2. Un panou n mijlocul ferestrei, din care putem alege fie crearea unei baze de
date (Baz de date necompletat), fie un ablon dorit pentru noua
baz de date;
3. Panoul Deschidere baz de date recent (n dreapta), n care
putem alege baza de date pe care dorim s o deschidem.
3.1.2. nchiderea aplicaiei
4. INTERFAA CU UTILIZATORUL
4.1. Funcia Help
Funcia de Help se
activeaz folosind butonul
Ajutor Excel, ,
afiat n colul din dreapta-
sus al ferestrei de
document sau tasta F1.
Se va afia o fereastr n
care, n zona de editare test
de lng butonul
Cutare, vom tasta
cuvntul sau cuvintele-cheie pe care le cutm, apoi vom folosi tasta Enter sau
butonul Cutare.
Sistemul va afia o list cu legturi spre toate capitolele de Help care conin textul
cutat.
Fereastra Ajutor Excel e o fereastr distinct i, de aceea, o putem minimiza
sau, dac nu mai avem nevoie de ea, o vom nchide ca pe orice fereastr.
Textul din fereastra de Ajutor Excel poate fi copiat n orice alt fereastr.
5. TABELE
Un tabel dintr-o baz de date Microsoft Access 2007 este organizat pe rnduri
(numite nregistrri sau articole) i coloane (numite cmpuri).
Tabelele pot fi considerate, ntr-o oarecare msur, analoage cu foile de calcul
dintr-un registru Excel iar baza de date analoag cu ntregul registru.
Cmpurile, mpreun cu tipurile de date stabilite pentru ele, reprezint structura
tabelului.
Cmp 1 Cmp 2 Cmp 3 ... Cmp n
Structura Nume Prenume Data_n ... Telefon
Articol 1
Articol 2
Spre deosebire de tabelele din Microsoft Word sau Excel, unde puteam introduce
orice valoare n orice celul, n Microsoft Access 2007 trebuie s specificm de la
nceput ce fel de valori vom introduce n fiecare coloan, urmnd ca acesta s
Access 2007 Modul A Pagina 6
octei).
AutoNumerotare Un cmp de tipul AutoNumerotare conine
o valoare ntreag pe care Microsoft Access
2007 o completeaz automat pentru fiecare
nregistrare adugat la tabel.
Completarea se poate face n dou moduri:
Incremental crete cu 1 de la un
articol la urmtorul;
Aleator fiecare articol primete o
valoare aleatoare pentru acel cmp.
Indiferent de variant, Microsoft Access
2007 ne asigur c nu vor exista dou articole
cu aceeai valoare pentru un cmp de tip
AutoNumerotare4 dar valorile nu pot fi
actualizate.
Atenie! Nu pot exista dou cmpuri de
tip AutoNumerotare n acelai tabel,
chiar dac se folosesc variante distincte
pentru ele.
Da/Nu Cmpurile de tip Da/Nu sunt cmpuri
(Yes/No) folosite pentru a exprima cazuri n care nu
exist dect dou situaii: DA sau NU, de
exemplu: Adevrat/Fals, Da/Nu,
Activat/Dezactivat.
Indiferent de variant, Microsoft Access
2007 consider un astfel de cmp drept cmp
numeric, folosind valoarea 1 pentru DA i 0
pentru NU.
Date Dat/Or Pentru date calendaristice, n domeniul 1
calendaristice ianuarie 100...31 decembrie 9999.
Obiecte mari Obiect OLE Cmpurile obiect OLE creeaz imagini
bitmap ale documentului original sau a
obiectului respectiv, apoi afieaz acea
imagine bitmap n cmpurile din tabel i n
controalele raportului sau formularului.
Documentul poate fi un desen, un fiier
audio, o foaie de calcul etc.
Cmpurile de acest tip nu pot fi cheie i nu
pot participa la un index. Obiectele din aceste
cmpuri pot fi nglobate n cmp sau legate
4
Din pcate, la tergerea unui articol, valoarea unui astfel de cmp nu se actualizeaz automat (ea
nu reprezint numrul de articol dect la introducere). De exemplu, dac un cmp are, n ordine,
valorile 1, 2, 3 pentru primele trei articole i se terge articolul cu valoarea 2, valoarea 3 nu va deveni 2
(dei valoarea 2, tears, nu se va mai atribui vreodat altui articol).
Access 2007 Modul A Pagina 8
de cmp.
Adrese Hyperlink Este un text sau o combinaie numere-text,
Internet stocat ca text i folosit ca adres a unei
pagini de Web sau drept cale spre un fiier
spre harddiscul local/un harddisc din
intranet-ul local.
Ataare Ataare Permite crearea unui cmp n care se
realizeaz o legtur spre un fiier de pe disc.
Folosind un cmp de acest tip, putem
modifica direct fiierul respectiv.
Informaii Expert cutare De fapt, nu este un tip adevrat de date.
legate Creeaz cmpuri care permit utilizatorului s
aleag o valoare din alte tabele sau dintr-o
list de valori.
5
Celelalte variante nu permit specificarea direct a tipurilor de date ale cmpurilor.
6
Se poate folosi i butonul Nou (New) din bara de instrumente i, n dialogul afiat, se alege
varianta Vizualizare proiect (Design view).
7
Numele nu poate conine puncte (.), semnul exclamrii, paranteze mari, spaii iniiale i caractere
neimprimabile.
Access 2007 Modul A Pagina 9
OBSERVAII
1. n cazul tipului Text, Access 2007 ne propune lungimea de 50 de
caractere pentru cmp, valoare care poate fi modificat la
Dimensiune cmp (Field Size).
2. n cazul tipului principal Number, subtipul se alege de la
Dimensiune cmp (Field Size).
Caracteristicile opionale pentru cmpul curent pot fi specificate n partea
inferioar a ferestrei, n zona Proprieti cmpuri (Field
Properties):
Dimensiune cmp (Field Size) numrul maxim de poziii ce
pot fi memorate n acel cmp (pentru valorile posibile pentru fiecare tip
de dat, v. tabelul cu tipurile de date de mai sus);
Format formatul de afiare ulterioar a datelor, cum ar fi:8
9
Se folosete mai ales cnd numele cmpului este codificat de exemplu, un cmp care conine
un nume de persoan se numete C04. n acest caz, la crearea ulterioar a unui raport/formular sau la
afiarea coninutului tabelului, Access va folosi, n locul lui C04, numele specificat la Legend ca
etichet pentru cmp.
Access 2007 Modul A Pagina 11
Exemple:
S se creeze tabelele PERSONAL i FUNCII cu urmtoarele structuri:
PERSONAL FUNCII
Nume cmp Tip de date Lungime Nume cmp Tip de date Lungime
Nr crt AutoNumerotare Incremental Funcia Numr ntreg lung
Marca Text 3 Denumire funcie Text 15
CNP
Nume Text 15
Prenume Text 20
Data naterii Dat/Or
Data angajrii Dat/Or
Studii Da/Nu
Adresa Memo
Funcia Numr ntreg lung
Salariul Numr Simpl precizie
face cu Ctrl+apostrof.
Valorile de tip AutoNumerotare se confirm cu Enter.
Pentru a copia/muta valoarea dintr-un cmp dintr-o nregistrare ntr-un
cmp din alt nregistrare putem folosi EditCopy/Cut dup ce am
selectat valoarea-surs, urmat de EditPaste n celula destinaie. Se
pot folosi i butoanele corespunztoare din bara de instrumente.
Introducerea datelor calendaristice se face, n mod standard, n formatul
zz/ll/aa dar se recomand ca anul s fie tastat pe 4 cifre, chiar dac, n
final, Microsoft Access 2007 l va afia, eventual, doar pe dou cifre.
Activarea/dezactivarea comutatorilor care apar pentru cmpurile de tip
Da/Nu se face fie cu bara de spaiu, fie cu mouse-ul.
Oricare ar fi modificarea fcut, putem anula ultima operaie folosind
EditAnulare cmp/nregistrare curent
(EditUndo) sau butonul cu acelai nume imediat dup operaia
respectiv.
3. tergerea unei nregistrri se face prin selectarea ei urmat de tasta Delete
sau cu EditDelete Record sau folosind butonul Delete din
bara de instrumente, dup care se confirm tergerea (Atenie, nu exist
Undo!).
Exemplu: S se introduc n tabelul PERSONAL cel puin
10 nregistrri, cu dubluri pentru cmpul Funcia. n
tabelul FUNCII vor exista attea nregistrri cte coduri
distincte de funcii exist n tabelul PERSONAL.
11
Valorile constante tip dat calendaristic trebuie specificate ntre caractere # (ca n #05/07/1964),
cele de tip text ntre ghilimele (ca n "Popescu") iar cele de tip Da/Nu ca -1 sau 0 (corespunztor lui Da
respectiv Nu).
Access 2007 Modul A Pagina 15
FormatFont, dup care se aleg parametrii dorii. Dialogul afiat este asemntor
celui de la Word i Excel, dar sunt mai puine opiuni.
Se poate folosi i bara de formatare, care se activeaz cu
ViewToolbarsFormatting (Datasheet).
Parametrii privind fontul se pot stabili numai pentru ntregul tabel, nu i pentru
anumite coloane, linii, celule, domenii etc.
6.9. Filtre
Cnd lucrm cu un tabel cu multe nregistrri, putem stabili un filtru prin care vom
obliga Microsoft Access 2007 s afieze numai nregistrrile care ndeplinesc o
anumit condiie (de exemplu, dorim ca n tabelul afiat s apar numai nregistrrile
pentru care prenumele este Nicolae).
Exist mai multe tipuri de filtre:
Filtre care afieaz numai nregistrrile care, n cmpul curent, au valoarea
respectiv se creeaz dup plasarea cursorului ntr-un articol cu valoarea
respectiv, n acel cmp, folosind RecordsFilter by Selection
sau butonul Filter By Selection din bara de instrumente Baza
Access 2007 Modul A Pagina 19
subtipuri:
Da (cu dubluri) permit existena valorilor duplicate n cmpul
respectiv;
Da (fr dubluri) nu pot exista dou nregistrri cu aceeai valoare
sau valori nule pentru cmpul respectiv.
18
n acest caz, la nchiderea ferestrei Access face aceeai verificare ca la indexul cheie primar.
Access 2007 Modul A Pagina 22
19
Cmpurile pentru care a fost definit un index cheie primar sunt afiate cu bold.
Access 2007 Modul A Pagina 23
Modificarea
ulterioar a tipului de
relaie i/sau a
cmpurilor prin care se
face asocierea se
realizeaz dnd un clic
dreapta pe linia de
relaie i folosind Edit
Relationships din
meniul contextual al liniei de relaie. Se va afia acelai dialog, n care putem alege
tabelele din relaie i cmpurile de legtur din fiecare.
tergerea relaiei se face printr-un clic pe linia de relaie i folosirea tastei Delete.
9. INTEROGRI
O interogare este un obiect al bazei de date care ne permite extragerea din unul
sau mai multe tabele a nregistrrilor care satisfac anumite criterii.20 Dup crearea
interogrii, ea poate fi executat ori de cte ori este nevoie, obinnd ca rezultat doar
cmpurile dorite i/sau nregistrrile care satisfac o anumit condiie.
20
Dac e nevoie de date din mai multe tabele, ele trebuie legate prin relaii.
21
Dac, ulterior, vrem s mai adugm un tabel la interogare putem face acest lucru cu
QueryShow table sau cu butonul Show table dup care, din dialogul afiat, alegem
tabelul dorit. De asemenea, dac un tabel devine inutil ntr-o interogare, l putem elimina selectndu-l
din subfereastra superioar i folosind QueryRemove Table sau tasta Delete.
Access 2007 Modul A Pagina 24
OBSERVAII
1. Dac la interogare particip dou sau mai multe tabele, n listele
ascunse de la Cmp Acces va prefixa numele fiecrui cmp cu numele
tabelului din care provine cmpul respectiv (de exemplu,
personal.funcia nseamn c se va afia cmpul Funcia din
tabelul PERSONAL iar functii.funcia nseamn c se va afia
cmpul Funcia din tabelul FUNCII).
2. Numele tabelului din care provine fiecare cmp este afiat pe linia
Tabel (Table).
3. Ordinea n care sunt alese cmpurile are importan, n sensul c va fi
ordinea n care vor fi afiate cmpurile n rezultatul interogrii. Dac
actuala ordine nu e cea dorit, putem muta cmpurile ca pe orice
coloan dintr-o fereastr de date.
Schimbarea ordinii de afiare a cmpurilor se face la fel ca la ferestrele de date.
9.1.2. Testarea interogrii
Se recomand ca de oricte ori facem o modificare asupra unei interogri s
verificm dac rezultatele sunt cele dorite.
Pentru aceasta putem folosi QueryRun sau butonul Run din bara de
instrumente. Se va afia o fereastr cu rezultatul interogrii.
Revenirea la fereastra de proiectare se face cu ViewDesign View sau cu
butonul Vizualizare (View) din bara de instrumente.
OBSERVAIE
Se va evita, dup testare, nchiderea ferestrei cu rezultate, operaie care ne
va ntoarce la fereastra principal a bazei de date.
9.1.3. Ordonarea rezultatelor dup unul sau mai multe criterii
Dac dorim ca n rezultatul interogrii nregistrrile s fie ordonate dup unul sau
mai multe criterii, vom folosi lista ascuns Sortare (Sort) pentru cmpul care
constituie criteriu de sortare, din care vom alege ordinea n care se face sortarea
(Ascendent Ascending, Descendent Descending, nesortat
unsorted).
Putem alege mai multe cmpuri drept criteriu de sortare, dar trebuie s inem cont
c:
Ordinea n care sunt alese aceste criterii este important, n sensul c al
Access 2007 Modul A Pagina 25
doilea criteriu va avea efect numai dac pentru primul exist valori duplicat.
Cmpul care este criteriu principal de sortare trebuie s fie n stnga
cmpului criteriu secundar (nu neaprat vecine).
Exemplu: S se ordoneze rezultatele interogrii
cresctor dup Studii i descresctor dup Nume.
9.1.4. Ascunderea/reafiarea unor cmpuri din rezultat
Putem impune ca anumite cmpuri s nu se afieze, dezactivnd comutatoarele
corespunztoare cmpurilor respective din linia Afiare (Show).
Reafiarea se face prin activarea comutatoarelor.
9.1.5. Specificarea nregistrrilor care vor aprea n rezultatul
interogrii
n mod normal, n rezultatul interogrii apar toate articolele din tabelele selectate
iniial. Putem impune prezentarea n rezultat numai a articolelor care satisfac anumite
condiii.
Pentru aceasta, n linia Criterii (Criteria) de sub cmpul respectiv vom
specifica o condiie de selectare a nregistrrilor. n rezultat vor aprea numai
nregistrrile care satisfac condiia respectiv.
Condiia const, n general, n compararea a dou valori: cea din cmp i valoarea
pe care o specificm.
REGUL
Constantele de tip text trebuie introduse ntre ghilimele iar cele de tip dat
calendaristic ntre caractere diez (#).
Pentru comparare se pot folosi urmtorii operatori:
= valoare Rezultatul va conine numai articolele pentru care
cmpul are valoarea specificat.
Exemplu: =2 sub cmpul Funcia i va extrage
numai pe cei care au funcia 2.
< valoare Rezultatul va conine numai articolele pentru care
cmpul are o valoare mai mic dect cea
specificat.
Exemplu: <3 sub cmpul Funcia i va extrage
numai pe cei care au funcia 1 sau 2.
> valoare Rezultatul va conine numai articolele pentru care
cmpul are o valoare mai mare dect cea
specificat.
Exemplu: >2 sub cmpul Funcia i va extrage
numai pe cei care au funcia cel puin egal cu 3.
<= valoare Rezultatul va conine numai articolele pentru care
cmpul are o valoare cel puin egal cu cea
specificat.
>= valoare Rezultatul va conine numai articolele pentru care
cmpul are o valoare cel mult egal valoarea
specificat.
Access 2007 Modul A Pagina 26
25
Datele calendaristice vor fi afiate, ulterior, la Criteria, ntre caractere diez (#).
Access 2007 Modul A Pagina 29
10.FORMULARE
Formularele reprezint interfaa
principal ntre utilizator i o baz de
date Access 2007. Ele sunt obiecte
componente ale bazei de date care
permit introducerea i modificarea
datelor ntr-o manier mai atractiv
dect modul de afiare Datasheet View, discutat mai sus.
10.6. Crearea unui formular prin care utilizatorul s aib acces numai
la anumite nregistrri
Prin metoda de mai sus, utilizatorul va avea acces prin intermediul formularului la
toate nregistrrile din tabelele selectate.
Dac dorim s crem un formular prin care s avem acces numai la anumite
nregistrri, trebuie s parcurgem doi pai majori:
1. Crearea unei interogri prin care s impunem condiiile de selectare
respective a nregistrrilor, eventual cmpurile dorite i ordinea de selectare a
nregistrrilor.
2. Crearea formularului se procedeaz ca mai sus, singura diferen fiind c la
pasul 1 nu se aleg tabelele din care provin nregistrrile, ci interogarea
respectiv.
Exemplu: S se creeze un formular la care utilizatorul
s aib acces numai la persoanele cu studiile DA (-1).
Access 2007 Modul A Pagina 33
11. RAPOARTE
Un raport este un obiect din baza de date care permite extragerea datelor din unul
sau mai multe tabele, n general n scopul listrii.
Ca i la interogri i la formulare, pentru crearea i gestionarea rapoartelor exist
butonul Rapoarte (Reports) n fereastra bazei de date care determin afiarea
unei liste cu rapoartele existente n baza de date.
din bara de
instrumente. Access
Access 2007 Modul A Pagina 37
26
n cazul tabelelor i formularelor, pentru a folosi Page Setup, trebuie s deschidem nti
obiectul.
Access 2007 Modul A Pagina 40
Cuprins
1. CONCEPTE GENERALE PRIVIND BAZELE DE DATE................................
1.1. Noiunea de SGBD..................................................................................................
2. ORGANIZAREA UNEI BAZE DE DATE ACCESS 2007...............................
3. PRIMII PAI N LUCRUL CU BAZELE DE DATE........................................
3.1. Deschiderea i nchiderea unei aplicaii de baze de date
(Microsoft Access 2007)......................................................................................................
3.2. Crearea unei baze de date.......................................................................................
3.3. nchiderea unei baze de date...................................................................................
3.4. Deschiderea unei baze de date................................................................................
4. UTILIZAREA FUNCIEI HELP.................................................................
5. AFIAREA I ASCUNDEREA BARELOR DE INSTRUMENTE
4
6. TABELE (ENTITI)................................................................................
6.1. Tipuri de date n Microsoft Access 2007.................................................................
6.2. Crearea unui tabel...................................................................................................
6.3. Adugarea, modificarea i tergerea nregistrrilor dintr-un
tabel 8
6.4. Modificarea structurii unui tabel............................................................................
6.4.1. Crearea unei reguli de validare pentru un cmp......................................................................
6.5. tergerea unui tabel din baza de date....................................................................
7. MODIFICAREA ASPECTULUI UNEI FERESTRE CU DATE
11
7.1. Schimbarea dimensiunilor coloanelor i liniilor...................................................
7.2. Schimbarea ordinii de afiare a cmpurilor..........................................................
7.3. Blocarea unui cmp pe ecran................................................................................
7.4. Ascunderea i reafiarea cmpurilor.....................................................................
7.5. Liniile de gril i culoarea de fond.......................................................................
7.6. Modificarea parametrilor de font pentru cmpurile din fereastr
13
7.7. Sortarea nregistrrilor din tabel..........................................................................
7.8. Cutarea unei valori ntr-un tabel.........................................................................
7.9. Filtre......................................................................................................................
8. INDEXAREA UNUI TABEL......................................................................
8.1. Crearea, modificarea i tergerea unui index cheie primar................................
8.2. Crearea, modificarea i tergerea unui index normal...........................................
Access 2007 Modul A Pagina 41