Gestin de Proyectos de RRHH 11/14/2016

Gladyln Alcntara,
Nov. 2016 Gestin de Proyectos de Recursos Humanos
Enfoque Estratgico y Operativo

Objetivo:
2

El objetivo de este mdulo es introducir

al participante en el contexto operativo
y estratgico de la planificacin y
ejecucin de los proyectos propios del
rgano institucional de asesora que
representa Gestin Humana dentro de la
organizacin.

Reglas del Juego:

Abrir sus Celulares
mentes al en silencio
contenido

Turnos Respetar
para las
hablar opiniones

GVAM 1
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Contenido:

Conceptualizacin y alcance de la Gestin de
Proyectos dentro del mbito de RRHH.

Herramientas y Estrategias para la Gestin del
Proyecto.

Seguimiento, Control y Finalizacin del Proyecto.

Sntesis.

Preguntas.

Teoricemos: Proyecto

Es un plan de trabajo,
Es una actividad grupal con acciones
temporal para crear un sistemticas, apoyadas
producto, servicio, o en los medios
resultado, que es nico.
PMI Proyecto necesarios y posibles,
(Project Management Institute en busca de objetivos
PMI) especficos a alcanzar
en un tiempo previsto.

Caractersticas de un Proyecto
6

Equipo
Gradual Secuencia Lgica complemento

Orientado a
objetivos Temporal Singular Resultado nico

Recursos
delimitados Complejo

GVAM 2
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Triple Restriccin PM: prioridad

7

- Necesitamos un
Aquella con mayor Alcance departamento de RRHH
prioridad es la gua
del proyecto.

Proyecto

Tiempo Recursos
- Para 1ro Julio 2017 - Presupuesto $|
headhunters |outsourcing

Clasificacin: por recursos involucrados

8

Matriz interna Estructura radial

dentro de una externa, por
estructura proveedores y
Externo
Interno

organizacional servicios
existente. Equipo especializados.
multidisciplinario.

Clasificacin: por alcance interno

9

Con impacto Con impacto

Estructura Recursos

Organizacin

indirecto en los directo en los

Humanos

colaboradores. colaboradores.
Toda la

GVAM 3
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Asesor Organizacional

Ejercicio 1: nominacin de proyectos

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Potenciales Proyectos RRHH

Creacin o actualizacin de evaluacin

del desempeo. Reestructuracin Organizacional.

Creacin o actualizacin de sistema de Creacin de planes de sucesin.

RyC.

Plan de Desarrollo Organizacional con Certificaciones.

propuesta de Valor.

Gestin de Proyectos:
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Inicio

Cierre Planificacin

Control Ejecucin

Seguimiento

GVAM 4
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Fases del Proyecto:

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Inicio: aprobacin, Planificacin:

definicin, alcance, plasmar secuencia, Ejecucin: puesta en
comunicacin y matriz responsables, marcha.
trmites. distribucin recursos.

Seguimiento: de Control: gestin de Cierre: conclusin

cumplimiento de imprevistos, oficial, valoracin
tiempos, presupuesto reajustes, mitigacin final de logros.
y recursos. de riesgos, etc.

Inicio y Planificacin:
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1. Comprobar que existe un rubro insatisfecho a

Objetivos, pilares
de la aprobacin

cubrir, para beneficio de la organizacin.

2. Demostrar que operativamente es posible hacerlo,

sin impedimentos en el abasto de recursos.

3. Demostrar que es econmicamente rentable la

ejecucin (proyecciones, comparativos estadsticos,
desempeo, etc.).

Ejercicio 2: Caso control accesos fsicos

15

Objetivo Alcance Mtodo Herramientas

Implementar un Todos los Operativo Software y

sistema de colaboradores Gestin hardware
control de de la proveedor Levantamientos
accesos fsicos organizacin. Anlisis de Comunicacin
por accesos por interna
funcionalidades. puesto

GVAM 5
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Herramientas y estrategias PM:

Project Charter Acta de Constitucin del
Proyecto

17

18

GVAM 6
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Herramientas y estrategias PM: RACI (1/3)

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Matriz de Asignacin de Responsabilidades (RACI)

Elaborado por: Equipo
Roles / Responsabilidades: R: Responsable, A: Aprobador, C: Consultado, I: Informado.

Actividad Roles / Responsabilidades

ID Actividad Actividad Colaborador 1 Colaborador 2 Colaborador 3 Colaborador 4 Colaborador 5
1 Actividad 1
2 Actividad 2
3 Actividad 3
4 Actividad 4
5 Actividad 5
6 Actividad 6
7 Actividad 7
8 Actividad 8
9 Actividad 9
10 Actividad 10

Herramientas y estrategias PM: RACI (2/3)

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Columna Instrucciones
Se ingresa aqu el identificador (ID) de la actividad de proyecto, con el mismo nmero
ID Actividad utilizado para identificar la actividad o paquete de trabajo en los documentos de
proyecto.
Se coloca el nombre completo de la actividad (Por ej. "Realizar levantamiento de
Actividad
informacin", "Elaborar Diseo Tcnico", etc.).
Sustituir el texto de cada columbra de "Colaborador", con el nombre y apellido del
Colaboradores integrante del equipo de proyecto que se asignar responsabilidades (Ej. Luis Gonzlez,
Alberto Garca, Mara Hernndez).

En cada rengln (fila) especificar el tipo de responsabilidad asociado al colaborador de

Roles / Responsabilidades
la columna, con los siguientes valores posibles: R: Responsable, A: Aprobador, C:
por Actividad
Consultado, I: Informado.

Herramientas y estrategias PM: RACI (3/3)

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Roles y Responsabilidades
Rol / Responsabilidad Descripcin
Responsable: Este rol es el que realiza (ejecuta) el trabajo asociado con la actividad, lo
R habitual es que cada actividad tenga un solo "R", si existe ms de uno es recomendable
subdividir la actividad.
Aprobador: Es el encargado de aprobar (firmar), el trabajo realizado, a partir de esa
aprobacin, este se vuelve responsable por la actividad. Como regla general debe existir
A un solo "A" por actividad. Este rol es quien asegura que se ejecutan las tareas, por ejemplo
Lderes de rea tcnica, rea de gestin de proyecto, entre otros.
Consultado: Posee alguna informacin o capacidad que se necesita para mantener el
C trabajo. Se le informa y consulta informacin, de manera bidireccional con el responsable
y/o aprobador.
Informado: Rol que debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo. En
I este caso la comunicacin es unidireccional (se le da informacin pero no se recibe
informacin).

GVAM 7
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Herramientas: software online

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ActiveCollab Assembla BaseCamp Central

Desktop

Herramientas: software
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Confluence Producteev Redbooth Ms. Project

Gestin de Incidencias: cambios

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Ajuste proyecto actual

Definir y Planificar Ejecucin Cierre

reorganizar integral

Aprendizaje, experiencia frente a

casos futuros

GVAM 8
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Ejercicio 3: gestin incidencias Evaluacin del

desempeo
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Qu hacemos?

A. Cambio de B. Objetivos y C. Reduccin

Lder Gestin metas no claros significativa en
Humana, otro o no medibles. el tiempo de
enfoque. entrega.

26

Break
15 minutos

Delegacin, Comunicacin y Seguimiento

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Es un manejo integral que

asegura un mtodo
trazable para el Control Seguimiento
del Proyecto
Delegacin

Comunicacin

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Delegacin:
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Proceso Tarea Tcnicas y Prcticas Participantes

Ficha de asignacin de Asignacin de recursos Lder de Proyecto
Asignacin de Tarea tarea Mtodos
Identificador de la tarea Autonoma (nivel)
en la planificacin
Nombre de la tarea.
Descripcin de la tarea
Fecha prevista de comienzo
GPS 1.1
Esfuerzo estimado.
Fecha prevista de
terminacin

Comunicacin al equipo:
29

Tcnicas y
Proceso Tarea Participantes
Prcticas
GPS 2.1 Reuniones Lder de
Informar al Proyecto
equipo de Equipo del
Proyecto Proyecto

Seguimiento:
30

Tcnicas y
Proceso Tarea Participantes
Prcticas

Lder de
Fichas de seguimiento Entrevistas Proyecto
GPS 3.1 Seguimiento de de tareas
Tareas Informes Equipo del
Proyecto

GVAM 10
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Presentacin de Informes:
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Fecha real de comienzo

Tiempo empleado hasta el momento

Proyeccin tiempo restante

El tanto por ciento de avance sobre el total

Problemas o incidencias encontradas

Finalizacin del Proyecto:

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Tarea Productos Tcnicas y Prcticas Participantes

Inclusin en Archivo Histrico de Actualizacin Lder de Proyecto
Registro del Proyecto software o matrices.
GPF 1.1 Proyecto

Formalizacin de Elaboracin de Control documental Lder de Proyecto

la Documentacin docs normativos
de Gestin de
GPF 1.2 Proyecto Archivo de la
documentacin de
gestin del
proyecto

Presentacin del Proyecto:

33

1. Entrega Aprobacin de
resultados

Comunicacin a la
organizacin
Normativas 2.

3. Gestin
continua Delegacin

GVAM 11
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Ejercicio 4: fallos en el seguimiento

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Tcnicas y
Proceso Tarea Responsable
Prcticas
Lder de
Fichas de seguimiento Entrevistas Proyecto
GPS 3.1 Seguimiento de de tareas
Tareas Informes Equipo del
Proyecto

Tareas fuera de
Retraso en
Seguimiento tiempo, impacto en las
informes
subsiguientes

Prioridad del proyecto: Tiempo

Plantear un plan de accin y explicar sus criterios.

Ejercicio 4: fallos en el control

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Equipo Equipo
- Alta motivacin
inexperto Senior - Motivacin nula
- Esfuerzo elevado - Esfuerzo mnimo
- Presin y estrs - Desinters
- Actitud positiva Competencias Competencias - Actitud negativa
ND MD

Tiempo Tiempo
completo parcial

Resumen de Aprendizaje (1/2)

36

4. Los objetivos son una serie de 3. La meta del

delimitaciones o fases proyecto es el
individuales que deben resultado final que el
satisfacerse para poder proyecto intenta
alcanzar la meta del proyecto. alcanzar.

GVAM 12
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Resumen de Aprendizaje (2/2)

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6. Por los recursos

pueden ser Interno o
Conllevan 6 fases:
Externos. - Inicio
- Planificacin
- Ejecucin
10. El cierre de un - Seguimiento
9. La gestin del proyecto se
proyecto sucede cuando
plasma por herramientas - Control
el resultado obtenido
(software, matrices, planillas de - Cierre.
responde a la necesidad
seguimientos y mtodos).
inicial y es aprobado.

Brainstorm:
38

Preguntas y aportes:
39

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40

Buen trabajo!
Gracias por la atencin!

GVAM 14