenai:


- Rencana dan desain proyek untuk memenuhi kebutuhan pengguna jasa
- Masa/waktu untuk menetapkan kreteria desain
- Batasan biaya dan waktu untuk menyelesaikan desain
- Pemilihan penyedia jasa : Penawaran terendah untuk pekerjaan umum.

* dan penyedia jasa utama mengenai


- Perencanaan proyek, spesifiksi teknik, peraturan-peraturan sehubungan
untuk membangun proyek

Kontrak-kontrak lain adalah antara:


* Pengguna jasa dan konsultan manajemen konstruksi

7 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


* Pengguna jasa dan konsultan hukum
* Penguna jasa dan penyedia jasa dan beberapa sub penyedia jasa untuk
melaksanakan proyek.

1.11 Hubungan Kontraktual antar para pihak

Hubungan kontraktual antara pengguna jasa dengan pihak-pihak terkait


tergambar dalam tampilan-tampilan No. 1 sampai dengan No. 4 dengan
penjelasan singkat sebagai berikut:.

a). Dalam tampilan No. 1 terlihat suatu hubungan yang telah cukup kita kenal
sehingga dapat disebut sebagai suatu hubungan tradisional pengguna jasa
membuat hubungan kontraktual langsung dengan penyedia jasa utama yang
membawahi beberapa sub penyedia jasa.
Disamping itu pengguna jasa mengikat suatu kontrak tersendiri dengan
arsitek/konsultan perencana secara langsung.
Tak ada hubungan hukum antara arsitek dan penyedia jasa kecuali untuk
penyelidikan lapangan.
Dalam tampilan ini terlihat pula selain perencanaan terpisah, penyedia jasa
tunggal dengan beberapa sub penyedia jasa.
Kontrak ini diperuntukkan fixed lump sum price, unit price, garansi
maksimum cost + fixed fee. Sedangkan untuk fee disain akan dirundingkan.

b). Dalam Tampilan No. 2 digambarkan hubungan kontraktual antara pengguna


jasa dan penyedia jasa rancang bangunan (design build contractor / turn
Key builder).
Disini pengguna jasa mengikat diri dengan suatu gabungan perencanaan dan
pelaksanan konstruksi dalam satu kontrak. Tak ada desain fee terpisah.
Ada beberapa sub-penyedia jasa dibawah desain build contractor.

8 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


c). Hubungan kontraktual berikutnya sebagaimana terlihat dalam Tampilan
No. 3 adalah antara pengguna jasa dan desain/manager konstruksi yang
terpisah dari hubungan pengguna jasa dan penyedia jasa umum yang
independen. Antara penyedia jasa dengan manager konstruksi hanya ada
hubungan kerja melalui suatu tim konstruksi yang berada dibawah manager
konstruksi.

d). Hubungan kontraktual ke empat adalah hubungan dibawah suatu kontrak


dengan manager konstruksi profesional yang secara diagram tergambar
dalam Tampilan No. 4.
Dalam Tampilan itu jelas terlihat bahwa pengguna jasa membutuhkan 3
(tiga) buah hubungan kontraktual secara terpisah, masing-masing dengan:
- Desain perencana (arsitek/engineer)
- Manager konstruksi yang profesional
- Penyedia jasa umum/independen
Terlihat pula bahwa antara manager konstruksi dengan desain perencana dan
penyedia jasa umum hanya ada hubungan kerja (bukan hubungan
kontraktual).
(Caroline Sutandi, 2002)

1.12 Administrasi Konstruksi (A. Caroline Sutandi, 2002)


Tanggung jawab administrasi kontrak lainnya adalah memelihara arsip
kontrak, Pen-dokumentasian secara hati-hati dapat menjadi kritis bagi
perusahaan jika masalah hukum muncul kemudian. Memelihara arsip-arsip
termasuk referensi/rujukan semua hal sehubungan dengan proyek dengan
akuntansi yang cocok, proyek dan atau nomor pekerjaan.
Juga termasuk menyiapkan rekaman kontrak itu sendiri, dan semua dokumen
yang terkait, terutama semua perubahan, addendum, atau suplemen yang
berkaitan erat dengan kontrak asli dan yakini bahwa dokumen-dokumen
tersebut dipakai sebagai referensi silang. (Fisk, 1997)

9 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


1.13 Administrasi Proyek Konstruksi (A. Caroline Sutandi, 2002)
Dipakai merujuk tanggung jawab yang lebih luas sehubungan dengan semua
fungsi-fungsi Proyek yang terkait antara para pihak yang berkontrak tak
hanya kewajiban-kewajiban administrasi, tapi menuntun para pihak, bekenaan
dengan penyedia jasa, hubungan sistim bisnis, prosedur-prosedur, tanggung
jawab, kewenangan dan kewajiban dari semua pihak, kebutuhan dokumentasi,
pelaksanaan konstruksi, perencanaan dan penjadualan koordinasi, pengawasan
material, pembayaran administrasi, perubahan pekerjaan dan kerja tambah,
penanganan sengketa dan klaim, perundingan-perundingan dan semua fungsi-
fungsi penutupan proyek dan penutupan administrasi.
Oleh karena itu administrasi kontrak hanyalah sebagian dari administrasi
proyek konstruksi.
Selanjutnya lihat tampilan-tampilan No. 1, 2, 3, 4 dan 5 pada halaman 17, 18,
19, dan 20 dan 21
Selanjutnya dalam Tampilan No. 5 halaman 21 tergambar secara diagram
hubungan antara administrasi kontrak/proyek dengan aspek hukum sejak proyek
dimulai sampai proyek ditutup.

Dalam tampilan tersebut terlihat bahwa semenjak timbulnya klaim antar


pengguna jasa, perencana/konsultan penyedia jasa/sub penyedia jasa dan
pemasok sehubungan dengan pengoperasian proyek, perubahan pekerjaan,
pekerjaan-pekerjaan tambah, klaim-klaim dan penanganan sengketa kepada
spesifikasi teknis/non teknis (dokumen kontrak) dan sejumlah data yang
diperlukan dari administrasi proyek yang memiliki sistematika, lengkap dan
akurat.
Untuk menyelesaikan permasalahan ini diperlukan pemecahan ditinjau dari
aspek-aspek hukum (legal aspek). Dari pernyataan aspek hukum ini dapat
diperoleh keputusan final dengan menggunakan rencana sebagai rujukan dan
spesifikasi kontrak.

10 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Dari keputusan akhir ini proyek tersebut dapat ditutup dengan pengertian
pekerjaan dapat diterima dengan masa perawatan atau putus.

2. KONDISI ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI DI INDONESIA

2.1 Kondisi Umum :


Secara umum dapat dikatakan bahwa para pelaku industri jasa konstruksi di
Indonesia sebagian besar belum menyadari arti pentingnya administrasi proyek
konstruksi yang harus dilaksanakan dengan sistimatis, lengkap dan akurat.
Hal tersebut baru disadari apabila telah timbul masalah, sebagai contoh : pada
saat mengajukan klaim pekerjaan tambah, ternyata pekerjaan tambah tersebut
baru didasarkan atas perintah lisan sehingga pengajuan biaya dan waktu tidak
didukung oleh dokumen yang otentik (tertulis). Contoh lain adalah perubahan
gambar yang diperintahkan secara lisan oleh pengguna jasa dan tidak diikuti
dengan perintah tertulis dalam bentuk perubahan gambar.

2.2 Kebiasaan yang kurang baik


Pada umumnya penyedia jasa memiliki kebiasaan yang kurang baik yaitu lalai
mencatat perintah/instruksi dari pengguna jasa yang diberikan secara lisan. Hal
ini kadang-kadang menjadi bertambah parah karena penyedia jasa tidak pernah
menunjuk seseorang petugas khusus yang mencatat perintah/instruksi tadi atau
jika ada petugasnya sering berganti-ganti.
Dalam banyak kegiatan, perintah lisan ini semakin hari semakin banyak dan tak
pernah dicatat (lupa). Hal ini akan menimbulkan kesulitan yang tak jarang
menjadi sengketa dikemudian hari karena mungkin saja pengguna jasa lupa atau
pura-pura lupa pernah memberikan instruksi perubahan pekerjaan secara lisan.

2.3 Menunda Masalah


Apa yang diuraikan dalam butir 2.2 berarti penyedia jasa sadar atau tidak, telah
menunda masalah yang nantinya akan sangat mempersulit diri sendiri.

11 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Seharusnya penyedia jasa dari sejak awal kontrak, telah menyusun suatu
organisasi administrasi proyek konstruksi yang dimasukkan sebagai bagian dari
organisasi proyek. Bila organisasi administrasi proyek konstruksi dibuat dengan
baik dan tepat serta didukung oleh petugas-petugas yang profesional dan
berpengalaman, maka dapat diharapkan bahwa administrasi proyek konstruksi
akan berjalan dengan sistimatis, lengkap dan akurat serta tidak akan
menimbulkan masalah dikemudian hari. Selain itu tunjuklah personalia yang
penuh waktu (bukan paruh waktu) dan dapat berhubungan dengan petugas
yang setara dari pihak pengguna jasa sehingga terjadi suatu hubungan kerja
yang baik dan harmonis antara penyedia jasa dan pengguna jasa dalam hal
pelaksanaan administrasi proyek konstruksi. Menunda masalah hanya akan
sangat mempersulit diri sendiri dikemudian hari.

2.4 Mempersulit pelaksanaan kontrak.


Hal-hal yang diuraikan sebelumnya terutama dalam butir 2.2 pada gilirannya
akan memengaruhi pelaksanaan kontrak yang akan menyulitkan penyedia jasa
dalam menuntut haknya seperti pembayaran termijn, permintaan perpanjangan
waktu serta permintaan kompensasi lain. Hal ini akan menjadi semakin sulit,
apabila petugas administrasi proyek konstruksi baik dipihak penyedia jasa
maupun dipihak pengguna jasa, telah berganti dengan petugas lain. Oleh karena
itu apabila tidak sangat terpaksa, petugas administrasi proyek konstruksi
sebaiknya tidak diganti-ganti dari sejak awal kontrak hingga kontrak berakhir.

2.5 Mau menghemat biaya, malah bertambah rugi


Pengalaman penulis menunjukkan bahwa kebanyakan penyedia jasa karena mau
menghemat biaya memperkerjakan tenaga untuk administrasi proyek konstruksi
dengan upah/imbalan yang murah. Akibatnya mudah diduga, mutu pekerjaan
yang dihasilkan dibawah standar sehingga menimbulkan kesulitan. Dan pada
akhirnya masalah administrasi proyek konstruksi ini harus diselesaikan dan

12 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


mungkin sekali harus menyewa konsultan hukum dengan mengeluarkan biaya
yang pasti tidak murah.
Oleh karena itu sebaiknya sejak dari awal kontrak, tenaga-tenaga profesional
dan berpengalaman sudah dipersiapkan. Ini jauh lebih murah dibandingkan
dengan cara memperkerjakan tenaga yang murah tapi tidak profesional.

2.6 Menjaga integritas


Yang dimaksudkan disini adalah masing-masing petugas administrasi proyek
konstruksi baik dari pihak pengguna jasa maupun penyedia jasa seharusnya
menjaga sebaik-baiknya instansi tempat dia bekerja mengenai segala hal yang
perlu dirahasiakan.

Tidak jarang terjadi karena sudah terlalu akrab, petugas-petugas administrasi


proyek konstruksi ini tanpa disadari telah melanggar rambu-rambu yang
seharusnya tidak dilanggar seperti membocorkan rencana perubahan pekerjaan,
biaya anggaran dan alokasi dana. Hal-hal seperti ini, seharusnya dihindari
apalagi bila uang telah mulai berperan sebagai imbalan dari informasi tadi.

2.7 Pemanfaatan peluang klaim


Oleh karena administrasi proyek konstruksi tidak dikelola dengan baik, maka
peluang klaim yang mungkin ada tidak dapat dimanfaatkan. Ini sebenarnya
adalah peluang yang terabaikan. Dengan kata lain administrasi proyek
konstruksi yang ditangani sambil lalu menimbulkan kerugian yang tidak kecil.
Besar kemungkinan baik pengguna jasa maupun penyedia jasa bahkan tidak
pernah menyadari bahwa sesungguhnya peluang klaim ada tapi tidak
dimanfaatkan.

Bila administrasi proyek konstruksi kontrak dikelola dengan baik antara lain
dari sejak awal mempelajari dokumen kontrak dengan teliti dan seksama

13 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


mungkin masalah peluang klaim tersebut akan dapat diketahui sejak dini,
sehingga persiapan pengajuan klaim dapat dilakukan dengan sebaik-baiknya.

Selanjutnya uraian mengenai pemanfaatan peluang klaim dapat dibaca dalam


buku seri kedua yang telah beredar: Mengenal KLAIM KONSTRUKSI DAN
PENYELESAIAN SENGKETA KONSTRUKSI Bab VI TEKNIK DAN
KIAT MEMANFAATKAN PELUANG KLAIM.

3. KEGIATAN-KEGIATAN UMUM ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI

3.1 Pengantar
Dalam butir 1 diatas telah disebutkan bahwa administrasi kontrak adalah suatu
terminologi/istilah yang menggambarkan penanganan komersial suatu kontrak
sejak kontrak tersebut ditanda tangani sampai diakhiri secara resmi atau putus
ditengah jalan.
Diantara kegiatan administrasi kontrak tersebut adalah mengawasi pelaksanaan
secara komersial dari kontrak, pemenuhan tugas penyedia jasa dan juga
pengguna jasa, tugas-tugas rutin seperti penerimaan dokumen dari penyedia
jasa, catatan kontrak pembayaran termyn, perubahan pekerjaan, klaim-klaim
pembayaran, unjuk kerja yang tak memuaskan.
Kegiatan-kegiatan rutin yang dimaksud akan diuraikan dalam paragraph berikut.

3.2 Mobilisasi dan Pelaksanaan


Masa-masa awal administrasi kontrak sangat menentukan berhasil tidaknya
proyek tersebut.
Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah memulai hubungan baik antara
para pihak, termasuk pertemuan-pertemuan resmi antara semua pihak, semua
transaksi komersial yang mungkin ditemui administrasi kontrak.

14 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Disamping itu dituntut pula arsip kontrak yang lengkap, terlindungi dan mudah
dicari. Tumpukan dari catatan kontrak, dokumen-dokumen, formulir-formulir
dan laporan membutuhkan perencanaan dan disiplin yang teliti.
Hal ini bukan saja penting untuk administrasi kontrak tetapi mengingat bahwa
dokumen-dokumen tersebut dapat digunakan untuk keperluan klaim, atau
tuntutan hukum dikemudian hari, jika ada. (Gilbreath, 1992)

3.3 Penagihan Termyn dan Pembayaran


Berbeda dengan membeli barang jadi, melaksanakan suatu kontrak
membutuhkan pembayaran termyn secara berkala-sesuai dengan kemajuan
pekerjaan. Penetapan pekerjaan yang tak terencana atau secara subjektif dapat
mengakibatkan kelebihan atau kekurangan pembayaran, kehilangan kontrak,
dan sengketa berkepanjangan.
Hal ini akan merugikan pengguna jasa misalnya dengan membayar pekerjaan
terlalu dini yang berakibat biaya-biaya yang belum perlu dikeluarkan terlalu
awal, padahal karena faktor waktu dan nilai uang sangatlah penting. Sekali
pembayaran telah dilaksanakan untuk pekerjaan yang belum dikerjakan, maka
pengguna jasa telah kehilangan manfaat dari pembayaran tersebut. (Gilbreath,
1992)

3.4 Perubahan-perubahan Pekerjaan


Tak ada yang lebih tetap selain dari pada perubahan itu sendiri selama
pelaksanaan proyek. Meskipun ada usaha-usaha terbaik dari pihak-pihak terkait
telah dilakukan selama masa perencanaan, pembentukan dan administrasi
kontrak perubahan-perubahan akan hampir selalu pasti terjadi.
Berikut ini akan diuraikan macam-macam sebab perubahan kontraktual dan
meyajikan suatu proses untuk mengawasi dan menetapkan perubahan-
perubahan dalam rangka perjanjian antara pengguna jasa dan penyedia jasa.

15 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


3.4.1 Macam-Macam Perubahan Kontraktual
a. Ribuan perubahan dapat terjadi selama masa perencanaan dan
pelaksanaan dari suatu proyek, diantaranya:
- perubahan design
- perubahan jadual
- perubahan biaya
- perubahan urutan-urutan design dan pelaksanaan
- modifikasi metode pelaksanaan

b. Kebanyakan para pelaku jasa konstruksi membagi perubahan


kontrak dalam 2 (dua) kategori yaitu;
- Perubahan-perubahan tak resmi
Perubahan ini sering disebut perubahan konstruktip dalam
bahasa hukum.
Ini menyangkut modifikasi lingkup pekerjaan penyedia jasa atau
metode pelaksanaan sebagai akibat dari :
- Tindakan atau perubahan dari pengguna jasa.
- Tindakan atau pembatalan dari pihak ketiga seperti penyedia jasa
lain, supplier atau tindakan Tuhan.
- Tindakan lain di luar kekuasaan.
Ini sangat sulit dilacak dan diawasi. Hal ini menyebabkan penyedia
jasa melaksanakan pekerjaan berbeda dengan ketentuan kontrak atau
melaksanakan pekerjaan lain, atau akibat dari ini terhadap biaya saja
dengan perubahan yang sesuai. Bila hal ini dapat diakui oleh para
pihak, maka hal ini menjadi perubahan yang resmi.

c. Perubahan-Perubahan Resmi
Perubahan adalah keputusan yang disadari pengguna jasa untuk
melakukan modifikasi atas pekerjaan penyedia jasa.

16 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Perubahan resmi yang paling biasa/umum terjadi adalah perubahan
design yang dituangkan dalam perubahan gambar dan spesifikasi.
Sebagai tambahan pengguna jasa sering merubah jadual atau urutan-
urutan pekerjaan yang direncanakan untuk menyelesaikan pekerjaan
sesuai kebutuhan pengguna jasa atau pelaksanaan penyedia jasa lain
atau perusahaan lain.

Perubahan resmi dalam kebanyakan kontrak merupakan hak


pengguna jasa yang diatur dalam pasal kontrak.
Sebagai kompensasi perubahan ini, dalam arti biaya dan atau waktu
telah diatur dalam ketentuan-ketentuan kontrak.
Petunjuk atau instruksi tertulis dari pengguna jasa untuk melakukan
perubahan dan merinci tambahan kompensasi disebut : Perintah
Perubahan.

Oleh karena perubahan resmi biasanya sudah diketahui sebelum


dilaksanakan berdasarkan rencana yang dipilih pengguna jasa, dan
didokumentasikan dengan suatu perangkat perubahan, perubahan ini
mudah ditangani dan dikerjakan.
(Gilbreath, 1992)

3.4.2 Macam-Macam Sebab Perubahan


Walaupun sebab-sebab perubahan tak terhitung, terutama dalam
pekerjaan/proyek yang sangat kompleks, hal-hal berikut adalah beberapa
diantaranya :
a. Informasi desain yang cacat atau tak lengkap.
Pengguna jasa yang tidak puas akan hasil kerja departemen
tekniknya atau unjuk kerja dari konsultan desain mungkin adalah
penyebab utama. Gejala-gejala dari masalah ini terbukti dari
banyaknya perbaikan besar-besaran pada gambar-gambar rencana
dan spesifikasi.

17 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Revisi rencana dibuat bila penyedia jasa telah melaksanakan
pekerjaan sering menciptakan lingkaran setan: revisi pada satu sistim
struktur dan lain-lain menyebabkan revisi-revisi pada sistim terkait,
struktur dan seterusnya.
Suatu fenomena biasa dalam proyek fast track dimana desain sering
kali selangkah didepan atau dibelakang konstruksi. Juga suatu gejala
dari pengguna jasa atau para perencana mereka yang tidak tahu apa
yang mereka inginkan atau berapa besar pengaruh kebimbangan
mereka atas konstruksi.

b. Kelambatan atau cacat barang-barang atau peralatan yang


disediakan pengguna jasa.
Banyak pengguna jasa menyediakan peralatan atau material untuk
penyedia jasa untuk dipasang atau dirakit. Para pengguna jasa yang
memutuskan untuk menghemat uang atau melatih pengawasan
langsung dengan membeli sendiri barang-barang harus
mempertimbangkan tambahan tanggung jawab karena melakukan
hal-hal tersebut. Keputusan membeli sendiri secara langsung harus
didasarkan pada kekuatan membeli pengguna jasa dan penyedia jasa
dan pengawasan termasuk pertimbangan ekonomi. Pertanyaan dari
tanggung jawab pengadaan harus tidak hanya bergantung pada harga
yang sudah diperkirakan tapi juga pada penetapan pihak mana yang
bersedia dibebani tambahan tanggung jawab - seseorang yang dapat
meyakini bahwa material atau peralatan akan tiba dilapangan tepat
waktu dan kondisi baik.

c. Perubahan kebutuhan.
Perubahan dalam operasi, keamanan, lingkungan, pasar, kelayakan,
pendanaan, atau kebutuhan peralatan, terutama untuk proyek yang
mempunyai rentang beberapa tahun atau mengawasi proyek yang

18 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


sangat kompleks atau usaha peka, menggambarkan kasus-kasus
perubahan yang utama, resmi atau tidak. Sedikit pengguna jasa atau
penyedia jasa yang dapat melaksanakan perubahan tipe ini. Yang
terbaik setiap usaha harus dilakukan untuk mengantisipasi
perubahan-perubahan ini dan menyiapkan dampak terhadap biaya
proyek dan ketentuan kontrak.

d. Perubahan atau kondisi lapangan yang tak dikenal.


Kondisi-kondisi dibawah permukaan menggambarkan contoh klasik
dari. kondisi lapangan yang mungkin tak diketahui atau berubah
selama masa konstruksi. Kejadian ini, batuan, atau benda lain
dibawah permukaan seringkali berpengaruh langsung pada unjuk
kerja penyedia jasa. Hal lain yang dapat berubah walaupun tak biasa,
juga terjadi, termasuk cuaca, jalan masuk, hambatan pada tempat
kerja, ruang kerja seperti tempat menaruh material, gudang
penyimpanan, larangan-larangan kemudian.

e. Dampak jaminan pekerjaan oleh pihak lain.


Bila tindakan-tindakan dari suatu penyedia jasa mencampuri,
memperlambat atau menyebabkan kesulitan pada para penyedia jasa
lain, perubahan-perubahan tak resmi mungkin terjadi. Resiko ini
bertambah dalam proporsi tidak langsung pada jumlah, perkiraan dan
ketergantungan para penyedia jasa (dan sub) dilapangan.
f. Bahasa kontrak yang mendua arti dan penafsiran kontrak.
Pengawasan terhadap pembentukan kontrak secara ekstensif,
dokumen-dokumen konsisten dan jelas, dan pelatihan administrasi
kontrak dan prosedur, menolong untuk mencegah perubahan-
perubahan karena sebab ini.

19 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


g. Larangan metode-metode kerja.
Tak terhitung contoh-contoh pelarangan atau perubahan dari
pengguna jasa atas metode kerja penyedia jasa. Kecuali hal ini
ditetapkan dalam dokumen kontrak para penyedia jasa biasanya
bebas membangun dengan cara yang mereka pandang cocok. Para
pengguna jasa yang menetapkan larangan pada metode yang
diterima atau tradisional, berarti meninggalkan suatu larangan
khusus dalam kontrak, mencampuri unjuk kerja penyedia jasa. Jika
pengguna jasa meningkatkan keterlibatan dengan kegiatan sehari-
hari penyedia jasa melewati garis pemisah antara pemantauan
unjuk kerja dan pengawasan artinya pengguna jasa telah ikut
mencampuri pekerjaan penyedia jasa. Oleh karena tanggung jawab
para penyedia jasa yang bebas untuk memakai metode kerja tertentu
adalah untuk memenuhi ketentuan kontrak, maka penyedia jasa
tersebut dapat klaim hal ini sebagai perubahan tak resmi dan klaim
ini seringkali berhasil.

h. Pemenuhan kontrak yang terlambat atau tidak mencukupi dari


pihak pengguna jasa.
Kontrak konstruksi laksana jalan satu arah, menuntut pemenuhan
dari kedua belah pihak. Walaupun telah banyak dibicarakan tentang
perubahan kewajiban penyedia jasa, pengguna jasa seharusnya juga
perlu memenuhi kewajiban kontraktualnya. Banyak pengguna jasa
merasa kewajibannya hanya terbatas pada pembayaran kepada
penyedia jasa. Ini sama sekali tidak benar. Sebenarnya setiap kontrak
menuntut tindakan-tindakan pengguna jasa selain dari pembayaran.
Kebanyakan menyangkut ketepatan dan waktu pemeriksaan dan
penerimaan dari pekerjaan. Pengguna jasa sering menuntut
pengawasan gambar desain atau gambar kerja dari penyedia jasa.
Hal ini biasanya suatu kewajiban yang harus dilakukan dalam waktu

20 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


beberapa hari diantara pengajuan penyedia jasa. Suatu hal yang tidak
biasa bagi pengguna jasa dalam kegiatannya memantau atau
mengelola pekerjaan penyedia jasa untuk memantau taraf
penampilan yang diperlukan. Kemampuan pengguna jasa untuk
memenuhi kesepakatan kontraktual harus dianalisis sebelum
dimasukkan dalam kontrak. Jika anda tak dapat memenuhi
kewajiban ini, jangan diambil.

i. Perlambatan atau Percepatan.


Bila penyedia jasa terlambat karena pengguna jasa atau penyedia
jasa lain atau pihak ketiga, maka hal ini akan menimbulkan
tambahan biaya, dan mungkin tak dapat memenuhi waktu kontrak.
Hal yang sama terjadi bila pekerjaan dipercepat. Jenis biaya
perlambatan termasuk biaya menunggu dan remobilisasi,
kehilangan efisiensi perubahan cuaca atau sebab sebab lain. Biaya
percepatan seringkali termasuk kenaikan biaya untuk lembur
tambahan tenaga kerja dan peralatan dan kehilangan efisiensi.
Keduanya, percepatan dan perlambatan menggambarkan bahwa
kombinasi penyebab dan pengaruh, yang pada gilirannya menjadi
penyebab pengaruh selanjutnya sering ditemukan diantara perubahan
konstruktif atau tak resmi. Memisahkan masing-masing dan
menghitung pengaruh terhadap waktu dan biaya sangat sulit. Inilah
salah satu sebab mengapa pengenalan dan penyelesaian menjadi
kritis. Kondisi perubahan dari segi waktu adalah kritis pilihannya
seringkali secara hukum atau memperpanjang perundingan.
(Gilbreath, 1992)

3.4.3 Proses Perubahan Pekerjaan


Apakah resmi atau tidak, proses perubahan pekerjaan adalah sebagai
berikut:

21 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


a. Pengenalan (Indentifikasi)
Setelah pengguna jasa melakukan pengenalan atas rencana
perubahan dan mempertimbangkan dari segala segi, terutama
manfaat perubahan tersebut dibanding dengan tambahan biaya dan
atau waktu yang mungkin terjadi serta pengaruhnya terhadap
pekerjaan, keinginan ini harus disampaikan kepada penyedia jasa.
Cara penyampaian secara tertulis dapat menggunakan contoh
formulir seperti tergambar dalam Tampilan No. 17. Terlihat cara
penyampaian sangat sederhana sehingga mudah dimengerti.

b. Evaluasi
Untuk membantu pengguna jasa melakukan evaluasi atas rencana
perubahan pekerjaan ini, dapat meminta estimasi biaya dari penyedia
jasa dengan menggunakan suatu formulir seperti tergambar dalam
Tampilan No. 18.

c. Persetujuan
Setelah dicapai persetujuan antara pengguna jasa dan penyedia jasa
mengenai estimasi biaya perubahan beserta syarat-syarat/ketentuan
lainnya, pengguna jasa memberikan persetujuan resmi dengan
menggunakan formulir seperti tersebut dalam Tampilan No. 19.

d. Penggabungan kedalam kontrak


Proses berikutnya adalah penggabungan perubahan pekerjaan
tersebut kedalam kontrak dengan menerbitkan perintah perubahan
mengunakan formulir tersebut dalam Tampilan No. 20.

e. Pembayaran
Proses pembayaran atas perubahan pekerjaan ini akan mengikuti
ketentuan tersebut dalam kontrak karena sudah menjadi bagian dari

22 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


kontrak atau dapat juga diatur tersendiri sesuai kesepakatan antara
pengguna jasa dan penyedia jasa.

Rangkaian seluruh proses perubahan pekerjaan secara diagram dapat


digambarkan seperti terlihat dalam Tampilan 21.

Prosesnya adalah sebagai berikut :


i. Spesialis kontrak mempersiapkan pemberitahuan dan
menyampaikan ke direksi proyek dengan tembusan ke administrasi
kontrak dan direksi harian yang kemudian meninjau
pemberitahuan tersebut.
ii. Direksi proyek kemudian menerbitkan surat pemberitahuan ke
penyedia jasa dengan tembusan ke estimasi.
iii. Bagian estimasi dan penyedia jasa mempersiapkan penawaran dan
memperkirakan harga yang wajar dan diteruskan ke administrator
kontrak yang akan melakukan peninjauan pengaruh terhadap
kontrak.
iv. Administrasi kontrak kemudian menyiapkan formulir persetujuan
perubahan kontrak yang disampaikan ke direksi proyek dan direksi
harian.
v. Direksi proyek memberikan perintah perubahan pekerjaan dan
meyampaikan hal tersebut kepada pengguna jasa.
vi. Administrator kontrak atas permintaan pengguna jasa menyiapkan
perintah perubahan pekerjaan dan disampaikan ke direksi proyek.
vii. Setelah ditanda tangani, direksi proyek menyampaikan perintah
perubahan kepada penyedia jasa dan penyedia jasa meneruskan ke
administrasi kontrak untuk dibagikan.
(Gilbreath, 1992)

23 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


3.4.4 Dokumen-Dokumen Perubahan Pekerjaan
Sehubungan dengan perubahan yang dapat terjadi pada pekerjaan yang
sebelumnya sudah dirubah namun proses ini sebaiknya di ikuti dengan
tertib.
Tertib kontrak harus sepenuhnya memasukkan proses perubahan
pekerjaan ini yang memiliki 2 (dua) keuntungan, yaitu:
a. Proses perubahan pekerjaan lebih terkelola.
b. Pengoperasian atau biaya audit dari perubahan pekerjaan akan lebih
langsung.

Secara diagram tergambar dalam Tampilan No. 22.


Prosesnya secara ringkas adalah sebagai berikut:
- Penyedia jasa menyiapkan penawaran harga untuk perubahan
pekerjaan yang diminta penyedia jasa dan klaim dari penyedia jasa.
- Pengguna jasa melakukan langkah-langkah berikut:
identifikasi pemberitahuan ke penyedia jasa
evaluasi harga yang wajar
persetujuan perubahan pekerjaan
penerbitan perintah perubahan
pembayaran

Catatan waktu, penerimaan bahan, dan kejadian biaya lainnya juga harus
dikumpulkan setiap hari. Jika pekerjaan diselesaikan atau diteruskan
sampai pada titik dimana keadaan darurat telah berlalu atau perkiraan
biaya yang wajar dapat ditetapkan, terbitkan perintah perubahan untuk
menutupnya sehingga semua perubahan pekerjaan didokumentasikan
dan diawasi dengan cara yang sama. Oleh karena perubahan pekerjaan
menggambarkan salah satu daerah utama dari resiko komersial.
(Gilbreath, 1992)

24 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


3.5 Penutupan/Pengakhiran Kontrak
Direncanakan atau tidak, setiap kontrak secara resmi harus ditutup/diakhiri.
Proses ini harus dirancang untuk melindungi kepentingan pengguna jasa dengan
meyakini:
1. Tak ada kerusakan sebelum pelaksanaan
2. Semua dokumen yang diharapkan, diterima dan mencukupi.
3. Semua pekerjaan dapat diterima (atau dengan catatan)
4. Semua barang yang harus diserahkan, telah diterima

3.6 Rapat dengan penyedia jasa


Suatu kebiasaan yang baik bagi manager kontrak untuk menjadualkan suatu
rapat permulaan dengan wakil. Penyedia jasa - sebagai lawan (Counterpart)
sebelum suatu pekerjaan benar-benar dilaksanakan atau suatu transaksi
administrasi kontrak terjadi. Hal ini merupakan pekerjaan dasar untuk membina
hubungan baik selama masa pelaksanaan. Kebingungan atau kelambatan
mungkin dapat dihindari bila proses pekerjaan tersebut seperti pembayaran
termyn dan perubahan pekerjaan, prosedur penanganannya dapat ditinjau oleh
kedua belah pihak sebelum pekerjaan tersebut terjadi.

Apakah perwakilan penyedia jasa disebut manajer proyek (penyedia jasa),


superintendant, manajer atau sebutan lain dia bertanggung jawab untuk
transaksi komersial yang akan diambil. Dia tidak harus menjadi perwakilan
pemasok penyedia jasa atau petugas pemasok dari kantor pusat.
Dia harus berada dilapangan, dekat dengan pelaksanaan konstruksi. Seperti
penyedia jasa mengharapkan untuk tidak berurusan dengan beberapa
perwakilan pengguna jasa untuk transaksi biasa, begitu juga seharusnya
pengguna jasa mempunyai hanya satu orang khusus dari penyedia jasa dengan
siapa dia berurusan bila masalah-masalah komersial terjadi.

25 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Agenda rapat mungkin termasuk beberapa topik bahasan berikut:
* Otorita secara kontraktual
Siapa dari pihak pengguna jasa dan penyedia jasa yang berhak berbicara
mengenai masalah komersial dan teknis tertentu.
* Hubungan dan korespondensi secara kontraktual
Pengaturan mengenai sistim penomeran surat dan dokumen lain, alamat,
sebutan dan sebagainya.
* Pengajuan-pengajuan dokumen
Manajer kontrak dapat memberikan ringkasan atau Checklist, agar peyedia
jasa memahami ketentuan-ketentuan kontrak. Contoh dari Checklist terlihat
dalam Tampilan No. 5
* Proses perubahan Pekerjaan
Pemberitahuan, perhitungan, perubahan, perintah perubahan dan
sebagainya.
* Pembayaran Termyn
Bagaimana cara menghitung prestasi pekerjaan dan cara pembayarannya.
Contoh formulir harus diberikan kepada penyedia jasa.
* Pengakhiran Kontrak
Pengakhiran kontrak dan istilah-istilah yang berhubungan dengan itu seperti
retensi, hutang untuk barang-barang yang disediakan pengguna jasa.

Dari contoh daftar pengecekan dokumen (Tampilan No. 5) terlihat bahwa


memang sudah harus diantisipasi sejak awal jika pemasukan dokumen tersebut
tidak akan tepat waktu, sehingga perlu pemasukan ulang.
Inipun bisa tidak tepat waktu lagi. Salah satu bukti tugas administrasi kontrak
membutuhkan ketekunan, kerapihan, kesabaran dan kecermatan agar
membuahkan hasil.
Demikian pula dengan hal-hal lain seperti otoritas kontraktual, koresponden,
perubahan pekerjaan, pembayaran termyn, aturan mainnya sebaiknya telah
disepakati sejak awal.

26 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Bila hal-hal ini dipenuhi dapat diharapkan administrasi kontrak akan berjalan
baik dan lancar sehingga tujuan penyelenggaraan administrasi kontrak dapat
dikatakan berhasil.
(Gilbreath, 1992)

3.7 Menyusun Catatan Kontrak


Catatan-catatan kontrak yang akurat/tepat, dan mudah dicari kembali
merupakan kebutuhan yang takdapat ditawar-tawar.
Walaupun untuk proyek dan kontrak yang paling sederhana sekalipun, jumlah
kertas-kertas yang berhubungan dengan kontrak memerlukan pelaksanaan dan
pengawasan kontraktual yang kadang-kadang mengejutkan.
Tampilan No.6 menggambarkan contoh sistim pengarsipan kontrak yang
dianjurkan untuk tipe-tipe dokumen, laporan-laporan dan catatan-catatan selama
masa pembentukan dan pengadministrasian kontrak. Walaupun manajer kontrak
harus konsentrasi pada pengawasan bahan/material yang berhubungan dengan
unjuk kerja, sekali penyedia jasa memulai pekerjaan, dia harus juga mendapat
informasi dan catatan mengenai kejadian-kejadian sebelum penunjukan
pemenang tender.
Berikut adalah beberapa saran pada sistim catatan kontrak
a. Cegah penggandaan dan kelebihan arsip.
Perubahan dan pembaharuan sering diperlukan dan hal ini dapat tak
terkendali bila dokumen yang telah dirubah terletak pada lebih dari satu
tempat.
b. Tunjuk seorang yang bertanggung jawab memelihara dan mengamankan
arsip.
c. Awasi keluar masuk data-data menggunakan kartu masuk/keluar atau cara
lain. Catatan sering hilang.
d. Pelihara kontrak asli dilebih dari satu tempat untuk menjaga bahaya
hilang atau kebakaran.

27 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


e. Pelihara 1 (satu) set gambar-gambar kontrak yang berlaku pada waktu
pelulusan pekerjaan. Pelihara gambar-gambar ini hanya untuk dasar kontrak
atau dasar perhitungan biaya.
f. Jangan tandai untuk menunjukkan perubahan, kondisi terlaksana, dan
sebagainya pada gambar. Pergunakan gambar yang lain untuk keperluan ini.
Pelihara barang-barang rahasia. Ini termasuk estimasi harga, penawaran lain
dan dokumen klaim.
g. Usahakan untuk tidak memberikan setiap orang salinan dokumen.
Penggandaan dan pendistribusian dengan mudah menjadi suatu yang
membahayakan.
Evaluasi secara priodik daftar distribusi dokumen yang diperlukan untuk
meneliti nama-nama atau orang-orang yang tak perlu diberi rekaman.
h. Pelihara data computer seteliti mungkin. Pergunakan sandi-sandi
pengamanan dan cara pengawasan.
(Gilbreath, 1992)

3.8 Penagihan Termyn dan Pembayaran


Pembayaran termyn secara berkala adalah gaya hidup industri konstruksi.
Kecuali masa pelaksanaan dari kontrak tertentu kurang dari 30 hari, penetapan
kemajuan pekerjaan tetap diperlukan. Penagihan dari penyedia jasa yang tepat
dan akurat serta pembayaran tepat waktu adalah kritis bagi kemajuan dari
kebanyakan penyedia jasa. Biaya tenaga kerja, bahan dan peralatan selama masa
perlaksanaan biasanya terlalu berat jika mengharapkan penyedia jasa untuk
memikulnya sendiri.
Tambahan pula pembayaran kepada pemasok bahan dan sub penyedia jasa
adalah bagian pembayaran kepada penyedia jasa yang diterima dari pengguna
jasa. Penyedia jasa dalam hal ini menginginkan pembayaran sebagian besar
dalam waktu sesingkat mungkin. Pengguna jasa harus yakin bahwa pembayaran
termyn ditetapkan secara objektif dan direncanakan untuk meningkatkan unjuk
kerja dalam hal waktu.

28 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Pembayaran dini dan kelebihan membayar untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu
selama kontrak berlangsung adalah dua resiko pengguna jasa yang harus
dihindari. Pertimbangan-pertimbangan cash-flow dan biaya tinggi memaksa
pengguna jasa hanya harus membayar pekerjaan-pekerjaan yang benar-benar
telah diselesaikan dan tidak sebelumnya: Sebaliknya, pengguna jasa yang tanpa
alasan memperlambat atau menahan pembayaran akan menimbulkan resiko
penyedia jasa tidak puas; yang akan diwujudkan dalam bentuk penurunan mutu,
pengurangan tenaga kerja dan peralatan, atau bahkan kebangkrutan, akan
mempunyai dampak negatif pada proyek.
(Gilbreath, 1992)

3.8.1 Dasar-dasar Pembayaran


Ada tiga dasar untuk melakukan pembayaran yaitu berdasarkan (1)
biaya, (2) waktu dan (3) kemajuan pelaksanaan (progress)
sesungguhnya. Dari ketiga dasar pembayaran tersebut, pembayaran
berdasarkan kemajuan proyek (progress) ini yang paling disukai oleh
pengguna jasa. Penjelasannya adalah sebagai berikut:

a. Pembayaran Berdasarkan Biaya


Andaikan pengguna jasa kontrak pembuatan, pengiriman dan
pemasangan sebuah generator turbin. Cara pembayaran, biaya + jasa
pasti (Cost Plus Fixed fee). Perkiraan biaya + jasa US $ 20 juta.
Setiap bulan penyedia jasa mengajukan tagihan yang
menggambarkan biaya-biaya sebenarnya untuk material, upah dan
peralatan overhead dan sebagainya yang terjadi bulan sebelumnya.
Setelah dilakukan verifikasi untuk ketepatan penggunaan dana,
penggunaan jasa, pengguna jasa membayar untuk pekerjaan ini.
Porsi jasa dari nilai kontrak dibayarkan dalam angsuran bulanan atau
lump-sum pada penutupan kontrak.

29 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


b. Pembayaran Berdasarkan Waktu
Misalnya turbin yang sama dibeli dengan harga Fixed-Lump Sum
(untuk pengadaan dan pemasangan kombinasi) US $ 20 juta.
Penyedia jasa berjanji menyelesaikan pekerjaan dalam waktu 20
bulan. Pembayaran dipecah dari 20 juta dalam 20 bulan menjadi US
$ 1 juta / bulan.

c. Pembayaran berdasarkan Progres


Untuk Generator turbin sama jika dibeli dengan harga US $ 20 juta
Fixed-Lump-Sum, tapi pembayaran termyn dilaksanakan beberapa
kali masing-masing bebannya proporsional terhadap nilainya.
Seluruh angsuran termyn berjumlah sama dengan nilai kontrak.
Pembayaran setiap termyn berdasarkan progres yang benar-benar
telah dicapai. Contoh dari progres termasuk penerimaan bahan baku,
fabrikasi rotor turbin, fabrikasi stator turbin, fabrikasi generator di
dalam bengkel. Pemberangkatan, pengepakan generator turbin
kelapangan penerimaan dilapangan, pemasangan dan berakhir
dengan testing dan penerimaan.

Dari ketiga cara pembayaran terurai sebelumnya, pembayaran


berdasarkan waktu adalah yang paling tidak disukai: karena cara ini
sama sekali tidak memberikan rangsangan positif bagi penyedia jasa.
Cara ini kadang-kadang tidak selalu sinkron dengan progres
sesungguhnya bila terjadi kekurangan bahkan gangguan tenaga kerja,
perubahan-perubahan atau sebab-sebab lain.
Pembayaran berdasarkan biaya lebih menggambarkan kemajuan
pekerjaan sesungguhnya, apabila diperkirakan bahwa biaya-biaya yang
dilakukan adalah proporsional dari pekerjaan yang akan dilaksanakan.

30 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Tetapi kadang-kadang secara proporsional tidak tepat karena misalnya
untuk pekerjaan yang banyak bahan dan peralatannya, pekerjaan-
pekerjaan itu semua jauh lebih berat dibandingkan dengan upah
pemasangan. Penyedia jasa misalnya tak punya rangsangan untuk
mengangkat sebuah turbin cepat-cepat kelapangan karena biaya
pemasangan relatif kecil. Akan tetapi dari sisi pengguna jasa instalasi
(pemasangan) inilah yang penting. Sebaliknya dari segi penyedia jasa
yang paling penting adalah membelanjakan bahan sebanyak mungkin
untuk ditagihkan tanpa terlalu memikirkan prestasi/proyek sehingga
lapangan pekerjaan penuh dengan bahan yang kebanyakan belum
dibutuhkan pada waktu itu.

Pembayaran berdasarkan kemajuan pekerjaan sangat menolong dari segi


pengawasan hanya bila penyedia jasa melaksanakan bagian pekerjaan
tertentu secara tepat waktu dan mutu baik.
Cara pembayaran ini memberikan insentif/rangsangan kepada penyedia
jasa untuk meningkatkan prestasi. Jumlah pembayaran kepada penyedia
jasa tak akan bervariasi tapi waktu pembayarannya dapat bervariasi.
Oleh karena nilai waktu dan uang sangat penting bagi penyedia jasa,
maka waktu pembayaran menjadi alat kontrol yang berharga bagi
pengguna jasa.

Cara pembayaran berdasarkan prestasi juga berharga karena cara ini


menempatkan sesuatu yang penting pada bagian pekerjaan tertentu yang
walaupun kritis bagi pengguna jasa dan punya nilai kecil antara lain:
pengetesan. Walaupun bagi penyedia jasa biaya pengetesan kecil tapi
bagi pengguna jasa hal ini besar artinya bagi kemajuan pekerjaan,
sehingga mendorong penyedia jasa untuk menyelesaikan pengetesan
selekas mungkin agar fasilitas/bagian pekerjaan itu dapat segera dipakai.

31 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Pengguna jasa menempatkan jumlah uang sebanyak mungkin pada
bagian akhir pekerjaan sedangkan penyedia jasa menginginkan sebanyak
mungkin pemasukan uang pada saat awal proyek dengan cara
menumpuk bahan dilapangan (front-end loading).
Oleh karena cara pembayaran ini mencerminkan pengawasan
pelaksanaan yang sangat kuat, maka cara ini sangat ditekankan.
(Gilbreath, 1992)

3.8.2 Alasan-alasan lain mengukur kemajuan Pekerjaan


Ada alasan-alasan lain bagi pengguna jasa untuk mengetahui kemajuan
pekerjaan termasuk untuk mendapatkan informasi mengenai rencana
tanggal penyelesaian proyek, jadual pelaksanaan, antisipasi biaya proyek
atau perkiraan biaya proyek total pada waktu penyelesaian (ramalan).
Kedua-duanya merupakan alasan-alasan penting untuk mengukur
kemajuan pekerjaan, tapi dalam banyak hal berdasarkan criteria berbeda
dengan yang terdapat dalam kontrak mengenai perpaduan pembayaran.
Oleh karena pengukuran kemajuan pekerjaan untuk tujuan ini
mempergunakan patokan, kriteria atau penilaian berdasarkan kontrak
maka keduanya akan diterima dengan menggunakan teknik yang sama.

Tetapi ingat para pengguna jasa kebanyakan punya 2 (dua) alasan untuk
mengunakan kemajuan pekerjaan yaitu:
1) Untuk menentukan dimana proyek berada, dalam hal uang dan jadual
2) Untuk men-fasilitasikan pembayaran pekerjaan penyedia jasa
(Gilbreath 1992)

3.8.3 Tantangan objektifitas dalam pengukuran


a. Salah satu hal yang sangat menyita waktu, membingungkan dan
kadang-kadang daya cara-cara yang tidak akurat dalam mengukur
kemajuan/progress pekerjaan adalah menetapkan progress tersebut

32 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


secara subjektif berdasarkan pengalaman orang yang mengukur atau
apa yang terlihat di lapangan.
b. Banyak kontrak menyebutkan pengukuran bersama dari suatu
progres dan menyatakan bahwa pembayaran akan dilakukan tanpa
merinci penetapan tersebut.
c. Akibatnya terjadi perdebatan antara pengguna jasa dan penyedia
jasa mengenai nilai beberapa pekerjaan yang sudah dilaksanakan.
d. Untuk menghindari penilaian yang subjektip ini, objektifitas sudah
harus direncanakan selama masa penyusunan kontrak dan dipakai
dalam pelaksanaan. Diantaranya perlu ditetapkan ketentuan-
ketentuan cara pengukuran yang jelas. Lingkup pekerjaan harus
diuraikan dalam uraian pekerjaan yang lebih rinci dengan masing-
masing harga satuan.
(Gilbreath 1992)

3.9 Pemilihan Rencana Pembayaran dan Penilaian Bobot


Metode penilaian apapun yang dipakai untuk menunjukkan kemajuan
pekerjaan, yang penting hal ini sudah ditetapkan sedini mungkin.
Banyak pengguna jasa menetapkan metode yang akan dipakai untuk memberi
kesempatan penyedia jasa untuk menawar melalui bobot pekerjaan. Hal ini
mengakibatkan perlu evaluasi terhadap penawaran. Jangan lupa tipe pengguna
jasa, adalah pembebanan sebanyak mungkin dibelakang (back-end loading),
sedangkan penyedia jasa menginginkan pembebanan pembayaran sebanyak
mungkin didepan (front-end loading). Seharusnya pengguna jasa harus
menentukan rencana pembayaran dan nilai pekerjaan tanpa harus
mengindahkan jumlah yang diminta penyedia jasa dengan menempatkan suatu
prosentase dari jumlah penilaian dalam penawaran (RFP Request For
Proposal).
Untuk menetapkan pendekatan pembayaran, pengguna jasa meninjau lingkup
pekerjaan, mengenali yang perlu diadakan sehubungan dengan penawaran.

33 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Walaupun penyedia jasa keberatan, pengguna jasa harus mengambil inisiatip
menyetujui usulan penyedia jasa bila hal itu masuk akal, selama tender atau
setelah pengajuan penawaran.
(Gilbreath, 1992)

3.10 Prosedur Pengukuran Progress dan Pembayaran yang dianjurkan


Prosedur dari proses kemajuan pekerjaan dan pembayaran tergambar dalam
Tampilan No. 7 dan arus dokumen pembayaran tergambar dalam Tampilan
No. 8
Penjelasan dari kedua Tampilan ini adalah sebagai berikut:
Tampilan No. 7:
3.10.1 Administrator kontrak (pengguna jasa) mempersiapkan estimasi
bentuk master progres kemudian diserahkan ke penyedia jasa.
3.10.2 Penyedia jasa menyiapkan estimasi progres pendahuluan dan
menyerahkan kepada spesialis kontrak untuk ditinjau estimasi
progres dan kesesuaian teknisnya.
3.10.3 Setelah itu dokumen tersebut dikirimkan kepada administrator kontrak
untuk memperkirakan kesesuaian komersial kemudian diteruskan ke
insinyur biaya untuk diberi kode biaya.
3.10.4 Setelah itu dokumen diteruskan ke akuntansi untuk mengecek
perpanjangan waktu pelaksanaan dan data perbaikan.
3.10.5 Accounting setelah mengecek perpanjangan waktu dan data
pendukung mengembalikan dokumen ke administrator kontrak untuk
memperbaiki estimasi pendahuluan.
3.10.6 Dokumen yang sudah dikoreksi final oleh penyedia jasa dikirimkan ke:
Administrator kontrak
Spesialis kontrak
Accounting
Direksi proyek untuk ditanda tangani

34 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


3.10.7 Penyedia jasa menerima pembayaran setelah akunting melakukan
pemeriksaan tagihan dengan estimasi

Pada Tampilan No. 8 kita melihat secara jelas arus dokumen dan pembayaran
dengan ringkasan aktivitas sebagai berikut:
a. Menetapkan cara pembayaran
b. Membuat form estimasi induk
c. Membuat estimasi pekerjaan penyedia jasa yang diselesaikan
d. Persetujuan pengguna jasa atas hasil pekerjaan penyedia jasa
e. Penyedia jasa mengajukan tagihan sesuai estimasi yang sudah disetujui
f. Tagihan diverifikasi bagian accounting, kemudian tagihan dibayar.

Disini terlihat kerja sama tugas-tugas administrasi kontrak yang harus


diperlihara antara pengguna jasa dan penyedia jasa.
Adapun arus dokumen tak perlu persis sesuai contoh dan dapat disesuaikan
dengan kebutuhan dan kesepakatan sebelumnya.
Untuk mengetahui status pembayaran yang sudah dilakukan beserta
rinciannya dan diterima oleh penyedia jasa, pengguna jasa dapat membuat
suatu ringkasan seperti tergambar dalam Tampilan No. 9. Tampilan No. 10
menggambarkan status pembayaran kemajuan Pekerjaan yang telah
dibayarkan ke penyedia jasa termasuk detailnya.
Sesuatu yang bagi Indonesia merupakan hal baru adalah dalam formulir ini
bagian bawah adalah pernyataan persetujuan penyedia jasa agar tidak terjadi
sengketa. Mungkin hal ini baik untuk dibudidayakan dimasa mendatang.
(Gilbreath, 1992)

3.11 Laporan Harian Konstruksi


Buku harian konstruksi adalah suatu dokumen penting. Harus diingat bahwa
laporan ini sering diperlukan dalam berkonsultasi mengenai kejadian
dilapangan sehari-hari untuk memberikan pembuktian selama proses hukum,

35 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


jika ada selama pekerjaan, disarankan untuk memasukkan laporan harian pada
setiap tenggang waktu tertentu kepada manager kontrak.

Dalam hal ini, manager proyek dapat disarankan melaporkan seluruh transaksi
yang telah terjadi dilapangan.
Kebutuhan-kebutuhan umum yang diperlukan dapat dikelompokkan dalam 2
(dua) kategori:

3.11.1 Format Buku Harian :


a. Hanya dijilid dengan sampul keras
b. Halaman-halaman harus diberi nomer halaman dengan tinta dan
tak ada nomor yang diloncati.
c. Tak ada penghapusan
d. Tak ada halaman yang disobek dari buku setiap waktu
e. Jika halaman akan dikosongkan, tandai dengan X besar pada
halaman dan tandai kosong.

3.11.2 Isi Buku harian


a. Catatan panggilan telpon yang diterima, termasuk setiap
pernyataan dan kesepakatan yang dibuat selama panggilan
tersebut, kenali hal-hal khusus.
b. Catat setiap pekerjaan atau yang ditempatkan tak berhubungan
dengan gambar-gambar atau spesifikasi atau tindakan yang
diambil.
c. Catat waktu dan nama orang dari pihak penyedia jasa kepada
siapa perintah lapangan diberikan.
d. Catat kondisi tak terlihat yang dapat memperlambat penyedia
jasa.
e. Dimana penyedia jasa melaksanakan pekerjaan tambah karena
suatu sebab halangan dibawah tanah yang tak terlihat, buatlah

36 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


suatu perhitungan lain biaya lapangan dan semua personel dan
peralatan dilapangan dan bagaimana mereka terlibat.
f. Catat semua isi percakapan yang pokok yang dilaksanakan
dengan penyedia jasa dilapangan, sekalian sebagai
kesepakatan/persetujuan kedua belah pihak.
g. Catat semua kesalahan lapangan yang dibuat setiap pihak
dilapangan.
h. Tanyakan nama dan pekerjaan para pemuka halaman
i. Tanda tangan setiap Buku Harian pada saat ini.

3.11.3 Siapa harus memelihara catatan harian dan Laporan Harian


a. Suatu catatan harian khusus harus dipegang oleh setiap
perubahan yang terlihat dalam proyek
b. Laporan harian konstruksi disiapkan dan diajukan oleh hanya
perwakilan proyek setempat, data harian dari laporan kejadian
pekerjaan yang diajukan setiap pengawas merupakan sumber
informasi.

c. Laporan Kemajuan Pekerjaan Pembayaran sebagai


Permohonan
Pengawasan penyedia jasa pengguna jasa

3.11.4 Dokumentasi dan pengawasan Intern


Kadang-kadang perwakilan proyek bertanggung jawab untuk
memantau beberapa proyek kecil ketimbang satu proyek besar.
Suatu pendekatan praktek didalam hal ini adalah menyiapkan
laporan manajemen untuk setiap proyek dimana perwakilan
proyek bertanggung jawab.

37 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


3.11.5 Laporan Umpan Balik Khusus
Komunikasi dapat mengurangkan jumlah pengulangan kesalahan
dilapangan yang sering terjadi sebagai akibat dari kesalahan
tradisional dalam berkomunikasi antar tenaga-tenaga konstruksi dan
perencana proyek.
b. Laporan perbaikan lapangan disiapkan oleh perwakilan proyek
setempat dan diajukan ke manager proyek untuk di-evaluasi oleh
perencana dan departemen spesifikasi untuk melihat apakah
permasalahan dapat dihindari dimasa mendatang dengan fee
perencanaan dan spesifikasi.
c. Dokumen harus melakukan hal-hal berikut:
Pengenalan masalah
Penawaran penyelesaian
Perlu/tidak perubahan spesifikasi dan/atau gambar
d. Laporan harian pembuatan beton dalam pabrik beton
e. Laporan pemeriksaan kepada pengawas lapangan.

3.11.6 Aneka catatan


Banyak tipe catatan perubahan yang penting untuk dicatat dan
dipelihara untuk ditunjukkan nanti. Kebanyakan catatan yang harus
dipelihara tentang masalah teknis, bukan masalah administrasi.

Catatan-catan itu termasuk:


a. sertifikat produksi dari pabrik
b. sertifikat pengetesan laboratorium
c. tiket penyerahan transport beton
d. catatan pada pemeriksaan pengelasan struktur
f. laporan pengetesan filter sistim pembuangan air
g. laporan pabrikasi peralatan
h. laporan khusus pengawasan

38 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


i. pengelasan radiasi
j. penerimaan sertifikat oleh pengawas proyek
k. laporan ketidak cocokan
l. permohonan langsung dan tindakan yang diambil
m. perencanaan laporan beton
(Caroline Sutandi, 2002)

4. ORGANISASI ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI

4.1 Pengantar
Dalam uraian yang lalu (paragrap 1) telah diuraikan mengenai pengertian, dasar
pemikiran/filosofi, definisi/batasan maksud/tujuan dan fungsi dari
administrasi kontrak.
Disamping itu dalam paragrap 2 dijumpai banyak nama-nama petugas seperti
manajer kontrak, administrator kontrak, pengawas lapangan, perwakilan
penyedia jasa dan sebagainya yang mungkin akan membingungkan.
Hal ini tak lain karena hal itu diambil dari sumber pustaka yang berbeda. Oleh
karena itu dianjurkan sejak dari awal, penamaan dari petugas administrasi
kontrak telah disepakati antara pengguna jasa dan penyedia jasa seperti yang
terdapat dalam butir 2, karena tak ada standar atau pedoman yang baku
mengenai penamaan para petugas ini.
Berdasarkan hal-hal tersebut kiranya jelas bahwa administrasi proyek konstruksi
harus ditempatkan didalam proyek itu sendiri dalam arti organisasi administrasi
proyek konstruksi harus merupakan bagian dari organisasi proyek.
Tentu saja organisasi administrasi proyek konstruksi ini harus ada baik dipihak
pengguna jasa maupun dipihak penyedia jasa yang satu sama lain merupakan
lawan pihak (counterpart) yang harus berhubungan satu sama lain secara setara
dan terus menerus.

39 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Hubungan baik (dalam arti yang positif) antara kedua administrasi proyek
konstruksi tersebut merupakan kunci berhasil tidaknya penanganan administrasi
proyek konstruksi.

4.2 Kualifikasi Personalia

4.2.1 Untuk mendapatkan hasil yang efektif dan efisien seharusnyalah para
petugas administrasi proyek konstruksi memiliki kualifikasi yang
mencukupi.

4.2.2 Kualifikasi yang dituntut setidak-tidaknya sebagai berikut :

a. Untuk kepala proyek (project director) dari pihak pengguna jasa dan
manajer proyek dari pihak penyedia jasa harus menguasai seluruh
aspek yang terdapat dalam dokumen kontrak (perjanjian, syarat-
syarat, spesifikasi gambar-gambar dan sebagainya selain tentunya
harus menguasai aspek teknis untuk melaksanakan proyek tersebut.
b. Untuk administrator kontrak atau manajer kontrak minimal harus
menguasai aspek-aspek teknis pelaksanaan suatu proyek, terutama
dari segi administrasinya.
c. Estimator atau inspektur tentunya adalah orang-orang teknik yang
menguasai aspek-aspek teknis pelaksanaan suatu proyek.
d. Petugas akuntansi keuangan kiranya sudah cukup jelas
kualifikasinya.
e. Petugas administrasi harus memiliki kemampuan administrasi yang
memadai dalam bidang tata persuratan yang berhubungan dengan
proyek, dan mempunyai pengetahuan mengenai arsip.

40 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


4.3 Petugas inti Administrasi Proyek Konstruksi

4.3.1 Dalam organisasi administrasi kontrak dipihak penyedia jasa sekurang-


kurangnya harus ada 4 (empat unsur) yaitu:
a. Seorang kepala yang disebut saja : administrator kontrak yang
bertanggung jawab atas terselenggaranya tugas-tugas dan tanggung
jawab administrasi kontrak secara keseluruhan.
b. Seorang estimator yang bertugas memantau kemajuan pekerjaan
secara fisik, jadual pelaksanaan, perubahan atau penyimpangan dari
gambar, spek, syarat-syarat, menyiapkan izin-izin.
c. Seorang petugas akuntansi / keuangan yang bertugas memantau
kemajuan pekerjaan dari segi pembayaran dan menyiapkan jaminan-
jaminan.
d. Seorang petugas administrasi yang mengurus tata persuratan atau
korespondensi, penagihan-penagihan, perubahan pekerjaan
amandeman atau addendum, berita acara kemajuan, serah terima
pekerjaan.

4.3.2 Dipihak pengguna jasa susunan organisasinya kurang lebih sama


kecuali:
a. yang mengepalai administrasi kontrak disebut : manajer kontrak,
agar tidak membingungkan dengan jabatan yang setara dipihak
penyedia jasa.
b. Sebagai counterpart estimator dipihak penyedia jasa adalah para
pengawas atau inspektur.
Dalam tampilan No 12 diperlihatkan contoh organisasi proyek dari
pengguna jasa dimana terlihat dengan jelas fungsi administrasi
kontrak yang sejajar dengan teknik, qs, personalia umum
akutansi/keuangan dan logistik yang secara keseluruhan berada
dibawah direksi harian. Hal ini menggambarkan bahwa direksi

41 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Harian mengawasi administrasi kontrak setiap hari disamping
tugasnya mengawasi konstruksi (penyedia jasa) melalui beberapa
Pengawas.
Dalam Tampilan No. 13 diperlihatkan contoh organisai proyek dari
penyedia jasa dimana terlihat fungsi administrasi kontrak berada
langsung dibawah kepala proyek sedangkan program & engineering,
personalia umum, akuntansi/keuangan dan logistik berada dibawah
site manager. Hal ini menandakan pentingnya administrasi kontrak.

4.4 Tanggung jawab Petugas-petugas Administrasi Kontrak


4.4.1 Tanggung Jawab Manajer Proyek adalah :
- Mengawasi seluruh pelaksanaan proyek selama proyek berlangsung
- Menggunakan data dan informasi dari administrasi proyek
- Secara efisien dapat menangani beberapa proyek

4.4.2 Tanggung Jawab Perwakilan Proyek/Site Engineer/Pengawas


Lapangan adalah :
- Secara terbatas mengawasi tugas-tugas tata usaha
- Mengawasi proyek
- Selalu memberi informasi kepada manajer proyek mengenai setiap
langkah kemampuan proyek

4.5 Fungsi Manajer Proyek


4.5.1 Manager proyek mendelegasikan sebanyak mungkin fungsi administrasi
kontrak kepada perwakilan proyek dilapangan.
4.5.2 Filosofi terpenting dalam administrasi proyek konstruksi.
4.5.3 Dapat menghilangkan banyak konflik
4.5.4 Mengurangi klaim dan sengketa
4.5.5 Efisiensi lebih besar terhadap para pihak

42 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Dapat disimpulkan bahwa seorang administrator proyek konstruksi, siklus
kelangsungan proyek jaminan mutu dan pengawasan mutu adalah sangat
penting. Dari uraian terlihat pula bahwa seorang manager tidak dituntut untuk
melaksanakan seluruh tugas tapi mendelegasikannya keorang lain dengan
ketentuan dia tetap bertanggung jawab.

4.6 Tugas Manajemen Konstruksi


Yang dimaksudkan dengan manajemen konstruksi adalah agen dari pengguna
jasa untuk mengawasi beberapa fungsi perencanaan dan pelaksanaan.
Biasanya diberi nama:
4.6.1 managemen konstruksi profesional (pmc)
4.6.2 agen mk (AIA)
4.6.3 managemen konstruksi (AGC Auv)

Sebaiknya manajemen konstruksi tidak mempunyai hubungan langsung dengan


konsultan perencana (yang merencanakan proyek atau penyedia jasa umum
yang membangun proyek).

Manager konstruksi, mengadakan atau menyiapkan pelayanan atau pelaporan


yang cocok dengan cara:
a. Bekerja dengan pengguna jasa dan organisasi perencanaan sejak awal
perencanaan sampai konstruksi selesai; maupun tim konstruksi dalam setiap
hal sehubungan dengan konstruksi, membuat rekomendasi tentang teknologi
konstruksi, pengadaan dan konstruksi ekonomi.
c. Mengusulkan alternatif-alternatif konstruksi yang harus dipelajari tim
proyek manajemen selama masa perencanaan dan memperkuat pengaruh
dari alternatif-alternatif ini pada biaya proyek dan pengadaan.
Sekali biaya proyek, jadual dan kebutuhan mutu telah diperoleh manager
konstruksi memantau seluruh perkembangan proyek, untuk melihat bahwa
sasaran tidak dilampaui tanpa diketahui pengguna jasa.

43 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


d. Saran-saran dan koordinasi pada pengadaan material serta peralatan dan
pekerjaan dari semua penyedia jasa konstruksi; memantau dan memeriksa
ketepatan desain, menyediakan biaya dan informasi kejadian selama proyek
berjalan dan melaksanakan pelayanan masalah konstruksi lain yang
dibutuhkan pengguna jasa.
e. Menjaga hubungan tak bertentangan dari anggota-anggota tim.

Suatu kontrak managemen konstruksi yang lengkap dapat dengan mudah


mencakup seluruh kewajiban termasuk 6 (enam) kategori berikut:
a) Peran serta dalam menetapkan strategi penawaran termasuk fast track,
kontrak-kontrak spesialis untuk mencegah konflik antara kontrak-kontrak
terpisah.
b) Menetapkan pekerjaan tahapan, termasuk mengenai pemasukan desain
resmi, menjadi dokumen kontrak dan analisis seluruh kontrak.
c) Penyaluran biaya, termasuk perkiraan biaya konstruksi dan pengembangan
anggaran proyek.
d) Penyaluran seluruh tahapan proyek, biasanya dengan menggunakan jejak
kritis (cpm critical path method).
e) Evaluasi penawaran dan membantu memilih penyedia jasa
f) Penyelesaian managemen di lapangan untuk menyediakan administrasi
kontrak, pemeriksaan, koordinasi dan pengelolaan lapangan.

Sangat dianjurkan bahwa seluruh tugas-tugas yang diantisipasi didaftar dan


dimasukkan dalam kontrak mk dengan pengguna jasa.
Suatu chek list mungkin sebagai berikut:
- Kembangkan program keamanan proyek
- Kembangkan program hubungan tenaga kerja proyek
- Bantu pengembangan program asuransi
- Laksanakan pelayanan proses data elektronik (edp service)

44 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Pada tahapan konstruksi:
- Mengembangkan dan menjalankan area sistim transport
- Melaksanakan program keamanan proyek
- Meng-koordinasi hubungan tenaga kerja
- Menilai dan mengevaluasi penawaran dan menetapkan peluang
- Mengelola dan melaksanakan tugas-tugas syarat-syarat tender
- Mengatur sistim waktu dan pengawasan mutu
- Mengelola kegiatan harian pengguna jasa atau arsitek perencana.
- Melaksanakan kontrak spesialis
- Mencatat, meninjau dan menyetujui pembayaran termyn dari penyedia jasa
- Mengolah perubahan kontrak dan klaim
- Jaminan mutu dan pemeriksaan
- Penafsiran dokumen kontrak
(Caroline Sutandi, 2002)

5. METODE FAST TRACK DALAM ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI

5.1 Pengertian
Fast track adalah (1) suatu metode perencanaan dan pelaksanaan dimana
serangkaian kewajiban-kewajiban, tugas-tugas atau kontrak yang saling
tumpang tindih untuk mengurangkan waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan proyek. (2) Tumpang tindihnya proses perencanaan dan
pelaksanaan (konstruksi) sehingga konstruksi dapat dimulai sebelum
perencanaan diselesaikan. (Gilbreath, 1992)

5.2 Pemakaian Fast Track


Pertama-tama harus dipahami bahwa metode fast track tidak dapat dipakai pada
kontrak konvensional (penyedia jasa utama, sub) tetapi dipakai pada kontrak-
kontrak dengan penyedia jasa spesialis dengan pengawasan dari manajer
konstruksi.

45 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Hal ini dimungkinkan karena untuk tiap bagian pekerjaan spesialisasi ada
kontrak sendiri dengan penyedia jasa tertentu sehingga bila dalam suatu
pekerjaan dan spesialisasi perlu metode fast track yang terpengaruh hanya suatu
bagian tertentu. Pekerjaan lain dapat berjalan terus. Kemudian harus dipahami
pula metode fast track baru bermanfaat (efektif) untuk proyek-proyek yang
besar, dimana konstruksi relatif lama (lebih dari satu tahun) dan tingkat
kecanggihan teknologi yang cukup tinggi.

5.3 Tujuan Metode Fast Track

5.3.1 Mendapatkan pekerjaan dengan kwalitas lebih baik.


Hal ini dapat dicapai kalau metode fast track dipakai pada bentuk
kontrak dengan penyedia jasa spesialis yang masing-masing punya
keahlian khusus.

5.3.2 Masa konstruksi yang lebih pendek


Kegiatan perencanaan pengadaan metode konstruksi dapat dikerjakan
bersamaan tanpa harus menunggu selesainya perencanaan.

5.3.3 Biaya proyek lebih murah


Hal ini dimungkinkan dengan sistim kontrak penyedia jasa spesialis
dimana dapat dihindari keuntungan berganda yang terjadi dalam sistim
konvensional dimana penyedia jasa utama mendapat keuntungan,
sedangkan sub penyedia jasa juga menuntut hal yang sama (2 kali
pengunaan keuntungan)

5.4 Organisasi fast track dalam administrasi proyek konstruksi

46 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Kiranya cukup jelas bahwa organisasi fast track ini hanya berada dipihak
pengguna jasa, karena yang berhak menggunakan metode fast track adalah
pengguna jasa.
Tugas-tugas metode fast track disampaikan ke penyedia jasa melalui manajer
kontrak dengan sepersetujuan project manajer dari pihak pengguna jasa.
Manajer kontrak seharusnya tidak memiliki hak untuk melaksanakan metode
fFast track karena dia hanya bertindak sebagai koordinator dan bukan sebagai
pengambil keputusan.

6. KEGIATAN-KEGIATAN KHUSUS ADMINISTRASI KONTRAK

6.1 Pengantar
Sesungguhnya pembayaran akhir, retensi, perubahan retensi, perubahan
pekerjaan, klaim sudah disinggung dalam paragrap 3 tetapi karena kegiatan-
kegiatan ini terjadi pada waktu yang tak dapat ditentukan (perubahan, klaim)
atau terjadi hanya sekali. (pembayaran akhir, retensi) maka kegiatan-kegiatan ini
perlu diuraikan tersendiri.
Kegiatan-kegiatan khusus tersebut menurut Gilbreath 1992 adalah sebagai
berikut:

6.2 Pembayaran Akhir


Prosedur pembayaran bulanan seperti yang diuraikan sebelumnya, seharusnya
dipakai juga untuk pembayaran akhir dengan beberapa tambahan yang perlu
diperhatikan. Beberapa rekomendasi untuk pembayaran akhir terdapat dalam
uraian pengakhiran kontrak.

6.3 Retensi
Tradisi dalam industri konstruksi adalah menahan sebagian pembayaran sampai
waktu tertentu sesudah pembayaran akhir dibayarkan kepada penyedia jasa.
Kebiasaan ini disebut retensi. Secara umum, sejumlah pembayaran atas prestasi

47 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


pekerjaan yang sudah dilaksanakan tidak segera dibayar tapi ditahan pengguna
jasa sebagai jaminan sisa pekerjaan akan dilaksanakan dengan benar dan tepat
waktu.
Retensi biasanya sebesar 10 % dari jumlah terhutang (nilai kontrak yang akan
dibayar setelah seluruh pekerjaan selesai). Dapat juga retensi ditetapkan
langsung dengan jumlah uang misalnya Rp. 100 juta.
Untuk membicarakan retensi lebih dekat, perlu dipelajari alasan-alasan berikut:
a. Memotivasi penyedia jasa untuk menyelesaikan pekerjaan.
Bila ini tujuannya maka retensi menjadi sebagai suatu insentip.
b. Untuk menanggulangi risiko kesalahan atau kekurangan.
Bila risiko ini terjadi setelah penyedia jasa meninggalkan lapangan
pekerjaan, uang retensi dapat dipakai untuk memperbaiki pekerjaan-
pekerjaan tersebut.
c. Untuk mendorong penyedia jasa kembali kepekerjaan setelah
demobilisasi. Penyedia jasa dapat didorong untuk kembali menyelesaikan
pekerjaan yang tertinggal dengan prasyarat uang retensi akan dicairkan
bila pekerjaan tersebut diselesaikan.

6.3.1 Cara-cara Pencairan Retensi


Melepaskan retensi bervariasi sesuai sasaran pengawasan/kontrak
pengguna jasa dan lingkup pekerjaan. Sebagai tambahan pada jenis
kondisi pembebasan setelah penyelesaian seluruh pekerjaan, retensi
dapat dibebaskan pada :
a. Penyelesaian sebagian pekerjaan tertentu.
Uang retensi dapat dicairkan secara bertahap sesuai progress.
b. Melewati suatu periode tertentu.
Pengguna jasa mungkin berkeinginan menunggu suatu waktu
tertentu (30 60-90 hari) setelah penyelesaian sebelum pencairan
uang retensi tersebut.
c. Pencapaian suatu unjuk kerja tertentu.

48 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Jika menyangkut pengoperasian suatu alat atau mesin suatu sistim,
pengguna jasa mungkin menuntut suatu unjuk kerja terlebih dulu
sebelum uang retensi dicairkan.
Retensi dilakukan karena memang ada alasan dan berdasarkan kondisi
tertentu bukan karena tradisi atau bukanlah karena orang-orang selalu
menahan retensi sebesar 10 %. Pengguna jasa harus selalu yakin siapa
yang menanggung biaya ini bukan penyedia jasa.

6.3.2 Beberapa Alternatif Retensi


Pertimbangkan penggunaan satu atau lebih pilihan berikut.

a. Irrevocable Letter of Credit


Minta dari bank atau institusi keuangan untuk menerbitkan
dokumen ini yang dapat ditarik oleh pengguna jasa bila penyedia
jasa tidak menyelesaikan pekerjaan.
Jasa dan biaya ditagihkan pada penyedia jasa (pengguna jasa/jika
jumlah ini diterima).
b. Escrow Account
Pengguna jasa menaruh dana didalam escrow account
rekening/penyedia jasa bunga dapat ditarik untuk manfaat
penyedia jasa - tapi hanya dapat dilaksanakan pada kondisi tertentu
seperti persetujuan dari pengguna jasa.
Jumlah ini dapat sama dengan nilai retensi atau sejumlah yang
ditetapkan sesuai formula tertentu
c. Bank Ganransi
Penyedia jasa diminta untuk menyerahkan bank garansi dari bank
yang disetujui pengguna jasa yang nilainya minimal sama dengan
nilai retensi (10%) dengan maksud menjamin penyedia jasa
memperbaiki pekerjaan cacat. Bila tidak bank garansi ini dapat
dicairkan pengguna jasa.
6.4 Klaim-klaim

49 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Klaim-klaim tidak dapat distandarkan, tapi klaim-klaim mengikuti karakteristik,
berasal dari keadaan yang sama dalam memiliki unsur-unsur yang diduga.
Klaim-klaim tersebut juga sangat biasa, sehingga menarik untuk menyiapkan
pertahanan klaim atau menggugat klaim.
Pembelaan klaim yang baik adalah selalu mencegah kondisi terjadinya klaim
karena pembentukan kontrak dan administrasi kontrak yang baik.
Bila klaim tak terhindarkan, setiap usaha harus dilakukan untuk mengenali
situasi klaim pada saat sedini mungkin, menganalisis setiap klaim dengan
seksama, dan mengusahakan cara penyelesaian yang cepat. Memperpanjang
sengketa akan membahayakan sisa pelaksanaan proyek dan menciptakan proses
penyelesaian yang menyusahkan tidak perlu, dan biasanya disertai dengan
kerugian bagi semua pihak yang terkait.
Selanjutnya lihat pelatihan : KLAIM KONSTRUKSI DAN PENYELESAIAN
SENGKETA KONSTRUKSI.

7. PERAN KONSULTAN HUKUM DALAM APK

7.1 Hubungan antara pengelolaan Kontrak dan masalah Hukum


Proyek konstruksi perlu melibatkan konsultan hukum.
Perlu diketahui 3 hal sehubungan dengan konsultan hukum ini :
a. Kapan diperlukan ?
b. Bagaimana cara memilih
c. Bagaimana memanfaatkan jasanya secara optimal
Jawaban pertanyaan pertama : sejak saat dini.
Pertanyaan-pertanyaan berikut akan dijawab sebagai berikut :

7.1.1 Bagaimana memilih lawyer/konsultan hukum


Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam memilih konsultan
hukum :
a. Tipe Praktis

50 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Seperti memilih untuk hal lain : arsitek, mk atau pegawai lain.
Pilihlah yang mengerti masalah sengketa konstruksi dan mempunyai
pengalaman praktis

b. Kepribadiaan
Pilih yang memiliki kepribadian yang dapat mengerti masalah anda
(yang mudah mendengarkan keluhan anda)

c. Harga
Pilih yang harganya pantas tapi profesional (bukan murahan). Hal ini
sama dengan memilih konsultan lain.
Jangan karena mau murah, membahayakan posisi anda.

d. Pemanfaatan Strategi
Pilih lawyer yang lebih muda tapi berkualifikasi dan sama
professional dengan yang senior sehingga dapat menghemat biaya.
(lawyer senior jasanya lebih tinggi)

e. Biaya
Biaya dapat banyak berkurang dengan membatasi hal-hal yang
sangat perlu saja seperti penggandaan dokumen-dokumen sendiri,
jangan bicara yang kurang perlu yang tak ada hubungannya dengan
masalah (telpon).
Sepakati biaya lawyer datang dan kembali ketempat anda tidak
ditagih. Selain itu pada waktu konsultasi jangan dihabiskan dengan
hal-hal yang tidak berkaitan dengan masalah.
(Gilbreath, 1992)

7.2 Peran konsultan hukum dalam APK

51 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Selama tak ada masalah hukum, APK adalah tanggung jawab pengguna jasa dan
penyedia jasa.
Akan tetapi, begitu muncul masalah hukum, diperlukan bantuan lawyer :

7.2.1 Memastikan hak-hak & cara perbaikan


Bila terjadi masalah, konsultan hukum akan memberikan nasihat sesuai
ketentuan kontrak.
Misalnya jika penyedia jasa cidera janji, diperingatkan sesuai ketentuan
kontrak.
Dalam hal tertentu para pihak telah menyimpang jauh dari kontrak.
Disinilah konsultan hukum dapat berperan mengembalikan ke ketentuan
kontrak.

7.2.2 Bantuan pada klaim


Apakah dalam mengajukan klaim atau membela serangan klaim,
keduanya membutuhkan bantuan konsultan hukum (lawyer).
konsultan hukum dapat membantu klaim secara lebih tepat sasaran
asalkan data-data lengkap.

7.2.3 Anggapan hukum lawan kewajiban


a. Akses yang setara terhadap konsultan hukum
Jika pengguna jasa memiliki pengetahuan teknis hukum melebihi
penyedia jasa maka dia dapat memanfaatkan hal ini dalam
menghadapi klaim penyedia jasa walaupun akses ke konsultan
hukum sama.
b. Posisi tawar keuangan yang setara.
Sesungguhnya asumsi itu tidak benar.
Kesenggangan antara anggapan hukum dan kenyataan komersial
mungkin dimanfaatkan untuk keuntungan salah satu pihak

7.2.4 Bila pengguna jasa digugat

52 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Kecuali klaim tersebut kecil, satu-satunya jalan keluar: Sewa Konsultan
Hukum.
Hanya konsultan hukum yang mengerti hukum secara lebih baik

7.2.5 Bila pengguna jasa menggugat


Jika ada kesempatan, gugat lebih dulu. Banyak konsultan hukum yakin,
menggugat lebih dulu, lebih mulia. Gugatan dianggap investasi.
Perlu diingat bahwa proses Pengadilan bukanlah suatu hal yang
memalukan atau tanda kegagalan.
(Gilbreath, 1992)

7.3 Ringkasan : Mendapatkan yang terbaik dari konsultan hukum


Tindakan dan perilaku anda dapat menjadikan konsultan hukum sebagai asset
atau hambatan besar.
Untuk mendapatkan hasil terbaik, butuh konsultan hukum dengan fakta
selengkap mungkin.
Susunlah dokumen secara cepat dan cepat untuk menghemat biaya.
Menyewa lawyer tak beda dengan menyerahkan kontrak.
Pilihlah lawyer yang ahli, tetapkan kebutuhan anda, setujui pelaksanaan, cara
pembayaran, sertakan mereka pada waktu yang tepat dan biarkan mereka sesuai
tujuan.
Ingat para lawyer memberikan nasihat : mereka tidak mengelola bisnis anda
atau membebaskan anda dari tanggung jawab.
Jika sungguh-sungguh mau mencegah atau menyelesaikan masalah yang tak
terhindarkan maka harus diketahui apa yang lawyer bias lakukan, apa yang
tidak.
Harus diketahui kapan dan bagaimana menggunakan lawyer.
(Gilbreath, 1992)

7.4 Beberapa Pesan/Tip

53 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


7.4.1 Dipihak penyedia jasa, pilihlah seorang kepala proyek yang selain cakap
dan berpengalaman dibidang pelaksanaan, juga cakap dan
berpengalaman dan merasa berkepentingan dengan berhasilnya APK dan
sekaligus sebagai perunding tangguh.

7.4.2 Pelihara pelaksanaan, pelajari dengan seksama seluruh dokumen kontrak

7.4.3 Jika perlu minta bantuan konsultan hukum, terutama bila dokumen
kontrak bahasa asing (Inggris)

7.4.4 Petugas APK harus aktif dan antisipatif, jangan pasif.

7.4.5 Pelihara risalah rapat, instruksi-instruksi dalam satu arsip sehingga mudah
mencarinya kembali.

7.4.6 Pelajari terus menerus dokumen kontrak

7.4.7 Jalin hubungan baik (dalam arti positif) antara APK pengguna jasa dan
penyedia jasa.

7.4.8 Petugas-petugas APK tidak boleh membuat kesepakatan dengan pihak lain
karena ini wewenang kepala proyek.

7.4.9 Antara organisasi lapangan dengan APK harus dijalin kesatuan pandangan.

7.4.10 Petugas APK jangan diganti-ganti bila tidak terpaksa

8. EVALUASI PENYEDIA JASA & KONTRAK KONSTRUKSI

54 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


8.1 Pengantar
Dipandang perlu untuk menguraikan kedua tugas yaitu meng-evaluasi penyedia
jasa dan kontrak konstruksi secara khusus dalam satu Bab karena tugas ini
hanya diperuntukkan bagi pengguna jasa. Merekalah yang berkepentingan
dengan unjuk kerja dari suatu penyedia jasa dimasa mendatang (tender
berikutnya). Selain itu perlu pula mengevaluasi kontrak untuk kepentingan
pengguna jasa sendiri agar dapat memperbaiki mutu kontrak konstruksi dimasa
depan.

Namun demikian bila penyedia jasa di evaluasi/dinilai unjuk kerjanya


sesungguhnya juga bermanfaat bagi dirinya sendiri untuk masa depan asalkan
penilaian atas unjuk kerja tersebut benar-benar objektif, terlepas dari unsur-
unsur kecurangan seperti, penyuapan dan segala bentuk penilaian yang tidak
berdasarkan norma-norma hukum yang normal dan benar (kkn).

8.2 Evaluasi hasil kerja penyedia jasa


Sebagai bagian dari proses pengakhiran kontrak, pertimbangkan evaluasi unjuk
kerja penyedia jasa secara objektif dan seksama oleh orang-orang yang
berhubungan dengan penyedia jasa dalam banyak bidang, termasuk spesialis
konstruksi, manajer kontrak dan manajer konstruksi.
Contoh formulir evaluasi lengkap terlukis dalam tampilan No. 33. Formulir ini
dikembalikan kepada arsip perkualifikasi penawaran dari pengguna jasa untuk
digunakan bila menilai penyedia jasa untuk pekerjaan yang akan datang.

Yakini bahwa formulir ini mencerminkan seluruh lingkup unjuk kerja penyedia
jasa bahwa yang diminta adalah evaluasi yang objektif dan setiap daerah yang
bermasalah telah dijelaskan dengan seksama.

Evaluasi lengkap tidak harus disampaikan kepada penyedia jasa tetapi harus
dipakai hanya untuk informasi pengguna jasa.

55 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Disarankan juga bahwa bidang pemantauan dan personel administrasi
menunjukkan peningkatan yang direkomendasikan untuk kontrak-kontrak yang
akan datang dari jenis yang sama. Sebagai contoh, jika penyedia jasa yang
ditanyakan memiliki kekurangan pengawasan komersial, berisi kebutuhan-
kebutuhan yang kabur atau berbenturan atau dinilai dengan cara membuat
penetapan kemajuan pekerjaan menjadi sulit, hal ini harus dicatat. Dengan cara
ini evaluasi penyedia jasa menjadi petunjuk bukan saja unjuk kerja penyedia
jasa melainkan juga kontrak itu sendiri. Hal ini akan meningkatkan usaha
perkontrakan dimasa mendatang. Beberapa perusahaan menggunakan formulir
terpisah untuk mengevaluasi kontrak itu sendiri. Contohnya terlukis dalam
Tampilan No. 34. (Gilbreath, 1992)

8.3 Kriteria Evaluasi


Untuk mengevaluasi penyedia jasa dapat dibuat beberapa kriteria yang dapat
dievaluasi, sebagai berikut:
Penilaian waktu pekerjaan persiapan (mobilisasi peralatan dan personel).
Persiapan pengaturan lapangan (kantor lapangan, bangsal kerja, tempat
material, lalu lintas dan sebagainya).
Sistimatika kerja.
Tanggapan atas instruksi-instruksi dari pengguna jasa.
Keselamatan kerja (safety enginering).
Kebersihan lapangan kerja.
dan lain-lain

Untuk menjamin objektifitas penilaian (agar tidak timbul dugaan kkn) penilaian
ini sebaiknya melibatkan suatu lembaga resmi yang dibentuk pemerintah seperti
Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi Nasional (LPJKN) yang memang
ditugaskan Pemerintah antara lain untuk hal-hal seperti ini.

56 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Hasil penilaian ini disampaikan kepada penyedia jasa yang bersangkutan agar
nantinya dapat dipakai untuk tender berikutnya. Tentunya ada pembaca yang
bertanya-tanya bukankah pemenang tender tersebut telah lulus prakwalifikasi,
sehingga apa masih perlu kinerjanya dievaluasi.

Memang benar penyedia jasa tersebut telah lulus prakualifikasi sebelumnya dan
memenangkan tender tetapi tidak jarang terjadi, kinerjanya setelah itu menurun.
Oleh karena itu pengguna jasa tetap perlu mengevaluasi penyedia jasa.

Bagi penyedia jasa sendiri sebetulnya hal ini juga penting agar dia selalu
waspada akan unjuk kerjanya sehingga selalu siap mengerjakan suatu proyek
dengan kinerja yang memuaskan pengguna jasa atau bahkan meningkatkannya.
Tampilan No. 33 adalah contoh formulir evaluasi penyedia jasa.

8.4 Evaluasi kontrak konstruksi


Adapun hal-hal yang perlu dievaluasi mengenai kontrak konstruksi antara lain:
8.4.1 Apakah kontrak tersebut telah sesuai ketentuan-ketentuan tersebut dalam
UU RI No. 18/1999 dan Peraturan Pemerintah No. 29/2000, UU RI No.
30/1999 dan peraturan perundang-undangan lain yang terkait.
8.4.2 Apakah klausula mengenai klaim konstruksi, perubahan pekerjaan, telah
dicantumkan dalam kontrak.
8.4.3 Apakah pasal mengenai penyelesaian sengketa konstruksi telah
dicantumkan dengan tegas, jelas dan tidak bermakna ganda atau dapat
ditafsirkan lain dalam kontrak konstruksi.
8.4.4 Apakah pengesampingan pasal 1266 KUHPer disebut dalam salah satu
pasal kontrak.
8.4.5 Bila berkontrak dengan perusahaan asing jangan lupa menetapkan
hukum yang berlaku (governing law) yaitu hukum Republik Indonesia.

57 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


8.4.6 Bahasa kontrak, yang berlaku harus ditetapkan walaupun ditulis dalam 2
bahasa misalnya Inggris dan Indonesia harus ditegaskan bahwa bahasa
yang berlaku hanya satu yaitu Bahasa Indonesia.
8.4.7 Hal-hal yang mungkin akan menimbulkan perbedaan penafsiran
seperti kata-kata/istilah hari, penyelesaian praktis, fixed lump sum
price dan lain-lain, harus diberi definisi agar tidak menimbulkan
sengketa dikemudian hari.

Sebagaimana pada tahap pembuatan/penyusunan kontrak, pada tahap evaluasi


inipun kiranya pengguna jasa perlu didampingi oleh orang yang mengerti masalah
konstruksi. Tampilan No. 34 dapat dipakai sebagai bahan untuk mengevaluasi
kontrak konstruksi.

Hal lain yang juga penting adalah evaluasi terhadap kontrak konstruksi itu sendiri.
Apakah kontrak tersebut baik dalam arti dapat dipakai (applicable), tidak
bermakna ganda atau dapat ditafsirkan berbeda sehingga menimbulkan masalah
dan akhirnya menjadi sengketa.
Di Indonesia selama ini biasanya yang menyusun kontrak adalah pengguna jasa
sendiri. Jadi evaluasi ini dapat dikatakan sebagai koreksi untuk pengguna jasa
apakah kontrak ini bermasalah atau malah cacat hukum.

Sebagaimana telah diketahui bahwa: kontrak adalah suatu produk hukum yang
merupakan undang-undang bagi yang membuatnya (Kitab Undang-undang
Hukum Perdata - KUHPer Pasal 1338). Yang paling pandai membuat kontrak
tentunya adalah para ahli hukum (lawyer), tetapi harus selalu diingat bahwa yang
akan melaksanakan kontrak nantinya bukanlah ahli hukum tetapi para ahli
teknik yang mungkin saja kurang memahami hukum.
Oleh karena itu disarankan agar dalam menyusun kontrak konstruksi dibantu oleh
konsultan hukum yang mengerti hukum konstruksi.

58 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


9. HAL-HAL PENTING YANG PERLU DICATAT

Dari uraian-uraian dalam bab-bab sebelumnya beberapa hal penting yang perlu
dicatat adalah :

9.1 Suatu rangkaian kegiatan non teknis yang merupakan salah satu kegiatan dari
proyek dan seharusnya berjalan paralel dengan kemajuan fisik dilapangan,
dinamakan dengan suatu terminologi administrasi kontrak yang sering
diabaikan. (Gilbreath, 1992)
9.2 Administrasi kontrak adalah seluruh kegiatan non teknis dari suatu proyek yang
dimulai sejak kontrak ditanda tangani sampai kontrak berakhir (pekerjaan
selesai) atau putus ditengah jalan. (Gilbreath, 1992)
9.3 Administrasi kontrak merupakan bagian dari tahapan kontrak itu sendiri yang
terdiri dari : perencanaan kontrak, pembentukan (penyusunan kontrak),
administrasi kontrak dan pemantauan kontrak. (Gilbreath, 1992)
9.4 Administrasi kontrak dapat definisikan sebagai suatu istilah atau terminologi yang
menggambarkan penanganan secara komersial dari suatu kontrak konstruksi
dan merupakan bagian dari administrasi proyek konstruksi. (Gilbreath, 1992)
9.5 Administrasi kontrak bermaksud untuk menyelenggarakan seluruh aspek non
teknis dari suatu proyek. (Gilbreath, 1992)
9.6 Tujuan administrasi kontrak adalah agar proyek tersebut secara komersial berhasil
yang artinya hasil pekerjaan fisik secara teknis memuaskan pengguna jasa
sesuai spesifikasi teknis dan gambar rencana, dilain pihak penyedia jasa telah
menerima seluruh pembayaran yang menjadi haknya termasuk segala
kompensasi lain (bilamana ada). (Gilbreath, 1992).
9.7 Administrasi kontrak mengurangi/mencegah/menyelesaikan perselisihan dan
mengurangi klaim. (Gilbreath, 1992)

59 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


9.8 Administrasi proyek konstruksi di Indonesia belum dilaksanakan sebagai mana
mestinya; karena tidak menyadari arti pentingnya dan hampir tak pernah ada
pelatihan atau sosialisasi mengenai administrasi kontrak.
9.9 Berdasarkan hal-hal tersebut dalam butir-butir diatas, administrasi proyek
konstruksi harus diciptakan, ditata dan diatur serta dilaksanakan sebaik
mungkin secara profesional dan tidak sebagai tugas sambilan.
9.10 Organisasi administrasi kontrak harus disusun dan ditetapkan sejak awal
kontrak dan tetap ada sampai kontrak berakhir dengan menempatkan
personalia yang cakap dan permanen dibidang masing-masing dan
berpengalaman. (Gilbreath, 1992)
9.11 Administrasi Kontrak harus diterapkan didalam organisasi proyek dan harus
ada dalam tingkatan yang sama pada masing-masing pihak (pengguna jasa dan
penyedia jasa). Dengan kata lain administrasi kontrak merupakan bagian dari
administrasi proyek konstruksi.
9.12 Seharusnya pengelolaan administrasi proyek konstruksi sebaiknya telah diatur
dalam dokumen kontrak terutama untuk proyek-proyek yang masa
konstruksinya relatif lama, biaya besar, tingkat kerumitan/teknologi tinggi.
9.13 Perlu sosialisasi kepada para pelaku industri jasa konstruksi mengenai
pentingnya melaksanakan dan memelihara serta meningkatkan pemahaman
mengenai administrasi proyek konstruksi. Untuk itu perlu diadakan pelatihan
mengenai administrasi proyek konstruksi yang dapat dikoordinasikan oleh
LPJKN bersama Asosiasi Profesi seperti AKI, GAPENSI dan lain-lain.
9.14 Kontrak-kontrak konstruksi dimasa mendatang terutama yang besar-besar,
harus mencantumkan klausula mengenai administrasi proyek konstruksi
secara lebih rinci.
9.15 Dalam hal menghadapi kesulitan mengenai administrasi proyek konstruksi,
jangan ragu untuk minta bantuan jasa dari konsultan hukum yang mengerti
hukum konstruksi.

60 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


PERANAN KONSULTAN HUKUM

1. PENGANTAR

Para pelaku industri jasa konstruksi di Indonesia baik sebagai penyedia jasa
(kontraktor pelaksana/konsultan perencana/pengawas) maupun oengguna jasa
umumnya hingga saat ini jarang sekali atau sedikit sekali yang melibatkan peran serta
konsultan hukum dalam penyusunan kontrak konstruksi.
Mengapa ? Jawabannya mungkin ada 2 yaitu:

1.1 Tidak mengetahui/menyadari bahwa kontrak secara hukum harus benar dan tidak
mempunyai penafsiran yang berbeda antara para pihak dan hal ini memerlukan
jasa konsultan hukum untuk membuatnya.

1.2 Masih menggunakan filosofi orang Jawa Barat : Kumaha engkek (bagaimana
nanti). Pokoknya kontrak ditanda tangani dulu, nanti kalau ada masalah baru
cari Konsultan Hukum. Dalam setiap memberikan Seminar, Pelatihan atau
Kuliah Umum, selalu dianjurkan agar filosofi dibalik bukan Kumaha
engkek tapi Engkek Kumaha (nanti bagaimana?).

Sebagaimana diketahui kontrak konstruksi adalah suatu dokumen/produk hukum.


Sebagian besar pekerjaan atau usaha yang berkaitan dengan perkontrakan melibatkan
hak-hak dan kewajiban hukum dan oleh karenanya tentu hampir setiap orang yang
berkepentingan/menginginkan pengelolaan kontrak secara baik dan benar secara
hukum.
Oleh karena itu sangat dianjurkan untuk memilih dan menggunakan konsultan hukum
yang kompeten dan memahami hukum-hukum konstruksi.

61 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


2. HUBUNGAN ANTARA PENGELOLAAN KONTRAK DAN
PERMASALAHAN HUKUM

Jika anda terlibat dalam proyek konstruksi dalam kapasitas apapun-anda akan
memerlukan konsultasi dan keahlian seorang konsultan hukum.
Walaupun tidak praktis mengusulkan bahwa setiap Manager kontrak atau setiap
petugas yang terlibat dalam proses mempunyai lisensi/izin praktek sebagai lawyer
atau bahkan seorang dalam pelatihan hukum, semua harus mengetahui 3 hal : (1).
Kapan menggunakan jasa konsultan hukum; (2). Bagaimana memilih seorang
konsultan hukum dan (3). Kapan menggunakannya sekali anda telah menjatuhkan
pilihan.
Pertanyaan pertama dapat dijawab dengan segera : gunakan konsultan hukum sejak
semula, karena disanalah kesalahan dimulai. Seterusnya, keterlibatan seseorang ahli
hukum atau firma hukum sejak saat awal hingga penyelesaian proyek selalu
merupakan suatu hal positif.
Akan tetapi ada beberapa pos dalam urutan pengelolaan kontrak yang memerlukan
peninjauan khusus dari jasa konsultan hukum. Bab ini menerangkan resiko-resiko
tersebut, memberikan nasehat dalam memilih konsultan hukum dan memberikan
saran-saran terbaik dari keahliannya.
Untuk setiap aspek dalam kontrak, bukanlah pertanyaan jika anda harus memperoleh
keahlian hukum, tetapi bila menggunakannya dan bagaimana mendapatkan yang
terbaik dari ahli yang anda pakai (Gilbreath 1992).

3. CARA MEMILIH KONSULTAN HUKUM YANG TEPAT

Bagi para pelaku industri jasa konstruksi di Indonesia memilih konsultan hukum yang
tepat untuk keperluan kontrak konstruksi rasanya memang tidak mudah, karena hal-
hal berikut:

62 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


3.1 Jarang sekali ada seorang ahli teknik yang profesional sekaligus juga seorang
konsultan hukum/lawyer apalagi sebaliknya : seorang sarjana hukum yang ahli
teknik. Hal ini disebabkan karena sistim pendidikan kita berbeda dengan sistim
pendidikan di Amerika Serikat misalnya. Disana seseorang menamatkan dulu
studinya dalam suatu bidang tertentu, misalnya Teknik Sipil. Setelah dia
mencapai Bachelor Degree dia masuk Law School untuk mencapai Master
Degree. Setelah lulus maka dia punya Master Degree bidang hukum dengan
berbekal latar belakang bidang teknik.

3.2 Belum banyak (sedikit sekali) kantor-kantor Firma Hukum di Indonesia yang
mampu menangani masalah-masalah jasa konstruksi karena umumnya mereka
tidak memiliki sarjana-sarjana teknik yang mengetahui kasus-kasus industri jasa
konstruksi.

3.3 Ada kekhawatiran bila menggunakan jasa konsultan hukum untuk keperluan
kontrak. Hal ini biasanya kurang disukai Pemerintah sebagai pengguna jasa.
Pemerintah/pengguna jasa beranggapan bahwa calon penyedia jasa yang
membawa lawyer/konsultan hukum beritikad kurang baik, seolah-olah mau
berperkara. Ini anggapan yang sangat keliru dan diharapkan dimasa mendatang
anggapan ini dapat dihilangkan.
Di dunia Barat atau bahkan di Singapura, para pengguna jasa menilai, sebuah
kontraktor yang baik adalah kontraktor yang melibatkan jasa konsultan hukum.
Ini adalah pengalaman mendampingi sebuah BUMN berunding mengenai
kontrak konstruksi dengan sebuah Perusahaan Singapura yang didampingi
lawyernya.
Mereka menilai suatu perusahaan yang didampingi penasehat hukum
menunjukan bonafiditas dari Perusahaan tersebut dan tidak dicurigai untuk
berbuat hal-hal yang negatif.

63 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Selanjutnya berikut ini di terangkan bagaimana cara memilih seorang konsultan
hukum dengan pertimbangan beberapa faktor :

a) Tipe Ahli Hukum Praktek


Sewa seorang lawyer/konsultan hukum seperti anda akan menyewa seorang
arsitek, manager konstruksi atau pegawai lain. Carilah seseorang yang tahu usaha
konstruksi, permasalahan-permasalahan, risiko yang dibawa, dan pemecahannya.
Dengan kata lain : Carilah seseorang ahli hukum yang paham mengenai sengketa
konstruksi. Para ahli hukum yang ahli dalam segala bidang dan satu orang yang
benar-benar cakap dalam satu bidang mungkin merupakan hambatan dari ahli
hukum yang sangat ahli di bidang konstruksi. Jangan melihat seorang lawyer
untuk segala-galanya. Hukum telah menjadi terlalu rumit bagi seseorang untuk
menangani semua.
Bila anda mempunyai kebutuhan dibidang perusahaan dan litigasi, pertimbangkan
pengalaman praktek yang luas dengan kekhususan (spesialisasi) dalam bidang
praktek yang banyak dari ahli hukum tersebut.
Bila anda hanya berkepentingan dengan 1 (satu) proyek atau suatu sengketa
khusus, pilihlah seseorang ahli dalam bidang konstruksi tanpa menghiraukan
kantor/firmanya.

b) Kepribadian.
Mungkin anda akan mengakhiri perbincangan berjam-jam dengan lawyer/ahli
hukum anda dibawah situasi yang menegangkan dan dibawah keadaan yang
kurang menyenangkan.
Wawancara beberapa prospek yang cocok dan pilih seorang yang anda sukai.
Pastikan dia mengerti bahwa anda mengelola kontrak, dan dia menghormati
profesi anda atau tugas anda dan memahami ketegangan dan praktek-praktek yang
anda hadapi.

64 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


c) Harga.
Pasaran jasa hukum saat ini mulai meningkat secara kompetitif. Bila memiliki
sejumlah pekerjaan hukum yang akan dikerjakan kemungkinan anda dapat
berunding mengenai jasa kontak lebih murah dari standar untuk lawyer yang anda
pilih. Akan tetapi, ingatlah selalu, bahwa membayar jasa pelayanan hukum tidak
berbeda dengan hal lain. Anda dapatkan apa yang anda bayar, jangan coba untuk
menghemat beberapa dollar untuk jasa hukum bila hal itu akan membahayakan
proyek anda, posisi keuangan anda atau usaha anda.
Pertimbangkan pengaturan jasa tidak terduga yang mungkin keluar. Hal ini
terutama penting bila tagihan jasa hukum anda, diramalkan akan memyebabkan
masalah cash flow anda. Lihat-lihatlah sekeliling. Hal ini bisa untuk bidang
profesi lain kepana tidak lawyer (Komentar : mungkin di Amerika/Eropa Barat
hal ini dapat dengan mudah dilakukan, karena banyak pilihan. Di Indonesia
nampaknya belum banyak pilihan).

d) Penggunaan Siasat/Strategi.
Sekali Firma Hukum telah dipilih, arahkan permintaan-permintaan anda kepada
lawyer yang kurang mahal (bayarannya) yang cakap untuk menangani pekerjaan.
Untuk kebanyakan pelayanan jasa hukum, tagihan lawyer biasanya berdasarkan
jam-jaman (hourly basis) dan makin berpengalaman/makin professional seorang
lawyer biasanya tarifnya jauh lebih mahal, hatta untuk pekerjaan yang sama.
Jangan buat kesalahan dengan menetapkan sebuah palu besar bila palu kecil dapat
melaksanakan pekerjaan cari seorang lawyer yang kurang mahal dengan
kecakapan yang diperlukan. Jika anda tidak kenal dengan firma hukum tersebut,
ini lebih mudah dikatakan daripada dilakukan. Anda mungkin akan harus
tergantung pada lawyer lain bila ia melihat hal itu cocok. Tetapi sekali anda tahu
lawyer-lawyer dalam firma tersebut, cobalah untuk mengenali seorang yang cakap
dengan biaya lebih rendah. Ada beberapa tugas-tugas hukum yang memakan
waktu yang sama untuk dilakukan, tidak pandang tingkat pengalaman. Jika ini
dikerjakan dengan setengah dari harga seorang lawyer yang paling berpengalaman

65 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


dalam Firma tersebut, anda akan memotong biaya separuhnya. Seringkali lawyer-
lawyer yang lebih murah dan berkemampuan (kurang mahal) dapat memecahkan
semua masalah dan mendapatkan nasihat dari lawyer-lawyer yang lebih
berpengalaman dengan cara menanyakan beberapa pertanyaan dan bahkan cuma-
cuma dalam percakapan bebas. Yakini bahwa lawyer anda cukup keinginan untuk
mendapatkan jawaban yang benar yang dia takut untuk menanyakannya kepada
atasan mereka. Yakini bahwa lawyer anda mengerti keterbatasan-keterbatasan
mereka.

e) Biaya/Ongkos.
Biaya-biaya dan tagihan dari firma hukum seringkali dapat dirundingkan dan
dapat menurunkan atau menaikan biaya anda tergantung dari cara bagaimana hal
tersebut di tangani.
Kebanyakan Firma Hukum menaikkan biaya dan menagih biaya langsung pada
kasus-kasus klien seperti telepon dan fotocopy.
Untuk memotong biaya-biaya ini pertimbangkan untuk menangani beberapa
pekerjaan diluar Kantor Pengacara dengan mengerjakan sendiri atau dengan
bantuan yang kurang mahal. Sebagai contoh mungkin pekerjaan-pekerjaan
fotocopy yang banyak (perkara litigasi) tuntutan biasanya sangat banyak fotocopy,
wawancara-wawancara, pencarian dokumen dan pekerjan sejenis.
Yakini anda memahami semua macam biaya yang sudah pasti dan mana yang
akan membengkak dan beberapa jumlahnya.
Beberapa hal lebih menyangkut dengan masalah hubungan antara klien dengan
Konsultan Hukum dari pada sengketa-sengketa atau masalah pengertian.
Sama halnya dengan semua bentuk-bentuk perkontrakan, gunakan kekuatan
berunding anda sebagai pembeli untuk mendapatkan biaya yang paling
menguntungkan. Mungkin anda dapat menyakinkan suatu Firma Hukum untuk
mengalihkan tarif jasa dan kebiasaannya pada pekerjaan anda. Sebagai contoh
mungkin anda dapat mencapai kesepakatan bahwa para lawyer tidak menagih
biaya perjalanan.

66 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Dalam suatu kasus yang luas, hal ini kelihatannya suatu konsesi kecil yang
mungkin memberikan anda keuntungan.
Akhirnya selalulah dipertimbangkan bagaimana anda akan dibebankan dan
gunakan pengetahuan itu untuk keuntungan anda. Bila anda membayar atas dasar
jam-jaman, jangan gunakan waktu untuk mengobrol dengan lawyer anda atau
mendiskusikan hal-hal yang tidak berhubungan dengan masalah selama jam kerja.
Bila hal ini dilakukan maka pada waktu menetapkan jumlah jam yang harus
ditagih, lawyer bersangkutan tidak dapat memisahkan percakapan biasa dari inti
permasalahan pekerjaan yang ditagih.
Ketahuilah selalu jika masalah hukum sedang berlangsung. Waktu itu mahal, tidak
perduli siapa (lawyer) yang anda pakai. Gunakan waktu dengan bijak. (Gilbreath
1992).

4. PERAN KONSULTAN HUKUM SELAMA PENYUSUNAN KONTRAK.

Konsultan Hukum sebaiknya sudah berperan pada waktu penyusunan/pembentukan


kontrak bahkan seharusnya fase perencanaan kontrak.
Kenapa hal ini penting, tidak lain karena apabila kita berbicara mengenai kontrak
artinya kita berbicara mengenai hukum.
Oleh karena itu perlu melibatkan ahli hukum (lawyer) yang mengerti mengenai
hukum konstruksi.

4.1 Gilbreath menulis peranan lawyer selama penyusunan kontrak sebagai berikut:
Penggambaran nasehat hukum yang kompeten selama penyusunan kontrak
adalah hal terbaik dalam industri konstruksi. Jarang sekali beberapa dollar
dibelanjakan untuk memperoleh nilai lebih.
Ingatlah Harga dari Kontrak yang anda susun bukanlah untuk membuat
bangunan atau jalan raya, atau membangun sesuatu yang lain. Kontrak tidak
membangun dan bangunan sendiri tidak membutuhkan kontrak.
Maksud kontrak adalah membuat dan menetapkan hak-hak dan kewajiban
hukum dari setiap pihak yang terlibat.

67 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Kontrak-kontrak menentukan resiko-resiko, yang pada dasarnya ditemui dalam
hak-hak para pihak.
Tanpa suatu kontrak yang sah, pengguna jasa tidak memiliki perlindungan
kecuali yang ditetapkan undang-undang dan rasa keadilan.
Undang-undang biasanya dimengerti sepenuhnya hanya oleh lawyer dan
keadilan terbentuk dalam pengadilan.
Bergantung pada salah satu atau keduanya adalah salah satu kesalahan.
Keduanya tidak cukup dari sudut pandang secara keseluruhan.

4.2 Pedoman Hukum untuk Menyusun Kontrak


Saran-saran mengenai hukum bila menyusun kontrak.
Kebanyakan kontrak ditulis atau ditinjau oleh lawyer tetapi dipergunakan oleh
orang-orang bukan lawyer.
Akan tetapi, kebayakan sengketa tergantung pada apa yang para lawyer dan
pengadilan baca dalam kontrak tersebut.
Tantangan penyusunan kontrak adalah menulis kontrak yang dimengerti, dapat
dilaksanakan dan dapat menyelesaikan masalah-masalah ketimbang
menciptakannya.
Mintalah seorang pengacara untuk meninjau bentuk standar kontrak anda atau
sesuatu yang telah anda ubah untuk setiap permintaan.
Jika anda adalah penyedia jasa atau sub penyedia jasa yang diberi kontrak yang
diciptakan orang lain, mintalah tinjauan dari konsultan hukum yang kompeten.
Diskusikan resiko yang diberikan kepada anda dalam usulan kontrak.
Disamping saran-saran uraian tersebut, berikut beberapa tip.

a. Hukum selalu berubah


Apa yang hari ini sah (menurut hukum) mungkin saja tidak sah besok.
Sebuah Pasal kontrak yang pernah dilaksanakan mungkin saja sekarang
tidak bernilai dan tidak berlaku.

68 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Suatu prosedur yang suatu waktu tidak mencukupi untuk melindungi
pengguna jasa mungkin saja sekarang mencukupi dan sebaliknya. Jika
anda tidak mengetahui dampak dari hukum, kontrak anda tidak
memberikan banyak petunjuk sejak permulaan, dan hal itu mungkin
merupakan pembalasan kepada anda selama masa administrasi.
Ketidak tahuan mungkin saja berupa suatu kebahagiaan, tetapi menurut
pengadilan ketidak tahuan mengenai undang-undang tidak pernah
merupakan alasan.
Janganlah puas hanya karena insinyur lapangan atau manager kontrak
memahami kontrak.
Mereka tidak selalu merupakan orang-orang yang melaksanakan syarat-
syarat/ketentuan kontrak atau membahayakan hak-hak anda.
Yakini staf yang lain orang-orang yang bekerja diproyek mengetahui
kondisi-kondisi kontrak.

b. Bacalah selalu kontrak anda sebelum memutuskan untuk


menggunakannya.
Tidak pandang apakah kontrak tersebut berasal dari anda atau pihak lain, -
bila anda menanda tanganinya maka itu adalah kontrak anda. Undang-
Undang mewajibkan salah satu pihak untuk membaca setiap kontrak yang
ditanda tangani.
Kedengarannya sederhana namun banyak masalah timbul bila orang
menganggap mereka tahu Syarat-Syarat Kontrak padahal mereka
sesungguhnya tidak tahu.

c. Bila membaca (Kontrak), tanya diri anda Apa saya mengerti ini ?.
Undang-undang mengandung bahasa kontrak yang mendua arti dan saling
bertentangan terhadap pihak yang mengusulkan atau yang mengajukan
kontrak.
Jangan pernah mengusulkan kontrak dengan bahasa dengan arti dua.

69 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


d. Bila membaca (Kontrak), tanya diri anda Apakah penyedia jasa akan
mengerti hal ini ?.
Ingat , dokumen-dokumen adalah naskah. Jika naskah tidak sempurna
maka pekerjaan memiliki peluang menjadi cacat.
Tidaklah cukup jika hanya pengguna jasa yang mengerti kontrak para
penyedia jasa dan sub. penyedia jasa adalah orang-orang yang bekerja
dibawah kontrak tersebut.
Hindari logat/dialek daerah, kebiasaan-kebiasaan dan kata-kata yang
ditafsirkan lebih dari satu cara.
Buatlah (kontrak tersebut) sederhana dan langsung. Setelah proyek selesai
jangan terkesan anda menekan seseorang dengan bahasa anda.
Anda menang bila anda mengerti bukan jika pihak lain bingung atau
tertekan.

e. Kata-kata tertulis dapat merupakan sampah atau harta


Ketahui perbedaan jika anda tidak tahu, pergunakan lawyer yang tahu.
Kebayakan standar atau referensi kontrak dikonsep atau diubah oleh
lawyer pada beberapa tempat.
Adakalanya lawyer-lawyer menulis hanya dengan arti keabsahan tapi
kecenderungan belakangan ini adalah terdapat kontrak yang mudah dibaca
yang kembali kepada keabsahan hanya bila perlu.
Kadang-kadang keabsahan tidak berarti apa-apa. Kadang-kadang berarti
sesuatu yang lebih baik dikatakan dalam bahasa sehari-hari dan kadang-
kadang keabsahan dapat memberikan salah satu pihak pengaruh yang
hebat sekali atas pihak lainnya.
Tantangannya adalah menentukan arti dari setiap contoh keabsahan dan
apakah anda menginginkan hal itu dalam kontrak anda.
Petunjuk-petunjuk berikut mungkin dapat membantu anda membuat
ketetapan itu:

70 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


i. Jika standar atau bentuk kontrak terlihat seluruhya berisi ketentuan
hukum, mungkin hal itu sudah tua, kuno/ketinggalan jaman, tidak
pernah dimengerti para pihak dan tidak harus dipakai

ii. Jika sebuah kontrak secara umum dapat dimengerti, tapi


kelihatannya resmi, kadang-kadang ada sisipan-sisipan bahasa
hukum (seperti Pengesampingan dari suatu Pasal-Pasal) dan
menunjuk banyak Pasal dan ayat, itu mungkin baru saja konsep oleh
lawyer-lawyer. Jika anda tidak menyukai ketentuan hukum ini,
jangan merubah hal tersebut tanpa bantuan seorang lawyer.
Ketentuan hukum amatiran mungkin lebih buruk dari ketentuan
hukum yang murni.

iii. Jika sebuah kontrak secara umum dapat dimengerti, kelihatannya


kadang-kadang sesuai ketentuan hukum mengandung ketentuan-
ketentuan atau rujukan yang tidak cocok. Hal itu barangkali karena
bentuk kontrak tersebut telah diubah setelah bertahun-tahun untuk
maksud permintaan khusus. Kecuali anda menghadapi proyek yang
sama dengan para pihak yang sama dibawah keadaan resiko-resiko
yang sama, kontrak ini dapat berarti bencana dalam sengketa atau
perkara hukum. Jangan gunakan kontrak tersebut. Mulai dengan
yang baru, bentuk kontrak yang belum direvisi, rubah untuk anda
pakai atau hubungi lawyer.

iv. Jika kontrak sangat jelas dan mudah dimengerti oleh siapapun,
kontrak tersebut mungkin menyelesaikan pekerjaan tetapi mungkin
tidak memberikan perlindungan dan pengawasan yang ingin anda
peroleh pada proyek besar dan komplek.

71 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Ingat: Kontrak memiliki resiko-resiko. Jika anda tidak menempatkan
resiko-resiko dari pihak lain dalam sebuah kontrak, anda mengambil
resiko-resiko atas kelalaian anda sendiri.
Sebuah contoh ekstrim dari tipe kontrak ini adalah bentuk :
pengusulan yang diajukan oleh sebuah penyedia jasa renovasi
rumah yang secara khas menyatakan :
Saya akan menyediakan ____________ seharga Rp. _____________
Tempat untuk tanda tangan pengguna jasa sudah disediakan sebagai
tanda persetujuan. Anda kan mendapatkan sesuatu yang lebih jelas
dari itu dan anda tidak dapat mengeluh mengenai ketentuan hukum.
Tetapi kesederhanaan ini memiliki harga tersembunyi yang hebat
sekali membiarkan pengguna jasa secara keseluruhan menanggung
resiko jika pekerjaan tersebut dibayar dimuka.
Hal ini menghilangkan pengawasan atas cara-cara pembayaran
jadual penyelesaian dan mutu.
Kerumitan pekerjaan mungkin suatu petujuk kerumitan kontrak yang
diperlukan, tetapi itu bukanlah sesuatu yang benar.
Mungkin suatu praktek usaha yang buruk menganggap pekerjaan
sederhana untuk pekerjaan yang kompleks dan melibatkan resiko,
jangan dipakai.

f. Hati-hati dengan kumpulan rujukan


Kebanyakan bentuk kontrak menggunakan format hukum yang dikenal
sebagai kumpulan rujukan sebagai suatu cara membagi-bagi kontrak
konstruksi menjadi lebih pendek, sehingga merupakan potongan-potongan
yang saling berkaitan.
Mengingat keseluruhan dokumen adalah kontrak, anda akan menghadapi
kesulitan jika ketentuan-ketentuan dalam setiap dua dokumen
bertentangan (menyebabkan dua arti).

72 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Menemukan pertentangan-pertentangan ini cukup sulit jika anda sendiri
yang memulai seluruh dokumen.
Jika anda mengumpulkan seluruh dokumen dari referensi-referensi,
mungkin hal ini merupakan suatu usaha yang berat.

g. Lindungi anda sendiri


Walaupun salah satu pihak atau para pihak mungkin optimis pada waktu
penetapan/penunjukan pemenang, setiap kontrak mengandung resiko-
resiko yang unik dan mematikan. Lindungi diri anda sejak dini secara
tertulis dengan memperkirakan resiko-resiko ini akan terjadi. Gunakan
seluruh pasal-pasal yang melindungi diri sendiri, dan usahakan sebaik-
baiknya untuk tidak melepaskan selama perundingan, kecuali anda harus
atau menginginkannya untuk beberapa keuntungan lain.
Hal ini menuntun kita kepada pertanyaan keadilan.

h. Jangan terlalu khawatir mengenai keadilan.


Seorang manager kontrak dibayar untuk mewakili majikannya atau
kliennya, bukan untuk menjadi wasit sengketa konstruksi.
Tugas anda adalah mendapatkan proyek yang dibangun tepat waktu,
sesuai anggaran dan tanpa mutu yang kompromi.
Jika anda mengambil inisiatif dalam urusan kontrak dan memegangnya,
anda dapat memilih apakan akan memenuhi rasa keadilan anda jika suatu
peristiwa muncul.
Kontrak-kontrak konstruksi tidak seperti transaksi-transaksi konsumen.
Terus terang, setiap kontrak yang tidak sah dapat dilaksanakan dan tidak
pandang bangaimana kasarnya.
Istilah-istilah tidak harus adil sah saja.
Sebagai contoh : pengguna jasa dapat meminta penyedia jasa
menggunakan sub penyedia jasa dengan cara membayar jika dibayar.

73 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


Dalam beberapa negara bagian (di Amerika Serikat) dalam sebuah Pasal :
sub penyedia jasa membayar jika dibayar, membolehkan penyedia jasa
menggunakan keadaan pengguna jasa tidak emmbayar sebagai pembelaan
dari klaim pembayaran dari sub penyedia jasa. (Gilbreath, 1992).

5. KESIMPULAN

Dari uraian tersebut diatas dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut :

5.1 Kontrak konstruksi adalah suatu dokumen/produk hukum dengan pengertian,


kontrak yang dibuat harus secara hukum adalah benar.

5.2 Yang dapat menyusun kontrak konstruksi dengan benar secara hukum adalah
orang yang mengerti hukum secara umum yaitu para lawyer/konsultan hukum
dan yang mengerti mengenai hukum konstruksi secara khusus.

5.3 Perlu diingat bahwa walaupun kontrak konstruksi adalah dokumen/produk hukum
yang disusun oleh konsultan hukum, yang akan melaksanakan kontrak tersebut,
bukanlah orang-orang yang mengerti hukum tapi orang-orang teknik. Oleh
karena itu bahasa kontrak harus dibuat sejelas dan sesederhana mungkin agar
dimenegrti oleh orang-orang bukan ahli hukum namun tidak melanggar kaidah
atau peraturan perundang-undangan yang berlaku.

5.4 Untuk mengantisipasi atau mengurangi kemungkinan terjadi sengketa atau


perselisihan, maka para lawyer yang menyusun kontrak harus berusaha agar
setiap kata/istilah yang dipakai tidak berarti lebih dari satu atau artinya
membingungkan.

74 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10


5.5 Untuk masa-masa mendatang seharusnya kita di Indonesia melibatkan peranan
Konsultan Hukum dalam menyusun kontrak-kontrak konstruksi terutama untuk
proyek-proyek berskala besar dengan tingkat kerumitan dan kecanggihan
teknologi yang sudah sangat tinggi dengan alasan-alasan sebagai berikut.

a). Mengantisipasi/mengurangi terjadinya perselisihan/sengketa dan kontrak


konstruksi tidak sampai cacat hukum terutama untuk pekerjaan konstruksi
yang besar dan kompleks.
b). Mengantisipasi kemungkinan perundingan mengenai kontrak dengan pihak
investor asing yang hampir dapat dipastikan akan selalu didampingi
lawyer mereka.
c). Proyek-proyek bantuan yang menggunakan dana luar negeri hampir dapat
dipastikan menggunakan kontrak dengan sistim mereka (FIDIC, JCT).

5.6 Anggapan kebanyakan orang bahwa keterlibatan konsultan hukum dalam industri
jasa konstruksi khususnya dalam pengelolaan kontrak konstruksi beritikad
kurang baik (ingin berperkara) kiranya sudah waktunya dihilangkan mengingat
negara-negara maju malah berkeyakinan banwa peran konsultan hukum disini
adalah suatu keharusan.

5.7 Mengingat sistim pendidikan kita yang berbeda dengan Dunia Barat (Amerika
Serikat) maka konsultan hukum yang dipilih haruslah konsultan hukum
profesional yang bekerja sama dengan ahli teknik yang profesional dan
berpengalaman dibidang industri konstruksi dan hukum konstruksi.

Daftar Pustaka :
1. Buku Managing Construction Contracts, 1992 oleh Robert D. Gilbreath
2. Buku Mengenal KONTRAK KONSTRUKSI di Indonesia oleh H. Nazarkhan Yasin, Ir
3. Buku ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI oleh H. Nazarkhan Yasin, Ir

75 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Anda mungkin juga menyukai