Anda di halaman 1dari 39

PEDOMAN ADMINISTRASI

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
IMM adalah gerakan mahasiswa Islam yang bergerak di bidang keagamaan, kemasyarakatan
dan kemahasiswaan yang bertujuan mengusahakan terbentuknya akademisi Islam yang berahklak
mulia dalam rangka mencapai tujuan Muhammadiyah (AD IMM Pasal 5 dan 6).
Pencapaian tujuan IMM akan dapat dilakukan jika kerjasama semua unsur di dalam organisasi
berjalan dengan baik. Oleh karena itu perlu dilakukan pengendalian proses kerja sama semua unsur
organisasi agar supaya pencapaian tujuan berlangsung secara efisien dan efektif. Salah satu
pengendalian yang dimaksud adalah secara keseluruhan tanpa menitikberatkan pada salah satu
unsur tertentu. Pengendalian proses kerjasama disusun dalam sebuah peraturan, yakni pedoman
administrasi yang merupakan bagian dari organisasi secara umum.
Mengingat adanya kebutuhan dan tuntutan perkembangan organisasi yang semakin
meningkat, terutama karena kesadaran akan perlunya organisasi yang rapi dan teratur dalam
mencapai tujuan organisasi dan cita-cita perjuangan, maka perlu dilakukan penyempurnaan
pedoman administrasi IMM.

B. Tujuan
Pedoman administrasi IMM disusun bertujuan untuk dijadikan pedoman dalam pengelolaan
administrasi IMM dalam rangka menuju tertib organisasi, sehingga akan tercipta koordinasi,
integrasi dan sinkronisasi terhadap pengelolaan dan pelayanan administrasi IMM.

C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup yang menjadi sasaran pedoman administrasi adalah mencakup:
1. Administrasi Kesekretariatan.
2. Administrasi Persuratan.
3. Administrasi Keuangan.
4. Administrasi Keanggotaan.
5. Atribut Organisasi.

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page1


BAB II
ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

A. Pengertian
Administrasi kesekretariatan adalah kegiatan organisasi yang meliputi pengelolaan
sekretariat/kantor, pengadaan barang-barang organisasi (inventaris) termasuk arsip.

B. Sekretariat/Kantor
1. Pengertian Sekretariat/Kantor
Sekretariat/Kantor merupakan tempat kegiatan secara teratur yang pada hakekatnya menjadi
sentral (pusat) pengendalian organisasi, komunikasi, informasi organisasi, kegiatan
administrasi, perencanaan kebijakan, serta penghubung dengan anggota dan masyarakat. Untuk
itu setiap level pimpinan dalam IMM harus mempunyai sekretariat/kantor yang mapan. Apabila
belum mampu, agar diusahakan ada tempat yang tetap, seperti bergabung dengan Pimpinan
Muhammadiyah, bergabung antar/sesama tingkat pimpinan dan sebagainya.
2. Fungsi Sekretariat/Kantor
a. Menangani dan melayani fungsi perkantoran.
b. Melaksanakan administrasi organisasi.
c. Mengadakan dan melaksanakan persidangan rutin.
d. Mengorganisasikan tugas-tugas rutin dan insidental.
e. Mengorganisasikan pelaksanaan keputusan dan program.
f. Mengorganisasikan pendataan organisasi dan pelayanan informasi/ komunikasi organisasi.
g. Mengkoordinasikan personalia.
3. Pengaturan Sekretariat/Kantor
Supaya sekretariat/kantor IMM dapat berfungsi secara optimal, maka perlu dibuat pengaturan
tentang sekretariat/kantor yang meliputi letak bangunan dan sumber daya manusia.
a. Letak sekretariat/kantor
Fungsi-fungsi sekretariat/kantor dapat dijalankan apabila sekretariat/kantor IMM terletak di
tempat yang strategis, mudah dijangkau, dan dengan keadaan lingkungan yang kondusif.
b. Bangunan/Ruangan
Banguanan sekretariat/kantor IMM hendaknya diusahakan dapat menampung seluruh
kegiatan administrasi dan lainnya. Untuk menjamin kelayakan bangunan/ruangan
sekretariat/kantor hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1) Jumlah ruangan memadai.
2) Kelengkapan peralatan kantor.
3) Kesehatan, kebersihan dan kerapian kantor.
c. Sumber Daya Manusia
Salah satu faktor penting dalam pengelolan sekretariat/kantor adalah tenaga pengelola.
Sangat baik apabila setiap tingkatan pimpinan memiliki sekretaris eksekutif yang secara
khusus bertugas melaksanakan pelayanan administratif keseharian. Namun bila tidak
memungkinkan, maka diatur pembagian tugas dalam pengelolaan sekretariat, semisal diatur
piket kantor pimpinan. Sedapat mungkin sekretariat/kantor sekaligus sebagai asrama kader
yaitu tempat tinggal pimpinan, sehingga dapat melaksanakan tugas-tugas rutin organisasi.
4. Alat-Alat Perkantoran
Dalam tugas mengembangkan amanat Ikatan serta untuk melancarkan tugas-tugas organisasi,
khususnya yang berhubungan dengan peyelenggaraan tertib administrasi, maka hal-hal yang
perlu mendapat perhatian di antaranya:
a. Komputer
b. Lemari + rak buku

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page2


c. Meja + kursi
d. White board
e. Stempel
1) Stempel organisasi:
a) Stempel biasa untuk semua level.
b) Stempel kecil untuk KTA (hanya di DPD)
2) Stempel tanggal
3) Stempel agenda
4) Stempel prangko langganan
5) Stempel alamat surat
6) Stempel nama KTA (hanya di DPD)
f. Kertas
1) Kertas berkop
2) Amplop berkop
3) Kertas (lembar) disposisi
4) Blanko peminjaman arsip
5) Kertas Kosong
6) Kertas Karbon
7) Kertas Memo
g. Buku-buku organisasi
1) Buku induk organisasi
2) Buku induk pimpinan (hanya di DPP)
3) Buku nominatif pimpinan.
4) Buku nominatif kader.
5) Buku notulen sidang/rapat.
6) Buku agenda surat (keluar dan masuk)
7) Buku kas (besar dan kecil)
8) Buku ekspedisi
9) Buku inventaris
10) Buku liputan kerja
11) Buku hadir
12) Buku tamu
13) Buku agenda kegiatan
14) Buku piket harian
15) dan lainnya.

C. Inventaris Organisasi
Inventaris organisasi adalah segala sesuatu yang dimiliki organisasi berupa harta kekayaan
organisasi yang terdiri dari dua macam:
1. Inventaris permanen; kekayaan organisasi yang dalam jangka relatif lama tidak mengalami
perubahan, seperti gedung, lemari, white board, dan lainnya.
2. Inventaris tidak permanen; kekayaan organisasi yang dalam waktu singkat mengalami
perubahan seperti kop surat.
3. Penyimpanan inventaris harus dilakukan dengan baik oleh personalia yang diserahi tugas
khusus sesuai dengan pembagian tugas. Penyimpanan harus dilaksanakan dan ditempatkan di
kantor/sekretariat.
4. Peminjaman inventaris dilayani dengan mengisi berita acara peminjaman atau mengisi pada
buku khusus. Contoh kolom peminjaman sebagai berikut:
No Nama Alamat Nomor Inventaris Status Pinjaman/Kembali Tanda Tangan

5. Inventaris IMM yang berada dalam lingkup pengelolaan harus dipertanggungjawabkan


kepada Pimpinan IMM yang lebih tinggi dan musyawarah tertinggi pada tingkat

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page3


kepemimpinan yang bersangkutan. Penelitian kebenaran inventarisasi dilakukan oleh tim
verifikasi.

D. Buku - Buku Organisasi


1. Buku Induk Anggota
Untuk memudahkan mengontrol jumlah anggota Ikatan maka diperlukan adanya buku khusus
yang disebut buku induk anggota, dengan kolom sebagai berikut: Nomor urut; nama lengkap;
tempat tanggal lahir; pendidikan; alamat; masuk IMM tahun; nomor induk; pas foto

No Nama TTL Pendidikan Alamat Masuk Nmr Pas


Lengkap IMM Induk Foto
thn
1 2 3 4 5 6 7 8
2. Buku Nominatif Pimpinan, dengan kolom:
Nomor urut; NIA/NBM; nama lengkap; tempat tanggal lahir; pendidikan; alamat; pengalaman
organisasi; training yang pernah diikuti; masuk IMM tahun; Keterangan.

N Nmr Nama TT Pendidika Alama Pengalaman Perkad Ket


o Induk Lengkap L n t Organisasi eran .
1 2 3 4 5 6 7 8 9
3. Buku Normatif Kader, dengan kolom:
Nomor urut; NIA; nama lengkap; tempat tanggal lahir; pendidikan; alamat (sekarang);
pengalaman organisasi (Muhammadiyah, Ortom Muhammadiyah); training yang pernah
diikuti; masuk IMM tahun; pekerjaan sekarang; ket.

N Nmr Nama TT Pendidik Pengalaman Perkader Ke


Alamat
o Induk Lengkap L an Organisasi an t
1 2 3 4 5 6 7 8 9
4. Buku Notulensi Rapat, adalah buku yang digunakan oleh pimpinan sidang ketika sidang
berlangsung, untuk mencatat hal-hal yang dirasa penting/perlu dicatat oleh pimpinan sidang,
dengan kolom:
Nomor, hari/tanggal dan jenis rapat, agenda rapat, pokok pembicaraan, keputusan,
keterangan.

Agenda Pembahasan Kesimpulan/


No Hari/Tgl Catatan/Ket
Rapat Secara Urut Keputusan
1 2 3 4 5 6

................................................,.............2015...
Sekretaris Sidang, Pimpinan Sidang,

........................... ...........................
5. Buku Presensi Rapat, adalah buku khusus yang memuat daftar hadir pimpinan dalam setiap
rapat/sidang, dengan kolomnya ; Nomor urut; tanggal dan jenis rapat; Nama pimpinan
(sebaiknya ditulis lebih dulu sebelum rapat dimulai), Usul/komentar; tanda tangan, dengan
kolom:

Tgl & Jenis Nama


No Usul/ komentar Tanda Tangan
Rapat Pimpinan
1 2 3 4 5

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page4


6. Buku Agenda Surat Masuk, adalah buku untuk mencatat surat-surat masuk, dengan kolom
Nomor urut; tanggal masuk; tanggal and nomor surat; diterima dari; isi pokok surat; (maksud
surat); keterangan. Contoh kolomnya:

No Tanggal Tgl. Nomor Diterima dari Perihal Lain


Masuk Surat Isi Surat Ket -lain
1 2 3 4 5 6 7
Kerangan:
Kolom 1: Untuk menuliskan nomor urut surat masuk sesuai dengan nomor urut yang diterima
oleh sekretariat. Dalam hal ini nomor urut surat tidak sama nomor dalamsurat.
Kolom 2:Untuk menuliskan tanggal diterimanya surat masuk.
Kolom 3:Tanggal dan nomor surat masuk.
Kolom 4:Kolom diterima dari untuk asal surat/instansi/organisasi pengirim surat.
Kolom 5: Perihal isi surat, ditulis singkat dan jelas sesuai dengan yang tertera dalam surat.
Kolom 6: Untuk menuliskan catatan/keterangan yang perlu terhadap surat masuk.
Kolom 7: Untuk mencatat lain-lain.
7. Buku Agenda Surat Keluar, adalah buku untuk mencatat surat-surat keluar, dengan kolom:
Nomor urut; tanggal surat; nomor surat; tujuan; isi pokok surat; keterangan. Contoh
kolomnya:

Nomor Tanggal Tgl. Nomor Dikirim ke Perihal Lain-


Ket
Urut Kluar surat Isi Surat lain
1 2 3 4 5 6 7

Kerangan:
Kolom 1 :Untuk menuliskan nomor urut surat keluar. Nomor ini sama dengan nomor
surat yang dikirim.
2 : Untuk menuliskan tanggal dikirimnya surat keluar
3 : Tanggal yang ditulis dalam surat keluar (kanan atas) dan nomor surat (kiri atas)
4 :Kolom dikirim kepada untuk alamat tujuan surat keluar.
5 :Perihal isi surat, ditulis singkat dan jelas sesuai dengan yang tertera dalam surat.
6 :Untuk menuliskan catatan/keterangan yang perlu terhadap surat keluar
7 : Untuk mencatat lain-lain.
8. Buku Kas, adalah untuk mencatat hal-hal yang berhubungan dengan keuangan. Buku kas ini
dengan kolom: tanggal; uraian; debit; kredit; (disesuaikan dengan kebutuhan).

Tanggal Uraian Debit Kredit


1 2 3 4
9. Buku ekspedisi, adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat. Buku ini
sekaligus merupakan bukti bahwa surat sudah dikirim atau sudah diterima oleh yang
bersangkutan.
Surat-surat yang dianggap penting sebaiknya dikirimkan dengan menggunakan buku
ekspedisi, agar dapat menjadi bukti bahwa surat tersebut sudah dikirim dan diterima oleh
yang bersangkutan.
Buku ekspedisi ini dengan kolom:
Nomor urut; nomor dan perihal surat; tanggal pengiriman; alamat penerima; paraf/tanda
tangan; keterangan.
Contoh kolomnya:

No. Nomor & perihal surat Tanggal Pengiriman Alamat Tujuan Surat Ket/Paraf

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page5


10. Buku Inventaris; adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang-barang yang menjadi
milik organisasi/inventaris. Untuk mempermudah dalam mengontrol hak milik ikatan,
diperlukan adanya catatan tentang barang-barang yang dimiliki. Buku inventaris ini, dengan
kolom:
Nomor; nama/jenis barang; bahan/merek; asal barang; jumlah barang; keterangan; untuk lebih
lengkapnya ditambah dengan kolom yang lain seperti (tanggal dibeli; tanggal hilang; sisa
barang, dll).
Contoh kolomnya:

No Nama Barang Bahan/Merk Asal Barang Jumlah Barang Keterangan BRL


1 2 3 4 5 6

11. Buku Liputan Kegiatan (buku aktivitas), adalah merupakan buku yang digunakan untuk
mencatat kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. Dan hendaknya dibuat setiap bulan sekali
berganti. Buku liputan ini, dengan kolom: Nomor Urut; tanggal; bulan dan tahun pelaksanaan;
nama kegiatan (bila personal disebutkan satu persatu; nama kegiatan; pelaksanaan; tempat;
keterangan. Contoh kolomnya:

No. Tanggal/bln/tahun NamaKegiatan Pelaksana Tempat Keterangan


1 2 3 4 5 6

12. Buku hadir/absensi. Buku hadir/absensi kantor baik dalam rangka piket maupun untuk
melaksanakan pekerjaan-pekerjaan adalah buku datar hadir harian pimpinan. Buku ini diisi
setiap pimpinan datang ke kantor. Buku hadir/absensi dengan kolom; nomor; nama pimpinan;
tanggal sebulan; jumlah kehadiran. Contoh kolomnya:

Nama Tanggal/Bulan Jumlah Hadir


No.
Pimpinan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 dst.

13. Buku Tamu, adalah buku yang diperuntukkan bagi setiap tamu yang datang, dengan contoh
kolomnya:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Keterangan:
Kolom 1 : Nomor urut tamu yang datang/berkunjung (No)
2 : Hari dan tanggal kedatangan tamu (hari/tanggal)
3 : Waktu pada saat tamu datang berkunjung (jam/pukul)
4 : Nama tamu (lengkap)
5 : Alamat tamu (organisasi/instansi) yang diwakili.
6 : Personal/orang yang ingin ditemui tamu (bertamu dengan)
7 : Tujuan/maksud kedatangan tamu
8 : Sudah ada perjanjian/kesepakatan bertemu/belum
9 : Paraf/tandatangan tamu.
10 : Keterangan
14. Buku Statistik, adalah buku yang memuat semua data yang diperlukan oleh organisasi,
seperti:
a. Data pribadi personal.
b. Data Daerah/Cabang/Korkom/Komisariat.
c. Data jumlah anggota masing-masing.
d. Data potensi Daerah/Cabang/Korkom/Komisariat.
Jika memang dipandang perlu masing-masing tingkatan dalam Ikatan boleh menambah buku-
buku yang akan mendukung jalannya roda Ikatan di masing-masing tingkatan.

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page6


E. Dokumentasi Organisasi
1. Pengertian
Dokumentasi organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian,
pengumpulan dan penyimpanan dokumen-dokumen organisasi. Dokumen adalah suatu tanda
bukti yang sah dari peristiwa atau kejadian. Pada dasarnya semua arsip organisasi adalah
dokumen.
2. Bentuk-bentuk dokumen:
a. Gambar/Foto
b. Tulisan dan surat penting.
c. Benda berharga.
d. Surat kabar, buku, majalah, dll.
3. Pengelolaan Dokumen.
a. Pada dasarnya pengelolaan dokumen sama dengan inventaris.
b. Dokumen selain digunakan untuk kepentingan tertentu dan penyusunan sejarah
organisasi,juga dipakai untuk menyusun laporan rutin organisasi serta tanda bukti yang sah.
c. Peminjaman dokumen dilayani dengan mengisi berita acara peminjaman dokumen.

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page7


BAB III
ADMINISTRASI PERSURATAN

A. Surat
1. Pengertian
Administrasi kesekretariatan adalah proses kegiatan yang berkaitan dengan kesekretariatan dan
surat-menyurat.
2. Fungsi Surat
Urusan surat-menyurat adalah suatu bagian penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan.
Surat adalah bentuk penuangan ide atau kehendak berupa tulisan dan dapat menjadi gambaran
tentang suatu peristiwa yang dituangkan dalam bentuk tulisan. Bagi organisasi, surat berfungsi
sebagai:
a. Alat komunikasi.
b. Dokumentasi organisasi.
c. Alat pembuktian (tanda bukti).
3. Macam dan Bentuk Surat
a. Macam-macam surat :
1) Menurut Jenis
a) Surat Keputusan
b) Surat Mandat/Tugas
c) Surat Undangan, Laporan, Instruksi/Edaran
d) Surat Penghargaan/Syahadah
2) Menurut Wujud
a) Kartu Pos
b) Telegram
c) Nota
d) Biasa
3) Menurut Isi/Keamanan
a) Sangat Rahasia (vital); surat yang bernilai sejarah ilmiah atau memiliki nilai sangat
penting seperti SK, surat perjanjian dan hasil-hasil penelitian.
b) Rahasia (Penting); surat yang dapat membantu kelancaran organisasi dan sulit dicari
di tempat lain, seperti peraturan-peraturan organisasi.
c) Biasa; surat yang meiliki kegunaan bersifat sementara dan hanya sewaktu-waktu
dibutuhkan. Misalnya surat permohonan penceramah, dsb.
d) Tidak Penting: surat yang telah habis masa kegunaannya, seperti undangan, dsb.

b. Bentuk Surat
1) Surat-menyurat IMM mengunakan bentuk block style (bentuk Amerika) atau bentuk
lurus, kecuali surat-surat khusus seperti: keputusan, mandat, perjanjian, instruksi/edaran
(masing-masing contoh dapat dilihat pada macam-macam surat tujuan).
2) Surat resmi harus menggunakan bahasa yang sederhana, objektif dan mudah dipahami.
3) Isi surat

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page8


Contoh Format pembuatan Surat IMM

4
3

10 10

11 11

12

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page9


Keterangan :
1. Kop/Kepala Surat
a. kop/kepala surat, terdiri dari : tingkat dan nama organisasi dalam bahasa indonesia dengan
jenis huruf kapital Times New Roman size 14dan tebal.
1) Tingkat Organisasi :
a). DEWAN PIMPINAN PUSAT
b). DEWAN PIMPINAN DAERAH
c). PIMPINAN CABANG
d). KOORDINATOR KOMISARIAT
e). PIMPINAN KOMISARIAT
2) Nama Organisasi
a). Teritorial: Provinsi, Kabupaten, Kotamadia
b). Perguruan Tinggi:Muhammadiyah, Swasta dan Negeri
c). Dan lain-lain:Nama Tokoh Muhammadiyah dan IMM
b. alamat sekretariat ditulis lengkap dengan Times New Roman size 12 point 1) dan 2)
berada pada posisi center.
c. dua garisdi bawah tulisan tingkat dan nama organisasi serta alamat.
d. pada bagian kiri sebelah atas sejajar dengan kepala surat dicantumkan symbol/ gambar logo
IMM.
e. logo IMM terletak dibagian kiri daripada poin a dan b, sudut bagian bawah
logosejajar dengan tepi kiri surat.
f. Kalimat basmallah (ditulis lengkap dengan huruf Arab)dengan posisi center.
2. Nomor Surat, lampiran dan perihal , ketiganya ditulis berurutan dari atas ke bawah pada pinggir
kiri dibawah kalimat basmallah.
3. Kota tempat surat dibuat dan tanggal pembuatan surat ditulis di sebelah kanan atas sejajar dengan
nomor surat. Tanggal pembuatan ditulis dua macam.
Contohnya :
Tanggal, bulan, tahun Hijriah
Tanggal, bulan, tahun Miladiyah
4. Alamat tujuan
5. Salam pembuka; Assalamualaikum Wr.Wb.ditulis tanpa dimiringkan karena sudahmenjadi
bahasa baku dan tercantum dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia.
6. Isi surat:
a. Pembuka (diawalidengan kalimat Bada salam)
b. Penjabaran dari perihal surat
c. Penutup
7. Salam Penutup: didahului dengan kalimat Billahi fii sabilillhaq, Fastabiqul khairat
(miring dan cetak tebal) kemudiankalimat Wassalamualaikum Wr. Wb.
8. Pimpinan : Ketua dan Sekretaris
9. Nama, tanda tangan, NIA/NBM
10. Wajib mencantumkan NIA/NBM di bawah nama dan tanda tangan Pimpinan.
11. Tembusan
12. Untuk seluruh tulisan menggunakan huruf Times New Roman size 12 kecuali untuk
kop/kepala surat.
13. Semua pembuatan surat menggunakan kertas HVS/F4.

4. Kode dan Indeks Surat


a. Kode Surat Wilayah :
Wilayah Nangro Aceh Darussalam :I
Wilayah Sumatera Utara : II
Wilayah Sumatera Barat : III
Wilayah Jambi : IV
Wilayah Riau :V

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page10


Wilayah Bengkulu : VI
Wilayah Sumatera Selatan : VII
Wilayah Lampung : VIII
Wilayah DKI Jakarta : IX
Wilayah Jawa Barat :X
Wilayah Jawa Tengah : XI
Wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta : XII
Wilayah Jawa Timur : XIII
Wilayah Bali : XIV
Wilayah Nusa Tenggara Barat : XV
Wilayah Nusa Tenggara Timur : XVI
Wilayah Kalimantan Barat : XVII
Wilayah Kalimantan Tengah : XVIII
Wilayah Kalimantan Selatan : XIX
Wilayah Kalimantan Timur : XX
Wilayah Kalimantan Utara : XXI
Wilayah Sulawesi Utara : XXII
Wilayah Sulawesi Tengah : XXIII
Wilayah Sulawesi Selatan : XXIV
Wialyah Sulawesi Barat : XXV
Wilayah Maluku : XXVI
Wilayah Sulawesi Tenggara : XXVII
Wilayah Irian Jaya : XXVIII
Wilayah Maluku Utara : XXIX
Wilayah Banten : XXX
Wilayah Gorontalo : XXXI
Wilayah Kepulauan Riau : XXXII
Wilayah Papua Barat : XXXIII
Wilayah Kepulauan Bangka Belitung : XXXIV
b. Indeks Surat Menyurat Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah
1) Hubungan Kelembagaan
a) Organisasi Intern IMM ............................................................................................ A
b) Muhammadiyah dan Ortom ..................................................................................... B
c) Lembaga Amal Usaha Muhammadiyah ................................................................... C
d) Pemerintah ............................................................................................................... D
e) Instansi Swasta dan Profesi...................................................................................... E
f) Organisasi Sosial Politik .......................................................................................... F
g) Organisasi Kemasyarakatan dan Sosial Masyarakat ................................................ G
h) Organisasi Kepemudaan dan kemahasiswaan.......................................................... H
i) Hubungan Luar Negeri ............................................................................................ I
j) Lain-lain ................................................................................................................... J
2) Urusan - Urusan
a) Pengesahan (Pengangkatan, Penugasan, Pelimpahan, Perjanjian dll) ..................... 1
b) Permusyawaratan (Muktamar, Tanwir, Musyawarah, dll) ....................................... 2
c) Laporan (Tahunan, Triwulan, Bulanan, dll) ............................................................. 3
d) Instruksi, Panggilan, Seruan ..................................................................................... 4
e) Maklumat, Pengumuman, Tuntunan, Pedoman ........................................................ 5
f) Perlengkapan dan Hak Milik ................................................................................... 6
g) Usaha Keuangan ....................................................................................................... 7
h) Pendataa .................................................................................................................... 8
i) Keorganisasian .......................................................................................................... 9
j) Kaderisasi................................................................................................................ 10
k) Hikmah.................................................................................................................... 11

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page11


l) Reiset dan Pengembangan Keilmuan...................................................................... 12
m) Sosial dan Pemberdayaan Masyarakat .................................................................... 13
n) Ekonomi dan Kewirausahaan ................................................................................. 14
o) Keimmawatian ........................................................................................................ 15
p) Tabliqh dan kajian keislaman ................................................................................. 16
q) Media dan komunikasi ............................................................................................ 17
r) Seni, Budaya dan Olahraga ..................................................................................... 18
s) Luar Negeri ............................................................................................................. 19
t) Lain-lain .................................................................................................................. 20
Contoh:
Surat kepada BPH DPP IMM hal undangan Rapat dari DPP IMM Nomor:
103/A.9/2014
Keterangan:

103 : Nomor urut surat yang dibuat


A : Hubungan kelembagaan intern IMM
10 : Urusan Organisasi
2014 : Tahun pembuatan surat.
Catatan.
Untuk penomoran Surat Khusus seperti Surat Keputusan (SK) menggunakan angka
Romawi dan berurutan secara tersendiri berdasarkan SK yang dikeluarkan selama satu
periode kepengurusan.
5. Pengelolaan surat
a. Surat Keluar
1) Pembuatan Konsep
2) Pengetikan
3) Pemeriksaan/penelitian
4) Penandatanganan
5) Pembubuhan cap/stempel organisasi
6) Penulisan dalam agenda
7) Penyimpanan arsip
8) Pelipatan surat
9) Penulisan dalam buku ekspedisi
10) Pemasukan dalam amplop (terlebih dahulu diberi alamat tujuan)
11) Penempelan prangko (jika lewat pos)
12) Pengiriman surat dengan cara diantarkan sendiri, dengan kurir/utusan/ lewat pos dan
juga bisa melalui E-mail atau internet yang dikenal dengan surat elektonik.
b. Surat Masuk
1) Surat masuk diterima bagian agendaris
2) Masuk pada staf sekretaris
3) Penelitian/pembacaan surat
4) Pemberian disposisi (catatan singkat tentang tindak lanjut surat)
5) Pemberian cap agenda dan cap surat
6) Diajukan dan dibicarakan dalam rapat (terutama surat-surat penting yang tidak
mungkin diambil kebijakan langsung oleh sekretaris)
7) Pembubuhan disposisi berdasarkan keputusan rapat
8) Pemrosesan surat
9) Pengarsipan surat

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page12


Contoh Surat Keputusan:

DEWAN PIMPINAN PUSAT


IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH
(Muhammadiyah Students Association Central Board)
Sekretariat: Jl. Menteng Raya No 62 Jakarta 10340, Telp.(021) 65850464,081241808733
www.dppimm.or.id dppimm2014.2016@gmail.com

SURAT KEPUTUSAN
Nomor :IX/A-1/2014

Tentang :

PENGESAHAN
KOMPOSISI KEPENGURUSAN DEWAN PIMPINAN DAERAH
IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH PAPUA BARAT
PERIODE 2014 2016
Dewan Pimpinan Pusat Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah (IMM) setelah :
Menimbang : 1. Bahwa Dewan Pimpinan Daerah Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah
Bertugas Melaksanakan Kepemimpinan Diatasnya.
2. Bahwa Untuk Melaksanakan tugas-tugasnya perlu ditetapkan hasil-hasil
keputusan MusydaDPD IMM Prov.Papua Barat Tahun 2014 yang
ditetapkan dengan sebuah surat keputusan (SK).
3. Bahwa Nama-nama yang ditunjuk dianggap mampu dan cakap untuk
disahkan sebagai Dewan Pimpinan Daerah Ikatan Mahasiswa
Muhammadiyah Papua Barat Periode 2014 2016.
Mengingat : 1. Anggaran Dasar (AD) Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah
2. Anggaran Rumah Tangga (ART)Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah
3. Hasil Keputusan Musyda DPD IMM Papua Barat
Memperhatikan : 1. Surat permohonan Penerbitan SK DPD IMM Sulut
Nomor:006/A.2/XXXI/2014 Periode 2014 2016
2. Surat Rekomendasi Pimpinan Wilayah Muhammadiyah Sulut Nomor:
14/REK/II.0/B/2014
3. Hasil Rapim DPP IMM Tanggal 21 Oktober 2014 di Menteng Jakarta
Pusat.
MEMUTUSKAN
Menetapkan : KEPUTUSAN DPP IMM TENTANG PENGESAHAN KOMPOSISI
KEPENGURUSAN DPD IMM SULAWESI UTARA PERIODE 2014
2016.
Pertama Mengesahkan kepengurusan Dewan Pimpinan Daerah Ikatan
Mahasiswa Muhammadiyah Papua Barat Periode 2014 2016, dengan
komposisi personalia sebagaimana terlampir.
Kedua Surat Keputusan ini disampaikan kepada masing-masing yang
bersangkutan sebagai amanah untuk dilaksanakan dan
dipertanggungjawabkan kepada Allah SWT.
Ketiga Surat Keputusan ini berlaku sejak ditetapkannya dan apabila dikemudian
hari terdapat kekeliruan didalam Surat Keputusan ini, maka akan

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page13


diperbaiki sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : Jakarta
Pada Tanggal : 26 Dzulhijjah 1435 H
Bertepatan tgl : 21 Oktober 2014 M

PIMPINAN
Ketua Umum, Sekretaris Jenderal,

Beni Pramula Abdul Rahman


NIA/NBM....... NIA/NBM.........

Tembusan Kepada Yth:


1. Pimpinan Wilayah Muhammadiyah Papua Barat
2. Masing-masing yang bersangkutan
3. Arsip.

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page14


Contoh Surat Mandat/Tugas:

DEWAN PIMPINAN PUSAT


IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH
(Muhammadiyah Students Association Central Board)
Sekretariat: Jl. Menteng Raya No 62 Jakarta 10340, Telp.(021) 65850464,081241808733
www.dppimm.or.id dppimm2014.2016@gmail.com

SURAT MANDAT
Nomor : 125/H-1/2015

Dewan Pimpinan Pusat Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Memberikan Mandat Kepada


nama-Nama-Nama dibawah ini :

1. Nama : Beni Pramula


Jabatan : Ketua Umum DPP IMM Periode 2014-2016
Alamat : Jln. Menteng Raya No. 62 Jakarta Pusat

2. Nama : Abdul Rahman


Jabatan : Sekjend DPP IMM Periode 2014-2016
Alamat : Jln. Menteng Raya No. 62 Jakarta Pusat

Sebagai Peserta Tanwir Muhammadiyah tahun 2015 yang akan dilaksanakan di Jakarta Prov.
DKI Jakarta pada tanggal 01-03 Februari 2015, dengan ketentuan memberikan laporan
tertulis kepada DPP IMM selambat-lambatnya sepekan setelah kegiatan selesai.

Demikian surat Mandat ini diberikan, untuk dijadikan pegangan dan dipergunakan
sebagaimana mestinya.

Billaahi fii sabilil haq, Fastabiqul Khairat


10 Rabiul Akhir 1436 H.
30 Januari 2015 M.
PIMPINAN
Ketua Umum, Sekretaris Jenderal,

Beni Pramula Abdul Rahman


NIA/NBM....... NIA/NBM.........

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page15


Contoh Surat Penghargaan/Syahadah

DEWAN PIMPINAN PUSAT


IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH
(Muhammadiyah Students Association Central Board)
Sekretariat: Jl. Menteng Raya No 62 Jakarta 10340, Telp.(021) 65850464,081241808733
www.dppimm.or.id dppimm2014.2016@gmail.com

SYAHADAH
DARUL ARQAM PARIPURNA
Nomor: 001 / A-10 / 2013

Diberikan kepada :
Nama :
Tempat/Tanggal Lahir :
Alamat :
Utusan :
Sebagai bukti keikutsertaan dalam Darul Arqam Paripurna (DAP) yang diselenggarakan
pada :
Hari/Tanggal : Kamis Rabu / 22 28 Agustus 2013
Tempat : Asrama Haji Padang Sumatera Barat
Dengan predikat kelulusan : ............................. atau dengan nilai ................

Semoga Allah meridhoinya.


Billahi Fii Sabililhaq Fastabiqul Khairat
Jakarta, 29 Syawal 1434 H.
05 September 2013 M.

Master of Training,

Andi Irawan
NBM.

PIMPINAN
Ketua Umum, Sekretaris Jenderal,

Beni Pramula Abdul Rahman


NIA/NBM....... NIA/NBM.........

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page16


Contoh Surat Undangan, Laporan, Instruksi/Edaran

DEWAN PIMPINAN PUSAT


IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH
(Muhammadiyah Students Association Central Board)
Sekretariat: Jl. Menteng Raya No 62 Jakarta 10340, Telp.(021) 65850464,081241808733
www.dppimm.or.id dppimm2014.2016@gmail.com

Nomor : 103/A.9/2014 Jakarta, 10 Safar 1436 H


02 Desember 2014 M
Lampiran :-
Hal : Undangan Rapat

Kepada Yth : BPH DPP IMM


Di
Tempat

Assalamu alaikum Wr. Wb.

Bada Salam semoga segala aktivitas kita bernilai Ibadah disisi Allah SWT.
Amin
Sehubungan akan dilaksanakannya Rapat rutin Dewan Pimpinan Pusat Ikatan
Mahasiswa Muhammadiyah (DPP IMM) Periode 2014-2016, maka kami
mengundang BPH IMMawan/IMMawati untuk hadir pada acara tersebut
yang Insya Allah akan dilaksanakan pada:

Hari/Tangga : Sabtu, 06 Desember 2014


Waktu : Pukul 20.00
Tempat : Kantor DPP IMM lantai 4 Gedung Dakwah PP.
Muhammadiyah.

Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadirannya


kami haturkan banyak terima kasih.
Billahi Fii Sabilil Haq Fastabiqul Khairat
Wassalamu alaikum Wr. Wb.

PIMPINAN
Ketua Umum, Sekretaris Jenderal,

Beni Pramula Abdul Rahman


NIA/NBM....... NIA/NBM.........

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page17


B. Arsip
1. Pengertian
Arsip pada dasarnya merupakan dokumen organisasi yang menyangkut kepentingan organisasi,
baik berupa buku-buku, laporan, makalah, surat dan sebagainya. Secara khusus yang dimaksud
dengan arsip pada bagian ini adalah kumpulan warkat/surat yang disimpan secara sistematis,
karena memiliki nilai manfaat yang sewaktu-waktu akan digunakan. Oleh karena itu, menjadi
penting agar tata kearsipan dilakukan dengan baik.
2. Sistem Pengarsipan
Beberapa sistem penyimpanan arsip:
a. Sistem Abjad (Alphabetic Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan dari A-
Z.
b. Sistem subjek (Subject Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan permasalahan
yang sering dihadapi.
c. Sistem tanggal (Cronological Filing); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan
tanggal dari datangnya surat/arsip.
d. Sistem Daerah (Geographical Filing); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan asal surat
menurut Daerah/Cabang/Komisariat yang mengirim surat.
e. Sistem nomor (Numerical Filing); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan susunan
sesuai dengan nomor urut arsip.
Sistem penyimpanan arsip sebagaimana tersedia di atas dapat dipilih sesuai dengan kepraktisan
masing-masing pengelola. Agar perawatan arsip dapat terjaga dengan baik maka perlu
diperhatikan:
a. Tempat penyimpanan (map/lemari) arsip yang terbuat dari bahan yang baik dan awet (tahan
rusak).
b. Tempat penyimpanan terhindar dari api, air, dan kelembaban, serta mudah diawasi.
3. Peminjaman Arsip
Arsip yang telah disimpan dan kemudian diperlukan lagi untuk dipinjam, hendaknya dilakukan
dengan melalui prosedur sebagai berikut:
a. Mengajukan permohonan peminjaman dengan mengisi pada buku yang telah disediakan
(dapat disatukan dengan buku peminjaman inventaris).
b. Penetapan batas waktu peminjaman.
c. Pengambilan arsip.
Setelah dikembalikan oleh peminjam, maka pengelola harus memperhatikan hal sebagai
berikut:
1) Memeriksa keutuhan arsip seperti semula.
2) Mengembalikan arsip ke tempat semula.
4. Penyusutan Arsip.
a. Tujuan Penyusutan Arsip.
Tujuan penyusutan arsip adalah mengendalikan arus arsip yang tercipta serta mengatur
penyelamatan arsip. Dilihat dari kepentingan dan kegunaan penyusutan arsip adalah untuk:
1) Pendayagunaan arsip dinamis baik sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.
2) Pertimbangan ekonomis, baik yang berkaitan dengan keterangan, ruangan maupun
peralatan.
b. Tata Cara Penyusutan Arsip.
Penyusutan arsip dilakukan dengan pertimbangan:
1) Nilai administratif, yaitu nilai yang berkaitan dangan kegunaan arsip untuk kegiatan
administratif sehari-hari.
2) Nilai keuangan, yaitu nilai yang mempunyai daya pembuktian di bidang keuangan.
3) Nilai penelitian dan sejarah, yaitu nilai sebagai data ilmiah dan historis yang di
kemudian hari akan sangat berharga.
4) Usia arsip.
5) Penyusutan arsip dilakukan dengan cara :
a) Penjilitan

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page18


b) Pemusnahan arsip
c) Penyerahan arsip kepada arsip Nasional/Daerah.

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page19


BAB IV
ADMINISTRASI KEANGGOTAAN

A. Pengertian
Administrasi keanggotaan adalah administrasi yang menyangkut segala aspek keanggotaan
yang meliputi: persyaratan keanggotaan pemilikan KTA, serta herregistrasi, pemberhentian dan
mutasi anggota.
B. Kategori dan Persyaratan
1. Anggota IMM terdiri dari:
a. Anggota Biasa, ialah mahasiswa Islam yang menyetujui asas dan tujuan IMM.
b. Anggota luar biasa, ialah alumni IMM yang tetap setia kepada IMM dan Muhammadiyah.
c. Anggota kehormatan, ialah orang-orang yang dipandang berjasa mengembangkan dan
melestarikan IMM.
2. Persyaratan keanggotaan IMM
a. Persyaratan anggota biasa
Mahasiswa Islam yang sedang menempuh pendidikan diploma/S1 atau yang telah
menyelesaikan pendidikan tinggi paling lama 2 tahun.
b. Prosedur menjadi aggota biasa
Mengisi formulir permohonan menjadi anggota IMM dan melengkapi persyaratan lainnya,
terakhir diserahkan kepada DPD IMM.
Anggota biasa yang telah memenuhi persyaratan berhak mendapatkan KTA.
c. Persyaratan anggota luar biasa
Pernah menjadi anggota IMM, namun sudah tidak lagi memenuhi syarat sebagai anggota
biasa yang melakukan heregistrasi/mendaftarkan sebagai anggota luar biasa.
d. Prosedur menjadi anggota luar biasa.
1) Mengisi formulir permohonan menjadi anggota luar biasa
2) Menyerahkan foto copy KTA dan menunjukan aslinya.
3) Anggota luar biasa yang memenuhi persyaratan berhak mendapatkan KTA
e. Persyaratan Anggota Kehormatan
1) Orang yang berjasa secara nyata terhadap IMM.
2) Diusulkan oleh lembaga IMM kepada DPP IMM.
f. Prosedur menjadi anggota kehormatan.
1) Pimpinan IMM mengusulkan yang bersangkutan untuk dijadikan anggota kehormatan
DPP IMM.
2) DPP IMM meliputi persyaratan kelayakan terhadap usulan yang diajukan.
3) Calon anggota kehormatan yang memenuhi kelayakan diajukan DPP IMM kepada
Sidang Tanwir/Muktamar.
4) Anggota Kehormatan yang disetujui Tanwir/Muktamar berhak mendapatkan KTA.

C. Kartu Tanda Anggota


1. Pengertian
KTA adalah tanda bukti bahwa seseorang telah secara resmi menjadi anggota IMM.
2. Pembuatan/pengeluaran KTA.
a. KTA untuk semua kategori keanggotaan dikeluarkan oleh DPP IMM yang pengelolaannya
dilakukan oleh DPD IMM, khusus bagi anggota Kehormatan pengelolaannya langsung
dilakukan oleh DPP IMM.
b. Format dan bentuk KTA (terlampir).
3. Prosedur Pembuatan KTA
a. Anggota Biasa.
1) Mengajukan permohonan menjadi anggota IMM dengan mengisi blanko permohonan
yang diserahkan kepada DPD IMM.
Pedoman Administrasi IMM 2015 Page20
2) Melengkapi persyaratan sebagai berikut:
a) Pas foto berwarna/hitam putih (bagi putri berjilbab) sebanyak 2 lembar.
b) Biodata calon anggota
c) Biaya administrasi sesuai dengan ketentuan. Biaya administrsi ini mencakup uang
pangkal, uang kartu dan uang administrsi.
d) Legalisasi dari PC IMM pada blanko permohonan.
b. Anggota Luar Biasa
1) Mengajukan permohonan menjadi Anggota Luar Biasa dengan mengisi blanko
permohonan yang diserahkan kepada DPD IMM.
2) Melengkapi persyaratan sebagai berikut :
a) Pas Foto berwarna/hitam putih (bagi putri berjilbab) sebanyak 2 lembar.
b) Menyerahkan fotocopy kartu IMM 1 lembar dan menunjukan aslinya.
c) Biaya administrasi sesuai dengan ketentuan. Biaya administrasi ini mencakup uang
pangkal, uang kartu dan uang administrasi.
d) Mengisi kesanggupan menajdi donatur tetap.
e) Legalisasi dari PC. IMM pada blanko permohonan.
c. Anggota Kehormatan
1) Menyerahkan kesediaan menjadi anggota kehormatan.
2) Melengkapi persyaratan sebagai berikut
a) Pas foto berwarna/hitam putih (bagi putri berjilbab) sebanyak 2 lembar.
b) Mengisi biodata.
D. Herregistrasi, Mutasi dan Pemberhentian Pimpinan/Anggota
1. Herregistrasi
Adalah pendaftaran ulang sebagai anggota IMM.
Adapun hal-hal yang perlu dilakukan dalam herregistrasi anggota yaitu:
a. Anggota Biasa/Luar Biasa
1) Yang bersangkutan mengajukan pembuatan KTA harus dengan mengisi blanko
permohonan kembali kepada Pimpinan Cabang.
2) Untuk nomor anggota tetap sebagai nomor induk, yang lama cukup diberi kode
heregistrasi.
3) Permohonan KTA tetap memenuhi syarat-syarat yang terdapat dalam point prosedur
menjadi anggota.
4) Jangka waktu berlakunya KTA hanya 2 tahun, setelah itu dapat dilakukan perpanjangan
kembali.
b. Anggota Kehormatan
1) Pimpinan DPP IMM mengusulkan kembali yang bersangkutan untuk menjadi Anggota
Kehormatan IMM.
2) Pengusulan kepada Anggota Kehormatan kembali dilakukan melalui sidang
Tanwir/Muktamar dengan melihat kelayakan yang diajukan kepada DPP IMM.
2. Mutasi Pimpinan/Anggota
a. Pengertian
Mutasi pimpinan anggota adalah perubahan status pimpinan anggota baik status domisili
maupun status jabatan fungsional
b. Macam-macam bentuk mutasi
Mutasi Domisili; Perubahan status domisili pimpinan anggota dari suatu tempat ke tempat
lain. Mutasi jabatan; Perubahan status jabatan fungsional pada tingkat pimpinan
c. Prosedur Mutasi
1) Mutasi Domisili
a) Yang bersangkutan memohon surat keterangan mutasi dari Pimpinan Cabang/Daerah
asal mutasi.
b) Pimpinan Cabang/Daerah asal mutasi memberikan surat keterangan mutasi kepada
Pimpinan IMM tujuan mutasi dan Pimpinan di atasnya.

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page21


c) Selanjutanya yang bersangkutan melaporkan diri kepada Pimpinan IMM tujuan
mutasi.
2) Mutasi Jabatan
Pimpinan yang bersangkutan melaporkan adanya mutasi jabatan kepada pimpinan di
atasnya.
3. Pemberhentian Pimpinan/Anggota
a. Pengertian
Pemberhentian adalah menonaktifkan kegiatan seseorang dari seluruh aktifitas
keorganisasian.
b. Macam-macam Pemberhentian
1) Pemberhentian terhormat; dilakukan karena masa jabatan yang berlaku sudah habis, dan
atau yang bersangkutan langsung mengajukan permohonan pengunduran diri karena
sesuatu yang tidak memungkinkan.
2) Pemberhentian tidak terhormat; hal ini dapat terjadi apabila pimpinan/anggota telah
melakukan pelanggaran baik secara organisatoris maupun secara moral (akhlaq/tingkah
laku tidak terpuji, dll)
c. Setiap pemberhentian anggota dilakukan dengan surat keputusan dan dilaporkan kepada
pimpinan di atasnya.

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page22


BAB V
ATRIBUT ORGANISASI

A. Pengertian
Atribut organisasi IMM merupakan tanda/ciri khusus yang digunakan IMM dan berlaku bagi
seluruh tingkat pimpinan sesuai dengan petunjuk dan aturan yang berlaku bagi seluruh tingkat
Pimpinan sesuai dengan petunjuk dan aturan yang berlaku seperti: lambang, bendera,
lencana/emblim, seragam, papan nama, stempel dan KTA.
B. Lambang
Lambang organisasi Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1. Bentuk : Segi lima
2. Ukuran : Sesuai dengan penempatan dan kegunaannya.
3. Warna :
a. Hitam di bagian sisi kanan kirinya.
b. Kuning di bagian tengahnya
c. Merah bagian sebelah dalam antara hitam dan kuning.
d. Hijau pada bagian daun dan dasar tulisan fastabiqul khairat.
e. Putih pada bagian bunga melatinya.
f. Gambar:

C. Bendera
1. Bentuk : Persegi Panjang
2. Ukuran : 120 cm x 90 cm
25 cm x 40 cm
3. Warna : warna dasar merah. Tulisan hitam dan lambangnya sesuai dengan ketentuan.
4. Jarak/letak tulisan : a. Dari tepi kanan dan kiri : . cm
b. Dari tepi atas dan bawah : . cm
c. Dari lambang : . cm
5. Isi : a. Lambang yang terletak di tengah-tengah.
b. Tulisan Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah di atas lambang.
6. Gambar
IKATAN MAHASISWA
MUHAMMADIYAH

D. Lencana/Emblim dan Bedge


1. Artinya:
a. Lencana adalah Lambang Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah yang berbentuk sedemikian
rupa dengan ukuran garis tengah: tinggi 4.5 cm, lebar 2 cm dan dibuat dari besi logam mika.
Pedoman Administrasi IMM 2015 Page23
b. Lencana /emblim berbentuk lambang IMM (segi lima)
c. Bedge adalah lambang Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah yang berbentuk 4 persegi panjang
dan terbuat dari kain. Ukuran kain tinggi 10 cm dengan warna dasar merah. Ditengah-
tengahnya tertera gambar lambang IMM dengan ukuran tinggi 8 cm dan lebar 4.5 cm
d. Warna lambang sesuai dengan petunjuk.
2. Gambar:

E. Seragam
1. Pengertian
Seragam adalah pakaian IMM yang berlaku bagi seluruh pimpinan dan anggota IMM.
2. Jenis pakaian seragam IMM terdiri dari:
a. Pakaian seragam Jas
b. Pakaian seragam Batik
3. Ketentuan tentang jas IMM sebagai berikut
a. Warna Jas : merah
b. Model :
1) Krah : Amerika
2) Bagian Bawah : Siku-siku
3) Kancing : Dipasang lurus
4) Bentuk saku : Memakai tutup
5) Bentuk belakang : Kanan kiri berbelah bawah
6) Jenis belakang : Bahan celana
c. Bentuk Bedge : Empat persegi panjang
d. Setelan bawah : Celana berwarna hitam
e. Pemakaian : Pada acara-acara resmi.
4. Batik IMM yang digunakan sebagai pakaian seragam adalah batik pola dikeluarkan oleh DPP
IMM dengan gambar lambang IMM di bagian sakunya.
5. Pakaian seragam Immawati.
a. Pengertian
Adalah pakaian seragam muslimah model Immawati yang berlaku bagi seluruh pimpinan
dan anggota, untuk syiar dan khas Immawati.
b. Model pakaian
Kerudung: kain berbentuk segi empat kemudian dilipat dua berbentuk segitiga, yang dipakai
menutup rambut dan dada.
Baju: baju dengan model baju kurung dengan tidak menggunakan krah.
Bawahan: rok dengan model agak lebar (payung) dan panjangnya sampai mata kaki.
c. Bahan dan Warna Pakaian:
Kerudung : Hitam
Baju : Merah Tua
Rok/bawahan : Hitam
F. Papan Nama
1. Bentuk : Empat persegi panjang dengan perbandingan 4 : 3
2. Ukuran maksimum

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page24


a. Tingkat Pusat : 200 cm x 150 cm
b. Tingkat Daerah : 180 cm x 135 cm
c. Tingkat Cabang : 160 cm x 120 cm
d. Tingkat Komisariat : 140 cm x 105 cm
3. Isi
a. Lambang Organisasi
b. Nama Organisasi, disertai tingkat dan ruang lingkup.
c. Alamat lengkap organisasi
4. Warna
Warna dasar yang digunakan adalah merah dengan tulisan hitam.
G. Stempel
Macam dan ciri stempel/cap IMM
1. Stempel Biasa
a. Bentuk :Bulat Telur (oval)
b. Gambar :Lambang IMM ditengah-tengahnya.
c. Tinta : Merah tua.
d. Ukuran : Diameter 3.0 cm tinggi 4.4 cm
e. Tulisan : Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah melingkar di bagian atas, sedangkan
lingkaran bawah bertuliskan tingkat kepemimpinan khusus selain DPP,
untuk nama wilayah diletakkan di bagian bawah lambang IMM dengan
tulisan lurus.
f. Gambar :

2. Stempel Kecil
a. Bentuk, gambar tinta dan tulisan sama dengan stempel biasa
b. Ukuran : diameter 1.5 cm dan tinggi 2. 2 cm
c. Gambar :

3. Stempel Agenda Surat


a. Bentuk : Empat persegi panjang.
b. Tinta : Merah Tua
c. Ukuran : Panjang 7 cm dan lebar 4.5 cm
d. Tulisan : Seperti pada contoh gambar di atas.
e. Gambarnya :
PANITIA PELAKSANA
MUSYAWARAH CABANG
XX
IKATAN MAHASISWA
MUHAMMADIYAH
CABANG MANADO
Pedoman Administrasi IMM 2015 Page25
4. Stempel prangko berlangganan
a. Bentuk : Empat persegi panjang.
b. Tinta : Merah Tua
c. Ukuran : Panjang 10 cm dan lebar 2 cm
d. Tulisan : Seperti pada contoh gambar tersebut.
e. Gambar :

5. Stempel Alamat Surat


a. Bentuk : Empat persegi panjang.
b. Tinta : Merah Tua
c. Ukuran : Panjang 10 cm dan lebar 2,5 cm
d. Tulisan : Seperti pada contoh gambar tersebut.
e. Gambar :

H. KTA
1. Bentuk : Empat persegi panjang.
2. Ukuran : Panjang 7,5 cm dan lebar 5 cm.
3. Warna : Dasar krem dengan tulisan Ikatan Mamasiswa Muhammadiyah
4. Isi :
a. Bagian Muka :
1) Pojok kiri atas lambang IMM.
2) Sebelah atas bagian kanan bertuliskan tujuan IMM dengan warna tinta merah.
3) Di sebelah kanan bagian bawah di tempel pas foto ukuran 2 x 3 cm.
b. Bagian Belakang :
1) Data pribadi anggota yang bersangkutan: nama, tempat tanggal lahir, alamat, Perguruan
Tinggi, komisariat dan cabang.
2) Di tengah bagian bawah nama Ketua Umum dan Sekretaris Umum beserta tanda
tangannya dan NIA/NBM.
c. Gambar :

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page26


BAB VIII
PENUTUP

Pedoman ini dibuat untuk mengatur keseragaman di dalam menjalankan administrasi keorganisasian
di lingkungan Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah dari tingkat komisariat hingga pimpinan pusat.

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page27


A. Pedoman Pembuatan Proposal dan Laporan Kegiatan

PEDOMAN PEMBUATAN PROPOSAL


Definisi Proposal
Proposal adalah rencana kerja yang disusun secara sistematis dan terinci untuk
suatu kegiatan yang bersifat formal.

Jenis Jenis Proposal


Berdasarkan bentuknya, proposal dapat dibedakan menjadi 3 jenis, yaitu: proposal
berbentuk formal, semiformal, dan nonformal.
Proposal berbentuk formal terdiri atas tiga bagian utama, yaitu:
1) Bagian pendahuluan, yang terdiri atas: sampul dan halaman judul, surat pengantar
(kata pengantar), ikhtisar, daftar isi, dan pengesahan permohonan.
2) Isi proposal, terdiri atas: latar belakang, pembatasan masalah, tujuan, ruang lingkup,
pemikiran dasar (anggapan dasar), metodologi, fasilitas, personalia (susunan panitia),
keuntungan dan kerugian, waktu, dan biaya.
3) Bagian pelengkap penutup, yang berisi daftar pustaka, lampiran, tabel, dan
sebagainya.
Proposal semiformal dan nonformal merupakan variasi atau bentuk lain dari bentuk
proposal formal karena tidak memenuhi syarat-syarat tertentu atau tidak selengkap
seperti proposal bentuk formal.
Usur-unsur Proposal
1. Dasar Pemikiran berisi pokok-pokok pemikiran akan perlunya melaksanakan
kegiatan tertentu.
2. Tujuan menjelaskan tujuan dan manfaat kegiatan yang akan dilaksanakan
3. Jenis Kegiatan Sama dengan bentuk/ nama kegiatan. Juga bisa berupa rangkaian
kegiatan
4. Tema Kegiatan berisi inti-inti kegiatan atau take line kegiatan.
5. Target/sasaran Peserta yang akan diikutsertakan dlm kegiatan tsb
6. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kapan waktu kegiatan tersebut dan di mana
tempat pelaksanaan kegiatan itu harus ditulis dengan jelas
7. Susunan Kepanitiaan
8. Para penyusun proposal dari suatu tim perlu menyeleksi kualifikasi dan bobot orang-
orang yang duduk sebagai panitia pelaksana dalam kegiatan yang direncanakan. Hal
ini untuk menjamin kelancaran jalannya suatu kegiatan.
9. Susunan Acara harus jelas dan terperinci
10. Anggaran Biaya penyusunannya harus logis dan realistis, serta harus
memerhatikan keseimbangan antara pengeluaran dan penghasilan.
11. Penutup berfungsi menekankan bahwa proposal diajukan dengansungguh-sungguh.

Isi Proposal
Jenis dari isi proposal ada dua, seperti yang diatas adalah isi proposal yang berbentuk
kompleks, dan yang sederhana meliputi: nama kegiatan (judul), dasar pemikiran, tujuan

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page28


diadakannya kegiatan, ruang lingkup, waktu dan tempat kegiatan, penyelenggara (panitia),
anggaran biaya, dan penutup.
Ciri-Ciri Proposal
1. Proposal dibuat untuk meringkas kegiatan yang akan dilakukan.
2. Sebagai pemberitahuan pertama suatu kegiatan.
3. Berisikan tujuan-tujuan, latar belakang acara.
4. Pastinya proposal itu berupa lembaran-lembaran pemberitahuan yang telah di jilid
yang nantinya diserahkan kepada si empunya acara.
5. dan lain-lain yang sulit untuk dijelaskan (dicari).

Hal-hal yang perlu diperhatikan


Penyusunan proposal hendaknya menunjuk orang atau beberapa orang yang ahli
dalam menyusun proposal, sebaiknya yang memiliki keterkaitan dengan kegiatan
yang diselenggarakan
Penyusun proposal mempersiapkan bahan-bahan dan informasi yang diperlukan, yaitu
berupa bahan2 hasil kesepakatan seluruh panitia
Menyusun draft proposal dengan sistematis, menarik, dan realistis
Proposal dibicarakan dalam forum musyawarah untuk dibahas, direvisi dan disetujui.
Dibuat proposal yang telah disempurnakan untuk dipergunakan sebagaimana
mestinya.
Proposal diperbanyak dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang dituju, baik
internal maupun eksternal.
Tips membuat proposal
Buatlah proposal yang efektif dan efisien tetapi tidak meninggalkan sisi kualitas.
Buatlah desain yang simple tetapi meaningfull
Buatlah tema design anda (themes), supaya dari mulai cover hingga content akan
memiliki design yang sinergis.
Cover : pintu gerbang menuju kesuksesan selanjutnya, maka buatlah design cover
yang menarik (eye catching).
Design halaman content menyesuaikan themes, jangan terlalu complicated karena
nanti akan memecah focus baca. Gunakan warna yang soft.
Setelah proposal jadi, maka lakukanlah Proof reading, untuk menghindari kesalahan
penulisan,

PEDOMAN PEMBUATAN LAPORAN KEGIATAN

Pengertian Laporan Kegiatan. Laporan kegiatan adalah suatu ikhtisar tentang hal ikhwal
pelaksana suatu kegiatan, yang harus disampaikan oleh pembina kepada pihak yang memberi
tugas sebagai pertanggungjawaban.

A. Pentingnya Laporan Kegiatan


Laporan kegiatan merupakan alat yang penting untuk :
1. Dasar penentuan kebijakan dan pengarahan pimpinan.
Pedoman Administrasi IMM 2015 Page29
2. Bahan penyusunan rencana kegiatan berikutnya.
3. Mengetahui perkembangan dan proses peningkatan kegiatan.
4. Data sejarah perkembangan satuan yang bersangkutan dan lain-lain.

B. Macam Laporan Kegiatan


1. Ditinjau dari cara penyampaian, terdapat :
1) Laporan lisan, disampaikan secara lesan, biasanya dilakukan hal-hal yang perlu
segera disampaikan laporan lisan dapat dengan tatap muka, lewat telepon ,
wawancara dan sebagainya.
2) Laporan tertulis, disampaikan secara lengkap dalam bentuk tulisan.
2. Ditinjau dari bahasa yang digunakan, terdapat :
1) Laporan yang ditulis secara populer, yang menggunakan kata-kata sederhana,
kadang-kadang diselingi dengan kalimat humor / lucu.
2) Laporan yang ditulis secara ilmiah, sebagai hasil peneliti. Biasanya isinya singkat
tetapi padat dan sistimatis serta logis.
3. Ditinjau dari isinya, dapat dibedakan :
1) Laporan kegiatan, misalnya pelaksanaan perkemahan, pelaksanaan ujian SKU, SKK,
Pramuka Garuda.
2) Laporan perjalanan, misalnya laporan wisata, pengembaraan, penjelejahan
dansebagainya.
3) Laporan keuangan, menyangkut masalah penerimaan dan penggunaan uang.

C. Sistimatika Laporan
Hendaknya laporan lengkap, dapat menjawab semua pertanyaan mengenai : apa ( what ),
mengapa ( why ), siapa ( Who ), dimana ( where ), kapan ( when ), bagaimana ( how ).
Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami.
Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut :
1. Pendahuluan
Pada pendahuluan disebutkan tentang :
1. Latar belakang kegiatan.
2. Dasar hukum kegiatan.
3. Apa maksud dan tujuan kegiatan.
4. Ruang lingkup isi laporan.
2. Isi Laporan
Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :
1. Jenis kegiatan.
2. Tempat dan waktu kegiatan.
3. Petugas kegiatan.
4. Persiapan dan rencana kegiatan.
5. Peserta kegiatan.
6. Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta /
datanya).
7. Kesulitan dan hambatan.
8. Hasil kegiatan.

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page30


9. Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.
3. Penutup
Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu
penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga
dengan maksud apa laporan itu dibuat.
Hal-hal yang perlu diperhatikan
Laporan diusahakan agar :
1. Singkat dan padat.
2. Runtut atau sistimatis.
3. Mudah dipahami isinya.
4. Isinya lengkap.
5. Menarik penyajiannya.
6. Berpegangan pada fakta, data dan persoalannya.
7. Tepat pada waktunya.

Lain lain.
a. Dalam laporan dapat dilampirkan : photo-photo kegiatan, tanda bukti, surat-surat
keterangan dan sebagainya ( copy )
b. Untuk mempermudah penyusunan laporan sebaiknya tetap mengacu pada proposal
yang pernah diajukan.
c. Memberikan Laporan kegiatan dengan tembusan kepada satuan/ lembaga yang terkait. (
Mabi, Kwartir, Sponsor dll )

B. Pedoman Pengesahan, pelantikan dan Serah terimah Jabatan

PEDOMAN
PENGESAHAN, PELANTIKAN DAN SERAH TERIMA
JABATAN

BAB 1
PENGESAHAN

Pasal 1
Dewan Pimpinan Pusat
Pengesahan Dewan Pimpinan Pusat IMM dilakukan oleh Pimpinan Pusat Muhammadiyah
dengan ketentuan:
1. Menyerahkan hasil keputusan Muktamar.
2. Melampirkan kelengkapan administrasi pimpinan (biodata lengkap, KTA Muhammadiyah dan
pas photo).
3. Permohonan Pengesahan diajukan paling lambat satu bulan setelah Muktamar.
4. Apabila sampai satu bulan setelah penyerahan hash keputusan Muktamar tersebut tidak ada
jawaban dari Pimpinan Pusat Muhammadiyah tanpa di sertai alasan yang jelas,
maka keputusan di anggap sah.

Pasal 2
Dewan Pimpinan Daerah
Pengesahan Dewan Pimpinan Daerah dilakukan oleh Dewan Pimpinan Pusat, setelah di

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page31


setujui oleh Pimpinan Wilayah Mummadiyah dengan ketentuan:
1. Menyerahkan hasil keputusan Musyawarah Daerah.
2. Melampirkan kelengkapan administrasi pimpinan (biodata lengkap.KTA
Muhammadiyah dan pas photo).
3. Permohonan Pengesahan diajukan paling lambat 15 (lima belas) hari setelah
Musyawarah Daerah.
4. Apabila sampai 15(lima belas) hari sesudah penyerahan hasil keputusan Musyawarah Daerah
tersebut belum ada jawaban dan Dewan Pimpinan Pusat, maka keputusan dianggap sah.

Pasal 3
Pimpinan Cabang
Pengesahan Pimpinan Cabang dilakukan oleh Dewan PimpinanDaerah dengan setelah
disetujui oleh Pimpinan Daerah Muhammadiyah dengan ketentuan:
1. Menyerahkan hasil keputusan Musyawarah Cabang.
2. Melampirkan kelengkapan admistratif pimpinan (biodata lengkap, KTA
Muhammadiyah dan pas photo)
3. Permohonan Pengesahan di ajukan paling lambat 15 (lima belas) hari setelah Musyawarah
Cabang.
4. Apabila sampai 15 (lima belas) hari sesudah penyerahan hasil keputusan Musyawarah Cabang
tersebut belum ada jawaban dari Dewan pimpinan Daerah, maka keputusan di anggap sah.

Pasal 4
Pimpinan Komisariat
Pegesahan Pimpinan Komisariat dilakukan oleh Pimpinan Cabang dengan ketentuan:
1. Menyerahkan hasil keputusan Musyawarah Komisariat.
2. Melampirkan kelengkapan administrasi pimpinan (biodata lengkap, KTA
Muhammadiyah dan pas photo)
3. Permohonan Pengesahan diajukan paling lambat 15 (lima belas) hari setelah Musyawarah
Komisariat.
4. Apabila sampai 15 (lima belas) hari sesudah penyerahan hasil keputusan Musyawarah
Komisariat tersebut belum adajawaban dari Pimpinan Cabang, maka keputusan di anggap
sah.

BAB II
PELANTIKAN

Pasal 5
Pelaksanaan Pelantikan Pimpinan masing-masing di lakukan oleh :
1. Dewan Pimpinan Pusat oleh Pimpianan Pusat Muhammadiyah.
2. Dewan Pimpinan Daerah oleh Dewan Pimpinan Pusat.
3. Pimpinan Cabang oleh Dewan Pimpinan Daerah.
4. Pimpinan Komisariat oleh Pimpinan Cabang.

Pasal 6
Pelantikan pimpinan dilaksanakan setelah terbentuk pimpinan lengkap dan telah disahkan oleh
pimpinan yang berwewenang dengan surat keputusan.

Pasal 7
Ikrar Pelantikan
Pelantikan pimpinan dilakukan dengan pembacaan ikrar lantikan, dipimpin oleh

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page32


yangmelantik dan diikuti secara bersama oleh yang dilantik. Naskah pelantikan sebagaimana di
maksud dalam ketentuan ini sebagaimana terlampir.

Pasal 8
Setelah pelantikan pimpinan dilanjutkan dengan penandatanganan berita acara
pelantikan yangdi buat oleh pimpinan lama. Naskah berita acara yang dimaksud ketentuan
sebagaimana terlampir.

C. Pedoman Persidangan

PEDOMAN PERSIDANGAN
IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH (IMM)

BAB I
PENGERTIAN

Pasal 1
1. Persidangan adalah forum pertemuan formal organisasi yang jabarkan dalam bentuk rapat.
2. Rapat adalah pertemuan resmi pimpinan organisasi.

BAB II
DASAR DAN TUJUAN

Pasal 2
Persidangan ini didasakan Pada :
1. Anggaran Dasar IMM BAB IV pasal 12 point a, b, c, d, f.
2. Anggaran Rumah Tangga IMM pasal 24 dan 27 ayat 1, 3, 4, 5.

Pasal 3
Tujuan persidangan adalah untuk mengambil keputusan terhadap sesuatu yang menyangkut
kepentingan organisasi.

BAB III
JENIS DAN MATERI PERSIDANGAN

Pasal 4
Persidangan yang sebagaimana yang dimaksud dalam pasal 1 adalah :
1. Rapat Pleno adalah forum pertemuan resmi seluruh unsur pimpinan di tingkat
masing-masing bersama dengan Ketua Umum setingkat dibawahnya kecuali
Pimpinan Komisariat.
2. Rapat DPP/DPD/PC/PK adalah forum pertemuan resmi seluruh unsur pimpinan baik
struktur maupun fungsional di tingkat masing-masing.
3. Rapat Pimpinan adalah forum pertemuan resmi unsur pimpinan struktural di
tingkat masing-masing.
4. Rapat Harian adalah forum pertemuan resmi seluruh unsur pimpinan harian di
tingkat masing-masing.
5. Rapat koordinasi adalah forum pertemuan resmi Ketua-Ketua Bidang dengan pimpinan
umum di tingkat masing-masing.
6. Rapat Bidang adalah forum resmi Ketua Bidang dengan unsur Departemen dan
Lembaga fungsional yang berada dibawahnya.

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page33


7. Rapat Khusus adalah forum pertemuan resmi secara terbatas antara Departemen dan
Lembaga fungsional yang dibawahinya.

Pasal 5
Materi Persidangan :
c. Materi Rapat Pleno adalah berkenaan dengan Kebijakan Umum dan
pengembangan organisasi di wilayah kewenangan masing-masing tingkat pimpinan.
d. Materi Rapat DPP/DPD/PC/PK adalah berkenan dengan Strategi dan Kebijakan Umum
pimpinan di tingkat masing-masing tentang pelaksanaan program kerja.
e. Materi Rapat Pimpinan adalah berkenaan dengan kebijakan intern organisasi di tingkat
masing-masing.
f. Materi Rapat Harian adalah berkenan dengan kebijaksanaan pimpinan terhadap
penyelenggaraan rutin organisasi dan masalah yang berkembang.
g. Materi Rapat Koordinasi adalah berkenaan dengan evaluasi koordinasi dan monitoring
terhadap pelaksanaan program kerja masing-masing Bidang.
h. Materi Rapat Bidang adalah berkenaan dengan kebijaksanaan pimpinan masing-masing
Bidang terhadap proses operasional program Bidang.
i. Materi Rapat Khusus adalah berkanaan dengan kebijaksanaan dan penyelenggaraan
terhadap masalah-masalah khusus organisasi.

BAB IV
MEKANISME PERSIDANGAN

Pasal 6
Persidangan sah apabila peserta sidang telah diundang secara resmi pimpinan.

Pasal 7
Yang berhak mengundang setiap persidangan sebagaimana yang dimaksud dalam pasal 4
adalah :
1. Pimpinan Umum organisasi, kecuali rapat Bidang, oleh Ketua Bidang.
2. Dalam keadaan khusus dapat diundang oleh pimpinan yang ditunjuk dan atau yang
dimandatkan olah pimpinan Umum masing-masing tingkat kecuali rapat Bidang, oleh
Ketua Bidang.

Pasal 8
Setiap persidangan dipimpin oleh seorang ketua dan sekretaris sid ang dan
bertanggungjawab terhadap kelancaran persidangan.

Pasal 9
Persidangan sah mengambil keputusan apabila telah diikuti oleh peserta sidang yanghadir
bedasarkan quorum 1/2 +1.

Pasal 10
Setiap keputusan yang diambil dalam persidangan harus diterima secara bertanggungjawab oleh
seluruh pimpinan yang terkait

Pasal 11
Setiap keputusan yang diambil dalam persidangan harus diketahui oleh seluruh unsur pimpinan baik
lisan maupun tulisan.

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page34


Pasal 12
Dalam keadaan khusus atau luar biasa pimpinan dapat mengambil kebijakan sesuai dengan tingkat
wewenang dan urgensi masalah.
Pasal 13
Setiap keputusan yang diambil di luar persidangan yang menyangkut kebijakan
organisasi harus dilaporkan kembali dalam persidangan.

Pasal 14
Setiap persidangan dalam IMM dimulai dengan membaca basmalah dan ditutup
dengan hamdallah.

BAB V
PEMAKAIAN PALU SIDANG

Pasal 15
Pemakaian Palu sidang
1. Satu kali ketukan, digunakan untuk :
a. Memutuskan suatu ketetapan yang merupakan bagian dari keseluruhan yang akan
diputuskan.
b. Menskorsing Sidang dalam waktu 1 x 15 menit atau 2 x 15 menit.
c. Memperingatkan peserta sidang.
2. Dua Kali ketukan, digunakan untuk :
a. Memutuskan suatu ketetapan yang menyeluruh.
b. Menskorsing sidang 1 x 30 merit atau 2 x 30 menit.
c. Mencabut skorsing sidang 1 x 30 menit atau 2 x 30 menit.
3. Tiga kali, digunakan untuk:
a. Membuka dan menutup acara secara resmi.
b. Menskorsing sidang 1 x 24 jam, 3 x 24 jam, 3 x 24 jam atau waktu yang tidak di
tentukan.

BAB VI
PENUTUP

Pasal 16
Pedoman Persidangan ini berlaku sejak ditetapkan dan hal-hal lain yang belum di atur dalam
pedoman persidangan ini akan diatur kemudian dengan tidak bertentangan peraturan di atasnya.

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page35


Lampiran : Naskah Pelantikan

NASKAH PELANTIKAN

Dengan nama Allah Yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang




Aku bersaksi bahwa Tiada Tuhan Selain Allah Dan aku bersaksi bahwa Muhammad adalah
Rasul Utusannya



Aku rela Allah sebagai Tuhanku, Islam Sebagai Agamaku, Dan Muhammad sebagai Nabi
dan Rasulku

Dengan ini saya berjanji :


1. Akan senantiasa patuh dan taat pada perintah Allah dan menjauhi larangan-Nya serta
melaksanakan amanah Rasulullah
2. Akan senantiasa melindungi dan menjaga nama baik ikatan dan persyarikatan
Muhammadiyah
3. Akan senantiasa patuh dan taat serta tunduk pada aturan yang berlaku di Ikatan dan
persyarikatan serta negara Republik Indonesia
4. Akan senantiasa menjalankan amanah kepemimpinan ini dengan sejujur-jujurnya dan
seadil-adilnya

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page36


Lampiran : Susunan Acara Pelantikan

SUSUNAN ACARA PELANTIKAN

1. Pembukaan
2. Pembacaan Kalam Ilahi
Oleh : .
3. Menyanyikan Lagu Indonesia Raya dan Mars IMM
(Hadirin Di Mohon Berdiri)
4. Laporan Ketua panitia
Oleh : .
5. Pembacaan Surat Keputusan
Oleh : kakanda DPP IMM
6. Pelantikan dan pengambilan Sumpah
(Kepada Nama-nama yang telah disebutkan namanya diharapkan maju kedepan)
7. Penandatanganan dan serah terima jabatan kepemimpinan
8. Pidato wada DPD IMM demisioner
Oleh : IMMawan
9. Pidato iftitah DPD IMM defenitif
Oleh : IMMawan.
10. Sambutan :
DPD IMM ...............................................................
DPP IMM
Amanat PWM
11. Istirahat dan Penutup

( Selanjutnya Acara diserahkan Kepada Steering Committee )

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page37


Lampiran : Berita Acara Serah Terima Jabatan

BERITA ACARA
SERAH TERIMA JABATAN
DEWAN PIMPINAN DAERAH
IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH
.

Yang bertanda Tangan dibawah ini:

1. Nama : ..
Jabatan : Ketua DPD IMM Periode
Selanjutnya disebut pihak pertama (I)

2. Nama : .
Jabatan : Ketua DPD IMM . Periode ..
Yang selanjutnya disebut pihak Kedua (II)

Pada hari ini Senin Tanggal M, bertepatan dengan Tanggal


. H. Bertempat di Gedung ..
Kedua belah pihak sepakat untuk melaksanakan serah terima jabatan kepemimpinan Dewan
Pimpinan Daerah Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah .
sebagaimana diktum tersebut diatur dalam Subyek Memorandum Of Understanding (MOU)
sebagai berikut:

Pihak Pertama:
Pihak pertama bertindak sebagai Dewan Pimpinan Daerah IMM ..
Menyerahkan Kepemimpinan Dewan Pimpinan Daerah Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah
Periode..

Pihak Kedua:
Pihak Kedua Menerima Kepemimpinan Dewan Pimpinan Daerah Ikatan Mahasiswa
Muhammadiyah Periode .., serta segala hal yang
berkenaan dengan Wewenang, Kepemimpinan dan Kekayaan Organisasi Menjadi
Tanggunjawab Pihak Kedua.

Billahi Fii Sabilil Haq Fastabiqul Khairat

., H
M

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page38


Pihak Pertama Pihak Kedua

______________ _____________

Saksi- Saksi

Saksi Pertama Saksi Kedua

............. .............

Pedoman Administrasi IMM 2015 Page39