LA REDACCIN DE HALLAZGOS DE AUDITORA

Durante el proceso de la auditora que se lleva a cabo en las entidades,

departamentos, unidades, secciones, oficinas entre otras, del Sector Pblico
y privado, se deben comunicar oportunamente los hallazgos a las personas
comprometidas en los mismos, a fin que en un plazo fijado, presenten sus
aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente, para su
evaluacin oportuna y consideracin en el informe correspondiente.

Los hallazgos de auditora se refieren a presuntas deficiencias o

irregularidades, identificadas como resultado de la aplicacin de los
procedimientos de auditora.

QU ES UN HALLAZGO?
La palabra hallazgo tiene muchos significados y connotaciones, adems
transmite una idea diferente a distintas personas. En auditora: se les emplea
en un sentido crtico y se refiere a cualquier situacin deficiente y relevante
que se determine mediante procedimientos de auditora sobre reas crticas.

Surgen de un proceso de comparacin entre lo que debe ser y lo que es. El

trmino hallazgo no abarca las conclusiones del auditor basadas en el anlisis
del significado e importancia de los hechos y otra informacin, y las
recomendaciones y disposiciones resultantes, es decir, un hallazgo es la base
para una o ms conclusiones, recomendaciones y disposiciones pero stas no
constituyen parte del mismo.

REQUISITOS BSICOS EN UN HALLAZGO DE AUDITORA

Los siguientes constituyen los requisitos bsicos de cualquier hallazgo de
auditora:

Importancia relativa que amerite su desarrollo y comunicacin formal.

Basado en hechos y evidencias precisos que figuren en los papeles de
trabajo.
Objetivo, al fundamentarse en hechos reales.
Basado en una labor de auditora suficiente para respaldar las
conclusiones resultantes.
Convincente para una persona que no ha participado en la ejecucin de
la auditora.
Conviene destacar que un hallazgo no es favorable a la entidad auditada. La
cantidad de labor necesaria para desarrollar y respaldar un hallazgo depende
de las circunstancias y el juicio profesional del auditor.

Es importante que la presentacin del hallazgo no conduzca a conclusiones

errneas y que su contenido est plenamente justificado por la labor de
auditora efectuada.

FACTORES A SER CONSIDERADOS AL DESARROLLAR LOS

HALLAZGOS DE AUDITORA
Los auditores que participen en el equipo de auditora, deben estar
capacitados en las tcnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y
tener un punto de vista realista para hacer juicios y llegar a conclusiones. Los
factores que se deben tener en cuenta son los siguientes:

Las condiciones y circunstancias existentes al momento en que ocurri

el hecho o se efectu la transaccin bajo examen y no aquellas
existentes al momento de efectuar el examen.
La ndole, complejidad y magnitud de las operaciones que se estn
evaluando. A pesar de que el auditor siempre est interesado en
mejorar el rendimiento, no hay que pensar que debe criticarse
cualquier asunto que no es perfecto. El adoptar un punto de vista de
esta naturaleza, no significa que no se informar a la administracin de
la entidad sobre asuntos importantes, junto con las recomendaciones y
disposiciones para lograr mejoras.
La necesidad de someter el hallazgo potencial o un anlisis honesto y
crtico .La prctica de hacer el papel de abogado del diablo es muy
til para identificar puntos dbiles en los hallazgos potenciales. Por lo
tanto, el auditor debe observar normas muy altas de objetividad y
estar en guardia para evitar hallazgos que requieren gran inversin de
tiempo y esfuerzo al tratar de desarrollarlos adecuadamente, sin
alcanzar buenos resultados.
La labor de auditora debe ser lo suficientemente completa para
presentar una base slida para las conclusiones, disposiciones y
recomendaciones y para poder demostrar claramente su propiedad y
racionalidad a terceras personas en forma convincente. No se puede
asumir que otros aceptarn las conclusiones, disposiciones y
recomendaciones simplemente porque el auditor las manifiesta.
Diferencias de opinin. Al ejercer las facultades discrecionales, los
funcionarios de la entidad pueden tomar decisiones con las cuales el
auditor no est de acuerdo. No deben criticarse tales decisiones si
parecen estar basadas en consideraciones adecuadas de los hechos
 disponibles en el momento. Tampoco debe criticrselas solamente
porque el auditor tiene una opinin distinta acerca de la naturaleza de
la decisin que deba haber sido tomada.
No se debe sustituir el juicio del auditor o el de los funcionarios de la
entidad. En estas circunstancias, las conclusiones, disposiciones y
recomendaciones deben basarse en los resultados o el efecto de la
decisin en cuanto al programa, operaciones, gastos, entre otros, de la
entidad.

PASOS A SEGUIR EN EL DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS DE

AUDITORA
El proceso de desarrollo de un hallazgo implica por lo regular, los siguientes
pasos:

1. Identificar la condicin o asuntos deficientes, segn se les mida en

comparacin con criterios aceptables, que generalmente son formas
demostradas de hacer mejor las cosas. Algunos criterios aceptables
pueden ser los establecidos por las directivas o polticas de la empresa,
y si stos no han sido establecidos por el auditor tiene que
desarrollarlos y enunciarlos con sumo cuidado.
2. Identificar las lneas de autoridad y de responsabilidad con respecto
a las operaciones implicadas.
3. Determinar las causas de la deficiencia.
4. Comprobar si la deficiencia es un caso aislado o una condicin muy
difundida.
5. Determinar los efectos negativos que produce la deficiencia.
6. Obtener comentarios de las personas u organismos directamente
interesados, que pueden estar afectados en forma adversa por el
hallazgo.
7. Determinar las conclusiones de auditora, con base en la evidencia
acumulada.
8. Determinar las acciones correctivas, disposiciones o recomendaciones
que permitan introducir mejoras. La labor efectuada, la informacin
obtenida y las conclusiones alcanzadas en el desarrollo de los hallazgos
deben estar ampliamente respaldadas y documentadas en los papeles
de trabajo, conforme se va efectuando la labor.

Este paso no debe diferirse nunca hasta que la fase de preparacin del
informe est en proceso. El desarrollo total de un hallazgo exige que se
informe al titular o mxima autoridad de la entidad. Todo el proceso de
desarrollo de un hallazgo requiere la acumulacin de informacin apropiada
para informar adecuadamente de acuerdo con las normas, caractersticas y
requerimientos bsicos de la auditora.

1. Identificar la condicin deficiente y su comparacin con los criterios

establecidos. Este paso incluye la comparacin de operaciones reales
con los criterios o requerimientos establecidos, ya sea en forma de
reglamentos, normas tcnicas, normas de rendimiento, presupuestos
operativos, polticas o directivas del nivel superior de la entidad.
2. Identificacin de las lneas de autoridad y de responsabilidad en la
entidad con respecto a los asuntos deficientes. Es necesario
identificar a las personas directamente responsables de las
condiciones deficientes y los niveles ms altos de responsabilidad para
saber con quin debe discutirse el problema y a quin debe dirigirse
las comunicaciones pertinentes.
3. Determinar las causas de la deficiencia. Resulta de vital inters
identificar y comprender las causas de una deficiencia si se pretende
revisarla en forma imparcial y eficazmente, para sugerir acciones
correctivas efectivas. Debe averiguarse por qu tuvo lugar la situacin
adversa, por qu sigue existiendo y si han establecido procedimientos
internos para evitarla o si aquellos establecidos han sido ineficaces o
mal implantados. En oportunidades al comprender la causa de la
deficiencia, se pueden identificar otros problemas que requerirn ser
revisados durante la auditora.
4. Determinar si la deficiencia es aislada o muy difundida. Esta
determinacin es necesaria para:

Llegar a las conclusiones apropiadas acerca de la importancia

relativa de la deficiencia. Esto es esencial en el esfuerzo por
alentar a los funcionarios de la empresa a tomar medidas
correctivas. Tambin para decidir sobre el nivel jerrquico
apropiado para comunicar el hallazgo.
Emitir recomendaciones o deposiciones apropiadas para que se
tomen acciones correctivas. Si el auditor est convencido de que
la condicin est muy difundida y es probable que vuelva a
ocurrir, debe recomendar a la entidad que tome las medidas
necesarias para impedir errores similares en el futuro, tanto
como identificar y, si es posible, remediar los errores
anteriores. Las pruebas de auditora deben ser suficientes como
para mostrar si la condicin est muy difundida. Sin embargo,
debe recomendarse que la entidad tome las acciones necesarias
para determinar la extensin total de la deficiencia. Aunque un
tipo especfico de deficiencias o irregularidades no sea
 frecuente o no est muy difundido, los casos individuales pueden
ser en ocasiones lo suficientemente importantes, por su
naturaleza, magnitud, o peligro potencial como para requerir su
desarrollo total. As, una condicin adversa percibida en un
programa relativamente nuevo puede no estar muy difundida
an, pero podra tener implicaciones o posibilidades importantes
si no se le elimina oportunamente.
5. Establecer la importancia del hallazgo identificando los efectos
negativos que genera la deficiencia. Deben considerarse
completamente los efectos o importancia del hallazgo. El auditor debe
considerar no slo el resultado inmediato, sino los efectos colaterales,
intangibles u otros, tanto reales como potenciales. Cuando sea posible,
debe determinarse los efectos financieros o la prdida causada por
una deficiencia identificada.
6. Obtener opiniones de los funcionarios y entidades directamente
relacionadas. Una realidad de los resultados de la labor de auditora es
la imparcialidad de la que debe estar revestida, la cual se logra
mediante el anlisis objetivo de las operaciones, y principalmente de la
discusin de las deficiencias con los funcionarios encargados, para
obtener sus comentarios u opiniones, de ser posible debidamente
documentados. Al obtener las opiniones de los funcionarios se acumula
informacin importante difcil de conseguir directamente de los
archivos de la entidad; adems, se logran validar los resultados de la
auditora durante el proceso de ejecucin y permite presentar el
informe del estudio bajo una perspectiva equitativa e imparcial.
7. Determinar las conclusiones de auditora con base en la evidencia
acumulada. Con base en toda la evidencia de auditora desarrollada a
travs de condiciones, criterios, causas, efectos, comentarios de los
funcionarios de la entidad y otra informacin, el auditor debe llegar a
conclusiones concretas sobre cada componente calificado como rea
crtica a ser incluida en el informe de auditora.
8. Determinar las acciones correctivas, disposiciones y
recomendaciones. Los hallazgos y conclusiones normalmente deben
estar seguidos con recomendaciones y disposiciones a los funcionarios
responsables para corregir las deficiencias determinadas o evitar su
reaparicin. No siempre se puede recomendar especficamente las
acciones que eliminarn un defecto. La funcin bsica de auditora es
identificar las deficiencias y prcticas a ser corregidas o fortalecidas.
La administracin de la entidad es responsable de tomar las medidas
pertinentes. Por otra parte, el estudio del problema por el auditor
generalmente ser lo suficientemente amplio como para permitir hacer
 sugerencias constructivas acerca de las medidas correctivas
apropiadas que se deben tomar. Dichas recomendaciones o
disposiciones deben dar como resultado un fortalecimiento de los
procedimientos o prcticas seguidas para evitar la reaparicin de la
deficiencia. Debe considerarse siempre, sin embargo, el costo de la
aplicacin de las medidas recomendadas en relacin con los
beneficios. Es conveniente traer a colacin lo que se establece en el
Artculo 92 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica
y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial
de la Repblica Bolivariana de Venezuela, N 37.347 de fecha, lunes 17
de diciembre de 2001, y que reza entre otros aspectos, que las
mximas autoridades, los niveles directivos, y gerenciales de los
organismos pblicos que no acaten las recomendaciones que contengan
los informes de auditora o de cualquier actividad de control,
comprometen su responsabilidad administrativa.

ATRIBUTOS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORA

Es de importancia primordial que el auditor desarrolle totalmente las
oportunidades de mejoramiento, para poder informar completa y claramente
sobre los hallazgos. Por lo tanto, debe grabar en su memoria los atributos de
un hallazgo de auditora, que son los siguientes:

CONDICIN
CRITERIO
CAUSA
EFECTO

CONDICIN: Situaciones actuales encontradas. Lo que es .Este trmino se

refiere al hecho irregular o deficiencia determinada por el auditor interno,
cuyo grado de desviacin debe ser demostrada y sustentada con evidencias.

CRITERIO: Unidades de medidas o normas aplicables. Lo que debe ser. Es la

norma o estndar tcnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado,
que permiten al auditor tener la conviccin de que es necesario superar una
determinada accin u omisin de la entidad, en procura de mejorar la gestin.

CAUSA: Razones de desviacin. Por qu sucedi? Es la razn fundamental

por la cual ocurri la condicin, o el motivo por el que no se cumpli el criterio
o norma. Su identificacin requiere de la habilidad y juicio profesional del
auditor y es necesaria para el desarrollo de las recomendaciones
constructivas que prevenga la ocurrencia de la condicin. Las causas deben
recogerse de la administracin activa, de las personas o actores responsables
de las operaciones que originaron la condicin, y estas deben ser por escrito,
a los efectos de evitar inconvenientes en el momento de la discusin del
informe, en el sentido de que despus puedan ser negadas por los
responsables, o se diga que tales causas fueron redactadas por el auditor
actuante, sin tener un conocimiento claro y exacto de lo ocurrido.

EFECTO: Importancia relativa del asunto, preferible en trminos monetarios.

La diferencia entre lo que es y lo que debe ser.Es la consecuencia real o
potencial cuantitativa o cualitativa, que ocasiona la observacin, indispensable
para establecer su importancia y recomendar a la administracin activa que
tome las acciones requeridas para corregir la condicin. Siempre y cuando sea
posible, el auditor debe revelar en su informe la cuantificacin del efecto.

ANLISIS SOBRE PREMISAS BSICAS DE LOS ATRIBUTOS

El siguiente esquema es aplicable al considerar las premisas bsicas en las que
se basan los hallazgos de auditora:

a) Si CRITERIO es igual a CONDICIN no hay CAUSA ni EFECTO

b) Si CRITERIO difiere de CONDICIN si hay CAUSA y EFECTO
c) Si hay CAUSA deber existir RECOMENDACIN y deber existir
cuantificacin del EFECTO si es posible.

CONDICIONES MS COMUNES
1) Los criterios no se aplican o logran.
2) Los criterios se estn aplicando o logrando parcialmente.

CRITERIOS TPICOS
a) Disposiciones por escrito:
Leyes y reglamentos.
Instrucciones en forma de planes estratgicos, manuales,
directivas, procedimientos, acuerdos, circulares y otros
similares. Objetivos, polticas y metas.
b) Sentido comn.
c) Experiencia del auditor sobre la materia de estudio.
d) Opiniones independientes de expertos.
e) Prcticas comerciales prudentes.
f) Instrucciones escritas.
g) Experiencias administrativas.
h) Prcticas generalmente observadas.
i) Indicadores de gestin.
j) ndices de desempeo de aos anteriores o de entidades comparables
bajo circunstancias iguales.

CAUSAS TPICAS
a) Falta de capacitacin.
b) Falta de comunicacin (sistema de informacin deficiente).
c) Falta de conocimiento de los requisitos.
d) Negligencia o descuido.
e) Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprcticas.
f) Consciente decisin o instruccin de desviarse de las normas.
g) Falta de recursos humanos, materiales o financieros.
h) Falta de buen juicio o sentido comn.
i) Falta de honestidad.
j) Inadvertencia de beneficios potenciales.
k) Falta de esfuerzo e inters suficiente.
l) Falta de supervisin adecuada.
m) Falta de voluntad para cambiar.
n) Institucin defectuosa o desactualizada.
o) Falta de delegacin de autoridad.
p) Auditora interna deficiente.
q) Acentuada concentracin de autoridad.

Aqu, es conveniente aclarar que no es que las causas deben ser escritas tal
como se estn exponiendo en causas tpicas, lo cual sera ya agregar juicios
de valores por parte de los auditores, y realmente esto es trabajo ya de los
abogados en materia de procedimientos administrativos. No obstante, tales
causas le permitirn al auditor situarse en las posibles respuestas a ser dadas
por la administracin activa.

EFECTOS TPICOS

a) Prdida de ingresos potenciales.

b) Gastos indebidos.
c) Informes o registros poco tiles, poco significativos o inexactos
d) Control inadecuado de recursos o de actividades.
e) Inseguridad en el cumplimiento del trabajo.
f) Desmotivacin del personal.
TABULACIN DE LOS HALLAZGOS
La tabulacin de los hallazgos es para identificar aquellos que se relacionan
con el mismo tema, con el fin de agruparlos o, de ser el caso, integrarlos en
uno solo.

SELECCIN DE HALLAZGOS IMPORTANTES

Cuando se han tabulado los hallazgos, es decir, integrado por temas similares,
se procede a identificar los que tienen mayor importancia para la parte
auditada.

REDACCIN DE HALLAZGOS FINALES

Tomando en consideracin los atributos antes mencionados (condicin,
criterio, causa, efecto), se procede a la redaccin de los hallazgos. Para
efectos de una presentacin ms detallada de cmo deben ser redactados los
hallazgos de auditora, seguidamente presentar unos cuadros que ayudarn
a la comprensin y orientacin de la redaccin de cada uno de los atributos
que deben contener stos, de manera tal que sea entendible por el usuario
del informe.