Anda di halaman 1dari 22

PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM

MENDUKUNG SISTEM INFORMASI

KELOMPOK VI
Disusun Oleh:
NI MADE AYU JUNIANTARI (1607612003)
I MADE GHEBY KUSNADI (1607612009)

Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAk)


Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Udayana
Tahun 2017

1
Peran Teknologi Informasi Dalam Mendukung Sistem
Informasi

A. Sistem Enterprise resource planning (ERP) dan Modul


Enterprise resource planning merupakan perkembangan terbaru dari suatu
pendesainan untuk mengatasi keberadaan dari berbagai macam pengaplikasian sistem yang
kurang efisien. Enterprise resource planning menitikberatkan pada kebutuhan cross-
functional integration. Dengan demikian pengertian enterprise resource planning dari James
A. OBrien (2009:194) adalah: enterprise resource planning is a cross-functional
enterprise system driven by an integrated suite of software modules that support the basic
internal business processes of a company.
Sedangkan pengertian enterprise resource planning menurut James A. Hall
(2009:565) adalah enterprise resource planning system are multiple module software
packages that evolved primarily from traditional manufacturing resource planning (MRP II)
systems. Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem enterprise merupakan sistem yang
terintegrasi antara modul-modul dalam suatu perusahaan yang digunakan untuk
meningkatkan keefisienan pelaksanaan aktivitas operasional dalam suatu perusahaan.
Sistem enterprise resource planning (ERP) merupakan suatu sistem yang
mengintegrasikan semua aspek aktivitas organisasi seperti akuntansi, keuangan, pemasaran,
sumber daya manusia, manufaktur, manajemen persedian dan lainnya ke dalam suatu sistem.
Sistem ERP mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data dan memberikan informasi
yang diperlukan manajer dan pihak eksternal untuk mengukur perusahaan. ERP terkordinasi
dengan baik menggunakan database terpusat untuk berbagai informasi diseluruh proses
bisnis maupun mengkoordinasikan aktivitas. Seperti ditunjukkan dalam Gambar 1.1.

2
Gambar 1.1. Sistem ERP Perusahaan
Sistem ERP bersifat modular, dengan setiap modul menggunakan praktik bisnis terbaik
unuk mengotomatiskan proses bisnis standar. Dalam implementasi sistem enterprise
resource planning perusahaan mempunyai dua pilihan untuk pengintegrasian sistem
informasinya, yaitu:
a. Push manufacturing, yaitu ramalan penjualan memicu perubahan pada production
plan dan barang diproduksi dengan batch yang besar. Push manufacturing juga
sering disebut sebagai Manufacturing Resource Planning (MRP)
b. Pull manufacturing, yaitu kebalikan dari push manufacturing. Mesin menarik bagian
sebelumnya yang telah selesai aktivitasnya. Pull manufacturing juga sering disebut
dengan Just-In-Time Manufacturing (JIT).
Dengan implementasi sistem enterprise resource planning perusahaan dapat
menghasilkan informasi secara tepat waktu dan saat itu juga karena sistem dalam
perusahaan terintegrasi antar bagiannya. Gambaran informasi yang dapat diperoleh
perusahaan dapat dilihat pada gambar 1.2.

Gambar 1.2 Business Process Flow

3
Productio Order Delivery
Manufacturing
n Fullfillment Orders
Process
materials Process

Forecast Custome
Requirem Planning Process r
ent Require
ment

Returns &
Repacks
Purchase Procurement Order Capture
Requireme Process Process
nt Custom
er
Orders

Sumber : James A. Hall, Accounting Information System, edisi 7, 2009

B. Vendor ERP
Vendor-vendor yang menjadi pemimpin dalam produk ERP antara lain adalah JD.
Edwards, Oracle,PeopleSoft dan Baan. Masing-masing vendor tersebut tentunya memiliki
filosofi dasar dan karakteristik khas yang menjadi unggulan dari masing-masing produknya.
Dengan memahami informasi mengenai hal tersebut maka para pemimpin dan pemilik bisnis
dapat menentukan produk ERP manakah yang kira-kira paling cocok dengan filosofi dasar
dan karakteristik perusahaannya. Berikut ini adalah gambaran umum mengenai filosofi dasar
serta karakteristik khas dari tiap-tiap produk ERP yang terkemuka saat ini.
1. SAP. Adalah penguasa pasar produk ERP saat ini. Hasil survey dari beberapa media
memperkirakan bahwa lebih dari 10 juta pengguna yang menggunakan lisensi produk
4
ERP dari SAP. Pada awalnya SAP hanya berfokus pada para pelanggan dari kelas ukuran
besar namun seiring semakin ketatnya kompetisi dan meningkatnya kesadaran
perusahaan-perusahaan kelas kecil-menengah maka fokus pun bergeser ke segmen pasar
tersebut. Secara teknis, aplikasi software SAP menggunakan arsitektur 3-tier dan
dikembangkan atas beberapa modul. Modul-modul tersebut dapat diterapkan secara
penuh atau dapat digunakan secara terpisah yang disesuaikan dengan kebutuhan
pelanggan. Saat ini produk ERP dari SAP sudah mendukung transaksi e-
commerce melalui internet. Salah satu manfaat dari modul dukungan e-commerce ini
adalah adanya modul SCM (supply chain management) yang terintegrasi dengan para
pelanggan SAP lainnya melalui internet.
2. JD. Edwards. Produk ERP dari JD. Edwards lebih mengedepankan aspek keluwesan
(flexibility) dan keterbukaan (interoperability) antar modul aplikasi software di dalamnya.
Jika menerapkan solusi ERP dari SAP, klien harus menggunakan modul-modul
terstruktur yang dikembangkan secara internal dari vendor tersebut. Sedangkan JD.
Edwards mendukung dan mengakomodasi sistem yang mengintegrasikan berbagai
modul-modul dari vendor berbeda yang diinginkan oleh pelanggannya. Hal ini tentunya
sangat menguntungkan bagi para pelanggan yang ingin mengintegrasikan sistem yang
sudah berjalan baik (running well) ke dalam sistem ERP dari JD. Edwards baik dari sisi
waktu dan biaya. Sistem yang diterapkan oleh JD. Edwards menggunakan arsitektur yang
terpusat namun dalam pengolahan datanya terdistribusi serta didukung layanan fungsi
penjelajah yang mengakses berbagai aplikasi software sistem informasi yang terintegrasi
dalam jaringan komunikasi data elektronik perusahaan klien. Selain itu dengan
filosofi platform terbuka, produk ERP dari JD. Edwards mampu berjalan di hampir setiap
jenis platform perangkat keras dan perangkat lunak yang ada. Filosofi platform terbuka
dan karakteristik sistem terbuka antar modul aplikasi ini menjadi keunggulan dari produk
ERP yang dikembangkan oleh JD. Edwards. Filosofi dan karakteristik tersebut menjadi
solusi bagi perusahaan-perusahaan yang masih berkembang. selama ini mayoritas produk
ERP dari berbagai vendor hanya menyediakan kemudahan dalam instalasi, konfigurasi
dan penyesuaian (customizing) di awal implementasi. Seandainya terjadi perubahan di
perusahaan yang berdampak harus diubahnya sistem ERP yang ada maka sering terjadi
kesulitan yang cukup tinggi dalam mengubahnya. Bahkan di beberapa kasus, hal tersebut

5
menyebabkan harus dilakukan pembangunan ulang atas sistem ERP yang sudah ada.
Maka produk ERP dari JD. Edwards ini sangat cocok bagi perusahaan-perusahaan yang
masih berkembang dan sebelumnya sudah banyak mengembangkan berbagai
aplikasi software bagi sistem informasi manajemennya. Berbicara mengenai masalah
keluwesan dan modularitas yang diusung oleh produk ERP dari JD. Edwards maka
gambaran berikut mungkin dapat memberikan bayangan tentang keunggulan sistem
tersebut.
Dari sisi antar muka pengguna (user interface) saja, para pengguna dapat melakukan
pengaturan tata-letak (layout) hingga detil warna dari tampilan aplikasinya. Bahkan
dengan kemudahan fungsionalnya, para manajer bisnis yang mungkin literasi teknisnya
di bidang teknologi informasi masih minim, dapat mengakses langsung konfigurasi
sistem ERP-nya. Dengan demikian hal tersebut akan mendorong terbentuknya rasa
memiliki yang dalam atas sistem ERP yang ada di setiap penggunanya. Hal ini
disebabkan mereka dapat dengan mudah mengatur konfigurasi sistemnya sesuai dengan
kebutuhan dan seleranya tanpa harus menunggu tim pendukung teknis melakukannya
untuk mereka.
Sedangkan dari sisi modularitas sebenarnya hampir sama dengan produk-produk ERP
dari vendor lainnya. Yaitu adanya pilihan untuk menggunakan modul-modul tertentu saja
yang memang diperlukan oleh klien. Keunggulan modularitas tersebut terlihat saat masa
implementasi hingga running-well. Selama masa implementasi, klien diminta untuk
menggunakan Industry Pratice Modules (IMP) yang dikembangkan oleh JD. Edwards.
Hal ini tentunya sangat menghemat waktu dan biaya karena lebih mudah bagi para
pengguna memberikan masukan kepada vendor tentang aplikasi software yang mereka
inginkan berdasarkan interaksinya dengan IMP. Masukan-masukan tersebut kemudian
dieksekusi dengan memodifikasi modul-modul yang ada dalamIMP hingga tercapainya
praktek terbaik yang diinginkan oleh pelanggan dari sistem ERP yang dibangun.
3. Oracle. Oracle adalah aplikasi database yang pertama kali mengadopsi SQL (structure
query language) yang menjadi standar bahasa bagi berbagai DBMS (data base
management system) modern. Saat ini Oracle yang didirikan pada tahun 1977 tersebut
sudah mengembangkan banyak sekali alat pengembangan aplikasi (applicaton
development tools) yang handal dan fungsional selain aplikasi DBMS-nya. Berbekal hal-

6
hal tersebut maka Oracle menawarkan berbagai produk dalam bentuk suite package ERP
yang didukung dengan layanan konsultansi, pendidikan dan dukungan sistem di hampir
setiap negara di dunia. Keunggulan utama dari produk ERP hasil
pengembangan Oracle adalah fokusnya pada solusi e-business terdepan. Dengan
kemudahan pengelolaannya yang berbasis internet maka Oracle melampui banyak vendor
produk ERP standar yang masih berbasis client-server.
4. PeopleSoft. Sama seperti JD. Edwards, PeopleSoft mengembangkan aplikasi ERP-nya
dengan konsep arsitektur terbuka. Dengan konsep arsitektur terbuka ini memungkinkan
para kliennya membangun sistem ERP yang dapat secara mudah terintegrasi dengan
sistem-sistem internal yang sudah dibangun sebelumnya. Produk-produk suite aplikasi
ERP dari PeopleSoft yang dikembangkan secara modular dan menerapkan platform yang
umum digunakan menyebabkan proses implementasi menjadi lebih cepat. Namun yang
menjadi nilai lebih dari produk ERP yang dikembangkan oleh PeopleSoft adalah adanya
modul perencanaan dan penjadualan yang terintegrasi di dalamnya.
Dimana PeopleSoft adalah vendor ERP pertama yang melakukan integrasi modul
perencanaan dan penjadualan di muka tersebut dibandingkan kompetitor lainnya.
5. Baan. Baan adalah vendor spesialis solusi ERP yang sudah beroperasi lebih di 80 negara
dan salah satu pemimpin produk terkemuka di Eropa. Produk ERP
dari Baan dikembangkan dengan konsep arsitektur terbuka yang tentu saja menyebabkan
para kliennya dapat melakukan konfigurasi berbagai aplikasi supaya dapat beroperasi
bersama dengan sistem internal yang sudah ada. Keunggulan dari produk ERP-nya
adalah best application class, evergreen delivery dan maintenance and workflow
modelling module. Best application class adalah metode yang dikembangkan
oleh Baan dimana produk ERP adalah hasil rakitan dari berbagai komponen terbaik di
kelasnya. Komponen aplikasi terbaik di kelasnya tersebut dijamin dengan dukungan
diterbitkannya versi terbarunya secara berkelanjutan. Para pengguna jasa dapat memilih
solusi aplikasi software canggih milik Baan yang didukung oleh ratusan mitra
pengembang teknologi yang bekerja sama dengannya. Sehingga para klien dapat secara
efektif melakukan penyesuaian fungsi ERP lembaganya dengan memilih solusi-solusi
terbaik dari ratusan vendor pendukung sehingga dapat cocok dengan business roles yang
ada. Konsep evergreen delivery memberikan dampak tersedianya berbagai komponen
aplikasi canggih baru secara berkelanjutan hasil kesepakatan kerja sama
7
antara Baan dengan para mitra pengembang teknologinya. Sedangkan dari sisi keunikan
produk, Baan memiliki dua modul khusus industri yaitu Baan DEMse dan Baan
Maintenance. Kedua modul khusus tersebut tentunya menyebabkan Baan dapat melayani
kebutuhan tertentu bagi para pelanggannya. Dimana Baan Maintenance adalah modul
khusus bagi industri dirgantara dan Baan DEMse adalah modul khusus yang dapat
melakukan pemodelan secara grafis untuk memberikan gambaran pengendalian bisnis.
Vendor yang menyediakan paket ERP di Indonesia antara lain adalah IFS, PT Krakatau
Information Technology, PT Abas Information System, PT Aksesa Sistimindo Pratama, PT
Mincom Indoservices, Global Business Solution, dan lain sebagainya

C. Keuntungan dalam Penerapan Sistem ERP


Salah satu contoh penggunaan enterprise resource planning adalah computer-
integrated manufacturing. Tujuan dari penggunaan computer-integrated manufacturing
menurut Romney dan Steinbart (2003:151) adalah:
a. Mempermudah proses produksi, pendesainan produk dan pengorganisasian suatu pabrik
sebagai landasan yang vital untuk automatisasi dan integrasi.
a. Automatisasi proses produksi dan fungsi bisnis mendukung dengan komputer, mesin dan
robot.
b. Mengintegrasikan semua proses produksi dan aktivitas pendukungnya dengan
menggunakan komputer, jaringan telekomunikasi, dan teknologi informasi lainnya.
Sistem ERP, dengan database terpusat memberikan keuntungan yang signifikan sebagai
berikut:
1. ERP memberikan tampilan tunggal atas data organisasi dan situasi keuangan yang
terintegrasi diseluruh perusahaan. Menyimpan semua informasi perusahaan dalam
database tunggal memecah hambatan antara departemen dan arus informasi.
2. Input data diambil atau dikunci sekali, dan tidak berkali-kali, saat dimasukkan ke dalam
sistem yang berbeda. Mengunduh data dari satu sistem ke yang lain tidak lagi diperlukan.
3. Manajemen dapat visibilitas yang lebih besar ke dalam setiap area perusahaan dan
kemampuan dalam memonitor yang lebih besar. Karyawan lebih produktif dan efisien
karena mereka dapat secara cepat mengumpulkan data dari dalam dan luar departemen
mereka.

8
4. Organisasi memperoleh pengendalian akses yang lebih baik. ERP dapat
mengonsolidasikan berbagai perizinan dan model keamanan ke dalam struktur akses data
tunggal.
5. Prosedur dan laporan yang telah distandarisasi antarunit bisnis. Standarisasi ini
khususnya dapat bernilai dengan merger dan akuisisi karena sistem ERP dapat
menggantikan sistem yang berbeda dengan sistem tunggal dan bersatu.
6. Pelayanan yang meningkat karena karyawan dapat dengan cepat mengakses pesanan,
persediaan yang tersedia, mengirimkan informs, dan detail transaksi pelanggan
sebelumnya.
Kerugian dalam Penerapan Sistem ERP
1. Biaya perangkat keras ERP, perangkat lunak, dan biaya konsultasi yang lumayan mahal.
2. Jumlah waktu yang diperlukan dalam memilih dan mengimplementasikan sistem ERP.
3. Perubahan proses bisnis mengakibatkan adaptasi baru terhadap sistem ERP yang telah
ada.
4. Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang
telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan
kompetitif
5. ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis
tertentu dalam beberapa organisasi
6. Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan
7. Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan.
Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat
pembobolan sistem keamanan
Oleh karena sistem ERP sangat kompleks dan mahal, memilih satu bukanlah pekerjaan
mudah. Perusahaan harus memastikan bahwa sistem ERP yang dipilih cocok atau sesuai
dengan desain industri perusahaan.

Keberhasilan Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)


Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi sebuah ERP :
Bisnis proses yang matang.
Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan melakukan
implementasi ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah perusahaan yang tidak
memiliki bisnis proses yang jelas.
Change Managementyang baik.
9
Tidak dapat dipungkiri, implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti dengan perubahan
kebiasaan dalam perusahaan tersebut. Change management sangat diperlukan untuk memberi
pendidikan kepada pengguna, operator atau siapa pun yang akan bersentuhan langsung dengan
sistem yang baru. Harus betul-betul dapat dijelaskan kenapa perusahaan ini perlu mengganti
sistemnya, seberapa efektif sistem baru ini buat perusahaan, apa masalah-masalah di sistem
lama yang dapat dipecahkan oleh sistem baru.
Komitmen
Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak waktu dan tenaga.
Komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna yang akan bersentuhan langsung dengan
sistem, mutlak sangat diperlukan.
Kerjasama
Kerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan maupun antara perusahaan
dengan konsultan yang melakukan implementasi. Konsultan dan pengguna sudah betul-betul
menyatukan visi untuk keberhasilan implementasi ini
Good Consultant
Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh dalam sebuah
implementasi.

Kegagalan Enterprise Resource Planning (ERP) dan Cara Mengatasinya


Beberapa faktor penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :
Manajemen perubahan dan training.
Biasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang harus dilakukan.
Disamping itu training yang melibatkan banyak modul seharusnya dilaksanakan seawal
mungkin.
Perencanaan yang buruk.
Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan user untuk
membuat keputusan pada konfigurasi sistem.
Meremehkan keahlian IT.
Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik.
Manajemen proyek yang buruk.

10
Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan. Namun
sering kali konsultan melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan tidak membagi
tanggung jawab.
Percobaan-percobaan teknologi.
Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan, menyesuaikan software dan
merubah data biasanya diremehkan.
Rendahnya keterlibatan Eksekutif.
Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adaya partisipasi
yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian konflik-konflik.
Meremehkan sumber daya.
Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan dan training user,
pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi laporan dan biaya konsultan.
Evaluasi software yang tidak mencukupi.
Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja sampai
mereka sepakat untuk membeli.
Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan, antara lain:
Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan
yang terjadi dalam implementasi ERP.
Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi
untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut & melibatkan
eksekutif dalam menyelesaikan project yang sedang dijalankan.
Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP. Merencanakan
pembentukkan / pengembangan project harus dengan perencanaan yang matang.

Software Enterprise Resource Planning (ERP)


Berikut ini akan dibahas 3 software ERP yang ada pada saat ini.
AXAPTA
Micfosoft Axapta yang saat ini dikenal dengan nama Micfosoft Dynamics Ax adalah sebuah
aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai dari modul manufacturing, supply
chain management, financial management, sampai dengan business analysis. Sebagaimana
software ERP yang lain, Axapta dapat megintegrasikan berbagai bagian dalam perusahaan dan
11
mempercepat penerimaan informasi dari masing-masing bagian sehingga dapat membantu
manager dalam pengambilan keputusan. Microsoft Dynamics Ax ini sangat cocok bila digunakan
pada perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan akan sangat membantu bagi
perusahaan yang memiliki multi lokasi.
Microsoft Dynamics AX terbagi kedalam berbagai kategori, yaitu : Modul Financial ( buku
besar, piutang, dan kewajiban ), Modul Distributon ( pesanan pembeli , persediaan, dan
kebutuhan barang baku ), Modul Project ( manajemen proyek )
ORACLE ERP
Basis data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu
system manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle pertama kali
dikembangkan pada tahun 1977 dan hingga saat ini Oracle memasarkan jenis basis data yang
dapat digunakan pada berbagai jenis dan merk platform seperri Mac, LINUX dan Windows,
namun yang lebih ditekankan adalah platform menengah seperti UNIX dan LINUX. Hingga saat
ini Oracle telah mengeluarkan versi terbarunya yaitu Oracle 11g.
Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian, pengelolaan pesanan, BOM,
WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS, AP, AR, GL, FA, CM.
SAP
SAP adalah perusahaan software terbesar keempat di dunia yang berpusat di Jerman dan berdiri
sejak tahun 1972. SAP menawarkan solusi ERP lengkap dengan modul yang terintegrasi untuk
CRM dan SCM. Mereka memiliki solusi yang komprehensif untuk mengatasi kebutuhan industry
terutama manufaktur. SAP dapat membantu pengguna dalam mengangani Customer Relationship
Management, ERP , Product Lifecycle, Supply Chain Management, dan Supplier Relationship
Management. SAP mengutamakan produknya bagi perusahaan kelas menengah ke atas.
Biaya Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP)
Berikut merupakan komposisi biaya pada implementasi ERP

12
Dimana, Secara umum biaya implementasi bervariasi, sebagai berikut:
Skala SME (Small-Medium) berkisar dari US$ 30.000 US$ 700.000
Skala Medium berkisar dari US$ 700.000 US$ 3 juta
Skala besar lebih dari US$ 3 juta
Perusahaan Pengguna Enterprise Resource Planning (ERP)
Gambar dibawah ini merupakan beberapa perusahaan yang menerapkan sistem ERP.

13
D. Perencanaan dan Keputusan Implementasi ERP
Sistem ERP tidak dapat dilepaskan dari aspek bestpractices. ERP berperan sebagai
teknologi untuk menjembatani keterkaitan antara teknologi informasi dan bisnis. Diperlukan
perencanaan dan pengambilan keputusanyang tepat dan cermat. Sebagai sebuah paket
software, implementasi ERP mengacu pada tahapan implementasi software. Aspek yang
dikaji dalam setiap tahap meliputi aspek organisasi, teknis, manusia dan informasi.
Mekanisme Pengambilan Keputusan
a. Identifikasi dan Perumusan masalah
b. Koleksi informasi
c. Mendefinisikan alternatif
d. Evaluasi dan perbandingan alternatif
e. Memilih salah satu solusi
f. Implementasi solusi yang sudah dipilih
g. Mengevaluasi implementasi solusi, denganmembandingkan dengan masalah yang sudah
diselesaikan

14
Metode Pengembangan Sistem ERP
a. Membangun Sendiri (In house)
- Paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan
- Sulit, mahal, lama
b. Membangun sendiri dengan tambahan dari vendor
- Menggabungkan manfaat komersial dengan kebutuhanperusahaan
- Sulit, mahal, lama
c. Best-of-breed (kombinasi dari berbagai tawaran vendor)
- Secara teoritis akan menghasilkan sistem yang terbaik
- Sulit menggabungkan antarmodul, lama, berpotensi tidak efisien
d. Modifikasi sistem dari vendor
- Menjaga fleksibilitas dan memanfaatkan pengalaman vendor
- Biasanya sangat lama
e. Memilih modul-modul tertentu dari vendor
- Resiko lebih rendah, relatif cepat dan lebih murah
- Jika akan dikembangkan pada masa mendatang, akanmenyebabkan waktu
implementasi lebih lama dan biayanya menjadi sangat mahal
f. Menerapkan sistem vendor dengan lengkap
- Cepat, lebih murah dan efisien
- Tidak fleksibel
g. Application service provider
- Resiko lebih rendah, lebih murah, lebih cepat, sistem relative tidak banyak berubah
- Tergantung pada perusahaan penyedia jasa, tidak ada kendali,biaya dapat meningkat
diluar perkiraan
Aspek Evaluasi
a. Modul
- Memilih modul yang tersedia
- Membuat sendiri modul
- Perlu ditemukan titik temu antara modul dengan organisasi
b. Fleksibilitas
- Kemungkinan pengembangan
- Fokus pada satu sistem atau alternatif sistem
c. Metode Implementasi
- Pencarian solusi yang ideal dari beberapa alternatif
Kriteria Evaluasi
a. Functional Fit
b. Flexibility
- Kustomisasi
- Upgrade
- Internasionalisasi
- Kemudahan Penggunaan
- Arsitektur
- Skalabilitas
- Keamanan
- Antarmuka
15
- Kebebasan Sistem operasi
- Database independence
- Bahasa Pemrograman
c. Dukungan (Support)
- Infrastruktur
- Pelatihan
- Dokumentasi
d. Kontinuitas
e. Partisipasi dan Ukuran Komunitas
- Struktur proyek
- Aktivitas komunitas
- Transparansi
- Frekuensi update
- Efek lock-in
f. Kematangan (maturity)
- Status pengembangan
- Situs referensi

16
Kasus
Latar Belakang Implementasi ERP pada FoxMeyer

Fox Meyer Drug (FMD) adalah salah satu perusahaan farmasi terbesar di dunia yang
mengalami kebangkrutan pada tahun 1996. Salah satu penyebab kebangkrutan FMD adalah
karena sebuah kesalahan implementasi pada system enterprise resource planning (ERP) yang
mereka punya. FMD memilih SAP R/3 sebagai aplikasi ERP mereka. Pada bulan September
1993, FMD menandatangani kontrak dengan konsultan SAP yaitu Andersen Consulting
(Accenture), untuk mengimplementasikan SAP pada proses bisnis mereka. Proyek ini meliputi
Supply Chain, Inventory Control, Customer Service, Strategic Planning, Information Systems,
Pengiriman, dan Handling.
Karena kompetisi yang ketat, FMD membutuhkan solusi bisnis yang mampu
mengakomodasi segala macam kebutuhan bisnisnya. Dengan solusi ini juga diharapkan
perusahaan akan mampu mengelola pesanan, persediaan, dan aktivitas penjualan di dalam satu
streamline operation serta menyediakan distribusi yang efektif dan efisien dari resep obat yang
merupakan sebuah komponen penting di dalam sebuah industry farmasi.
Kegagalan Implementasi ERP
Berikut ini adalah beberapa faktor yang menyebabkan kegagalan dalam implementasi ERP :
1. Keselarasan antara Sistem Informasi, People, dan Business Process
Hal-hal yang menjadi penyebab kegagalan di dalam implementasi ERP ini adalah tidak
adanya keterlibatan dari pengguna akhir atau end user. Perencanaan tentang
pengimplementasian hanya dilakukan oleh manajemen tingkat atas (upper management) dari
FMD, Andersen Consulting, serta orang-orang teknis yang berkepentingan lainnya.Orang-
orang yang menjadi end user tidak dilibatkan sehingga terjadi gap yang besar antara pengguna
dengan perencana sistem.Kurangnya kerjasama diantara end user juga menjadi salah satu
penyebab lainnya.Tidak ada pelatihan khusus untuk para pengguna SAP di FMD.
2. Metode Pengembangan Sistem

17
Pendekatan implementasi yang digunakan oleh FMD adalah pendekatan bertahap. Pada
musim panas tahun 1994, FMD melakukan kontrak dengan Andersen untuk menambah
aplikasi pada 6 gudang baru. FMD dan Andersen berencana untuk mengimplementasikan
aplikasi pada gudang tersebut untuk January dan February 1995. Salah satu keuntungan yang
didapat dari pengembangan sistem secara bertahap ini adalah perusahaan dapat dengan cepat
mengidentifikasi jika ada suatu kesalahan pada sistem.Tetapi yang terjadi pada FMD adalah
kesalahan itu sudah tidak dapat lagi ditanggulangi karena sudah terlanjur banyak terjadi
kesalahan yang mengakibatkan perusahaan rugi sekitar US$ 100 juta.
3. Pemanfaatan Project Management
Project team yang ada tidak dapat bekerja dengan optimal karena tidak adanya komunikasi
antara pihak manajemen, tim proyek, dengan pengguna akhir. Hal pertama yang
menyebabkan project team tidak bekerja maksimal adalah kesalahan dalam memilih jenis
software. SAP R/3 didesain untuk perusahaan manufaktur, bukan untuk perusahaan
wholesalers terutama yang membutuhkan banyak transaksi dalam proses bisnisnya. Hal lain
dari kegagalan project team ini adalah tidak adanya restrukturisasi proses bisnis yang
dikerjakan (change management). SAP tidak terintegrasi karena ketidakmampuan dari FMD
untuk merestrukturisasi proses bisnis yang mereka jalankan dengan adanya SAP.
4. Keselarasan antara Company Direction dengan IS Direction
Perusahaan menginginkan solusi yang tepat yang bisa membantu untuk membuat rantai
keputusan yang rumit dan meningkatkan penekanan cost. Berdasarkan analisis pada aktivitas
Supply Chain, ERP akan memberikan solusi terbaik pada FMD untuk menyediakan informasi
yang up-to-date, otomatis, dan mampu untuk mengintegrasikan sistem persediaan barang
(inventory). Idealnya adalah perusahaan mampu untuk mengelola pesanan, persediaan, dan
aktivitas penjualan ke dalam satu sistem serta menyediakan distribusi yang efektif dan efisien.
Kenyataan yang terjadi adalah aplikasi SAP R/3 tidak mampu untuk mengakomodir semua
yang menjadi tuntutan dari proses bisnis FMD karena aplikasi SAP R/3 hanya cocok untuk
perusahaan murni manufaktur, bukan perusahaan yang juga bertindak sebagai wholesalers
dimana banyak terjadi transaksi disana.
5. Tantangan yang Dihadapi Oleh Pengelola Sistem Informasi
Ekspektasi yang tinggi dihadapi oleh para manajer bisnis di FMD sehingga penggunaan SAP
R/3 (yang pada masa itu merupakan suatu software yang paling populer) menjadi sedikit

18
dipaksakan. Seiring dengan kebutuhan bisnis yang semakin meningkat, ada semacam
keterpaksaan bagi pihak pengembang Sistem Informasi untuk mengimplementasikan SAP R/3
di FMD yang tidak terencana dengan baik. Seharusnya sebelum pengimplementasian
dilakukan semacam blueprint bagi rencana yang nantinya akan dilaksanakan.
Pertanyaan :
1. Apa penyebab terjadinya kegagalan system ERP pad perusahaan Fox Meyer?
a. Kurangnya keterlibatan dari semua entitas-entitas yang berhubungan dengan proses
implementasi ERP.
b. Tidak adanya koordinasi yang baik dari pihak manajemen atas dan tenaga ahli dengan
para pengguna.
c. Tidak adanya proses controling dan monitoring yang berkelanjutan untuk membantu
pelaksanaan implementasi ERP. Hal ini memnyebabkan ketidakkompetenan dari
pengguna.
d. Tidak tepatnya pemilihan software yang akan digunakan dengan mengacu pada
kebutuhan dari fungsi / lini dari perusahaan sebagai pengguna. Hal ini juga disebabkan
oleh komunikasi yang buruk tentang kebutuhan software yang dibutuhkan antara pihak
pengguna.
2. Langkah apa yang seharusnya dilakukan perusahaan untuk mengatasi kegagalan system
tersebut?
a. Membangun organisasi tim proyek.
Dalam proses implementasi ERP diperlukan sebuah tim yang akan membuat rencana,
mengkoordinasi serta mengontrol dalam pelaksanaan penerapan ERP.
b. Membangun rencana implementasi dan menentukan pendekatan implementasi.
Pada Proses perencanaan dari implementasi ERP diperlukan penentuan pendekatan yang
akan digunakan dengan menganalisis kelebihan dan kekurangan serta kendala-kendala
yang mungkin dihadapi dalam proses implementasinya sesuai dengan kebutuhan dari
perusahaan.
c. Menentukan kriteria keberhasilan dan metode pengukuranya.
Untuk mengetahui keberhasilan dari proses implementasi diperlukan satuan ukuran
kinerja, untuk menilai progress dari pencapaian proses ini.
d. Melakukan controlling dan Monitoring.
Setelah melakukan semua langkah-langkah di atas, sebagai langkah akhir diperlukan
suatu proses controlling dan monitoring atas implementasi yang telah dilaksanakan.
Proses ini, membantu dalam menangani permasalahan-permasalahan yang akan muncul
dan dapat dengan segera menanganinya sehingga implementasi dari ERP tetap sejalan

19
dengan tujuan dari perusahaan. Dalam hal ini juga mencakup aktivitas maintenance
software yang digunakan, pelatihan berkala bagi pengguna sebagai End-User,
memberikan tambahan-tambahan yang bersifat cuztomize yang dibutuhkan oleh
perusahaan di masa yang akan datang,dll.
3. Variabel - variael apa yang memiliki pengaruh terhadap karakteristik implementasi ERP pada
kasus Fox Meyers?
Critical Succes Factor (CSF) merupakan suatu parameter pengukuran data yang mengukur
kinerja dari suatu fungsi ERP dalam perusahaan. Berikut merupakan beberapa variabel yang
menjadi kriteria yang mempengaruhi implementasi dari ERP, yaitu:
a. Management/ organisasi, meliputi : komitmen, edukasi, keterlibatan, pemilihan tim,
pelatihan serta peran dan tanggung jawab;
b. Proses, meliputi: alignment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses.
c. Teknologi, meliputi hardware, software, manajemen sistem, dan interface;
d. Data, meliputi file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance dan integrasi data;
e. Personel, meliputi: edukasi, pelatihan, pengembangan, skill, dan pengembangan
pengetahuan
Dari kriteria diatas Fox Meyer tidak memenuhi beberapa kriteria, yaitu:
a. Dari segi management/organisasi, kurangnya komitmen dari pengguna yang disebabkan
kurangnya edukasi pada para penggunanya (kurangnya kemampuan SDM) dan
keterlibatan antara pihak pengguna dalam diskusi awal proyek yang berhubungan dengan
kebutuhan aplikasi yang akan digunakan.
b. Dari segi teknologi dan personel, kecanggihan dari suatu teknologi yang tidak dibarengi
dengan kecanggihan atau kompetensi dari SDM membuat tidak adanya keselaran dalam
implementasi ERP. Dalam tahap ini juga tidak adanya pengembangan pengetahuan serta
skill dari pengguna software dapat menjadi faktor yang mempunyai pengaruh besar
dalam proses implementasi.
c. Variabel lain yang menentukan dari kesuksesan implementasi ini juga dipengaruhi oleh
tidak adanya keselarasan dari konsep implementasi yang disesuaikan dengan budaya
organisasi, sehingga perubahan yang dibuat entitas lain sebagai pengguna, seperti
karyawan tidak akan antusias dalam proses penerapannya.

20
Daftar Pustaka

McLeod,Jr. Raymond dan Schell, George. 2004. Sistem Informasi Manajemen. Edisi ke 8
Jakarta: PT Indeks
http://widyatnurcahyo.wordpress.com/2011/05/17/tantangan-implementasi-erp/.
Leon, A., 2005 Enterprise Resources Planning McGraw-Hill Publishing Company Limited,
New Delhi.
Rashid, M. A., L. Hossain and A. University of Sydney 2002. The Evolution of ERP Systems: A
Historical.

21
Wawan, Falahah (2007), Enterpise Resource Planning: Menyelaraskan Teknologi Informasi
dengan Strategi Bisnis, Informatika, Bandung.
Xue, Y., et al., 2005 ERP Implementation Failure in China Case Studies with Implications for
ERP Vendors, International Journal Production Economics.
Yusuf, Y., at al, 2006 Implementation of Enterprise Resources Planning in China, International
Journal Production Economics.
https://anisahsh.wordpress.com/2015/08/22/penjelasan-erp-enterprise-resource-planning/

22